Office PowerPoint 2010

Microsoft Office

2010

- PowerPoint -

©

Jochen Schubert September 2013

INHALT

Microsoft Office PowerPoint 2010

GRUNDLAGEN 5

• BILDSCHIRMAUFBAU 5

• ANSICHTEN 5

• GLIEDERUNGSANSICHT 6

• FOLIENANSICHT 6

• FOLIENSORTIERUNG 7

• LESEANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION 7

FOLIENLAYOUT 8

• TEXTFOLIEN 9

• TABELLEN 10

• ENTWURF 10

• LAYOUT 11

• KONTEXTMENÜ FÜR MARKIERTE ZEILE/SPALTE 12

• DIAGRAMME 12

• BESTANDTEILE EINES DIAGRAMMES 13

• DIAGRAMMTOOLS - ENTWURF 14

• DIAGRAMMTOOLS - LAYOUT 16

• DIAGRAMMTOOLS - FORMAT 18

• BESONDERHEITEN BEI DIAGRAMMEN 19

• SMARTART-GRAFIKEN 19

• GRUNDLAGEN 19

• SMARTART-TOOLS ENTWURF 20

• SMARTART-TOOLS FORMAT 21

• BEISPIELE FÜR HÄUFIG VERWENDETE SMARTART-GRAFIKEN 23

• MEDIENCLIP 24

• VIDEOTOOLS-FORMAT 24

• VIDEOTOOLS-WIEDERGABE 25

• VIDEO - AUDIO EINFÜGEN 25

• GRAFIKEN UND CLIPART 26

• BILDTOOLS 26

• ANPASSEN 26

• BILDFORMATVORLAGEN 28

• ANORDNEN 28

• GRÖßE 30

• NUR TITEL 31

• FORMEN 31

• ZEICHENTOOLS 32

• WORDART 32

ENTWURF 33

• DESIGNS 33

• SEITE EINRICHTEN 34

• HINTERGRUND 34

©

Jochen Schubert 09/2013 - 2 -


• ÜBERGÄNGE 35

• ÜBERGANG ZU DIESER FOLIE 35

• ANZEIGEDAUER 35

• ANIMATIONEN 36

• GRUNDLAGEN 36

• VORGEHENSWEISE 36

• ERWEITERTE ANIMATION 37

• ANIMATIONSBEREICH 37

• BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN 39

• BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN 39

• EINRICHTEN 40

MASTERLAYOUT 42

• FOLIENMASTER 42

• TEXTMASTERFORMAT 43

• FUSSZEILE, DATUM, FOLIENNUMMER 44

HILFREICHE UNTERLAGEN/DRUCK 45

• HANDZETTEL 45

• ALLGEMEINES 45

• HANDZETTELMASTER 46

• NOTIZENSEITEN 47

• VERKNÜPFUNG MIT MICROSOFT OFFICE WORD 48

• BILDSCHIRMPRÄSENTATION FÜR CD VERPACKEN 48

• VIDEO ERSTELLEN 49

• ANDERE DATEITYPEN 49

• INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN 50

VORTRAG UND PRÄSENTATION 52

ABLAUF DER PRÄSENTATION 53

TIPPS ZUR PRÄSENTATION 53

• INTERESSANTES MATERIAL BILDET DIE GRUNDLAGE! 53

• WENIGER IST MEIST MEHR! 53

• SETZEN SIE ZAHLEN DOSIERT EIN! 53

• SETZEN SIE BILDER UND GRAFIKEN EIN! 54

• LESEN SIE IHRE FOLIEN NICHT VOR! 54

• ACHTEN SIE AUF IHR TIMING! 54

• MACHEN SIE MAL PAUSE! 54

• VERWENDEN SIE ANSPRECHENDE FARBEN! 54

• NEHMEN SIE SICH AUSREICHEND ZEIT ZUR BEARBEITUNG! 54

• VERTEILEN SIE HANDOUTS NACH DER PRÄSENTATION! 54

- 3 -

©

Jochen Schubert 09/2013


© Jochen Schubert

Alle Rechte vorbehalten. Es ist ohne schriftliche Genehmigung des Autors nicht zulässig, Teile des

Werkes in irgendeiner Form (Druck, Kopie, Mikrofi lm, Scannen oder sonstigem Verfahren) zu reproduzieren,

verarbeiten, vervielfältigen oder zu verbreiten.

Das Werk wurde sorgfältig erstellt und geprüft. Dennoch können Fehler nicht ausgeschlossen werden.

Für fehlerhafte Angaben und deren Folgen wird keine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung

übernommen.

Jochen Schubert

Ogdenstraße 31

95030 Hof

Mail: schubert.jochen@t-online.de

September 2013

Zum Autor:

Jochen Schubert, geboren am 03.05.1969 in Hof, war EDV-Administrator und Fachlehrkraft am Beruflichen

Fortbildungszentrum der Bayerischen Wirtschaft (bfz) Hof. Der studierte Gymnasiallehrer unterrichtete

seit 1999 erfolgreich Microsoft Anwendungsprogramme in Tages-, Abend- und Firmenseminaren.

Er ist zertifi zierter Microsoft Certifi ed Professional (MCP) und Microsoft Offi ce Master Instructor

(MMI). Seit 2007 arbeitet er wieder im Schuldienst.

©



GRUNDLAGEN

Microsoft Offi ce PowerPoint bietet Ihnen die Möglichkeit Bildschirmpräsentationen, Overheadfolien für

Vorträge und Messen zu erstellen, aber auch Webseiten können mit PowerPoint für das Internet aufbereitet

werden. Es bieten sich bei der Erstellung grundsätzlich zwei Methoden an:

• Sie beginnen mit einer leeren Präsentation und fügen die Inhalte vollständig ein. Anschließend wählen

Sie eine Entwurfsvorlage und animieren Ihre Präsentation.

• Wählen Sie zu Beginn ein für Sie passendes Design aus und erstellen im Anschluss Ihre Folien. Zum

Abschluss führen Sie die Animationen durch.

BILDSCHIRMAUFBAU

Beim Start von PowerPoint erscheint automatisch eine neue leere Präsentation mit einer Titelfolie. Im

linken Teil des Bildschirms sehen Sie alle Folien in Miniaturansicht oder als Gliederung. Sie können in

diesem Teil Folien kopieren, verschieben, duplizieren oder ausblenden.

Titelleiste

Menüband Start

Gruppe

Miniaturansicht/

Gliederung

Folienansicht

Lineal

Statusleiste

Notizenfeld

Ansichts-/

Größenanpassung

Diese Standardansicht zeigt die Präsentation in einer Kombination aus Gliederung, Notizenansicht

und jeweiliger Folie - NORMALANSICHT. In der Statusleiste können Sie ablesen, welche Folie momentan

angezeigt wird (1 VON 14) und welches Design bzw. welche Entwurfsvorlage (im Bsp. THERMAL) zugrunde

liegt.

ANSICHTEN

Normalansicht

Foliensortierung

Leseansicht

Bildschirmpräsentation

Zoom

Folie an aktuelles

Fenster anpassen

- 5 -

©



GLIEDERUNGSANSICHT

In der GLIEDERUNGSANSICHT können Sie am

schnellsten den Text der Präsentation ändern.

Die Änderungen werden auch in der großen Folienansicht

sofort übernommen.

Außerdem können Sie Folien von der Reihenfolge

her verändern, Aufzählungspunkte nach

oben oder unten stufen. Mit Hilfe der rechten

Maustaste können Sie Aufzählungspunkte HÖ-

HER oder TIEFER STUFEN.

Sie können mit Hilfe der Symbole -/+ Ebenen

ein- und ausblenden. Mit den Einträgen NACH

OBEN und NACH UNTEN ändern Sie die Reihenfolge

der Aufzählungen bzw. der Folien insgesamt.

Die Gliederungsansicht wird jedoch eher selten

angewandt, da Änderungen des Textes aufgrund

der jeweiligen Schriftformatierungen trotzdem in

der Folienansicht überprüft werden müssen.

FOLIENANSICHT

Neben der Gliederungsansicht steht Ihnen die FOLIENAN-

SICHT zur Verfügung, bei der Sie kleine Vorschaubilder der

Folien sehen. Sie können damit von einer zur nächsten

Folie springen, bei gedrückter linker Maustaste Folien von

der Reihenfolge her verschieben. Halten Sie die -Taste

gedrückt, lassen sich Folien auch duplizieren. Markierte

Folien löschen Sie über die Taste . Die markierte Folie

sehen Sie dann jeweils in der großen Folienansicht.

Mit Hilfe der rechten Maustaste stehen Ihnen noch weitere

Funktionen zur Verfügung. Sie können eine neue leere

Folie einfügen, die unter Ihrer markierten erscheint. Eine

bestehende Folie kann auch dupliziert werden. Das macht

vor allem Sinn, wenn z.B. die Daten eines Diagramms -

nicht aber das ganze Diagramm selbst - geändert werden

sollen. Außerdem lassen sich die Einstellungen für das Folienlayout

auf das Standardformat zurücksetzen oder ein

neues Layout bestimmen. Den Hintergrund Ihrer Präsentation

können Sie ebenfalls formatieren.

Wollen Sie eine Folie bei einem Vortrag nicht präsentieren,

aber auch nicht endgültig aus Ihrer Präsentation löschen,

da Sie diese noch für andere Zwecke benötigen, so können

Sie diese über den letzten Eintrag ausblenden. Die Foliennummern

werden dann durchgestrichen dargestellt.

Unterhalb der Foliennummer sehen Sie an den vorhandenen

Sternchen, dass für diese Folien bereits Folienübergänge

oder individuelle Animationen der Inhalte festgelegt

wurden.

Sie können die Miniansicht jederzeit schließen, so dass

Ihre Folien größer angezeigt werden. Über ANSICHT-NORMAL

blenden Sie den Bereich bei Bedarf wieder ein.

©



FOLIENSORTIERUNG

Mit Hilfe der FOLIENSORTIERUNG können Sie die Reihenfolge der Folien verändern, da alle Folien der Präsentation

angezeigt werden. Bei gedrückter -Taste und gedrückter linker Maustaste können Sie Folien

duplizieren; halten Sie nur die Maus gedrückt, verschieben Sie die Folie an eine andere Position.

Außerdem haben Sie in dieser Ansicht die Möglichkeit, eingestellte Animationen zu erproben, indem

Sie auf das Sternchen-Symbol klicken.

ausgeblendet

Animation zeigen

LESEANSICHT/BILDSCHIRMPRÄSENTATION

LESEANSICHT und BILDSCHIRMPRÄSENTATION sind sich sehr ähnlich. Bei beiden Varianten sehen Sie die Präsentation

- ausgehend von der aktuell markierten Folie - in voller Bildschirmgröße. Bei der Leseansicht

können Sie am unteren Rand über

weiter und zurück blättern.

Mit Hilfe des Seiten-Symbols rufen Sie das folgende Kontextmenü auf. Springen Sie über GEHE ZU

FOLIE schnell zwischen den einzelnen Folien hin und her. Die Titel werden nur angezeigt, wenn Sie

entsprechende Folienlayout-Vorlagen verwendet haben. Über GANZER BILDSCHIRM wechseln Sie in die

Bildschirmpräsentation.

Mit

PRÄSENTATION BEENDEN oder der

-Taste wechseln Sie wieder

in die Foliensortierungs- oder

Normalansicht.

- 7 -

©



FOLIENLAYOUT

Maßgeblich von Bedeutung ist die Verwendung der FOLIENLAYOUTS. Mit deren

Hilfe werden Ihre Objekte, Tabellen und Aufzählungen optimal auf den Folien

platziert. Vor allem bei Änderungen im Design macht sich deren Anwendung

bezahlt. Für jede(s) Entwurfsvorlage/Design gibt es vorgefertigte Layouts, aber

es können auch eigene Layouts mit diversen Platzhalterarten erstellt werden.

Die Folienlayouts bestehen zumeist aus einem Platzhalter für

den Titel der Folie sowie einem oder mehreren Platzhaltern für

Inhalte.

Unter Inhalten versteht man im Allgemeinen eine Tabelle, ein

Diagramm, SmartArt-Grafi ken, Grafi ken, ClipArts oder Medien.

Um einen bestimmten Inhalt einzufügen, klicken Sie auf die gewünschte

Art.

Wollen Sie Text hinzufügen, folgen Sie einfach der Anweisung

TEXT DURCH KLICKEN HINZUFÜGEN. Damit entsteht eine Textfolie mit

dem durch das Design festgelegten Aufzählungszeichen.

Im Beispiel unten sehen Sie ein Layout mit zwei Inhalten und einem Titel. Der erste Platzhalter wurde

mit Text gefüllt, der zweite mit einem Diagramm.

Den großen Vorteil der Verwendung von Layout-

Vorlagen erkennt man an nebenstehender Abbildung.

Ohne weitere nachträgliche Formatänderungen

wurde das neue Design RASTER auf

die Folie angewandt.

Der Titel ist nun automatisch über den beiden

Platzhaltern ausgerichtet. Schriftarten, -größen,

Aufzählungszeichen im Textplatzhalter sowie

die verschiedenen Farben im Diagramm wurden

angepasst.

©



TEXTFOLIEN

Das wohl am meisten verwendete Folienlayout ist TITEL UND INHALT. Nachdem Sie es

wie oben beschrieben ausgewählt haben, sehen Sie folgendes Bild einer leeren Folie.

Wenn Sie in die entsprechenden Textfelder klicken,

verschwindet der Vorgabetext TEXT DURCH

KLICKEN HINZUFÜGEN und Sie können Ihren eigenen

Inhalt eingeben. Im Feld für die Aufzählung sehen

Sie bereits das erste Aufzählungszeichen.

Nach Eingabe des Textes hat die Folie folgendes

Aussehen. In der Gliederungsansicht

wird der Text ebenfalls abgestuft mit

den gleichen Aufzählungszeichen dargestellt.

Die Designs haben vorgegebene Aufzählungszeichen für die unterschiedlichen Ebenen/Stufen. Um

von einer Ebene zur nächst niedrigeren Ebene zu kommen, können Sie entweder am Satzanfang die

(Tabulatortaste) verwenden oder die entsprechenden Symbole mit der rechten Maustaste in der

Gliederungsansicht ausführen. Um zur nächsthöheren Ebene zu wechseln, wenden Sie die Tastenkombination

+ an. Alternativ bietet sich auch die Verwendung der Symbole EINZUG VERGRÖSSERN

bzw. VERKLEINERN an.

Bis zu fünf Aufzählungsebenen sind mit jeder Entwurfsvorlage vordefi niert. Zu den einzelnen Ebenen

zählt jeweils ein bestimmtes Aufzählungszeichen, eine Schriftart, verschiedene Schriftschnitte (fett,

kursiv), Schriftfarben und Schriftgrößen. Mehr als zwei Ebenen sollten Sie ohnehin nicht verwenden.

Notizen:

Vermeiden Sie es unbedingt, auf einzelnen Folien Aufzählungszeichen, Schriftgrößen

oder -arten separat zu ändern. Änderungen führt man am besten im Master-

Layout durch, denn dann werden die Änderungen für alle Aufzählungen auf allen

Folien automatisch übernommen. Außerdem sollte eine Aufzählungsfolie maximal

5-7 Aufzählungspunkte enthalten, ansonsten wirkt sie überladen.

- 9 -

©



TABELLEN

Die Folienvorlage mit dem Inhalt TABELLE dient der schnellen Erstellung und Gestaltung

von Tabellen. Im Titelfeld können Sie wie bei allen anderen Folienvorlagen

eine Überschrift eingeben. Die eigentliche Tabelle fügen Sie durch einen Klick auf

das entsprechende Symbol ein.

Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie die Zeilen- und

Spaltenanzahl festlegen. Nach einem Klick auf

OK sehen Sie die Tabel-

le auf der Folie. Es blenden sich zudem die Menübänder

TABELLENTOOLS

-

ENTWURF und LAYOUT ein. Damit können Sie das Format der Tabelle weiter

bearbeiten. Die Funktionen entsprechen denen in Microsoft Offi ce Word.

ENTWURF

Neu seit Offi ce 2007 sind die Tabellentools, die sich bei der Bearbeitung von Objekten jeweils einblenden.

Für Tabellen gibt es die Entwurf- und Layout-Tools.

Wichtigste Optionen sind hier die Tabellenformatvorlagen.

Es sind Muster für verschiedenste vorformatierte

Tabellen bezüglich Muster, Farben und Rahmenlinien.

Im ersten Feld OPTIONEN legen Sie fest, auf welche Zeilen

und Spalten die Formatvorlage angewendet wird.

Daneben können Sie für markierte Zellen die Farbfüllung

festlegen bzw. die Rahmenlinien auswählen.

Eine Besonderheit gegenüber der Tabellenbearbeitung

in Word ist die Möglichkeit, Tabelleneffekte einzufügen.

Damit lassen sich Schatten oder 3D-Effekte

sowie Spiegelungen darstellen.

Mit der Gruppe RAHMENLINIEN ZEICHNEN können

Sie eine Tabelle zeichnen. Der Mauszeiger

ändert seine Form in einen Stift. Damit können

Sie bestehende Zellen individuell unterteilen.

Es lassen sich Linienart, -stärke und Stiftfarbe

auswählen. Mit dem Radierer löschen Sie

entweder Zellaufteilungen bzw. entfernen die

Farbe von Linien.

Nicht nur für Tabellen gibt es gesonderte Formatvorlagen,

auch bei den Texten sind WordArt-Formate

anwendbar. Zusätzlich können Schriftfarben, Linienstärken

sowie weitere Texteffekte (Schatten, Spiegelung,...)

auf Texte angesetzt werden.

Diese sollten aber erst angewandt werden, wenn Ihre

Präsentation bereits fertig erstellt wurde. Dann sind

keine unnötigen Sonderformatierungen mehr möglich.

©



LAYOUT

Markieren/Löschen/Einfügen

von Tabellenteilen

Spaltenbreite

und Zeilenhöhen

an Inhalt oder

Seite anpassen

Textausrichtung in

Zellen und Abstände

zum Text anpassen

Tabellengröße

bestimmen

Anordnung

mit anderen

Objekte

festlegen

Rasterlinien helfen Ihnen bei der Orientierung in einer Tabelle, wenn Sie keine Rahmenlinien eingestellt

haben. Es sind gestrichelte blaue Linien, die aber nicht mit ausgedruckt werden.

In der Kategorie ZEILEN UND SPALTEN können Sie schnell festlegen, ob Sie über, unter, links oder rechts

Ihrer Markierung Zeilen/Spalten einfügen wollen.

Die Kategorie AUSRICHTUNG lässt Ihnen die Wahl, Text oder Zahlen innerhalb

der Zellen auszurichten oder die Textrichtung zu ändern. Die

Einstellungen beziehen sich - sofern nichts markiert wurde - auf die

gesamte Tabelle.

Die Gruppe ZUSAMMENFÜHREN lässt Ihnen die Chance, Zellen zu unterteilen. Mit

ZELLEN VERBINDEN lassen sich mehrere einzelne Zellen zu einer größeren zusammenfügen.

Ist eine Tabelle für eine Seite zu groß, so können Sie diese hier auch

teilen.

Wichtig ist natürlich auch der Bereich ZELLENGRÖSSE. . Zeilenhöhe und Spaltenbreite lassen sich ergenau bestimmen. Über die Symbole ZEILEN bzw. SPALTEN VERTEILEN ändert sich an der Gesamtgröße

millimet-

der Tabelle nichts. Allerdings werden die Tabellenteile gleichmäßig über Höhe und Breite aufgeteilt.

oben links

ausrichten

oben zentriert

ausrichten

oben rechts

ausrichten

Mitte links

ausrichten

Mitte

ausrichten

Mitte rechts

ausrichten

unten links

ausrichten

unten Mitte

ausrichten

unten rechts

ausrichten

Zellenbegrenzungen legen den Abstand des Textes zum Zellenrand

fest. Standardmäßig sind hier sowohl links als auch rechts 0,25 cm,

oben/unten 0,13 cm eingerichtet. Diese können Sie jederzeit mit KEINE,

SCHMAL, BREIT oder mit BENUTZERDEFINIERTE SEITENRÄNDER... individuell

verändern. Die letzte Option öffnet das Dialogfeld ZELLENTEXTLAYOUT:

- 11 -

©



KONTEXTMENÜ FÜR MARKIERTE ZEILE/SPALTE

Die anderen Funktionen

sind bereits beschrieben

und selbst erklärend.

Einen Teil der Funktionen können Sie mit

der rechten Maustaste erledigen. Vor allem

das Einfügen und Löschen von Zeilen/

Spalten bietet sich an. Der Eintrag ZELLEN

VERBINDEN ist nur aktiv, wenn mehrere Zellen

markiert sind. Befi nden Sie sich mit der

Einfügemarke in einer Zelle, so erscheint

der Eintrag ZELLEN TEILEN... Damit können

Sie eine Zelle in mehrere Zeilen und Spalten

wie oben beschrieben unterteilen.

Notizen:

DIAGRAMME

Zahlen sind nicht immer so aussagefähig wie Bilder oder Diagramme. Gerade

bei Präsentationen kann bei größeren Zahlenreihen die Übersichtlichkeit

schnell verloren gehen. Wandeln Sie deshalb Ihr Zahlenmaterial in Diagramme

um, die sich zudem leicht animieren lassen.

Sobald Sie auf das Symbol DIAGRAMM

EINFÜGEN klicken, öffnet sich das

gleichnamige Dialogfeld.

Wählen Sie den gewünschten Haupttyp,

z.B. SÄULE, LINIE, KREIS oder BAL-

KEN aus. Dies sind die am häufi gsten

verwendeten Typen. Daneben gibt es

noch eine Reihe weiterer Diagramme,

deren Verwendung nur begrenzt

möglich ist.

Im rechten Bereich können Sie dann

den Untertyp auswählen, z.B. gruppiert

oder gestapelt, 2D oder 3D, Zylinder,

Säulen oder Pyramidenform.

Allerdings ist nicht jeder Typ für die Präsentation aller Zahlenarten geeignet. So macht es zum Beispiel

keinen Sinn, einen zeitlichen Verlauf mit einem Kreisdiagramm darzustellen. Auch die Anteile

verschiedener Produkte am Gesamtumsatz eines Jahres in einem Liniendiagramm zu präsentieren,

das besser für zeitliche Verläufe geeignet ist, ist kaum effektiv. Sie können einen der Untertypen als

Standarddiagrammtyp festlegen. Dieser wird bei Aufruf des Dialogfeldes immer markiert.

Die Bearbeitung der Diagramme entspricht denen in Microsoft Offi ce Excel, was sich daraus ergibt,

dass sich bei Auswahl eines Diagramms automatisch Excel zu Veränderungen des Zahlenmaterials

öffnet.

©



Ändern Sie die Beschriftungen der

Kategorien sowie der Datenreihen

und passen die Werte an. Folgen

Sie der Anweisung zum Vergrößern

oder Verkleinern des Datenbereichs.

Anschließend können

Sie Excel wieder schließen.

BESTANDTEILE EINES DIAGRAMMES

Größenachse

Diagrammtitel

Datenbeschriftung

Zeichnungsfl äche

4 Datenreihen

Legende

Rubrikenachse

Achsentitel

Diagrammbereich

- 13 -

© Jochen Schubert 09/2013


Ein Diagramm besteht - wie man im Bild sehen kann - aus vielen verschiedenen Bestandteilen, z.B.

Diagrammbereich, Zeichnungsfl äche, Legende, Datenreihen usw. Alle diese Punkte können bezüglich

Schrift, Farbe, Skalierung, Sichtbarkeit, Anordnung usw. formatiert und angepasst werden. Je nach

Diagrammtyp ändern sich dabei die angezeigten Bestandteile. So gibt es bei einem Kreisdiagramm

zum Beispiel keine Größenachse.

Meist wird es so sein, dass der erste Entwurf noch nicht aussagefähig, zweckmäßig und anschaulich

genug ist. Es fehlen Diagramm- und Achsentitel, Achsenbeschriftungen, die Anordnung der Legende

ist noch nicht gut, die Achse muss noch skaliert werden, eventuell sind noch Datenwerte anzuzeigen.

Dies gilt es nun nachzubearbeiten.

Zur Weiterbearbeitung dienen die Diagrammtools. Das Menüband wird beim Markieren eines Diagramms

um die Einträge ENTWURF, LAYOUT und FORMAT erweitert.

DIAGRAMMTOOLS - ENTWURF

Im Menüband ENTWURF kann der Diagrammtyp geändert werden, z.B. Änderung eines Linien- in Säulendiagramm.

Weiterhin lässt sich ein von Ihnen eingestelltes Layout als Vorlage für künftige Diagramme

speichern. Je nach gewünschter Aussage ist es manchmal sinnvoller, Zeilen und Spalten zu

vertauschen. Sie können auch eine Folie mit Diagramm kopieren und anschließend an der Kopie den

Wechsel vollziehen. Die Folie, welche Sie nicht präsentieren wollen, blenden Sie einfach aus.

Im linken Diagramm können Sie die Unterschiede je Produkt zwischen den Gebieten besser erkennen,

während es in der rechten Darstellung leichter ist, die Entwicklung in einer Region für die einzelnen

Produkte nachzuvollziehen.

Über den Eintrag DATEN AUSWÄHLEN können Sie nachträglich Ihre Datenquelle bearbeiten.

Es lassen sich Datenreihen hinzufügen, löschen bzw. bearbeiten oder die Rubrikenachse

betiteln. Der gesamte Datenbereich lässt sich neu bzw. überhaupt erst bestimmen. Auch das

bereits oben beschriebene Wechseln zwischen Zeilen und Spalten ist hier möglich.

©



Klicken Sie für Änderungen jeweils auf die Schaltfl äche BEARBEITEN. Legen Sie die Bezeichnungen

oder Datenbereiche fest. Sie können diese zum einen im Arbeitsblatt durch Markieren auswählen, zum

anderen aber auch direkt schreiben.

Der Eintrag DIAGRAMMLAYOUTS stellt vorgefertigte Zusammenstellungen

verschiedener Optionen zu Gitternetzlinien, Datenbeschriftungen, Anordnung

der Legende, Diagramm- und Achsentitel bereit. Allerdings

muss man sagen, dass es ziemlich mühsam ist, das passende Layout

durch Ausprobieren zu fi nden.

Wesentlich geschickter ist in diesem Fall die individuelle und direkte

Einstellung der Diagrammoptionen über den Menübandeintrag DIA-

GRAMM-LAYOUT, auf welchen noch genauer eingegangen wird.

Notizen:

DIAGRAMMFORMATVORLAGEN sind

eine Aufl istung der verschiedensten

Farbzusammenstellungen

und Formkonturen.

Treffen Sie eine Option oder

stellen Sie analog zu den Diagrammlayouts

Ihre Gestaltung

selbst zusammen.

- 15 -

©



DIAGRAMMTOOLS - LAYOUT

Im ersten Abschnitt AKTUELLE AUS-

WAHL können Sie einzelne Bestand-

teile des Diagramms leicht auswählen.

Über das Auswahldreieck

öffnet sich der Dropdown für die

Diagrammobjekte. Durch einen

Klick wird das gewählte Objekt im

Diagramm markiert.

Mit dem Symbol AUSWAHL FORMATIE-

REN wird das zugehörige Dialogfeld

OBJEKT FORMATIEREN geöffnet.

Sie können dies jedoch auch über das rechte Maustaste-Kontextmenü

aufrufen. Dieses Dialogfeld ändert seine Bestandteile, je nachdem, welche

Art von Diagramm gerade markiert ist. Es muss nicht immer sofort

geschlossen werden, sondern es lassen sich nacheinander verschiedene

Diagrammobjekte markieren und anschließend verändern.

Die ersten drei Beispiele beziehen sich alle auf die Veränderungen der Datenreihe, also z.B. der Linien

oder der Säulen bzw. Balken. Es lassen sich die Abstände der Säulen zueinander (Reihenoptionen),

Formen, Füllung, Rahmenfarbe, Rahmenarten usw. einzeln anpassen. Die Änderungen werden sofort

sichtbar, ohne dass Sie das Dialogfeld schließen müssen. Sobald Sie – bei geöffnetem Dialogfeld – im

Diagramm ein anderes Objekt anklicken, erhalten Sie die passenden Einstelloptionen dafür. Im Beispiel

unten wäre es die Größenachse und hierbei die ACHSENOPTIONEN, bei denen man die Anpassungen

bezüglich kleinstem Wert (MINIMUM), höchstem Wert (MAXIMUM) usw. durchführen kann.


- 16 -


Fügen Sie im Abschnitt BESCHRIFTUNGEN Ihrem Diagramm

einen Titel zu, benennen Sie x- und y-Achsen

oder entscheiden Sie, wo bzw. ob die LEGENDE (Erläuterung

der Datenreihen) angezeigt werden soll. Sollen

die zugehörigen Datenwerte absolut oder als Prozentwerte

zu den jeweiligen Datenpunkten erscheinen, können diese ebenfalls im Abschnitt BESCHRIFTUN-

GEN eingeblendet werden. Die Anzeige der DATENTABELLE macht nur Sinn, wenn das Diagramm auf

einem eigenen Datenblatt platziert wird und die Zahlenwerte dennoch mit angezeigt werden sollen. Die

dargestellten Bildchen und Erläuterungen sind dabei selbsterklärend. Im letzten Auswahlpunkt WEITERE

OPTIONEN... rufen Sie das jeweils zugehörige Formatierungs-Dialogfeld auf.

DIAGRAMMTITEL

ACHSENTITEL

DATENTABELLE

LEGENDE

DATENBESCHRIFTUNG

Bei den Achsen lassen sich die Reihenfolgen ändern oder die Achsen komplett ausblenden, wobei dies

meist wenig Sinn macht. Die ZEICHNUNGSFLÄCHE wird oft mit grauer Füllung dargestellt, die allerdings

leicht mittels des zugehörigen Auswahlsymbols im Abschnitt HINTERGRUND zu löschen ist.

Die weiteren Einträge DIAGRAMMWAND, DIAGRAMMBODEN und 3D-DREHUNG sind nur bei 3D-Diagrammen

aktiviert. Andersherum ist dann Zeichnungsfl äche deaktiv. Die Einträge ANALYSE und EIGENSCHAFTEN

sind nur für spezielle, erweiterte Diagramme notwendig.

Notizen:

- 17 -

©


Beispiel:

Diagrammtitel


Legende (oben mit Schatten)

Gitternetzlinien

Trendlinie

Titel vertikale Achse

y-(Größen-)Achse

Datenbeschriftungen:

• Ende außerhalb

• Ende innerhalb

• zentriert

• Basis innerhalb

Legende

x-(Rubriken-)Achse

Datentabelle

Titel horizontale Achse

DIAGRAMMTOOLS - FORMAT

Das letzte Menüband-Register FORMAT lässt Ihnen nochmals die Chance, einzelne Diagrammbestandteile

besonders zu formatieren. Gefallen diese Neuerungen nicht, so lassen sich die Ursprungseinstellungen

wieder über den Eintrag AUF FORMATVORLAGE ZURÜCKSETZEN herstellen. Ansonsten sind alle

möglichen Optionen zu Formen, Texten bzw. WordArt-Formaten oder der Anordnung veränderbar.

Sehr gut ist die Tatsache, dass die Größe des Diagramm(bereich)s jetzt leicht mm-genau festgelegt

werden kann. Die dargestellten Optionen sind aber natürlich nicht für alle Diagrammbestandteile gleich

formatierbar. Dann werden sie wieder deaktiviert angezeigt. Auch im Eintrag FORMAT gilt: Ausprobieren!

©



BESONDERHEITEN BEI DIAGRAMMEN

KOMBINATION VERSCHIEDENER DIAGRAMMTYPEN

In Diagrammen lassen sich nicht nur einzelne Typen

darstellen, sondern Sie können verschiedene

miteinander verbinden. Im Folgenden wird ein

Säulen- mit einem Liniendiagramm kombiniert.

Zur Vorgehensweise: Klicken Sie die Datenreihe

an, deren Typ geändert werden soll. Aktivieren Sie

im rechte Maustaste-Kontextmenü den Eintrag

.

Wählen Sie im Dialogfeld DIAGRAMMTYP ÄNDERN

den gewünschten, neuen Typ. Allerdings lassen

sich nicht alle Arten miteinander kombinieren. So

können 2D- und 3D-Diagrammtypen nicht verknüpft

werden. Im Beispiel wurde die Reihe West

in ein Liniendiagramm gewandelt und gleichzeitig

auf einer skalierten (Minimum: 65.000, Maximum:

90.000), sekundären Achse dargestellt. Zur besseren

Orientierung wurden die Achsenschriften

farblich angepasst.

SMARTART-GRAFIKEN

GRUNDLAGEN

Mit Hilfe einer SmartArt-Grafi k oder einer anderen schematischen

Darstellung können Sie den Aufbau eines Unternehmens (Organigramm),

Betriebsabläufe, Prozessketten, Zielpyramiden und Verknüpfungen

grafi sch veranschaulichen.

Sobald Sie auf das Symbol SMARTART-GRAFIK EINFÜGEN klicken, öffnet sich das folgende Dialogfeld:

Notizen:

- 19 -

©


SMARTART-TOOLS ENTWURF


Folgende Darstellungsmöglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

•Alle: Es werden alle möglichen SmartArt-Grafi ken, die Ihnen PowerPoint zur

Verfügung stellt, aufgeführt.

•Liste: Textaufzählungen in Formen mit Dimensionen; keine Pfeile oder richtungsgebundene

Flüsse

•Prozess: Schritt-für-Schritt-Abbildungen oder Stufen eines Prozesses werden

veranschaulicht. Darstellung in vertikalen bzw. horizontalen Schritten

•Zyklus: Kontinuierlich ablaufende, kreisförmige, sich wiederholende Prozesse

werden aufgeführt.

•Hierarchie: Beziehungen zwischen einzelnen Elementen eines Hauptelements,

z.B. Organigramme für Entscheidungsstrukturen oder einer Produktfamilie

•Beziehung: nicht fortschreitende oder nicht hierarchische, sich überlappende

Beziehungen zwischen Teilen, z.B. Venn-Diagramme oder Ziellayouts

•Matrix: meist zweidimensionale Klassifi kation von Informationen mit Beziehung

der Teile zum Gesamtkonzept

•Pyramide: Darstellung von hierarchischen Beziehungen, die von unten nach

oben aufgebaut sind

•Grafi k: Vermittlung einer Botschaft ohne Text bzw. Ergänzung eines Prozesses

mit Bildern

Die Veränderungen am ENTWURF und FORMAT sind bei fast allen Grafi ken

identisch.

In der Gruppe GRAFIK ERSTELLEN lassen sich zum Grundentwurf weitere

FORMEN HINZUFÜGEN. Je nachdem, um welche Art von SmartArt es sich

handelt, können Sie Formen darüber, darunter, davor usw. einfügen.

Mit dem Symbol TEXTBEREICH wird das Texteingabefeld zu Ihrer Grafi k

ein-/ausgeblendet. Text lässt sich aber auch direkt in die Form setzen.

Texteingabebereich

Form davor

Form darunter

Assistent

Ihre Formen können Sie

von der Reihenfolge her mit

den grünen Pfeiltasten unterschiedlich

abstufen, die

Anordnung über die Schaltfl

äche LAYOUT.

Im Beispiel links sehen Sie

ein ORGANIGRAMM MIT NAME

UND TITEL aus der Kategorie

HIERARCHIE.

In der Gruppe LAYOUTS werden die zum Haupttyp (HIERARCHIE) gehörigen

weiteren SmartArt-Grafi ken dargestellt. Auf diese Art und Weise

lässt sich die Darstellung ohne große Schwierigkeiten ändern. Die

eingegebenen Texte, Farben und Formatvorgaben bleiben dabei erhalten.

Wollen Sie zu einem anderen Haupttyp wechseln, klicken Sie auf die

Schaltfl äche WEITERE LAYOUTS...

©



In der Kategorie FARBEN ÄNDERN können Sie zwischen unterschiedlichen

Farbabstufungen oder einzelnen verschiedenen

Farben Ihres Designs wählen. Die FORMATVORLAGEN beziehen

sich auf Schatten, Rahmen und 3D-Einstellungen.

Mit der Schaltfl äche GRAFIK ZURÜCKSETZEN werden alle bisher gemachten Änderungen

verworfen und es wird wieder das Standardlayout angezeigt.

Von Bedeutung kann es sein, wenn Sie Ihre gruppierte SmartArt zu einzelnen

Formen KONVERTIEREN. Ihre Felder werden automatisch in einzelne frei formatierbare

Formen oder in eine Aufzählungsfolie umgewandelt, so dass individuellere

Anpassungen möglich sind.

SMARTART-TOOLS FORMAT

Der Bereich FORMEN beschäftigt sich nicht mit der kompletten Smart-

Art-Grafi k, sondern nur mit einzelnen markierten Teilen. Sie können

einzelne Formen in andere Formen ändern, z.B. ein Rechteck zur Ellipse.

Die Texte bleiben dabei unverändert erhalten. Über die Schaltfl

ächen GRÖSSER und KLEINER ändern Sie zudem die Größe. Schriftgrößen,

Farben, Drehungen oder andere Eigenschaften sind nicht

betroffen.

Formänderung

Die Gruppe FORMENARTEN gibt Ihnen die Gelegenheit,

Füllungen, Konturen und Formeffekte festzulegen.

Eine große Auswahl an Vorlagen sind bereits vordefi

niert.

Neben den Vorlagen können Sie die Form individuell

mit verschiedenen Fülleffekten verändern.

Dies kann aus einfachen Farbänderungen mit Farbverläufen

bestehen. Aber auch Bilder und Strukturen

können als Füllung verwendet werden.

Formenarten

Füllung DATEI

- 21 -

©



Mit Hilfe der rechten Maustaste oder über den Eintrag WEITERE FARBVERLÄUFE... sowie über den kleinen

Auswahlpfeil im Menüband erreichen Sie das Dialogfeld FORM FORMATIEREN. Hier stehen Ihnen alle

möglichen Änderungen der Füllung zur Verfügung.

Neben der Füllung von Formen lassen sich auch die Konturen in vielfältiger

Art und Weise verändern. Zum einen stehen wieder die schon gewohnten

Farben zur Auswahl. Linienstärke, Strichart und Verbundtyp lassen sich

ebenfalls über die Auswahlfelder einstellen. Über WEITERE LINIEN... kommen

Sie zum Dialogfeld FORM FORMATIEREN, wo Linienfarbe und -art weiter veränderbar

sind.

Formeffekte und WordArt-Formate wurden bereits beim Punkt Tabellen behandelt. Sie sind identisch

zu verwenden. Die Größe der Felder lässt sich über die Anfasspunkte oder die letzte Gruppe im Menüband

FORMAT anpassen. Über das Auswahldreieck gelangen Sie wieder zum Dialogfeld FORM FORMA-

TIEREN.

©



BEISPIELE FÜR HÄUFIG VERWENDETE SMARTART-GRAFIKEN

ORGANIGRAMM

Ein Organigramm zeigt Ihnen die hierarchischen

Beziehungen innerhalb eines Unternehmens

oder einer Produktfamilie. Mit Hilfe des Eintrags

FORM HINZUFÜGEN im Menüband ENTWURF können

Sie verschiedene Beziehungen einfügen. Klicken

Sie dazu in das jeweilige Feld und wählen Sie die

gewünschte Form aus. Über den Eintrag LAYOUT

können Sie die Position der Felder verändern.

Wollen Sie individuelle Änderungen durchführen,

aktivieren Sie die Option KONVERTIEREN.

ZYKLUSDIAGRAMM

Mit Hilfe eines Zyklusdiagramms können Sie einen kontinuierlich ablaufenden Prozess darstellen.

PROZESSDIAGRAMM

Anzeigen eines auf-/absteigenden

Prozesses mit mehreren

Schritten und Unterschritten.

PYRAMIDENDIAGRAMM

Veranschaulichen von proportionalen,

miteinander

verbundenen oder hierarchischen

Beziehungen

- 23 -

©



MEDIENCLIP

Diese Vorlage bietet Ihnen die Möglichkeit, Videodateien in Ihre Präsentationen

einzufügen. Unterschiedlichste Medienformate können Sie verwenden. Dateitypen

vom Typ *.fl v (Flash-Video) können leider nicht eingebunden werden.

VIDEOTOOLS-FORMAT

Über die Gruppe

ANPASSEN können Sie Filme sogar in Po-

werPoint aufbessern. Es lassen sich wie bei Bildern über

den Eintrag KORREKTUREN die Helligkeit und der Kontrast

verändern. Sie können einen Film mittels

FARBE aber auch

z.B. in Graustufen oder andere Farbvariationen

umwandeln. Der Film wird mit dem ersten Bild/

Frame in der Präsentation – oft ein einfacher

schwarzer Bildschirm – angezeigt. Wollen Sie

lieber ein anderes Bild haben, dann fügen Sie

einen POSTERRAHMEN ein. Dazu können Sie ei-

nen beliebigen Frame/Rahmen des Films oder

eine beliebige Grafi kdatei verwenden. Mit

ZU-

RÜCKSETZEN entfernen Sie dieses wieder.

Alle getroffenen Einstellungen - auch zu Videoeffekten - machen Sie über die Schaltfl äche ENTWURF

ZURÜCKSETZEN rückgängig. Haben Sie zusätzlich die Größe geändert, wählen Sie die zweite Option.

Die Gruppe VIDEOEFFEKTE gibt Ihnen die Möglichkeit, den Film in einem

besonderen Rahmen darzustellen. Die Rahmenvorlagen sind auch

für Grafi ken anwendbar. Gleiches gilt für VIDEOFORM, -RAHMEN und -EF-

FEKTE. Der Film wird so auf diese Formen zugeschnitten und eingepasst.

Aus einem eher langweiligen Rechteck wird auf diese Weise

eine interessantes Parallelogramm mit abgeschrägter Perspektive.


- 24 -


VIDEOTOOLS-WIEDERGABE

Über den zweiten Menübandeintrag WIEDERGABE fügen

Sie SPRUNGMARKEN hinzu oder entfernen sie wieder.

Mit Hilfe der Schaltfl

äche VIDEO KÜRZEN

lassen sich Beginn

und Ende des Videos

beschneiden.

Klicken Sie auf das oben stehende Symbol und es

öffnet sich das Dialogfeld VIDEO KÜRZEN. Verschieben

Sie den grünen und/oder roten Regler an die gewünschten

Positionen. Sie können auch START- und

ENDZEIT eingeben. Rückgängig machen Sie die Einstellungen,

indem Sie die Zeiten bzw. Regler auf Null

setzen.

Wollen Sie das Video nicht abrupt ein- oder ausschalten, so legen Sie in den beiden Zeitskalen entsprechende

Einblend- bzw. Ausblendzeiten fest oder wählen Sie diese über die Dreiecksymbole aus.

Die Gruppe VIDEOOPTIONEN steuert das Verhalten des Film während der Präsentation.

Neben der Lautstärkeneinstellung sind die Optionen zum Start

des Films von besonderer Bedeutung. Standardmäßig steht dieser Punkt auf

START: BEIM KLICKEN. Wollen Sie zu der Medienfolie noch etwas vortragen, so

bietet sich diese Variante auf jeden Fall an. Zur Auswahl steht noch AUTOMATISCH, d.h. der Film startet,

sobald Sie die Folie aufrufen. Die WIEDERGABE IM VOLLBILDMODUS blendet den Rest der Folie momentan

aus, das Medium wird auf dem gesamten Bildschirm dargestellt. Ist der Film beendet, gelangen Sie

wieder in die Präsentationsansicht zurück. Endloswiedergabe ist für Vorträge ungeeignet. Der Film

würde immer wieder ablaufen.

Im Menüband DATEI können Sie die Medienkompatibilität,

Mediengröße und -leistung verbessern,

indem Sie die Dateien komprimieren, was allerdings

zu Qualitätsverlusten führen kann. Sie können

wählen, für welche Zwecke bzw. in welchem

Umfang der Film verkleinert werden soll.

VIDEO - AUDIO EINFÜGEN

Videos und Audios lassen

sich nicht nur mittels des

beschriebenen Folienlayouts

einfügen, sondern

auch über den gleichnamigen

Eintrag im Menüband

EINFÜGEN.

Dabei sind nicht nur selbst gespeicherte Videodateien, sondern auch Videos von Websites einbindbar.

Allerdings wird jedoch nur eine Verknüpfung zur Videodatei erstellt. Beim Vortragen benötigen Sie

auf jeden Fall eine Internetverbindung. Zum EINBETTEN

benötigen Sie den entsprechenden Code, der auf vielen

Websites angegeben wird, z.B. auf YouTube.

- 25 -



GRAFIKEN UND CLIPART

Es gibt mehrere Varianten, Grafi ken und ClipArt einzufügen. Eine Möglichkeit

besteht darin, die Symbole des entsprechenden Inhaltslayouts anzuklicken. Alternativ

fügen Sie Bilder über das Menüband EINFÜGEN ein.

ClipArts sind Grafi ken oder Bilder (oft Vektorgrafi -

ken), die von Microsoft bereit gestellt werden oder

die zum gewünschten Thema auf Ihrem Rechner

vorhanden sind. Sobald auf die Schaltfl äche

CLIPART ge-

klickt wird, öffnet sich im rechten Fensterteil

der Aufgabenbereich. Geben

Sie den gewünschten Suchbegriff (im

Beispiel

SUCHEN NACH: Fußball) ein. Be-

stimmen Sie zudem, welchen Typ von Medien Sie

suchen. Wählen Sie ein ClipArt aus und klicken Sie

es zum Einfügen an. Die weitere Bearbeitung ist größtenteils identisch

zu der von Grafi ken, die noch erläutert wird.

Zum Einfügen von Grafi ken gehen Sie

entsprechend vor. Klicken Sie auf das

Symbol und suchen im sich öffnenden

Dialogfeld GRAFIK EINFÜGEn den Dateispeicherort

und folgend Ihre Grafi k bzw.

Ihr Bild.

Fahren Sie mit der Maus über den Namen,

so erscheinen eine Reihe von Informationen

zu dem gewählten Bild. In

der Zeile Dateityp sehen Sie, welche

Formate PowerPoint verarbeiten kann.

Dateitypen wie *.psd (Photoshop) oder

*.cdr (Corel-Draw) können leider nicht

direkt importiert werden, sondern müssen

vorher umgewandelt werden.

BILDTOOLS

Dateispeicherort

Dateiinformationen

Die weitere Bearbeitung erfolgt über den Menüband-Eintrag BILDTOOLS. Sie werden meistens nur einen

kleinen Teil der Möglichkeiten nutzen. Bildtools setzen sich aus vier Gruppen zusammen.

ANPASSEN

Der erste Teil setzt sich hauptsächlich mit Bildanpassungen

auseinander. Über die Schaltfl ä-

che FREISTELLEN lassen sich in PowerPoint direkt

Bildbereiche löschen, ohne ein zusätzliches Programm

zu benötigen. Über die kleinen Dreiecke

können Sie weitere Optionen zu den einzelnen

Punkten aufrufen.

©



KORREKTUREN

Sie ermöglichen Änderungen an den Einstellungen zu Helligkeit

und Kontrast. Eine Vorschau zur Wirkung wird ebenfalls mit

angezeigt. Die Änderungen können

in 20%-Schritten vorgenommen werden.

Wesentlich genauer lassen sich

die Werte über den Eintrag OPTIONEN

FÜR BILDKORREKTUREN... einstellen. Es

öffnet sich das Dialogfeld GRAFIK FOR-

MATIEREN. Über ZURÜCKSETZEN können

die ursprünglichen Werte wieder hergestellt

werden. Neben Helligkeit und

Kontrast kann man Grafi ken auch

schärfen bzw. weichzeichnen.

KÜNSTLERISCHE EFFEKTE

Effekte wie Mosaik, Kacheln, Leuchten oder Diffus stellen zwar

meist nur eine Spielerei dar, aber auch diese können mit Power-

Point angewandt werden. Ist ein bestimmter Effekt (Bsp.: HELLER

BILDSCHIRM) eingestellt, können einzelne Werte dazu wiederum genauer

spezifi ziert werden.

Die Schaltfl äche FARBE ermöglicht

Veränderungen bezüglich der Farbsättigung,

des Farbtons (Temperatur)

sowie der Einfärbung. Sie löschen

einen Farbbereich, indem sie auf

TRANSPARENTE FARBE BESTIMMEN klicken.

Allerdings ist dies auf einen Farbwert

begrenzt.

Genauere Einstellungen ergeben sich

wieder über BILDFARBOPTIONEN... im

Dialogfeld GRAFIK FORMATIEREN. Dieses

bleibt übrigens solange offen, bis Sie auf SCHLIESSEN klicken.

Auch diese Werte lassen sich wieder auf den ursprünglichen Zustand

zurücksetzen.

BILD KOMPRIMIEREN

Verwenden Sie viele große Bilddateien, kann es

sein, dass Ihre Präsentation aufgrund der steigenden

Dateigröße bei der Vorführung „ruckelt“. Um

dies zu vermeiden, können Sie einzelne oder alle

BILDER KOMPRIMIEREN, , d.h. von der Dateigröße her

verkleinern. Dazu gehört es auch, zugeschnittene

Bildbereiche endgültig zu löschen. Solange dies

nicht durchgeführt wurde, können solche Änderungen

noch rückgängig gemacht werden. Sie sollten also erst kurz vor der Fertigstellung diese Option

anwenden oder sicherheitshalber eine Kopie der gesamten PowerPoint-Datei erstellen.

Wollen Sie das vorhandene Bild durch ein anderes ersetzen, klicken Sie auf die Schaltfl äche BILD ÄN-

DERN. Ihre Einstellungen zur ursprünglichen Grafi k gehen natürlich verloren. Falls Sie alle Änderungen

an der Grafi k zurücksetzen möchten, klicken Sie das zugehörige Symbol BILD ZURÜCKSETZEN an.

- 27 -

©



BILDFORMATVORLAGEN

Bildformatvorlagen bieten eine Vielzahl möglicher Rahmenarten,

Schatten, Spiegelungen u.ä., mit denen sich Bilder optisch

aufpeppen lassen. Diese sind identisch zu den Effekten,

die für Videos angewandt werden können (S. 24).

Diese Vorlagen lassen sich über die Optionen GRAFIKRAHMEN

und BILDEFFEKTE individuell verändern. Rahmenstärken, -farben,

-arten sowie Abschrägungen, 3D-Drehung, Schatten

und Spiegelungen können angepasst werden. Verwenden

Sie am besten bei Farben die oben dargestellten Designfarben,

da diese automatisch bei einer anderen Entwurfsvorlage

aktualisiert werden.

Ähnlich wie bei den Korrekturen öffnet sich

über die Schaltfl äche OPTIONEN das Dialog-

feld GRAFIK FORMATIEREN, bei dem Sie Ihre

Einstellungen je nach Bedarf präzisieren

können.

Im Beispiel links sehen Sie die Möglichkeiten,

die sich für die Formatvorlage 3D-Drehung

ergeben.

Die Schaltfl äche

ZURÜCKSETZEN bezieht sich

immer nur auf den jeweiligen Formatierungsteil.

Andere über das Dialogfeld gemachte

Änderungen bleiben somit erhalten.

ANORDNEN

Sind mehrere Grafi ken, Formen, Platzhalter, Textfelder oder

Linien auf einer Folie vorhanden, so ist es notwendig, dass

diese Objekte bei Überlappungen angeordnet oder zueinander

ausgerichtet werden. Zu diesem Zweck können Sie natürlich

auch mehrere Objekte markieren. Ziehen Sie einen Markierungsrahmen

um alle Objekte, die einbezogen werden sollen,

oder klicken Sie bei gehaltener -Taste oder -Taste die

einzelnen Formen und Grafi ken an.

Alternativ blendet die Schaltfl äche AUSWAHLBEREICH im Aufgabenbereich

den Aspekt AUSWAHL UND SICHTBARKEIT EIN. Hier

können Sie die Reihenfolge der Objekte über die beiden Dreiecksymbole

ändern bzw. ihre Sichtbarkeit ausschalten, ohne

sie gleich endgültig zu löschen. Klicken Sie zum Ausblenden

auf das Augensymbol. Ausgeblendete Objekte werden auch

nicht mit präsentiert. Sobald Sie zweimal mit etwas Abstand

auf den Namen der Form bzw. Grafi k klicken, können Sie diese

mit eigenen individuellen Namen versehen.

ausgeblendet

Mit Hilfe der Symbole EBENE NACH VORNE bzw. HINTEN können

Sie ebenfalls die Anordnungsreihenfolge verstellen. Leichter

funktioniert dies jedoch über den Auswahlbereich, vor

allem wenn sehr viele Objekte auf einer Folie vorhanden

sind oder manche Objekte von anderen vollständig verdeckt

werden.

©



Der blaue Pfeil wird nach vorn gestellt. Dies kann auch

über die rechte Maustaste durchgeführt werden.

Sollen sich mehrere Grafi ken auf gleicher Höhe befi nden, können Sie dies über die Schaltfl äche AUS-

RICHTEN erreichen.

1

Diese 3 Objekte sollen zueinander

ausgerichtet werden. Dazu markieren

Sie die Formen wie oben

beschrieben. Wählen Sie das

Auswahlfeld AUSRICHTEN oder akti-

3

vieren Sie das rechte Maustaste-

Kontextmenü.

Im ersten Fall wurden die drei Ob-

jekte vertikal, d.h. zwischen oberer und unterer

Kante mittig, ausgerichtet, im zweiten an der oberen

Markierung. Die Besonderheit bei Beispiel drei besteht darin, dass die Objekte

am unteren Markierungsrand ausgerichtet sind und der Abstand zwischen den

Formen über den Eintrag HORIZONTAL VERTEILEN ausgeglichen wurde.

Zur besseren Orientierung können Sie sich zusätzlich die RASTERLINIEN ANZEIGEN lassen und die Einstellungen

dafür im darunter stehenden Punkt festlegen.

GRUPPIERUNG

Wollen Sie mehrere Formen, Grafi ken oder Bilder zu einem einzigen Objekt

zusammenfassen und Änderungen bezüglich Größe, Drehung, Bildformatvorlagen,

Animation usw. gleichzeitig einstellen, so können Sie die

markierten Formen zu einem Objekt GRUPPIEREN. Eine solche Gruppe lässt

sich aufheben, so dass Bilder einzeln verändert werden können. Soll die

Gruppe wieder erscheinen,

wählen Sie

den

Punkt

GRUPPIE-

2

RUNG WIEDERHERSTELLEN.

DREHEN

Der letzte Aspekt im Bereich ANORDNEN betrifft das DREHEN und KIPPEN von

Objekten. Zum Drehen mit der Maus klicken Sie auf den grünen Markierungspunkt

und drehen Sie das Bild in die gewünschte Richtung. Halten Sie

dabei die Umschalttaste () gedrückt, so drehen Sie immer in einem Winkel

von 15°, 30°, 45° usw. Im Menüband haben Sie lediglich die Wahl zwischen

90°-Drehungen nach links oder rechts. HORIZONTALES und VERTIKALES

KIPPEN entspricht einer Spiegelung des Bildes an einer waagrechten oder

senkrechten Achse. Genaue Winkelwerte lassen sich über WEITERE DRE-

HUNGSOPTIONEN... im Dialogfeld GRAFIK FORMATIEREN festlegen.

- 29 -



GRÖßE

ZUSCHNEIDEN

Eine wichtige Funktion für die Bearbeitung von

Fotos in PowerPoint ist das ZUSCHNEIDEN, da nicht

immer alle Bildbereiche gezeigt werden sollen.

Klicken Sie auf das Symbol. Ihr Bild bekommt

schwarze Markierungslinien. Über die Ecken

schneiden Sie gleichzeitig Höhe und Breite zu

(bei gedrückter -Taste proportional), über die

seitlichen Linien nur in der Breite über die unteren

und oberen nur in der Höhe. Der zugeschnittene Bereich wird grau dargestellt. Sie können ihn

jederzeit wieder erweitern, außer Sie haben die Option KOMPRIMIEREN (S. 27) gewählt.

Eine Besonderheit stellt das ZU-

SCHNEIDEN AUF eine FORM dar. Das

Problem dabei besteht darin, dass

man den Bereich nicht genau bestimmen

kann, der in der Form erscheinen

soll. Will man ein bestimmtes

SEITENVERHÄLTNIS erreichen, so

haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen

Verhältnissen. Im Beispiel rechts sehen Sie

eine Kombination aus regelmäßigem Fünfeck als Form und

16:9 als Seitenverhältnis.

+ =

GRÖßE

Der letzte Teil der BILDTOOLS betrifft die Größe der Grafi k. Die Angaben werden in

Zentimetern dargestellt. Bei Bildern ist es so, dass sich bei Änderungen der Höhe

automatisch die Breite proportional verändert. So kommt es nicht zu unschönen

Verzerrungen. Über den Pfeil rechts unten gelangen Sie wieder zum Dialogfeld

GRAFIK FORMATIEREN.

Die Größe wird hier nicht nur in Zentimetern angezeigt, sondern

kann über den Eintrag SKALIERUNG auch prozentual verändert

werden. Wichtig ist hierbei die Option RELATIV ZUR ORIGINALBILD-

GRÖSSE. Ist dieses Häkchen nicht gesetzt, so betreffen Größenänderungen

immer den zuletzt eingestellten Wert, der dann

100% entspricht.

Die Option SEITENVERHÄLTNIS SPERREN verhindert Verzerrungen, da

wie im Menüband Änderungen der Höhe automatisch auch die

Breite verändern.

Am unteren Rand sehen Sie die Originalgröße des Bildes. Zu

hohe Skalierungen sollten Sie nicht verwenden, da das Bild ansonsten

unscharf (verpixelt) dargestellt wird.

Notizen:

©



NUR TITEL

Wenn Sie keines der vordefi nierten Layouts verwenden können, sollten Sie sich zumindest für das Folienlayout

NUR TITEL entscheiden. Dann werden Überschriften bei Änderungen automatisch aktualisiert.

Auf diesen Folien können Sie alles einfügen, was PowerPoint im entsprechenden Menübandeintrag

zur Verfügung stellt und sind nicht an die Platzhalter gebunden. Häufi g werden Sie FORMEN benötigen,

die im folgenden vorgestellt werden.

FORMEN

Prozesse, Abläufe, Flussdiagramme oder komplexe Organigramme

lassen sich sehr gut mit Formen abbilden - manchmal besser

und einfacher als mit SmartArt-Grafi ken.

Die Formen sind kategorisiert in zuletzt verwendete Formen, Linien,

Standardformen, Blockpfeile, Flussdiagramm, Formelformen,

Sterne und Banner sowie Legenden und interaktive Schaltfl ä-

chen.

Klicken Sie auf die gewählte Form. Ihr Mauszeiger

erhält die Form eines Plus-Zeichens. Ziehen

Sie an der gewünschten Position die Form mit der

gewünschten Größe auf.

Fast jede Form lässt sich mit Text versehen. Sie brauchen also

keinesfalls zu jeder Form extra ein Textfeld aufziehen, welches

Sie zusätzlich animieren müssten. Klicken Sie die Form an und

beginnen zu schreiben. Der Text wird vertikal und horizontal zentriert.

Alternativ können Sie das Rechte-Maustaste-Kontextmenü

aufrufen und TEXT BEARBEITEN auswählen. So lässt sich Text auch

verändern. Der eingefügte Text

wird mit der Form gedreht, gespiegelt

oder gekippt.

Formen

Wollen Sie gerade Formen/Linien bzw. Quadrate oder Kreise erhalten,

so halten Sie beim Aufziehen der Form die -Taste gedrückt,

da es „nur“ Rechteck und Ellipsen als Formen gibt.

Sie können ein Rechteck natürlich

Ellipse

Kreis

nachträglich zum Quadrat bzw. eine

Ellipse zum Kreis umwandeln, in dem

Sie Höhe und Breite gleichsetzen.

Rechteck

Quadrat

Zwei Formenarten sind besonders herauszuheben.

LINIEN/PFEILE

LINIEN/PFEILE stellen in PowerPoint neben ihrer nämlichen

Funktion vor allem Verbindungen zwischen Formen und Bil-

dern dar, die sich automatisch verlängern, verkürzen oder

verschieben. Lästige Anpassungen bei Positionsänderungen der verbundenen Objekte entfallen auf

diese Weise. Klicken Sie die gewünschte Pfeilart an. Sie können zwischen geraden, gewinkelten und

gekrümmten Verbindungen wählen, die Sie nachträglich

auch wieder ändern können.

Fahren Sie mit der Maus auf eine Form zu, so werden

mehrere Anfasspunkte angezeigt, je nach Form unterschiedlich viele (z.B. Rechteck vier, Kreis acht).

Eine Verbindung ist immer dann vorhanden, wenn die Markierungspunkte rot angezeigt werden. Ist

eine Verbindung gelöst, so wird der Punkt weiß angezeigt. Eine gewinkelte Verbindung kann zudem

über die gelben Punkte noch beliebig verschoben werden. Wird eines der beiden verbundenen Objekte

jedoch verschoben, wird die Verbindung wieder auf den Standardwert zurückgesetzt.

- 31 -

©



FREIHANDFORMEN

Klicken Sie auf die Startposition, bewegen Sie dann die Maus – ohne eine Taste

zu drücken – auf den nächsten Punkt und klicken Sie erneut. Wiederholen Sie Kurve Skizze

den Vorgang. Beim Endpunkt klicken Sie doppelt. Wenn Sie die Form schließen

Freihandform

möchten, gehen Sie wieder zum Ausgangspunkt zurück und klicken dort doppelt.

Gleiches gilt für Skizzen. Dabei verwandelt sich der Mauszeiger allerdings in die Form eines Stiftes.

Auch Skizzen schließen Sie, indem Sie mit der Maus zum Ausgangspunkt zurückkehren. Wenn Sie

eine offene Freihandform oder einen offenen Linienzug füllen, wird automatisch eine gedachte Linie

zwischen Anfangs- und Endpunkt gezogen. Zum Bearbeiten einzelner Punkte klicken Sie mit der rechten

Maustaste auf die Form und wählen den Eintrag PUNKTE BEARBEITEN. Die Linie erhält schwarze

Punkte, die Sie verziehen können. Dadurch können Sie neue Punkte hinzufügen, bestehende löschen,

Punkte glätten sowie den Pfad schließen (siehe unten).

ZEICHENTOOLS

Die Wirkungsweise von Zeichentools wurde bereits im Bereich SmartArt-Grafi ken und den Videotools

erläutert.

WORDART

Im Menüband stehen Ihnen im Bereich EINFÜGEN noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Eine davon

ist WordArt. Damit verfügen Sie über vorgefertigte Variationen für Texte, Überschriften u.ä. Die

weitere Formatierung erfolgt über die Zeichentools (siehe oben).

Notizen:

©



ENTWURF

DESIGNS

Nachdem Sie Ihre Folien mit den gewünschten Inhalten

gefüllt haben, gilt es nun, ein passendes Design für die

Präsentation zu fi nden bzw. das Ihres Unternehmens

anzuwenden. PowerPoint bietet Ihnen dazu eine Rei-

he verschiedener Designs bzw. Entwurfsvorlagen zur

Auswahl. Die Entwurfsvorlagen sind in verschiedene

Kategorien (DIESE PRÄSENTATION - BENUTZERDEFINIERT

- INTEGRIERT) ) unterteilt. Sie können auch Vorlagen auf

Ihrem Computer (NACH DESIGNS SUCHEN...) anwenden.

PowerPoint-Vorlagen haben die Dateiendung POTX,

Offi ce-Designs/Themes THMX. Auf Microsoft.com fi nden

Sie weitere Vorlagen.

Mit einer Entwurfsvorlage sind nicht nur unterschiedliche Muster, Hintergründe und Farben verbun-

den, sondern auch Schriftarten, passende Aufzählungszeichen, Dokument- und Designfarben. Aus

diesem Grund sollten Sie vor allem Farben und Schriften nicht vor Anwendung eines Designs „wahllos“

ändern. Haben Sie eine inhaltsfreie Präsentation mit diesen Aspekten versehen, so können Sie

diese als AKTUELLES DESIGN SPEICHERN... und anschließend auf andere bzw. neue Präsentationen anwenden.

Zu den Designs gehören

verschiedene Farb- und

Schriftschemata sowie

voreingestellte Effekte für

die Formen und Objekte.

Dabei lassen sich jeweils

eigene Schemata erstellen,

die beispielsweise

auch in Word und Excel

angewandt werden. Rufen

Sie den entsprechenden

Punkt auf und ändern

Sie die Farben wie gewünscht.

Geben Sie dem

Schema einen Namen.

Farbschemata

Schriften

Effekte

- 33 -

©


SEITE EINRICHTEN


Weniger von Bedeutung sind meist die Punkte SEI-

TE EINRICHTEN und FOLIENAUSRICHTUNG. Eine Präsentation

hat normalerweise nicht die Größe einer DIN

A4-Seite, sondern wird entweder im Verhältnis 4:3

oder 16:9 bzw. 16:10 erstellt. Dies müsste jedoch

vor Erstellung der Folien festgelegt werden, da ansonsten

Bilder verzerrt werden.

Die Ausrichtung der Folien kann entweder hier eingestellt

werden, aber auch gesondert über den Eintrag FOLIENAUSRICHTUNG. Wählbar sind

HOCH- oder QUERFORMAT. Diese Werte gelten immer für alle Folien. Es ist nicht möglich

innerhalb einer Präsentation einzelne Folien im Hochformat, andere quer zu gestalten.

Für Notizen, Handzettel und Gliederungen wiederum ist ebenfalls sowohl Hochals

auch Querformat möglich. Standardmäßig steht der Wert sinnvoller Weise hier auf

Hochformat.

HINTERGRUND

Für den Hintergrund stehen ebenfalls eine Reihe von vordefi nierten Füllungen

und Farbverläufen zur Verfügung. Es macht hier jedoch mehr Sinn, die

Füllungen über den Eintrag HINTERGRUND FORMATIEREN... selbst festzulegen

bzw. dies im Masterlayout, auf das noch eingegangen wird, einzustellen.

Sie können Designs per rechter Maustaste für gleichartige (dasselbe

Design), aktuelle, markierte oder für alle Folien übernehmen.

Möchten Sie jede neue Präsentation mit einer bestimmten

Entwurfsvorlage beginnen, so wählen Sie ALS STANDARDDESIGN

FESTLEGEN. . Allerdings sollte es in einer guten Präsentation nur

ein Design geben. Alles weitere lenkt vom eigentlichen Inhalt zu

sehr ab. Ein Design kann auch gelöscht werden.

Notizen:

Es stehen sowohl einfarbige Farbfüllungen, Farbverläufe,

Bild- oder Musterfüllungen, bei denen

noch Farben, Winkel, Richtungen und ähnliches

angepasst werden können, zur Verfügung.

Für Bildfüllungen gibt es wieder Korrekturen,

Farbtöne und künstlerische Effekte als Variationen

wie oben bereits beschrieben. Achten Sie bei

Bildern als Hintergrund jedoch darauf, dass Ihre

sonstigen Schriften gut lesbar bleiben.

Formate können für die aktuelle Folie oder für alle übernommen werden. Diese können Sie jederzeit

über den entsprechenden Eintrag FOLIENHINTERGRUND ZURÜCKSETZEN.

Mit dem Aspekt HINTERGRUNDGRAFIKEN AUSBLENDEN werden alle Formen, Linien, Grafi ken, die sich normalerweise

auf dem Folienhintergrund befi nden, für die aktuelle Folie nicht mehr angezeigt.

©



ÜBERGÄNGE

ÜBERGANG ZU DIESER FOLIE

Wie erscheint eine neue Folie bzw.

wie verschwindet sie? Das regeln

Sie über die Folienübergangseffekte.

Probieren Sie, welcher der Effekte

aus den drei Kategorien DEZENT,

SPEKTAKULÄR oder DYNAMISCHER IN-

HALT sich für Ihre Präsentation anbietet.

Verwenden Sie NICHT mehr

als ZWEI verschiedene Übergänge,

das würde Ihre Präsentation zu

verspielt wirken lassen und vom

eigentlichen Inhalt ablenken.

Für die einzelnen Effekte gibt es zusätzlich jeweils verschiedene Optionen. So kann

bei WELLEN bestimmt werden, ob diese aus der Mitte kommen, oder bei WÜRFEL von

links, rechts, oben und unten. Bei Übergängen wie AUFLÖSEN oder BLITZ sind keine

weiteren Einstellungen durchführbar.

Die Auswirkungen der einzelnen Effekte auf Ihre Präsentation lassen

sich innerhalb von PowerPoint über die Schaltfl äche VORSCHAU anzeigen.

ANZEIGEDAUER

Der zweite große Bereich des Menübandeintrages ÜBERGANG betrifft die

Dauer, mit der ein Effekt bzw. die gesamte Folie angezeigt wird.

Zudem lassen sich Sounds einrichten. Davor ist allerdings zu warnen, denn

die mitgelieferten Klänge sind mehr als fragwürdig und lassen die gesamte

Präsentation kitschig wirken. Es lassen sich zwar auch eigene Sounds über

den Eintrag ANDERER SOUND ... verwenden, diese müssen jedoch im wav-

Dateiformat vorliegen.

Für die Effekte ist jeweils eine DAUER vorgegeben, aber

diese können Sie beliebig verlängern oder verkürzen.

Haben Sie Effekt, Optionen sowie Dauer festgelegt und möchten diese Einstellungen

für alle Folien übernehmen, so klicken Sie auf die zugehörige Schaltfl äche.

Wichtig ist noch der Eintrag NÄCHSTE FOLIE. Wie soll Ihre Folie erscheinen? Nach

einem Mausklick und/oder nach einer bestimmten Zeit? Für einen Vortrag sollte die

Option BEI MAUSKLICK auf jeden Fall aktiviert sein, denn Sie möchten ja schließlich

selbst bestimmen, wann der Wechsel zur nächsten Folie erfolgen soll.

Um eine Präsentation zum Beispiel automatisch an einem Infostand ablaufen zu lassen, müssen Sie

Einblendzeiten festlegen. Diese müssen aber je nach Inhalt individuell sein. Die Option

BEI MAUSKLICK

ist für diesen Zweck zu deaktivieren.

Vorschau des Übergangs

In der Foliensortierungsansicht

können Sie sehen, welche Folien

Animationen und Einblend-

zeiten enthalten. Ein Klick auf

kein Übergang

das Animationssymbol zeigt

eine Miniaturvorschau.

Übergang mit Zeit

- 35 -



ANIMATIONEN

GRUNDLAGEN

Sie können Ihre Präsentation weiter individuell einrichten.

Für Textplatzhalter, Diagramme, SmartArt,

Formen und Objekte sind eigenständige ANIMATIO-

NEN möglich. Hier ist ebenfalls Zurückhaltung bei

der Anwendung geboten, auch wenn die Möglichkeiten

von PowerPoint schier unerschöpfl ich scheinen.

Sie können Effekte zum EINGANG, BETONEN und BE-

ENDEN einrichten. Eine Vorschau ist hier ebenfalls

jederzeit möglich. Im Bereich ANIMATION sind die

möglichen Effekte nach den drei oben genannten

Kategorien geordnet. Für eine Form sind mehrere

Effekte gleichzeitig einstellbar (siehe Leiste oben).

Die Auswahl, die Ihnen über den Eintrag gezeigt

wird, ist nicht vollständig. Über WEITERE... sind noch

mehr Animationsmöglichkeiten vorhanden. Es erscheint

jeweils ein zugehöriges Dialogfeld.

VORGEHENSWEISE

Klicken Sie die Form oder den Platzhalter

– am besten gleich in der richtigen Reihenfolge

– an, den Sie animieren möchten.

Wählen Sie im Bereich ANIMATION

einen passenden Effekt für den EINGANG

aus. Zusätzlich lassen sich je nach Animation

verschiedene EFFEKTOPTIONEN einstellen.

Normalerweise benötigen Sie in

einer Geschäftspräsentation die Aspekte

BETONT und BEENDEN überhaupt nicht.

Aber einsetzbar sind sie natürlich. Dann

müssen Sie jedoch auf die Schaltfl äche

ANIMATION HINZUFÜGEN klicken, da ansonsten

der ursprünglich eingestellte Effekt

nur überschrieben wird.

Notizen:

©



ERWEITERTE ANIMATION

Neben der Möglichkeit, zusätzliche Animationen einzubinden, können Sie in die-

sem Abschnitt des Menübandes den Animationsbereich einblenden, den Trigger

starten oder eine gewählte Animation auf andere Formen übertragen.

Der TRIGGER ist eine besondere Startbedingung für eine Animation, d.h. die Animation

wird gestartet, wenn Sie auf eine bestimmte Form klicken. Die Effekte müssen aber dann automatisch

ablaufen und nicht auf der Option BEI KLICKEN BEGINNEN stehen.

Wollen Sie eine Animation gleich auf mehrere Formen übertragen, klicken Sie die entsprechende

Schaltfl äche doppelt an und klicken auf alle Objekte, welche die gleichen Effekte erhalten sollen. Zum

Beenden betätigen Sie die -Taste oder klicken wieder auf das Symbol. Ähnlich wie das Übertragen

von Formaten ist dies eine Möglichkeit, sich viele – immer wieder gleiche – Arbeitsschritte zu ersparen.

ANIMATIONSBEREICH

Eine wichtige Funktion beim Animieren einer Präsentation spielt der

Animationsbereich. Sie können nicht nur die Reihenfolge verändern,

sondern zusätzliche Optionen zu einzelnen Effekten bzw. den zugehörigen

Objekten treffen. Außerdem lassen sich über das rechte Maustaste-Kontextmenü

Startbedingungen und erweiterte Optionen festlegen.

Eingang-Animation

Betont-Animation

Beenden-Animation

EFFEKTOPTIONEN

Zu jedem Effekt sind verschiedene Optionen vorhanden.

Im Beispiel rechts sehen Sie Einstellungen für den Effekt

ZOOM. Der Zoom geht aus der Mitte des Objekts/der

Form heraus. Es ist kein SOUND eingerichtet. NACH ANI-

MATION bedeutet, wie sich Objekt oder Text im Fortgang

verhalten. Der Text kann

eine bestimmte Farbe annehmen

(oben sind die

Designfarben, ansonsten

WEITERE FARBEN... wählen).

Der Eintrag NICHT

ABBLENDEN ist selbst erklärend

und stellt die Standardeinstellung dar, d.h. Text/

Objekt bleiben „normal“ sichtbar. Sinn macht vor allem

oft die Einstellung MIT NÄCHSTEM MAUSKLICK AUSBLENDEN.

Bei Aufzählungen bedeutet dies, dass nur jeweils der

aktuell wichtige Vortragspunkt am Bildschirm sichtbar

ist. Zweckmäßig kann es sein, am Ende noch einmal

die Punkte gesamt darzustellen. Bei NACH ANIMATION AUS-

BLENDEN verschwindet das Objekt unmittelbar wieder,

was meist keinen Nutzen bringt.

- 37 -

TEXT ANIMIEREN kann für einen Absatz (ALLE

GLEICHZEITIG), für das einzelne Wort (WORT-

WEISE) oder für jeden Buchstaben (ZEI-

CHENWEISE) eingestellt werden. Allerdings

wirken die beiden zuletzt genannten oft zu

verspielt und sind vor allem in Geschäftspräsentationen

wenig sinnvoll.

©



ANZEIGEDAUER

Wie lange ein Objekt benötigt, bis es auf dem Bildschirm erscheint,

lässt sich im Register ANZEIGEDAUER bzw. im zugehörigen

Menübandeintrag festlegen. Die Standardeinstellungen

sind meist vollkommen ausreichend. STARTEN, d.h. NACH VOR-

HERIGER, MIT VORHERIGER, BEIM KLICKEN, wurde schon beschrieben.

Wie viele Sekunden nach dem Klick die Animation beginnen

soll, beschreibt der Eintrag VERZÖGERUNG. Wollen Sie,

dass ein Effekt langsamer durchgeführt wird, ändern Sie die

Option DAUER. WIEDERHOLEN bietet sich eventuell bei Filmen

oder Audio-Clips an.

TEXT-, DIAGRAMM-, SMARTARTANIMATION

Für Textplatzhalter, Diagramme, Videos oder SmartArt sind zusätzliche Einstellungen für die Animation

möglich. Diese werden je nach Inhalt als drittes Register im Dialogfeld Effekt angezeigt.

Bei Textplatzhaltern oder Formen,

in denen Text enthalten ist, kann

festgelegt werden, ob Aufzählungspunkte

gleichzeitig oder nach

unterschiedlichen Abschnittsebenen

gruppiert eingeblendet werden.

Dies ist oft sinnvoll, da dadurch

nicht sofort alle Inhalte der Folie

komplett sichtbar sind und schrittweise

vorgetragen werden können.

Das Beispiel rechts zeigt, in welcher

Reihenfolge die Ebenen jeweils

per Mausklick eingeblendet

werden.

1. Abschnittsebene

2. Abschnittsebene

3. Abschnittsebene

4. Abschnittsebene

1. Abschnittsebene

Bei Diagrammen kann die Animation

ebenfalls gesteuert werden. Es

ist besser, wenn z.B. nicht alle Säulen

auf einmal erscheinen, sondern

entweder einzelne Kategorien oder

Serien schrittweise eingeblendet

werden.

Im Säulendiagramm erscheint als

Erstes die Diagrammfl äche sowie

die Legende durch die aktivierte

Option ANIMATION DURCH ZEICHNEN

DES DIAGRAMMHINTERGRUNDS STARTEN,

anschließend alle Säulen der KATE-

GORIE 1, dann 2 usw.

Ist die Option NACH ELEMENT IN KA-

TEGORIE gewählt, so blenden sich

bei jedem Mausklick die Säulen einer

Kategorie einzeln ein (Kategorie

1 - orange, grau, lila, Kategorie

2 - orange, grau, lila usw.).

Bei NACH DATENREIHE werden erst

alle orangefarbenen Säulen, dann

alle grauen Säulen usw. animiert.

©



Für SmartArt-Darstellungen gelten ähnliche

Möglichkeiten wie für Diagramme.

Auch hier können die Bestandteile ALS

EINZELNES OBJEKT, SCHRITTWEISE oder ALLE

GLEICHZEITIG animiert werden.

Im Beispiel erscheint jedes Dreieck der

Pyramide einzeln bei Mausklick. Die aktivierte

Option UMGEKEHRTE REIHENFOLGE

sorgt dafür, dass zuerst die unteren fünf

Dreiecke erscheinen und die Animation

nicht bei der Spitze (Geschäftsleitung)

beginnt. An den Zahlen können Sie erkennen,

dass alle neun Teile einzeln animiert

sind.

BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN

Ihre Präsentation ist so gut wie fertig. Was zu tun bleibt, ist die Präsentation zu testen, einzurichten und

alles für den Vortrag einzustellen.

BILDSCHIRMPRÄSENTATION STARTEN

Starten Sie Ihre Präsentation entweder über die beiden Symbole VON BEGINN AN oder AB AKTUELLER

FOLIE. Der zweite Eintrag dient vor allem dann, wenn Sie Ihre Folie testen möchten. Professioneller

wirkt es jedoch, wenn Sie eine Präsentation mit Hilfe der Funktionstaste starten. Die aktuelle Folie

präsentieren Sie mit +. Das kleine Leinwandsymbol am rechten unteren Rand der Statusleiste

erfüllt die gleiche Funktion. Mit Hilfe der rechten Maustaste starten Sie eine Präsentation direkt aus

dem Windows-Explorer mittels dem Eintrag EINBLENDEN.

Bei umfangreichen Präsentationen, die Sie nicht nur für einen einmaligen

Zweck erstellt haben und immer wieder benötigen, können Sie sogenannte

BENUTZERDEFINIERTE BILDSCHIRMPRÄSENTATIONEN einrichten. In früheren Versionen

von PowerPoint hieß dies zielgruppenorientierte Präsentation. Dabei

lassen sich innerhalb einer Präsentation einzelne oder mehrere Folien für

bestimmte Zwecke und Zielgruppen zusammenstellen. Die Reihenfolge

kann dabei von der ursprünglichen durchaus abweichen. Rufen Sie die

gewünschte Präsentation (Bsp.: Verkauf, Personal, Einkauf, Geschäftsleitung)

über das rechts stehende Symbol auf.

Zum Erstellen bzw. Verändern wählen Sie den Eintrag ZIEL-

GRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATIONEN... aus und dann entweder

NEU... oder BEARBEITEN... Löschen können Sie eine Unterprä-

sentation über ENTFERNEN. Auch von diesem Dialogfeld aus

können Sie eine Zielgruppenpräsentation mittels

VORFÜHREN

starten.

Vergeben Sie einen Namen und wählen

die gewünschten Folien über HINZUFÜGEN

aus. Mit Hilfe der beiden Pfeile können

Sie die Reihenfolge in der benutzerdefi

nierten Präsentation noch

ändern. Unnötige Folien löschen

Sie über ENTFERNEN.

- 39 -

©



EINRICHTEN

Im Dialogfeld haben Sie drei

Möglichkeiten, eine Art der

Präsentation zu wählen.

PRÄSENTATION DURCH EINEN REDNER

(VOLLE BILDSCHIRMGRÖSSE) ist die

häufi gste Einstellung, die während

eines Vortrages vorgeführt

wird. Dabei können die einzelnen

Folien automatisch, nach

Ablauf der festgelegten Zeiten

oder per Mausklick angezeigt

werden.

Die zweite Option ist ANSICHT

DURCH EINE EINZELPERSON (FENS-

TER). Die Präsentation wird in einem

Windows-Standard-Fenster

vorgeführt. Der Betrachter hat ein spezielles Menü

am unteren Bildschirmrand zur Verfügung, welches

ihm das Durcharbeiten der Präsentation erleichtern soll.

Option drei ANSICHT AN EINEM KIOSK (VOLLE BILDSCHIRMGRÖSSE) bedeutet, dass die Präsentation auf einem

Computer selbstständig läuft und vorgeführt wird. Sie wird immer wieder neu gestartet, sobald fünf

Minuten lang keine Eingabe erfolgt ist. Der Betrachter hat also die Möglichkeit die Folien selbstständig

zu wechseln oder auch auf Hyperlinks zu klicken. Die Auswahl WIEDERHOLEN wird dabei automatisch

aktiviert und die Präsentation wird so lange neu gestartet, bis die Esc-Taste betätigt wird. In dieser Ansichtsvariante

können Sie im Bereich NÄCHSTE FOLIE auch die Option MANUELL festlegen. Dann läuft sie

nicht automatisch durch. Diese Ansichtsoption bietet sich vor allem für Infostände an.

Wollen Sie während einer Präsentation Anmerkungen auf die Folien „schreiben“, so lässt sich die

Stiftfarbe variieren. Das Schreiben oder auch nur Hervorheben bzw. Unterstreichen sollte man vor der

Anwendung jedoch gründlich üben, denn ansonsten kann es leicht unbeholfen wirken.

Mit Hilfe der gedrückten -Taste und linker Maustaste steht Ihnen eine Laserpointerfunktion zur Verfügung.

Sie können rot, grün oder blau als Farben wählen.

Im rechten Teil des Dialogfeldes legen Sie fest, welche Folien

beim Öffnen bzw. Anzeigen automatisch gezeigt werden. Stellen

Sie beispielsweise VON: 2 BIS: 4 ein, werden immer nur diese vier

Folien präsentiert, egal welche der Startvarianten Sie auswählen.

Die zielgruppenorientierten Präsentationen sind ebenfalls wieder

festlegbar.

Sollten Sie Anzeigedauern eingestellt haben, diese jedoch nicht verwenden

mögen, deaktivieren Sie diese Option und legen MANUELL

fest. Diese Einstellung lässt sich aber über das Menüband schneller

aus- bzw. einschalten. Gleiches gilt für die Möglichkeit

ERZÄHLUNGEN

WIEDERGEBEN (siehe links). Dies entspricht dem Eintrag PRÄSENTATION

OHNE KOMMENTAR im Dialogfeld BILDSCHIRMPRÄSENTATION EINRICHTEN. Wollen Sie eine Präsentation ohne

Animation vorführen, lässt sich dies durch Auswählen des entsprechenden Eintrages ermöglichen.

Folien, die nicht mit vorgeführt werden sollen, müssen nicht gelöscht werden, sondern können einfach

ausgeblendet werden. Markieren Sie die Folie in der Foliensortierung oder wählen Sie die gewünschte

Folie in der Normalansicht aus. Klicken

Sie im Menüband auf das Symbol FOLIE

AUSBLENDEN. Eine ausgeblendete Folie

erkennen Sie in der Foliensortierung an

der durchgestrichenen Foliennummer

und daran, dass das Symbol markiert ist.

©



Wenn Sie eine Präsentation

mit Anzeigedauern

versehen

wollen, können

Sie diese im Bereich EINRICHTEN ausprobieren bzw.

aufzeichnen. Zwei Symbole stehen Ihnen dabei zur

Auswahl. Klicken Sie Ihre Präsentation in der gewünschten Geschwindigkeit

durch. Die Anzeigedauer je Folie und insgesamt wird im kleinen

Feld angezeigt. Sie können dabei sogar Kommentare und Laserpointerbewegungen

mit aufzeichnen. Am Ende werden Sie jeweils gefragt, ob

diese Einstellungen übernommen werden sollen.

aktuelle Folie

Gesamt

Aufzeichnung für aktuelle

Folie wiederholen

Die letzte Einstellung bezieht sich auf die Ansicht am Bildschirm. Solange nur ein Bildschirm installiert

ist, haben Sie hier keine Auswahlmöglichkeit. Sobald allerdings noch ein Beamer oder ein interaktives

Whiteboard angeschlossen sind, können Sie wählen, ob die Präsentation auf beiden Bildschirmen,

nur am Hauptbildschirm oder nur am zweiten Bildschirm zu sehen ist. Wenn Sie die Option REFEREN-

TENANSICHT aktivieren, sehen Sie an der Leinwand Ihre Präsentation und auf dem Computer vor Ihnen

die sogenannte Sprecheransicht, welche die Anzeigedauer und die Vortragsnotizen

enthält. Im Dialogfeld EINRICHTEN nennt sich diese Option PRÄSENTATIONSANSICHT.

Sie sehen, dass die Einstellmöglichkeiten überaus vielfältig sind. Allerdings sollten

Sie immer im Hinterkopf behalten, welche Einstellungen Sie getroffen haben, damit

nicht kurz vor der Präsentation unter Zeitdruck Fehler auftauchen. Vor allem, wenn

die Präsentation nicht durch Sie persönlich gehalten wird, sollten die gewählten

Optionen nicht zu kompliziert sein. Die Fehlerfi ndung und -behebung ist dann oft

für PowerPoint-Laien nicht ganz einfach und die verdiente Würdigung Ihrer mühevollen

Vorarbeiten geht verloren.

Notizen:

- 41 -

©



MASTERLAYOUT

FOLIENMASTER

Sie möchten ein eigenes Design für sich oder Ihre Firma entwickeln

oder Formatierungen auf allen Folien ändern oder Logos auf jeder Folie

einfügen? Dann sollten Sie nicht mühsam Folie für Folie anklicken

und immer wieder die gleichen Änderungen durchführen, sondern direkt

die Einstellungen des Folienmasters anpassen. Im Folienmaster

werden alle notwendigen Formatierungen, Positionierungen, Objekte

usw. festgelegt.

Neben dem Folienmaster sind auch noch Master für Handzettel und Notizenseiten veränderbar.

Klicken Sie im Menübandeintrag ANSICHT auf den Eintrag FOLIENMASTER, um in die entsprechende Ansicht

zu gelangen. Auf dem Bildschirm werden Ihnen im linken Bereich die möglichen Folienlayouts

gezeigt. Zurück gelangen Sie über die Schaltfl äche MASTERANSICHT SCHLIESSEN.

Folienlayouts

Fahren Sie mit der Maus über

ein Layout wird Ihnen der Namen

angezeigt und von welchen

Folien in der Präsentation es

verwendet wird.

Die Musterfolien bestehen im Prinzip nur aus einzelnen

Platzhaltern, Linien, Formen, Grafi ken und einem Hintergrund.

Verbunden damit sind Farbschemata und Zeichentools.

Ein neues Folienlayout erstellen Sie über die

Schaltfl äche

LAYOUT EINFÜGEN. Bestehende LÖSCHEN oder

UMBENENNEN Sie mittels den entsprechenden Punkten. BEIBEHALTEN bedeutet, dass

ein zweiter Folienmaster vorhanden ist, der jedoch nicht verwendet wird.

Haben Sie ein neues Layout eingefügt, erscheint eine leere Folie, auf der Platzhalter

für den Titel und für die Fußzeile vorhanden sind, falls die entsprechenden Optionen

angehakt sind. Mit Hilfe des Symbols PLATZHALTER EINFÜGEN können Sie einen

oder mehrere verschiedene Platzhalter wie Inhalt, Text, Bild usw. mit individueller

Größe und Lage positionieren.

©



PowerPoint zeigt Ihnen im Master, was zu tun ist, um Änderungen herbeizuführen. Diese entsprechen

den bereits bei den Folienlayouts beschriebenen Möglichkeiten. Auch wenn im Master Datum, Foliennummer

und Fußzeile angezeigt werden, bedeutet dies nicht, dass Sie auf den Folien angezeigt

werden. Dazu sind weitere Einstellungen notwendig.

TEXTMASTERFORMAT

Beim Textmasterformat sind es hauptsächlich Schriftgröße,

-art sowie die Aufzählungszeichen, die anzupassen

sind. Wollen Sie andere Symbole als die

vorgegebenen verwenden, wählen Sie im Menüband

START das Symbol AUFZÄHLUNGEN und suchen sich ein

anderes Zeichen aus. Ist kein Passendes vorhanden,

aktivieren Sie den Eintrag NUMMERIERUNG UND AUFZÄH-

LUNGSZEICHEN.... Klicken Sie auf ANPASSEN..., wenn die

Auswahl weiter vergrößert werden soll. Suchen Sie ein

Zeichen aus, v.a. die Schriftarten Symbol, Webdings,

Wingdings bieten sich hierbei an. Stellen Sie nach der

Auswahl Farbe und Größe des Zeichens ein. Wollen

Sie Bilder bzw. ClipArts verwenden, aktivieren Sie die

Schaltfl äche BILD.... Es werden Offi ce-ClipArts angeboten,

aber eigene Bilder lassen sich ebenfalls mittels

Importieren als Aufzählungszeichen verwenden.

Schriftänderungen erledigen Sie mittels des Menübandes START im Abschnitt SCHRIFTART bzw. über das

Dialogfeld Schriftart, das Sie über den kleinen Auswahlpfeil rechts unten aufrufen.

Zeichenabstand

fett

kursiv

unterstrichen

schattiert

Notizen:

- 43 -

©



FUSSZEILE, DATUM, FOLIENNUMMER

Am unteren Rand

der Folie sehen

Sie den Datums-,

Fußzeilen-

und

Seitenzahlenbereich. Im Master können

Sie Formate wie Schriftart, -größe,

Füllung und Position dieser drei Platzhalter

verändern. Allerdings werden

Sie damit noch nicht auf Ihren Folien

angezeigt. Klicken Sie im Menübandeintrag

EINFÜGEN entweder auf DATUM

UND UHRZEIT oder FOLIENNUMMER. In beiden

Fällen erscheint immer wieder das

Dialogfeld KOPF- UND FUSSZEILE. Das

erste Register ist für FOLIEN, das zweite

für NOTIZBLÄTTER UND HANDZETTEL.

Wählen Sie aus, was angezeigt werden soll. Beim Datum können Sie einen FESTEN Wert festlegen oder

die Option AUTOMATISCH AKTUALISIEREN wählen. Dafür sind verschiedene Sprachformate festlegbar. Darunter

können Sie Foliennummern anzeigen lassen sowie den Fußzeilentext. In der VORSCHAU sehen

Sie anhand der drei dicken Balken, was angezeigt wird und was nicht. Die letzte Option AUF TITELFOLIE

NICHT ANZEIGEN bezieht sich nicht einfach auf die erste Folie der Präsentation, sondern auf Folien, bei

denen das Layout TITELFOLIE verwendet wurde. Legen Sie anschließend fest, ob die Einstellungen für

alle oder nur für die aktuelle Folie übernommen werden. Sie können dennoch jederzeit auf einzelnen

Folien die Platzhalter individuell verschieben oder löschen, was in früheren Versionen von PowerPoint

nicht möglich war.

Datum

Fußzeile

Foliennummer

Notizen:

©



HILFREICHE UNTERLAGEN/DRUCK

HANDZETTEL

ALLGEMEINES

Eine weitere Möglichkeit, die Wirkung Ihrer Präsentation zu

erhöhen, ist die Erstellung und Verteilung von Handzetteln.

Auch als Übersicht für den Vortragenden selbst bilden Sie

eine gute Grundlage. Auf Handzetteln werden alle Folien Ihrer

Präsentation oder die Gliederung ausgedruckt.

Wie viele Folien auf einer Seite gedruckt werden, können Sie

über das Menüband DATEI - DRUCKEN festlegen. Sie können

Handzettel mit einer Folie, 2, 3, 4, 6 oder 9 Folien auf einem

DIN A4-Blatt erstellen. Es stehen sowohl Hoch- als auch

Querformat zur Verfügung. So sind zur besseren Seitennutzung

eine, vier oder neun Folien besser im Querformat, zwei,

drei oder sechs im Hochformat druckbar. Bei drei Folien werden

automatisch Notizenlinien angezeigt, die nicht veränderbar

sind.

Optional können Sie einen schwarzen FOLIENRAHMEN einbinden,

außerdem lässt sich die Größe erhöhen (AUF SEITENFOR-

MAT SKALIEREN). Ist die Einstellung HOHE QUALITÄT nicht aktiviert,

wird ein geringwertigerer Schnelldruck erstellt. (Grafi ken wurden

bearbeitet).

2 Folien

6 Folien 9 Folien

3 Folien

4 Folien

Notizen:

- 45 -

©


Die Auswahl, welche Folien Sie ausdrucken möchten, ist

vielfältig. Entweder alle, nur die in der Foliensortierung

oder Folienansicht markierten, die aktuelle Folie oder einen

bestimmten Bereich (z.B. 1;5-7;9).

Haben Sie ABSCHNITTE in Ihrer Präsentation gebildet, werden

diese hier ebenfalls gezeigt. Auch die ZIELGRUPPENO-

RIENTIERTEN PRÄSENTATIONEN werden aufgeführt. Haben Sie

Folien ausgeblendet, lassen sich diese über die letzte Option

mit drucken oder nicht.

Wählen Sie, ob die Handzettel, Notizenseiten

oder Folien in Farbe, Graustufen

oder in Reinem Schwarzweiß

gedruckt werden sollen, wobei die letzte

Option zu fehlerhaften Ausdrucken

kommen kann, wenn sich die Farben

nicht zu sehr unterscheiden.

Sollten Sie nicht alle Folien drucken

oder bei einer Zielgruppe eine andere

Reihenfolge vorhanden sein, ist es ratsam,

keine Foliennummern einzublenden,

da es sonst verwirrend wirken

kann, wenn z.B. nach Folie 2 plötzlich

Folie 9 erscheint und dann Nummer 4.


HANDZETTELMASTER

Für Handzettel gibt es ebenfalls einen Master, bei dem allerdings nur wenige Gestaltungsmöglichkeiten

vorhanden sind. Die meisten Einstellungen lassen sich beim Druck mit erledigen. Leider ist es

nicht möglich, eigene Vorlagen für Handzettel anzulegen. Ähnlich wie bei Folien sind Platzhalter für

Kopfzeilen, Datum, Fußzeilen und in diesem Fall Seitenzahlen vorhanden.

Folienplatzhalter

Die Platzhalter lassen sich

markieren und formatieren.

Im Beispiel links sehen Sie

einen Master, bei dem der

Platzhalter SEITENZAHL nach

oben verschoben, die Fußzeile

über die gesamte Breite

gezogen und verschiedene

Füllungen sowie Schriftfor-

matierungen angewandt wurden.

Auf der Seite

werden sechs

Folien dargestellt.

Die Folien- und Handzettelausrichtung kann im Master angepasst

werden und sich dabei unterscheiden. Folie meist im Quer-, Handzettel

oft im Hochformat.


- 46 -


NOTIZENSEITEN

Notizenseiten sind eine hilfreiche Unterlage

für Vortragende, damit Sie

wichtige Aspekte Ihrer Präsentation

nicht vergessen.

Schreiben Sie Ihre Notizen zu den einzelnen

Folien entweder in der Normalansicht

(dazu lässt sich der Bereich

am unteren Rand vergrößern) oder als

NOTIZENSEITE. Zu dieser gelangen Sie

über den Menübandeintrag ANSICHT.

Normalansicht

Sie können den Bereich in beiden Ansichten

jederzeit formatieren sowie

Notizenbereich

Aufzählungen einfügen. Dazu steht

Ihnen wie bei allen Änderungen das

Menüband START oder die Formatierungsleiste der rechten Kopfzeile

Maustaste zur Verfügung.

Notizenseite

Datum

Folienbild

Auch für Notizenseiten gibt es einen

Master, bei dem sowohl die Eingabefelder

als auch das Folienbild formatiert

werden können. Legen Sie

außerdem fest, welche Platzhalter

auf dem Ausdruck zu sehen sein sollen. Die Inhalte fügen

Sie – wie bei Handzetteln auch – über EINFÜGEN - DATUM/

FOLIENNUMMER ein.

Textkörper

Fußzeile

Seitenzahl

Notizenmaster

Mittels DATEI-DRUCKEN können Sie Ihre Notizen entsprechend

der Handzettel auf Papier bringen. Bestimmen Sie

auch hier, welche Notizenseiten gedruckt werden sollen.

- 47 -

©



VERKNÜPFUNG MIT MICROSOFT OFFICE WORD

Über das Menü DATEI - SPEICHERN UND SENDEN haben Sie die Möglichkeit

eine Verknüpfung von PowerPoint mit Microsoft Word herzustellen. In

der Version 2010 ist dies unter HANDZETTEL ERSTELLEN zu fi nden.

Das gewünschte Seitenlayout in Word können Sie über die

entsprechenden Einträge festlegen. In Word werden die Folien

als Miniaturbilder und Notizen in eine Tabelle eingefügt,

die Sie über die üblichen Tabellenfunktionen weiterbearbeiten

können.

Wenn Sie den Punkt VERKNÜPFUNG EINFÜGEN aktivieren, werden

Änderungen an der Präsentation automatisch im zugehörigen

Word-Dokument beim nächsten Öffnen aktualisiert.

BILDSCHIRMPRÄSENTATION FÜR CD VERPACKEN

Sie können über den Menüeintrag DATEI - SPEICHERN UND SEN-

DEN mittels der Schaltfl äche BILDSCHIRMPRÄSENTATION FÜR CD

VERPACKEN mehrere Präsentationen auf CD brennen, bei denen

alle notwendigen verbundenen Dateien und Schriftarten

integriert sind, falls unter OPTIONEN die notwendigen Haken

gesetzt sind. Per Kennwort können Sie die Präsentationen

(zumindestens etwas) vor unzulässigen Zugriffen schützen.

Es lassen sich auch zusätzliche Dateien über HINZUFÜGEN mit

auf die CD setzen. Die Reihenfolge kann über die Pfeile verändert

werden.

Zum Starten kann es notwendig sein, den PowerPoint-Viewer

herunterzuladen, falls auf dem Rechner kein PowerPoint installiert

ist. Ein entsprechender Bildschirm öffnet sich automatisch

beim Start der CD. Testen Sie auf jeden Fall rechtzeitig

vor dem Vortrag Ihre Präsentation.

Notizen:

©



VIDEO ERSTELLEN

Aus Ihrer Präsentation lässt sich neben den Handzetteln in Word und der CD

auch ein Video erstellen. Dieses Produkt erstellen Sie wieder über DATEI - SPEI-

CHERN UND SENDEN. Wählen Sie den Eintrag VIDEO ERSTELLEN.

ANDERE DATEITYPEN

Neben den bisher genannten Hilfsmitteln gibt es noch weitere Möglichkeiten,

eine Präsentation zu speichern oder weiterzugeben. Wählen Sie aus

DATEI - SPEICHERN UND SENDEN den Eintrag DATEITYP ÄNDERN, so zeigen

sich die Möglichkeiten.

Sollten Sie Ihre Präsentation in der Vorgänger-Dateiversion 97-

2003 speichern, gehen eine ganze Reihe von Formatierungen oder

Animationen verloren. PowerPoint macht Sie jedoch mit dem unten

stehenden Dialogfeld darauf aufmerksam. Auf vielen Rechner ist

oft immer noch diese Version vorhanden, was zu berücksichtigen

ist. Wollen Sie jedoch eine aktuelle Präsentation mit einer älteren

Version öffnen, wird dies nicht möglich sein, außer es ist das Kompatibilitätspack

von Microsoft installiert.

Das Video umfasst alle Folien, Übergänge,

Animationen und Medien der

Präsentation, wobei Sie die eingestellten

Zeitabläufe verwenden können.

Für die Größe der Video-Datei ist die

Aufl ösung entscheidend, welche Sie

festlegen. PowerPoint stellt Ihnen drei

Varianten für verschiedene Vorführzwecke

zur Wahl

• groß: 960*720

• mittel: 640*480

• klein: 320*240

Sollten Sie die aufgezeichneten Zeitabläufe

nicht übernehmen, wird für jede

Folie eine wählbare Dauer verwendet.

Ein zweiter hervorhebenswerter

Dateityp

ist PowerPoint-Bildschirmpräsentation.

Sollten Sie eine derartige

Datei anklicken,

wird diese automatisch

geöffnet, ohne dass

sich PowerPoint öffnet.

Trotzdem muss es auf

dem Rechner installiert

sein.

Die letzten beiden dargestellten Dateitypen PNG und JPEG erlauben

es, von jeder Folie ein Bild zu speichern. Sie können noch entscheiden,

ob nur die aktuelle oder alle Folien gespeichert werden sollen. Es wird ein entsprechender Ordner

mit den Bildern erstellt.

- 49 -



INTERAKTIVE SCHALTFLÄCHEN

Bei einer interaktiven Präsentation kann der Betrachter selbst mit Hilfe von Schaltfl ächen die Steuerung

der Präsentation übernehmen. Sie können die entsprechenden Schaltfl ächen über den Menübandeintrag

EINFÜGEN über FORMEN den Folien hinzufügen.

Die Schaltfl ächen haben vorgegebene Aktionseinstellungen, die Sie aber selbstständig verändern können.

Das Haus steht beispielsweise für die erste Folie, die Dreiecke für vorherige bzw. nächste Folie

usw.

Wollen Sie, dass auf allen Folien dieselben Schaltfl ächen an derselben Position

mit derselben Funktion sind, fügen Sie diese im Folienmaster ein, ansonsten

müssen Sie die Symbole für jede Folie erzeugen. Das Format der Schaltfl ächen

können sie über ZEICHENTOOLS ändern.

Sie können jede beliebige Form oder jedes

Textfeld über die Schaltfl ächen mit einer

entsprechenden Aktionseinstellung bzw. einem

Hyperlink (Verweis) versehen.

Bei den interaktiven Schaltfl ächen gehen die Verweise

meist auf andere Folien wie die ZULETZT ANGESEHENE FOLIE

oder über FOLIE... eine ganz bestimmte Folie. Sie können

mit einer Schaltfl äche eine Präsentation auch beenden.

Wollen Sie ein Programm starten, müssen Sie den

Startordner des Programms erst fi nden. Vor allem, wenn

Sie die Präsentation auf einem anderen Rechner starten,

kann es hierbei zu Problemen oder Fehlermeldungen

kommen.

Selbst hierbei können Sie zusätzlich Sound-Dateien verwenden,

was aber wie bei der Animation wenig sinnvoll

ist.

Mittels des Rechte-Maus-Kontext-Menüs lassen sich solche Hyperlinks

ebenfalls einfügen, bearbeiten und entfernen. Die Schaltfl

ächen zum LÖSCHEN, BEARBEITEN oder BESUCHEN erscheinen nur,

wenn vorher ein Verweis eingefügt wurden.

Im sich öffnenden Dialogfeld HYPERLINK EINFÜGEN haben Sie verschiedene Möglichkeiten einen Link zu

setzen. Ein Hyperlink muss nicht immer ins Internet verweisen, sondern kann auch andere Dateien

betreffen.

Sie sehen im linken Bild den

Eintrag AKTUELLES DOKUMENT.

Der Hyperlink kann auf jede

Folie oder auf zielgruppenorientierte

Präsentationen verweisen.

Folien in Klammern

sind ausgeblendete Folien.

Die Titel MITARBEITER-MOTIVA-

TION u.ä. erscheinen nur, weil

Folienlayouts mit Titelplatzhalter

verwendet wurden. Ansonsten

stünde hier nur 1. Folie

1, 2. Folie 2 ...

©



Internetseite

Verweise auf Dateien oder Webseiten lassen

sich unterteilen in Hyperlinks auf den

aktuellen Ordner, auf besuchte Webseiten

oder auf zuletzt verwendete Dateien.

Wollen Sie einen Hyperlink ins Internet

setzen, tragen Sie die gewünschte Adresse

in das namentliche Feld ein. Eingaben,

die Sie über das Feld QUICKINFO... machen,

werden während der Präsentation

beim Überfahren der zugehörigen Form

angezeigt.

aktuelle Folie

Links sehen Sie ein Beispiel für die Verwendung von Schaltfl ächen zur

Steuerung einer Präsentation ähnlich dem Internet:

Im linken Bereich sind mehrere Formen erstellt und mit den Folientiteln

beschriftet worden.

Verlinken Sie die entsprechenden Formen mit den zugehörigen Folien

wie oben beschrieben. Dies muss nur einmal durchgeführt werden.

Im Anschluss markieren Sie alle Formen und kopieren Sie. Klicken Sie

auf jeder weiteren Folie nur noch auf das Symbol EINFÜGEN. Die Formen

werden immer an derselben Position eingefügt.

Zum Abschluss ändern Sie nur noch die Füllfarbe für die Form der aktuellen

Folie, um hervorzuheben, wo Sie sich gerade befi nden. So haben

Sie eine Art roten Faden geschaffen.

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass Sie schnell zwischen Folien hin

und her springen können, wenn dies notwendig sein sollte, ohne die

rechte Maustaste verwenden zu müssen. Allerdings sollten dann nicht

zu viele Folien vorhanden sein, da ansonsten die Übersichtlichkeit verloren

gehen kann.

Notizen:

- 51 -

©



VORTRAG UND PRÄSENTATION

Nach der oft mühevollen Arbeit der Erstellung und Animation sowie Einrichtung einer professionellen,

aussagekräftigen Präsentation gilt es nun, den guten Eindruck mit einem wirkungsvollen Vortrag zu

unterstützen. Deshalb ist eine gute Kenntnis der Vortragsmöglichkeiten von Bedeutung.

Der Start einer Präsentation über die Funktionstaste wurde bereits beschrieben. Von einer Folie zur

nächsten gelangen Sie am einfachsten mit einem Klick der linken Maustaste. Aber es gibt eine ganze

Reihe weiterer Möglichkeiten, den folgenden Folienpunkt aufzurufen:

•

•

•

•

•

•

Mit diesen fünf Tasten

beispielsweise können

Sie von einer zur nächsten

Folie bzw. Animation

springen.

•

•

•

•

So gelangen Sie animationsweise

wieder Schritt für Schritt zurück.

Wollen Sie zu einer bestimmten Folie springen,

geben Sie die gewünschte Zahl ein und

bestätigen anschließend die -Taste. Dabei

werden auch ausgeblendete Folien präsentiert.

Dazu müssen Sie natürlich die Reihenfolge

Ihrer Folien genau kennen.

Alternativ können Sie das Rechte-Maus-

Kontext-Menü aufrufen und beim Punkt GEHE

ZU FOLIE die angestrebte Nummer auswählen.

Hier werden wieder alle Folien angezeigt,

auch die eigentlich (in Klammern) ausgeblendeten

Folien. Sie könnten auch direkt

eine ZIELGRUPPENORIENTIERTE PRÄSENTATION aufrufen

oder zu einem bestimmten Abschnitt

der Präsentation springen.

Während eines Vortrags lässt sich eine Präsentation mit folgenden Tasten oder dem Kontextmenü

ausblenden bzw. anhalten. Dies ist hilfreich, damit Sie die Aufmerksamkeit der Zuhörenden beim Vortrag

wieder völlig auf sich lenken.

• blendet die Präsentation aus und zeigt einen

schwarzen (black) Bildschirm; Fortsetzung mit

beliebiger Taste;

• blendet weißen (white) Bildschirm ein; Fortsetzung mit

beliebiger Taste;

• stoppt eine automatisch ablaufende Präsentation;

Fortsetzung mit beliebiger Taste;

Wollen Sie Aspekte Ihrer Präsentation auf der Folie hervorheben, können

Sie sowohl die Stift- oder Textmarkerfunktion verwenden. Sicheres

Führen der Maus ist dabei jedoch absolut vonnöten. Die Farben lassen

sich dabei verändern, Anmerkungen über die beiden Einträge wieder

löschen.

PFEILOPTIONEN beziehen sich darauf, ob der Mauszeiger während des

Vortrages dauerhaft angezeigt oder ausgeblendet werden soll. Sobald

diese Option auf automatisch steht, verschwindet der Mauszeiger, wenn

die Maus eine Zeitlang nicht bewegt wird.

©



Nachteilig an den Varianten mit Tastatur und Maus ist die Tatsache, dass Sie zwischendurch

immer wieder an den Computer treten müssen. Besser sind sogenannte

Presenter, die per USB an den Computer angeschlossen werden. Damit

lassen sich PowerPoint-Präsentationen ebenfalls steuern, wenn auch nicht immer

mit allen Möglichkeiten. Manche haben sinnvollerweise einen Laserpointer integriert.

Sie können sich somit frei im Raum bewegen und Ihren Vortrag mit guter

Mimik und Gestik unterstützen. Die Preisspanne für Presenter bewegt sich je nach

Ausstattung, Reichweite und Marke von 10 bis 300 €.

ABLAUF DER PRÄSENTATION

Planen

Vorbereiten

Üben

Präsentieren

Planen Sie den Inhalt der Präsentation so, dass die Informationen, die Sie vermitteln möchten, im

Mittelpunkt stehen. Denken Sie über das Interesse und die zu erwartende Aufnahmefähigkeit Ihres

Publikums nach.

Nachdem Sie die erste Planungsphase für die Präsentation abgeschlossen haben, können Sie mit

der Vorbereitung beginnen. Strukturieren Sie Ihre Präsentation. Konzentrieren Sie sich dabei auf Aussagen,

die auf mit Fakten belegbaren Kerngedanken beruhen. Belegen Sie diese Kernaussagen mit

Argumenten und Fakten wie Statistiken, Diagrammen, Bildern und Beispielen. Bereiten Sie eine Eröffnung

vor, die Ihnen die Aufmerksamkeit des Publikums sichert und einen zielorientierten Abschluss,

der Ihren Zuhörern im Gedächtnis bleibt. Eröffnung und Abschluss sollten ca. 10-20% Ihrer Präsentation

ausmachen.

Üben Sie Ihre Präsentation und tragen Sie diese im kleinen Kreis vor. Fragen Sie nach positiver und

negativer Kritik. Testen Sie den zeitlichen Ablauf, damit Sie die vorgegebene Zeit nicht überschreiten

und Zeit für Fragen bleibt.

Und beim schwierigsten Teil – der Präsentation selbst – treten Sie professionell auf. Sehen Sie die

Präsentation als Chance, Privileg und gleichzeitig als Verantwortung. Halten Sie Blickkontakt mit Ihren

Zuhörern und „kleben“ Sie nicht an der Leinwand. Kommen Sie nicht in Versuchung, Ihre Präsentation

nur vorzulesen. Refl ektieren Sie Wirkung und Ergebnis Ihres Vortrags, damit Sie Fehler künftig vermeiden.

TIPPS ZUR PRÄSENTATION

1

2

3

INTERESSANTES MATERIAL BILDET DIE GRUNDLAGE!

Es ist zwar einfach, interessante Folien und Grafi ken zu erstellen, aber Sie sollten

nicht vergessen, dass eine Präsentation nicht nur aus Folien besteht. Ihr Publikum

möchte Ihnen zuhören und nicht nur reihenweise an die Wand geworfene Bilder

anstarren. PowerPoint soll den mündlichen Vortrag lediglich unterstützen.

WENIGER IST MEIST MEHR!

Nicht alle möglichen Spezialeffekte, die Ihnen PowerPoint bietet, machen wirklich

Sinn. Beschränken Sie sich auf maximal zwei Animationsarten und Übergänge.

Verwenden Sie keine fortlaufenden Texte. Fünf bis sieben Aufzählungspunkte sind

ausreichend. Grafi ken und Tabellen sollten verständlich sein und Ihre Ziele verdeutlichen.

SETZEN SIE ZAHLEN DOSIERT EIN!

In einem Meer aus Zahlen und Statistiken geht der Vorteil der Betonung des sentlichen mittels PowerPoint verloren. Statistiken sollen über Illustrationen und

We-

Diagramme verdeutlicht werden. Zahlen können Sie auch auf Ihr Handout setzen.

- 53 -

©


4

5

6

7

8

9

10

SETZEN SIE BILDER UND GRAFIKEN EIN!


PowerPoint bietet Ihnen zwar viele Möglichkeiten, aber Sie sollten vor allem eigene

Grafi ken, Bilder oder auch Videos verwenden, die passgenau und visuell Ihr

Ziel unterstützen.

LESEN SIE IHRE FOLIEN NICHT VOR!

Leider ist es eine verbreitete Angewohnheit, den Zuhörern die Präsentation auf

den Folien vorzulesen, aber lesen könnten diese eigentlich ja selbst. Das macht

jede visuell ansprechende Präsentation langweilig. Ihr Vortrag soll den Inhalt der

gezeigten Folien ausführen und erläutern, statt diesen nur zu wiederholen. Deshalb

sollten Sie keine fortlaufenden Texte verwenden. Ebenso wichtig ist es, Augenkontakt

mit den Zuhörern herzustellen.

ACHTEN SIE AUF IHR TIMING!

Lassen Sie Ihren Zuhörern Zeit, die Informationen aufzunehmen. Bei gutem ming wechselt der Redner zur nächsten Folie, gibt den Zuhörern ausreichend

Ti-

Zeit, um den Inhalt zu verarbeiten. Erst dann sollten die Ausführungen beginnen.

MACHEN SIE MAL PAUSE!

Erfahrene Vortragende scheuen sich nicht, ab und zu die Präsentation zu brechen und Sie einfach auszublenden. Dies verschafft den Zuhörern nicht nur

untereine

Pause für die Augen, sondern erleichtert es auch, die Aufmerksamkeit auf

verbale Interaktion bzw. Fragen zu lenken. Allerdings sollten Sie sich nicht aus

Ihrem zeitlichen Konzept bringen lassen.

VERWENDEN SIE ANSPRECHENDE FARBEN!

Ihr Farbkonzept ist meist abgestimmt auf das Corporate Design Ihres mens oder Ihrer Behörde. Der Kontrast zwischen Hintergrund, Text und Bildern

Unternehkann

effektiv Inhalte verdeutlichen. Zudem ist die Farbwahl vom Beamer abhängig.

Bei lichtstarken Beamern sollte eher ein dunkler Hintergrund mit hellen Texten

verwendet werden, da helle Hintergründe auf Dauer blenden könnten. Ansonsten

müsste das Verhältnis eher umgekehrt sein.

NEHMEN SIE SICH AUSREICHEND ZEIT ZUR BEARBEITUNG!

Die Erstellung einer professionellen Präsentation kostet Zeit. Die Animation von

Folien benötigt ebenso viel Zeit wie das Erstellen selbst. Testen Sie Ihre Präsentation

und ändern Sie umgehend Aspekte, die Ihnen selbst nicht schlüssig vorkommen.

Lassen Sie auch Außenstehende einen Blick auf Ihre Präsentation werfen,

da man eigene Schwächen nicht immer erkennt.

VERTEILEN SIE HANDOUTS NACH DER PRÄSENTATION!

Es ist absolut störend, wenn die Zuhörer während Ihres Vortrags bereits eine sammenfassung Ihrer Präsentation lesen und durcharbeiten. Nur wenn Ihr Pu-

Zublikum

sich selbstständig Notizen machen soll, teilen Sie das Handout vor dem

Vortrag aus. Ansonsten halten Sie es besser bis zum Ende zurück.

Notizen:

©



- 55 -

©


Office PowerPoint 2010

Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.

Template löschen?

Als Template speichern?