NEWSletter
MEHRWERT FÜR IHR DIREKTMARKETING.
01 / 2017
Liebe Leserin, lieber Leser!
Drucken und versenden auch Sie in Ihrem Unternehmen eine Menge an Geschäftspost und Regelkommunikation,
obwohl dies nicht das Kerngeschäft Ihrer Firma ist? Ob Rechnungen, Mahnungen,
monatliche Gehaltsabrechnungen oder andere schriftliche Kunden- und Lieferanteninformationen:
Fast 90% der Unternehmen haben keine Transparenz über ihre Druckkosten. Und dies in einer Zeit,
wo Unternehmen über effiziente Kosten- und Ressourcen-Einsparnisse nachdenken müssen.
Unter dem Motto „Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen“ möchten wir Ihnen mit dieser
Ausgabe des Göbel+Lenze Newsletters aufzeigen, dass das Outsourcing von Druckleistungen
durchaus sinnvoll sein kann. Und enorme Kosteneinsparungen bei den Versand- und Portokosten
bedeuten kann. Mit den richtigen Fragen im Vorfeld und dem richtigen Partner an Ihrer Seite.
In diesem Sinne wünsche ich Ihnen viel Spaß beim Lesen.
Ihr
Wulf Henrichs
PS.: Das Outsourcen von Druckleistungen finden Sie ein spannendes Thema, welches jedoch nicht
in Ihren Verantwortungsbereich fällt? Dann freuen wir uns, wenn Sie unseren Newsletter an den
entsprechenden Entscheider in Ihrem Hause weiterleiten.
Lassen Sie sich
NICHTunter Druck setzen!
Sourcen auch Sie Ihre Druckleistungen out!
In den meisten Unternehmen stellt der Postversand eine völlig selbstverständliche Arbeit dar. So selbstverständlich, dass vergessen
wird, wie viel Zeit das Erstellen von Geschäftspost und anderer Regelkommunikation in Anspruch nimmt.
Bevor ein Schreiben den Empfänger
erreicht, sind in der Regel sechs
Arbeitsschritte nötig:
1. Der Brief muss geschrieben,
2. gedruckt,
3. gefalzt,
4. kuvertiert,
5. frankiert und
6. zur Post gebracht werden.
Unternehmen, die ihre Post selbst bearbeiten, bezahlen nicht nur die zusätzliche Arbeitszeit
ihrer Mitarbeiter, sondern tragen auch die Kosten für Papier, Briefumschläge,
Toner und Drucker. Durch die Auslagerung von Druckleistungen in den Bereichen der
Geschäftspost und Regelkommunikation können beträchtliche interne Ressourcen
freigesetzt und enorme Einsparungspotentiale aufgetan werden.
Gleichzeitig wird der externe Partner zu einem wichtigen Kommunikationszentrum, da
Outsourcing-Partner aktuellste Entwicklungen der digitalen Dokumententechnologie
aufmerksam beobachten und in diese investieren. Dies sind nur zwei Gründe, warum sich
das Auslagern von Druckleistungen lohnt.
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
GÖBEL+LENZE / Newsletter
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Das Prinzip des hybriden Briefversandes*
*Das Outsourcen von Druckleistungen wird in der Fachwelt auch als hybrider Briefversand bezeichnet.
Erstellung Geschäftspost
Die Versanddaten für Ihre Geschäftspost
werden in Ihrem Unternehmen
erstellt und an das Druckzentrum von
Göbel+Lenze übermittelt.
Geschäftspost verarbeiten
Ihre Versanddaten werden im Druckzentrum
von Göbel+Lenze gedruckt,
gefalzt, kuvertiert und frankiert.
Geschäftspost versenden
Ihre Geschäftspost wird von der DPAG
bei Göbel+Lenze abgeholt und dem
Empfänger per Postbote zugestellt.
So kann, natürlich sehr vereinfacht, der Prozess des Outsourcings von Druckleistungen aussehen. Damit ein solcher von Anfang richtig
aufgesetzt werden kann, müssen im Vorfeld wichtige Fragen beantwortet werden.
Nachfolgend haben wir für Sie einige
der wichtigsten Fragen zusammengestellt.
Und damit Sie keine Zeit bei
dem Aufsetzen des Prozesses „hybrider
Briefversand“ verlieren, können Sie Ihre
Antworten gleich „eintragen“.
Fragestellung
Welche Druckleistungen werden aktuell innerhalb des Unternehmens erbracht?
Ihre Antwort
Fragestellung
Wie hoch ist das aktuelle Druckaufkommen?
Ihre Antwort
Fragestellung
Wie hoch sind die laufenden Kosten für Personal, Hardware und technische
Betriebsmittel wie Toner, Papier, Versand kuverts und Porto?
Ihre Antwort
Fragestellung
Welche personal- und hardware-technischen Ressourcen werden durch das Erbringen
von internen Druckleistungen gebunden?
Ihre Antwort
Fragestellung
An wie vielen unterschiedlichen Unternehmensstandorten stehen Drucker für interne
Druckleistungen?
Ihre Antwort
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
Seite 3
GÖBEL+LENZE / Newsletter
Fragestellung
Wem obliegt die Zuständigkeit für Drucker, Kopierer und Verbrauchsmaterialien?
Ihre Antwort
Fragestellung
Wie ist die Verwaltung der Infrastruktur und des Dokumenten managements unter den
Abteilungen aufgeteilt?
Ihre Antwort
Diese Fragen spiegeln nur einen Auszug aus einem
komplexen Fragekatalog wieder, den ein Unternehmen
für sich aufstellen sollte, wenn über das Thema
Outsourcing von Druckleistungen nachgedacht
wird. Aufbauend auf der Auswertung eines solchen
Fragekataloges kann dann als nächster Schritt ein
Konzept der neuen Druckinfrastruktur entwickelt
werden.
Fragestellung
Welche Anforderungen werden an die internen Druckdienst leister bezüglich
Schnelligkeit, Qualität und Service gestellt?
Ihre Antwort
Fragestellung
Welche Zielsetzungen sollen durch das Outsourcing von Druckleistungen erreicht
werden?
Prozessoptimierung
Erhöhung der Servicequalität
Senkung der Kosten
Erhöhung der Produktivität
Freisetzung von Personalressourcen und internen Betriebsmitteln
Ihre Antwort
Fragestellung
Welche Druckleistungen können sinnvoll outgesourct werden?
Ihre Antwort
Schaut man sich die einzelnen Fragen
detaillierter an, wird schnell deutlich, wie
vielschichtig die Aufgabenstellung der
Auslagerung von Druckleistungen ist.
Nehmen wir z.B. die Frage „Welche
Druckleistungen können sinnvoll
outgesourct werden?“
Für die Beantwortung dieser Frage ist
es wichtig, sich drei Hauptbereiche von
Druckleistungen, deren Verantwortlichkeit
innerhalb eines Unternehmens sowie
dessen Eignung für Outsourcing genauer
anzuschauen.
3 Hauptbereiche von internen Druckleistungen
Klassische Mailings
Regel kommunikation
Geschäftspost
Tagespost
Beispiels- Anwendungen Verantwortlichkeit Eignung für Outsourcing
Mailings in verschiedenen
Auflagenhöhen
Rechnungen
Mahnungen
Gehaltsnachweise
Individuelle Anschreiben
Angebote
Marketing bzw. Werbeabteilung 100 %
IT / EDV
Internes Druckzentrum
Buchhaltung
Fachabteilung
Zu einem sehr hohen Anteil, wenn Produktionsprozesse
klar definiert, umgesetzt
und kontrolliert werden
Bedingt geeignet aufgrund der Individualität
der Informationen
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
GÖBEL+LENZE / Newsletter
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Analysiert man nun wiederum diese drei
Hauptbereiche (Klassische Mailings,
Regel kommunikation / Geschäftspost,
Tagespost) unter dem Aspekt des
Outsourcing von Druckleistungen, ergeben
sich unter anderem folgende Fragen:
Welches Dokumentenaufkommen
ergibt sich in den einzelnen
Bereichen?
Welche Kommunikationskanäle
werden wo und mit welcher Intensität
in diesen Bereichen genutzt?
Wie oft kommen in welcher Zeit
neue Prozesse hinzu und müssen
entsprechend konfiguriert werden?
Erst wenn diese Fragen eindeutig und zielführend beantwortet werden können, kann ein
sinnvolles Outsourcing definiert und z.B. die Auswahl für einen passenden Dienstleister
getroffen werden. Für eine solche Auswahl gilt jedoch grundsätzlich: Je höher ein Muss
an Flexibilität, desto kleiner sollte der Dienstleister
sein. Im Gegensatz zu großen Anbietern von externen
Druckleistungen können kleinere Unternehmen
neue Prozesse schneller etablieren. Auch wer
generell kein hohes Dokumentenaufkommen
hat und
möglichst viele Prozesse
auslagern will, ist bei
einem kleineren, dafür
aber breiter aufgestellten
Dienstleister, besser
aufgehoben.
© gustavofrazao / Fotolia
Lohnt sich das Outsourcing von Druckleistungen?
Nach einer Studie der Bundesnetzagentur
liegen die durchschnittlichen Herstellungskosten
eines selbst produzierten
Briefes zwischen 1,20 Euro und 3,49
Euro. Die komplette Auslagerung des
Produktionsprozesses ermöglicht die
sofortige Reduzierung der Kosten eines
Einzelbriefes um bis zu 66%. Die hierfür
verantwortlichen Hauptfaktoren sind:
1. Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter
Drucken, falzen, kuvertieren und postausliefern
– die Zeit für diese Arbeiten gewinnen
Ihre Mitarbeiter durch die Auslagerung
an externe Dienstleister zu fast 100%.
2. Materialkosten
Die Kosten für die Beschaffung und
Lagerhaltung von Materialien wie Papier,
Versandkuverts, Toner und Tinte werden
genauso zu fast 100% auf den externen
Partner übertragen wie die Kosten für die
Anschaffung bzw. Wartung von Hochleistungsdruckern.
Erhebliche Portokosten-
Einsparungen:
bis zu 28,6%
In der Regel muss Geschäftspost und Regelkommunikation
per Vollporto verschickt
werden. Innerhalb von Deutschland kann
dies „konsolidiert“ erfolgen. Die Deutsche
Post gewährt für eine Vorsortierung der
Briefe nach PLZ Konsolidierungsrabatte,
die Göbel+Lenze 1:1 an seine Kunden
weitergibt. Damit ergeben sich folgende
Portoeinsparungen pro Empfängeradresse.
Brief Standard (bis 20 Gramm) 0,70 € 0,50 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 28,6%
Brief Kompakt (bis 50 Gramm) 0,85 € 0,65 € Ersparnis pro Stück: 0,20 € = 23,5%
Brief Groß (bis 500 Gramm) 1,45 € 1,11 € Ersparnis pro Stück: 0,34 € = 23,4%
Brief Groß (bis 1000 Gramm) 2,60 € 2,15 € Ersparnis pro Stück: 0,45 € = 17,3%
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
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GÖBEL+LENZE / Newsletter
Beim Outsourcing von Druckleistungen
steht der Datenschutz an vorderster Stelle
Um bei der Verarbeitung von Versanddaten
in den Bereichen Geschäftspost und Regelkommunikation
dem Auftraggeber eine
höchstmögliche Sicherheitsgarantie geben
zu können, unterzieht sich Göbel+Lenze regelmäßig
im Rahmen eines Audits vom TÜV
Süd einer Datenschutz-Prüfung, die bisher
immer als bestanden bescheinigt wurde.
In allen Bereichen des Datenschutzes wird
Göbel+Lenze von einem externen Datenschutz-Beauftragten
vertreten, beraten und
unterstützt. Regelmäßige Schulungen zum
Thema Datenschutz sind in unserem Hause
Standard. Desweiteren hat Göbel+Lenze
ein umfangreiches IT-Sicherheitssystem,
welches laufend dem aktuellen Entwicklungsstand
angepasst wird.
Hybrider Briefversand. Ihr Partner Göbel+Lenze im Überblick
Einfache und zeitsparende Datenanlieferung via DFÜ
Fertigung und Auslieferung innerhalb von einem Arbeitstag.
Abhängig vom Volumen und Zeitpunkt der Datenübergabe.
Auf Wunsch erfolgt der Druck von Geschäftspost auf individuellem Firmenbriefpapier
und der Versand erfolgt in firmeneigenen Versandkuverts
Die dynamische Beilagenzuführung von Cross-Selling Informationen ist jederzeit möglich
Optimierung der Portokosten durch automatische Sammelprozesse und Postkonsolidierung
Lagerhaltung und Disponierung von Materialien wie Briefbögen, Kuverts und Beilagen
Optionale digitale Archivierung der Geschäftspost und Regelkommunikation
Monatliche Fixkostenabrechnung
Fazit
Stärkstes Argument für den Umstieg auf den hybriden Briefversand ist das
damit verbundene Einsparpotenzial. Und trotz der Komplexität einer solchen
Aufgabenstellung ist es jederzeit möglich, die Auslagerung von internen
Druckleistungen Schritt für Schritt durchzuführen. Nach und nach können
Erfahrungswerte gesammelt werden, die in den Prozess des Outsourcing
einfließen. Somit kann ein stufenweiser Prozess angestoßen werden, der zu
mehr Rentabilität innerhalb eines Unternehmens und zu mehr Zufriedenheit
der Mitarbeiter durch Gewinnung von wertvoller Zeit führt.
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
GÖBEL+LENZE / Newsletter
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Produktions-News von Göbel+Lenze
Branchen-News
Papier veredeln mit
industrieller Stickerei
Geburtstage, Jubiläen, Feiertage oder die
Einladung zu einem außerordentlichen
Event: Es gibt viele Gründe, bei denen man
seinen Kunden einen besonderen schriftlichen
Gruß zukommen lassen möchte.
Mit der industriellen Stickerei auf Papier
stellen wir Ihnen eine schöne und bisher
selten eingesetzte und damit einzigartige
Form der Papierveredelung vor. Ob
einzelne Buchstaben, ganze Bildmotive,
Schriftzüge oder Firmenlogos: Durch die
Möglichkeit, Bestickungen in bis zu zehn
Farben pro Motiv in unterschiedlichen
Dichten und Ausführungen auf Papier
umzusetzen, geben Sie Ihrer schriftlichen
Kundenkommunikation eine besonders
wertvolle Note.
Die Welt der Düfte
für Ihre schriftliche
Kundenkommunikation
Wussten Sie, dass 75% unserer täglichen
Emotionen von unserem Geruchssinn
beeinflusst werden? Und dass beduftete
Werbung das Alleinstellungsmerkmal
eines Produktes, einer Dienstleistung oder
eines Unternehmens fördert und damit die
Abhebung vom Wettbewerb deutlich unterstützt?
Nutzen Sie daher auch für Ihre
Kundenkommunikation den Effekt, dass
ein Duft schneller und intensiver als
andere Sinneswahrnehmungen wirkt.
Veredeln Sie Ihre Mailings, Flyer, Postkarten
oder Verpackungen mit speziellen Düften.
Gönnen Sie Ihrem Kunden den AHA-Effekt.
Reiben Sie einfach über den Lavendel.
Nicht normgerecht:
Versandadressen mit Leerzeile
Manche Kunden fragen uns, warum
wir zwischen der Straßenangabe mit
Hausnummer und der Postleitzahl mit
Ortsangabe keine Leerzeile einfügen.
Die Antwort ist einfach:
Es entspricht nicht der Norm.
Die DIN 5008 von 1949 legt eindeutig
fest, dass das gesamte Anschriftenfeld
ohne Leerzeilen gestaltet wird.
Das betrifft nicht nur die oben genannte
Leerzeile, sondern auch die Leerzeile
zwischen erster Adresszeile und Zusatzvermerken
oberhalb der Empfängeradresse
(z.B. Absenderzeile).
Die DIN Norm wird von der Deutschen
Post zur Gestaltung einer maschinenlesbaren
Anschrift zugrunde gelegt. Wird sie
nicht eingehalten, drohen dem Absender
5 Cent Zuschlag zum Porto für nicht
automationsgerechte Sendungen.
Allerdings nur bei Dialogpostsendungen.
Bei Standardsendungen ist die normgerechte
Schreibweise lediglich erwünscht.
© Jag_cz / Fotolia
Für mehr Informationen sprechen Sie mit Ihrem Kundenberater bei Göbel+Lenze oder
schreiben Sie uns an info@goebel-lenze.de.
Stichwort: Industrielle Stickerei
Stichwort: Die Welt der Düfte
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Sie haben eine Idee, wissen aber nicht genau, wie Sie diese produktionstechnisch umsetzen sollen?
089 / 42 71 88 840 oder info@goebel-lenze.de. Ihr direkter Draht zu
© Göbel+Lenze Direktmarketing GmbH, 2017
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