Enterprise Messaging - WhatsApp für Unternehmen?

6 Vier Gründe für Enterprise Messaging im Unternehmen
Vier Gründe für Enterprise Messaging im Unternehmen 7
ViEr gründE für EntErprisE MEssaging iM UntErnEhMEn
So wie wir Messaging Apps im privaten Kontext für einen schnellen und direkten Austausch nutzen,
können auch Enterprise Messaging Apps mit ähnlichen Funktionalitäten punkten, die die teaminterne
Kommunikation verbessern. Dabei sind diese aber bedeutend sicherer als Consumer Apps
und können nachhaltig die Produktivität der Unternehmen durch die Integration in bestehende
IT-Systeme und sinnvolle Erweiterungen durch Drittanwendungen steigern.
prodUKtiVitÄt stEigErn
Unternehmen und Arbeitsteams plagen sich bei Abstimmungsprozessen oftmals mit einem
langwierigen E-Mail-Verkehr. Dies ist nicht nur sehr zeitintensiv, sondern auch ineffizient,
denn die Entscheidungsfindung wird vermehrt durch lange CC-Listen verlangsamt.
Enterprise-Messaging-Lösungen ermöglichen hierbei, durch eine übersichtliche Darstellung
der Kommunikation in themenspezifischen Channels oder Gruppen, ein effizienteres und
deutlich schnelleres Arbeiten. Alle projektrelevanten Mitarbeiter und Inhalte befinden sich in
den entsprechenden Channels und der einzusehende Nachrichtenverlauf ermöglicht einen
transparenten Workflow. Die Suche nach bestimmten E-Mails erübrigt sich.
Deutlich zeitintensiver sind ebenfalls das Verfassen von E-Mails, respektive das Ausfüllen der
Betreffzeile und das Einhalten einer bestimmten Netiquette in E-Mails. Messaging Apps
zeichnen sich dagegen durch eine präzise und direkte Kommunikation aus, die orts- und
geräteunabhängig, flexibel und zu jeder Zeit stattfinden kann.
Dies führt zu einer Reduktion des E-Mail-Volumens und damit zu einer Zeitersparnis der Mitarbeiter.
Die frei gewordenen Ressourcen können anderweitig eingesetzt werden und Mitarbeiter
entsprechend produktiver arbeiten.
prozEssE bEschlEUnigEn
Ob intern im Team, mit Partnern oder Kunden: Mit Hilfe von Enterprise Messaging werden
unternehmensrelevante Prozesse und Abläufe beschleunigt. Das einfache Verfassen von
Nachrichten, Push Notifications oder Lesebestätigungen führt zu kürzeren Antwortzeiten,
was wiederum zu einer schnelleren Entscheidungsfindung beitragen und die Bearbeitungszeit
verkürzen kann. Hilfreich sind dabei ebenfalls die Integrationsmöglichkeiten der Messaging Tools
in bestehende IT- und Filesharing-Systeme (CRM, ERP etc.) der Unternehmen, genauso wie
die Erweiterung der Apps durch Drittanwendungen wie beispielsweise Trello, JIRA, Facebook
oder Outlook. Dadurch können nicht nur Dateien schneller geteilt und besprochen, sondern
auch verschiedene Tools, die das Team beispielsweise im Projektmanagement verwendet,
zentralisiert werden. Darüber hinaus können kleine automatisierte Computerprogramme
– sogenannte Bots – Routineaufgaben übernehmen, wie beispielsweise die Terminkoordinierung
im Team.
Es entsteht ein transparenter und effektiver Überblick über alle wichtigen Arbeitsvorgänge
und Abstimmungsprozesse können deutlich vereinfacht werden.
coMpliancE EinhaltEn
Enterprise Messaging ist nicht nur effizienzsteigernd, sondern bewahrt Unternehmen in erster
Linie vor datenschutzrechtlichen Konflikten. Es ist zum einen sicherer als die Kommunikation via
E-Mail, da die Spam- bzw. Malware-Gefahr minimiert wird, zum anderen besitzt das Unternehmen
vollständige Kontrolle über den Transportkanal der Nachrichten. Dies ist bei Anwendungen
wie WhatsApp (siehe Infobox auf Seite 8) nicht gegeben. Was passiert, wenn ein Mitarbeiter
das Unternehmen verlässt und immer noch sensible Daten aus seiner „WhatsApp-Arbeitsgruppe“
besitzt? Was ist, wenn das Smartphone bzw. geschäftliche Daten in die falschen Hände
geraten? Mit Enterprise Messaging Apps können die hohen Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen
der Unternehmen eingehalten werden.
MitarbEitEr MotiViErEn
Die Anforderungen an die Mitarbeiter in Zeiten des digitalen Arbeitsplatzes steigen stetig.
Eine ständige Erreichbarkeit wird vorausgesetzt, ebenso wie das mobile und flexible Arbeiten.
Dafür benötigen Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung. Mit Enterprise Messaging Apps
können Unternehmen ihre Mitarbeiter mit einem Tool ausstatten, das die meisten aus ihrem
privaten Umfeld kennen und damit gerne arbeiten. Dies steigert aufgrund der spielerischen
Facette der Messaging Apps die Motivation der Mitarbeiter.
Ferner verbessern diese Lösungen auch die Work-Life-Balance der Mitarbeiter. Die Nutzung
von WhatsApp im privaten als auch beruflichen Umfeld führt zu einer Überlappung. Dies birgt
nicht nur ein Ablenkungspotential in der täglichen Arbeit, sondern auch zusätzliche Stressimpulse,
wenn der Mitarbeiter am Wochenende oder in den Abendstunden WhatsApp-Nachrichten von
Kollegen erhält. Durch berufliche Messaging-Lösungen können Nutzer explizit zwischen dem
privaten und beruflichen Kontext unterscheiden.