ITEBO ganz nah Ausgabe 2017 01

Ausgabe 1 | 2017
nsys-Forum 2017
18. + 19.05.2017, Dinklage
HINWEIS
SEMINAR
?
TITELTHEMA:
VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG
PORTFOLIO:
ENTLASTUNG FÜR DIE KOMMUNEN BEI DER
PERSONALABRECHNUNG
AKTUELLES:
DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST

© fotolia.com/mjaud
Impressum
ITEBO ganz nah
Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe
Herausgeber
ITEBO GmbH
Dielingerstraße 39/40
49074 Osnabrück
Tel.: 0541 9631-0
info@itebo.de · www.itebo.de
Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf
Redaktion
ITEBO-Unternehmensgruppe
Konzeption, Layout
b2 Werbeagentur, Braunschweig
Texte
Kathrin Sieber, Andreas Wenk, Klaus Steinbrecher, ITEBO-Unternehmensgruppe
Titelbild
fotolia.com/agsandrew/bluraz/Sergey Nivens, sonstige siehe jeweiliger Hinweis
Druck
Individual.Druck, Osnabrück
Erscheinungsweise/Auflage
3x jährlich, 2.500 Exemplare

INHALTSVERZEICHNIS
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6–7
8–9
10–11
12–13
14–19
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22
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AUF EIN WORT
DER WORTE SIND GENUG GEWECHSELT
UNSER TEAM
WAS DIE ITEBO MIT MANGAS GEMEINSAM HAT
JEANETT CONQUEST
ALL ABOUT IT
PROVITAKO – BESCHAFFUNGEN VEREINFACHEN
PORTFOLIO
PERSONALABRECHNUNG –
KRÄFTE BÜNDELN UND SYNERGIEN NUTZEN
PORTFOLIO
MOBILES BAUEN IM MÜHLENKREIS
TITELTHEMA
VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG
AKTUELLES
DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST
AKTUELLES
LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT
KOOPERATIONEN
AM ANFANG STEHT IMMER DER ANTRAG
IM FOKUS
BUTLER 2.0
3

AUF EIN WORT
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
BERND LANDGRAF
DER WORTE SIND GENUG GEWECHSELT
Bei einem Blick auf den aktuellen Stand der Digitalisierung
von Verwaltungen hat sich in der öffentlichen
Wahrnehmung in unserem Land eher Ernüchterung
breit gemacht. Anlass dafür sind nicht nur die regelmäßig
wiederkehrenden einschlägigen Studien,
wonach Deutschland verglichen mit anderen EU-
Staaten lediglich Plätze im unteren Mittelfeld belegt,
und nicht wirklich voran kommt.
Ebenso selbstkritisch muss man feststellen, dass
weder die Onlineanmeldung des „Fliesenlegers aus
Portugal“ mittels EU-Dienstleistungsrichtlinie noch
die Kfz-Zulassung via Internet bisher
wirklich den Nerv unserer Kunden
getroffen und den von Verwaltungsexperten
ersehnten E-Government-Hype
ausgelöst haben. Dabei
schreitet auch in Deutschland die
Digitalisierung seit Jahren unaufhörlich voran, das
Internet ist schon längst in der Mitte unserer Gesellschaft
angekommen. Aber diese „digitale Revolution“
findet vor allem im Hier und Jetzt, also im Alltag
der Menschen statt.
BEHÖRDEN
ONLINE
Verwaltungsleistungen im Internet müssen sich genau
so „anfühlen“ wie eine Bank-App, der Amazon-
Account oder das Bahnportal für Ticketbestellungen.
Standardisierung und Interoperabilität sind also das
Gebot der Stunde.
Deshalb freuen wir uns als Systemhaus für öffentliche
IT sehr, dass die ganze Bandbreite der zu lösenden
Aufgaben hinsichtlich E-Government und Digitalisierung,
nicht zuletzt durch die jüngsten Kampagnen des
Bundes, wieder verstärkt in den Fokus der Entscheider
in Verwaltungen gerückt ist: Das Digitalisierungsprogramm
des IT-Planungsrates
Ende 2016 macht weitreichende
Vorschläge für Verbesserungen
bei Onlinedienstleistungen. Das
Ansinnen ist grundsätzlich positiv,
denn die Bürger erwarten ganz
einfach als „Kunden“ staatlicher Ämter eine dringend
notwendige Anpassung an die sich immer stärker
ausprägende internetbasierte Lebensrealität.
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LÖSUNGSORIENTIERT HANDELN
Anders allerdings als beim jüngst veröffentlichten
Digitalisierungsprogramm arbeiten wir bei der
ITEBO-Unternehmensgruppe nicht
an Papieren für ein bundeseinheitliches
Verwaltungsportal, sondern
an konkreten Lösungen für Sie als
unsere kommunalen Kunden und
damit für Bürger und Unternehmen
dieses Landes! Und deshalb erfüllt es uns auch
ein klein wenig mit Stolz, dass wir nach monatelanger
Vorbereitung eine konkrete Lösung schon vorher
präsentieren konnten: ein modernes, leistungsfähiges
Verwaltungsportal mit dem Namen OpenR@thaus.
Da die „Musik“ im Zusammenspiel zwischen Bürgern,
Unternehmen und öffentlicher Verwaltung ohnehin
auf der kommunalen Ebene und nicht auf Bundesebene
spielt, möchten wir gemeinsam mit Ihnen als
unseren Kunden der kommunalen Familie gute Lösungen
laufend weiterentwickeln, getreu dem Motto:
Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!
DER WEG ZUM
E-GOVERNMENT 4.0
Auf dem Weg zum E-Government 4.0 gibt es aber
noch weitere erfreuliche Entwicklungen. Das niedersächsische
Innenministerium hat ebenfalls Ende
letzten Jahres den Entwurf eines Landes-E-Government-Gesetzes
unter besonderer Beachtung von
Belangen der IT-Sicherheit vorgelegt, welches schon
Mitte dieses Jahres in Kraft treten soll. Dies wird allen
diesbezüglich schon laufenden Aktivitäten einen
weiteren Schub verleihen. Parallel
hierzu arbeiten wir in unserem
gemeinsamen Tochterunternehmen
GovConnect an der Erstellung
einer E-Government-Landkarte für
Niedersachsen, auch hier gilt der
Leitsatz: Standardisierung und gute Verbundlösungen
statt immer wieder neue Konzepte.
Alles in allem: Die Zielrichtung ist klar. Die Voraussetzungen,
den Rückstand aufzuholen, sind vorhanden,
da die IT-Welt für gute Onlineverwaltung nicht neu
erfunden werden muss. Nun kommt es darauf an, die
Schlagzahl zu erhöhen. Oder wie es der immer wieder
gern zitierte Johann Wolfgang Goethe im „Faust“
ausdrückt: „Der Worte sind genug gewechselt. Lasst ...
endlich Taten sehen.“
Ihr Bernd Landgraf
Geschäftsführer
der ITEBO-Unternehmensgruppe
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UNSER TEAM
illustration: © fotolia.com/jemastock
JEANETT CONQUEST
WAS DIE ITEBO MIT MANGAS GEMEINSAM HAT
Auf den ersten Blick hat die bunte Welt der japanischen,
koreanischen und chinesischen Popkultur mit
ihren Mangas, Animes, Karaoke oder Ikebana mit
der eher sachlichen Geschäftswelt der ITEBO rein gar
nichts zu tun. Auf den zweiten Blick jedoch schon.
Und das in der Person Jeanett Conquest, die seit Juli
vergangenen Jahres für den Bereich Unternehmenskommunikation
in der ITEBO-Unternehmensgruppe
verantwortlich zeichnet.
Doch eines nach dem anderen. Bereits als Jugendliche
interessierte sich die heute 28-Jährige beim Besuch
von Ausstellungen oder Messen brennend dafür,
welcher Bausteine es bedarf und was hinter den Kulissen
alles notwendig ist, um solche Veranstaltungen
erfolgreich auf die Beine zu stellen.
Um dem auf die Spuren zu kommen, absolvierte sie ein
Studium des Internationalen Tourismusmanagements
an der Hochschule Bremen mit dem Schwerpunkt
Messeorganisation und Marketingmanagement.
SCHREIBTISCH IN
BRAUNSCHWEIG
Beruflich startete sie im Vertrieb eines IT-Unternehmens,
das mit Ticketing-Software für Konzerthäuser,
Opern und Theater handelt und kam hier erstmalig in
den Kontakt mit
öffentlichen Auftraggebern,
was
ihr heute zugutekommt.
Weitere
berufliche Erfahrungen
konnte sie dann in einem Team sammeln, das
sich der Vermarktung von Braunschweig als attraktive
Tagungs- und Kongressstadt verschrieben hat.
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Jeanett Conquest
Unternehmenskommunikation
Seit Juli des vergangenen Jahres steht ihr Schreibtisch
nun am Standort Braunschweig der ITEBO-Unternehmensgruppe
– und dieser ist wahrlich prall gefüllt.
Zu ihrem breit gefächerten Aufgabengebiet gehören
sowohl Vertrieb und Marketing als auch Veranstaltungsorganisation
und PR-Maßnahmen wie Anzeigen,
Newsletter, Kunden- und Fachberichte sowie
Produktflyer.
Von Anfang an reizte es sie, sich in teilweise für sie
noch unbekannte und komplexe Themen des vielfältigen
Leistungsangebots der ITEBO einzuarbeiten
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© Foto: Privat
und sich neuen Herausforderungen zu stellen. Im
Mittelpunkt stehen dabei tagtäglich die immer wieder
zu beantwortenden entscheidenden zwei Fragen: Mit
welchen Produkten und Dienstleistungen können wir
unsere Kunden bestmöglich unterstützen? Welche
Informationen sind erforderlich, damit Kunde und
ITEBO zum beiderseitigen Nutzen auf Augenhöhe
miteinander kommunizieren können?
Als äußerst positiv empfindet es Jeanett Conquest
bereits seit dem Start im Unternehmen, dass sie bei
der Beantwortung dieser zentralen Fragen nicht allein
auf weiter Flur steht. Sowohl in der Führungsetage
als auch bei den Mitarbeitern der Servicebereiche
stehen ihr stets die Türen offen. Bei allen relevanten
Projekten fühlt sie sich einbezogen und bei deren
Umsetzung stets aktuell informiert. Das Credo der
ITEBO-Unternehmensgruppe, alle Probleme im Team
gemeinsam zu lösen, ist für sie der Schlüssel, eine
zielorientierte Kommunikation erfolgreich nach außen
zu tragen.
Diesem Ziel dienen auch vielfältige Veranstaltungen
mit und für die Kunden sowie Präsentationen auf
Messen und Fachtagungen. Und dabei kann die Neue
im ITEBO-Team auf eine Menge praktischer Erfahrungen
bauen. Seit ihrer Studienzeit hat sie sich der
Organisation der NipponCon Bremen verschrieben.
Diese Messe zählt zu den drei größten Conventions
ihrer Art im Norden und wendet sich in erster Linie an
Jugendliche und junge Erwachsene, die Spaß und Interesse
an japanischer, koreanischer und chinesischer
Kultur haben.
VERANSTALTUNGEN ORGANISIEREN
Seit 2010 bietet diese Veranstaltung ein vielfältiges
Programm mit zahlreichen Workshops, Karaoke-
Wettbewerben und umfangreichem Bühnenprogramm
mit Musicalgruppen und Showacts, die schon mal exklusiv
aus Japan eingeflogen werden. Anfangs nur als
Helferin tätig, prägt mittlerweile Jeanett Conquest als
Hauptorganisatorin im dreiköpfigen Organisationsteam
und als 2. Vorsitzende des veranstaltenden Vereins das
Bild dieser Messe wesentlich mit.
Und wie kann es anders sein: Auch hier trägt die
PR-Arbeit und die Gestaltung der Programmhefte
und Werbematerialien die Handschrift dieser
jungen Frau.
Sich bei dieser nicht alltäglichen Freizeitbeschäftigung
kreativ und federführend mit einzubringen, bringt
ihr den nötigen Ausgleich zu den anspruchsvollen
beruflichen Aufgaben. Um für dies alles den Kopf
frei zu haben, geht sie regelmäßig ins Fitnessstudio,
unternimmt Wandertouren durch den Harz oder liest
ein gutes Buch bei einer Tasse Tee.
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ALL ABOUT IT
© fotolia.com/DOC RABE Media
PROVITAKO
NICHT ZU SCHÖN, UM WAHR ZU SEIN
Ausschreibungen sind ein administrativ aufwendiges
Geschäft. Davon können die IT-Verantwortlichen
der Kommunen ein Lied singen. Dabei steht der
Anschaffungswert vielfach in keinem Verhältnis zum
Verwaltungsaufwand. Einkaufen wie im Fachmarkt,
mit verbürgter Qualität, garantierten Standards –
und das alles ohne Ausschreibung? Klingt für viele
Einkäufer zu schön, um wahr zu sein. Doch die
ITEBO-Unternehmensgruppe macht´s möglich.
Hintergrund: Der Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmungsgruppe,
Bernd Landgraf, ist Vorstandsmitglied
der Vitako, einer Arbeitsgemeinschaft für
kommunale Rechenzentren. Diese wiederum hat mit
der Provitako eine Einkaufsgenossenschaft gegründet,
von der auch viele ITEBO-Kunden profitieren können.
Vorteil: Durch gebündelte Nachfrage lassen sich Mengenrabatte
erzielen und die Konditionen sind bereits
das Ergebnis europaweiter Ausschreibungen. „Standards
und Qualität, Ersatzteilversorgung und Lieferbarkeit,
das alles ist bis ins Detail geregelt“, weiß
Frank Tryboll, Geschäftsbereich Vertrieb/Zentraler
Einkauf der ITEBO-Unternehmensgruppe.
„Das Angebot ist auf die Bedürfnisse unserer Kunden
zugeschnitten. Trotzdem lassen sich PCs noch nach
individuellen Anforderungen konfigurieren.“
Geld mit Hardware oder Lizenzen für Standardsoftware
zu verdienen, wird zusehends schwieriger. Dafür
ist der Markt zu hart umkämpft, sind sich Experten
einig. „Darum geht es auch nicht“, erklärt Tryboll.
„Für uns geht es darum, unser Serviceangebot
abzurunden. Außerdem wissen unsere Kunden zu
schätzen, dass sie bei uns Vorzugskonditionen genießen
– und das ohne aufwendige Ausschreibungen,
die oftmals nur unnötig Zeit, Geld und Nerven kosten.“
BESCHAFFUNG VEREINFACHEN
Juristisch ist das Verfahren ebenso abgesichert, damit
die Kunden nicht Gefahr laufen, gegen Ausschreibungsregeln
zu verstoßen. Da der Lebenszyklus im
IT-Bereich stark variiert, wird außerdem großer Wert
auf Möglichkeiten zur Ersatzbeschaffung gelegt.
„Fünf Jahre Baugleichheit, Sicherheit und Lieferbarkeit
sind wichtige Kriterien für unsere Rahmenverträge
mit Herstellern und Händlern“, so Tryboll.
„Dadurch verhindern wir, dass durch zeitlich versetzte
Anschaffungen die Zahl der Zulieferer und Gerätetypen
innerhalb einer Verwaltung ins Uferlose wächst,
was die Kosten für Wartung und Reparaturen langfristig
zwangsläufig in die Höhe treibt.“
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„ADMINISTRATIV
AUFWENDIGES
GESCHÄFT“
ONLINESHOP AB
2. QUARTAL 2017
Besonders vorteilhaft ist dieser Beschaffungsservice vor
allem für kleine und mittlere Kommunen. Diese, so Tryboll,
könnten solche Konditionen mit ihren kleinen Bestellmengen
sonst nicht erreichen. „Wir sind aber auch
für Großstädte
durchaus interessant,
die sich
freuen, wenn sie
Kapazitäten für
Ausschreibungen
sparen, die im Zweifelsfall Kräfte im Einkauf, bei
IT-Experten oder Juristen binden, die an anderer Stelle
dringend benötigt werden. Weil unsere Rahmenverträge
eine europaweite Ausschreibung durchlaufen
haben, bleibt das unseren Kunden erspart.“
Frank Tryboll,
Geschäftsbereich Vertrieb, Zentraler Einkauf
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Im nächsten Schritt richtet die ITEBO-Unternehmensgruppe
ihren Kunden einen Onlineshop ein.
„Das wird den Einkauf durch ein auf unterschiedliche
Zielgruppen optimiertes Angebot noch komfortabler
gestalten", verspricht Tryboll. „Der geplante Termin
für den Rollout liegt im 2. Quartal 2017. Wir arbeiten
daran. Das genaue Datum werden wir in Kürze bekannt
geben.“
VORTEILE DER PROVITAKO
EINKAUFSGENOSSENSCHAFT:
• gebündelte Nachfrage
• Mengenrabatte
• Qualitätssicherung
• Lieferbarkeit
• geprüfte Ersatzteilversorgung
• juristisch abgesichert
• online bestellbar
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PORTFOLIO
© fotolia.com/Syda Productions/3dkombinat
INTERVIEW MIT DIRK BORGELT
ENTLASTUNG FÜR KOMMUNEN
BEI PERSONALABRECHNUNG
Die ITEBO-Unternehmensgruppe erweitert ihren
Service im Bereich Personalabrechnung.
Nach Beratung, Datenverarbeitung und Speicherung
bietet die ITEBO jetzt auch die komplette Datenpflege
bis hin zum Versand an. Das neue Konzept
stellt Dirk Borgelt, Servicebereichsleiter für Personalmanagement
und -abrechnung, im Gespräch mit
„ITEBO-Unternehmensgruppe ganz nah“ vor:
ITEBO ganz nah: Mehr Service klingt gut. Aber
bereits jetzt werden im Hause ITEBO doch schon
Abrechnungen erstellt. Was ist neu?
Borgelt: Wir bieten den Kommunen an, die komplette
Datenpflege zu übernehmen.
Ob ein neuer Mitarbeiter mit
entsprechenden Vertragskonditionen
angelegt werden muss oder
Krankheits- und Urlaubstage zu
verrechnen sind. Da muss sich
niemand mehr drum kümmern. Das alles übernehmen
wir, wenn es der Kunde wünscht.
ITEBO ganz nah: Wo liegt der Vorteil für den Kunden?
Borgelt: Personalabrechnungen sind ein besonders
sensibles Thema. Das muss funktionieren, sonst
entsteht schnell Unmut bei den Mitarbeitern. Aus
Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass
die Kommunen oftmals Probleme bekommen, wenn
KRÄFTE BÜNDELN UND
SYNERGIEN NUTZEN
jemand ausfällt, sei es durch Krankheit oder auch
altersbedingt ausscheidet. Da geht viel Know-how verloren
und die Lücke ist nicht über Nacht zu schließen.
Bereits in der Vergangenheit haben wir hier vereinzelt
ausgeholfen. Jetzt wollen wir dem wachsenden Bedarf
Rechnung tragen und bieten deshalb an, alle Aufgaben
rund um die Abrechnung komplett zu übernehmen,
von der Datenerfassung bis zum Versand.
ITEBO ganz nah: Begibt sich die ITEBO damit auf
den Weg zu einem vollumfänglichen Kommunal-IT-
Dienstleister?
Borgelt: Das ist ein konsequenter Schritt in diese
Richtung: Wir haben die Kompetenzen im Hause
und jahrelange Erfahrungen im
öffentlichen Bereich auch bei
Personalabrechnungen. Unsere
Mitarbeiter sind durch laufende
Fortbildungen immer auf dem
neuesten Stand. Insbesondere
kleine Kommunen, in denen die Personalabrechnung
vielleicht gerade einmal mit einer halben Stelle besetzt
ist, tun sich schwer, mitzuhalten und umgehend
auf alle gesetzlichen oder tariflichen Änderungen zu
reagieren. Für uns als Dienstleister liegt es da nahe,
Unterstützung anzubieten.
ITEBO ganz nah: Droht den Kommunen damit nicht
ein Kompetenzverlust im eigenen Haus? Stichwort:
Kernaufgabe der Selbstverwaltung?
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Borgelt: Kern der kommunalen Selbstverwaltung
ist ja nicht, sich mit sich selbst zu beschäftigen. Im
Gegenteil: Wir verschaffen den Kommunen mit diesem
Plus an Service Bewegungsspielraum, um sich auf die
eigentlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. Auch das
Personalwesen besteht ja nicht allein aus der Gehaltsabrechnung.
Aber wer mit diesen Routinearbeiten
bereits voll ausgelastet ist, dem fehlen Kapazitäten für
die Personalplanung und -entwicklung, für Aus- und
Weiterbildung oder für das Controlling.
ITEBO ganz nah: Klingt gut, aber umsonst macht die
ITEBO das sicherlich nicht.
Nicht ganz, aber die Kosten sind moderat und richten
sich nach der Anzahl der Mitarbeiter einer Kommune.
Außerdem muss man bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
gegenrechnen, dass Kosten für Krankheit,
Urlaub und Fortbildung entfallen. Das ist nicht
unerheblich.
ITEBO ganz nah: Aber das trifft die ITEBO doch
ebenso. Können Sie zaubern?
ITEBO-Sachbearbeiter direkt Einblick in hoch sensible
Daten erhalten. Wie steht es da mit dem Datenschutz?
Borgelt: Wir befinden uns in einem zertifizierten Rechenbetrieb
und diese hochsensiblen Daten werden
von Mitarbeitern in gesicherten Räumen bearbeitet.
Das ist für uns Standard. Außerdem wacht unser
– auch von den Kunden sehr geschätzter – Datenschutzbeauftragter
darüber, dass alle Abläufe den
entsprechenden Vorgaben gehorchen.
EINFACHES ZUSAMMENSPIEL
ITEBO ganz nah: Mal ganz konkret. Wie kommen denn
Arbeitszeiten von der Stechuhr ins Rechenzentrum?
Borgelt: Die Stammdaten liegen ohnehin bei uns.
Die monatlich variablen Daten erreichen uns über
ein gemeinsames Laufwerk. Der Kunde behält dabei
jederzeit Zugriff auf die Daten, kann sie auswerten,
muss sie aber nicht mehr selbst pflegen.
Borgelt: Das vielleicht nicht, aber wir können natürlich
Kräfte bündeln, Synergien nutzen und Ressourcen
optimal einsetzen. Nehmen wir einmal das Beispiel
Fortbildung: Eine Schulung kostet für den Mitarbeiter
einer Kommune ebenso viel wie für den eines Rechenzentrums.
Der Nutzen multipliziert sich bei uns aber
mit der Zahl der Kunden. Das macht sich bemerkbar.
ITEBO ganz nah: Bislang bot die ITEBO eher EDV-Unterstützung
im Personalbereich an. Künftig würden
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Ihr Ansprechpartner: Dirk Borgelt
Bereichsleiter Personalmanagement
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PORTFOLIO
SERVERBASIERTE
SOFTWARELÖSUNG
BIETET MEHR KOMFORT
© fotolia.com/vege
ITEBO-TELEFON-
ANLAGEN – FIT FÜR
DIE ZUKUNFT
MOBILES BAUEN IM MÜHLENKREIS
Der Kreis Minden-Lübbecke im äußersten Nordosten
des Landes Nordrhein-Westfalen setzt sich aus elf
Kommunen mit acht Städten zusammen. Der von
einer regen Bautätigkeit geprägte Kreis nutzt die
Plattform ITeBAU für ein schnelles, serviceorientiertes
Baugenehmigungsverfahren. Vor allem kleinere
Gemeinden profitieren hiervon.
„ITeBAU ist sehr komfortabel und bietet einen zügigen
Prozess. Wir sehen sofort alle Anfragen, haben
völlige Transparenz in Bezug auf Bearbeitungsstände,
den Eingang der Stellungnahmen
und die Zuständigkeiten. Den Bauherren,
für die die Gemeinde vor Ort
meist der erste Ansprechpartner ist,
können wir schnell und umfänglich
Auskunft geben. Das ermöglicht eine
hohe Qualität unserer Services.“ Cord Hegerfeld ist
Sachbearbeiter im Fachbereich Bau und Planung der
Gemeinde Stemwede, einer mit 13.500 Einwohnern
eher kleineren Gemeinde des Kreises. Hier werden
zwischen 100 und 120 Anträge pro Jahr bearbeitet.
„Die Aktenberge sind deutlich kleiner geworden,
da nur noch die gemeindliche Stellungnahme und
der Genehmigungstext ausgedruckt und abgeheftet
werden. Alles andere findet sich ja auf der digitalen
Plattform. Das spart eine Menge Zeit und Papier.“
KOMFORTABEL:
ITeBAU
Kürzere Fallbearbeitungszeiten und die Qualität des
Verfahrens sind für Bauherren eine Frage von Zeit
und Geld, für die Ämter die einer serviceorientierten
Dienstleitung. Bauförderung statt Baubehinderung
bestimmt die der Attraktivität des Standortes. Für alle
Arten von Baugenehmigungsverfahren ist die Plattform
ITeBAU beim Kreis Minden-Lübbecke seit fast
zehn Jahren im Einsatz.
Betreut wird der Kreis Minden durch das Kommunale
Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), das
als langjähriger Kooperationspartner
der ITEBO seinen Verbandsmitgliedern
ITeBAU bereitstellt. „Wir waren
einer der Pilotkunden der Plattform,
seither ist die Lösung praxisorientiert
gewachsen“, sagt Dirk Resigkeit,
technischer Mitarbeiter im Bau- und Planungsamt des
Kreises Minden-Lübbecke.
Kontinuierlich mit Anwendern und Kunden anhand
detaillierter Anforderungen und durch Erfahrungen
aus zahlreichen Projekten weiterentwickelt, bietet
ITeBAU heute allen Beteiligten eines Baugenehmigungsverfahrens
einen vollständigen digitalen und
medienbruchfreien Gesamtprozess. Das erlaubt den
im digitalen Verfahren beteiligten Bauaufsichtsbehör-
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AUCH ALS APP VERFÜGBAR
Seit vier Jahren steht ITeBAU als App für mobile
Endgeräte zur Verfügung. „Die Nachfrage steigt,
nicht zuletzt, weil inzwischen auch kleine Kommunen
durch die steigende Telearbeit in
mobile Endgeräte für ihre Mitarbeiter
investieren“, erklärt Bernhard Möller,
stellvertretender Geschäftsführer
der ITEBO.
Den Nutzen kurzer Kommunikationswege
via mobilem Internet
möchten die Kommunen nicht mehr
missen. „Wenn ich nicht terminiert
an Baustellen vorbeikomme, die
noch Klärungsbedarf haben oder
spontane Anrufe erhalte, kann ich
entweder die Akten einsehen oder
meinen Kollegen anrufen. Der lädt mir die Akte in
unser Portal, so habe ich sofort Einsicht. Früher hätte
das Tage gedauert. Wenn es gebraucht wird, kann
man auch Fotos mit dem Pad erstellen und in der
digitalen Akte hinterlegen.“
© fotolia.com/darknightsky/Can Yesil
den, registrierten Fachbehörden, Bauherren, Entwurfsverfassern,
Planern und Architekten entsprechend
ihrer Rechte die zeitgleiche und schnelle Bearbeitung
der zu einem Verfahren gehörenden digitalen Akte.
Von der rechtskonformen Antragstellung über die
Bauvorlagen, statische Berechnungen, bautechnische
Nachweise, Stellungsnahmen anderer Behörden,
Überarbeitungen oder Nachtragsunterlagen bis hin
zur Baugenehmigung – komplett digital inklusive
Signatur und vollautomatischer Baulastenauskunft.
Dirk Resigkeit betreut mit zehn Kollegen den Bauaufsichtsbezirk
des Kreises Minden-Lübbecke. Fast täglich
ist er unterwegs, um die Genehmigungsverfahren
der verschiedenen Bauprojekte durch Abnahmen und
Kontrollen vor Ort abzuschließen. Aktenberge muss
er nicht mehr transportieren, für seine Arbeit reicht
ein Tablet „Da ist alles drauf, was wir benötigen: von
der Baubeschreibung über Bauzeichnungen bis zu den
Begrünungsplänen. Wir rufen die Akten einfach auf,
haben immer die aktuellsten Versionen und können
vor Ort die Dokumente einsehen und bearbeiten,
sofort und standortunabhängig. Die mobile Lösung
läuft auch bei den großen Datenmengen, die wir pro
Akte transportieren stabil.“
Akten in Papierform aufzubewahren, dazu sind Bauaufsichtsämter
und kleinere Kommunen kaum mehr in
der Lage. Die konsequente digitale Arbeitsweise des
Kreises ermöglicht neben einer lückenlosen Dokumentation
und strukturierten Ablage auch eine schnelle revisionssichere
Archivierung. Hierfür dient die in ITeBAU
integrierte Archivfunktion, die durch ein Modul für
abgeschlossene Vorgänge ergänzt wurde.
Die stetige Weiterentwicklung der Lösung ITeBAU
und insbesondere von Komponenten wie E-Payment,
De-Mail oder der eID-Funktion des neuen Personalausweises
öffnen den Verwaltungen weitere moderne
Services. Dabei ist ITeBAU den Anforderungen und
Veränderungen des Marktes immer einen Schritt
voraus. Sei es der Wegfall der Unterstützung für
PDF-Formate seitens der Browserhersteller oder die
Einstellung Java basierter Signaturverfahren. „Wenn
sich etwas ändert, sind wir vorbereitet. Derzeit
integrieren wir für unsere Kunden neue Formulare
auf HTML 5-Basis und beobachten bereits heute die
Entwicklungen in der dreidimensionalen Gebäudeplanung“,
erläutert Bernhard Möller.
Neues und Wissenswertes rund um ITeBAU können
Interessierte auf dem ITeBAU-Forum 2017 am
26./27.04.2017 in Dinklage erfahren.
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TITELTHEMA
fotolia.com/vege
VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG
Das digitale Rathaus steht für optimale interne
Arbeitsabläufe, moderne Transaktions- und Kommunikationsprozesse
und für serviceorientierte Dienstleistungen
von öffentlichen Verwaltungen für Bürger
und Unternehmen.
Initiativen der Bundesregierung, wie z. B. die „Digitale
Agenda 2014–2017“, sollen als Initialzündung für die
überfällige Umsetzung eines umfassenden E-Government-Ansatzes
dienen. Aber die Musik im Kontakt zur
Verwaltung spielt auf der kommunalen Ebene. Deshalb
ist es umso wichtiger, dass in kleinen und großen
Kommunen digitale Strategien entwickelt und interne
Prozesse effizient vernetzt werden, denn Bürgerbeteiligung
findet zunehmend online statt. „Unsere Erfahrung
zeigt, dass Verwaltungen durchaus engagiert an
der Umsetzung von E-Government arbeiten. Allerdings
fehlt es in vielen Verwaltungen an der praktischen
Umsetzung ganzheitlicher E-Government-Lösungen –
nicht aus mangelndem Willen oder Kompetenz,
sondern in Folge fehlender Ressourcen.
Die Rahmenbedingungen und meist engagierte Mitarbeiter
oder Bereiche definieren den Weg zur Digitalisierung“,
so Ronny Kirchner, Leiter
Geschäftsstelle der ITEBS GmbH in
Braunschweig, einem Unternehmen
der ITEBO-Unternehmensgruppe. So
beginnen die einen bei der Einführung
eines Dokumenten-Managements
oder der Einführung elektronischer Fachakten,
die anderen bei der Umsetzung einer zentralen
digitalen Schriftgutverwaltung und wieder andere
beim Auf- und Ausbau bürgernaher Onlineangebote
mit zentralen Onlineprozessen.
Viele Wege führen nach Rom.
DIGITALE AGENDA
2014 – 2017
NEUENHAUS ARBEITET DIGITAL
Die Samtgemeinde Neuenhaus, im Landkreis Grafschaft
Bentheim in Niedersachsen, ist seit 2011 Schritt
für Schritt auf dem Weg zur internen Digitalisierung.
Ziel ist die zentrale, rechtskonforme Schriftgutverwaltung.
„Wir hatten vorher lediglich eine Dokumentenablage.
Mit unserer neuen DMS-Lösung arbeiten
wir nun mit einer vollständig digitalen Vorgangsbearbeitung.
Die aufwendige, papiergebundene
Aktenführung entfällt, die elektronischen Akten sind
nun je nach Berechtigung auch ohne Zugang zum
Archiv einsehbar und können parallel von mehreren
Dienststellen bearbeitet werden. Damit wird vieles
einfacher“, erklärt Jacqueline Ewert, DMS-Koordinatorin
der Samtgemeinde.
Gestartet ist Neuenhaus mit der Lösung für den
Bereich der digitalen Steuerakte, nutzt inzwischen
aber auch die Schnittstellen zu anderen Anwendungen
und Fachverfahren, wie zum Beispiel zur digitalen
Vergütungsakte oder zum kommunalen Finanzwesen
newsystem. „Übergreifende Abläufe wie der digitale
Rechnungseingang mit dem integrierten Rechnungsworkflow,
also der Bearbeitung und
Verbuchung, haben wir vollständig
umgesetzt, wie auch die Schnittstellenanbindung
zum Kassenarchiv.
Eingangsrechnungen werden gescannt,
digital archiviert und gar nicht mehr in Papierform
abgelegt. Unsere Außenstellen sind angebunden.
Derzeit setzen wir die digitalen Ausgangsrechnungen
und nachfolgend den gesamten Posteingang um“,
so Jacqueline Ewert. Auch in kleineren Gemeinden
erfordert die Einführung einer zentralen Schriftgutverwaltung
viel Erfahrung in der kommunalen Praxis.
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„Es geht nicht nur darum, die Papierwelt einfach 1:1
elektronisch abzubilden, sondern darum, ein gemeinsames
Verständnis von optimalen Strukturen und
Abläufen zu entwickeln“, erklärt Benjamin Schock,
Servicebereichsleiter E-Services/DMS der ITEBO GmbH.
„Wir begleiten unsere Kunden auf dem Weg hin zu
einem ganzheitlichen Ergebnis. Eine gute Kommunikation
innerhalb der Verwaltung, die Kooperation der
Verwaltungsbereiche untereinander, die Überzeugung
der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen
dieser Lösung sowie ausreichende Schulungen
sind wichtige Teile unserer Projekte.“
Um ihren Bürgern mehr Services zu bieten, denkt die
Samtgemeinde über die Einführung eines Bürgerportals
mit Bürgerkonten nach. „Wir bieten im Moment
eine große Anzahl digital ausfüllbarer Formulare im
Internet, mehr Onlineservices jedoch noch nicht.
Aber es geht nur eines nach dem anderen“, resümiert
Günter Oldekamp, Samtgemeindebürgermeister von
Neuenhaus.
BRAUNSCHWEIG AUF DEM WEG
ZU DURCHGÄNGIGEN PROZESSEN
fotolia.com/Rolf Fischer
Bereits seit über zehn Jahren digitalisiert die Stadt
Braunschweig ihre internen Prozesse. „Wir haben
viel geschafft, auch wenn sich unsere Projekte immer
am notwendigen Muss und an den Angeboten des
Marktes orientiert haben. Wir hatten leider nicht
immer die erforderlichen Ressourcen für innovative
Projekte oder um auf Vorlauf zu arbeiten.“
Ihr Ansprechpartner: Benjamin Schock,
Servicebereichsleiter E-Services
© ITEBO GmbH
Heterogen ist das Bild, welches Roland Behrens, zuständiger
Projektleiter für E-Government bei der Stadt
Braunschweig, zeichnet. „Unsere Fachverfahren sind
gut aufgesetzt.
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15

TITELTHEMA
TITELTHEMA
fotolia.com/nongkran_ch
Ein Archivsystem ist über verschiedene Fachbereiche
ausgerollt, wir haben Workflowprozesse und E-Akten.
Wir haben ein Ratsinformationssystem, welches die
meisten Mitglieder in den politischen Gremien mobil
nutzen. Aber viele durchgängige, medienbruchfreie
digitale Prozesse haben wir noch nicht.“ Dies alles
bildet jedoch eine gute Grundlage, um weiter zu
optimieren. Intern fokussiert sich die Stadt auf die
Digitalisierung verwaltungs- und verfahrensübergreifender
Gesamtprozesse. Übersichtlicher, schneller,
wirtschaftlicher und standardisiert sollen sie sein.
„Wir wollen Lösungen, die sich je nach Bedarf in die
digitalen Prozesse der unterschiedlichen Fachverfahren
integrieren lassen. Die Ablagestruktur unseres Filesystems
gerät an ihre Grenzen. In einem nächsten Schritt
soll sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem für
die Schriftgutverwaltung eingeführt werden. Wir wollen
Sicherheit bei der Onlinebezahlung, dafür ist ein
zentrales Management für elektronische Bezahl- und
Abrechnungsvorgänge und E-Payment notwendig“,
erläutert Roland Behrens. Für Bürger und Unternehmen
steht in Braunschweig bereits ein umfangreiches
Onlineangebot zur Verfügung.
Dieses umfasst Informationsservices aus dem Einwohnermeldewesen,
der Kfz-Zulassung, der Bußgeldstelle,
dem Bauanzeigeverfahren bis hin zum Ratsinformationssystem
oder einer Übersicht aller zurzeit laufenden
Ausschreibungen, Vergaben und Wettbewerbe.
Der Pool der Onlineformulare wird gerade überarbeitet.
In etlichen Fällen besteht die Möglichkeit, ein
ausgefülltes Download-Formular wieder digital an die
Stadt Braunschweig zu übermitteln.
„Bei uns steht der Bürger im Mittelpunkt. Daher wollen
wir mehr Services online anbieten. Wichtig sind uns
leicht handhabbare Dienstleistungen, übersichtlich und
wiedererkennbar, für jeden Bürger von überall rund um
die Uhr nutzbar und die schnelle Bearbeitung digitaler
Dokumente“, erklärt Roland Behrens. Aber das macht
nur Sinn, wenn wir vom elektronischen Eingang bis
zum Bescheid auch intern elektronisch arbeiten und
wieder antworten können.“
Digitale „Behördengänge“ über das Internet nehmen
nur zu, wenn Benutzerfreundlichkeit, Auffindbarkeit
und dynamische Unterstützungsleistungen deutlich attraktiver
sowie einfacher in ihrer Handhabung werden.
Gleichzeitig sind Onlineservices auch außerhalb der
normalen Öffnungszeiten verfügbar, sorgen durch den
Wegfall von Behördengängen und Wartezeiten für
Zeitersparnis und sollen als sicher empfunden werden.
DURCHGÄNGIGE STRUKTUREN
„Da stehen wir noch am Anfang. Wir suchen eine
Portallösung, welche auf anerkannten Benutzungsstandards
im Internet aufbaut, praxiserprobte Serviceangebote
bereits vorhält und natürlich die Schnittstellen
für unsere Fachverfahren und für ein zukünftiges DMS
schon mitbringt. OpenR@thaus der ITEBO-Unternehmensgruppe
finden wir spannend, es kommt für uns
zur rechten Zeit.“ Manchmal wird aus der Not ja eine
Tugend …
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© fotolia.com/Joerg Sabel

OSNABRÜCK UND DAS
HENNE-EI-PROBLEM
DIE SACHE MIT DEM BERG
UND DEM PROPHETEN
Unsere digitalen Angebote und Prozesse wurden
aus den verschiedenen Fachbereichen angestoßen.
Schnellere Prozesse und serviceorientierte Angebote
haben uns dann in die Lage versetzt, auch zentrale
verwaltungs- und verfahrensübergreifende Gesamtprozesse
umzusetzen“, erinnert sich Hauke Hartmann,
projektverantwortlicher E-Government bei der
Stadt Osnabrück.
Als eine der ersten Kommunen hat die Stadt Osnabrück
bereits 2015 ein ganzheitliches, zentrales
Management für elektronische Bezahl- und Abrechnungsvorgänge
inklusive E-Payment-Verfahren als
verwaltungs- und verfahrensübergreifenden Gesamtprozess
integriert. So können
Bürger nun viele Bescheinigungen,
Einträge und Bescheide nicht nur
online beantragen, sondern auch
sofort über das Internet etwaig anfallende
Gebühren bezahlen. Alle
online erfassten Transaktionen werden in den Ämtern
bis zur Übergabe an das städtische Finanzverfahren
weiterverarbeitet.
Die Konzeption und die dazugehörige technologische
Umsetzung dieser Integration in das Finanzwesen
entwickelte die Stadt Osnabrück in enger Zusammenarbeit
mit der ITEBO-Unternehmensgruppe. „Wir
setzen immer mehr um, haben uns aber vorwiegend
auf oft analog genutzte Prozesse konzentriert. Nun
stehen wir vor dem Henne-Ei-Problem von Angebot
und Nachfrage“, resümiert Hauke Hartmann. „Obwohl
alle Verwaltungen eigentlich die gleichen Dinge
machen, steigt die Heterogenität von Kommune zu
Kommune oder zum Landkreis oder zu Landes- oder
Bundesbehörden. Für den Bürger vor Ort oder gar bei
einem Wohnortwechsel ist das nur sehr schwer nachvollziehbar.
Im Ergebnis fehlen einheitliche Prozesse
nach außen, Standardisierungen und eine einheitliche,
wiedererkennbare Präsentation der Serviceleistungen.“
KOMMUNALE
EXPERTISE GEFRAGT
„Wir müssen endlich damit aufhören, dass jede
Verwaltungsebene die IT-Welt für sich neu erfindet“,
bemängelte auch Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender
des Nationalen Normenkontrollrates im Juli 2016.
Deutschland hat lange über die Digitalisierung diskutiert
und rechtliche wie technische Grundlagen gelegt
und viel Geld verbrannt für die Entwicklung zahlreicher
IT-Fachverfahren und E-Government-Lösungen
für das gleiche Problem. Jedes Amt kocht sein eigenes
Süppchen. Viele unterschiedliche Lösungen verderben
den Brei.
„Mit zentralen Vorgaben und überregionalen Lösungen
wäre vieles einfacher gewesen. So haben wir die
Popularisierung vieler Themen und das
Scheitern an föderalen Strukturen erlebt.
Viel Aufwand, wenig Ergebnis“,
so auch Roland Behrens von der Stadt
Braunschweig. Der IT-Planungsrat mit
dem CIO des Bundes an der Spitze
setzt auf eine engere Zusammenarbeit und deutliche
Verbesserungen beim E-Government in Deutschland.
Unter anderem geht es um den Aufbau eines zentralen
Portals von Bund, Ländern und Kommunen, die
Integration von interoperablen Bürgerkonten und die
Umsetzung der Top-100 Verwaltungsservices. Mehr
Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern soll
eine gemeinsame IT-Infrastruktur schaffen.
Das Ziel: Synchronisation, Kosten und vor allem Umsetzungskosten
gesetzlicher Entscheidungen für die
Verwaltungen sparen, die Transparenz und Akzeptanz
von Angeboten fördern.
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TITELTHEMA
fotolia.com/Sergey Nivens
„Die Zielsetzung, durch gemeinsames Handeln (endlich)
nutzerfreundliche, digitale Verwaltungsdienstleistungen
zur Verfügung zu stellen, die genauso
selbstverständlich genutzt werden wie der e-Banking-
Zugang oder der eBay-Account, kann nur uneingeschränkt
unterstützt werden“, so sieht dies auch Bernd
Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO GmbH. Über den
Weg dorthin sollte allerdings genauer nachgedacht
werden: Heutige Standards im Internet, egal ob bei
Suchmaschinen oder Bezahlverfahren, haben sich im
Wettbewerb und letztlich durch die Akzeptanz bei
den Nutzern durchgesetzt. „Wir tun gut daran, auch
beim E-Government auf das überragende Know-how
kommunaler Experten zu setzen, um die besten Lösungen
zu etablieren. Standards und Interoperabilität sind
unverzichtbar, aber bitte keine Verordnung von oben
durch den Bund, der von allen Verwaltungsebenen am
wenigsten mit Anliegen der Bürger und Unternehmen
zu tun hat. Die Devise sollte lauten: Portalverbund ja
bitte, aber kein Bundesportal!“
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VORTEILE VON OPENR@THAUS:
Bernd Landgraf
Geschäftsführer ITEBO-Unternehmensgruppe
© ITEBO GmbH
· zehn Prozesse sofort verfügbar
· Onlineprozesse mit signifikanten Fallzahlen
· integrierte E-Paymentfunktion
· sicher aus dem ITEBO-Rechenzentrum
· bezahlbar
· modular
· erweiterbar
Die Umsetzung standardisierter Infrastrukturbausteine
und Schnittstellen, über die die Fachverfahren
und -dienste integriert werden können, ist nicht neu.
Einfaches E-Government ist genau das, was aus der
Perspektive der Bürger gedacht und für den Bürger
umgesetzt wird. Nur so wird E-Government in der
Fläche ankommen.
EIN OFFENES RATHAUS FÜR
JEDE LAGE
Wie Neuenhaus, Osnabrück und Braunschweig
stehen eigentlich alle Kommunen, Gemeinden oder
Städte vor der Aufgabe, ihren Bürgern und Unternehmen
eine übersichtliche und inhaltlich konsistente
Onlineplattform zu offerieren. „So wie der zentrale
Punkt des Foyers im Stadthaus. Das erkennt jeder
und findet sich zurecht. Man muss nur hingehen, die
benötigte Dienstleistung ohne Wartezeit abrufen und
bezahlen“, beschreibt Hauke Hartmann die Vorstellung
der Stadt Osnabrück.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe bietet mit
„OpenR@thaus“ eine für jede Verwaltung leicht
integrierbare Lösung, einen bezahlbaren Einstieg mit
viel Perspektive. Die Lösung ermöglicht eine schnelle
und unkomplizierte Umsetzung praxiserprobter und
bedarfsorientiert ausgewählter Dienste und das ohne
größere Vorlaufkosten für die Konzepterstellung. Sie
ist sofort einsetzbar – ohne großartige Kosten- und
Ressourcen für die Implementierung.
OpenR@thaus bietet standardisierte Komponenten
wie E-Payment, die sichere Identifizierung oder den
zentralen Postkorb sowie Schnittstellen für Fachverfahren
und Dokumentenmanagementsysteme als
Standard an. Eine aufwendige Integration ist für die
Funktionalität der Onlinedienste im ersten Schritt
nicht notwendig. Für Verwaltungen stehen damit,
unabhängig von der schon erfolgten Umsetzung
digitaler Abläufe, verschiedene Möglichkeiten für ein
einfach zu integrierendes E-Government zur Verfügung.
So können einerseits neue Services angeboten
und die schnelle Weiterbearbeitung von Dokumenten
und Inhalten ermöglicht werden. Andererseits lassen
sich schon vorhandene Onlineangebote und Fachverfahren
wie auch ein DMS einbinden.
Viele Wege führen zum digitalen Rathaus.
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AKTUELLES
© fotolia.com/kras99
DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST
DIE 2016/679 HAT ES IN SICH
„Der Countdown läuft“, sagt Kim Schoen. Der
ITEBO-Experte für Datenschutz bezieht sich dabei
auf ein echtes Wortungeheuer aus Brüssel: Die
EU-Datenschutzgrundverordnung trägt die eher
bedingt eingängige Amtsbezeichnung 2016/679
und hat es in sich. Ab dem 25. Mai 2018 gelten
ihre Regelungen ohne Übergangsfrist, ohne Umsetzung
in nationales Recht und ohne Wenn und Aber.
Und damit zusätzlich Druck auf den Kessel kommt,
drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder, bei
Unternehmen, 4 % des weltweiten Umsatzes.
Zum Glück gelten in deutschen Amtsstuben bereits
heute relativ strikte Datenschutzvorschriften. Dennoch
raten Schoen und Brinkmeyer unisono, keine
Zeit zu verlieren. Ausdrücklich warnen sie davor,
womöglich auf entsprechende Gesetzesänderungen
auf Bundes- oder Länderebene zu warten. Die Verordnung
wartet mit Rechenschafts- und Dokumentationspflichten
auf, die Expertenwissen voraussetzen.
„Da hilft es auch nicht, dem Letzten, der zur Tür
reinkommt, die Mütze des Datenschutzbeauftragten
aufzusetzen“, so Brinkmeyer.
Auslöser sind die bislang unterschiedlichen Standards
im Datenschutz der EU-Mitgliedsländer. Erinnern wir
uns: Im September 2015 kochte der Fall des österreichischen
Studenten Max Schrems
hoch, der in der Figur des David
den Big-Data-Goliath Facebook in
Sachen Datenschutz in Bedrängnis
brachte. Vordergründig ging es
dabei um die Weiterleitung von in
Irland geparkten Mitgliederdaten in die USA. Der Fall
machte aber schlagartig deutlich, dass Datenflüsse
internationalen, zumindest aber europaweiten Standards
im Umgang mit Daten unterworfen werden
müssen; zum Schutz der Bürger ebenso wie für die
Rechtssicherheit von Unternehmen, die im wachsenden
Markt mitmischen wollen.
SCHONFRIST ENDET IM MAI 2018
Am 24. Mai 2016 trat die Verordnung in Kraft und
löste ihren Vorgänger aus dem vergangenen Jahrhundert
ab, als das Internet noch in den Kinderschuhen
steckte. Bis Mai 2018 sind Unternehmen und Behörden
gut beraten, sich auf die neue Rechtslage bereits
eingestellt zu haben. Dann ist das Ende der Schonfrist
erreicht. Das Problem: „Die Materie ist hoch komplex“,
erklärt Holger Brinkmeyer, einer der externen
Datenschützer im Hause ITEBO. „Zwei Jahre sind da
recht sportlich.“ Kim Schoen gibt dabei zu bedenken,
dass allein die Checkliste der Gesellschaft für
Datenschutz und Datensicherheit fünf DIN-A4-Seiten
umfasst. Sie reicht von der eher schlichten Benennung
von Datenschutzbeauftragten bis hin zur komplexen
Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse,
Gefahrenanalysen und möglichen Pannenszenarien.
INDIVIDUELLE
LÖSUNGEN NÖTIG
„Als externe Datenschutzbeauftragte haben wir den
Vorteil, Einblick in eine Vielzahl kommunaler Einrichtungen
zu erhalten und so die besten Lösungsansätze
weitergeben können“, sagt Schoen.
Manchmal muss man auch nur wissen,
wie es geht. Holger Brinkmeyer nennt
Beispiele: „Da stehen Drucker oder
Kopierer an Stellen mit Publikumsverkehr
oder im Straßenverkehrsamt
fehlen Plätze für vertrauliche Gespräche. In diesem
Fall muss man nicht gleich das ganze Amt umbauen.“
Manchmal reicht es schon, dass auf Wunsch ein separates
Büro bereitsteht.
„Solch eher trivialen Probleme bilden aber nur die
Spitze des Eisbergs“, weiß Schoen. „Ich gehe immer
so vor, dass ich erst einmal eine Bestandsaufnahme
mache. Danach gilt es dann, pragmatische Lösungen
zu finden, und da ist es enorm vorteilhaft, wenn man
Beispiele aus anderen Kommunen vor Augen hat.“
Schoen lobt den guten Draht zu Mitarbeitern der
Aufsichtsbehörden, also den Landesbeauftragten für
Datenschutz. Gemeinsam lassen sich konkrete Fragen
abstrakt erörtern, ohne dass ein schiefes Licht auf eine
spezielle Kommune fällt.
Eine weitere Herausforderung: Die Verordnung verlangt,
dass sich Datenverarbeitung bzw. Sicherheit stets
auf dem „Stand der Technik“ befinden. Einen Server
einmalig abzusichern reicht nicht aus. „Hier sind ständige
Sicherheitsmaßnahmen gefragt“, so Schoen „und
das alles muss entsprechend dokumentiert werden.“
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AKTUELLES
© fotolia.com/ lanych
LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT
ÜBERALL LAUERN GEFAHREN
Die Sommerzeit steht vor der Tür. Die Spielplatzsaison
ist eingeläutet. Doch wie ist es um die Sicherheit der
lieben Kleinen bestellt?
Hier das Ergebnis einer kurzen Internetrecherche.
Obertshausen: „Achtjährige stranguliert sich auf
Spielplatz; Datteln: 18-Jährige stirbt auf Schaukel;
Lindau: Baumstamm von Klettergerüst erschlägt
14-Jährigen." „Schlagzeilen wie diese verfehlen ihre
Wirkung nicht", berichtet Enrico
Wegge von der Spielplatzmobil
GmbH in Ingelheim. Gemeinsam mit
seinem Geschäftspartner untersucht
er regelmäßig Spielplätze in ganz
Deutschland. „Zum Glück wird das
Thema Sicherheit auf Spielplätzen in den letzten Jahren
immer ernster genommen“, erklärt Wegge, und
führt dies auf den zunehmenden Druck von Eltern und
Medien zurück.
EIN KLEINER EXKURS ZUR
RECHTLICHEN SITUATION
In erster Linie sind die Grundstückseigentümer gefragt.
Das kennt jeder Hauseigentümer: Wie im Winter beim
Schneefegen, reicht es nicht aus, die Räumpflicht per
Vertrag auf ein Unternehmen oder Mieter abzuwälzen.
Der Eigentümer muss auch kontrollieren, ob die entsprechenden
Pflichten erfüllt werden. Auch wenn auf
dem Spielplatz das Kind in den seltensten Fällen in den
sprichwörtlichen Brunnen fällt, Gefahren lauern überall
und am Ende stellt sich die Frage: Wer ist für den
Unfall verantwortlich, wer zahlt die Zeche, leistet Schadenersatz
oder muss öffentlich dafür gerade stehen?
MEHR
SICHERHEIT
Wer hat wann welche Prüfung vorgenommen?
Entspricht die Frequenz den gesetzlichen Vorgaben
und waren die handelnden Personen dafür entsprechend
qualifiziert? Im Zweifelsfall müssen das Juristen
klären. Und je höher der Schaden, ob materiell oder
körperlich, desto erbitterter der Streit vor Gericht.
Professionelles Gebäude- und Liegenschaftsmanagement
bietet in diesem Zusammenhang mehr als nur
eine politische Lebensversicherung.
Wer sich durch die Checklisten und
Verträge einmal durcharbeitet, wird
schnell feststellen, dass sich der
Aufwand lohnt. Da lassen sich Wartungsverträge
zusammenfassen und
Mengenrabatte aushandeln oder automatisiert tägliche
To-do-Listen erstellen, um Fristen und Aufgaben nicht
aus dem Auge zu verlieren. Im Portfolio der ITEBO-
Unternehmensgruppe gibt es neben entsprechender
Beratung auch Softwarelösungen, die das unterstützen.
Manchmal ist ein Mehr an Sicherheit aber gar nicht
so schwierig zu erreichen. Wie beispielsweise in der
Samtgemeinde Neuenkirchen. Als dort einem Computerraum
für Jugendliche wegen mangelnder Fluchtwege
das Aus drohte, verlegten die Verantwortlichen
die Geräte kurzerhand vom Dach- ins Erdgeschoss.
Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Oder nehmen wir den Einsturz der Turnhalle in Lingen
im Januar. Dank der Aufmerksamkeit des Hausmeisters
hatte die Stadt das Gebäude drei Tage zuvor gesperrt.
Glücklicherweise kam niemand zu Schaden. Eine Sichtprüfung
durch den Bauhof wenige Tage vorher, war
hingegen ohne Folgen geblieben.
Ob Spielplatz oder Hallendach, solche Geschichten
jagen einem eiskalte Schauer über den Rücken. Und es
stellen sich anschließend mehrere Fragen:
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Ihr Ansprechpartner: Carsten Wallenhorst,
Servicebereich ERP-Systeme
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KOOPERATIONEN
© istockphoto.com/stockyme
AM ANFANG STEHT IMMER DER ANTRAG
Form-Solutions und ITEBO bieten der digitalen
Verwaltung passgenaue Lösungen für innovative
medienbruchfreie Antragsabläufe.
Bereits seit zehn Jahren vertraut die ITEBO-Unternehmensgruppe
auf die Lösungen aus dem Hause
Form-Solutions. Das Karlsruher Unternehmen hat
sich auf moderne Antragsmanagement-Lösungen
für Verwaltungen spezialisiert. Kern dafür ist ein
Formularserver, der heute über 1500 intelligente
Ausfüllassistenten und 4000 PDF-Druckvorlagen für
die öffentliche Verwaltung bereitstellt.
DIGITAL UND RECHTSSICHER
Eine der ersten ITEBO-Lösungen, in die der Formularserver
der Form-Solutions integriert wurde, war die
internetbasierte Plattform ITeBAU. Rechtssichere digitale
Antragsformulare unter Nutzung der qualifizierten
Signatur ermöglichen seither allen am Baugenehmigungsprozess
beteiligten Ämtern und Personen die
digitale Beantragung und Bearbeitung von Baugenehmigungen.
Anwenderfreundlich, interaktiv bedienbar, jederzeit
speicherbar – so der Anspruch an intelligente Lösungen,
die digitale Verwaltungen ihren Bürgern und
Unternehmen zur Verfügung stellen. Mit der Weiterentwicklung
von Technologien,
wie dem Wegfall der Unterstützung
für PDF-Formate seitens der Browserhersteller,
der Nutzung mobiler
Endgeräte, aber auch die Einstellung
javabasierter Signaturverfahren, steht
auch das Antragswesen vor immer neuen Herausforderungen.
Um diesen zu begegnen, setzt Form-Solutions
auf intelligente Ausfüllassistenten im HTML 5-Format.
„Auch die ITEBO-Unternehmensgruppe reagiert auf
solche Entwicklungen frühzeitig.
INTERAKTIV
BEDIENBAR
Damit elektronisches Authentifizieren, Onlineversenden
sowie ePayment auch zukünftig möglich sind,
integrieren wir für unsere Kunden aktuell das neue
HTML 5-Format in unsere Lösungen“, so Bernd
Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmensgruppe.
Und das nicht nur in ITeBAU, sondern
zum Beispiel auch in OpenR@thaus, dem E-Government-Portal
der ITEBO-Unternehmensgruppe.
Als Dialogplattform bietet das Portal in der Basisversion
zehn standardisierte Dienste für Bürger und Unternehmen.
Umfangreiche bidirektionale Webservices
ermöglichen die Anbindung zentraler Dienste – vom
Antrag über das E-Paymentverfahren pmPayment bis
hin zu unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten
sowie der Integration von Fachverfahren und
DMS-Systemen. Durch die Nutzung der intelligenten
Assistententechnologie der Firma Form-Solutions
erhöhen sich Service und Bedienbarkeit. Via gezielter
Fragestellungen führt das System den Nutzer und
findet selbst heraus, welche Angaben benötigt werden.
Unabhängig vom Betriebssystem passen sich die
Formulare mittels „Responsive Layout“ automatisch
jedem Ausgabegerät an. Im Gegensatz zu anderen
klassischen Formularformaten benötigt der Ausfüller
als Voraussetzung lediglich einen Internetzugriff.
„Unsere Lösungen stellen für die ITEBO eine zukunftsorientierte
Ergänzung ihres Portfolios
dar, sowohl in Bezug auf eine stetige
Aktualisierung und Modernisierung,
als auch in Bezug auf die Erweiterung
der Angebote für ITEBO-Kunden.
Wir freuen uns auf eine Intensivierung
unserer Zusammenarbeit“, sagt Matthias Eisenblätter,
Geschäftsführer der Form-Solutions.
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© fotolia.com/ adam121
IM FOKUS
„BUTLER 2.0“
BOTS, CHAT BOTS, SOCIAL BOTS
Es ist Zeit für einen neuen Hype: Die Bots kommen
und das Ende der Apps ist nahe! Bots hießen früher
James, wohnten am Eaton Place und haben sich um
all die Dinge gekümmert, für die die Herrschaften
keine Zeit oder zu denen sie keine Lust hatten.
APP APP HURRA! ODER NICHT?
Fakt ist: Den Apps geht es schlecht. Eine Studie besagt,
dass auf iPhones im Schnitt knapp 120 Apps geladen
und über 90 davon innerhalb von drei Tagen wieder
gelöscht werden. Mehr als dreiviertel des traurigen
Rests wird weniger als einmal pro Monat genutzt.
Woran liegt das? Ein Grund ist sicherlich, dass App-
Entwickler in einer wahren Goldrausch-Stimmung
drauf los entwickelt haben, als gäbe es kein Morgen.
Dabei sind dann häufig äußerst kleinteilige Anwendungen
mit stark begrenztem Nutzen herausgekommen.
Ihr Ansprechpartner: Dieter Rieken,
Geschäftsbereich Anwendungen und Betrieb, IT-Strategie
Spätestens morgen sind diese neuen Butler in Ihr
Handy eingezogen oder stehen in stylischen Dosen
auf Ihrem Wohnzimmertisch. In der Regel sind sie
weiblich und heißen Siri, Cortana oder Alexa. Letztere
ist die in der Dose. Diese Damen tun das, was ein guter
Butler eben so tut – und das geht schon morgens
los: „Guten Morgen, Dieter, Zeit aufzustehen. Leg dir
was Warmes raus, es ist deutlich abgekühlt und nimm
einen Regenschirm mit. Heute Nachmittag soll es
regnen. Ich hab dir einen Einkaufszettel und zwei Rezeptvorschläge
fürs Abendessen geschickt.
Die Artikel im Kühlschrank,
die demnächst ablaufen, sind wie
immer gekennzeichnet. Wenn du
nach Feierabend pünktlich im Fitnessstudio
sein willst, solltest du zehn
Minuten früher losfahren. Es gibt da eine Tagesbaustelle.
Und jetzt steh endlich auf, meine Güte!“
Ja, ja, schon gut. Im Detail ist einiges noch Zukunftsmusik,
anderes reine Utopie: Als ob ich ins Fitnessstudio
gehen würde. Allerdings sind wir schon näher an
solchen Szenarien, als Sie vielleicht denken.
© ITEBO GmbH
ANSAGE ... UND
APP DAFÜR!
Uns Nutzern macht es offensichtlich immer weniger
Spaß, tagelang nach der App zu suchen, die ganz
Deutschland abdeckt, und wir ärgern uns zunehmend,
dass wir an der Endhaltestelle eine zweite brauchen,
um uns ein Taxi zu rufen. Und hier setzt die Vision Bot
ein: Wäre es nicht cool, wenn ich solche Aufgaben per
Spracheingabe einem virtuellen Assistenten übertragen
könnte? Im Bereich Kundensupport gibt es bereits
heute sogenannte Chat Bots, die FAQs für mich durchsuchen
und mir den Vorschlag zuerst anbieten, der am
häufigsten zur Lösung des Problems beigetragen hat.
Überhaupt nicht lustig sind dagegen Social Bots, die
gezielt Themen – wie z. B. Wahlkampf – in die eine
oder andere Richtung befeuern können.
Wenn wir das Thema ernsthaft weiterdenken und uns
globale Bots im Sinne der Überschrift vorstellen, werden
wir schnell sehen, dass wir zwei Dinge benötigen:
Künstliche Intelligenz nach vorne heraus und Big Data
im Hintergrund. Vermutlich wird die
KI sogar das kleinere Problem sein –
auch wenn einige von Ihnen jetzt
schon den Soundtrack aus Terminator
im Ohr haben. Bei Big Data
dagegen bin ich sofort bei Amazon,
Apple, Facebook, Google und Microsoft. Mit einem
schier unerschöpflichen Vorrat an persönlichen Daten
in der Hinterhand sind die großen Fünf geradezu prädestiniert,
die intelligentesten, anpassungsfähigsten,
erwachsensten Bots zu entwickeln, die mit Sicherheit
einen erstklassigen Service abliefern werden. Und
wird es diese Bots tatsächlich geben? Na klar! Schließlich
braucht es nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen,
wieviel Geld hier zu verdienen ist.
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