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ITEBO ganz nah Ausgabe 2015 02

Kundenmagazin der ITEBO-Unternehmensgruppe

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das kundenmagazin der<br />

01/<strong>2015</strong><br />

<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

Das Magazin der <strong>ITEBO</strong>-Unternehmensgruppe<br />

Government<br />

Vergabe<br />

e<br />

Akte<br />

Services<br />

Payment<br />

Rechnung<br />

<strong>ITEBO</strong>:<br />

Die E-Trends 2016<br />

bereits fest im Blick<br />

Portfolio:<br />

Das neue Bundesmeldegesetz<br />

Im Portrait:<br />

Holger Richard


Impressum<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH <strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

Das Magazin der <strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

Herausgeber<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

Dielingerstraße 39/40<br />

49074 Osnabrück<br />

Tel.: 0541 9631-0<br />

info@itebo.de · www.itebo.de<br />

Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf<br />

Redaktion<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

Konzeption, Layout<br />

eyeson advertising GmbH, www.eyeson-advertising.de<br />

Texte<br />

Andreas Wenk, Kathrin Sieber, Klaus Steinbrecher & <strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

Fotos<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH, iStockfoto, Peter Gürtler<br />

Druck<br />

exakt, Osnabrück<br />

Erscheinungsweise/Auflage<br />

3x jährlich, 2.500 Exemplare<br />

<strong>02</strong>


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

INHALTSVERZEICHNIS<br />

4/5<br />

AUF EIN WORT<br />

IT-Trends<br />

6/7<br />

AUF EIN WORT<br />

Christopher Linke,<br />

Infoma Software Consulting GmbH<br />

8/9<br />

ALL ABOUT IT I<br />

„ITeBAU, eine vielseitige Lösung<br />

aus der Praxis für die Praxis”<br />

10/11<br />

ALL ABOUT IT II<br />

Marienmünster setzt auf<br />

<strong>ITEBO</strong>-Rechenzentrum<br />

12/13<br />

TITELTHEMA<br />

Die E-Trends 2016<br />

bereits fest im Blick<br />

14/15<br />

PORTFOLIO<br />

Das neue Bundesmeldegesetz<br />

Government<br />

Services<br />

Payment<br />

e<br />

Vergabe<br />

Akte<br />

Rechnung<br />

19<br />

IM FOKUS<br />

Die Sache mit der EU<br />

20/21<br />

IM PORTRAIT<br />

Holger Richard,<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

03


AUF EIN WORT<br />

PROF. DR. JÜRGEN STEMBER<br />

Hochschule Harz, Fachbereich Verwaltungswissenschaften, Dekan<br />

04


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

VORWORT<br />

IT TRENDS<br />

Es ist gar nicht so leicht, sich in der stärker<br />

digitalisierten und veränderten Welt zurecht<br />

zu finden. Das ist nicht einfach für die einzelnen<br />

Menschen, aber auch nicht einfach für die<br />

Verwaltungen, deren digitaler Rückstand von gefühlten<br />

zehn Jahren in Deutschland immer wieder<br />

Anlass zu Kritik gibt.<br />

Neben zahlreichen organisatorischen, technischen<br />

und gesellschaftlichen Problemen sind es auch<br />

rechtliche Restriktionen, die rasche Erfolge des<br />

E-Governments in der Vergangenheit<br />

behinderten. Auf Bundesebene sieht man sehr<br />

deutlich die unterschiedlichen Richtungen des<br />

E-Government-Einsatzes: Pull-Faktoren durch<br />

Förderprogramme, zum Beispiel in Form der insgesamt<br />

acht E-Government-Modellkommunen<br />

in Deutschland, die bei entsprechenden Projektierungen<br />

gefördert werden; andererseits Push-<br />

Faktoren durch aktuelle gesetzliche Vorgaben.<br />

So hat der Bund seit dem letzten Jahr mit dem<br />

E-Government-Gesetz entscheidende Impulse<br />

gesetzt, die den Einsatz technischer Lösungen<br />

ermöglichen, fördern und verbindlich vorschreiben.<br />

Das E-Government-Gesetz soll<br />

der elektronischen Verwaltungsarbeit in der<br />

deutschen Behördenlandschaft nachhaltig<br />

zugutekommen. Dadurch soll es Bund, Ländern<br />

und Kommunen ermöglicht werden, einfache,<br />

zielgruppenorientierte, nutzerfreundliche und<br />

effiziente elektronische Verwaltungsdienste<br />

anzubieten. Das E-Government-Gesetz schafft<br />

damit Voraussetzungen für zeit- und ortsunabhängige<br />

Verwaltungsdienste. Förderprogramme<br />

auf der einen und gesetzliche<br />

Initiativen auf der anderen Seite gehören somit<br />

eng zusammen.<br />

Doch nicht nur auf Bundesebene wird diese<br />

Strategie umgesetzt, auch in Europa werden<br />

ähnliche Instrumente genutzt. Gerade Verordnungen<br />

werfen immer wieder ihre langen Schatten<br />

voraus, so aktuell für die digitale Form der<br />

Vergabe von öffentlichen Aufträgen (eVergabe).<br />

Die neuen EU-Vergaberichtlinien verpflichten<br />

öffentliche Auftraggeber und Bewerber/Bieter<br />

auch in Deutschland zum digitalen Austausch von<br />

Informationen auf allen Stufen des Vergabeverfahrens<br />

bis 2016 und üben so nicht unbeträchtlichen<br />

Druck auf die Digitalisierung eines für die<br />

Europäische Union und den Bund gleichermaßen<br />

wichtigen Bereichs aus.<br />

Nicht nur bei den bislang genannten Projekten<br />

ist die Standardisierung ein großes Thema, wie<br />

der jüngste Bericht „IT-Standardisierung in der<br />

öffentlichen Verwaltung” des Kompetenzzentrums<br />

Öffentliche Informationstechnologie aus<br />

diesem Jahr unzweifelhaft darstellt. So wurde<br />

auch bei der Einführung der elektronischen<br />

Rechnung ein neues Format mit dem prägnanten<br />

Namen „ZUGFeRD” erarbeitet. Es soll<br />

künftig den Austausch strukturierter Daten<br />

zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger<br />

gewährleisten und damit eine wichtige<br />

Voraussetzung dafür sein, dass bei der Nutzung<br />

der elektronischen Rechnung bürokratische<br />

Hürden, sowohl für Unternehmen als auch für<br />

die Bürger, weiter abgebaut und Kosten gespart<br />

werden können.<br />

Aber auch zahlreiche andere, ebenfalls aktuelle<br />

Trends, wie z. B. Cloud-Computing, Open/Big<br />

Data, die Vernetzung von „IT-Inseln”, Mobile Government,<br />

Social Media und vor allem die <strong>ganz</strong>e<br />

Thematik der sogenannten „Cybersicherheit”,<br />

stellen die Verwaltungen nicht nur vor quantitative,<br />

sondern auch vor mehr qualitative Herausforderungen.<br />

Wer soll sich in den zunehmend von<br />

Finanzkrisen, demografischen Herausforderungen<br />

und Fachkräftemangel geprägten Verwaltungen<br />

mit diesen Themen beschäftigen und professionelle<br />

Lösungen erarbeiten? Welche Prioritäten<br />

sollen in einer dynamischeren Systemumwelt<br />

gesetzt werden? Und nach welchen Kriterien? Wie<br />

kann man die Auswirkungen der neuen IT sinnvoll<br />

und pragmatisch erfassen und wie ihren Nutzen<br />

für alle Beteiligten beurteilen und bewerten?<br />

Diese Fragen können mittlerweile kaum noch Experten<br />

valide beantworten, sodass viele Akteure<br />

gerade auf kommunaler Ebene sich wieder auf<br />

ihre eigenen Ziele und Besonderheiten zurückgeworfen<br />

sehen. Nur eines erscheint in dieser<br />

Welt wachsender Unsicherheiten noch als sicher:<br />

Anderen geht es mindestens genauso und so<br />

liegt ein zentrales Lösungsszenario <strong>ganz</strong> offenkundig<br />

in einem sehr traditionellen Ansatz, der<br />

Kooperation. Und gegen eine verstärkte Zusammenarbeit<br />

der Verwaltungen kann man aufgrund<br />

der zahlreichen Probleme kaum mehr geeignete<br />

Argumente finden.<br />

05


AUF EIN WORT<br />

INFOMA SOFTWARE CONSULTING GMBH ZUM THEMA E-RECHNUNG<br />

INTERVIEW MIT CHRISTOPHER LINKE<br />

Christopher Linke, Wirtschaftsjurist LLM. (Com.)<br />

ist Projektleiter Anforderungsmanagement &<br />

Individuallösungen bei der Infoma Software Consulting<br />

GmbH.<br />

Herr Linke, die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom<br />

16.04.2014 verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber<br />

zur An<strong>nah</strong>me und Verarbeitung elektronischer<br />

Rechnungen bis zum Jahr 2018. Allerdings<br />

hat sich die EU noch nicht auf ein Datenformat<br />

festgelegt. Welche Formate gibt es aktuell<br />

und lohnt es sich, evtl. zu warten?<br />

Derzeit wird in Deutschland das sogenannte<br />

ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums<br />

elektronische Rechnung Deutschland) stark<br />

diskutiert. Im Gegensatz zu anderen Formaten<br />

hat der Nutzer hier sowohl die maschinell verarbeitbaren<br />

Daten als auch eine visuelle Darstellung<br />

in einer Datei.<br />

„AUS UNSERER SICHT HAT DIE<br />

ELEKTRONISCHE RECHNUNG<br />

NOCH NICHT DEN STELLENWERT,<br />

DEN SIE EIGENTLICH VERDIENT.”<br />

Infoma hat dieses Format bereits implementiert<br />

und gehört zu den Unterstützern des Forums.<br />

Letztlich ist das Format jedoch nur von nachgelagerter<br />

Bedeutung für die tägliche Arbeit.<br />

Moderne Verwaltungsfachverfahren, wie newsystem,<br />

werden die jeweils nötigen Formate implementieren.<br />

Entscheidend für ein erfolgreiches<br />

e-Rechnungsprojekt wird die nötige Prozesskompetenz<br />

sein. Die kann aber bereits heute zum<br />

größten Teil in der Verwaltung durch moderne<br />

Kontierungsprozesse Einzug halten – sei es mit<br />

hilfe eines Kontierungsworkflows (KWF) oder<br />

eines elektronischen Anordnungswesens (eAO).<br />

Die <strong>ganz</strong>heitliche Einführung solcher Prozesse<br />

geht jedoch nicht von heute auf morgen. Zu<br />

warten lohnt also nicht.<br />

Der Bund drückt weiter aufs Tempo, damit Medienbrüche<br />

abgebaut und Verwaltungsabläufe<br />

durchgängig digitalisiert werden. Welchen Stellenwert<br />

nimmt die E-Rechnung in dem Zusammenhang<br />

ein?<br />

Aus unserer Sicht hat die elektronische Rechnung<br />

noch nicht den Stellenwert, den sie eigentlich<br />

verdient. Beim Thema E-Government muss es<br />

letztlich um Verwaltungsprozesse mit Wirkung<br />

gehen. Um tatsächlich spürbare Veränderungen<br />

bei Bürgern und Gewerbetreibenden zu erzielen,<br />

sollten wir uns auf die Prozesse konzentrieren,<br />

die eine breite Masse an Betroffenen und eine<br />

Vielzahl an Fällen ansprechen. Der elektronische<br />

Rechnungsaustausch ist ein solcher. Wenn wir es<br />

hier schaffen, eine spürbare Vereinfachung für die<br />

Beteiligten zu ermöglichen, können wir auch von<br />

E-Government-Prozessen mit Wirkung sprechen.<br />

Welche Schritte müssen folgen, um eine vollständig<br />

automatisierte Verarbeitung zu erreichen und<br />

gleichzeitig zusätzliche Informationen zu<br />

generieren?<br />

Bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung<br />

ist das Erkennen der Rechnungsdaten kein<br />

Thema mehr. Alle benötigten Daten werden in<br />

einem sauberen Schnittstellenformat geliefert.<br />

Die Weiterverarbeitung kann direkt im Kontierungsprozess<br />

beginnen. Für uns ist derzeit vor<br />

allem interessant, was nicht in der elektronischen<br />

Rechnung übermittelt wird: Welcher Sachbearbeiter<br />

ist für die Prüfung der Rechnung<br />

zuständig? Welches Sachkonto sollte verwendet<br />

werden?<br />

Da gilt es, durch lernende Systeme auf der Basis<br />

historischer Werte diese Fragen zu beantworten.<br />

Hier liegt unserer Meinung nach das große<br />

Potenzial der elektronischen Rechnung: Prozesse<br />

soweit zu automatisieren, dass die Sachbearbeiter<br />

sich auf das Wesentliche – die sachliche und<br />

rechnerische Prüfung – konzentrieren können.<br />

Das komplette Interview ist in der Fachzeitschrift<br />

Kommune 21, <strong>Ausgabe</strong> 7/<strong>2015</strong>, erschienen.<br />

06


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

IT-SICHERHEITSBERATER /<br />

IT-SICHERHEITSBEAUFTRAGTER<br />

NEUER SERVICE<br />

Ihre Ansprechpartner<br />

Das öffentliche und private Leben wird<br />

zunehmend ins Netz verlagert und durch<br />

dieses beeinflusst. Auf diesen Wandel<br />

hat die Bundesregierung reagiert und das<br />

IT-Sicherheitsgesetz verabschiedet,<br />

welches sicherstellen soll, dass die<br />

Betreiber kritischer Infrastrukturen ein<br />

Mindestniveau an IT-Sicherheit einhalten.<br />

Herr Kim Schoen<br />

Telefon 0541 9631-252<br />

schoen@itebo.de<br />

Herr Ulrich Kordaß<br />

Telefon 0531 48005-64<br />

kordass@itebs.de<br />

07


ALL ABOUT IT I<br />

„ITEBAU, EINE VIELSEITIGE LÖSUNG<br />

AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS“<br />

Eine der wenigen praxiserprobten Lösungen, die<br />

allen Beteiligten eines Baugenehmigungsverfahrens<br />

gleichermaßen Vorteile in der digitalen<br />

Bearbeitung des Baugenehmigungsprozesses<br />

verschafft, ist ITeBAU. Während die bundesweite<br />

Neuauflage von XBau noch den Weg vom<br />

Turmbau zu Babel zu einem zukunftsfähigen,<br />

standardisierten virtuellen Bauamt geht, stehen<br />

für die <strong>ITEBO</strong> GmbH bereits Themen wie De-Mail<br />

und E-Payment an.<br />

Herr Möller, woher kommt die tiefe Expertise zum<br />

Thema virtuelles Bauamt?<br />

Wir begleiten dieses Thema schon sehr lange.<br />

Bereits 20<strong>02</strong> zeigte die Stadt Esslingen im<br />

E-Government-Wettbewerb „Deutschland online”,<br />

dass Baugenehmigungsverfahren grundsätzlich<br />

digital abgewickelt werden können – allerdings in<br />

einem mehr oder weniger theoretischen Modell.<br />

Wir haben darauf aufbauend ein erfolgreiches<br />

Pilotprojekt mit vier Bauaufsichtsbehörden unter<br />

Einbindung der Fachverfahren gestartet. 2006<br />

entstand daraus unsere Lösung ITeBAU. Seither<br />

haben wir diese kontinuierlich mit unseren Anwendern<br />

und Kunden weiterentwickelt. Eingeflossen<br />

sind langjährige Erfahrungen und detaillierte<br />

Anforderungen aus der Praxis, nicht nur die der<br />

Bauaufsichtsbehörden, sondern aller Beteiligten<br />

des Baugenehmigungsverfahrens.<br />

Auch die integrierte Baulastenauskunft Online gibt<br />

es seit 2009.<br />

Die automatische Online-Auskunft ist ein weiterer<br />

Best-Practice-Baustein zu E-Government im Baubereich.<br />

Sie ermöglicht zeitlich uneingeschränkte<br />

Auskünfte aus dem Baulastenverzeichnis ohne<br />

manuellen Aufwand in der Bauaufsichtsbehörde.<br />

Bereits im ersten Jahr nach der Einführung wurden<br />

z. B. bei Stadt und Landkreis Osnabrück mehr als<br />

500 Baulastenauskünfte online abgewickelt. Das<br />

waren adhoc mehr als 50 Prozent aller Anfragen.<br />

Heute sind es bei unseren Kunden bis zu<br />

90 Prozent, mit über 3500 Online-Abfragen.<br />

Herr Illemann, was ist das Besondere an ITeBAU?<br />

Es gibt auf dem Markt kaum vergleichbare Produkte.<br />

Wir sind mit unserer Lösung klarer Marktführer.<br />

Besonders sind zwei Dinge: Erstens bildet den<br />

Kern der Lösung EINE internetbasierte Kollaborationsplattform,<br />

die conjectPM, in der alle Vorgänge<br />

– auch die der benachbarten Bauaufsichtsbehörden<br />

– liegen. Jeder Bauantrag hat einen eigenen<br />

Projektraum mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur,<br />

also eine digitale Akte. Auf diese können<br />

alle Beteiligten entsprechend<br />

ihrer Rechte zugreifen.<br />

Das hat den Vorteil, dass<br />

die Beteiligten sich nicht in<br />

Projekträumen mehrerer<br />

Bauaufsichtsbehörden<br />

registrieren müssen.<br />

Zweitens unterscheidet<br />

sich unsere Herangehensweise.<br />

Es liegt uns<br />

sehr daran, dass dort,<br />

wo ITeBAU eingesetzt wird, auch optimal damit<br />

gearbeitet wird. Nur so können möglichst viele<br />

digitale Anträge eingereicht und medienbruchfrei<br />

weiterverarbeitet werden. Daher begleiten wir die<br />

Kunden auch nach der Einführung auf dem Weg zu<br />

08


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

100 % digitalen Anträgen. Genau das ist der große<br />

Unterschied zu unseren Wettbewerbern.<br />

Welche Bedeutung hat ITeBAU derzeit?<br />

Das Baurecht ist länderspezifisch und somit sind<br />

auch beim Thema virtuelles Bauamt in jedem<br />

Bundesland teilweise sehr unterschiedliche Aspekte<br />

zu berücksichtigen. Zudem ist Digitalisierung<br />

im Moment noch eine freiwillige Leistung der<br />

Kommunen, wie auch der Antragsteller. Trotzdem<br />

ist ITeBAU derzeit bereits in den drei Bundesländern<br />

NRW, Hessen und Niedersachsen im Einsatz.<br />

Ostwestfalen-Lippe ist eine unserer Vorzeigeregionen.<br />

Was bedeutet das in<br />

Zahlen und Fakten?<br />

[...] ÜBER 50.000<br />

Mittlerweile arbeiten<br />

DIGITALE AKTEN 13 Bauaufsichtsbehörden<br />

mit über 400<br />

[...]<br />

im digitalen Verfahren<br />

registrierten<br />

Fachbehörden, Architekten und Bauherren zusammen<br />

– angemerkt, mit hoher Akzeptanz bei allen<br />

Prozessbeteiligten. Seit 2006 verzeichnen wir mit<br />

ITeBAU über 50.000 digitale Akten mit durchschnittlich<br />

sechs Beteiligten je Projekt bzw.<br />

Bauantrag.<br />

Welchen Stand gibt es auf Bundesebene?<br />

Mit dem E-Government-Gesetz wurde 2013 ein<br />

wichtiger Schritt in Richtung Modernisierung und<br />

Digitalisierung der deutschen Verwaltung getan.<br />

Mit der digitalen Agenda 2014 hat die Bundesregierung<br />

das noch mal gestärkt. Im letzten Jahr<br />

beschloss die Bauministerkonferenz den XBau-<br />

Standard aktiv zu forcieren. Inzwischen hat sich<br />

eine Arbeitsgruppe auf Bundesebene organisiert, in<br />

der wir mitarbeiten. Das birgt die Chance sinnvolle<br />

Ergebnisse mitzugestalten.<br />

Was erwarten Sie?<br />

Zukunftsfähigkeit! Trotz der unterschiedlichen<br />

landesrechtlichen Regelungen muss ein Standard<br />

etabliert werden, auf dem virtuelle Bauämter<br />

arbeiten. XBau kann dazu ein weiterer Meilenstein<br />

sein. Im Zusammenhang mit dem EGovG prüfen<br />

wir aktuell eine Weiterentwicklung in Richtung<br />

De-Mail und E-Payment, um einen vollständig<br />

medienbruchfreien Datenaustausch zu ermöglichen.<br />

Das sind wichtige Bausteine zum Thema<br />

Zukunftsfähigkeit, die wir bedienen können und in<br />

ITeBAU integrieren.<br />

Was macht die <strong>ITEBO</strong> GmbH hier zum richtigen<br />

Partner?<br />

Wir verfügen über langjährige Erfahrungen aus<br />

zahlreichen Projekten zu den verschiedensten<br />

Fachverfahren im kommunalen Bereich und sind<br />

Experten für Baugenehmigungsverfahren. Die<br />

Einführung ist dabei weniger eine technische,<br />

sondern eine organisatorische Herausforderung,<br />

bei der wir unsere Kunden nicht allein lassen. Mit<br />

ITeBAU bieten wir eine leistungsfähige Lösung, die<br />

notwendige Infrastruktur und Hochverfügbarkeit.<br />

Unsere Lösung ist wie keine andere praxiserprobt<br />

und akzeptiert. Das macht uns zum gesetzten<br />

Partner für die Bauaufsichtsbehörden, die alle Anfragen<br />

der Prozessbeteiligten in unseren Support<br />

weiterleiten.<br />

09


ALL ABOUT IT II<br />

MARIENMÜNSTER SETZT AUF <strong>ITEBO</strong>-RECHENZENTRUM<br />

„IMMER WIEDER MONTAGS WAREN WIR IN EINER<br />

ANDEREN WELT”<br />

Alles in allem hat die Migration der gesamten IT<br />

in Marienmünster auf das Rechenzentrum der<br />

<strong>ITEBO</strong> wesentlich länger gedauert als geplant<br />

und dennoch, so das Fazit von Josef Suermann,<br />

würde er das genauso wieder machen. Warum?<br />

Der Hauptamtsleiter und allgemeine Vertreter<br />

des Bürgermeisters macht für das Überschreiten<br />

der Timeline nicht die <strong>ITEBO</strong> verantwortlich.<br />

Vielmehr mussten vorhandene Programme von<br />

ihren Anbietern an eine Rechenzentrumslösung<br />

angepasst werden und das kostete immer wieder<br />

mehr Zeit als erwartet.<br />

Dafür gerät Suermann ins Schwärmen, wenn er<br />

von den neuen Möglichkeiten berichtet, die ihm<br />

und seinem Laptop die Rechenzentrumslösung<br />

heute bietet. Ob im Büro, zu Hause oder in<br />

Ortsausschusssitzungen, immer sind alle Akten<br />

und Vorgänge digital griffbereit und das Schönste:<br />

Die Desktop-Oberfläche sieht immer genau gleich<br />

aus, keine Umgewöhnung, sondern immer und<br />

überall volle Einsatzbereitschaft. Auch Suermann<br />

kennt Leute, die das eher als ein Horrorszenario<br />

betrachten, aber denen hält er entgegen, dass<br />

ihn das im Gegenteil besser schlafen lässt. Ist er<br />

010


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

sich nicht sicher, ob er im Büro alles erledigt hat,<br />

genügt ein Blick auf den Laptop und alle Zweifel<br />

sind ausgeräumt. Suermann sieht darin einen immensen<br />

Vorteil, aber beileibe nicht den einzigen.<br />

Am Anfang stand nämlich eine Risikoanalyse.<br />

Das Ergebnis: „Erschreckend”, so Suermann.<br />

„Wir hätten mindestens 140.000 Euro investieren<br />

müssen, vermutlich mehr.” Denn bislang<br />

hatte sich niemand daran gestört, dass der<br />

gemeindeeigene Serverraum unter der Küche lag,<br />

wo die Gefahr eines Wasserschadens am größten<br />

war. Außerdem, so Suermann, müssen Gemeinden<br />

mit 14 Mitarbeitern wie Marienmünster im<br />

Grunde genommen die gleiche Arbeit erbringen<br />

wie größere Einheiten mit 200 Mitarbeitern und<br />

„das kann keiner auf Dauer leisten”. So war die<br />

IT-Zuständigkeit nur mit einer halben Planstelle<br />

besetzt. „Jetzt”, freut sich Suermann, „steht<br />

uns unabhängig von Urlaub oder Krankheit des<br />

eigenen Administrators ein <strong>ganz</strong>es Experten-<br />

Team ständig zur Verfügung.” Ein weiteres Plus<br />

an Sicherheit: Für Datensicherheit und redundante<br />

Systeme sorge jetzt die <strong>ITEBO</strong>. Außerdem<br />

gebe es Planungssicherheit, denn zuvor hätte<br />

ein Hardwareausfall zusätzliche Investitionen<br />

bedeutet. Das ist jetzt vorbei.<br />

Die Umsetzung hatte mit einem Kick-off im Mai<br />

2014 begonnen, im September zogen zuerst<br />

die MS-Office-Anwendungen um und derzeit<br />

arbeiten die Projektpartner mit Hochdruck an der<br />

letzten Hürde, das Einwohnermeldewesen auf<br />

den Server der <strong>ITEBO</strong> zu übertragen. Trotzdem<br />

haben die einzelnen Migrationsschritte weitestgehend<br />

reibungslos funktioniert. „Das geschah<br />

meist am Wochenende und am Montag waren<br />

wir in einer neuen Welt”, weiß Suermann zu<br />

berichten.<br />

Da Marienmüster Mitglied der KAI-Gruppe ist,<br />

einer „Kommunalen Anwendergemeinschaft für<br />

Informations- und Kommunikationstechnik”,<br />

stellt sich die Frage, ob dies in Konkurrenz<br />

zueinander steht. „Im Gegenteil”, sagt Suermann.<br />

Das Projekt gehe auf Initiative der KAI-Gruppe<br />

zurück und er selbst habe sich dort in einer<br />

Arbeitsgruppe für Zukunftsfragen so engagiert,<br />

dass es nur folgerichtig erschien, selbst „First<br />

Mover” zu werden und Marienmünster zum<br />

Vorreiter zu machen. Und Angst vor Abhängigkeit<br />

gebe es auch nicht. Die KAI-Gruppe, so betont<br />

Suermann, lege traditionell großen Wert auf<br />

Autonomie in der Auswahl ihrer Softwarelösungen.<br />

„Unser Mitarbeiter vor Ort merkt keinen<br />

Unterschied.” Auch das habe zur Akzeptanz<br />

maßgeblich beigetragen. Anfängliche Probleme<br />

in der Performance gehören inzwischen auch der<br />

Vergangenheit an. Da habe sich das <strong>ITEBO</strong>-Team<br />

richtig viel Mühe gegeben, lobt Suermann. Von<br />

diesen Erfahrungen könnten jetzt auch andere<br />

profitieren.<br />

011


TITELTHEMA<br />

Government<br />

Verga<br />

e<br />

Services<br />

Payment<br />

Rec<br />

DIE <strong>ITEBO</strong> UNTERNEHMENSGRUPPE<br />

DIE E-TRENDS 2016 BEREITS FEST IM BLICK<br />

E-Rechnung und E-Vergabe, das sind, so Prof. Dr.<br />

Jürgen Stember, Dekan des Fachbereichs Verwaltungswissenschaften<br />

der Hochschule Harz, in<br />

seinem Vorwort 1 , zwei aktuelle, anspruchsvolle<br />

Projekte, die das fortschreitende digitale Zeitalter<br />

im Jahr 2016 nicht unerheblich prägen werden.<br />

Und das nicht von ungefähr. Schon seit 2011<br />

sind E-Rechnungen in Deutschland den<br />

Papierrechnungen gleichgestellt und auch die<br />

Praxis der E-Vergabe hat schon seit einiger<br />

Zeit in Ansätzen auf den verschiedensten<br />

Vergabeplattformen Einzug gehalten. Mit den im<br />

März des vergangenen Jahres vom Europäischen<br />

Parlament beschlossenen EU-Richtlinien (siehe<br />

obenstehender Info-Kasten) ist nun jedoch eine<br />

neue Ära angebrochen, die die Verbindlichkeit<br />

beider Richtlinien mit konkretem Zeitplan zur<br />

Einführung festlegt.<br />

Anders ausgedrückt: Diese EU-Richtlinien sind<br />

nicht vorgegebene Orientierungen, sondern<br />

sind – untersetzt durch nationale Verordnungen<br />

und Gesetze – bindend für Verwaltungen.<br />

Zwingend erfordert dies, den dazu notwendigen<br />

Handlungsbedarf schon in diesem Jahr in die<br />

richtigen Bahnen zu lenken, um sich dem dazu<br />

definierten Zeitplan langfristig unaufgeregt und<br />

fachlich fundiert zu stellen.<br />

Zweifellos stellen sich in diesen Wochen und<br />

Monaten in vielen öffentlichen Verwaltungen<br />

und Unternehmen in Kenntnis der neuen<br />

Herausforderungen Fragen: bei E-Rechnungen<br />

beispielsweise nach erforderlichen Standardisierungen<br />

und bei den E-Vergabeprozessen nach der<br />

1<br />

auf Seite drei<br />

012


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

abe<br />

Akte<br />

chnung<br />

EU RECHNUNG<br />

RICHTLINIE<br />

EU VERGABE<br />

RICHTLINIE<br />

effizienten Ausgestaltung der Vergabeplattformen.<br />

All dies, so Dieter Rieken, Experte für IT-Strategie<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH, sind <strong>ganz</strong> konkrete Themenschwerpunkte,<br />

die mit einem Blick auf die Kunden<br />

der Unternehmensgruppe bereits fest im Fokus<br />

des Teams der <strong>ITEBO</strong> stehen. Beredter Ausdruck<br />

dafür sind zielgerichtete Marktrecherchen und<br />

projektbezogene, ausgewählte Kundenkontakte,<br />

um mit einem fundierten Kenntnis- und<br />

Erfahrungsschatz in den kommenden Monaten<br />

kompetent an der Seite ihrer Kunden alle<br />

notwendigen Prozesse in partnerschaftlicher<br />

Kooperation zu steuern und auf der sicheren<br />

Seite zu sein.<br />

Diesem Ziel dienen am 17. September und am<br />

15. Oktober speziell dazu ausgerichtete Veranstaltungen<br />

der <strong>ITEBO</strong> Unternehmensgruppe.<br />

Auf deren Tagesordnung stehen die neuen<br />

gesetzlichen Vorgaben und die damit verbundenen<br />

Anforderungen an die sich verändernden,<br />

elektronischen Geschäftsprozesse in öffentlichen<br />

Verwaltungen und Unternehmen. Interessierte<br />

können sich dazu noch bis zum 09. September<br />

<strong>2015</strong> bzw. 30. September <strong>2015</strong> unter<br />

veranstaltungen@itebo.de anmelden.<br />

Darüber hinaus stehen die Fachleute der<br />

Abteilung Vertrieb der <strong>ITEBO</strong> GmbH unter Leitung<br />

von Dirk Stratmann ihren Kunden als kompetente<br />

Ansprechpartner zu diesen Themenkreisen zur<br />

Verfügung.<br />

013


PORTFOLIO<br />

PFLICHT UND KÜR FÜR MELDEBEHÖRDEN<br />

DAS NEUE BUNDESMELDEGESETZ<br />

Am 01. November <strong>2015</strong> tritt das neue Bundesmeldegesetz<br />

in Kraft. Es regelt die einheitliche bundesweite<br />

Umsetzung der weitreichend veränderten<br />

melderechtlichen Vorschriften und verpflichtet zur<br />

bundesweiten elektronischen Vernetzung. Dies<br />

ist ein wichtiger Schritt in Richtung der digitalen<br />

Verwaltung 2<strong>02</strong>0. Das Meldewesen fungiert heute<br />

als „zentraler Dienstleister” für die Bereitstellung<br />

von Daten, vor allem für den öffentlichen Bereich,<br />

aber auch für die Wirtschaft und Privatpersonen.<br />

Für die 5200 Meldebehörden steht die Etablierung<br />

veränderter Prozesse an – und damit eine enorme<br />

Herausforderung.<br />

Aktuell werden jährlich ca. 85 Mio. Datensätze verwaltet,<br />

ca. 50 Mio. Auskünfte aus dem Melderegister<br />

und ca. 3,8 Mio. Anschriftenänderungen bearbeitet.<br />

„Um den neuen Anforderungen bereits im November<br />

gerecht zu werden, sind leistungsstarke IT-Verfahren<br />

und praxisorientierte Online-Services, welche die<br />

Komponenten für das neue Melderecht abbilden,<br />

die absolute Grundvoraussetzung”, betont Monika<br />

Schwertmann, Leiterin des Servicebereichs Bürgermanagement<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH.<br />

Die <strong>ITEBO</strong> Unternehmensgruppe betreut Kommunen<br />

seit vielen Jahren im Kontext der Einwohnermeldefachverfahren.<br />

Mit OK.EWO und MESO stehen für die<br />

zukünftigen Aufgaben zwei praxiserprobte Einwohnerfachverfahren<br />

zur Verfügung. „Die notwen-<br />

dige zentrale Datenhaltung können wir über unser<br />

eigenes Rechenzentrum realisieren, hochverfügbar<br />

und mit höchsten Sicherheitsstandards”, so Sabine<br />

Feldmann, Fachberaterin im Servicebereich Bürgermanagement.<br />

Die wichtigsten Änderungen im Überblick<br />

Die allgemeine Meldepflicht erfordert das persönliche<br />

Erscheinen unter Vorlage des Personalausweises<br />

und/oder des Passes. Die Personaldokumente aller<br />

mit zuziehenden Familienangehörigen sind vorzulegen.<br />

Dies kann vereinfachend elektronisch über das<br />

Internet vorbereitet werden. Spätestens ab dem<br />

01.05.2018 steht zur weiteren Prozessoptimierung<br />

der sogenannte „Vorausgefüllte Meldeschein”, kurz<br />

VAMS, flächendeckend zur Verfügung.<br />

Wiedereingeführt wurde die Mitwirkungspflicht<br />

der Wohnungsgeber. Diese müssen zukünftig den<br />

Umzug der meldepflichtigen Person schriftlich oder<br />

elektronisch bestätigen. Dabei sind Wohnungsgeber<br />

oder Eigentümerdaten bis hin zur Angabe der amtlichen<br />

Wohnungsnummer im Datensatz der meldepflichtigen<br />

Person zu speichern und, zum Beispiel<br />

anhand der kommunalen Grundsteuerdaten, zu<br />

prüfen. Kann eine Wohnungsgeberbestätigung nicht<br />

beigebracht werden, droht ein Ordnungswidrigkeitsverfahren.<br />

Doch wer ist eigentlich der Wohnungsgeber?<br />

Was, wenn der benannte Wohnungsgeber gar<br />

014


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

nicht berechtigt ist? Was, wenn der Wohnungsgeber<br />

aus Gefälligkeit eine Bescheinigung für eine Person<br />

ausstellt, obwohl diese gar nicht in seiner Wohnung<br />

wohnt? Da sind noch viele Fragen zu klären und ein<br />

sinnvoller sowie bereichsübergreifender Prozess ist<br />

zu definieren. „Bürgerfreundlich wäre es, wenn die<br />

Bürgerämter die Wohnungsgeberbestätigung als<br />

Formular online bereit stellen und perspektivisch die<br />

digitale Einreichung mit der eID-Funktion des nPA<br />

ermöglichen”, sagt Sabine Feldmann.<br />

Auch die schriftlichen und automatisierten Datenabrufe<br />

der Melderegisterauskünfte unterliegen<br />

hinsichtlich Erteilungsvoraussetzung, Zweckbindung<br />

und Protokollierungspflicht verschärften Regelungen.<br />

Ein hoher Aufwand wird durch das spezifizierte Auskunftsrecht,<br />

die Neustrukturierung der Auskunftsund<br />

Übermittlungssperren bzw. die Einführung<br />

eines bedingten Sperrvermerks für schutzwürdige<br />

Einrichtungen und der dort gemeldeten Personen<br />

entstehen.<br />

Angesichts der Herausforderungen obliegt es Kommunen,<br />

zeit<strong>nah</strong> mit einer zielgerichteten Öffentlichkeitsarbeit<br />

durch umfassende Informationen auf die<br />

Änderungen zu verweisen und für einen kundenorientierten<br />

Umgang mit den meldepflichtigen<br />

Personen zu sorgen.<br />

MiN – der Melderegisterdatenspiegel in<br />

Niedersachsen<br />

Auf die Anforderungen des Bundesmeldegesetzes<br />

reagiert Niedersachsen mit dem Aufbau eines<br />

Melderegisterdatenspiegels<br />

MiN auf Landesebene. Dieser<br />

ist ein Gemeinschaftsprojekt<br />

des Landesbetriebs<br />

IT.Niedersachsen, des kommunalen<br />

IT-Dienstleisters<br />

GovConnect und der Anstalt<br />

für Kommunale Datenverarbeitung<br />

in Bayern. „Die<br />

Umsetzung der Prozesse<br />

für die automatisierten,<br />

behördlichen Melderegisterabfragen wie auch der<br />

regelmäßigen Datenübermittlungen, die Integration<br />

des vorausgefüllten Meldescheins und für die<br />

Auskünfte für Sicherheitsbehörden wie Polizei, Justiz,<br />

Steuerfahndung und später anderer Stellen liegen<br />

dabei in unserem Verantwortungsbereich”, erläutert<br />

Bernhard Möller, Geschäftsführer der GovConnect<br />

GmbH, einer gemeinsamen Einrichtung der niedersächsischen<br />

IT-Dienstleister KDO, HannIT, KDS und<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH. MiN ermöglicht zukünftig Abgleich<br />

und Speicherung der tagesaktuellen Kopien des<br />

gesamten Datenbestands Niedersachsens und hält<br />

damit die Meldebehörden wesentlich von technischen<br />

und organisatorischen Belastungen frei.<br />

015


PORTFOLIO<br />

GEHT DOCH<br />

SICHERER MAILVERKEHR LEICHT GEMACHT<br />

Datensicherheit im Mailverkehr gewinnt zunehmend<br />

an Bedeutung. De-Mail oder das gesetzlich<br />

für Behörden und Gerichte vorgeschriebene Elektronische<br />

Gerichts- und Verwaltungspostfach, kurz<br />

EGVP, sind dabei wichtige Komponenten, die bislang<br />

eher sperrig zu handhaben waren. Die <strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

bietet deshalb an, diese gesicherten Mailservices in<br />

das normale Outlook oder andere gängige Mailprogramme<br />

zu integrieren.<br />

Dieser Schritt bietet sich jetzt vor allem deshalb<br />

an, weil der Java-basierte EGVP-Bürger-Client im<br />

Oktober 2016 abgeschaltet wird. Den Hauptvorteil<br />

für den Kunden sieht Stephen Dierker von der <strong>ITEBO</strong><br />

GmbH vor allem darin, dass er sich nach einer Integration<br />

der sicheren Kommunikationsformen in sein<br />

Mailprogramm auf einer vertrauten Nutzeroberfläche<br />

bewegt und nicht mehr zwischen einzelnen Anwendungen<br />

hin und her switchen muss. Wer schon heute<br />

beispielsweise mit verschiedenen Mail-Accounts bei<br />

T-Online, Gmail oder Hotmail arbeitet, weiß, dass er<br />

jeden Account einzeln anklicken kann, um Mails vom<br />

jeweiligen Postfach aus zu versenden oder sich alle<br />

einlaufenden Nachrichten in einem Sammelordner<br />

anzeigen lassen kann. „Genauso funktioniert es mit<br />

De-Mail oder dem EGVP”, so Stephen Dierker. „Für<br />

Outlook und einige andere Programme bieten wir<br />

zudem sogenannte Plugins an, die Nachrichten über<br />

De-Mail oder das EGVP mit einem besonderen Symbol<br />

kennzeichnen und zudem auf Kosten hinweisen,<br />

wenn Mails über die entsprechenden Accounts<br />

versendet werden.”<br />

Dieser zusätzliche Komfort lässt sich mit geringem<br />

Aufwand realisieren. <strong>ITEBO</strong>-Service-Partner Mentana<br />

Claimsoft GmbH spricht von minimalinvasiven<br />

Eingriffen in die E-Mail-Infrastruktur, wobei keinerlei<br />

Arbeitsplatzinstallationen notwendig sind. Ein<br />

weiterer Vorteil: Das System ist mandantenfähig und<br />

lässt sich von Administratoren vor Ort anpassen,<br />

zum Beispiel um Nutzungsrechte oder Archivierungsfunktionen<br />

einzurichten. Warum die <strong>ITEBO</strong> in<br />

diesem Bereich mit Mentana Claimsoft arbeitet? Das<br />

Unternehmen gehört zur Francotyp-Postalia-Holding<br />

und ist der erste vom Bundesamt für Sicherheit in<br />

der Informationstechnik akkreditierte De-Mail-Diensteanbieter,<br />

der zugleich eine EGVP-Anbindung bietet,<br />

was eine Integration beider Kommunikationswege in<br />

einem Schritt ermöglicht.<br />

In der Praxis sieht das so aus, dass Mentana-Claimsoft<br />

GmbH die Mails von De-Mail und EGVP an den<br />

Kunden einsammelt und an die <strong>ITEBO</strong> GmbH schickt,<br />

die dann die Mails zustellt; das alles selbstverständlich<br />

via gesichertem VPN-Tunnel (virtuelles privates<br />

Netzwerk) und einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung<br />

im 256-Bit-Standard mit 30 Zeichen. Entsprechend<br />

verläuft auch der Versand von De-Mail und EGVP-<br />

Mails.<br />

Weitere Informationen:<br />

Stephen Dierker | 0541 9631-319<br />

dierker@itebo.de<br />

016


PORTFOLIO<br />

<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

<strong>ITEBO</strong> MISST DEN PULS<br />

Bei einem Puls von 9423 ist der Patient endgültig<br />

tot, weiß <strong>ITEBO</strong>-Mitarbeiter Thomas Bartke; nicht<br />

klinisch, sondern elektromagnetisch. Der Patient ist<br />

in diesem Fall eine ausgediente Festplatte und der<br />

Puls, den Bartke seinen Kunden attestiert, hat nichts<br />

mit einem Blutkreislauf zu tun, sondern ist eine in<br />

Gauss gemessene, elektromagnetische Schockwelle.<br />

Das Ziel ist die totale Zerstörung sensibler Daten.<br />

„Im Gegensatz zu anderen Verfahren, wie dem zeitaufwendigen<br />

Mehrfachüberschreiben der Festplatte,<br />

weiß der Datenträger hinterher nicht einmal mehr,<br />

dass er einer war”, erklärt Kim Schoen vom Rechenzentrum<br />

die Funktionsweise des Degaussers im<br />

Untergeschoss der <strong>ITEBO</strong> GmbH. Äußerlich gleicht<br />

das Gerät eher einem in die Jahre gekommenen<br />

Laser-Drucker als einer Kanone.<br />

Doch seine inneren Werte überzeugen. Mit einem<br />

elektromagnetischen Puls zwischen 9400 und 9600<br />

Gauss macht der kleine Apparat jeder Festplatte den<br />

Garaus. Das <strong>ganz</strong>e passiert im 90-Sekunden-Takt,<br />

dann ist der nächste Datenträger dran. Der eigentliche<br />

Löschvorgang benötigt dabei noch vielleicht am<br />

wenigsten Zeit. Erst lädt das Gerät sich auf, um dann<br />

den Puls auf einmal freizugeben. Ob man sich das<br />

wie einen nuklearen elektromagnetischen Puls vorstellen<br />

kann? „Im Prinzip ja”, erklärt Schoen, nur ohne<br />

die geringste Detonation. Und Kollateralschäden?<br />

„Keine”, verspricht Schoen und deutet auf einen<br />

hausinternen Server, der gerade mal zwei Meter<br />

entfernt zuverlässig seinen Dienst verrichtet.<br />

Nach außen ist das Gerät durch einen faradayschen<br />

Käfig abgeschirmt. Einzige Öffnung: ein leise<br />

säuselnder Lift in einem Schacht, der an hochwertige<br />

Musik-Kassettendecks der Vor-MP3-Ära erinnert<br />

und die alten Festplatten verschluckt, um sie nach<br />

getaner Arbeit wieder ans Licht zu befördern. Neben<br />

dem Gerät stapeln sich auf der einen Seite Hunderte,<br />

mit Barcodes versehene Festplatten, die bereits ihre<br />

frühere Existenz, wie alle gespeicherten Daten, vergessen<br />

haben, und auf der anderen Seite eine <strong>ganz</strong>e<br />

Batterie silberfarbener Werkzeugkoffer, wie sie jeder<br />

Baumarkt anbietet.<br />

Diese Schatztruhen für ausrangierte Laufwerke symbolisieren<br />

den eigentlichen Service der <strong>ITEBO</strong> GmbH.<br />

Denn der Transport der Datenträger genießt die<br />

gleiche Wertschätzung und Sorgfalt wie der frischer<br />

Banknoten. Jede Festplatte erhält einen Barcode,<br />

der sich auch auf dem Sicherheitssiegel des verschlossenen<br />

Koffers wiederfindet. Das ist besonders<br />

wichtig, damit es nicht zu Verwechslungen kommt.<br />

Schließlich legen einige Kunden auch Wert auf die<br />

zertifizierte Datenvernichtung und einen entsprechenden<br />

Nachweis.<br />

Die Befürchtung, dass ein solcher Premium-Service<br />

mit Abholung beim Kunden jeden Stadtsäckel<br />

überstrapaziert, zerstreut Schoen mit dem Hinweis,<br />

dass die <strong>ITEBO</strong>-Mitarbeiter die Festplatten bei ihren<br />

Kunden immer dann einsammeln, wenn sie ohnehin<br />

gerade vor Ort sind. Bei solchen Besuchen habe man<br />

auch entdeckt, dass in manchem Büro ein Schuhkarton<br />

mit alten Datenträgern herumstand, von dem<br />

niemand wusste, wie man die ordnungsgemäß entsorgen<br />

sollte. Auch wenn das Bundesamt für Sicherheit<br />

in der Informationstechnologie – kurz BSI – hier<br />

klare Vorgaben gemacht hat, fehlte den IT-Mitarbeitern<br />

meistens die Zeit oder das entsprechende Gerät.<br />

So ist dieser Service vor wenigen Monaten entstanden,<br />

den laut Schoen inzwischen viele Kommunen<br />

und andere Kunden dankbar annehmen.<br />

Weitere Informationen:<br />

Kim Schoen| 0541 9631-252<br />

schoen@itebo.de<br />

017


AUS KUNDENSICHT<br />

MIT SAP-UMZUG „INS SCHWARZE GETROFFEN”<br />

Egal wann und wo: Wenn ein größeres Projekt<br />

ins Haus steht, kommt zuweilen schon einmal die<br />

Redewendung vom „Schwarzsehen” („Da sehe ich<br />

schwarz”) – wenn auch ungewollt – ins Spiel. Ganz<br />

anders und zu keinem Zeitpunkt bekam diese<br />

volkstümliche Redensart beim langfristig geplanten<br />

und vollzogenen SAP-Umzug vom Rechenzentrum<br />

der Stadt Braunschweig ins Rechenzentrum<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH nach Osnabrück eine Chance.<br />

Dafür sorgte ein zehnköpfiges Team der <strong>ITEBO</strong> unter<br />

der Federführung von Jörg Schwarz, Leiter SAP<br />

Services des Unternehmens, in enger Kooperation<br />

und steter Abstimmung mit Dirk Graubohm, Abteilungsleiter<br />

Verwaltung und SAP-Betreuung der<br />

Stadt Braunschweig. War es in der Vergangenheit<br />

bisher so, dass die Hardwarebetreuung im Rechenzentrum<br />

der Stadt Braunschweig erfolgte, die<br />

SAP-Verantwortlichkeit bei der <strong>ITEBO</strong> GmbH lag<br />

und bei auftretenden Problemen erster Ansprechpartner<br />

die Abteilung 20.0 der Stadt Braunschweig<br />

war, sollte mit dem SAP-Umzug nunmehr eine<br />

neue Qualität der Geschäftsbeziehungen zwischen<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH und ihrem Kunden, der Stadt<br />

Braunschweig, erreicht werden.<br />

Akribisch wurde nach eingehender Planung dieses<br />

Projekt Ende September des vergangenen Jahres<br />

gestartet und konnte in einer finalen Phase am<br />

letzten Wochenende im Februar <strong>2015</strong> erfolgreich<br />

beendet werden. Ausgerüstet mit einem gewissen<br />

Erfahrungsschatz aus ähnlichen Maß<strong>nah</strong>men<br />

gestaltet sich das Projekt für Jörg Schwarz<br />

und sein Team vor allem in den letzten Tagen der<br />

Realisierung als eine nicht alltägliche Herausforderung.<br />

Die Verlagerung der gesamten physischen<br />

SAP-Systeme von Braunschweig nach Osnabrück<br />

erfolgte an einem <strong>ganz</strong> normalen Wochenende.<br />

Der übliche Regelfall in der Branche ist bei derartigen<br />

Projekten die Realisierung an einem verlängerten<br />

Wochenende durch Nutzung eines sich<br />

dabei anbietenden Feiertags bzw. Brückentags. All<br />

dies mit dem Ziel, dass für den Kunden zu keiner<br />

Zeit eine Beeinträchtigung seines Arbeitsablaufs<br />

spürbar wird.<br />

Als Resultat aller Anstrengungen konnte resümiert<br />

werden: Die Migration, die zugleich Teil eines anspruchsvollen<br />

SAP-Upgrade-Projekts war, verlief<br />

reibungslos und konnte ohne Einbeziehung externer<br />

Fachleute, was durchaus legitim und üblich<br />

ist, vonstattengehen.<br />

Damit wurde im Februar diesen Jahres die tragbarste<br />

Plattform dafür geschaffen, dass es für die<br />

SAP-Systeme nur noch einen Ansprechpartner<br />

gibt, der Betrieb und die Basisadministration der<br />

SAP-Systeme für die Stadt Braunschweig in<br />

alleiniger Verantwortlichkeit der <strong>ITEBO</strong> GmbH<br />

erfolgen und auch Upgrades sowie Datensicherheit<br />

in einer Hand liegen. Anders ausgedrückt: Es<br />

erfolgte mit diesem Projekt eine Bündelung der<br />

Fachkompetenz im Hause der <strong>ITEBO</strong> GmbH - und<br />

das auf Wunsch und letztlich zum Vorteil beider<br />

Geschäftspartner.<br />

Mit dem Projekt des SAP-Umzugs in das Rechenzentrum<br />

der <strong>ITEBO</strong> GmbH nach Osnabrück<br />

konnte ein weiteres Kapitel der Erfolgschronik<br />

des Unternehmens geschrieben werden. Von Dirk<br />

Graubohm ergänzt durch eine andere Redensart:<br />

„Mit der erfolgreichen Umsetzung des zum beiderseitigen<br />

Vorteil gereichenden Projektes durch Jörg<br />

Schwarz und sein Team haben wir im wahrsten<br />

Sinne des Wortes ,ins Schwarze’ getroffen.”<br />

KONTAKTIEREN SIE UNS:<br />

TELEFON<br />

0541 9631-0<br />

TELEFAX<br />

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INTERNET<br />

www.itebo.de<br />

KONTAKT<br />

018


IM FOKUS<br />

<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

DIE SACHE MIT DER EU<br />

eine gewisse Verlässlichkeit zu schaffen, sodass<br />

z. B. ein Händler nicht mehr jede Charge vorher in<br />

Augenschein nehmen musste. Außerdem konnten<br />

die Produktions-, Verarbeitungs- und<br />

Transportkosten gesenkt werden, weil „gerade”<br />

Gurken einfacher zu handhaben sind.<br />

Wenn Sie, liebe Leser, sich bis hierher durch<br />

unser Magazin gearbeitet haben, dann ist Ihnen<br />

vermutlich auch schon die EU als Trendsetter per<br />

Richtlinie begegnet.<br />

EU? Das war doch dieser Apparat in Brüssel, der<br />

in Kommissionen organisiert ist, die wiederum<br />

in arbeitsplatzerhaltender Weise so manchen<br />

Schabernack mit uns treiben.<br />

Ich erinnere nur an die Verordnung (EWG) Nr.<br />

1677/88, die besagt, dass Gurken nicht stärker<br />

als 10 Millimeter auf 10 Zentimeter gekrümmt<br />

sein dürfen. Und jetzt nimmt ausgerechnet diese<br />

regelungswütige, aufgeblähte und sowieso viel<br />

zu teure Gurkentruppe auch noch Einfluss auf<br />

unsere E-Government-Strategie. Da fragt man<br />

sich doch unweigerlich, ob das alles so richtig ist.<br />

Ich hoffe, das reicht erstmal an Klischees über die<br />

EU – ansonsten hätte ich noch Griechenland zu<br />

bieten. Dass es sich tatsächlich um Klischees<br />

handelt, zeigt ein nüchterner Blick auf die Fakten.<br />

Etwa 55.000 Menschen arbeiten für die<br />

europäischen Institutionen, 33.000 davon für die<br />

EU-Kommission. Das hört sich viel an, entspricht<br />

aber nur einem EU-Beamten auf ungefähr 10.000<br />

EU-Einwohner. Zum Vergleich: Eine Großstadt<br />

am Rhein, deren Dom, pardon: Namen, ich hier<br />

nicht preisgeben möchte, beschäftigt rund 17.000<br />

Verwaltungsbeamte. Bei einer Einwohnerzahl von<br />

ca. 1 Million ergibt das ein Verhältnis von einem<br />

Beamten für 60 Bürger. Die EU-Verwaltung<br />

kostet pro Jahr 8,3 Mrd. Euro, etwa die Hälfte<br />

entfallen auf Lohnkosten. Im gleichen Zeitraum<br />

geben die Mitgliedsstaaten 2200 Mrd. Euro für<br />

ihre Verwaltungen aus. Das entspricht einem<br />

Verhältnis von 6 % zu 94 %. Und dann waren da<br />

noch die Gurken. Selbst hier lohnt es sich, etwas<br />

genauer hinzusehen. Ziel der Verordnung war<br />

es, durch die Etablierung von Qualitätsstandards<br />

Jetzt kann man sich mit Blick auf die Regelungswut<br />

natürlich fragen, ob es nicht dringendere<br />

Probleme in der Welt zu lösen gab. Aber die<br />

Verordnung ist schon seit Juli 2007 außer Kraft<br />

und zwar gegen die Stimmen von Deutschland,<br />

Österreich und einiger anderer Mitgliedsstaaten,<br />

die offenbar keine krummen Geschäfte machen<br />

wollten – oder so ähnlich.<br />

Um die versteckte Frage, ob das alles so richtig ist,<br />

zu beantworten: Ich denke schon. Wenn wir die<br />

Sache mit der EU ernst nehmen, sollten wir auch<br />

europäisch, zumindest grenzüberschreitend, zu<br />

denken. Dieses latente Gefühl von Fremdbestimmtheit<br />

mag ja nachvollziehbar sein, aber wie kann<br />

man von etwas fremdbestimmt sein, dessen Teil<br />

man ist? Bei aller Sympathie für föderale Strukturen<br />

bin ich der festen Überzeugung, dass wir<br />

die Grenzen um eine tragfähige E-Government-<br />

Strategie etwas weiter ziehen sollten als die<br />

15 km von Osnabrück zum Lotter Kreuz und zum<br />

nächsten Landesrecht.<br />

Dieter Rieken,<br />

seit 2011 IT-Stratege der Unternehmensgruppe.<br />

Zu seinen Aufgaben<br />

gehört die Beobachtung<br />

des Marktes hinsichtlich aufkommender<br />

IT-Entwicklungen sowie<br />

deren Analyse und Bewertung für<br />

das eigene Unternehmen und die<br />

verschiedenen Kundengruppen.<br />

019


UNSER TEAM<br />

INTERVIEW MIT HOLGER RICHARD<br />

Herr Richard, Sie sind noch relativ neu bei der<br />

<strong>ITEBO</strong> GmbH und jetzt für das Beteiligungsmanagement<br />

zuständig, was verbirgt sich dahinter?<br />

Zunächst einmal geht es um eine Kooperation<br />

zwischen der <strong>ITEBO</strong> und dem Klinikum Osnabrück.<br />

Die IT-Versorgung der Klinikum Osnabrück GmbH<br />

wird künftig durch eine gemeinsame Gesellschaft,<br />

die <strong>ITEBO</strong> Healthcare Solutions GmbH, übernommen.<br />

Mehrheitsgesellschafter im Joint Venture<br />

ist die Klinikum Osnabrück GmbH. Das Ziel ist vor<br />

allem eine bessere Versorgungssicherheit.<br />

Krankenhäuser stehen bekanntlich unter Kostendruck.<br />

Geht es also um Arbeitsplätze?<br />

Nein, die neue Gesellschaft wird die rund 10 Mitarbeiter<br />

aus der IT-Abteilung übernehmen.<br />

Und worin besteht dann der Vorteil für das Klinikum<br />

Osnabrück?<br />

Die <strong>ITEBO</strong> Healthcare Solutions wird dauerhaft die<br />

Versorgungsqualität und -sicherheit im 24-Stunden-Betrieb<br />

des Krankenhauses an 365 Tagen<br />

im Jahr sicherstellen. Das lässt sich im Verbund<br />

mit der <strong>ITEBO</strong>-Unternehmensgruppe zukunftssicher<br />

realisieren. Die <strong>ITEBO</strong> betreut seit langem<br />

Fachverfahren auch im Gesundheitssektor. Nun<br />

soll eine Einrichtung <strong>ganz</strong>heitlich auf die gesamte<br />

IT-Kompetenz der <strong>ITEBO</strong> zugreifen können. Wir<br />

erwarten Synergieeffekte: Nehmen wir als Beispiel<br />

den Servicedesk, eine Art Hotline für Fragen oder<br />

Probleme. Das muss gerade in einem Krankenhaus<br />

rund um die Uhr funktionieren und das lässt sich in<br />

einem größeren Verbund eher sicherstellen als in<br />

kleinen Einheiten.<br />

Ihr zweiter Zuständigkeitsbereich sind Projekte,<br />

worum handelt es sich dabei?<br />

In der IT-Welt geht es nicht nur um<br />

die Einführung neuer Software. Es<br />

geht auch um die „Umformatierung”<br />

der Arbeitswelt, ja es geht<br />

um neue Arbeitsformen, die all<br />

unsere Möglichkeiten einer ITkonformen<br />

Organisation der<br />

heutigen Arbeitswelt einschließt.<br />

Ein Vortrag von mir zu diesem<br />

Thema stand unter der Überschrift:<br />

„Loslassen: zum Schmerz einer<br />

Trennung.” Die neue Arbeitswelt<br />

bringt viele Chancen mit sich, aber<br />

unweigerlich auch Veränderungen<br />

und den Abschied von liebgewordenen Gewohnheiten.<br />

Davor haben viele Menschen Angst.<br />

Wird es wirklich so schlimm?<br />

Für viele gilt das Gegenteil. Die neue Arbeitswelt<br />

kommt vor allem den Erfahrungen und Methoden<br />

jüngerer Menschen entgegen, die sich beispielsweise<br />

neues Wissen anders erschließen oder ihr<br />

gemeinsames Arbeiten neu organisieren wollen.<br />

Das bringt wesentliche Veränderung mit sich. Die<br />

Stadt Osnabrück stellt dafür gerade die Weichen<br />

und ich darf sie derzeit dabei unterstützen, alle<br />

Fachakten und maßgeblichen Fachanwendungen<br />

in einem Enterprise Content Management (ECM)<br />

abzubilden. Umgangssprachlich würde man vom<br />

<strong>02</strong>0


<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

Holger Richard,<br />

seit <strong>2015</strong> für Beteiligungsmanagement<br />

und Projekte der <strong>ITEBO</strong> GmbH zuständig<br />

Zuvor: Bürgermeister der Gemeinde Bad<br />

Laer (1997 – 2014)<br />

papierarmen Büro sprechen. Ein solches System<br />

erlaubt den Zugriff auf alle Akten in Echtzeit und<br />

das ortsunabhängig, also auch von zu Hause aus.<br />

Osnabrück wird wohl die erste Großstadt sein, die<br />

das in diesem Umfang realisiert.<br />

Nach dem Vorbild der Gemeinde Bad Laer?<br />

Dort hat Ihnen Ihr früherer Amtskollege Hartmut<br />

Nümann aus der Stadt Dissen a.T.W. attestiert, die<br />

Verwaltung dort zukunftsfähig zu machen.<br />

Ist es das?<br />

Kommunen stehen vor ständig neuen Aufgaben<br />

mit steigender Komplexität. Zugleich steigt der<br />

Qualitätsanspruch. Deshalb haben wir versucht,<br />

uns auf unsere Kernkompetenzen zu besinnen.<br />

Dabei haben wir nicht nur auf Outsourcing und interkommunale<br />

Zusammenarbeit gesetzt, sondern<br />

– unterstützt von der <strong>ITEBO</strong> – auch die Möglichkeiten<br />

genutzt, die der technische Fortschritt<br />

bietet.<br />

Als Bürgermeister haben Sie einen Selbstversuch<br />

gestartet und Ihr eigenes Büro aufgegeben, jetzt<br />

sitzen Sie wieder an einem festen Schreibtisch. Ist<br />

das die Quintessenz?<br />

Hm – ich treffe hier auf ein sehr motivierendes<br />

Umfeld, eine gelebte „obligation to dissent” (Anm.<br />

der Redaktion: Kultur des konstruktiven Widerspruchs).<br />

– OK, das mit dem Schreibtisch ist zu<br />

überdenken.<br />

<strong>02</strong>1


DER NEUE KATALOG. ALLE<br />

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Der Produktkatalog ist direkt bei der <strong>ITEBO</strong> erhältlich. Kontaktieren Sie uns per E-Mail<br />

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<strong>ganz</strong> <strong>nah</strong><br />

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