ANLEITUNG Kalkulation von Veranstaltungen und ... - F&B Support

ANLEITUNG
Kalkulation
von
Veranstaltungen
und Banketten
im
Excel - Schema
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Beschreibung für die die Excel Version ab 2007
F&B Support Postfach 300 205 47863 Willich 0700 – 95 49 94 10 www.f-bsupport.de info@f-bsupport.de

1. Hinweise und Kurzanleitung
Das Schema „Kalkulation von VA - Banketten“ wurde im Programm Excel erstellt und kann nur
genutzt werden, wenn das Programm Excel auf dem PC installiert ist. Um das
Kalkulationsschema nutzen zu können sind Excel- und PC-Grundkenntnisse erforderlich.
Diese Anleitung dient dazu, die notwendigen Schritte durchzuführen, um Kalkulationen
erstellen zu können. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Beschreibung keine Anleitung
für Excel ist.
WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie keine
Formeln überschreiben!
Bitte gehen Sie in folgender Reihenfolge vor:
1. Öffnen Sie die Datei * KalkulationBankettexxx.xls.
2. Nachdem Sie die Datei geöffnet haben, speichern Sie diese bitte auf Ihrer Festplatte
unter einem beliebigen Namen ab.
3. In der Tabelle enthalten sind 7 Tabellenblätter
o Vorkalkulation-Beispiel
o Vorkalkulation_leer
o Nachkalkulation_Beispiel
o Nachkalkulation_leer
o Nachkalkulation+WEF+WEB
o Getränke Wareneinsatz
o Kalkulation_WE_Küche
4. Bitte errechnen Sie im Vorfeld für die jeweilige Abteilung in Ihrem Betrieb die
Arbeitsgruppenkosten pro Stunde. Dies ist Grundvoraussetzung, damit eine
Kalkulation für eine Veranstaltung durchgeführt werden kann.
5. Bitte entnehmen Sie aus Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung den Anteil des
übrigen Betriebsaufwandes (Verwaltungskosten, Marketing, Energie, Instandhaltung,
Pacht, Zinsen, Gebühren, Afa usw.). Dieser ist notwendig, um alle Kosten die nicht
Direkt zugeordnet werden können, pauschal einer Veranstaltung mit einzuberechnen.
6. Nun legen Sie noch den gewünschten Gewinn der Veranstaltung in Prozent fest.
7. In der Tabelle „Vorkalkulation_Beispiel“ ist eine Veranstaltung vorkalkuliert.
8. In der Tabelle „Vorkalkulation_leer“ finden Sie eine leere Tabelle die Sie mit Ihren
Daten füllen können.
9. In der Tabelle „Nachkalkulation_Beispiel“ ist eine Veranstaltung nachkalkuliert.
10. In der Tabelle „Nachkalkulation_leer“ finden Sie eine leere Tabelle die Sie mit Ihren
Daten füllen können.
11. In der Tabelle Nachkalkulation+WEF+WEB haben Sie die Möglichkeit zusätzlich die
Wareneinsätze von Getränken und Speisen einzuberechnen. Die Tabellen Getränke
Wareneinsatz und Kalkulation WE Küche sind miteinander verknüpft.
12. Alle Tabellen können Sie durch kopieren vervielfältigen und miteinander verknüpfen.
13. Entscheiden Sie vorher, welches Schema für Sie in Frage kommt.
14. Alle roten Felder enthalten Formeln.
15. Alle grünen Felder sind entsprechend der Vorinformation zu füllen.
o Kosten pro Stunde der Abteilung Service
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o Kosten pro Stunde der Abteilung Küche
o Kosten pro Stunde der Abteilung F&B Management
16. Alle gelben Felder sind von Ihnen zu füllen (genaue Beschreibung siehe weiter unten).
START Vorkalkulationen durchführen
17. Gehen Sie in das entsprechende Tabellenblatt und kopieren sie dieses.
[Bearbeiten; Blatt verschieben/kopieren; Kopie erstellen anklicken; ans Ende stellen
auswählen; OK bestätigen]
18. Anschließend geben Sie dem Tabellenblatt einen neuen Namen.
19. WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie
keine Formeln überschreiben!
20. Die Zeilen 25 bis 29 sind ausgeblendet. In diesen befinden sich notwendige Formeln,
für die Berechnungen.
21. Nun füllen Sie bitte folgende Felder die Sie benötigen aus:
o Anzahl der Gäste
o Wareneinsatz der Speisen pro Gast für diese Veranstaltung
(Excelvorlage im Shop vorhanden)
o Wareneinsatz der Getränke pro Gast für diese Veranstaltung
(Excelvorlage im Shop vorhanden)
o Sonstige Erträge/ Umsätze aus Zusatzverkauf
o Sonstige relevante Kosten (Blumen, Musik, Technik etc.)
o Anzahl der Stunden Service (inklusive Vor – und Nachbereitung)
o Anzahl der Stunden Küche (=““=)
o Anzahl der Stunden F&B Management (=““=)
o Übriger Betriebsaufwand (aus der BWA)
o Brutto Gewinn (Laut Budget oder Zielvorgabe)
o Mehrwertsteuer
22. Ergebnis
Folgende Ergebnisse erhalten Sie:
o Netto Verkaufspreis pro Gast und für die Gesamt Veranstaltung
o Mehrwertsteuer pro Gast und für die Gesamt Veranstaltung
o Brutto Verkaufspreis pro Gast und für die Gesamt Veranstaltung
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Version Nachkalkulation
23. Gehen Sie in das entsprechende Tabellenblatt und kopieren sie dieses.
[Bearbeiten; Blatt verschieben/kopieren; Kopie erstellen anklicken; ans Ende stellen
auswählen; OK bestätigen]
24. Anschließend geben Sie dem Tabellenblatt einen neuen Namen.
25. WICHTIG: Bitte achten Sie bei der Eingabe von Text und Werten darauf, dass Sie
keine Formeln überschreiben!
26. Nun füllen Sie bitte folgende Felder die Sie benötigen aus:
o Anzahl der Gäste
o Umsatz Brutto der Gesamt Veranstaltung
o Wareneinsatz der Speisen Gesamt
(Excelvorlage Kalkulation WE Küche)
o Wareneinsatz der Getränke Gesamt für diese Veranstaltung
(Excelvorlage Getränke Wareneinsatz)
o Sonstige Erträge/ Umsätze aus Zusatzverkauf
o Anzahl der Stunden Küche (inklusive Vor – und Nachbereitung)
o Anzahl der Stunden Service (=““=)
o Anzahl der Stunden F&B Management (=““=)
o Anzahl der Stunden F&B Technik (=““=)
o Sonstige relevante Kosten (Blumen, Musik, Technik etc.)
o Anteil der Verwaltungskosten (Option)
o Übriger Betriebsaufwand (anteilig aus der BWA)
o Anteil der Raumkosten (Option)
27. Ergebnis
Folgende Ergebnisse erhalten Sie:
o Gewinn in Euro €
o Gewinn in Prozent %
Generell können Sie die Tabelle auf Ihre Anforderungen anpassen. Alle Formeln sind offen
und können von Ihnen geändert und angepasst werden.
Wir sind für Sie da
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung der Kalkulation von Banketten und
Veranstaltungen – es lohnt sich.
Sie erreichen uns wie folgt:
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Telefon/Fax: 0700 – 95499410
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