ITEBO ganz nah Ausgabe 2016 01

01/2016
ganz nah
12. nsys–Forum
Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe
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Titelthema:
Damit die Wahl nicht
zur Qual wird
Kommunalwahl 2016
Portfolio:
Und die NSA bleibt
draußen
Cloud in der Praxis
Im Portrait:
Adrian Richter
Teamleiter IT-Service
Braunschweig

Impressum
ITEBO ganz nah
Das Magazin der ITEBO GmbH
Herausgeber
ITEBO GmbH
Dielingerstraße 39/40
49074 Osnabrück
Tel.: 0541 9631-0
info@itebo.de · www.itebo.de
Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf
Redaktion
ITEBO GmbH
Konzeption, Layout
eyeson advertising GmbH, www.eyeson-advertising.de
Texte
Andreas Wenk, Kathrin Sieber, Klaus Steinbrecher & ITEBO GmbH
Fotos
ITEBO GmbH, iStockfoto, Daniel Gieseke
Druck
Individual.Druck, Osnabrück
Erscheinungsweise/Auflage
3x jährlich, 2.500 Exemplare
02

ganz nah
INHALTSVERZEICHNIS
4/5
AUF EIN WORT
Am Puls der Zeit
6
AKTUELLES
Ein tolles Team
7
ALL ABOUT IT
Sparen wird teurer
8/9
TITELTHEMA
Damit die Wahl nicht zur Qual wird
10
PORTFOLIO
Und die NSA bleibt draußen
11
AUS KUNDENSICHT
Nach der Wahl ist vor der Wahl
12
IM PORTRAIT
Interview mit Adrian Richter
13
IM FOKUS
Wahlen 2016
15
AKTUELLES
ITEBO engagiert sich für Kinderhospiz
03

AUF EIN WORT
BERND LANDGRAF
Geschäftsführer der ITEBO GmbH
04

ganz nah
AUF EIN WORT
ALLES IST EINGELOGGT FÜR 2016
Ein Blick in den vielseitigen Arbeitskalender der
ITEBO-Unternehmensgruppe für 2016 verrät: Er
ist wahrlich gut gefüllt mit anspruchsvollen Aufgaben
für die kommenden Wochen und Monate.
„Wie es nicht anders sein kann, stehen für uns als
Team des Systemhauses für öffentliche IT erneut
zahlreiche ambitionierte Projekte bei unseren
Kunden im Mittelpunkt unserer täglichen Arbeit.
Gut eingeloggt haben wir dazu alle wichtigen
Innovationsthemen, wie zum Beispiel die Entwicklung
eines standardisierten Internetportals
für Niedersachsen, e-Rechnung oder e-Vergabe-
Lösungen. Dabei gilt beharrlich und unverändert
unsere Devise: Neue Trends und Technologien
sind auf den ersten Blick erst einmal spannend.
Zum Tragen kommen sie jedoch erst, wenn wir
aus diesem bunten Strauß von Möglichkeiten
fertige und sofort einsetzbare Lösungsangebote
mit Mehrwert für unsere Kunden entwickeln.
In diesem Sinne waren wir auch mit offenen
Ohren und wachen Augen zum obligatorischen
Pflichtbesuch auf der weltgrößten IT-Messe, der
CEBIT, im März in Hannover. Auch diese hat sich
2016 mit den Megatrends unserer Branche hinsichtlich
mobiler IT -Arbeit, verbunden mit vielfältigen
Verfahrensangeboten aus der „Wolke”,
sowie der Echtzeitnutzung immer größerer
Datenmengen rund um Big Data befasst. Neu
waren wie in den Vorjahren nicht die Themen,
sondern neue innovative Lösungsangebote, die
ganz sicher auch in irgendeiner Art und Weise
Niederschlag in unserem Tun finden werden.
Natürlich haben wir uns für 2016 auch etwas
ganz Besonderes vorgenommen. Und das beim
Alltäglichsten, bei unserem Tagesgeschäft: Mit
hoher Priorität werden wir uns dem Thema Servicemanagement
widmen – alles mit dem Ziel der
umfassenden Zertifizierung unserer Dienstleistungen
und Infrastrukturen. Dies geschieht nicht
zuletzt vor dem Hintergrund, dass wir die Qualität
aller Leistungen für unsere Auftraggeber ständig
weiter verbessern wollen – und das auch messbar!
Sich damit auch in Zukunft als bewährter
und zuverlässiger Partner für all unsere Kunden
zu erweisen, schließt folgerichtig ein, sich auf die
immer massiver werdenden Angriffe auf die IT-
Sicherheit und den Datenschutz einzustellen und
ihnen wirksam zu begegnen.
Darüber hinaus haben wir selbstverständlich
auch den 11. September, den Tag der Kommunalwahlen
in Niedersachsen, in unserem Terminkalender.
Mit Akribie und in vollem Bewusstsein
unserer Verantwortung, die auch wir für einen
reibungslosen Ablauf der Wahlen in den Städten
und Gemeinden tragen, bereiten wir uns langfristig
auf diesen Tag vor, denn wir wissen: An einem
Tag wie dem der Kommunalwahlen steht vor
allem mit der Bekanntgabe der Hochrechnungen
und Wahlergebnisse ab 18 Uhr die kommunale IT
im Fokus von Politik, Medien und interessierter
Öffentlichkeit – und damit auch unsere Leistungsfähigkeit
und Kompetenz.”
Bernd Landgraf
Geschäftsführer der ITEBO GmbH
05

AKTUELLES
EIN TOLLES TEAM
Manchmal sind die Dinge so einfach: Kinder haben Wünsche und kein Geld, andere haben ein großes
Herz. Am Ende freuen sich die einen über Zuwendungen und Geschenke, die anderen darüber, einem
Mitmenschen wenigstens einen kleinen Traum wahr werden zu lassen. Bei ITEBO hat genau das Tradition.
Nicht etwa, weil ein hochdotierter Unternehmensberater dazu geraten hätte, das Firmenimage, in
Neuhochdeutsch „Corporate Social Responsibility”, aufzumöbeln, sondern weil aus der Mitte der Belegschaft
heraus der Wunsch entstanden ist, sich sozial zu engagieren.
Stefanie Schindhelm von der Bürgerstiftung Osnabrück
Die Wahl fiel auf das Projekt „Don Bosco”, eine
Einrichtung der katholischen Jugendhilfe in Osnabrück
mit stationären und ambulanten Angeboten.
Daraus ist die Tradition entstanden, dass
jedes Jahr ein Weihnachtsbaum die Büroetagen
der ITEBO schmückt, an dem Karten mit Wünschen
der Kinder hängen. Mitarbeiter kaufen
dann die ersehnten Geschenke selbst ein. 2015
hat die ITEBO-Belegschaft mit der Bürgerstiftung
einen Partner ins Boot geholt, der ihm – so
ITEBO-Betriebsratschef Wolfgang Balz – einige
Arbeit abnimmt.
Der Zusammenschluss lag nahe, weil die ITEBO
zu den Firmenunterstützern der Bürgerstiftung
gehört und diese sich auf die Fahnen geschrieben
hat, benachteiligten Kindern und Jugendlichen
Chancen zu eröffnen und sie mit zahlreichen
Aktionen zu fördern. Eine davon heißt „Kinderwünsche”,
dabei geht es nicht nur darum, zur
Weihnachtszeit Präsente einzusammeln und zu
verteilen. „Das ist nur der Türöffner”, weiß die
ehemalige Jugendrichterin Stefanie Schindhelm,
um Kinder und Jugendliche das ganze Jahr über
zu fördern. Mal fehlt das Geld für Nachhilfe, mal
für ein Paar Turnschuhe oder eine Sportbrille. Für
sich genommen kleinere Beträge, in der Summe
aber mittlerweile stattliche 20.000 Euro im Jahr.
Ein weiteres Programm läuft gerade in diesen
Tagen wieder an und nennt sich „Handschlag”.
Auf einer Aktionsbörse stellen sich Schulen, Klassen
oder Gruppen aus Einrichtungen der Kinderund
Jugendarbeit vor und bitten um tatkräftige
Unterstützung. Mal geht es darum, ein Hochbeet
anzulegen, einen Geräteschuppen zusammenzuzimmern
oder um einen gemeinsam Ausflug.
Ausgerechnet im Jubiläumsjahr musste die ITEBO
passen, ist aber sonst regelmäßig bei der Aktion
„Handschlag” dabei. Die teilnehmenden Unternehmen
und Organisationen stellen ihre Mitarbeiter
frei, die dann an einem festen Aktionstag
gemeinsam etwas mit den Kindern und Jugendlichen
unternehmen. Sie erhalten so tatkräftige
Unterstützung für ein Projekt, das sie sonst nicht
hätten realisieren können, und die Mitarbeiter
vollziehen einen Perspektivwechsel, arbeiten mit
Kindern und Jugendlichen auf Augenhöhe und
schulen so ihre soziale Intelligenz.
Ähnlich verhält es sich mit der Aktion Kinderwünsche.
„Wer bereit ist, sich darauf einzulassen, erfährt
viel über die Welt von Kindern, ihre Wünsche
und Sehnsüchte oder ihren Blick auf die Welt”,
weiß Stefanie Schindhelm. Unter den rund 1.000
Kinderwünschen im Wert von bis zu 20,- Euro,
die sich pro Jahr auf ihrem MacBook ansammeln,
sind nicht nur Klassiker wie Kinogutscheine,
Spiele oder Bücher, sondern auch Laserschwerter
oder Bettwäsche mit den jeweils aktuellen Fantasy-Helden
von Darth Vader bis hin zu Monster-
High. Namen, die sich der Autor erst nach einer
Google-Recherche zu schreiben wagt. Für die
Bürgerstiftung kaufen Stefanie Schindhelm und
ihre Helfer selbst ein, für die ITEBO-Mitarbeiter
übernimmt sie lediglich die Logistik, sammelt die
Kinderwünsche ein, schreibt Aufkleber und sorgt
nach einem bewährten System dafür, dass am
Ende alle Geschenke in den Händen der richtigen
Kinder landen. Beide Seiten sind von der Kooperation
begeistert und loben sich gegenseitig als
verlässliche Partner, pünktlich, gut durchorganisiert
und – natürlich – alles ehrenamtlich.
06

ALL ABOUT IT
ganz nah
SPAREN WIRD TEURER
Asylbewerber statt Sportunterricht in der Turnhalle,
Löcher in den Straßen und eine marode
Infrastruktur bescheren den Kommunen aktuell
Sorgen genug. Da kommen Angebote, ins Facility
Management zu investieren, scheinbar zur Unzeit.
In den meisten Rathäusern heißt die Devise:
sparen, sparen und nochmals sparen. Dabei gibt
es durchaus Lichtblicke.
Fallende Energiepreise bieten zumindest teilweise
Luft zum Atmen. Die Minderausgaben ließen sich
einsetzen, um den eigenen Gebäude- und
Liegenschaftsbestand professioneller zu managen.
Dort lassen sich enorme Einsparpotenziale
entdecken, weiß Carsten Wallenhorst von der
ITEBO und erinnert daran, dass die Unterhaltungskosten
von Gebäuden regelmäßig bereits nach
sieben Jahren die Erstellungskosten überschreiten.
So belegen Gebäudeinstandhaltung und Reinigung
sowie Reparaturen und Energiekosten regelmäßig
Platz zwei der laufenden Ausgaben, hinter dem
Personal.
Carsten Wallenhorst, Servicebereich
ERP-Systeme newsystem
„Das zeigt,
schon kleine
Veränderungen
können hier
vergleichsweise
hohe Erträge
abwerfen”, so
Wallenhorst. Er
berät Kommunen
und stellt nicht
selten fest, dass
dort die Kompetenzen
nicht
gerade optimal
verteilt sind. Ein
zentraler Einkauf
von Reinigungsoder
Handwerkerleistungen?
Fehlanzeige. Brauchbare Planungsunterlagen
für Ausschreibungen? Fehlanzeige.
Eine exakte Analyse von Verbrauchsdaten und
Energiestandards? Fehlanzeige. „Da ist vielfach
jeweils eine Einzelperson für ein Gebäude verantwortlich
und regelt dort alles. Aber so lassen
sich weder Synergieeffekte noch Mengenrabatte
erzielen.” Außerdem, so Wallenhorst, „fehlt oftmals
eine verlässliche Dokumentation”, und er berichtet
von Fällen, in denen ein Sachbearbeiter plötzlich
verstorben ist und all sein Wissen mit ins Grab
genommen hat. Deshalb betrachtet Wallenhorst
die Dokumentation als eine der tragenden Säulen
für ein effizientes Gebäudemanagement.
„Natürlich bindet auch die Datenerfassung Kapazitäten,
aber das lohnt sich”, ist sich Wallenhorst
sicher, „allein schon wegen der Gefährdungshaftung.”
Dabei erinnert er an den ebenso tragischen
wie spektakulären Fall in Bad Reichenhall. Dort
stürzte am 2. Januar 2006 die Eissporthalle unter
den Schneemassen ein. 15 Menschen kamen
ums Leben, 18 erlitten schwere Verletzungen.
Das rief die Staatsanwaltschaft auf den Plan. Der
Bürgermeister – selbst nicht im Visier der Ermittler
– verfehlte wenig später die Wiederwahl. Mittlerweile
gelten für öffentliche Gebäude rund 2.000
Rechtsvorschriften und es werden ständig mehr.
Hier den Überblick zu behalten, gelingt nur Profis.
Und selbst die wissen entsprechende EDV-Tools
zu schätzen. Diese bilden die Gebäudeausstattung
und Maße ebenso ab wie Verträge oder Termine.
Vergleichbar mit einem Outlook-Kalender erinnern
sie an Inspektionen und Routinearbeiten und gestatten
darüber hinaus zahlreiche Auswertungen.
Allein durch die Synchronisation lassen sich oft
Kosten für An- und Abfahrt sparen. Das Einsparpotenzial
solch einfacher Schritte summiert sich
laut Wallenhorst in der Summe „schnell auf bis zu
20 %”. Und Wallenhorst weiß, wovon er spricht. Er
hat das Gebäudemanagement von der Pike auf
gelernt. Zwölf Jahre Piepenbrock, Weiterbildung
zum Senior Facility Manager, Facility-Management-Studium
im niederländischen Amersfoort
und on top ein berufsbegleitendes BWL-Studium
an der Euro-FH in Hamburg sprechen für sich.
Diese Kompetenz wissen Wallenhorsts Beratungskunden
zu schätzen. Dabei muss es gar nicht
in jedem Fall die große Lösung mit integrierter
Schnittstelle zum Rechnungswesen sein, wie etwa
in der Samtgemeinde Bersenbrück. Die hat sich
bereits früh für die ITEBO als IT-Systempartner
entschieden und vor sechs Jahren das Facility-
Management-Modul nachgerüstet. Marietta Lammers
ist in der Verwaltung für rund 50 Gebäude,
von der Kita über die Feuerwehrwache bis bin zum
Rathaus, zuständig und schwört auf das System.
Sie schätzt vor allem den „schnellen Überblick,
etwa über Energiekosten oder den laufenden Soll-
Ist-Abgleich”. Den Übergang von der Kameralistik
zum kaufmännischen Rechnungswesen hat die
Samtgemeinde für den Einstieg in ein professionelles
Facility-Management genutzt. Den schnellen
Überblick nennt Lammers ihr „Frühwarnsystem”,
auf das sie nicht mehr verzichten möchte.
Als nächsten Schritt sieht sie das Benchmarking.
Ziel ist es, alle Gebäude und ihre Kosten an Best-
Practice-Beispielen anzulehnen, um noch mehr
Geld zu sparen.
07

TITELTHEMA
DAMIT DIE WAHL NICHT ZUR QUAL WIRD
Mit der nächsten Kommunalwahl werden im
September in Niedersachsen Gemeinderäte,
Kreistage, Ortsräte und Hauptverwaltungsbeamte
neu gewählt. Im Prozess der Wahlvorbereitung,
Wahldurchführung und Wahlnachbereitung
ist eine IT-Unterstützung nicht mehr
wegzudenken. Die umfassenden Leistungen der
ITEBO Unternehmensgruppe ermöglichen alle
notwendigen Abläufe.
Ca. 60 Kommunen vertrauen bei den anstehenden
Wahlen auf die Kompetenz der Mitarbeiter
der ITEBO Unternehmensgruppe. Im Aufgabenfeld
der Wahlen bietet diese umfangreiche Leistungen,
angefangen bei der Produktion der Wahlbenachrichtigungen,
den notwendigen Konfigurationen
in den Einwohnerverfahren OK.EWO und MESO,
beim Einsatz der Wahlauswertesoftwarte
OK.WAHL inklusive der Wahlhelferverwaltung
bis hin zu intensiven Schulungen der Administratoren,
Wahlergebniserfasser und Mitarbeiter für
die Wahlergebnisdarstellung der Kommunen.
Das Wahlrecht schreibt die Information der
Bürger und Bürgerinnen vor. Hierfür müssen
in den Bürgerämtern 42 Tage vor der Wahl die
Wahlberechtigten ermittelt und diesen muss bis
21 Tage vor der Wahl eine Wahlbenachrichtigung
zugestellt werden. Im Druck und der Versandfertigung
von bis zu 1,5 Mio. pro Wahl erzeugten
Wahlbenachrichtigungen verfügt die ITEBO über
jahrzehntelange Erfahrungen – auch zu den sich
verändernden Möglichkeiten der Produktion, wie
zum Beispiel die Integration von Barcode oder
PremiumAdress. Die umfangreicher werdenden
Pflichtinformationen auf den Benachrichtigungen
veranlassen immer mehr Kommunen, von der
Wahlbenachrichtigungskarte auf einen Wahlbenachrichtigungsbrief
zu wechseln. Auch die
Nutzung des QR-Codes für die Beantragung der
Briefwahlunterlangen bedeutet einen Mehrbedarf
an Platz.
Neben den gängigsten Datenformaten aus den
Verfahren OK.EWO und MESO kann die ITEBO
weitere Einwohnerverfahren bedienen. „Wir arbeiten
hierfür mit einer eigenen Layout-Software,
die es uns ermöglicht, alle gelieferten Daten
variabel in die Benachrichtigung einzubauen”,
erklärt Bernhard Hehmann, Leiter Outputmanagement
der ITEBO.
"Wir bieten hier höchste
Sicherheitsstandards."
Der Druck der Wahlbenachrichtigungen erfolgt
im zutrittsgesicherten Druckzentrum der ITEBO.
08

ganz nah
„Wir bieten hier höchste Sicherheitsstandards,
sowohl für die Übergabe der sensiblen,
personenbezogenen Daten über verschlüsselte
Übertragungswege, als auch bei den Anforderungen
an die Produktionsstätte.” Den Abschluss des
Druckservice bildet die fristgerechte Einlieferung
der Benachrichtigungen bei dem vom Kunden
gewählten Verteildienstleister.
Bis zur Wahl werden in den Wählerverzeichnissen
diverse Veränderungen vorgenommen und diese
durch fachlichen Support begleitet. Briefwahlunterlagen
können über die Internetseiten der
Kommunen online beantragt werden.
Wahlergebnisse zeitnah zu erfahren, ist für
Bürger und Medien unerlässlicher Standard.
Deshalb werden die Ergebnisse aus Hunderten
von Stimmbezirken unmittelbar ausgezählt, in
OK.WAHL erfasst, gleichzeitig online an die jeweiligen
Wahlleiter weitergeleitet und die Ergebnisse
direkt in Präsentationen zur Verfügung gestellt.
Dies kann auf den Internetseiten der Kommunen
geschehen oder live in den Rathäusern.
Das von den Kommunen genutzte Fachverfahren
OK.WAHL bietet eine Vielzahl von amtlichen und
nichtamtlichen Auswertungen zur Wahlanalyse
sowie Kontrolllisten und Dokumente, die auf
Knopfdruck vollständig fertig formatiert erzeugt
werden. Prüfungsmechanismen sorgen für
Sicherheit. Die einzelnen Eingaben unterliegen
permanenten Plausibilitätskontrollen, Fehler
werden von der Software sofort bemerkt.
Viele Abläufe müssen reibungslos ineinandergreifen.
Das betrifft die Stabilität der IT-Infrastruktur,
von Netzwerk, der Datenbank oder des Webservers
bis hin zu einer redundanten Ausfallsicherheit.
„Wir kümmern uns permanent darum, dass
die Anwendung störungsfrei arbeitet, beheben
Fehler und sorgen für die technische Verbindung
zwischen den Beteiligten und den Wahlleitern”,
sagt Monika Schwertmann, Gesamtverantwortliche
für die Abwicklung von Wahlen.
Ein erfolgreicher Wahltag ist jedoch nicht
nur abhängig von der eingesetzten Technik,
sondern auch von Kompetenz, Zuverlässigkeit
und Engagement des Dienstleisters. „Unsere
Mitarbeiter aus dem kommunalen wie auch aus
dem technischen Umfeld begleiten Wahlen seit
fast 40 Jahren”, so Monika Schwertmann. „Als
eingespieltes Team stehen wir für jede notwendige
Unterstützung bereit, bis das letzte Ergebnis
vorliegt, auch schon mal bis nach Mitternacht.
Dies bedeutet auch Zuversicht zu verbreiten,
Druck abzubauen und Lösungen zu liefern.”
09

PORTFOLIO
UND DIE NSA BLEIBT DRAUßEN
Mit der Nutzung einer Cloud in einem zentralen Rechenzentrum
können alle Mitarbeiter bereichs- und
abteilungsübergreifend mit den benötigten Daten
versorgt werden, jederzeit und überall. Das Ergebnis
ist produktiveres Arbeiten, höchste Verfügbarkeit
und die Sicherheit, die eigenen Daten nicht in die
Hände der NSA zu geben.
Seit 2014 bietet die ITEBO ihren Kunden den flexiblen
Zugang zu Daten aus der Cloud. Die dafür nötige
Software und die erforderliche IT-Infrastruktur müssen
nicht mehr beim Kunden vorgehalten werden,
sondern werden in Echtzeit über das Internet bereitgestellt.
„Anders als bei den einschlägigen bekannten
Diensten wie beispielsweise Dropbox, Microsoft
OneDrive oder Google Drive liegen Daten bei uns im
ITEBO-eigenen kommunalen Rechenzentrum in
Osnabrück und unterliegen dem deutschen Datenschutzgesetz”,
versichert Frank Wehmann, Leiter des
ITEBO-Rechenzentrums.
Kunden erhalten Rechenleistung, Speicherkapazität
und moderne Sicherheitskomponenten. In der Basisversion
stehen 10 GB Speicher bei einer unbegrenzten
Anzahl an Benutzern und einem unbegrenzten
Datenverkehr zur Verfügung. Diese kann bei sich
verändernden Anforderungen und Geschäftsprozessen
jederzeit erweitert werden. Ermöglicht wird
allen Cloud-Nutzern neben dem Datenaustausch
untereinander auch die öffentliche und auf Wunsch
Passwort-geschützte Freigabe von Dateien per Link,
das Hochladen von Dateien oder eine zeitgleiche
Bearbeitung von Dokumenten. Als Endgeräte auf
Nutzerseite werden hierbei sowohl PCs/Laptops als
auch Android- oder iOS-Smartphones und Tablets
unterstützt.
André Simeit, Servicebereich Rechenzentrum
Durch die Cloud werden sowohl Kosten für Hardware
und Software gespart, wie auch interne Ressourcen,
die sich um Server, Verfügbarkeit und einen stabilen
IT- Betrieb kümmern müssen. Gute Systeme müssen
gewartet werden, damit sie gut bleiben. „Aus diesem
Grund erneuern unsere Techniker regelmäßig die
Cloud-Software mit den neuesten Versionen. Ebenso
werden das Server-Betriebssystem und die nötige
Zusatzsoftware auf einem aktuellen Stand gehalten”,
erklärt der technische Projektleiter André Simeit.
Eine Plattform, die öffentlich aus dem Internet erreichbar
ist und Daten bereitstellt, sollte eine bestmögliche
Absicherung gegen Angriffe und andere
Gefahren bieten. So werden die Daten in der ITEBO-
Cloud täglich redundant gesichert und sind, entgegen
der täglichen Praxis in vielen Unternehmen, auch
vor Diebstahl, Brand- oder Wasserkatastrophen
geschützt. High-Performance-Firewall-Systeme
sorgen für umfassenden Schutz. Der Zugriff auf die
Cloud bzw. die Übertragung der Daten ist bei ITEBO
ausschließlich SSL-verschlüsselt, das bedeutet mit
Verschlüsselungszertifikaten nach dem neuesten
Stand der Technik, möglich.
„Unsere Private Clouds kommen einer 100 %-igen
Sicherheit sehr nahe. Dies bestätigt auch der unabhängige
Test der Cloud Security-Spezialisten von
Qualys, den alle ITEBO-Clouds mit der Bestnote „A+”
bestehen. Das können unsere Kunden auch unter
ssllabs.com jederzeit prüfen”, so André Simeit.
CLOUD IN DER PRAXIS
Seit Januar 2014 nutzt die Gemeinde Wendeburg
die „Private Cloud” der ITEBO GmbH insbesondere
für die elektronische Bereitstellung von
Unterlagen für die Gremienarbeit. Eine einfache
und unkonventionelle, aber für die Größenordnung
der Gemeinde passende, pragmatische,
sichere und zudem kostengünstige Lösung.
Sämtliche Anträge der Fraktionen, die Einladungen
zu den Sitzungen mit Links zu den Ratsvorlagen
und die teils umfangreichen Anlagen
sowie Sitzungsprotokolle – ob als gängiges
Office-Format oder PDF – können von den
Mandatsträgern kennwortgeschützt je nach individuell
zugeordneten Zugriffsrechten rund um
die Uhr abgerufen werden. Durch WLAN ist dies
während der Sitzungen auch mit einem Tablet-
PC möglich. Dies spart erhebliche Mengen
Papier und den früheren Verwaltungsaufwand
für das Erstellen und Versenden der Unterlagen.
Neben dem Rat, dem Verwaltungsausschuss,
den Fachausschüssen und den Ortsräten steht
das System aber auch zum Beispiel für die
Freiwillige Feuerwehr und die Verwaltung mit
ihren zahlreichen Außenstellen zur Verfügung.
Eine nützliche Kalenderfunktion, eine Kontaktliste
und die Möglichkeit, die Daten auf dem
lokalen Server mit der Cloud zu synchronisieren,
runden das Angebot ab.
Hermann-Josef Landeck,
Allg. Verwaltung und Personal der Gemeinde Wendeburg
010

AUS KUNDENSICHT
ganz nah
NACH DER WAHL IST VOR DER WAHL
Engagierte Ratsarbeit erfordert bis zu 25 Stunden
Ehrenamt pro Woche und gute Politik braucht Information.
Doch die unendliche Informations- und
Dokumentenflut, endlose Sitzungen, deren Vorund
Nachbereitung oder der Umgang mit verschiedensten
Anträgen, Vorlagen und Beschlüssen stellen
ehrenamtlich arbeitende Ratsmitglieder vor
große Herausforderungen. Entlastung ist gefragt.
Wenn im Herbst in der Gemeinde Bad Rothenfelde
die neue Legislaturperiode beginnt, erwartet die
20 neugewählten Ratsmitglieder eine vollständig
digitale Ratsarbeit und papierloses Arbeiten mit
den Lösungen der ITEBO.
Bad Rothenfelde ist mit 7.800 Einwohnern die
kleinste Gemeinde des Landkreises Osnabrück.
Wie viele andere Nachbargemeinden entschloss
sich die Verwaltung vor einem Jahr, ein Ratsinformationssystem
einzuführen, das sie mit
der Kurverwaltung, einer Tochter der Gemeinde,
gemeinsam nutzt. „Ziel war es, die administrativen
Aufgaben unserer Mitarbeiter zu erleichtern, die
Kommunikation zwischen den zwanzig Ratsmitgliedern
und den Ämtern, Gremien und Fraktionen
zu optimieren und gleichzeitig interessierte Bürger
stärker ins politische Geschehen zu integrieren
und an der Entscheidungsfindung zu beteiligen”,
erinnert sich Karl-Wilhelm Twelkemeyer, Leiter der
Hauptabteilung der Gemeinde.
In einem ersten Schritt entschied sich Bad Rothenfelde
für den Einsatz von Session der SOMACOS
GmbH & Co. KG, um den Sitzungsdienst zu optimieren.
Die Lösung ermöglicht Gemeinden jeder
Größe effizientes Arbeiten durch die Vereinheitlichung
von Vorlagen, die komplette Koordination
von Sitzungsabläufen und Antragsverfahren,
eine transparente Beschlusskontrolle, zentrale
Informationen zu Einladungen, Tagesordnungen
und Niederschriften bis hin zu einer koordinierten
Termin- und Raumplanung als Basis für die digitale
Gremienarbeit. Seit Januar werden auch alle
Sitzungsgelder über Session abgerechnet.
„Die Informationsoffenheit und die vereinfachten
Verfahren sind eine deutliche Erleichterung für alle
Beteiligten. Alle Daten liegen zentral und sicher im
Rechenzentrum der ITEBO, sodass alle Mitarbeiter
der Verwaltung entsprechend ihrer Rollen und
Rechte Zugriff auf die für sie relevanten Vorlagen,
Dokumente, Bekanntmachungen und Informationen
haben. Auch die Einsparungen für die sonst
üblichen Papier-, Druck- und Portokosten machen
sich bemerkbar”, so Karl-Wilhelm Twelkemeyer.
Bis Ostern wird die Gemeinde die Services erweitern.
Über einen geschützten Zugang auf das
Gremieninformationssystem über die Homepage
der Gemeinde erhalten alle Ratsmitglieder Zugriff
auf die notwendigen Unterlagen im Rahmen ihrer
Ausschuss- und Gremienarbeit. So können diese
jederzeit Vorlagen, Niederschriften und Beschlüsse
aus öffentlichen und nichtöffentlichen Sitzungen
einsehen und auf den eigenen PC herunterladen.
Für die Bürger stehen öffentliche Informationen
transparent und umfassend über das Bürgerinformationssystem
zur Verfügung.
"Mit der neuen Legislaturperiode
werden wir vollständig auf papierloses
Arbeiten umstellen."
Ein weiterer Schritt auf dem Weg zu einer modernen
und effizienten Verwaltung ist bereits beschlossen.
„Mit der neuen Legislaturperiode
werden wir vollständig auf papierloses Arbeiten
umstellen. Dazu wird jedem Ratsmitglied auch ein
Tablet zur Verfügung gestellt. Das wird weitere
Ressourcen einsparen und die Verfahrenswege
zwischen Verwaltung und Mandatsträger vereinfachen”,
blickt der Hauptabteilungsleiter voraus.
Möglich wird das mit der Mandatos App, mit deren
Hilfe Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit und
mit jedem beliebigen Endgerät verschlüsselt abgerufen,
recherchiert, bearbeitet, kommentiert und
auf mobilen Endgeräten, abgelegt werden können.
Unterstützt werden die Betriebssysteme Windows,
Android und iOS. Im kommunalen Rechenzentrum
der ITEBO in Osnabrück steht der SOMACOS Cloud-
Speicher zur Verfügung, um die sensiblen Daten sicher
und verschlüsselt zu verwalten, eine gemeinsame
Bearbeitung zu ermöglichen und alle Daten
auf verschiedenen Endgeräten völlig synchron
zu halten. Für die digitale Gremienarbeit stellt
die ITEBO ein wirtschaftliches Komplettpaket zur
Verfügung. Dies beinhaltet über die verschiedenen
SOMACOS-Lösungen hinaus umfassende fachliche
und technische Unterstützung, die Beschaffung
und Einrichtung der Tablets inklusive der Mobilfunkverträge,
die Vorhaltung von Ersatzgeräten
und eine Austauschgarantie bis hin zu Benutzeradministration
und der jederzeit möglichen Schulung,
Beratung und Betreuung der Mitarbeiter und
Ratsmitglieder.
Für Karl-Wilhelm Twelkemeyer sind es auch die
kurzen und guten Wege zur ITEBO, die das Projekt
unkompliziert gestalten: „Es ist eine tolle
Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter der ITEBO sind
hoch flexibel, die Schulungen präzise. Wir werden
großartig betreut und unterstützt.”
011

IM PORTRAIT
INTERVIEW MIT ADRIAN RICHTER
012
Seit dem 1. Januar 2016 heißt in der ITEBO GmbH
der neue „Teamleiter IT Service” Adrian Richter. In
dieser Position ist der 32-Jährige im Geschäftsbereich
der ITEBS Ansprechpartner für alle technischen
Belange und darüber hinaus verantwortet
er den technischen Applikationssupport für die
Einwohnermeldeverfahren aller Kunden der ITEBO
Unternehmensgruppe. Wer ist der Neue? In einem
Interview gab er bereitwillig Auskunft zu seiner
Person, seinem Start im Unternehmen und seinem
Team.
Herr Richter, sind Sie zufrieden mit den ersten
Wochen in Braunschweig?
Ich habe durchweg ein gutes Gefühl. Und das nicht
nur mit meiner Entscheidung, mich mit Lust dieser
neuen persönlichen Herausforderung zu stellen.
Durchweg positiv wurde ich von meinem neuen
Team aufgenommen und in einer harmonischen
Atmosphäre wurde mir der Start von allen leicht
gemacht. Auch freue ich mich, dass unser siebenköpfiges
Team noch in diesem Jahr durch einen
weiteren Mitarbeiter für den Applikationssupport
sowie einen Auszubildenden zum Fachinformatiker
für Systemintegration wachsen wird.
Was reizt Sie an der neuen Aufgabe?
Ganz klar das Vertrauen und die mir übertragene
Verantwortung. Dem möchte ich gerecht werden,
in dem ich all mein Know-how in meinen neuen
Wirkungskreis einbringe, meine Erfahrungen im
Bereich Prozessoptimierung und auch das Arbeiten
nach ITIL-Standard. Damit möchte ich dazu
beitragen, die Mannschaft am Standort Braunschweig
in Sachen Service-Exzellenz noch erfolgreicher
zu machen.
"Nur wenn das Team einwandfrei
funktioniert, können wir unsere
Kunden zufriedenstellen und
noch besser werden."
Welche Ziele haben Sie sich dazu gesteckt?
Für den Bereich des technischen Applikationssupports
wollen wir ein Aushängeschild für die
ITEBO Unternehmensgruppe sein und uns mit
unserem Engagement und unserer täglichen Arbeit
von anderen Dienstleistern in Sachen Qualität
abheben. Aber auch für unsere Full-Service-Kunden
werden wir uns weiterqualifizieren, um durch
eine neue und effizientere Ausrichtung unsere
Bestandskunden noch besser zu versorgen und
darüber hinaus neue Kunden gewinnen zu können.
Adrian Richter, Teamleiter IT Service
Welchen Stellenwert haben die Kunden des Unternehmens
für Sie?
Die Kunden des Unternehmens teilen sich den
ersten Platz mit dem sehr guten Betriebsklima im
Team. Sie sind letztlich unsere Daseinsberechtigung.
Aber: Nur wenn das Team einwandfrei funktioniert,
man sich aufeinander verlassen kann und
effizient arbeitet, können wir unsere Kunden zufriedenstellen.
Und natürlich wollen wir für unsere
Kunden noch besser werden. Dies kontinuierlich
umzusetzen, wird mir und meinen Mitarbeitern
viel abverlangen.
Bleiben dabei Privates und die Familie auf der
Strecke?
Das sehe ich nicht so. In den ersten Monaten
meines Hierseins habe ich die ITEBO Unternehmensgruppe
als eine Firma kennen – und schätzen
gelernt, in der natürlich größter Wert auf Qualitätsmaßstäbe
gelegt wird, aber die sich zugleich
auch als ein familienfreundliches Unternehmen
darstellt. Deshalb sehe ich meine Work-Life-Balance
durchaus positiv.
Und wo tanken Sie in der Freizeit Kraft für Neues?
In erster Linie natürlich in der Familie, bei gemeinsamen
Unternehmungen mit unseren beiden
Kindern und bei Arbeiten an unserem Häuschen.
Wenn Zeit bleibt, dann bin ich leidenschaftlicher
Modellsammler und Modellbauer. Von Einsatzfahrzeugen
im Maßstab 1:87 über diverse RC-
Funktionsmodelle bis hin zum Modellflug mit
Quadrocoptern.
Darüber hinaus habe ich mich dem Judosport verschrieben
und bin Träger des 3. Kyu. Angefangen
habe ich damit im Alter von zehn Jahren und nach
einer längeren Pause bin ich seit einem Jahr wieder
mit dem Ziel eingestiegen, doch noch einmal
einen Meistergrad zu erreichen. Dafür trainiere ich
zurzeit durchschnittlich zweimal pro Woche.

IM FOKUS
ganz nah
WAHLEN 2016
Am 11. September finden in Niedersachsen die
Kommunalwahlen statt.
Ein denkwürdiges Datum, wenn wir fünfzehn
Jahre zurück auf die einstürzenden Twin Towers
in New York blicken. Ich möchte gerne glauben,
dass dieser Wahltermin nicht zufällig entstanden
ist, sondern die Gunst des Kalenders nutzend bewusst
gewählt wurde. Freie und demokratische
Wahlen an so einem Tag sind ein gutes und
richtiges Signal und verdienen eine hohe Wahlbeteiligung.
Unsere Beteiligung hat zum Großteil schon vor
dem Wahlabend stattgefunden. Bis dahin wurden
mehr als eine Million Wahlbenachrichtigungskarten
sowie 300.000 Wahlbriefe gedruckt und
ca. 250 Personen in den Einwohner- und Wahlprogrammen
geschult, ganze Wahlen eingerichtet
und erledigt, was sonst noch alles so anfällt.
Also bleibt genügend Zeit, einmal etwas genauer
auf die Wahl selbst zu schauen:
Erst einmal haben Sie bei dieser "Verhältniswahl
mit offenen Listen" drei Stimmen, die Sie beliebig
auf einzelne Bewerber oder auch auf Listen in
ihrer Gesamtheit verteilen oder häufen können.
Wenn Sie Eindruck schinden möchten, können Sie
hinterher erzählen, dass Sie diesmal nach allen
Regeln der Kunst panaschiert und kumuliert hätten.
Die Verteilung der Sitze erfolgt nach einem
Standard-Quotenverfahren (Hare/Niemeyer).
Zur Ermittlung der Quote werden die Stimmen
einer Partei durch die Gesamtstimmenzahl geteilt
und mit der Gesamtsitzzahl multipliziert. Das
Ergebnis könnte z. B. 7,4 Sitze lauten. Im ersten
Schritt wird abgerundet und die (hier sieben) Sitze
direkt verteilt. Der Rest wird in der Reihenfolge
der größten Nachkommateile verteilt. Das scheint
zwar weitgehend dem gesunden Menschenverstand
zu folgen, kann aber im Zweifelsfall zu
kuriosen Ergebnissen führen.
So kann eine Partei bei diesem Verfahren rechnerisch
bei gleichem Stimmanteil einen Sitz
verlieren, wenn man – nur mal so aus Spaß – die
Gesamtsitzzahl erhöht. Noch lustiger wird es,
wenn man die Gesamtstimmenzahl verändert:
Dann kann es passieren, dass Partei A einen Sitz
verliert und Partei B einen Sitz gewinnt, obwohl
das Stimmverhältnis identisch bleibt. Manchmal
kann Mathematik ein richtiger Schelm sein.
Und wieso überhaupt drei Stimmen? In anderen
Bundesländern hätten Sie nur eine oder fünf oder
so viele Stimmen, wie es Sitze zu verteilen gibt.
Das wären in Niedersachsen bis zu 66 Kreuzchen
mit vorprogrammierter Sehnenscheidenentzün-
dung. Manchmal frage ich mich, ob das alles
wirklich so kompliziert sein muss und wie andere
Länder das handhaben. Schauen wir uns doch
einmal unsere britischen Freunde an, die ja für
ihren skurrilen Humor bekannt sind. Bei deren
Parlamentswahlen wählen die Briten mit genau
einer Stimme in 650 Wahlkreisen jeweils einen
Kandidaten. Wer die meisten Stimmen in seinem
Wahlkreis erhält, zieht ins Unterhaus ein, die restlichen
Stimmen fallen unter den Tisch.
Pech gehabt: The winner takes it all. Die Briten
bezeichnen dieses Verfahren als "first past the
post" – ein Begriff aus dem Pferderennsport. Ganz
einfach also. Aber auch gerecht im Sinne des
Wählerwillens? Urteilen Sie selbst: Bei den letzten
Wahlen hat die Scottish National Party (SNP) mit
nur 1,5 Millionen Stimmen 56 der 59 schottischen
Wahlkreise gewonnen. Die UK Independence
Party (UKIP) – die mögen die EU nicht so sehr –
erhielt mit mehr als drei Millionen Stimmen etwa
13 % Stimmanteil landesweit, – gewann aber nur
einen Wahlkreis. Das macht dann 56 Sitze für die
SNP und einen traurigen Sitz für die UKIP. „Die
Welt” (Ausgabe vom 08.05.15) hat einmal ausgerechnet,
wie die Sitzverteilung nach deutschem
Wahlrecht ausgesehen hätte (siehe Grafik).
Das Ergebnis spricht für sich: Unser Verhältniswahlrecht
gefällt mir deutlich besser! Nachbessern
kann man ja immer. Wie wäre es z. B.
mit der Einführung einer Enthaltungsstimme
wie in der Ukraine? Dort kann man ankreuzen:
„Ich finde alle Kandidaten doof und unterstütze
keinen.” (Frei übersetzt) Zumindest wäre dann
das Hauptargument der „natürlich” rein politisch
motivierten Nichtwähler geplatzt. Ob durch so
eine Enthaltungsstimme die Wahlbeteiligung
wohl spürbar steigen würde?
von Dieter Rieken
013

AKTUELLES
ITEBO UNTERSTÜTZT DIE PICTURE-METHODE
In den vergangenen Jahren haben sich die Anforderungen
an die IT-Abteilungen der Verwaltungen
immens erhöht. Steigende Komplexität,
wachsender Kostendruck angesichts knapper
Kassen und nicht zuletzt die Auswirkungen des
demografischen Wandels zwingen die Verwaltungen
intensiv darüber nachzudenken, wie die
eigene IT heute aufgestellt ist und wie sie
zukünftig ausgerichtet werden soll.
"Dadurch werden Aufwände und
Kosten vor Ort deutlich reduziert."
Wirtschaftlichkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit
sind dabei nur einige Aspekte, die es bei einer
nachhaltigen Analyse zu berücksichtigen gilt.
Dies war der Ausgangspunkt einer sich gegenwärtig
entwickelnden Kooperation der ITEBO mit
dem Unternehmen PICTURE GmbH aus Münster.
Diese hat eine Methode zur Dokumentation und
Modellierung von Geschäftsprozessen in der
öffentlichen Verwaltung entwickelt, die dadurch
gekennzeichnet ist, dass sie 24 bildlich anschauliche
Prozessbausteine verwendet. Diese Bausteine
(z. B. Dokument weiterleiten) repräsentieren
dabei häufig wiederkehrende Aufgaben und
sind in ihrer Gesamtheit in der Lage, das komplette
Verwaltungshandeln abzubilden. Mit dieser
Grundidee werden vornehmlich zwei Ziele verfolgt:
Standardiserung und verwaltungsweite
Vereinheitlichung der Prozessdokumentation auf
der einen und ein niedrigschwelliger Einstieg in
die Thematik, der nur einen geringen Schulungsaufwand
erfordert, auf der anderen Seite.
Während der fachliche Fokus der PICTURE GmbH
auf Prozessdokumentation und -optimierung
zielt, nutzt die ITEBO Methode und Tools auch zur
Analyse der IT in der Verwaltung.
Durch die systematische Bestandsaufnahme der
IT-Infrastuktur in den Kommunalverwaltungen
entstehen Prozesslandkarten und IT-Bebauungspläne,
die mit Kennzahlen zur abschließenden
Bewertung verschnitten werden: Wer kümmert
sich um die Aufgabe, wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit,
wie lange dauert die Abarbeitung
und wie oft kommt diese Aufgabe vor?
Durch diese Vorgehensweise wird die Analyse
der Ist-Situation transparent, nachvollziehbar und
somit versachlicht.
Ein weiterer Mehrwert besteht darin, dass die
Verwaltung keineswegs bei Null einsteigen muss.
Als Systemhaus für öffentliche IT mit eigenem
RZ-Betrieb bringt die ITEBO ihre Expertise in
Form vorausgefüllter Templates ein.
Dabei reicht das Spektrum von kommunalen
Fachverfahren (EWO, ERP, RIS, …) über Basisdienste
(Webhosting, E-Governmentdienste,
DMS/Archivsysteme, …) bis hin zur IT-Infrastruktur
(Firewall, Mailserver, Datenbanken, Terminalanwendungen,
…). Dadurch werden Aufwände
und Kosten vor Ort deutlich reduziert.
Mit ihrem neuen Projekt verbinden beide Unternehmen
daher auch die Hoffnung, dass vor allem
kleine und mittlere Verwaltungen und deren
IT-Abteilungen von diesem Angebot Gebrauch
machen werden, denn der Nutzen für eine noch
effektivere und moderne Verwaltungsarbeit und
damit für Optimierung von Dienstleistungen für
die Bürgerinnen und Bürger liegt auf der Hand.
Unabhängig vom Ergebnis der Analyse erhalten
Entscheidungsträger und IT-Leiter in den Verwaltungen
ein belastbares Zahlenwerk, um
Handlungsfelder zur strategischen Steuerung
der eigenen IT zu erkennen und entsprechende
Maßnahmen abzuleiten.
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0541 9631-0
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0541 9631-196
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KONTAKT
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AKTUELLES
ganz nah
ITEBO ENGAGIERT SICH FÜR KINDERHOSPIZ
Die ITEBO feierte 2015 ihr 15-jähriges Bestehen
und schaut voller Zuversicht auf die weitere
wirtschaftliche Entwicklung. Jubiläen sind aber
stets auch ein Anlass, nicht nur nach vorne,
sondern auch einmal zur Seite zu blicken. Unternehmensleitung
(und Belegschaft) haben sich
deshalb dazu entschieden, Weihnachten etwas
kürzer zu treten und sich sozial zu engagieren.
Da lag es nahe, die Kinderarbeit der Hospizhilfe
der Grafschaft Bentheim zu unterstützen.
Bernd Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO GmbH und Dr.
Karl-Heinz Meier (rechts), Kinderhospizhilfe der Grafschaft
Bentheim.
Im Jubiläumsjahr der ITEBO GmbH hat das IT-
Systemhaus zu Weihnachten auf Karten und eine
Weihnachtsfeier verzichtet. Das sparte
1.500 Euro, die Geschäftsführer Bernd Landgraf
jetzt als Spende an Dr. Karl-Heinz Meier von
der Kinderhospizhilfe der Grafschaft Bentheim
übergeben hat.
ITEBO-Geschäftsführer Bernd Landgraf dankte
Kunden und Mitarbeitern für ihr Verständnis, da
sie es ermöglichten, durch einen kleinen Verzicht,
eine große Idee zu unterstützen.
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ganz nah