Freigabe des Antrages durch die/den Freigeberin/ Freigeber

meduni.graz.at

Freigabe des Antrages durch die/den Freigeberin/ Freigeber

Anleitung

Bestellung von

Investitionen und IT-Gütern

mittels elektronischem

Beschaffungsantrag

für

die Antragstellung und Freigabe


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Inhaltsverzeichnis

I. EINLEITUNG 4

1. Allgemeines 4

II. BESCHAFFUNGSANTRAG STELLEN 4

1. Aufgaben/Tätigkeiten vor Antragsstellung 4

1.1. Abklärung mit InnenauftragsverantwortlicheN bzw. KostenstellenverantwortlicheN 4

1.2. Einholung von Angeboten 4

1.3. Baulich/Infrastrukturelle Maßnahmen 5

1.4. Arbeitssicherheit 5

2. Einstieg elektronisches Beschaffungsformular 6

3. Ausfüllen des Antrags durch die/den AntragstellerIn 7

3.1. Kopfdaten: 7

3.2. Budgetdaten: 7

3.3. Informationen zum Anschaffungsgut: 8

3.4. Hardware/Software 9

3.5. Haustechnik 12

3.6. Prozessdaten 13

3.7. Sonstige Wirtschaftsgüter 14

3.8. Information zur Anlieferung bzw. zur Lieferannahme 15

3.9. Beilagen 16

3.10. Antragsformular absenden/merken 17

FREIGABE DES ANTRAGES DURCH DIE/DEN FREIGEBERIN/ FREIGEBER

(ANWEISUNGSBERECHTIGTE/ANWEISUNGSBERECHTIGTEN) 18

1. E-Mail Verständigung FreigeberIn 18

2. Freigeben/Ablehnen 18

III. BESCHAFFUNGSANTRAG ÜBERSICHTEN 19

1. SAP NetWeaver Portal/Beschaffungsantrag Übersicht (alle MitarbeiterInnen) 19

2. SAP-GUI / Beschaffungsantrag ALV (Berichts- und InstitutsuserIn) 20

3. SAP-GUI / Generische Objekte (Berichts- und InstitutsuserIn) 23

IV. ALLGEMEINE INFORMATIONEN UND ERKLÄRUNGEN 24

1. Kontakt bei auftretenden technischen Problemen 24

2. Organisatorische, inhaltliche Fragen 24

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3. Rollendefinitionen im Laufe des Beschaffungsworkflows 24

3.1. Rollenübersicht 24

3.2. Rollenerläuterung 25

3.3. Änderung Rolle „Freigabe (Anweisung)“ 28

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I. Einleitung

1. Allgemeines

Der modellierte Prozess „Beschaffung von Investitionen und IT-Güter“ soll mittels

elektronischem Workflow im vorhandenen SAP-System abgebildet werden.

Der elektronische Beschaffungsworkflow bietet einen kundInnenfreundlichen

Beschaffungsprozess für „Investitionen und IT-Güter„ für sämtliche MitarbeiterInnen an der

Medizinischen Universität Graz. Darüber hinaus ermöglicht der Workflow eine Verbesserung

der Nachvollziehbarkeit mittels Bearbeitungsstatusabfrage, Verbesserung der Kommunikation

und Information.

Die Initiierung dieses Workflows ermöglicht eine vereinfachte Auswertung von abgeschlossenen

Bestellakten. Durch die automatische Archivierung der Anträge werden zum einen eine

Reduzierung der Papierkosten und zum anderen eine Reduzierung der Aktenarchivflächen

möglich sein.

Der Beschaffungsantrag für Investitionen und IT-Güter dient zur Beantragung von

aktivierungsrelevanten Investitionen (> € 400,00 inkl. UST bzw. Erwerbsteuer, d.h.

Anlagevermögen mit gesetzlich vorgeschriebener Abschreibung und sämtlicher IT-Güter inkl.

Lizenzen und Software < € 400,00). AUSGENOMMEN sind IT-Verbrauchsmaterialien (Toner,

CD- und DVD-Rohlinge, USB-Sticks, etc.), kostenlose (0 €) Software und Firmenmobiltelefonie.

Grundsätzlich kann jede/r MitarbeiterIn einen elektronischen Beschaffungsantrag für

Investitionen und IT-Gütern stellen. Jedoch bitten wir Sie, die internen Abläufe in Ihrer

Organisationseinheit zu berücksichtigen.

II. Beschaffungsantrag stellen

1. Aufgaben/Tätigkeiten vor Antragsstellung

1.1. Abklärung mit InnenauftragsverantwortlicheN bzw. KostenstellenverantwortlicheN

Der/Die AntragstellerIn soll nach Möglichkeit die Beschaffung der Investitionen bzw. des IT-

Gutes vorab mit der/dem Kostenstellenverantwortliche/n abklären, sowie die Abklärung von

welcher Innenauftragsnummer/Kostenstellennummer die Anschaffung getätigt werden soll.

1.2. Einholung von Angeboten

Einholen der entsprechenden Anzahl von gültigen Angeboten lt. definierter Wertgrenze:

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Anzahl der Angebote bei allgemeinen Investitionen:

€ 5.000,00 mind. 3 Angebote

Sollte die Mindestanforderung der Angebote unterschritten sein, dann ist es zwingend

notwendig, eine entsprechende Begründung im Antrag anzugeben.

Für das Download der Angebote im elektronischen Formular speichern Sie bitte die eingeholten

Angebote als pdf-Datei ab.

Bitte achten Sie darauf, dass beigefügte Angebote bei der Freigabe des Antrags ihre Gültigkeit

haben.

Bei IT-Investitionen bzw. IT-Gütern gilt die Hardware/Software Standardliste (HW/SW-

Standardliste) als Grundlage. Eine Auswahl aus der Standardliste gewährleistet Ihnen ebenso

einen IT-Support durch die MitarbeiterInnen der IT der Med Uni Graz. Sollte kein geeignetes

Standardprodukt entsprechen, gilt die Angebotsregelung für allgemeine Investitionen.

1.3. Baulich/Infrastrukturelle Maßnahmen

Bitte berücksichtigen Sie, ob bauliche/infrastrukturelle Maßnahmen für die Inbetriebnahme

Ihrer Anschaffung notwendig sind.

Checkliste „Bauliche/infrastrukturelle Maßnahmen

1.4. Arbeitssicherheit

Bei arbeitssicherheitsrelevanten Investitionen bedarf es der Rücksprache mit den

Präventivfachkräften (ArbeitsmedizinerIn und Sicherheitsfachkraft).

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2. Einstieg elektronisches Beschaffungsformular

Um zum elektronischen Beschaffungsformular zu gelangen, steigen Sie über das SAP

NetWeaver Portal entweder mit dem Link

https://bwp.medunigraz.at:50101/irj/portal

ein ODER über den MEDonline-Zugang im angemeldeten Status: MUG SAP Portal (MIS/RWF)

Nach Aufrufen des Links geben Sie Ihre MEDonline Zugangsdaten ein.

In Every WF befindet sich neben dem bekannten Zentralen Arbeitsvorrat „MUG Anträge“ –

Beschaffungsantrag.

Bei „Antragsteller Doku“ und „Checkliste FM Doku“ gelangen Sie direkt in die

entsprechenden Dokumentationen. Diese sind auch in MEDonline/Formulare abrufbar.

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3. Ausfüllen des Antrags durch die/den AntragstellerIn

3.1. Kopfdaten:

Mit „Klick“ auf den Beschaffungsantrag gelangen Sie direkt in das Antragsformular

„Kopfdaten“. Dieses ist bereits mit Ihren UserInnen-Daten als ErstellerIn vorbelegt. Die

automatisch vergebene Referenznummer dürfen nur MitarbeiterInnen mit den Rollen „FMtechnisch

– und fachspezifische Prüfung“ verwenden. Diese Nummer referenziert auf die

Haupt-Antrags-ID und so können, wenn Umbau-/Infrastrukturarbeiten erforderlich sind,

Subanträge erfasst werden. Die Subanträge werden ausschließlich vom Facilitymanagement

erstellt.

3.2. Budgetdaten:

Sie haben die Möglichkeit, zwischen Globalbudget und Drittmittel zu wählen.

Budgetjahr: Automatisch wird das aktuelle Budgetjahr gezogen. Das automatische

Budgetjahr kann bei Drittmittel-Anträgen aus einer entsprechenden Liste

von vorhandenen Innenaufträgen übersteuert, d.h. geändert werden.

Kostenstelle: Automatisch wird die Stammkostenstelle der AntragstellerIn gezogen.

Diese kann jedoch übersteuert/geändert werden. Bei Kostenstellenwechsel

bitte immer den Aktualsierungsbutton: drücken, damit die

dazugehörigen Innenaufträge aufbereitet und der verfügbare Wert neu

ermittelt werden können.

Kostenträger: Ermöglicht den Innenauftrag oder die Kostenstelle auszuwählen. Die

Auswahl einer Kostenstelle kann nur bei Hardware/Software Anträgen

(IT-Gütern) mit einem Betrag < € 400,00 ausgewählt werden.

Innenauftrag: Zur ausgewählten Kostenstelle können hier eine Innenauftragsnummer

oder bei Mehrfachkontierung mehrere Innenaufträge aus einer Liste aller

aktuellen Innenaufträge ausgewählt werden. Bei Mehrfachkontierung

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muss der Prozentsatz in Summe auf den einzelnen Innenaufträgen mit

Anteil immer 100 % sein.

Verfügbarer Wert: Es wird gemäß gewählter Kostenstelle/Innenauftrag das entsprechende

verfügbare Budget angezeigt. Dieser Wert wird nur für Kontierungen

innerhalb der Stammkostenstelle der/des AntragstellerIn oder wenn

die/der AntragstellerIn entsprechende SAP Anzeigeberechtigungen

besitzt, angezeigt.

Prioritätenliste: Diese ermöglicht eine direkte Zuordnung von budgetierten Anschaffungen

zur Sync-Nummer.

3.3. Informationen zum Anschaffungsgut:

Nähere Details, ob es sich beim beantragten Anschaffungsgut um Hardware/Software,

Haustechnik oder Sonstige Wirtschaftsgüter handelt, gibt die „Checkliste Umlaufinvestitionen“

Aufschluss.

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3.4. Hardware/Software

Mit „Hinzufügen“ gelangen Sie in „IT-Produkt“

Hier haben Sie die Möglichkeit aus der Hardware/Software-Standardliste auszuwählen bzw.

einen manuellen Eintrag vorzunehmen.

„Produkt-ID“: Hardware/Software-Standardliste direkt hinterlegt.

„Bezeichnung“: Geben Sie * ein, wenn Sie alle Produkte zum Typ sehen wollen.

„Typ“: Listet die Standardprodukte auf.

„Ausführen“: Gibt entsprechendes Hardware/Softwareprodukt an.

„Budget Sync.Nr.“: Bei Globalbudget kann damit eine Zuordnung zu einer Position in der

Investitionsprioritätenliste getätigt werden. Bei manuellen Eingaben

werden die Beschreibung und der Preis aus dieser Standardliste

vorgeschlagen und übernommen.

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Ein „Klick“ am gewählten Produkt ergibt eine Übernahme in die Auswahlliste inkl. aller

möglichen „Optionen“ zur Hardware. Diese können unter Angabe der gewünschten Menge

direkt gewählt werden.

Die Preise sind immer in Brutto angegeben!

„Optionen“: Zum Auswählen von Optionszeilen geben Sie die Menge in die entsprechende

Zeile ein.

Die Eingabe der „Menge“ in den Attributen, gilt ausschließlich für das Anschaffungsgut, nicht

für die möglichen Optionen zur Hardware. Wichtig: bei Anschaffung von zB gleicher PCs aber

verschiedener Optionen, müssen zwei einzelne Positionen im Antrag erstellt werden!

„Anschaffungsgrund“: Beinhaltet aufgelistete Punkte. Bei „Ersatz für bestehende

Anlage“ bzw. “Erweiterung zu bestehender Anlage” ist die

Angabe der Inventar- bzw. GIDnummer erforderlich.

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„Anlagenerweiterung bzw. –abgänge“

Aktualisieren

„Hinzufügen“: Ermöglicht einen Artikel zu erfassen, durch „Aktualisieren“ wird dieser

übernommen.

Achtung! Bei „Entsorgung“ von IT-Altgeräten bedarf es weiterhin des Formulars „Geräte-

Rückgabe“, welches in MEDonline/Formulare abrufbar ist:

https://online.medunigraz.at/mug_online/webnav.ini

„OK“: Bestätigt die Übernahme in den ersten Teil des Antragsformulars.

„Ändern“: Sie können jede eingegebene Position, die zuvor markiert wurde, erneut

bearbeiten.

„Umbau-/Infrastrukturarbeiten erforderlich“

Bei „Ja“: Es wird eine entsprechende Checkliste aktiviert. Diese enthält weitere

Informationen für das Facilitymanagement, um eine effiziente

Bearbeitung durchführen zu können (z.B. Elektroanschluss

Netzwerkanschluss,…).

Mit der Auswahl von infrastrukturellen Maßnahmen ergibt sich eine Auflistung zusätzlicher

Kosten (Richtwerte!), die für die zukünftige Inbetriebnahme des Anschaffungsgutes notwendig

werden. Dadurch kann das Facilitymanagement einen entsprechenden Sub-Antrag erstellen und

bearbeiten. Diese Checkliste ist für den weiteren Bearbeitungsablauf notwendig.

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In Anlagenabgang bzw. Anlagenerweiterung wird die

Inventarnummer bzw. GIDnummer erforderlich


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3.5. Haustechnik

Die Eingabe der „Bezeichnung“ des Anschaffungsgutes und die bereits bekannten „Attribute“

für die Anschaffungsart z.B. Kauf, Miete, Leasing und dem „Anschaffungsgrund“ sind ident

der „Hardware/Software“ Antragstellung und werden manuell eingetragen.

„Budget Sync.Nr“.: Diese werden im Zuge der Budgetplanung des Globalbudgets vergeben

und können direkt zu einer Position aus der Investitionsprioritätenliste

zugeordnet werden. Bei manuellen Eingaben werden die Beschreibung

und der Preis aus dieser gleich vorgeschlagen und übernommen.

„OK“: Sie übernehmen die Eingaben in das Antragsformular.

„Ändern“: Sie können jede eingegebene Position, die zuvor markiert wurde, erneut

bearbeiten.

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„Umbau-/Infrastrukturarbeiten erforderlich“

Bei „Ja“: Es wird eine entsprechende Checkliste aktiviert. Diese enthält weitere

Informationen für das Facilitymanagement, um eine effiziente Bearbeitung

durchführen zu können (z.B. Elektroanschluss Netzwerkanschluss,…).

Mit der Auswahl von infrastrukturellen Maßnahmen ergibt sich eine Auflistung zusätzlicher

Kosten (Richtwerte!), die für die zukünftige Inbetriebnahme des Anschaffungsgutes notwendig

werden. Dadurch kann durch das Facilitymanagement ein entsprechender Sub-Antrag erstellt

und bearbeitet werden. Diese Checkliste ist sowohl für Anschaffungen in der

Organisationseinheit für Infrastruktur/Informationstechnik, vor allem aber Facilitymanagement

von Vorteil und notwendig! Diese Checkliste wird nach dem Vervollständigen der Prozessdaten

in einem zusätzlichen Tabreiter sichtbar und ausfüllbar.

3.6. Prozessdaten

Aufgrund der gewählten Kostenstelle bzw. des Innenauftrages wird eine berechtigte/r

FreigeberIn vorgeschlagen. Der/Die AntragstellerIn muss über die Abwesenheit der/des

Freigeberin/Freigebers informiert sein!

Zwingend notwendig ist die Angabe einer „Begründung“ für die Beschaffung des Anlagegutes.

Mit „Weiter“ wird, wenn „Umbau/Infrastrukturmaßnahmen erforderlich“ ausgewählt wurde,

in den Tabreiter „Umbau/Infrastr.Maßn.“ verzweigt:

Durch Auswahl „Checkliste anzeigen/bearbeiten“ erscheint eine entsprechende Checkliste zur

weiteren elektronischen Bearbeitung.

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Auszug aus der Checkliste

Hier ist es erforderlich, mögliche haustechnische Maßnahmen auszuwählen und

vorzudefinieren.

Ansicht aus dem Antragsformular

Die ausgewählten Maßnahmen werden mit Pauschalbeträgen bewertet und im Antragsformular

angezeigt.

3.7. Sonstige Wirtschaftsgüter

Die Bearbeitung der Beschaffung für sonstige Wirtschaftsgüter ist in der Antragsstellung ident

mit der Haustechnik (unter 3.5. erläutert)- mit STRG+klick gelangen Sie direkt in die

Erläuterung.

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3.8. Information zur Anlieferung bzw. zur Lieferannahme

Mit „Weiter“ kommen Sie zur Eingabe der Warenempfängerin/des Warenempfängers und der

Lieferannahme. Mittels „Hinzufügen“ können mehrere EmpfängerInnen angefügt werden.

„Lieferannahme“ Suchfunktion Aktualisieren(Name,Telefon)

„BenutzerIn“: Mittels Suchfunktion hinzufügen.

„IT-PartnerIn“: (nur bei Hardware/Software Anträgen)

Bitte entsprechende/n IT-PartnerIn aus vorgeschlagener Liste auswählen (sortiert nach

Kostenstellen). Quelle MEDonline-Funktionen.

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3.9. Beilagen

Mit „Weiter“ wird in den Karteireiter „Beilagen“ verzweigt:

„Beilagen“: Zwingendes Anfügen von gültigen Angeboten (siehe Allgem.

Information und Wertgrenzen), sowie das Upload von Lieferschein,

Begleitschein, etc.

Wichtig ist das Feld „Begründung Angebote“: Dieses muss erläutert werden, wenn die Anzahl

von gültigen Angeboten nicht den Wertgrenzen entspricht.

Mittels „Hinzufügen“ gelangen Sie zu „Attachment hinzufügen“.

Dokumententyp:

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Eine entsprechende Auswahl an Dokumentenbezeichnungen steht zur Verfügung.

Ein entsprechendes PDF-Dokument kann geladen werden.

3.10. Antragsformular absenden/merken

„Merken“: Ermöglicht ein Zwischenspeichern. Der erstellte Antrag ist in der Übersicht der

Beschaffungsanträge ersichtlich und kann von dort weiter bearbeitet werden.

„Absenden“: Die Antragstellung ist, sofern alle Pflichtfelder befüllt sind, abgeschlossen. Der

Antrag wird an die freigebende Person weitergeleitet.

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Freigabe des Antrages durch die/den Freigeberin/ Freigeber

(Anweisungsberechtigte/Anweisungsberechtigten)

1. E-Mail Verständigung FreigeberIn

Die/Der FreigeberIn bekommt eine automatische E-Mail-Verständigung. Mit Auswahl „hier“

wird direkt in den Beschaffungsantrag verzweigt (MEDonline-UserIn und Passwort-

Authentifizierung erforderlich).

2. Freigeben/Ablehnen

Diverse Anmerkungen können angefügt werden. Bei Ablehnung muss dieses Feld ausgefüllt

werden.

Der Antrag kann freigegeben oder abgelehnt werden.

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III. Beschaffungsantrag Übersichten

1. SAP NetWeaver Portal/Beschaffungsantrag Übersicht (alle

MitarbeiterInnen)

Folgende Anträge werden laut Berechtigung in der Übersicht angezeigt:

• AntragstellerIn: selbst erstellte Anträge

• Anweisungsberechtigte(r): Anträge, die freigegeben wurden

• WarenempfängerIn: wenn in einem Antrag vorkommend

• LieferannehmerIn: wenn in einem Antrag vorkommend

• IT-PartnerIn: wenn in einem Antrag vorkommend

Anzeigen oder Weiterbearbeitung von gemerkten Anträgen

Ausgewählte Antragszeile wird als Vorlage für neuen Antrag verwendet

Solange Anträge noch nicht abgesendet wurden, können diese gelöscht

werden.

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2. SAP-GUI / Beschaffungsantrag ALV (Berichts- und InstitutsuserIn)

Auswahlbild:

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ALV-Liste:

Mit Doppelklick auf eine Zeile erreicht man die Detailsicht:

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3. SAP-GUI / Generische Objekte (Berichts- und InstitutsuserIn)

Direkt aus den Transaktionen der Bestellung, des vorerfassten Rechnungsbelegs,

Buchhaltungsbelegs od. Anlagenstamms -> (Generische Objekte) können erstellte

elektronische Anträge über das Icon Generische Objekte aufgerufen werden.

z.B. Sichtweise aus der Bestellung

Wenn es für eine Bestellung einen Beschaffungsantrag gibt, dann scheint im Kontextmenü des

generischen Objektes die Zeile „MUG-Beschaffungsantrag“ auf. Durch Doppelklick wird der

Antrag über das SAP Netweaver Portal angezeigt bzw. direkt verknüpft.

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IV. Allgemeine Informationen und Erklärungen

1. Kontakt bei auftretenden technischen Problemen

Bei auftretenden technischen Problemen bzw. Fragen in der Umsetzung derAntragsstellung bzw

bei falscher Zuweisung von erstellten Anträgen an FreigeberIn, wenden Sie sich bitte an:

Simone Drescher, Tel.Nr.: 385-74010 bzw. per E-Mail: simone.drescher@medunigraz.at

Stefan Gillhofer, Tel.Nr.: 385-74039 bzw per E-Mail: stefan.gillhofer@medunigraz.at

Um eine schnellst mögliche Bearbeitung zu gewährleisten, bitten wir Sie um Übermittlung eines

Screenshots (z.B. Fehlermeldung).

2. Organisatorische, inhaltliche Fragen

Antragsstellung

Bei Rückfragen zur Abwicklung der Antragsstellung bitte sich an die zuständige

Organisationseinheit zu wenden.

Informationen zum Bearbeitungsstand

Damit Sie den Status Ihres Antrages einsehen können, verwenden Sie bitte die Bearbeitungsstatutsabfrage

aus dem SAP NetWeaver Portal. Dort erhalten Sie Informationen zur/zum

aktuellen Bearbeiterin/Bearbeiter, der Ihren Antrag derzeit bearbeitet.

3. Rollendefinitionen im Laufe des Beschaffungsworkflows

3.1. Rollenübersicht

• AntragstellerIn

• WarenempfängerIn

• LieferannehmerIn

• IT-PartnerIn

Freigeberin/Freigeber (Anweisungsberechtigte/Anweisungsberechtigten)

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3.2. Rollenerläuterung

Rolle „AntragstellerIn“

Beschreibung: Die/Der AntragstellerIn füllt das Beschaffungsformular für „Investitionen und IT-

Güter“ entsprechend den Vorgaben aus und sendet den Antrag an die zuständige freigebende

Person weiter. In weiterer Folge wird die/der AntragstellerIn als Ansprechsperson für

Rückfragen zum Antrag für die Fachabteilungen zur Verfügung stehen. Diese Rolle kann noch

weitere Rollen innehaben, wie z.B. LieferannehmerIn, WarenempfängerIn, IT-PartnerIn und

FreigeberIn.

Berechtigung (organisatorisch/technisch)

• Erstellung des Antrages auch für eine andere Person (= Rolle „WarenempfängerIn“);

• Auswahl des Innenauftrages bzw. der Kostenstelle;

• Merken (Zwischenspeichern) von Anträgen;

• Einblick in den Bearbeitungsstatus;

• Auswahl der Freigeberin/des Freigebers:

Es wird gemäß ausgewählter/m Kostenstelle/Innenauftrag automatisch eine

Berechtigte/ein Berechtigter vorgeschlagen. Sollte die vorgeschlagene Person für

die Freigabe nicht verfügbar sein, so tritt die Vertretungsregelung an Ihrer

Organisationseinheit ein. Mittels der Funktion „Auswahl/Suchfeld“ kann die

nächste freigebende Person manuell ausgewählt werden.

Zusätzlich wird nach der Änderung der/des „Haupt“-Verantwortlichen ein

Hinweis auf eine nochmalige Überprüfung der/des Freigeberin/Freigebers

(Anweisungsberechtigte) erscheinen.

Information/Kommunikation:

• Erhält automatische E-Mail-Verständigung bei Ablehnung des Antrages durch die

nachfolgenden freigebenden Rollen.

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Rolle „WarenempfängerIn“

Beschreibung: WarenempfängerIn ist jene Person, die das Investitionsgut bzw. das IT-Gut

verwendet. Kann auch die Rolle „AntragstellerIn“, „LieferannehmerIn“, „IT-PartnerIn“ und

FreigeberIn (Anweisungsberechtigung)“ innehaben.

Berechtigung (organisatorisch/technisch)

• Einblick in den Bearbeitungsstatus

Information/Kommunikation:

• Erhält E-Mail-Verständigung bei Ablehnung des Antrages durch die nachfolgenden

freigebenden Rollen.

Rolle „LieferannehmerIn“

Beschreibung: Jene Person, die die Lieferung annimmt und die/den AntragstellerIn bzw.

die/den WarenempfängerIn über die erhaltene Lieferung informiert. Weiters ist die/der

LieferannehmerIn die Kontaktperson für die/den LieferantIn in Bezug auf den Liefertermin.

Berechtigung (organisatorisch/technisch)

• Übernimmt Warenlieferung und zeichnet Lieferschein ab (Zusatz: Lieferschein Upload

unter den “Beilagen” ist durchzuführen);

• Informiert AntragstellerIn und WarenempfängerIn über den Erhalt der Warenlieferung;

• Einblick in den Bearbeitungsstatus.

Information/Kommunikation:

• Erhält automatische E-Mail-Verständigung bei Ablehnung des Antrages durch die

nachfolgenden freigebenden Rollen.

• Erhält sämtliche Mitteilungen bezüglich des Liefertermines.

Bei IT-Investitionen und IT-Gütern ergibt sich zusätzlich die

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Rolle „IT-PartnerIn“

Beschreibung: Jene Person, die die IT-Lieferung annimmt und die/den AntragstellerIn bzw.

die/den WarenempfängerIn über die erhaltene Lieferung informiert. Weiters ist die/der IT-

PartnerIn die Kontaktperson für den Lieferanten (in Bezug auf den Liefertermin) und die

Kontaktperson für die Fachabteilung. Die/Der IT-PartnerIn bestätigt die ordnungsgemäße

Inbetriebnahme der Lieferung.

Berechtigung (organisatorisch/technisch)

• Übernimmt Warenlieferung und zeichnet Lieferschein ab (Zusatz: Lieferschein Upload

unter den “Beilagen” ist durchzuführen);

• Informiert AntragstellerIn und WarenempfängerIn über den Erhalt der Warenlieferung;

• Einblick in den Bearbeitungsstatus.

Information/Kommunikation:

• Erhält automatische E-Mail-Verständigung bei Ablehnung des Antrages durch die

nachfolgenden Freigaben;

• Erhält sämtliche Mitteilungen bezüglich des Liefertermines.

Rolle „Freigabe (Anweisungsberechtigung)“

Beschreibung: Jene berechtigte Person, die den Antrag aufgrund der Auswahl „Globalbudget

bzw. Drittmittel“ und der/des gewählten „Kostenstelle/Innenauftrages“ innerhalb der

Organisationseinheit elektronisch freigibt.

Berechtigung (organisatorisch/technisch)

• Kann den Antrag inhaltlich nicht verändern;

• Kann Anmerkungen im Antrag (z.B. Änderung des Innenauftrages) verfassen;

• Kann den Antrag „Freigeben/Anweisen“ bzw. „Ablehnen mit Begründung“;

• Hat Einblick in den Bearbeitungsstatus.

Information/Kommunikation:

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• Erhält automatische Info-Mail über den Eingang des Antrages;

• Erhält automatische E-Mail-Verständigung bei Ablehnung des Antrages durch die

nachfolgenden freigebenden Rollen.

3.3. Änderung Rolle „Freigabe (Anweisung)“

Rolle der FreigeberInnen: Die Rolle FreigeberIn (AnweisungsberechtigteR) müssen analog zum

SAP-RWF herangezogen werden, um hier einerseits eine Einheit der beiden Workflows zu

haben bzw. eine vereinfachte Rollenwartung zu gewährleisten.

Rollenänderungen bitte an finanzbuchhaltung@medunigraz.at bekanntgeben.

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