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6 DIRECTIONS FOR USE

� DTP-Programme

DTP bedeutet „Desktop Publishing“ – ein solches Tool ist zur Gestaltung (Layout, Formatierung, etc.)

von Bedienungsanleitungen unbedingt erforderlich. Es gibt hier, wie in vielen anderen Fällen von

Software auch, kein „bestes“ Tool. Einige gängige DTP-Programme sind: FrameMaker (Adobe),

PageMaker (Adobe) oder QuarkXpress (Quark). Auch Textverarbeitungsprogramme, wie MS Word,

haben in der Redaktion ihre Berechtigung.

� Grafikbearbeitungs-Programme

Die Visualisierung von Informationen ist ein wichtiges Mittel, um Inhalte einer Bedienungsanleitung

besser vermitteln zu können. Durch eine Bildbearbeitung können unterschiedliche Effekte erreicht

werden, die den Gesamteindruck verbessern und die Lesbarkeit des Informationsinhaltes erhöhen.

Wer mit einem Grafiker zusammenarbeitet, hat die beste Qualität – denn er betrachtet Grafiken sehr

genau, kann Aussagen über Akzeptanz beim Leser machen und entscheidet über Farbgebung, Art des

Bildes und Dateiformate. Grafiker arbeiten unter anderem mit: Photoshop (Adobe), Illustrator

(Adobe), CorelDraw (Corel), MS Visi oder Freehand (Macromedia).

� Autorenprogramme

Um Online-Hilfen zu erstellen, sind sogenannte Autorenprogramme notwendig. In ein Autorenprogramm

können Daten importiert werden und in eine Online-Hilfe umgewandelt werden. Hierfür ist

ein entsprechender Zeitaufwand zu kalkulieren. Autorenprogramme können auch als Editor dienen,

um aus diesem direkt die Online-Hilfe zu produzieren. Autorenprogramme sind unter anderem:

RoboHelp (Macromedia), Doc-to-Help (ComponentOne), Web Works Publisher (Quadralay) oder

Office Help (Dokay).

� HTML-Editoren

Mit Hilfe dieser Editoren werden in erster Linie Webseiten und Online-Hilfen erzeugt. HTML-

Dateien können z. B. in Autorenprogrammen weiterverarbeitet werden. In Webseiten können

dynamische Elemente, Multimedia oder schlicht nur die herunterladbare Kurzanleitung einer Ware

eingebettet werden (z. B. als PDF- oder Zip-Format). HTML-Editoren sind z. B. Dreamweaver

(Macromedia), HoTMetall (SoftQuad), Quanta+ (open source-Produkt), MS Frontpage.

� XML-/SGML-Editoren

Mit Hilfe dieser Editoren können Webseiten, Online-Hilfen oder Print-Dokumente erzeugt werden. In

Verbindung mit solchen Editoren fällt immer wieder der Ausdruck „Single-Source-Publishing“, d. h.

Publizieren aus einer Quelle für verschiedene Medien. XML ist eine formatunabhängige Sprache und

eine Ableitung des SGML-Formats. Der Redakteur kann unabhängig vom Layout Inhalte bearbeiten.

Das Arbeiten mit XML verkürzt die Erstellungszeit von Dokumentationen, da Daten nur in einer

Quelle abgelegt werden und später „auf Knopfdruck“ das gewünschte Ausgabeformat erzeugt werden

kann. Eine XML-basierte Lösung ist mit einem hohen Aufwand verbunden, der sich längerfristig

bezahlt machen kann. XML-Editoren sind z. B. Xmetall (SoftQuad), Epic (Abortext) oder XMLSpy

(Altova).

� Datenbanken

Einhergehend mit SGML- und XML-Lösungen ist oft der Einsatz von Datenbanken ein wichtiges

Werkzeug zum Verwalten von Informationen, auf die alle Redakteure Zugriff haben sollten. Man

unterscheidet zwischen „DMS“ (Dokumenten-Mangagement System) und „CMS“ (Content Management

System). In einem DMS können Dokumente jeglicher Art verwaltet werden. In einem CMS

werden Inhalte layoutneutral verwaltet.

Voranstehende Betrachtung der Tools kann nur einen kurzen Einblick in die professionellen Werkzeuge

bieten, eine tiefergehende Behandlung der Werkzeuge ist im Rahmen dieses Beitrags nicht möglich.

Nutzen/Vorteile

Aus Kundensicht

Viele Konsumenten greifen erst dann zur Bedienungsanleitung, wenn empirische Versuche nicht glücken.

Das ist der Moment, in dem sich eine benutzerfreundliche Anleitung auszahlt. Falls der Benutzer eine schlecht

gestaltete Bedienungsanleitung vorfindet, schwinden die Aussichten stark, dass der Kunde ein zweites Mal ein

Produkt dieser Marke kaufen wird. Eine benutzerfreundliche Bedienungsanleitung allerdings stellt die Bedürfnisse

des Kunden zufrieden. Und das will schließlich jeder, der eine Ware erwirbt. Er will sich schnell zurecht

FORUM WARE 32 (2004) NR. 1 - 4

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