H&H-News Nr. 1/2016

prodoppik

H&H-News

Nr. 1/2016

Das letzte Mittel

der Beitreibung


1 Editorial

Editorial

Liebe Kundinnen und Kunden, liebe Partnerinnen und Partner,

das neue Jahr hat begonnen. Die Kassenabschlüsse und Jahresbescheidschreibungen liegen hinter uns.

Im letzten Jahr stand vieles unter dem Zeichen der ersten Einführungsschritte der elektronischen Steuerbearbeitung.

Hier nutzten viele H&H-Kunden die Möglichkeit die Lizenz kostenfrei zu erwerben und wagten erste

Schritte. Wir sind überzeugt, dass in den nächsten Jahren viele Verwaltungen folgen werden.

Schauen wir nach vorn. Was erwartet uns in diesem Jahr?

Diese H&H-Info steht unter dem Thema Vollstreckung. Speziell in diesem Bereich wurden in den letzten Jahren

die Entwicklungsarbeiten vorangetrieben, um das Modul proDoppik Vollstreckung für alle Verwaltungen attraktiv

zu machen. Dies betrifft Verwaltungen mit eigenen Vollstreckungsbeamten, aber auch Verwaltungen die nur ihre

Amtshilfeersuchen überwachen wollen.

Wir möchten allerdings schon an dieser Stelle auf das Thema eRechnung verweisen. Dies ist für Verwaltungen

bis zum Ende 2018 verpflichtend. Wir sehen darin nicht nur die Installation der Software, Einrichtung und

Schulung, sondern ein großes Projekt für die Verwaltung mit vielen organisatorischen Veränderungen. Bitte

warten Sie nicht bis zum letzten Stichtag und stellen noch in diesem Jahr die Weichen, damit wir zum

Umstellungszeitpunkt nicht in Bedrängnis kommen.

In diesem Sinne gutes Gelingen für das Jahr 2016.

Ihre

Birgit Grumm

Geschäftsführerin

Ihr

Frank Henning

Geschäftsführer


2 Inhalt

Inhalt

Neuigkeiten bei H&H .................................................................................................. 3

Vollstreckung - letzte Mittel der Beitreibung ............................................................ 5

proDoppik Vollstreckung auf einen Blick

Erfahrungsbericht der Stadt Hemmingen zum Einsatz von proDoppik Vollstreckung

Elektronischer Datenaustausch der Fremdersuchen

Wir stellen vor ............................................................................................................ 8

Die Mitarbeiter des Fachbereichs Vollstreckung stellen sich vor

eRechnung - Elektronischer Rechnungsaustausch .............................................. 10

Annahme für Kommunalverwaltungen ab November 2018 verpflichtend

Interkommunale Zusammenarbeit ........................................................................... 11

Vorteile einer Gemeinschaftskasse am Beispiel Stadt Wriezen – Amt Falkenberg/Höhe

Barkassenadapter zur Anbindung von Fremdverfahren an proDoppik ................12

Erfahrungsbericht vom Landkreis Mecklenburgische Seenplatte

Rund um proDoppik & H&H .................................................................................... 13

Online-Zugang für Übersicht der bei H&H aufgegebenen Tickets

Erweiterte Softwarepflege - persönliche Unterstützung vor Ort durch H&H

H&H spendet für Kindertages- und Nachthospiz Berliner Herz

Termine für H&H-Veranstaltungen


3 proDoppik Neukunden

proDoppik Neukunden

Im Jahr 2015 konnten wir weitere Verwaltungen für unser

Finanzverfahren proDoppik gewinnen. Damit stieg

die Zahl der Anwender auf über 600 Kunden aus dem

kommunalen Bereich. Im Land Brandenburg stieg hierdurch

der Marktanteil von Software für das Finanzwesen

auf mehr als 50 %. Ein Großteil der Umstiege in

2015 wurde dabei unterjährig realisiert. Dies bedeutet,

daß gegenüber der herkömmlichen Standardkonvertierung

zusätzlich die Bewegungsdaten der Vorjahre

(Sachbücher, Einzelbuchungen der Personenkonten)

im neuen Verfahren zur Verfügung stehen. Ausstehende

Jahresabschlüsse können demzufolge mit

proDoppik erstellt werden. Die Vielzahl der Ablösungen

betrafen die Finanzverfahren von CIP, aber

auch adKOMM, ab-data, DATA-PLAN, DATEV und

Orgasoft waren im letzten Jahr darunter.

Stadt Kaltenkirchen

Stadt Fehmarn

Stadt Schwarzenbeck

Stadt Neukloster

Amt Ludwigslust-Land

Amt Nord-Rügen

Stadt Burg

Amt Gramzow

Gemeinde Neuenhagen

Gemeinde Schönefeld

Gemeinde Eichwalde

Gemeinde Wildau

Gemeinde Fehrbellin

Gemeinde Uckerland

Stadt Altlandsberg

Amt Golzow

Volkshochschul-Zweckverband

Wesel-Hamminkeln-Schermbeck

Stadt Heilbad Heiligenstadt

VG Schiefergebirge

VG Heldburger Unterland

Gemeinde Münchenbernsdorf

Gemeinde Tabarz

Stadt Coswig

Gemeinde Cavertitz

Gemeinde Großweitzschen

Gemeinde Mochau

Gemeinde Ostrau

Gemeinde Weißenborn/Erzgeb.

Eigenbetrieb Gornsdorf

Zweckverband Kommunale

Verkehrssicherheit Oberpfalz


4 neue Geschäftsstelle & Vertriebspartner

Eröffnung H&H-Geschäftstelle Süd

H&H eröffnete zum 01.Januar 2016 die Geschäftsstelle Süd in Baden-Württemberg.

Als Geschäftsstellenleiter konnten wir Karl-Heinz Hutzenlaub gewinnen, welcher mit

seinem Team schon seit Jahren Verwaltungen im kommunalen Finanzwesen betreut.

Ebenso wie die Betreuung ist die Weiterbildung vor Ort ein

zentraler Baustein im Konzept von H&H. Daher befinden

sich am Standort in Dornstetten Räumlichkeiten für Schulungen

und Workshops.

Neben den kameralen Erfahrungen

der Hutzenlaub´s

über Jahre hinweg, verfügt

Verena Mellert als kommunale

Bilanzbuchhalterin über

fundierte doppische Kenntnisse.

Auch die Kameralistik

ist aufgrund Ihrer Tätigkeit als

Leiterin der Stadkasse und

stellv. Kämmerin in der Stadt

Gengenbach vertraut.

H&H selbst hat in den letzten Jahren bundesweit dutzende

Verwaltungen beim Umstieg auf das Neue Kommunale

Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) unterstützt.

Kontaktdaten:

H&H-Geschäftsstelle Süd

Heselwiesenstraße 6

72280 Dornstetten

Tel. (0 74 43) 2 82 75 60

Fax (0 74 43) 2 82 76 62

E-Mail: dornstetten@hh-berlin.de

Neue Vertriebspartner

Wir, Guido Hennemann und Peter Speck, sind ein

Team, das in vielen gemeinsamen Jahren der Arbeit in

und mit Kommunen im gesamten Bundesgebiet eine

Menge Know-How gesammelt und Kontakte geknüpft

hat.

Von der „Pike“ auf haben wir den Verwaltungsalltag

erlernt und erfahren.

Die enormen Veränderungen, die

der öffentliche Dienst in den letzten

Jahrzehnten durchgemacht hat,

haben wir live miterlebt und

zahlreiche Kommunen dabei

aktiv begleitet und unterstützt.

Dies wollen wir auch in

Zukunft tun, als Vertriebspartner

von H&H und in

enger Zusammenarbeit mit

Ihnen, aber vor allem

auch mit persönlichem Engagement

und Herzblut.

Die Nähe zu den Kunden ist uns wichtig. Wir legen

großen Wert auf regelmäßigen persönlichen Kontakt

und Informationsaustausch: telefonisch, per Mail und

in direkten Gesprächen vor Ort.

Als Vertriebspartner für H&H sind wir seit

diesem Jahr in Hessen, Nordrhein-

Westfalen, Rheinland-Pfalz und dem

Saarland tätig.

Kontaktdaten:

Hennemann & Speck

Wolfserlen 31

56237 Breitenau

Tel. (0 64 39) 2 16 95 34

Fax (0 64 39) 2 16 95 35

info@hennemannundspeck.de

www.hennemannundspeck.de


5 proDoppik Vollstreckung

proDoppik Vollstreckung

Mitunter ist die Vollstreckung für Behörden das letzte

Mittel, um säumigen Bürgerinnen und Bürgern beizukommen.

Umso wichtiger ist es, bei den unter Umständen

langwierigen Verfahren nicht den Überblick zu verlieren.

„Anfang des Jahres eine Mitteilung an den Schuldner,

vor zwei Wochen eine Teilzahlung, zwischenzeitlich ein

Anruf des Schuldners und die Drittschuldnererklärung

steht auch noch aus …“

Ob individuelle Schreiben mit sofortiger Archivierung

in ein bestehendes DMS direkt aus dem Programm

heraus, eine aktuelle Statistik für die nächste Dienstbesprechung

oder eine nachvollziehbare Vergütungsabrechnung

für Ihren Außendienst – proDoppik Vollstreckung

unterstützt Sie während des gesamten

Verfahrens.

Bearbeiten Sie Amtshilfeersuchen anderer Behörden

so leicht wie Ihre eigenen Vollstreckungsfälle. Es spielt

keine Rolle, ob Sie diese manuell oder über eine vorhandene

Anbindung, wie z. B. für die Fremdersuchen

vom „ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice“

oder anderer Vollstreckungsverfahren, erfasst haben.

Zusätzlich erleichtert Ihnen das Modul die Ermittlung

und Überweisung eingenommener Gelder an die Gläubiger.

Durch die komplette Integration des Moduls im Finanzverfahren

arbeiten Sie stets mit dem aktuellen Datenbestand.

Eine umständliche Pflege von mehreren

Datenbeständen und die Gefahr, durch Übertragungsfehler

falsche Informationen angezeigt zu bekommen,

entfallen vollständig. Zahlungen, Sollveränderungen

und Niederschlagungen sind genauso wie Änderungen

am Personenstamm sofort in proDoppik Vollstreckung

wirksam. Neue Kosten können bei Zahlungseingängen

direkt bebucht werden.

Mit der Bearbeitungssicht kann die Verwaltung oder

die Mitarbeiter der Vollstreckung entscheiden, wie

gearbeitet werden soll. Die Schuldnerübersicht bietet

Ihnen einen schnellen Überblick über alle laufenden

und abgeschlossenen Vorgänge zu einem Schuldner.

Verknüpfen Sie Informationen mittels Notizen oder zusätzliche

Ansprechpartner direkt mit einem Schuldner

oder einem Vollstreckungsfall. Mit der Vorgangsübersicht

sehen Sie alle gegenwärtige Vorgänge auf einen

Blick und können direkt aus einem Vorgang weitere

Maßnahmen einleiten, ohne den dazu gehörenden Fall

heraussuchen zu müssen. Ersparen Sie sich doppelte

Arbeit und fassen Sie in der Fallübersicht zusammengehörende

Vollstreckungsfälle zusammen. Und sollten

Sie sich einmal vertan haben, trennen Sie diese wieder.

Auf einen Blick

• Vollständige Integration im Rechnungswesen

• Individuelle anpassbare Vorgangssteuerung

• schuldner-, fall- und vorgangsbezogenes

Arbeiten

• Zusammenlegung und Trennung von

Vollstreckungsfällen

• Vergütungsabrechnung

• Umfangreiche Statistik

• Individuelle Felder für zusätzliche Daten

• Unterstützung des zentralen Schuldner- und

Vermögensverzeichnisses

Organisieren Sie die Vollstreckung nach Ihren Wünschen .

proDoppik Vollstreckung unterstützt Sie dabei.


6 Erfahrungsbericht Hemmingen

Erfahrungsbericht der Stadt Hemmingen

zum Einsatz von proDoppik Vollstreckung

Die Stadtkasse Hemmingen setzt seit 2008

proDoppik Vollstreckung und seit 2010 das enthaltene

Modul „Fremdersuchen“ ein. Bei beiden Verfahren war

die Stadtkasse eine der ersten Verwaltungen, die diese

Softwaremodule eingesetzt hat.

Vollstreckungsaufträge, Amtshilfeersuchen an fremde

Behörden sowie Ersuchen fremder Behörden werden

vollständig mit proDoppik gebucht und verwaltet. Fremdersuchen

des ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

werden über die Anbindung Fremdersuchen in

der Integration eingelesen.

Vor der Umstellung der HKR-Software auf die Lösung

von H&H wurden vollstreckbare Forderungen über eine

Schnittstelle an das Vollstreckungsprogramm avviso

übergeben. Da diese Schnittstelle trotz aller Bemühungen

nur in eine Richtung funktionierte, waren Differenzen

zwischen Stand der Forderungen im HKR-Programm

und Vollstreckungsprogramm absehbar und

erforderten einen hohen Aufwand an Überwachung

und Korrektur.

Aus diesem Grund war es zu begrüßen, dass von

H&H neben dem HKR-Programm auch ein Modul für

die Vollstreckung angeboten und zum Jahreswechsel

2007/2008 in Betrieb genommen wurden ist.

Durch permanenten Kontakt zwischen Anwendern

und Programmierern wurde proDoppik Vollstreckung

erweitert, eingerichtet und stetig verbessert, auch

durch den jährlichen Workshop in Berlin, wo ein reger

Austausch von „Intensivnutzern“ und den H&H

Mitarbeitern stattfindet.

Ziel ist es, die komplette Vollstreckung einschließlich

Zwangsverwaltung, Zwangsversteigerung und Insolvenzen

im Programm abzuwickeln.

Erste konkrete Verbesserung gegenüber der vorherigen

Softwarelösung war, dass dem Vollstreckungsbeamten

immer die tagesaktuell Forderungssumme inklusive

berechneter Säumniszuschläge zur Verfügung

stand.

Aus dem Modul Vollstreckung kann er direkt auf das Personenkonto

umschalten und auch die doppelte Adresspflege

entfiel durch den einheitlichen Datenbestand.

Gleichzeitig steht bei Auskünften die aktuelle Forderungshöhe

zur Verfügung. Verbessert wurde dieser

Umstand durch den Einsatz von proDoppik A-IST seit

09/2011. Wird das Mahnkassenzeichen im Verwendungszweck

angegeben, wird eine automatische Zuordnung

auf die vollstreckten Forderungen und Nebenforderungen

eines bestimmten Vollstreckungsfalles

durchgeführt.

Eine weitere Verbesserung besteht durch eine einheitliche

Programmpflege. Wird proDoppik verbessert/

verändert, müssen keine Schnittstellen angepasst werden.

Durch die Einrichtung verschiedener Arbeitsabläufe,

Aktivitäten und damit verbunden auch der Ausdruck

von diversen Schreiben konnten viele Arbeitsschritte

automatisiert werden

Ein externes, umfangreiches Vollstreckungsprogramm

bietet dagegen bereits bei der Auslieferung eine umfangreiche

Ausstattung, die vielleicht nur zu einem geringen

Teil genutzt wird. proDoppik Vollstreckung dagegen

kann individuell angepasst werden. Funktionen,

die man nicht braucht, richtet man auch nicht ein.

Aus meiner Sicht ist proDoppik Vollstreckung auf jeden

Fall für Vollstreckungsbehörden geeignet, die bisher

die Kosten für ein Vollstreckungsprogramm nicht aufbringen

konnten und wollten. Allerdings muss man sich

darüber klar sein, dass sich die Anwendung nicht von

allein einrichtet. Es muss in der Vollstreckungsstelle

jemand zur Verfügung stehen, der sich um eine Programmpflege

kümmert. Damit ist die Einrichtung und

Anpassung der Arbeitsabläufe und Aktivitäten, sowie

die Erstellung und Pflege der Vordrucke gemeint.

Dirk Harfensteller

Kassenleiter Stadtkasse Hemmingen

Auszug aus dem Erfahrungsbericht der Stadt Hemmingen vom

28.09.2015. Den vollständigen Erfahrungsbericht können Sie auf unserer

Webseite lesen.


7 Wir stellen vor ...

Unser Fachbereich Vollstreckung

Benjamin Nehls

Fachberater

René Libske

Fachberater

Benjamin Nehls begann 2007

die Lehre zum IT-Systemkaufmann

bei H&H.

Nach erfolgreichem Abschluss

wechselte er in den Fachbereich

Vollstreckung/Beitreibung.

Seitdem führt er bundesweit

Schulungen, Workshops sowie Webinare durch. Bei

Neu- und Weiterentwicklungen wirkt er aktiv mit.

Er betreut Sie bei der Einführung von proDoppik Vollstreckung,

begleitet Sie bei Ihrem Konvertierungsprojekt

und entwickelt zusammen mit Ihnen Konzepte für

einen effektiven Einsatz unserer Software in diesen

Fachbereichen.

Darüber hinaus unterstützt er die Fachbereichsleitung

bei der Organisation der Qualitätssicherung im Bereich

der Anwendungstests, der Ausarbeitung von Webinarund

Schulungsthemen sowie der Erstellung der Anwendungsdokumentationen.

Der gelernte IT-Systemkaufmann

ist seit 13 Jahre bei H&H als

Fachberater tätig.

Sein anfänglicher Aufgabenbereich

schloss die kamerale

Haushaltsplanung, Budgetierung

und Haushaltsüberwachung

ein. Nach kurzer Zeit

kam die Beitreibung hinzu,

welche heute noch zu seinem

Aufgabengebiet zählt. Mit Einführung der Doppik unterstützte

er die H&H-Kunden im Gebiet der doppischen

Planung und Geschäftsbuchhaltung.

Seine jetzigen Aufgaben liegen in Schulungen, Workshops,

Webinaren, Anwendungstests und der Begleitung

von Neu- und Weiterentwicklungen in der Beitreibung,

Vollstreckung und Fremdersuchen. Er betreut

Sie bei der Einführung von proDoppik Vollstreckung

und unterstützt Sie bei Ihren Konvertierungsprojekten

in diesen Sachgebieten.

Auf Grund der langjährigen Erfahrung kann er Ihre themenübergreifenden

Fragen beantworten.

Max Hering

Entwickler

Seine Ausbildung bei H&H

zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung

beendete

Max Hering 2013 .

Anschließend war die Anfangszeit

geprägt durch die

SEPA-Umstellung. Er entwickelte

viele der speziellen

Module, die Ihnen die Anpassungen

erleichterten.

Seit 2013 ist Max Hering im Bereich der Fremdersuchen,

Beitreibung und Vollstreckung tätig.

Seitdem gehört zu seinem Aufgabengebiet die Konvertierung

von Daten aus dem Vollstreckungsverfahren

Vollkomm.

Er entwickelt diverse Schnittstellen, unter anderem für

die verschiedenen Anbindungen von Fremdersuchen,

wie den „ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice“

und der IHK, sowie verschiedene Behörden, welche

die Fachanwendungen proDoppik, avviso, eGECKO

oder phinAVV einsetzen.

Seit 2014 unterstützt Max Hering die Arbeitsgruppen

xFinanz und xAmtshilfe. Dafür entwickelt er die Basisprogramme

zur Implementierung dieser Standards

für den Datenaustausch in proDoppik.


8 Wir stellen vor ...

Michael Süskow

Fachbereichsleiter und Entwickler

Michael Süskow begann am 01.09.2004 bei H&H seine

Lehre zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung

und schloss diese im Juli 2006 ab. Bereits im

Frühjahr 2006 bekam er den Auftrag, eine integrierte

Lösung für den Fachbereich Vollstreckung zu erarbeiten.

Nach und nach übernahm er als Entwickler für immer

mehr Themen die Verantwortung. Hierzu gehören

die Beitreibung, Verwaltung von Fremdersuchen und

diverse Schnittstellen in diesen Bereichen. Mit der Zeit

wurden auch erste Datenübernahmen von externen

Vollstreckungsverfahren zu proDoppik Vollstreckung

realisiert. Als Entwickler kümmert sich er heute um

Konzeptarbeiten und arbeitet vorrangig an den Hauptprogrammteilen

der Vollstreckung und Beitreibung.

Durch die Arbeiten an den Schnittstellen konnte sich

Michael Süskow 2006 der Arbeitsgruppe xFinanz anschließen

und ist bis heute ein festes Mitglied dieser

über-betrieblichen Arbeitsgruppe, welche 2014 um die

Arbeitsgruppe xAmtshilfe erweitert wurde.

Von August 2011 bis Juni 2015 fungierte er als „Fachgebietsleiter

Entwicklung Kasse“. In dieser Zeit führte

er ein fünfköpfiges Team von Entwicklern in unterschiedlichen

Teilbereichen der Kasse/Fibu. Seit Juli

2015 ist er Fachbereichsleiter für den neu gegründeten

Fachbereich „Vollstreckung / Barkasse / A-IST“,

zu dem neben den Entwicklern auch die Fachberater

gehören. Im August 2014 absolvierte er die Prüfung

zum Ausbilder und betreut seit September 2015 seinen

ersten Auszubildenden zum Fachinformatiker für

Anwendungsentwicklung.

Christian Stephan

stellv. Fachbereichsleiter und Entwickler

In dem Fachbereich „Beitreibung und Vollstreckung“

startete Christian Stephan im Jahr 2010 ein Praktikum

in unserem Unternehmen. Im Januar 2011 schloss er

erfolgreich die Weiterbildung zum Fachinformatiker für

Anwendungsentwicklung ab.

Seitdem programmiert er eigenverantwortlich die Verwaltung

von Fremdersuchen, das Behördenverzeichnis

und die Statistiken der Beitreibung und Vollstreckung.

2013 entwickelte er die Migration von Daten aus dem

externen Vollstreckungsverfahren avviso und führt dies

bis heute fort.

Mit Bildung des Fachbereiches „Vollstreckung / Barkasse

/ A-IST“ wurde er zum stellvertretenden Fachbereichsleiter

ernannt. Seit diesem Zeitpunkt stellt er

neben seinen eigenen Konvertierungsprojekten, den

reibungslosen Ablauf aller Konvertierungen im Bereich

der Vollstreckung sicher.

Darüber hinaus fungiert Christian Stephan als Sicherheitsbeauftragter

von H&H.

Personen auf dem Bild v.l.: René Libske, Max Hering,

Michael Süskow, Benjamin Nehls, Christian Stephan


9 proDoppik Anbindung Fremdersuchen

proDoppik Anbindung Fremdersuchen

Mitunter erhalten Sie viele Fremdersuchen durch ein

und denselben Gläubiger, wobei die manuelle Aufnahme

enorme zeitliche Ressourcen binden kann. Weiterhin

schleichen sich Tippfehler bei der Erfassung ein,

welche menschlich sind, jedoch mühsam regelmäßig

korrigiert werden müssen.

Unser Bestreben ist es, Sie mit proDoppik in Ihrer täglichen

Arbeit zu entlasten. Daher haben wir Ende 2014

damit begonnen, neben der klassischen „Anbindung

Fremdersuchen ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice“

weitere Verfahren anzubinden.

Elektronische Fremdersuchen von anderen Verwaltungen

und Behörden lassen sich in proDoppik einlesen

und weiterverarbeiten. Dabei wird überprüft, ob

die Person im Datenbestand vorhanden ist. Ist dies der

Fall, werden die Forderungen dementsprechend zugeordnet

und ein Vollstreckungsfall angelegt. Anderenfalls

werden die fehlenden Personenkonten generiert.

Auf diese Weise sparen Sie kostbare Kapazitäten.

Auf einen Blick

• Zeit- und Ressourcenersparnis

• Automatisierte Massenerfassung ohne

Eingabefehler

• Import / Export für den elektronischen Austausch

mit anderen Verwaltungen & Behörden

Der elektronische Austausch von Vollstreckungsfällen

ist realisiert zwischen den Fachanwendungen

proDoppik, avviso, eGECKO, phinAVV oder

newsystem, sowie „ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice“

und der IHK.

Pilotkunde Kreis Pinneberg

Der Kreis Pinneberg in der Metropolregion Hamburg

mit seinen 304.087 Einwohnern und 49 Kommunen

setzt seit April 2015 die Anbindung zu den Fremdersuchen

ein. Hintergrund war ein am 16.12.2014 unterzeichneter

„öffentlichrechtlicher Vertrag zur Regelung

und Organisation des Vollstreckungswesens im Rahmen

einer kommunalen Kooperation“ mit der Stadt

Quickborn, der Gemeinde Bönningstedt und der Gemeinde

Hasloh.

Start dieser Kooperation war der 01.01.2015. Ab diesem

Datum übernahm der Kreis Pinneberg für die

Stadt Quickborn, sowie die Gemeinden Bönningstedt

und Hasloh die Zuständigkeit für das kommunale Vollstreckungswesen.

Zusätzlich kamen noch die Forderungen

des ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice

und der IHK hinzu.

Nachdem die „Kinderkrankheiten“ während der Pilotphase

behoben waren, wurde am 22.04.2015 die Freigabe

der „Anbindung Fremdersuchen H&H“ erteilt.

Seitdem läuft der Datenaustausch der Fremdersuchen

zwischen oben genannten Verwaltungen auf elektronischem

Weg.


10 eRechnung

eRechnung - Elektronischer Rechnungsaustausch

Annahme für Kommunalverwaltungen ab November 2018 verpflichtend

Erstellen

Drucken

Frankieren

Zustellen

Öffnen

Scannen

Prüfen

Bezahlen

Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen EU-Richtlinie

wurden die Weichen für eine elektronische Rechnungsstellung

bei öffentlichen Aufträgen gestellt.

Diese Vorschrift verpflichtet kommunale Verwaltungen

der Mitgliedsstaaten bis zum 27.11.2018 1, elektronische

Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.

Für die Annahme stellt sich daher nicht die Frage „Ob“,

sondern nur „Wie“ die Bearbeitung von eRechnungen

sicherzustellen ist.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland

(FeRD) hat dazu unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches

Datenformat für den Austausch entwickelt,

welches sowohl in der Wirtschaft als auch in der öffentlichen

Verwaltung eingesetzt werden kann. Die Verabschiedung

einer einheitlichen europäischen Norm steht

indes noch aus, die Weichen zur Nutzung des ZUG-

FeRD-Standards werden jedoch aktuell gelegt.

Weiterhin muss die Archivierung einer eRechnung

ohne Medienbrüche erfolgen. Daher ist zu gewährleisten,

dass der Prozess vom Eingang der eRechnung,

über die Prüfung, bis zur Zahlbarmachung, und der Ablage

auf elektronischem Weg erfolgt.

Beschaffungsworkflow

Bedarfsmeldung

R echnungsworkflow

Empfang

ZUGFe R D

PDF

Bündelung /

Freigabe

Automatisierte

Verarbeitung

Zahlung

Bestellung /

Mittelbindung

Prüfung

Lieferschein

Anordnung /

Buchung

Das Ziel: Effizientere R echnungsbearbeitung EU- R ichtlinien-konform

Abbildung aus „Leitfaden Elektronische Rechnung in der öffentlichen

Verwaltung“ von C.Rogall-Grothe Hrsg.

1

Abh. vom Veröffentlichungstermin der Fundstelle der europäischen

Norm für die elektronische Rechnungsstellung

e Akte

Die Umstellung auf den elektronischen Workflow sollte

als Chance gesehen werden, Anpassungen zur Optimierung

der Haushaltsprozesse vorzunehmen.

Neben den möglichen Einspareffekten beim Rechnungssteller

durch den Wegfall von Ausdrucken und

Porto, entstehen in den Kommunalverwaltungen Vorteile

durch die Verteilung der Post auf elektronischem

Weg, womit die Durchlaufzeit einer Rechnung erheblich

verkürzt werden kann.

Gleichzeitig stellt die Neugestaltung der Rechnungsbearbeitung

auch eine große Herausforderung dar,

da organisatorische Entscheidungen gefällt und neue

technische Lösungen integriert werden müssen.

Um die Umsetzung zu einem kompletten elektronischen

Workflow so reibungslos wie möglich zu gestalten,

empfehlen wir schrittweise vorzugehen.

„Für Behörden, deren Rechnungswesen

bislang vorwiegend in Papierform abläuft,

empfiehlt sich die Einrichtung

eines Umsetzungsprojektes, um unter

anderem die übergreifende und abgestimmte

Beteiligung von Organisation,

Haushalt und IT sicherzustellen.“ 2

Detaillierte Informationen zur eRechnung sowie unsere

Empfehlungen für eine Umstellung haben wir Ihnen in

einem Leitfaden zusammengestellt. Diesen können Sie

unter www.hh-berlin.de herunterladen.

Für H&H-Anwender, welche ihre Haushaltsprozesse

bereits elektronisch mit proDoppik abbilden, wird

die Einführung der eRechnung nur noch einen kleinen

Schritt darstellen. Mit dem Update auf das Postmanagement

in der Version 4.07 ist eine Eingangsverarbeitung

von eRechnungen im ZUGFeRD-Format bereits

möglich, die Erzeugung solcher Rechnungen wird

voraussichtlich mit der Version 4.08 umgesetzt.

2 Dr. Georg Thiel, Christiane Schmidt

„Anpassung der Geschäftsprozesse für die eRechnung“


11 Interkommunale Zusammenarbeit

Vorteile einer Gemeinschaftskasse am Beispiel

Stadt Wriezen – Amt Falkenberg/Höhe

In Zeiten des demografischen Wandels, knapper kommunaler

Kassen aber stetig wachsender Aufgaben der

Verwaltungen gewinnen interkommunale Kooperationen

immer mehr an Bedeutung.

Diese sollen dazu beitragen, die Selbständigkeit und

Leistungsfähigkeit, vor allem von kleineren Kommunen,

auf Dauer zu erhalten, Aufgaben wirtschaftlicher

zu erfüllen und gleichzeitig den

Service für den Bürger zu verbessern.

Als erfolgreiches Beispiel aus der

Praxis kann hier die Gemeinschaftskasse

der Stadt

Wriezen und des

Amtes

Falkenberg-

Höhe genannt

werden.

Die Öffentlichrechtliche

Vereinbarung

zur Übertragung der Kassengeschäfte

gemäß § 81 BbgKVerf zwischen den

beiden Verwaltungen trat am 27.06.2012 in Kraft.

Nach einer 12-monatigen Vorbereitungsphase nahm

die Gemeinschaftskasse Stadt Wriezen – Amt Falkenberg-Höhe

am 13.06.2013 ihren Betrieb auf.

Ein grundlegender Vorteil eines derartigen Projektes ist

die Möglichkeit, z.B. über eine Modernisierung der Verwaltungs-

und Organisationsstruktur nachzudenken.

So musste zu Beginn des Projektes geklärt werden,

wie zum einen die Anordnungen von Falkenberg nach

Wriezen kommen und zum anderen, welche Wege die

Belege und Rechnungen in den beiden Verwaltungen

gehen.

Hier war sehr schnell klar, dass diese Problempunkte

nur mit einer beleglosen Verarbeitung gelöst werden

konnten. Somit wurde in der Stadt Wriezen und im Amt

Falkenberg-Höhe der elektronische Anordnungsworkflow

eingeführt. Zur Übertragung der Belege bzw. als

Verbindung zwischen den Verwaltungen wird das Landesverwaltungsnetz

(LVN Kommunal) genutzt.

Zu Beginn des Projektes gab es Bedenken, dass die

Geschwindigkeit der Verbindung nicht ausreichend ist.

Es hat sich aber von Anfang an gezeigt, dass hier genug

Bandbreite für die zu verarbeitende Datenmenge

(Remoteverbindung und Scanaufträge) zur Verfügung

steht.

Trotz all dieser Änderungen konnte die Organisation

der jeweiligen Geschäftsbuchhaltung beibehalten werden.

Das bedeutet, Wriezen bucht weiterhin zentral,

Falkenberg-Höhe dezentral. Des Weiteren stellte sich

die Ausgangslage wie folgt dar. Zwei Kassenstandorte

mit 2 Datenbanken und insgesamt 7 Mandaten (Stadt

Wriezen + 6 x Falkenberg-Höhe) mussten zu einem

Standort und einer Datenbank mit 7 Mandanten verschmelzen.

Als Lösung wurde in Wriezen, dem Standort

der Datenbank, ein Terminal-Server eingerichtet,

der einen Remote-Zugriff aus Falkenberg ermöglicht.

Diese Konstellation

führte zu einer

Rationalisierung

der Programmbetreuung

und

Datenbankadministration,

da z.B. nur noch einmal

Updates eingespielt werden müssen.

Die Vergabe der Nutzerrechte

erfolgt weiterhin der jeweiligen Verwaltung.

Aufgrund dieser technischen Anbindung sind

auch zusätzliche Module wie KLR, Vollstreckung oder

A-IST ohne größeren Aufwand für beide Verwaltungen

verfügbar.

Die Abrechnung der vom Amt Falkenberg-Höhe in Anspruch

genommenen Dienstleistung erfolgt über eine

Umlage mit Hilfe der Kosten- und Leistungsrechnung.

Im Amt Falkenberg-Höhe konnten vor allem Personalkosten

eingespart werden. Hier kann die Stadt Wriezen

trotz übernommener Beschäftigten, aber gleichzeitig

gesteigerten Erträge, kostenneutral arbeiten. Bei den

Kosten für die Softwarepflege und Datenbankwartung

profitieren beide Verwaltungen, da nur ein Standort mit

entsprechender Größe abgerechnet wird.

„Ein weiterer großer Vorteil einer solchen

Gemeinschaftskasse ist die Senkung der

Kosten für alle Beteiligten. “

Lars Große

stellv. Fachbereichsleiter Finanzen, Wriezen

Auch im Bereich Vollstreckung gibt es zwischen der

Stadt Wriezen und dem Amt Falkenberg-Höhe eine interkommunale

Zusammenarbeit. Hier kann der verantwortliche

Mitarbeiter zeitlich von der Gemeinschaftskasse

profitieren, da er nur eine Anlaufstelle hat und

nicht mehr zwischen den Verwaltungen pendeln muss.


12 Barkassenadapter

Barkassenadapter zur Anbindung von

Fremdverfahren an proDoppik

Um Bareinzahlungen von Bürgern und Einrichtungen

entgegen zunehmen, sowie die Gebühren der Zulassungsstellen

zu kassieren, wurden im Landkreis

Mecklenburgische Seenplatte Bürgerbüros in den

Außenstellen eingerichtet. Für ein möglichst schnelles

und unkompliziertes Arbeiten, wurde sich für die Einrichtung

eines Barkassenmodules in den Bürgerbüros

entschieden.

Hauptanliegen war eine Verbindung zwischen dem

KFZ -Zulassungsverfahren IKOL und dem proDoppik

Barkassenmodul zu schaffen. H&H entwickelte dazu

den Barkassenadapter, welcher Zahlungsvorgänge

aus dem Fremdverfahren automatisch an proDoppik

übergibt.

Weiterhin erfolgt die Abrechnung der Gebühren für das

Kraftfahrzeugbundesamt jetzt über die Auswertungsprogramme

des Barkassenmoduls.

Auch für wiederkehrende Einnahmen wurden die Leistungen

mit den entsprechenden Produktkonten und

Beträgen in der Barkasse angelegt. Sollen bereits angeordnete

Einnahmen oder Ausgaben im Bürgerbüro

ein- oder ausgezahlt werden, kann auf die entsprechende

Sollstellung zugegriffen und der Geldbetrag

an- oder ausgegeben werden. Diese Forderungen sind

für das Mahnverfahren sofort gesperrt, obwohl das

Geld noch nicht von der Hauptkasse abgerechnet wurde.

Der ständig aktualisierte Kassenbestand verleiht dem

Kassenmitarbeiter Sicherheit im Barzahlungsverkehr.

Das Führen von Kassenbüchern und das Ausstellen

von Quittungen per Hand entfallen. Die Abrechnung

und die Abführung des Kassenbestandes sind einfach.

Denn der Betrag richtet sich nach dem Kassenlimit und

wird automatisch errechnet.

Die Abrechnung der EC-Karten Zahlungen muss mit

dem Kassenschnitt am EC-Gerät übereinstimmen.

Leider steht für diese Geräte keine entsprechende

Schnittstelle zum Haushaltsprogramm von H&H zur

Verfügung, so dass die Eingabe des Zahlbetrages am

EC-Gerät per Hand erfolgen muss.

Das proDoppik Barkassenmodul ist weiterhin in unserer

Zahlstelle im Einsatz. Täglich erfolgt hierfür eine

Abrechnung, wobei die Buchungen umgehend auf

dem entsprechenden Zahlweg vorgenommen werden.

Dazu mussten die Leistungen der Zulassungsstelle mit

den entsprechenden Gebühren in das Barkassenmodul

integriert werden. Für jeden Mitarbeiter wurde eine

Vorbuchkasse eingerichtet, um an die entsprechende

Hauptkasse den Zulassungsvorgang übergeben zu

können. Der Mitarbeiter der Zulassungsstelle vergibt

für jeden Vorgang eine Nummer, die im Barkassenmodul

erscheint. Der Kassenmitarbeiter erhält sofort alle

Informationen zur Gebühr und kann diese bar oder per

EC Karte kassieren.

Inzwischen sind alle Kassenmitarbeiter mit dem Umgang

der proDoppik Barkasse vertraut und möchten

es nicht mehr missen. Es ist eine gute Alternative zu

einem Kassenautomaten.

Unser Ziel ist es schrittweise in den anderen Einrichtungen

das Barkassenmodul einzusetzen, um

hier ebenfalls Arbeitsentlastung und Erleichterung zu

schaffen.

Erfahrungsbericht von Frau Lucka,

Kassenleiterin im Landkreis Mecklenburgische Seenplatte


13 Kundensupport

Online-Zugang für Übersicht

Ihrer Supportanfragen

Nach einer erfolgreichen Testphase bieten wir unseren

Kunden nun einen Online-Zugang zur Einsicht

aller Supportanfragen (Hotline-Fälle) an.

Damit haben Sie jederzeit die

Möglichkeit sich über den aktuellen

Stand der bei H&H

aufgegebenen Tickets Ihrer

Verwaltung online zu

informieren.

Des Weiteren können

Sie direkt aus dem

System heraus zusätzliche

Angaben zum

Sachverhalt eingeben

oder Dateianlagen hinterlegen.

Die Aktivitäten zu einem Fall sind chronologisch geordnet,

wodurch die einzelnen Abläufe

leicht nachvollzogen sind. Durch Filter

oder Sortiermöglichkeiten bekommen

Sie schnellstmöglich

die gewünschten Informationen.

Für den Erhalt Ihrer

Zugangsdaten senden

Sie uns bitte eine

E-Mail mit dem Betreff

„Zugangsdaten für

Webticketoberfläche“

an

hotline@hh-berlin.de .

Persönliche Unterstützung

vor Ort durch H&H

Wir möchten Ihnen nochmal die persönliche Unterstützung

vor Ort im Rahmen der erweiterten Softwarepflege

empfehlen.

Eine Analyse aller Hotlinefälle ergab, dass viele Probleme

und Fragestellungen im Zusammenhang mit

proDoppik effektiver in der Verwaltung vor Ort gelöst

werden können.

Dies betrifft zum Beispiel die Bereinigung der „Buchführung

prüfen“, Anpassungen im Berichtswesen zur

Haushaltsplanung und des Jahresabschlusses oder

das berühmte „Aufräumen“ vor dem Jahreswechsel.

Unsere Kunden nutzen die erweiterte Softwarepflege

zur Fortbildung Ihrer Mitarbeiter, Vorstellung von Programmversionen

oder zur Verrechnung mit Schulungstagen

aus unserem Schulungsplan.

Sie können die Tage für Themen in allen

Programmbereichen nutzen.

Mit der erweiterten Softwarepflege können Sie eine

jährliche Anzahl von Tagen vertraglich festlegen, an

denen wir Ihnen vor Ort zur Seite stehen. Zuvor genannte

Kosten werden auf die monatliche Wartungsgebühr

umgelegt.

Ihre Vorteile sind, dass Sie mit dem entstehenden

Aufwand im Haushalt verbindlich planen können und

gleichzeitig unseren Support vor Ort sichern.

Wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.

Sprechen Sie uns an oder schreiben per Mail an

vertrieb@hh-berlin.de .


14 Termine / Aktuelles

Mobile Lösungen

weiter auf dem Vormarsch

Zur Version 4.07 haben wir die Inventur-App eingeführt.

Im Echtbetrieb arbeitet die Stadt Neumünster und

die Gemeinde Mülsen schon damit. Viele zusätzliche

Anfragen hatten uns diesbezüglich erreicht.

Diese Nachfrage beflügelt unser Bestreben weitere

Apps für die tägliche Arbeit mit proDoppik zu entwickeln.

Führen Sie den Behälterdienst in Eigenregie aus? Ist

dieser bisher papiergebunden? Dann könnten Sie mit

der Behälterdienst-App ab der Version 4.07 Ihre Auftragsbearbeitung

effizienter gestalten.

Oder lesen Sie für die jährliche Verbrauchsabrechnung

die Zählerstände selber ab und drucken Ableselisten

aus? Der manuelle Übertrag der Werte kann entfallen,

wenn Sie ab der Version 4.08 mit der Zähler-App Ihre

Zählerablesung effizienter realisieren.

H&H spendet für

Kindertages- und Nachthospiz Berliner Herz

Es gibt Menschen in unserer Nähe, vor allem Kinder,

welchen wir mit unserer finanziellen Unterstützung

nicht nur ein Lächeln ins Gesicht zaubern. Vielmehr

möchten wir ihnen mit unserem Beitrag ein Stück Lebensfreude

geben, welche wir für uns als alltäglich hinnehmen.

Veranstaltungen

in Berlin

AG größere Städte 19./20.04.2016

Städte- und Gemeindetage 14./15.06.2016

AG Kreisverwaltungen 20./21.09.2016

Anwendertreffen

Brandenburg AG TUIV 27.04.2016

Niedersachsen in Stuhr 31.05.2016

Niedersachsen in Hildesheim 01.06.2016

Schleswig-Holstein Neumünster 13.07.2016

Rheinland-Pfalz / Saarland 28.06.2016

Hessen 29.06.2016

Sachsen in Glauchau 14.09.2016

Schulungen

Den kompletten Schulungsplan können Sie

sich auf www.hh-berlin.de einsehen und

herunterladen.

Anmeldungen bitte an hh@hh-berlin.de

IMPRESSUM

HERAUSGEBER:

H&H

Datenverarbeitungs- und

Beratungsgesellschaft mbH

Storkower Straße 99/1

10407 Berlin

Telefon: 030 428459-0

Telefax: 030 428592-25

www.hh-berlin.de

hh@hh-berlin.de

Daher spendeten wir 2.000 Euro dem Kindertagesund

Nachthospiz Berliner Herz und unterstützen damit

Kinder, Jugendliche sowie junge Erwachsene und deren

Familien, die an einer unheilbaren, lebensverkürzenden

Erkrankung leiden.

Fotos:

www.fotolia.de

www.pixabay.com

H&H


Wir für Sie vor Ort

H&H Datenverarbeitungs- und

Beratungsgesellschaft mbH

• Storkower Straße 99/1 • 10407 Berlin

• Telefon: 030 428459-0 • Telefax 030 428592-25

• E-Mail: hh@hh-berlin.de • Internet: www.hh-berlin.de

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