Tuhls - 2011 - Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft

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Tuhls - 2011 - Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit Microsoft

Schnell zur formvollendeten Arbeit - ohne Vorkenntnisse

Lösungsorientierte und verständliche Beschreibungen -

mit Schnellanleitungen bei Zeitdruck

Von Tabellen und Formeln über Grafiken bis zum

Literaturverzeichnis

Außerdem bei mitp;

Aus dem Inhalt:

Teil I; Dokument

vorbereiten und einrichten

■ Dokument und Seiten

einrichten

• Fließtext und

Überschriften gestalten

• Kopf- und Fußzeilen

formatieren und

Seiten nummerieren

• Verweise und

Verzeichnisse erstellen

• Formatvorlagen verwenden

und bearbeiten

Teil II: Texte schreiben

und bearbeiten

• Text eingeben und

korrigieren

• Zeichen, Wörter, Zeilen und

Absätze bearbeiten

■ Text suchen, ersetzen

und sortieren

Teil III: Fließtext ergänzen

• Listen und Aufzählungen

verwenden

• Tabellen, Bilder und

Formeln einbinden und

beschriften

Teil IV: Spezielle

Funktionen

• Fragebogen und ,

Formulare gestalten

• Feldfunktionen definieren

• Zähl- und Rechenfunktionen

verwenden

Teil V: Abschließen

und publizieren

• Dokumente verwalten

und veröffentlichen

• Im Workflow arbeiten

• Fertiges Dokument

drucken

Teil VI: Anhänge

• Die eigene Word-

Oberfläche

• Grundlagen und Glossar

Wissenschaftliche Arbeiten, angefangen mit Seminararbeiten

über Abschlussarbeiten bis hin zu späteren

Veröffentlichungen wie Dissertationen und Seminarunterlagen,

erfordern ein professionelles Layout. Dieses

Buch wurde speziell für diese Aufgabe konzipiert. Sie

lernen kompakt und schnell alles, was Sie wissen müssen,

um formvollendete wissenschaftliche Arbeiten zu

schreiben, hierzu gehören:

• professioneller Aufbau eines Dokuments, der

Kapitel und Textseiten

• Gestalten von Überschriften, Kopfzeilen, Fußzeilen

und Fußnoten

• Erstellen und Einfügen von Listen, Aufzählungen,

Tabellen, Grafiken und Bildern

• korrekte Verwaltung von Quellen und Verweisen

• hilfreicher und zielgerichteter Einsatz diverser

Assistenzfunktionen

• Anfertigen von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen,

Berechnungen und Formularen

• effektives Arbeiten mit Formatvorlagen

Falls Ihr Abgabetermin kurz bevorsteht, zeigen Ihnen

mit diesem Symbol 1 besonders hervorgehobene Kurzanleitungen,

wie Sie Ihre inhaltlich fertige Arbeit auf die

Schnelle in eine ansehnliche Form bringen.

Es werden alle Funktionen für die Office-Versionen 2003,

2007 und 2010 parallel dargestellt. So finden Sie beim

Versionswechsel sofort die jeweiligen Funktionen wieder.

Über den Autor:

G.O.Tuhls beschäftigt sich seit dem ersten Aufkommen

der damals noch »Schreibautomaten« genannten

Maschinen intensiv mit dem Thema Textverarbeitung.

Für seine Lehrunterlagen als Kommunikationstrainer

wie auch für Buch- und Zeitschriftenveröffentlichungen

benutzt er Microsoft Word und hat die Entwicklung zum

heutigen WYSIWYG-Programm in allen Stufen hautnah

miterlebt. Ergänzt um seine Fachkenntnisse der

Satztechnik und Typographie legt er mit diesem Buch

ein sehr praxisnahes Kompendium vor, das auch den

Sinn für die Hintergründe mancher auf den ersten Blick

unverständlicher technischer Belange schärft.

mitp

www.mitp.de


wissenschaftliche Arbeiten

Word2003

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Schnell zur formvollendeten Arbeit - ohne Vorkenntnisse

Lösungsorientierte und verständliche Beschreibungen -

mit Schnellanleitungen bei Zeitdruck

Von Tabellen und Formeln über Grafiken bis zum

Literaturverzeichnis

Außerdem bei mitp:

IPowerPoint 2Ö1IO

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Aus dem Inhalt:

Teil I: Dokument

vorbereiten und einrichten

• Dokument und Seiten

einrichten

• Fließtext und

Überschriften gestalten

• Kopf- und Fußzeilen

formatieren und

Seiten nummerieren

• Verweise und

Verzeichnisse erstellen

• Formatvorlagen verwenden

und bearbeiten

Teil II: Texte schreiben

und bearbeiten

■ Text eingeben und

korrigieren

■ Zeichen, Wörter, Zeilen und

Absätze bearbeiten

• Text suchen, ersetzen

und sortieren

Teil III: Fließtext ergänzen

• Listen und Aufzählungen

verwenden

• Tabellen, Bilder und

Formeln einbinden und

beschriften

Teil IV: Spezielle

Funktionen

• Fragebogen und

Formulare gestalten

• Feldfunktionen definieren

• Zähl- und Rechenfunktionen

verwenden

Teil V: Abschließen

und publizieren

• Dokumente verwalten

und veröffentlichen

• Im Workflow arbeiten

• Fertiges Dokument

drucken

Teil VI: Anhänge

• Die eigene Word-

Oberfläche

• Grundlagen und Glossar

Wissenschaftliche Arbeiten, angefangen mit Seminararbeiten

über Abschlussarbeiten bis hin zu späteren

Veröffentlichungen wie Dissertationen und Seminarunterlagen,

erfordern ein professionelles Layout. Dieses

Buch wurde speziell für diese Aufgabe konzipiert. Sie

lernen kompakt und schnell alles, was Sie wissen müssen,

um formvollendete wissenschaftliche Arbeiten zu

schreiben, hierzu gehören;

• professioneller Aufbau eines Dokuments, der

Kapitel und Textseiten

• Gestalten von Überschriften, Kopfzeilen, Fußzeilen

und Fußnoten

• Erstellen und Einfügen von Listen, Aufzählungen,

Tabellen, Grafiken und Bildern

• korrekte Verwaltung von Quellen und Verweisen

• hilfreicher und zielgerichteter Einsatz diverser

Assistenzfunktionen

• Anfertigen von Inhalts- und Stichwortverzeichnissen,

Berechnungen und Formularen

• effektives Arbeiten mit Formatvorlagen

Falls Ihr Abgabetermin kurz bevorsteht, zeigen Ihnen

mit diesem Symbol 1 besonders hervorgehobene Kurzanleitungen,

wie Sie Ihre inhaltlich fertige Arbeit auf die

Schnelle in eine ansehnliche Form bringen.

Es werden alle Funktionen für die Office-Versionen 2003,

2007 und 2010 parallel dargestellt. So finden Sie beim

Versionswechsel sofort die jeweiligen Funktionen wieder.

Über den Autor:

G.O.Tuhls beschäftigt sich seit dem ersten Aufkommen

der damals noch »Schreibautomaten« genannten

Maschinen intensiv mit dem Thema Textverarbeitung.

Für seine Lehrunterlagen als Kommunikationstrainer

wie auch für Buch- und Zeitschriftenveröffentlichungen

benutzt er Microsoft Word und hat die Entwicklung zum

heutigen WYSIWYG-Programm in allen Stufen hautnah

miterlebt. Ergänzt um seine Fachkenntnisse der

Satztechnik und Typographie legt er mit diesem Buch

ein sehr praxisnahes Kompendium vor, das auch den

Sinn für die Hintergründe mancher auf den ersten Blick

unverständlicher technischer Belange schärft.

ISBN 978-3-8266-9045-7

PowerPoint 2007

Oas umfassende Praxis-Handbuch

ISBN 978-3-8266-9100-3

mitp

www.mitp.de

783826 691003

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wissenschaftliche Arbeiten

schreiben mit

Word

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2007

2003

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Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit

Microsoft Office Word 2010, 2007, 2003


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G.о . Tuhls

Wissenschaftliche Arbeiten schreiben mit

Microsoft Office

Word

2010

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Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der

Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische

Daten sind im Internet über abrufbar.

Bei der Herstellung des Werkes haben wir uns zukunftsbewusst für

umweltverträgliche und wiederverwertbare Materialien entschieden.

Der Inhalt ist auf elementar chlorfreiem Papier gedruckt.

ISBN 978-3-8266-9100-3

I . Auflage 2011

E-Mail: kundenbetreuung@hjr-verlag.de

Telefon: -^49 6221/489-555

Telefax: +49 6221/489-410

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www.mitp.de

© 2011 mitp, eine Marke der Verlagsgruppe Hüthig Jehle Rehm GmbH

Heidelberg, München, Landsberg, Frechen, Hamburg

Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt.

Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist

ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere

für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die

Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen.

Lektorat: Sabine Schulz

Sprachkorrektorat: Petra Heubach-Erdmann

Satz: Ill-satz, Husby, www.drei-satz.de

Druck: Beltz Druckpartner GmbH und Co. KG, Hemsbach

Coverbild: © Kirsty Pargeter - Fotolia.de


Inhaltsverzeichnis

Nichts als Stress mit der Textverarbeitung....................................... 19

Teil I Dokument einrichten, strukturieren und gestalten........................ 27

I

1.1

1.2

Dokument vorbereiten und einrichten.............................................

Der Aufbau des Dokuments 1 ........................................................... 29

1.1.1 Abschnitte und Umbrüche S .. . ■............................................ 30

1.1.2 Das Deckblatt S ..................................................................... 32

Seite einrichten 1................................................................................. 33

1.2.1 Satzspiegel nach Vorgaben einrichten 1 .............................. 33

1.2.2 Gültigkeit der Seiteneinstellungen 1 .................................... 34

1.2.3 Satzspiegel frei gestalten....................................................... 34

1.3 Seiten rahm en..................................................................................... 37

1.4 Ein- oder mehrspaltig?....................................................................... 39

1.4.1 Abstand oder Trennlinie?..................................................... 39

1.4.2 Registerhaltigkeit................................................................... 40

1.4.3 Spaltenaufteilung im Text wechseln...................................... 41

1.4.4 Ungleiche Spaltenbreiten..................................................... 42

1.5 Außerhalb des Satzspiegels............................................................... 42

1.5.1 Positionsrahmen und Textfelder............................................. 42

1.5.2 Se|.tenrand n u tzen................. 44

1.5.3 Textfelder mit Überlauf......................................................... 46 .. .

2 Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren................ 49

2.1 Schriften einstellen 1 ......................................................................... 49

2.1.1 Die Schrift für den Textkörper 1 ............................................. 49

2.1.2 Schrift mit Serifen oder ohne Serifen? 1 .............................. 50

2.1.3 üie passende Schriftgröße 1 ................................................. 50

2.2 Formatvorlagen verwenden S ............................................................. 50

2.2.1 Arbeit erleichtern mit Formatvorlagen.................................. 50

2.2.2 Einem Text eine Formatvorlage zuweisen 2 ........................ 52


Inhaltsverzeichnis

2.2.3 Zeichen-oder Absatzformat?.................................................. 52

2.3 Formatvorlagen den Vorgaben anpassen S ........................................ 53

2.3.1 Formatvorlage ändern in Word 2003.................................... 53

2.3.2 Formatvorlage ändern in Word 2007/2010......................... 54

2.3.3 Neue Formatvorlage aus umformatiertem Text erstellen . . . 55

2.4 Überschriften formatieren i ............................................................... 55

2.4.1 Was macht eine Überschrift aus?.......................................... 56

2.4.2 Überschriften per Formatvorlage S................................. 57

2.4.3 Handformatierte Überschriften effizient in

Formatvorlagen-Überschriften umwandeln i ...................... 58

2.4.4 Nummerierte Überschriften S................................................ 58

2.4.5 Separate Überschriften-Nummerierung für den

Nachtext.......................................................................... 61

2.5 Überschriften in der Kopfzeile wiederholen I .................................. 62

2.5.1 Überschriftentext und -nummer in der Kopfzeile zeigen . . . 63

2.5.2 Mehrere Überschriften in die Kopfzeile........................... 63

2.5.3 üie Suchreihenfolge der {StyleRef}-Felder............................ 64

2.6 Troubleshooting für Überschriften 1 .................................................. 64

3 Kopf- und Fußzeilen........................................................................... 67

3.1 Kopf- imd Fußzeilen einrichten S ...................................................... 67

3.1.1 Kopf- und Fußzeilen in Word 2003 einrichten.................... 67

3.1.2 Kopf- oder Fußzeilen in Word 2007 und 2010

einrichten............................................................................... 68

3.1.3 Kopf- und Fußzeilen ausblenden.......................................... 69

3.1.4 Die erste Seite anders gestalten S ......................................... 70

3.1.5 Seiten ohne Kopfzeileneinträge i ................................. 71

3.2 Kopf- und Fußzeilen bearbeiten S ...................................................... 72

3.2.1 Abstände einrichten....................................................... 73

3.2.2 Kopf- und Fußzeilen für beidseitigen Druck spiegeln........ 73

3.3 Überschriften in die Kopfzeile holen i .............................................. 75

4 Seiten nummerieren........................................................................... 77

4.1 Seitennummern in die Kopf- oder Fußzeile einbringen 1 .................. 77

4.1.1 Seite X von Y 1 ....................................................................... 77

4.1.2 Erste Seite von der Paginierung ausnehmen 1 .................... 78

4.1.3 Mehrere Seiten von der Paginierung ausnehmen................ 78

4.1.4 Kapitelweise paginieren.......................................................... 79


Inhaltsverzeichnis

4.2 Paginierungs-Spezialitäten.................................................................. 81

4.2.1 Welche Seiten wie nummerieren?........................................ 81

4.2.2 Vortext und Nachtext mit eigener Seitenzählung................ 83

4.2.3 Nummerierung im Nachtext fortsetzen................................ 84

4.2.4 Seitennummem bei querformatigen Seiten platzieren........ 86

4.2.5 Wechselnde Seitennummerierung gerade/ungerade ........ 86

4.2.6 Hinweis auf Folgeseite........................................................... 87

5

5-1

5.2

5-3

Verweise und Verzeichnisse............................................................... 89

Querverweise....................................................................................... 89

5.1.1 Querverweis einrichten......................................................... 90

5.1.2 Textmarke als Querverweis................... 90

5.1.3 Verweise auf andere Dateien.................................................. 91

Fuß- und Endnoten............................................................................. 91

Wann Fußnoten, wann Endnoten?................................................... 92

5.3.1 Fuß- und Endnoten einfugen................................................ 93

5.3.2 Fuß- und Endnoten löschen................................................ 94

5.3.3 Fuß-und Endnotenzahl gestalten.......................................... 94

5.3.4 Fußnotentrennlinie gestalten................................................ 95

5.3.5 Fußnoten niit Platzproblemen......................................... 96

5.4 Verzeichnisse..................................... 97

5.4.1 Wohin mit welchen Verzeichnissen?................. 97

5.4.2 Unterschiedliche Grunddaten für Verzeichnisse................ 97

5.5 Inhaltsverzeichnis............................................................................... 98

5.5.1 Überschriften vorbereiten S ................................................. 98

5.5.2 Inhaltsverzeichnis generieren i ............................................ 99

5.5.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren i ........................................ 100

5.5.4 Weitere Formatvorlagen zum Inhaltsverzeichnis

hihzufügen............................. 100

5.5.5 Aridere Texte zum Inhaltsverzeichnis hinzufügen.............. 100

5.5.6 Inhaltsverzeichnis formatieren.............................................. 102

5.6 Abbildungs-, Tabellen-und Formelverzeichnis................................ 102

5.6.1 Verzeichnis der Abbildungen, Tabellen oder Formeln

einfügen................................................................................. 102

5.6.2 Quellenangaben im Abbildungsverzeichnis........................ 103

5.7 Quellenangaben und Literaturhinweise............................................ 104

5.7.1 Quellen eintragen................................................................... 105

5.7.2 Quellen organisieren............................................................. 106


Inhaltsverzeichnis

5.7.3 Quellenhinweis einfügen ...................................................... 106

5.7.4 Runde Klammern durch eckige ersetzen............................... 107

5.7.5 Zitatverweis mit Platzhalter................................. ,................ 109

5.7.6 Literatur-oder Quellenverzeichnis einfügen......................... 109

5.7.7 Mehrere Quellenverzeichnisse............................................. 110

5.8 Rechtsgrundlagenverzeichnis............................................................. 110

5.8.1 Zitate eintragen....................................................................... 110

5.8.2 Einträge hinzufügen............................................................... 112

5.8.3 Zitate wiederverwenden.......................................................... 112

5.8.4 Rechtsgrundlagenverzeichnis einfügen................................ 113

5.9 Index (Stichwortverzeichnis) ............................................................. 113

5.9.1 Einträge hinzufügen............................................................... 114

5.9.2 Untereinträge............................................................... ......... 115

5.9.3 V erweisoptionen..................................................................... 115

5.9.4 Index erstellen......................................................................... 115

5.10 Glossar und Abk.-Verz......................................................................... 116

5.11 Verzeichnisse über mehrere Dokumente.......................................... 117

6 Formatvorlagen professionell.............................................................. 119

6.1 Alle Formatvorlagen anzeigen........................................................... 119

6.2 Formatvorlagen trickreich verwenden..................... 119

6.2.1 Formatvorlagen auf importierte Texte anwenden................ 119

6.2.2 Handformatierungen zurücksetzen...................................... 120

6.2.3 Einen Absatz mit verschiedenen Formatvorlagen

formatieren............................................................................. 120

6.3 Formatvorlagen bearbeiten................................................................. 121

6.3.1 Eigenschaften einer Formatvorlage anzeigen........................ 122

6.3.2 Formatvorlagen erstellen und ändern.................................... 122

6.3.3 Überschriften-Formatvorlagen.............................................. 126

6.3.4 Formatvorlage löschen............................................................ 126

6.4 Dokumentvorlagen............................................................................. 126

6.4.1 Das Mysterium Normal.dot................................................... 127

6.4.2 Formatvorlagen wiederverwenden........................................ 128

6.4.3 Dokument mit neuer Dokumentvorlage aktualisieren........ 129

6.5 Formatfehler finden............................................................................. 129

6.5.1 Automatische Formatierungsüberwachung.......................... 130

6.5.2 Formatierungsvergleich......................................................... 130


Inhaltsverzeichnis

Teil II Word ist keine Schreibmaschine - Texte schreiben

und bearbeiten................................................................................... 133

7 Zeilen und Absät2e ............................................................................. 135

7.1 Zeilenumbruch oder neuer Absatz?................................................... 135

7.2 Zeilenumbruch und Silbentrennung......................... 136

7.2.1 Trennfugen................................... 137

7.2.2 Silbentrennung unterdrücken................................................ 137

7.3 Zeilenabstände..................................................................................... 138

7.4 Text drehen......................................................................................... 140

7.5 Absätze................................................................................................. 141

7.5.1 Durchschuss zwischen Absätzen.......................................... 141

7.5.2 Absatzeinzüge......................................................................... 143

7.5.3 Absätze durch Linien trennen................................................ 146

7.6 Absatzausrichtung............................................................................... 148

7.6.1 Blocksatz................................................................................. 148

7.6.2 Zentrierter T ex t..................................................................... 149

7.6.3 Rechtsbündig......................................................................... 149

7.7 Tabulatoren......................................................................................... 150

7.7.1 Eigene Tabulatoren einrichten............................................. 150

7.7.2 Tabulatoren ändern......................................... 152

7.7.3 Tabulatoren mit der Maus bearbeiten.................................... 153

7.8 Absätze vor Umbruch bewahren....................................................... 154

7.8.1 Schusterjungen und Hurenkinder........................................ 155

7.8.2 Überschriften am Folgetext halten........................................ 155

7.8.3 Seitenumbruch im Absatz vermeiden.................................. 156

7.9 Absätze betonen und hervorheben..................................................... 156

7.9.1 Rahmen-Schnellwahl............................. 157

7.9.2 Rahmen-Einstellungen......................................................... 158

7.9.3 Ka^tentext............................................................................... 159

7.9.4 Abstand zwischen Text und Rahmen . .................................. 159

8 Text eingeben und korrigieren........................................................... 161

8.1 Text eingeben....................................................................................... 161

8.2 Text importieren................................................................................. 162

8.2.1 Inhalte einfügen..................................................................... 163

8.2.2 Importproblem Absatzmarken............................................. 164

8.2.3 Nummerierungen beim Einfügen erhalten.......................... 164


Inhaltsverzeichnis

8.2.4 Text aus dem Windows-Explorer importieren...................... 165

8.3 Zeichen & Symbole............................................................................. 165

8.3.1 Die Satzzeichen..................................................... ................. 165

8.3.2 Leerzeichen, aber wo?............................................................. 167

8.3.3 Striche - verbindend und trennend..................................... 167

8.3.4 Prohlemfall Apostroph........................................................... 170

8.3.5 Anführungszeichen............................................................... 171

8.3.6 Sonderzeichen......................................................................... 173

8.3.7 Eigene Tastenkürzel festlegen............................................... 175

8.3.8 Zeichenkombinationen......................................................... 176

8.3.9 Symbol-Zeichensätze............................................................. 177

8.4 Zahlen................................................................................................... 178

8.4.1 Zahlwörter bis zwölf............................................................... 178

8.4.2 Zahlenahstände....................................................................... 178

8.4.3 Die Tausender-Trennung....................................................... 179

8.5 Text korrigieren................................................................................... 180

8.5.1 Einfügen oder überschreiben?............................................... 180

8.5.2 Mehrere Wörter üherschreiben............................................. 181

8.6 Rechtschreibung prüfen..................................................................... 181

8.6.1 Typische Vertipper abfangen................................................. 182

8.6.2 Rechtschreibung nachträglich prüfen.................................. 183

8.6.3 Die Sprache für die Rechtschreibung einstellen.................. 184

8.6.4 Wörterbücher bearbeiten....................................................... 185

8.6.5 Probleme mit der Rechtschreibprüfung beheben................ 188

8.7 Grammatik prüfen............................................................................... 188

8.8 AutoKorrektur..................................................................................... 188

8.8.1 Korrekturoptionen anpassen................................................. 189

8.8.2 Ersetzung hei der Texteingabe............................................... 190

8.8.3 Groß-und Kleinschreibungen............................................... 191

8.8.4 Risiken und Nebenwirkungen................................................ 193

8.9 Textbausteine (AutoText)..................................................................... 195

8.9.1 Textbausteine anlegen........................................................... 196

8.9.2 Textbausteine verwalten......................................................... 197

9 Text bearbeiten und markieren............................................................. 199

9.1 Steuerzeichen anzeigen lassen........................................................... 199

9.2 Im Text navigieren ............................................................................. 200

9.2.1 Die Bildlauftasten verwenden............................................... 201

9.2.2 Die Bildlaufleisten verwenden............................................... 201

ІО


Inhaltsverzeichnis

9.2.3 Die Navigationswerkzeuge einsetzen.................................... 202

9.2.4 Den Navigationsbereich n utzen............................................ 203

9.2.5 Rücksprung zum Bearbeitungspunkt.................................... 203

9.3 Text markieren..................................................................................... 204

9.3.1 Text markieren mit der Tastatur............................................ 204

9.3.2 Speziell: Markieren im Markierungsmodus........................ 205

9.3.3 Text markieren mit der M aus............................................... 206

9.3.4 Markierung aufheben.........\................................................. 208

9.4 Text verschieben und kopieren........................................................... 208

9.4.1 Text verschieben..................................................................... 208

9.4.2 Verschieben strukturierter Texte........................................... 209

10 Text formatieren und hervorheben................................................... 211

10.1 Schriftart auswählen........................................................................... 211

10.2 Schrift: technische D aten................................................................... 213

10.2.1 Schriftgröße........................................................................... 213

10.2.2 Enger oder weiter .................................................................... 214

10.2.3 Die Laufweite......................................................................... 216

10.2.4 Unterschneidung................................................................... 217

10.2.5 Ligaturen............................................................................. 218

10.2.6 Ligaturen und Unterschneidung als Feldfunktion . ............ 219

10.3 Schriftattribute..................................................................................... 219

10.3.1 Lett........................................................................................... 220

10.3.2 Kursiv oder oblique?............................................................... 221

10.3.3 U nterstreichungen............................................................ 222

10.3.4 Kapitälchen............................................................................. 223

10.3.5 Exponenten und Indizes....................................................... 224

10.3.6 Grafische Schriftattribute..................................................... 225

10.4 Durch Farbe hervorheben................... 225

10.4.1 Fa^be im Schwarzweiß-Druck............................................... 225

10.4.2 Sclirift einfärben..................................................................... 226

10.4.3 Texthiptergrund einfärben................................................... 227

11 Text suchen, ersetzen und sortieren................................................. 233

II.I Text suchen.......................................................................................... 233

11.1.1 Suche spezifizieren............................................................... 234

11.1.2 Nach bestimmten Eigenschaften suchen.............................. 234

11.1.3 Nach Sonder-und Steuerzeichen suchen.............................. 235

11.1.4 Suchen mit Platzhaltern....................................................... 237


Inhaltsverzeichnis

11.2 Mit dem Navigationsbereich suchen (Version 2010) ........................ 238

11.3 Ersetzen.................................................... ........................................ 239

11.3.1 Klein- und Großschreibung beim Ersetzen........................ 240

11.3.2 Ergänzen statt ersetzen......................................................... 240

11.3.3 Eormatierungen ersetzen....................................................... 240

11.4 Recherchen anstellen........................................................................... 241

11.4.1 Thesaurus............................................................................... 241

11.4.2 Übersetzen....................................................................... ... . 242

11.5 Text sortieren........................................................................................ 243

11.5.1 Tabellen sortieren.................................................................. 244

11.5.2 Strukturierten Text sortieren................................................. 244

11.5.3 Text nach Überschriften sortieren......................................... 245

Teil 111 Fließtext ergänzen............................................................................... 247

12 Aufzählungen und nummerierte Listen............................................. 249

12.1 Vollautomatische strukturierte und nummerierte Listen.................. 251

12.1.1 Automatik abschalten ........................................................... 253

12.1.2 Aufzählungszeichen oder Nummerierung vor

einzelnen Absätzen entfernen....................... 254

12.1.3 Eormatierung der Aufzählung oder Nummerierung

ändern........................... 254

12.2 Halbautomatische strukturierte und nummerierte Listen................ 254

12.2.1 Aufzählungszeichen neu definieren..................................... 255

12.2.2 Zahlenformat neu definieren................................................ 257

12.2.3 Startwert bestim m en............................................................. 259

12.2.4 Nummerieren mit Buchstaben.............................................. 259

12.2.5 Strukturiert nummerieren..................................................... 260

12.2.6 Gliederungsebenen zuordnen............................................... 262

12.2.7 Gliederungen reparieren....................................................... 263

12.3 Nummerieren mit Eormatvorlagen................................................... 264

12.4 Nummerieren mit Feldfunktionen...................................................... 265

12.5 Listen verlustfrei aus anderen Dokumenten übernehmen................ 265

12.5.1 Zusammenführen von Listen............................................... 265

12.5.2 Listenformatierung beim Einfügen erhalten........................ 265

12.6 Zeilennummern................................................................................... 266

12


Inhaltsverzeichnis

13

13.I

13.2

13.3

13.4

13-5

13.6

13.7

13.8

14

14.1

14.2

Tabellen............................................................................................... 267

Tabelle erstellen................................................................................... 268

13.1.1 Tabelle einfügen..................................................................... 268

13.1.3 Tabelle zeichnen.............................. .................... ................. 270

13.1.3 Text in Tabelle umwandeln................................................... 270

13.1.4 Excel-Tabellen als Objekt einfügen................. 272

Tabellen bearbeiten....................................................... 272

13.2.1 Text oder Daten in Tabellen eingeben................................. 273

13.2.2 In Tabellen markieren........................................................... 273

13.2.3 Tabelle erweitern................................................................... 275

13.2.4 Zellen teilen und zusammenfügen......................... 276

13.2.5 Zeilen oder Spalten verschieben ...................................... 277

13.2.6 Zellen löschen......................................................................... 278

13.2.7 Abmessungen verändern....................................................... 279

13.2.8 Tabellen teilen oder zusammenfügen.................................. 282

Tabellen gestalten............................................................................... 282

13.3.1 Tabellen nach Vorlagen gestalten (Word 2003).................... 283

13.3.2 Tabellen nach Vorlagen gestalten (Word 2007/2010)........... 284

13.3.3 Eigene Formatvorlagen für Tabellen erstellen...................... 285

13.3.4 Zellenrahmen manuell gestalten .................................. 286

13.3.5 Zellen einfárben..................................................................... 288

13.3.6 Tabellentext gestalten............................................................. 288

Große Tabellen................................................................................... 289

13.4.1 Tabelle über mehrere Seiten................................................. 289

13.4.2 Tabellen im Querformat....................................................... 290

Tabellen aus anderen Dokumenten übernehm en............................ 294

13.5.1 Copy & Paste........................................................................... 295

13.5.2 Externe Tabellen verknüpfen....................................... 295

13.5.3 Trojubleshooting zu eingefügten oder verknüpften

Exc^l-Tabellen......................................................................... 296

Tabellen sortieren............................................................................... 296

In Tabellen redhnen........................................................................... 297

Tabellen-Beschriftung......................................................................... 299

Bilder und Grafik................................................................................. 301

Bilder, Fotos, Grafiken....................................................................... 301

Pixelgrafik in Word verwenden......................................................... 302

14.2.1 Welches Grafikformat wofür?............................................... 302

13


Inhaltsverzeichnis

14.3

15-5

і б . б

14.2.2 Pixelgrafik richtig in Word einfügen...................................... 304

14.2.3 Speicherbedarf durch Komprimieren reduzieren................ 305

14.2.4 Wenn die Komprimierung versagt..................... 307

14.2.5 Bildbearbeitung in W ord....................................................... 309

Screenshots......................................................................................... 310

14.3.1 Windows XP und Vista.......................................................... 310

14.3.2 Windows 7............................................................................... 311

14.3.3 Office 2 0 10 ............................................................................. 312

14.3.4 Externe Screenshot-Programme........................................... 312

Vektorgrafik in Word........................................................................... 313

Schematische Darstellungen und SmartArts...................................... 315

Diagramme........................................................................................... 315

Datenformat beim Import ändern..................................................... 316

Abbildungen verknüpfen................................................................... 317

Bilder im Text positionieren............................................................... 319

14.9.1 Bilder als Teil des Textes....................................................... 319

14.9.2 Vom Text umflossene Abbildungen...................................... 320

14.9.3 Wenn der Textfluss nicht stim m t.......................................... 322

14.9.4 Umfließen der Kontur........................................................... 324

14.9.5 Seitenfüllende Abbildungen................................................. 325

Form eln............................................................................................... 327

Formeln im T ext................................................................................. 327

Der Formel-Editor 3 .0 ......................................................................... 329

Der Formel-Editor ab Word 2007....................................................... 330

Formellayout............................................................................. 332

15.4.1 Optionen des Formel-Editors 3.0........................................... 332

15.4.2 Optionen des Formel-Editors ab Word 2007........................ 333

Mathematische AutoKorrekturen (ab Version 2007) ........................ 333

Abbildungs-, Tabellen- und Formelunterschriften............................ 335

Вeschriftung einfügen......................................................................... 335

Beschriftung von Bildern im Textfluss................................................ 336

Beschriftung textumflossener Bilder................................................. 336

Bildunterschrift mit Quellenangaben............................................... 337

Nummerierung der Bildunterschriften............................................. 338

16.5.1 Beschriftungsnummerierung auf die Reihe bringen............ 338

16.5.2 Beschriftungsnummerierung formatieren............................ 338

Automatische Beschriftung................................................................. 339

M


Inhaltsverzeichnis

Teil IV Spezielle Funktionen.......................................................................... 341

17 Fragebogen und Formulare................................................................. 343

17.1 Formularwerkzeuge........................................................ 343

17.2 Forraularfelder einrichten................................................................... 344

17.2.1 Hilfestellungen und Barrierefreiheit................................... 345

17.2.2 Optionen für Textformularfelder.......................................... 345

17.2.3 Optionen für Kontrollkästchen............................................. 346

17.2.4 Optionen für Dropdown-Formularfelder.............................. 346

17.2.5 Formularfelder testen................. 347

17.3 Formularfeldinhalte wiederholen....................................................... 348

17.4 Berechnungen mit Formularfeldern................................................. 348

17.5 Formulare schützen........................................................................... 349

r8 Felder und Funktionen........................................................................ 351

18.1 Feldeinfügen........................................................................................ 351

18.2 Darstellung von Feldern..................................................................... 352

18.3 Feldinhalte aktualisieren..................................................................... 353

18.4 Felder formatieren............................................................................... 354

18.4.1 Feldschalter für die Darstellung....................................... 354

18.4.2 Feldschalter für Zahleneigenschaften......................... 356

18.4.3 Feldschalter für Zeit-und Datumsformate.......................... 357

18.4.4 Feldschalter zum Sperren des Feldinhalts............................. 358

18.5 Feldcode eingehen............................................................................... 358

18.6 Variable Texte wiederholen............................. 359

18.7 Textmarken......................................................................................... 360

18.7.1 Textmarken mit Inhalt........................................................... 360

18.7.2 Textmarken verwalten........................................................... 360

19 Zählen un^ rechnen............................ 361

19.1 Statistische! Daten Ihres Dokuments................................................. 361

19.2 Individuelles Zählen mit Feldfunktionen......................................... 361

ig.2.i Zähler mit Feld-Dialog einfügen........................................... 362

19.2.2 Zähler direkt als Funktion einfügen...................................... 363

19.3 Die Nummerierungen......................................................................... 363

19.3.1 Zahlenformat definieren....................................................... 363

19.3.2 Nummerieren mit Buchstaben............................................. 365

19.3.3 Strukturiert nummerieren..................................................... 366

19.3.4 Gliederungen reparieren....................................................... 367

15


Inhaltsverzeichnis

19.4

19.5

Word rechnet....................................................................................... 368

19.4.1 Rechenfelder........................................................................... 368

19.4.2 Berechnungen mit Formularfeldern .................................... 370

19.4.3 Rechenfunktionen................................................................. 370

Das Mathematics-Add-In..................................................................... 371

Teil V Arbeit abschließen und publizieren.................................................. 373

20 Dokumente verwalten......................................................................... 375

20.1 Speichern nicht vergessen!................................................................. 375

20.1.1 Automatisch Zwischenspeichern........................................... 376

20.1.2 Bearbeitungsstände sichern................................................... 377

20.2 Datei öffnen......................................................................................... 377

20.3 Längere Arbeiten auf mehrere Dateien verteilen.............................. 378

20.4 Beschädigte Datei reparieren............................................................. 380

20.4.1 Der Word-Reparatur-Assistent............................................... 380

20.4.2 Temporäre Datei suchen....................................................... 381

20.4.3 Aus der Trickkiste: Inhalt retten........................................... 381

21 Überarbeiten und Workflow............................................................... 383

21.1 Der Überarbeitungsmodus................................................................... 383

21.2 Umgang mit Korrekturen................................................................... 387

21.2.1 Korrektur-Ansichten. .......................................... 387

21.2.2 Korrekturen bew erten........................................................... 388

Dokumente vergleichen..................................................................... 390

Überarbeitungen beschränken........................................................... 390

21.4.1 Abschnittsweise schützen..................................................... 391

21.4.2 Schutz aufheben............................................... 392

Schutz vor dem Versenden mit Überarbeitungsständen.................. 392

Datei abschließen................................................................................. 393

Exportieren und drucken..................................................................... 395

Barrierefreiheit..................................................................................... 395

Dokument als Word-Datei weitergeben.............................................. 396

Datei-Informationen entfernen......................................................... 397

Weiterzugebende Dokumente schützen............................................ 399

Dokumente als PDF speichern........................................................... 400

Dokumente drucken........................................................................... 402

i6


Inhaltsverzeichnis

22.6.1 Word denkt mit beim Drucken..................... 402

22.6.2 Druckvorschau in Word 2003 und 2007.............................. 402

22.6.3 Drucken in Word 2003 und 2007.......................................... 404

22.6.4 Druclcvorschau und Druck in Word 2 0 10 ............................ 405

22.6.5 Drucktipps und Troubleshooting.......................................... 406

Viel Erfolg!........................................................................................... 409

Telivi Anhänge............................................................................................... 411

A Word & W indows............................................................................... 413

Explorer-Dateizuordnungen richten.................................................. 413

Word mit dem zuletzt bearbeiteten Dokument starten.................... 414

Probleme mit Makros......................................................................... 415

Mehrere Word-Versionen nebeneinander auf derselben

Partition betreiben............................................................................... 415

Registrierungsschlüssel vergessen?................................................... 416

В Die eigene Word-Oberfläche............................................................... 417

Word 2003 anpassen....................................................................... 417

Schnellzugriffsleiste in Word 2007 und 2010 ändern .............. 419

Menüband in Word 2010 ändern ..................................................... 420

Tastenkombinationen anpassen......................................................... 421

Standard-Optionen, die Sie unbedingt ändern sollten...................... 423

C Don’t panic........................................................................................... 425

D Grundlagen und Glossar..................................................................... 427

Abschnitt .............................................................................................. 428

Ansichten .j........................................... 428

Aufgabenbereiche............................................................................... 432

Aufzählungen..................................................................................... 432

Auswahllisten;...................................................................................... 433

Dialoge..........' ..................................................................................... 433

Dokumentstruktur............................................................................... 434

Dokumentvorlage............................................................................... 434

Einstellfelder....................................................................................... 434

Entwicldertools..................................................................................... 435

Felder................................................................................................... 435

17


Inhaltsverzeichnis

Formatieren......................................................................................... 435

Formatierungszeichen............................. 437

Formatvorlage..................................................................................... 437

Gliederung........................................................................................... 438

Kontextmenüs..................................................................................... 438

Lineale................................................................................................... 439

Listen................................................................................................... 439

Markieren............................................................................................. 439

Mausldick............................................................................................. 439

Menüband und Multifunktionsleiste................................................. 440

Menüleiste........................................................................................... 440

Minisymbolleiste............................................................... 440

Objekt................................................................................................... 441

Optionen, zentrale............................................................................... 441

Optiops- und Auswahlfelder............................................................... 442

Schaltflächen....................................................................................... 442

Statusleiste........................................................................................... 443

Steuerzeichen....................................................................................... 443

Struktur................................................................................................. 443

Symbolleisten....................................................................................... 444

Tastaturbedienung..................................................... 444

Stichwortverzeichnis........................................................................... 455


Nichts als Stress mit der

Textverarbeitu ng

Habe nun, ach! Philosophie,

Juristerei und Medicin,

Und leider auch Theologie!

Durchaus studiti, mit heißem Bemühn.

Da steh’ ich nun, ich armer Wicht,

Und krieg den Text gestaltet nicht!

(77 % von Goethe)

Faust war unzufrieden, weil es ihm an der letzten Erkenntnis fehlte. Heutige Akademiker

sind unzufrieden, weil es ihrer Ausarbeitung am letzten Schliff fehlt. Die

Situationen sind ähnlich: Man lernt und forscht und recherchiert, dann schreibt

man das Ergebnis auf und ist doch unzufrieden. So eine Ausarbeitung bedarf

einer gewissen äußeren Form.

Nun mag es so scheinen, als würden die Anforderungen an die Form durch den

Einsatz von Textverarbeitungssoftware weniger streng sein als zu längst vergessenen

Schreibmaschinenzeiten, doch ganz im Gegenteil: Die Arbeitserleichterungen

werden neutralisiert durch höhere Anforderungen an die Form, denn »das

geht ja so leicht mit dem Computer«. Von den Instituten werden »Styleguides«

vorgegeben, aber nur selten die dazugehörige technische Unterstützung in Form

von Vorlagendateipn geboten. Neben der Erarbeitung des Themas wird den Probanden

für ihre Prüfungsarbeiten auch noch die perfekte Beherrschung einer

Textverarbeitung aijiferlegt.

So stößt man in Hiìfe-Foren immer wieder auf Probleme wie:

»Ich schreibe gerade an meiner Thesis und habe Probleme beim Erstellen des

Inhaltsverzeichnisses. «

»Für meine Dissertation benötige ich eine andere Nummerierung der Seiten

im Vorspann.«

»Hilfe, in meinem Projektbericht verrutschen die Seitenumbrüche.«

Es sind immer dieselben Themen, die Probleme bereiten bei der Dokumentation

akademischer Arbeiten und jedwedem anderen umfangreichen Schriftgut.


Nichts als Stress mit der Textverarbeitung

li

Leichter fallt es, Fachveröffentlichungen nach Abschluss der Hochschulausbildung

zu layouten, denn die einschlägigen Verlage geben ihrem Styleguide auch Vorlagendateien

mit, die zu verwenden sind. Aber auch für deren Anwendung sind häufig

erweiterte Kenntnisse der Textverarbeitung nötig, denn immer wieder stößt man in

Grauzonen vor, die von Styleguide und Vorlage nicht erfasst werden, zur gefälligen

Gestaltung aber unumgänglich sind.

Mit einer Textverarbeitung umzugehen, das ist vermeintlich keine Schwierigkeit.

Jede Bedienungsanleitung für ein beliebiges Textprogramm erweckt den Eindruck,

allein der Besitz dieses Programms befähige den Anwender zum perfekten

Desktop Publishing, zum Gestalten kompletter Druckstüdce am Bildschirm. Dass

zum gefälligen Layout doch etwas mehr gehört, stellt der unerfahrene Anwender

häufig erst dann fest, wenn die inhaltlich fertige Arbeit in Form gebracht werden

soll - also Icurz vor dem Abgabetermin.

Dieses Buch soll helfen, Ihnen in solchen Situationen die teilweise versteckten

oder kryptisch anmutenden Funktionen zu erschließen, die Sie benötigen, um mit

Microsofi Word ein perfektes Drackstück zu gestalten. Dabei geht es nicht nur um

die technischen Möglichkeiten des Programms; Basiswissen der Satztechnik

gehört ebenfalls dazu, wenn Sie anspruchsvolle Ergebnisse vorweisen möchten,

denn manche Word-Funktion wird nur verständlich, wenn der Hintergrund dazu

bekannt ist. Deshalb soll dieses Buch auch einen Beitrag leisten zum besseren Verständnis

der »Schwarzen Kunst«.

Gewiss, die Textverarbeitungen haben das Arbeiten erleichtert, besonders durch

die Assistenzfunktionen, die viele Aufgaben auf einen Knopfdruck reduzieren, die

zu Schreibmaschinenzeiten mühsam und zeitaufwendig waren. Andererseits sind

die Ansprüche an die Gestaltung aber auch gestiegen: Mit einer Arbeit im

»Schreibmaschinendesign« können Sie heute weder Leser noch Prüfer, Juroren,

Redakteure oder Gutachter überzeugen. Eine schriftliche Arbeit muss auch äußerlich

überzeugen, nicht nur durch Inhalt.

Selbst wenn die Leser Ihres Werkes nicht mit den Geheimnissen der Satzkunst

vertraut sind, fallen ihnen doch elementare Fehler unbewusst auf und sorgen für

eine unterschwellige Beeinträchtigung des Leseverhaltens. Darum gilt, dass das

Erscheinungsbild Ihres Textes wesentlichen Einfluss auf die Akzeptanz beim

Leser besitzt, was sich bei akademischen Arbeiten auf die Bewerümg und bei Veröffentlichungen

auf die Chance für Folgeauflräge auswirkt.

Berlin, im Juli 2011

20


über dieses Buch

Über dieses Buch

Dieses Buch ist als Arbeitshilfe gedacht für die speziellen Anforderungen wissenschaftlicher

und anderer komplexer Texte. Es soll nicht von vorn bis hinten durchgelesen

werden, sondern eher als Nachschlagewerk dienen, mit dem Sie die jeweils

benötigten Funktionen zur Textgestaltung problemorientiert kompakt beschrieben

vorfinden.

Die Erfahrung aus zahllosen Schulungsveranstaltungen zeigt, dass vermeintliches

Basiswissen nicht unbedingt bei allen Anwendern vorausgesetzt werden darf. Deshalb

enthält dieses Buch auch Erläuterungen, die Ihnen evtl, simpel erscheinen

mögen.

Word ist ein sehr komplexes Programm. Einer gern zitierten Formel zufolge nut- j

zen 8o % der Anwender nur 20 % der Funktionen - doch welche 20 % gerade /

Ihnen geläufig sind, kann ich beim Schreiben dieses Buches leider nicht einschät- (

zen.

Falls Sie mit der Bedienung von Word nicht in allen Feinheiten vertraut sind, können

Sie die wichtigsten Termini und Vorgehensweisen im Anhang D nachlesen.

Darin angegebene Querverweise und der Index am Buchende führen Sie gezielt

zu den Einzelthemen.

Viele Probanden stellen nach der inhaltlichen Fertigstellung ihrer Ausarbeitung

kurz vor Abgabeschluss fest, dass dem Werk noch eine äußere Form fehlt. Für

jene Leser ist im Teil I dieses Buches, das die gnmdlegenden Gestaltungs- und

Einrichtungsthemen behandelt, als Service das Symbol 1 an die Überschriften der

Abschnitte gesetzt, in denen die wichtigsten Schritte für die schnelle Aufarbeitung

behandelt sind. Sie erfahren, wie Sie im Schnellverfahren einen Text formatieren

und gestalten können, aber auch was zu tun ist, wenn es mit den Grundeinstellungen

doch nicht klappt.

Teil II beschäftigt sich mit der Behandlung von Text in der Textverarbeitung. Sie

finden darin einigd besondere Bedienweisen, mit denen Sie Ihre autodidaktisch

erworbenen Schreilifähigkeiten effektiver und effizienter machen können.

Teil III widmet sich'den Teilen einer wissenschaftlichen Arbeit, die nicht Fließtext

sind, z. B. Tabellen oder Abbildungen sowie deren korrekte und für die Verzeichniserstellimg

nutzbare Beschriftung.

ln Teil IV geht es um spezielle Word-Funktionen zur Gestaltung von Fragebogen,

zur automatisierten Nutzung von Dokumentdaten und zum Zählen und Rechnen

mit Word.

Teil V schließlich zeigt Ihnen, was zum Abschluss Ihrer Arbeit erforderlich ist.


Nichts als Stress mit der Textverarbeitung

Der Weg durch Menüs und Menüband

Da die Entwickler und Übersetzer von Microsoft sich offenbar einen Jux daraus

machen, die Anwender bei jedem Versionswechsel durch neu platzierte und

umbenannte Befehle zu verwirren, finden Sie in diesem Buch die Anleitungen zu

den beschriebenen Funktionen häufig dreifach fur die derzeit gängigen Versionen

2003, 2007 und 2010.

Mit Einführung der Version 2007 hatte Microsoft fiir seine Office-Programme

eine Neugestaltung der Bedienelemente verbunden. Waren bis dahin (verbale)

Menüs und (grafische) Symbollgistgg. zwei miteinander konkurrierende Bedienweisen,

so sind sie nun imij^enübatQ’ (in Version 2007 noch Multifiinktionsleiste

genannt) vereint. -

@2003

: D a d i F o r m « ) E j t r a t T a b d i e F e n s t e r { A d û b é P D F A c r n b a t - K o n i m e n t s r e

Риде h i« eiogeben

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M a r M e r e n '

Beaibeften

A b b .i: Die unterschiedlichen Bedienelemente der Versionen

Die Beschreibung des Weges zu einer Funktion ist vergleichbar, jedoch von den

Bezeichnungen her zum Teil unterschiedlich.

Deshalb finden Sie bei versionsabhängig unterschiedHchen Menü- und Funktionsbezeichnungen

mehrfache Angaben mit jeweils vorangestelltem Versions-Icon:

Q}, {SB und fflj-

Notwendige Klicks mit der linken Maustaste im Menüband, im Kontextmenü oder

in Dialogfenstern erkennen Sie an der Versalschrbibweise der Bezeichnung des

anzuklickenden Registers und Funktionsnamens. Aufeinanderfolgende Klicks

sind durch das Zeichen | voneinander getrennt, z. B.:

63 Format ¡ Grafik | Layout

SS

S

Seitenlayout [ Gruppe Anordnen, Tbxtumbruch

Seitenlayout | Gruppe Anordnen, Zeilenumbruch

22


Der Weg durch Menüs und Menüband

Um das Auffmden von Funktionen im Menüband zu erleichtern, sind gelegentlich

die Gruppennamen (= untere Register in den Registerkarten der Versionen 2007

und 2010) dem eigentlichen Funktionsnamen vorangestellt.

Ist der Weg zur Funktion in allen Versionen identisch, so steht kein Icon davor,

z. B. Einfügen | Grafik.

Redundante Funktionen

Viele Funktionen treten in Office-Produkten mehrfach an unterschiedlichen Stellen

auf. Um die Beschreibungen nicht unnötig zu verkomplizieren, beschränke

ich mich meist auf die Darstellung eines Weges zur Funlction (abgesehen von

schnell zugreifbaren Schaltflächen und Tastenkombinationen), nämlich jenes

Zugriffs, der entweder am leichtesten erreichbar ist oder den meisten Nutzen für

die beschriebene Aufgabenstellung bietet.

Explosionsdarstellungen

In den Auswahllisten, besonders in Dialogen, liegen oft eine Vielzahl von Einstellmöglichkeiten,

teilweise sogar kaskadierend, die sich airf den ersten Blick gar

nicht erschließen, weil sie zum Teil nur unvollständig gezeigt werden und vom

Benutzer erwarten, dass mit den Schaltflächen dmch die Listen gescrollt wird.

Um Ihnen die Vielfalt der Einstellmöglichkeiten näherzubringen, finden Sie in

den Abbildungen dieses Buches häufig Darstellungen aller zu einer Schaltflächengruppe

oder zu einem Dialog gehörenden Auswahlen komplett dargestellt - in

einer Form also, die Sie im Alltag nicht zu Gesicht bekommen.

Binnenversallen

Microsoft favorisiert bei manchen Funktionen eine Schreibweise mit Binnenversalien,

also Großbuchstaben innerhalb zusammengesetzter Wörter, z. B. »Auto-

Text«. Diese Schreibweise ist zwar von der Rechtschreibung her nicht korrekt",

dennoch habe ich sie zur eindeutigen Funktionsbezeichnung kritiklos in dieses

Buch übernommeri. Germanisten unter den Lesern mögen mir verzeihen.

Ein anderes Binnenlyersal dagegen werden Sie in diesem Buch nicht finden, denn

sowohl das Binnen-I als auch die /innen-Erweiterung oder gar die Doppelung der

so genannten »geschlechterneutralen« Schreibweise erschweren das Lesen rmgemein.

Leserinnen dieses Buches werden gebeten, sich im Interesse der leichteren

Verständlichkeit von den üblichen genusübergreifenden Maskulina wie Anwender,

Benutzer, Leser etc. ebenfalls angesprochen zu fühlen.

... und wird von der Word-internen Rechtschreibprüfung auch moniert!


Nichts als Stress mit der Textverarbeitung

Darstellungen in diesem Buch

Da Microsoft Office in den Versionen seit 2007 besondere Ökonomie im

Menüband betreibt, kann es sein, dass die Darstellung auf Ihrem Bildschirm von

den Illustrationen und Erläuterungen dieses Buches abweicht.

Fast alle Screenshots in diesem Buch sind bei einer Bildschirmauflösung von

1.600 Pixel Breite aufgenommen worden. In dieser Auflösung werden die Registerkarten

komplett dargesteUt, es bedarf dazu jedoch eines Monitors von mindestens

20 Zoll Diagonale. Bei geringeren Auflösungen reduziert Office die

Darstellungsvielfalt des Menübandes, weshalb es auf Ihrem Bildschirm anders

aussehen kann als die Abbildung hier im Buch.

Sofern Dialoge, Funktions- oder Optionslisten für alle Versionen annähernd gleich

sind, ist nur die Darstellung der Version 2010 abgebildet. Anderenfalls sind die

Varianten nebeneinandergestellt oder ohnehin in separaten Abschnitten beschrieben.

Symbole in Text und Abbildungen

Die Sanduhr S kennzeichnet Abschnitte, die den eiligen Leser schnell zum Ziel

führen.

Das Buch Ш weist darauf hin, dass der so markierte Text mrr dann relevant ist,

wenn der Text für Buchdruck, also Bedruckung der Vor- und Rückseite eingerichtet

wird.

Das Eselsohr Д hebt Abbildungen von Fließtext gegenüber dem tatsächlichen

Fließtext des Buches ab.

Geschweifte Klammem { }

In diesem Buch werden Sie gelegentlich IClammerausdrücke für Felder finden.

Dort sind einfache geschweifte Klammern { } angegeben, die hier im Druck für

die Begrenzung von Feldfunktionen stehen. Beim Übernehmen dieser Ausdrücke

müssen Sie die Klammern mit | strg ü lTFl erzeugen, Mehr zu Feldern und Funktionen

erfahren Sie in Kapitel 18.

Empfehlungen

Manchmal reichen die Fähigkeiten von Word nicht aus, bestimmte Aufgaben zu

lösen. Für solche Fälle sind in diesem Buch Software-Empfehlungen angegeben,

meist Freeware. Es handelt sich um etablierte, bekannte Programme, die Sie mit

jeder Suchmaschine leicht finden, weshalb auf die Angabe von Downloadadressen

verzichtet wird.

24


Der Weg durch Menüs und Menüband

Warum keine C D zum Buch?

Bei Büchern zu Computerthemen erwarten die Käufer regelmäßig eine mitgelieferte

CD mit Beispielen, Mustern, Hilfsmitteln etc.

Für dieses Buch wurde bewusst auf ein solches Gimmick verzichtet, denn Beispiele

und Muster auf CD wären kontraproduktiv. Es geht ja gerade darum. Ihnen zu zeigen,

wie Sie allein die Probleme stemmen, die sich aus den Anforderungen an die

Textgestaltung ergeben. Eine Muster-Formatvorlage, mit der Sie eben mal schnell

Ihren Text in Form bringen, würde Sie zwar exakt zu dieser Aktion befähigen, aber

sobald auch nur ein Detail an der Vorlage von den zwingend einzuhaltenden Vorgaben

abwiche, müssten Sie ohnehin anfangen, daran herumzubasteln, und wären

in derselben Situation, in die Sie die von Microsoft mitgelieferten Muster und Beispiele

bringen.

Die ideale Vorlage gibt es nun einmal nicht. Weder für Examensarbeiten noch für

Bücher oder Zeitschriftenbeiträge. Für jeden Einzelfall sind die Anforderungen

anders, jedes Institut und jeder Verlag gibt andere Details vor. Wobei Sie beim

Arbeiten für Verlage einen Riesenvorteil haben, denn die verteilen an ihre Autoren

verbindliche Vorlagendateien. Davon dürfen Sie nur in Ausnahmefällen und nach

Absprache mit der Redaktion bzw. dem Lektorat abweichen. Um den Kompromiss

zwischen Vorgabe und eigenen Vorstellungen zu finden, ist es selbstverständlich

hilfreich, selbst Bescheid zu wissen, was denn mit der Textverarbeitung im Rahmen

der Satztechnik möglich wäre.

Also dann: In diesem Buch lernen Sie Textgestaltung »von der Pike auf«.

25


I

Dokument einrichten,

strukturieren und

gestalten

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Die Gestaltung wissenschaftlicher Arbeiten macht da

keine Ausnahme; Nur gut vorbereitet kann sie gelingen.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die richtige

Basis für Ihr Dokument schaffen, aber auch, wie Sie

Ihren vielleicht eher spontan zusammengeschriebenen

Text gestalterisch aufwerten.

Besonders unter Studierenden ist die Zeitnot Icurz vor

dem Abgabetermin groß. Es war schon schwierig genug,

das Thema in den Griff zu bekommen und etliche Seiten

Text zu schreiben. Nun soll das alles auch noch in Form

gebracht werden...

Darum finden Sie in diesem Kapitel auch Hinweise für

einen Parforceritt durch die Gestaltrmg einer wissenschaftlichen

Arbeit, Wenn es schnell gehen soll: Die ersten

Abschnitte der Kapitel sind so gehalten, dass Sie dort

die wichtigsten Hilfsmittel für die Arbeitsmethode

»Quick and dirty« finden. Danach geht es in jedem Kapitel

mit vertiefenden Einsichten weiter.

Die Abschnitte für Eilige sind in den Überschriften und

am Rand mit dem Symbol 1 markiert, damit sie auch

schnell auffindbar sind.

Da es keine verbindlichen Normen für die Gestaltung

wissenschaftlicher Ausarbeitungen gibt, gilt das Wilde-

Í3-Prinzip: Wer den Hut aufhat, sagt, wo es langgeht.

27


Sollte Ihnen vom Institut oder Verlag dazu nichts vorgegeben

worden sein, können Sie sich nach den Empfehlungen

dieses Buches richten. Müssen Sie Vorgaben

einhalten, ohne dass Ihnen dazu eine Dokumentvorlage

zur Verfügung gestellt wird, finden Sie hier die notwendigen

Erläuterungen, um sich eine eigene zu gestalten.

I і : і ¡1'


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten................... 29

Kapitel 2

Dokument in Fließtext und Überschriften

gliedern..................................................................... 4 9

Kapitel 3

Kopf- und Fußzeilen............................................... 67

:


Kapitel 4

Seiten nummerieren............................................. 7 7

I

Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse................................... 89

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell.................................119

:: /'li:

’ ч;:'.

28


Dokument vorbereiten und

einrichten

Auch wenn es schnell gehen muss, ein gewisses Mindestmaß an Form sollten Sie

einhalten. Darum finden Sie in diesem Kapitel die Werkzeuge zum Einrichten der

Grundstruktur des Werkes und dessen Seitengestaltung.

Hinweis für eilige Leser

Für die »eiligen Fälle« sind die Abschnitte gedacht, die mit dem Symbol U in der

Überschrift gekennzeichnet sind.

Stoßen Sie auf das Symbol ВД, so kennzeichnet dies Texte, die nur für beidseitigen

Druck von Belang sind. Sofern Sie nur einseitig zu drucken beabsichtigen,

können Sie diese Passagen überspringen.

1.1 Der Aufbau des Dokuments i

Wenn Sie den üblichen Vorgaben an wissenschaftliche Texte folgen wollen oder

müssen, kommen Sie bei der Gestaltung speziell der Kopf- und Fußzeilen sowie

der Paginierung kaum an der Einteilung Ihres Dokuments in Word-Abschnitte

vorbei.

Zu einer wissenschaftlichen Arbeit gehören neben dem Haupttext auch noch Vorund

Nachtexte. Eiit üblicher Standardaufbau kann wie folgt aussehen:

Eine wissenschaftlijche Arbeit ist strukturierter Text, das heißt, sie ist in mehrere

Bereiche untergliedert. Die Seiten werden für die akademische Arbeit nur einseitig

bedruckt, bei Verlagsveröffentlichung beidseitig. Ein typischer Aufbau wäre

■ evtl. Deckblatt

■ Titelblatt

■ Abstract und ggf. einleitende Hinweise


■ Verzeichnisse (mindestens Inhaltsverzeichnis; ggf. Abbildungsverzeichnis,

Tabellenverzeichnis, Abkürzungsverzeichnis, Symbole-Verzeichnis)

■ ggf. Vorwort

■ Haupttext, bestehend aus Kapiteln

29


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

f l

■ Anhänge (darunter auch ggf. Literaturverzeichnis, Abbildungsverzeichnis, Abkürzungsverzeichnis,

Symbole-Verzeichnis, Glossar)

Ш Selbstständigkeitserklärung (auf einer eigenen Seite)

■ ggf Stichwortverzeichnis

■ hinterer Deckel (leer)

Da diese Bereiche meist nicht einheitlich formatiert werden, bedürfen sie einer

Abgrenzung durch so genannte Abschnitte. Das ist ein Word-Terminus für Textbereiche,

deren Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen etc. unabhängig voneinander eingerichtet

und formatiert werden können.

Benötigen Sie z. B. in einem bestimmten Bereich Ihrer Ausarbeitung zweispaltigen

Text oder Seiten im Querformat, so lassen sich solche Anforderungen mit der

Einrichtung von Abschnitten erfüllen. Weitere gestalterische Einsätze erleben

Abschnittswechsel, wenn unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen oder Paginierungen

benötigt werden.

Eine minimale Abschnittseinteilung dürfte für folgende Bereiche erforderlich

sein, weil sie sich satztechnisch auf jeden Fall unterscheiden;

■ Titelei und Inhaltsverzeichnis ohne Kopfzeilen und mit eigener Seitennummerierung,

Ш Hauptteil mit kapitelbezogenen Kopfzeilen und ebenfalls eigener Seitennummerierung,

■ Anhänge mit Kopfzeilenbeschriftung »Anhang Nr....«.

1.1.1 Abschnitte und Umbrüche

Erreicht der Text beim Schreiben den unteren Rand des Satzspiegels, richtet Word

eine neue Seite ein, und der Text wird auf diese umbrochen.

Sie können einen Seitenumbruch erzwingen, auch wenn die Seite noch nicht vollgeschrieben

ist, indem Sie (ЖгяЗ+СЗ drücken. Bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige

erkennen Sie solche manuellen Umbrüche an einer quer über den

Satzspiegel laufenden, gepunkteten Linie mit dem Wort »Seitenumbruch«.

Um Abschnitte einzurichten, setzen Sie die Schreibmarke unter die letzte Zeile

des Textes, nach dem ein neuer Abschnitt beginnen soll, also zum Beispiel unter

die letzte Zeile des Inhaltsverzeichnisses, und fügen dort einen Abschnittsumbruch

ein mit

іВ

Einfügen | Manueller Umbruch

S 9 Seitenlayout I Umbrüche

Hinweis

:AbsMttsumhrüctë%m:àm syn o n ym i

3 0


Der Aufbau des Dokuments ¡

ScH$n|JinbtQch«

2003Ф

2007/2010->

la.

tKh «mltiÿtn unii tftn ЛММП

AKchniUautftccfdclutcn S(H< ili

Ferttjulend

Einen AbictinìttsumbruOi «infUgen und de

AbuhnUf suf dtrKlben Etile itirien,

Ш

№ Ш

Oiiyeiii^e S^te

Einen AbschnMtsurabiuth einfùgin und den neuen

Abschiiiit sul dei niduttnuneeiidtnSelte stillen.

тп^тМ яіпіш еФ іЫ (pcKtleufend)

Abb. i.i: Abschnittsumbrüche

■ Fortlaufende Abschnittsumbrüche kommen zum Einsatz, wenn der Satzspiegel

mitten auf der Seite verändert werden soll, z. B. beim Wechsel von einspaltigem

auf mehrspaltigen Satz. Auch beim Dokumentschutz (z. B. für Formulare)

sind sie häufig zu finden; damit können Sie geschützte Bereiche eines Dokuments

vor Veränderung schützen, während die Abschnitte dazwischen frei gestaltbar

bleiben.

■ Der Umbruch auf die Nächste Seite entspricht satztechnisch zwar dem Seitenumbruch

am oberen Ende dieser Auswahl, den Sie auch mit I strg І+ Г ^ erzielen,

jedoch ist der Seitenumbruch allein kein Abschnittswechsel! Die Seitenformatierung

vor und nach dem fixen Seitenumbruch bleiben miteinander verbunden

und können nicht separat verändert werden.

■ Ш Die Varianten Gerade Seite und Ungerade Seite werden benötigt, wenn Sie

beidseitig drucken wollen und die durch Abschnittswechsel separierten Kapitel

immer wieder auf derselben Seite des Layouts beginnen sollen (meist auf einer

rechten, ungeraden Seite).

Von vielen Experten wird empfohlen, für jeden Stichpunkt der eingangs genannten

Aufzählung sowie für jedes Kapitel einen Abschnitt einzurichten. In vielen Fällen

ist dieser Aufwäjad allerdings entbehrlich.

Mindestens benötigl werden Abschnittswechsel allerdings

■ nach dem Deckblatt, weil das überhaupt keine Kopf- und Fußeinträge besitzt,

■ vor dem Vorwort oder Haupttext, weil erst hier das durchgängige Layout des

Haupttextes einsetzt, und

■ nach dem Haupttext, weil Anhänge und Index wiederum ein anderes Layout

verwenden.

Nur mit Abschnitten lassen sich diese satztechnisch völlig unterschiedlichen

Bereiche sauber getrennt formatieren und layouten.


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

Legen Sie diese Struktur schon bei Beginn der Arbeit in Ihrem Dol^ment fest,

indem Sie Abschniltswcchsel und Überschriften auf Leerseiten einrichten.

Í. 1.1.2 Das Deckblatt S

Eine wissenschaftliche Einzelveröffentlichung bedarf eines Titel- oder Deckblattes,

Die einfachste Form ist eine Seite i mit Angabe des Titels und Autors sowie

eines Hinweises, um was für eine Art von Arbeit es sich handelt.

Bis zur Version 2003 ist für das Erstellen eines Deckblatts Handbetrieb angesagt,

also freie Gestaltung mit »harten« Formatierungen und abschließendem

Abschnittswechsel Nächste Seite (Ш: Ungerade Seite), um den Seitenwechsel zu

erzwingen und die Kopf- und Fußzeilen im Deckblatt unterdrücken zu können.

Seit Word 2007 gibt es eine neue Funktion: Einfügen | Deckblatt. Diese fügt vor

dem gesamten Text eine neue Seite ein, mit mehr oder weniger Dekoration und

einigen Platzhaltern ausgestattet sowie einem Seitenumbruch am Schluss.

Das Gegenteil von »gut« ist bekanntlich »gut gemeint«. So verhält es sich auch mit

dem Deckblatt. Zwar sind in den angebotenen Mustern einige, die der Sachlichkeit

für eine Ausarbeitung im Sinne dieses Buches entsprechen, doch wirklich

befriedigend ist diese Funktion noch nicht gelöst. Es muss viel von Hand nachgearbeitet

werden.

Wenn Sie mit dem automatischen Deckblatt arbeiten, taucht im Navigationsbereich

von Word 2010 ein zusätzlicher Balken über allen Überschriften auf. Dieser

Balken symbolisiert das Deckblatt. Diesen Balken über das Kontextmenü zu

löschen, ist eine alternative Möglichkeit in Version 2010, ein Deckblatt wieder zu

entfernen. In Word 2007 und 2010 finden Sie den offiziellen Löschbefehl in

Einfügen I Deckblatt I Aktuelles Deckblatt entfernen

Dokument durthsuchen

Deckblatt

Üo-.n

Registerkarte EinfOç

■ TnUer Huferi

Die Formatierung

Registeikarte 'Selten

|'ipnjv‘ Ui;tr-;uiiiü .or

RegUierkaite 'Start' Neue Überschrift nach

E

Neue ynterüberschrift

ШеНегг-'Л'."-''"

Mie Ebenen enr/eltem

Alle Ebenen reduzieren

Ob£i$chrlitenebenen anzeigen

Abb. 1.2: Deckblatt-Darstellung im Navigationsbereich von Word 2010

32


1.2

Seite einrichten S

ÊÊÊÊÊÊÊKÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊÊ.':^: •'

,¡í£í-»!:í¿-:íí^^,’ к*”-:

Wenn Sie ein Deckblatt löschen, wird auch eine von Ihnen hinzugefügte Rüclcseitc

des Deckblatts gelöscht!

1.2 Seite ein richten S

Wenn Sie ein Blatt Papier von der linken oberen Ecke bis zur rechten unteren Ecke

mit Text füllen, dann werden Sie beim Leser auf wenig Gegenliebe stoßen. Rund

um den gedruckten Teil einer Seite erwartet man einen Rand, doch über dessen

Abmessungen herrscht weitgehend Unldarheit.

Der Bereich einer Seite, der Text enthält, wird »Satzspiegel« genannt.

1.2.1 Satzspiegel nach Vorgaben einrichten i

Wenn Sie klare Vorgaben an die Seitenaufteilung Ihres Werkes bekommen haben,

z. B. vom Institut oder Verlag, tragen Sie diese im Dialog SEITE EINRICHTEN ein,

den Sie wie folgt öffnen;

i }

Datei [ Seite einrichten

Ш Ш Seitbnlayout I Seite einrichten tä

Noch einfacher gelangen Sie zu diesem Dialog mit einem Doppelklick ins Lineal.

Tabelle i.i zeigt Ihnen, in welchen Bereichen dieses verschachtelten Dialogs Sie

welche Vorgaben einrichten können.

33


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

Layout-Vorgabe

Von A4 abweichendes Seitenformat

Register

Papier

Funktion/Option

Papierformat

Seitenränder Sbitenränder Seitenränder Oben/Unten/Links/

Rechts

Vor- und Rückseite bedrucken Seitenränder Mehrere Seiten: Gegenüberliegende

Seiten

Spezifikationen für Kopf- und

Fußzeilen

Layout

Gruppe Kopf- und Fusszeile

Zeilen nummerieren Layout Schaltfläche Zeilennummern

Tabelle i.i: Vorgegebene Layouteinstellungen umsetzen

1.2.2 Gültigkeit der Seiteneinstellungen 1

In allen drei Registern des Dialogs Seite einrichten finden Sie eine Auswahlliste

ÜBERNEHMEN FÜR. Damit können Sie Ihre Formatierungen auf bestimmte Bereiche

des Dokuments festlegen, zum Beispiel einzelne Seiten im Querformat.

Mit Dokument ab hier wird automatisch ein Ahschnittswechsel (siehe Abschnitt

i.i.i) an der Schreibmarken-Position eingefügt. Da die Änderungen seitenbezogen

sind, handelt es sich um einen »Abschnittswechsel (Nächste Seite)«, denn auf

einer Seite können keine zwei unterschiedlichen Seitenformatierungen existieren.

Sollen die Einstellungen nicht nur für dieses Dokument, sondern für alle künftig auf

der Basis dieser Vorlagedatei erstellten Dokumente dienen, klicken Sie auf Als Standard

FBSTLEGEN. Damit werden die Einstellungen in der Vorlagedatei gespeichert.

1.2.3 Satzspiegel frei gestalten

Um einen Satzspiegel ästhetisch zu definieren, kann man sich verschiedener, historisch

gewachsener Methoden bedienen, die aber allesamt nicht den heutigen

Geschmack treffen.

Auf der richtigen Spur sind Sie mit folgender Methode: Legen Sie zuerst nach Gutdünken

fest, wie breit der innere Rand sein soll, zum Beispiel i cm. Nach diesem

Maß richten sich dann die anderen Ränder; der obere Rand ist 1,5-mal so breit wie

der innere, der untere 2,5-mal und der äußere doppelt so breit.

Zum linken bzw. inneren Rand muss dann noch der »Bundsteg«, ein Zuschlag für

die Bindung hinzugerechnet werden, damit der Text nicht zu eng am Falz liegt:

■ für Aktenheftung 2 bis 2,5 cm,

■ für Heftung mittels Tacker oder Klemmband mindestens i cm.

Bei Ringbindung können Sie den Bundsteg knapper ausfallen lassen, weil beim

Aufklappen die Seiten vollflächig sichtbar sind und der Heftrand optisch Teil des

Blattrands ist.

34


1.2

Seite einrichten 1

Wichtig

Bedenken Sie rechtzeitig, auf welchem Drucker Ihr Dokument gedruckt werden

soll. Sobald Word einen Druckbefehl erhält, formatiert es die Satzspiegel um,

sofern die bedruckbare Fläche kleiner ist, Mit reichlich bemessenen Rändern

umgehen Sie dieses Problem.

Das Register SEITENRÄNDER des Dialogs SEITE EINRICHTEN enthält alle dafür notwendigen

Einstellungen.

Ш

Da t e i | S e it e e in r ic h t e n

S e it e n l a y o u t | S e it e e in r ic h t e n i-

Am schnellsten öffnen Sie diesen Dialog in allen Versionen mit einem Doppelklick

in den grauen Bereich des horizontalen Lineals oder irgendwo ins vertikale

Lineal.

Der Satzspiegel lässt sich auch mit der Maus einstellen, indem Sie im Lineal die

Grenzlinie zwischen weißem und grauem Bereich mit der Maus greifen und verschieben.

Sollen außerhalb des Satzspiegels Zusatzinformationen erscheinen, z. B. Kopfund

Fußzeilen, durchlaufende Kapitelüberschriften oder Seitennummern, geht

der dafür benötigte Raum nochmals vom Satzspiegel ab.^

Satzspiegel spiegeln für beidseitigen Druck Ш

Beidseitig zu drucken ist nicht nur ökonomischer, sondern wirkt auch professioneller.

Es bedarf abejj^auch besonderer Aufmerksamkeit beim Einrichten der Seiten.

Beim beidseitigen Druck stehen sich zwei Seiten gegenüber, bedürfen deshalb

einer symmetrischen Aufteilung beider Seiten, am Falz gespiegelt. Daher rührt

auch der Ausdruck »Satzspiegel«. Die zusätzlichen Einstellungen finden Sie im

Register SEITENRÄNDER, Gruppe M e h r e r e S e it e n , mit G e g e n ü b e r l ie g e n d e S e i­

t e n und im Register Lä y o u t , Gruppe Ko p f- u n d Fu s s z e il e n mit der Option

G e r a d e/ u n g e r a d e a n d e r s .

Fußnoten gehören nicht in die Fußzeile, sondern in den Satzspiegel und verringern diesen um

ihren eigenen Platzbedarf.. Word erledigt das mit der Fußnotenautomatik (Kapitel 5).

35


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

Wichtig

Die Option GriRADB/UNCERADT! ANDBRS für Kopf- U n d Fußzeilen bewirkt lediglich,

dass Word für Kopf- und Fußzeilcn auf geraden und ungeraden Seiten voneinander

unabhängige Platzhalter vorsieht. Die korrekt gespiegelte Einrichtung

der Kopf-und Fußzeilen bleibt Ihnen überlassen (siehe Kapitel 3).

Satzspiegel anzeigen

Um einen Eindruck vom Satzspiegel zu erhalten, können Sie ihn mit

© Extras | Optionen | Ansicht | Option TBxtbegrenzungen

Ш

Щ

Office-Button I WORD-OpTIONEN | ERWEITERT I Bereich DOKUMENTINHALT

ANZEIGEN: Optionen ’IEXTBEGRENZUNGBN ANZEIGEN und ZUSCHNITTSMAR­

KEN ANZEIGEN

DATEI I Optionen | Erweitert [ Bereich Dokumentinhalt Anzeigen: Optionen

TExTBEGRENZUNGEN ANZEIGEN und ZUSCHNITTSMARKEN ANZEIGEN

in Ihre Seitendarstellung einblenden.

36


І'З

Seiten rahmen

Die eingeblendeten Rahmen und Marken werden selbstverständlich nicht gedruckt,

sondern dienen nur Ihrer Orientierung bei Schreiben und Zurichten.

1.3 Seiten rahmen

Wünschen Sie einen Rahmen um Ihren Text, hilft ein Klick auf die Schaltfläche

Ränder im Register Layout.

Sollten Sie den LAYOUT-Dialog nicht geöffnet haben, führt

S

Format | Rahmen und Schattierung | Register Seitenrand

S B Seitenlayout ] Seitenränder | Benutzerdeeinierte Sbitenrändbr (

Register SeiTENRÄNDBR

ebenso ans Ziel.

Der Dialog gliedert sich in drei Zonen, die seit jeher etwas unglücklich angeordnet

sind:

Sie beginnen im \mitthren Bereich mit der Auswahl von Linienart, -färbe und

-breite. Anschließend

■ wählen Sie im linken Bereich zwischen drei verschiedenen umlaufenden Rahmenvariationen


■ oder legen im rechten Bereich fest, an welcher Seite / welchen Seiten des Satzspiegels

Sie Rahmenlinien wünschen.

37


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichteh

Abb. 1.6: Reihenfolge bei der Rahmeneinstellung beachteni

Die Einrichtung der Rahmenlinien im rechten Bereich können Sie wahlweise

durch Anklicken einer der vier Schaltflächen oder einer der vier Kanten des Vorschaubildes

vornehmen. Klicken auf eine in der Vorschau angezeigte Rahmenlinie

oder deren zugehörige Schaltfläche entfernt diese Linie wieder. Erst mit Klick auf

f ü l wird der Rahmen auf das Dokument angewandt.

Mit der Schaltfläche HORIZONTALE Linie tmten links im Dialog gelangen Sie zu

einer Auswahl grafisch gestalteter Linien. Die Linie wird an der gegenwärtigen

Position der Schreibmarke völlig ungeachtet der Rahmeneinstellungen in den Text

eingefügt.

Sollte Ihnen die Linienauswahl nicht Zusagen, dürfen Sie mit der Schaltfläche

Importieren auch eigene Grafikobjekte als Trennlinie verwenden.

Grafisch gestaltete Seitenrahmen erzeugen Sie mit der Auswahl EFFEKTE, jedoch

sind die dort enthaltenen Muster einer sachlichen Dokumentation wenig zuträglich.

Rahmenabstand zwischen Text und Seitenrand

Wenn der Rahmen den Text »auf Knirsch« umrahm t, sieht das nicht gut aus und

lässt sich auch nicht gut lesen. Rahmenlinien müssen deutliche Distanz zum Text

halten. Mit den Optionen zum Register SEITENRAND im Dialog RAHMEN UND

Schattierung lässt sich dieser Abstand in allen vier Richtungen individuell festlegen

und wahlweise als Abstand zum Text oder Abstand vom Seitenrand definieren.

38



Ein- oder mehrspaltig?

1.4 Ein-odermehrspaltig?

Sofern Sie keine zwingende Vorgabe auf einspaltigen Text einhalten müssen, können

Sie den Satzspiegel als einspaltigen oder mehrspaltigen Druckbereich nutzen

- abhängig von der Seitenbreite und Schriftbreite. Bei einer normal laufenden

Schrift mit IO bis 13 pt Größe sollte die Spaltenbreite 4 cm nicht unter- und 14 cm

nicht überschreiten. Bei eng laufenden Schriften verringert sich dieses Höchstmaß,

bei weiter laufenden Schriften können es einige wenige Zentimeter mehr

sein. Sie können die Spaltenbreite auch dann etwas breiter wählen, wenn zwischen

den Zeilen genügend Durchschuss vorhanden ist, um das Auge sauber zum

Zeilenanfang zurückzuführen.^

Beherzigen Sie diese Regeln, kommen auf eine Seite A4 bis zu drei Spalten in

Betracht.

Spalten richten Sie ein, indem Sie den SPALTEN-Dialog aufrufen;

Ш Format | Spalten

ШШ Seitenlayout I Spalten IWeitere Spalten

Spajteñ

Vorekîsteüungen

m II

8na

: S^altenanz^r ¡2

SreJle und Abstand

Spalte’. Breite:

^stand:

іІЩІІ

ППЁ

ünks gjedìts

Ц ZwsdienlWe

f 7 , 8 7 c m m ( f z s m

Gemeint ist

Neue Seite beginnen

Abb. 1.7: Spalten einri dht en

1.4.1 Abstand oder Trennlinie?

Neben der Schriftbreite ist beim Mehrspaltensatz der Spaltenabstand von Bedeutung.

Ist er zu gering, kann sich das lesende Auge leicht in die Nachbarspalte verirren.

Im Dialog lassen sich Spalten- und Absatzbreiten bequem einstellen. Ist

Das zeigt deutlich: Times New Roman 10 pt einzeilig ist für Korrespondenz auf A4-Format mit

den üblichen Seitenrändern von 2,5 und 1,5 cm ungeeignet; Microsoft irrte mit seiner bis z m

Version 2003 vorgegebenen Standardeinstellung.

39


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

ll!

kein Platz für einen ausreichenden Abstand, hilft eine dünne ZWISCHENLINIE als

Spaltentrenner. Die Breite dieser Linie lässt sich in Word nicht verändern.

^teuernumtner: 876/54321

Bescheid

Seit

für 2009 über

Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag

und Kirchensteuer

Rechtsbehe!fsbelehrung

Die Festsetzung der Einkommensteuer sowie di das Bischöflichen Ordinariats Berlin, Wundtstr.

Festsetzung des soHdaritätszuschlags ' können " 48 - 50,14057 Berlin, wegen der

mit dem Einspruch angefochten werden.

alt-katholischen Kirchensteuer bei der

Der Einspruch ist bei dem vorbezeichneten Fi Alt-katholischen Gemeinde Berlin, Albrechtstг .

nanzamt schriftlich einzureichen oder zur Nie 72a, 12167 Berlin, schriftlich einzureichen

derschrift zu erklären.

oder zur Niederschrift zu erklären.

Gegen die Festsetzung der Kirchensteuer und der Die Frist für die Einlegung eines Rechtsbehelfs

K1 rchensteuervorauszahlungen ist der ' Wider- " ' ■ beträgt • • einen .......... Monat. Sie beginnt . mit .... Ablauf і...л des

Spruch gegeben. Die Kircl Kirchensteuerfestsetzung Tages, an dem ihnen dieser Bescheid bekanntgekann

nicht mit der Begründung angefochten " ' wer n worden 1st. Bei Zusendung durch einfachen

den, daß die der Kirchensteuerberechnung zu Brief oder ....... Zustellung ...... „ durch . , eingeschriebenen

^

gründe gelegte Einkommensteuer unzutreffend Brief gilt die Bekanntgabe mit dem dritten Tag

festgesetzt sei. Dieser Einwand kann nur gegen nach Aufgabe zur Post als bewirkt, es sei denn,

die Festsetzung der Einkommensteuer geltend daß der Bescheid zu einem späteren Zeitpunkt

gemacht werden. Wird die Einkommensteuerfest- zugegangen 1st, Bei Zustellung mit postzustel-

Setzung geändert, .......... so .. führt ‘ das ' von Amts wegen lungsu ■ TKunde rR oder gegen Empfangsbekenntnls ist

zu .......- einer entsprechenden . - ...............^ Änderung der festge Tag — der ■ Bekanntgabe der Tag der Zustellung.

setzten Kirchensteuer. Der Widerspruch ist we- Auch wenn ein Einspruch eingelegt worden ist,

gen der ev. Kirchensteuer beim Konsistorium der müssen die angeforderten Beträge -. fristgemäß

Evangelischen Klrc_he Kirche in Berlin-Brandenburg, gezahlt werden, es sei denn, daß die VolTzie-

Abb. 1.8; Spaltensatz kaum erkennbar

1.4.2 Registerhaltigkeit

An den Abgleich der Zeilen mehrerer Spalten nebeneinander hat das lesende

Auge besondere Ansprüche. Auch wenn die Zeilen zweier nebeneinanderliegender

Spalten nichts miteinander zu tun haben, erwartet man beim Lesen dennoch,

dass sie auf gleicher Höhe liegen. Ein Versatz lenkt vom Lesefluss ab.

Daraus folgt, dass zur Trennung von Absätzen kein Durchschuss^ verwendet werden

darf, es sei denn ein vollzeiliger Durchschuss, was aber übertrieben aussieht.

Bei Zwischenüberschriften muss deren Durchschuss so eingerichtet werden, dass

die Schriftgröße der Überschrift zuzüglich Durchschuss ein ganzzahliges Vielfaches

der Zeilenhöhe des Fließtextes ergibt.

Gleich hoher Spaltenabschluss

Am Ende eines Spaltensatzes sollten beide Spalten gleichlang sein. Ein abschließender

Abschnittswechsel (der beim Übergang zu einer anderen Spaltenformatierung

ohnehin benötigt wird) besorgt das automatisch:

Ш

Ein fü g en | Manueller U m bruch | Fortlaufend

mm Seitenlayout | U m brüche | Fortlaufend

Durchschuss = Absatz- oder Zeilenabstand, siehe Kapitel 7

4 0


1.4

Ein- oder mehrspaltig?

Die Layoutoption

В

В

ffl

Extras | Optionen | Kompatibilität | Kein Spaltenausgleich bei fortlaufendem

Abschnittswechsel

Office-Button I Word-Optionen | Erweitert | Layoutoptionen | Kein

Spaltenausgleich bei fortlaufendem Abschnittswechsel

DATEI IOptionen | Erweitert ] Layoutoptionen | Kein Spaltenausgleich

BEI fortlaufendem Abschnittswechsel

unterbindet das Ausgleichen der Spaltenabschlüsse.

Erzwungener Spaltenwechsel

Erreicht der Text beim Schreiben den unteren Rand einer Spalte, richtet Word eine

neue Spalte ein, und der Text wird auf diese umbrochen.

Sie können einen Spaltenumhruch mit | strg |-і-Г0 П+П^.

Ш

Ш @ Seitenlayout IUmbrüche | Spalte

Einfügen | Manueller U mbruch | Spaltenumbruch,

erzwingen, auch wenn die Spalte noch nicht vollgeschrieben ist.

I strc! і-еГ?! führt immer zum Seitenumbmch, auch beim Mehrspaltensatz.

1.4.3 Spaltenaufleilung im Text wechseln

Sie können mit dem Mehrspaltensatz an jeder Stelle des Textes beginnen oder aufhören,

auch mitten auf einer Seite. Dazu wählen Sie in der Auswahl ÜBERNEHMEN

FÜR die Option Dokument ab hier

Mit gesetzter Optiön DOKUMENT AB HIER fügt Word an der aktuellen Position der

Schreibmarke einep. Abschnittswechsel ein und wendet die gewählte Spalteneinstellung

für den folgenden Text an.

Sie können auch umgekehrt Vorgehen, indem Sie von Hand mit

S

Einfügen | Manueller U mbruch | Fortlaufend

S Ш Seitenlayout | U mbrüche | Fortlaufend

einen Abschnittbeginn und nochmals ein Abschnittsende definieren, um dann

mit der Auswahl ÜBERNEHMEN FÜR; Aktuellen Abschnitt die Spalten auf den

Bereich zwischen beiden Abschnittswechseln zuweisen.


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

Mit der Option NEUE Spalte beginnen, die eigentlich Neue Seite beginnen heißen

müsste, veranlassen Sie Word, einen Abschnittswechsel und zugleich Seitenumbruch

einzufügen; der Rest der Seite bleibt leer, das neue Spaltenformat

beginnt erst auf der Folgeseite.

1.4.4 Ungleiche Spaltenbreiten

Die vorgefertigten Spaltenaufteilungen LINKS und RECHTS vermitteln den Eindruck,

hier könnten eine Hauptspalte und eine Marginalspalte unabhängig voneinander

benutzt werden. Das täuscht!

Spaltensatz läuft in Word immer in die nächste Spalte über. Word ist eben in erster

Linie Textprogramm und erfüllt nicht alle satztechnischen Ansprüche wie die freie

Wahl des Spaltenüberlaufs.

1.5 Außerhalb des Satzspiegels

Der Bereich um den Satzspiegel herum ist nicht tabu. Hier werden exponierte Elemente

platziert.

1.5.1 Positionsrahmen und Textfelder

Wer sich intensiv mit Word beschäftigt, wird irgendwann mit dem Begriff »Positionsrahmen«

konfrontiert. Eigentlich ist er seit Langem kein offizieller Bestandteil

von Word mehr, ist aber aus Kompatibilitätsgründen noch immer als Funktion

auch in den neuesten Versionen enthalten - nur nicht ganz offensichtlich. Für

normale Aufgaben wird dieses Instrument auch nicht mehr benötigt, sondern ist

offiziell vom Textfeld abgelöst worden.

Textfelder sind grafische Rahmen, die Text aufnehmen können und sich wie ein

Grafikobjekt behandeln lassen. Sie sind unabhängig vom Satzspiegel auf der Seite

platzierbar.

Positionsrahmen, die Vorgänger der Textfelder, sind in der Verwendung nicht so

flexibel wie Textfelder, aber sie sind ebenfalls außerhalb des Satzspiegels platzierbar

und besitzen einige Eigenschaften, die Textfelder nicht mitbringen. Deshalb

kommen sie für besondere Zwecke noch immer zum Einsatz. ,

Positionsrahmen lassen sich im Gegensatz zu Textfeldern als Bestandteil einer

Formatvorlage definieren. Das Beispiel in Abschnitt 1.5.2 zeigt diesen Verwendungszweck.

42


1-5

Außerhalb des Satzspiegels

Tfextfelder dürfen keine Daten enthalten, die zum Erstellen von Verzeichnissen

dienen sollen, denn die automatische Verzeichniserstellung ignoriert Textfelder,

■während Text in Positionsrahmen in die Suche einbezogen ist.

Wollen Sie z. B. eine Grafik mit Beschriftung von Text umfließen lassen, ist das

eine Idassische Aufgabe für einen Positionsrahmen, um die Bildunterschrift auch

im Abbildungsverzeichnis erscheinen zu lassen (siehe Kapitel i6).

Um Positionsrahmen zu bilden, können Sie entweder einen leeren Positionsrahmen

anlegen oder bis zur Version 2007 Textfelder über das Kontextmenü in Positionsrahmen

umwandeln.

Zwar lassen sich Textfelder in Positionsrahmen umwandeln, doch Positionsrahmen

lassen sich nicht in Textfelder umwandeln.

Positionsrahmen einfügen

Ш

S

An sicht | Symbolleisten | Formulare | й | Positionsrahm en einfügen

Entwicklertools5 I Gruppe Steuerelemente, Schaltfläche Lbgacytools

^ 1 H orizontalen Ra h m en einfügen Щ|

® Entwicklertools® | Gruppe Steuerelemente, Schaltfläche Vorversionstools

I H orizontalen Rahm en einfügen S |

Textfeld in Positionsrahmen umwandeln (nur bis Word 2007)

1. Markieren Sie das Textfeld als Form, also klicken Sie zum Markieren nicht in

den Text, sondern auf den Rand.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen Sie im Kontextmenü

Tbxtfìeld form atieren.

3. Register TbxtfbI d | Zu Positionsrahm en umwandeln

Sollte in Word 2 0 0 7 die Registerkarte E n t w ic k l e r t o o l s ausgeblendet sein, aktivieren Sie sie

mit einem iGick auf den Office-Button | W o r d OPTIONEN | Option E n t w ic k l e r r e g i s t b r i c a r t b

IN DER M u l t i f u n k t i o n s l e i s t e A n z e i g e n | OK.

Sollte in Word 2010 die Registerkarte E n t w ic k l b r t o o l s ausgeblendet sein, aktivieren Sie sie

mit einem Rechtsklick ins Menüband | M e n ü b a n d A n p a s s b n | Anklicken des Kästchen vor

E n t w ic k l e r t o o l s im rechten Fenster I OK.

43


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

Positionsrahmen bearbeiten

Positfoflsrahm en I '

Textum brudi

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Abb. i.g: Anpassen des Positionsrahmens

Mit einem Doppelldick auf den Positionsrahmen gelangen Sie zum Dialog Posi-

TIONSRAHMEN, ІП dem Sie Spezifikationen zur Lage des Rahmens und zum Textabstand

einstellen können.

Hinweis

Beachten Sie bitte die Kombi-Funktion der Felder Position: Hier sind Auswahlen

vorgegebener Positionen und Eingabe von Maßen gleichermaßen möglich.

Den Text innerhalb des Positionsrahmens bearbeiten Sie mit den üblichen Textwerkzeugen

in der Symbolleiste Format bzw. in der Registerkarte START.

1.5.2 Seitenrand nutzen

Der außenliegende Rand kann bei Fachliteratur und Zeitschriften auch als »Marginalspalte«

für erläuternde Texte oder Hinweise herhalten. Illustrationen dürfen

ausnahmsweise in die Marginalspalte hineinragen. Die Bildunterschriften sind

dann ebenfalls in der Marginalspalte unterzubringen. Benutzen Sie das Marginal

auch nur einmal in dieser Form, gehören die Bildunterschriften im gesamten

44


T

1,5

Außerhalb des Satzspiegels

Werk durchgängig dorthin, selbst wenn die Illustration nicht in die Marginalspalte

hineinragt,

Word bietet keine automatische Funlction zur Nutzung des Marginals. Mit eigenen

Formatvorlagen lässt sich diese Beschränkung umgehen.

Aus der Trickkiste: Formatvorlage für Marginalspalte

Um Platz für Marginaltext zu schaffen, müssen Sie zunächst den Satzspiegel so

einrichten, dass an den außenliegenden Blatträndern ein ausreichender Rand

bleibt.

1. Stellen Sie also im Dialog Seite einrichten zunächst bei Mehrere Seiten:

Gegenüberliegende Seiten ein.

2. Erhöhen Sie den Wert bei AUSSEN auf ein hinreichendes Maß.

3. СЖЗ

4. öffnen Sie den Aufgabenbereich Formatvorlagen mit einem lÜick auf

Ш

die Schaltfläche Ш in der Symbolleiste Format | Neue Formatvorlage,

В Ш die Schaltfläche m in der Registerkarte START, Gruppe Formatvorlagen.

5. Legen Sie mit

Ш Neue Formatvorlagh

0 S der Schaltfläche Ш unten links im Aufgabenbereich Formatvorlagen

eine neue Formatvorlage an.

6. Geben Sie der Formatvorlage einen Namen, z. B. Marginaltext.

7. Wählen Sie Formatvorlage basiert auf; (Keine Formatvorlage).

8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und in der Auswahl auf Positionsrahmen.

Der Dialog POSÏTIONSRAHMEN erscheint.

9. Geben Sie die Djaten für den Positionsrahmen ein; Abbildung i.io zeigt exemplarische

Daten.lWichtig sind vor allem die Einstellungen im Bereich HORIZON­

TAL, denn sie entscheiden darüber, ob der Positionsrahmen innerhalb oder

außerhalb des Satzspiegels steht.

10. Г5 П

I I .

Stellen Sie im Dialog N E U E F o r m a t v o r l a g e weitere Spezifikationen für Ihren

Marginaltext ein.

12. Г OK

45


Kapitel 1

Dokument vorbereiten und einrichten

H7

paßtißt-düi'vSatzspiegebm jt-nießtext.'Das-ist'der-SalZ'

spiegel-m it'Fließtext.'Das'ist-dei-'Satzspiegel-m it*

pließ{'ext.‘Dasdst'dei''Sat'/ßpiegel-mit’Fließtext.-D as'

L ’t'der'Sat'zspiegel-m it'Fließtext.-Das-ist-der-Satzspieael'm

it-Fließtext.-Das'lßt'der-Satzspiegel'init-Fließ"

pxt.'Daß'ist-der-Satzßpiegel'm it'Fließtext.'Das-ib't-derßatzspiegel-m

it-Fließtext.'Das'ist'dei-'Satzspiegebm itpließtext.‘D

as-ist-der‘Satzspiegei-init-Fließtext.-Das'

p t ‘der'Satzspiegel •mit’Fließtext.'Das-ist'der'Satzspie-

|gel.'mit'Fiießtext.‘D aS'ist-der-Satzspiegebm it'Fließ"

pxt.'D aS'ist'd er'Satzsp iegel •mit'Fließtext.'Das'ist'der'

patzspiegebm it'Fließtext.'DaS'ist'dei’'Satzspiegebm it'

Fließtext.'1_____ _ ________ ______________ _

pas-ist-der-Satzspicgel niit'Fließtext.’D as'ist'der Satz-

Ispiegebm it-Fließtext.'Das'ist'der'Satzspiegel'init'

Fließtext.'D as'ist'der'Satzspiegel'm it'Fließtext.'D asist'dcr'Satzspiegel'm

it'Fließtext.'Das'ist'clei-'Satzspiegel'm

lt'Fließtext.'D as'ist'der'Satzspiegel'in it'Fließ-

Eext.'DaS'ist'der'Satzspiegel'm it'Fließtext.'Das'ist'der

jSatzspiegel'm it'Fließtext.'Das'ist'der-Satzspiegel'm it'

pließtext.'D as'ist'der'Satzspiegel'm it'Fließtext.'D asast'der'Satzspiegel'm

it'Fliel^tcxt.'Das'isPder-Satzspie--

kebm it'FIießtext.'Daß'ist'der'Satzspiegebm it'Fließpxt.'D

as'ist'der'Satzspiegebm it'F1ießtext.*Dasist'dei‘

batzspiegel'init'Fließtext.'Das'ist-der-SatzspiegeFniit'

pließtext.'D as'ist'der'SatzspiegeFm it'Fließtext.'D aS'

ist'der'Satzspiegel'm it'Fließtext.'D aS'isßder-Satzspiegebm

it'Fließtext.'DaS'ißt'der'Satzspiegebm it'Fließ-

¡text.'Das'ist'der-Satzspiegebm it'ffießtext.'Dasist'der

jSatzspiegel'iiiit'Fließtext.'D as'ist'derSatzspiegel'm it'

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•qmQltext.'


1-5

Außerhalb des Satzspiegels

Hinweis

Für die Versionen wurden hier entgegengesetzte Wege beschrieben aus folgendem

Grund; Fügen Sie in Version 2003 ein Textfeld mit EINFügbn | TEXTFELD

ein, wird es in einen Zeichnungsrahmen gestellt, soweit die entsprechende

Option aktiviert ist. Das grafisch erzeugte Textfeld dagegen lässt sich ohne Zeichnungsrahmen

erstellen.

In den Versionen 2007 2010 sind die Bedingungen exakt umgekehrt (aber

logischer): Für ein grafisch erzeugtes Textfeld baut Word einen Zeichenrahmen

auf, für ein mit ElNFÜQBN | TEXTFELP erzeugtes dagegen nicht.

In ein Textfeld können Sie Text eingeben und formatieren wie Fließtext. Es ist aber

ein Zeichenobjekt, das sich frei auf der Seite bewegen und im Dialog TEXTFELD

FORMATIEREN bzw. mit den Z e ic h e n t o o l s gestalten lässt. Textfelder sind mit der

Position im Text verankert, an der die Schreibmarke beim Anlegen stand, das

heißt, ein Textfeld macht die Bewegungen dieser Textposition mit und wird mit

dem Text ggf auf die nächste Seite umbrochen. Mit welchem Absatz das Textfeld

verbunden ist, erkennen Sie am Symbol , das neben dem Ankerpunkt auftaucht,

sobald Sie das Textfeld markieren.

Um Textfelder zum Zweck des Textüberlaufs miteinander zu verknüpfen, benötigen

Sie natürlich mindestens zwei Textfelder.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste den Rand des Textfeldes an und wählen

Sie im Kontextmenü TEXTFELD VERKNÜPFEN.

Der Mauszeiger nimmt die Form

Textfeldes zu wandelt.

an, die sich beim Erreichen eines anderen

2. IClicken Sie, wenn der Mauszeiger die Form ^-5 hat, so wird die Verknüpfung

hergestellt. Text, der nicht mehr in das erste Textfeld passt, wird zum zweiten

Textfeld umbrochen.

Sie können diese Verknüpfungen beliebig fortsetzen und per Kontextmenü auch

wieder aufheben. i

47


Dokument mit Überschriften

gestalten und strukturieren

Ein neu angelegtes Dokument ist zunächst ein virtuelles Blatt Papier, auf dem einfacher

Text eingegeben werden kann. Um diesen Text übersichtlicher zu gestalten,

ist er zu strukturieren. Für den Leser äußert sich die Struktur durch Überschriften,

mit denen vermittelt wird: Hier beginnt ein neuer Sachverhalt.


Schriften einstellen i

Für den Fließtext oder Textkörper ist eine bestimmte Schriftart und -größe voreingestellt.

Oft genügt diese Schrift nicht Ihren Ansprüchen oder den Vorgaben; deshalb

muss sie geändert werden. Gleiches gilt für die mit den jeweiligen

Formatvorlagen vorgegebenen Schriftarten für Überschriften.

2.1.1 Die Schrift für den Textkörper 1

Damit ein Text flüssig gelesen werden kann, bedarf es zweier Voraussetzungen:

■ Er muss in einem gut und leicht lesbaren Stil abgefasst sein.

■ Die verwendete Schrift muss sich gut lesen lassen.

Schrift ist nicht gleich Schrift. Jede Schriftart spricht andere Lesegewohnheiten an.

Am leichtesten lässt sich die Schrift nach einem IClick auf neben dem aktuellen

Schriftnamen in der Symbolleiste Format bzw. in der Registerkarte Start, Gruppe

Schriftart, aussuchjen.

HffiiesNew ІІм п а п ^ Start Einfügen Seltenteyout Vemeise Sendungen

2003 Ф 2007/2010 ^

A bb. a .i: Sch riftart au sw ählen

^ Auiichnciden .

л’’ 1 A h '» i

‘ЧйЬІ Kopieren

Einfügen lír Ц г :кі î f ' І /il; ’ S ì ’ А ''

Zwiichenabfage r« Scfiriftarl 0


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

2.1.2 Schrift mit Serifen oder ohne Serifen? S

Welche Besonderheiten Sie bei den Einstellungen zur Schriftart beachten sollten,

erfahren Sie in Kapitel lo; für eilige Fälle reicht es, folgende Fakten zu berücksichtigen:

■ Im Fließtext mit engen Zeilenabständen sind Schriften mit Serifen besser lesbar.

Serifen sind die kleinen Abschlussstriche an den Enden der Linien, aus denen

ein Buchstabe aufgebaut ist.

■ Serifenlose Schriften im Fließtext bedürfen eines vergrößerten Zeilenabstands.

■ Je breiter die Buchstaben, desto leichter lesbar ist der Text.

Schrift mit Serifen

Serifenlose Schrift

Abb. 2.2.’ Wichtigstes Unterscheidungsmerkmal der Schriften; die Serifen

2.1.3 Die passende Schriftgröße i

Als Schriftgröße stellen Sie gleich rechts daneben einen Wert zwischen 10 und

13 pt ein..

Vorsicht

'¡|lj

Zwar wird die von Hand eingestellte Formatierung im Fließtext beibehalten, aber

sobald Sie eine Überschrift, Liste oder sonstige Abweichung vom normalen Textkörper

benötigen, wird das manuclJe Umformatieren arbeitsaufwendig und kritisch.

2.2 Formatvorlagen verwenden

Texte wirken nur dann einheitlich, wenn alle gleichartigen Bestandteile einheitlich

formatiert sind. Beim Einhalten dieser gleichförmigen Formate helfen Formatvorlagen

- und nicht nur dabei.

Viele Anwender von Textprogrammen machen einen weiten Bogen um Formatvorlagen

und formatieren ihre Texte durchweg von Hand - weil es vermeintlich

einfacher ist.

2.2.1 Arbeit erleichtern mit Formatvorlagen

Nehmen wir an. Sie wollten eine Zeile als Überschrift formatieren. Von Hand

benötigen Sie dazu durchschnittlich viermal so viele Mausklicks oder Tastaturanschläge

mehr als bei der Verwendung von Formatvorlagen.

50


Formatvorlagen verwenden i

mit Formatvorlage

1. Zeile markieren

2. Klick auf bei SCHRIFTART

3. ggf. Scrollbalken verschieben

4. gewünschte Schrift anklicken

5. Klick auf bei SchriftgröSSB

6. ggf. Scrollbalken verschieben

7. gewünschte Schriftgröße anklicken

8 . ES und/oder Щ anklicken

9. Klick auf die Schaltfläche Nummerierung

10. Nummerierung wählen

11. Rechtsldick in die Markierung

12. Absatz anklicken

13. Absatzabstand »vor« einstellen

14. Absatzabstand »nach« einstellen

15. Register Zeilen- und Seitenumbruch

anldicken

16. Häkchen bei Nicht vom nächsten Absatz

trennen setzen

17-1

1. Schreibmarke in die Zeile setzen

2. Klick aufbei Formatvorlagen

3. ggf Scrollbalken verschieben

4. gewünschte Formatvorlage anklicken

Tabelle z.i: Klickvergleich beim Formatieren einer Überschrift^

Formatvorlagen enthalten alle Informationen zur Formatierung, die auf einen

Schlag abgerufen und angewandt werden können. Das erleichtert nicht nur die

Arbeit, sondern sorgt auch für Sicherheit, dass die Formatierung immer komplett

stimmt. So sind z. B. alle Überschriften auf einen IClick gleich formatiert.

Viele Assistenzfunktionen Funktionieren nur mit Formatvorlagen!

Formatvorlagen sind unabdingbar, wenn Sie die Unterstützungsfunktionen von

Word konsequent putzen wollen. Der Verzicht auf Formatvorlagen bedeutet mühsame

Handarbeit jbei diversen Aufgaben wie Inhaltsverzeichnis, Dokumentenstruktur,

Quervervvqise, Kapitelverwaltung etc.

Die Gesamtheit der Fprmatvorlagen in einem Dokument bildet die Dokumentvorlage.

Dokumentvorlagqn können mit S p e ic h e r n u n t e r als Vorlagendateien abgespeichert

werden.

Ideal wäre es, wenn die von Word mitgelieferten Formatvorlagen genau Ihre

Bedürfnisse treffen - was leider so gut wie nie der Fall ist. Sie werden selten

umhinkommen, die Formatierungen der Standard-Formatvorlagen Ihren Vorga-

Gewiss, mit dem Formatpinsel lässt sich das manuelle Formatieren etwas erleichtern, aber ist

immer noch arbeitsaufwendiger als das Verwenden von Formatvorlagen.

51


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

ben oder Wünschen anzupassen. Um das Ändern und Anlegen von Formatvorlagen

und das Erstellen ganzer Dokumentvorlagen geht es in diesem Kapitel.

3 2.2.2 Einem Text eine Formatvorlage zuweisen I

Ö

Die Formatvorlagenauswahl für die wichtigsten Zwecke finden Sie

Ш

in der Symbolleiste FORM AT am linken Ende,

Ш Ш in der Registerkarte STA R T als visualisierte Muster.

: rorm at ^ tr a s S ue ktr 2 AdgjbcPDF Acrsbat^pnmenure

Fomi^ening löschen

Í ад / - í S I b w t i a a e i g i í B n MOV.

Sw«wR.„ - и .nr X и l|H« ■ ■ »-115 e Д»

1 Standard Hi

Ü b e rsc h rift 1

; Überschrift 2

1Überschrift 3

tl:

ii;


2.3

Formatvorlagen den Vorgaben anpassen I

Wichtig

Manuelle Änderungen von Teilen eines Textes bleiben beim Zuweisen einer

neuen Formatvorlage erhalten. Sie müssen sich also keine Sorgen machen, dass

Hervorhebungen im Text durch Ändern der Formatvorlage verschwinden könnten.

Vorsicht

Wenn Sie allerdings zweimal hintereinander demselben Text dieselbe (andere)

Formatvorlage zuweisen, betrachtet Word das als Aufforderung, auch die Abweichungen

dem Stil der Formatvorlage anzupassen.

Dieser Effekt passiert jedoch nicht in der Formatvorlage Slandard.

2.3 FormatvoHagen den Vorgaben anpassen 1

Haben Sie keine passende Vorlagendatei, müssen Sie sich Dolcumentvorlagen basteln.

Am einfachsten ist es, wenn Sie die Standard-Dokumentvorlagen von Word

anpassen, die Ihnen mit D a t e i | N e u angeboten werden. Am Beispiel einer Kapitelüberschrift

läuft das dann so ab:

2.3.T Formatvorlage ändern in Word 2003

1. Schreiben Sie Ihre erste Kapitelüberschrift und weisen Sie ihr die Formatvorlage

Überschrifl i zu.

2. Ändern Sie Schriftart, -größe, -Stil, Zeilen- und Absatzabstand entsprechend

den Vorgaben mit den Werkzeugen der Symbolleiste FORMAT.

Abb. 2.4: Text neu formatieren in Word 2003

53


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

3. öffnen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Ш links neben dem Dropdown-

Feld mit den Formatvorlagen den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung.

4. Klicken Sie den Eintrag Überschnfi 1 rechts an.

5. Wählen Sie Aktualisieren, um d e r Auswahl anzupassen.

Auf dieselbe Weise verfahren Sie mit allen benötigten Formatvorlagen.

Wichtig

Die Formatvorlage Standard für den Textkörper lässt sich nur ab Word 2007 auf

diese Weise ändern! In Word 2003 Haussen Sie diese Formalvorlage bearbeiten,

wie in Kapitel 6 beschrieben, um eine andere Grundschrift einssustelleii.

2.3.2 Formatvorlage ändern in Word 2007/2010

1. Schreiben Sie Ihre erste Kapitelüberschrift und weisen Sie ihr die Formatvorlage

Überschrift 1 zu.

2. Ändern Sie Schriftart, -große, -Stil, Zeilen- und Absatzabstand entsprechend

den Vorgaben mit den Werkzeugen der Gruppen SCHRIFTART und ABSATZ in

der Registerkarte Start.

ge Ч' «ІДЯ

І ”!«! Einiöoen

^ Auistluielden

I^Kqpicten

aa[v

T Aa- ^ JE

- A' i * s ЯЦ:

inzüge und Abstände j________

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SJiSp

F i im n u iir a lie b n d c J.•'OT/ZOlOt

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Vorgsbeu- mit- den- Werkzeugen- der- Grappen- бСНМГГАЕГ- un¿í

Regiitorkaite-START-îl

¡ T AbslandnathAbssliinUernen

3.HKlick№-Sle-d¡e-umfoímatÍ«te-OberKlirift-mit-d«-rechten-Mau¿a5Íe'''ííñ"f"""'""^ ............

4.4Wdblen'Sleim’KonteXÜnena'FORMA-IVORiAOai|ÜBBRSCHRIFrn-AK7UAU8IEREH,-

v m -d s r A u sw ahl-a n zu pa^ em.^

Auf-dleselbe-WeUe-verftbien-Sie-mit-a]!en-ben(»lgtea-Fúiuiatvoil2gen.í

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□ KdnenAbstond'S

1 1

Abb. 2. 5: Text neu formatieren in Word 2007/2010

3. Klicken Sie die umformatierte Überschrift mit der rechten Maustaste an.

4, Wählen Sie im Kontextmenü Formatvorlagen ] Ü berschrift i aktualisieren,

UM DER Auswahl anzupassen.

Auf dieselbe Weise verfahren Sie mit allen benötigten Formatvorlagen.

54


2 .4

Überschriften formatieren S

2.3.3 Neue Formatvorlage aus umformatiertem Text erstellen

Soll die Formatierang eines Absatzes für eine neue Formatvorlage herhalten, gibt

es auch dafür eine vereinfachte Funktion:

Ш

Mit der Änderung hat Word in der Liste der Formatvorlagen eine neue Formatvorlage

angelegt, die Sie weiterverwenden können.

Ш Ш Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Text und wählen Sie im Kontextmenü

F o r m a t v o r l a g b n 1A u s w a h l a l s n e u e S c h n e l l f o r m a t v o r l a g e

SPEICHERN

In der nachfolgenden Abfrage geben Sie der neuen Formatvorlage einen

Namen und legen mit einem Klick aufr ö d eine neue Formatvorlage an, die

sofort auch in der Registerkarte START, Gruppe FORMATVORLAGEN, zur

direkten Auswahl erscheint.

Ist die neue Formatvorlage nicht so wichtig oder so häufig genutzt, können

Sie sie aus der Auswahl in der Registerkarte START, Gruppe F o r m a t v o r l a ­

g e n , daselbst mit einem Rechtsldick in die Schaltfläche der Formatvorlage

und Auswahl von Aus S c h n e l l f o r m a t v o r l a g b n -K a t a l o g e n t f e r n e n dort

tilgen. Die Formatvorlage an sich bleibt erhalten; Sie entfernen sie mit dieser

Aktion nur aus dem redundanten Zugriff der Registerkarte S t a r t .

Sachtexte werden im Gegensatz zur Belletristik stark strukturiert. Sachbücher liest

man selten sequenziell; häufiger werden bestimmte Textpassagen benötigt. Deshalb

benötigen wir zum Auffmden der gesuchten Textstellen eine deutliche Gliederung,

die anhand von Überschriften die Orientierung leichtmacht.

Diese Gliederung wird in der obersten Ebene des Haupttextes »Kapitel« genannt,

Untergliederungen von Kapiteln heißen »Abschnitte«. Und genau da gibt es einen

Bedeutungskonflikt zwischen Setzersprache und Word-Termini.

Wichtig

Die technische Aufteilung eines Textes in unterschiedlich formatierbare Word-

Abschnitte (Kapitèl i) hat mit thematischen Abschnitten eines Textes nichts zu

tun!

2.4 Überschriften formatieren i

Jedes Kapitel eines längeren Schriftstückes bedarf einer Überschrift, in der auf

den Inhalt des folgenden Textes hingewiesen wird. Bei sehr langen Texten kommen

innerhalb des Kapitels Zwischenüberschriften hinzu, die nicht so stark ausgezeichnet

werden wie die Überschriften.

55


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

2.4.1 Was macht eine Überschrift aus?

Rein optisch ist eine Überschrift eine Zeile (oder im Ausnahmefall ein kurzer

Absatz über maximal drei Zeilen), die sich vom Textkörper abhebt

■ durch Schriftart, -große, -attribute und/oder -färbe sowie

■ durch Abstände zu den umgebenden Absätzen des Textkörpers.

Apropos Überschriftenabstände

Der Abstand einer Überschrift zum umgebenden Text soll ungefähr so beschaffen

sein:

■ Abstand vor und Abstand nach der Überschrift sollen zusammen miirdestens

die Schriftgröße der Überschrift ergeben, und der Abstand zum Folgeabsatz

soll immer deutlich geringer sein als ZüW vorherigen Absatz.

■ Ein gutes Verhältnis sind zwei Drittel der Schriftgröße der Überschrift als Abstand

zum vorherigen Absatz, ein Drittel als Abstand zum zugehörigen Folgeabsatz.

■ Ist der Zeilenabstand im Textkörper größer als einfach, müssen die Überschriftenmindestabstände

um denselben Faktor vergrößert werden,

il

technische Unterscheidung

optische Unterscheidung

Abb. 2.6: So wird ein Absatz zur Überschrift.

Sie, Stellen diese Absätze mit A b s t a n d v o r und A b s t a n d n a c h im Absatz-Dialog

ein (Abbildung 2.6 unten^).

Mehr zum Thema Absatzabstände erfahren Sie in Kapitel 7.

56


2 .4

Überschriften formatieren S

Diese optischen Kennzeichen einer Überschrift ergeben für Word allerdings noch

keine Überschrift. Für das Programm bedarf es anderer Hinweise, dass das eine

Überschrift und nicht einfach nur ein besonders betonter Text ist.

Word unterscheidet zwischen zum Textkörper gehörenden Absätzen und neun

Ebenen der Überschriften, die Sie im ABSATZ-Dialog

Щ Format | Absatz

Ш в Start | Absatz гі

aus der Liste Gliederungsebene auswählen können.

2.4.2 Überschriften per Formatvorlage 1

Einfacher ist es, gleich mit Formatvorlagen für Überschriften zu arbeiten. Word

enthält in den Standard-Formatvorlagen einen Satz von neun Überschriften-Formatvorlagen,

die den optischen und den technischen Anforderungen bereits entsprechen.

Überschnfi 1 wird üblicherweise für die Kapitelüberschrift benutzt, die

anderen acht Formate für Abschnittsüberschriften.

Mit diesen Überschriften-Formatvorlagen korrespondieren diverse Feldftmktionen,

die auf sie zugreifen, z. B. Inhaltsverzeichnisse und kapitelbezogene Seitennummern.

Sie sollten deshalb grundsätzlich für Ihre Überschriften diese Formatvorlagen verwenden.

Sie erleichtern sich die weitere Arbeit damit. Sofern sie nicht Ihre gestalterischen

Vorgaben erfüllen, lassen sie sich anpassen.

Zwar können Sie in einigen Feldfunlctionen auch andere Formatvorlagen ansprechen,

entsprechende Assistenten existieren z. B. in den Einstellungen für Inhaltsverzeichnisse,

doch diesen zusätzlichen Aufwand sparen Sie sich durch

Verwendung der üblichen, ggf. angepassten Überschriften-Formatvorlagen.

Die Überschriften-Formatvorlagen lassen sich ohne Weiteres Ihren Bedürfnissen

anpassen:

I. Ш Schaltfläche [J] in der Symbolleiste Format

Ш Ш Schaltfläche ^ in der Registerkarte START, Gruppe Formatvorlagen

Suchen Sie in der Liste die Überschriften-Formatvorlagen.

Klicken Sie die zu ändernde Formatvorlage mit der rechten Ma.ustaste an.

Wählen Sie im Kontextmenü ÄNDERN.

5. Im Dialog Formatvorlage ändern können Sie alle Eigenschaften der Formatvorlage

wechseln.

Weitere Details zum Ändern von Formatvorlagen finden Sie in Kapitel 6.

57


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

Ч 2.4.3 Handformatierte Überschriften effizient in Formatvorlagen-

Л Überschriften umwandeln 1

Sollten Sie Ihre Überschriften mit anderen Mitteln als den zugehörigen Formatvorlagen

optisch als Überschriften formatiert haben, gehen Sie am einfachsten

wie folgt vor:

iS

Rechtsklick in eine Kapitelüberschrift | TEXT MIT ÄHNLICHER Formatierung

MARKIEREN

Ш Ш Rechtskiick in eine Kapitelüberschrift | FORMATVORLAGEN | Пвхт MIT ähnlicher

Formatierung markieren

Nun sucht Word alle Ihrer Kapitelüberschrift entsprechend formatierten Absätze

und markiert sie.

Vorsicht

Wenn Sie andere Textteile genauso formatiert haben wie Ihre Überschriften,

rechnet Word sie bei dieser Suche ebenfalls den Überschriften zu.

t:

Wählen Sie danach in den Formatvorlagen Überschrifl 1, wie in Abbildung 2.rj gezeigt.

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O b e r s c h r U l 2

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2007/2010 Ф

ß ¿ | f ¥ í ' - i l i * . " A * A * I i « * I i ® e I # I У ; і в 1 А н В Ь С с В A S B b C c D l

( .*, X . »■!&•«'* д- я #

Abb. 2.7: Auswahl der Formatvorlagen für Überschriften

4.1 А. ¡4.1.1 / . %

б Seschrifl... б sunderd S Uhersch... |ch... j BUbers


2 .4

Überschriften formatieren i

Gliederangsebenen mit in jeder Ebene geradewegs durchzählenden Zahlen oder

auch alphabetisch fortlaufenden Buchstaben (z. B. i - a - b - c - 2 - a - b) und

Gliederungen, in denen sich die Hierarchieebene in der Nummerierung ausdrückt,

je länger die Zahlenfolge der Abschnittsnummer, desto tiefer die Gliederungsebene

(Form I. - i . i - i . i . i ) .

Wichtig

Die numerische Gliederung korrespondiert mit der Zuordnung einer Über*

Schrift zur GUederungscbene im Absatz-Dialog (vgl. Abschnitt 2.4.1). Word weist

gegliederte Nummerierungen den Überschrrftenebenen anhand dieser EinstellUng-ffl.

Empfehlung

Für wissenschaftliche Arbeiten dürfte vornehmlich die hierarchische Gliederung

in Betracht kommen. Gliedern Sie aber nicht zu lief! Word stellt zwar neun Gliederungsebenen

zur Verfügung, aber eine Nummerierung sollte nur bis zur vierten

Ebene reichen. Alles, was danach noch kommt, bleibt unnummeriert.

, I Jiglj a^wwJ_tStenfo^tvo(bcanJ

1. D---- t------

Ohne 2. 2)-.--- *,-----

3. 3)----- ЯІ--- -—

(1)----- a)----- a.-----

m----- Ь)----- h.---- г

P)----- 4 -- - :nz: 3.

СЖ Г

I_______

t i ^

Abb. 2.8: Volle Einflussnahme auf die Nummerierung der Formatvorlagen in Word 2003

Die Überschriften-Fprmatvorlagen sind lieferseitig nicht nummeriert. Als unbefangener

Word-Nutz'er soUte man meinen, um Überschriften-Formatvorlagen eine

Nummerierung zuzuordnen, böte sich im Dialog FORMATVORLAGE ÄNDERN unten

die Schaltfläche FORMAT und in der aufklappenden Liste Nummerierung an.

Doch das ist versionsabhängig; Während Sie in Word 2003 über den Dialog Formatvorlage

ÄNDERN den Zugriff auf alle Varianten von Nummerierungen haben,

bieten die Versionen 2007 und 2010 nur ein stark eingeschränktes Repertoire.

Eingleisig durchzunummerierende Überschriften in verschiedenen Darstellungen

bekommt man damit hin, Gliederungen nicht mehr. Es gibt aber eine sehr

einfache Methode, dieses Handicap zu umgehen, die auch in Version 2003 bequemer

funktioniert.

59


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

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Ohne

Neues Zahlenformat dc^ifiiergn Г $ З І

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I, п, пг,...

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А, В, С , ...

э ,Ь ,с, ...

1 . 2 . 3 ....

5 n s Z w e i № ä ...

E rste« Z w ö t e , D r i № ...

Z^biert

Redits

S.Äafeäftluttg 1

I i|e.ues.Z^nfcrj^|Je8

OK

^№4chen,

Abb. 2.9: Nummerierung von Überschriften in Word 2007 und 2010 arg beschnitten

Überschriften-Nummerierung in Word 2003 einrichten und ändern

1. Weisen Sie einer Überschrift die Formatvorlage der gewünschten Überschriften-Ebene

zu.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Überschrift und wählen Sie im

Kontextmenü N u m m b r ie r u n g h n u n d A u f z ä h l u n g s z e ic h e n .

3. Richten Sie im Register GLIEDERUNG Ihre Gliederungs-Nummerierung ein.

5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ш in der Symbolleiste Fo r m a t, sofern der Aufgabenbereich

F o r m a t v o r l a g e n u n d Fo r m a t ie r u n g noch nicht geöffnet ist.

6. öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf die zugehörige Formatvorlage deren Kontextmenü

und wählen Sie dort A k t u a l is ie r e n , u m d er A u s w a h l a n z u p a s s h n .

Überschriften-Nummerierung in Word 2007 und 2010 einrichten und ändern

I .

2.

3

Weisen Sie einer Überschrift die Formatvorlage der gewünschten Überschriften-Ebene

zu.

Öffnen Sie den Nummerierungsdialog mit der Schaltfläche N u m m e r ie r u n g

oder Lis t e m it m e h r e r e n E b e n e n in der Registerkarte St a r t , Gruppe A b s a t z

und weisen Sie der Überschrift die gewünschte Nummerierung oder Gliederung

zu.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die fertig formatierte Überschrift und

wählen Sie im Kontextmenü Fo r m a t v o r l a g e n .

60


2 .4

Oberschriften formatieren !

4. Wählen Sie im Untermenü ÜBERSCHRIFT # AKTUALISIEREN, UM DER Auswahl

zu ENTSPRECHEN.

} =

§'• Í

i z\ ¡И!

AuU5,Çhn


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

SO um, dass Sie in der ersten Gliederungsebene eine abweichende Zahlenformatvorlage

erhalten, also Römer oder Buchstaben. Alle anderen Formatierungen lassen

Sie, wie sie sind.

Mit dieser Methode werden Unterkapitel der Anhänge weiter wie üblich nummeriert,

die Gliederungskennzeichnung beginnt aber mit der Formatierung der

Ebene i, also z. B. A.2.3 oder II.4.5.

Vorsicht

Wenn Sie nach der Einrichtung der Anhangs-Nummerierung wieder im Haupttext

Überschriften zuweisen, kann das die Automatik verwirren, und im Haupttext

tauchen Nachtext-forrnatierte Übcrschriften-Nummerierungen auf. Heben

Sic sich diese Spezialformatierung darum besser auf bis am Haupttext nichts

Wesentliches mehr verändert werden muss.

2.5 Überschriften in der Kopfzeile wiederholen i

Eine immer wieder nachgefragte Funktion ist das Einbringen von Überschriften

in die Kopfzeile, damit der Leser immer weiß, in welchem Kapitel er gerade liest.

Die dafür benötigte Fimktion ist eine Feldfunktion namens {StyleRef}, die Sie mit

0 E in f ü g e n | Feld ] S t y l e Ref

0 Ш E in f ü g e n ( S c h n e l l b a u s t h in b | F eld | S t y l e R ef

erreichen.

{StyleRef} ist ein Feld, das zum Wirksamwerden auf eine vorgegebene Formatvorlage

(Style) zugreift und den Inhalt des nächstgelegenen Absatzes mit dieser Formatvorlage

wiedergibt.

Ordnen Sie einem {StyleRef }-Feld in der Kopfzeile die Formatvorlage Überschrifi 1

zu, so fügt das Feld den mit Überschrifi 1 formatierten Titel des Kapitels in die Kopfzeile

ein.

Ebenso können Sie mit Überschrifi 2 die erste Abschnittsebene in der Kopfzeile

anzeigen lassen. Findet Word auf einer neuen Seite eine neue Überschrift der

angegebenen Gliederungsebene, ersetzt es in der Kopfzeile die bisher angezeigte

Überschrift.

Die Grundform des {StyleRef}-Feldes sieht so aus:

{ StyleRef "Überschrift i" \* MERGEFORMAT }.

62


^•5

Überschriften in der Kopfzeile wiederhoien S


■ — :

Fäd suswählen

l^tegorleni

RildnaDi«^:

SectionPagea

Seq

Set

îpif

SÍ¿)ject

S y n ^

ТА

TC

Temiate

Time

Tide

TOA

TOC

U^Address

Fddeîgeûsdiaften

Formatvorîsgennameî

Tabelienuntosdirift

tastenkappe

Texti(örper

äefgesteyt

Oba^riftS

Übers(hrift4

äsersdviftS

Ûba-s(iîrtfl7

(beræhriltS

Ôb»sdirîft9

Zitat

FeldopBonen

О Seite von unten nadi ф е п durdisudien

Q Absat^urnmer епШдеп

Q Absat^osltion еіпШдеп

Q Absatzfir« in räaSvem K


Kapitel 2

Dokument mit Überschriften gestalten und strukturieren

Mehrere Gliederungsebenen in einer Kopfzeile

Setzen Sie zwei {StyleRef}-Felder nebeneinander in die Kopfzeile, getrennt durch

einem Schrägstrich oder Gedankenstrich, und weisen Sie dem ersten Feld die Formatvorlage

Überschrift I , dem zweiten Überschrift 2 zu:

{ StyleRef "Überschrift i" \* MERGEFORMAT } - { StyleRef "Überschrift 2" \*

MERGEFORMAT }

Gliederungsebenen wechselseitig

Sollen sich die Gliederungsebenen in den Kopfzeilen wie in diesem Buch zwischen

geraden und ungeraden Seiten abwechseln, setzen Sie unterschiedliche

{StyleRef}-Felder in die Kopfzeilen der geraden und der ungeraden Seiten.

gerade: { StyleRef "Überschrift i" \* MERGEFORMAT}

ungerade: { StyleRef "Überschrift 2" \* MERGEFORMAT}

2.5.3 Die Suchreihenfolge der {StyleRef}-Felder

Trifft Word beim Aufbau einer neuen Seite auf ein {StyleRef}-Feld, sucht es

zunächst textabwärts bis zum Ende der Seite nach der vorgegebenen Formatvorlage.

Wird das Programm auf dieser Seite nicht fündig, sucht es textaufwärts bis zum

Dokumentbeginn.

Ist auch in dieser Richtung nicht die gewünschte Formatvorlage zu finden, geht

die Suche vom Ende der aktuellen Position bis zum Textende weiter.

Erst wenn auch dabei kein Text mit passender Formatvorlage gefunden wird, gibt

Word die Fehlermeldung aus:

Fehler! Formatvorlage nicht definiert.

Fehler! Verwenden Sie die Registerkarte 'Start', um Überschrifi 5 dem Text zuzuweisen,

der hier angezeigt werden soll.

Suchreihenfolge umkehren

Mit der Option S e i t e v o n u n t e n n a c h o b e n d u r c h s u c h e n beginnt Word am

Ende der aktuellen Seite und sucht aufwärts. In der Kopfzeile erscheint damit

immer die letzte zur jeweiligen Ebene gehörige Überschrift dieser Seite,

Überschriftenprobleme zählen zu den Top 10 der Hilfeforen, und hier finden Sie

die häufigsten Fehlerquellen.


2.6

T r o u b l e s h o o t i n g f ü r Ü b e r s c h r i f t e n i

Wenn Ihre Überschriften, deren Nummerierung oder die Wiederholung in der

Kopfzeile sich eigenartig verhalten, gehen Sie bitte folgende Checldiste durch:

■ Ist die Überschrift der richtigen Formatvorlage und Gliederungsebene zugewiesen?

(Abschnitte 2,4.1 und 2.4.2)

■ Ist in der Nummerierung der richtige Ebenenwechsel eingestellt? (Abschnitt

2.4,4 i- V. m. Kapitel 12)

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2003 Ф 2007/2010 ^

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Kopf- und Fußzeilen

Von einer wissenschaftlichen Arbeit oder einem Sachbuch wird erwartet, dass es

über Kopf- und Fußbereiche verfügt, in denen Dokumentinformationen zu finden

sind, wenigstens eine Seitennummer, besser noch der Titel des Dokuments, bei

längeren Dokumenten des Kapitels, evü. Angaben zum Autor etc.

Dabei handelt es sich um vom Fließtext unabhängige, immer wieder gleiche

Angaben - abgesehen von der fortlaufenden Seitennummer und evtl, wechselnden

Überschriften.

Diese immer wieder neu einzugeben rmd bei Umbruchänderungen neu zuzurichten,

ist überflüssig, wenn Sie die Kopf- und Fußzeilen-Funktion verwenden.

Wichtig

Kopf- und Fußzeüen werden mir in den Ansichten SBiTENtAyouT und Vollbild-

LESEMODUS angezeigt.

Achten Sie darauf, dass sich Kopf- imd Fußzeüen deutlich vom Haupttext abheben.

Dazu können dienen:

■ andere Schriftart und/oder -große,

■ ausreichender Abstand (Abschnitt 3.1.3),

■ eine Absatzrahmenlinie (Abschnitt 7.9) unterhalb der Kopfzeile / oberhalb der

Fußzeile.

3.1 Kopf- un^ Fußzeilen einrichten Ш

Kopf- und Fußzeilen sind nicht sofort im Arbeitsfenster sichtbar; Sie müssen sie

zunächst aktivieren. \

I

3.1.1 Kopf- und Fußzeilen in Word 2003 einrichten

Mit Ansicht | Kopf- und Fusszeile

■ werden Kopf- und Fußzeilenbereich eingeblendet,

■ springt die Schreibmarke in die Kopfzeile und

■ wird die Symbolleiste Kopf- und Fusszbile eingeblendet.

67


Kapitel 3

Kopf- und Fußzeilen

'S' I '1■ I •2' I ■3■ i '4■ I '5■ I ■6■ I ■7’1■J. I I9■ I ‘Mi I 'll' I'12' 1'ІЗ' I ’M' I 'IS' 1'If ■

.КорМе .

1 ¡Kopf- und Fußzeile

1, . AvtfflTeMt-einliip^y „ І Ж А Ш Ш ließen 1

i W i l

1 S e ite n z a h le n A lH Ü m s c h a lt+ P

I A n z a h l S e ite n

I f o r m a t S e ite n z a h le n

I Q a tu m A lt+ U m s c h a lt+ D .

2elt Alt+Umschslt+T

I Seite einrichten...

I lextkorperausblenden

I MitvorherigerverknQpferii

Kopf-/£ußzeiie anzeigen

[ Vorherige Kopfeéiíe

tjächste Kopfzeile

Abb. 3.1: Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE in Word 2003 mit Erläuterungen

Es gibt bis zur Version 2003 nur diese eine Standard-Kopfleiste/-Fußleiste; alle

Verschönerungen müssen Sie manuell vornehmen.

Sobald Sie einmal Kopf- und Fußzeilen für ein Dokument angelegt und dort etwas

eingetragen haben, benötigen Sie den oben beschriebenen Aufruf nicht mehr.

Sind sie erst einmal vorhanden, können Sie jederzeit in den Bearbeitungsmodus

für Kopf- oder Fußzeile wechseln, indem sie diese doppelklicken.

Sie verlassen den Kopfzeilen/Fußzeilen-Modus wieder, indem Sie in den Haupttext

doppelldicken.

3.1.2 Kopf- oder Fußzeilen in Word 2007 und 2010 einrichten

In den neuen Versionen ö ffn et E in f ü g e n j K o p f z e i l e / F u s s z e i l e

eine erste Auswahl an Kopf- oder Fußzeilenlayouts, aus denen Sie

■ eines auswählen oder

mit K o p f z e i l e / F u s s z e i l e b e a r b e i t e n in die freie Kopf-/Fußzeilenbearbeitung

wechseln.

Hinweis

Die %-Rahmen in den Auswahlen der Kopf- und Fußzeilen sollen die Seitenränder

symbolisieren; zusätzliche Rahmen legen Sie nur mit denjenigen Kopf- und

Fußzeüenvorlagen an, in denen zusätzlich zum Seitenrand grafische Elemente

zu sehen sind.

68


3-1

Kopf- und Fußzeilen einrichten i

WirMich brauchbar sind für wissenschaftliche Arbeiten eigentlich nur die Leer-

Varianten, die auch beim direkten Aufruf von KO PFZBILB / FU SSZBILE BBARBBITBN

in der dreispaltigen Version angelegt werden.

Alle anderen sind mehr oder weniger verspielt angelegt, kommen für sachlichnüchterne

Dokumente weniger in Betracht.

Hinweis

Egal, ob Sie eine Kopfzelle oder Fußzeile einrichten, das Pendant wird immer

zugleich angelegt.

In beiden Fällen

■ werden Kopf- und Fußzeilenbereich eingeblendet,

■ springt die Schreibmarke in die Kopfzeile oder Fußzeile und

■ erscheint die Registerkarte KOPF- UND F u s s z b il b n t o o l s im M enüban d.

in einem nach Lieferstandard neu angelegten Dokument sind leere Kopf- und

Fußzeilen bereits vorhanden. Um sic zu bearbeiten, müssen Sie lediglich in den

freien Bereich am oberen oder unteren Ende des Blattes doppelklicken.

Sie verlassen den Kopfzeilen/Fußzeilen-Modus wieder, indem Sie in den Haupttext

doppelklicken oder in der Registerkarte K o p f - u n d F u s s z b il b n t o o l s die

Schaltfläche KOPF- UND FU SSZEILE SCHLIBSSEN betätigen.

3-1.3 Kopf- und Fußzeilen ausblenden

Falls die Kopf- und Fußzeilen bei der Arbeit stören, lassen sie sich ganz leicht ausblenden,

bleiben aber erhalten.

1

Ш Klicken i l

ШШ Doppelklicken

Sie in den schmalen grauen Streifen, der zwei Seiten in der Ansicht S e i t e n l a y o u t

trennt. Die Seiten werden zusammengeschoben und nur eine dünne Linie trennt

die Seiten.

Sie stellen die ausführliche Darstellung wieder her, wenn Sie erneut auf die Linie

klicken/doppelklicken.


Kapitel 3

Kopf- und Fußzeilen

rails die Kopf- und РивгоПсп bei der Arbeit stören, lassen sie sich ganz leich'

Biisbtonden, bleiben aber erhallen.

Ш Klicken

рШоорреІкІІсксп

Sie in den schmalen grauen Streifei^ der zwei Sdten in der Ansicht Sutehuvow

trennt

_________________

pie Seiten werden zusammengeschoben und nur eine dOnne Unie trennt dh

Seiten.

Sie stellen die ausflihrkdie Darsteilung wieder her, wenn Sie erneut auf die Unk

Micken/doppciklicken.

Abb. 3.2: Kopf- und Fußzeilen ausblenden

3.1.4 Die erste Seite anders gestalten S

Häufig benötigt man eine Konstruktion, bei der für die erste Seite eines Dokuments

oder eines Kapitels andere oder überhaupt keine Kopf- oder Fußzeilen

erwünscht sind.

Um die für den gesamten Abschnitt geltende Kopfzeile auf der ersten Kapitelseite

zu unterdrücken, haben die Entwickler von Word bereits vorgesorgt:

@

Öffnen Sie mit einem Klick auf SEITE EINRICHTEN in der Symbolleiste KOPF-

UND FUSSZEILE den Dialog SEITE EINRICHTEN,

wechseln Sie dort ins Register L a y o u t und

aktivieren Sie die Option ERSTE SEITE ANDERS.

S ffl Aktivieren Sie in den KOPF- UND FUSSZBILBNTOOLS die Option E r s t e SEITE

ANDERS.

Die Option E r s t e S e i t e a n d e r s nimmt die Kopf- oder Fußzeile der ersten Seite

eines Dokuments oder Abschnitts aus der Wiederholungsfunktion der Kopf- und

Fußzeilen heraus. Sie können so Kopf- und Fußbereich der ersten Seite unabhängig

von den Folgeseiten gestalten.

Abb. 3. 3: Erste Seite von der Kopfzeilengestaltung ausnehmen

Diese Option gilt immer nur für den aktuellen Abschnitt. Sie müssen sie also in

jedem Abschnitt/Kapitel gesondert aktivieren.

70


З'і

Kopf- und Fußzeilen einrichten I

Kopf- und Fußzeilen nutzen diese Option separat. Sie müssen sie also zusätzlich

in der Fußzeile aktivieren, Wenn auch diese für die erste Abschnittsseite anders

sein soll.

Sind keine Abschnitte eingerichtet, gilt diese Ausnahme nur für die erste Seite

des Dokuments.

3.1.5 Seiten ohne Kopßieileneinträge S (

Die Seiten des Vortextes benötigen meist gar keine Kopfzeileneinträge. Kopf- und

Fußzeilen gelten immer für das gesamte Dokument oder, sofern Abschnitte eingerichtet

sind, für einen Abschnitt.

Um Teile des Dokuments mit anderen oder überhaupt keinen Kopf- oder Fußzeilen

zu versehen, müssen Sie dafür Abschnitte einrichten:

В Einfügen | Manueller Umbruch

Ш B Seitenuyout IUmbrüche

Allein mit dem Einrichten von Abschnitten ist es aber noch nicht getan, weil

zunächst die Kopf- und Fußzeilen abschnittsübergreifend miteinander verknüpft

sind.

^

2 0 0 3 -t

2 0 0 7 / 2 0 1 0 ^

Microsoft Word

ÜhcihhtfW Entwicklertools Entwuif

[ Щ Ш і Vortienge

Nächste

D tfsl«5eite anders

О Ontench. gerade ungerade Selten

^ DoKumenttextanzeigen

I

Optionen

Abb. 3.4: Die Verknüpfung mit dem vorherigen Abschnitt

Sie erkennen das in der Symbolleiste KOPF- UND FUSSZEILE sowie in den KOPF-

UND FusszEiLENTiOOLS an der farbig hinterlegten Schaltfläche Mit vorheriger

verknüpfen. Die Bezeichnung sagt es schon: Diese Option wirkt rückwärts. Zum

Entkoppeln müssen Sie in die Kopfzeile des Folgeabschnitts gehen und dort die

Option ausschalten.

Wichtig

Die Verknüpfung besteht für Kopfzeilen und Fußzeilen separat! Sie können also

Kopfzeilen entkoppeln, aber für die Fußzeilen eine einheitliche, durchgekoppelte

Fassung beibehalten, z. B. für Seitennummerierungen.

Erst nach dem Entkoppeln sind die Kopf- und Fußzeilen der verschiedenen

Abschnitte zu verändern, ohne dass es Auswirkungen auf die anderen

Abschnitte hat.


Kapitel 3

Kopf- und Fußzeilen

Sodann klicken Sie in die Kopf- und Fußzeilen der auszunehmenden Abschnitte

(Seiten) und löschen die dortigen Angaben.

3.2 Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

Ï !

iâliËiF^rihà

a a lt BntOjrtn. Scitcnla^ul Vciwmk ^dung


3-2

Kopf- und Fußzeilen bearbeiten Ж

3.2.1 Abstände einrichten

Zum Einrichten eines ausreichenden Abstands vom Haupttext können Sie sich

der Absatzabstände (Kapitel 7) bedienen oder eigener Einstellungen für Kopf- und

Fußzeilen.

Erhöhen Sie den Abstand von Kopf- oder Fußzeile zum Seitenrand, reduzieren Sie

damit auch gleichzeitig den Satzspiegel vertikal.

Um einen ausreichenden Abstand zum Satzspiegel zu erzielen, müssen Sie

Abstand der Kopf-/Fußzeile zum Seitenrand, Höhe der Kopf-/Fußzeile und

gewünschten Durchschuss addieren, um diesen Wert als oberen bzw. unteren

Satzspiegelabstand einzustellen.

Es geht aber auch simpler: Nicht ganz den Regeln der Satzkunst entsprechend,

aber durchaus proipat ist eine Absatzmarke am Ende der Kopfzeile oder am Beginn

der Fußzeile. Sie halten damit immer eine Zeilenhöhe Abstand zum Satzspiegel.

Optisch verstärken können Sie den noch durch eine waagerechte Linie, wie z. B,

eine Absatzrahmenlinie.

3.2.2 Kopf- und Fußzeilen für beidseitigen Druck spiegeln Ш

Wenn, wie eben beschrieben, die Seitennummer rechts ausgewiesen wird - egal ob

im Kopf- oder Fußbereich einer Seite -, kann das natürlich nur für einseitig bedruckte

Seiten gelten. Bei beidseitig bedruclcten Blättern erwarten wir die Seitennummer

immer außen, also rechts bei ungeraden Seiten und links bei geraden Seiten.

73


Kapitel 3

Kopf- und Fußzeilen

Sie können das wechselseitige Paginieren natürlich umgehen, indem Sie Ée

Seitennummer mittig ausrichten, also am mittleren Tabstopp ih den Standard-

Kopf-/Fußzeilen.

Eleganter ist es jedoch, unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen für gerade und

ungerade Seiten zu verwenden.

Rufen Sie den Dialog SEITE EINRICHTEN [ Register FORMAT auf, der in der

Symbolleiste Kopf- und Fusszbile mit einer eigenen Aufrufschaltfläche 03

vertreten ist.

SO Ш Sie finden die benötigten Werkzeuge sowohl im Dialog SEITE EINRICHTEN

als auch direkt in der Registerkarte KoPF- UND FUSSZEILBNTOOLS.

Die Option

В

Gerade/ ungerade anders

в M Untersch. gerade und ungerade

legt eigene Kopf- und Fußzeilen für gerade Seiten an. Im Kopf-/Fußzeilenmodus

wird Ihnen auch angezeigt, welchen Seitenbezug die Kopf- oder Fußzeile hat.

1

Gerade

2007/2010

Abb. 3.8: Wechselnde Kopf- und Fußzeilen

Nun können Sie auf den geraden Seiten die Seitennummer linksbündig einsetzen,

gefolgt von einem Tabsprung, um mittig die gewünschten Dokumentinformationen

zu platzieren.

7 4


3-3

Überschriften in die Kopfzeile holen S

3.3 Überschriften in die Kopfzeile holen i

Wenn in der Kopfzeile durchgängig das Thema Ihrer Arbeit stehen soll, reicht es,

dieses dort einmal einzutragen.

Wollen Sie die jeweils zugehörigen Kapitelüberschriften in der Kopfzeile sehen,

bedarf es der Feldfunktion {StyleRef}, die Sie mit

S

E in f ü g e n | Feld | S t y l e Ref | Ü b e r s c h r if t i

бЭШ E in f ü g e n | S c h n e l l b a u s t e in e | F eld | S t y l e R ef | Ü b e r s c h r if t i

in die Kopfzeile setzen.

Dieses Vorgehen bedingt natürlich, dass Sie Ihre Kapitelüberschriften mit der Formatvorlage

Überschnfl 1 formatiert haben.

Überschriften zur Übernahme vorbereiten

Sollten Sie Ihre Überschriften mit anderen Mitteln als den zugehörigen Formatvorlagen

optisch als Überschriften formatiert haben, gehen Sie am einfachsten

wie folgt vor:

@

Rechtsklick in eine Kapitelüberschrift | ItxT m it ä h n l ic h e r Fo r m a t ie r u n g

MARKIEREN

Ш 03 Rechtsklick in eine Kapitelüberschrift | Fo r m a t v o r l a g e n | T ext m it ä h n l i­

c h e r Fo r m a t ie r u n g m a r k ie r e n

Nun sucht Word alle Ihrer Kapitelüberschrift entsprechend formatierten Absätze

und markiert sie.

Vorsicht

Wenn Sic andere Textteile genauso formatiert haben wie Ihre Überschriften,

rechnet Word sie bei dieser Suche ebenfalls den Überschriften zu.

Wählen Sie danachjin den Formatvorlagen Überschnfl 1, wie in Abbildung 3.9 gezeigt.

. áí«íl«|i¡iw: imfügert .fermai Extras твЬф gensttsf .г Ad^eBDP AtrebaMSenmniare

Times New Roman

’ 52 I

| b FoiTiiatiemifi'löscheii

H . . . .

I Standard n:

Überschrift 1

Hi

I i , 4 « • äи I

X u іИ в ,1: В., jg ..I jg..e . ff ff I а . »р... А . ~

4-2003

;

I U b e i s o l i r i n 2

I Ü b e rsc h rift Э %

statt j ïlniaj)eM :$


Seiten nummerieren

Word beherrscht problemlos eine Seitenzählung von der ersten bis zur letzten

Seite und ist sogar in der Lage, die erste Seite des Dokuments ohne Seitennummer

zu belassen. Das sollte ausreichend sein, doch gewisse Formvorgaben

erschweren die Paginierung wissenschaftlicher Dokumente ohne Not.

4.1 Seitennum m em in die Kopf- oder Fußzeile einbringen t

1. Setzen Sie die Schreibmarke an die gewünschte Position in der Kopf- oder Fußzeile.

2. Ш Schaltfläche in der Symbolleiste Ko p f- u n d Fu s s z e il e

Ш Ш E in f ü g e n [ S e it e n z a h l

Sofern bestimmte Vorgaben für die Gestaltung der Paginierung erteilt worden

sind, lassen diese sich mit der Funktion S e it e n z a h l f o r m a t ie r e n umsetzen, die

Sie im Kontextmenü Anden, wenn Sie eine Seitennummer mit der rechten Maustaste

anldicken.

4.1.1 Seite X von Y i

Um die beliebte Angabe »Seite ... von ...« zu erzeugen, verwenden Sie für das

Übernehmen der Zahlen als einfachsten Weg die einschlägigen Feldfunktionen.

Q In Word 2 0 0 3 sind diese Funktionen in der Symbolleiste Ko p f- u n d F u s s -

ZEILE mit den Schaltflächen Й und S bereits enthalten.

Ш S E in f ü g e n | ^ c h n e l l b a u s t e in e [ F eld | Pa g e und N u m Pa g e s

Die Worte »Seite« And »von« setzen Sie von Hand dazu.

Wichtig

Da es sich bei der Angabe der Seitennummerierung um Feldfunktionen handelt,

ist gelegentliches Aktualisieren mit |:S#g 1+1X1, gefolgt von [?i].:-niçht verkehrt.

Wenn Sie I Stra 1+1X1 allerdings drücken, während Ihre Schreibmarke im Text

Steht, werden die Felder von Kopf- und Fußzeile nicht mitmarkiert. Sie müssen

zunächst per Doppelklick in die Kopf- oder Füßzcile wechseln, dann [ s t r g )+[л]

und dann IWI drücken.

77


Kapitel 4

Seiten nummerieren

Sofern Sie abschnittsweise separat nummerieren, verwenden Sie bitte anstelle des

Feldes {NumPages} dessen Abschnittspendant {SectionPages}. ln Version 2003

gibt es dafür keine eigene Schaltfläche; Sie müssen es mit EiNFüGBN | Feld | SectionPages

dazugeben.

Э 4.1.2 Erste Seite von der Paginierung ausnehmen I

Ö

Geht es Ihnen nur darum, auf der ersten Seite eines Dokuments oder Abschnitts die

Paginierung zu unterdrücken, müssen Sie keinen besonderen Abschnitt für diese

Seite einrichten, denn für diesen Fall haben die Entwickler von Word bereits vorgesorgt:

Setzen Sie die Schreibmarke in die Kopf- oder Fußzeile - abhängig davon, wo Ihre

Seitennummern platziert sind - und

Ш öffnen Sie mit einem Klick auf SEITE EINRICHTEN in der Symbolleiste Kopf-

UND Fusszeile den Dialog SEITE EINRICHTEN, wechseln Sie dort ins Register

Layout und aktivieren Sie die Option ERSTE SEITE ANDERS.

Ш Ш aktivieren Sie in den KoPF- UND Fusszeilentools die Option Erste Seite

ANDERS.

Erste Seite anders nimmt die erste Seite eines Abschnitts von der sonstigen

Gestaltung der Kopf- und Fußzeilen aus.

S6tecinriditenP^

Laycut I

ДШ

Seil« anelerf

£n(««urt

ІШ Unteisdi. gerade ungerade Selten

|V] OoKumenttertanielgeit

2003

»ЧЮіМеіргьоіГ ^

■:]с*нГ~

2007

2010

Abb. 4.1: Erste Seite von der Paginierung ausnehmen

Wichtig

|:i'

Beachten Sie, dass die Option Erste Seite anders separat iUr Kopf- und Fußzeile

einzustellen ist. Sie müssen die Schreibmarke also in der Kopfzeile oder in

der Fußzeile platzieren, bevor Sie die Option aktivieren.

4.1.3 Mehrere Seiten von der Paginierung ausnehmen

Sollen andere als nur die erste Seite von der Paginierung ausgenommen werden,

kommen Sie um die Einrichtung von Abschnitten nicht umhin.

78


4.1

Seitennummern in die Kopf- oder Fußzeiie einbringen !

Allerdings reicht ein bloßer Abschnittswechsel nicht aus, denn von der Grundeinstellung

her sind alle Kopf- und Fußzeilen mit ihren jeweiligen Nachbarn im vorhergehenden

Abschnitt verknüpft.

Sie müssen zusätzlich zum Abschnittswechsel auch diese Verknüpfung aufheben:

Setzen Sie die Textmarke in die Kopf- bzw. Fußzeile des Folgeabschnitts, um

anschließend die Option

S

VERKNÜPFUNG ZUM VORHERIGEN in der Symbolleiste Kopf- und FusszeilE

iP Ш Mit vorheriger verknüpfen in den Kopf- und Fusszeilentools

zu deaktivieren.

Wichtig

Diese Option ist nicht als Ankreuzfeld ausgeführt, sondern, als Schaltfläche, die

im aktiven Zustand farbig hervorgehoben wird.

Erst nach dem Aufheben der Verknüpfung dürfen die Kopf- und Fußzeilen neu

formatiert werden. Anderenfalls vererben sich die Änderungen auf die verknüpften

Abschnitte,'

4.1.4 Kapitelweise paginieren

Die Form der Paginierung, die mit jedem Kapitel wieder bei i zu zählen anfängt,

stammt - Sie ahnen es sicher schon - ebenfalls aus der Prä-Computer-Zeit der

Texterstellung. Wenn man nicht beginnend mit Kapitel i hintereinander weg bis

zur letzten Zeile des letzten Kapitels schreibt, sondern beim Schreiben zwischen

den Kapiteln springt, weiß man nicht so genau, auf welcher Seite denn Kapitel 10

beginnen wird, wenn erst die Kapitel i bis 5 fertiggestellt sind. Eine Krücke zur

Umgehung dieses Problems ist die Paginierung der Form Kapitelnummer - Trennzeichen

- Seitennunimer im Kapitel.

Obwohl das nichts^quenzielle Arbeiten für die Paginierung heute überhaupt kein

Problem mehr ist, wird in manchen Vorgaben verlangt, dass die Kapitel jeweils

separate Seitennummçrierungen erhalten sollen. Word bietet im Dialog SEITEN­

ZAHLENFORMAT mit Kapitelnummer binbbziehen eine solche Option.

Wichtig

Diese Funktion erwartet, dass die Kapitelüberschriften mit Formatvoriagen des

Typs Überschrifi formatiert und mit einer automatischen Nummerierung versehen

sind (siehe Abschnitt 2,4).

79


Kapitel 4

Seiten nummerieren

ZäHaiformati | li 2,3

l^l^t^iuiivnef «ibeddienj

KM^beginntn^tForma^odaeet |^£rschnftl

Treraizdcfien verwendenJ

Зеіаѵншлепепіпд

0 Fortsetzen ѵот

@ B etratenbaW jl

^ "'""l [

IH

... Ft't

pberedvifts

übersch-iftB

lObaedwift 7

^ersdwfte

I

. Ö^uT^t} ra

: ÖJDKjdpiJrtrt) I

— (Geviertstridi)

- (Gedankenstri,,.

Abb. 4.2: Kapitelnummer in die Paginierung einbeziehen

Wichtig

Um die kapitelinterne Nummerierung immer wieder bei i starten zu lassen,

müssen zwischen den einzelnen Kapiteln Abschnittswechsel eingefügt werden.

Sie erleichtern sich die Arbeit, wenn Sie zunächst den kompletten Haupttext als

dnm Abschnitt belassen, die Seitennummern im ersten Kapitel formatieren und

dann erst die Abschnittswechsel nach jedem Kapitel einfügen. Dabei bleibt die

Formatierung der Seitennummer einschließlich Neustart der Zählung pro Kapitel

erhalten.

1. Im Dialog Seitenzahlenformat aktivieren‘Sie die Option Kapitelnummer

EINBEZIBHEN,

2. Wählen Sie im Feld KAPITEL BEGINNT MIT FORMATVORLAGE die richtige Überschriften-Formatvorlage

(üblicherweise Üherschrifi 1).

3. Stellen Sie den Wert in BEGINNEN BEI auf i,

4. Suchen Sie über die Dokumentstruktur bzw. den Navigationsbereich den nächsten

Kapitelanfang auf

5. Setzen Sie die Schreibmarke an den Schluss des vorangegangenen Kapitels.

6. Б Einfügen ] Manueller Umbruch | U ngerade Seite

В 0 Seitenlayout | Umbrüche | Ungerade Seite

Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 6 für alle Kapitel.

Hinweis

liehen Miniaturansicht.

.Paginierungen in die Seitenzählung der seit-

80


4 -2

Paginierungs-Spezialitäten

4.2 Paginierungs-Spezialitäten

über das in Abschnitt 4.1 erläuterte Allernotwendigste zur Paginierung hält Word

noch einige Funktionen bereit, mit denen Sie Ihre Seitennummern professioneller

einrichten können.

4.2.1 Welche Seiten wie nummerieren?

Immer wieder steht die Frage im Raum, welche Regeln oder Vorschriften es für

die Seitennummerierung gibt.

Kurz geantwortet: »Im Prinzip keine!« Nur folgende Grundsätze sollten Sie

berücksichtigen:

jede Seite zählt

Die erste bedruckte Seite eines Dokuments hat die Seitennummer i, es sei denn,

sie ist ein Deckblatt.

Wird auf der Titelseite keine Seitennummer gewünscht (Option Erstb SEITE

ANDERS), zählt sie dennoch mit. Die häufig auftretende Frage, wie man die automatische

Seitenzählung so einrichten kann, dass sie erst auf Seite 2 oder 3 mit i

beginnt, stellt sich typographisch einfach nicht.

Ш Da auch die Rückseite der Titelseite nicht paginiert wird, ist die erste in einer

Broschüre oder einer beidseitig bedruckten wissenschaftlichen Arbeit auftretende

Seitennummer mindestens die 3. Beim Buchdruck beginnt die Seitennummernanzeige

noch später, meist mit 7, weil auch die komplette »Titelei« keine Seitennummern

trägt, aber dennoch mitgezählt wird.

Die Seitennummer steht immer mittig oder außen

Ш Bei beidseitiger Bedruckung eines Blattes muss in den Seiteneinstellungen die

Option für unterschiedliche Gestaltung der geraden und ungeraden Seiten

gewählt werden, wenn gerade Seitennummern links und ungerade Seitennummern

rechts stehep sollen.

Setzen Sie bei bcids'èjtigem Druck die Seitennummer mittig, ersparen Sie sich

die Unterscheidung in der Platzierung.

Alle anderen Vorgaben an die Nummerierung (wie auch der Fuß- und Endnotengestaltung,

der Quellenformatierung etc.) sind willkürliche Festlegungen der

Leute, die den Schreibern weisungsbefugt sind.^

Э'

Ob und wie sich diese Vorgaben mit dem eingesetzten Textprogramm umsetzen lassen, ist

Problem des Autors.

81


Kapitel 4

Seiten nummerieren

Die Römer-Legende

Für wissenscbaftliche Texte wird von vielen Menschen angenommen), die Titelei

und das Inhaltsverzeichnis müssten mit römischen Seitenzahlen nummeriert werden.

Diese Legende wird noch verschärft mit der Behauptung, auch die Anhänge,

speziell das Stichwortverzeichnis seien mit römischen Zahlen zu paginieren - entweder

mit einer nach dem Inhaltsverzeichnis fortzusetzenden Nummerierung

oder einer neu beginnenden mit »kleinen römischen Zahlen«., (Kleine Römer gibt

cs m der reinen Lehre gar nicht. Die alten Lateiner Hopften ihre Zahlen immer als

Versalien in die Marmorblöcke. Minuskeln erfanden erst die Karolinger.)

Das ist alles nur Popanz! Die Numm,erierung von. Titelei und Inhaltsverzeichnis

mit römischen Zahlen war ursprünglich ein Notbehelf, In wissenschaftlichen

Werken nimmt das Inhaltsverzeichnis eine vorab nur schwer einzuschätzende

Anzahl Seiten in Anspruch. Als solche Werke noch von Hand oder mit der

Schreibmaschine geschrieben wurden, konnte das Inhaltsverzeichnis erst nach

Fertigstellung des Haupttextes: erstellt werden.

Mit einem: Tfiek zog man sich aus der Affäre: Irst auf der ersten Seite des Haupttextes

begann die Seitenzählung mit r.

Da die dem fertigen Werk nachträglich vpranzustellenden Seiten auch irgendwie

paginiert werden mussten, bekamen diese einfach ihre eigene Nummerierung,

der Unterscheidung wegen mit römischen Zahlen.

Weil in der Belletristik derartige Probleme unbekannt sind, kam die Legende auf,

dass wissenschaMiche Texte zwingend einer römischen Pa|inierung des Vortextes

bedürften. Dieses Gerücht wurde bis in unsere Zeit kolportiert, ist zwar ein Anachronismus,

wird aber immer noch für bare Münze genommen.

Die alctueEe Technik der Dokumentenerstellung erfordert derartige Kunstgriffe

nicht mehr. Oie einstmals der Arbeitserleichterung dienende unterschiedliche

Paginierung ist heute kontraproduHiv, denn sie verlangt vom Autor einen erhöhten

Formatlerungsaufwand,

An dieser Stelle noch eine Anmerkung zu der in den Geisteswissenschaften

beliebten Nmnmerierung mit Buchstaben: Mit Buchstaben lassen sich nur maximal

z 6 Seiten nummerieren. Die Automatik von Word ist zwar in der Lage, auch

größere Seitenzahlen in Buehstahen darzustellen, indem sie nach Z mit AA weiterzählt,

nach ZZ dann mit AAA etc., aber ohne Nachrechnen kommen wir beim

Betrachten einer Angabe wie z. B, III (= 6a) nicht weiter, mal abgesehen von der in

diesem Beispiel bestehenden Verwechselungsgefahr mit Römern.

Leider wird dieses Wissen ihnen nicht helfen, wenn in der Vorgabe (selbstverstlpdlich

ohne Vorlagendatei) steht, dass Vortexl, Haupttext und Nachtext unterschiedlich

zu paginieren sind. Sei’s also drum - hier finden Sie die einschlägigen

Anleitungen.

82


4 .2

Paginierungs-Spezialitäten

4.2.2 Vortext und Nachtext mit eigener Seitenzählung

Um Vor- und/oder Nachtext mit eigener Zählung und eigener Zahlendarstellung

zu paginieren, müssen Sie zuerst Abschnitte erzeugen und entlcoppeln:

Zur Trennung von Vortext und Hauptteil benötigen Sie Abschnittswechsel

■ zwischen Titelei und Verzeichnissen sowie

■ zwischen Verzeichnissen und Haupttext.

Zur Trennung von Haupttext und Nachtext benötigen Sie einen Abschnittswechsel

■ zwischen Haupttext und Nachtext.

1. Fügen Sie einen Abschnittswechsel hinter der letzten Zeile des Textes ein, nach

dem gewechselt werden soll:

Ш Einfügen | Manueller Umbruch | Ungerade Seite

Ш Ш Seitenlayout | Umbrüche | Ungerade Seite

2. Entkoppeln Sie die Kopf- oder Eußzeilen, je nachdem, wo die Seitennummer

platziert ist:

Setzen Sie die Schreibmarke in die ungerade Kopf-/Fußzeile und heben Sie in

der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile bzw. den Kopf- und Fusszeilentools

die Option Mit vorheriger verknüpfen auf.

l IÜ Zwischenschritt bei beidseitigem Druck

Sofern Ihr Dokument für doppelseitigen Druck eingerichtet ist und über unterschiedliche

Kopf- und/oder Fußzeilen für gerade und ungerade Seiten verfügt,

müssen Sie die Entkoppelung auch in den geraden Kopf- bzw. Fußzeilen wiederholen.

2,a) Klicken Sie, um zur geraden Kopf-/Fußzeile zu gelangen,

Ш

in der Symbolleiste Kopf- und Fusszeile auf die Schaltfläche H

ШІШ in den Kopf- und Fusszeilentools auf die Schaltfläche Nächste

und heben Sie auch dort in den Kopf- und Fusszeilentools die

Option Й1Т VORHERIGER VERKNÜPFEN äUf.

Nun können Sie darahgehen, in beiden Abschnitten die Seitennummern zu formatieren:

3. Klicken Sie die ungerade Seitennummer des ersten Kapitels mit der rechten

Maustaste an und wählen Sie im Kontextmenü Seitenzahlen formatieren.

4. Im Dialog Seitenzahlenformat wählen Sie oben das gewünschte Zahlenformat

und stellen unten

83


Kapitel 4

Seiten nummerieren

5-

и mit F o r t s e t z e n v o m v o r h e r ig e n A b s c h n it t ein, dass die Nummerierung

abschnittsübergreifend fortgesetzt wird, lediglich das Nummernformat sich

ändert (beim Übergang von der nicht paginierten Titelei zum Inhaltsverzeichnis),

oder

s durch Vorgabe einer Zahl in BEGINNEN BEI, dass die Paginierung des neuen

Abschnitts von der bisherigen Nummerierung unabhängig ist (beim Übergang

vom Vortext zum mit eigener Nummer versehenen Haupttext).

Auch diese Einstellungen wiederholen Sie ggf für die gerade Kopf- oder Fußzeile.

ZahÎBiformat

П f â p l t e l n u m m e r e n b e a d i e n

beginnt fi'ïit Fermatvor^eî

Trcïinieidien verwöideni

Веіфійеі

1-1, l-Â

© F o r b e f c z ^ v o m ^ i s d v í t l

b # ВедіппшЬні Ш ІІШ

г'Иіі

Abb. 4.3: Separate Paginierung einstellen

4.2.3 Nummerierung im Nachtext fortsetzen

Soll die Paginierung im Nachtext nur eine andere Zahlendarstellung erhalten, ist

die Sache einfach zu regeln. Ein Abschnittswechsel trennt den Nachtext vom

Haupttext und für die Nummerienmg nach dem Wechsel wird im Dialog S e it e n ­

z a h l e n f o r m a t das Zahlenformat umgestellt, ohne die Option F o r t s e t z e n v o m

VORHERIGEN ABSCHNITT aufzuheben.

Schwieriger wird es, die Nummerierung des Vortextes im Nachtext wieder aufzunehmen.

Die letzte Seitennummer des Verzeichnis-Abschnittes muss von der

Nummerierung im Nachtext aufgenommen und fortgesetzt werden.

Deshalb bedarf es zuerst eines Merkpostens, in dem die letzte Seitennummer des

Verzeichnis-Abschnitts gespeichert wird. Dies lässt sich mit einem Feld {Section-

Pages}'® bewerkstelligen, das die Anzahl der Seiten eines Abschnitts ausgibt.

Um diesen Wert auch aus anderen Abschnitten heraus abzufragen, muss das Feld

als Textmarke" deklariert sein.

{} mit IStrg l+ im erzeugen, vgl. Kapitel 18!

Ш?л

84


4 .2

Paginierungs-Spezialitäten

Sie gehen also wie folgt vor:

1. Fügen Sie neben der Seitennmnmer des Vortext-Absdinitts das Feld ein:

@

E in f ü g e n |F e l d |S e c t i o n P a g e s

О Ш E in f ü g e n | S g h n e l l b a u s t e in e |F e l d | S e c t i o n P a g e s

2. Markieren Sie das Feld.

3. Einfügen | Textmarke

4. Geben Sie der Textmarke einen Namen.

5. Ш

6. Verstecken Sie dieses Feld mit

Ш

Format | Zeichen | Option Ausgbblendet

В 9 Start | Schriftart n ] Option Ausgeblendbt

7. Nach dieser Vorbereitung wechseln Sie nun zur Kopf- oder Fußzeile des

Nachtextes und tragen dort diese Formel ein;

{= { Ref Textmarke} -b { Page \* arable} \* Roman}

Anstelle von Textmarke fügen Sie den Namen der mit Schritt 4 angelegten Textmarke

ein.

8 . Markieren Sie die Formel, Idicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und wählen

Sie Seitenzahlen formatieren.

9. Setzen Sie den Wert bei Beginnen MIT auf I .

I I . Drücken Sie [f^ , um das Ergebnis zu sehen.

Ш Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 12 für die gerade Kopf-/Fußzeile des

Abschnitts.

Erläuterung der Formel

Referenzfelder {R^f,..} übernehmen den Inhalt des nachfolgend genannten Feldes,

in diesem FaUjalso der Textmarke,

{Page} addiert die aktuelle Seitenzahl des neuen Abschnitts hinzu; deshalb ist

auch wichtig, dass Beginnen mit i festgelegt wird.

Da der Abschnitt mit 'römischen Zahlen paginiert wird, Word mit diesen aber

nicht rechnen kann, muss die Seitennummer zuvor mit \* arabi c in eine berechenbare

arabische Zahl umgewandelt werden. Das Ergebnis der Berechnung

wird am Schluss mit \* Roman wieder in große Römer verwandelt.

Textmarken werden in Kapitel 18 ausführlich beschrieben.


Kapitel 4

Seiten nummerieren

Wichtig

Sollte Ihr Vortejct aus mehreren Abschnitten bestehen, müssen natürlich in all

diesen Abschnitten die Felder {SectionPages} mit Textmarken erzeugt und in der;

Formel jede dieser Textmarken m it einem Referenz-Feld als weiterer Summand

eingefügt werden.

4.2.4 Seiten nummern bei querformatigen Seiten platzieren

Wenn auf einer Seite Objekte, Bilder, Tabellen o. Ä. gezeigt werden sollen, bei

denen es auf möglichst große Abbildung ankommt, wird gern per Abschnittswechsel

eine Seite im Querformat eingeschoben. Allerdings werden Kopf- und

Fußzeilen rmd damit auch die Seitennummerierung »mitgedreht«. Der Hintergrund

dieser Aktion ist simpel: Für Word wurde die Seite nicht gedreht, sondern

besitzt nur andere Abmessungen in Höhe und Breite. Folgerichtig setzt es Kopfund

Fußzeile oben und unten. Im fertigen, gedruclcten Dokument aber laufen bei

diesen Seiten die Kopf- und Fußzeilen senkrecht an der Innen- und Außenkante

des Blattes.

Es gibt mehrere Techniken, dieses Problem zu umgehen; am einfachsten ist es,

das überbreite Objekt um 90° zu drehen. Damit bleibt die Ausrichtung der Seite

dieselbe und Kopf- und Fußzeilen stehen im fertigen Dokument dort, wo sie hingehören.

4.2.5 Wechselnde Seitennummeriemng gerade/ungerade Ш

Sollen die Seitennummern durchgängig in gleicher Formatierung, lediglich

rechts/links wechselnd wegen beidseitigen Drucks, erscheinen, benötigen Sie

getrennte Kopf- und Fußzeilen mit der Option G b r a d e / u n g ERADH ANDERS.

Damit lassen sich Kopf- und Fußzeilen und somit auch die dort platzierten Seitennummern

für gerade und ungerade Seiten unabhängig voneinander formatieren.

Das bedeutet aber auch, dass Sie jede Änderung am Seitennummernfomiat

doppelt erledigen müssen!

Wechseln Sie also nach dem Bearbeiten einer Seitennummer in die Kopf- bzw.

Fußzeile der gegenüberliegenden Seite und wiederholen Sie dort die Formatierung.


4 .2

Paginierungs-Spezialitäten

4.2.6 Hinweis auf Folgeseite

Im Korrespondenzbereich üblich sind Hinweise am Fuß einer Seite zu jener Seite,

auf der der Text weitergeht.“ Für wissenschaftliche Arbeiten kommt ein ähnliches

Konstrukt zum Einsatz, wenn mehrere Seiten mit Zusatzinformationen oder Illustrationen

den Fließtext unterbrechen.

Auch solche Hinweise lassen sich automatisieren, indem Sie an das Ende der Seite

vor der Unterbrechung in Ideinerer Schrift

weiter auf Seite { = {Page} -i- n

setzen, wobei anstelle von n die Anzahl der zwischengeschobenen Seiten plus i

einzusetzen ist.

Wie ein solcher Verweis für Korrespondenz automatisiert werden kann, zeigt das Beispiel in

Abschnitt 19.4.1.

{} mit Istrq І-ьГгаІ erzeugen, vgl. Kapitel 18

87


Verweise und Verzeichnisse

Eine wissenschaftliche Ausarbeitung dient dem Nachschlagen, Recherchieren und

Vergleichen. Dabei helfen Strukturen im Text, interne und externe Verweise, Verzeichnisse,

Erläuterungen und Suchhilfen, die sich dank Assistenzfunktionen in

Word leicht erstellen und pflegen lassen.

5.1 Querverweise

Um im Text auf eine andere Textposition zu verweisen, an der mehr zum eben

behandelten Thema geschrieben wird, ist ein Vermerk der Art »siehe auch ...«

0. Ä. immer sehr hilfreich. Wenn Sie das von Hand erledigen, haben Sie ein Fortschreibungsproblem,

sobald sich durch Überarbeitungen die Verweisdaten

ändern.

Word nimmt Ihnen die Fortschreibung der Verweise ab; dazu rufen Sie die Funktion

@

Einfügen | Referenz | Querverweis,

Ш 9 Verweise | Querverweis

auf.

Um einen automatischen Verweis anzubringen, benötigt Word am Ziel irgendeine

Art von Strukturdaten, genannt »Tags«, an dem sich der Verweis orientieren kann,

Absatznummer

iatznummer (kein Kontext}

Absatznunner (vofetändiger Kontext}

Absatztext

Oben^mten

SdtenzaM

Übersdviftnummer

Übersdviftenzahl ( k ^ Kcmtext)

Übersdviftenzahl (ѵсЛег Kontext)

Abb. 5.1: Verweisziel und -darstellung auswählen

в шая

Nu* Kategorie und Nummer

Nur Besdinftungstext

Seitenzahl

Ob^iAmten

abhängig vom

Verweistyp


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Zur AuswaM stehen in der Liste Verw eistyp des QuERVERWEis-Dialogs alle geeigneten

Tag-Typen (siehe Abbildung 5.1 links).

5.1.1 Querverweis einrichten

Sobald Sie in der Liste Verw eistyp (eigentlich ist es ja der Zieltyp) eine Vorauswahl

getroffen haben, werden die entsprechenden Ziele im unteren Fenster angezeigt.

Auch die rechte Listenauswahl VERWEISEN AUF passt sich dem Verweistyp an; je

nach Art des Verweistyps stehen unterschiedliche Angaben zur Auswahl, die als

Verweis eingetragen werden. Das kann die Seitennummer sein, aber auch der

komplette Inhalt einer Bildunterschrift, je nach Bedarf.

Zrdetzt markieren Sie in der Liste der Ziele das gewünschte Verweisziel und klicken

auf Einfügen. Word fügt ein Feld ein, das den gewünschten Verweis anzeigt.

Zusätzliche Hinweise wie z. B, »siehe Seite« müssen Sie von Hand dazusetzen.

Die Option Als Hyperlink einfügen ist nützlich, wenn Sie beim Überarbeiten die

Verweise schnell verfolgen möchten oder wenn Sie den Text als Word-Datei weitergeben

wollen. Beim Anldicken des Verweises bei gedrückter I Strg I-Taste springt

die Anzeige zur verwiesenen Textstelle.’'^

Wenn Sie ein Querverweisfeld markieren und 0 + [f^ drücken, zeigt sich der

Feldcode, ein {REF}- oder {NOTEREF}-Feld mit kryptischer Adressierung, z. B.

{ REF _Ref288498536 \r \h }. Am Verweisziel lässt sich in diesem Feld nicht viel

basteln, und die Schalter dahinter sind im Dialog Feld bearbeiten, den Sie per

Kontextmenü öffnen, leichter zu ändern. Weitere Schalter gibt es nicht.

5.1.2 Textmarke als Querverweis

Sollte ausgerechnet auf der Seite oder an der Stelle, auf die Sie verweisen wollen,

überhaupt kein Tag existieren, legen Sie dort als Notbehelf eine Textmarke an:

1. Setzen Sie die Schreibmarke an die Position, auf die verwiesen werden soll.

2. I strg |+[Т1+Г?5І oder Ein fü g e n | TFxtm a rke.

3. Fügen Sie im Feld IfeXTMARKENNAME des TßXTMARKE-Dialogs einen Namen für

die neue Textmarke ein.

4. Hinzufügen

Die neue Textmarke wird im QuERVERWEls-Dialog aufgeführt, sobald Sie als Verweistyp

’ftXTMARKE auswählen.

Ob ein Klick mit I strg I zum Sprung fuhrt, können Sie in den Word-Optionen, Register Щ

B e a r b e it e n ¡Щ ^ E r w e it e r t mit der Option S T R G + K l ic k e n z u m V e r f o l g e n e in e s H y p e r ­

l in k s VERW EN D EN bestimmen.

90


5-2

Fuß- und Endnoten

5.1.3 Verweise auf andere Dateien

-.-Ч.-,/--. ■■■:-,--îrv. -— — ■-■■■-■7---■ -■ ■ -

Link Oli

Anzuadgj^toTex^lfteserBraacha-e __________ | ¡ fliacklnfo.» |

Cstäoiter

Wdselte

И

^^dies

Pdoiment

e

lljçues

Pokument

erstelleil

Suche^ifif

рЩФтgemühte

Щ Ѵія'ііКіск

) ^ i p t W íu e le jF o rflfiu la fe .p d f

i S la iJ t V o n lru d cgestaltun e V A k .p d f

j S lo p t Vo rd ru(jçg^ taituriç|.d o c

] S lg ^ t V Q fd fU ckgestaiEiin g,p d f

T y h l , s - S k j j p , 0 ¡ > t y e Í í g _ . F o j f r i ü . í á r e , d . o c x - .

1 T u h B -Sl^ t_ V iilu e le _ F o m iiiB re .p d f

1 T u h b -S lo ¿ t_ y o rd ra d co e sla ltiin o .d o c

Zdlet^

) T u h Í5 -S le p t_V o rdm d ® e sta ltu n o .p d f

I V o rd n ick-Falstud ien .p p t

I W lk o m m e n -Po ste r.D P t_______ _

Adre^: Rî\yor{kudciduhls-^ir|itJ^rfajâfôJ^orfliü^.docx _Ji

Jexhnariee..

2lelfan)9„j ;

Abbfedien

/ Иеге Informationen finden Sie in dieser Broschüre.

Link zur VoKlrock'-BrGselíQie

STRG*Ktk:toiiiroi link sai f e ^ i^

Abb. 5.2: Auswahl einer Verlinkung (oben) und deren Darstellung im Text (unten)

Wird Ihr Dokuraent nur in elektronischer Form’'^ genutzt, lassen sich auch dokumentexterne

Informationen in Verweisform einbinden. Zu diesem Zweck markieren

Sie den Hinweis, der den verbalen Verweis enthält, und wählen

Ein fü g e n | H yperlink.

Im Dialog H yperlink e in f ü GEN navigieren Sie zu dem zu verknüpfenden Dokument

und markieren es.

I

Handelt es sich dabei um ein Word-Dokument, das Textmarken enthält, lässt sich

der Link mit der Schaltfläche T extmarke präzise auf eine Textmarke lenken.

5.2 Fuß- und Endnoten

1

Erläuterungen, die den' Lesefluss beeinträchtigen, sollen in geeigneter Form aus

dem Fließtext ausgegliedert werden. Rechts- und Literaturquellenangaben oder

'5'

Dazu gehört auch ein ins PDF-Format umgewandeltes Dokument, wenn die Strukturtags und

Links sauber umgewandelt werden. In Word 2007 und 2010 erledigt das die interne PDF-

Exportfunktion zufriedenstellend; Benutzer von Word 2003 müssen auf Zusatzprogramme

zurückgreifen, die diese Anforderung nicht immer erfüllen.

91


Kapitel s

Verweise und Verzeichnisse

nicht unmittelbar zum Textverständnis notwendige Kommentare und Erläuterungen

eignen sich dafür besonders.

pne wasserbehördliche Erlaubnis wird in solchen Fällen gemäß §§ 2 ,3 ,5 ,7 ,7a und

4 des Gesetzes zur Ordnung des Wasserhaushalts (Wasserhaushaltsgesetz- WHG)

in der Fassung vom 12. November 1996 (BGBl. IS. 1695), zuletzt geändert durch Artikel

2 des Gesetzes vom 25. August 1998 (BGBl. IS. 2455), in Verbindung mit §§ 14

und 16 des Berliner Wassergesetzes (BWG) in der Fassung vom 3. März 1989 (GVBI.

S. 605), zuletzt geändert durch Gesetz vom 26. Oktober 1995 (GVBI. S. 695), erteilt.

^ in e wasserbehördliche Erlaubnis wird in solchen Fällen gemäß §§ 2,3, 5 ,7 ,7a und

' o4 des Wasserhaushaltsgesetzes^ erteilt.

^ Gesetz zur Ordnung des W asserhaushalts (W asserhaushaltsgesetz - WHG) In der Fassung vorn 12. November 2006

(BGBl.l S. 1695), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes ѵснп 25. August 2008 (BGBl.l $. 2455), In Verbindung m it

§§ 14 und 16 des Berliner W assergesehes (BWG) In der Fassung w m 3. M ärz 2004 (GVBL. S. 605), zuletzt geändert

durch Gesetz vom 26. Oktober 2005 (GVBI.S. 695)

Abb. 5.3: Unterbrechungsfreier Lesefluss dank Fußnote

Wichtig

Eußnoten haben mit füßzeilen nur die ersten drei Buchstaben und die Position

unterhalb des Textes einer Seite gemein, sonst nichts!

Fußnoten haben einen gesonderten Bereich zwischen Text und Fußzeile. Dieser

Bereich wird nicht von Verzeichnisfunktionen erfasst!

5.3 Wann Fußnoten, wann Endnoten?

Fußnoten dienen der unmittelbaren Erläuterung oder Kommentierung des Textes,

wenn zu erwarten ist, dass interessierte Leser schnell an die ergänzende Information

gelangen möchten, z. B. kurze Erläuterungen zu nicht gängigen Abkürzungen

oder Fachbegriffen.

Endnoten sind immer dann angebracht, wenn die Information der vertiefenden

Beschäftigung mit dem Thema dienen soll. Dies ist besonders bei Rechts- und

Literaturquellen der Fall.

Sie können auch beide Notenformen in einem Dokument parallel verwenden.

Word ist bereits so voreingestellt, dass Fußnoten mit arabischen Zahlen und Endnoten

mit kleinen römischen Zahlen nummeriert werden, Die Zahlenformate lassen

sich mit den in Abschnitt 5.3.3 vorgestellten Mitteln ändern.

92


5-3

Wann Fußnoten, wann Endnoten?

5.3.1 Fuß- und Endnoten einfugen

Stellen Sie die Schreibmarke an die Position im Fließtext, an der der Verweis auf

eine Fuß- oder Endnote erscheinen soll, und drücken Sie | strg |-f| a u ін-ГЛ für

Fußnote bzw. I strg I-f| Alt І+ГЁ1 für Endnote oder wählen Sie

Ш Einfügen | Referenz | Fussnote | (ggf auf Endnote umschalten) |

Einfügen,

Ш 0 Verweise |Fussnote einfügen oder Endnote einfügen.

Damit bewirken Sie folgende Aktionen seitens Word: Das Programm

■ fügt an der Position der Schreibmarke einen Fußnotenhinweis in Form einer

hochgestellten Zahl ein,

■ legt für Fußnoten am unteren Rand des Satzspiegels, für Endnoten am Textende

eine waagerechte Linie an, fügt dort wiederum dieselbe hochgestellte

Zahl in einem neuen Absatz ein und

■ harrt Ihrer Eingabe des Fußnotentextes.

Der Fuß- oder Endnotentext wird in Word mit Notizen bezeichnet. Die Schaltfläche

Notizen Anzeigen in der Registerkarte Verweise wechselt beim Anldicken zwischen

Fußnotensymbol im Text und Fußnote.

Dasselbe erreichen Sie mit einem Doppelklick auf die Fuß- oder Endnotennummer.

ж - т - т

Л-Й. І7-- ■■ ЖІ - Cü. ■

fuß- und Endnoten werden nur gelöscht, i n A o s c T i S h T

wenn Sie dss Verweiszeichen im

Wenn- Sie- vers löschen. ’

FehleiTOeldung.if

Abb. 5.4: Anzeige des Fuß- oder Endnotentextes in einem Quickinfo

Wenn Sie in den Zentraloptionen

ffi

В

в

Extras 1O p'|'io n en ¡An s ic h t | Q u ic k In fo

Offlce-ButtoA I WORD-OPTIONBN | ANZEIGEN | DOKUMENT-QUICKINFOS BEIM

HOVERN ANZEIGEN

DATEI I OPTiONEiN I A n zeig e | D o k u m en t-Q u ic k In fo s beim D a r a u fzeig en

ANZEIGEN

alctiviert haben, nimmt der Mauszeiger beim Berühren eines Fuß- oder Endnotenhinweises

die Form ]Ca an und darüber erscheint eine Quickinfo mit der zugehörigen

Notiz.


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

^ Î

i

Die Nummerierung der Fuß- und Endnoten wird intern verwaltet. Sie müssen

sich nicht darum kümmern, wenn Sie vor einer bereits existierenden Fußnote

eine weitere einschieben. Word nummeriert automatisch neu und reiht auch die

Notizen richtig ein.

Aus der Trickkiste; Mehrfach auf dieselbe Fuß- oder Endnote verweisen

Sie können auf dieselbe Fuß- oder Endnote mehrfach verweisen, indem Sie

anstelle des Notenhinweises einen Querverweis(Abschnitt 5.1) des Typs FUSSNOTH

einfügen:

Ш

Einfügen | Referenz [ Querverweis | Verweistyp Fussnote,

Ш ES Verweise | Querverweis | Verweistyp Fussnote.

Bei Verweisen auf wählen Sie Fussnotennummer; so wird auf eine Fußnote an

zwei verschiedenen Stellen verwiesen.

1 rt- 5.3.2 Fuß-und Endnoten löschen

Wenn Sie versuchen, eine Frrß- oder Endnote zu löschen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Fuß- und Endnoten lassen sich nur löschen, indem Sie das Verweiszeichen im

Text löschen.

5.3.3 Fuß- und Endnotenzahl gestalten

Ш

Einfügen [ Referenz | Fussnote,

@ Ш VERW EISE I B e re ich FUSSNOTEN n

öffnet den Dialog zum Gestalten und Platzieren der Fuß- und Endnoten.

Spdcheroft

ÍÍl¡FuSn0tení|

• :Endnotfim

Format

Zahlenfbrmati

genutzerdeßnlerti

Beginnen miti

iiummerierungs

Änderungen Clbernehmen

jSeitenende

[inde des Ookuniantä 1"Í

1 /2 ,3 ,...

______________

Fortlaufend

Ängeningen übernehmen ftirj [Geeamtes Dcdcument

f~Ä№redien I

1-uOVLndnüten umw


5'3

Wann Fußnoten, wann Endnoten?

Bis auf wenige Details ist dieser Dialog selbsterklärend.

■ In der Liste SPEICHERORT für Fußnoten bedeutet

Ш Seitbnende, dass die Fußnote oberhalb der Fußzeile eingefügt wird,

H U nterhalb des Textes, dass die Fußnote unmittelbar auf das Textende der

Seite folgt.

■ In der Liste Zahlenformat findet sich zuletzt eine Folge von Symbolen; *,

J. Die ersten vier so definierten Fußnoten erhalten das jeweilige Zeichen aus

dieser Reihe. Die nächsten vier wiederum die Zeichen aus dieser Reihe, aber

verdoppelt, dann verdreifacht...

■ Als Benutzerdefiniert kann jedes Zeichen herhalten, das Sie dort per Tastatur

oder mit der Symbolauswahl eintragen, auch eine Folge von Symbolen. Dieses

benutzerdefinierte Symbol gilt nur für diese eine Notiz. Auch die benutzerdefinierten

Symbole werden hochgestellt formatiert.

Hinweis

Andere Formatierungsmöglichkeiten’^^- für Fußnoten gibt es picht. Unübliehe

Anforderungen können nur manuell oder mit Makros und Add-Ins erfüllt werden.

5.3.4 Fußnotentrennlinie gestalten

Nicht im FussNOTEN-Dialog zu finden ist eine Änderungsmöglichkeit für die

Trennlinie, mit der Word den Fußnotenbereich vom Text abgrenzt. Diese Formatierung

haben die Entwickler aus unbekannten Gründen seit jeher ganz woanders

angesiedelt, wo ihn unbefangene Nutzer wohl nie finden.

Wechseln Sie die Ansicht des Dokuments mit

H

I. Ansicht | Normal

2. Ansicht ( Fussnoten

D 0 I. Ansicht I'Entwurf

2. VERWEISE I Notizen Anzeigen

Die Eußnoten werden in einem separaten Fenster am unteren Ende des Textfensters

angezeigt. Eine Liste gestattet Ihnen die Auswahl von Fussnotentrennlinie.

Gestalten Sie die Trennlinie mit Textzeichen neu oder wählen Sie Format | Rahmen

UND Schattierung und Iclicken im dann öffnenden Dialog auf die Schaltfläche

Horizontale Linie, um eine dekorative grafische Trennlinie einzufügen.

Das immer wieder nachgefragte Fußnotenzeichen in eckigen Klammern [i] ist eine Krücke der

textbasierten frühen Netzkommunikation. In der Druck- und Satztechnilc war es nie üblich,

und deren Regeln gelten auch für den virtuellen Satz.

95


Г:'

Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

5.3.5 Fußnoten mit Platzproblemen

Obwohl längere Texte nicht in Fußnoten gehören, sondern ins Glossar, kommt es

gelegentlich vor, dass Fußnoten länger werden oder mehrere Fußnoten auf einer

Seite den Fußnotenbereich stark nach oben ausdehnen.

Word steckt dabei in einer Zwickmühle zwischen Absatzformatierung und Fußnotengestaltung,

die zu eigenartigen, aber ökonomisch durchaus sinnvollen Effekten

führt. Die Fußnote, die keinen Platz mehr hat, wird auf die nächste Seite umbrochen.

Zur Kennzeichnung, dass es sich eigentlich nicht um eine zu dieser Seite

gehörige Fußnote handelt, wird der Trennstrich über die volle Satzspiegelbreite

durchgezogen.

p ico dit me que Ocddental c». U Еикф аіі lingues es те тЫ е $ d d ssm iam llle.

УГseparat edstentle es ил m ylh. Por stientle.. musica, sport etc. IKot Europa

Y Й sam vocabular. l i Ongues difiere solmen in H grammatica, В pronunciation

|4u commun vocabules. OmnJcos direcle al d e slían te de im nov lingua

franca: On refusa contimiai payar cusios! traductores. A t solmen va esser

necessi far untform grammatica, pronundallon e piu sommun paroles, f

quande lingues coalesce. Il grammatica del resultant lingue e:

regular! quam U del codescent lingues. LI n i^ In a u 8 .^ n e (lS ^ s e r fÂu sim pllc

e regulad quam H existent Europan llnguep^ * Л

' rqgnoMn segni feurzseto.

Il va esser lam sim pllc quam Occidental in foct, it va esser Ocddental. A ui

Angleso it va semblar un sbnpilficat Antfes, quam un skeptic .Cambridge amico

dit me que Occidental es. l i Europan llngges es membres del sam fômRe. Lor

Satevtttli6nitn,l(omnt*staKottJ0J4hioUOttenmltilefkoiiekUnMoUlmmgderFußnole.

Aafdef^«voidemfuflMtaMnweisdeifdleRißaoteaafkeln*ofoll$tthen.V№ttMnat

demTeKt,lodemdfrfi^noltabbwtísstebt¿pufaienótMrS4teui>ibfOç*nOs«nilmtwn

hat^oberdletug*bOi¡ierufiooleiacht,»esbaSt$i«eu/ditniiduleS*Hnimbioelienwini,

wooáergarkeSirvAnstmAAiiMboiifrQSseniAnoiemtyeur.rmevertrecUesauolion/dr

efti Progronu»/

іГ sdentie, m usita, sport ele, llto l Europa гора usa и II wsam riii v ѵииш иіаі. u

n In Й grammatica. Il pronun

s directe al desirdtUlte de un n

orstosl traductores. A i solmen v<

I paroles. Ma quande Ungues coalesce, И

gremmatlca del resultant lingue es plu sim pllc e reguleil quam II del coalescent

lingues. I l поѵШ івиа franca va esser plu sim pllc e regular! quam Й edstent

Europan lingufe.*

Й va esser iam sim pllc quam Occidental in fact. It va esser O aldental. A un

Angleso It va semblar un slmpUHcai Angles, quam un skeptic Camtvidge amico

etti me c|ue Ocddental es. Li Europan linguos e$ membres del sam fam ille. Lor

s ^ r a t eidstende es un myth. Por sdenHc. musica, sport etc, №oC Europa u sa li

Seltevtrdaagei^konimttuuKenßkltlMrhnMnMdtrkomiitenPlottltningiferfußaole.

AufderS0evmdanfi^nalenhtnrr«isdoildlefußooiepi4MiepFi>llsläiM.Wifdtitm№

demJexl,lndemdeff»¿eaUitbli№/ebiUhl,oufilleaStlaleStlUombnidunbk»IPIolteuf

' Fußnotensolteniur/ttln,

г FíiUs Fußnoten lúi)s»rwBnfMundAf!nenPkUniehru/ití/f)e/¡/¿lerTaletf>ob£/iwe0iíe

m/i¡/irenieigenefiP/otibsifo/fd/t2ellei InätfderFußnolenf/imvp/siiehi.oufdifneciale

I -'■ ililH.

'

Abb. 5.6: Ökonomische Fußnotenumbrüche

In anderen Fällen kommt es auch vor, dass die Zeile mit dem Fußnotenverweis

ebenfalls auf die nächste Seite umbrochen wird, obwohl sie auf der vorhergehenden

Seite noch Platz gefunden hätte, aber nicht mehr die zugehörige Fußnote. All

diese Umbrüche sind »völlig normal«. Es bereitet den potenziellen Lesern Ihres

Werkes keine Probleme, dieser Logik zu folgen. Abhilfe wäre nur durch Textumstellungen

zu erzielen.

Auf die Gestaltung der Fußnoten-Fortsetzungen haben Sie nur insoweit Einfluss,

als Sie die von der Grundeinstellung her über die ganze Spaltenbreite laufende

Fußnotentrennlinie verändern tmd einen Hinweistext für die Fortsetzungen von

Fußnoten vorgeben können.

Dazu dient wiederum die Fußnotenansicht:

В

I. Ansicht | Normal

2. Ansicht I Fussnoten

'7' Tipps zur Einflussnahme finden Sie in der Microsoft Knowledge Base unter

http://support.microsoß.com/kb/2i2oy/de

96


SA

Verzeichnisse

ШШ I. An s ic h t [ En tw u r f

2. VERWEISE I N o t iz e n An zeig en

Wählen Sie in der Auswahl des Fußnotenfensters Fu s sn o t e n -Fo r t s e t z u n g s-

TRENNLINIE b2W. FUSSNOTEN-FORTSETZUNGSHINW EIS.

ftißnoten Alle Fußnoten

I-Etw Í4iBnotentfwmRn!e

Fußnoten^Forfsetzungstr^nlmie

— FuBnoten-Fortsetzungshinweis

F ußnßt^ FuBnotentFennRoie

Fußnfiten FuBnoten-Fortsetzungstr^nltnie

▼ Zu^clcsetzen

Zúrijcksetzen

Abb. 5.7: Werkzeuge im Fußnotenfenster

Fußnoten Fußnoten-Fortsetzimgshinwas

Hier-geht'S'W eiterrjfl

•r Zyriicksetzen

5.4 Verzeichnisse

Da es keine verbindlichen Normen für die Gestaltung wissenschafdicher Ausarbeitungen

gibt, gilt auch für Verzeichnisse das Wilde-13-Prinzip: Wer den Hut

aufhat, sagt, wo es langgeht.

5.4.1 Wohin mit welchen Verzeichnissen?

Sollten Ihnen vom Auftraggeber oder prüfenden Institut diesbezüglich keine Vorgaben

auferlegt worden sein, sind folgende Positionen der verschiedenen Verzeichnisse

zu empfehlen:

■ Das Inhaltsverzeichnis gehört zwischen Titelei und Haupttext, damit der Leser

beim Aufschlagen des Werkes sofort den Überblick hat.

■ Das Stichwortverzeichnis (Index) steht ganz am Ende, denn dort wird es generell

erwartet.

■ Alle anderen Véjrzeichnisse werden zwischen Haupttext und Index eingefügt.

Die ReihenfolgeS, richtet sich nach der Bedeutung, im Zweifel nach Länge absteigend

sortiert.

Das ist eine probate unjd bewährte Empfehlung, aber - wie mehrfach erwähnt - es

gibt keine verbindlichen Regeln.

5.4.2 Unterschiedliche Grunddaten für Verzeichnisse

Während sich das Inhaltsverzeichnis und die Illustrationsverzeichnisse an Formatvorlagen

orientieren, benötigen alle anderen Verzeichnisse spezielle Felder im

Text, an denen sich Word bei der Verzeichniserstellung orientiert.

97


t'¡

Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Vorsicht

Zur Erzeugung solcher Einträge gibt es Tastenkürzel mit einer Kombination aus

ГйП+І Ai t I+Buchstabentaste. Leider verwendet Windows die Ibstenkorabination

Ш + 1AU I bereits zum Umschalten der Spracheinstellungen.

Wenn Ihre Tastatur plötzlich keine Umlaute mehr erzeugt und die Satzzeichen

ganz woanders liegen, schauen Sie doch mal ganz rechts in Ihrer Windows-Taskleiste

nach, ob dort »DE« steht. Ist ein anderes Sprachkurzzeichen zu sehen, stellen

Sie mit Н + [Щ ] wieder auf DE um.

Abb. 5.8: Beim Verwenden von m + l a u I-Tastenkombinationen

Spracheinstellung im Auge behalten!

ШЁІІ

Üb

5.5 Inhaltsverzeichnis

Zum Erstellen eines automatischen Inhaltsverzeichnisses müssen alle Überschriften

Ihrer Arbeit mit den Formatvorlagen Überschrifi 1 bis Überschrifl 9 formatiert

sein. Nur auf so formatierte Überschriften greift Word als Inhaltsverzeichniseinträge

zurück, ohne dass Sie die Grundeinstellungen verändern müssten.

5.5л Überschriften vorbereiten 1

Wenn Sie Ihre Überschriften schon mit anderen Mitteln optisch als solche formatiert

haben, müssen Sie sie so umformatieren, dass Word sie für das Inhaltsverzeichnis

auswertet. Dazu gehen Sie am einfachsten wie folgt vor;

1. Setzen Sie die Schreibmarke in eine Kapitelüberschrift.

2. Q Rechtsklick I Text MIT ÄHNLICHER Formatierung MARKIEREN

Ш Ш RechtsklicJc ( Formatvorlagbn ( TLxt mit ähnlicher Formatierung

MARKIEREN

Nun sucht Word alle Ihrer Kapitelüberschrift entsprechend formatierten Absätze

und markiert sie.

Vorsicht

Wenn Sie andere Textteile genauso formatiert haben wie Ihre Überschriften,

rechnet Word sie bei dieser Suche ebenfalls den Überschriften zu.

■Li

98


5-5

Inhaltsverzeichnis

3. Wählen Sie in den Formatvorlagen Üherschrifl 1, wie in Abbildung 5.9 gezeigt.

4. Sollen nicht nur die Kapitelüberschriften ins Inhaltsverzeichnis gelangen, sondern

auch jene von Unterkapiteln und tieferen Gliederungsebenen, müssen Sie

diese Prozedur für die anderen Überschriftenebenen wiederholen und jeweils

Üherschrifiz, Üherschrifl^ etc. als Formatvorlage zuweisen.

f fetel 'gwtbtítw tììllehU SnfDfiM. ^ѴвЯ. TA«|e Eenster ¿ AdiÿjePi

ejilWUiî"|

B g Formatierung löschen

1Standard

1 Ü berschrift 1 nj

; Übersahrin 2 H;

j Überschrift 3

ítM

i

«■ 2003

2007 / 2010 Ф

Q btipU ic

Q ¿ll*“’' ’ «.D Дй.ьаа “T

jy .i . . gfhtttM .. ■ T 4>¡ ^ . . . . . . . . . . . . . . . . . „ « . . . , « ^ 4. . l ; L i

4.1 A.|4.1.1 l , ^

-і'маікі?г«іпт

Abb. 5.9: Auswahl der Formatvorlagen für Überschriften

5.5.2 Inhaltsverzeichnis generieren 1

Ein Standard-Inhaltsverzeichnis fügen Sie an der Position der Schreibmarke ein

mit

iD Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse | Register Inhaltsverzeichnis,

Ш Ш verweise 1Inhaltsverzeichnis | Inhaltsverzeichnis einfügbn.

Einige vorgefertigte Formatierungen ersparen Ihnen Arbeit, sofern Sie keiner

zwingenden Vorgabe folgen müssen. Mit dem Dialog Inhaltsverzeichnis sind

Sie imstande, Ihr Inhaltsverzeichnis nach eigenen Vorstellungen oder Vorgaben

zu gestalten.

99


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Э 5.5.3 Inhaltsverzeichnis aktualisieren 1

¿ Aktualisiert wird das Inhaltsverzeichnis bei jedem Drucl


5’5

Inhaltsverzeichnis

И + (Ж ]+ [ 0 ] Öffnen Sie den Dialog Eintrag Für Inhaltsverzeichnis fest-

LEGEN. Vorher marlderter Text wird in diesen Dialog ins Feld Eintrag übernommen.

ЩпЖд fe^tiegen j i* * ;

Eintrag; |кц;Ьіегі.еі~ 'Iext

î i i i i î E H k e s n f u n p s z e e n |c j;^J

E b e n e : 1 |^|

! □

l Ä

E ä У

Abb. 5.12: Zusätzliche Einträge fürs Inhaltsverzeichnis festlegen

Im Feld ERKENNUNGSZEICHEN lässt sich ein Eintrag einem bestimmten Verzeichnis

zuordnen, wenn Sie unterschiedliche Inhaltsverzeichnisse anlegen. Zu diesem

Zweck müssen Sie die Inhaltsverzeichnisse allerdings mit der Feldfunktion {TOC}

anlegen und dort denselben Kennbuchstaben als \f-Schalter eintragen. Der vorgegebene

Kennbuchstabe C ist quasi der Joker für die Standardeinstellung.

In Ebene stellen Sie ein, in welcher Verzeichnisebene dieser Text im Inhaltsverzeichnis

erscheinen soll.

Der markierte Text wird als Feldeintrag mit der Textoption Ausgeblendet versehen.

Das Feld wird also auf dem Bildschirm nur angezeigt, wenn Sie die Steuerzeichenanzeige

f aktiviert haben, und nicht gedruckt, solange nicht die Druckoption

Ausgeblendetbn Text drucken aktiviert ist.

Hinweis

Die [?9]-Funktionen zur Anzeige von Feldern haben'auf diese Einträge keinen

Einfluss.

О Ш Die Funktion TEXT HINZUFÜCEN in Word 2007 und 2010

In der Registerkarte VERW EISE gibt es in der Gruppe I n h a l t s v e r z e i c h n i s die

Schaltfläche T e x t h i n z u f ü g e n . Diese ist eine reine Korrekturfunktion für fehlerhafte

Zuordnung von 'Formatvorlagen und darf nicht mit der in diesem Abschnitt

beschriebenen Eintrag’sfestlegung verwechselt werden. Mit T E X T HIN ZU FÜ G EN weisen

Sie Absätzen Formatvorlagen für Überschriften zu oder setzen fälschlich als

Überschrift formatierte Absätze mit N i c h t im I n h a l t s v e r z e i c h n i s An z e i g e n auf

die Formatvorlage Standard zurück.

Ю1


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

5.5.6 Inhaltsverzeichnis formatieren

Das Inhaltsverzeichnis besitzt eigene Formatvorlagen Verzeichnis 1 bis Verzeichnis g,

die Sie Ihren Bedürfnissen anpassen können, indem Sie im Dialog INHALTSVER­

ZEICHNIS auf die Schaltfläche ÄNDERN klicken. Aus der Auflistung der Formatvorlagen

markieren Sie die zu ändernde und klicken auf Ändern. Sie gelangen damit

in den in Kapitel 6 beschriebenen Änderungsmodus für Formatvorlagen.

Wichtig

i

Sie können auch im Inhaltsverzeichnis direkt ändern und umformatieren, doch

werden alle manuellen Änderungen bei der nächsten Aktualisierung zurückgesetzt.

5.6 Abbildungs-, Tabellen- und Form elverzeichnis

Um Verzeichnisse der Bilder, Formeln und Tabellen zu erstellen, bedarf jedes dieser

Objekte einer Beschriftung, die Sie einfügen, indem Sie

1. das Objekt bzw. das Tabellensymbol ffl rechtsklicken,

2. im Kontextmenü Beschriftung einfügen wählen und

3. im folgenden Dialog den Beschriftungstext eingeben.

Auf diese Beschriftungseinträge greift der Assistent für Abbildungs-, Tabellenund

andere Verzeichnisse zu.

iti'

5.6л Verzeichnis der Abbildungen, Tabellen oder Formeln einfügen

Sie setzen die Schreibmarke an die Stelle im Text, an der das Verzeichnis erscheinen

soll, und wählen

Я Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse | Register Abbildungsverzeichnis,

0 S Verweise | Abbildungsverzeichnis einfügen.

Welche Art von Verzeichnis Sie einfügen, richtet sich nach Ihrer Auswahl in der Liste

- il

В

Titel

0 0 bbschriftungsicategorie

des Registers Abbildungsvbrzeichnis.

102


5.6

Abbildungs-, Tabellen- und Formelverzeichnis

Abbildung ItText----- .......... 1 i J Abbildime 1: Text

Abbildung 2: Text------ .......... 3 Abbädaae 2: Text

Abbildung 3: Text..— ...........5 /UiUidune 3; T od

Abbildung 4:T«ct........ .......... 7 Abbildune 4; Text

Abbildung 5: Text........ .........10 АЪЪЗіІше 5: Text

d

5äie]z^^amä9«n

...... ill

t n ^

SdtenaQácht

Abbildung 1: Text........

Abbildung 2: Ib ct-......

Abbildiuig 3: Text........

Abbildung 4: Text.^.....

Abbildung S: T ^ t.....—

{^ S e ite iu d b fe n Bnzeigen

@1 S ä tcrudhien G Echäbüniig

П Я гбф спі ! .......

‘ -- '■ g[

ébM dungsveraddirts

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Abbilduag Z~ Text

Abbildung 4: TVat

^ HxperikdCB an std e von S ä te n jä ile n

A lgenein

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gesdviflunosfcalegorte

1 2)lSslegM ieundi

iVonVafeoe

fflp B o n e n ¿r) j :^егоТГ^

I (Ж1

Abb. 5.13: Verzeichnisart auswählen

Der Assistent orientiert sich an der Kategorie, der eine Beschriftung angehört.

Das Abbildungsverzeichnis unterscheidet sich als Feld vom Inhaltsverzeichnis

lediglich durch den Schalter \c Kategorie, also z. B. { TOC \c Tabelle }. Aufgelistet

werden Kategoriename und Nummer sowie der Inhalt der Beschriftung.

5.6.2 Quellenangaben im Abbildungsverzeichnis

Sofern Ihre Bildunterschriften urheberrechtliche Hinweise zur Bildherkunft enthalten,

stören diese im Abbildungsverzeichnis. Da das Abbildungsverzeichnis auf

die Formatvorlage Beschriflung zugreift;, brauchen Sie lediglich dem Quellenhinweis

eine andere Absatz-Formatvorlage zuzuweisen. Um dennoch Bildtmterschrift;

und Quellenhinweis in einer Zeile tmter dem Bild zu halten, wenden Sie folgenden

Trick an;

Aus der Trickkiste: Quellenangaben im Abbildungsverzeichnis unterdrücken

Legen Sie eine weitere Formatvorlage auf der Basis von Beschriflung an.

1. B Klicken ^ie auf die Schaltfläche Ш neben dem Dropdown-Feld mit den

Formatvörlagen.

S B Sta r t | Form atvo rla gbn

2. S N eue Form atvorlagb

N eu e Fo rm atvorla ge Й

3. Wählen Sie in der liste FORMATVORLAGE b a sier t a u f: Beschriflung.

4. Geben Sie der neuen Formatvorlage einen passenden Namen, z. B. Beschriflung

ohne Eintrag.

5-

103


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Diese Formatvorlage können Sie nun jederzeit zum Abtrennen der Quellenhinweise

in den Bildunterschriften einsetzen:

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Beginn des Quellenhinweises und betätigen

Sie

2. Formatieren Sie den Quellenhinweis mit der Formatvorlage Beschnfiung ohne

Eintrag.

3. Setzen Sie die Schreibmarke in den Absatz davor (die eigentliche Bildunterschrift)

und betätigen Sie I strg і+ГаПГІ-нГ ^ -

5.7 Quellenangaben und Literatu rh In weise

Ein für wissenschaftliche Arbeiten nahezu unverzichtbares Instrument sind

Angaben zu Quellen und Zitathinweise.

Hinweis

In Word 2003 gibt es dafür noch keine Unterstützung. Sie müssen sich mit Füßund

Endnoten oder mit einem angepassten Rechtsgrundlagenverzeichnis behelfen.

|V‘1ir :

Erst ab Version 2007 besitzt Word eine Quellenverwaltung. Leider ist dieses Feature

problembehaftet, weil Microsoft zwar unterschiedliche Formatierungen der Quellenangaben

mitliefert, aber ausgerechnet für die hierzulande üblichen Zitierformen,

z. B. nach DIN 1505, keine passende - auch in Version 2010 noch nicht.

Dieses Manko sollte Sie allerdings nicht hindern, die Datenbank-Funktionen für

Ihre Quellen zu nutzen. Sie erleichtert die Arbeit mit Quellenangaben; die Gestaltung

ist ohnehin so gut wie immer manuell nachzuarbeiten, weil auch die vom

Auftraggeber oder Institut erteilten Vorgaben für Quellenverzeichnisse und -hinweise

meist weder DIN 1505 noch den Word-Varianten entsprechen. Sie müssen

also in jedem Fall mit Feldfunktions-Schaltern, mit Programmierlcenntnissen oder

mittels externer Programme^* nacharbeiten.

Die Anweisungen für die Gestaltung von Quellenangaben speichert Word als XSL-

Dateien im Ordner C:\Programme\Microsoft 0ffice\0fficel2\Bib1iography\Styl

e. Der Pfad kann auch anders lauten, z, B. Programme(x86). In Version

2010 lautet die Ordnerbezeichnung 0fficel4. Mit guten Kenntnissen der XSL-

Programmierung lassen sich die vorhandenen Steuerdateien umarbeiten.

Mit dem Stichwort »Word Quellenverwaltung« erhalten Sie in Suchmaschinen einschlägige

Hinweise. Eine Empfehlung kann ich nicht aussprechen, weil die Vorgaben zu unterschiedlich

ausfallen; Sie müssen sich das für Ihren Bedarf passende System selbst aussuchen.

104


5-7

Quellenangaben und Literaturhinweise

Einige wenige Hochschulen stellen für ihre üblichen Zitatvorgaben eigene Style-

Dateien im XSL-Format bereit. Speichern Sie diese Datei in den Style-Ordner und

wählen Sie diese Zitate-Formatvorlage für Ihr Dokument aus.

Einen Eindruck vom Aussehen der Quellenhinweise und des Quellenverzeichnisses

verschaffen Sie sich, wenn Sie V e r w e is e |Q u e l l e n v e r w a l t e n aufrafen. Dazu

muss allerdings mindestens eine Quelle in Ihrem Quellenverzeichnis eingetragen

sein. In einer der beiden Listen markierte Einträge werden im Vorschaufenster so

angezeigt, wie sie als Verweis und im Verzeichnis erscheinen werden.

5.7.1 Quellen eintragen

Alle Werkzeuge für die Quellenbearbeitung und -Verwaltung finden Sie in der

Registerkarte VERW EISE, Gruppe Z it a t e u n d L i t e r a t u r v e r z e i c h n i s . Zum Einträgen

benötigen Sie die Funktion Z iT A T Ein f ü g e n |N e u e Q u e l l e h i n z u f ü g e n .

Die Option A l l e L i t e r a t u r v e r z b i c h n i s f e l d e r A n z e ig e n unten links erweitert

den zunächst für eine Minimalausstattung angelegten Dialog. Die mit * gekennzeichneten

Felder benötigt die Datenbank unbedingt, alle weiteren Einträge sind

optional, falls Sie diese für Ihre spezifische Gestaltung benötigen. In den Feldern

A u t o r , H e r a u s g e b e r und Ü b e r s e t z e r sollten Sie nichts direkt eintragen, sondern

die Aufteilung der Namen mit dem BEARBEITEN-Dialog nutzen, um flexibler

beim Anpassen zu sein.

Wichtig ist der Tagname; er ist das eineindeutige Ordnungskriterium der Datenbank

und gestattet über Feldfunktion cn den Zugriff auf den Datensatz.

105


Kapitel s

Verweise und Verzeichnisse

i~S~1 speichert diesen Datensatz nicht nur in der Datei, sondern auch in einer

Datenbank, der »Masterliste«, die für alle Dokumente zur Verfügung steht.

Word speichert die Quellen in der Datei

C :\Benutzer\(Benutzemame)\AppData\Roami ng\Mi crosoft\Bi bli ographyX

sources.xml

oder

C:\Dokumente und Einstenungen\(Benutzername)\Anwendungsdaten\

Mi crosoft\Bi bliography\sources.xml

Falls Sie an mehreren Computern parallel arbeiten, gleichen Sie die Datei sources

.xml zwischen den Geräten regelmäßig ab!

5.7.2 Quellen organisieren

In der Masterliste erfasst Word alle in welchem Dokument auch immer erfassten

Quellen. Diese stehen zwar allen Dolcumenten zur Verfügung, jedoch nicht

unmittelbar, sondern müssen als dokumentbezogene »Aktuelle Listen« daraus

extrahiert werden. Nur die Inhalte der »Alctuellen Liste« können zum Einfügen

selektiert werden und erscheinen im Literaturverzeichnis.

Wählen Sie zu diesem Zweck V b r w b isb ) Q u e l ib n VERWALTEN,

Im linken Fenster sehen Sie die in der Masterliste vorhandenen Quelleneinträge.

Aus der Masterliste übernehmen Sie Einträge in Ihre dokumentspezifische Liste

(rechtes Fenster), indem Sie sie links markieren und mit H in z u f ü g e n nach rechts

kopieren.

5.7.3 Quellenhinweis einfugen

Sobald Sie Quellen eingetragen haben, erscheinen diese beim Betätigen der Schaltfläche

Z i t a t e in f ü g e n zusätzlich zu den Funktionen. Mit einem Klick auf die

gewünschte Quelle übernimmt Word diese als Klammervermerk an der Position der

Schreibmarke in Ihren Text. Allerdings nicht als Zitat, sondern nur als Verweis auf das

am Schluss des Dokuments noch einzufügende Quellenverzeichnis.

Soll der Quellenhinweis in einer Fußnote erscheinen, muss vorab eine Fußnote

angelegt und dort Z i t a t e i n f ü g e n angewendet werden.

In welcher Form und Detaillierung der Hinweis erscheint, entscheiden Sie mit der

Auswahl der F o r m a t v o r l a g e gleich neben der Schaltfläche Z IT A T e i n f ü g e n .

io6


Ъ-1

Quellenangaben und Literaturhinweise

Der Quellenhinweis ist ein Feld, das sich im Nachhinein noch verändern lässt, indem

Sie es markieren und die Schaltfläche rechts im Zitatrahmen anldicken.^^

Zitat bearbeite» i

Quelle bearbeiten

Zitat in statischen Text konvertieren

^ Zitate und tüereturverrefchnisakhjalisieren

Zitat ЬпгБ^Мп

KinajfDgen

gelten!

Unterdrücten

□ öMtw

I

j

ПШ

I

Im

ВэтОкІе

BiÄ ograf^y

BtfOufoe

:zH

ErwätertePeMeigensdiaftEn

f^lürktionmi

lamwÑb^hioyíSsi

OTAIION -Tag ^dufter]

Abb. 5.15: Zitat nacharbeiten

Mit Z ita t bearbeiten lassen sich Seitenzahlen nachtragen und auf Wrmsch Teile

der automatisch eingefügten Daten unterdrücken.

Mehr Bearbeitungsmöglichkeiten bietet das Kontextmenü mit Feld bea rbeiten.

Dieser Befehl öffnet den FELD-Dialog (vgl. Kapitel 18). Leider besitzt der Dialog für

das Feld C ita tio n s keine Optionsauswahl wie andere Felddialoge, weshalb Sie in

die Feldfunktion die Feldschalter laut Tabelle 5.1 von Hand eintragen müssen.

Zitat wird ergänzt um

\1

Gebietsschema, Sprache: \11031 = deutsch, \11033 = englisch

\v Feld B a n d aus dem Datensatz, sofern vorhanden

\p ..." freien Text an den Anfang des Zitats, z. B. „siehe auch“, „vgl.“

\s freien Text an das Ende des Zitats, z. B. „ ff“ nach Seitenhinweis

\m Tagname Quelle mit dem Tagnamen als zusätzliches Zitat

Feldschalter, die mit dem Dialog Zitat bbarbbitbn gesetzt werden können:

\n ohne Angabe des Autors

\y , ohne Angabe des Erscheinungsjahres

\t : ohne Angabe des Titels

\p Seitennum m er j Seitennummer

Tabelle 5.1: FeldschalteV für Zitate

5.7.4 Runde Klammern durch eckige ersetzen

Word setzt die Zitate in runde Klammern. Das ist erstens nicht sonderlich auffällig,

zweitens wird als Vorgabe häufig ein Zitieren in eckigen Klammern erwartet.

Sollten Sie im Kompatibilitätsmodus arbeiten, funktioniert der Quellenassistent zwar, jedoch

werden Zitate nicht als Feld, sondern als Text eingefugt.

107


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Dafür gibt es keine Schalter, für diese Änderung müssen Sie in die XSL^°-Dateien

einsteigen, die die Formatvorlagen steuern.

Die XSL-Dateien speichert Word im Ordner

C :\Programttie\Mi crosof t Of fi ce\Of f i ce##\Bi bl i ography\Styl es,

wobei der Hauptordner auf 64-bit-Systemen auch Programme (x86) heißen kann

imd ## für die Office-Version steht: 12 für Office 2007 und 14 für Office 2010.


I

: П: '

;i ! '

li

1, ■;!

1. Dort suchen Sie die XSL-Datei, die Sie als Formatierung für Ihre Quellenhinweise

und -Verzeichnisse ausgewählt haben, und kopieren sie in einen beliebigen

anderen Ordner, um im Falle eines Fehlers das Original zurückholen zu

können.

2. Sodann öffnen Sie die Datei nicht mit einem Doppelklick, sondern mit

Rechtsklick | ÖFFNEN MIT | WoRDPAD oder Editor

Ein Doppelklick öffnet XML-Dateien mit dem Internet Explorer, der das Bearbeiten

noch umständlicher macht, als es ohnehin schon ist.

3. Mit I strg I+[f] rufen Sie die Suche auf und tragen »OpenBracket« ein.

4. Weitersuchbn

5. Sie gelangen zu der Stelle im Code, an der die öffnenden Klammern für die

Zitate definiert sind. Hier ersetzen Sie die Zeile


durch

< x s l:te x t> [< /x s l:text>

6. Dasselbe wiederholen Sie einen Abschnitt weiter bei »CloseBracket«, nur dass

Sie dort die schließende Klammer mit ]< /xsl :text> vorgeben

müssen

Die geänderte Datei abzuspeichern, geht leider nur auf Umwegen, weil sich die

originale XSL-Datei nicht ohne Weiteres überschreiben lässt.

7. Speichern Sie die geänderte Datei im Ordner Styl es unter anderem Namen.

8. Löschen Sie die originale Datei; bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

9. Benennen Sie die zwischengespeicherte Datei mit dem Namen der Originaldatei;

bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Ab sofort wird die geänderte Quellenformatierung mit eckigen Klammern auf

Quellen verweisen.

Nicht zu verwechseln mit XLS, das sind Excel-Dateien. XSL (Extensible Stylesheet Language) ist

eine Codierung zum Gestalten von XML-Dokumenten (XML = Extensible Markup Language).

Seit Version 2007 werden alle Office-Dateien in XML gespeichert.

108

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57

Quellenangaben und Llteraturhlnweise

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Suchen

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f§|AlteauswlhIen

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Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Word setzt ein Feld {BIBLIOGRAPHY} ein, das sämtliche in der Aktuellen Liste

enthaltenen Quellen anzeigt. Sie haben die Auswahl zwischen drei Designformen:

zwei mit und eine ohne Überschrift.

Sollte Ihnen diese Auswahl nicht genügen, weichen Sie auf die Feldfunktion

E in f ü g e n |S c h n e l l b a u s t e i n e ] F e l d | B i b l i o g r a p h y

aus. Wie auch für { C i t a t i o n s } gibt es hier keine Schalter; manuell einfügen in die

Funktion lässt sich nur der Schalter \1 mit Angabe des Sprach- und Gebietsschemas.

Weitergehende Anpassungen sind nur über Veränderungen an den XSL-

Dateien möglich.

5.7.7 Mehrere Quellenverzeichnisse

Werden unterschiedliche Quellenverzeichnisse verlangt, z. B. zur Abgrenzung

von Internetquellen gegenüber Printmedien, so bietet Word dafür keine Fimktion

an, doch es gibt einen Workaround.

Erfassen Sie die abzugrenzenden Quellen mit der Auswahl S p r a c h e in der Erfassmaske

als anderssprachig. Mehrere sprachlich getrennte Quellenverzeichnisse

vermag Word mit Hilfe des Schalters \1 zu erstellen.

Vorgegeben sind zwei Sprachen, meist Deutsch und Englisch. Benötigen Sie mehr

als zwei Quellenverzeichnisse, lässt sich Sprachenauswahl wie folgt erweitern;

W in d o w s -S t a r t m e n ü | A l l e P r o g r a m m e | M ic r o s o f t O f f i c e | M ic r o s o f t

O f f ic e # # # # -T o o l s |M ic r o s o f t O f f i c e # # # # S p r a c h e i n s t e l l u n g e n ^^

Fügen Sie weitere Sprachen im Register B e a r b e i t u n g s s p r a c h e n hinzu.

.1::

5.8 Rechtsgrundlagenverzeichnis

Eine Sonderform der Quellenangabe ist das Rechtsgrundlagenverzeichnis. Diese

Funktion steht auch in Word 2003 Verfügung und kann - entsprechend angepasst

- als Ersatz für ein Quellenverzeichnis herhalten.

Auch für andere Arten von indizierten Verzeichnissen ist diese Form geeignet,

weil sie recht flexibel anpassbar ist.

5.8.1 Zitate eintragen

Um ein Rechtsgrundlagenverzeichnis bereitzustellen, benötigt Word eine Zitatensammlung,

die Sie wie folgt erstellen;

#### steht hier für die Office-Version; diese Angabe steht bei den neueren Versionen in der

Ebene Office-Tools, bei älteren Versionen in der Ebene »Spracheinstellunge«.

no


5.8

Rechtsgrundlagenverzeichnis

Ausgev.-âWter Textî

Kategorie; [ZiVilredit

Kurres Zitat:

1919 (1) BGB

§2Abs, 3ESTG

1284 Abs. 3 GSWO ÖsterfElch

§434(2) Satz 2BGB _

< K & . ' M

Langes Stet;

§ 9 1 9 (1 ) BGB

ElgentünMr ejn^es Grundstocks kann von

Ш:У.^",§,)919:[2}:ШВ-'

.ЙeГ:HseпШШЖ:eІnßS:Gшlld.stüç|


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Word fü g t hinter dem markierten Text eine Wiederholung als A u s g b b l b n d e t e r

TEXT ein und überträgt die Einträge im Dialog Z IT A T MARKIEREN von den oberen

Feldern in die unteren, manuell nicht zugänglichen.

Sie können auf diesen Eintrag jederzeit mit Гй~|+|А и |+|Т1 wieder zugreifen und

die Verknüpfung erneut benutzen.

5.8.2 Einträge hinzufugen

Der Dialog Z IT A T m a r k i e r e n gehört zu denen, die das Weiterarbeiten nicht behindern,

während sie geöffnet sind. Das erleichtert das Hinzufügen weiterer Einträge.

Mit W e i t e r s u c h e n oder Scrollen gehen Sie zum nächsten erforderlichen Eintrag

im Text, markieren diesen und klicken in d e n Dialog - sofort übernimmt der Dialog

die markierte Textpassage und Sie können direkt mit der Zuordnung zu einer

Kategorie und der Feinarbeit am Eintragstext weitermachen.

l i

i l

Щ

ІЫ1.

:

Komplettmarkierung gleicher Zitate

Wollen Sie, dass in der Rechtsgrundlagensammlung auf alle Textstellen, die ein

bestimmtes Zitat betreffen, verwiesen wird, klicken Sie im Dialog Zitat markieren

auf die Schaltfläche Alle markieren. Damit wird eine Indexmarke bei allen

Zitatstellen eingefügt, und beim Erstellen des Rechtsgrundlagenverzeichnisses

wird auf all diese Textstellen verwiesen.

Rechtsgrundlagen-Zitate fìnden

Eine speziell für das Aufspüren von Rechtsgrundlagen in einem Text bestimmte

Funktion verbirgt sich hinter der Schaltfläche Durchsuchen im Dialog Zitat

MARKIEREN. Dieser Assistent durchsucht den Text nach typischen Kennzeichen

von Rechtstexten, vornehmlich nach dem ^-Zeichen, aber auch anderen vermeintlich

juristischen Wörtern.

5.8.3 Zitate wiederverwenden

Der Dialog Z IT A T MARKIEREN ist multifunktional. Er ist auch zu verwenden, wenn

Sie von Ihrer Quelle an anderer Stelle im Dokument Gebrauch machen wollen.

1. Setzen Sie die Schreibmarke an die Position, an der das Zitat verwendet wird.

2. iÄl-bfÄVtl+iTi

oder in В fS VERW EISE I Z i t a t f b s t l b g e n

3. Suchen Sie in der Liste Kurzes Zitat die passende Quelle und markieren Sie

sie durch Anldicken.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Markieren.

I

112


5.9

Index (Stichwortverzeichnis)

5.8.4 Rechtsgrundlagenverzeichnis einfügen

Setzen Sie die Schreibmarke an die Position im Text, an der das Rechtsgrundlagenverzeichnis

erscheinen soll, und betätigen Sie dann

ü

Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse, Register Rechtsgrundlagenverzeichnis,

Verweise I Rbchtsgrundlagenverzeichnis einfügen.

Im Dialog Rechtsgrundlagenverzeichnis wählen Sie die Kategorie aus, zu der

das Verzeichnis erstellt werden soll, und formatieren die Darstellungsform, bevor

Sie das Erstellen mit einem Klick auf CÊD starten.

Die Feldfunktion für das Rechtsgrundlagenverzeichnis lautet {TOA}. Über die

Optionen im Dialog Rechtsgrundlagenvbrzbichnis hinaus enthält der Feld-

Dialog keine wirklich relevanten Feldschalter.

Die Option Passim verwenden wirkt sich erst aus, sobald mindestens fünf Fundstellen

zu einer (Quelle gefunden werden. In diesem Fall werden die Seitenhinweise

durch das Wort »passim« ersetzt.^^

5.9 Index (^lichwortverzeichnis)

Für ein Stichwortverzeichnis müssen zunächst Stichworte erfasst werden.

Markieren Sie den zu erfassenden Begriff und betätigen Sie

die Tastenkombination Г ^ + І Alt |-нГх1

oder in Э ffl Verweise I Eintrag festlegen.

»Passim« (lat.) steht für »überall« tmd wird anstelle konkreter Seitenhinweise verwendet, wenn

der Begriff im Text so häufig und unspezifisch vorkommt, dass ein Verweis auf eine Fundstelle

nicht weiterftihrend wäre.

ПЗ


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Der Dialog INDEXEINTRAG FESTLEGEN Übernimmt den markierten Text ins Feld

H a u p t e i n t r a g , w o Sie ihn bei Bedarf noch nacharheiten können. Dieser Text wird

im Index angezeigt.

Mit einem Klick auf F e s t l e g e n oder | | fügen Sie diesen Begriff als ausgeblendeten

Text und der Feldkennung {XE} für einen Indexeintrag in Ihren Text ein.

Wichtig

Der für den Haupteintrag übernommene Text nimmt manuelle Formatierungen

mit. Diese Formatierung behält er auch beim Erstellen des Stichwortverzeichnisses

bei. Deshalb ist es wichtig, dass Sie einen manuell formatierten Eintrag mit

I Strg l-l-l Leertastel zurÜcksetzen.

Index

Haup^ntrag: I

УоІегсЬфэд:

j5fehe

Техіпізгке;

lili I"’'

SdlenzaHKiftirroet

□ Fett

Qelogf^d

geUflhet, um m^ere

IndexäntrSge festäjilesen.

: [■ .J

É

emStiohwQrtyerzeichnis-mÜssen-zunâohst'Stichworte'erfasstwerden.- |:.XE'

blagwortvei’zeiclmis”‘p 'XE-”Iadex'’‘| jX E ”Verzeichnis:Schlag^orte”‘|¡ XE‘

ohwQrty^;zeic|¿ig|‘l||;5¿,;’íyerzei(|mis:Stich\Yoi^

Abb. 5.19: Indexeinträge erstellen

Wichtig

Bedenken Sie bei der Kennzeichnung von Stichworten, welche Stichworte Sie an

welcher Stelle erfassen; Es sollen Begriffe sein, die die Leser ggf. suchen werden,

und die im Index angegebene Seitenzahl soll dorthin verweisen, wo das Stichwort

erläutert wird.

5.9.1 Einträge hinzufligen

Der Dialog INDEXEINTRAG FESTLEGEN gehört ZU denen, die das Weiterarbeiten

nicht behindern, während sie geöffnet sind. Lediglich Drag&Drop ist aus unerfindlichen

Gründen nicht möglich.

Das erleichtert das Hinzufügen weiterer Einträge. Scrollen Sie zum nächsten

erforderlichen Eintrag im Text, markieren Sie diesen und Idicken Sie in den Dialog

- sofort übernimmt der Dialog die markierte Textpassage und Sie können direkt

mit der Beinarbeit am Eintragstext weitermachen.

П4


5-9

Index (Stichwortverzeichnis)

Komplettmarkierung gleicher Begriffe

Wollen Sie, dass im Stichwortverzeichnis auf alle Textstellen, an denen ein

bestimmtes Wort auftritt, verwiesen wird, klicken Sie im Dialog Indexeintrag

FESTLEGEN auf die Schaltfläche Alle festlbgbn. Damit wird ein XE-Feld bei allen

Begriffspositionen eingefügt, und beim Erstellen des Stichwortverzeichnisses

wird auf all diese Textstellen verwiesen.

5.9.2 Untereinträge

Sie können den Haupteintrag um Untereinträge ergänzen, die Sie in das Feld

Untereintrag des Dialogs schreiben; bei der Erstellung werden solche Einträge

eingerückt beim Haupteintrag aufgelistet.

Untereinträge sind im Feld durch einen Doppelpunkt vom Haupteintrag getrennt.

Sie können Untereinträge auch in dieser Weise direkt ins Feld schreiben, zum Beispiel

{ XE "Indexierfassen" }.

Wichtig

Achten Sie heim Ergänzen der Feldinhalte darauf, dass keine Leerzeichen zwischen

Eintrag und den begrenzenden Anführungszeichen bzw. dem Doppelpunkt

stehen. Leerzeichen stören die Sortierung im Stichwortverzeichnis.

5.9.3 Verweisoptionen

Der Eintrag im Stichwortverzeichnis verweist grundsätzlich auf die Seite, auf der

das zugehörige {XE}-Feld steht. Zwei Varianten sind mit den Optionen neben

Aktuelle Seite möglich:

■ Querverweis erlaubt die direkte Angabe eines anderen Suchbegriffs, unter dem

der gesuchte Begriff erläutert wird. So wird doppelte Indizierung vermieden.

■ Seitenbereich erlaubt den Verweis auf mehrere aufeinanderfolgende Seiten; für

diese Form müssen allerdings die bezogenen Seiten vorab mit einer Textmarke

versehen worden sein.

5.9.4 Index erstellen

Stellen Sie Ihre Schreibmarke mit I strg |+| Ende I ans Ende des Dokuments, geben

Sie falls nötig noch einen Abschnittsumbruch ein und erstellen Sie dort mit

@

Einfügen | Referenz | Index und Verzeichnisse | Register Index.

Hl Ш Verweise | Index einfügen

Ihr Stichwortverzeichnis, das intern als Feld {INDEX} daherkommt und mit

0 + [ ? 3 der manuellen Bearbeitung erschlossen werden kann.


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Unterschiedliche Stichwortverzeichnisse

{XE}-Felder lassen sich mit dem Feldschalter \f verschiedenen Kategorien bzw.

Gruppen zuordnen. So wird z. B. mit {XE "H^SO^" \f Formeln } die Schwefelsäure

nur dann in einem Index auftauchen, wenn dieser ebenfalls mit dem Schalter

»\f Formeln« ausgestattet ist, das Feld also { INDEX \f Formeln } lautet.

Selbstgestaltete Stichwortverzeichnisse

О

Einfügen | Feld | Index

Ш. ES Einfügen ] Schnellbausteine | Feld | Index

erlaubt Ihnen, sich die Stichwortliste unabhängig von den mitgelieferten Mustern

zu gestalten.

Wenn Sie die Feldfunktionen aktivieren und dort Optionen aufrufen, finden Sie

weitere Varianten, die dieses Feld über die Einstellungen des Index-Dialogs hinaus

zu bieten hat.

.

álsi/

lilisï

\Ъ Textmarke

M im n g

erstellt den Index nur für den Teil des Dokuments, den die

angegebene Textmarke umschließt,.

\s setzt vor die Seitenzahl die Kapitelnummer

\d "Trennzeichen" legt für den Schalter \s das Trennzeichen zwischen Kapitelund

Seitenüummer fest

\g "Trennzeichen" gibt an, was bei einem Bereichsverweis als Begriff zwischen

den Seitenzahlen stehen soll

\h "Überschrift" trennt das Stichwortverzeichnis nach Anfangsbuchstaben. Als

Überschrift kötmen Sie zusätzliche Zeichen einbeziehen, z. B.

A Der im Schalter \h angegebene Buchstabe ist egal. Wollen

Sie nur Leerzeilen als Trenner haben, geben Sie in den

Anführungszeichen einen Leerschritt ein.

\1 "Trennzeichen" ersetzt das Komma zwischen Seitenzahlen zum selben Eintrag

durch ein beliebiges anderes Zeichen

\p "Buchstabe-Buchstabe" begrenzt den Index auf Einträge mit den angegebenen

Anfangsbuchstaben

g

Tabelle 5.2: Zusätzliche Feldschalter für das Stichwortverzeichnis

5.10 G lossar und Abk.-Verz.

Steht zu erwarten, dass Ihre Ausarbeitung auch von Nichtfachleuten gelesen werden

soll, sind Glossar und Abkürzungsverzeichnis obligatorisch. Bei nur wenigen

Einträgen können beide auch als ein gemeinsames Verzeichnis auftreten.

!r

n 6


5.11

Verzeichnisse über mehrere Dokumente

Zu automatisieren ist dabei nicht viel, Word stellt fur diese Aufgaben keine Assistenzfunlctionen

bereit. Ein wenig Automatik ist möglich, wenn Sie die Funktionen

des Rechtsgrundlagenverzeichnisses nutzen, denn dieses ist im Grunde nichts

anderes als ein Glossar.

Wollen Sie voll auf Handarbeit setzen, legen Sie die Sammlung erläuterungsbedürftiger

Fachbegriffe und Abkürzungen am besten als Tabelle an, damit Sie während

der Einträge nicht auf die Sortierung achten müssen. Meist fallen einem die

notwendigen Einträge während der Arbeit am Text auf, dann sollten Sie mit einem

kurzen Sidekick ins Verzeichnis - während der Bearbeitung am besten in ein noch

separates Dokument - diesen Eintrag rasch vornehmen und zum Weiterschreiben

in den Haupttext zurückkehren. Erst am Schluss der Arbeit sortieren Sie die

Tabelle. Als Sortierung kommt selbstverständlich nur eine alphabetische in

Betracht. Eine gelegentlich geforderte Sortierung nach Auftreten im Text lässt sich

zwar als Endnoten leichter erstellen, nützt dem ratsuchenden Leser aber überhaupt

nichts.

5.11 Verzeichnisse über mehrere Dokum ente

Haben Sie für jedes Ihrer Kapitel eine eigene Datei angelegt, müssen Sie diese

nicht zwangsläufig zu einem Dokument zusammenführen und auch nicht mit

Filialdokumenten arbeiten, um ein Gesamt-Inhaltsverzeichnis, Gesamt-Abbildungsverzeichnis

oder einen Gesamt-Index zu erstellen.

Die Feldfunktion {RD} ist in der Lage, die Überschriften, Abbildungen, Indexeinträge

usw. aus externen Dokumenten auszulesen; mehrere aufeinanderfolgende

{RD}-Felder fügen sich so zu einem Verzeichnis der gewünschten Art zusammen.

Hinweis

Die Funktion {RD} greift auf die Überschriften, Abbildungen usw. durch; es ist

nicht erforderlich, in den Einzelkapiteln die entsprechenden Verzeichnisse

: anzulegen. ¡

I

Im Nachfolgenden erläutere ich die Vorgehensweise für ein übergreifendes

Inhaltsverzeichnis. Für die anderen Verzeichnisse funktioniert es ähnlich.

Einziger Haken bei dem übergreifenden Inhaltsverzeichnis ist die Seitennummerierung,

die in jedem Kapitel mit i neu beginnt. Die (RD}-Eunktion ist also sinnvoll

für Kapitel mit separat nummerierten Seiten unter Einbeziehung der

Kapitelnummer einsetzbar, wenn Sie nicht manuell alle Kapiteldateien mit Startnummern

für die Paginierung versehen wollen.

117


Kapitel 5

Verweise und Verzeichnisse

Das Gesamt-Inhaltsverzeichnis beginnt mit einer Verzeichnis-Feldfunktion, z. B.

{TOC}, die ihre Einträge aus den in den nachstehenden {RD}-Feldern aufgefuhrten

Dateien bezieht. Das gesamte Gebilde sieht dann ungefähr so aus:

{TOC}

{ RD "Kap_oi.doc" \f }

{ RD "Kap_02.doc" \f}

{ RD "Kap_03.doc" \f }

etc.

Die Anführungszeichen können entfallen, wenn im Dateinamen keine Leerzeichen

V o r k o m m e n .

Der Schalter \f definiert den aktuellen Ordner als Ausgangspunkt für den Pfad der

auszulesenden Dateien; das spart Schreibarbeit.

Ist die Liste komplett, markieren Sie das {TOC}-Feld und drücken iTFl.

Die {RD}-Zeilen bleiben erhalten, so dass Sie sie für weitere Verzeichnisse nutzen

können, indem Sie die jeweilige Verzeichnis-Feldfunktion {BIBLIOGRAPHY},

{INDEX}, {TOA} oder {TOC} darüber schreiben.


Formatvorlagen professionell

Sofern Sie nicht unter Zeitdruck stehen, sollten Sie sich mit den Möglichkeiten

der Formatvorlagen gründlicher vertraut machen. Professionell genutzt, erleichtern

sie die Arbeit mit Word gerade bei längeren Dokumenten immens.

6.1 Alle Formatvorlagen anzeigen

In der Dropdown-Liste der Symbolleiste Format und in der Registerkarte Start

ist nur eine Auswahl der verfügbaren Formatvorlagen enthalten. Den Gesamtumfang

der Formatvorlagen finden Sie auf Umwegen im Aufgabenbereich Format-

VORLAGEN.

fil

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ш neben dem Dropdown-Feld mit den Formatvorlagen.

Ш I9 Start | Formatvorlagbn iî

Im Aufgabenbereich FORMATVORLAGEN stehen Ihnen zusätzliche Informationen

und auch die Bearbeitung von Formatvorlagen zur Verfügung; allerdings müssen

Sie zur Anzeige der kompletten Liste der Formatvorlagen noch etwas beitragen;

@

Anzeigen | Alle Formatvorlagen

Ш Ш Optionen | Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen ] Alle Formatvorlagen

6.2 Formatvorlagen trickreich verwenden

Das Wissen um einige Spezialitäten der Anwendung von Formatvorlagen kann

Ihnen helfen, wenii Sie in kniffelige Situationen geraten.

6.2.1 Formatvorlagen auf importierte Texte anwenden

Bei zugelieferten Texten kann es passieren, dass diese komplett handformatiert

wurden, weil der Autor nicht mit Formatvorlagen gearbeitet hat. Wollen Sie solche

Texte in Ihr Dokument übernehmen, werden die im Quelldokument auf Standard

formatierten (also belassenen) Passagen an die Formatvorlage Standard Ihres

Dokuments angepasst. Für die anders formatierten Texte müssen Sie aber nicht

mühsam jede einzelne Überschriftenzeile etc. nachformatieren.

П9


..'Г

Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

Es reicht, wenn Sie einen solchen handformatierten Absatz rechtsklicken, Tbxt

MIT ÄHNLICHER Formatierung markieren wählen. Damit werden alle ebenso formatierten

Absätze markiert und durch einen Klick auf die in Ihrem Dokument

benötigte Formatvorlage den Formatierungen angepasst.

Hinweis

Wenn importierte Texte überzählige Absatzmarken enthalten, entfernen Sie

■diese mit der in Abschnitt 8.5 beschriebenen Methode.

6.2.2 Handformatierungen zurücksetzen

Manche Handformatierungen im auf Standard formatierten Text entsprechen evtl,

auch nicht Ihren Vorstellungen. Auch hier können Sie kurz und bündig eine

durchgreifende Anpassung erzielen, ohne alle Formatierungen einzeln abzuschalten:

Markieren Sie den zu neutralisierenden Absatz und drücken Sie I strg l-tl Leertaste

I oder I strg І+ГоП+ІП. Damit werden alle manuellen Formatierungen im

Absatz gelöscht und dem Text die Formatierung des Absatzes laut Formatvorlage

aufgezwungen.

1, SI

Z um Markieren können Sie natürlich auch die Funktion TEXT m it ähnlich er Formatierung

MARKIEREN oder im Kontextmenü der Formatvorlage A lle Instanzen

VON ... MARKIEREN verwenden, dann erledigen Sie das für den gesamten Standard-

Text auf einen Schlag.

6.2.3 Einen Absatz mit verschiedenen Formatvorlagen formatieren

Weitgehend unbekannt ist eine Funktion, mit der sich einem Absatz unterschiedliche

Absatz-Formatvorlagen zuweisen lassen. So ein Fall kann auftreten, wenn Sie

einen Teil eines Absatzes mit Hilfe einer anderen Absatz-Formatvorlage vom Rest

dieses Textes abheben wollen.

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Beginn des abzuhebenden Textes und

betätigen Sie I ^ I.

2. Formatieren Sie die beiden Absätze mit unterschiedlichen Formatvorlagen.

3. Setzen Sie die Schreibmarke in den oberen Absatz und betätigen Sie

I strg l+l Alt І-ЕрёП.

Die beiden Absätze werden mit Schritt 3 wieder zu einem Absatz vereint. Bei eingeschalteter

Steuerzeichenanzeige sehen Sie, dass die Absatzmarke f eingerahmt

wurde: M. Diese versteckte Absatzmarke trennt den Absatz logisch in zwei separat

formatierbare Absätze, aber nicht optisch.

120


6.3

Formatvorlagen bearbeiten

^ |даВЬСсО(| Л а Я б С AaBbCcDí Л я В Ь С і AaBfaCcl i : AaBbCcOc |AáS0C| AaBbCcDt AflBbC« AaSbCcl

«10‘ I »uri . It ■ ■ ■ U •

^rste Formatvorlagelî

Zweite Formatvorlage^

' ErsteFormatvorlai ■e-Fonnatvorlagefl¡

* и * и

Abb. бл: Zwei unabhängig formatierte Absätze, optisch zu einem zusammengefügt

Sofern es nach der anderen Formatvorlage mit der Standard-Absatzformatvorlage

tveitergehen soll, setzen Sie die Schreibmarke an das Ende des abzuhebenden Textes

und wiederholen Sie den Vorgang.

6.3 Formatvorlagen bearbeiten

Ш Ein Klick auf die Schaltfläche ¡ 3 links neben dem Dropdown-Feld mit den

Formatvorlagen

Ш D S t a r t | F o r m a t v o r l a g e n m

öffnet den Aufgabenbereich F o r m a t v o r l a g e n .

Abb. 6.2; Aufgabenbereiche FORMATVORLAGEN nebst Optionen

Angezeigt wird in der Gjrundeinstellung auch hier nur eine Auswahl der vorhandenen

Formatvorlagen. Im Aufgabenbereich F o r m a t v o r l a g e n gelangen Sie über

и

A n z e ig e n

Щ p O p t io n e n |A n z u z e i g b n d e F o r m a t v o r l a g e n a u s w ä h l e n

zur Auswahl der gewünschten Anzeigemenge.


Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

6.3л Eigenschaften einer Formatvorlage anzeigen

Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine angezeigte Formatvorlage, zeigt Ihnen

Word in einem Quickinfo deren Formatierung an.

а ^

Standard j. \mH

^ *® 4S chrifiirt

ГаЬеН SchtHlartJ (SUndsrdJ Tirr

^ 4 АияісММПд: Btotfc

Is la n d !

T e m Zdlcnainiandi «W ad

te fiJ У я п ? и *

/ П N ic b iS b t,

FornMlVDtlaga ,

rmes! FoiWiatvoiläeeSthnilKg

Tioee^tcnwb l o f t ; säw a «■

e»Nev/Romei\,W,5 Pt.

nWivorliiqe ' . .

Ö VofSÜBUeruögin

Q y a tM p e e Forioalsnriagen ДввІ!б\

' Ш® ®

¡Í i; ; I:

Abb. 6.3: Informationen über Eigenschaften der Formatvorlagen

Ili

P l i

Bereits an dieser Stelle können Formatierungsprobleme erkannt werden. Die Formatvorlage

des Textes, in dem die Schreibmarke steht, wird in der Liste markiert

und in Version 2003 im Feld über der Liste noch zusätzlich angezeigt.

Hinweis

Word legt automatisch für jede abweichende, also von Hand erstellte Formatierung

eine neue Formatvorlage an.

Wenn Sie also in einem Absatz, der vermeintlich mit Standard formatiert ist,

irgendwelche Absonderlichkeiten bemerken, kontrollieren Sie einfach anhand der

Formatvorlagen-Liste, ob die Formatierung wirklich Standard ist oder davon

abweicht. Abbildung 6.3 rechts zeigt einen solchen Fall.

6.3.2 Formatvorlagen erstellen und ändern

Auch zum Anlegen imd Ändern von Formatvorlagen benötigen Sie den Aufgabenbereich

F o r m a t v o r l a g b n u n d F o r m a t i e r u n g .

@

Klicken Sie auf die Schaltfläche ® neben dem Dropdown-Feld mit den Formatvorlagen.

Ш S S T A R T I F o r m a t v o r l a g e n

122


6.3

Formatvorlagen bearbeiten

l'i'j'i«! Irritationen

In der Registerkarte START gibt es eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Fo r-

MATVORLAGBN ÄNDERN, die jedoch ПШ die Auswahl zwischen einigen unterschiedlichen

Stil-Sets und anderen generellen Einstellungen enthält. Zudem

sind die Bezeichnungen in der Auswahl irreführend:

So bedeutet in Version 2007 der Begriff Formatvori^ gensatz dasselbe wie die

treffendere Bezeichnung Stil-Set in aoro. Dafür verwirrt Version aoro mit dem

Aufruf Absatzabstand, der zum Dialog Formatvorlagen verwalten führt,

"4

Í flimnlvnrl.iijpn

ändern*

^ SlKheo * i

,i ^etfsetzen I

j| 1^ Markieten,* |

' k Eofhiatvoflagensatz ►

и

färben

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¿Is Standard festlegen 1

Ф2007 2010

ändern»

I

d a Suchen *■

Ersetzen

Markieren

/X Sfil-Set >

P] Farben h

[äI .Schffftñíten ^

AJisatzabstand;

AfS Standard testiegen

Abb. 6.4: Mit der Schaltfläche FORMATVORLAGEN ÄNDERN in der Registerkarte START lassen

sich keine Formatvorlagen ändern.


Ob Sie eine vorhandene Vorlage ändern oder eine neue erstellen möchten, ist von

den Abläufen her kein wesentlicher Unterschied, jedoch ist das Neuerstellen insoweit

aufwendiger, als Sie von null beginnen müssen, eine Vorlage aufzubauen.

Leichter ist es, eine existierende Formatvorlage, die der Vorgabe schon nahekommt,

anzupassen.

Zum Anlegen einer neuen Formatvorlage wählen Sie im Aufgabenbereich Fo r-

matvorlagbn

© NEUE FORMAWORLAGE

©Ш І NEUE FORMAWORLAGE Ш

Um eine vorhandene Formatvorlage zu ändern und anzupassen, wählen Sie in

deren Kontextmenü '

© ÄNDERN

© Ш FORMATVORLAGB ÄNDERN

Der Dialog ist für beide Vorgänge identisch. Der einzige Unterschied besteht

darin, dass beim Neuanlegen die allgegenwärtige Formatvorlage Standard als Basis

vorgegeben wird.


Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

■i

rormabc-ung - _ - - 7 ^ ^ --------“

r,„c=Ni!on«r J.p T- j,|. y Jt U14,..

гИ ^ Я М іР ш Я іЙ Ш ІІ^ Ж

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I 1Г Standvd

Fofmalvorisge fik fügenden.Absate | Tf Fofmatvoriaael

i Formalieung ■- ...........................................................................................

_ 0 1 ^ ^ —Ш1! ^ Ы 1 i ¿ttomatt^ jffl

m'rn'm m 1 « = = l is í2l m m

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Manchmal Ьеініш man Worte wie Hambureetenu, ftafeenduks o«}er Hamteldves, «tm Schrift«) zu tfst«L

Manchmal Satze, die alle Ductetaben des AliAabets «tänlien - man nenn diese Slue »Fansrams«. Sehr

beiannC 1st «fieser; The


6.3

Formatvorlagen bearbeiten

nach der Überschrift erhält der neue Absatz die hier gewählte For­

mit einem

matierung.

Bereich »^Formatierung


Kapitel 6

Formatvorlagen professionell

6.3.3 Überschriften-Fomiatvorlagen

Damit Überschriften in der Gliederangsansicht, im Navigationsbereich, in der

Querverweis-Auswahl und im automatisch erzeugten Inhaltsverzeichnis erscheinen

können, müssen die für sie verwandten Formatvorlagen besonders gekennzeichnet

sein.

Beim Ändern vorhandener Überschriften-Formatvorlagen ist diese Kenmmg bereits

vorhanden, beim Selbstanlegen müssen Sie darauf achten, dass im Absatzdialog in

der Auswahlliste G libderungsebbne eine andere Auswahl als Textkörper getroffen

wird - am besten natürlich die Ebene, zu der diese Überschrift gehören soll.

Die sonstige Gestaltung der Formatvorlage geht nach den üblichen, im vorigen

Abschnitt beschriebenen Regeln vonstatten.

‘ÉIiÍjÍ

ï?.lv

6.3.4 Formatvorlage löschen

Mit einem Rechtsklick а.ц£ eine Formatvorlage in der Liste oder einem Klick auf

das Symbol rechts daneben öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie auch einen

Befehl zum LÖSCHEN der Formatvorlage finden.

Haben Sie den Löschbefehl erteilt, kommt eine Abfrage, ob Sie »alle Instanzen der

Formatvorlage löschen« möchten. Das klingt dramatisch, ist es aber nicht.

Gelöscht wird nur die Formatvorlage; die ihr zugewiesenen Texte bleiben erhalten

und werden auf die Formatierung der der gelöschten Formatvorlage zugrundeliegenden

Formatvorlage (»Formatvorlage basiert auf« im Formatvorlagen-Dialog)

zurückgesetzt.

6.4 Dokum entvorlagen

Jedes mit Word neu angelegte Dokument basiert auf einem Formatvorlagensatz,

der aus einer Vorlagendatei stammt. Ohne weitere Vorgabe ist das die Datei Normal

.dot bis Word 2003 bzw. Normal .dotx/Normal .dotm in den Folgeversionen,

die beim Starten von Word und beim Neuanlegen via | strg |-f[¥] verwendet wird.

Dabei bedeutet »verwenden«, dass auf der Basis dieser Dokumentvorlage ein

neues Dokument aufgebaut wird; die Vorlagedatei bleibt von jeglichen Änderungen

im neuen Dokument unberührt.

Legen Sie ein neues Dokument mit DATEI | NEU an, dürfen Sie auswählen, welche

Vorlage Sie verwenden. Auch sie bleibt unversehrt. Sie arbeiten im neuen Dokument

quasi in einer Kopie der Vorlagendatei.

Auch wenn Sie im Windows-Explorer eine Datei mit der Endung .dot, .dotx oder

.dotm doppelldicken, startet Word - korrekte Konfiguration des Explorers vorausgesetzt^^

- mit einem auf der Basis dieser Vorlage erstellten neuen Dokument.

12 6


6.4

Dokumentvorlagen

Hinweis

Eine Dokumentvorlage kann außer Formalvorlagen noch weitere Informationen

enthalten, zum Beispiel vorgefertigte Briefköpfe, Texte und Felder Шг Formulare,

selbstgestaltete Symbolleisten oder Menubänder, Autotexte, Maleros etc.

Wenn Sie sich für Ihre Arbeiten einen Formatvorlagensatz zusammengestellt

haben, können Sie den als leere (textfreie) Dolcumentvorlage mit der Funktion

DATEI I S p e ic h e r n u n t e r - wählen Sie dabei den Dateityp W o r d-Vo r la g e - zur

jederzeitigen Verwendung ablegen.

Richtig abiegen

Bis Word 2003 sorgt die Speicherung als Vorlage dafür, dass diese in den richtigen

Ordner gespeichert wird. Bei Word 2007 und 2010 müssen Sie selbst den richtigen

Pfad aussuchen.

Dazu gehen Sie im linken Fenster des Dialogs S p e ic h e r n UNTER ganz nach oben,

dort finden Sie einen Link zum Vorlagenordner \Templ ates, den Sie durch Anldicken

öffnen.

Die in diesen Ordner abgelegte Vorlage erscheint, wenn Sie eine neue Datei anlegen,

in der Auswahl

Ш V o r la g e n AUF MEINEM C o m p u t e r,

S M ein e Vo r l a g e n .

6.4.1 Das Mysterium Normal.dot

Sobald Sie Word starten, prüft das Programm, ob im Ordner

@

Vorlagen

Templates ;

eine Datei Normal . dot. Normal .dotx oder Normal .dotm existiert.^'^

Wichtig

' Fehlt diese Datei, legt Word einen Staudardsatz Formatvorlagen für das leere

' Dokument an.

Beim Installieren von MS Office wird der Explorer entsprechend präpariert, irgendwann

danach können aber durch andere Einflüsse die Parameter verbogen werden. Im Anhang A finden

Sie Hinweise, wie diese Fehler zu bereinigen sind.

Der komplette Pfad zu diesem Ordner ist vom Betriebssystem abhängig.

Win XP: C:\Dokumente und Einstellungen\(Benutzername)\Anwendungsdaten\Microsoft\,

Vista und Win 7: C;\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\Microsofl\


Kapitel б

Formatvorlagen professionell

Wichtig

Word 2007 und 2010 akzeptiert auch die Datei Normal .dot aus Version 2003

und übernimmt deren Inhalte in die Grundformatierung des Dolcurnents, Bxper*

ten raten aber davon ab, Vorlagendateien aus Word 2003 einfach auf diese Weise

in die neuen Versionen zu übernehmen. Mehr dazu in Abschnitt 6.4,2.

Erst wenn Sie Word nach dem ersten Aufruf wieder schließen, wird eine

Nomal .dot oder Normal .dotx angelegt! Sind in der Datei auch Makros oder Add-

Ins enthalten, wird ab Version 2007 die Variante Normal.dotm angelegt.

6.4.2 Formatvorlagen wiederverwenden

Formatvorlagen können von einer in eine andere Datei kopiert werden. Dabei ist

es unerheblich, ob es sich um Dokumentdateien oder Vorlagendateien handelt.

Zwischen den Dateien und Dateitypen lassen sich Formatvorlagen völlig freizügig

austauscheü.

В

Ex t r a s | V o r la g e n u n d A d d In s ] O r g a n is ie r e n

„ if

Ч І ! ! !

fflffl im Aufgabenbereich Fo r m a t v o r l a g e n unten: Fo r m a t v o r l a g e n v e r w a l­

t e n іФІ 1Im p o r t ib r e n /E x p o r t ie r e n

In dem Fenster, das sich nun öffnet, lassen sich links und rechts Dokument- und

Vorlagendateien öffnen, zwischen denen sich die Formatvorlagen nach Belieben

hin und her kopieren lassen.

InNonnal.dot:

Absatr-Stendardsdiriftart

Antww't einfedi

^tw ortm ehrfiadi

А и Ш ік іп д 2 3 4

Au^ählung Qnzug

Sesdviftunq

Q

ISoßieren

i^osdien

ynibenefVK^.M

inNQrfraai.dotmi

Absatz-6tandardsdvifbrt

^leljste

Tabelle

Sti^dard

Überschrift i

Formatvoiiagm ^ fä g b a r alst

Fcrmatyoitagm verltigter d ss

{Nofm^.dot Vorige) Fl jNimnèd.dQtm lib a le Vorlage)

... . Ы

1 I LaiMcrtMteil

Beschr^img

Abb. 6.6; Formatvorlagen austauschen

128


6.5

Formatfehler finden

Aus der Trickkiste: Versionsübergreifendes Recycling

Wie oben schon erwähnt, ist beim ersten Start von Word noch keine Normal.dot/x/m

vorhanden; erst mit dem ersten Schließen einer Word-Instanz legt das Programm

eine solche Vorlagendatei an. Findet Word 2007 oder 2010 beim ersten Start allerdings

eine Normal .dot, verwendet es diese und generiert aus deren Inhalt die

Vorgabenfur eine neue Normal .dotx oder Normal, dotm.

Falls allerdings die alte Vorlagendatei Einstellungen enthält, die mit der neuen

Office-Technik seit 2007 nicht mehr kompatibel sind, können diese Störungen

versuchen.

Deshalb ist es sicherer, die alte Normal .dot aus dem V orlagenordner an eine

andere, unverdächtige Stelle zu verschieben. Word legt daraufhin eine Normal,

dotx an, die Sie dann nachträglich im ORGANisiEREN-Dialog mit den

gewünschten Features aus der alten Normal .dot anreichern.

6.4.3 Dokument mit neuer Dokumentvorlage aktualisieren

Haben Sie eine Dokumentvorlage neu gestaltet, besteht häufig der Wunsch, auch

bereits früher nach der alten Fassung erstellte Dokumente dem neuen Standard

anzupassen.

Dazu müssen Sie im bestehenden Dokument nur einen Schalter umlegen:

i§ Extras | Vorlagen und Ad dIns | O ption D okumentvorlagbn autom a­

tisch AKTUALISIEREN

E n t w ic k l b r t o o l s ^5 I D o k u m e n t v o r l a g e | Option D o k u m e n t v o r l a g e n

AUTOMATISCH a k t u a l is ie r e n

6.5 Formatfehler finden

Der Schmetterling, der ein Erdbeben auslösen kann, steckt häufig in fehlerhaften

Formatierungen in Word. Winzige Ursachen verursachen manchmal weitreichende

Fehler, deren Ursache man kaum in Formatabweichungen vermutet.

i

Word besitzt zwei nützliche Funktionen, um Abweichungen in der Formatierung

herauszufinden.

^5- Sollte die Registerkarte En tw ic k lerto o ls ausgeblendet sein, aktivieren Sie sie mit

В Office-Button I W o r d-O p t io n e n | Option Entw icklerrbgistbrkarte in der

MULTIFUNKTIONSLBISTB ANZEIGEN

ffl Rechtsklick in s Menüband | MENÜBAND ANPASSHN | Anklicken des Kästchen vor

Entw icklerto o ls im rechten F en ster

129


Kapitel б

Formatvorlagen professionell

6.5л Automatische Formatierungsüberwachung

Die Optionen Formatierung mitverfolgen und Inkonsistbnzen bei Formatierungen

MARKIEREN in

Extras ] Optionen | Register Bearbeiten

Office-Button I Word-Optionen | Erweitert 1Bearbbitungsoptionen

Datei | Optionen | Erweitert | Bearbeitungsoptionen

sorgen dafür, dass Word sämtliche manuellen Abweichungen von der zugewiesenen

Formatvorlage blau unterkringelt. Ein Rechtsklick auf den markierten Text

zeigt Vorschläge zum Umgang mit der Abweichung an.

6.5.2 Formatierungsvergleich

Durch direkten Vergleich der Formatierung zweier identisch wirkender Absätze

werden Abweichungen sichtbar gemacht.

Markieren Sie den verdächtigen Bereich Ihres Textes.

Drücken Sie Q+CET).

Am rechten Rand erscheint ein Aufgabenbereich, der alle Formatierungsdetails

des markierten Textes anzeigt.

Aktivieren Sie in dem Aufgabenbereich ganz oben die Option Mit anderer

Markierung vergleichen.

Markieren Sie nun einen Textteil, der sich korreld: verhält.


6.5

Formatfehler finden

Im Feld Fo r m a tie r u n g su n ter sc h ib d b werden Ihnen die Abweichungen aufgelistet.

Mit der Schaltfläche neben der Anzeige des zweiten Textes im Aufgabenbereich

erreichen Sie eine Auswahl, wie mit der Abweichung umgegangen werden soll.

Sie können aber auch durch Klicken auf die blauen Überschriften im Feld Fo r m a-

TIERUNGSUNTBRSCHiEDE direkt die zuständigen Format-Dialoge aufrufen, um

damit den markierten Text umzuformatieren.


isää

^ ■Я ѵ іій


."гя;: ч;.:;,;:;';

я-:;я:Я:ѵ,т . ■';^':::;;Я;

'М, .V .í

"Я, . ^ - :v::r,j:í:-

íñ;;?'

/'SéX&ñí-

- /

я' я.;уТ:;

Word ist keine

Schreibmaschine -

Texte schreiben und

I •

bearbeiten

i"

1 .

Ж й я И Г

X - î-я ,;яя, яѵ I^

^ ^ : - - ^ i i i i i ï

:)ЯЯ.Я

"i 1

Æ : g ï & :

Eigentlich eine banale Erkenntnis, dass Word keine

Schreibmaschine ist. Dennoch arbeiten sehr viele Menschen

mit Textverarbeitungsprogrammen wie mit einer

Schreibmaschine, wenden die üblichen Bedienweisen

der alten Klapperatismen auch hier an und wundern

sich, warum die Assistenzfunktionen versagen.

Die Assistenzfunktionen sind es, die die Arbeit am Text

wesentlich vereinfachen, doch um sie zu benutzen, sollte

man sie verstehen. Anderenfalls sind Frusterlebnisse

vorprogrammiert. Gewisse Konventionen sind zu beachten,

um der Maschine überhaupt Gelegenheit zu geben,

tms zu unterstützen. Denn anders als häufig unterstellt

macht dieser dumme Blechkasten exakt das, was wir ihm

aufgeben. Das ist wie beim Autofahren: Sie können noch

so viel Gas geben - solange kein Gang eingelegt ist,

bewegt sich das Gefährt nicht von der Stelle. Genau dasselbe

passiert mit den Assistenzfunktionen in. Word:

Weil irgendwo irgendetwas manuell nicht den Erwartungen

des Programms gemäß eingestellt wurde, spielt die

Automatik scheinbar verrückt.

133


Zeilen und Absätze

Nicht nur die Auswahl der passenden Schrift, auch die Gliederung des Textes in

Zeilen und Absätze spielt für das spätere Erscheinungsbild eine wichtige Rolle.

7.1 Zeilenum bm ch oder neuer Absatz?

Diese dicke Taste verfuhrt dazu, sie wie bei der Schreibmaschine am Zeilenende

zu drücken. Inzwischen haben wir zwar gelernt, dass Textprogramme einen

automatischen Zeilenumbruch durchführen, wenn das nächste Wort nicht mehr

auf die Zeile passt, aber am Ende eines Absatzes benötigen wir schon. Viele

Leute schlagen sie dann doppelt an, um einen Abstand zum nächsten Absatz zu

erhalten. Auch so ein Schreibmaschinenrelikt!

Den Abstand zwischen zwei Absätzen bekommen Textprogramme automatisch

viel besser und gefälliger in den Griff. Aber nur, wenn der Absatz korrekt eingerichtet

ist,

So funktionieren die Absatzassistenten, die am Seitenende darauf achten, dass

Absätze nicht falsch umbrochen werden, freilich nur, wenn sie Absatz und Absatzabstand

auseinanderhalten können. Für das Programm ist eine Absatzmarke f

eine Absatzmarke, egal ob in der Zeüe Text steht oder nicht. Deshalb macht es

auch am Seitenende keinen Unterschied beim Seitenumbruch. Und so kommt es,

dass manchmal eine Überschrift in der letzten Zeile steht und der zugehörige Text

erst auf der nächsten Seite beginnt. Word erkennt in dem als optischen Absatztrenner

gemeinten solitären f einen Absatz, mit dem die Überschrift zusammenzuhalten

ist. Danäch darf dann fröhlich umbrochen werden. Alles völlig logisch,

aber der Benutzer iflucht auf den Computer, obwohl der doch exakt das macht, was

ihm vorgegeben würde.

Mit einmal [^ ] wird ein Absatz beendet, und ein neuer Absatz beginnt. Der

Abstand zwischen den Absätzen ergibt sich aus den Einstellungen im Absatz-

Dialog.

Wird innerhalb eines Absatzes ein Zeilenumbruch benötigt, benutzen Sie

И + [ 3 > das fügt einen zwingenden Zeilenwechsel ein, aber die neue Zeile

gehört weiter zu diesem Absatz,

135


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

Der Unterschied wird bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige mit der Schaltfläche

^ deutlich. Absatzwechsel sehen aus wie das Symbol auf der Schaltfläche: f ;

feste Zeilenumbrüche dagegen werden mit dem Symbol gekennzeichnet.

Oft finden Sie in zugelieferten Texten oder Kopien aus dem Internet überzählige

Absatzmarken, die sich mit den in Abschnitt 8.2.2 beschriebenen Methoden entfernen

lassen.

Hinweis

Die Themen Absätze und Absatzmarken werden ab Abschnitt 7.5 weiterbehandelt.

7.2 Zeilenum bruch und Silbentrennung

Word wechselt die Zeile, wenn das letzte Wort in der Zeile nicht mehr untergebracht

werden kann. Mögliche Positionen dafür sind Leerzeichen und nach einem

Bindestrich innerhalb eines zusammengesetzten Wortes.

Lange Wörter ohne Bindestrich werden komplett in die neue Zeile umbrochen,

was zu Lücken am rechten Textrand führt, den so genannten Flatterrand. Bei

Blocksatz wird die Regel, dass die Zeile bis zum rechten Rand auszugleichen ist,

eingehalten, dafür treten zwischen den Wörtern große Lücken auf

Abhilfe bietet die Silbentrennung, die automatisch oder manuell durchgeführt

werden kann.

Bdras^ Tabelle 7 Adobe Р|ЗР ji^rdut-Kommen^e

^ ßechtsdväbungtmdGrammatik,.. F7 IMÄ t ® 1ffllSIBI 2

§3^ Reciterdiieren.M All-lMidtenûuf

1= ' а д - Ш г ^ г А . 1

;ÉiV

SprachefesÜegen,..

: Wörter zählen,.. 9.^ Übersetzen,.. [

1^ : AutoZMsemmenfasBenu.

. Thesaurus,,. Umschalt4f7

: FrelgegebaierArbe(t^erelcfi

1)^0 *

Vorlagen und ¿dd'Ins...

t

1 0 0 3 1

P W^ter in îSfoebudistabcrî (renr

gbenliennronet

‘p ; AutoKorrddur-OpUenen... Âufe!narKl0fdge^']j'er)ng^ie;

Arioassen...

ррУопеПп.

Ы « еІ...Т-“ t í »

Abb. 7л: Automatische Silbentrennung einschalten

JÖ^CT

SeitenidyOdt

1 p.1

Seiten- Ausrichtung Größe Spalten

1010

[ i / i Keine

Aotoniatüct)

Manuel!

1)IL S U b e n h e n n u n g s o p tlo n e n ...

□ Wörter In groCbuchstoben trerinen

Sdbenirennionet ¡0,7

Aufänanderfolgendelrennslrichei

( №ДЦ^


7 . 2

Zeilenumbruch und Silbentrennung

Q

Extras | Sprache | Silbentrennung | Autom atische Silbentrennung

Ш Ш Seitbnlayout I Silbentrennung | Autom atisch

7.2.1 Trennfugen

Die automatische Silbentrennung trennt Wörter ohne Bindestrich nach den allgemeinen

Trennregeln. Leider konsequent und ohne Berücksichtigung von Ausnahmen,

die gerade bei zusammengesetzten Wörtern nicht selten sind. Zusammengesetzte

Wörter sollten nicht ausschließlich an der letztmöglichen Stelle, sondern

logisch getrennt werden.

Wörter mit Bindestrich werden von Word daselbst getrennt, egal ob gemäß Trennregel

danach noch eine bessere Zeilenausnutzung möglich wäre.

Zwecks Verbesserung unschöner Trennungen können Sie die automatische Silbentrennung

mit Vortrennungen aushebeln.

Setzen Sie die Schreibmarke zwischen die zu trennenden Buchstaben und betätigen

Sie rstrgl+FI. Damit setzen Sie eine »Trennfuge« in das Wort, an der sich die

Silbentrennung orientiert. Die Trennfuge dominiert die automatische Silbentrennung

ebenso wie ein echter Bindestrich. Der Trennstrich ist jedoch nur sichtbar,

wenn er benötigt wird, also wenn das Wort am Zeilenende an dieser Stelle umbrochen

wird.

Trennfugen können Sie mit der Steuerzeichenanzeige f auf dem Bildschirm als -1

sichtbar machen.

Æ

le automatische Silbentrennung

trennt nach den allgemeinen Trennregeln.

Leider konsequent und ohne Berücksichtigung

von Ausnahmen, die

gerade bei zusammengesetzten Wörtern

nicht selten sind.

Abb. 7. 2: Einsatz eindr Trennfuge

-t f

4 "

m-allgemeinen-Trenn^regeln.*

)£i‘Ausnahraen,'die-gei’ade*bel'

Die automatische Silbentrennung

trennt nach den allgemeinen Trennregeln.

Leider konsequent und ohne

Berücksichtigung von Ausnahmen, die

gerade bei zusammengesetzten Wörtern

nicht selten sind.

7.2.2 Silbentrennung unterdrücken

Seit der so genannten Rechtschreibreform ist es zulässig, bereits nach einem einzelnen

Vokal am Wor|:anfang zu trennen. Auch wenn es zulässig ist, sollten Sie

diese absurde Trennung in Ihren Arbeiten vermeiden.

1. Markieren Sie das Wort.

9 Doppelldicken Sie in der Statuszeile die Sprachanzeige.

Ш ® Klicken Sie in der Statuszeile auf die Sprachanzeige.

2. Aktivieren Sie die Option RECHTSCHREIBUNG und G rammatik nicht prüfen.

137


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

bprd{ ÍU

^ sge w a H te n T e x t markiereri s ls i

SJf'Döjfech (Sdiwaz)

В В ||Н В |В ||В Н Н л.

m

АШшапа

Albaro^

Aräbäsd)

Arsi^sdi (йідшаі)

T

mtomatisdN W örterbüdier ііЫ ’

mitasisch

Als riandai ci fesi'Juçjcn O C Abbredii^

, SeiteiiVîiii^ Werten 25 gì Df.uisthlPew Eitifflgen Э

Abb. 7.3: Markiertes Wort von der Silbentrennung ausnehmen

lii

Ganze Absätze können Sie im ABSATZ-Dialog von der automatischen Silbentrennung

ausnehmen:

О

F o r m a t | A b s a t z | Register Z e i l e n - u n d S e i t e n u m b r u c h ] Option K e i n e

lililí

S il b e n t r e n n u n g

Ш Ш S t a r t | A b s a t z g | Register Z e i l e n - u n d S e i t e n u m b r u c h | Option K e in e

S il b e n t r e n n u n g

7.3 Zeilenabstände

Vom Zeilenende soll das Auge in die nächste Zeile geführt werden. Dieser Vorgang

ist der schwerste überhaupt beim Lesen. Jeder wird schon festgestellt haben,

dass man gelegentlich den Anschluss nicht findet. In diesen Fällen war der Satz

ungenügend und hat dem Auge keinen Anhaltspunkt gegeben.

Wie leicht man die nächste Zeile findet, ist von verschiedenen Faktoren abhängig.

T'J"

Da wäre zunächst die Zeilenlänge. Ist die Zeile zu lang, verliert man die

Anschlusszeile aus dem Augenwinkel und muss sie neu suchen.

Auch ein zu geringer Abstand zwischen den Zeilen irritiert das Auge, deshalb gilt

die Faustregel, dass mit wachsender Zeilenlänge der Zeilenabstand vergrößert

werden muss. Nicht gleich in Halbzeilenschritten, wie man es von der Schreibmaschine

gewohnt ist, sondern in geringeren Abstufungen. Der Abstand zwischen

zwei Zeilen wird in der Setzersprache als Durchschuss bezeichnet.

138


1'Ъ

ZeilenabstSnde

Wichtig

Serifenlose Schriften benötigen mehr Durchschuss als Serifenschriften, weil der

Preiraum unter der Zeile die Blickführung der Serifen übernimmt.

Zeilenabstände werden in Word im ABSATZ-Dialog für den aktuellen Absatz bzw.

für die M arkierung form atiert.

Ш

Format | Absatz

Ш Ш Start | Absatz n.

oder im K ontextm enü Absatz

Я - I B

B n a j g e u n d « » S t a n d e

А # д « п а п ------------ ------

ä u s r i d i t u n g s І Д И І

Ш

Э е Й в И Я Й Й К Ш в І f f t i t f l S y * ' ( д [

впад ■- - ■

О"'«'

6i«th»

:

[Сдп"'‘'Й1 !

Sonderehzufli

[(ohna '

И

Uï\t

B S n z u g e s ^ e g ä n

A b s t a n d

i @ K^ien Abstand

Vorschau -

Ш М

Й Е Н

¿eilenabstsndf

j M e h r f e d i

gleicher ішіщШшід

Von!

l^SZalen

Doppdt

Nfetdestei»

G^iau

Mehrfech

I

Abb. 7.4: Durchschusseinstellungen im AßSATZ-Dialog

Der Einstellmöglichkeiten sind nur wenige, doch sie reichen völlig aus. Dabei ist

zu beachten, dass

■ sich die Einstellungen Einfach, 1,5 Zeilen, Doppelt und Mehrfach relativ auf die

Schriftgröße beziehen, während

mit Mindestens und Genau ein absoluter Durchschuss vorgegeben wird, wobei

der Wert Schriftgröße + Durchschuss in pt angibt.


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

Das bedeutet, dass der Durchschuss

■ sich bei den Einstellungen Einfach, i,j Zeilm, Doppelt und Mehrfach proportional

zur Schriftgröße verändert,

■ bei Mindestens der Durchschuss bis zur angegebenen Schriftgröße gleich bleibt

und dann proportional wächst und

■ bei Genau unabhängig von der Schriftgröße immer gleich bleibt.

Per Tastatur stellen Sie die Zeilenabstände mit | strg |+[T| einzeilig, I strg І+ІП

anderthalbzeilig und I strg І+Г2І zweizeilig ein.

Wenn Ihnen Einspaltigkeit des Tejctes nicht zwingend vorgegeben ist, sollten Sie

es vermeiden, Zeilen zu lang respektive Spalten zu breit werden zu lassen. Als

Obergrenze gut lesbarer Zeilen gilt eine Breite von 50 bis 70 Buchstaben, weniger

dürfen es gern sein, aber unter 20 sollten Sie auch nicht gehen, weil dann zu viele

Silbentrennungen den Text unruhig werden lassen. In der geschäftlichen und privaten

Korrespondenz gilt ja immer noch die Einspaltigkeit als chic; bei Veröffentlichimgen

sollten Sie, sobald die Zeilenbreite 14 cm übersteigt, mindestens zwei

Spalten verwenden, sofern Sie keine anderen Vorgaben zu erfüllen haben. Auf A4

hoch haben sich bis zu drei Spalten als probat erwiesen.

'!íaí

;• i

Diese Einstellungen gelten wie üblich für den aktuellen Absatz oder für die markierten

Absätze. Da die Zeilenabstände einheitlich durch das gesamte Dokument

sein sollen, ist es sinnvoll, den Zeilenabstand für die Formatvorlage »Standard«

umzustellen, wie in Kapitel 6 beschrieben.

7 4 Text drehen

Die Möglichkeit, Text zu drehen, ist sehr gut versteckt.

1. Schreiben Sie den zu drehenden Text in eine Zeile und markieren sie ihn.

Das weitere Vorgehen unterscheidet sich versionsabhängig.

Word 2003

2. Ш E in f ü g e n I TEXTFELD

Word erstellt ein Textfeld, in das der Text übernommen wird.

3. Aktivieren Sie die Symbolleiste T ex tfeld in A n s ic h t | S y m b o l l e is t e n . Diese

Symbolleiste ist nur wählbar, wenn ein Textfeld markiert ist!

4. Mit (ggf mehrmaligem) Anklicken von TEx t r ic h t u n g An d e r n können Sie das

Textfeld jeweils um 90° im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen.

Word 2007/20Ю

2. E in f ü g e n I T ex tfeld I Te x t f e l d e r s t e l l e n

140


7.5

Absätze

Word erstellt ein Textfeld, in das der Text übernommen wird, und aktiviert die

Registerkarte Textfbldtools.

3. Mit (ggf. mehrmaligem) Anldicken von Tbxtfeldtools | Textrichtung ändern

können Sie das Textfeld jeweils um 90° im oder gegen den Uhrzeigersinn drehen.

2 0 0 3

9ПП7 i H

¿ U U / 1 .{«¡ Verkn0pfung.e«t«li.en

; Texifüci .

20X0 •ei'üeller» AufbiPm

..... .............Д « *' ____

H

I


“Text drehen

Die Möglichkeit, Text zu drehen, ist sehr gut v e r s î e c k î.

a

1, Schreiben Sie den zu drehenden Text in eine ZeiU;

Das weitere Vorgehen unterscheidet sich yersìoiisabhd; :

Abb. 7. 5: Text drehen

Eine weitere Möglichkeit, Text zu drehen, gibt es im Tabellenmodus im dortigen

FORMAT-Menü. Mehr dazu in Kapitel 14.

7.5 Absätze

Texte müssen zur besseren Übersicht gegliedert werden, die kleinste Gliederungseinheit

sind Absätze, erkennbar an der Absatzmarke f .

Absätze gegeneinander abgrenzen

Um einen Absatzwechsel zu erkennen, brauchen wir beim Lesen einen optischen

Hinweis. Im einfachsten Fall ist das ein mitten in der Zeile aufhörender Satz, und

der Folgesatz beginnt in der Folgezeile.

Das klappt aber nicht immer. Beim Absatzende im letzten Drittel einer Zeile wird

der Absatzwechsel schon nicht mehr so deutlich.

In der Satzlehre ^ibt es unterschiedliche Methoden, Absätze voneinander abzuheben.

7.5.1 Durchschuss zwischen Absätzen

Die meistverwendete Methode, zwei Absätze optisch voneinander deutlich zu trennen,

ist der Absatzabst^nd (Durchschuss).

I

Wenn Sie Absätze durch Abstände trennen wollen, sollten Sie mindestens die

Hälfte der Schriftgröße als Abstandswert angeben, also bei 12 pt Schriftgröße 6 pt

Absatzabstand.

0 Format | Absatz | Gruppe Abstand, Vor oder Nach

Start | Absatz ri | Gruppe Abstand, Vor oder Nach oder

Sbitenlayout IGruppe Absatz, Abstand Vor oder Nach

141


Kapitel 7

Zellen und Absätze

Diese Einstellungen gelten wie üblich für den aktuellen Absatz oder für die mar-

Iderten Absätze. Da die Absatzabstände einheitlich durch das gesamte Dokument

sein sollen, ist es sinnvoll, den Absatzabstand für die Formatvorlage »Standard«

umzustellen, wie in Kapitel 6 beschrieben.

■| ■

Hinweis

Die Vorgabeeinstellungen von Word zum Absatzabstand in der Formatvorlage

»Standard« sind in allen Versionen nicht zu gebrauchen. War in Version 2003

überhaupt kein Absatzabstand vorgegeben, so hat man es mit 10 pt nach dem

Absatz in den neuen Versionen gleich übertrieben.

Abstand vor oder nach dem Absatz?

Es ist keine philosophische, sondern eine typographische Frage, ob ein Absatz mit

einem Abstand vor von seinem Vorgänger getrennt wird oder mit einem Abstand

nach seinen Nachfolger èin Stück nach unten schiebt.

Interessant wird es damit am unteren Seitenrand. Es kann Vorkommen, dass ein

Absatz noch vollständig auf der Seite Platz hätte. Aber wenn da noch ein Abstand

nach von 6 pt dranhängt, sieht man den zwar nicht, aber Word bemerkt ihn und

bringt ihn nicht mehr unter, umbricht also die letzten beiden Zeilen auf die

nächste Seite. Mit Absatz vor wäre das nicht passiert.

Nun hört man häufig Einwände, der Absatz vorwürde auf einer neuen Seite den Absatz

nach unten schieben, wenn er auf dieser Seite beginnt. Wenn das passiert, ist was

falsch an den Layoutoptionen. Und leider sind sie werkseitig falsch eingestellt!

Я

Ш

Extras 1Optionen ] Kompatibilität ] Option "Abstand vor"nach Seitbn-

ODER Spaltenwechsel unterdrücken

Office-Button 1Word-Optionen ] Erweitert ] Layoutoptionen*^ | Option

'Abstand vor' nach Seiten- oder Spaltenwechsbl unterdrücken^^

® Datei | Optionen | Erweitert | Layoutoptionen | Option 'Abstand vor'

nach Seiten- oder Spaltenwechsbl unterdrücken

Abstand vor ist also die bessere Methode, einen Durchschuss zur Absatztrennung

anzubringen.

Hinweis

Mit dem Tastenkürzel [st5 ]+IZI lässt sich ein zusätzlicher Abstand von 12 pt vor

einem Absatz manuell hinzufügen odei ein bestehender Abstand entfernen.

In Word 2007 und 2010 finden Sie die unscheinbare Schaltfläche LAYOUTOPTIONEN ganz

am Ende des Optionenfensters, leicht zu übersehen!

27. In der unsortierten Optionenliste von Word 2007 kurz vor dem Ende.

142


7-5

Absätze

7.5.2 Absatzeinzüge

Mit den E instellungen im Bereich EINZUG des ABSATZ-Dialogs rücken Sie den

Absatz links oder rechts ein.

Die Seitenränder bleiben dabei erhalten. Sie erkennen das auch an der Darstellung

im Lineal: Die grauen Bereiche bleiben von den Einzügen unberührt.

Die Werte für Ein z u g links und Ein z u g r ech ts können auch negativ sein. Dann

ragt der Absatz in den Seitenrand hinein. Diese Eigenschaft können Sie verwenden,

wenn Sie eine Nummerierung oder Signale im Marginal anbringen möchten,

damit sie besonders auffallen,

1, Sie müssen zunächst das für den Rand vorgesehene Zeichen oder Nummer vor

die erste Zeile stellen, gefolgt von einem Tabsprung,

2, Sodann wählen Sie für den linken Absatzeinzug einen negativen Wert und setzen

zugleich einen SoNDBREiNZUG | HÄNGEND mit demselben positiven Wert fest,

3, Die Nummer oder das besondere Signal steht außerhalb, der Tabsprung rückt

die erste Zeile wieder korrekt auf den Seitenrand,

'ie'N um m er«dei"das-besondere'Signabstehtau

ß e rh a lb ,' der> Tab sp run g- rü ckt- die- erste-

Zeile-w ieder-koi-rekt-auf-den-Seitenrand.^

Srnderelnnigt U>n:

jend [i cm J i

Abb. 7.6: Ins Marginal hängender negativer Erstzeiieneinzug

Mit der Option Ein z ü g e spieg eln sorgen Sie dafür, dass auf geraden und ungeraden

Seiten die Einzüge seitenverkehrt angewandt werden, um beim doppelseitigen

Druck jeweils innen oder außen zu liegen.

Vorsicht

Negative Einzüge jcönnen dabei eigenartige Wirkungen zeigen (Abbildung 7,7).

• 1 • ■ • 3 - I » < • I ■ 5 • r - 6 ■ 1 - 7 • ; 8 • ' ‘ ,9 • ‘ ^ • L ; » • ' • ‘ • » - T - T c • 1 i Т ц

e * N u m m é ro d e r4 Ías4 3 e so n d e i* e -S ig n a le te b t'a u fie rh a lb ,< ie r« T a b sp n in g rü ck t4U e * e rste'Ze ile *

w ie d e r‘k o r i’e k t* a u f-de n -S e ite n ra n d .U

Abb. 7.7; Seltsame Wirkungen der Einzugsspiegelung

im n : -lo a Sooderelnzugi Unii

Aufen: j-Ocm E l

^Bnzügesi2tegdn

ErstzeileneinzUge

Es gibt außer den Absatzabständen noch weitere Möglichkeiten, den Beginn eines

neuen Absatzes zu markieren, z, B, durch einen »Einzug«, Wieder ein Rückblick


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

m ¡:

auf die Schreibmaschine: Da wurden einige Leerschritte an den Anfang jedes

Absatzes gestellt, Am Computer sollte man auf derartige Handarbeit verzichten

und stattdessen eine Einrückung verwenden.

Ю F o r m a t ¡ A b s a t z | Register E i n z ü g e u n d A b s t ä n d e |A b s t a n d |S o n d e r e in ­

z u g I E r s t e Z e i l e

Ш li S t a r t ] A b s a t z i»

I S o n d e r e in z u g |E r s t e Z e i l e

\A b s t a n d | R e g iste r E i n z ü g e u n d A b s t ä n d e |A b s t a n d

Die Bezeichnung Sondereinzug ist ein wenig irreführend; es handelt sich dabei

schlicht um den Erstzeileneinzug.

Für den Fall einer Einrückung zu Beginn eines Absatzes wählen Sie in der Dropdown-Liste

E r s t e Z e i l e und stellen im Feld daneben die Weite des Einzugs ein.

Mit folgenden Tastenkürzeln bearbeiten Sie Absatzeinzüge:

I strçj 1н-П^ zieht den kompletten Absatz ein.

I stra l-1-ПйП-ьГмІ setzt den Absatzeinzug zurück.

|strg |H-pn zieht die Folgezeüen ein (hängender Einzug).

I strg І-ьПйП-ьГП setzt den Folgezeileneinzug zmück.

Alle Tastenkürzel sind mehrfach hintereinander möglich; bei jeder Betätigung

wird der Einzug vergrößert oder reduziert. I strg |+Го1 setzt alle Einzüge auf den

Seitenrand zurück.

QnEjge und Abslävle

Algemein

&u»ldibjn9! Biodeatz

ш

GIlederuigKbene: TezftOrper

.0

Einaig

OEmaige $6egdn

№äand

0 on Н'г

Don

U-|

Sohder^zusì.

_____

6PL ¿eJcnabstand; Jton;

Ns^: •opt í s i 'Nehr^h jNJ ¡t,í

Abstand ¿Väschen AbsäUen ^leiäiei ГсппаЕегипд einfìigen

-■ Ee- gibt noch- weitere- Möglichkeiten,-den- Beginn- eines

neuen-Absatzes-zu- markieren,- z.B.- durch- einen- »Einzug«.-

Wieder- ein- Rückblick- auf- die- Schreibmaschine:- Da

wurden- einige Leerschritte- an- den- Anfang- Jedes

Absatzes- geste!it,-Am- Computer-solite- man- auf derartige

Handarbeit verzichten- und- stattdessen- eine- Einrückung

verwenden.4

Ee gibt noch- weitere- Möglichkeiten,- den- Beginn- einesneuen-Absatzes-

zu- markieren.- z.B.- durch- einen- »Einzug«.-

Wieder- ein- Rückblick- auf die- Schreibmaschine:- Da

wurden- einige Leerschritte an- den- Anfang- jedes

Absatzes- gestellt.-Am- Computer- sollte man- auf derartige

Handarbeit verzichten- und- stattdessen- eine- Einrückung

verwenden.41

[ ì IÿsSW^rdfMfeflen] Г" c« "‘P ¡

Abb. 7.8: Erstzeileneinzug positiv

Sonderfall erster Absatz

Einen Absatz sollten Sie von der Einrückung ausnehmen, nämlich den ersten

eines Kapitels, denn er bedarf keiner Abgrenzung. Hier sorgt die Überschrift für

die Separierung.

144


7-5

Absätze

Hängender Einzug

Eine weitere Form des Erstzeileneinzugs ist der hängende Einzug. Er ist quasi die

negative Form des Erstzeileneinzugs, denn bei ihm werden alle Zeilen ab der

zweiten eingezogen, die erste ragt links über den eingezogenen Absatz hinaus.

@

Format j Absatz \ Register Einzüge und Abstände | Abstand | Sondereinzug

IHÄNGEND

Ш ffl Start | Absatz g | Abstand | Register Einzüge ünd Abstände | Abstand

I Sondereinzug | Hängend

Solche Einzüge sind immer dann angesagt, wenn ein Absatz durch ein Aufzählungszeichen

oder eine Nummerierung eingeleitet wird. Dann steht das Aufzählungszeichen

oder die Nummer außerhalb des Absatzes und der Absatz bündig

wie in einer zweiten Spalte daneben.

Word erzeugt beim Anlegen von Erstzeileneinzügen zusätzlich zum Einzug einen

Tabulator an der Position des Einzugs. Der stört so nicht weiter, wenn Sie jedoch

den Einzug nachträglich mit der Maus ändern wollen, greifen Sie beim Anklicken

zuerst das Tabstopp-Symbol; erst wenn dieses verschoben ist, können Sie auch das

Einzugssymbol greifen.

Sofern Sie den Einzug deckungsgleich mit dem ersten Standard-Tabulator (siehe

Abschnitt 7.7) einrichten, benötigen Sie den zusätzlichen Tabstopp beim hängenden

Einzug nicht. Wollen Sie diese Option löschen, rufen Sie mit

9 Extras | Optionen | Kompatibilität

Ü3 Office-Button IWord-Optionbn | Erweitert ( Layoutoptionen

S

Datei | Optionen | Erweitert | Layoutoptionen

die Layoutoptionen auf und aktivieren Sie die Option BEI HÄNGENDEM EINZUG KEI­

NEN automatischen Tabstopp hinzufügen^^.

Die Funktionen Aupzählungszeichbn, Nummerierung und Liste mit mehreren

Ebenen bringen diese Einzüge nebst Tabstopp und -sprung nach dem Ordnungskennzeicherj

gleich mit. Problematisch kann es werden, wenn der

hängende Einzug ^u kurz ist, um z. B. eine längere Ordnungsnummer aufzunehmen.

Dann rückt der Tabsprung die erste Zeile bis zum nächstfolgenden Standard-Tabulator

(siehe Abschnitt 7.7) ein, und die Folgezeilen beginnen innerhalb

der für die GliederungSnummer reservierten Zone.

In solchen Fällen müssen Sie den Einzugswert erhöhen.

In der chaotischen liste der Layoutoptionen in Word 2007 finden Sie diese Option in den

obersten Einträgen.

H 5


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

1- - F.tslB’F,l«no4I

U.-ZweJte-Elieiie'a

1.1.1, •. [)tnii-F,beließ

1.1, U.iVicilW'1'.kiieí

1.1.1, -A-1)IB' ftinkltoiien- ЛШЛНШКОЯ?.Е1С11Ш,.

Nli.MMBRlBUÜNQ. und- І.ІІГГК' МГГ' MEÜUBKKN.

■.....nebst-T rib piiiiig -

• il«itv ÜrdnungskcmiWfTdu-n- glekh- niit,.

TnbsiiriiiiiítllU'utJle-Zcílcbbi'M iiti-iiatiisifolgcndcn-

Siuiidard-Tebiilaiot- ein,- imd- die- M gczvilenlieglnni.'ii'lnii0())a)b«Ier’nirdk'-OllB(lpranf,snuimiicgÍnHeci-irmefíi,illidei'-fiíeim

ddielDlgezelleiiliugiim uii'ltmBilialb-ilet-ftirdie-01ied«rinißsnum

Jiifr-iwrvieiteii-Züiie.i

Abb. 7.9: Hängenden Einzug an den Bedarf anpassen

Einziehen mit der Maus

N eben den Einstellungen im ABSATZ-Dialog lassen sich die Einzüge auch visuell

einstellen. D azu m ü ssen Sie ggf. das Lineal m it ANSICHT ( LINEAL einblenden.

Greifen Sie im Lineal mit dem Mauszeiger

I ' das obere Dreieck, so verschieben Sie den linken Einzug der ersten Zeile,

- i

- 'I 'i, das untere Dreieck, so verschieben Sie den linken Einzug der Folgezeilen,

' 11 ' das Rechteck, so verschieben Sie beide linken Einzüge gemeinsam.

Für den rechten Einzug gibt es nur ein unteres Dreieck.

Beim Verschieben erscheint unter dem Symbol eine senkrechte, gestrichelte Linie,

die die Position zum Text anzeigt. So können Sie die Einzüge an anderen Absätzen

oder Objelcten auf der Seite orientieren.

Die Einzüge lassen sich mit der Maus nur in Yiertelzentimeterschritten verschieben.

Halten Sie beim Verschieben die Гаі іЛ-Taste gedrückt, ist dieses Raster aufgehoben,

und Sie können den Einzug auf jede beliebige Position setzen.

7.5.3 Absätze durch Linien trennen

Wollen Sie einen Absatz vom nächsten durch eine über die Seitenbreite verlaufende

Linie trennen, weil es eine besonders deutliche Trennung sein soll, benutzen

Sie keinen Unterstrich, sondern die Rahmen-Funktion (Abschnitt 7.9), die

gerade für diesen Zweck einen ganz simplen Assistenten besitzt.

Öffnen Sie dazu den Dialog RAHM EN UND SCHATTIERUNG;

S F o r m a t |R a h m e n u n d S c h a t t i e r u n g ] Register R a h m e n

Ш Ш S t a r t i,i * |

|R a h m e n u n d S c h a t t i e r u n g ] Register R a h m e n

Mit der Schaltfläche H o r iz o n t a l e L i n i e gelangen Sie zu einer Auswahl grafisch

gestalteter Linien.

146


7-5

Absätze

Durch Anklicken im Musterfenster und nachfolgendem Klick auf ГЗП (ein Doppelklick

auf das Muster tut’s auch) lösen Sie mehrere Aktionen gleichzeitig aus:

1. An der aktuellen Position der Schreibmarke werden zwei Absatzmarken eingefügt.

Sollte die Schreibmarke in einer Zeile stehen, wird die Zeile an dieser

Stelle in zwei Absätze aufgeteilt.

2. In den leeren Absatz zwischen den beiden Absatzmarken fügt Word die

gewählte Linie in voller Spaltenbreite als Grafik ein.

Automatische Absatztrennlinie

Geben Sie in einem leeren Absatz dreimal hintereinander den Bindestrich ein und

drücken dann auf Г ^ . ersetzt Word die drei Bindestriche durch eine durchgehende

Linie über die volle Seiten- bzw. Spaltenbreite.

Dieser Trennlinienassistent besitzt einige Varianten.

Eingabe

3x Tastenkombimtion


Ergebnis

einfache dünne Linie

— Ѳ + И fette Linie

И+Ѳ

unterbrochene fette Linie

= = = и+ш Doppellinie

### ив Dreifachlinie

1A l t G r l + l + 1

Wellenlinie

Tabelle 7.1: Schnelle Absatztrennlinien mit Dreifachzeichen -r I ч-* I

Wichtig

Diese Linien sind keine Zeichen, sondern Absatzattribute! Sie sind nur mit der

Rahmenfunktion wieder zu entfernen. Für das Entfernen einer solchen (manchmal

ungewollt erzisugten) Rahmenlinie gehen Sie wie folgt vor;

!

1. Setzen Sie die $chreibmarke in den der Linie vorangehenden Absatz.

2. Suchen Sie in der Symbolleiste F o r m a t rsp. in der Registerkarte S t a r t die

Schaltfläche Ra h m e n l in ie й .’ ,

3. Sieht die Schaltfläche exalet so aus wie hier abgebildet, reicht es, auf das Sym-

. bol zu klicken.

Ist auf der Schaltfläche ein abweichendes Symbol abgebildel, klicken Sie

daneben auf und dann in der aufklappenden Liste die Option Ra h m e n -

LINIB UNTEN.


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

Î!

Erläuterung:

■ Die automatisch erzeugte Linie wird als RAHMBNLINIE UNTEN dem vorangegangenen

Absatz zugewiesen. Deshalb muss die Schreibmarke in eben diesem Absatz

stehen, um das Attribut Ra h m e n l in ie u n t en wieder zu entfernen.

■ Die Schaltfläche Ra h m e n hat zwei Besonderheiten:

■ Auf ihr wird immer die zuletzt angewandte Rahmenvariante angezeigt. Ein

Klick auf das Symbol weist dem aktuellen Absatz dieselbe Rahmenvariante

zu. Um eine andere Rahmenart zu verwenden, müssen Sie diese in der

Liste auswählen.

Ш Besitzt der aktuelle Absatz bereits einen Rahmen, wirkt die Zuweisung als

Löschfunktion für die zuzuweisende(n) Rahmenlinie(n).

I !■

7.6 Absatzausrichtung

Ein wesentliches Gestaltungselement für Texte ist die Ausrichtung der Zeilen und

Absätze. »Normal« - vor allem für Korrespondenz - ist die linksbündige Ausrichtung

der Schrift, also links einen geraden Rand und rechts einen »Flatterrand« zu

haben. Zu starkes Flattern kann durch Silbentrennung ausgeglichen werden.

In Word ist das Ausrichten von Text sehr einfach und schnell erledigt. In der Symbolleiste

Fo r m a t bzw. in der Registerkarte Sta r t finden Sie vier Schaltflächen, die

einfach anzuklicken sind. Für Tastaturorientierte gibt es Tastenkürzel zum Ausrichten,

m Ì

Schaltflächen

Tastenkürzel

linksbündig zentriert rechtsbündig Blocksatz

i s t ? g 1 + [ n Istrg l+ m IStrql-ьГ^ I s t r g k fBl

7.6.1 Blocksatz

In Büchern, Zeitschriften und anderen Veröffentlichungen wird Text im Blocksatz

ausgerichtet. Dazu enveitert Word die Wortzwischenräume so, dass auch rechts

ein glatter Rand entsteht. Diese Formatierung hat Tücken:

■ Ist keine automatische Silbentrennung eingeschaltet, kommt es bei Zeilen mit

langen, ungetrennten Wörtern evü. zu unschönen, langen Lücken.

Hier hilft nur die automatische Silbentrennung und intensive manuelle Nacharbeit

mit Trennfugen (Abschnitt 7.2).

^9- Apropos Trennungen: Im Blocksatz sollten nach reiner Schriftsatzlehre die Trennstriche ein

wenig über den rechten Textrahmen hinausgehen, Die von Word und den meisten anderen

Textprogrammen gesetzten Trennstriche schließen aber rechtsbündig ab; nur gute Layout-Programme

sind dazu imstande.

148


7.6

Absatzausrichtung

Beim manuellen Zeilenwechsel mit ГйП+|

| wird die Zeile gestreckt.

Aus der Trickkiste: Zeiiendehnung beim Blocksatz vermeiden

Zur Abhilfe der übermäßigen Dehnung bei manuellem Zeilenwechsel gibt es zwei

Methoden:

Die schneite Methode

Betätigen Sie die [ § ] -Taste, bevor Sie mit 0 -t-G3 den Zeilenwechsel einfügen.

Allerdings ist diese Aktion bei jedem neuen Auftreten des Problems zu wiederholen.

Die dauerhafte Methode

In den Layoutoptionen, die gut versteckt untergebracht sind, findet sich die

Lösung.

@

Ex t r a s | O p t io n e n [ K o m p a t ib iu t ä t

Ш Office-Button 1W o r d -O p t io n b n | E r w e it e r t | La y o u t o p t io n b n ^”

Ш

Da t e i I O p t io n e n I E r w e it e r t I La y o u t o p t io n e n

In der langen Liste der Optionen sucheffi^ Sie die Option Z e ic h e n a b s t ä n d b in

Z e il e n , d ie m it U m s c h a l t -E in g a b e e n d e n , n ic h t e r w e it e r n und aktivieren sie.

7.6.2 Zentrierter Text

Im zentrierten Satz erhält man auf beiden Seiten des Absatzes einen Flattersatz.

Das sieht in den seltensten Fällen gut aus, es war früher mal Standard für

Gedichte und wird heute fast пш noch für Überschriften und Bildunterschriften

benutzt.

7.6.3 Rechtsbündig

In besonderen Fällen, wenn z. B. das Augenmerk des Lesers auf die rechte Seite

des Blattes gelenkt Werden soll (weil dort z. B. eine zum Text gehörige Illustration

abgebildet ist), empfiehlt sich rechtsbündiger Satz. Um die Rechtsbündigkeit noch

deutlicher hervorzuheben, sollte hier die Silbentrennung abgeschaltet werden.

In Word 2007 und 2010 finden Sie die unscheinbare Schaltfläche LAYOUTOPTIONEN ganz

am Ende des Optionenfensters, leicht zu übersehen!

In Word 2007, in dem die Layoutoptionen nicht alphabetisch sortiert sind, finden Sie diese

Option zu Beginn des unteren Drittels der Liste.

H 9


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

7.7 Tabulatoren

J Î ' ii

Solange sich Einrückungen in nur einzeiligen Absätzen abspielen, reicht natürlich

auch ein Tabulator. Für den Fließtext sind Tabulatoren entbehrlich. Man benötigt

sie in der elektronischen Textverarbeitung nur noch für Listen mit einzeiliger

Struktur. Alle anderen auf der Schreibmaschine mit dem Tabulator erledigten

Angelegenheiten lassen sich mit Einzügen (Abschnitt 7.5.2) oder Tabellen (Kapitel 14)

leichter erledigen.

■' 1!

I vi

Qenehmigung'b ei -Nutzungsandeixingen, - sofem-nicht- e ine - О ebûhif

nacli’Taîifstelle-l .1 oder 1.7'festzuseteenTst‘ìf

jeangefangene-100m*-Orimdfläche

mindestens - *

Genehmigung-bei-Àndemng-oderNutsungsândenmgvon^

bauU chenA nlftgenaufgnjnd'einerErhaltungsverordnung(§§-172J

173 -BauOB -in-V erbmdungmit-§-30-^Q;g5(!jjjjÌ), -soweitnicht-T arif-lf

stelle-i.l'gilt

mindestens

13Ц

209Ц

0.4v.H .deiH

H erstellungsko sten^

Abb. 7.10: Diese »Hoppelformatierung« zeigt die Grenzen der Tabulatortechnik deutlich.

ilsi

Von Haus aus bringt Word ein Standard-Tabulatorenraster mit, dessen Tabstopps

im Abstand von 1,25 cm, beginnend am linken Textrand, über die Textbreite reichen.

Sie sind erkennbar an den kleinen Strichen unterhalb der Skala des waagrechten

Lineals.

4

I - I ihi

fie:

Abb. y.n: Standard-Tabstopps

Beim Betätigen der Taste springt die Schreibmarke den nächsten rechts liegenden

Tabstopp an. Bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige f wird ein Tabsprung

durch das Symbol -> angezeigt.

7.7л Eigene Tabulatoren einrichten

Sie können Tabulatoren mit dem Dialog Ta b s t o p p s setzen.

П■;

@

F o r m a t ( Ta b s t o p p

Ш Ш S t a r t I A b s a t z bi 1Ta b s t o p p s

150


7 7

Tabulatoren

X^bstopppositiDn*

ÎSS..

3/25-011

7,5 cm

M on

■Ь и

StandardtaÉstopps;

¡ 1 ^ 5 c m , ' _ J l l

Zu äöschetide-Tabstopps:

1,3S о т ; 5,S2ot

AusrithlunB

® Urite

© ОЕйшіаІ

ñüfcidien

@ іАпЁ

©â__

Fgstiegen

О ZwWarl

О Ïw 8te!e Linie

О BisAts

©2..... Ѳ і-

: löschen

^bbrediër^

Abb. 7.12: Tabstopps per Dialog einrichten

Hier lassen sich die Abstände der Standardtabstopps verändern oder im Feld Ta b -

STOPPPOSITION eigene Tabulatoren einrichten, indem Sie den Abstand vom linken

Schreibrand eintragen und auf F e s t l e g b n klicken, ln der Liste darunter sehen Sie

alle selbst eingerichteten Tabstopps.

Eigene Tabstopps zeigt Ihnen Word im Lineal an; die Symbole geben die Ausrichtung

an, die ein angesprungener Tabstopp dem Text aufzwingt.

U

X

j

X

Linksbündig schreibt Text von der Tabstoppposition nach rechts.

Zentriert verteilt Text um die Tabstoppposition gleichmäßig nach links und

rechts.

Rechtsbündig schiebt Text von der Tabstoppposition nach links auf.

Dezimal wirkt auf Text zunächst wie ein. rechtsbündiger Tabstopp, solange

kein Komma im Text vorkommt. Was nach dem Komma kommt, wird nach

rechts weitergieschrieben. Diese eigentlich für Zahlen vorgesehene Option,

die alle Dezimalkommata vertikal ausrichten soll, lässt sich auch für spezielles

Ausrichten von Texten missbrauchen.

Die Option V e r t i k a l e L i n i e | setzt keinen Tabstopp, sondern fügt an dieser Stelle

eine Linie ein, die ein tabellenähnliches Aussehen bewirkt.

Mit den Ausrichtungsoptionen der Tabstopps können Sie Text unabhängig von der

Absatzausrichtung formatieren. Diese Sonderausrichtung bezieht sich immer auf

den Text zwischen zwei Tabstopps.


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

•« linksbündig -• zentriert

vertí kale-Llnie-’^

dezimal:'100,00

rechtsbündig^

Abb. 7.13: Eigene Tabstopppositionen im Lineal

Wichtig

Bigene Tabstopppositionen unterdrücken die Standardtabstopps; erst rechts vom

letzten selbst eingerichteten Tabstopp setzen die Standardtabstopps wieder ein.

Vorsicht

, t.

І|ч Ь

l l f l

Sollten sich längere Texte mehrerer Tabstopps gegenseitig in die Quere kommen,

schiebt Word sie rigoros aneinander und weiter auf.

Füllzeichen

Die Optionen zu Füllzeichen dienen als Lesehilfe in Listen, wenn zwischen linkem

und rechtem Text (zum Beispiel bei Verzeichnissen) größere Lücken sind.

Gepunktete oder gestrichelte Linien halten das Auge in der Zeile. Von der Verwendung

der durchgezogenen Linie ist abzuraten, das gerät leicht zur Überfüllung der

Liste.

7.7.2 Tabulatoren ändern

Im TABSTOPPS-Dialog k ö n n en Sie jederzeit Ä nderungen an der Position u n d der

A usrichtung einzelner Tabstopps vornehm en.

Markieren Sie in der Liste die Position, die Sie ändern möchten. Sie wird in das

obere Feld übertragen.

Ändern Sie den Wert ab und Idiclcen Sie a u f FESTLEGEN.

Wichtig

Word ändert nicht die Position des Tabstopps, sondern fügt einen neuen hinzu.

Den alten Tabstopp müssen Sie durch erneutes Markieren und Klick auf

Lösch liN zum Löschen anmelden. Diese Position wird dann rechts neben der

Liste als zu löschender Tabstopp aufgeführt. Erst ein Klick auf ( £ ¿ 3 übernimmt

Ihre Änderungen ins Lineal

152


7 7

Tabulatoren

Relative Tabulatorpositionen

Seit Word 2007 lassen sich Tabulatorpositionen auch relativ zu den Begrenzungen

des Satzspiegels einrichten. Damit ersparen Sie sich Nachjustieren, wenn die Seitenränder

im Nachhinein verändert werden.

Dafür gibt es in den Ko pf- und Fusszeilentools die Funktion

Ш AUSRICHTUNGSREGISTERI


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

Tabstopps löschen Sie mit der Maus durch Anklicken, Festhalten der linken Maustaste

und Verschieben nach unten aus dem Lineal hinaus.

U m die A usrichtung nachträglich zu ändern oder Füllzeichen zuzuw eisen, benötigen

Sie den TABSTOPPS-Dialog.

Klicken Sie doppelt auf ein Tabulatorsymbol im Lineal, gelangen Sie auf

schnellstem Wege in den TABSTOPPS-Dialog.

7.8 Absätze vor Um bruch bewahren

Häufig gepfuscht wird bei den Absatzumbrüchen. Es wirkt einfach unschön,

wenn am Ende einer Seite oder Textspalte die einzelne erste Zeile des nächsten

Absatzes steht, ebenso wie die letzte Zeile des vorigen Absatzes auf der Folgeseite/

-spalte; im Extremfall aus nur ein/zwei Wörtern bestehend. (Seit Zeitschriften im

Computersatz erstellt werden, treten leider auch dort »Schusterjungen und

Hurenkinder« auf)

Word hat dagegen Schutzvorrichtungen installiert, einige davon sogar schon lieferseitig

so eingestellt, dass es so gut wie keine Probleme mehr geben kann.

Die O ptionen zum A bsatzschutz finden Sie in der Registerkarte ZEILEN- UND SEI­

TENUMBRUCH des ABSATZ-Dialogs:


Format 1Absatz | Register Zeilen- und Seitenumbruch

UBI Start | Absatz iü | Register Zeilen- und Seitenumbruch

í;

g iv i4 = L-rl Ir H ^I "■! 1j

paeinlergnä----------------- -r-

17 gisaWwlTQlte

Г ? d e n nicht trennen

Г ZdennHjmiifnunterarfltlten

г KelneSlitnlrennunS

Г Aljwteeuditirimtd '

г fteltrnmtaicKateiwJb

Ж в М І І М З ( ZsHen-und Seitenumbruch I

Paginierung

1^1 Absalzkontrolle

О didtt vom nädisten Absatz trennen

О Diesen Absatz gjsammenhalten

О Seltenumbrudh gberhalb

FormatieruneEauenahnien

О Zelemummern ynlertkûdœn

О ISane Slbenírennung

Texlfeld^ttonen

gassender Unbruch:

|k5T...........Щ

2007

2010

Vorschau

I I ^ sta n d a rd festlegefì |

-------

I /ШефегГ]

Abb. 7.15: Einstellungen zum Absatzschutz

■| ’

154


7 . 8

Absätze vor Umbruch bewahren

Zwei der Optionen waren in den früheren Versionen bis Word 2003 etwas

unglüddich benannt; seit 2007 erläutert die Beschreibung die Funktionen besser.

biS'2pö3

Absätze nicht trennen

Zeilen nicht trennen

Nicht vom nächsten Absatz trennen

Diesen Absatz Zusammenhalten

Tabelle 7.2: Treffendere Optionenbezeichnungen ab Version 2007

7.8.1 Schusterjungen und Hurenkinder

Die oben schon erwähnten »Schusterjungen und Hurenkinder« kennzeichnen in

der Fachsprache des Schriftsatzes einzelne Zeilen eines Absatzes auf einer neuen

oder der vorhergehenden Zeile. Das sind schwere Satzfehler, die auch unerfahrenen

Lesern sofort negativ auffallen.

Sie zu vermeiden, ist Aufgabe d er Option Absa tzkontrollB. Sie ist bereits bei d er

Installation von Word voreingestellt und sorgt dafür, dass

■ ein Absatz vollständig auf die nächste Seite umbrochen wird, wenn auf der Vorseite

nicht noch mindestens zwei Zeilen untergebracht werden können bzw.

■ von einem Absatz mindestens zwei Zeilen auf die nächste Seite umbrochen

werden, wenn der Absatz nicht mehr vollständig auf der Vorseite Platz findet.

7.8.2 Überschriften am Folgetext halten

Noch auffälliger ist es, wenn eine Überschrift am unteren Ende einer Seite steht

und der zugehörige Text erst auf der nächsten Seite folgt, weil er nicht mehr unter

der Überschrift unterzubringen war.

Dagegen hilft die Option

@

Absätze n ic h t tren n en

Ш Ш N ic h t VOM Ni^CHSTEN Ab sa tz tren n en

Ist sie gesetzt, nimmit Word auch die Überschrift mit dem Absatz auf die nächste

Seite.

Hinweis

In den Formatvorlageu für Überschriften (siehe Kapitel 2 und 6) ist diese Option

: bereits enthalten.

155


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

7.8.3 Seitenumbruch im Absatz vermeiden

Mit der Option

@

Z e i l e n n i c h t t r e n n e n

В ® D ie s e n A b s a t z Z u s a m m e n h a l t e n

sorgen Sie dafür, dass ein Absatz immer komplett auf einer Seite zu stehen

kommt. Passt auch nur eine Zeile nicht mehr auf die Seite, wird der komplette

Absatz auf die nächste Seite umbrochen.

. 1.

7.9 Absätze betonen und hervorheben

Wenn Zeilen oder Absätze optisch hervorgehoben werden sollen, eignet sich als

dezentes und dennoch wirkungsvolles Mittel die Rahmung.

Es muss nicht immer ein vierseitiger Rahmen sein. Seitliche Balken, evü. farbig

und von hinreichend auffälliger Stärke reichen aus, um den Blick des Lesers auf

einen bestimmten Absatz zu lenken. Umschließende Rahmen sind eher geeignet,

einen Absatz aus dem Kontext zu lösen, zum Beispiel für Erläuterungen oder

andere Hinweise, die zu umfangreich für eine Fußnote sind.

B e A rt d er Betonung von Texlpassagen

ingei) eines Rahmens oder eines

r Hervorhebung eignet sich m ir fQr

die mindestens einen Absatz

Rahmen innerhalb eines Absatzes

wirken eher störend.

Es muss nicht immer ein vierseitiger Rahmen sein.

Seitliche Balicen, evtl, farbig und von hinreichend

aufRilliger Stärke reichen aus, um den Blick des

Lesers auf einen bestimmten Absatz zu lenken.

Umschließende Rahmen sind eher geeignet, einen

Absatz aus dom Kontext zu lösen, zum Beispiel für

Erläuterungen oder andere Hinweise, die zu

umfangreich für eine Fußnote sind._____________

[re A rt der Betonung von Textpassagen

ibringen eines Rahmens oder eines

der Hervorhebung eignet sidi n ur für

die mindestons einen Absatz

umfassen. Rahmen Innerhalb eines Absatzes

wirken eher störend.

Es muss nicht Immer ein vierseitiger Rahmen sein,

Seltllclie Balken, evtl, farbig und von hinreichend

auffîtlltger Stärke reiclien aus, um den Blick des

Lesers a u f einen bestimmten Absatz zu lenken.

Umschließende Rahmen sind eher geeignet, einen

Absatz aus dem Kontext zu lösen, zum Beispiel für

Erläuterungen oder andere Hinweise, die zu

umfangreich fUr eine Fußnote sind.

Abb. 7.16: Vollrahmen (links) und einseitige Rahmenlinie (rechts)

Die Rahmen liegen seitlich immer außerhalb der Spaltenbreite. Sollten Sie einen

Abschluss mit der Textbegrenzung wünschen, müssen Sie den jeweiligen Absatz

mit Einzügen versehen.

Leider akzeptiert der ABSATZ-Dialog nur mm und cm für das Einzugsmaß. Sie können

nun die in pt angegebenen Maße für Rahmenlinienstärke und Abstand des Textes

zum Rahmen in mm umrechnen,^^ können sich das Leben aber auch leichtmachen

und den Einzugseinsteller im Lineal mit dem Mauszeiger greifen, um ihn - ggf unter

Zuhilfenahme der I Alti-Taste - an die passende Position zu bringen.

53’ Einzug [mm] = (Rahmenstärke [pt] + Rahmenabstand vom Text [pt]) x 0,376; die Werte für Rah-

■ menstärke und Rahmenabstand finden Sie im RAHMEN-Dialog, siehe Markierungen in Abbildung

7.20.

156


7-9

Absätze betonen und hervorheben

Wichtig

Rahnien orientieren sich an den Texteinzügen. Haben Sie zwei aufeinanderfolgende

Absätze gerahmt, die unterschiedliche Einzüge besitzen, wird jeder

Absatz separat eingerahmt. Für einen gemeinsamen Rahmen müssen Sie die

Einzüge angleichen.

7.9.1 Rahmen-Schneilwahi

Am schnellsten rahmen Sie einen Text mit der Schaltfläche RAHMEN LINIE =- ’ in

der Symbolleiste Format rsp. in der Registerkarte Start, Gruppe ABSATZ.

Die Schaltfläche ist zweigeteilt, links sehen Sie ein Rahmensymbol, das Ihnen

anzeigt, welche Rahmenart zuletzt verwendet wmde. Diese Rahmenart wird beim

Klick auf das Symbol auf den aktuellen Absatz bzw. auf die aktuelle Markierung

erneut angewandt.

Klicken Sie daneben auf , klappt eine Liste mit unterschiedlichen Positionen für

Rahmenlinien auf. Wählen Sie nun die gewünschte Rahmenform oder Rahmenlinienposition

aus, wird

sie auf den aktuellen Absatz bzw. auf die aktuelle Markierung angewandt,

das Symbol auf der Schaltfläche geändert und

diese neue Rahmenoption beim nächsten Anklicken des Symbols wiederum

angewandt.

Besitzt der aktuelle Absatz bereits einen Rahmen oder an der gewählten Position

eine Rahmenlinie, wirkt die Zuweisung als Löschfunktion für die zuzuweisende(n)

Rahmenlinie(n).

Ш

.OberRtüfin. ■.■Änsitifc;". EntwfeWfWipls:

i= . j= , «6 izi !

Щт.

Agata

V, Times New Roman

Hahmeniinle unten

^2007/2010 Ф2003

Rklimenlinle ogen

R^hmenlinle.llnks

Каіпдепііпіе rechts

JJeln Rahmen

¿ile Rahrrlenllnlen

gahmenllhlen auBen

Rahmenlinien innen

Innere ùorlïontale Rahmenlinie

Innere vernitele Rahmenilnle

Rahmeniinien diagonal nach ymen

nshmeniinleri tlisgonai n.ifh оЬйп

Horizontale Unie

Tabellezeizhnen

Raslfrilnlenanzelgen

Rahmen und Schattierung,..

Abb. 7.17: Die schnellen Rahmenwerkzeuge

I..J

Шœ c

ШНШ

IS і.'.'лі Ш

Ш0

157


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

Die Funktion H O R IZO N TA LE LIN IE zeichnet unter den aktuellen Absatz eine Rahmenlinie

quer über den Schreibbereich, die allerdings nicht mit der Rahmenlinie

unten zu verwechseln ist.

Alle diese Schnellfunktionen haben einen Nachteil: Sie haben damit keinen Einfluss

auf Farbe, Stärke und Art der Rahmenlinien. Es wird immer die zuletzt im

Dialog Rahmen und Schattierung verwendete Formatierung verwendet.

7.9.2 Rahmen-Einstellungen

Um Einfluss auf das Linienformat zu nehmen, müssen Sie den Dialog RAHMEN

UND Schattierung verwenden, den Sie mit


öffnen.

Format ¡ Rahmen und Schattierung | Register Rahmen

Start .ф-|

| Rahmen und Schattierung | Register Rahmen

Der Dialog gliedert sich in drei Zonen, die seit jeher etwas unglücklich angeordnet

sind:

Sie beginnen im mittleren Bereich mit der Auswahl von Linienart, -färbe und

-stärke. Anschließend

■ wählen Sie im linken Bereich zwischen drei verschiedenen umlaufenden Rahmenvariationen

oder

■ legen im rechten Bereich fest, an welcher Seite / welchen Seiten des Absatzes

Sie Rahmenlinien wünschen.

Ì

Rahman ............... ............... ......... ...................-..................

Bnstellung:

S Ohne

iSramm oder Schaltflächen

Wicken, um Rahmen

hinzuzufügen

_13

OberQehmen füri

I »»»чр-П

.. dann links oder

.rechtseinstellen.

Erst hiervorwählen,.

I... dann links oder

rechts einstelien.

Abb. 7.18; Reihenfolge bei der Rahmeneinstellung beachteni

158


Absätze betören und hervorheben

Die Einrichtung der Rahmenlinien im rechten Bereich können Sie wahlweise

durch Anklicken einer der vier Schaltflächen oder einer der vier Kanten des Vorschaubildes

vornehmen. Klicken auf eine in der Vorschau angezeigte Rahmenlinie

oder deren zugehörige Schaltfläche entfernt diese Linie wieder; Erst mit Klick auf

gtifl wird der Rahmen auf den Absatz angewandt.

Wichtig

Die in der Mitte gewählten Attribute gelten für alle nachfolgend mit der Rahmenschnellwahl

per Schaltfläche Rahmknunik 4 ”in der Symbolleiste Format rsp.

in der Registerkarte S’iart, Gruppe Absatz zugewiesenen Rahmen und Rahmenlinien.

7.9.3 Kastentext

Sehr auffällig sind voll gerahmte Absätze mit Überschrift, bei denen die Überschriftzeile

durch eine andere Farbgestaltung zusätzlich betont wird. Achten Sie in

diesem Fall darauf, dass Rahmen und Überschrifthintergrund dieselbe Farbe

haben und auch die Überschriftzeile - zusätzlich zur Hinterlegung - einen Rahmen

erhält. Fehlt der Überschriftzeile der Rahmen, entsteht am Übergang zum

Kastentext eine unschöne Stufe.

Kastentext

Sehl' auffällig sind voll geralunte Absätze mit Überschrift, bei denen die Überscliriftzeile durch eine andere

Farbgestaltung zusätzlich betont wird. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Rahmen und ÜberschrifÖimtergruiid

dieselbe Farbe haben und auch die Überschriftzeile - zusätzlich zur Hinterlegimg - einen Rahmen erhält. Felilt

der Überschriflzeile der Ralimen, entsteht am Übergang zutn Kastentext eine imschöne Stufe._______________

Kastentext

Sehr auffällig sind voll gerahmte Absätze mit Überschiift, bei denen die Überschriftzeile durch eine andere

Farbgestaltungz^sätzUchbetont wird. Achten Sie in diesem Fall darauf, dass Rahmen und Überschriftlnutergrund

dieselbe Farbe haben und auch die Überschriftzeile— zusätzlich zur Hinterlegung- einen Rahmen erhält Fehlt

der Überscliriftzeile der Rahmen, entsteht am Übergang zum Kastentext eine unschöne Stufe._______________

Abb. 7.19: Bei gerahmten Zeilen (unten) füllt eine Schattierung den Rahmen komplett aus.

7.9.4 Abstand zwisjehen Text und Rahmen

Wenn der Rahmen den Text »auf Knirsch« umrahmt, sieht das nicht gut aus und

lässt sich auch nicht gut lesen. Rahmenlinien müssen deutliche Distanz zum Text

halten. Mit den Optionen zum Register RAHMEN im Dialog RAHMEN u n d S c h a t ­

t ie r u n g lässt sich dieser Abstand in allen vier Richtungen individuell festlegen.

159


Kapitel 7

Zeilen und Absätze

'

'

Die Einstellungen für den oberen und den unteren Abstand arbeiten mit dem

Absatzabstand in der Weise zusammen, dass der Absatzabstand außerhalb des

Rahmens wirkt, der Rahmenabstand innerhalb.

: H o riz o n ta le Linie w äh le n und R ah m en a b sta n d einstellen


Text eingeben und korrigieren

Am Computer Texte zu schreiben und zu gestalten, wird durch zahlreiche, im Hintergrund

wirkende Assistenzfunktionen erleichtert. Bereits wenn Sie die ersten

Buchstaben eintippen, laufen im Programm zahlreiche Prozesse ab, die wundersame

Wirkungen haben können, sofern Sie gewisse Grundregeln nicht beachten.

8.1 Text eingeben

Text geben Sie immer an der Stelle ein, an der die Schreibmarke zu sehen ist. Das

ist ein blinkender senkrechter Strich, zunächst am Textanfang, der sich mit dem

Schreibfluss bewegt. Der Mauszeiger nimmt innerhalb des Textes die Form I an.

Sie können die Schreibmarlce nur innerhalb bereits bestehenden Textes bewegen,

■ entweder mit den Pfeil-Tasten [3 , [3 , [T] d QI)

Ш oder durch einen Klick mit der Maus, dann setzt sich die Schreibmarke an die

Stelle, auf die der Mauszeiger weist.

Mit einer speziellen Technik ist es scheinbar möglich, die Schreibmarke an einer

beliebigen Stelle auf dem unbeschriebenen Blatt zu platzieren: Werm Sie an einer

beliebigen, noch unbeschriebenen Stelle doppelldicken, bleibt die Schreibmarke

dort stehen, und Sie können Text eingeben.

Bei eingeschalteter Steuerzeichenanzeige wird deutlich, worin dieser Trick beruht;

Bei dieser Aktion baut Word von der obersten Zeile des Blattes (oder von der letzten

beschriebenen Zeile) bis zur Zeile des Doppelklicks mehrere leere Absatzmarken

^ ein. Den horizontalen Versatz erledigt ein Tabsprung exakt zur Position des Doppelklicks.

j

n

1

^ Dopi ìlkiick<

-*

h I

Abb. 8л: An beliebiger Stelle ins Blatt doppelgeklickt erzeugt Vorschub.

l6 l


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

Sie können diese Funktion abstellen:

Ш

Ex t r a s | O p t io n e n | Register B e a r b e it e n | Option K lic k e n u n d e in g b b e n

AKTIVIEREN

S Office-Button 1 W o r d-O p t io n e n ] Register ERWEITERT | Bereich B e a r b e i-

TUNGSOPTIONEN | Option KLICKEN UND BINGEBEN AKTIVIEREN

© DATEI 1O p t io n e n 1Register E r w e it e r t | Bereich B e a r b e it u n g s o p t io n e n ]

Option Klic k e n u n d b in g e b b n a k t iv ib r e n

What you see is what you get

Die so genannte WYSIWYG^^.Technik zeigt uns den eingegebenen Text gleich

richtig an, in einer bestimmten Schriftart und -große, in bestimmten Seitenrändern.

Bereits das ist die erste Automatik, die uns in einer Textverarbeitung begegnet:

Das Programm überwacht selbstständig, dass der Text die vorgegebenen

Rahmen nicht überschreitet. Am Ende einer Zeile oder Seite wird er umbrochen,

also eine neue Zeile oder Seite begonnen, ohne dass wir uns darum kümmern

müssen.

8.2 Text importieren

Texte aus anderen Quellen z. B. für Zitate oder zur Wiederverwendung eigener

Arbeiten lassen sich über die Zwischenablage importieren.

Dazu markieren^^ sie den Text im abgebenden Dokument und kopieren ihn in die

Zwischenablage mit | strg І-і-ГсІ oder

Щ B e a r b e it e n | Ko p ie r e n ,

ü © S t a r t | Ko p ie r e n .

Anschließend wechseln Sie zum empfangenden Dokument, setzen dort die

Schreibmarke an die Zielposition und fügen Sie den Text ein mit I strg І+ІП oder

S B e a r b e it e n | E in f ü g e n ,

Ш Ш S t a r t I E in f ü g e n .

Am Ende des eingefügten Textes erscheint ein Smarttag-Icon |

Anldicken mehrere Anpassungsangebote unterbreitet.

das Ihnen nach

34' WYSIWYG = What you see is what you get. Was du siehst, ist, was du bekommst.

35' Markierungstediniken sind ausführlich in Kapitel 9 beschrieben.

ii: I 162


8.2

Text importieren

|Щ { UrsprOngliche Formatierung beibeiialten U^rOngliche Formatierung beibehalten 1 Efnfugeopfionen:

d y An ^elfomiatierung anpassen D An ^Form atierung anpassen

, в и ш

0 ; | Nur d e n ie d Übernehmen D N urdenJedObemehmen 1 Standard zum EinICigenfesUegen.,,

Formatvoriage oder Formatierung Obernehmen...

^andard еІпЮдеп festlegen...

2003 2007

Abb. 8.2: Varianten beim Text einfügen

2010

Dabei bedeuten:

[ 9 6 Ursprüngliche Formatierung beibehalten

Der Text wird mit allen Formatierungen übernommen und nicht dem Format des

empfangenden Textes angepasst.

L z J An Zielformat anpassen / Formatierung zusammenführen

Der Text wird an die Absatzformatierung des empfangenden Absatzes angepasst,

einzelne Wort- und Zeichenformatierungen bleiben erhalten.

S l Nur den Text übernehmen

Der Text wird total an die Formatierung an der Einfügeposition angepasst.

8.2.1 Inhalte einfügen

Ein Weg mit mehr Auswahlmöglichkeiten beim Einfügen führt über

@

B e a r b e it e n | In h a l t e E in f ü g e n

Ш n St a r t | E in f ü g e n

| In h a l t e E in f ü g e n

Hier finden Sie in einer Auswahlliste folgende Einfügevarianten:

Microsoft Word 97-2003-Dokument-Objekt: Fügt ein Textfeld mit dem Inhalt der

Zwischenablage ein.

Formatierten Text (RTF); wie Ш

Unformatierten Text: wie Ш

Bild (Erweiterte Metadatei) und Grafik (Windows-Metadatei): Text wird als textlich

nicht bearbeitbares Griafikobjekt eingefügt. Der Unterschied ist nur für Version

2003 von Bedeutung, weil dort beide Varianten mit unterschiedlichen Werkzeugen

grafisch bearbeitet werden.

HTML-Format: wie S

Unformatierten Unicode-Text: wie ® unter Beibehaltung der Zeichen des erweiterten

Unicode-Zeichensatzes

1 6 3


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

8.2.2 Importproblem Absatzmarken

Leider sind Quellen, aus denen wir in wissenschaftlichen Arbeiten und Berichten

zitieren müssen, häufig mit Absatzmarken ^ an jedem Zeilenende umbrochen,

und oft genug sind auch Leerzeilen {= Leerabsätze) anstelle von Absatzabständen

zur Gliederung enthalten. Gerade bei Texten aus dem Internet, die via Zwischenablage

eingefügt wurden, finden sich oft Mengen unnützer Absatzmarken.

Will man solche Texte weiterverarbeiten, müssen zuerst die überzähligen Absatzmarken

entfernt werden. Das geht bei kleineren Textmengen manuell:

1. Schalten Sie mit der Schaltfläche ^ in der Symbolleiste Standard bzw. in der

Registerkarte START die Steuerzeichenanzeige ein.

2. Löschen Sie mit | Entf I oder I


8.3

Zeichen & Symbole

2. Aktivieren Sie die Option A u f z ä h l u n g s z e ic h b n u n d N u m m e r n b eim E in f ü ­

g e n VON T ext m it d er O p t io n 'N u r d en T ext ü b e r n e h m e n ' b e ib e h a l t e n .

3. S3

Künftig bleiben beim Einfügen von Listen Aufzählungszeichen oder Nummern

erhalten, auch wenn Sie die Einfügeoption N u r d e n T E X T ü b e r n e h m e n verwenden.

8.2.4 Windows-Explorer importieren

Benutzer von Windows 7 genießen beim Importieren einen zusätzlichen Vorteil:

Die Dateivorschau des Windows-Explorers ist direkt an die Zwischenablage angeschlossen.

Wenn Sie zum Beispiel Texte aus einem anderen Word-Dokument

benötigen, müssen Sie dieses nicht nach Word laden. Markieren Sie in der Dateivorschau

des Explorers mit der Maus den gewünschten Text und bringen Sie ihn

mit I strg |+fc1 in die Zwischenablage.

lifDoen

S>(ndt«kt(tou

ÂnderungsdAtiim Typ GröOe

Die Copy

ö

K ;wSs>bBI'" '

wenn es nicht umgeschrieben wurde, dann benutzen Sie es

Immernoch. Welt hinten, hinter den Wortbergen, fern der Under

Vokallen und Konsonantlen leben die Blindtexte. Abgeschieden

! w ohnen sie in Dur.hstebbau'ion an der XOste des Semanlik. eines

Abb. 8.3: Textübernahme aus der Explorer-Vorschau

8.3 Zeichen & Symbole

Ein Text setzt sich zusammen aus Buchstaben, die im Zusammenhang Wörter

ergehen. Daneben! gibt es noch diverse Zeichen, grammatikalische Satzzeichen

oder Sonderzeicheb, die häufig als Kürzel für bestimmte Begriffe stehen.

Ihr gutes Zusammenspiel im Text ist wichtig für die gute Lesbarkeit.

8.3.1 Die Satzzeichen

Im Buchdruck wie heim Maschinenschreiben gilt die Regel, dass Wörter voneinander

und von Symbolen durch Leerzeichen getrennt werden. Aber nicht immer!

So stehen Satzzeichen immer ohne Leerzeichen nach dem letzten Buchstaben des

vorangegangenen Wortes. Mit einer Ausnahme: Gedankenstriche sind nach beiden

Seiten vom umgebenden Text durch Leerzeichen abgegrenzt.


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

Wissenswertes über die Zwischenablage

Alle Office-Applikationen greifen auf dieselbe Zwischenablage zu. Sie können

über die Zwischenablage Texte von Word nach Excel, Diagramme und Tabellen

von Excel nach Word oder PowerPoint und Grafiken von PowerPoint nach Word

bringen. Auch der Transfer mit anderen Programmen läuft meist über die Zwischenablage

am leichtesten.

Bei dem im Plaupttext beschriebenen Kopieren und Verschieben geht es immer

um die zuletzt in die Zwischenablage kopierten oder ausgeschnittenen Tcxtteilc.

Manchmal ist es nötig, mehrere Textpassagen zu transferieren, Dazu müssen

Sie nicht sämtliche Abläufe einzeln wiederholen, sondern können das »tiefere

Gedächtnis« der Office-Zwisdienablage nutzen.

Dazu lässt sich die Zwischenablage als Aufgabenbereich öffnen:

® BEARIPBITEN I OFEICB'ZWISCHENABIAGE

ШШ Starít I Z w isc h e n a b l a g e гй

oder versionsübergreifend zweimal hintereinander

W'- '

lif

Ì Klid!№Sie 2um EDfügen ^ fe n Ì

; Etenenh '

m m Ì

PowerPoW Viewer Der

Viewer Ist r«chtln einer

InstellciSon von Offlee ent.p,

{f^afeeinitigen“]

IgdimSie zum Bhi^en auf em Benditi

«

j PowerPoint Viewer Der View

Installation vonOffice enths. .

Grund ist für BenuUer, da

L¿schen

^ 1.2.2 Text kopieren Wollen Sie den Text

(¡¡Я am Ureprungsort erhalten, kopieren Sie

1“ « áwmitBSARBErTENlKOPIERENbzw,..,

am Ursprungsorter..,

-isll

«reich $p8ler

.еіииЫепііеіі>ѵ»Ыеа^

offîce^wlsdienablage aus dem Menü

Вефеіепoder

wämel,

druden StrfliC

O fíkeZw Iscbeiabíage a¡Sdmaiisch a m tìgtn

Office-ZwlsttMnablage anzeigen wenn Stro*C zweimal betätigt wurde

Sammeln ohne Anzeige der 0№ce-Zwinhenablage

Offlce-Zwlschenablagenjymbot auf Taskleiste anzeigen

[W J Beim Kopieren Status bei Aufgabenbereich anzeigen

Der Aufgabenbereich »Zwischenablage« ln Version 2003 (links) sowie 2007/2010 (rechts)

Wie Sie in der Abbildung sehen, können in der Zwischenablage unterschiedliche

Inhalte gleichzeitig nebeneinander existieren.

Durch Anklidcen eines der Inhalte holen Sie ihn aus der Zwischenablage an die

aktuelle Position der Schreibmarke.

166


8.3

Zeichen & Symbole

8.3.2 Leerzeichen, aber wo?

Das häufig zu sehende Abgrenzen von Satzzeichen - meist Doppelpunkt, Ausrufe-

und Fragezeichen - mit einem Leerzeichen nach dem vorangehenden Wort

ist ein Fehler, der nicht nur das Erscheinungsbild des Textes beeinflusst, sondern

auch den Umgang des Textprogramms mit diesen Zeichen.

Word sieht wie alle Textprogramme im Leerzeichen eine Chance, den Text in die

nächste Zeile zu umbrechen^®. Steht vor einem den Satz beschließenden Satzzeichen

nun ein Leerzeichen, kann es passieren, dass das Satzzeichen auf der nächsten

Zeile landet. Zu Recht, denn am Leerzeichen darf immer umbrochen werden.

Was aber, wenn ein Leerzeichen zwar nach den Schreibregeln vorgeschrieben ist,

dennoch an dieser Stelle nicht umbrochen werden darfí Werte und Maßeinheiten

wie 300 € oder 25 m^ dürfen nie getrennt werden, obwohl zwischen Wert und

Maßeinheit ein Leerzeichen gehört.

Abhilfe schafft hier das »geschützte Leerzeichen« m it der Tastenkombination

I strg к ІП-ьІ LeertasHI. Haben Sie die Steuerzeichenanzeige eingeschaltet

(Schaltfläche f in der Symbolleiste St a n d a r d oder in der Registerkarte START),

wird dieses geschützte Leerzeichen als ° dargestellt, im Gegensatz zum einfachen,

umbrechbaren Leerzeichen, das als • erscheint.

fT 1 F a ls c h » R ic h t ig »

rti *. ja tz e n d e -s te h t-e in -S a tz z e ic h e ri-o h n e -L e e rs c h ritt'

d a y o r-.H

N ach 'e in e m * S a tzze ich e n ^ folg t-im m e r* e in -

L e e ^ rs c h r ^

V e rle s s e n e -B in d e s tric h e -a m -Ze ile n e n d e -s ín íí.

u n p ro fe s s io n e ll,.z .-B .-A b s c h lu s s a rb e fte n -u n d -

в ш іш б е а - іі

W e il'U n d -M a ß e in h e ite n -w e rd e n -d u rc h -e in e n -

L e e rs c h ria .g e tre n n t,-d ü rfe n .a b e r-n ic h t-w ie .h ie r-2 0 .

• a n rZ e ile n e n d e .ge p 'e n n t. w e rd e n . U

A rrfS a tz e n d e -s te h t-e iri'S a tz z e ic h e iT o h n e L e e rs c h ritt*

d a v o r[H

N a ch -e¡ne m * S a tzze ich e n ‘fo lg tím m e r* e in * Le e rsc h rítt.*

O d e r-eiri* Ze ile riw e ch se l.1 1

V e ría s s é n e ’B ín d e s trfc h e ‘am * Zeífe n e n d e * sín d '

u n p ro fe ssio n e il^ 'Z .-B .-A b sc h lu ssa ttte ite n ’un d-

-p rö fu n g e n , Ч

W e rt-un d -M a ß e in h e ite n -w e rd e n -du rc h -ein e n -

L e e rs c h r itt.g e tre n n t,.d ü rfe n .a b e rn ic h t-

ZO ’h n ^ -a m -Z e ile n e n d e -g e tre n n t-w e rd e n .H

Abb. 8.4: Die wichtigsten Interpunktionsregeln

1

8.3.3 Striche - verbindend und trennend

Über die Unterschiede zwischen Bindestrich und Gedankenstrich macht man

sich beim Texten kaum Gedanken. Da gibt es rechts unten auf der Tastatur die

36,

Nicht »umzubrechen«! (Die Betonung liegt bei »umbrechen« auf der zweiten Silbe.)

167


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

■Ì

Taste Q , die wird gedrückt, wenn ein wie auch immer gearteter Querstrich benötigt

wird.

Weit gefehlt; Es gibt deren drei: den Bindestrich, den Gedankenstrich, auch Halbgeviertstrich

genannt, und den Geviertstrich.

S y m b o l ; - .

Syrtalt r^ñj^rzeídien"]

Z a i d i e n i Tasterfcomblnaöoni

Gesdiützter TTennstrlch

Bedingter TrennsWdi

Em^Abstand,

En-Abstand

l/4€m-Abstand

Gesdiütztes Leerzeidien

Copyright

Boßetragene.

Mariae

Paragra^zddien

Abseite

Einfadi^ s(±£eßen(fes Ап№чпд...

Ö^im des АпЮЬгшідзг^еп

Sditf^^des Anfilhrungszdchen

Bet^ngto* MullbrEâte^ecteel

Nun-brdter Nidit-Wed^d

Strg-rnum -

Strg+Umschatt+_

Strg+-

Strg-Hinischalt-Reertasti

Alt-tôtrg-îC

Ait+Strgm

Alt-HStrg-bT

Umsdialt+S

/yt+Sög-f.

A u ^ ^ g s ^ n U e

Bn&diŒ Anfyirungsæ.. Strg+y

S trg+ '/

Strg+’,"

S trg+','

[ ptifug^ij [ Ablyedm-

Abb. 8.5: Interpunktions- und weitere Sonderzeichen

i f i ’

Bindestrich und Trennstrich

Der einfache Bindestrich oder Trennstrich kommt immer dann zum Einsatz,

■ wenn zwei Wörter miteinander verbunden werden,

■ wenn ein Wort am Zeilenende getrennt wird, um den ersten Teil des Wortes

noch vor dem Umbruch auf der ersten Zeile zu halten oder

■ wenn ein zusammengesetztes Wort, dessen erster Teil in einer Aufzählung bereits

genannt wurde, als Zeugma-Zeichen zu Beginn einen Bindestrich erhält,

zum Beispiel »Abschlussarbeiten und -prüfungen«.

Unprofessionell wirkt ein verlorener Zeugma-Strich am Zeilenende und lässt sich

durch den »geschützten Trennstrich« vermeiden; I strg НГ^-і-ГП.

Gedankenstrich

Der Halbgeviertstrich oder Gedankenstrich - ersetzt die Kommata eines eingeschobenen

Nebensatzes. Er ist das einzige Satzzeichen, bei dem ein Leerzeichen

sowohl vorangeht als auch folgt.

1

168


8.3

Zeichen & Symbole

Word erkennt den einfachen Strich im Satz, wenn er als Gedankenstrich steht,

und ersetzt ihn durch den Halbgeviertstrich.

Gedankenstrich-Automatik

Geht einem Bindestrich ein Leerzeichen voran, wird der Bindestrich nach

Abschluss des darauf folgenden Wortes in einen Halbgeviertstrich umgewandelt.

Beim nachträglichen Einfügen des Bindestriches funktioniert die Automatik

nicht! Dann müssen Sie den Gedankenstrich tatsächlich als Symbol einfügen:

Einfügen | Symbol [ Registbrkarte Sonderzbichbn | Halbgevibrtstrich, auch

per ( stpg I+ F 1, allerdings müssen Sie dafür die [Z)-Taste aus dem numerischen

Tastenblock benutzen. (Die Q-Taste im Buchstabenblock erzeugt zusammen mit

I Strg1 eine Trennfuge zur potenziellen Silbentrennung.)

Automatik abschalten

Die Automatik lässt sich zurücksetzen, indem Sie nach der Umwandlung mit dem

Mauszeiger auf das blaue Rechteck unter dem Strich weisen, dann die Schaltfläche

Э anldicken und RüGKGÄngig: Strich wählen.

Schneller geht es mit istrgl-blTÌ.

Dauerhaft abzustellen ist diese Automatik ebenfalls mit dem Smarttag H , das

Ihnen anbietet, diese Korrektur

mit RÜCKGÄNGIG: Strich im Einzelfall zurückzunehmen oder

mit Keine automatische Erstellung von Bindestrichen auch weiterhin zu

unterbinden.

Wollen Sie die Automatik wieder einschalten, wechseln Sie in die AutoKorrektur-

Optionen

@

Ш

Ш

Extras | AutoKorrektur-Optionen,

Office-Button I Word-Optionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-

Optionen, : I

Datei | Optionen j Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen,

um dort im Register A u t o F o r m a t w ä h r e n d d e r E in g a b e die Option B in d e s t r i­

c h e DURCH G e v ib r t s T|RICh 37 einzuschalten.

Geviertstrich

Seltener zum Einsatz kommt der Geviertstrich —, der mit | strg |-ь| A lt І-і-ГП aus

dem Nummernblock entsteht. Sein Name kommt aus der Typographie, die ein

V- Die falsche Bezeichnung dieser Option hält sich schon seit Word-Generationen und fuhrt

Anwender immer wieder in die Irre.

169


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

den breitesten Buchstaben eines Alphabets umschließendes Quadrat »Geviert»

nennt. Dieser Strich sollte im Idealfall die Breite zweier Ziffern einnehmen,

womit er sich für die weggelassenen Nachkommastellen glatter Währungsheträge

eignet, also z. B. 25,— € statt 25,00 €.

Hinweis

Word erkennt den Geviertstrich in einer zu berechnenden Tabelle als glatten

Betrag an und rechnet korrekt damit.

8.3.4 Problemfall Apostroph

Der Apostroph ist sowohl sprachlich als auch typographisch ein Problem. Um die

grammatikalischen Vergewaltigungen dieses Auslassungszeichens (Stichwort:

Deppenapostroph) soll es hier nicht gehen; ich unterstelle den Lesern dieses

Buches, dass sie die Unterschiede des deutschen und (angel)sächsischen Genitivs

kennen.

Leider finden viele Leute auf der Schreibmaschinentastatur nicht die richtige Taste

für den Apostroph: Щ +Щ , ganz rechts, gleich neben der dicken -Taste.

iïia

'll#,

Die beiden schrägen Zeichen zwei Reihen darüber sind keine Auslassrmgszeichen,

sondern Akzente! Dass sie etwas Besonderes sind, sollte spätestens auffallen,

wenn ihnen zum Sichtbarwerden eine I Leertaste | nachgesetzt werden muss.

Apostroph '

Abb. 8.6: Es kann nur einen Apostroph geben!

Zu allem Überfluss macht auch Word einige Sperenzchen beim Apostroph-Einsatz.

Wenn Sie in den A u t o K o r r b k t u r -O p t io n b n , Register A u t o f o r m a t oder AuTO -

FORMAT W ÄHREND DER EINGABE die Option "GERADE" A N FÜ H RU N G SZEICH EN

DURCH „TYPO G RAPH ISCH E“ ERSETZEN eingeschaltet haben, wendet Word diese

Option auch auf den Apostroph an.

Für Apostrophe als Auslassungszeichen am Ende eines Wortes oder im Wort ist

diese Umwandlung korrekt; der seltene Fall des Apostrophs am Wortanfang

170


8.3

Zeichen &, Symbole

jedoch gerät mit der Anführungszeichen-Automatik zum Fiasko, denn statt des

Apostrophs erscheint ein unteres einfaches Anführimgszeichen, vom Komma

nicht zu unterscheiden. Mit I S trg |-і-ГП beheben Sie diesen Fehler am schnellsten.

Typographisch korrekt wäre beim führenden Apostroph ja die Variante ’ aber dazu

müssten Sie sich eine völlig neue Tastenkombination einrichten. Da ist der Verzicht

auf den typographisch korrekten Apostroph durchaus hinnehmbar.

Vorsicht

Achten Sie in diesem Fäll darauf, dass auch Ihre abschließenden und Binnen-

Apostrophe immer die gerade Form aufweisenl'Die Mischform ist typographisch

inkorrekt.

8.3.5 Anführungszeichen

Einer der häufigsten Typographie-Fehler dabei ist die Verwendung falscher Anführungszeichen.

Vom Schreibmaschinen-Zeichensatz sind nur die geraden "Tippelchen"

bekannt, die auf der umgeschalteten Taste [2] liegen. Diese Hilfslösimg

muss am Computer nicht mehr beibehalten werden; Zeichensätze der grafischen

Oberflächen enthalten eine Vielzahl von typographisch korrekten An- und Abführungszeichen,

auch in der »französischen« Version, die korrekt Guillemets heißen.

Die Benutzung unterliegt allerdings nationalen Unterschieden; Tabelle 8.1 zeigt

das deutlicher, als es sich verbal erklären ließe.

"Wort"

„Wort“

„Wort"

“Wort"

"Wort”

"Wort,,

»Wort«

»Wort»

«Wort»

Schreibmaschine (nicht typographisch)

Dänisch, Deutsch, Polnisch, Russisch, Tschechisch

Holländisch, Polnisch

Englisch, Französisch, Portugiesisch, Spanisch

Finnisch, Schwedisch

Italienisch, Türkisch

Dänisch, Deutsch, Polnisch

Finnisch, Schwedisch

Französisch, Italienisch, Norwegisch, Russisch, Spanisch, Tschechisch, Türkisch

Tabelle 8.i: Nationale Unterschiede im Gebrauch von Anführungszeichen

Wenn Sie in den A u t o K o r r e k t u r -O p t io n e n , Register A u t o f o r m a t oder A u t o ­

f o r m a t WÄHREND DER EINGABE die Option "G e r a d e " A n f ü h r u n g s z e i c h e n

DURCH „TYPO GRAPHISCHE“ ERSETZEN eingeschaltet haben, müssen Sie sich keine

171


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

weiteren Gedanken um Anführungszeichen machen, Щ +U] wird unverzüglich

in die korrekte Form umgesetzt; „ am Wortanfang und “ am Wortende.^®

Andere Anführungszeichen

Benötigen Sie allerdings andere Anführungszeichen als die zur Sprache passend

in Word voreingestellten, bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dafür eigene Auto-

Korrelcturen oder Tastaturkürzel anzulegen.

Guillemets zum Beispiel sind in allen Zeichensätzen enthalten. Suchen Sie mit

Einfügen | Symbol die Zeichen » und «, um dann dafür eine Zeichen- oder Tastenkombination

anzulegen, wie auf der übernächsten Seite und in Abschnitt 8.3.7

beschrieben.

Zoll statt Anführungszeichen

Das gerade Anführungszeichen " hat noch eine andere Bedeutung als Kürzel für

die Maßeinheit Zoll oder 'Inch. Da auf die Maßzahl ein (geschütztes) Leerzeichen

folgt und dann erst das Symbol, macht Word daraus konsequent ein „. In dieser

Situation hilft nur ein sofortiges I stra Ін-fT], um die automatische Änderung

zurückzunehmen.

í'""*

Anführungszeichen umwandeln

Es kommt vor, dass aus anderen Quellen übernommene Texte Anführungszeichen

enthalten, die nicht zum Stil des empfangenden Dokuments passen und deshalb

umgewandelt werden sollen. Die ERSETZBN-Eunktion hilft, aber nicht so

geradlinig, wie man denkt.

Aus der Trickkiste: Gerade Anführungszeichen durch typographische ersetzen

Wichtig

Tn den AutoKorrektur-Optionen muss die Option "G e r a d e" A n I'Üiir u n g s ZEI«

CHEN DURCH „TYPOGRAPHISCHE“ ERSETZEN eingeschaltet sein!

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Textanfang.

2. Rufen Sie mit Istra І+ГТП die ERSETZBN-Eunktion auf

3. Geben Sie in beiden Feldern SUCHEN NACH und ERSETZEN DURCH gerade

Anführungszeichen " mit И +Œ] ein.

4. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

5^' Im Fachjargon werden die verschiedenen Formen der Anführungszeichen auch 66 und 99

genannt.

172


S.3

Zeichen & Symbole

Dank der AutoKorrektur-Option werden die Anführungszeichen typographisch

korrelct in die öffnende und schließende Form umgewandelt.

Aus der Trickkiste: 99/66 durch Guillemets ersetzen

Wichtig

In den AutoKorrektur-Oplionen muss die Option "Geradü" ANFÜURUNGSzm-

CHBN DURCH /ITPOGRAPHISCHE“ ERSETZEN ausgeschaltet Sein!

1. Setzen Sie die Schreibmarke an den Textanfang.

2. Rufen Sie mit Istrg |+Гн1 die ERSETZEN-Funktion auf.

3. Geben Sie im Feld S u c h e n n a c h : "0132 und im Feld E r s e t z e n d u r c h : "0187

ein.

4. Klicken Sie auf Alle ersetzen.

5. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH: "0147 und im Feld ERSETZEN DURCH: ''0171

ein.

6. Klicken Sie auf Alle ERSETZEN.

8.3.6 Sonderzeichen

Einige Sonderzeichen lassen sich über voreingestellte Tastenkornbinationen

erzeugen, die am häufigsten benötigten finden Sie als drittes Zeichen auf den Tastenkappen

angegeben. Diese sind durch gleichzeitiges Drücken von | Al tGr I und

der so gekennzeichneten Taste zu erzeugen.

lA U G rl+ fT I wird zu ^

|A1tGr|+ i n wird zu {

Гап&рі+Гэі wird zu ]

ÌA1tGr l+ m wird zu \

I AltGr l-tlTI wird zu ~

|Alt6r|+ in wird zu Ц

ÍA U G r l+ IT l wird zu ^

I A ltG r І-ьГвІ wird zu [

Iaugp і-ьГо] wird zu }

[ап6гі-і-Г|] wird zu €

I AltGr l+r


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

Sobald Sie in der Tabelle ein Zeichen anldiclcen, das nicht zur üblichen Tastaturbelegung

gehört, erscheint unten ein Hinweis auf die in Word zugehörige Tastenkombination,

wobei das Komma zwei aufeinanderfolgende Tastenkombinationen

trennt.

I

SrajiAwe.

§chnftoftt{(pónitalerText)

’ a b С d e f g h i j к 1 m n 0 p q r s t U V w X y Z { 1 )

> / »> t X %0 g < Œ Z ( » j» • _ — TM § > œ Y I 0 £ П ¥

1 § © a « - ®

0 ± 2 3

p

n

1 0

- €

» ‘/ 4 34 ¿ À Á Â Ä À A

Æ Ç È É Ê É ì Í Î Ï E) « Ò ó Ô 0 Ö X 0 ù Û Ü Ÿ b ß à à â â ä â

æ Ç è é ê a 1 Í Î Ï Ö ñ Ò 6 0 Ô 0 4- i Ц Û Ü ÿ b У

giebt veneendete Symbole:

▼ ► •

Ф

1

ж ¥ 0 X e 0 ■ => 4 i IB Ф € £ © ® TM i Ф < >

la№ Smd Letter О \Mlh StFGte MdiH^tdei [2‘ie ^ |*SQ1tfeain^ {

Abb. 8.7: Informationen zur Sonderzeichen-Erzeugung

Sonderzeichen per Zahlencode

Rechts unten finden Sie Angaben zur Codierung dieses Zeichens. Damit lässt sich

ein anderer Weg zum Einfügen eines Sonderzeichens in den Text beschreiten:

Halten Sie die Га п |-Taste fest und geben Sie auf der numerischen Tastatur die

dort unter ASCII angezeigte Zahl ein, unbedingt vierstellig, also ggf um eine führende

Null ergänzt. Im Beispiel aus Abbildung 8.7 wäre das I au |-ьІП ГТШПГв].

Sonderzeichen per AutoKorrektur

Ein anderer bequemer Weg ist das Ersetzen bestimmter Zeichenfolgen durch ein

Symbol. Die Symbolauswahl bietet einen direkten Weg dazu mit der Schaltfläche

A u t o K o r r e k t u r . Ein Klick darauf öffnet den AUTOKORREKTUR-Dialog, auch hier

ist bereits das in der Symbolauswahl markierte Zeichen eingetragen. Sie müssen

nun im Feld E r s e t z e n die Zeichenfolge eingeben, die Sie für dieses Symbol zu

benutzen gedenken, rmd abschließend auf (Ж1 klicken.

Wichtig

Zwischen den beiden Methoden T a s t a t u r a n p a s s e n u n d A u t o K o r r e k t u r

besteht ein wichtiger Unterschied:

H Wenn Sie ein Sonderzeichen aus einem Symbolzeichensatz verwenden, müssen

Sie im Dialog A u t o K o r r e k t u r die Option F o r m a t ie r t e n T p.x t alciivieren.

174


8.3

Zeichen & Symbole

Nur dann wird auch die Schriftart des Symbols gespeichert. Bei N u r îtiXT

wird das Zeichen in der aktuellen Schriftart eingefügt, also nicht das Zeichen

aus der Symbolschriftart.

■ Bei Ta s t a t u r ANPASSBN dagegen wird die Schriftart automatisch berücksichtigt,

8.3.7 Eigene Tastenkürzel festlegen

Sofern Sie bestimmte Sonderzeichen häufiger benötigen, empfiehlt es sich, dafür

bequemere Tastenkürzel zu bestimmen.

Wählen Sie in der Sonderzeichentabelle das gewünschte Symbol aus und klicken

Sie dann auf Ta sten k o m b in a t io n.

Damit öffnen Sie den Dialog Ta sta tu r a n pa ssen, in dem das gewünschte Symbol

bereits eingetragen ist. Ihre Aufgabe ist es nun, auf der Tastatur jene Tastenkombination

zu drücken, die Sie für dieses Symbol künftig benutzen möchten. Sie wird

automatisch in das Feld NEUE Ta sten k o m b in a tio n übernommen. Mit einem

Klick auf Z u o r d n en schreiben Sie diese Tastenlcombination fest.

Wichtig

Im Feld Speic h e r n in ist angegeben, in welcher Vorlagendatei diese Tastenkombination

gespeichert wird. Achten Sie darauf, dass dort die richtige Datei angezeigt

wird, falls Sie mit m.ehreren Vorlagendateien arbeiten.

DeutschiÖ'euitcWertdJ

Autotoadctur j МЬійш екІцг

^ Sehdtflüchen Air АиЬЖптекІиг-ОрѴолепапгндеп

ГаэСепІЫае апдеЬет

. ^шіеіа Tastern UeueTasteiÀciriJinotfem

[strg-Hímschdl-íO[

(21 ZWa SRoebudutaben am V № rtan (^ Ѵші^егеп

О Jeden g ab in l einem GreKiudulaban beomen

D Ersten bidistaben И TabeBenieSen у oô

® Wödienlaue immei großsthreben

151 Unbeabsfchtlgles Verwenden der fESTSlH-LTASTE kofflffleen

Während der erteilen

grsetzeni ßurd« (’ -{itifText # EormatííftenText

O erreAm gew iesnau Redatrch^tochsdíagefi'

Scektiemlu[иопмД.ДоЬп|7{

FDgtdatd-Z'òdieneln

.sdilieftgi .

Abb. 8.8: Tastenkürzei oder AutoKorrektur für Sonderzeichen festlegen


il

Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

8.3.8 Zeichenkombinationen

i' ^

Sollten Sie Bedarf an weiteren Buchstaben-Spezialitäten haben, die auch nicht in

den Unicode-Zeichensätzen zu finden sind, müssen Sie auf Eigenlconstruktionen

ausweichen.

Diakritische Zeichen

:i ■ 1-.

In den Unicode-Fonts finden Sie einen Bereich DIAKRITISCHE MARKIERUNGEN.

Dort sind alle Arten von Akzentzeichen versammelt. Diese Zeichen haben die

Eigenart, auf das vorangehende Zeichen zu rutschen. Also genau andersherum als

die Akzente der Tastatur, bei denen das nachfolgend eingegebene Zeichen unter

den Akzent rutscht!

Benötigen Sie also z. B. für eine Formel ein »e« mit einem »“« darüber, gehen Sie

wie folgt vor:

•il "

'"i“'

f .....

-II-

1. Tippen Sie ein »e« ein.

2. Einfügen | Symbol | (in 2007 und 2010 zusätzlich Weitere Symbole)

3. Suchen Sie in der Liste SUBSET den Bereich Diakritische Markierungen.

4. Markieren Sie das Zeichen »’'« und klicken Sie auf Einfügen.

5. Als Ergebnis erhalten Sie »e«.

Zeichenkombination als Feldfunktion

Sollte es den benötigten Akzent nicht als diakritisches Zeichen geben, müssen Sie

auf eine Feldfunktion zurückgreifen,

Fügen Sie mit I strg |-ь|ТГ| ein Feld ein.

Tragen Sie zwischen die Klammern Folgendes ein:

EQ \0 {zr,z2),

wobei ZI und Z2 für die zu kombinierenden Zeichen stehen. Diese beiden Zeichen

werden zu einer Zeichenposition zusammengeschoben, was Sie allerdings erst

sehen können, wenn Sie [?^ betätigt haben.

Vorsicht

Soll Ihr Werk in einer Druckerei weiterverarbeitet werden, kann es Vorkommen,

dass die zusammengeschobener) oder mit diakritischen Bestandteilen versehenen

Zeichen nicht korrekt übernommen werden.

176


8.3

Zeichen & Symbole

Workaround

Fertigen Sie einen Screenshot des Zeichens an und platzieren Sie es als Gi-afik

anstelle des Zeichens im Text. (Wie Sie Screenshots anfertigen und weiterbean

beiten, erfahren Sie in Abschnitt 14.3.)

8.3.9 Symbol-Zeichensätze

Trotz des großen Zeichenumfangs können auch die Unicode-Schriften nicht alle

benötigten Symbole liefern. So finden Sie auch im üblichen Lieferumfang von

Office einige Zeichensätze, die nur Symbole enthalten. Den meisten Benutzern ist

die Schriftart Wingdings schon begegnet, ein Zeichensatz mit allerlei Symbolen für

viele Gelegenheiten. Tabelle 8.2 zeigt weitere Fonts, die Sie bei der Suche nach

Sonderzeichen ins Visier nehmen sollten.

Schriftname

Cambria Math

Marlett, MS Outlook und

MT Extra

MS Reference Sans Serif

MS Reference Speciality

Symbol

Webdings

Wingdings

Wingdingsz

WingdingS3

Beschresbußg

sowohl mathematische als auch Symbole aus anderen Fakultäten

- wird vom Formel-Editor (Kapitel 15) verwendet

nur sehr wenige Zeichen, für IT- und ähnliche Dokumentationen

zu gebrauchen

Sonderzeichen im unteren TeÜ der Tabelle

zusätzliche Bruchzahlen im Abschnitt Mathematik

griechisches Alphabet und einige technisch-wissenschaftliche

Symbole

Piktogramme

die Idassische Symbolsammlung

Ergänzung zu Wingdings

Pfeile für jeden Anlass

Tabelle 8.2: Schriftarten mit besonderen Symbolen

Auf dem Schrifterimarkt im Internet existieren noch ungezählte weitere Symbol-

Zeichensätze, die Ihnen von jeder Suchmaschine zum Suchbegriff »Fonts Symbol«

angezeigt werden. 39

39' Für technische Sonderzeichen empfehlenswert ist auch der Font »Martin Vogels Symbole«,

kurz MARVOSYM.TTF, den Sie als Freeware henmterladen können.

177


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

8.4 Zahlen

Auch wenn Zahlen für sehr sachliche Aussagen, nämlich Werte stehen, gibt es

auch zu ihnen einige typographische Besonderheiten zu erwähnen.

8.4л Zahlwörter bis zwölf

Es besteht eine ungeschriebene Regel, nach der Zahlen bis zur Zwölf grundsätzlich

als Zahlwort geschrieben werden sollen.

Ausnahmen; Eine Zahl wird immer in Ziffern geschrieben, wenn sie

■ für einen Wert steht, vor allem dann, wenn eine Maßeinheit folgt,

■ eine Ordinalzahl ist,

■ ein Datum oder eine Uhrzeit angibt.

8.4.2 Zahlenabstände

Es gibt Proportionalschriften und Schriften mit festem Zeichenabstand. Bei Zahlen,

die in Kolonnen stehen, könnte ein proportionaler Zeichenabstand absonderlich

wirken, denn die i ist schmaler als alle anderen Zahlen. Deshalb gibt es in den

meisten Fonts für alle Ziffern gleiche Zeichenbreiten.

-------

SchiJftart i & v#eitai

Zeichenabstand

Skalieren;

Abstand Í [Normal

Positiont ¡Normal

О Up,tersdineìdung ab:

ija

-та Punkt

11

■,V':

OpenType-Features

Ligaturen: [K?

Zahlenabstan

Zahlenzeiclier

Stìl-Sets!

Q fContextvarianten verwenden

Ober-/Unterlängen

Mediäval

----------------

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2

Die TrueType-Sdiriftart wird für den Ausdrudt und die Anzeige verwendet.

P^aS.tendard fesdegerT] . . m :• АЬЬгефш,

Abb. 8.9: Zahlen-Optionen der OpenType-Features

1 7 8


8.4

Zahlen

Eine I im Fließtext benötigt aber keine feste Zeichenbreite, hier käme Proportionalschrift

durchaus zupass.

Einige OpenType-Fonts besitzen zu diesem Zweck beide Eigenschaften, und es ist

an Ihnen, beim Verfassen des Textes auszuwählen, ob die Zahlenbreiten fest oder

proportional sind, sofern Sie mit Office 2010 arbeiten. Für die Vorversionen

erschließen sich diese Optionen nicht.

Ш St a r t | S c h r if t a r t ü 1Register E r w e it e r t

In der Auswahlliste Z a h l e n a b s t a n d können Sie wählen, ob die Zahlen proportionale

oder tabellarische (feste) Zeichenabstände besitzen sollen.

In den seit Version 2007 mitgelieferten Office-Schriften besitzen Candara, Constantia

und Corhd als Standardeinstellung proportionale Zeichenabstände für Zahlen,

die bei Bedarf auf tabellarisch umgeschaltet werden müssen. Calibri, Cambria

und Consolas dagegen sind Zeichensätze mit Festbreiten-Ziffern, verfugen aber

über einen optional abrufbaren proportionalen Ziffernsatz.

Æ

fS n d a rd ; 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5

Abstand proportional : 01 2 3 4 5 6 7 8 9101112131415

Abstand tabellarisch; 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 1 2 13 1415

Ohne Ober-/Unterlängen; 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 1 2 13 14 15

Mediäval; 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 1 1 2 13 14 15

Proportional 81 Mediäval: 01 2 3 4 5 6 7 8 9 Ю 1112 13 14 15

Candara

01 23 4 5 6 7 8 910111213 1415

0 12 3 4 5 6 7 8 9 10111213 1415

01 23 45678910111213 1415

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5

01 23 4 5 6 7 8 910111213 1415

0 1 23 4567891011 12 13 1415

Abb. 8.10: Zahlenvariationen mit OpenType-Technik

84.3 Die Tausender-Trennung

Große Zahlen werden unübersichtlich, deshalb sollen sie nach jeweils drei Stellen

getrennt werden - sowohl vor als auch hinter dem Komma. Die DIN 5008 gibt als

Trennzeichen das Leerzeichen oder den Punkt an, also 123 456 789,098 765 43210

oder 123.456.789,098.765,432.10. Wenn Sie die Leerzeichen-Variante benutzen,

verwenden Sie bitte kein einfaches Leerzeichen, sondern das geschützte, sonst kann

es Ihnen passieren, dass Ihnen eine Zahl am Zeilenende umbrochen wird.

Hinweis

; Ob Punkt oder Komma als Tausender-Trennung für Rechenfunktionen in Word

I gelten, wird nicht in den Office-Programmen festgelegt, sondern in den Lokali-

¡sierungseinstellungen des Betriebssystems: S y s t e m s t e u e r u n g | REGION UMP

S p r a c h e .


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

8.5 Text korrigieren

Die nachträgliche Korrekturmöglichkeit lässt uns stressfrei schreiben. Jeder kleine

oder große Fehler lässt sich problemlos nachträglich und unsichtbar ausbügeln,

Um vergessene Buchstaben oder Wörter nachzutragen, bewegen Sie mit den Pfeiltasten

Ihre Schreibmarke an die Einfügeposition oder klicken mit der Maus an

diese Stelle. Anschließend geben Sie den Text ein.

Wollen Sie einzelne Buchstaben löschen, bewegen Sie Ihre Schreibmarke vor oder

hinter diese Stelle und betätigen anschließend

■ I Entf I, um nach rechts zu löschen, oder

■ I ^ I, um nach links zu löschen.

:'l .1

: ";"i:

8.5л Einfügen oder überschreiben?

Word ist grundsätzlich auf den Einfügemodus eingerichtet, bei dem nachgetragene

Zeichen den folgenden Text aufschieben. Sie können mit folgenden Methoden

in den Überschreibmodus und zurück wechseln;

oder

IE in fg I

Ш Extras ( O pt io n e n | Bearbeiten | Option Ü b e r sc h r eib m o d u s

Ш Ш Йіск auf die Schaltfläche Ein f ü g e n / Ü b ersc h r eib en in der Statusleiste.

Sollte diese Schaltfläche nicht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten

Maustaste in die Statusleiste und aktivieren Sie die Anzeige Ein f ü g e n .

ea

StituUcBieaRpKWn.

Earmatlcrt« StitenzBliI 11

Abschnitt 1

[71 Silltnzahl а ven 14

VcitikaleSelUnpasition

9cffl

Zditnjiurnmcr

5

ipalt« 20

(71 ÄoitanMhi 2,(J}9

| / | Anzahl dai bearbcttcn(j«nAutoi«n

Щ Bachtichrcib- und Giaminallkpcüfung

Fehlar

[7] IpliClW Oautich (Oeuluhiand)

¡71 Signatwen Aus

to

Aus

f7?БсксМідініеал

Aut

ÂiMiafungcn Qachvarfolgen

Aus

EtiltUIIUsl«

Aus

H irte n

AuiwaMjaodut

[71 Hakr«aidz«l


8.6

Rechtschreibung prüfen

8.5.2 Mehrere Wörter überschreiben

Um mehrere Wörter oder komplette Textblöcke durch anderen Text zu ersetzen,

müssen Sie nicht in den Überschreibmodus wechseln. Text lässt sich markieren

(siehe Kapitel 9), um dann durch die nachfolgenden Eingaben ersetzt oder durch

Betätigen von | Entf | oder |


Kapitel 8 K-

Text eingeben und korrigieren

Um die Rechtschreibkontrolle Ihren Bedürfnissen entsprechend einzurichten,

gibt es diverse Einstellmöglichkeiten in

@

Ш

Ш

Extras | Optionen 1Rechtschreibung und Grammatik

Office-Button I Word-Optionen I Dokumbntprüfung

Datei | Optionen | Dokumentprüfung

Bei gesetzter Option RECHTSCHREIBUNG Während der Eingabe überprüfen

wacht die Rechtschreibkontrolle über Ihre Eingaben und vergleicht sie mit dem

Inhalt von Wörterbüchern. Wird keine Übereinstimmung gefunden, setzt Word

eine rote Kringellinie unter das fragliche Wort. Klicken Sie mit der rechten Maustaste

auf das unterstrichene Wort, erscheint ein Kontextmenü zur Rechtschreibung

mit einem oder mehreren mehr oder weniger brauchbaren Korrekturvorschlägen.

^(■/

v:v

Wort.

ppt ГеЫегйеі, schon gar nicht M enschen, die nur gelegentlich schreiben,

was Vorzeigbares zu produzieren, muss die Rechtschreibung stimmen,

lunterstützen uns Assistenten. Die ReohtsohreibkoutroUe-«Ьет

-... ■ №S ■ A‘ а' äg i|f

jben und vergleicht sie mit dem Inhalt von W{r«oiiwmmi| ц щ¡g. д , i

lung gefunden, setzt Word eine rote K r in g e |^ ^ S ^ r uas^ jragnciie

Kling«! Unte

|gnorl«ien

AJIt IgnoiKien

Kiniufogen zum

AytoKoiMkltw

Sprach«

^ Ettbtidueibung...

I

I

Abb. 8.13; Kontextmenü zur Rechtschreibprüfung mit unbrauchbarem Vorschlag

i*i !j

Durch Anldicken im Kontextmenü können Sie nun

■ einen der Korrekturvorschläge durch Anldicken übernehmen oder

mit Klick auf Ignorieren die Schreibweise für diesen Einzelfall lassen oder

mit Klick auf Alle ignorieren die bemängelte Schreibweise bis zum Schließen

dieses Dokuments akzeptieren lassen oder

mit Klick auf H inzufügbn zum Wörterbuch als künftig immer gültige

Schreibweise definieren.

Hinzufügbn zum Wörterbuch legt diese Schreibweise im so genannten Benutzerdefinierten

Wörterbuch ab. Sie haben also mindestens zwei Wörterbücher im Einsatz:

das mit Office ausgelieferte und ein eigenes für jeden Benutzer.

8.6.1 Typische Vertippet abfangen

Die Funktion AutoKorrektur, die Ihnen das Kontextmenü vorschlägt, ist sehr

hilfreich für immer wiederkehrende Buchstabendreher und ähnliche Dauerfehler.

182


8,6

Rechtschreibung prüfen

Mit der Au t o Ko rrbk tu r lässt sich Word a u f diese Tippfehler »dressieren«, so

dass sie ohne Fehlermeldung gleich korrigiert werden.

Wenn Sie zum Beispiel im Wort »Literatur« gern das »e« vergessen, klicken Sie im

Kontextmenü auf A u t o Ko r r bk tu r rmd bestätigen mit einem Klick auf den Korrekturvorschlag,

dass dieser künftig immer angewendet werden soll.

W enüaufAutoKorrekturl

Utefatur

' Ignorieren

Alle ignorieren

Hii^tifOgen zum weiterbuch

... - AütolSorTisMuf ■ .! lleiilir

. Sprache r p AutoKoireUuraptioncii... !

^ ßeUitschreibung...

Abb. 8.14: Standard-Tippfehler automatisch korrigieren lassen

Mehr zur AutoKorrektur finden Sie in Abschnitt 8.8.

8.6.2 Rechtschreibung nachträglich prüfen

Wenn Sie rote Wellenlinien im Text nicht mögen, können Sie sie durch Abwählen

der Option Rb c h t sc h r b ib u n g w ä h r e n d der Ein g a b e ü b e r pr ü fe n ausschalten

und Ihren Text nach Fertigstellung mit

Ш

Extras ] Re c h t s c h r e ib u n g u n d G ram m atik

Ü berprüfen I Re c h t s c h r e ib u n g u n d G ram m atik

auf Fehler überprüfen lassen,

Ш і і Im Wörterbuch::

Wird keine Übereinstimmung geñinden, setzt Word ein© Д

rote KringeìliBie uiiteí: das ÄagHche Wort,

Q

Vorsdüägei

( дт i

L Ändm, ....

[ ' ' f-!-

[ _ ftutoKorräjtut. , . . . ,

äörterbudispradie; peutedi peulstbland)

l-.T,

@ Grpimatíc überprüfen

f аР*ягцй;::

SdilWtet»_

Abb. 8.15: Rechtschreibung nachträglich prüfen


K a p it e l 8

Text eingeben und korrigieren

'

ик......,1

In einem Dialogfenster unterrichtet Word Sie über gefundene oder vermeintliche

Fehler und erlaubt Ihnen wie das Kontextmenü (nur mit anderen Termini) die

Wahl zwischen

mit ÄNDERN einen der Korrekturvorschläge zu übernehmen oder

■ weitere Fälle dieses Rechtschreibfehlers bis zum Ende des Dokuments alle ä n­

dern z u lassen oder

■ die Schreibweise ein m al ig n o r ier en zu lassen oder

Ш weitere Fälle bis zum Schließen dieses Dokumentes alle ignorieren z u lassen

oder

■ diese Schreibweise durch ZUM WÖRTERBUCH HINZUPÜGEN als künffig immer

gültige Schreibweise zu definieren; damit wird diese Schreibweise ebenfalls im

Benutzerdefinierten Wörterbuch abgelegt.

Auch hier besteht mit der Schaltfläche AutoKorrektur die Möglichkeit, eine typische

Fehlschreibung in den Änderungskatalog aufzunehmen.

Für den Tastaturstart der Rechtschreibprüfung gilt | F7 | als Starter; davon ist

jedoch abzuraten, denn [?3 startet den oben beschriebenen mausoptimierten

Dialog, dessen Bedienung mit Tasten doch etwas umständlich ist. Mit [Alt |-ьITTI

dagegen springt die Markierung zur nächsten Fundstelle und öffnet das Kontextmenü

zur Korrektur (Abbildung 8.14), das wesentlich tippfreundlicher gestaltet

ist.

8.6.3 Sprache für die Rechtschreibung einstellen

I :

In

S

В

B3

Extras 1Sprache | Sprache festlegen

Office-Button IWord-Optionen IHÄUFIG verwendet ISprächeinstbllun-

GBN

Datei [ Optionen | Sprache

teilen Sie Word mit, welche Sprachen in Ihren Dokumenten Vorkommen. Damit

versetzen Sie das Korrekturprogramm in die Lage, das passende Wörterbuch zu

verwenden.

Dies ist aber nur die generelle Festlegung, welche Sprachen überhaupt in Betracht

kommen. Im Dialog zur Spracheneinstellung finden Sie darüber hinaus die Funk-

. tion

ШЕ9 Standard

Ш

Als Standard festlbgen

zur Festlegung der Sprache, in der Sie hauptsächlich arbeiten. Diese Einstellung

gilt generell.

184


8.6

Rechtschreibung prüfen

Um für einzelne Texte von der Standardsprache abzuweichen, ändern Sie diese

am einfachsten mit einem ICliclc (in 2003 Doppelklick) auf die Sprachanzeige

unten in der Statusleiste Ihres Word-Fensters.

Abb. 8.i6: Spracheinstellungen auf Mausklick

8.6.4 Wörterbücher bearbeiten

Das vom System vorinstallierte Benutzerwörterbuch ist in der Datei

® C:\Dokumente und Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\

Proof\Benutzer.di c

ШШ C:\Benutzer\(Benutzername)\AppData\Roaming\Microsoft\Proof\

Custom.die

gespeichert. Sie können unterschiedliche Benutzerwörterbücher anlegen und für

ein Dokument auswählen.

Alle Aktionen zu den Wörterbüchern laufen im Dialog Benutzerwörterbücher,

zu dem Sie mit

@

Ш

ES

gelangen.

Extras | Optionen | Rechtschreibung und Grammatik

Office-Button I Word-Optionhn | Dokumentprüfung

Datei | Optionen | Dokumbntprüfung

Neues Wörterbuch anlegen

X. ІШШ Schalten Sie ggf. die Option VORSCHLÄGE NUR aus Hauptwörterbugh

ab.

2. Klicken Sie auf Benutzerwörterbücher

3. Klicken Sie auf NEU.

4. Geben Sie dem neuen Benutzerwörterbuch im Feld DATEINAME einen Namen

und klicken Sie anschließend auf SPEICHERN.


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

I'

Vorhandenes Benutzerwörterbuch aktivieren

Im Dialog BenutzerwörtbrbüCHBR sehen Sie die verfügbaren Benutzerwörterbücher.

1. Klicken Sie auf Hinzufügen.

2. Suchen Sie den Ordner mit dem gewünschten Benutzerwörterbuch auf und

doppelldicken Sie die Datei.

Sprache für das Benutzerwörterbuch ändern

Beim Erstellen eines neuen Benutzerwörterbuchs wird das Wörterbuch auf Alle

Sprachen festgelegt. Das heißt, dieses Wörterbuch überprüft die Rechtschreibung

in einem Text mit beliebiger Sprache.

■»'7 'I'!»'

Sie können aber auch einem Benutzerwörterbuch eine bestimmte Sprache zuweisen,

damit Word dieses Wörterbuch nur für in dieser Sprache abgefasste Texte verwendet.

1. Klicken Sie im Dialog BbnutzerwörterbüCHER auf das Wörterbuch, dem Sie

eine Sprache zuordnen möchten.

2. Wählen Sie in der Liste Wörterbuchsprache diejenige Sprache aus, die mit

dem Wörterbuch verknüpft werden soll.

l'iiaiíjil!

fl I

Standardbenutzerwörterbuch wechseln

Wörter, die die Rechtschreibprüfung weder im Hauptwörterbuch noch in aktiven

Benutzerwörterbüchern findet, werden mit der roten Wellenlinie markiert. Mit

Hinzufügen zum Wörterbuch lässt sich ein solches Wort als korrekt definieren

und wird im Benutzerwörterbuch gespeichert. Wohin aber, wenn mehrere Benutzerwörterbücher

im Gebrauch sind?

Das dafür zuständige Benutzerwörterbuch wird als Standardhenutzerwörterhuch

bezeichnet, in ihm speichert Word die hinzuzufügenden Wörter.

Als Standardbenutzerwörterbuch lässt sich jedes Benutzerwörterbuch definieren.

Markieren Sie in der Liste der Wörterbücher das gewünschte Benutzerwörterbuch

und Micken Sie dann auf Standard ändern.

Bearbeiten der Wörterliste in einem Benutzerwörterbuch

Gelegentlich passiert es, dass man zu voreilig auf Zum Wörterbuch hinzufügen

Ididct. Sie körmen Ihre Benutzer-Wörterbücher pflegen, indem Sie im Dialogfeld

Benutzerwörterbücher

1. das Wörterbuch auswählen, das Sie bearbeiten möchten

2. au f® ÄNDERN bzw. ® Ш WORTLISTE BEARBEITEN klicken.

i86


8.6

Rechtschreibung prüfen

сищі

Wort/Wörtef:

|ysenet|

Wërterbucte

A utdC orrektur

G.O.Tliis

Genderbmen

M enüband

M onoflop

p t

Verüpper

I f Abbneihen 1

Abb. 8.17: Benutzerwörterbuch verwalten

■ Tragen Sie im Feld Wort/Wörter ein neu aufzunehmendes Wort ein und Idicken

Sie dann auf H i n z u f ü g b n .

■ Markieren Sie im Feld Wörterbuch ein fälschlicherweise aufgenommenes

Wort und klicken Sie dann auf LÖSCHEN.

Benutzerwörterbücher übernehmen

Seit Word 2007 werden Benutzerwörterbücher in einem neuen Format gespeichert.

Das bedeutet, dass Sie beim Umstieg auf Version 2007 oder 2010 Ihre Benutzerwörterbücher

aus den früheren Versionen nicht einfach in die neue Word-Installation

hinüberkopieren können.

Doch es gibt ein Workaround:

1. Starten Sie WordPad.

2. öffnen Sie die Datei Benutzer. di c, die Sie unter

Ш Windows XP im Ordner C : \Dokumente und Ei nstel 1 ungen\

(Benutze rna|iie)\AppData\Roami ng\Mi crosoft\Proof

H Windows Vista und 7 im Ordner

C:\Benutzer\CBenutzername)\AppData\Roaming\Microsoft\Proof

finden.

I

3. Wählen Sie S p e i c h e r n u n t e r

4. Stellen Sie unter DATEITYP »Unicode-Textdokument« ein.

5. Klicken Sie auf SPEICHERN.

6. Benennen Sie die Datei von Benutzer.txt in Benutzer,di c um.

7. Kopieren Sie die Datei in den Proof-Ordner der neuen Word-Version.


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

II

8.6.5 Probleme mit der Rechtschreibprüfung beheben

Ein häufig auftretender Fehler ist das unerklärliche Totalversagen der Rechtschreibkorrektur.

Häufig genug jedenfalls, dass Microsoft ein Bugfix dazu veröffentlicht

hat. Rufen Sie die Webseite http://support.microsoft.com/kb/

822005/de auf, klicken Sie auf das Icon Fix IT und folgen Sie den Anweisungen,

dann wird die Rechtschreibprüfung wieder aktiviert.

Eine andere Fehlerursache können Add-Ins dazugekaufter Rechtschreibprüfungen

sein. Zwei Rechtschreibprüfungen parallel funktionieren selten reibungslos.

Schalten Sie die Option RECHTSCHREIBUNG BEI DER EINGABE PRÜFEN ab, wenn Sie

ein derartiges externes Tool installiert haben und Probleme auftreten.

8.7 Gram m atik prüfen

l i t i '" : ’"”

!T'

Zur automatischen Grammatikprüfung ist nicht viel mehr zu sagen als: »Nehmen

Sie sie nur nicht ernst!« '

Eine komplexe Sprache mit komplizierter Grammatik wie die deutsche lässt sich

nicht per Algorithmus analysieren. Die Korrekturvorschläge der Grammatikprüfung

sind darum meist nutzlos bis kurios.

Ebenso abenteuerlich ist die Lesbarkeitsstatistik, die zwar auf seriösen kommunikationswissenschaftlichen

Methoden basiert, aber für akademische Texte nur

wenig brauchbare Informationeri liefert. Außerdem bedarf es eines kompletten

Korrekturdurchlaufs durch den gesamten Text, um als Nebenprodukt diese Statistik

zu erhalten. Diesen Aufwand ist sie nicht wert.'^®

8.8 AutoKorrektur

Die Assistenten von Word sollen das Schreiben vereinfachen. In manchen Fällen

bestätigt sich jedoch die Weisheit; Das Gegenteil von »gut« ist »gut gemeint«.

Einer der Hauptgründe, warum Word vielen Nutzern auf die Nerven geht, sind

übereifrige Assistenzfunktionen, die eingreifen, wenn es ungewollt, überflüssig

oder gar zerstörerisch wirkt.

Wir werden uns in diesem Buch immer wieder mit den unterschiedlichsten nervenden

Automatismen zu beschäftigen haben. Zu den Hitverdächtigen beim

Nervtöten gehört die AutoKorrektur: eine Funktion, die unerwartet und häufig erst

zu spät bemerkt eingegebene Texte selbstgefällig verändert.

4°' Aufschlussreich ist die Webseite http;//www.blablameter,de/index.php, bei der Sie Ihre Texte

kostenlos auf Stil und Phrasen testen lassen können.

188


8.8

AutoKorrektur

Die sofortige Bereinigung typischer Tippfehler ist zwar eine wesentliche Erleichterung

beim Schreiben, aber nicht alles, was werkseitig voreingestellt ist, hilft uns.

8.8.1 Korrekturoptionen anpassen

Zum Glück lassen sich die Voreinstellungen unseren Bedürfnissen und den

Regeln der Textbearbeitung^’^anpassen.

Ш

Ex t r a s | A u t o Ko r r e k t u r-O p t io n e n

Ш Office-Button I W o r d -O p t io n e n | D o k u m e n t p r ü f u n g | A u t o Ko r r e k t u r-

O ptio n en

Ш

DATEI I Op t io n e n I D o k u m b n t p r ü p u n g I A u t o Ko r r ek t u r-O p t io n e n

Hinweis

Die A u t oKo r r ek t u r v o n M a t h e m a t ik (in Kapitel 15 näher beschrieben) steht

erst ab Version 2007 zur Verfügung, Ansonsten gleichen sich die Optionen über

, alle drei Versionen.

|V]liib4FWtBünn6e,^yleeötirtib«r»Jiiihn

0)'всеп'Аг


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

WOrdlli Word'jg W^rd-f

Q>

О @ e ^]Ail^Kofrdctur-Optionen|

Α1Î

Ѳ

irúcknach "WOrd" ändern

Automaiische Korrektur von "WOrd” desktnn^en

‘p èütoKorreldur-Optionetï slaiern...

Abb. 8.19: Die Phasen der AutoKorrektur

■; i:

Abbildung 8.19 veranschaulicht, wie die AutoKorrektur abläuft:

1. Ein Wort wird mit zwei Versalien am Wortanfang geschrieben.

2. Der Leerschritt kennzeichnet das Ende des Wortes; die AutoKorrelctur schlägt zu.

3. Berühren Sie mit dem Textcursor das korrigierte Wort, wird unter dem ersten

Buchstaben ein winziges blaues Rechteck sichtbar.

4. Berühren Sie mit dem Textcursor das blaue Rechteck, verwandelt sich der Cursor

in den Mauszeiger und ein Smarttag öffnet sich.

5. Nach Mausldick auf das Smarttag, können Sie auswählen, wie mit der Korrektur

umgegangen werden soU.

Viele AutoKorrekturen lassen sich unmittelbar nach ihrem Wirksamwerden mit.

Rücktaste I I oder ГатяП+Ш zurücknehmen,

8.8.2 Ersetzung bei der Texteingabe

г i.i "I

i:,: l i

Im Register AUTOKORREKTUR des AuToKoRREKTUR-Dialogs finden Sie am u n teren

Ende eine Liste bereits m itgelieferter Ersetzungen. D arin enthalten sind außer

den V erbesserungen typischer Tippfehler auch einige A rbeitserleichterungen für

Sonderzeichen.

Sonderzeichen lassen sich über Einfügen | Symbol aus verschiedenen Zeichensätzen

in den Text holen. Für einige sind in der AutoKorrektur-Liste bereits Zeichenfolgen

eingetragen, die das Einfügen von Sonderzeichen ohne Umweg über

das Menü(band) gestatten.

1/4 wird zu 1/2 wird zu У2 3/4 wird zu У4

(tm) wird zu (c) wird zu © (r) wird zu ®

;l 1

-> wird zu < - wird zu wird zu ^


8.8

AutoKorrektur

Sie können eigene Zeichenfolgen bestimmen, die in Sonderzeichen umgewandelt

werden sollen.

Suchen Sie dazu mit Einfügen | Symbol das gewünschte Zeichen und klicken Sie

in der Sonderzeichenauswahl auf AutoKorrektur. Sie werden von der Sonderzeichenauswahl

in den AUTOKORREKTUR-Dialog weitergeleitet. Das Sonderzeichen

steht schon an der notwendigen Position, und es ist nun an Ihnen, eine passende

Zeichenfolge dafür im Feld Ersetzen einzutragen und mit Hinzufügen z u bestätigen.

Ш SchiMediEn fik AulcMoirelduí «pMnn аіве^Ел

d e f g h i j к i m n 0 p q Г s t

u V w X У z { 1 > e , / „

t t

1 s < Œ Z * ’ “ • ~ — TM s >

œ Í Ÿ i £ Q ¥ 1 § © а « -• -

ÿ fc trt vem aidete $>n*ciei

Ш B VdSteSbudtsbben а в W Drbntoig fa n itfa e i

Q le d n ^ Ь п Н dneni O roSbudalabeobeÿnen

О Enten e xd t^ b e n h T äb d a u d m g « e

Ш Wodcnlage tnne( graOidy^Kn

SU n b e ÿsd iU g tea verwendender fESTSm iTA STE bxrtgterел

QWäTEnddff Qigabe efsetzen ............

O üvT ext ^ E p n n ^ la iT cM

»

Й ..

» Ф w

Ù 0


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

Ausnahmelisten

Um solche ungewollten Korrekturen zu vermeiden, gibt es Ausnahmelisten, die

Sie mit der Schaltfläche Ausnahm en erreichen.

il:

Abb. 8.2i : Ausnahmelisten für die AutoKorrektur

■ ;

A

li

i

'¡4'Щ

Die Liste für Ausnahmen von der Großschreibung am Satzanfang ist bereits lieferseitig

gut gefüllt. Word betrachtet nämlich jeden Punkt im Satz - auch als

Abschluss einer Abk. - als Satzende und fängt dann mit Großschreibung an.

Bekannte Abkürzungen stellen deshalb den Löwenanteil dieser Liste.

Die anderen beiden Listen fü r W ortanpang G ross und Andere sind vom Nutzer

selbst zu füllen. Tragen Sie oben das Ausnahmewort ein und klicken Sie auf (Ж),

dann wird es nie wieder falsch ersetzt.

Ausnahme- und Ergänzungslisten werden in Dateien mit der Endung . acl (Auto

Correction List) gespeichert. Für jeden Nutzer gibt es im Bereich D okumente und

Einstellungen (Windows XP) bzw. Benutzer (Vista, Windows 7) pro installierter

Sprache eigene *.adi-Dateien; 1 0 3 1 . acl enthält die deutschen Listen.

Weitere Croßschreibkorreicturen

Ein häufiger heimlich sich einschleichender Fehler ist das versehentliche Betätigen

der Taste И statt [Т]. bEIM WEITERSCHREIBEN SIND DANN gROSS-

UND kLEINSCHREIBUNG VERTAUSCHT.

Mit der Option U nbeabsichtigtes Betätigen der Feststelltaste korrigieren

beugt Word diesem Fehler vor: Ein Wort mit Kleinbuchstabe am Anfang und folgenden

Großbuchstaben wird als Auslöser dafür genommen, die Schreibweise des

Wortes umzukehren und den »Großbuchstaben-Feststeller« zu lösen.

Sie können selbstverständlich die Optionen zur Korrektur von Groß- und Kleinschreibung

generell abschalten. Für die Option Je d e TABELLEN ZELLE MIT EINEM

192


8.8

AutoKorrektur

GROSSBUCHSTABEN BEGINNEN ist das Sogar ein Muss, denn für den hiesigen

Gebrauch ist sie ungeeignet; im Deutschen können Zelleninhalte gern auch klein

beginnen, wenn es sich nicht um einen vollständigen Satz handelt.

Um dennoch ungewollte Fehler mit Großbuchstaben nicht komplett von Hand

erledigen zu müssen, finden Sie in allen Word-Versionen eine halbautomatische

Korrelcturfunktion:

Markieren Sie das falsch geschriebene Wort und wählen Sie die gewünschte Korrektur

in

Ш

Fo r m a t | G r o s s-/K l e in s c h r e ib u n g

S t a r t i G r o s s-/K l b in s c h r e ib u n g

aus.

frs te n Buchstaben Im Satz großschreiben.

kifiinbuchstaben

ÊROSSBUCiHSTABEN:

Ersten B uihstaben Im W o rt G roßschreiben

qROSS-/RI.E1NSCHREIBÜNG um kehren

Abb.8 .22: Groß-/Kleinschreibung halbautomatisch korrigieren

Durch mehrmaliges Betätigen der Tastenkombination Щ-ь[Ж 1 wechseln Sie die

Groß-klein-Schreibweisen reihum. Mit [ strg |-ь[П +Гб1 legen Sie direkt die Großschreibung

eines markierten Textes fest.

8.8.4 Risiken und Nebenwirkungen

Die meisten dieser automatischen Korrekturen sind nützlich. Bei einigen jedoch

relativiert sich die Nützlichkeit, wenn sie ohne Warnung mehr korrigieren als

erwartet.

Gerade "Anführungszeichen" durch „typographische“ ersetzen

Die Umwandlung gerader Anführungszeichen in typographische besitzt die

Nebenwirkung, den Apostroph als »halbes Anführungszeichen« ebenfalls umzuwandeln.

Meist stehen, Apostrophe als Auslassungszeichen am Ende eines Wortes

oder im Wort, da ist diese Umwandlung korrekt; der seltene Fall des Apostrophs

am Wortanfang jedoch gerät mit der Anführungszeichen-Automatik zum Fiasko,

denn statt des Apostrophs erscheint ein unteres einfaches Anführungszeichen.

Mit I strg l-bin beheben Sie diesen Fehler am schnellsten. Auf generelles Abschalten

der Option sollten Sie allerdings verzichten, weil typographische Anführungszeichen

dem Textbild zuträglicher sind als die oberen "Tippelchen".


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

ohne

Umwandlung

" W ö r t l i c h e R e d e "

M a c h t ' s g u t !

• ' ^ ' n e C u r r y m

i t P o m m e s

„ W ö r t l i c h e R e d e “

M a c h t ’s g u t !

, , n e C u r r y m i t P o m m e s

Abb. 8.23: Apostroph-Falle bei der Anführungszeichen-Umwandlung

-lì-,'!),

Bruchzahlen (1/2) durch Sonderzeichen (V2)

Wenn Sie also im Fließtext häufig Brüche mit anderen Werten benötigen, schalten

Sie diese Option besser áb, damit auch 1/4,1/2 und 3/4 als Zeichenfolge erhalten

bleiben, denn eine gemischte Schreibweise ist ein typographischer Fehler.

Zwar gibt es in den erweiterten Zeichensätzen der Unicode-Schriften weitere

Bruchzeichen (siehe Abbildung 8.24), doch werden diese nicht von der AutoKorrektur

erfasst.

fill,*

■'i'

Sra*. . .

;:s

§ < Œ I . - —

Sidvifiari: 'Ourmilef TtnQ

I I

œ z Y 1 (i £ D ¥ § ©

I

® “ ± 2 ' i* H »(

L À Â Â Ä A A Æ Ç È É Ê Ë i

!^eUl verwendete Syrabolil

MedRer Letter СгшгаПех Accent

Eine sehr nützliche Umwandlung sind die Umwandlungen von Brüchen, die nach

der Form x/y eingegeben werden, in echte Bruchzeichen. Leider gibt es deren nur

drei in den üblichen Zeichensätzen: V4, V2 und У4. Alle anderen Brüche bleiben von

der Umwandlung mangels geeigneter Zeichen im Standardzeichensatz ausgenommen.

1tetenlto


8,9

Textbausteine (AutoText)

die Formatvorlage zuzuweisen. Leider schießt auch dieser Assistent häufig übers

Ziel hinaus, weshalb er keine wirldich brauchbare Unterstützung darstellt.

Internet- und Netzwerkpfade durch Hyperlinks

Wenn diese Option gesetzt ist und Sie zum Beispiel http : //www. mi t p . de/ eingeben,

wandelt Word diese Adresse automatisch in einen blau unterstrichenen

Hyperlink um, der per I strg I + Mausklick via Browser aufgerufen werden kann.

Das nützt Ihnen bei der gedruckten Fassung wenig, es stört eher.

8.9 Textbausteine (AutoText)

Schreiben Sie gern Wörter wie »Rinderkennzeichnungs-Rindfleischetikettierungsüberwachungsaufgabenübertragungsgesetz«?

Sicher nicht."*^^ »Lysergsäurediethylamid«,

»Magnetresonanztomographie« oder auch »Eierschalensollbruchstellenverursacher«

können beim Schreiben ebenso nerven, wenn sie öfter benötigt

werden. Bereits bei Wörtern mit mehr als acht Buchstaben - und deren gibt es im

Deutschen, besonders in Fachsprachen, genügend - sehnt man sich beim Schreiben

nach etwas Bequemlichkeit.

Mit der AutoKorrektur sind bereits Erleichterungen in diesem Sinne möglich. Sie

ergänzen den Katalog unter WÄHREND DER EINGABE ERSETZEN um solche Begriffe

- es können auch mehrere Wörter sein - und ordnen ihnen ein Kürzel zu. Haben

Sie vor dem Aufrufen des AuTOKORREKTUR-Dialogs das Wort im Text markiert,

wird es gleich in das Feld Durch; übernommen.

Darüber hinaus gibt es die Funlction АитоТЕХ'Г*^ die ähnlich wie die AutoKorrektur

arbeitet, aber nicht sofort korrigiert, sondern

■ die Korrektur zunächst nach Eingabe der ersten vier Zeichen nur anbietet und

erst nach Betätigung von [ 3 wirksam werden lässt (oder Sie schreiben einfach

weiter) oder

■ nach Eingabe der Anfangsbuchstaben und [?з] den Baustein einfügt oder

■ der Baustein mit

Ш Ein f ü g e n | A u t o Tï x t

Ш Ein f ü g e n | S c h n e l l b a u s t b in e

Ш E in f ü g e n | S c h n e l l b a u s t e in e | A u t oTEx t

aus einer Bausteinauswahl übernommen wird.

4 2 .

43-

Dieses Wort ist kein Fake, sondern der amtliche Kurztitel (sic!) des »Gesetzes zur Übertragung

der Aufgaben für die Überwachung der Rinderkennzeichnung und Rindfleischetikettierung«

des Landes Mecklenburg-Vorpommern.

In Version 2007 ist diese Funktion nicht expressis verbis in der Multifunktionsleiste zu finden,

funktioniert aber wie in 2003 und 2010.

195


Kapitel 8

Text eingeben und korrigieren

''

Ein Vorteil gegenüber der AutoKorrektur ist auch, dass diese Textbausteine grafische

Elemente enthalten können.

8.9.1 Textbausteine anlegen

Um einen Text als Baustein zu erfassen, schreiben Sie ihn auf, markieren ihn und

betätigen dann I Alt І+Г?^ oder

S

E in f ü g e n ¡ A u t oT ext 1A u t oT ext 1H in z u f ü g b n

Ш® E in f ü g e n 1 S c h n e l l b a u s t e in e ] A u s w a h l im S c h n e l l b a u s t e in -Ka t a l o g

SPEICHERN.

Í ',: ЧІ,

Wichtig

Wenn Sie nur den Text markiert haben, werden Absatzformatierungen nicht

erfasst, Wollen Sie den Baustein als formatierten Absatz erhalten, muss die

Absatzmarke %in der Markierung eingeschlossen sein.

'It ■

'-i';

Si

АШ[feSlBnituaeile ’

Datum und Utuz


8.9

Textbausteine (AutoText)

Symbolleiste AutoText in Word 2003

Word 2003 verfügt über eine besondere Symbolleiste für AutoText, die Sie mit

, A n s ic h t | S y m b o l l e is t e n | A u t o U îxt aktivieren. Darin enthalten sind Schaltflächen

zum Aufruf des АитоТВХТ-Registers im AutoKorrektur-Optionen-Dialog,

eine Auswahlliste der Textbausteine und eine Schaltfläche zum Erstellen neuer

Textbansteine.

Die Bausteine lassen sich im Dialog N e u e n Ba u s t e in e r st e l l e n Katalogen und

Kategorien zuordnen, damit Sie bei der späteren Verwendung und Verwaltung den

Überblick behalten. In den Optionen lässt sich festlegen, in welcher Form der

Baustein in den Text eingefügt wird.

Meist ist es sinnvoll, die Namen der Textbausteine zu ändern, um die automatische

Vorschlagsfunlction nicht ständig bei Wörtern mit gleichem Anfang zu

‘ erhalten, Die Buchstabenfolge »tb« davor gesetzt, verhindert Kollisionen mit

anderen Wörtern,

8.9.2 Textbausteine verwalten

0 Ex t r a s ( V o r l a g e n u n d A d d In s ( O r g a n is ie r e n ( Register A ü t oTEx t

0 ffl E in f ü g e n | S c h n e l l b a u s t e in e | O r g a n iz e r f ü r Ba u s t e in e

Э :

Markieren Sie den Baustein, der bearbeitet werden soll, und klicken Sie auf E ig e n ­

s c h a f t e n b e a r b e it e n , um in einem Dialog wie bei der Neuerstellung eines Bausteins

dessen Attribute zu verändern.

Bausteinkatalog drucken

Sie können Ihre Textbausteine als Liste drucken, wenn Sie nach Betätigen von

1 strg к ГП im Drpekdialog bzw. in Version 2010 im Backstagebereich D r u c k e n

als zu Druckendes A u t o T ex t-E in t r ä g e wählen; siehe Abbildung 8.27,

Vorsicht

; Word 2007 druckt damit nicht nur die AutoText-Einträge, sondern auch gleich

; аЦе mitgelieferten Schnellbausteine.


Text bearbeiten und markieren

Beim Bearbeiten von Texten müssen Sie sich im Dokument bewegen, um die

Schreibmarke an die Bearbeitungsposition zu setzen, und oft Text markieren, um

ihn mit den folgenden Kommandos auf einen Schlag zu bearbeiten. Womit Ihnen

Word diese Aufgaben erleichtert, steht in diesem Kapitel.

9.1 Steuerzeichen anzeigen lassen

Im Bearbeitungsfenster werden Ihnen beileibe nicht alle Informationen angezeigt,

die im Dokument gespeichert sind. Im Text versteckt sind diverse Steuerzeichen,

die Sie nur auf ausdrücldichen Wunsch zu sehen bekommen.

■^Sie soUten immer mit angezeigten Steuerzeichen arbeiten, um genau zu wissen,

[ WO denn nun die Schreibm,arke gerade steht und welche sonst unsichtbaren

; Ihformationen die Bearbeitung beeinflussen.

In der Registerkarte START des Menübands und in der Symbolleiste Standard findet

sich eine Schaltfläche mit dem Symbol Damit lassen sich Textteile anzeigen,

die üblicherweise unsichtbar sind, insbesondere Steuerzeichen. Das sind im Text

gespeicherte Informationen, deren Anblick beim Überarbeiten von Texten hilfreich,

beim Schreiben allerdings auch störend sein kann. Darum gibt es die

Option, sie anzuzeigen oder nicht.

I □ Й H ß ö I a a I ^ it IЙ j fib # I -'m tí' - 1â, ® и ® il

’ }= - \ - ' I f F I

* ^ в і l à ' ffl

Aösatz

í3

Diese

ö labstoppzeichen -*

0 Leerzeichen

О Absatzmarlcen

0 Ausgeblendeten Tod

0 BedingteTrennstrkhe -*

0 übjeWanker

ІШ Alle Formaöefungsjekhen anzeigen

' ' ^

immer auf dem SildscMrm anzeigen

Abb. 9.1: Steuerzeichenanzeige ein- und ausschalten (oben und links) und in den Optionen

konfigurieren (rechts)

^

Й


Kapitel 9

Text bearbeiten und markieren

In

0 Extras | Optionen | Ansicht

Ш Office-Button IWord-Optionbn | Anzeigen

Ш

Datei | Optionen | Anzeige

lassen sich sechs dieser Steuerzeichen separat als dauernd sichtbar einstellen.

Es gibt darüber hinaus noch weitere Steuerzeichen, die aber nur mit der Schaltfläche

der Tastenkombination I Strg |-і-Г^-ьГП oder

Ш

Ш

Ш

Extras | Optionen | Ansicht | Formatierungszeichen | Alle

Office-Button IWord-Optionen | Anzeigen | Alle Formatierungszeichen

ANZEIGEN

Datei | Optionen | Anzeige | Alle Formatierungszeichen Anzeigen

zugeschaltet werden können.

Die Bedeutung der einzelnen Steuerzeichen wird im Kontext mit den zugehörigen

Funktionen in den folgenden Kapiteln erläutert.

.1 Steuerzeichen anzeigen lassen

1 Dearbeitungsfenster wcrdeo Urnen beileibe nicht alle M imnafionen migezeigt,

die im Dokument gespeichert sind, liu Text versteckt sind diverse Steuerzeichen,

die Sie nur auf ausditiokliolieu Wunsoh zu seiicn bekommen.

Т|щ.

diBiW:íjuií' dift^S.djrflÍtoer)w^seM^

witd^velche .soiistvunSiçhlbaren.

8Ц SQmdnÌihnie>'imlAngeit«Ì9ten:SfeUer^$Gl)eaiitberte, um genatmi wisset. ^

- Steuerzeichenanzeigen-Iassenti

”^n'Beari3eítungs&nslcr%verdeivIhnen-beÍleíbe-nich(-alle-lnformationen-angezeíg^

die-im-Dokument-gespeidieit-sind.'hnText-versteckt-sind-diverse-Steuerzeichen

die-Sie-nur-auf-ausdfttckiiGhen-Wunsoh-zu-eehen-bekoinmen.^

típplí

|^e-SQlltpninm№ihitnBge^t


9.2

Im Text navigieren

Bin Klick mit der Maus setzt die Schreibmarke an die Stelle, auf die der Mauszeiger

weist. Zum Versetzen der Schreibmarke in einen entfernteren Textbereich

können Sie folgende Varianten einsetzen.

9.2.1 Die Bildlauftasten verwenden

Ein Kliclc auf I Bild TI oder I Bild 4-1 bewegt den Text immer so weit, dass die

letzte in Rollrichtung noch lesbare Zeile im neuen Ausschnitt noch sichtbar bleibt.

Drücken Sie zusätzlich zur Bildlauftaste die Taste I strg I, geht der Sprung über

eine volle Seite.

g.2.2

Die Bildlaufleisten verwenden

Rechts neben dem Textfenster gibt es Leisten mit drei Bedienelementen:

■ zwei Schaltflächen und in der seitlichen Leiste, die den Text zeilenweise

verschieben und

Й den »Rollbalken«, den Sie mit der Maus greifen und innerhalb der Leiste verschieben

können, um den Bildausschnitt zu bewegen.

Sobald Sie den Rollbalken anldicken, zeigt ein Hinweis daneben an, auf welcher

Seite und in welchem Textabschnitt Sie sich gerade befinden; Letzteres allerdings

nur, wenn es sich um einen mit Überschriften formatierten Text handelt.

Seile 12

r,2 Im.Tesct-navigfmni’

Abb. 9.3: Word-internes GPS per Rollbalken

Sie können auch in die Leiste neben dem Rollbalken klicken, dann verschiebt sich

der Bildausschnitt wie beim Betätigen der Bildlauftasten.

Ist ein so großer Zoom-Faktor eingestellt, dass das virtuelle Blatt Papier in der

Breite nicht mehr p s Bearbeitungsfenster passt, erscheint unterhalb des Bearbeitungsfensters

ein horizontaler Rollbalken mit analogen Funktionen.

Die Schrcibmarke bleibt während des Verschiebens an ihrem Platz. Sie müssen

' erst mit der Maus an die gewünschte Stelle klicken, um sie in den neuen Bildausschnitt

zu holen.

Am unteren Ende des Rollbalkens finden Sie eine winzige Symbolleiste mit drei

Schaltflächen. Die Doppelpfeile nach oben und unten haben unterschiedliche

Funktionen:

201


Kapitel g

Text bearbeiten und markieren


Grundsätzlich funktionieren sie wie I strg l+ÍTud Î I und | strg l+ f B i l d i I, doch

sobald Sie die Suchfunktion verwendet haben, springen Sie heim Betätigen dieser

Schaltflächen den vorherigen oder den nächsten Treffer für den Suchbegriff an.

(Mehr zur Suchfunktion in Kapitel ii.)

9.2.3 Die Navigationswerkzeuge einsetzen

Ebenfalls am unteren Rand der vertikalen Bildlaufleiste gibt es eine unscheinbare

Schaltfläche O, die etliche Sprungziele enthält (siehe Abbildung 9.4).

zur nächsten

Fußnote springen

zur nächsten

Endnote springen

гит nächsten

Feld springen

Gehe zu

Suchfunktion

zur nächsten

Überarbeitung springen

« & Д Ш D

Ѣ Q

zum nächsten

Kommentar springen

zum nächsten

Abschnitt springen

zur nächsten

Seite springen

zur nächsten

Tabelle springen

zur nächsten Grafik

springen

zur nächsten

Überschrift springen

Abb. 9.4; Objektbezogene Navigation

.. K.J

b a :

Die meisten dieser Funktionen sind selbsterklärend; Sonderstellungen nehmen

allerdings die Suchfunktion und die Schaltfläche G e h e z u ein. Beide öffnen unterschiedliche

Register des Dialogs S u c h e n u n d E r s e t z e n . Die eigentliche Suchfunlction

wird in Kapitel ii ausführlich behandelt.

Ein Klick auf die Schaltfläche G e h e z u führt zum Register G e h e ZU im Dialog

S u c h e n u n d E r s e t z e n mit frei wählbaren Sprungzielen.

! 'b;b|

Gehe zu Eiernenb

I Sehe 2

Seitenzahl ^ g e b e n :

i

Abschnitt

Zete

Textmaite

Kommenter

Fußnote

Endnote

Feld

Grafte

4 Formel

Objdet

Oberschrift

Geben Sie + und - ein^ um a d i relatìy zur d^eággen Position zu bewegen.

Beispiel: Mit +4 ^ringen Sie ш vier Elemente wtìter.

Ä*;:-

Abb. 9.5: Ziele der Funktion GEHE ZU

202


9-2

Im Text navigieren

Während die Schnellwahl der Sprungziele jeweils das nächste passende Ziel

textahwärts ansteuert, bestimmen Sie über GEHE ZU das genaue Ziel innerhalb

einer Gruppe.

Relativsprung

Neben absoluter Zieladressierung ist hier auch mit Vorzeichen eine relative Adressierung

möglich, also z. B. mit -t-4 in der Gruppe S e it e vier Seiten nach unten oder

mit -3 in der Gruppe Ü b e r s c h r if t zur dritten Überschrift oberhalb der Schreibmarke.

9.2.4 Den Navigationsbereich nutzen

Nur in strukturierten Texten einsetzbar ist der Na v ig a t io n s b e r e ic h , in früheren

Versionen D o k u m e n t s t r u k t u r genannt.

A n s ic h t | D o k u m e n t s t r u k t u r

A n s ic h t I Na v ig a t io n s b e r e ic h

In Version 2010 geht das Öffnen des Navigationsbereichs am schnellsten mit

: I strgl+ITI, gefolgt von einem Klick auf den linken Registertab im Kopf des Navigationsfensters

-..

In ihm werden links vom Textbearbeitungsfenster alle Überschriften des Dokuments

aufgelistet, also alle Texte, die mit einer der Formatvorlagen »Überschrifti«

bis »Überschriftg« formatiert sind.

Der Umfang lässt sich der angezeigten Gliederungsebenen durch Klidc auf die

Randsymbole + und - erweitern und reduzieren.

9.2.5 Rücksprung zum Bearbeitungspunkt

Sie müssen während des Schreibens ein paar Seiten zurückblättem, um dort

etwas nachzuschauen. Das geht mit den in den vorhergehenden Abschnitten

beschriebenen Werkzeugen leicht. Aber wie finden Sie schnell wieder zmück.^

Die einfachste Methode ist die Tastenkombination [5 ]+[Ж 1- Word merkt sich die

letzten drei Bearbeitxmgspositionen und steuert sie mit dieser Tastenkombination

reihum an.

den richti­

Auch nach dem Schließen und Wiederöffnen finden Sie mit

gen Punlct zum Weiterarbeiten sofort.


inS

Kapitel 9

Text bearbeiten und markieren

9.3 Text markieren

Um Text zu bearbeiten und zu formatieren, muss er in den meisten Fällen markiert

sein. Für das Markieren gibt es zahlreiche Mechanismen zur Erleichterung.

Markierter Text wird farbig hinterlegt angezeigt.

Wichtig

Mit der Tastatur markiert Word zeichengenau, solange Sie nicht mit gleichzeitig

gedrückter -Taste eine größere Textmenge ansteuern. Markieren Sie mit

der Maus, kommen beim Überschreiten einer Wortgrenze »intelligente« Algorithmen

zum Einsatz, die Leerschritte, Satz-, Sonder- und Steuerzeichen in die

Markierung einbeziehen. Sofern das nicht gewünscht ist, lassen sich einzelne

Zeichen mittels [SJ+Pfdltasten wieder aus der Markierung herausnehmen.

9.3л Text markieren mit der Tastatur

r,.,

Vorwärts markieren

Setzen Sie die Schreibmarke vor den ersten zu ersetzenden Buchstaben.

Fialten Sie die Taste Щ fest und bewegen Sie die Markierung mit | -> | und/oder

m hinter den letzten zu ersetzenden Buchstaben.

Rückwärts markieren

Setzen Sie die Schreibmarke hinter den letzten zu ersetzenden Buchstaben.

Halten Sie die Taste Щ fest und bewegen Sie die Markierung mit

m vor den ersten zu ersetzenden Buchstaben.

und/oder

Größere Textmengen markieren

Mit Tastenfunktionen markieren Sie Text von der aktuellen Position der Schreibmarke

I Strg~|+röf|-bFT|

I Strg І-ьГ^-кГ*^

Го1-ЬІ Ende I

i n + l Posi I

Ѳ + Ш

bis zum Wortende,

bis zum Wortanfang,

bis zum Zeilenende,

bis zum ZeÜenanfang,

bis zum Absatzende,

■1

'•4:

■ -i.

204

.


9'3

Text markieren

ѳ + ш

fn+fBild il

IStrgl+ f n + lAltl + rBild

rän+l Biid TI

IStrg l+ r ^ + l Ende |

I Strg1+ r ^ + [ Posi I

i

bis zum Absatzanfang,

bis zum Seitenende'*^,

bis zum Fensterende,

bis zum Seitenanfang,^

bis zum Dolcumentende,

bis zum Dokumentanfang.

9.3.2 Speziell: Markieren im Markierungsmodus

Die Taste Гр8і startet einen speziellen Markiermodus, in dem jeder weitere Tastendruck

eine Markierung bewirkt oder verändert, bis der Modus mit fesc] wieder

aufgehoben wird. Die Markierung bleibt nach dem Aufheben des Modus bestehen,

um bearbeitet werden zu können.

Die Pfeiltasten im Markierungsmodus

Mit den Pfeiltasten lässt sich die Markierung in diesem Modus besonders leicht

erweitern:

ГТП und [ 3 um ein Zeichen in die jeweilige Richtung,

m und [T]

1Po.sl I und I Ende I

um eine Zeile in die jeweilige Richtung,

bis zum Zeilenanfang/-ende,

|Blld TI und [Bild i l bis zur ersten/letzten Zeile der Seite.

Hinweis

Im Markierungsmodus wirken sich auch Mausklicks so aus, dass der Bereich

von der Schreibmarke bis zur Klickposition markiert wird.

Bereits die Taste [re] an sich hat schon einige Markierungstricks drauf:

Zweimal IF81

Dreimal [re]

Viermal [re]

Fünfmal I F81

ГйП+[ге]

markiert das Wort, in dem die Schreibmarke steht.

markiert den Satz, in dem die Schreibmarke steht.

markiert den Absatz, in dem die Schreibmarke steht.

markiert den gesamten Text. (Das geht mit [ЦгаЗ+Ш эЬег wirklich

leichter.)

nimmt die letzte Erweiterung mit I F81 zurück.

Besteht am Seitenanfang oder -ende ein Absatzschutz, so wird der komplette Absatz und ggf.

mit dem Absatz verbundene Folgeabsätze einbezogen.


f •

Kapitel 9

Text bearbeiten und markieren

ii;

^I"

Textblock markieren

Im Markierungsmodus lassen sich auch rechteckige Textblöcke markieren, unabhängig

von Textfluss, Zeilen und Absätzen:

I strg І+Г5ІН-І F81 startet den Rechteck-Markiermodus, in dem Sie mit den Pfeiltasten

den Markierungsbereich definieren.

'Messreihe-04D

м ■ Messreihe-0411

Ditum. -• UhruHi

01.04.200t-> -.03:05:17

01.04.2001- »-.06:12:56

01.04.2001- 08:56:12 .

01.04.2001- ..-.11:55:04

01.04.2001- ..-.15:16:17

02.04.2011- .. 18Я5йЗ

02.04.2011- . 21Л2:15

02.04.2011- .-.00:11107

02.04.2011. -.03:02:01

02.04,20114 •05:55:34 ■

ггг,5 в {-41

245,37-E-H

275,8&Е-4Ц

299,87-Е-4Ч

311,76€-41

334,56-Е-4Ч

367,89'Е-4И

39в,22-Е-41

S49,6S-C-4«

.б01,73'Е-411

01.04.2001- -•03:05:17

01.04.2001 • 06:12:56

01.04.2001- ->08:5б;12

01.04.2001- -*11:55Ю4

01.04.2001- -.15:16:17

02.04.2011- .-

02.04.2011- .-

02.04.2011- ..

02.04.2011- *-

02.04.2011- *-

222,S8-E-4f

345,37-t-49

275.86- E-41t

299.87- E-4H

311,76E-41

334,56-E-41

367,89-E-4D

398,22-C-4f

549,65-£-49

601,73-E-4H

Abb. 9.6: Rechteckig markierter Textbereich wird ausgeschnitten.

Ä T S

L:

1 , i , Ï I

t e i l

івдУ'Ѵ!

Die Blockmarkierung ist besonders hilfreich, wenn Sie einen zugelieferten Text

zmichten müssen, der mittels Tabsprüngen und Leerzeichen zu einer Pseudotabelle

»hoppelformatiert« wurde. Statt mühsam die überflüssigen Zeichen einzeln

zu löschen, markieren tmd löschen Sie ganze Blöcke und erhalten so wesentlich effizienter

ein Ergebnis, das sich in eine ordentliche Tabelle umwandeln lässt.

9.3.3 Text markieren mit der Maus

Das Markieren mit der Maus funktioniert nach völlig anderen Regeln als das Markieren

mit der Tastatur.

Freihandmarkieren

Klicken Sie mit der linken Maustaste vor den ersten zu ersetzenden Buchstaben,

halten Sie sie fest, bewegen Sie den Mauszeiger hinter den letzten zu ersetzenden

Buchstaben und lassen Sie die Maustaste los.

Ein Doppelklick auf ein Wort markiert das Wort (bei zusammengesetzten Wörtern

allerdings nur bis zum Bindestrich!).

Ein Dreifachklick in einen Absatz markiert den kompletten Absatz.

Vorwärts markieren

Setzen Sie die Schreibmarke vor den ersten zu ersetzenden Buchstaben.

Halten Sie die Taste 0 fest und klicken Sie hinter den letzten zu ersetzenden

Buchstaben.

206


9-3

Text markieren

Rückwärts markieren

Setzen Sie die Schreibmarke hinter den letzten zu ersetzenden Buchstaben.

Halten Sie die Taste Щ fest und klicken Sie vor den ersten zu ersetzenden Buchstaben.

Größere Textmengen markieren

Bewegen Sie den Mauszeiger so weit in den linken Randbereich, dass er nach

rechts weist.

■ Ein einfacher Иіск markiert die komplette Zeile.

■ Ein Doppelldick markiert den kompletten Absatz.

■ Ein Dreifachldick markiert den kompletten Text des Dokuments.

-¿Ij. .IILI■]«.’>к

^ 3 - Ein'Doppelklick-maikieil-den-kompletten’Absatz.^

г Ч Eto-Dreifachklick-markiert’den-kompletten-Text-des-Dokimients.f

Abb. 9.7: Der Mauszeiger beim großflächigen Markieren

Mehrere unabhängige Textteile markieren

Halten Sie die Taste I strg I beim Markieren mit der Maus gedrückt, lassen sich

voneinander unabhängige Textbereiche miteinander markieren:

■ einzelne Wortgruppen im Text durch Überstreichen, Absetzen, andere Passage

überstreichen,

■ mehrere Zeilen durch einfachen Klick in den Unken Rand in Zeilenhöhe.

Blindtart Seite 3 von 4

Ы

i

Ortel und m achte sich auf den W eg. Als es die ersten Hügel des Kursivgelsrges erklom m en hatte, w a rf es

en letzten Blick zu rü ck a u f d ie Skylineseiner Heim atstadt BucbstabbaUOT, die Headline von

iiip h ah etd o ifu n d d ieS u b lin eseln ereig enen S tralie.d erZ ellen gasse.W eh m ötigiiefIh m eine rethorische

Frage Über die W ange, dann setzte es seinen W egfo rt, Unterwegs tra f es eine Copy. Die Сору w arn te das

Blindtextehen, da, w o sie herkäm e w äre sie zigmal umgeschrieben w orden und alles, was von Ihrem

Ursprung noch Ubrlgwäre, sei das W o rt "und" und das Bllndtexlchen solle um kehren tindw ieder In sein

eigenes, sicheres Land zurückkehren. Doch alles Gutzureden konnte es nicht überzeugen und so dauerte es

nicht lange, bis ihm ein paar heimtückische W erbetexter auflauerten, es m it Longe und Parole betrunken

machten und es dann In Ihre A gentur schleppten, w o sie es fü r ihre Projekte w ieder und wieder

m ißbrauchten. U nd w e iia e s nicht utpgeschrleben w urde, dann benutzen Sie es iminernoch. W e it hinten«'

hiriterdßfiWiünQrthcrgen,j^

Abb. 9.8: Unabhängige Mehrfachmarkierung mit Maus und |strg I


Kapitel g

Text bearbeiten und markieren

9.34 Markierung aufheben

Drücken Sie | ESC | oder klicken Sie mit der linken Maustaste außerhalb der Markierung

in das virtuelle Blatt.

Mit I Posfl nehmen Sie die Markierung zurück und setzen die Schreibmarke an

den Anfang der Markierung.

Mit I Ende I nehmen Sie die Markierung zurück und setzen die Schreibmarke an

das Ende der Markierung.

9 4 Text verschieben und kopieren

i

Ein großer Vorteil der Textbearbeitung am Computer ist die Gelegenheit, nachträglich

alles Geschriebene zu ändern, zu prüfen, zu korrigieren, umzuformulieren

und umzustellen. Um Text zu verschieben oder zu kopieren, muss er zunächst

markiert sein, wie in Abschnitt 9.3 beschrieben.

- 1

94.1 Text verschieben

Beim Verschieben um nur wenige Zeilen oder Absätze ist die Maus der Tastatur an

Effizienz weit überlegen.

Klicken Sie mit der linken Maustaste in die Markierung, halten Sie die Maustaste

fest und schieben Sie sie an die Zielposition, wo Sie die Maustaste wieder loslassen

- fertig.

Wollen Sie den markierten Text an diese Stelle kopieren, halten Sie beim Transfer

mit der Maus die Taste I strg I fest.

Bei längeren Strecken empfiehlt sich die Verwendung der Zwischenablage:

1. Verschieben Sie den markierten Text in die Zwischenablage mit fstrg |+|T|

oder

Ш

B e a r b e it e n ] A u s s c h n e id e n

О Ш St a r t ] A u s s c h n e id e n .

2. Setzen Sie die Schreibmarke an die Zielposition und fügen Sie den Text dort ein

mit I Strg |-ьГѵ1 oder

Ш

B e a r b e it e n | E in f ü g e n

S ® St a r t ¡ E in f ü g e n .

Eine Verschiebevariante unter Umgehung der Zwischenablage funktioniert so:

1. Drücken Sie nach dem Markieren [Tzl.

2. Bewegen Sie die Schreibmarke an die Zielposition.

3. Drücken Sie .

Ì

Wollen Sie den Text kopieren, betätigen Sie im ersten Schritt Г^~І+Г?2І.

208


9 4

T ext ve rsc h ie b en und kopieren

9.4.2 Verschieben strukturierter Texte

Schließlich gibt es für strukturierte Texte noch die Möglichkeit, komplette Kapitel

oder Abschnitte zu verschieben, indem Sie mit A N SIC H T | GLIEDERUNG in die Gliederungsansicht

wechseln.

Dort wird der Text strukturiert dargestellt, das heißt abhängig von der Formatierung

der Überschriften.

leOköipet ІТШ Alle Ebenen ame

ö Ü berstiuiill

“ Ü b ersch rift 2 o h n e z u g e h ö rig e n S ta n d a rd -T e x t

ö Ü b ersch rift 2

0 Standard

» I

Ф2003 2007/2010


Kapitel 9

Text bearbeiten und markieren

Wichtig

Gehört 7,ur Markierung eine Überschriftenebene, werden die übersprungenen

Absätze in die Hierarchie dieser Überschrift einbezogen und auch die Nummerierung

angepasst.

Text im Navigationsbereich verschieben

Version 2010 verfügt im Navigationsbereich über eine neue Funktionalität, die

dem Verschieben von Text in der Gliederungsansicht gleichkommt. Greifen Sie im

Navigationsbereich eine Überschrift mit der Maus und verschieben sie an eine

andere Position, so werden alle zu dieser Überschrift gehörenden Unterebenen an

die neue Position verschoben und die Nummerierung neu geordnet.


Text formatieren und hervorheben

Ob Überschriften oder besondere Hinweise im Fließtext; Ohne Schriftattribute

zur Hervorhebung oder Betonung kommen Sie bei keinem anspruchsvollen

Sachtext aus.

Betonen Sie bedacht und in Maßen, Zu viel Betonung verwirrt beim Lesen,

Jede Veränderung der Eigenschaften eines Dokuments, wie Schriftart, -große und

-färbe, Zeilen- und Absatzabstände, Einrückungen, Seiten- und Satzspiegelmaße

etc. wird in Word formatieren genannt.

Die meisten Befehle zu m Formatieren von Text finden Sie unmittelbar in der Symbolleiste

Format bzw. in der Registerkarte Start. Sollte Ihnen die Wirkungsweise

der Formatierung nicht vertraut sein, schlagen Sie bitte im Glossar (Anhang D)

nach.

10.1 Schriftart auswählen

Damit ein Text flüssig gelesen werden kann, bedarf es zweier Voraussetzungen:

■ Er muss in einem gut und leicht lesbaren Stil abgefasst sein.

■ Die verwendete Schrift muss sich gut lesen lassen.

Die heute verfügbare Schriften-Vielfalt ist den meisten PC-Benutzern gar nicht

bevrasst; erst wenn man Angebote wie »CD-ROM mit looo Fonts"*'V< liest, kommt

man ins Stutzen.

Schrift ist nicht gleich Schrift. Jede Schriftart spricht andere Lesegewohnheiten an.

»Font« ist der neudeutsche Ausdruck für Computerschriften. Er wird sowohl für eine einzelne

Schriftdatei als auch für komplette Schriftschnitt-Sätze gebraucht.


Kapitel io

Text formatieren und hervorheben

Hinweis

Die mit MS Office ausgelieferten Schriften erfüllen die Grundanforderungen an

eine gute DTP-Schrift schon ganz gut; für Ihre akademischen Arbeiten benötigen

Sie also nicht unbedingt zugekaufte Schriften,

Im Folgenden werden nur jene Schriften erwähnt, die in der Grundausstattung

von Windows und MS Office enthalten sind.'*'® Und dabei auch nur die so

genannten »Brotschriften«, also Schriften für Mengentexte; ihren Namen verdanken

sie der Tatsache, dass mit groiàen Textmengen die Setzer ihr Brot verdienten.

Für die Einstellungen zu Schriftart und -große sowie weitere Schrifteigenschaften

öffnet |s t r g |+fD~l oder

Ш

F o r m a t |Z e i c h e n

І Э Ш S t a r t | S c h r i f t a r t пі

d e n Dialog Z E IC H E N bzw . SCH RIFTA RT.

if

Stane

E.ИлюзНейгвота)

ІІЖ Я Wí

2003 Ф

Ehrfúgen

Start~| EintOgen Stüenlayoul Verwehe Sendungoi

Aussämsiden

Kopieren

Format übettragen

ZMidiensbiasp

limes New tl(''|l0 .5

A* a” i Aa’'

F Л- Ц •ab« X . X" i #і' iS ’ Д '

_____ _ Schriftart i

r::«í

2007/2010

Abb. ю л : Werkzeuge zur Schriftauswahl und -formatierung

Die wichtigsten dieser Werkzeuge gibt es zusätzlich auch direkt in der Symbolleiste

F o r m a t und in der Registerkarte START, wodurch diese grundlegenden

Funktionen immer leicht erreichbar sind.

In den Versionen 2007 und 2010 sind diese Funktionen sogar doppelt redundant

vorhanden, nämlich zusätzlich in der Minisymbolleiste, die beim Überfahren

eines markierten Textes mit dem Mauszeiger sowie beim Aufruf des Kontextmenüs

eingeblendet wird.

Der Schriftenumfang der Versionen bis 2003 ist geringer als jener der Versionen ab 2007. Um

ggf. Dokumente mit den neueren Schriften korrekt in den alten Versionen darstellen zu können,

sollten Sie das Compatibility Pack aus dem Microsoft Download Center installieren.

212


10.2

Schrift: technische Daten

10.2 Schrift: technische Daten

Zur Buchdrucker- und Setzerkunst gehört über die Kenntnis der Schriftarten hinaus

das Verständnis für die Anwendung von verschiedenen Schriftgrößen, Fettegraden,

Laufweiten und Auszeichnungen.

10.2.1 Schriftgröße

Beim Druck wird die Schriftgröße in Punkt^"^ (pt) gemessen. Es gibt derer zwei verschiedene:

den europäischen Didot-Punkt mit 0,376 mm und den amerikanischen

Pica-Punkt mit 0,351 mm"^*.

Obwohl sich im IT-Bereich häufig amerikanische Standards durchsetzen, rechnet

Word zumindest in der deutschen Version mit dem Didot-Punkt.

tim es New Roman

r.J ’

Start Ш Ѳ а ш S eR ^nl^ut Verweise Sendungen

^ Ausííhneitíen

■ ^ Kopieren

r ^ Format übertragen

.ln^uhenablage

Abb. 10 .2: Einstellungen zu Schriftart und -größe (links Version 2003)

Für Fließtext sind Schriftgrößen von 9 bis 12 pt üblich. Wenn Sie mit mehreren

Schriftarten innerhalb eines Textes arbeiten, werden Sie feststellen, dass die gleichen

Buchstaben bei unterschiedlichen Schriften trotz identischer Schriftgröße

ungleich hoch sein können.

Auch hier müssen wir zum Verständnis wieder auf die »alte« Buchdruckerkunst

zurückgreifen, in der die Schriftgröße eigentlich die Höhe des den Buchstaben tragenden

Körpers (fachsprachlich Kegel genannt) angab. Man trifft aber auch auf

Computer-Schriften, deren Maß die Versalhöhe meint, so dass der Durchschuss

unbedingt von Hand eingebracht werden muss.

Der Plural von Punkt ist Punkt. Wie alle Maßeinheiten wird auch das Maß Punkt im Deutschen

nicht flektiert.

72 pt ergeben ein Zoll.


Kapitel 10

Text formatieren und hervorheben

iW

/ * 4

- Dickte -

íi> .i.ü .A ir a

Rotale

□ w W dih

0

ШШІІР

с/

U __Zeichen-_

Г breite

Abb. 10.3: Maße eines Zeichens auf dem Druckkegel (links) und das virtuelle Pendant (rechts)

........ .

'i:"( 'i

kliPii

Die Schriftgröße stellen Sie in dem Zahlenfeld neben der Schriftart ein. Ab Version

2007 gibt es zusätzlich die Schaltflächen und A'^ daneben, mit denen

die angezeigten Größen schrittweise eingestellt werden können. Was die meisten

Anwender nicht wissen: Sie sind nicht an die vorgegebenen Schritte gebunden,

ebenso wenig an die Standardschriftgrößen der Liste, die nach Klick auf neben

dem Schriftgröße-Feld aufldappt. In dieses Feld können Sie durch manuelles

Überschreiben auch beliebige Zwischenwerte im Zehntelpunkt-Abstand erzielen.

Das gilt für alle in Word einstellbaren Maße, also auch Abstände etc.

Kleinere Schriften werden für Anmerkungen, Fußnoten und Bildunterschriften

eingesetzt, wobei 7 pt untere Grenze sein sollte, darunter wird der Text nur schwer

lesbar und auf Faxen überhaupt nicht mehr erkennbar.

Die Schriftgröße von Überschriften wird größer gewählt. Wenn Sie auch Untertitel

verwenden, können Sie zwischen Fließtextgröße und Hauptüberschrift: weitere

Abstufungen verwenden, allerdings sollte die Größe der Hauptüberschrift

nicht über 24 pt hinausgehen. Überschriften sollten zusätzlich zur größeren

Schrift: noch durch Abstände vom Fließtext abgehoben werden.

Für Überschriften kann anstelle größerer auch fettere Schrift: eingesetzt werden,

oder eine vom Fließtext abweichende Schriftart.

10.2.2 Enger oder weiter

Ein weiteres Gestaltungsmittel ist die Schriftweite. Mit den verschiedenen Weiten

kann man sich vorgegebenem Platz oder unterschiedlichsten Anforderungen

214


10.2

Schrift: technische Daten

anpassen. Gegenüber der Grundschrift werden in der Weite geänderte Schriften

als kondensiert bzw. expandiert bezeichnet. Man findet sowohl deutsche als auch

aus dem Amerikanischen übernommene Bezeichnungen am Schriftnamen; eng

bzw. narrow oder condensed und weit bzw. wide oder expanded für ca. lo % Kondensation

oder Expansion. Wird noch weiter gestaucht oder gedehnt, bezeichnet man

die Schriftweiten mit extra narrow / extra wide bis 20 %, darüber ultra narrow / ultra

wide. Auf größere Weitenunterschiede sollten Sie sich nicht einlassen, denn sie

wirken verzerrt.

Vorsicht

¡ Vertrauen Sie nicht auf Weitenbezeichnungen der Fonthersteller, denn die

; S.chriftgestalter halten sich häufig genug nicht an diese Regeln,

Mit den Z eichenattributen im SCHRiFTART-Dialog

i )

Ш

Ш

Format | Z eichen | Register Z eichenabstand | Skalieren

Start ] Schriftart n \Register IZeichenabstand | Skalieren

Start | Schriftart ts | Register Erweitert | Skalieren

lassen sich Änderungen der Zeichenbreite erzielen, doch ist das Ergebnis nicht

mit echten Schriftbreiten vergleichbar, weil пш berechnet und nicht als echter

Schnitt gestaltet wird - also ähnlich wie bei den Attributen fett tmd kursiv.

Fehlende Spaltenbreite kann ein Grund sein, auf einen engeren Schnitt auszuweichen.

Das ist auf jeden Fall besser als einfach eine kleinere Schriftgröße zu nehmen,

denn die Lesbarkeit verschlechtert sich durch das Verkleinern mehr als

durch einen engeren Schriftschnitt. Gerade bei ldein(st)en Schriftgrößen wird es


Kapitel 10

Text formatieren und hervorheben

|:i

iL.'

¡lit! .1

illíi

notwendig, weitlaufende Schnitte einzusetzen, um die Lesbarkeit zu verbessern.

Bei großen (Über-) Schriften verhält es sich gerade umgekehrt. Hier sind schmale

Schriftschnitte vorzuziehen.

Auch die Strichstärke steht in enger Beziehung zur Schriftgröße. Bei kleinen

Schriftgrößen sind fette Schnitte eine Zumutung für die Leser. Bei großen Schriftgrößen

dagegen erzeugen die normalen oder mageren Schnitte ein zu lockeres

Schriftbild.

Diese t5фographischen Grundsätze lassen sich natürlich nur verwirklichen, wenn

man genügend Schnitte einer Schrift zur Verfügung hat, und daran hapert es im

privaten Bereich leider meist. Kommerzielle (teure) Fonts bieten reichhaltige

Schnitt-Angebote, insbesondere zur Einhaltung von »Corporate Identity«. Im

preiswerteren Bereich findet man solche Auswahl leider nur selten.

10.2.3 Die Laufweite

Ein anderer Weitenbegriff ist die Laußveite, die auch in Fachpublrkationen häufig

mit der Schriftweite verwechselt wird. Laufweite ist der Abstand der Zeichen voneinander,

unabhängig von der Schriftweite. Diese Technik, auch Spationieren

genannt, lässt sich am Computer natürlich programmgestützt erledigen.

Ш

Ш

Ш

F o r m a t | Z e ic h e n | Register Z e ic h e n a b s t a n d | La u f w e it b

S t a r t | S c h r if t a r t q | Register Z e ic h e n a b s t a n d | A b s t a n d

S t a r t | S c h r if t a r t ri | Register E r w e it e r t | A b st a n d

Die Laufweite lässt sich punktweise verringern und vergrößern; das Vergrößern

(»Austreiben«, wobei Metallstreifen zwischen die Lettern getrieben wurden) können

Sie zum Beispiel zum Erzeugen von Sperrschrift verwenden, eine heute im

Fließtext aus der Mode gekommene Hervorhebungsform, weil nun bessere Möglichkeiten

bestehen.

Vorsicht

Beim Verringern der Laufweite ist Vorsicht geboten. Zu leicht führt das Aneinanderrücken

der Buchstaben zur Verschlechterung der Lesbarkeit.

Sperrschrift

Gesperrte Schrift war zur Schreibmaschinenära ein Mittel zur Textauszeichnung,

nur dass damals eine ioo%ige Austreibung durch Einfügen von Leerzeichen

erfolgte. Heute kann man wesentlich feiner austreiben, aber nur noch selten findet

man die Sperrungen als Hervorhebung, weil es bessere Formen gibt.

216


10.2

Schrift: technische Daten

Sinnvoller ist gesperrter Text zur Verbesserung der Lesbarkeit sehr Ideiner Schriften.

Die größeren Buchstabenabstände verhindern, dass die Buchstaben optisch

ineinanderlaufen.

10.2.4 Unterschneidung

Wenn auf ausladende Großbuchstaben wie T, V, W, Y Kleinbuchstaben oder Großbuchstaben

mit schrägem Aufstrich folgen, können die dabei entstehenden Leerräume

störend wirken. Diesem Schönheitsfehler hilft die Unterschneidung ab, mit

der solche Buchstabenpaare enger zusammengerückt werden.

Der Begriff ist im Ursprung wörtlich zu nehmen; Früher schnitten die Setzer tatsächlich

keilförmige Teile aus dem Kegel (Körper der Druckletter), um die Buchstaben

enger zu setzen.

I. Markieren Sie mindestens die Buchstaben, die unterschnitten werden sollen;

bei dem Wort »Text« also das T und das e.

a. Verringern Sie im Feld A bsta nd den Wert.

Gute Fonts verfügen auch über automatische Unterschneidung. »Gut« bedeutet,

dass es nur mit qualitativ guten (kommerziellen) Schriften funktioniert, die Listen

mit »Kerningpaaren« enthalten. Kerning ist der englische Ausdruck für Unterschneiden,

in den Kerninglisten sind alle in Frage kommenden Zeichenpaare mit

dem individuellen Grad der Unterschneidung aufgeführt und werden vom Programm

entsprechend zusammengeschoben. Billige Schriften sind nicht so ausgestattet,

deshalb hat die Aktivierung der automatischen Unterschneidung bei ihnen

keinen Einfluss.

Tragen Sie zur Nutzung dieser Option im Feld U n t e r s c h n e id u n g ab die Schriftgröße

ein, ab der die Unterschneidung wirksam werden soll. Totale automatische

Unterschneidung lohnt sich nur bei Schriftgrößen von 14 pt aufwärts.

nicht unterschnitten;

Теxt

unterschnitten;

Tfext

/ Ш Ш ___ Ш Ш .

Abb. 10.5: Unterschneidung gegen hässliche Abstände


Kapitel IO

Text formatieren und hervorheben

10.2.5 Ligaturen

Eine andere Form der Unterschneidung sind die Ligaturen, ineinander übergehende

Buchstaben. Wirklich guter Buchdruck kam nicht ohne Ligaturen aus, denn

eine Vielzahl von Buchstaben lässt sich zu Ligaturen zusammenziehen und

erweckt einen besonderen Eindruck. So wurden (Blei-)Zeichensätze in früheren

Zeiten auch nach der Anzahl der enthaltenen Ligaturen bewertet.

Heute kennt kaum noch jemand den Ausdruck Ligatur, dennoch benutzen wir sie

in unseren Standard-Zeichensätzen. Der Buchstabe ß zum Beispiel, seine Form

leitet sich von der Ligatur sz ab, was bei Frakturschrift am deutlichsten erkennbar

ist. (Auch Antiqua-Schriften besaßen früher ein Lang-s, das mit dem z zusammen

zum ß wurde.)

Ebenfalls bereits im DOS-Zeichensatz zu finden waren die Ligaturen Æ und æ,

und quasi unverzichtbar ist das kaufmännische &, bei dem man in einigen Schriftarten

sogar noch die Herkunft vom »et« erkennen kann.

& & & & & & & & & S c & & & c & а

V . ■‘Il

Ш

I ! ’lilïîllj

ß ß ß ß a ß ß ß A ь ß ß ß

ß ß ß

Abb. 10.6: Erscheinungsformen der bekanntesten Ligaturen

In TrueType-Zeichensätzen finden sich als weitere Ligaturen noch Œ und oe; für

einige gängige Schriften und im kostspieligeren Font-Bereich gibt es spezielle

Ligaturen-Zeichensätze, die zahlreiche Sonderfälle berücksichtigen.

Grundschrift

f f f i f l f f i f f I

OpenType-Ligaturen

Sypjbeite I Senite a lth e n 1_______

[Candara

Sii»eti[Mdienzir^^ahabe8$iheftOata>^»ia

I !

r r r * r i r r » r n

t t ГІ TI I t l TTl

echte Ligaturen

f r f i f l f n f f l

Abb. 10.7: Ligatur-Qualitäten

gu le U l verwendste 5уп * о І£

ff l ff ì f l f i f f h -

Latin Sm al Uflalure F fl Zeieheni»dei ^ ' 4 XPm [Ünicod a fre x )

[ I f аа»еіА«і*Іі>аВ0П ВѴІ Tâitet*om bbationiFBQ 4,A lt-C

218


10.3

Schriftattríbute

Die OpenType-Technik kennt ebenfalls Ligaturen, teilweise als echte, im Zeichensatz

enthaltene Zeichen, teilweise aber auch lediglich errechnete und per Laufweite

und Verbindungsstriche zusammengeschobene Einzelzeichen. Bevor Sie

konstruierte Ligaturen verwenden, verzichten Sie besser darauf

10.2.6 Ligaturen und Unterschneidung als Feldfunktion

In allen Word-Versionen gibt es eine wenig bekannte Feldfunktion, mit der Buchstaben

enger zusammengeschoben werden können; {Advance}

1. Setzen Sie die Schreibmarke vor den nach links zu rückenden Buchstaben.

2. Ш Einfügen | Feld | Advance

Ш Ш Einfügen | Schnellbausteine | Feld | Advance

3. Aktivieren Sie die Feldoption Versatz IfexT links und geben Sie einen Punktwert

ein, um den dieser Buchstabe nach links verschoben werden soll.

4.

5'

Diese Feldfunktion lässt natürlich auch Zeichenverschiebungen in alle anderen

Richtungen zu, aber nach links dürfte die nützlichste sein.

10.3 Schriftattribute

Windows erkennt bis zu vier Fontdateien als zu einem Font gehörig an, wenn

beim Erzeugen der Dateien bestimmte Merkmale im Dateikopf eingesetzt wurden;

Grundschrift, fett, kursiv und fettkursiv. Im Explorer werden diese vier

Dateien als ein Font angezeigt.

Die Schriftattribute fett und kursiv tauschen die Grundschrift-Datei gegen die

jeweils zugehörige Schnittdatei in der Schrift-Zuordnung aus.

Wichtig

fVr'V'ú:" ■■•■ ■ ■ • i'

{Schriften, für die keine anderen Schnittdateien als die Grundschrift vorhanden

¡’. sind, werden auf die gewünschte Auszeichnung umgerechnet und so dargestellt.

10,9),

Mit dem Explorer können Sie im Fonts-Ordner leicht feststellen, welche Ihrer

installierten Fonts über mehrere Schnitte verfügen. Für sie wird ein gestaffeltes

Symbol verwendet. In der Explorer-Ansicht D e t a il s können Sie auch die Art der

vorhandenen Schnitte erkennen.

Man kann die Auszeichnungen natürlich miteinander kombinieren, zum Beispiel

vergrößerte Schrift und halbfett für Überschriften. Vermeiden sollten Sie aller-


Kapitel 10

Text formatieren und hervorheben

dings fettkursive Schrift, denn diese beiden Schriftstile behindern sich meist

gegenseitig in der Kombination und sehen in den seltensten Fällen gut aus, auch

wenn es einen fettkursiven Schnitt für die meisten Brotschriften gibt.

GrundTegel für Fett- und Kursivschrift

Fettdruck 1st ein Blickfanger, der den Blick beim Lesen zu einer bestimmten

Stelle im Text lenken soll, während Kursivdruck im Fließtext den Lesefluss unterbricht,

das Auge »stolpern lässt«.

Zurücknehmen lassen sich Attributzuweisungen durch Markieren des hervorgehobenen

Textes und nochmaliges Anklicken (Ausschalten) der zugehörigen

Schaltfläche oder nochmaliges Drücken der zugehörigen Tastenkombination.

Mehrere Attribute nehmen Sie mit I s trg |-ь| Leertaste I oder | strg |-нГ0 ~|+[Т| auf

einen Schlag zurück; damit wird die Einstellung laut Formatvorlage wiederhergestellt.

I « '

t i -'

i l l

10.3.1 Fett

Was in den Stilmenüs der Textprogramme als »fett« bezeichnet wird, hängt davon

ab, welcher Fettegrad als Font hinterlegt ist. Meist handelt es sich dabei um einen

halbfetten Grad (demi oder medium). Die Fettegrade extra fett und ultra fett sind für

Plakate, Annoncen etc. gedacht.

Das Textattribut »fett« weisen Sie

Ш

mit F o r m a t |Z e i c h e n | S c h r i f t s c h n i t t ; F e t t

S Ш mit S t a r t j S c h r i f t a r t rs | S c h r i f t s c h n i t t : F e t t

oder durch Klick auf die Schaltfläche 0

oder mit der Tastenkombination Istrg І-ьГоП+ГП

zu.

Falsches Fett

Manchmal kann man auch den fetten Stil zuweisen, ohne dass die Schrift sich

nennenswert verändert. Dann fehlt die für den Fettstil erforderliche Datei des

Fontdateien-Quartetts und Word versucht, das Ergebnis rechnerisch zu substituieren,

was nur selten gelingt.

Haben Sie einen solchen Font ohne echten fetten Schnitt in Gebrauch, können Sie

manuell bessere Ergebnisse als die automatische Fett-Substitution erreichen,

sofern Sie Word aoio verwenden: Richten Sie der Schrift mit STA R T | I E x t e f f e k t e

iÄ 'll K o n t u r eine Kontur in der Tfextiarbe ein.

220


10.3

Schriftattribute

Grundschrift

F ettschnitt automatisch substituiert

Fettschnitt über Te3cteffekt Kontur erzeugt

Cambria Mat! ;22 A*л"' ÌAa-'

хмйед

schríftait

Cambria Mail '' |22

ІА ' a' í A a- I Щі, ;= г ¡= г I І І І ! V

F К П abe X, X*

SchtiUart

Æ\

 А /'''■ & ¿r-ú r"l

â A ■Р% r%

A

S e h a tte fl

Spiegelung

leuchten

Automatisch

DesTgnfarber}

'м'-.шт

Abb. 10,8: Manuelle Fett-Substitution schlägt Automatik

St^ndardfaitben

ШІ Ml Hl Mi Mt Ml Ml ЦЩЦ

Kein Rehmen

JüÜettere Llnierjfaiben...

Sterke

Striche

10.3.2 Kursiv oder oblique?

Ebenso häufig wie das Fett-Attribut kommt das kursive Schriftattribut zum Einsatz.

Der Begriff ist allerdings nicht immer korrekt, denn kursiv können nur Serifenschriften

sein, bei Grotesk nennt man die schräge Schrift »oblique«. Das ist nicht

nur ein Unterschied in der Bezeichnung, auch das Aussehen kursiver und obliquer

Stile unterscheidet sich. Oblique ist einfach nur schräggestellt, ohne dass

sich das Aussehen einzelner Buchstaben verändert. Kursive Schriften dagegen

sind mehr, einige Buchstaben verändern ihr Aussehen erheblich. Sehr auffällig

wird das beim a, f, g und ß.

Wenn in einer Serifenschrift die fur den Kursivstil erforderliche Datei des Fontdateien-Quartetts

fehlt, versucht Word, das Ergebnis durch reines Schrägstellen zu

substituieren, also einen Oblique-Schnitt zu imitieren.


¡V:

Kapitel IO

Text formatieren und hervorheben

Heizölrückstoßabdämpfung

Heizölrückstoßabdämpfung

Heizölrückstoßabdämpfung

Г■'

Abb. lo.g: Unterschiedliche Auswirkung des Attributs »kursiv«: oben Grundschrift; Mitte

schräggestellt, weil kein Kursivschnitt vorliegt; unten echter Kursivschnitt

Das Textattribut »kursiv« weisen Sie

@

mit Format [ Z eichen | Sch riftsch n itt: Kursiv

IDI ,

Ш Ш mit Start ] Schriftart

] Schriftschnitt: Kursiv

oder durch Klick auf die Schaltfläche Ш

oder mit der Tastenkombination | strg І+Г0 1 +ПП

zu.

¡A . ili

l i l l Ï L l

fes

10.3.3 Unterstreichungen

Beschränken Sie Unterstreichimgen bitte auf Ausnahmefälle. Die Unterstreichung

ist ein Relikt aus der Schreibmaschinenzeit, als sie noch das einzige Betonungsattribut

war. Dennoch bietet Word sechzehn unterschiedliche Unterstreichungen

an;

@

m it Format | Z eichen 1U nterstreichung

ШШ m it Start | Schriftart r» | U nterstreichung

oder durch Klick a u f die Schaltfläche [йЯ

Die einfache, gerade Unterstreichung erhalten Sie schneller mit der Tastenkombination

I strg І+ГйП-ьПЛ. Auch für die doppelte Unterstreichung existiert mit

СНгЕІ+Ѳ+Ш] ЙП Tastenkürzel, ebenso mit | strg |-ьГ0 1 +Гй1 für die wortweise

Unterstreichung.

Hinweis

Word 2003 verfügt noch nicht über das zusätzliche Symbol

cben-Schaltfläche für die Unterstrich-Varianten.

an der Unterstrei-,

Der typographische Effekt der Unterstreichung liegt zwischen jenen von Fett- und

Kursivdruck. Die Betonung beim Betrachten der ganzen Seite ist nicht so stark wie

beim Fett-Attribut, beim Lesen aber stärker als Icursiv; sozusagen der Stolpereffekt

mit dem Holzhammer.

i : .1

2 2 2


10.3

Schriftattrjbute

ohne Unterstreichung

mit Unterstreichung

Unterstreichung mit Option »Nur Wörter«

typographisch korrekte Unterstreichung

Unterstreichung mit Absatzrahmen unten

Abb. lo.io: Unterstrich-Variationen

Aus typographischer Sicht ist der von Textprogrammen angebrachte Unterstrich

ohnehin nicht korrekt. Unterlängen dürfen nicht unterstrichen werden, weil sie

mit dem Unterstrich kollidieren. Anstatt eine solche Funktion, wie sie in jedem

besseren Desktop-Publishing-Programm zu finden ist, zu installieren, hat Microsoft

die weniger nützliche Option N u r W ö r t e r eingebaut, die Leerzeichen innerhalb

einer unterstrichenen Wortfolge ununterstrichen lässt.

Empfehlung

li’^erwenden Sie die Unterstreichung bitte nur für einzelne Wörter oder Wortfol-

I gen, niemals zum Unterstreichen ganzer Zeilen oder gar Absätze!

Ungewollte >>Unterstrelchungen


Kapitel 10

Text formatieren und hervorheben

Word besitzt m it | strg |+Г0П+Го1 sowie im SCHRIFTART-Dialog

S

Format | Z eichen

Ш Ш Start | Schriftart n

eine Option Kapitälch en, die geeignet sein soll, aus jedem Zeichensatz Kapitälchen

zu erzeugen. Doch hier ist nur eine Umrechnung am Werk, die nicht nur

den Buchstaben verkleinert, sondern auch die Strichstärlce verringert.

irundschrift

H e iz ö lr ü c k s to ß a b d ä m p f u n g

echte Kapitälchen mit eigenem Font H E I Z Ö L R Ü C K S T O ß A B D Ä M P P U N G

,1TI

von Word errechnete Kapitälchen

HEIZÖLRÜCKSTOßABDÄMPFUNG

Abb. lo.n: Echte und errechnete Kapitälchen

Abbildung 10.II zeigt noch ein weiteres Problem der errechneten Kapitälchen; den

Buchstaben ß. Bei Versalschreibweise ist das ß durch SS zu ersetzen. Seit langer

Zeit schon gibt es Bestrebungen unter Typographen, ein Versal-ß zu etablieren,

das in seiner Anmutung den anderen Kapitalen angepasst ist. Der für die Abbildung

verwendete Font besitzt so ein Versal-ß. Andere Kapitälchen-Fonts verwenden

anstelle des ß schlicht das Doppel-S. Das ß in den berechneten Kapitälchen

sieht dagegen wie eine fremde Letter (»Zwiebelfisch«) aus,

Hinweis

> !'D

Openiype-Schriften können Zusatzfeatures für echte Kapitälchen als Stil-Set.

enthalten. ■ '

10.3.5 Exponenten und Indizes

Hoch- und tiefgestellte Zeichen für Exponenten und Indizes erzeugen Sie

Ш

wit Format | Z eichen | Hochgestellt / Tiefgestellt

ШІШ in der Symbolleiste Start, Gruppe Schriftart mit den Schaltflächen

und Xj oder

mit Start | Schriftart ій | Hochgestellt / Tiefgestellt

sowie in allen Versionen mit den Tastenkürzeln | strg І-ьГП und I strg~\+\Щ.

224


10.4

Durch Farbe hervorheben

10.3.6 Grafische Schriflattribute

Im Dialog Sc h r ifta r t finden Sie noch Optionen, um Text einfach oder doppelt

durchzustreichen; hierfür kennt Word keine voreingestellten Tagtenlcürzel, ebenso

wenig für die grafischen Hervorhebungen Sc h a ttiert, U m r iss, Relief und Gravur.

Ausführliche grafische Gestaltungsmöglichkeiten haben Sie mit den WordArt-

Funktionen, die Sie mit

Ш Ein fü g en | Grafik | W o r dA r t,

Ш S9 Ein fü g en ]Gruppe Text, W o r dA rt

aufrufen. WordArt-Elemente sollten Sie auf ganz wenige Ausnahmen beschränken.

In sachlichen Ausarbeitungen sind sie eher fehl am Platz.

10.4 Durch Farbe hervorheben

Besonders auffällig sind Hervorhebungen durch Einfärbung des Textes. Sie springen

auch beim flüchtigen Betrachten einer Seite sofort ins Auge. Leider nur auf

dem Bildschirm und beim Farbdruck - dieser aber ist bei akademischen Arbeiten

meist noch die Ausnahme.

10.4.1 Farbe im Schwarzweiß-Druck

Schwarzweiß-Drucker setzen Farbe in Grautöne oder -raster um. Aber das hat

natürlich nicht die Wirksamkeit von Farbe, im Gegenteil, die Schrift wird in jedem

Fall heller als schwarz. Testen Sie unbedingt vorher, welche Farben zu welchen

Ergebnissen auf Ihrem Drucker führen; zu geringe Tonungen (< 10 %) falten

meist nicht auf, zu starke (> 50 %) können die Lesbarkeit beeinträchtigen.

Beim Schwarzweiß-Druck ist es darum sinnvoller, nicht die Schrift einzufärben,

weil sie durch Grautöne oder Raster auch schlechter lesbar wird. Besser ist in diesem

Fall Hinterlegung des Textes mit einem Farbton, der als Grau- oder Rasterbalken

wiedergeben wird.

Vorsicht

i ['Bei_ dünnen Strichbreften kann die Schrift im Raster untergehen, weshalb Sie

[-besser einen fetten Schriftgrad einsetzen.

Eine Abart der Hinterlegung ist die inverse Schrift. Auch hier empfiehlt es sich,

einen fetteren Schriftgrad zu nehmen, weil sonst die Schrift vom Rahmen

erdrückt wird. Außerdem ist es sinnvoll, je einen zusätzlichen Leerschritt vor und

hinter dem Text einzufügen und ihnen dasselbe Farbattribut zuzuordnen.


Kapitel ІО

Text formatieren und hervorheben

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, benutzen Sie den ausführlichen Dialog

RAHMEN UND S c h a t t ie r u n g , den Sie mit

Ш

F o r m a t I r a h m e n u n d S c h a t t ie r u n g

ЕШ St a r t !

I Ra h m e n u n d S c h a t t ie r u n g

öffnen. Dort finden Sie im Register S c h a t t ie r u n g neben den Einfärbungen auch

Einstellungen für Punkt- und Linienraster, die anstelle einer vollflächigen Hinterlegung

zur Hintergrandfüllung herangezogen werden können.

I KdneFaibe Q

Meter

I

I'

ііт

Ä S lS *i

p i g w.üiw'1

■ D irtrflüí»

Щміюііппіаі

ЩІМѵЕгАаІ

д tidtfcwäfte.

I^HcSaufwïrts

UgHElRssla

ДДНеііаго____

Abb. 10.12: Rastereinstellungen für Texthintergründe

( -Tai' Л

Mit diesen Rastern bestimmen Sie von vornherein, wie die Hinterlegung im

Schwarzweiß-Druck erscheinen wird.

10.4.2 Schrifi: einfôrben

Zum Einfärben von Text bietet Word direkt in der Symbolleiste F o r m a t bzw. in

der Registerkarte St a r t eine Schaltfläche an: ! Al’j

Der Farbbalken unter dem Buchstaben zeigt die zuletzt verwendete Farbe an. Ein

Klick auf das Symbol wendet die Farbe auf den markierten Text an. Wünschen Sie

eine andere Farbe, Idicken Sie auf daneben.

Wichtig

Bitte belassen Sie es bei glatten Farben, wenn Sie Schrift einfärben. Farbveriäufe;]

über Text sind zwar möglich, aber nur bei plakativen Zwecken sinnvoll, nicht für '

Fließtext sachlicher Ausarbeitungen.

I


Gleiches gilt für die anderen Schriftfüllungen und -effekte, die mit dem Word: i

ArüTool oder den Texteffekten möglich sind.

i

226


10.4

Durch Farbe hervorheben

Д 1 äutomaKsch

Oesignfarben

m шямиянн

lilfi

Standardfarben

■ ■ P

weitere Farben...

(Л farbvertauf

Kein Farbvertaut

и в п гэо

вж лпп

: Jûfertere Farbyerlaufe...

Abb. 10.13: Schrift einfärben

Ю.4.3 Texthintergrund einfärben

Noch deutlichere Betonung als mit Textfarhe erfährt eine Textpassage, wenn Sie

den Text farbig unterlegen. Dazu gibt es zwei Werkzeuge:

■ TbxthervorhEBUNG і’Щ-'І (in der Symbolleiste Format bzw. in der Registerkarte

Start) u n d

■ Schattierung'^^ ЙІ": (in der Symboheiste Tabellen und Rahm en bzw. in der

Registerkarte START).

Beide Werkzeuge arbeiten unterschiedlich:

■ Ist nichts markiert,

■ verwandelt TExthervorhebung den Cursor in das Symbol mit dem

Sie den zu betonenden Text bei gedrückter linker Maustaste überstreichen (wie

mit einem Textmarker);

■ färbt die Schattierung beim Anklicken der Schaltfläche den Hintergrund

des aktuellen Absatzes komplett ein, in dem die Schreibmarke gerade

steht - vollständig zwischen linker und rechter Textbegrenzung und auch im

Durchschuss.

■ Ist ein Wort markiert oder sind mehrere Wörter markiert, färben beide Funktionen

den Hintergrund der markierten Wörter exakt vom ersten bis zum letzten

Buchstaben ein.

Der von Microsoft an dieser Stelle verwendete Terminus hat mit Schatten nichts zu tun,

gemeint ist eine farbige Hinterlegung des Textes.


Kapitel IO

Text formatieren und hervorheben "

■ Ist eine Zeile markiert, färben beide Funktionen den Hintergrund exakt dieser

Zeile vom ersten bis zum letzten Buchstaben ein.

Ш Sind mehrere Zeilen markiert, wird von beiden Funktionen jede Zeile für sich

eingefárbt. Das bedeutet,

ш dass die Enden der Einfärbung einem Flatterrand folgen und

i! dass Durchschuss zwischen den Zeilen ungefärbt bleibt.

■ Ist ein kompletter Absatz markiert oder sind mehrere Absätze markiert, wird

ebenso eingefarbt wie bei der Zeilenmar­

mit der Tbxthervorhebung

kierung, aber

H mit der Schattierung die gesamte Fläche hinter dem markierten

Absatz / den markierten Absätzen eingefárbt - vollständig zwischen linker

und rechter Textbegrenzung und auch im Durchschuss.

Blindtext Seite 1 von 4 Diese Rafirnsnlinie

markiert die seitlicben

Щ іЩ і

um geschrieben w o rd e n u nd altes, w as von ih re m U rsp ru n g noch ü b rig w ä re , sei das W o rt " u n d " und das

B lindtextehen solle u m ke hre n und w ie d e r in sein eigenes, sicheres Land zurückkehren. Doch alles

G utzureden k o n nte es n ic h t überzeugen und so d a u e rte es n ic h t lange, bis ihm e in 'p a a r h eim tückische

WefbstBXter aufiaUBFtan. .wroit iangfl und Pjiroie betiynkan machten unti в» dann ln ihre

schleopi;«n, wo sie s ff ü r Ihre P rq ttte wiedef und w tedif ralasbrauqhten. Und w enn es nich

um geschrieben w u rd e , dann b enutze n Sie es im m e r noch. W 'eit h in te n , h in te r den W o rtb e rg e n , fe r n d e r

Id rirld t V oi alien ш и і K onsonantion leben ihe H lindtexte

w r^hru-r

d o i K ü s t e d o s § e t e o n t i k , e i n e s g r o ß e n k l e i n e s S ^ e h i e i r t n a m o

O rt und ve rso rg t sie m it den nötigen R egelfällen. Es Ist ein p ara d iesm a tisch es Land, in dem einem

g ebra te ne Satzteil© in den M u n d fliegen.

Der Absatz ist mit

Schattierung schwaa

gefärbt.

Dies ist eine

Texthervorhebung.

D ielst eineSdialtie-

¡т -Tui. rung nach Markierung

I zweier Zeilen.

Abb. 10.14: Unterschiedliche Begrenzungen der Texthervorhebung und Schattierung

Gemein ist beiden Werkzeugen, dass beim Anklicken des Symbols die darunter

angegebene (zuletzt verwendete) Farbe zum Einfärben benutzt wird; ein Klick auf

^ daneben klappt die Farbpalette auf, die sich bei der TEXTHERVORHEBUNG auf

wenige Signaltöne beschränkt.

Hinweis

Ein netter Assistent der Schattietungsfunktion sorgt dafür, dass bei sehr dunklem

Texthintergrund die Textfarbe in Weiß gewechselt wird, um besser lesbar zu

sein. ‘

Hintergmndfarbe zurücksetzen

Um die Texthintergrundfarbe wieder zurückzunehmen, markieren Sie den Text

und weisen mit neben dem jeweils zuständigen Werkzeug die Option KEINE

Farbe zu.

228


10.4

Durch Farbe hervorheben

W issenswertes über Schnftfam ilien

Es gibt eine generelle Unterscheidung in Serifenschnfim und serifenlose Sehriflen.

Serifen sind kleine Abschlussstriche an den Enden der Linien, aus denen ein

Buchstabe zusammengesetzt ist. Es gibt unterschiedliche Formen der Serifen,

stärker oder schwächer ausgeprägt, gerade oder schräg angesetzt, Schriften mit

Serifen laufen auch unter der Bezeichnung Anft^Ma-Schriften, serifenlose werden

in Europa als Grotesk-Schriften bezeichnet, in Übersee als Gothic.

SerifeA-^

Oberlänge

( 3

\e rlfe n

Bestandteile der Schrift

Serifen sind hilfreich beim Lesen топ Fließtext, denn sie geben dem Auge beim

Lesen eine bessere Führung,

Die Legende von der Lesehilfe

Bei dieser Gelegenheit möchte ich mit einem weitverbreiteten Irrtum, aufräu-

. men; Es ist nicht so, dass wir beim Lesen an sich eine Zeilenführung benötigten,

"Wie häufig behauptet wird. So schlau sind wir schon, nebeneinanderstehende

‘-Buchstaben als Wörter und deren mehrere wiederum als Zeile zu erkennen. Die

- Schwierigkeit besteht darin, am Ende einer Zeile mit den Augen schnell zu

'deren Anfang zurückzuspringen, um den Lesefluss nicht zu hemmen. Bei

¡^engem Zcilenabstand helfen die Serifen, an denen die Augen sich beim Rücklauf

!;brietitieren, um $ich dann am Beginn der .alten Zeile rasch eins tiefer zum

icBeginn der Anschlusszeile zu bewegen.

, cEs spricht aber nichts gegen serifenlose Schriften im Mengentext, wenn sie gut

■(lesbar sind und genügend Zeilenabstand vorhanden ist, um den Augen mit dem

‘ Meleti Raum zwischen den Zeilen die benötigte Hilfestellung beim »Zeilenrüclc-

I lauf« zu bieten.

■-'i

Antiqua

. Eine der bekanntesten und gebräuchlichsten Serifenschriften ist Шіе Times, nicht

■: nur des Namens wegen häufig im Zeitungsdruck zu finden. Sie wurde speziell Шг


Kapitel 10

Text formatieren und hervorheben

diese» Zweck entworfen. Die Times ist eine sehr schmal laufende Schrift. Sie sollten

sie deshalb nur einsetzen, wenn Sie im Spaltensatz mit weniger als 45 Zeichen

pro Spalte arbeiten. Breitere Texte mit dieser Schrift ermüden das Auge beim

Lesen. Leider glauben jedoch viele PC-Benutzer, gerade die Times sei die ideale

Schrift, weil sie bei den meisten Textprogrammen als Grundschrift voreíngestellt

ist.

Hs gibt bessere SerifensAriften für umfangreiche Texte, einige davon finden Sie

auch im Standard-Lieferumfang von Windows und MS Office. Abbildung zeigt,

dass alle anderen Schriften weiter laufen als die îïwas, was die Lesbarkeit verbessert.

1

.. ir T

■Ѵ'ІЦіі

't

»Klfdqlll ЦІІ

ЙЛгѴ Ij 'l

■И'«''

lisi

Bookm an Old Style

Cambria

Century Schoolbook

Constantia

Lucida Bright

Palatino

Ramili»

Antons G u p py fraß gern M ager-Q uark m it Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Griippy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit WTirst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Auf jedem PC vorhandene Serifenschriften, die für Mengentext geeignet sind

(Times New Roman nur zum Vergleich aufgeführt)

Bin Unterscheidungs- und Lesbarkeitsmerkmal der Schriften ist die mehr oder

weniger starke Betonung der Serife». Deutlichere Serifen geben die Leselinie besser

vor als dezente.

Grotesk

Wer sich mit Groteskschriften beschäftigt, kommt an einer Schrift, nicht vorbei;

Helmtica. Sie war quasi jahrzehntelang die .Hausschrift diverser öffentlicher Einrichtungen

und Großunternehmen. Schauen Sie sich im Stadtbild um, Sie werden

der Helvetica und ihren Varianten Swiss, Univers, Zürich überall begegnen, auf Fir-,

men- und Straßenschildern, Ortstafeln etc, Eines ist ihr nicht abzustreiten: Sie lst

. auch auf Entfernung sehr gut lesbar aufgrund ihrer klaren Linienführung. Aber in

der Korrespondenz und beim Buchdruck sollte man auf diese Allerweltschrift

doch besser verzichten.

Im Standard-Schriftenumfang von Windows und Office finden Sie keine Helve- :

tica, ersatzweise dafür die Arial, eine plumpe Abart der Helvetica, die mit ihren

geschlossenen Formen eine unterbewusste Ablehnung hervorrufen kann. Auch

für serifenlose Brotschriften gibt es bessere Varianten im Standard-Lieferumfang.

' ; i

230


1 04

Durch Farbe bervorheben

«АийГ

Calibri

Corbel

Franklin Gothic

Lucida Sans

Trebuchet

Verdana

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst,

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern M ager-Quark mit Wurst.

Antons Guppy fraß gern Mager-Quark mit Wurst,

A ntons G uppy fraß gern M ager-Q u ark m it W urst.

Auf jedem PC vorhandene Groteskschriften, die für Mengentext geeignet sind

(Arial nur zum Vergleich aufgefühil:)

'

Arial Calibri Trebuchet Verdana

0 0 0 0

e p e ѵёи

c C c с

::Unterscbiede ln der offenen Wirkung üblicher serifenloser Schriften


Text suchen, ersetzen und sortieren

Eine sehr wichtige Funktion beim Bearbeiten größerer Dokumente ist die Suchfunktion.

Damit lassen sich Begriffe und mehr vorgeben, nach denen Word im

Text sucht, dorthin springt und den gesuchten Text markiert.

n .i

Text suchen

Der klassische Weg zur Suche führt über den Such-Dialog, den Sie mit

Ш B e a r b e it e n |S u c h e n oder Istrg|+[T1

Ш St a r t |Su c h e n oder Is trg l+ITI

Ш St a r t |Su c h e n ^ |E r w e it e r t e S u c h e

aufzurufen.

ßiickgängig; Nicht möglich

И _^i jEihi’lcii: Nichtrnógìich

stra*z

iUg.Y

SwiienI çfsçiîw. 1

ДІД!

, . chncirim stfvj»:<

2 0 0 3 -^

. i Röschen

;J Alles іпзгкіегеп StrgtA

Ій : :.5«tan... Sng*F <

ia Ersetzen...

Strg*H

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gçtfeitefn: У^

tíibredien

:h

2010^

Suchen

^ Ir.veituteSuUic г

Gehe'

МщмЬ-Фидгі..) l-.Mm.lna:.] І М Й 5 ^ [ Abttedm

Abb. u .i: Die Such-Dialoge

Im Feld Su c h e n n a c h : tragen Sie den gesuchten Begriff ein. Mit einem Klick auf

W e it e r su c h e n starten Sie die Suche.


Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

Word sucht ab der aktuellen Position textabwärts nach dem gesuchten Begriff,

stoppt, wenn es ihn gefunden hat, und zeigt die Fundstelle mit markiertem Suchbegriffan.

Ist die Fundstelle die richtige, schließen Sie den SuCHBN-Dialog mit einem Klick

auf ^ imd klicken dann in den Text, um die Schreibmarke hierher zu holen.

Trifft die Fundstelle nicht zu, setzen Sie die Suche mit Klick auf W e it b r s u c h e n

textabwärts fort. Word sucht weiter textabwärts und setzt die Suche nach Erreichen

des Textendes vom Textanfang an fort bis zur Schreibmarkenposition.

11.1.1 Suche spezifizieren

1

i'"'

Suchen Sie nicht nur nach einem bestimmten Begriff, sondern einem besonders

formatierten Begriff dann finden Sie nach einem Klick auf E r w e it e r n zusätzliche

Suchoptionen (Abbildung 11.2).

_ _ _

ІЛШІІіг*]—.-

SudioptionGn

Suchsjii j y |

□ Gr oft-/ldelnsdir*lbi)fio beadifai

ED lÿjr genzei Wort tuchen

Ci ßebh^ter verwenden

П Svil. Sdvebwelte (Ensfnch)

ED W^lfortnen sudien ^notsdi}

L C Î .S Î ’ Æ ' V i J i h l i i j ' . â 1 I I S u i t l l T . i n • I

Q Suffi* beachten

ú j bijerpurâcliorezechen ignorieren

(D Letriädien igoorleräi

Sudien

is s o [ 11

Abb. n.z: Bedingungen für die Suche

Wichtig

Die Klammerzusätze (Engiischj bei den Optionen ä h n l . S c h r e ib w e is e und A lle

WORTFORMBN SUCHEN sind ernst zu nehmen. Diese Art der Suche funktioniert ■

nur in der englischen Sprache mit ihren einfachen grammatikalischen Strukturen.

iïi'

11.1.2 Nach bestimmten Eigenschaften suchen

Ein Klick auf Fo r m a t lässt Sie die Suche einschränken auf Wörter, die zudem eine

bestimmte Formatierung aufweisen müssen. Nach Anklicken einer Formatart in

der Liste finden Sie sich im Dialog der entsprechenden Formatierung wieder.

Diese Dialoge bedienen Sie wie beim Formatieren, jedoch formatieren Sie hier

nichf sondern geben Formate als Suchkriterien vor.

2 3 4


n.ì

Text suchen

Wählen Sie z. B. für das gesuchte Wort die Formatart F o r m a t v o r l a g e und dort

ÜBERSCHRIFT I, so findet die Suchfunktion das gesuchte Wort nur, wenn es in

Kapitelüberschriften (= Formatvorlage Ü b e r s c h r if t i ) auftritt. Alle anderen Fundstellen

desselben Wortes werden ignoriert.

Die Formatkriterien sind kumulativ anwendbar, das heißt. Sie können die Suche

sehr spezifisch eingrenzen.

П Platììaliar vermenden

И Batáiaiter «eramden

Z eichen ,., ) Absabmarfce Beliebiges Zeichen ?

Üfasati.., Isbstoppzeidien Zeichen im letek h [ - ]

Tabstapps... Ѳ d b e b ig e s Z e ic h e n Wattanfang <

Sprache... Beliebige Zper W o rte n d e >

£osltipnsTahmen.. Beli ebiger luchstabe Ausdmclt j }

Eormatvoriage... Carel-Zeichen Nicht [!J

H ervo cfieb en 5 Sereicíííhucbsfabe AnzahfVotkommen { , f

ü Absatzbuchstabe Vorkarnmen lo d e t mehr @

Sgaitenumbruch 0 odier mehr Zeichen *

G e v ie rtstrich

G e d a n k sn stfich

Endnätenzeicheri

FeW

В ив n o te n zö c h

T a h sto p p ze ich E rt

Caret-Zeichen

S^aitenwechsel

Geviertstrictii

G e d a n ke n strich

’.■i

Щ

1Ф,

'1

Manueller Zeilemrmbmch

Msnuetfer ^ttenumbrnch

Geschützter Treniistrich

G e scK Πzte s L e s z e ic h e n

Bedingter Trennstrich

Abschrattsumbfuch

Le e rze ich e n

Abb. U.3: Suchoptionen im erweiterten Einstellbereich

Manueller Zeiienüüechsei

Se ite n -/Ä fa sc| in itt5 u m b ra ch

Geschützter Bindestrich

Geschütztes Leerzeichen

Bedingtet Tiennstrich

'1

n.1.3 Nach Sonder- und Steuerzeichen suchen

Die Schaltfläche S o n d e r f o r m a t im erweiterten SucHEN-Dialog irritiert vom

Namen her. Sie hat mit Formaten wenig zu tun. Mit ihr gelangen Sie zu einer Auswahl

von Sonder- und Steuerzeichen, die sich nicht problemlos in die Suchmaske

eintragen lassen.


Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

Es nützt nichts, ein Steuerzeichen als Muster aus dem Text via Zwischenablage^

ins Suchfeld einzufügen. Word trägt in die Suchmaske das Biklschirmersatzzeichen

des Steuerzeichens ein.

Wenn Sie eines der Sonderzeichen anldicken, erscheint im Suchfeld ein zweistelliger

Code, bestehend aus einem Zirkumflex " und einem Buchstaben.

Alternativ lassen sich die Codes auch von Hand eingeben, indem Sie die Zirkumflex-Taste

drücken und den Codebuchstaben direkt folgen lassen.

Benötigen Sie in Ihrer zu suchenden Zeichenfolge einen Zirkumflex, geben Sie

ihn zweimal hintereinander ein. In der Auswahl ist er als Carct-Zeichen aufgeführt.

Suchen per Zeichencode

Word versteht als Suchbegriff auch andere Codierungen. Folgt dem Zirkumflex

eine Zahl, sucht das Programm nach dem Zeichen, dem diese Zahl als ASCII-Zeichencode

im Zeichensatz entspricht. Die ASCII-Codierung erfahren Sie, wenn Sie

in der Symbolauswahl von Ein f ü g e n | Sym bol | (Weitere Sym bole) das zu

suchende Symbol anklicken (Abbildung 11.4).

Wichtig

Stellen Sie in der Liste ganz rechts in der Symbolauswahl auf ASCII (dezimal)

um und ergänzen Sie beim Eingeben die Zahl ggf. mit führenden Nullen auf

vierstellig.

M у W X y ■z { 1 ) e Ï"LÍ Л. k l l .

Д: Ѣ Œ Ì « • TM§ >

ce Ÿ Ф £. n ¥ § 1 « - -

9 d: 0

JÍ, 1

» U ‘Л %

т |ф |^^і¥[ф| Т ^ фГ£і ß I©

___ ..Li»... Діиі.іі iliii . ІІ.ІІ-- .L,.,..—J —^—..Jp.— .L II..I.I Ji - І І.ЧЯТ*

• [ Y|irttrj«íti*tr»5on.Alt+6lrjiC

Ztídiengode: f ïo n i 1«СП (degnai) Q

ï*” ІвлЁІай___

Stxfaenfiach:

Suíhridiltrig nach unten

1 I Sudi«n»»> } 1 i 1

Abb. 11.4: Suchen anhand des Zeichencodes


11.1

T e x t s u c h e n

ПЛ.4 Suchen mit Platzhaltern

Zeiteben

steht für

Beispiele

> ein einzelnes unbekanntes Zeichen,

mehrere ?.^ für eine exakte Anzahl

unbekannter Zeichen

if

mehrere unbekannte Zeichen imbekannter

Zahl

M e?er findet sowohl Meier als auch

Meyer.

M ? ? e r findet Meier, Meyer, Maier und

Mayer, aber auch Maler, Meter etc.

M * e r findet neben den oben genaimten

Meier-Varianten auch Müller, Mutter,

Mittermaier etc.

findet alle Wörter, die auf »ung«

enden; sehr nützlich bei der Schlussredaktion

juristischer Texte!

[abc]

eines der zwischen den eckigen

Klammern stehenden Zeichen

M [ac][iy]er findet alle Meier-Varianten,

keine anderen Wörter.

■ffj

[a-b]

eines der Zeichen aus der alphabetisch

aufsteigenden Reihe zwischen den um

den Bindestrich angegebenen Buchstaben

[a-m ]aul findet faul, Gaul, Maul, aber

nicht Paul und Saul.

К

■гл

-fÄ

[\a-b]

jedes Zeichen, das nicht in der alphabetisch

aufsteigenden Reihe zwischen

den um den Bindestrich angegebenen

Buchstaben steht

{»} das exakt n-fache Vorkommen des vor

der geschweiften Klammer stehenden

Zeichens

[!a-m ]aul findet Paul und Saul, aber nicht

faul, Gaul, Maul.

K a r{2 } findet Karre und Karree, aber

nicht Karte

J

das mindestens n-fache Vorkommen

des vor der geschweiften Klammer

stehenden Zeichens

Sch if{2,}a h rt findet das deutsche Wort für

Nautik in alter und neuer Schreibweise

imd auch Falschschreibungen mit mehr

als drei f.

{n,m}

das n- bis m-fache Vorkommen des vor

der geschweiften Klammer stehenden

Zeichens

S c h if{2 ,j}a h rt findet das deutsche Wort

für Nautik in alter und neuer Schreibweise,

aber keine Falschschreibung mit

mehr als drei f.

@

das beliebig häufig aufeinanderfolgende

Vorkommen des vor dem @ stehenden

Zeichens (einschl. einfach!)

Н е г ф т а п п findet Hermann und

Herrmann.

Tabellen.!: Jokerzeichen für die Platzhaltersuche (Die kursiven Zeichen a, b, c, m und n stehen

für Zeichen- bzw. Zahlenangaben innerhalb der Ausdrücke.)


Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

I-;


Häufig gerät man in die Situation, ein Wort suchen zu müssen, dessen genaue

Schreibweise nicht bekannt ist, zum Beispiel bei den unterschiedlichen Schreibweisen

des Namens »Meier«. Für diese Fälle bietet die Suchfunktion an, nicht die

komplette Buchstabenfolge als Suchbegriff vorzugeben, sondern Platzhalter

genannte Jokerzeichen einzusetzen. Sie finden die Jokerzeichen zur Auswahl per

Klick, wenn Sie bei gesetzter Option P l a t z h a l t e r v e r w e n d e n auf die Schaltfläche

S o n d e r f o r m a t Idicken (siehe Abbildung 11.3).

Alternativ lassen sich die Jokerzeichen auch von Hand eingeben; dazu gibt Tabelle

11.1 eine Übersicht mit Anwendungsbeispielen. Die Option PLATZHALTER VERWEN­

DEN muss auch bei manueller Eingabe gesetzt sein.

11.2 Mit dem Navigationsbereich suchen (Version 2010)

lili’

КЧ;, ‘ Ijjllji!

pïl;i

|t.Jí

In Word 2010 ist die Suchfiinktion zusätzlich zum SucHEN-Dialog Bestandteil des

Navigationsbereichs, den Sie mit A n s ic h t | N a v ig a t io n s b e r e ic h aktivieren.

Über der Dolcumentstruktur gibt es ein Eingabefeld für den Suchbegriff Geben

Sie dort den Suchbegriff ein und Ыіекеп Sie auf das Lupensymbol oder betätigen

Sie nach der Eingabe | |, so werden alle Vorkommen des Suchbegriflfs in der

Strulctur und im Textfenster markiert, sofern die Option ALLES HERVORHEBEN in

den Suchoptionen aktiviert ist.

Navigiüöfi

navi

4 vo n 5 Ü bereinstim m ungen,

y'

' j , a _ _

i ■“■■■ ..'t;

! J 3 Suchen & ersetzen ! ■|S!;

I

t> 3.1 M it dem D ialog Sue,.,,

ЗЗЕгіеиеп

X

¿fô

Optionen,,, Щ щ в

Eiweileite Suche,..

i!ào Ersehen...

«it

Sucheni

fiehezu...

И Gratifcen.

: labeilen

Eoffoeln

A t f , Fußv/Endfloten

¿[ommentare

О & o 6~/Kfcá n s d r d M n 9 b e a d r ta i

П №9anzesWortsudia>

О Elshhdtcr yewenflen

I ¿/vit. sdvi^welse ^hglsdi)

П AiaWortformensucheniEngisd))

® fites hervorheben

D Irdqjemenldie Sudie

Q Prä^beaditen

О âifïix beadilen

О piterpu^nszädien ignorieren

Abb. n.5: Neue Suchfunktion im Navigationsbereich

Um den nächsten oder vorherigen Treffer anzusteuern, klicken Sie auf

neben den Registertabs des Navigationsbereichs.

oder

Ein Klick auf neben dem Eingabefeld klappt eine Auswahlliste auf, ähnlich der

Sprungliste, die beim Klick auf О unterhalb der vertikalen Bildlaufleiste erscheint.

Die E r w e it e r t e Suche führt wiederum zum SucHEN-Dialog.

Eine interessante Option ist die Inkrbm entblle Su c h e, die keiner Bestätigung nach

Eingabe bedarf, sondern schon mit Eingabe des ersten Zeichens in der Suchmaske

startet und mit jedem weiteren Zeichen die Darstellung der Treffer aktualisiert.

238


11.3

Ersetzen

Sehr

Schreib

ІОЦ-: -

'Шв

X

T

^rgjrÿlljin ,

L j^ E ijfiîS ç n Oiier...

№ ^г||£^п^дпч,

JÌ!(tjgrs|hijbWu.i.

liiî^eÿvepfhjsBfn

È‘.^ ÿ Vejscbtebiçn S t..

j5,3 t^ is ^ s ig e r t ij,

Kon^'mSbûÿnd,.,

J

ДА-К' en

Abb. n.6: Inkrementelle Suche

66 flbsrem stîtnm ungsn,

1 fgÍfi]

IЛ‘г ,


1 1 T e stiln p ê b e u n o d i,.^

t- I Д .І йг!|О 0 i l l jd d îu . ;

b 1.іДМагМегепип„4

■‘ :'evtve'>c"mcTi.

Вкізг«и;йіій?я;

>1-.г.?Ѵег5с1ііеЬе[і5Ь./

_l,23 WlssMSVsIrtei,, i

1Ai ,3 Kontextraenfliund... i

! И1еМ(и15ушйоН.„ I

Is 1,4 Anslthten I

39 flbereim tim w uiigen,

іТІІ'н]

m rff'

— 1^1

_ 4 l.b t6 x t.tîrg e b p .n u n d

i> ^ _ s i.t-0 n fû g e n Oder..."

^ lU . l^ ç f k ie r e n un..,

Ì 4 1.2Texfeverschieben u... ^

verschieden

; > 1.2 .2 V ersch ie be n s t„.|

i-|.2.3 W U sensw ette,,.

I 4 l.S Kontextmenü und... i

I Dle;Minisymboll,.. |

i 4 1.4 Ansichten

n.3 Ersetzen

Die Erweiterung der Suchfunktion ist das Ersetzen, also ein Austausch eines

gefundenen Begriffs gegen einen anderen.

Sie benötigen dafür den Dialog Su ch en und Ersetzen, in dem Sie das Register

Ersetzen öffnen.

Ш

Bearbeiten [ Ersetzen oder fstrg І+ГШ

Start | Bearbeiten Ersetzen oder (Іггд і+Гні

Die grundlegende Bedienung der Ersetzen-Funktionen ist identisch mit der Suchfunktion.


WJ ^

Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

■'

Im Feld SUCHEN n a c h : tragen Sie den gesuchten Begriff ein, im Feld ERSETZEN

DURCH: den neuen Begriff. Mit einem Klick auf WEITBRSUCHBN starten Sie die

Suche.

Bei der Behandlung der Treffer gibt es eine Besonderheit gegenüber der Suchfunktion:

■ Ein Klick auf WEITERSUCHEN übergeht den Treffer beim Ersetzen.

■ Ein Klick auf ERSETZEN ersetzt den Treffer durch den neuen Begriff und

springt sofort zum nächsten Treffer weiter.

■ Ein Klick auf A lle ersetzen wandelt alle Treffer ohne Nachfrage in die Neufassung

um.

Die erweiterten Suchoptionen sind nach einem Klick auf Er w eitern auch für das

Ersetzen vorhanden und lassen sich ohne Einschränkung für den Suchbegriff verwenden.

l|i|lMiijui|ili!!il

W -',:'(!liii*!!|

If,:;;

іІаізйр|Й?

ifeshjliiiá

pl'JVí;'!':

11.3.1 klein- und Gi'oßschi’eibung beim Ersetzen

IClein- und Großschreibung wird beim Ersetzen an die Schreibweise des gefundenen

Begriffes angepasst. Ein Suchbegriff »ersetzen« mit dem Ersatzbegriff »austaugchen«

ersetzt »Ersetzen« durch »Austauschen« und »ersetzen« durch

»austauschen«.

Aber: Eine Suche nach »Maß« mit dem Ersatzbegriflf »Bierhumpen« ersetzt

»Maß« durch »Bierhumpen«, aber auch das Verb »maß« durch »bierhumpen«.

Um dem zu begegnen, müssen Sie in den erweiterten Optionen die Suchbedingung

G r o ss- u n d Kl e in sc h r e ib u n g b ea c h ten aktivieren. Damit wird als Treffer

nur gewertet, was exakt der Schreibweise im Feld Su c h e n n a c h : entspricht.

11.3.2 Ergänzen Statt ersetzen

Gelegentlich muss ein Suchbegriff nicht ersetzt, sondern ergänzt werden. Haben

Sie z. B. beim Schreiben Ihres Textes mehrfach nur den Hauptautor einer Quelle

angeführt, möchten diesen Hinweis in der Endfassung aber um »und andere«

ergänzen, geben Sie im ERSETZEN-Feld zunächst ein ein, gefolgt vom Ergänzungstext,

im Falle des Beispiels also: »'& und andere«. Word lässt dann den Suchbegriff

an den Fundstellen stehen und trägt die Ergänzung nach.

11.3.3 Formatierungen ersetzen

Mit der Ersetzen-Funktion ist es auch möglich, bestimmten Texten eine andere

Formatierung zuzuweisen. Geben Sie dazu im Feld Ersetzen d u r c h denselben

Text ein wie im Feld Su c h e n n a c h , lassen aber die Schreibmarke dort stehen und

wählen in der Auswahl der Schaltfläche Fo r m a t jene Formatierungen aus, die

240



F

114

Recherchen anstellen

dem Suchtext zugewiesen werden soll. Die Formatierungsänderungen werden

unterhalb des Feldes Ersetzen d u r c h angezeigt.

Ebenso lässt sich in einem Arbeitsgang ein Text durch einen anderen, auch anders

formatierten Text ersetzen.

11.4 Recherchen anstellen

Neben der internen Suche gerät man beim Abfassen von Fachliteratur oft in die

Situation, Nachschlagewerke zu Rate ziehen zu müssen. Mit

Ш

Extras ] Rec h e r c h ie r e n

Ü berprüfen I Rec h e r c h ie r e n

haben Sie aus Word heraus direkten Zugriff auf mehrere Nachschlagewerke, zum

Beispiel, auf die hauseigene Suchmaschine Bing.

Für sprachliche Recherchen bietet Word in

Ш

Extras | Rec h e r c h ie r e n

ШШÜ berprüfen | T h e s a u r u s und Ü b ersetzen

zwei Hilfsmittel an.

м _

__

__

P Ніеииги: Uul)4i ptuftttfarri) __

è BlntialcfWertcitiKA

Шй EXIRAS I R£CHEaCHl&eEH

ШШХкЕВРКОЕЕМІ

haben Sie aus W ord heiaus A 'iddea

A*

Д }.

І0Ш

^ г«тччпч>п

g, twtm-

іЬіММІмме ^

«tvAev

Mt*! л>*

0»bt/tl **

аЬепеШлШ

2XAl«ltcch9che-m!i^

lb«rsMlon(2}.

1. ^ бег (Shreim rten iverfa

2. lnatiiKi^ÜUVIti__________

^/!Sb$i^2af|*-«iui4nd(9tnioMwentflnMg.‘De'Te‘ ^

{■иБп8Іі(о»ііЬеое(гІ«гигіе,тпі\ѵі>ЫаисЬ^е-^&і^

Abb. n.8: Recherchieren, Synonyme suchen und übersetzen, rechts als Kontextfunktionen

11.4.1 Thesaurus

Eine Frage guten Schreibstils ist das Vermeiden von Wiederholungen derselben

Begriffe in kurzen Abständen. Das wird in einem wissenschaftlichen Beitrag

wegen der Fachbegriffe häufig nicht gelingen, aber für landläufige Begriffe sollten

Sie Wiederholungen vermeiden. Dabei hilft Ihnen der Thesaurus. Dieses Synonymenlexikon

erscheint beim Aufruf im Aufgabenbereich Rec h er c h ier en am rechten

Fensterrand und bietet Ihnen Wörter an, mit denen das Wort, in dem Ihre


Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

Schreibmarke gerade steht, ersetzt werden kann. Ein Klick auf das geeignete Synonym

ersetzt das Wort im Text durch dieses.

11.4.2 Übersetzen

Eines kann Word nicht: Ihren kompletten Text in eine andere Sprache übersetzen

- zumindest nicht vernünftig. Der Test, mit dem dieser Absatz ins Englische übersetzt

wurde, wird wohl auch die größten Babelfisch-Optimisten überzeugen.

:і;І

Ь і п з

T ra n s la to r

Startseite 1 Benutzer ¡ Entwickler 1 W ebm aster ! Hilfe

Ati»9an0ssprecti9; EngtscA (Aulo-Erkennt)

ZteltpracAe: Dm UcA

"•il

One СЗП noi word; translate Из full tsidin another language • at teasing

sensibly. The lest, wl№ which Ms paragraph has been translated telo

English, will comencé also the largest Babai nsh optimists.

lis ^Viederflebeü

Man kann ni^l Wort Ober&etœn seiner vollsl^digan Ted In eliter ander«)

Spradie • mindestens nlchtvemiteilig. Der Tesi, niit dem dieses Absatzes In

Englisch, Qbeisetzl v/orden ist vdrd audi tSe ^ößten Babel Fish OpSmlsten

flbeizeugen.

Тбх( Oder W ebs& len-U RL оіпдвЬво

Beweituns: ^


11.5

Text sortieren

n .5

Text sortieren

Word vermag Text alphabetisch zu sortieren. Eine gewisse Grundstruktur ist dafür

erforderlich, wie Sie in den folgenden Unterabschnitten sehen.

Wichtig

”JDer zu sortierende Textbereich muss markiert sein; ist nichts markiert, sortiert

p^örd den kompletten Text.

Bei der Sortierung wird folgende Reihenfolge eingehalten;

1. Sonderzeichen in dieser Reihenfolge; | ~ + < = >

2. Buchstaben, wobei Umlaute nach den Grundbuchstaben und ß nach s kommen,

3. Zahlen, wobei römische Zahlen unter den Buchstaben I, V, X etc. eingereiht

werden.

Hinweis

l^ümmerierte Listen werden nicht nach der Nummerierung, sondern nach den

pÀnfahgsbuchstaben der Absätze sortiert; die Absätze nehmen dabei die Numme-

|rierungmit,

Zur Unterscheidung von Groß- und Kleinbuchstaben beim Sortieren gibt es in

den Optionen zum Sortier-Dialog einen Schalter G r o s s-/K lein sc h r eib u n g

BEACHTEN.

.S

Р І Ш І . '

s a

-

Socliefen n ach

[ m l “ ....Н-тда

' Ь а п п л а с Ц

. 1 И T íS B

D a n a c h

(f) Aufstdgend^

О Absteigend

(§) Aufstgigend

Absteiigend

Felder tramen bel

О/ИЙет«! |- ]

|Ш|

О ©■dÔT^ànsdveibung beachten

: [ h l Агр>

Mdfie lista enthält

©Öbergdvift: ^ ideine iberschrift

‘ Abstögend

^rba^adie

paitsch (Deuted^nd)

Ж ' -Г;1I "

Ш

Jtómechen

Abb. u .io : Sortiereinstellungen


Kapitel 11

Text suchen, ersetzen und sortieren

11.5.1 Tabellen sortieren

Für tabellarisch erfasste Texte ist eine solche Sortierung am ehesten als sinnvoll zu

erachten.

Um die Zeilen in einer Tabelle zu sortieren, rufen Sie die Sortierfunktion in

Ш

Ta b e l l e | S o r t ier en

0 i ! l

1 V.

Ш S Ta b e l l e n t o o l s, Registerkarte Fo r m a t | S o r tier en

auf.

Sie legen im Sortier-Dialog fest, in welcher Spalte die Sortierkriterien stehen und

nach welchem Inhaltstyp zu sortieren ist, klicken anschließend auf [~5 f 1 und

schon wird die Tabelle dementsprechend umsortiert.

Word 2 0 0 3 verfügt in der Symbolleiste Ta b e l l e n u n d Ra h m e n über zwei schnelle

Sortierfunktionen: Markieren Sie eine Spalte Ihrer Tabelle und klicken dann auf

eine der Schaltflächen iU Sl . so wird die Tabelle anhand der markierten Spalte

sortiert. ■'

..

tii;

l i ’'iiV;

Vorsicht

Zellen, die Berechnungsfelder enthalten, begrenzen die Sortierung, damit der

Bezug nicht verloren geht.

11.5.2 Strukturierten Text sortieren

Liegt ein Text in strukturierter Form vor, z. B. indem in jèdem Absatz dieselben

Trennzeichen zum Abgrenzen unterschiedlicher Sachverhalte benutzt werden, so

kann dieser auch sortiert werden. Word betrachtet dermaßen strukturierte Texte

als Tabelle und wendet dieselben Sortierfunktionen darauf an.

Ш

Ta b e l l e | S o r t ier en

Ш Ш St a r t , Gruppe A b s a t z | S o r t ie r e n izl.

.'i.'

Im Dialog T ext s o r t ie r e n geben Sie anstelle der Spalten als S o r t ie r s c h l ü SSEL

die Position des Sortierbegriffs im Absatz an (siehe Abbildung ii.ii). Die OPTIO­

NEN erlauben Ihnen, das Trennzeichen frei zu wählen. Üblich sind Tabstopps oder

Semikola.

244


п.5

T e x t s o r tie r e n

3 5 0 45И 44П

S c h u lz e n

З З П

Ц П

9C P

X c h r a a n tf * 22П 56Q 87Ö

SöHjerapiienm '

Fddff tremen bd

« т а

K r a u s e n 8« 76И 9^

S c h m i d t ^ 778П

Stx^eren nach

о bufere: j- J

StftìermflonQi

Ш Ffc? ^Rlte SOI Cosi

Q

beshten

p ( ¡ i l c l t , 7/ S ,Q , 55H

Abb. n .n : Sortieren strukturierten Textes

11.5.3 Text nach Überschriften sortieren

Gerade im wissenschaftlichen Bereich kommt es häufiger vor, dass für ausführliche

Erläuterungen zu Stichworten im Stil eines Glossars eine tabellarische Darstellung

zu platzgreifend wäre, weshalb die erläuterten Stichwörter als Überschriften

vorangestellt werden.

Word vermag Text nach Absätzen zu sortieren, doch würden Überschriften und

'zugehörige Texte bei der Sortierung auseinandergerissen.

Um dieses Handicap zu umgehen, wechseln Sie in die Gliederungsansicht.

1. A n s ic h t | G lie d e r u n g

2. Mit E b ene An z e ig e n reduzieren Sie die Darstellung auf die Überschriftenebene,

die die zu sortierenden Stichwörter enthält.

3. Markieren Sie die Liste der zu sortierenden Stichwörter.

4. Ш Ta b elle |, S o r t ier en

Ш Ш St a r t , Gruppe A b s a t z | S o r t ier en Ш }

Word sortiert nun die Überschriften und nimmt bei der Sortierung die zu den

"Überschriften gehörenden Texte mit.


Fließtext ergänzen

Nur selten kommt man in die Verlegenheit, reinen Text

zu verarbeiten. Wissenschaftliche Veröffentlichungen

jedweder Art sind mit Tabellen, Grafiken und Bildern

angereichert - manchmal auch überladen.

Beim Einfügen solcher Zusatzinformationen in den Text

gibt es Stolperfallen zu beachten. Word macht es den

Anwendern von jeher nicht leicht dabei, was aber insoweit

zu entschuldigen ist, dass Word halt ein Textprogramm

ist, kein Layout- oder Satzprogramm. Für Word

hat erste Priorität der Fließtext, der Rest ist Beiwerk, das

mal recht, mal schlecht mitverwaltet wird.

Wenn Sie sich diese primäre Orientierung des Programms

immer vergegenwärtigen, sind manche der

unangenehmen Überraschungen zwar immer noch

ärgerlich, aber durchaus verständlich.

Kapitel 12

Aufzählungen und nummerierte L isten............... 249

Kapitel 13

Tabellen.....................................................................267

Kapitel 14

Bilder und Grafik......................................................301

Kapitel 15

Form eln................................................................... 327

Kapitel 16

Abbildungs-, Tabellen- und Formelunterschriften 335


Aufzählungen und nummerierte

Listen

In Fachtexten kommt man selten um Aufzählungen oder nummerierte Listen

herum. Word bietet dazu eine vielfältige Unterstützung, doch leider sind einige

Automatismen für unerfahrene Benutzer nicht gleich eingängig. Außerdem sind

die Bezeichnungen Aufzählung, Nummerierung, Gliederung und Liste ein wenig

willkürlich eingesetzt.

■ Liste ist der Oberbegriff für Aufzählungen und Nummerierungen, zugleich

auch Name der einschlägigen Formatvorlagen.

■ Als Aufzählungen werden in Word nicht nummerierte Listen bezeichnet, deren

Absätze durch Aufzählungszeichen eingeleitet werden, um den Neubeginn eines

Elements der Aufzählung zu kennzeichnen, so wie in diesem Textteil.

■ Nummerierungen sind Listen, bei denen jedem Absatz eine laufende Nummer

vorangestellt wird, weil die Elemente der Liste einer bestimmten Reihenfolge

zuzuordnen sind.

■ Mit Gliederungen sind nummerierte Listen gemeint, die nicht linear aufeinanderfolgend,

sondern in verschiedenen Ebenen hierarchisch nummeriert sind -

die Nummerierungsform in vussenschaftlichen Arbeiten schlechthin.5°

Die Automatik für Aufzählungen und nummerierte Listen ist eine wichtige

Arbeitserleichterung in allen Formatierungen, die eine Struktur benötigen, angefangen

von der nummerierten Liste über Kapitel-Überschriften bis hin zu Bildrmterschriften.

Ohne deren Automatisierung wäre jedes nachträgliche Einfügen

oder Verschieben mit großem manuellem Änderungsaufwand verbunden.

Hinweis

p/ofd bringt Formatvorlagen für Nummerierungen mit, die Ihnen die Arbeit

férleichtern können. Mehr dazu finden Sie in Abschnitt ia.3. Zunächst geht es in

|jdiesem Kapitel um die Unterstützung durch die Aufzählungs- und Nummerie-

|;tüngsfunktionen.


I t .ü

Kapitel іг

Aufzählungen und nummerierte Listen

Außtählungen - wann?

Aufzählungen dienen dazu, Texte zu strukturieren und Zusammenhänge leichter

lesbar zu machen. Dies ist vor allem dann hilfreich, wenn in einem Satz verschiedene

Varianten eines Sachverhalts gegenübergestellt sind oder ein verschachtelter

Satz zwecks besserer Übersichtlichkeit strukturiert werden soll.

Щ іе A u fw e n d u n g e n fü r U n te rk u n ft un d V e rp fle g u n g s in d fü r h ö c h s te n s d re iu n d z w a n z ig K a le n d e rta g e e in ­

s c h lie ß lic h d e r R e ise ta g e b is zu m B e tra g vo n 1 6 E u ro t ä g lic h , fü r B e g le itp e rs o n e n v o n S c h w e rb e h in d e rte n ,

d e re n N o tw e n d ig k e it b e h ö rd lic h fe s t g e s t e llt is t , b is zu m B e t ra g v o n 1 3 E u ro t ä g lic h , so w e it d ie A u fw e n d u n ­

g e n ü b e r 1 2 ,5 0 E u ro t ä g lic h h z w . 1 0 E u ro t ä g lic h fü r d ie B e g le itp e rs o n h in a u s g e h e n , b e ih ilfe fä h ig .

D ie A u fw e n d u n g e n f ü r U n te rk u n ft u n d V e rp fle g u n g s in d f ü r h ö c h s te n s d re iu n d z w a n z ig K a le n d e rta g e e in ­

s c h lie ß lic h d e r R e ise ta g e b is zu m B e tra g v o n 1 6 E u ro t ä g lic h ,

• f ü r B e g le itp e rs o n e n v o n S c h w e rb e h in d e rte n ,

• d e re n N o tw e n d ig k e it b e h ö rd lic h fe s t g e s t e llt ist,

Ü'‘

• b is zu m B e tra g v o n 1 3 E u ro t ä g lic h ,

• s o w e it d ie A u fw e n d u n g e n ü b e r 1 2 ,5 0 E u ro t ä g lic h

• b z w . 1 0 E u ro t ä g lic h f ü r d ie B e g le itp e rs o n

• h in a u s g e h e n ,

b e ih ilfe fä h ig .

Abb. i2.i: Mit Aufzählungszeichen und Einzügen strukturiert = besser verständlich

Der in Abbildung 12.i exemplarisch zitierte Satz aus einer Rechtsvorschrift ist in

Fließtextform verwirrend und kaum verständlich. Die Struktur mit Einzügen und

Aufzählungszeichen verdeutlicht die ineinander verschachtelten Bedingungen.^^

Selbst in nicht so komplexen Zusammenhängen kann eine Entzerrung des Textes

in mehrere Zeilen mit Aufzählungszeichen hilfreich sein.

Hauptsignale zeigen die Signalbilder HpO - rot - Halt, Hpl - grün - Freie Fahrt

und Hp2 - gelb - Langsamfahrt.

Hauptsignale zeigen die Signalbilder

• HpO - rot - Halt,

• Hpl-grün-Freie Fahrt und

• Hp2 - gelb- Langsamfahrt.

HpO rot Halt

H p l grün ¡ Freie Fahrt

Hp2 gelb Langsamfahrt

Abb. 12.2: Vergleich zwischen Fließtext, Aufzählung und Mini-Tabelle

5’- Noch besser wäre es in dem zitierten Fall allerdings, daraus zwei Sätze zu machen.

250


Vollautomatische strukturierte und nummerierte Listen

Aufzählungen sind also immer dort angesagt, wo eine Darstellung im Fließtext

unübersichtlich wird, aber eine tabellarische Darstellung zu weit führte.

Aufzählungszeichen - welche?

Word ist so eingerichtet, dass Sie jedes beliebige Zeichen, das die auf Ihrem Computer

installierten Schriftarten hergeben, als Aufzählungszeichen verwenden

könnten (siehe Abschnitt 12.2.1). Die Anzahl der für Fachtexte verwendbaren Aufzählungszeichen

ist weit geringer. Verzichten Sie auf sehr auffällige oder allein für

sich aussagekräftige, weil symbolhaft interpretierte Aufzählimgszeichen. Beschränken

Sie sich auf einfache geometrische Formen oder mit dem Text im Ein-

Idang stehende Symbole.

Bei der Auswahl der Aufzählungszeichen seien besonders die Schriftarten M a r-

LBTT, W in g d in g s und W bbd in g s empfohlen.5^

.eideh Sie Pfeüe als Aufzählungszeichen! Pfeile sind zu reservieren für beson-

^.fflVs wichtige Passagen, auf die das Auge des Lesers gelenkt werden soll. Wenn

^Ip 'Stähdig Pfeile als Aufzählungszeichen verwenden, begeben Sie sich eines

^auffälligen Symbols für Besonderheiten,

Vollautomatische strukturierte und

nummerierte Listen

Die Assistenzfunktionen sind versionsübergreifend dieselben, doch die Logik,

wann die AutoKorrektur zuschlägt, unterscheidet sich.

Ш

Geben Sie am Beginn eines neuen Absatzes einen Bindestrich, dann einen

Leerschritt und dann Text ein, schließt die AutoKorrektur daraus, dass Sie

eine Aufzählung zu schreiben gedenken, und bietet ihre Unterstützung an,

indem sie diesen Absatz umformatiert, sobald sie ihn mit И beschließen.

Geben Sie am Beginn eines neuen Absatzes einen Bindestrich und dann

einen Leerschritt ein, schließt die AutoKorrektur daraus, dass Sie eine Aufzählung

zu schreiben gedenken, und bietet ihre Unterstützung an, indem

sie diesen Absatz sofort umformatiert.

5“’ Ein weiterer empfehlenswerter Symbolzeichensatz trägt den Namen M artin Vogels Symbole und

enthält zahlreiche technische Zeichen. Sie können ihn als Freeware aus dem Netz beziehen;

www.marvosym.de.


Kapitel 12

Aufzählungen und nummerierte Listen

I. Die Funktion AUFZÄHLUNGSZEICHEN in der Symbolleiste Format bzw. in der

Registerkarte Start, Gruppe Absatz, wird aktiviert,

a. Der Text wird mit hängendem Einzug eingerückt.

3. Der Leerschritt nach dem Bindestrich wird in einen Tabsprung umgewandelt.

Jeder folgende Absatz wird genauso formatiert, bis Sie die Aufzählung durch

Abschalten der Funktion AUFZÄHLUNGSZEICHEN beenden.

(s ii

Hinweis

Diese Automatik reagiert auch auf weitere Zeichen: Ein * am Zeilenbeginn wird

zu •, zwei Bindestriche - werden zu ■ und ein > wird zu >.

V -’ ! ^ I 4 Í i H . IftaBbCcDcj AaBbCcDt A

Ш ^ ^ j Í Ш ^ I i t s ta f id a tin lUfeïnlee.., ЦІ

: , j # i Й І

C

f c i î = ’ i

Geben-Sie-atTTBeginn-eines-tieueiTAbsatzes-


I

Vollautomatische strukturierte und nummerierte Listen

- lE " Í ^ i ö l i |

1^ S Ш 1î^’' I â S ’

1.11

Absatz

t ■l ' l'J [I '3 ‘.I '4 '1^

Abb, 124: Automatische Listennummerierung

iBei der Auslegung, ob die einleitenden Zeichen Ordnungszahlen sind, ist Word

,’schi freizügig; die Automatik spricht auch auf die Buchstaben a und A an. Bin

,igrbßes'I oder Meines i wird zur Binleitung für eine römisch gezählte Liste, Auch

'¿iè Kennzeichnung als Ordinalzahl ist flexibel, die Automatik funktioniert m it.,

und;(:). ;

Wichtig

■’Diese Nurnmerierungsaulomatik spricht nur an, wenn der Startwert i, a, A, i

'öder I ist. Höhere Werte werden ignoriert.

iz.t.T Automatik abschalten

Die Automatik lässt sich zurücksetzen, indem Sie nach der Umwandlung m it dem

Mauszeiger auf das blaue Rechteck unter dem Strich weisen, dann die Schaltfläche

@ ankliclcen und Rückgängig: Autom atische Aufzählung/N um m erie-

RUNG wählen.

Schneller geht es mit I strg |н-1П .

Dauerhaft abzustellen ist diese Automatik ebenfalls mit dem Smarttag @, das

Ihnen anbietet, diese Korrektur - und dem Befehl autom atisches Erstellen von

Aufzählungen deaktivieren.

Wollen Sie die Automatik wieder einschalten, wechseln Sie in die AutoKorrektur-

Optionen

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