ITEBO ganz nah Ausgabe 2017 02

ITEBO.UG

Kundenmagazin der ITEBO-Unternehmensgruppe

Ausgabe 2 | 2017

Infotag All-IP

HINWEIS

SEMINAR

07. November 2017, Braunschweig

08. November 2017, Osnabrück

?

TITELTHEMA:

EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!

ALL ABOUT IT:

DAS ENDE DER ISDN-TELEFONIE FORDERT ENTSCHEIDUNGEN

UNSER TEAM – HOLGER BRINKMEYER:

BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN


© istockphoto.com/Serdarbayraktar

Impressum

ITEBO ganz nah

Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe

Herausgeber

ITEBO GmbH

Dielingerstraße 39/40

49074 Osnabrück

Tel.: 0541 9631-0

info@itebo.de · www.itebo.de

Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf

Redaktion

ITEBO-Unternehmensgruppe

Konzeption, Layout

b2 Werbeagentur, Braunschweig

Texte

Kathrin Sieber, Andreas Wenk, Klaus Steinbrecher, ITEBO-Unternehmensgruppe

Titelbild

istockphoto.com/andresr/llhedgehogll, sonstige siehe jeweiliger Hinweis

Druck

Individual.Druck, Osnabrück

Erscheinungsweise/Auflage

dreimal jährlich, 2500 Exemplare


INHALTSVERZEICHNIS

4–5

6–7

8–9

10–11

12–13

14–15

16–18

19

20–21

22–23

AUF EIN WORT

DR. RALF RESCH – BITTE OFFENE TÜREN EINRENNEN

PORTFOLIO

SCHÜLER ONLINE – DAMIT KEIN SCHÜLER DURCH DAS NETZ RUTSCHT

VON HAUS AUS

KOSTENEINSPARUNG DURCH VERSANDOPTIMIERUNG

UNSER TEAM

HOLGER BRINKMEIER – BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN

ALL ABOUT IT

DAS ENDE DER ISDN-TELEFONIE FORDERT ENTSCHEIDUNGEN

PORTFOLIO

UMSTIEG AUF SAP S/4 HANA – WOHIN GEHT DIE REISE?

TITELTHEMA

EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!

KOOPERATIONEN

OPTIMAL SYSTEMS

AKTUELLES

VERANSTALTUNGEN 2017 – EIN RÜCK- UND AUSBLICK

IM FOKUS

DAS INTERNET DER DINGE

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AUF EIN WORT

© Vitako, Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.

DR. RALF RESCH

BITTE OFFENE TÜREN EINRENNEN

Vitako hat sich Anfang des Jahres dafür eingesetzt,

die kommunalen Bürger- und Serviceportale zu

erhalten und in den geplanten Portalverbund aufzunehmen.

Hintergrund war ein Gesetzentwurf zum

sogenannten „Onlinezugangsverbesserungsgesetz“

(OZG). Innerhalb von fünf Jahren sollen alle Verwaltungsleistungen

von Bund, Ländern und Kommunen

nicht nur online angeboten werden; Bürgerinnen,

Bürger und Unternehmen sollen sie künftig direkt,

einfach und sicher mit drei Klicks erreichen können.

Wir finden sie richtig und wichtig. Mehr Drive beim

E-Government kann nicht schaden. Und auch eine

größere Standardisierung der öffentlichen IT, wie sie

das Gesetz vorsieht, wäre ganz in unserem Sinne.

Denn bei den Serviceportalen, das muss einmal hervorgehoben

werden, haben die Kommunen Standards

gesetzt. Gut funktionierende und von Bürgern vielfältig

genutzte Portale gibt es in vielen Kommunen längst,

während bei Bund und Ländern solche Lösungen größtenteils

noch nicht vorhanden sind.

Damit soll die lange Suche nach der

richtigen Stelle im Netz entfallen.

Über jedes Verwaltungsportal – egal

ob auf kommunaler, Landes- oder

Bundesebene – soll es einen vollständigen

Zugang zu allen online angebotenen Verwaltungsleistungen

geben.

Aus dem Gesetzentwurf ist inzwischen ein Bundesgesetz

geworden, wodurch der Bund mehr Tempo beim

E-Government vorlegen will. Vitako – die Bundes-Arbeitsgemeinschaft

der kommunalen IT-Dienstleister –

und die ITEBO-Unternehmensgruppe als Verbandsmitglied

begrüßen diese Zielsetzung ausdrücklich!

KOMMUNEN

SETZEN STANDARDS

Insofern ist es sinnvoll, die Anschlussfähigkeit

einer künftigen

bundesweiten Portalinfrastruktur

mit den bestehenden kommunalen

Portalen im Auge zu behalten.

Dafür setzt sich Vitako ein. Wir haben das in unseren

Stellungnahmen „Interoperabilität“ genannt:

Serviceportale sollen einheitlich aufgebaut sein und

vergleichbare Funktionen bieten – um die dahinter

liegende IT-Technik kümmern sich die kommunalen

IT-Dienstleister. Wir wollen weiter gute Lösungen voranbringen

– vor allem, wenn sie schon existieren und

zur Nutzung bereitstehen.

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ÜBER VITAKO

Vitako ist die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der

Kommunalen IT-Dienstleister e. V.

55 Rechenzentren, Software- und IT-Serviceunternehmen

mit über 12.000 Beschäftigten

bündeln in der Vitako ihr Know-how und

stellen es den Kommunen zur Verfügung.

Insgesamt betreuen die Mitgliedsunternehmen

knapp 590.000 IT-Arbeitsplätze in mehr als

10.000 Kommunen und generieren einen jährlichen

Umsatz von 2,17 Milliarden Euro. Der

Verband hat seinen Sitz in Berlin.

VEREINHEITLICHUNG PER OZG

Zugegeben: Die föderalen Strukturen unseres Landes

haben in der kommunalen IT im Laufe der Jahrzehnte

in verschiedenen Regionen verschiedene Lösungen für

vergleichbare Probleme hervorgebracht. Kommunalen

Wettbewerb haben wir dabei

immer für hilfreich gehalten – frei

nach dem Motto: Konkurrenz

belebt das Geschäft, führt zu besseren

Lösungen und ist am Ende

kostengünstiger. Daher hatte Vitako

auch angeregt, den Auswahlprozess für konkrete

Anwendungen im Portalverbund transparent zu gestalten.

Der Bund hat nun mit dem OZG ein Instrument

geschaffen, mit dem er die öffentliche IT-Landschaft

per Gesetz bis in die Kommune gegebenenfalls sogar

vereinheitlichen kann. Wir sind schon sehr gespannt,

inwieweit das gelingen wird.

DEZENTRALE

LÖSUNGEN

zusätzliche Investitions- und Personalkosten hervorrufen.

Mal ganz abgesehen von den Kosten für die

Neuanschaffung, müssen bestehende Verpflichtungen

aus langfristigen Verträgen oder in Form von Lizenzkosten

weiter erfüllt werden. Für

Kommunen wäre dies faktisch eine

Doppelbelastung. Insofern plädieren

wir weiter für dezentrale Lösungen

und die intelligente Einbindung der

bestehenden Informationstechnik.

Wo immer aber diese nicht mehr zeitgemäß ist und

ihr Betrieb eine aufwendige Wartung erfordert, ist ein

Neubeginn vielleicht tatsächlich erforderlich. Vitako

und die kommunalen IT-Dienstleister stehen gerne mit

Rat und Tat zur Seite.

Ihr Dr. Ralf Resch

Kostengünstiger als die heutigen Lösungen wird dies

nicht zu haben sein. Die heute bestehenden Angebote

von Ländern und Kommunen sind in komplexe und

stark vernetzte IT-Infrastrukturen eingebunden. Darin

ganz neue Komponenten unterzubringen, wird

Geschäftsführer Vitako

Bundes-Arbeitsgemeinschaft der

Kommunalen IT-Dienstleister e. V.

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PORTFOLIO

© istockphoto.com/ TommL

SCHÜLER ONLINE

DAMIT KEIN SCHÜLER DURCH DAS NETZ RUTSCHT

Schulübergänge sind verbunden mit einem hohen

Aufwand. Für die Schulen in der Administration,

für Schüler bzw. Schülerinnen und deren Eltern mit

der Aufgabe, nach Angeboten und freien Plätzen

zu recherchieren, Bewerbungen einzureichen und

den Status der Bewerbungen zu beobachten. Für

Verwaltungen ist die Erfüllung und Begleitung von

Schul- und Berufspflicht eine steigende administrative

Herausforderung.

Schüler Online ist eine Internetplattform, die bei den

verschiedenen Formen von Schulübergängen und den

damit verbundenen Verwaltungsvorgängen alle Beteiligten

unterstützt und die Anmeldungen zu den berufsbildenden

Schulen auf elektronischem Wege ermöglicht.

Mit Schüler Online, einer Lösung, die vom Kommunalen

Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe mit

Sitz in Lemgo entwickelt und betrieben wird, arbeiten

in NRW und Niedersachen mittlerweile 43 Kreise und

kreisfreie Städte. In Kooperation mit dem KRZ Lemgo

bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe bei der Einführung

der Internetplattform die ganzheitliche Steuerung

und Beratung, die technische Bereitstellung

des Produkts, die

Schulungen der

Anwender bis

zum qualifizierten

fachlichen Support.

So setzt die

ÜBERSICHTLICHES

BILDUNGSANGEBOT

ITEBO derzeit bei einigen Kunden die Einführung von

Schüler Online um. Neben dem Kreis Lüneburg, der

Stadt und dem Landkreis Osnabrück, arbeitet auch

der Landkreis Stade seit Januar 2017 mit der Lösung.

© istockphoto.com/fstop123

Begleitet wird durch das einheitliche und transparente

Verfahren derzeit der Übergang der Schülerinnen

und Schüler von den abgebenden Schulen (Förder-,

Haupt-, Ober-, Real- und Gesamtschulen sowie

Gymnasien) ins Berufsleben und damit zu den Unternehmen

und den berufsbildenden Schulen; ebenso

wie der Übergang zu einer Schule mit gymnasialer

Oberstufe.

Berufsorientierung online – immer alles im Blick!

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© Foto: Privat

Auf dem Portal können sich Suchende einen Überblick

über das Bildungsangebot verschaffen und

erfahren, welche Unterlagen für die Anmeldung eingereicht

werden müssen. Es besteht die Möglichkeit

der direkten Onlineanmeldung und es ist jederzeit die

Abfrage möglich, ob eine Aufnahme erfolgte oder an

welcher Stelle man auf der Warteliste steht.

Die ideale Quelle für alle, die Informationen und Entscheidungshilfen

für die Berufsorientierung suchen,

verwaltet einen Datenpool, in dem es für jede Schule

einen eigenen und geschützten Datenbereich gibt.

Die abgebenden Schulen stellen die Stammdaten der

Lernenden sowie die der zugehörigen Erziehungsberechtigten

ein. Jede Schülerin und jeder Schüler erhält

durch Aushändigung eines individuellen Passworts

Zugriff auf seine Daten, die er mit Hilfe eines Assistenten

ergänzen kann. Auf dieser Grundlage bietet

das System dann alle passenden und gemäß dem zu

erwartenden Abschluss möglichen Bildungsangebote

und ein digitales Anmeldeformular. Dieses muss

die Schülerin oder der Schüler unterschreiben und

ergänzt um die geforderten Unterlagen bei der Schule

einreichen, bei der sie/er sich bewirbt. Sollte dies eine

Schule sein, die nicht am Verfahren teilnimmt, tragen

die Suchenden auch diese Informationen in das Portal

ein. Die Betriebe können ihre Azubis über Schüler

Online bei den berufsbildenden Schulen anmelden.

Mit der Aufnahme haben die aufnehmenden Schulen

die Möglichkeit, die Daten der Bewerber in das jeweils

eigene Schulverwaltungsprogramm zu übernehmen.

Die abgebende Schule erhält in beiden Fällen

zur Kontrolle der Berufsschulpflicht die notwendigen

Informationen, welche ihrer Schüler bzw. Schülerinnen

versorgt sind bzw. ihrer Schulpflicht nachkommen

und den Status der Bewerbungen. Damit schafft die

Anwendung eine strukturierte Grundlage für eine

individuelle Beratung. Selbstverständlich entspricht

das Programm höchsten Sicherheitsanforderungen.

So werden alle Daten, auch wenn diese nur temporär

gespeichert werden, verschlüsselt übertragen.

BESCHLEUNIGUNG DER

ANMELDEPROZESSE

Schüler Online ermöglicht, dass die Berufsschulpflicht

lückenlos im Blick behalten wird. Die Bündelung

digitaler Informationen spart Verwaltungsaufwand

und beschleunigt die Anmeldeprozesse. Und die

möglichen Auswertungen bieten eine gute Grundlage

zur weiteren Evaluation auch kreisübergreifender

Bildungsangebote. Auch Betriebe können sich auf

dem Portal registrieren und ihre Auszubildenden zur

Berufsschule anmelden. Das alles ist kreis- und länderübergreifend

möglich.

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VON HAUS AUS

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

VON HAUS AUS

KOSTENEINSPARUNG DURCH

VERSANDOPTIMIERUNG

In den Unternehmen herrscht auch heute noch ein

hohes Aufkommen an Schriftverkehr, der zumeist auf

dem postalischen Wege abgewickelt wird.

Wer Einblick in das Leistungsspektrum der ITEBO-Unternehmensgruppe

nimmt, wird feststellen, dass neben

der umfassenden Beratung und Unterstützung bei der

Softwareauswahl auch alle damit verbundenen Dienstleistungen

wie Entwicklung, Betrieb und Handel zum

Portfolio dieses Unternehmens gehören. Dazu zählt im

Bereich Outputmanagement neben dem Druck und

der Kuvertierung auch die Versandoptimierung.

Seit vielen Jahren verfügt die ITEBO-Unternehmensgruppe

über einen leistungsstarken Maschinenpark für

Druck und Kuvertierungen, der den Ansprüchen eines

modernen Outputmanagements vollends gerecht wird.

Moderne Druckstraßen zeichnen sich in der Regel durch

Schnelligkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit gegenüber

älteren Modellen aus und stehen für Nachhaltigkeit.

Warum Serviceleistungen rund um das Thema Versand

von Rechnungen, Mahnungen, Bescheiden und

Gehaltsmitteilungen aller Art für viele Kunden zunehmend

an Bedeutung gewinnen, dazu steht Bernhard

Hehmann, der zuständige Servicebereichsleiter, gern

Rede und Antwort.

Seit über zehn Jahren sammeln Sie praktische Erfahrungen

in punkto Versandoptimierung. Für all jene,

die nicht damit vertraut sind: Was versteckt sich

dahinter?

GRÖSSTMÖGLICHE

PORTOEINSPARUNG

Mithilfe der von uns eingesetzten Versandoptimierungssoftware

sind wir in der Lage, adressgleiche

Sendungen zu einer Sendung zusammenzufassen.

Diese sogenannte Sendungsbündelung bewirkt für

unsere Kunden erhebliche Kosteneinsparungen. Dabei

sind beim Versand von Bescheiden oder Rechnungen

durch eben solche Bündelungen sehr häufig Einsparungen

zwischen 20 und 50 Prozent realisierbar.

Darüber hinaus ist mittels dieser Software eine Selektion

nach teilleistungsberechtigten Sendungen möglich,

die bei Versendung über die Deutsche Post AG zu

erheblichen Portorabatten für unsere Kunden führen.

Auch sind wir in der Lage, Beilagen entsprechend

vorgegebener Merkmale nach Kundenwünschen

hinzuzufügen sowie Sendungen entsprechend der vom

Kunden vorgegebenen Kriterien zu selektieren.

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Welchen Kundenkreis betreuen Sie bzw. sprechen

Sie konkret an und wie hat sich das Volumen in den

letzten Jahren entwickelt?

Wie sieht das praktische Prozedere aus? Welche Voraussetzungen

obliegen dem Kunden und wie ist die

Umsetzung durch die Mitarbeiter Ihres Teams?

In erster Linie sind es unsere Kunden aus dem kommunalen

und kirchlichen Bereich, in zunehmendem

Maße jedoch auch Kunden aus der freien Wirtschaft.

Das Sendungsvolumen – dazu gehören Standard-,

Kompakt-, Groß- und Maxibriefe – hat sich in den

letzten zehn Jahren auf aktuell 4,5 Millionen Sendungen

jährlich verdoppelt.

Am Anfang erfolgt eine intensive Kundenberatung

zur gewünschten Dienstleistung und das Ergebnis ist

ein konkretes Angebot. Nach der Auftragserteilung

erfolgt die Bereitstellung verschlüsselter Übertragungswege

und die Durchführung von Tests mit

Testdaten. Mit Vorlage der Echtdaten geschieht dann

alles in der Regie unseres Teams.

Was spricht für ITEBO, wenn ein Kunde vor der

Entscheidung steht, fortan den Versand von Rechnungen,

Mahnungen, Mitteilungen oder anderen

Sendungen in Ihre Hände zu geben?

Es sind vor allem

unsere nachgewiesene

Kompetenz

und unser Erfahrungsschatz.

Dies

ZERTIFIZIERT NACH

ISO 9001:2015

fand seinen Ausdruck in der im Juni 2016 erfolgten

Zertifizierung nach der aktuellsten ISO 9001:2015.

Ergo: Bei jedem uns anvertrauten Auftrag muss uns

ein Kunde lediglich über gesicherte Wege die Daten

zur Verfügung stellen. Den Rest erledigen wir.

Übrigens: Auch die digitale „Schiene“ wird von der

ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt. Das heißt,

dass einige Kunden einen Teil ihrer Rechnungen und

Jahresbescheide ihren Endkunden über uns als elektronische

Rechnungen zukommen lassen.

Unsere Kunden können davon ausgehen, dass sie

eine optimale Beratung erhalten, um die größtmögliche

Portoeinsparung zu erzielen. Alle Aufträge

werden in einem besonders gesicherten Bereich des

Rechenzentrums realisiert, zu dem nur autorisierte

Mitarbeiter Zutritt haben.

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Bernhard Hehmann,

Servicebereichsleiter Outputmanagement

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UNSER TEAM

© fotolia.com/Vege

HOLGER BRINKMEYER

BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN

Wenn sich Holger Brinkmeyer auf den Weg zu einem

der zahlreichen Kunden der ITEBO-Unternehmensgruppe

macht, kann dieser ganz bestimmt anschließend

ruhiger schlafen. Seit Oktober des vergangenen

Jahres ist er einer der externen Datenschutzbeauftragten

dieses Unternehmens und sorgt vor allem bei

all den Verwaltungen, öffentlichen Einrichtungen,

Firmen oder auch Kirchen, die über keinen hauptberuflichen

Datenschutzbeauftragten verfügen, für den

notwendigen Durchblick und für Klarheit in allen

Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit

ein Service der ITEBO, den Kunden außerordentlich

schätzen, um im Dschungel der gesetzlichen Anforderungen

auf der sicheren Seite zu sein.

Das Rüstzeug für diese anspruchsvolle Aufgabe hat

sich der 39-jährige Volljurist bei seinem Studium

an der Uni Münster und anschließend seit 2009 als

Anwalt in einer mittelständischen Anwaltskanzlei in

Lemgo und in einer Steuer- und Wirtschaftskanzlei in

Osnabrück geholt. In dieser Zeit, in der er wertvolle

Praxiserfahrungen sammeln konnte, entstand bei

ihm immer mehr der Wunsch, sich intensiver und

stärker der rechtlichen Beratung zu widmen als der

anwaltlichen Vertretung sich streitender Parteien.

Und so musste er auch nicht lange überlegen, als sich

die Möglichkeit bot, eine solche Tätigkeit mit einem

interessanten Aufgabenspektrum in der ITEBO-

Unternehmensgruppe zu übernehmen.

An seinem neuen Betätigungsfeld schätzt er, dass er

in einem Team arbeiten kann, in dem sich Teamleiter

und Mitarbeiter auf Augenhöhe begegnen, wo

selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten

groß geschrieben werden und kurze Wege bei der

Lösung von Problemen und bei der Herbeiführung

von Entscheidungen die Tagesordnung bestimmen.

Letztlich kommt dies sowohl dem Kunden als auch

dem Unternehmen zugute. Sich in seinem neuen

Arbeitsumfeld einzuleben und im Kundenkreis

angenommen zu werden, fiel ihm aufgrund seiner

kommunikativen Art nicht schwer.

KUNDENBETREUUNG VOR ORT

Ein Blick in den Kalender von Holger Brinkmeyer

verrät, dass er Wert darauf legt, sehr oft bei Kunden

direkt vor Ort zu sein, um ihnen mittels Beratung,

Schulung oder auch bei der Beantwortung auftretender

Fragen kompetenter Ansprechpartner zu sein.

Gegenwärtig nimmt dabei inhaltlich die Vorbereitung

auf das Inkrafttreten der EU-Datenschutzverordnung

ab Mai 2018 breiten Raum ein. Hier gibt es bei

Kunden noch sehr viele Fragen hinsichtlich der neuen

Anforderungen – zum Beispiel bei der Dokumentation –

zu klären. Die Kunden langfristig für das Neue fit zu

machen, betrachtet der Jurist als eine anspruchsvolle

Herausforderung, der er sich gerne stellt.

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Den notwendigen Ausgleich zu den Belastungen

im Arbeitsalltag findet er in seiner Familie bei seiner

Frau Juliane und seinen drei Kindern Mattis, Michel

und Paule im Alter

von sechs, vier und

AUSGLEICH IN

DER FAMILIE

einem Jahr. Seine

Jungs halten ihn

in der Freizeit im

wahrsten Sinne

des Wortes in Schwung. Am liebsten geht es an den

Wochenenden oder im Urlaub gemeinsam in den Zoo

oder einfach raus in die Natur, wo sie ihrem Bewegungsdrang

freien Lauf gönnen können.

Holger Brinkmeyer,

Servicebereich Datenschutz

Darüber hinaus zeichnet er im Unternehmen als

Inhouse-Jurist auch verantwortlich für die stete rechtliche

Beratung der Firma in allen Belangen. An erster

Stelle steht dabei, sozusagen mit Argusaugen das

Vertragswesen im Blick zu haben.

© ITEBO GmbH

Sportlich hält ihn dies als auch regelmäßige Trainingseinheiten

auf dem Tennisplatz fit. Kraft für

den Alltag holt er sich darüber hinaus beim Lesen,

vornehmlich Belletristik – und das auch in englischer

Sprache – als auch bei Konzertbesuchen. Hier favorisiert

er die ganze Bandbreite elektronischer Musik.

Mit all dem kann er seine Akkus aufladen, um dann

wieder für seine Kunden da zu sein.

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PORTFOLIO

ALL ABOUT IT

© fotolia.com/Andrey Popov

SERVERBASIERTE

VON DER ISDN-TELEFONE HIN ZU WEB-RTC

SOFTWARELÖSUNG

BIETET DAS ENDE MEHR DER KOMFORT ISDN-TELEFONIE FORDERT

ENTSCHEIDUNGEN

ITEBO-TELEFON-

ANLAGEN Das war´s dann mit der schönen – FIT neuen FÜR Welt der

Telekommunikation, genannt ISDN. Was hatte die

DIE ZUKUNFT

Post 1989 beim Start nicht alles versprochen? Daten,

Fax, Telefon, alles über eine Leitung und das digital.

Im ausgelaufenen Jahrhundert eine Revolution,

heute, fast dreißig Jahre später, ein alter Hut. Der

Fortschritt von damals wandert ins Museum, es folgt

der Generationswechsel. Im kommenden Jahr beginnt

die Deutsche Telekom damit, ISDN sukzessive

abzuschalten. Und dann?

Ist es so etwas wie ISDN 2.0? Eher nicht: Das separate

Telefonnetz verschwindet, alles geht über das

Internet, genannt All-IP. Verwendet wird hierbei das

SIP-Protokoll, wobei „SIP“ quasi für die eigene Telefonnummer

steht. Diese Adresse ist der Anlaufpunkt

für Gespräche, Videos, Chat, Dokumente und Daten,

also Informationen aller Art. Somit wird das Telefon

gleichgestellt mit WhatsApp, Facebook oder IP-TV –

im privaten Umfeld bereits heute Stand der Dinge.

David Große-Hartlage freut sich auf den Quantensprung

und die damit verbundene Herausforderung:

„Es gibt Unangenehmeres als für Produkte zuständig

zu sein, die die Arbeit günstiger, einfacher und effizienter

machen.“ Für ihn, der bei der ITEBO-Unternehmensgruppe

im Bereich Beteiligungsmanagement

und Projekte arbeitet, gibt es eine ganze Reihe von

Argumenten, die dafür sprechen:

Dienste wie Chat, Videotelefonie

und Präsenzinformationen, die wir

heute bereits aus dem privaten

Bereich kennen, lassen sich für

dienstliche Belange nutzbringend

einsetzen. Das vereinfacht die Kommunikation,

beschleunigt die Abläufe und erlaubt den Einsatz

moderner Hilfsmittel ohne große Investitionen.

GANZ EINFACH –

UND EFFIZIENT!

So wird auch die Kommunikation über Browser

mittels WebRTC möglich. Große-Hartlage ist sich

sicher, dass das Telefonieren über Video schon bald in

Unternehmen wie in Behörden so selbstverständlich

sein wird, wie heute das Skypen zwischen der Oma

in Castrop-Rauxel und ihrer Enkelin in Sydney und

das alles ohne hohe Investitionen. Im Gegenteil: Statt

Netzwerk- und Telefonleitungen durch die Gebäude

zu ziehen, reicht eine einzige Datenleitung für alles.

Auch die teure Telefonanlage im Keller hat dann

ausgedient.

Alles läuft über einen Server und der steht aus Sicherheitsgründen

bereits heute in Rechenzentren bzw. bei

Spezialanbietern wie der ITEBO. Der Umstieg kann

ganz einfach schrittweise erfolgen, mit einem Gateway

(Adapter), der vor die vorhandene Telefonanlage

installiert wird. Für Große-Hartlage ist das alles aber

keine Frage des Ob, sondern des Wann. Es geht nicht

nur um die Gestaltung moderner Arbeitsplätze, um

die besten Fachkräfte von morgen zu gewinnen oder

um das verstaubte Amtsstubenimage loszuwerden, es

geht auch um das Thema Sicherheit.

„Alles, was mit dem IP-Netz verbunden ist, birgt auch

Gefahren in sich“, weiß Große-Hartlage. „Neben

dem Computer – sei es durch Angriffe über das

WLAN oder z. B. via E-Mail – droht mit dem Telefon

ein neues Einfallstor für Viren, Trojaner

und Schadprogramme aller Art“, so

Große-Hartlage weiter und warnt vor

hausgemachten Problemen durch den

Einsatz vermeintlicher Billiglösungen.

Sein Kollege Kim Schoen, IT-Sicherheitsexperte der

ITEBO-Unternehmensgruppe, sieht auch ein wachsendes

Bewusstsein für solche Fragen:

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GLOSSAR

„Unsere Kunden werden sensibler. Neu ist, dass Kunden

auf uns zugehen und nach Telefongeräten mit

Backdoor-Zertifikaten fragen. So wird beispielsweise

durch eine Verschlüsselung via DTLS-SRTP verhindert,

dass Gespräche durch eine Hintertür mitgehört

werden. Schließlich ist es gerade in einer Behörde

wichtig, dass elementare Standards der Vertraulichkeit

gewahrt bleiben.“

Auch Bernd Landgraf sieht der Entwicklung gelassen

entgegen: „Telefonie ist schon heute eine klassische

Hosting-Leistung.“ Für den ITEBO-Geschäftsführer

war deshalb der Schritt, das Unternehmen vom

IT-Dienstleister und IT-Systemhaus auch zum Anbieter

für Telekommunikationsdienste weiterzuentwickeln,

ebenso konsequent wie umgekehrt für Unternehmen

und Behörden, ihrem IT-Anbieter auch das Thema Telekommunikation

anzuvertrauen. Schließlich gehört es

zu den großen Vorzügen der neuen Technik, Service

und Wartung weiter zu konzentrieren, um Managementkapazitäten

und Kosten zu sparen.

Für die Anwender steht jedoch etwas ganz anderes

im Vordergrund: Mit ALL-IP und Unified Communication

ist das Büro genauso mobil wie das Handy:

arbeiten unabhängig von Zeit und Ort – die Arbeitswelt

der Zukunft! Viele stehen dieser Entwicklung

skeptisch gegenüber, sie befürchten, dass Beruf und

Privatsphäre miteinander verschmelzen. Für Holger

Richard, bei der ITEBO-Unternehmensgruppe für

den Bereich Beteiligungen und Projekte verantwortlich,

trifft eher das Gegenteil zu: „Früher musste

ich für jede Kleinigkeit ins Büro fahren, auch nach

Feierabend. Heute kann ich das von zu Hause aus

oder auch von unterwegs. Das bedeutet auch für die

Zeiteinteilung einen zusätzlichen Freiheitsgrad, auf

den ich nicht mehr verzichten möchte.“

• SIP: Session Initiation Protocol. Das SIP-Protokoll

eignet sich ideal für den Aufbau, Betrieb

und Abbau von Sprach- und Videoverbindungen

zwischen zwei und mehr Teilnehmern.

• WebRTC: Web Real-Time Communication.

WebRTC ist ein offener Standard, der eine

Sammlung von Protokollen definiert, die eine

Echtzeitkommunikation zwischen den Teilnehmern

ermöglichen. So lässt sich beispielsweise

die Erreichbarkeit eines Ansprechpartners im

Browser anzeigen und via Mausklick kann

dieser angerufen werden.

• Unified Communications (UC): Videotelefonie,

Instant Messaging, Mobility und Co. Unter UC

versteht man die Bündelung verschiedenster Kommunikationsmittel,

sodass Mitarbeiter und Geschäftspartner

sich ohne Medienbrüche vernetzen

und Geschäftsprozesse optimieren können.

• VoIP (Voice over IP): VoIP ist die Übertragung

und Vermittlung von Sprach-Kommunikation in

einem IP-Netzwerk. Zur Übertragung der Sprache

wird häufig das SIP-Protokoll verwendet.

• ISDN (Integrated Services Digital Network):

Die ISDN-Einführung gilt als Geburtsstunde der

digitalen Telefonie mit der Möglichkeit, zusätzliche

Daten über das Netz zu transportieren.

Mit dem Trend zu UC kehrt sich das Verhältnis

um. Im (Breitband-)Internet ist das Telefonieren

nur noch einer von zahllosen Diensten.

Mehr zum Thema erfahren Interessierte auf dem

All-IP-Forum am 07. November in Braunschweig

und am 08. November in Osnabrück:

Anmeldung unter www.itebo.de/veranstaltungen

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PORTFOLIO

© istockphoto.com/ :carlotoffolo

UMSTIEG AUF SAP S/4 HANA – WOHIN GEHT DIE REISE?

ITEBO-KUNDEN WERDEN AUF DEM WEG

IN DIE SAP-ZUKUNFT BESTENS UNTERSTÜTZT

Der Walldorfer ERP-Software-Riese SAP setzt

(s)einen neuen Standard. S/4 HANA ist ab spätestens

2025 das Maß aller Dinge in der SAP-Welt.

Über Vorteile und Herausforderungen haben wir

mit Jörg Schwarz, Servicebereichsleiter SAP bei der

ITEBO-Unternehmensgruppe, gesprochen.

ITEBO ganz nah: Herr Schwarz: Was bedeutet es für

die SAP-Kunden, wenn ab 2025 der Wechsel vom

„alten“ ERP-Release in die neue S/4-HANA-Welt

verpflichtend wird?

Schwarz: Dazu sollte man Folgendes wissen: Ähnlich

wie bei den früheren „Releasesprüngen“ (z. B.

von R/2 nach R/3) findet ein

einschneidender Technologiewechsel

statt. Dieser geht einher

mit erhöhter Benutzerfreundlichkeit

und Vereinfachungen von

bisher komplexen, teilweise auch sehr überladenen

SAP-Transaktionen, vor allem im Finanzwesen und

dem Controlling.

EINSCHNEIDENDER

TECHNOLOGIEWECHSEL

Schwarz: Zunächst einmal verlässt SAP die bisherige

und auch sehr erfolgreiche Strategie, verschiedene

Datenbanken zu unterstützen. In Zukunft wird nur

noch die hauseigene SAP-HANA-Datenbank zum

Einsatz kommen. Man unterstellt der SAP, hier ausschließlich

kaufmännisch strategische Interessen zu

bedienen. Dies ist aber nur die halbe Wahrheit. Wer

sich mit „alten“ relationalen Datenbanken auskennt,

erkennt recht schnell, dass SAP den generischen

Datenbankansatz verlassen musste. Mit dem spaltenorientierten

„in memory“-Ansatz stehen künftig

alle Daten optimiert für Analysen im Hauptspeicher

zur Verfügung. Auswertungen und Abfragen werden

damit flexibler und sind in Echtzeit möglich.

ITEBO ganz nah: Und worin bestehen dann die Vorteile

für die Anwender?

Schwarz: Das sind mehrere Aspekte. Das sichtbarste

Zeichen ist die neue Nutzeroberfläche Fiori. Das ist quasi

ein ganzes Bündel HTML5-basierter Applikationen,

die nicht zuletzt das mobile Arbeiten erleichtern. Den

zweiten wesentlichen Vorteil bietet der Systemwechsel

bei der Analyse, sprich die Auswertung von Daten. Statt

sich durch mehrstufige Abfragen

einer Antwort auf komplexe Fragestellungen

zu nähern, stehen durch

das neue Datenmodell alle benötigten

Daten optimiert im Hauptspeicher

zur Verfügung. Auch die Darstellung der Daten

erfolgt in einem moderneren und flexibleren (durch den

Anwender gestaltbarem) Layout.

ITEBO ganz nah: Was bedeutet der Technologiewechsel

für die Kunden der ITEBO?

ITEBO ganz nah: Klingt nahezu revolutionär, aber

Ressourcen verschlingend?

Schwarz: Ja, selbstverständlich benötigt das System

mehr Arbeitsspeicher als bisher, aber nicht im Endgerät,

sondern auf der Plattform.

ITEBO ganz nah: Und die Kosten?

Schwarz: Wir als SAP-Dienstleister wissen seit Jahren,

dass jeder SAP-Releasewechsel mit erhöhtem Ressourcenbedarf

einhergeht. Bisher haben wir es immer

geschafft, entstehende Mehrkosten für die Hardware

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nicht 1:1 an die Kunden weitergeben zu müssen. Dies

liegt natürlich daran, dass ITEBO die eigene Rechenzentrumsinfrastruktur

regelmäßig hinsichtlich Kosten

und Effizienz optimiert. Der Wechsel auf SAP S/4

Hana wird für die ITEBO mit hohen Investitionen verbunden

sein. Dass sich die irgendwann amortisieren

müssen, ist allerdings auch klar. Gerade im Bereich

IT-Infrastruktur ist die Zusammenarbeit mit solide

wirtschaftenden Partnern wichtig. Nur diese können

dauerhaft ein Optimum an Systemstabilität, Kontinuität

und Sicherheit gewährleisten.

ROADMAP FÜR DEN

SYSTEMWECHSEL

ITEBO ganz nah: Wie aufwendig wird die Migration

auf S/4 HANA sein bzw. wie teuer wird das?

Schwarz: Für unsere ITEBO-Kunden gilt zunächst,

dass alle Kunden mit einem Releasestand (ERP 6.0)

arbeiten, der als Startrelease bei einem Wechsel auf

SAP S/4 freigegeben ist. Somit entfallen i. d. R.

aufwendige Zwischenschritte. Das bedeutet, dass sich

die Umstellung ohne größere Anpassungsschwierigkeiten

jederzeit einleiten lässt. Trotzdem raten wir

dazu, bereits jetzt eine Roadmap für den Systemwechsel

zu erarbeiten. In diesem Prozess unterstützen

wir unsere Kunden proaktiv.

Betriebssystem und/oder Datenbank) im SAP-Umfeld

durchgeführt haben, ist das für uns kein Neuland und

folgt einer klaren, strukturierten Roadmap.

ITEBO ganz nah: Gibt es schon konkrete Erfahrungswerte

im Umfeld SAP S/4 HANA?

Schwarz: Ja, die gibt es. Wir arbeiten aktuell zweigleisig.

Zunächst sind wir dabei, technische SAP-Systeme

(SAP Solution Manager) auf die neue Datenbank

SAP HANA umzustellen. Dies ist auch schon für zwei

Systeme erfolgt. Weiterhin hat die ITEBO-Unternehmensgruppe

sich gemeinsam mit einem Partnerunternehmen

an einem Pilotprojekt mit weltweit 300

Teams beteiligt. Ziel war es, binnen fünf Tagen ein

System nach SAP-S/4-HANA-Standard aufzusetzen

und zertifizieren zu lassen. Aus dem Stand heraus

gehörten wir dabei zu den Top 30. Das zeigt uns,

dass wir auf dem richtigen Weg sind und bedeutet für

unsere Kunden, dass sie auch weiterhin einen starken

und verlässlichen SAP-Dienstleister an ihrer Seite haben.

ITEBO ganz nah: Wie kompliziert ist so eine Migration

auf das neue System?

Schwarz: Da wir in der Vergangenheit schon diverse

heterogene Migrationsprojekte (Wechsel von

© TEBO GmbH/Philip Loeper

Jörg Schwarz,

Servicebereichsleiter ERP-Systeme, SAP-Services

15


TITELTHEMA

© istockphoto.com/andresr/llhedgehogl

RECHNUNGSEINGANGSWORKFLOW

EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!

Um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/

EU zu erfüllen, müssen zukünftig Rechnungen in

strukturierten, elektronischen Datenformaten von

der Kommune empfangen und verarbeitet werden

können. Für die öffentlichen Verwaltungen zeichnen

sich hier zwei unterschiedliche Formate ab: das

bereits bestehende ZUGFeRD und das im Aufbau

befindliche XRechnung, das nach derzeitigem Stand

ausschließlich ein XML-Format nutzen wird.

Bis Ende 2019 muss jede öffentliche Verwaltung in

der Lage sein, diese Formate zu empfangen und eine

durchgängig digital unterstützte Rechnungsbearbeitung

inklusive Ablage umzusetzen. „Es geht also nicht

mehr darum, ob sich eine Umstellung lohnt, sondern

darum, sich in der verbleibenden Zeit entsprechend

vorzubereiten.“ Henning Köster, Projektleiter für die

E-Rechnung im Servicebereich ERP-Systeme, newsystem

der ITEBO, weiß, dass die Kommunen und

Gemeinden im Wettlauf mit der Zeit stehen.

Die Samtgemeinde Artland ist ein Verband der Mitgliedsgemeinden

Badbergen, Menslage und Nortrup

sowie der Stadt Quakenbrück. Vor sieben Jahren

führte die Samtgemeinde mit der Umstellung auf die

Doppik ein neues Rechnungssystem ein und bucht

jährlich über 25.000 Vorgänge für die rund 23.000

Artländer. Die meisten Rechnungen kommen auch

hier noch immer auf gutem alten Papier oder als

PDF-Anhang an, werden dezentral verteilt, angeordnet,

in die Buchhaltung gegeben und erst dann digital

erfasst, um weiterbearbeitet und abgelegt werden

zu können. Eine zentrale Poststelle wird zukünftig

eingehende Rechnungen scannen und verteilt diese in

einem standardisierten Bearbeitungsprozess.

„Wir sind eine mittelstandsorientierte Kommune mit

einem hohen Anspruch an Service und eingehaltene,

kurze Fristen für zum Beispiel die Bezahlung

von Rechnungen. Unsere elektronische Bearbeitung

macht den Weg der Rechnung einfacher und schneller“,

so Stefan Fröhlich, Kämmerer der Samtgemeinde.

„Das spart auch den Mitarbeitern eine Menge

Zeit und vor allem Platz, den die sonstigen Strecken

von Archivschränken besetzen.“

E-EINGANGSRECHNUNGSFÄHIGKEIT

Ein erster und vor allem realistischer Schritt zur Modernisierung

oder Verschlankung der verwaltungsinternen

Bearbeitungsprozesse ist in der Samtgemeinde

Artland, wie auch in vielen anderen Gemeinden, die

sogenannte „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“. Der

Weg dahin ist in der Samtgemeinde bereits greifbar,

zumal die Mittel bereits im Haushalt eingestellt sind.

Die Vorbereitungen für den Projektstart im Sommer

laufen auf Hochtouren.

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„Unser Ziel ist eine frühe digitale Erfassung unserer

Vorgänge. Dafür sind Entscheidungen zu treffen.

Integrieren wir gleich die gesamte Verwaltung oder

beginnen wir mit einem Bereich? Bleiben wir bei dem

Weg der dezentralen Verteilung und Anordnung oder

stellen wir um auf eine zentrale Buchhaltung?“

Erst nach der Etablierung eines zentralen Rechnungseinganges,

dem weiteren Aufbau einer Scanstrecke und

des zentralen E-Mail-Postfachs soll dann die Integration

eines medienbruchfreien, elektronischen Rechnungsworkflows,

also die Bearbeitung und Verbuchung bis

zur Finanzbuchhaltung wie auch die Schnittstellenanbindung

zum Kassenarchiv, umgesetzt werden.

E-Rechnung wird in der Samtgemeinde Artland als

umfassendes Organisationsprojekt begriffen, das

nicht nur tief greifend in die Arbeitsabläufe

des Rechnungswesens,

sondern der gesamten Verwaltung

eingreift. Stefan Fröhlich blickt dabei

noch weiter über den Tellerrand.

„Wenn im Jahr 2021 die Kommunen in den Wettbewerb

mit privaten Dritten treten müssen, stehen wir

bei unseren digitalen Ausgangsrechnungen vor dem

Thema des Umsatzsteuerausweises. Auch darüber machen

wir uns heute Gedanken, um gerüstet zu sein.“

Bis Ende des Jahres wird einer der größten Landkreise

in Niedersachsen, der Landkreis Rotenburg

(Wümme), den digitalen Rechnungsworkflow mit

Infoma newssystem bei seinen 19 Ämtern vollständig

eingeführt haben.

KOMMUNEN IM

WETTBEWERB

Zum Landkreis gehören die Städte Rotenburg

(Wümme), Bremervörde und Visselhövede, zwei

Einheitsgemeinden sowie acht Samtgemeinden mit

52 Mitgliedsgemeinden.

ABLÄUFE, ZUSTÄNDIGKEITEN UND

VERTRETUNGSREGELUNGEN KLÄREN

Die Rechnungen werden in der Poststelle des Landkreises

gescannt und in die Ordner der jeweiligen

Ämter abgelegt. Aus diesen werden die Eingangsrechnungen

dann automatisiert in den Rechnungsworkflow

der Ämter übernommen. „Die Einführung

eines digitalen Rechnungsworkflows ist vor allem Organisationsentwicklung.

Das heißt, Abläufe, Zuständigkeiten

und Vertretungsregelungen klären, Rollen

und Rechte zuweisen, sich hinterfragen.

Dafür braucht man die Rückendeckung

der Verwaltungsleitung und

den Willen der Mitarbeiter“, sagt

Axel Bolz, Amtsleiter Finanzen des

Landkreises Rotenburg (Wümme).

Mit der ITEBO entwickelte das hochmotivierte

Projektteam, bestehend aus vier Mitarbeitern, für die

Umsetzung des digitalen Rechnungsworkflows zuerst

einen Standard für den Lauf einer Rechnung, dieser

wurde im Folgenden in einigen Ämtern pilotiert,

ausgerollt und für jedes Amt mit den spezifischen Besonderheiten

ergänzt. „Wir integrieren ca. 700 Leute

in den Workflow. Das System ist einfach und schnell

erlernbar.

>> Mehr auf Seite 18

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TITELTHEMA

© fotolia.com/stockyme

Nach unseren Erfahrungen reichen zwei Stunden

Schulung aus, damit Mitarbeiter damit arbeiten

können. Das System spart Zeit, vor allem bei der

Rechnungsablage und der Rechnungsrecherche, und

ermöglicht eine weitergehende Automatisierung der

Buchungen.“

Der Landkreis rechnet zeitnah mit einer steigenden

Zahl von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD-Format,

nicht zuletzt durch die Rechnungslegung der

Bundesdruckerei. „Im nächsten Jahr werden wir

noch den E-Rechnungsmanager

integrieren. Dieser übernimmt aus

den XML-Datensätzen der elektronischen

Rechnungen automatisiert

die Rechnungsdaten, zum Beispiel

den Kreditor oder den Rechnungsbetrag“,

so Axel Bolz.

Nach der Buchung werden die Rechnungen direkt ins

Dokumentenmanagementsystem übergeben. Für die

revisionssichere Ablage elektronischer Rechnungen

ist dies grundlegend. Während in der Samtgemeinde

Artland und dem Landkreis Rotenburg (Wümme) ein

Dokumentenmanagementsystem bereits vorhanden

und an den Rechnungsworkflow angebunden ist, beginnen

andere Gemeinden den Weg zur E-Rechnung

mit der Umsetzung digitaler Vorgangsbearbeitung aus

dem Dokumentenmanagementsystem.

EINFACH UND

SCHNELL ERLERNBAR

KUNDEN MÖCHTEN EINE

EINHEITLICHE VERWALTUNG

„Wir haben zahlreiche Kunden, die aus den unterschiedlichsten

Fachverfahren gestartet sind“, sagt

Henning Köster. So begann zum Beispiel die Samtgemeinde

Neuenhaus bei der digitalen Steuerakte und

der digitalen Vergütungsakte. Der Landkreis Osnabrück

startete mit der Umsetzung der digitalen Postverwaltung.

Aus diesem Posteingang werden dann

die eingehenden Rechnungen an den

Rechnungsworkflow weitergeleitet.

„Kunden möchten eine einheitliche

Verwaltung und eine digital durchgängige

Bearbeitung aller Dokumente.

Dabei ist es egal, ob Kunden beim Dokumentenmanagementsystem

oder beim kommunalen

Rechnungs- oder Finanzwesen beginnen.

Wir haben unsere Erfahrung der letzten Jahre

genutzt, um für unsere Kunden eine Lösung und

die Standardisierung der notwendigen Projekte zu

entwickeln, die immer zur Gesamtlösung auch unter

Einbezug schon vorhandener Bausteine führt“, resümiert

Henning Köster.

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KOOPERATIONEN

© istockphoto.com/Pinkypills

OPTIMAL SYSTEMS

„ENAIO ® HARMONIERT GUT MIT DER

ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG“

Das Ziel der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen

birgt in Deutschland nach wie vor hohes Optimierungspotenzial.

In vielen Städten und Gemeinden

kommt die Umrüstung aber eher schleppend voran.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe begleitet Kommunen

seit vielen Jahren auf diesem Weg hin zum funktionierenden

E-Government.

Seit 2008 besteht eine strategische Partnerschaft mit

OPTIMAL SYSTEMS. Im Rahmen

einer Marktanalyse wurde der breit

gefächerte Markt für Enterprise-Content-Management

(ECM)

Systeme eruiert. Die Entscheidung

für OPTIMAL SYSTEMS Hannover

und damit für den Marktführer in diesem Bereich

beruhte vor allem auf dem modularen Aufbau der

ECM-Lösung enaio ® und der Vielfalt der bestehenden

Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren. „Die

Entwicklungsstrategie von enaio ® harmonierte von

Anfang an sehr gut mit den Anforderungen unserer

Kunden“, so Bernd Landgraf, Geschäftsführer der

ITEBO-Unternehmensgruppe.

Die Einführung eines ECM Systems ist für Kommunen,

Kirchen und karitative Einrichtungen eine grundsätzliche,

strategische Entscheidung. Kernziel ist der standardisierte

Umgang mit verschiedenen Dokumenten

und Belegen, Anträgen und Bescheiden, die alle in

einer elektronischen Akte (E-Akte) abgelegt werden.

enaio ® bietet eine intuitive Bedienbarkeit und ist in

seinem Umfang gut skalierbar, um den Anforderungen

von kleinen, mittleren und großen Kommunen zu

entsprechen.

DIGITALE

VERWALTUNG

Aufbauend auf der breiten Grundfunktionalität und

der Schnittstellenkompetenz hat die ITEBO-Unternehmensgruppe

spezielle Lösungsschalen für wichtige

Bereiche öffentlicher Verwaltungen entwickelt. Diese

Module für die Steuerakte, die digitale Vergütungsund

Personalakte oder die allgemeine Schriftgutverwaltung

stellen praxiserprobte Lösungen dar. Mit

ihrer Hilfe wird ein Großteil der Verwaltungsprozesse

bereits mit der Implementierung als Workflow im System

abgebildet und der Aufwand für

die Einführung eines ECM-Systems

signifikant reduziert.

„Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist

einer unserer Keypartner in Niedersachsen.

enaio ® ist ein starkes und sehr weit verbreitetes

Produkt und die ITEBO ein kompetenter Partner,

der mit den Bedürfnissen und Arbeitsabläufen in den

Rathäusern bestens vertraut ist. Von unserer engen

Zusammenarbeit profitiert vor allem die öffentliche

Verwaltung. So kann unter vertrieblichem Aspekt eine

nahezu flächendeckende Präsenz des Kernprodukts

enaio ® sowie unserer Dienstleitungen und Lösungen

für unsere Kunden und Interessenten in Niedersachsen

abgebildet werden“, so Jörg Huesmann, Geschäftsführer

der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft

mbH in Hannover.

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AKTUELLES

© ITEBO GmbH

VERANSTALTUNGEN 2017

EIN RÜCK- UND AUSBLICK

Die Entwicklung der öffentlichen Verwaltung im

Bereich der Digitalisierung steht in diesem Jahr ganz

oben auf der Agenda der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Für Kunden und Interessenten bieten wir regelmäßig

auf unseren Infotagen eine Plattform zum

direkten Austausch. Gemeinsam mit Fachverfahrensherstellen

und externen Fachleuten informieren wir

über Neuerungen.

Einen kurzen Rückblick auf ausgewählte Veranstaltungen

des 1. Halbjahres finden Sie hier.

ITEBAU-FORUM

In lockerer Atmosphäre trafen sich Kunden und Interessenten

auf dem 5. ITeBAU-Forum in Dinklage. Neben

handfesten Praxistipps standen Neuerungen des

ITEBO-Produkts auf der Agenda. So erlaubt bspw. die

Nutzung des WACOM-Displays die intuitive Bearbeitung

von Bauplänen und Zeichnungen direkt am

Bildschirm. Die manuelle Bearbeitung auf dem Papier

entfällt und Aktualisierungen können direkt in die digitale

Akte (Projektraum) eingepflegt und für alle am

Verfahren Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.

Diese Unterlagen können dann jederzeit von unterwegs

genutzt werden. Bauabnahmen/-kontrollen

vor Ort mit mobilen Endgeräten sind seit Längerem

möglich. Bisher war dazu aber eine Internetverbindung

erforderlich, um online auf die Daten zugreifen

zu können. Mit dem neuen Abnahme-Tool conjectMI

können Bauabnahmen nun auch digital und ohne

vorhandene Internetverbindung durchgeführt werden.

Dabei werden die benötigten Unterlagen vorab

aus dem Projektraum auf das Tablet überspielt. Mit

dem Abnahme-Tool lassen sich Baukontrollen digital

dokumentieren (inkl. Anmerkungen in den Plänen

und mit dem Tablet aufgenommenen Fotos etc.) und

anschließend automatisiert Abnahmeberichte erstellen,

die dann wieder in die digitale Akte synchronisiert

werden. Einen Blick in die Zukunft des Bauens wagten

dann alle Teilnehmer des Forums gemeinsam mit dem

BIM-Experten Ulrich Hartmann von der conject AG

zum Thema Buildung Information Modeling.

Ein weiteres Thema war, die Digitalisierung der Prozesse

nicht nur isoliert im Bauamt zu betrachten, sondern

die digitalisierten (Alt)-Akten kreisweit digital zur

Verfügung zu stellen. Anhand eines Praxisbeispiels

erklärte Benjamin Schock, wie dieser Prozess im Landkreis

Osnabrück von statten ging.

In angenehmer Atmosphäre ließen die Teilnehmer anschließend

bei einem kleinen Imbiss die Veranstaltung

Revue passieren.

INFOTAG UND SCHNUPPERKURS

VOIS|MESO

Verwalten, organisieren, integrieren, systematisieren –

dafür steht die neue Softwaregeneration VOIS. Als

webbasierte Oberfläche bildet VOIS unterschiedliche

Fachverfahren vom Melde- und Passwesen über

Gewerbe- und Erlaubniswesen, Fischereiwesen bis hin

zum Parkausweis ab und bündelt die Anwendungen

in einer einzigartigen Benutzeroberfläche.

Die fachverfahrensübergreifend angepasste Vorgangslogik

erlaubt den Bürgerämtern und Bürgerbüros

künftig einen umfassenden Blick auf den Bürger.

Durch die Verknüpfung der Fachverfahren können

Bürger besser beraten und umfassender informiert

werden.

Die Optik der neuen Software erlebten Kunden auf

dem Infotag VOIS live und testeten die Handhabung

selbst in verschiedenen Schnupperkursen im zweiten

Quartal. Weitere Kurse sind in Planung.

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NSYS-FORUM 2017

Durchweg positiv wurde das nsys-Forum 2017 am

18. und 19. Mai 2017 im Burghotel Dinklage aufgenommen.

Zum 13. Mal hatte die ITEBO-Unternehmensgruppe

eingeladen, sich über rechtliche Fragen

zu informieren, neue Funktionen in Infoma newsystem

kennenzulernen und mit fachkundigen Referenten,

Kollegen sowie Mitarbeitern der Axians Infoma und

ITEBO ins Gespräch zu kommen.

Die Teilnehmer begrüßten die ausgewogene Mischung

aus interessanten Fachvorträgen, aktivem Austausch

mit dem Softwarehersteller und aufschlussreichen

Best-Practice-Ansätzen. So führte Herr Zoberbier von

der Stadt Bückeburg aus, welche Möglichkeiten und

Chancen der flexible Word-Druck in Infoma newsystem

bietet. Dem erstmaligen Druck des Haushaltsplanes

der Stadt mit Word waren einige grundlegende

Überlegungen voranzustellen und insofern mahnte er,

rechtzeitig mit den Arbeiten zu beginnen.

Auch die Einführung einer einheitlichen Informationsund

Steuerungsplattform erfordert eine detaillierte und

strategische Planung. Ihre Erfahrungen mit dem Modul

newsystem Business Intelligence stellten Herr Strakeljahn

und Herr Brockmeyer von der Stadt Melle vor.

Den Blick in die Zukunft wagte Prof. Horstmann mit

seinem Vortrag zur KomHKVO (Kommunale Haushalts-

und Kassenverordnung), den Herr Menke

um praktische Hinweise mit Bezug auf newsystem

ergänzte.

Aktuell und zukunftsweisend war auch der Beitrag von

Henning Köster, der den greifbaren Mehrwert, den

eine elektronische Rechnung sowie die elektronische

Rechnungsverarbeitung mit einem angeschlossenen

digitalen Workflow bietet, verdeutlichte.

Selbstverständlich boten sich beim abendlichen Ausklang

im idyllischen Ambiente des Hotels zahlreiche

Gelegenheiten, das am Tag Erlebte im Kreise Gleichgesinnter

auszutauschen und zu vertiefen.

AUSBLICK

Auch im zweiten Halbjahr informieren wir auf zahlreichen

Infotagen über aktuelle Entwicklungen im

Bereich e-Government. Auf unserer dritten E-Trends-

Veranstaltung präsentieren wir gemeinsam mit

unseren Kunden handfeste Praxisbeispiele: Welche

Herausforderungen waren bei der Einführung des

elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der

Praxis zu meistern und welche Chancen ergeben sich

durch den digitalisierten Prozess? Wie nehmen die

Bürgerinnen und Bürger einer Samtgemeinde digitale

Verwaltungsdienstleistungen an? Diese Antworten

erhalten Sie im IV. Quartal auf der E-Trends.

Anmeldungen unter: www.itebo.de/veranstaltungen

VERANSTALTUNGEN IM

2. HALBJAHR 2017

• Infotag OpenR@thaus

31. August 2017, Hannover

• Infotag All-IP

07. November 2017, Braunschweig und

08. November 2017, Osnabrück

• VOIS-Schnupperkurse

November 2017

• E-Trends

IV. Quartal 2017

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IM FOKUS

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DAS INTERNET DER DINGE

BIG DATA UND ANDERE BAUSTELLEN

Als ich vor einigen Wochen liebe Freunde besuchte,

hatte der Mai seinem Namen mal wieder alle Ehre gemacht:

neue Wohnung, neue Küche, neue Einbaugeräte.

So ist er halt, der Mai. Als besonderes Highlight

wurde mir der neue Backofen vorgestellt.

Der war nicht nur bequem in Augenhöhe montiert,

sondern auch mit einem fröhlich bunten Touchscreen

und Internetanschluss ausgestattet. Wow! Empfohlene

Kerntemperaturen oder Rezeptvorschläge gefällig?

Kein Problem!

Damals wurden mir schlagartig zwei Dinge klar:

1. Ich muss dringend zum Optiker. Der Screen war

aber auch wirklich nicht sehr groß.

2. Manche Dinge werden nicht gebaut, weil sie Sinn

machen, sondern weil man es kann.

Ich will hier aber nicht als Spielverderber dastehen,

denn es gibt natürlich auch viele nützliche Helferlein

und der Trend zu immer smarteren Geräten ist sowieso

nicht mehr aufzuhalten. Umso wichtiger aber, dass wir

ein paar kritische Fragen stellen. Wie steht es denn

z. B. um deren Sicherheit? Viele Systeme, die zum

Internet of Things (IoT) gerechnet werden, sind aus

Kostengründen mit stark reduzierten Chipsätzen ausgestattet,

die z. T. nicht mal updatefähig sind.

Hier gilt dann: Hast du einen gehackt, hast du alle gehackt.

Das ist ärgerlich, wenn es um Geräte geht, die

eigentlich noch zehn Jahre gut funktioniert hätten und

sehr gefährlich, wenn es um kritische Infrastrukturen

geht. Tatsächlich ist die Bedrohung der Cybersicherheit

durch das IoT schon sehr real. Die ersten Botnets aus

internetfähigen Überwachungskameras wurden bereits

entdeckt.

VIELE FRAGEN BLEIBEN OFFEN

Als Nächstes sollten wir uns fragen, welche Daten

unsere smarten Assistenten eigentlich erfassen, aufbewahren

und ggf. irgendwo hinschicken. Mein Auto hat

z. B. einen sogenannten Notfallassistenten. Wird ein

Airbag ausgelöst, kann der einen Notruf absetzen und

meine Position via GPS an eine Notrufzentrale melden.

So weit, so nützlich. Aber wenn das in einem Notfall

funktioniert, ginge das theoretisch ja auch permanent,

oder? Gibt es da draußen vielleicht jemanden, der zu

jedem Zeitpunkt weiß, wo und wie schnell (Oh, oh!)

ich unterwegs bin? Erinnern Sie mich bitte daran, dass

ich gelegentlich beim Hersteller nachfrage, ob mein

Bewegungsprofil eventuell schon Bestandteil von Big

Data ist.

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Und schon sind wir – was für eine Überleitung – bei

dem Thema, zu dem ich mehr Fragen als Antworten

habe. Lassen wir mal die Big Data-Technik und sorgfältig

ausgewählte Beispiele beiseite, die

Ausbreitung der nächsten Grippewelle

mithilfe von Big Data vorhersagen,

weil auf Facebook und Twitter am

schnellsten und lautesten geniest wird.

Ich finde es viel spannender zu fragen, wie „big“ die

Daten denn tatsächlich sind, wie unterschiedlich Antworten

ausfallen können, wenn ich zwei Big-Data-Spezialisten

dieselbe Frage stelle und welche Berücksichtigung

ich am Ende des Tages als Individuum finde.

Schnell ein Beispiel, bevor die Verwirrung komplett ist.

Unter der Überschrift „Paradise found“ behauptet ein

US-Unternehmen, Hersteller diverser Big Data Tools,

den „analytisch besten Ort der Welt“ gefunden zu

haben. Dafür wurden mehr als 5 Millionen Datensätze

„PARADISE

FOUND“

aus über 1000 Datenquellen und vier Social Media

Dienste ausgewertet, um 150.000 Orte in knapp 200

Ländern auf 69 Merkmale hin zu untersuchen. Und der

Gewinner ist: West Perth, Australien.

Natürlich ist so eine Analyse beeindruckend

und West Perth ein tolles

Fleckchen Erde.

Aber der beste Ort der Welt? Und

vor allem: Für wen? Den durchschnittlichen Weltbürger,

die Amerikaner oder für mich? Man darf schon

die Frage stellen, wer diese 69 Merkmale aufgestellt

hat und warum es nicht 70 sind. Ich bin sehr sicher,

dass die Entfernung zu meinem Arbeitsplatz nicht

berücksichtigt wurde. Oder soll ich da „nur“ Urlaub

machen? Dann verstehe ich aber nicht, warum der

Cluster Bildung und Karriere untersucht wurde. So viele

Fragen. Nein, liebe Leute, eure Analyse hilft mir nicht

weiter. Behaltet sie einfach und ich nehme dann doch

den Backofen.

© ITEBO GmbH

Dieter Rieken,

Geschäftsbereich Anwendungen und Betrieb, IT-Strategie

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