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6 DIRECTIONS FOR USE
� DTP-Programme
DTP bedeutet „Desktop Publishing“ – ein solches Tool ist zur Gestaltung (Layout, Formatierung, etc.)
von Bedienungsanleitungen unbedingt erforderlich. Es gibt hier, wie in vielen anderen Fällen von
Software auch, kein „bestes“ Tool. Einige gängige DTP-Programme sind: FrameMaker (Adobe),
PageMaker (Adobe) oder QuarkXpress (Quark). Auch Textverarbeitungsprogramme, wie MS Word,
haben in der Redaktion ihre Berechtigung.
� Grafikbearbeitungs-Programme
Die Visualisierung von Informationen ist ein wichtiges Mittel, um Inhalte einer Bedienungsanleitung
besser vermitteln zu können. Durch eine Bildbearbeitung können unterschiedliche Effekte erreicht
werden, die den Gesamteindruck verbessern und die Lesbarkeit des Informationsinhaltes erhöhen.
Wer mit einem Grafiker zusammenarbeitet, hat die beste Qualität – denn er betrachtet Grafiken sehr
genau, kann Aussagen über Akzeptanz beim Leser machen und entscheidet über Farbgebung, Art des
Bildes und Dateiformate. Grafiker arbeiten unter anderem mit: Photoshop (Adobe), Illustrator
(Adobe), CorelDraw (Corel), MS Visi oder Freehand (Macromedia).
� Autorenprogramme
Um Online-Hilfen zu erstellen, sind sogenannte Autorenprogramme notwendig. In ein Autorenprogramm
können Daten importiert werden und in eine Online-Hilfe umgewandelt werden. Hierfür ist
ein entsprechender Zeitaufwand zu kalkulieren. Autorenprogramme können auch als Editor dienen,
um aus diesem direkt die Online-Hilfe zu produzieren. Autorenprogramme sind unter anderem:
RoboHelp (Macromedia), Doc-to-Help (ComponentOne), Web Works Publisher (Quadralay) oder
Office Help (Dokay).
� HTML-Editoren
Mit Hilfe dieser Editoren werden in erster Linie Webseiten und Online-Hilfen erzeugt. HTML-
Dateien können z. B. in Autorenprogrammen weiterverarbeitet werden. In Webseiten können
dynamische Elemente, Multimedia oder schlicht nur die herunterladbare Kurzanleitung einer Ware
eingebettet werden (z. B. als PDF- oder Zip-Format). HTML-Editoren sind z. B. Dreamweaver
(Macromedia), HoTMetall (SoftQuad), Quanta+ (open source-Produkt), MS Frontpage.
� XML-/SGML-Editoren
Mit Hilfe dieser Editoren können Webseiten, Online-Hilfen oder Print-Dokumente erzeugt werden. In
Verbindung mit solchen Editoren fällt immer wieder der Ausdruck „Single-Source-Publishing“, d. h.
Publizieren aus einer Quelle für verschiedene Medien. XML ist eine formatunabhängige Sprache und
eine Ableitung des SGML-Formats. Der Redakteur kann unabhängig vom Layout Inhalte bearbeiten.
Das Arbeiten mit XML verkürzt die Erstellungszeit von Dokumentationen, da Daten nur in einer
Quelle abgelegt werden und später „auf Knopfdruck“ das gewünschte Ausgabeformat erzeugt werden
kann. Eine XML-basierte Lösung ist mit einem hohen Aufwand verbunden, der sich längerfristig
bezahlt machen kann. XML-Editoren sind z. B. Xmetall (SoftQuad), Epic (Abortext) oder XMLSpy
(Altova).
� Datenbanken
Einhergehend mit SGML- und XML-Lösungen ist oft der Einsatz von Datenbanken ein wichtiges
Werkzeug zum Verwalten von Informationen, auf die alle Redakteure Zugriff haben sollten. Man
unterscheidet zwischen „DMS“ (Dokumenten-Mangagement System) und „CMS“ (Content Management
System). In einem DMS können Dokumente jeglicher Art verwaltet werden. In einem CMS
werden Inhalte layoutneutral verwaltet.
Voranstehende Betrachtung der Tools kann nur einen kurzen Einblick in die professionellen Werkzeuge
bieten, eine tiefergehende Behandlung der Werkzeuge ist im Rahmen dieses Beitrags nicht möglich.
Nutzen/Vorteile
Aus Kundensicht
Viele Konsumenten greifen erst dann zur Bedienungsanleitung, wenn empirische Versuche nicht glücken.
Das ist der Moment, in dem sich eine benutzerfreundliche Anleitung auszahlt. Falls der Benutzer eine schlecht
gestaltete Bedienungsanleitung vorfindet, schwinden die Aussichten stark, dass der Kunde ein zweites Mal ein
Produkt dieser Marke kaufen wird. Eine benutzerfreundliche Bedienungsanleitung allerdings stellt die Bedürfnisse
des Kunden zufrieden. Und das will schließlich jeder, der eine Ware erwirbt. Er will sich schnell zurecht
FORUM WARE 32 (2004) NR. 1 - 4