d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten ... - d.velop AG

Das Unternehmen
Die 50 Jahre Müller-Unternehmensgeschichte
liest sich wie die schwäbische
Variante einer typischen Erfolgsstory
amerikanischen Zuschnitts. Objektiv
betrachtet ist diese Geschichte eine
Chronik von konsequentem Vorwärtsdenken
und -handeln. Ihr ursprüngliches
Vorbild nach dem Muster amerikanischer
Drugstores hat die Müller-
Handelskette jedoch längst überholt
und weit hinter sich gelassen. Aus der
Keimzelle seines bescheidenen Friseur-
Geschäfts gelang es Firmengründer
Erwin Müller Anfang der Siebziger
Jahre, sein neues SB-Drogeriemarkt-
Konzept zu verwirklichen und damit
das Selbstverständnis einer ganzen
Branche zu erschüttern und zu revolutionieren.
Als 1953 die Firma Müller gegründet
wurde, war bestimmt nicht abzusehen,
dass dies die Geburtsstunde eines der
interessantesten Unternehmen des
deutschen Einzelhandels war. Heute, 50
„d.velop ist mit großen Versprechungen angetreten –
und hat bis heute alle gehalten.“
Jahre später, bietet Müller seinen
Kunden in mehr als 380 Filialen
Erlebniskauf mit Atmosphäre. Müller
beschäftigt im Augenblick 16.000
Mitarbeiter. Mit jährlichen Neueröffnungen
im zweistelligen Bereich
gewinnt Müller stetig an Boden für eine
gesunde und kontinuierliche Weiterentwicklung
des Unternehmens im Inund
Ausland.
Die Ziele des Projektes
· Workflow-gesteuerte Unterstützung
der Rechnungsprüfung und des Postdurchlaufs
· Ablösung des Altarchives
(15 Mio. Dokumente)
· Steigerung der Kapazität der Mitarbeiter
in der Rechnungsprüfung und
schnellere Verfügbarkeit der Dokumente
Projektbericht – Success Story
Evaluierungsprozess –
Was zeichnete d.velop aus?
Nach einer Vorselektion wurden von den
TOP 6 Dokumentenmanagement-Anbietern
Testsysteme angefordert. Bereits in
dieser Phase hob sich d.velop durch
Schnelligkeit und Flexibilität bei Vorschlägen
und Änderungswünschen von
den Anderen ab. Die Tatsache, dass sehr
viel Funktionalität in der lizensierten
Basis bereits enthalten ist und somit
wenig Programmier- oder Customizing-
Aufwand entsteht, hat wesentlich zur Entscheidung
beigetragen. Letztendlich ausschlaggebend
war die Erfüllung der Anforderung
nach einer LINUX-Server
Architektur.
Projektleiter
Thilo Mohr
Projektleiter
Projektteam
Andrej Urich,
Prozessanalyse und
stellvertr. Projektleitung
Jens Klickermann,
Software-
Qualitätssicherung
Bernd Nagel,
technische
Projektleitung
Alfred Daninger,
Projektbetreuer
Rechnungswesen

Projektverlauf und Status
Die Umsetzung der Soll-Prozesse
„Warenrechnung und Kostenrechnung“
ist abgeschlossen. Parallel zu
diesen Hauptprozessen wurden u. a. die
Barcode-Erkennung, spätes Erfassen
von Warenrechnungen, Belastungsanzeigen,
Ausgangsrechnungen, COLD-
Import sämtlicher EDI - Rechnungen
und ec-Belege umgesetzt.
Der Primärfocus der vorgenannten
Anwendungsszenarien lag in der
Implementierung von elektronischen
Workflows zur Reduzierung von
Transport- und Liegezeiten der
Dokumente sowie automatisierten
Verfahren zur Verbuchung in die bestehenden
führenden Warenwirtschaftsund
Buchhaltungssysteme. Im Rahmen
der Implementierung zeigte sich
schnell, dass die gesteckten Ziele
erreicht worden sind. Darüber hinaus
kam es zu einer Transparenzsteigerung
im gesamten Beschaffungsprozess.
Auch die Resonanz aus den Reihen der
Mitarbeiter ist positiv, obwohl insbesondere
die Buchhaltung anfangs skeptisch
war, ist man heute vom Workflow-
System überzeugt. Es kommen konti-
Müller – d.velop
Resümee des Projektleiters
· Die Ehrlichkeit im Projekt ist sehr hoch.
· Man kann sich auf Aussagen verlassen.
· Es gibt keine ausufernden Projektkosten
und Projektlaufzeiten.
· Die Papierstapel, welche die Tische in
der Buchhaltung durchgebogen
haben – sind weg.
· Die Umsetzungsquote liegt bei
Warenrechnungen bei 95 %.
· Das Projekt hat inzwischen eine erfreuliche
Eigendynamik entwickelt.
· Der Postdurchlauf wurde von 8 Tagen
auf 1 Tag reduziert, wodurch der
ROI bereits erreicht ist.
nuierliche Verbesserungsvorschläge, so
dass die Mitarbeiter aktiv an der
Weiterentwicklung beteiligt sind.
Durch die Prozessanalyse, das evolutionäre
Prototyping und die Einbeziehung
der Fachbereiche konnte eine effiziente,
jederzeit transparent und zielführende
Projektdurchführung erreicht werden.
Erfolgsfaktoren und
langfristiger Ausblick
· Ständige Kommunikation zwischen
IT, d.velop und Fachabteilung
· Genaue Analyse im Vorfeld durch das
Projektteam erleichtert die Zusammenarbeit
mit dem Realisierer
· Evolutionäres Prototyping führt zur
frühzeitigen Einbeziehung der Fachabteilung
In naher Zukunft sollen die folgenden
Themenstellungen implementiert werden:
· Optimierung des Mahnwesens
· digitale Personalakte
· Vertragsverwaltung
· Filialanbindung/Formularverwaltung
· Intranet-/Extranetintegration
Projekthistorie
Soll Prozess Warenrechnung via Workflow
11/02 Kickoff
21.02.03 Einrichtung Systemstrukturen
beendet
28.02.03 WF-Design (12 Tage)
03.03.03 Auslieferung Pilot
08.04.03 Prototyp Freigabe für Test
01.07.03 Produktivstart
18.09.03 Optimierung, Verfeinerung,
Tests
19.09.03 Übergabe
04.12.03 Endgültige Abnahme
Positive Effekte des Projektes
· Datentransparenz, die vorher nicht
gegeben war, wurde durch die „Systemverbinder“
erreicht
· Wesentliche Prozessoptimierung durch
automatische workflowgesteuerte Verbuchung
im Warenwirtschaftssystem
· Andere Projekte, die eigentlich nichts
mit DMS/Archiv zu tun hatten, können
heute von den Ergebnissen profitieren
· Wesentliche Verkürzung der Transport-
und Liegezeiten
· Flexibles Management des Arbeitsvorrates
an zu prüfenden Rechnungen
· Schnellere Prüfungs- und Freizeichnungsprozesse