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Praxis: Ausgabe August 2001 - Home - Ernst & Young - Schweiz

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Analysen nach dem

Analysen nach dem Konzept der «Balanced Scorecard» Die in den Divisionen und Abteilungen konzipierten und direkt zugänglichen Indikatoren vermitteln eine Übersicht der Aktivitäten unter fünf verschiedenen Blickwinkeln (Balanced Scorecard), nämlich: • Sichtweise der Bürger: Wie nimmt uns der Bürger wahr? (Messung, wie die Bürger die Effizienz und Qualität der gelieferten Leistungen wahrnehmen.) • Finanzpolitische Sichtweise: Wie gehen wir mit unseren Budgets um? (Finanzindikatoren zur öffentlichen Leistungserbringung unter den Vorgaben von Kostenbewusstsein und neutralem Budget.) • Sichtweise Prozess/Leistungen: In welchem Bereich müssen wir hervorragende Leistungen erbringen? (Messung der wichtigsten Leistungsindikatoren zur Bestimmung der Effizienz innerhalb eines Prozesses.) • Sichtweise des Personals: Können wir uns weiterhin verbessern und motivieren? (Messung der Fähigkeit, Neuerungen einzuführen und sich zu verbessern, sowie der Zufriedenheit und der Motivation der Mitarbeitenden.) • Gesetzliche Sichtweise: In welchem Bereich müssen wir gesetzliche Bestimmungen einhalten? (Zeigen, dass die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden.) Jeder Leistungsindikator ist an die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren sowie die getroffenen Massnahmen zur Zielerreichung gekoppelt. Ein Beispiel: E IN C ONTROLLING-SYSTEM FÜ R DEN K ANTON T ESSIN Projektstand – eine Gesamtübersicht • Ziele: Prävention und Verhinderung von strafbaren Handlungen und Delikten • Wichtigste Erfolgsfaktoren: Präsenz, angemessene Personalausbildung • Indikatoren: Stundenaufwand für Kontrolle und Ausbildung, Entwicklung der strafbaren Handlungen • Initiativen: Ergriffene Massnahmen zur Zielerreichung. Von der Projektbegleitung über die Berichte zum Controlling So werden alle Schlüsselprojekte eines Departements begleitet, wobei die Projektleiter die Indikatoren bereitstellen müssen: Einhaltung von Zeitplan und Budget sowie Kontrolle der erkannten Risiken und natürlich Kommentare zu den einzelnen Projektphasen. Das Portal schafft darüber eine Gesamtsicht (siehe Darstellung 3). Die Departemente und Divisionen haben via Portal direkten Zugang zur entscheidungsori- 6 B EST P RACTICE M AI/2000 Darstellung 3: Das Cockpit mit den monatlich aktualisierten Informationen aus den Projekten. entierten Informatik. Mit den Analysewürfeln (multidimensionale Analysen, Tendenzen, Korrelation usw.) können sie die Indikatoren bewerten, um die entsprechenden Kommentare abgeben. Es ist vorgesehen, dass die Divisionen halbjährlich einen Bericht zuhanden des Departements verfassen. Die Departemente ihrerseits schreiben halbjährlich einen Departementsbericht zuhanden der Regierung, während die Regierung dem Parlament einmal jährlich Bericht erstattet. Aus der Vernetzung der Indikatoren entsteht ein Controlling. Intern dienen dazu die Schlüsselindikatoren anderer Departemente, die einen Einfluss auf die Divisionen des eigenen Departements ausüben. So interessiert sich beispielsweise die Polizei für Kennzahlen des Sozialwesens. Externe Parameter dienen als Vergleich (Benchmarking) und Kontrolle, wie beispielsweise die Honorarentwicklung bei den wichtigsten Sicherheitsunternehmen. Das Interesse der

Verknüpfung verschiedener Datenbanken HPS (Hyperion Performance Scorecard) Wirtschaftsindikatoren SAP Back Office Data-Hub externe Systeme Ad-hoc-Systeme Polizei rührt daher, dass eine erhöhte Aktivität dieser Gesellschaften ein stärkeres Gefühl der Unsicherheit in der Bevölkerung signalisiert. Selbstverständlich kann ein solches Projekt nur mit einem angemessenen technologischen Support umgesetzt werden. Zur Bildung einer neuen «kantonalen Intelligenz» musste ein Datawarehouse des Typs Oracle installiert werden; die verschiedenen Daten werden durch ein ETL-System (ETL = Extraction, Transforming and Loading) gewonnen (siehe Darstellung 4). Mitarbeitende tragen zur steten Verbesserung bei Um eine stete Verbesserung zu gewährleisten und den Innovations- und Optimierungsgrad zu messen, hat der Kanton Tessin Mitarbeitende nach einem von Ernst & Young entwickelten Brainstorming-Ansatz ausgebildet, der so genannten «Express-Methode». Sie beruht auf verschiedenen Workshops, wobei Hyperion Analyzer Projektverwaltung Leistungsaufträge Aufsicht Berichte/Analysen Kontrolle Hyperion EssBase Hyperion Integration Server ETL-System Extraction Transforming Loading Hyperion® Informatik des Kantons Darstellung 4: Das Controlling des Kantons Tessin beruht auf einem Datawarehouse des Typs Oracle. Die Daten werden extrahiert, wobei die Quellen unterschiedlich sind und von Excel- bis hin zu Access-Dateien reichen. Der Analyseteil wird von Hyperion bereit gestellt. ⎫ ⎪ ⎪ ⎪ ⎪ ⎪ ⎬ ⎪ ⎪ ⎪ ⎪ ⎪ ⎭ ⎫ ⎪ ⎬ ⎪ ⎭ ⎫ ⎪ ⎬ ⎪ ⎭ jeder Workshop die Verbesserung eines spezifischen Prozesses zum Ziel hat. Während des Workshops werden Probleme identifiziert und Lösungsvorschläge in Form von Aktionsplänen ausgearbeitet. Diese Vorschläge werden dann an einen Initiator weitergeleitet, der sofort entscheiden muss, ob die Lösungsvorschläge und Aktionspläne umgesetzt werden oder nicht. Das Projekt ist in der Umsetzungsphase; es wird noch zwei bis drei Jahre dauern, bis die Gesamtheit der Indikatoren verfügbar und das Controlling-Konzept in der ganzen Verwaltung umgesetzt ist. Der Wandel der Arbeitskultur ist dabei ein kritischer Erfolgsfaktor. Widerstände sind zu diskutieren, und es gilt, den Nutzen eines solchen Führungsinstruments für die tägliche Arbeit laufend aufzuzeigen. 7

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