Göbel+Lenze Newsletter Ausgabe 01/2017

goebellenzedm

NEWSletter

MEHRWERT FÜR IHR DIREKTMARKETING.

01 / 2017

Liebe Leserin, lieber Leser!

Drucken und versenden auch Sie in Ihrem Unternehmen eine Menge an Geschäftspost und Regelkommunikation,

obwohl dies nicht das Kerngeschäft Ihrer Firma ist? Ob Rechnungen, Mahnungen,

monatliche Gehaltsabrechnungen oder andere schriftliche Kunden- und Lieferanteninformationen:

Fast 90% der Unternehmen haben keine Transparenz über ihre Druckkosten. Und dies in einer Zeit,

wo Unternehmen über effiziente Kosten- und Ressourcen-Einsparnisse nachdenken müssen.

Unter dem Motto „Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen“ möchten wir Ihnen mit dieser

Ausgabe des Göbel+Lenze Newsletters aufzeigen, dass das Outsourcing von Druckleistungen

durchaus sinnvoll sein kann. Und enorme Kosteneinsparungen bei den Versand- und Portokosten

bedeuten kann. Mit den richtigen Fragen im Vorfeld und dem richtigen Partner an Ihrer Seite.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen.

Ihr

Wulf Henrichs

PS.: Das Outsourcen von Druckleistungen finden Sie ein spannendes Thema, welches jedoch nicht

in Ihren Verantwortungsbereich fällt? Dann freuen wir uns, wenn Sie unseren Newsletter an den

entsprechenden Entscheider in Ihrem Hause weiterleiten.

Lassen Sie sich

NICHTunter Druck setzen!

Sourcen auch Sie Ihre Druckleistungen out!

In den meisten Unternehmen stellt der Postversand eine völlig selbstverständliche Arbeit dar. So selbstverständlich, dass vergessen

wird, wie viel Zeit das Erstellen von Geschäftspost und anderer Regelkommunikation in Anspruch nimmt.

Bevor ein Schreiben den Empfänger

erreicht, sind in der Regel sechs

Arbeitsschritte nötig:

1. Der Brief muss geschrieben,

2. gedruckt,

3. gefalzt,

4. kuvertiert,

5. frankiert und

6. zur Post gebracht werden.

Unternehmen, die ihre Post selbst bearbeiten, bezahlen nicht nur die zusätzliche Arbeitszeit

ihrer Mitarbeiter, sondern tragen auch die Kosten für Papier, Briefumschläge,

Toner und Drucker. Durch die Auslagerung von Druckleistungen in den Bereichen der

Geschäftspost und Regelkommunikation können beträchtliche interne Ressourcen

freigesetzt und enorme Einsparungspotentiale aufgetan werden.

Gleichzeitig wird der externe Partner zu einem wichtigen Kommunikationszentrum, da

Outsourcing-Partner aktuellste Entwicklungen der digitalen Dokumententechnologie

aufmerksam beobachten und in diese investieren. Dies sind nur zwei Gründe, warum sich

das Auslagern von Druckleistungen lohnt.

© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017


GÖBEL+LENZE / Newsletter

Seite 2

Das Prinzip des hybriden Briefversandes*

*Das Outsourcen von Druckleistungen wird in der Fachwelt auch als hybrider Briefversand bezeichnet.

Erstellung Geschäftspost

Die Versanddaten für Ihre Geschäftspost

werden in Ihrem Unternehmen

erstellt und an das Druckzentrum von

Göbel+Lenze übermittelt.

Geschäftspost verarbeiten

Ihre Versanddaten werden im Druckzentrum

von Göbel+Lenze gedruckt,

gefalzt, kuvertiert und frankiert.

Geschäftspost versenden

Ihre Geschäftspost wird von der DPAG

bei Göbel+Lenze abgeholt und dem

Empfänger per Postbote zugestellt.

So kann, natürlich sehr vereinfacht, der Prozess des Outsourcings von Druckleistungen aussehen. Damit ein solcher von Anfang richtig

aufgesetzt werden kann, müssen im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden.

Nachfolgend haben wir für Sie einige

der wichtigsten Fragen zusammengestellt.

Und damit Sie keine Zeit bei

dem Aufsetzen des Prozesses „hybrider

Briefversand“ verlieren, können Sie Ihre

Antworten gleich „eintragen“.

Fragestellung

Welche Druckleistungen werden aktuell innerhalb des Unternehmens erbracht?

Ihre Antwort

Fragestellung

Wie hoch ist das aktuelle Druckaufkommen?

Ihre Antwort

Fragestellung

Wie hoch sind die laufenden Kosten für Personal, Hardware und technische

Betriebsmittel wie Toner, Papier, Versand kuverts und Porto?

Ihre Antwort

Fragestellung

Welche personal- und hardware-technischen Ressourcen werden durch das Erbringen

von internen Druckleistungen gebunden?

Ihre Antwort

Fragestellung

An wie vielen unterschiedlichen Unternehmensstandorten stehen Drucker für interne

Druckleistungen?

Ihre Antwort

© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017


Seite 3

GÖBEL+LENZE / Newsletter

Fragestellung

Wem obliegt die Zuständigkeit für Drucker, Kopierer und Verbrauchsmaterialien?

Ihre Antwort

Fragestellung

Wie ist die Verwaltung der Infrastruktur und des Dokumenten managements unter den

Abteilungen aufgeteilt?

Ihre Antwort

Diese Fragen spiegeln nur einen Auszug aus einem

komplexen Fragekatalog wieder, den ein Unternehmen

für sich aufstellen sollte, wenn über das Thema

Outsourcing von Druckleistungen nachgedacht

wird. Aufbauend auf der Auswertung eines solchen

Fragekataloges kann dann als nächster Schritt ein

Konzept der neuen Druckinfrastruktur entwickelt

werden.

Fragestellung

Welche Anforderungen werden an die internen Druckdienst leister bezüglich

Schnelligkeit, Qualität und Service gestellt?

Ihre Antwort

Fragestellung

Welche Zielsetzungen sollen durch das Outsourcing von Druckleistungen erreicht

werden?

Prozessoptimierung

Erhöhung der Servicequalität

Senkung der Kosten

Erhöhung der Produktivität

Freisetzung von Personalressourcen und internen Betriebsmitteln

Ihre Antwort

Fragestellung

Welche Druckleistungen können sinnvoll outgesourct werden?

Ihre Antwort

Schaut man sich die einzelnen Fragen

detaillierter an, wird schnell deutlich, wie

vielschichtig die Aufgabenstellung der

Auslagerung von Druckleistungen ist.

Nehmen wir z.B. die Frage „Welche

Druckleistungen können sinnvoll

outgesourct werden?“

Für die Beantwortung dieser Frage ist

es wichtig, sich drei Hauptbereiche von

Druckleistungen, deren Verantwortlichkeit

innerhalb eines Unternehmens sowie

dessen Eignung für Outsourcing genauer

anzuschauen.

3 Hauptbereiche von internen Druckleistungen

Klassische Mailings

Regel kommunikation

Geschäftspost

Tagespost

Beispiels- Anwendungen Verantwortlichkeit Eignung für Outsourcing

Mailings in verschiedenen

Auflagenhöhen

Rechnungen

Mahnungen

Gehaltsnachweise

Individuelle Anschreiben

Angebote

Marketing bzw. Werbeabteilung 100 %

IT / EDV

Internes Druckzentrum

Buchhaltung

Fachabteilung

Zu einem sehr hohen Anteil, wenn Produktionsprozesse

klar definiert, umgesetzt

und kontrolliert werden

Bedingt geeignet aufgrund der Individualität

der Informationen

© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017


GÖBEL+LENZE / Newsletter

Seite 4

Analysiert man nun wiederum diese drei

Hauptbereiche (Klassische Mailings,

Regel kommunikation / Geschäftspost,

Tagespost) unter dem Aspekt des

Outsourcing von Druckleistungen, ergeben

sich unter anderem folgende Fragen:

Welches Dokumentenaufkommen

ergibt sich in den einzelnen

Bereichen?

Welche Kommunikationskanäle

werden wo und mit welcher Intensität

in diesen Bereichen genutzt?

Wie oft kommen in welcher Zeit

neue Prozesse hinzu und müssen

entsprechend konfiguriert werden?

Erst wenn diese Fragen eindeutig und zielführend beantwortet werden können, kann ein

sinnvolles Outsourcing definiert und z.B. die Auswahl für einen passenden Dienstleister

getroffen werden. Für eine solche Auswahl gilt jedoch grundsätzlich: Je höher ein Muss

an Flexibilität, desto kleiner sollte der Dienstleister

sein. Im Gegensatz zu großen Anbietern von externen

Druckleistungen können kleinere Unternehmen

neue Prozesse schneller etablieren. Auch wer

generell kein hohes Dokumentenaufkommen

hat und

möglichst viele Prozesse

auslagern will, ist bei

einem kleineren, dafür

aber breiter aufgestellten

Dienstleister, besser

aufgehoben.

© gustavofrazao / Fotolia

Lohnt sich das Outsourcing von Druckleistungen?

Nach einer Studie der Bundesnetzagentur

liegen die durchschnittlichen Herstellungskosten

eines selbst produzierten

Briefes zwischen 1,20 Euro und 3,49

Euro. Die komplette Auslagerung des

Produktionsprozesses ermöglicht die

sofortige Reduzierung der Kosten eines

Einzelbriefes um bis zu 66%. Die hierfür

verantwortlichen Hauptfaktoren sind:

1. Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter

Drucken, falzen, kuvertieren und postausliefern

– die Zeit für diese Arbeiten gewinnen

Ihre Mitarbeiter durch die Auslagerung

an externe Dienstleister zu fast 100%.

2. Materialkosten

Die Kosten für die Beschaffung und

Lagerhaltung von Materialien wie Papier,

Versandkuverts, Toner und Tinte werden

genauso zu fast 100% auf den externen

Partner übertragen wie die Kosten für die

Anschaffung bzw. Wartung von Hochleistungsdruckern.

Erhebliche Portokosten-

Einsparungen:

bis zu 28,6%

In der Regel muss Geschäftspost und Regelkommunikation

per Vollporto verschickt

werden. Innerhalb von Deutschland kann

dies „konsolidiert“ erfolgen. Die Deutsche

Post gewährt für eine Vorsortierung der

Briefe nach PLZ Konsolidierungsrabatte,

die Göbel+Lenze 1:1 an seine Kunden

weitergibt. Damit ergeben sich folgende

Portoeinsparungen pro Empfängeradresse.

Brief Standard (bis 20 Gramm) 0,70 € 0,50 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 28,6%

Brief Kompakt (bis 50 Gramm) 0,85 € 0,65 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 23,5%

Brief Groß (bis 500 Gramm) 1,45 € 1,11 € Ersparnis pro Stück: 0,34 € = 23,4%

Brief Groß (bis 1000 Gramm) 2,60 € 2,15 € Ersparnis pro Stück: 0,45 € = 17,3%

© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017


Seite 5

GÖBEL+LENZE / Newsletter

Beim Outsourcing von Druckleistungen

steht der Datenschutz an vorderster Stelle

Um bei der Verarbeitung von Versanddaten

in den Bereichen Geschäftspost und Regelkommunikation

dem Auftraggeber eine

höchstmögliche Sicherheitsgarantie geben

zu können, unterzieht sich Göbel+Lenze regelmäßig

im Rahmen eines Audits vom TÜV

Süd einer Datenschutz-Prüfung, die bisher

immer als bestanden bescheinigt wurde.

In allen Bereichen des Datenschutzes wird

Göbel+Lenze von einem externen Datenschutz-Beauftragten

vertreten, beraten und

unterstützt. Regelmäßige Schulungen zum

Thema Datenschutz sind in unserem Hause

Standard. Desweiteren hat Göbel+Lenze

ein umfangreiches IT-Sicherheitssystem,

welches laufend dem aktuellen Entwicklungsstand

angepasst wird.

Hybrider Briefversand. Ihr Partner Göbel+Lenze im Überblick

Einfache und zeitsparende Datenanlieferung via DFÜ

Fertigung und Auslieferung innerhalb von einem Arbeitstag.

Abhängig vom Volumen und Zeitpunkt der Datenübergabe.

Auf Wunsch erfolgt der Druck von Geschäftspost auf individuellem Firmenbriefpapier

und der Versand erfolgt in firmeneigenen Versandkuverts

Die dynamische Beilagenzuführung von Cross-Selling Informationen ist jederzeit möglich

Optimierung der Portokosten durch automatische Sammelprozesse und Postkonsolidierung

Lagerhaltung und Disponierung von Materialien wie Briefbögen, Kuverts und Beilagen

Optionale digitale Archivierung der Geschäftspost und Regelkommunikation

Monatliche Fixkostenabrechnung

Fazit

Stärkstes Argument für den Umstieg auf den hybriden Briefversand ist das

damit verbundene Einsparpotenzial. Und trotz der Komplexität einer solchen

Aufgabenstellung ist es jederzeit möglich, die Auslagerung von internen

Druckleistungen Schritt für Schritt durchzuführen. Nach und nach können

Erfahrungswerte gesammelt werden, die in den Prozess des Outsourcing

einfließen. Somit kann ein stufenweiser Prozess angestoßen werden, der zu

mehr Rentabilität innerhalb eines Unternehmens und zu mehr Zufriedenheit

der Mitarbeiter durch Gewinnung von wertvoller Zeit führt.


© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017


GÖBEL+LENZE / Newsletter

Seite 6

Produktions-News von Göbel+Lenze

Branchen-News

Papier veredeln mit

industrieller Stickerei

Geburtstage, Jubiläen, Feiertage oder die

Einladung zu einem außerordentlichen

Event: Es gibt viele Gründe, bei denen man

seinen Kunden einen besonderen schriftlichen

Gruß zukommen lassen möchte.

Mit der industriellen Stickerei auf Papier

stellen wir Ihnen eine schöne und bisher

selten eingesetzte und damit einzigartige

Form der Papierveredelung vor. Ob

einzelne Buchstaben, ganze Bildmotive,

Schriftzüge oder Firmenlogos: Durch die

Möglichkeit, Bestickungen in bis zu zehn

Farben pro Motiv in unterschiedlichen

Dichten und Ausführungen auf Papier

umzusetzen, geben Sie Ihrer schriftlichen

Kundenkommunikation eine besonders

wertvolle Note.

Die Welt der Düfte

für Ihre schriftliche

Kundenkommunikation

Wussten Sie, dass 75% unserer täglichen

Emotionen von unserem Geruchssinn

beeinflusst werden? Und dass beduftete

Werbung das Alleinstellungsmerkmal

eines Produktes, einer Dienstleistung oder

eines Unternehmens fördert und damit die

Abhebung vom Wettbewerb deutlich unterstützt?

Nutzen Sie daher auch für Ihre

Kundenkommunikation den Effekt, dass

ein Duft schneller und intensiver als

andere Sinneswahrnehmungen wirkt.

Veredeln Sie Ihre Mailings, Flyer, Postkarten

oder Verpackungen mit speziellen Düften.

Gönnen Sie Ihrem Kunden den AHA-Effekt.

Reiben Sie einfach über den Lavendel.

Nicht normgerecht:

Versandadressen mit Leerzeile

Manche Kunden fragen uns, warum

wir zwischen der Straßenangabe mit

Hausnummer und der Postleitzahl mit

Ortsangabe keine Leerzeile einfügen.

Die Antwort ist einfach:

Es entspricht nicht der Norm.

Die DIN 5008 von 1949 legt eindeutig

fest, dass das gesamte Anschriftenfeld

ohne Leerzeilen gestaltet wird.

Das betrifft nicht nur die oben genannte

Leerzeile, sondern auch die Leerzeile

zwischen erster Adresszeile und Zusatzvermerken

oberhalb der Empfängeradresse

(z.B. Absenderzeile).

Die DIN Norm wird von der Deutschen

Post zur Gestaltung einer maschinenlesbaren

Anschrift zugrunde gelegt. Wird sie

nicht eingehalten, drohen dem Absender

5 Cent Zuschlag zum Porto für nicht

automationsgerechte Sendungen.

Allerdings nur bei Dialogpostsendungen.

Bei Standardsendungen ist die normgerechte

Schreibweise lediglich erwünscht.

© Jag_cz / Fotolia

Für mehr Informationen sprechen Sie mit Ihrem Kundenberater bei Göbel+Lenze oder

schreiben Sie uns an info@goebel-lenze.de.

Stichwort: Industrielle Stickerei

Stichwort: Die Welt der Düfte

Sie haben Fragen oder Anregungen zu unserem Newsletter?

Sie haben eine Idee, wissen aber nicht genau, wie Sie diese produktionstechnisch umsetzen sollen?

089 / 42 71 88 840 oder info@goebel-lenze.de. Ihr direkter Draht zu

© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017

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