Göbel+Lenze Newsletter Ausgabe 01/2017
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NEWSletter<br />
MEHRWERT FÜR IHR DIREKTMARKETING.<br />
<strong>01</strong> / 2<strong>01</strong>7<br />
Liebe Leserin, lieber Leser!<br />
Drucken und versenden auch Sie in Ihrem Unternehmen eine Menge an Geschäftspost und Regelkommunikation,<br />
obwohl dies nicht das Kerngeschäft Ihrer Firma ist? Ob Rechnungen, Mahnungen,<br />
monatliche Gehaltsabrechnungen oder andere schriftliche Kunden- und Lieferanteninformationen:<br />
Fast 90% der Unternehmen haben keine Transparenz über ihre Druckkosten. Und dies in einer Zeit,<br />
wo Unternehmen über effiziente Kosten- und Ressourcen-Einsparnisse nachdenken müssen.<br />
Unter dem Motto „Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen“ möchten wir Ihnen mit dieser<br />
<strong>Ausgabe</strong> des <strong>Göbel+Lenze</strong> <strong>Newsletter</strong>s aufzeigen, dass das Outsourcing von Druckleistungen<br />
durchaus sinnvoll sein kann. Und enorme Kosteneinsparungen bei den Versand- und Portokosten<br />
bedeuten kann. Mit den richtigen Fragen im Vorfeld und dem richtigen Partner an Ihrer Seite.<br />
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen.<br />
Ihr<br />
Wulf Henrichs<br />
PS.: Das Outsourcen von Druckleistungen finden Sie ein spannendes Thema, welches jedoch nicht<br />
in Ihren Verantwortungsbereich fällt? Dann freuen wir uns, wenn Sie unseren <strong>Newsletter</strong> an den<br />
entsprechenden Entscheider in Ihrem Hause weiterleiten.<br />
Lassen Sie sich<br />
NICHTunter Druck setzen!<br />
Sourcen auch Sie Ihre Druckleistungen out!<br />
In den meisten Unternehmen stellt der Postversand eine völlig selbstverständliche Arbeit dar. So selbstverständlich, dass vergessen<br />
wird, wie viel Zeit das Erstellen von Geschäftspost und anderer Regelkommunikation in Anspruch nimmt.<br />
Bevor ein Schreiben den Empfänger<br />
erreicht, sind in der Regel sechs<br />
Arbeitsschritte nötig:<br />
1. Der Brief muss geschrieben,<br />
2. gedruckt,<br />
3. gefalzt,<br />
4. kuvertiert,<br />
5. frankiert und<br />
6. zur Post gebracht werden.<br />
Unternehmen, die ihre Post selbst bearbeiten, bezahlen nicht nur die zusätzliche Arbeitszeit<br />
ihrer Mitarbeiter, sondern tragen auch die Kosten für Papier, Briefumschläge,<br />
Toner und Drucker. Durch die Auslagerung von Druckleistungen in den Bereichen der<br />
Geschäftspost und Regelkommunikation können beträchtliche interne Ressourcen<br />
freigesetzt und enorme Einsparungspotentiale aufgetan werden.<br />
Gleichzeitig wird der externe Partner zu einem wichtigen Kommunikationszentrum, da<br />
Outsourcing-Partner aktuellste Entwicklungen der digitalen Dokumententechnologie<br />
aufmerksam beobachten und in diese investieren. Dies sind nur zwei Gründe, warum sich<br />
das Auslagern von Druckleistungen lohnt.<br />
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GÖBEL+LENZE / <strong>Newsletter</strong><br />
Seite 2<br />
Das Prinzip des hybriden Briefversandes*<br />
*Das Outsourcen von Druckleistungen wird in der Fachwelt auch als hybrider Briefversand bezeichnet.<br />
Erstellung Geschäftspost<br />
Die Versanddaten für Ihre Geschäftspost<br />
werden in Ihrem Unternehmen<br />
erstellt und an das Druckzentrum von<br />
<strong>Göbel+Lenze</strong> übermittelt.<br />
Geschäftspost verarbeiten<br />
Ihre Versanddaten werden im Druckzentrum<br />
von <strong>Göbel+Lenze</strong> gedruckt,<br />
gefalzt, kuvertiert und frankiert.<br />
Geschäftspost versenden<br />
Ihre Geschäftspost wird von der DPAG<br />
bei <strong>Göbel+Lenze</strong> abgeholt und dem<br />
Empfänger per Postbote zugestellt.<br />
So kann, natürlich sehr vereinfacht, der Prozess des Outsourcings von Druckleistungen aussehen. Damit ein solcher von Anfang richtig<br />
aufgesetzt werden kann, müssen im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden.<br />
Nachfolgend haben wir für Sie einige<br />
der wichtigsten Fragen zusammengestellt.<br />
Und damit Sie keine Zeit bei<br />
dem Aufsetzen des Prozesses „hybrider<br />
Briefversand“ verlieren, können Sie Ihre<br />
Antworten gleich „eintragen“.<br />
Fragestellung<br />
Welche Druckleistungen werden aktuell innerhalb des Unternehmens erbracht?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Wie hoch ist das aktuelle Druckaufkommen?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Wie hoch sind die laufenden Kosten für Personal, Hardware und technische<br />
Betriebsmittel wie Toner, Papier, Versand kuverts und Porto?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Welche personal- und hardware-technischen Ressourcen werden durch das Erbringen<br />
von internen Druckleistungen gebunden?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
An wie vielen unterschiedlichen Unternehmensstandorten stehen Drucker für interne<br />
Druckleistungen?<br />
Ihre Antwort<br />
© <strong>Göbel+Lenze</strong> Direktmarketing GmbH, 2<strong>01</strong>7
Seite 3<br />
GÖBEL+LENZE / <strong>Newsletter</strong><br />
Fragestellung<br />
Wem obliegt die Zuständigkeit für Drucker, Kopierer und Verbrauchsmaterialien?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Wie ist die Verwaltung der Infrastruktur und des Dokumenten managements unter den<br />
Abteilungen aufgeteilt?<br />
Ihre Antwort<br />
Diese Fragen spiegeln nur einen Auszug aus einem<br />
komplexen Fragekatalog wieder, den ein Unternehmen<br />
für sich aufstellen sollte, wenn über das Thema<br />
Outsourcing von Druckleistungen nachgedacht<br />
wird. Aufbauend auf der Auswertung eines solchen<br />
Fragekataloges kann dann als nächster Schritt ein<br />
Konzept der neuen Druckinfrastruktur entwickelt<br />
werden.<br />
Fragestellung<br />
Welche Anforderungen werden an die internen Druckdienst leister bezüglich<br />
Schnelligkeit, Qualität und Service gestellt?<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Welche Zielsetzungen sollen durch das Outsourcing von Druckleistungen erreicht<br />
werden?<br />
Prozessoptimierung<br />
Erhöhung der Servicequalität<br />
Senkung der Kosten<br />
Erhöhung der Produktivität<br />
Freisetzung von Personalressourcen und internen Betriebsmitteln<br />
Ihre Antwort<br />
Fragestellung<br />
Welche Druckleistungen können sinnvoll outgesourct werden?<br />
Ihre Antwort<br />
Schaut man sich die einzelnen Fragen<br />
detaillierter an, wird schnell deutlich, wie<br />
vielschichtig die Aufgabenstellung der<br />
Auslagerung von Druckleistungen ist.<br />
Nehmen wir z.B. die Frage „Welche<br />
Druckleistungen können sinnvoll<br />
outgesourct werden?“<br />
Für die Beantwortung dieser Frage ist<br />
es wichtig, sich drei Hauptbereiche von<br />
Druckleistungen, deren Verantwortlichkeit<br />
innerhalb eines Unternehmens sowie<br />
dessen Eignung für Outsourcing genauer<br />
anzuschauen.<br />
3 Hauptbereiche von internen Druckleistungen<br />
Klassische Mailings<br />
Regel kommunikation<br />
Geschäftspost<br />
Tagespost<br />
Beispiels- Anwendungen Verantwortlichkeit Eignung für Outsourcing<br />
Mailings in verschiedenen<br />
Auflagenhöhen<br />
Rechnungen<br />
Mahnungen<br />
Gehaltsnachweise<br />
Individuelle Anschreiben<br />
Angebote<br />
Marketing bzw. Werbeabteilung 100 %<br />
IT / EDV<br />
Internes Druckzentrum<br />
Buchhaltung<br />
Fachabteilung<br />
Zu einem sehr hohen Anteil, wenn Produktionsprozesse<br />
klar definiert, umgesetzt<br />
und kontrolliert werden<br />
Bedingt geeignet aufgrund der Individualität<br />
der Informationen<br />
© <strong>Göbel+Lenze</strong> Direktmarketing GmbH, 2<strong>01</strong>7
GÖBEL+LENZE / <strong>Newsletter</strong><br />
Seite 4<br />
Analysiert man nun wiederum diese drei<br />
Hauptbereiche (Klassische Mailings,<br />
Regel kommunikation / Geschäftspost,<br />
Tagespost) unter dem Aspekt des<br />
Outsourcing von Druckleistungen, ergeben<br />
sich unter anderem folgende Fragen:<br />
Welches Dokumentenaufkommen<br />
ergibt sich in den einzelnen<br />
Bereichen?<br />
Welche Kommunikationskanäle<br />
werden wo und mit welcher Intensität<br />
in diesen Bereichen genutzt?<br />
Wie oft kommen in welcher Zeit<br />
neue Prozesse hinzu und müssen<br />
entsprechend konfiguriert werden?<br />
Erst wenn diese Fragen eindeutig und zielführend beantwortet werden können, kann ein<br />
sinnvolles Outsourcing definiert und z.B. die Auswahl für einen passenden Dienstleister<br />
getroffen werden. Für eine solche Auswahl gilt jedoch grundsätzlich: Je höher ein Muss<br />
an Flexibilität, desto kleiner sollte der Dienstleister<br />
sein. Im Gegensatz zu großen Anbietern von externen<br />
Druckleistungen können kleinere Unternehmen<br />
neue Prozesse schneller etablieren. Auch wer<br />
generell kein hohes Dokumentenaufkommen<br />
hat und<br />
möglichst viele Prozesse<br />
auslagern will, ist bei<br />
einem kleineren, dafür<br />
aber breiter aufgestellten<br />
Dienstleister, besser<br />
aufgehoben.<br />
© gustavofrazao / Fotolia<br />
Lohnt sich das Outsourcing von Druckleistungen?<br />
Nach einer Studie der Bundesnetzagentur<br />
liegen die durchschnittlichen Herstellungskosten<br />
eines selbst produzierten<br />
Briefes zwischen 1,20 Euro und 3,49<br />
Euro. Die komplette Auslagerung des<br />
Produktionsprozesses ermöglicht die<br />
sofortige Reduzierung der Kosten eines<br />
Einzelbriefes um bis zu 66%. Die hierfür<br />
verantwortlichen Hauptfaktoren sind:<br />
1. Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter<br />
Drucken, falzen, kuvertieren und postausliefern<br />
– die Zeit für diese Arbeiten gewinnen<br />
Ihre Mitarbeiter durch die Auslagerung<br />
an externe Dienstleister zu fast 100%.<br />
2. Materialkosten<br />
Die Kosten für die Beschaffung und<br />
Lagerhaltung von Materialien wie Papier,<br />
Versandkuverts, Toner und Tinte werden<br />
genauso zu fast 100% auf den externen<br />
Partner übertragen wie die Kosten für die<br />
Anschaffung bzw. Wartung von Hochleistungsdruckern.<br />
Erhebliche Portokosten-<br />
Einsparungen:<br />
bis zu 28,6%<br />
In der Regel muss Geschäftspost und Regelkommunikation<br />
per Vollporto verschickt<br />
werden. Innerhalb von Deutschland kann<br />
dies „konsolidiert“ erfolgen. Die Deutsche<br />
Post gewährt für eine Vorsortierung der<br />
Briefe nach PLZ Konsolidierungsrabatte,<br />
die <strong>Göbel+Lenze</strong> 1:1 an seine Kunden<br />
weitergibt. Damit ergeben sich folgende<br />
Portoeinsparungen pro Empfängeradresse.<br />
Brief Standard (bis 20 Gramm) 0,70 € 0,50 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 28,6%<br />
Brief Kompakt (bis 50 Gramm) 0,85 € 0,65 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 23,5%<br />
Brief Groß (bis 500 Gramm) 1,45 € 1,11 € Ersparnis pro Stück: 0,34 € = 23,4%<br />
Brief Groß (bis 1000 Gramm) 2,60 € 2,15 € Ersparnis pro Stück: 0,45 € = 17,3%<br />
© <strong>Göbel+Lenze</strong> Direktmarketing GmbH, 2<strong>01</strong>7
Seite 5<br />
GÖBEL+LENZE / <strong>Newsletter</strong><br />
Beim Outsourcing von Druckleistungen<br />
steht der Datenschutz an vorderster Stelle<br />
Um bei der Verarbeitung von Versanddaten<br />
in den Bereichen Geschäftspost und Regelkommunikation<br />
dem Auftraggeber eine<br />
höchstmögliche Sicherheitsgarantie geben<br />
zu können, unterzieht sich <strong>Göbel+Lenze</strong> regelmäßig<br />
im Rahmen eines Audits vom TÜV<br />
Süd einer Datenschutz-Prüfung, die bisher<br />
immer als bestanden bescheinigt wurde.<br />
In allen Bereichen des Datenschutzes wird<br />
<strong>Göbel+Lenze</strong> von einem externen Datenschutz-Beauftragten<br />
vertreten, beraten und<br />
unterstützt. Regelmäßige Schulungen zum<br />
Thema Datenschutz sind in unserem Hause<br />
Standard. Desweiteren hat <strong>Göbel+Lenze</strong><br />
ein umfangreiches IT-Sicherheitssystem,<br />
welches laufend dem aktuellen Entwicklungsstand<br />
angepasst wird.<br />
Hybrider Briefversand. Ihr Partner <strong>Göbel+Lenze</strong> im Überblick<br />
Einfache und zeitsparende Datenanlieferung via DFÜ<br />
Fertigung und Auslieferung innerhalb von einem Arbeitstag.<br />
Abhängig vom Volumen und Zeitpunkt der Datenübergabe.<br />
Auf Wunsch erfolgt der Druck von Geschäftspost auf individuellem Firmenbriefpapier<br />
und der Versand erfolgt in firmeneigenen Versandkuverts<br />
Die dynamische Beilagenzuführung von Cross-Selling Informationen ist jederzeit möglich<br />
Optimierung der Portokosten durch automatische Sammelprozesse und Postkonsolidierung<br />
Lagerhaltung und Disponierung von Materialien wie Briefbögen, Kuverts und Beilagen<br />
Optionale digitale Archivierung der Geschäftspost und Regelkommunikation<br />
Monatliche Fixkostenabrechnung<br />
Fazit<br />
Stärkstes Argument für den Umstieg auf den hybriden Briefversand ist das<br />
damit verbundene Einsparpotenzial. Und trotz der Komplexität einer solchen<br />
Aufgabenstellung ist es jederzeit möglich, die Auslagerung von internen<br />
Druckleistungen Schritt für Schritt durchzuführen. Nach und nach können<br />
Erfahrungswerte gesammelt werden, die in den Prozess des Outsourcing<br />
einfließen. Somit kann ein stufenweiser Prozess angestoßen werden, der zu<br />
mehr Rentabilität innerhalb eines Unternehmens und zu mehr Zufriedenheit<br />
der Mitarbeiter durch Gewinnung von wertvoller Zeit führt.<br />
<br />
© <strong>Göbel+Lenze</strong> Direktmarketing GmbH, 2<strong>01</strong>7
GÖBEL+LENZE / <strong>Newsletter</strong><br />
Seite 6<br />
Produktions-News von <strong>Göbel+Lenze</strong><br />
Branchen-News<br />
Papier veredeln mit<br />
industrieller Stickerei<br />
Geburtstage, Jubiläen, Feiertage oder die<br />
Einladung zu einem außerordentlichen<br />
Event: Es gibt viele Gründe, bei denen man<br />
seinen Kunden einen besonderen schriftlichen<br />
Gruß zukommen lassen möchte.<br />
Mit der industriellen Stickerei auf Papier<br />
stellen wir Ihnen eine schöne und bisher<br />
selten eingesetzte und damit einzigartige<br />
Form der Papierveredelung vor. Ob<br />
einzelne Buchstaben, ganze Bildmotive,<br />
Schriftzüge oder Firmenlogos: Durch die<br />
Möglichkeit, Bestickungen in bis zu zehn<br />
Farben pro Motiv in unterschiedlichen<br />
Dichten und Ausführungen auf Papier<br />
umzusetzen, geben Sie Ihrer schriftlichen<br />
Kundenkommunikation eine besonders<br />
wertvolle Note.<br />
Die Welt der Düfte<br />
für Ihre schriftliche<br />
Kundenkommunikation<br />
Wussten Sie, dass 75% unserer täglichen<br />
Emotionen von unserem Geruchssinn<br />
beeinflusst werden? Und dass beduftete<br />
Werbung das Alleinstellungsmerkmal<br />
eines Produktes, einer Dienstleistung oder<br />
eines Unternehmens fördert und damit die<br />
Abhebung vom Wettbewerb deutlich unterstützt?<br />
Nutzen Sie daher auch für Ihre<br />
Kundenkommunikation den Effekt, dass<br />
ein Duft schneller und intensiver als<br />
andere Sinneswahrnehmungen wirkt.<br />
Veredeln Sie Ihre Mailings, Flyer, Postkarten<br />
oder Verpackungen mit speziellen Düften.<br />
Gönnen Sie Ihrem Kunden den AHA-Effekt.<br />
Reiben Sie einfach über den Lavendel.<br />
Nicht normgerecht:<br />
Versandadressen mit Leerzeile<br />
Manche Kunden fragen uns, warum<br />
wir zwischen der Straßenangabe mit<br />
Hausnummer und der Postleitzahl mit<br />
Ortsangabe keine Leerzeile einfügen.<br />
Die Antwort ist einfach:<br />
Es entspricht nicht der Norm.<br />
Die DIN 5008 von 1949 legt eindeutig<br />
fest, dass das gesamte Anschriftenfeld<br />
ohne Leerzeilen gestaltet wird.<br />
Das betrifft nicht nur die oben genannte<br />
Leerzeile, sondern auch die Leerzeile<br />
zwischen erster Adresszeile und Zusatzvermerken<br />
oberhalb der Empfängeradresse<br />
(z.B. Absenderzeile).<br />
Die DIN Norm wird von der Deutschen<br />
Post zur Gestaltung einer maschinenlesbaren<br />
Anschrift zugrunde gelegt. Wird sie<br />
nicht eingehalten, drohen dem Absender<br />
5 Cent Zuschlag zum Porto für nicht<br />
automationsgerechte Sendungen.<br />
Allerdings nur bei Dialogpostsendungen.<br />
Bei Standardsendungen ist die normgerechte<br />
Schreibweise lediglich erwünscht.<br />
© Jag_cz / Fotolia<br />
Für mehr Informationen sprechen Sie mit Ihrem Kundenberater bei <strong>Göbel+Lenze</strong> oder<br />
schreiben Sie uns an info@goebel-lenze.de.<br />
Stichwort: Industrielle Stickerei<br />
Stichwort: Die Welt der Düfte<br />
Sie haben Fragen oder Anregungen zu unserem <strong>Newsletter</strong>?<br />
Sie haben eine Idee, wissen aber nicht genau, wie Sie diese produktionstechnisch umsetzen sollen?<br />
089 / 42 71 88 840 oder info@goebel-lenze.de. Ihr direkter Draht zu<br />
© <strong>Göbel+Lenze</strong> Direktmarketing GmbH, 2<strong>01</strong>7
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