d.3 können wir verwaltungsweit als zentrales System ... - d.velop AG

Der Kreis Steinfurt
Der Kreis Steinfurt liegt im nordwestlichen Teil
des Landes Nordrhein-Westfalen, an der Grenze
des Münsterlandes nach Niedersachsen,
mitten im Universitäts-Städtedreieck Münster-Osnabrück-Enschede.
Nach dem Stand
vom 31.12.2005 leben in den zehn Städten und
vierzehn Gemeinden des Kreises 444.231 Einwohner/innen.
Die Projektziele
E-Government, das große Schlagwort für eine
schlanke, bürgerfreundliche Verwaltung, ist
auch in dem westfälischen Kreis ein wichtiges
Thema. Man fordert und fördert den gezielten
Einsatz von Informationstechnik, um Arbeitsprozesse
zu beschleunigen und Geschäftsprozesse
zu optimieren. Die Prozessoptimierung
sollte vor allem durch elektronische Archivierung
und Dokumenten-Management erreicht
werden. Zielsetzung war, alle Informationen in
einem System zentral zu verwalten und durch
die Nutzung von Dokumentenmanagement-
Funktionen einen zusätzlichen Mehrwert zu
erreichen.
Success Story
Warum gerade d.3 ?
Ende 2006 wurde das Thema mit den politischen
Gremien diskutiert und beschlossen,
2007 machte man sich an die Umsetzung. Im
Rahmen eines Teilnahmewettbewerbes entschieden
sich die Verantwortlichen des Kreises
für d.3 und die codia Software GmbH als
Realisierungspartner. Der Zuschlag fiel nach
Auswertung der Nutzwertanalyse.
„Wir fanden hier einfach das beste Verhältnis
zwischen Vielseitigkeit bzw. Funktionalität
der DMS Software und Preis vor“, so
Erich Lakemeier, verantwortlicher Projektleiter
vom IT-Management des Kreises.
„d.3 können wir verwaltungsweit als zentrales
System einsetzen und die Arbeit damit komplett
dezentral erledigen lassen.“
Effizienz
In der KFZ-Zulassungsstelle, die auf drei
Standorte verteilt ist, ist d.3 seit Dezember
2007 in das Fachverfahren OK.Vorfahrt der
AKDB integriert. Hier war bereits seit Jahren
ein elektronisches Archiv als Insellösung im
Einsatz. Die Pflege des Archivbestandes erforderte
erheblichen Aufwand, die Funktionalität
war sehr begrenzt. Nach Installation der d.3-
Software mit der codia DMS-Lösung, die u. a.
die Schnittstelle zu OK.Vorfahrt beinhaltet, an
allen 40 Arbeitsplätzen in der KFZ-Zulassungsstelle
erfasst nun jeder Mitarbeiter die Belege
seines aktuellen Geschäftsvorfalls (Neuzulassung,
Umschreibung, Außerbetriebsetzung
eines Fahrzeugs etc.) selbst am arbeitsplatzeigenen
Scanner. Die 250.000 Kopien pro Jahr,
die beim alten Verfahren erstellt wurden, fallen
damit weg. Und der Kollege, der in der Vergangenheit
mit dem CD-Brennen ausgelastet war,
nimmt heute andere Aufgaben wahr.
Der Sachbearbeiter gibt beispielsweise während
des Zulassungsprozesses in OK.Vorfahrt
die Daten zur Zulassung ein. Er gelangt anschließend
zu einer Bildschirmmaske, von
der aus er den KFZ-Schein und andere Dokumente
aufruft, die dem Bürger mitgegeben
werden. „An dieser Stelle startet automatisch
Erich Lakemeier, verantwortlicher Projektleiter
vom IT-Management des Kreises Steinfurt
Erich Lakemeier, verantwortlicher Projektleiter vom IT-
Management des Kreises, Wilfried Fier und Hans-Jürgen Heuck
vom DMS-Projektteam (vlnr)
Friedhelm Thielen, Leiter der Zulassungsstelle, und Mitarbeiterin
Silvana Wülker
d.velop AG • Fon +49 (0) 25 42-93 07 0 • info@d-velop.de • www.d-velop.de

der Scanvorgang und die dazugehörigen Belege
– KFZ-Brief, Versicherungsbescheinigung,
HU-Bericht usw. – werden digitalisiert und
mit den Indexdaten aus OK.Vorfahrt automatisch
indiziert“, beschreibt Friedhelm Thielen,
Leiter der Zulassungsstelle, das neue Vorgehen.
Jedes eingescannte Dokument wird mit den bis
zu 20 Indexkriterien aus OK.Vorfahrt – Kennzeichen,
Halterinformationen, Fahrzeugdaten
usw. – eindeutig gekennzeichnet. Sie sind damit
revisionssicher archiviert und stehen an allen
Arbeitsplätzen der Zulassungsstelle zur jederzeitigen
Recherche zur Verfügung. „Dies hat
mehrere Vorteile“, erklärt Thielen, „denn unsere
Sachbearbeiter müssen sich nun nicht mehr
in das Archiv begeben, um einen bestimmten
Beleg einzusehen. Sie haben ihn umgehend auf
dem Monitor und die Wartezeiten bei Nachfragen
der Bürger sind dadurch gesunken.“
Durch die umfassende Indizierung lässt sich ein
Fahrzeug außerdem nicht mehr nur über das
Kennzeichen, sondern über viele andere Merkmale
eindeutig beschreiben und damit sofort
auffinden. Eine Erleichterung, wenn wie in der
Steinfurter Kreisverwaltung ein bis zwei Kräfte
ausschließlich mit Zulassungen eines großen
regional ansässigen Aufliegerherstellers beschäftigt
sind.
Projektverlauf
Im Anschluss an die KFZ-Zulassung ist das
Bauaufsichtsamt mit der d.3-Installation an der
Reihe. Hier kommt eine von codia gemeinsam
mit dem Hersteller Prosoz Herten entwickelte
Kreis Steinfurt – d.velop
Fakten und Statistiken
· Zur Umsetzung ihrer Enterprise
Content Management-Strategie hat die
Kreisverwaltung Steinfurt im Herbst
2007 das Dokumenten Management
und Archivsystem d.3 eingeführt.
(revisionssichere Dokumente), Archiv
und Workflow.
· Die Lösung ermöglicht einen flächendeckenden
und ämterübergreifenden
Zugriff auf alle relevanten Informationen.
Die Implementierung übernahm
die codia Software GmbH aus Meppen,
competence center eGovernment der
d.velop AG.
bidirektionale Schnittstelle zwischen d.3 und
dem Baugenehmigungsverfahren ProBAUG
zum Einsatz. Sie ermöglicht den Mitarbeiter/
innen der Bauverwaltung ein komfortables Arbeiten:
Die Suche nach den Akten, Anträgen,
Berechnungen, Listen, Genehmigungen und
Plänen wird nach der Einführung des digitalen
Archivs wesentlich vereinfacht, weil Transport
und Wegezeiten gänzlich entfallen. Die Dokumente
sind auf Knopfdruck am Bildschirm
verfügbar. „Wir wollen die Dokumente hier zunächst
nachträglich scannen, später dann aber
zur frühen Erfassung übergehen“, sagt Erich Lakemeier,
„dadurch können wir Genehmigungsverfahren
viel schneller durchführen und bessere
Auskünfte über den Bearbeitungsstand eines
Auftrages erteilen, wenn wir die Unterlagen
den zu beteiligenden Behörden wie dem Wasserwirtschafts-
oder Umweltamt auf elektronischem
Wege und damit parallel zur Bearbeitung
und Sichtung zur Verfügung stellen können.“
In den beteiligten Ämtern werden in dem Zuge
entsprechende Recherche-Clients des d.3 DMS
installiert. Im Ordnungsamt des Kreises wird
codia die d.3-Software ferner in das Fachverfahren
IKOL-OWI integrieren. Hier lagern derzeit
noch 400.000 Papier-Akten und jährlich kommen
90.000 hinzu, die mit Einzug des elektronischen
Archivs dann entsorgt werden können.
E-Mail Archivierung für alle Beschäftigten der
Kreisverwaltung
Eine wichtige Rolle in dem beauftragten Projekt
spielt auch die E-Mail Archivierung aus
Lotus Notes/Domino, die schon bald verwal-
· Begonnen wurde mit der d.3 Installation
in der KFZ-Zulassungsstelle, es
folgten das Bauaufsichtsamt und die
Bußgeldstelle. Alle Daten und Dokumente
aus den dort eingesetzten Fachverfahren
stehen damit jederzeit online
zur Verfügung und sind revisionssicher
archiviert.
tungsweit für über 1.000 Arbeitsplätze im Kreis
mit dem d.velop Modul d.link for Lotus Notes
in Betrieb genommen werden soll. Dann lassen
sich z.B. in der KFZ-Zulassung, über das Menü
„Archivieren“ im Notes Client elektronische
Dokumente direkt in der KFZ-Akte bzw. zu
einem Vorgang im d.3 DMS abspeichern. Jeder
Sachbearbeiter hat aber auch die Möglichkeit
die E-Mail manuell direkt in seinem persönlichen
Archiv abzulegen. Es handelt sich dabei
um eine Client-basierte Archivierung, das
heißt, die Mails werden nicht am Server automatisch
abgeholt, sondern jeder Sachbearbeiter
entscheidet selbst, welche E-Mail archivierungswürdig
ist und welche nicht.
Ausblick
Im Zuge der Verwaltungsstrukturreform in
Nordrhein-Westfalen wurden der Kreisverwaltung
zum 01.01.2008 neue Aufgaben im
Umweltbereich sowie die Bearbeitung nach
dem Neunten Sozialgesetzbuch und dem Bundeselterngeld
und Elternzeitgesetz zugewiesen,
was mit der Übernahme großer Aktenmengen
verbunden war – für die man in der Kreisverwaltung
keinen Platz hat: Dies bedeutet weitere
Einsatzbereiche für DMS und elektronisches
Archiv. „Ziel der Kreisverwaltung ist es“, blickt
Erich Lakemeier in die Zukunft, „die DMS-
Lösungen mittel- bis langfristig verwaltungsweit
im gesamten administrativen Bereich der
Kreisverwaltung einzusetzen. Dies schließt die
elektronische Erfassung der Eingangspost mit
digitalem Workflow ausdrücklich mit ein.“