ITEBO ganz nah Ausgabe 2017 01

ITEBO.UG

Das Kundenmagazin der ITEBO-Unternehmensgruppe mit Beiträgen zu E-Government, Digitaler Verwaltung und aktuellen Themen aus der Öffentlichen IT

Ausgabe 1 | 2017

nsys-Forum 2017

18. + 19.05.2017, Dinklage

HINWEIS

SEMINAR

?

TITELTHEMA:

VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG

PORTFOLIO:

ENTLASTUNG FÜR DIE KOMMUNEN BEI DER

PERSONALABRECHNUNG

AKTUELLES:

DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST


© fotolia.com/mjaud

Impressum

ITEBO ganz nah

Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe

Herausgeber

ITEBO GmbH

Dielingerstraße 39/40

49074 Osnabrück

Tel.: 0541 9631-0

info@itebo.de · www.itebo.de

Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf

Redaktion

ITEBO-Unternehmensgruppe

Konzeption, Layout

b2 Werbeagentur, Braunschweig

Texte

Kathrin Sieber, Andreas Wenk, Klaus Steinbrecher, ITEBO-Unternehmensgruppe

Titelbild

fotolia.com/agsandrew/bluraz/Sergey Nivens, sonstige siehe jeweiliger Hinweis

Druck

Individual.Druck, Osnabrück

Erscheinungsweise/Auflage

3x jährlich, 2.500 Exemplare


INHALTSVERZEICHNIS

4–5

6–7

8–9

10–11

12–13

14–19

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AUF EIN WORT

DER WORTE SIND GENUG GEWECHSELT

UNSER TEAM

WAS DIE ITEBO MIT MANGAS GEMEINSAM HAT

JEANETT CONQUEST

ALL ABOUT IT

PROVITAKO – BESCHAFFUNGEN VEREINFACHEN

PORTFOLIO

PERSONALABRECHNUNG –

KRÄFTE BÜNDELN UND SYNERGIEN NUTZEN

PORTFOLIO

MOBILES BAUEN IM MÜHLENKREIS

TITELTHEMA

VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG

AKTUELLES

DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST

AKTUELLES

LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT

KOOPERATIONEN

AM ANFANG STEHT IMMER DER ANTRAG

IM FOKUS

BUTLER 2.0

3


AUF EIN WORT

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

BERND LANDGRAF

DER WORTE SIND GENUG GEWECHSELT

Bei einem Blick auf den aktuellen Stand der Digitalisierung

von Verwaltungen hat sich in der öffentlichen

Wahrnehmung in unserem Land eher Ernüchterung

breit gemacht. Anlass dafür sind nicht nur die regelmäßig

wiederkehrenden einschlägigen Studien,

wonach Deutschland verglichen mit anderen EU-

Staaten lediglich Plätze im unteren Mittelfeld belegt,

und nicht wirklich voran kommt.

Ebenso selbstkritisch muss man feststellen, dass

weder die Onlineanmeldung des „Fliesenlegers aus

Portugal“ mittels EU-Dienstleistungsrichtlinie noch

die Kfz-Zulassung via Internet bisher

wirklich den Nerv unserer Kunden

getroffen und den von Verwaltungsexperten

ersehnten E-Government-Hype

ausgelöst haben. Dabei

schreitet auch in Deutschland die

Digitalisierung seit Jahren unaufhörlich voran, das

Internet ist schon längst in der Mitte unserer Gesellschaft

angekommen. Aber diese „digitale Revolution“

findet vor allem im Hier und Jetzt, also im Alltag

der Menschen statt.

BEHÖRDEN

ONLINE

Verwaltungsleistungen im Internet müssen sich genau

so „anfühlen“ wie eine Bank-App, der Amazon-

Account oder das Bahnportal für Ticketbestellungen.

Standardisierung und Interoperabilität sind also das

Gebot der Stunde.

Deshalb freuen wir uns als Systemhaus für öffentliche

IT sehr, dass die ganze Bandbreite der zu lösenden

Aufgaben hinsichtlich E-Government und Digitalisierung,

nicht zuletzt durch die jüngsten Kampagnen des

Bundes, wieder verstärkt in den Fokus der Entscheider

in Verwaltungen gerückt ist: Das Digitalisierungsprogramm

des IT-Planungsrates

Ende 2016 macht weitreichende

Vorschläge für Verbesserungen

bei Onlinedienstleistungen. Das

Ansinnen ist grundsätzlich positiv,

denn die Bürger erwarten ganz

einfach als „Kunden“ staatlicher Ämter eine dringend

notwendige Anpassung an die sich immer stärker

ausprägende internetbasierte Lebensrealität.

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LÖSUNGSORIENTIERT HANDELN

Anders allerdings als beim jüngst veröffentlichten

Digitalisierungsprogramm arbeiten wir bei der

ITEBO-Unternehmensgruppe nicht

an Papieren für ein bundeseinheitliches

Verwaltungsportal, sondern

an konkreten Lösungen für Sie als

unsere kommunalen Kunden und

damit für Bürger und Unternehmen

dieses Landes! Und deshalb erfüllt es uns auch

ein klein wenig mit Stolz, dass wir nach monatelanger

Vorbereitung eine konkrete Lösung schon vorher

präsentieren konnten: ein modernes, leistungsfähiges

Verwaltungsportal mit dem Namen OpenR@thaus.

Da die „Musik“ im Zusammenspiel zwischen Bürgern,

Unternehmen und öffentlicher Verwaltung ohnehin

auf der kommunalen Ebene und nicht auf Bundesebene

spielt, möchten wir gemeinsam mit Ihnen als

unseren Kunden der kommunalen Familie gute Lösungen

laufend weiterentwickeln, getreu dem Motto:

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!

DER WEG ZUM

E-GOVERNMENT 4.0

Auf dem Weg zum E-Government 4.0 gibt es aber

noch weitere erfreuliche Entwicklungen. Das niedersächsische

Innenministerium hat ebenfalls Ende

letzten Jahres den Entwurf eines Landes-E-Government-Gesetzes

unter besonderer Beachtung von

Belangen der IT-Sicherheit vorgelegt, welches schon

Mitte dieses Jahres in Kraft treten soll. Dies wird allen

diesbezüglich schon laufenden Aktivitäten einen

weiteren Schub verleihen. Parallel

hierzu arbeiten wir in unserem

gemeinsamen Tochterunternehmen

GovConnect an der Erstellung

einer E-Government-Landkarte für

Niedersachsen, auch hier gilt der

Leitsatz: Standardisierung und gute Verbundlösungen

statt immer wieder neue Konzepte.

Alles in allem: Die Zielrichtung ist klar. Die Voraussetzungen,

den Rückstand aufzuholen, sind vorhanden,

da die IT-Welt für gute Onlineverwaltung nicht neu

erfunden werden muss. Nun kommt es darauf an, die

Schlagzahl zu erhöhen. Oder wie es der immer wieder

gern zitierte Johann Wolfgang Goethe im „Faust“

ausdrückt: „Der Worte sind genug gewechselt. Lasst ...

endlich Taten sehen.“

Ihr Bernd Landgraf

Geschäftsführer

der ITEBO-Unternehmensgruppe

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UNSER TEAM

illustration: © fotolia.com/jemastock

JEANETT CONQUEST

WAS DIE ITEBO MIT MANGAS GEMEINSAM HAT

Auf den ersten Blick hat die bunte Welt der japanischen,

koreanischen und chinesischen Popkultur mit

ihren Mangas, Animes, Karaoke oder Ikebana mit

der eher sachlichen Geschäftswelt der ITEBO rein gar

nichts zu tun. Auf den zweiten Blick jedoch schon.

Und das in der Person Jeanett Conquest, die seit Juli

vergangenen Jahres für den Bereich Unternehmenskommunikation

in der ITEBO-Unternehmensgruppe

verantwortlich zeichnet.

Doch eines nach dem anderen. Bereits als Jugendliche

interessierte sich die heute 28-Jährige beim Besuch

von Ausstellungen oder Messen brennend dafür,

welcher Bausteine es bedarf und was hinter den Kulissen

alles notwendig ist, um solche Veranstaltungen

erfolgreich auf die Beine zu stellen.

Um dem auf die Spuren zu kommen, absolvierte sie ein

Studium des Internationalen Tourismusmanagements

an der Hochschule Bremen mit dem Schwerpunkt

Messeorganisation und Marketingmanagement.

SCHREIBTISCH IN

BRAUNSCHWEIG

Beruflich startete sie im Vertrieb eines IT-Unternehmens,

das mit Ticketing-Software für Konzerthäuser,

Opern und Theater handelt und kam hier erstmalig in

den Kontakt mit

öffentlichen Auftraggebern,

was

ihr heute zugutekommt.

Weitere

berufliche Erfahrungen

konnte sie dann in einem Team sammeln, das

sich der Vermarktung von Braunschweig als attraktive

Tagungs- und Kongressstadt verschrieben hat.

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Jeanett Conquest

Unternehmenskommunikation

Seit Juli des vergangenen Jahres steht ihr Schreibtisch

nun am Standort Braunschweig der ITEBO-Unternehmensgruppe

– und dieser ist wahrlich prall gefüllt.

Zu ihrem breit gefächerten Aufgabengebiet gehören

sowohl Vertrieb und Marketing als auch Veranstaltungsorganisation

und PR-Maßnahmen wie Anzeigen,

Newsletter, Kunden- und Fachberichte sowie

Produktflyer.

Von Anfang an reizte es sie, sich in teilweise für sie

noch unbekannte und komplexe Themen des vielfältigen

Leistungsangebots der ITEBO einzuarbeiten

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© Foto: Privat

und sich neuen Herausforderungen zu stellen. Im

Mittelpunkt stehen dabei tagtäglich die immer wieder

zu beantwortenden entscheidenden zwei Fragen: Mit

welchen Produkten und Dienstleistungen können wir

unsere Kunden bestmöglich unterstützen? Welche

Informationen sind erforderlich, damit Kunde und

ITEBO zum beiderseitigen Nutzen auf Augenhöhe

miteinander kommunizieren können?

Als äußerst positiv empfindet es Jeanett Conquest

bereits seit dem Start im Unternehmen, dass sie bei

der Beantwortung dieser zentralen Fragen nicht allein

auf weiter Flur steht. Sowohl in der Führungsetage

als auch bei den Mitarbeitern der Servicebereiche

stehen ihr stets die Türen offen. Bei allen relevanten

Projekten fühlt sie sich einbezogen und bei deren

Umsetzung stets aktuell informiert. Das Credo der

ITEBO-Unternehmensgruppe, alle Probleme im Team

gemeinsam zu lösen, ist für sie der Schlüssel, eine

zielorientierte Kommunikation erfolgreich nach außen

zu tragen.

Diesem Ziel dienen auch vielfältige Veranstaltungen

mit und für die Kunden sowie Präsentationen auf

Messen und Fachtagungen. Und dabei kann die Neue

im ITEBO-Team auf eine Menge praktischer Erfahrungen

bauen. Seit ihrer Studienzeit hat sie sich der

Organisation der NipponCon Bremen verschrieben.

Diese Messe zählt zu den drei größten Conventions

ihrer Art im Norden und wendet sich in erster Linie an

Jugendliche und junge Erwachsene, die Spaß und Interesse

an japanischer, koreanischer und chinesischer

Kultur haben.

VERANSTALTUNGEN ORGANISIEREN

Seit 2010 bietet diese Veranstaltung ein vielfältiges

Programm mit zahlreichen Workshops, Karaoke-

Wettbewerben und umfangreichem Bühnenprogramm

mit Musicalgruppen und Showacts, die schon mal exklusiv

aus Japan eingeflogen werden. Anfangs nur als

Helferin tätig, prägt mittlerweile Jeanett Conquest als

Hauptorganisatorin im dreiköpfigen Organisationsteam

und als 2. Vorsitzende des veranstaltenden Vereins das

Bild dieser Messe wesentlich mit.

Und wie kann es anders sein: Auch hier trägt die

PR-Arbeit und die Gestaltung der Programmhefte

und Werbematerialien die Handschrift dieser

jungen Frau.

Sich bei dieser nicht alltäglichen Freizeitbeschäftigung

kreativ und federführend mit einzubringen, bringt

ihr den nötigen Ausgleich zu den anspruchsvollen

beruflichen Aufgaben. Um für dies alles den Kopf

frei zu haben, geht sie regelmäßig ins Fitnessstudio,

unternimmt Wandertouren durch den Harz oder liest

ein gutes Buch bei einer Tasse Tee.

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ALL ABOUT IT

© fotolia.com/DOC RABE Media

PROVITAKO

NICHT ZU SCHÖN, UM WAHR ZU SEIN

Ausschreibungen sind ein administrativ aufwendiges

Geschäft. Davon können die IT-Verantwortlichen

der Kommunen ein Lied singen. Dabei steht der

Anschaffungswert vielfach in keinem Verhältnis zum

Verwaltungsaufwand. Einkaufen wie im Fachmarkt,

mit verbürgter Qualität, garantierten Standards –

und das alles ohne Ausschreibung? Klingt für viele

Einkäufer zu schön, um wahr zu sein. Doch die

ITEBO-Unternehmensgruppe macht´s möglich.

Hintergrund: Der Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmungsgruppe,

Bernd Landgraf, ist Vorstandsmitglied

der Vitako, einer Arbeitsgemeinschaft für

kommunale Rechenzentren. Diese wiederum hat mit

der Provitako eine Einkaufsgenossenschaft gegründet,

von der auch viele ITEBO-Kunden profitieren können.

Vorteil: Durch gebündelte Nachfrage lassen sich Mengenrabatte

erzielen und die Konditionen sind bereits

das Ergebnis europaweiter Ausschreibungen. „Standards

und Qualität, Ersatzteilversorgung und Lieferbarkeit,

das alles ist bis ins Detail geregelt“, weiß

Frank Tryboll, Geschäftsbereich Vertrieb/Zentraler

Einkauf der ITEBO-Unternehmensgruppe.

„Das Angebot ist auf die Bedürfnisse unserer Kunden

zugeschnitten. Trotzdem lassen sich PCs noch nach

individuellen Anforderungen konfigurieren.“

Geld mit Hardware oder Lizenzen für Standardsoftware

zu verdienen, wird zusehends schwieriger. Dafür

ist der Markt zu hart umkämpft, sind sich Experten

einig. „Darum geht es auch nicht“, erklärt Tryboll.

„Für uns geht es darum, unser Serviceangebot

abzurunden. Außerdem wissen unsere Kunden zu

schätzen, dass sie bei uns Vorzugskonditionen genießen

– und das ohne aufwendige Ausschreibungen,

die oftmals nur unnötig Zeit, Geld und Nerven kosten.“

BESCHAFFUNG VEREINFACHEN

Juristisch ist das Verfahren ebenso abgesichert, damit

die Kunden nicht Gefahr laufen, gegen Ausschreibungsregeln

zu verstoßen. Da der Lebenszyklus im

IT-Bereich stark variiert, wird außerdem großer Wert

auf Möglichkeiten zur Ersatzbeschaffung gelegt.

„Fünf Jahre Baugleichheit, Sicherheit und Lieferbarkeit

sind wichtige Kriterien für unsere Rahmenverträge

mit Herstellern und Händlern“, so Tryboll.

„Dadurch verhindern wir, dass durch zeitlich versetzte

Anschaffungen die Zahl der Zulieferer und Gerätetypen

innerhalb einer Verwaltung ins Uferlose wächst,

was die Kosten für Wartung und Reparaturen langfristig

zwangsläufig in die Höhe treibt.“

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„ADMINISTRATIV

AUFWENDIGES

GESCHÄFT“

ONLINESHOP AB

2. QUARTAL 2017

Besonders vorteilhaft ist dieser Beschaffungsservice vor

allem für kleine und mittlere Kommunen. Diese, so Tryboll,

könnten solche Konditionen mit ihren kleinen Bestellmengen

sonst nicht erreichen. „Wir sind aber auch

für Großstädte

durchaus interessant,

die sich

freuen, wenn sie

Kapazitäten für

Ausschreibungen

sparen, die im Zweifelsfall Kräfte im Einkauf, bei

IT-Experten oder Juristen binden, die an anderer Stelle

dringend benötigt werden. Weil unsere Rahmenverträge

eine europaweite Ausschreibung durchlaufen

haben, bleibt das unseren Kunden erspart.“

Frank Tryboll,

Geschäftsbereich Vertrieb, Zentraler Einkauf

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Im nächsten Schritt richtet die ITEBO-Unternehmensgruppe

ihren Kunden einen Onlineshop ein.

„Das wird den Einkauf durch ein auf unterschiedliche

Zielgruppen optimiertes Angebot noch komfortabler

gestalten", verspricht Tryboll. „Der geplante Termin

für den Rollout liegt im 2. Quartal 2017. Wir arbeiten

daran. Das genaue Datum werden wir in Kürze bekannt

geben.“

VORTEILE DER PROVITAKO

EINKAUFSGENOSSENSCHAFT:

• gebündelte Nachfrage

• Mengenrabatte

• Qualitätssicherung

• Lieferbarkeit

• geprüfte Ersatzteilversorgung

• juristisch abgesichert

• online bestellbar

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PORTFOLIO

© fotolia.com/Syda Productions/3dkombinat

INTERVIEW MIT DIRK BORGELT

ENTLASTUNG FÜR KOMMUNEN

BEI PERSONALABRECHNUNG

Die ITEBO-Unternehmensgruppe erweitert ihren

Service im Bereich Personalabrechnung.

Nach Beratung, Datenverarbeitung und Speicherung

bietet die ITEBO jetzt auch die komplette Datenpflege

bis hin zum Versand an. Das neue Konzept

stellt Dirk Borgelt, Servicebereichsleiter für Personalmanagement

und -abrechnung, im Gespräch mit

ITEBO-Unternehmensgruppe ganz nah“ vor:

ITEBO ganz nah: Mehr Service klingt gut. Aber

bereits jetzt werden im Hause ITEBO doch schon

Abrechnungen erstellt. Was ist neu?

Borgelt: Wir bieten den Kommunen an, die komplette

Datenpflege zu übernehmen.

Ob ein neuer Mitarbeiter mit

entsprechenden Vertragskonditionen

angelegt werden muss oder

Krankheits- und Urlaubstage zu

verrechnen sind. Da muss sich

niemand mehr drum kümmern. Das alles übernehmen

wir, wenn es der Kunde wünscht.

ITEBO ganz nah: Wo liegt der Vorteil für den Kunden?

Borgelt: Personalabrechnungen sind ein besonders

sensibles Thema. Das muss funktionieren, sonst

entsteht schnell Unmut bei den Mitarbeitern. Aus

Gesprächen mit unseren Kunden wissen wir, dass

die Kommunen oftmals Probleme bekommen, wenn

KRÄFTE BÜNDELN UND

SYNERGIEN NUTZEN

jemand ausfällt, sei es durch Krankheit oder auch

altersbedingt ausscheidet. Da geht viel Know-how verloren

und die Lücke ist nicht über Nacht zu schließen.

Bereits in der Vergangenheit haben wir hier vereinzelt

ausgeholfen. Jetzt wollen wir dem wachsenden Bedarf

Rechnung tragen und bieten deshalb an, alle Aufgaben

rund um die Abrechnung komplett zu übernehmen,

von der Datenerfassung bis zum Versand.

ITEBO ganz nah: Begibt sich die ITEBO damit auf

den Weg zu einem vollumfänglichen Kommunal-IT-

Dienstleister?

Borgelt: Das ist ein konsequenter Schritt in diese

Richtung: Wir haben die Kompetenzen im Hause

und jahrelange Erfahrungen im

öffentlichen Bereich auch bei

Personalabrechnungen. Unsere

Mitarbeiter sind durch laufende

Fortbildungen immer auf dem

neuesten Stand. Insbesondere

kleine Kommunen, in denen die Personalabrechnung

vielleicht gerade einmal mit einer halben Stelle besetzt

ist, tun sich schwer, mitzuhalten und umgehend

auf alle gesetzlichen oder tariflichen Änderungen zu

reagieren. Für uns als Dienstleister liegt es da nahe,

Unterstützung anzubieten.

ITEBO ganz nah: Droht den Kommunen damit nicht

ein Kompetenzverlust im eigenen Haus? Stichwort:

Kernaufgabe der Selbstverwaltung?

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Borgelt: Kern der kommunalen Selbstverwaltung

ist ja nicht, sich mit sich selbst zu beschäftigen. Im

Gegenteil: Wir verschaffen den Kommunen mit diesem

Plus an Service Bewegungsspielraum, um sich auf die

eigentlichen Kernaufgaben zu konzentrieren. Auch das

Personalwesen besteht ja nicht allein aus der Gehaltsabrechnung.

Aber wer mit diesen Routinearbeiten

bereits voll ausgelastet ist, dem fehlen Kapazitäten für

die Personalplanung und -entwicklung, für Aus- und

Weiterbildung oder für das Controlling.

ITEBO ganz nah: Klingt gut, aber umsonst macht die

ITEBO das sicherlich nicht.

Nicht ganz, aber die Kosten sind moderat und richten

sich nach der Anzahl der Mitarbeiter einer Kommune.

Außerdem muss man bei einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

gegenrechnen, dass Kosten für Krankheit,

Urlaub und Fortbildung entfallen. Das ist nicht

unerheblich.

ITEBO ganz nah: Aber das trifft die ITEBO doch

ebenso. Können Sie zaubern?

ITEBO-Sachbearbeiter direkt Einblick in hoch sensible

Daten erhalten. Wie steht es da mit dem Datenschutz?

Borgelt: Wir befinden uns in einem zertifizierten Rechenbetrieb

und diese hochsensiblen Daten werden

von Mitarbeitern in gesicherten Räumen bearbeitet.

Das ist für uns Standard. Außerdem wacht unser

– auch von den Kunden sehr geschätzter – Datenschutzbeauftragter

darüber, dass alle Abläufe den

entsprechenden Vorgaben gehorchen.

EINFACHES ZUSAMMENSPIEL

ITEBO ganz nah: Mal ganz konkret. Wie kommen denn

Arbeitszeiten von der Stechuhr ins Rechenzentrum?

Borgelt: Die Stammdaten liegen ohnehin bei uns.

Die monatlich variablen Daten erreichen uns über

ein gemeinsames Laufwerk. Der Kunde behält dabei

jederzeit Zugriff auf die Daten, kann sie auswerten,

muss sie aber nicht mehr selbst pflegen.

Borgelt: Das vielleicht nicht, aber wir können natürlich

Kräfte bündeln, Synergien nutzen und Ressourcen

optimal einsetzen. Nehmen wir einmal das Beispiel

Fortbildung: Eine Schulung kostet für den Mitarbeiter

einer Kommune ebenso viel wie für den eines Rechenzentrums.

Der Nutzen multipliziert sich bei uns aber

mit der Zahl der Kunden. Das macht sich bemerkbar.

ITEBO ganz nah: Bislang bot die ITEBO eher EDV-Unterstützung

im Personalbereich an. Künftig würden

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Ihr Ansprechpartner: Dirk Borgelt

Bereichsleiter Personalmanagement

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PORTFOLIO

SERVERBASIERTE

SOFTWARELÖSUNG

BIETET MEHR KOMFORT

© fotolia.com/vege

ITEBO-TELEFON-

ANLAGEN – FIT FÜR

DIE ZUKUNFT

MOBILES BAUEN IM MÜHLENKREIS

Der Kreis Minden-Lübbecke im äußersten Nordosten

des Landes Nordrhein-Westfalen setzt sich aus elf

Kommunen mit acht Städten zusammen. Der von

einer regen Bautätigkeit geprägte Kreis nutzt die

Plattform ITeBAU für ein schnelles, serviceorientiertes

Baugenehmigungsverfahren. Vor allem kleinere

Gemeinden profitieren hiervon.

„ITeBAU ist sehr komfortabel und bietet einen zügigen

Prozess. Wir sehen sofort alle Anfragen, haben

völlige Transparenz in Bezug auf Bearbeitungsstände,

den Eingang der Stellungnahmen

und die Zuständigkeiten. Den Bauherren,

für die die Gemeinde vor Ort

meist der erste Ansprechpartner ist,

können wir schnell und umfänglich

Auskunft geben. Das ermöglicht eine

hohe Qualität unserer Services.“ Cord Hegerfeld ist

Sachbearbeiter im Fachbereich Bau und Planung der

Gemeinde Stemwede, einer mit 13.500 Einwohnern

eher kleineren Gemeinde des Kreises. Hier werden

zwischen 100 und 120 Anträge pro Jahr bearbeitet.

„Die Aktenberge sind deutlich kleiner geworden,

da nur noch die gemeindliche Stellungnahme und

der Genehmigungstext ausgedruckt und abgeheftet

werden. Alles andere findet sich ja auf der digitalen

Plattform. Das spart eine Menge Zeit und Papier.“

KOMFORTABEL:

ITeBAU

Kürzere Fallbearbeitungszeiten und die Qualität des

Verfahrens sind für Bauherren eine Frage von Zeit

und Geld, für die Ämter die einer serviceorientierten

Dienstleitung. Bauförderung statt Baubehinderung

bestimmt die der Attraktivität des Standortes. Für alle

Arten von Baugenehmigungsverfahren ist die Plattform

ITeBAU beim Kreis Minden-Lübbecke seit fast

zehn Jahren im Einsatz.

Betreut wird der Kreis Minden durch das Kommunale

Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz), das

als langjähriger Kooperationspartner

der ITEBO seinen Verbandsmitgliedern

ITeBAU bereitstellt. „Wir waren

einer der Pilotkunden der Plattform,

seither ist die Lösung praxisorientiert

gewachsen“, sagt Dirk Resigkeit,

technischer Mitarbeiter im Bau- und Planungsamt des

Kreises Minden-Lübbecke.

Kontinuierlich mit Anwendern und Kunden anhand

detaillierter Anforderungen und durch Erfahrungen

aus zahlreichen Projekten weiterentwickelt, bietet

ITeBAU heute allen Beteiligten eines Baugenehmigungsverfahrens

einen vollständigen digitalen und

medienbruchfreien Gesamtprozess. Das erlaubt den

im digitalen Verfahren beteiligten Bauaufsichtsbehör-

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AUCH ALS APP VERFÜGBAR

Seit vier Jahren steht ITeBAU als App für mobile

Endgeräte zur Verfügung. „Die Nachfrage steigt,

nicht zuletzt, weil inzwischen auch kleine Kommunen

durch die steigende Telearbeit in

mobile Endgeräte für ihre Mitarbeiter

investieren“, erklärt Bernhard Möller,

stellvertretender Geschäftsführer

der ITEBO.

Den Nutzen kurzer Kommunikationswege

via mobilem Internet

möchten die Kommunen nicht mehr

missen. „Wenn ich nicht terminiert

an Baustellen vorbeikomme, die

noch Klärungsbedarf haben oder

spontane Anrufe erhalte, kann ich

entweder die Akten einsehen oder

meinen Kollegen anrufen. Der lädt mir die Akte in

unser Portal, so habe ich sofort Einsicht. Früher hätte

das Tage gedauert. Wenn es gebraucht wird, kann

man auch Fotos mit dem Pad erstellen und in der

digitalen Akte hinterlegen.“

© fotolia.com/darknightsky/Can Yesil

den, registrierten Fachbehörden, Bauherren, Entwurfsverfassern,

Planern und Architekten entsprechend

ihrer Rechte die zeitgleiche und schnelle Bearbeitung

der zu einem Verfahren gehörenden digitalen Akte.

Von der rechtskonformen Antragstellung über die

Bauvorlagen, statische Berechnungen, bautechnische

Nachweise, Stellungsnahmen anderer Behörden,

Überarbeitungen oder Nachtragsunterlagen bis hin

zur Baugenehmigung – komplett digital inklusive

Signatur und vollautomatischer Baulastenauskunft.

Dirk Resigkeit betreut mit zehn Kollegen den Bauaufsichtsbezirk

des Kreises Minden-Lübbecke. Fast täglich

ist er unterwegs, um die Genehmigungsverfahren

der verschiedenen Bauprojekte durch Abnahmen und

Kontrollen vor Ort abzuschließen. Aktenberge muss

er nicht mehr transportieren, für seine Arbeit reicht

ein Tablet „Da ist alles drauf, was wir benötigen: von

der Baubeschreibung über Bauzeichnungen bis zu den

Begrünungsplänen. Wir rufen die Akten einfach auf,

haben immer die aktuellsten Versionen und können

vor Ort die Dokumente einsehen und bearbeiten,

sofort und standortunabhängig. Die mobile Lösung

läuft auch bei den großen Datenmengen, die wir pro

Akte transportieren stabil.“

Akten in Papierform aufzubewahren, dazu sind Bauaufsichtsämter

und kleinere Kommunen kaum mehr in

der Lage. Die konsequente digitale Arbeitsweise des

Kreises ermöglicht neben einer lückenlosen Dokumentation

und strukturierten Ablage auch eine schnelle revisionssichere

Archivierung. Hierfür dient die in ITeBAU

integrierte Archivfunktion, die durch ein Modul für

abgeschlossene Vorgänge ergänzt wurde.

Die stetige Weiterentwicklung der Lösung ITeBAU

und insbesondere von Komponenten wie E-Payment,

De-Mail oder der eID-Funktion des neuen Personalausweises

öffnen den Verwaltungen weitere moderne

Services. Dabei ist ITeBAU den Anforderungen und

Veränderungen des Marktes immer einen Schritt

voraus. Sei es der Wegfall der Unterstützung für

PDF-Formate seitens der Browserhersteller oder die

Einstellung Java basierter Signaturverfahren. „Wenn

sich etwas ändert, sind wir vorbereitet. Derzeit

integrieren wir für unsere Kunden neue Formulare

auf HTML 5-Basis und beobachten bereits heute die

Entwicklungen in der dreidimensionalen Gebäudeplanung“,

erläutert Bernhard Möller.

Neues und Wissenswertes rund um ITeBAU können

Interessierte auf dem ITeBAU-Forum 2017 am

26./27.04.2017 in Dinklage erfahren.

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TITELTHEMA

fotolia.com/vege

VIELE WEGE FÜHREN IN DIE DIGITALE VERWALTUNG

Das digitale Rathaus steht für optimale interne

Arbeitsabläufe, moderne Transaktions- und Kommunikationsprozesse

und für serviceorientierte Dienstleistungen

von öffentlichen Verwaltungen für Bürger

und Unternehmen.

Initiativen der Bundesregierung, wie z. B. die „Digitale

Agenda 2014–2017“, sollen als Initialzündung für die

überfällige Umsetzung eines umfassenden E-Government-Ansatzes

dienen. Aber die Musik im Kontakt zur

Verwaltung spielt auf der kommunalen Ebene. Deshalb

ist es umso wichtiger, dass in kleinen und großen

Kommunen digitale Strategien entwickelt und interne

Prozesse effizient vernetzt werden, denn Bürgerbeteiligung

findet zunehmend online statt. „Unsere Erfahrung

zeigt, dass Verwaltungen durchaus engagiert an

der Umsetzung von E-Government arbeiten. Allerdings

fehlt es in vielen Verwaltungen an der praktischen

Umsetzung ganzheitlicher E-Government-Lösungen –

nicht aus mangelndem Willen oder Kompetenz,

sondern in Folge fehlender Ressourcen.

Die Rahmenbedingungen und meist engagierte Mitarbeiter

oder Bereiche definieren den Weg zur Digitalisierung“,

so Ronny Kirchner, Leiter

Geschäftsstelle der ITEBS GmbH in

Braunschweig, einem Unternehmen

der ITEBO-Unternehmensgruppe. So

beginnen die einen bei der Einführung

eines Dokumenten-Managements

oder der Einführung elektronischer Fachakten,

die anderen bei der Umsetzung einer zentralen

digitalen Schriftgutverwaltung und wieder andere

beim Auf- und Ausbau bürgernaher Onlineangebote

mit zentralen Onlineprozessen.

Viele Wege führen nach Rom.

DIGITALE AGENDA

2014 – 2017

NEUENHAUS ARBEITET DIGITAL

Die Samtgemeinde Neuenhaus, im Landkreis Grafschaft

Bentheim in Niedersachsen, ist seit 2011 Schritt

für Schritt auf dem Weg zur internen Digitalisierung.

Ziel ist die zentrale, rechtskonforme Schriftgutverwaltung.

„Wir hatten vorher lediglich eine Dokumentenablage.

Mit unserer neuen DMS-Lösung arbeiten

wir nun mit einer vollständig digitalen Vorgangsbearbeitung.

Die aufwendige, papiergebundene

Aktenführung entfällt, die elektronischen Akten sind

nun je nach Berechtigung auch ohne Zugang zum

Archiv einsehbar und können parallel von mehreren

Dienststellen bearbeitet werden. Damit wird vieles

einfacher“, erklärt Jacqueline Ewert, DMS-Koordinatorin

der Samtgemeinde.

Gestartet ist Neuenhaus mit der Lösung für den

Bereich der digitalen Steuerakte, nutzt inzwischen

aber auch die Schnittstellen zu anderen Anwendungen

und Fachverfahren, wie zum Beispiel zur digitalen

Vergütungsakte oder zum kommunalen Finanzwesen

newsystem. „Übergreifende Abläufe wie der digitale

Rechnungseingang mit dem integrierten Rechnungsworkflow,

also der Bearbeitung und

Verbuchung, haben wir vollständig

umgesetzt, wie auch die Schnittstellenanbindung

zum Kassenarchiv.

Eingangsrechnungen werden gescannt,

digital archiviert und gar nicht mehr in Papierform

abgelegt. Unsere Außenstellen sind angebunden.

Derzeit setzen wir die digitalen Ausgangsrechnungen

und nachfolgend den gesamten Posteingang um“,

so Jacqueline Ewert. Auch in kleineren Gemeinden

erfordert die Einführung einer zentralen Schriftgutverwaltung

viel Erfahrung in der kommunalen Praxis.

14


„Es geht nicht nur darum, die Papierwelt einfach 1:1

elektronisch abzubilden, sondern darum, ein gemeinsames

Verständnis von optimalen Strukturen und

Abläufen zu entwickeln“, erklärt Benjamin Schock,

Servicebereichsleiter E-Services/DMS der ITEBO GmbH.

„Wir begleiten unsere Kunden auf dem Weg hin zu

einem ganzheitlichen Ergebnis. Eine gute Kommunikation

innerhalb der Verwaltung, die Kooperation der

Verwaltungsbereiche untereinander, die Überzeugung

der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den Vorteilen

dieser Lösung sowie ausreichende Schulungen

sind wichtige Teile unserer Projekte.“

Um ihren Bürgern mehr Services zu bieten, denkt die

Samtgemeinde über die Einführung eines Bürgerportals

mit Bürgerkonten nach. „Wir bieten im Moment

eine große Anzahl digital ausfüllbarer Formulare im

Internet, mehr Onlineservices jedoch noch nicht.

Aber es geht nur eines nach dem anderen“, resümiert

Günter Oldekamp, Samtgemeindebürgermeister von

Neuenhaus.

BRAUNSCHWEIG AUF DEM WEG

ZU DURCHGÄNGIGEN PROZESSEN

fotolia.com/Rolf Fischer

Bereits seit über zehn Jahren digitalisiert die Stadt

Braunschweig ihre internen Prozesse. „Wir haben

viel geschafft, auch wenn sich unsere Projekte immer

am notwendigen Muss und an den Angeboten des

Marktes orientiert haben. Wir hatten leider nicht

immer die erforderlichen Ressourcen für innovative

Projekte oder um auf Vorlauf zu arbeiten.“

Ihr Ansprechpartner: Benjamin Schock,

Servicebereichsleiter E-Services

© ITEBO GmbH

Heterogen ist das Bild, welches Roland Behrens, zuständiger

Projektleiter für E-Government bei der Stadt

Braunschweig, zeichnet. „Unsere Fachverfahren sind

gut aufgesetzt.

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15


TITELTHEMA

TITELTHEMA

fotolia.com/nongkran_ch

Ein Archivsystem ist über verschiedene Fachbereiche

ausgerollt, wir haben Workflowprozesse und E-Akten.

Wir haben ein Ratsinformationssystem, welches die

meisten Mitglieder in den politischen Gremien mobil

nutzen. Aber viele durchgängige, medienbruchfreie

digitale Prozesse haben wir noch nicht.“ Dies alles

bildet jedoch eine gute Grundlage, um weiter zu

optimieren. Intern fokussiert sich die Stadt auf die

Digitalisierung verwaltungs- und verfahrensübergreifender

Gesamtprozesse. Übersichtlicher, schneller,

wirtschaftlicher und standardisiert sollen sie sein.

„Wir wollen Lösungen, die sich je nach Bedarf in die

digitalen Prozesse der unterschiedlichen Fachverfahren

integrieren lassen. Die Ablagestruktur unseres Filesystems

gerät an ihre Grenzen. In einem nächsten Schritt

soll sukzessive ein Dokumentenmanagementsystem für

die Schriftgutverwaltung eingeführt werden. Wir wollen

Sicherheit bei der Onlinebezahlung, dafür ist ein

zentrales Management für elektronische Bezahl- und

Abrechnungsvorgänge und E-Payment notwendig“,

erläutert Roland Behrens. Für Bürger und Unternehmen

steht in Braunschweig bereits ein umfangreiches

Onlineangebot zur Verfügung.

Dieses umfasst Informationsservices aus dem Einwohnermeldewesen,

der Kfz-Zulassung, der Bußgeldstelle,

dem Bauanzeigeverfahren bis hin zum Ratsinformationssystem

oder einer Übersicht aller zurzeit laufenden

Ausschreibungen, Vergaben und Wettbewerbe.

Der Pool der Onlineformulare wird gerade überarbeitet.

In etlichen Fällen besteht die Möglichkeit, ein

ausgefülltes Download-Formular wieder digital an die

Stadt Braunschweig zu übermitteln.

„Bei uns steht der Bürger im Mittelpunkt. Daher wollen

wir mehr Services online anbieten. Wichtig sind uns

leicht handhabbare Dienstleistungen, übersichtlich und

wiedererkennbar, für jeden Bürger von überall rund um

die Uhr nutzbar und die schnelle Bearbeitung digitaler

Dokumente“, erklärt Roland Behrens. Aber das macht

nur Sinn, wenn wir vom elektronischen Eingang bis

zum Bescheid auch intern elektronisch arbeiten und

wieder antworten können.“

Digitale „Behördengänge“ über das Internet nehmen

nur zu, wenn Benutzerfreundlichkeit, Auffindbarkeit

und dynamische Unterstützungsleistungen deutlich attraktiver

sowie einfacher in ihrer Handhabung werden.

Gleichzeitig sind Onlineservices auch außerhalb der

normalen Öffnungszeiten verfügbar, sorgen durch den

Wegfall von Behördengängen und Wartezeiten für

Zeitersparnis und sollen als sicher empfunden werden.

DURCHGÄNGIGE STRUKTUREN

„Da stehen wir noch am Anfang. Wir suchen eine

Portallösung, welche auf anerkannten Benutzungsstandards

im Internet aufbaut, praxiserprobte Serviceangebote

bereits vorhält und natürlich die Schnittstellen

für unsere Fachverfahren und für ein zukünftiges DMS

schon mitbringt. OpenR@thaus der ITEBO-Unternehmensgruppe

finden wir spannend, es kommt für uns

zur rechten Zeit.“ Manchmal wird aus der Not ja eine

Tugend …

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© fotolia.com/Joerg Sabel


OSNABRÜCK UND DAS

HENNE-EI-PROBLEM

DIE SACHE MIT DEM BERG

UND DEM PROPHETEN

Unsere digitalen Angebote und Prozesse wurden

aus den verschiedenen Fachbereichen angestoßen.

Schnellere Prozesse und serviceorientierte Angebote

haben uns dann in die Lage versetzt, auch zentrale

verwaltungs- und verfahrensübergreifende Gesamtprozesse

umzusetzen“, erinnert sich Hauke Hartmann,

projektverantwortlicher E-Government bei der

Stadt Osnabrück.

Als eine der ersten Kommunen hat die Stadt Osnabrück

bereits 2015 ein ganzheitliches, zentrales

Management für elektronische Bezahl- und Abrechnungsvorgänge

inklusive E-Payment-Verfahren als

verwaltungs- und verfahrensübergreifenden Gesamtprozess

integriert. So können

Bürger nun viele Bescheinigungen,

Einträge und Bescheide nicht nur

online beantragen, sondern auch

sofort über das Internet etwaig anfallende

Gebühren bezahlen. Alle

online erfassten Transaktionen werden in den Ämtern

bis zur Übergabe an das städtische Finanzverfahren

weiterverarbeitet.

Die Konzeption und die dazugehörige technologische

Umsetzung dieser Integration in das Finanzwesen

entwickelte die Stadt Osnabrück in enger Zusammenarbeit

mit der ITEBO-Unternehmensgruppe. „Wir

setzen immer mehr um, haben uns aber vorwiegend

auf oft analog genutzte Prozesse konzentriert. Nun

stehen wir vor dem Henne-Ei-Problem von Angebot

und Nachfrage“, resümiert Hauke Hartmann. „Obwohl

alle Verwaltungen eigentlich die gleichen Dinge

machen, steigt die Heterogenität von Kommune zu

Kommune oder zum Landkreis oder zu Landes- oder

Bundesbehörden. Für den Bürger vor Ort oder gar bei

einem Wohnortwechsel ist das nur sehr schwer nachvollziehbar.

Im Ergebnis fehlen einheitliche Prozesse

nach außen, Standardisierungen und eine einheitliche,

wiedererkennbare Präsentation der Serviceleistungen.“

KOMMUNALE

EXPERTISE GEFRAGT

„Wir müssen endlich damit aufhören, dass jede

Verwaltungsebene die IT-Welt für sich neu erfindet“,

bemängelte auch Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender

des Nationalen Normenkontrollrates im Juli 2016.

Deutschland hat lange über die Digitalisierung diskutiert

und rechtliche wie technische Grundlagen gelegt

und viel Geld verbrannt für die Entwicklung zahlreicher

IT-Fachverfahren und E-Government-Lösungen

für das gleiche Problem. Jedes Amt kocht sein eigenes

Süppchen. Viele unterschiedliche Lösungen verderben

den Brei.

„Mit zentralen Vorgaben und überregionalen Lösungen

wäre vieles einfacher gewesen. So haben wir die

Popularisierung vieler Themen und das

Scheitern an föderalen Strukturen erlebt.

Viel Aufwand, wenig Ergebnis“,

so auch Roland Behrens von der Stadt

Braunschweig. Der IT-Planungsrat mit

dem CIO des Bundes an der Spitze

setzt auf eine engere Zusammenarbeit und deutliche

Verbesserungen beim E-Government in Deutschland.

Unter anderem geht es um den Aufbau eines zentralen

Portals von Bund, Ländern und Kommunen, die

Integration von interoperablen Bürgerkonten und die

Umsetzung der Top-100 Verwaltungsservices. Mehr

Zusammenarbeit zwischen Bund und Ländern soll

eine gemeinsame IT-Infrastruktur schaffen.

Das Ziel: Synchronisation, Kosten und vor allem Umsetzungskosten

gesetzlicher Entscheidungen für die

Verwaltungen sparen, die Transparenz und Akzeptanz

von Angeboten fördern.

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TITELTHEMA

fotolia.com/Sergey Nivens

„Die Zielsetzung, durch gemeinsames Handeln (endlich)

nutzerfreundliche, digitale Verwaltungsdienstleistungen

zur Verfügung zu stellen, die genauso

selbstverständlich genutzt werden wie der e-Banking-

Zugang oder der eBay-Account, kann nur uneingeschränkt

unterstützt werden“, so sieht dies auch Bernd

Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO GmbH. Über den

Weg dorthin sollte allerdings genauer nachgedacht

werden: Heutige Standards im Internet, egal ob bei

Suchmaschinen oder Bezahlverfahren, haben sich im

Wettbewerb und letztlich durch die Akzeptanz bei

den Nutzern durchgesetzt. „Wir tun gut daran, auch

beim E-Government auf das überragende Know-how

kommunaler Experten zu setzen, um die besten Lösungen

zu etablieren. Standards und Interoperabilität sind

unverzichtbar, aber bitte keine Verordnung von oben

durch den Bund, der von allen Verwaltungsebenen am

wenigsten mit Anliegen der Bürger und Unternehmen

zu tun hat. Die Devise sollte lauten: Portalverbund ja

bitte, aber kein Bundesportal!“

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VORTEILE VON OPENR@THAUS:

Bernd Landgraf

Geschäftsführer ITEBO-Unternehmensgruppe

© ITEBO GmbH

· zehn Prozesse sofort verfügbar

· Onlineprozesse mit signifikanten Fallzahlen

· integrierte E-Paymentfunktion

· sicher aus dem ITEBO-Rechenzentrum

· bezahlbar

· modular

· erweiterbar

Die Umsetzung standardisierter Infrastrukturbausteine

und Schnittstellen, über die die Fachverfahren

und -dienste integriert werden können, ist nicht neu.

Einfaches E-Government ist genau das, was aus der

Perspektive der Bürger gedacht und für den Bürger

umgesetzt wird. Nur so wird E-Government in der

Fläche ankommen.

EIN OFFENES RATHAUS FÜR

JEDE LAGE

Wie Neuenhaus, Osnabrück und Braunschweig

stehen eigentlich alle Kommunen, Gemeinden oder

Städte vor der Aufgabe, ihren Bürgern und Unternehmen

eine übersichtliche und inhaltlich konsistente

Onlineplattform zu offerieren. „So wie der zentrale

Punkt des Foyers im Stadthaus. Das erkennt jeder

und findet sich zurecht. Man muss nur hingehen, die

benötigte Dienstleistung ohne Wartezeit abrufen und

bezahlen“, beschreibt Hauke Hartmann die Vorstellung

der Stadt Osnabrück.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe bietet mit

„OpenR@thaus“ eine für jede Verwaltung leicht

integrierbare Lösung, einen bezahlbaren Einstieg mit

viel Perspektive. Die Lösung ermöglicht eine schnelle

und unkomplizierte Umsetzung praxiserprobter und

bedarfsorientiert ausgewählter Dienste und das ohne

größere Vorlaufkosten für die Konzepterstellung. Sie

ist sofort einsetzbar – ohne großartige Kosten- und

Ressourcen für die Implementierung.

OpenR@thaus bietet standardisierte Komponenten

wie E-Payment, die sichere Identifizierung oder den

zentralen Postkorb sowie Schnittstellen für Fachverfahren

und Dokumentenmanagementsysteme als

Standard an. Eine aufwendige Integration ist für die

Funktionalität der Onlinedienste im ersten Schritt

nicht notwendig. Für Verwaltungen stehen damit,

unabhängig von der schon erfolgten Umsetzung

digitaler Abläufe, verschiedene Möglichkeiten für ein

einfach zu integrierendes E-Government zur Verfügung.

So können einerseits neue Services angeboten

und die schnelle Weiterbearbeitung von Dokumenten

und Inhalten ermöglicht werden. Andererseits lassen

sich schon vorhandene Onlineangebote und Fachverfahren

wie auch ein DMS einbinden.

Viele Wege führen zum digitalen Rathaus.

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AKTUELLES

© fotolia.com/kras99

DATENSCHUTZ – DIE EU MACHT ERNST

DIE 2016/679 HAT ES IN SICH

„Der Countdown läuft“, sagt Kim Schoen. Der

ITEBO-Experte für Datenschutz bezieht sich dabei

auf ein echtes Wortungeheuer aus Brüssel: Die

EU-Datenschutzgrundverordnung trägt die eher

bedingt eingängige Amtsbezeichnung 2016/679

und hat es in sich. Ab dem 25. Mai 2018 gelten

ihre Regelungen ohne Übergangsfrist, ohne Umsetzung

in nationales Recht und ohne Wenn und Aber.

Und damit zusätzlich Druck auf den Kessel kommt,

drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder, bei

Unternehmen, 4 % des weltweiten Umsatzes.

Zum Glück gelten in deutschen Amtsstuben bereits

heute relativ strikte Datenschutzvorschriften. Dennoch

raten Schoen und Brinkmeyer unisono, keine

Zeit zu verlieren. Ausdrücklich warnen sie davor,

womöglich auf entsprechende Gesetzesänderungen

auf Bundes- oder Länderebene zu warten. Die Verordnung

wartet mit Rechenschafts- und Dokumentationspflichten

auf, die Expertenwissen voraussetzen.

„Da hilft es auch nicht, dem Letzten, der zur Tür

reinkommt, die Mütze des Datenschutzbeauftragten

aufzusetzen“, so Brinkmeyer.

Auslöser sind die bislang unterschiedlichen Standards

im Datenschutz der EU-Mitgliedsländer. Erinnern wir

uns: Im September 2015 kochte der Fall des österreichischen

Studenten Max Schrems

hoch, der in der Figur des David

den Big-Data-Goliath Facebook in

Sachen Datenschutz in Bedrängnis

brachte. Vordergründig ging es

dabei um die Weiterleitung von in

Irland geparkten Mitgliederdaten in die USA. Der Fall

machte aber schlagartig deutlich, dass Datenflüsse

internationalen, zumindest aber europaweiten Standards

im Umgang mit Daten unterworfen werden

müssen; zum Schutz der Bürger ebenso wie für die

Rechtssicherheit von Unternehmen, die im wachsenden

Markt mitmischen wollen.

SCHONFRIST ENDET IM MAI 2018

Am 24. Mai 2016 trat die Verordnung in Kraft und

löste ihren Vorgänger aus dem vergangenen Jahrhundert

ab, als das Internet noch in den Kinderschuhen

steckte. Bis Mai 2018 sind Unternehmen und Behörden

gut beraten, sich auf die neue Rechtslage bereits

eingestellt zu haben. Dann ist das Ende der Schonfrist

erreicht. Das Problem: „Die Materie ist hoch komplex“,

erklärt Holger Brinkmeyer, einer der externen

Datenschützer im Hause ITEBO. „Zwei Jahre sind da

recht sportlich.“ Kim Schoen gibt dabei zu bedenken,

dass allein die Checkliste der Gesellschaft für

Datenschutz und Datensicherheit fünf DIN-A4-Seiten

umfasst. Sie reicht von der eher schlichten Benennung

von Datenschutzbeauftragten bis hin zur komplexen

Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse,

Gefahrenanalysen und möglichen Pannenszenarien.

INDIVIDUELLE

LÖSUNGEN NÖTIG

„Als externe Datenschutzbeauftragte haben wir den

Vorteil, Einblick in eine Vielzahl kommunaler Einrichtungen

zu erhalten und so die besten Lösungsansätze

weitergeben können“, sagt Schoen.

Manchmal muss man auch nur wissen,

wie es geht. Holger Brinkmeyer nennt

Beispiele: „Da stehen Drucker oder

Kopierer an Stellen mit Publikumsverkehr

oder im Straßenverkehrsamt

fehlen Plätze für vertrauliche Gespräche. In diesem

Fall muss man nicht gleich das ganze Amt umbauen.“

Manchmal reicht es schon, dass auf Wunsch ein separates

Büro bereitsteht.

„Solch eher trivialen Probleme bilden aber nur die

Spitze des Eisbergs“, weiß Schoen. „Ich gehe immer

so vor, dass ich erst einmal eine Bestandsaufnahme

mache. Danach gilt es dann, pragmatische Lösungen

zu finden, und da ist es enorm vorteilhaft, wenn man

Beispiele aus anderen Kommunen vor Augen hat.“

Schoen lobt den guten Draht zu Mitarbeitern der

Aufsichtsbehörden, also den Landesbeauftragten für

Datenschutz. Gemeinsam lassen sich konkrete Fragen

abstrakt erörtern, ohne dass ein schiefes Licht auf eine

spezielle Kommune fällt.

Eine weitere Herausforderung: Die Verordnung verlangt,

dass sich Datenverarbeitung bzw. Sicherheit stets

auf dem „Stand der Technik“ befinden. Einen Server

einmalig abzusichern reicht nicht aus. „Hier sind ständige

Sicherheitsmaßnahmen gefragt“, so Schoen „und

das alles muss entsprechend dokumentiert werden.“

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AKTUELLES

© fotolia.com/ lanych

LIEGENSCHAFTS- UND GEBÄUDEMANAGEMENT

ÜBERALL LAUERN GEFAHREN

Die Sommerzeit steht vor der Tür. Die Spielplatzsaison

ist eingeläutet. Doch wie ist es um die Sicherheit der

lieben Kleinen bestellt?

Hier das Ergebnis einer kurzen Internetrecherche.

Obertshausen: „Achtjährige stranguliert sich auf

Spielplatz; Datteln: 18-Jährige stirbt auf Schaukel;

Lindau: Baumstamm von Klettergerüst erschlägt

14-Jährigen." „Schlagzeilen wie diese verfehlen ihre

Wirkung nicht", berichtet Enrico

Wegge von der Spielplatzmobil

GmbH in Ingelheim. Gemeinsam mit

seinem Geschäftspartner untersucht

er regelmäßig Spielplätze in ganz

Deutschland. „Zum Glück wird das

Thema Sicherheit auf Spielplätzen in den letzten Jahren

immer ernster genommen“, erklärt Wegge, und

führt dies auf den zunehmenden Druck von Eltern und

Medien zurück.

EIN KLEINER EXKURS ZUR

RECHTLICHEN SITUATION

In erster Linie sind die Grundstückseigentümer gefragt.

Das kennt jeder Hauseigentümer: Wie im Winter beim

Schneefegen, reicht es nicht aus, die Räumpflicht per

Vertrag auf ein Unternehmen oder Mieter abzuwälzen.

Der Eigentümer muss auch kontrollieren, ob die entsprechenden

Pflichten erfüllt werden. Auch wenn auf

dem Spielplatz das Kind in den seltensten Fällen in den

sprichwörtlichen Brunnen fällt, Gefahren lauern überall

und am Ende stellt sich die Frage: Wer ist für den

Unfall verantwortlich, wer zahlt die Zeche, leistet Schadenersatz

oder muss öffentlich dafür gerade stehen?

MEHR

SICHERHEIT

Wer hat wann welche Prüfung vorgenommen?

Entspricht die Frequenz den gesetzlichen Vorgaben

und waren die handelnden Personen dafür entsprechend

qualifiziert? Im Zweifelsfall müssen das Juristen

klären. Und je höher der Schaden, ob materiell oder

körperlich, desto erbitterter der Streit vor Gericht.

Professionelles Gebäude- und Liegenschaftsmanagement

bietet in diesem Zusammenhang mehr als nur

eine politische Lebensversicherung.

Wer sich durch die Checklisten und

Verträge einmal durcharbeitet, wird

schnell feststellen, dass sich der

Aufwand lohnt. Da lassen sich Wartungsverträge

zusammenfassen und

Mengenrabatte aushandeln oder automatisiert tägliche

To-do-Listen erstellen, um Fristen und Aufgaben nicht

aus dem Auge zu verlieren. Im Portfolio der ITEBO-

Unternehmensgruppe gibt es neben entsprechender

Beratung auch Softwarelösungen, die das unterstützen.

Manchmal ist ein Mehr an Sicherheit aber gar nicht

so schwierig zu erreichen. Wie beispielsweise in der

Samtgemeinde Neuenkirchen. Als dort einem Computerraum

für Jugendliche wegen mangelnder Fluchtwege

das Aus drohte, verlegten die Verantwortlichen

die Geräte kurzerhand vom Dach- ins Erdgeschoss.

Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.

Oder nehmen wir den Einsturz der Turnhalle in Lingen

im Januar. Dank der Aufmerksamkeit des Hausmeisters

hatte die Stadt das Gebäude drei Tage zuvor gesperrt.

Glücklicherweise kam niemand zu Schaden. Eine Sichtprüfung

durch den Bauhof wenige Tage vorher, war

hingegen ohne Folgen geblieben.

Ob Spielplatz oder Hallendach, solche Geschichten

jagen einem eiskalte Schauer über den Rücken. Und es

stellen sich anschließend mehrere Fragen:

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Ihr Ansprechpartner: Carsten Wallenhorst,

Servicebereich ERP-Systeme

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KOOPERATIONEN

© istockphoto.com/stockyme

AM ANFANG STEHT IMMER DER ANTRAG

Form-Solutions und ITEBO bieten der digitalen

Verwaltung passgenaue Lösungen für innovative

medienbruchfreie Antragsabläufe.

Bereits seit zehn Jahren vertraut die ITEBO-Unternehmensgruppe

auf die Lösungen aus dem Hause

Form-Solutions. Das Karlsruher Unternehmen hat

sich auf moderne Antragsmanagement-Lösungen

für Verwaltungen spezialisiert. Kern dafür ist ein

Formularserver, der heute über 1500 intelligente

Ausfüllassistenten und 4000 PDF-Druckvorlagen für

die öffentliche Verwaltung bereitstellt.

DIGITAL UND RECHTSSICHER

Eine der ersten ITEBO-Lösungen, in die der Formularserver

der Form-Solutions integriert wurde, war die

internetbasierte Plattform ITeBAU. Rechtssichere digitale

Antragsformulare unter Nutzung der qualifizierten

Signatur ermöglichen seither allen am Baugenehmigungsprozess

beteiligten Ämtern und Personen die

digitale Beantragung und Bearbeitung von Baugenehmigungen.

Anwenderfreundlich, interaktiv bedienbar, jederzeit

speicherbar – so der Anspruch an intelligente Lösungen,

die digitale Verwaltungen ihren Bürgern und

Unternehmen zur Verfügung stellen. Mit der Weiterentwicklung

von Technologien,

wie dem Wegfall der Unterstützung

für PDF-Formate seitens der Browserhersteller,

der Nutzung mobiler

Endgeräte, aber auch die Einstellung

javabasierter Signaturverfahren, steht

auch das Antragswesen vor immer neuen Herausforderungen.

Um diesen zu begegnen, setzt Form-Solutions

auf intelligente Ausfüllassistenten im HTML 5-Format.

„Auch die ITEBO-Unternehmensgruppe reagiert auf

solche Entwicklungen frühzeitig.

INTERAKTIV

BEDIENBAR

Damit elektronisches Authentifizieren, Onlineversenden

sowie ePayment auch zukünftig möglich sind,

integrieren wir für unsere Kunden aktuell das neue

HTML 5-Format in unsere Lösungen“, so Bernd

Landgraf, Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Und das nicht nur in ITeBAU, sondern

zum Beispiel auch in OpenR@thaus, dem E-Government-Portal

der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Als Dialogplattform bietet das Portal in der Basisversion

zehn standardisierte Dienste für Bürger und Unternehmen.

Umfangreiche bidirektionale Webservices

ermöglichen die Anbindung zentraler Dienste – vom

Antrag über das E-Paymentverfahren pmPayment bis

hin zu unterschiedlichen Authentifizierungsmöglichkeiten

sowie der Integration von Fachverfahren und

DMS-Systemen. Durch die Nutzung der intelligenten

Assistententechnologie der Firma Form-Solutions

erhöhen sich Service und Bedienbarkeit. Via gezielter

Fragestellungen führt das System den Nutzer und

findet selbst heraus, welche Angaben benötigt werden.

Unabhängig vom Betriebssystem passen sich die

Formulare mittels „Responsive Layout“ automatisch

jedem Ausgabegerät an. Im Gegensatz zu anderen

klassischen Formularformaten benötigt der Ausfüller

als Voraussetzung lediglich einen Internetzugriff.

„Unsere Lösungen stellen für die ITEBO eine zukunftsorientierte

Ergänzung ihres Portfolios

dar, sowohl in Bezug auf eine stetige

Aktualisierung und Modernisierung,

als auch in Bezug auf die Erweiterung

der Angebote für ITEBO-Kunden.

Wir freuen uns auf eine Intensivierung

unserer Zusammenarbeit“, sagt Matthias Eisenblätter,

Geschäftsführer der Form-Solutions.

22


© fotolia.com/ adam121

IM FOKUS

„BUTLER 2.0“

BOTS, CHAT BOTS, SOCIAL BOTS

Es ist Zeit für einen neuen Hype: Die Bots kommen

und das Ende der Apps ist nahe! Bots hießen früher

James, wohnten am Eaton Place und haben sich um

all die Dinge gekümmert, für die die Herrschaften

keine Zeit oder zu denen sie keine Lust hatten.

APP APP HURRA! ODER NICHT?

Fakt ist: Den Apps geht es schlecht. Eine Studie besagt,

dass auf iPhones im Schnitt knapp 120 Apps geladen

und über 90 davon innerhalb von drei Tagen wieder

gelöscht werden. Mehr als dreiviertel des traurigen

Rests wird weniger als einmal pro Monat genutzt.

Woran liegt das? Ein Grund ist sicherlich, dass App-

Entwickler in einer wahren Goldrausch-Stimmung

drauf los entwickelt haben, als gäbe es kein Morgen.

Dabei sind dann häufig äußerst kleinteilige Anwendungen

mit stark begrenztem Nutzen herausgekommen.

Ihr Ansprechpartner: Dieter Rieken,

Geschäftsbereich Anwendungen und Betrieb, IT-Strategie

Spätestens morgen sind diese neuen Butler in Ihr

Handy eingezogen oder stehen in stylischen Dosen

auf Ihrem Wohnzimmertisch. In der Regel sind sie

weiblich und heißen Siri, Cortana oder Alexa. Letztere

ist die in der Dose. Diese Damen tun das, was ein guter

Butler eben so tut – und das geht schon morgens

los: „Guten Morgen, Dieter, Zeit aufzustehen. Leg dir

was Warmes raus, es ist deutlich abgekühlt und nimm

einen Regenschirm mit. Heute Nachmittag soll es

regnen. Ich hab dir einen Einkaufszettel und zwei Rezeptvorschläge

fürs Abendessen geschickt.

Die Artikel im Kühlschrank,

die demnächst ablaufen, sind wie

immer gekennzeichnet. Wenn du

nach Feierabend pünktlich im Fitnessstudio

sein willst, solltest du zehn

Minuten früher losfahren. Es gibt da eine Tagesbaustelle.

Und jetzt steh endlich auf, meine Güte!“

Ja, ja, schon gut. Im Detail ist einiges noch Zukunftsmusik,

anderes reine Utopie: Als ob ich ins Fitnessstudio

gehen würde. Allerdings sind wir schon näher an

solchen Szenarien, als Sie vielleicht denken.

© ITEBO GmbH

ANSAGE ... UND

APP DAFÜR!

Uns Nutzern macht es offensichtlich immer weniger

Spaß, tagelang nach der App zu suchen, die ganz

Deutschland abdeckt, und wir ärgern uns zunehmend,

dass wir an der Endhaltestelle eine zweite brauchen,

um uns ein Taxi zu rufen. Und hier setzt die Vision Bot

ein: Wäre es nicht cool, wenn ich solche Aufgaben per

Spracheingabe einem virtuellen Assistenten übertragen

könnte? Im Bereich Kundensupport gibt es bereits

heute sogenannte Chat Bots, die FAQs für mich durchsuchen

und mir den Vorschlag zuerst anbieten, der am

häufigsten zur Lösung des Problems beigetragen hat.

Überhaupt nicht lustig sind dagegen Social Bots, die

gezielt Themen – wie z. B. Wahlkampf – in die eine

oder andere Richtung befeuern können.

Wenn wir das Thema ernsthaft weiterdenken und uns

globale Bots im Sinne der Überschrift vorstellen, werden

wir schnell sehen, dass wir zwei Dinge benötigen:

Künstliche Intelligenz nach vorne heraus und Big Data

im Hintergrund. Vermutlich wird die

KI sogar das kleinere Problem sein –

auch wenn einige von Ihnen jetzt

schon den Soundtrack aus Terminator

im Ohr haben. Bei Big Data

dagegen bin ich sofort bei Amazon,

Apple, Facebook, Google und Microsoft. Mit einem

schier unerschöpflichen Vorrat an persönlichen Daten

in der Hinterhand sind die großen Fünf geradezu prädestiniert,

die intelligentesten, anpassungsfähigsten,

erwachsensten Bots zu entwickeln, die mit Sicherheit

einen erstklassigen Service abliefern werden. Und

wird es diese Bots tatsächlich geben? Na klar! Schließlich

braucht es nicht viel Fantasie, um sich vorzustellen,

wieviel Geld hier zu verdienen ist.

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