ITEBO ganz nah Ausgabe 2017 02

Ausgabe 2 | 2017
Infotag All-IP
HINWEIS
SEMINAR
07. November 2017, Braunschweig
08. November 2017, Osnabrück
?
TITELTHEMA:
EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!
ALL ABOUT IT:
DAS ENDE DER ISDN-TELEFONIE FORDERT ENTSCHEIDUNGEN
UNSER TEAM – HOLGER BRINKMEYER:
BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN

© istockphoto.com/Serdarbayraktar
Impressum
ITEBO ganz nah
Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe
Herausgeber
ITEBO GmbH
Dielingerstraße 39/40
49074 Osnabrück
Tel.: 0541 9631-0
info@itebo.de · www.itebo.de
Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf
Redaktion
ITEBO-Unternehmensgruppe
Konzeption, Layout
b2 Werbeagentur, Braunschweig
Texte
Kathrin Sieber, Andreas Wenk, Klaus Steinbrecher, ITEBO-Unternehmensgruppe
Titelbild
istockphoto.com/andresr/llhedgehogll, sonstige siehe jeweiliger Hinweis
Druck
Individual.Druck, Osnabrück
Erscheinungsweise/Auflage
dreimal jährlich, 2500 Exemplare

INHALTSVERZEICHNIS
4–5
6–7
8–9
10–11
12–13
14–15
16–18
19
20–21
22–23
AUF EIN WORT
DR. RALF RESCH – BITTE OFFENE TÜREN EINRENNEN
PORTFOLIO
SCHÜLER ONLINE – DAMIT KEIN SCHÜLER DURCH DAS NETZ RUTSCHT
VON HAUS AUS
KOSTENEINSPARUNG DURCH VERSANDOPTIMIERUNG
UNSER TEAM
HOLGER BRINKMEIER – BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN
ALL ABOUT IT
DAS ENDE DER ISDN-TELEFONIE FORDERT ENTSCHEIDUNGEN
PORTFOLIO
UMSTIEG AUF SAP S/4 HANA – WOHIN GEHT DIE REISE?
TITELTHEMA
EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!
KOOPERATIONEN
OPTIMAL SYSTEMS
AKTUELLES
VERANSTALTUNGEN 2017 – EIN RÜCK- UND AUSBLICK
IM FOKUS
DAS INTERNET DER DINGE
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AUF EIN WORT
© Vitako, Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.V.
DR. RALF RESCH
BITTE OFFENE TÜREN EINRENNEN
Vitako hat sich Anfang des Jahres dafür eingesetzt,
die kommunalen Bürger- und Serviceportale zu
erhalten und in den geplanten Portalverbund aufzunehmen.
Hintergrund war ein Gesetzentwurf zum
sogenannten „Onlinezugangsverbesserungsgesetz“
(OZG). Innerhalb von fünf Jahren sollen alle Verwaltungsleistungen
von Bund, Ländern und Kommunen
nicht nur online angeboten werden; Bürgerinnen,
Bürger und Unternehmen sollen sie künftig direkt,
einfach und sicher mit drei Klicks erreichen können.
Wir finden sie richtig und wichtig. Mehr Drive beim
E-Government kann nicht schaden. Und auch eine
größere Standardisierung der öffentlichen IT, wie sie
das Gesetz vorsieht, wäre ganz in unserem Sinne.
Denn bei den Serviceportalen, das muss einmal hervorgehoben
werden, haben die Kommunen Standards
gesetzt. Gut funktionierende und von Bürgern vielfältig
genutzte Portale gibt es in vielen Kommunen längst,
während bei Bund und Ländern solche Lösungen größtenteils
noch nicht vorhanden sind.
Damit soll die lange Suche nach der
richtigen Stelle im Netz entfallen.
Über jedes Verwaltungsportal – egal
ob auf kommunaler, Landes- oder
Bundesebene – soll es einen vollständigen
Zugang zu allen online angebotenen Verwaltungsleistungen
geben.
Aus dem Gesetzentwurf ist inzwischen ein Bundesgesetz
geworden, wodurch der Bund mehr Tempo beim
E-Government vorlegen will. Vitako – die Bundes-Arbeitsgemeinschaft
der kommunalen IT-Dienstleister –
und die ITEBO-Unternehmensgruppe als Verbandsmitglied
begrüßen diese Zielsetzung ausdrücklich!
KOMMUNEN
SETZEN STANDARDS
Insofern ist es sinnvoll, die Anschlussfähigkeit
einer künftigen
bundesweiten Portalinfrastruktur
mit den bestehenden kommunalen
Portalen im Auge zu behalten.
Dafür setzt sich Vitako ein. Wir haben das in unseren
Stellungnahmen „Interoperabilität“ genannt:
Serviceportale sollen einheitlich aufgebaut sein und
vergleichbare Funktionen bieten – um die dahinter
liegende IT-Technik kümmern sich die kommunalen
IT-Dienstleister. Wir wollen weiter gute Lösungen voranbringen
– vor allem, wenn sie schon existieren und
zur Nutzung bereitstehen.
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ÜBER VITAKO
Vitako ist die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der
Kommunalen IT-Dienstleister e. V.
55 Rechenzentren, Software- und IT-Serviceunternehmen
mit über 12.000 Beschäftigten
bündeln in der Vitako ihr Know-how und
stellen es den Kommunen zur Verfügung.
Insgesamt betreuen die Mitgliedsunternehmen
knapp 590.000 IT-Arbeitsplätze in mehr als
10.000 Kommunen und generieren einen jährlichen
Umsatz von 2,17 Milliarden Euro. Der
Verband hat seinen Sitz in Berlin.
VEREINHEITLICHUNG PER OZG
Zugegeben: Die föderalen Strukturen unseres Landes
haben in der kommunalen IT im Laufe der Jahrzehnte
in verschiedenen Regionen verschiedene Lösungen für
vergleichbare Probleme hervorgebracht. Kommunalen
Wettbewerb haben wir dabei
immer für hilfreich gehalten – frei
nach dem Motto: Konkurrenz
belebt das Geschäft, führt zu besseren
Lösungen und ist am Ende
kostengünstiger. Daher hatte Vitako
auch angeregt, den Auswahlprozess für konkrete
Anwendungen im Portalverbund transparent zu gestalten.
Der Bund hat nun mit dem OZG ein Instrument
geschaffen, mit dem er die öffentliche IT-Landschaft
per Gesetz bis in die Kommune gegebenenfalls sogar
vereinheitlichen kann. Wir sind schon sehr gespannt,
inwieweit das gelingen wird.
DEZENTRALE
LÖSUNGEN
zusätzliche Investitions- und Personalkosten hervorrufen.
Mal ganz abgesehen von den Kosten für die
Neuanschaffung, müssen bestehende Verpflichtungen
aus langfristigen Verträgen oder in Form von Lizenzkosten
weiter erfüllt werden. Für
Kommunen wäre dies faktisch eine
Doppelbelastung. Insofern plädieren
wir weiter für dezentrale Lösungen
und die intelligente Einbindung der
bestehenden Informationstechnik.
Wo immer aber diese nicht mehr zeitgemäß ist und
ihr Betrieb eine aufwendige Wartung erfordert, ist ein
Neubeginn vielleicht tatsächlich erforderlich. Vitako
und die kommunalen IT-Dienstleister stehen gerne mit
Rat und Tat zur Seite.
Ihr Dr. Ralf Resch
Kostengünstiger als die heutigen Lösungen wird dies
nicht zu haben sein. Die heute bestehenden Angebote
von Ländern und Kommunen sind in komplexe und
stark vernetzte IT-Infrastrukturen eingebunden. Darin
ganz neue Komponenten unterzubringen, wird
Geschäftsführer Vitako
Bundes-Arbeitsgemeinschaft der
Kommunalen IT-Dienstleister e. V.
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PORTFOLIO
© istockphoto.com/ TommL
SCHÜLER ONLINE
DAMIT KEIN SCHÜLER DURCH DAS NETZ RUTSCHT
Schulübergänge sind verbunden mit einem hohen
Aufwand. Für die Schulen in der Administration,
für Schüler bzw. Schülerinnen und deren Eltern mit
der Aufgabe, nach Angeboten und freien Plätzen
zu recherchieren, Bewerbungen einzureichen und
den Status der Bewerbungen zu beobachten. Für
Verwaltungen ist die Erfüllung und Begleitung von
Schul- und Berufspflicht eine steigende administrative
Herausforderung.
Schüler Online ist eine Internetplattform, die bei den
verschiedenen Formen von Schulübergängen und den
damit verbundenen Verwaltungsvorgängen alle Beteiligten
unterstützt und die Anmeldungen zu den berufsbildenden
Schulen auf elektronischem Wege ermöglicht.
Mit Schüler Online, einer Lösung, die vom Kommunalen
Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe mit
Sitz in Lemgo entwickelt und betrieben wird, arbeiten
in NRW und Niedersachen mittlerweile 43 Kreise und
kreisfreie Städte. In Kooperation mit dem KRZ Lemgo
bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe bei der Einführung
der Internetplattform die ganzheitliche Steuerung
und Beratung, die technische Bereitstellung
des Produkts, die
Schulungen der
Anwender bis
zum qualifizierten
fachlichen Support.
So setzt die
ÜBERSICHTLICHES
BILDUNGSANGEBOT
ITEBO derzeit bei einigen Kunden die Einführung von
Schüler Online um. Neben dem Kreis Lüneburg, der
Stadt und dem Landkreis Osnabrück, arbeitet auch
der Landkreis Stade seit Januar 2017 mit der Lösung.
© istockphoto.com/fstop123
Begleitet wird durch das einheitliche und transparente
Verfahren derzeit der Übergang der Schülerinnen
und Schüler von den abgebenden Schulen (Förder-,
Haupt-, Ober-, Real- und Gesamtschulen sowie
Gymnasien) ins Berufsleben und damit zu den Unternehmen
und den berufsbildenden Schulen; ebenso
wie der Übergang zu einer Schule mit gymnasialer
Oberstufe.
Berufsorientierung online – immer alles im Blick!
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© Foto: Privat
Auf dem Portal können sich Suchende einen Überblick
über das Bildungsangebot verschaffen und
erfahren, welche Unterlagen für die Anmeldung eingereicht
werden müssen. Es besteht die Möglichkeit
der direkten Onlineanmeldung und es ist jederzeit die
Abfrage möglich, ob eine Aufnahme erfolgte oder an
welcher Stelle man auf der Warteliste steht.
Die ideale Quelle für alle, die Informationen und Entscheidungshilfen
für die Berufsorientierung suchen,
verwaltet einen Datenpool, in dem es für jede Schule
einen eigenen und geschützten Datenbereich gibt.
Die abgebenden Schulen stellen die Stammdaten der
Lernenden sowie die der zugehörigen Erziehungsberechtigten
ein. Jede Schülerin und jeder Schüler erhält
durch Aushändigung eines individuellen Passworts
Zugriff auf seine Daten, die er mit Hilfe eines Assistenten
ergänzen kann. Auf dieser Grundlage bietet
das System dann alle passenden und gemäß dem zu
erwartenden Abschluss möglichen Bildungsangebote
und ein digitales Anmeldeformular. Dieses muss
die Schülerin oder der Schüler unterschreiben und
ergänzt um die geforderten Unterlagen bei der Schule
einreichen, bei der sie/er sich bewirbt. Sollte dies eine
Schule sein, die nicht am Verfahren teilnimmt, tragen
die Suchenden auch diese Informationen in das Portal
ein. Die Betriebe können ihre Azubis über Schüler
Online bei den berufsbildenden Schulen anmelden.
Mit der Aufnahme haben die aufnehmenden Schulen
die Möglichkeit, die Daten der Bewerber in das jeweils
eigene Schulverwaltungsprogramm zu übernehmen.
Die abgebende Schule erhält in beiden Fällen
zur Kontrolle der Berufsschulpflicht die notwendigen
Informationen, welche ihrer Schüler bzw. Schülerinnen
versorgt sind bzw. ihrer Schulpflicht nachkommen
und den Status der Bewerbungen. Damit schafft die
Anwendung eine strukturierte Grundlage für eine
individuelle Beratung. Selbstverständlich entspricht
das Programm höchsten Sicherheitsanforderungen.
So werden alle Daten, auch wenn diese nur temporär
gespeichert werden, verschlüsselt übertragen.
BESCHLEUNIGUNG DER
ANMELDEPROZESSE
Schüler Online ermöglicht, dass die Berufsschulpflicht
lückenlos im Blick behalten wird. Die Bündelung
digitaler Informationen spart Verwaltungsaufwand
und beschleunigt die Anmeldeprozesse. Und die
möglichen Auswertungen bieten eine gute Grundlage
zur weiteren Evaluation auch kreisübergreifender
Bildungsangebote. Auch Betriebe können sich auf
dem Portal registrieren und ihre Auszubildenden zur
Berufsschule anmelden. Das alles ist kreis- und länderübergreifend
möglich.
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VON HAUS AUS
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
VON HAUS AUS
KOSTENEINSPARUNG DURCH
VERSANDOPTIMIERUNG
In den Unternehmen herrscht auch heute noch ein
hohes Aufkommen an Schriftverkehr, der zumeist auf
dem postalischen Wege abgewickelt wird.
Wer Einblick in das Leistungsspektrum der ITEBO-Unternehmensgruppe
nimmt, wird feststellen, dass neben
der umfassenden Beratung und Unterstützung bei der
Softwareauswahl auch alle damit verbundenen Dienstleistungen
wie Entwicklung, Betrieb und Handel zum
Portfolio dieses Unternehmens gehören. Dazu zählt im
Bereich Outputmanagement neben dem Druck und
der Kuvertierung auch die Versandoptimierung.
Seit vielen Jahren verfügt die ITEBO-Unternehmensgruppe
über einen leistungsstarken Maschinenpark für
Druck und Kuvertierungen, der den Ansprüchen eines
modernen Outputmanagements vollends gerecht wird.
Moderne Druckstraßen zeichnen sich in der Regel durch
Schnelligkeit, Qualität und Wirtschaftlichkeit gegenüber
älteren Modellen aus und stehen für Nachhaltigkeit.
Warum Serviceleistungen rund um das Thema Versand
von Rechnungen, Mahnungen, Bescheiden und
Gehaltsmitteilungen aller Art für viele Kunden zunehmend
an Bedeutung gewinnen, dazu steht Bernhard
Hehmann, der zuständige Servicebereichsleiter, gern
Rede und Antwort.
Seit über zehn Jahren sammeln Sie praktische Erfahrungen
in punkto Versandoptimierung. Für all jene,
die nicht damit vertraut sind: Was versteckt sich
dahinter?
GRÖSSTMÖGLICHE
PORTOEINSPARUNG
Mithilfe der von uns eingesetzten Versandoptimierungssoftware
sind wir in der Lage, adressgleiche
Sendungen zu einer Sendung zusammenzufassen.
Diese sogenannte Sendungsbündelung bewirkt für
unsere Kunden erhebliche Kosteneinsparungen. Dabei
sind beim Versand von Bescheiden oder Rechnungen
durch eben solche Bündelungen sehr häufig Einsparungen
zwischen 20 und 50 Prozent realisierbar.
Darüber hinaus ist mittels dieser Software eine Selektion
nach teilleistungsberechtigten Sendungen möglich,
die bei Versendung über die Deutsche Post AG zu
erheblichen Portorabatten für unsere Kunden führen.
Auch sind wir in der Lage, Beilagen entsprechend
vorgegebener Merkmale nach Kundenwünschen
hinzuzufügen sowie Sendungen entsprechend der vom
Kunden vorgegebenen Kriterien zu selektieren.
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Welchen Kundenkreis betreuen Sie bzw. sprechen
Sie konkret an und wie hat sich das Volumen in den
letzten Jahren entwickelt?
Wie sieht das praktische Prozedere aus? Welche Voraussetzungen
obliegen dem Kunden und wie ist die
Umsetzung durch die Mitarbeiter Ihres Teams?
In erster Linie sind es unsere Kunden aus dem kommunalen
und kirchlichen Bereich, in zunehmendem
Maße jedoch auch Kunden aus der freien Wirtschaft.
Das Sendungsvolumen – dazu gehören Standard-,
Kompakt-, Groß- und Maxibriefe – hat sich in den
letzten zehn Jahren auf aktuell 4,5 Millionen Sendungen
jährlich verdoppelt.
Am Anfang erfolgt eine intensive Kundenberatung
zur gewünschten Dienstleistung und das Ergebnis ist
ein konkretes Angebot. Nach der Auftragserteilung
erfolgt die Bereitstellung verschlüsselter Übertragungswege
und die Durchführung von Tests mit
Testdaten. Mit Vorlage der Echtdaten geschieht dann
alles in der Regie unseres Teams.
Was spricht für ITEBO, wenn ein Kunde vor der
Entscheidung steht, fortan den Versand von Rechnungen,
Mahnungen, Mitteilungen oder anderen
Sendungen in Ihre Hände zu geben?
Es sind vor allem
unsere nachgewiesene
Kompetenz
und unser Erfahrungsschatz.
Dies
ZERTIFIZIERT NACH
ISO 9001:2015
fand seinen Ausdruck in der im Juni 2016 erfolgten
Zertifizierung nach der aktuellsten ISO 9001:2015.
Ergo: Bei jedem uns anvertrauten Auftrag muss uns
ein Kunde lediglich über gesicherte Wege die Daten
zur Verfügung stellen. Den Rest erledigen wir.
Übrigens: Auch die digitale „Schiene“ wird von der
ITEBO-Unternehmensgruppe unterstützt. Das heißt,
dass einige Kunden einen Teil ihrer Rechnungen und
Jahresbescheide ihren Endkunden über uns als elektronische
Rechnungen zukommen lassen.
Unsere Kunden können davon ausgehen, dass sie
eine optimale Beratung erhalten, um die größtmögliche
Portoeinsparung zu erzielen. Alle Aufträge
werden in einem besonders gesicherten Bereich des
Rechenzentrums realisiert, zu dem nur autorisierte
Mitarbeiter Zutritt haben.
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Bernhard Hehmann,
Servicebereichsleiter Outputmanagement
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UNSER TEAM
© fotolia.com/Vege
HOLGER BRINKMEYER
BEI ITEBO HAT SICHERHEIT EINEN NAMEN
Wenn sich Holger Brinkmeyer auf den Weg zu einem
der zahlreichen Kunden der ITEBO-Unternehmensgruppe
macht, kann dieser ganz bestimmt anschließend
ruhiger schlafen. Seit Oktober des vergangenen
Jahres ist er einer der externen Datenschutzbeauftragten
dieses Unternehmens und sorgt vor allem bei
all den Verwaltungen, öffentlichen Einrichtungen,
Firmen oder auch Kirchen, die über keinen hauptberuflichen
Datenschutzbeauftragten verfügen, für den
notwendigen Durchblick und für Klarheit in allen
Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit
ein Service der ITEBO, den Kunden außerordentlich
schätzen, um im Dschungel der gesetzlichen Anforderungen
auf der sicheren Seite zu sein.
Das Rüstzeug für diese anspruchsvolle Aufgabe hat
sich der 39-jährige Volljurist bei seinem Studium
an der Uni Münster und anschließend seit 2009 als
Anwalt in einer mittelständischen Anwaltskanzlei in
Lemgo und in einer Steuer- und Wirtschaftskanzlei in
Osnabrück geholt. In dieser Zeit, in der er wertvolle
Praxiserfahrungen sammeln konnte, entstand bei
ihm immer mehr der Wunsch, sich intensiver und
stärker der rechtlichen Beratung zu widmen als der
anwaltlichen Vertretung sich streitender Parteien.
Und so musste er auch nicht lange überlegen, als sich
die Möglichkeit bot, eine solche Tätigkeit mit einem
interessanten Aufgabenspektrum in der ITEBO-
Unternehmensgruppe zu übernehmen.
An seinem neuen Betätigungsfeld schätzt er, dass er
in einem Team arbeiten kann, in dem sich Teamleiter
und Mitarbeiter auf Augenhöhe begegnen, wo
selbstständiges und eigenverantwortliches Arbeiten
groß geschrieben werden und kurze Wege bei der
Lösung von Problemen und bei der Herbeiführung
von Entscheidungen die Tagesordnung bestimmen.
Letztlich kommt dies sowohl dem Kunden als auch
dem Unternehmen zugute. Sich in seinem neuen
Arbeitsumfeld einzuleben und im Kundenkreis
angenommen zu werden, fiel ihm aufgrund seiner
kommunikativen Art nicht schwer.
KUNDENBETREUUNG VOR ORT
Ein Blick in den Kalender von Holger Brinkmeyer
verrät, dass er Wert darauf legt, sehr oft bei Kunden
direkt vor Ort zu sein, um ihnen mittels Beratung,
Schulung oder auch bei der Beantwortung auftretender
Fragen kompetenter Ansprechpartner zu sein.
Gegenwärtig nimmt dabei inhaltlich die Vorbereitung
auf das Inkrafttreten der EU-Datenschutzverordnung
ab Mai 2018 breiten Raum ein. Hier gibt es bei
Kunden noch sehr viele Fragen hinsichtlich der neuen
Anforderungen – zum Beispiel bei der Dokumentation –
zu klären. Die Kunden langfristig für das Neue fit zu
machen, betrachtet der Jurist als eine anspruchsvolle
Herausforderung, der er sich gerne stellt.
10

Den notwendigen Ausgleich zu den Belastungen
im Arbeitsalltag findet er in seiner Familie bei seiner
Frau Juliane und seinen drei Kindern Mattis, Michel
und Paule im Alter
von sechs, vier und
AUSGLEICH IN
DER FAMILIE
einem Jahr. Seine
Jungs halten ihn
in der Freizeit im
wahrsten Sinne
des Wortes in Schwung. Am liebsten geht es an den
Wochenenden oder im Urlaub gemeinsam in den Zoo
oder einfach raus in die Natur, wo sie ihrem Bewegungsdrang
freien Lauf gönnen können.
Holger Brinkmeyer,
Servicebereich Datenschutz
Darüber hinaus zeichnet er im Unternehmen als
Inhouse-Jurist auch verantwortlich für die stete rechtliche
Beratung der Firma in allen Belangen. An erster
Stelle steht dabei, sozusagen mit Argusaugen das
Vertragswesen im Blick zu haben.
© ITEBO GmbH
Sportlich hält ihn dies als auch regelmäßige Trainingseinheiten
auf dem Tennisplatz fit. Kraft für
den Alltag holt er sich darüber hinaus beim Lesen,
vornehmlich Belletristik – und das auch in englischer
Sprache – als auch bei Konzertbesuchen. Hier favorisiert
er die ganze Bandbreite elektronischer Musik.
Mit all dem kann er seine Akkus aufladen, um dann
wieder für seine Kunden da zu sein.
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PORTFOLIO
ALL ABOUT IT
© fotolia.com/Andrey Popov
SERVERBASIERTE
VON DER ISDN-TELEFONE HIN ZU WEB-RTC
SOFTWARELÖSUNG
BIETET DAS ENDE MEHR DER KOMFORT ISDN-TELEFONIE FORDERT
ENTSCHEIDUNGEN
ITEBO-TELEFON-
ANLAGEN Das war´s dann mit der schönen – FIT neuen FÜR Welt der
Telekommunikation, genannt ISDN. Was hatte die
DIE ZUKUNFT
Post 1989 beim Start nicht alles versprochen? Daten,
Fax, Telefon, alles über eine Leitung und das digital.
Im ausgelaufenen Jahrhundert eine Revolution,
heute, fast dreißig Jahre später, ein alter Hut. Der
Fortschritt von damals wandert ins Museum, es folgt
der Generationswechsel. Im kommenden Jahr beginnt
die Deutsche Telekom damit, ISDN sukzessive
abzuschalten. Und dann?
Ist es so etwas wie ISDN 2.0? Eher nicht: Das separate
Telefonnetz verschwindet, alles geht über das
Internet, genannt All-IP. Verwendet wird hierbei das
SIP-Protokoll, wobei „SIP“ quasi für die eigene Telefonnummer
steht. Diese Adresse ist der Anlaufpunkt
für Gespräche, Videos, Chat, Dokumente und Daten,
also Informationen aller Art. Somit wird das Telefon
gleichgestellt mit WhatsApp, Facebook oder IP-TV –
im privaten Umfeld bereits heute Stand der Dinge.
David Große-Hartlage freut sich auf den Quantensprung
und die damit verbundene Herausforderung:
„Es gibt Unangenehmeres als für Produkte zuständig
zu sein, die die Arbeit günstiger, einfacher und effizienter
machen.“ Für ihn, der bei der ITEBO-Unternehmensgruppe
im Bereich Beteiligungsmanagement
und Projekte arbeitet, gibt es eine ganze Reihe von
Argumenten, die dafür sprechen:
Dienste wie Chat, Videotelefonie
und Präsenzinformationen, die wir
heute bereits aus dem privaten
Bereich kennen, lassen sich für
dienstliche Belange nutzbringend
einsetzen. Das vereinfacht die Kommunikation,
beschleunigt die Abläufe und erlaubt den Einsatz
moderner Hilfsmittel ohne große Investitionen.
GANZ EINFACH –
UND EFFIZIENT!
So wird auch die Kommunikation über Browser
mittels WebRTC möglich. Große-Hartlage ist sich
sicher, dass das Telefonieren über Video schon bald in
Unternehmen wie in Behörden so selbstverständlich
sein wird, wie heute das Skypen zwischen der Oma
in Castrop-Rauxel und ihrer Enkelin in Sydney und
das alles ohne hohe Investitionen. Im Gegenteil: Statt
Netzwerk- und Telefonleitungen durch die Gebäude
zu ziehen, reicht eine einzige Datenleitung für alles.
Auch die teure Telefonanlage im Keller hat dann
ausgedient.
Alles läuft über einen Server und der steht aus Sicherheitsgründen
bereits heute in Rechenzentren bzw. bei
Spezialanbietern wie der ITEBO. Der Umstieg kann
ganz einfach schrittweise erfolgen, mit einem Gateway
(Adapter), der vor die vorhandene Telefonanlage
installiert wird. Für Große-Hartlage ist das alles aber
keine Frage des Ob, sondern des Wann. Es geht nicht
nur um die Gestaltung moderner Arbeitsplätze, um
die besten Fachkräfte von morgen zu gewinnen oder
um das verstaubte Amtsstubenimage loszuwerden, es
geht auch um das Thema Sicherheit.
„Alles, was mit dem IP-Netz verbunden ist, birgt auch
Gefahren in sich“, weiß Große-Hartlage. „Neben
dem Computer – sei es durch Angriffe über das
WLAN oder z. B. via E-Mail – droht mit dem Telefon
ein neues Einfallstor für Viren, Trojaner
und Schadprogramme aller Art“, so
Große-Hartlage weiter und warnt vor
hausgemachten Problemen durch den
Einsatz vermeintlicher Billiglösungen.
Sein Kollege Kim Schoen, IT-Sicherheitsexperte der
ITEBO-Unternehmensgruppe, sieht auch ein wachsendes
Bewusstsein für solche Fragen:
12

GLOSSAR
„Unsere Kunden werden sensibler. Neu ist, dass Kunden
auf uns zugehen und nach Telefongeräten mit
Backdoor-Zertifikaten fragen. So wird beispielsweise
durch eine Verschlüsselung via DTLS-SRTP verhindert,
dass Gespräche durch eine Hintertür mitgehört
werden. Schließlich ist es gerade in einer Behörde
wichtig, dass elementare Standards der Vertraulichkeit
gewahrt bleiben.“
Auch Bernd Landgraf sieht der Entwicklung gelassen
entgegen: „Telefonie ist schon heute eine klassische
Hosting-Leistung.“ Für den ITEBO-Geschäftsführer
war deshalb der Schritt, das Unternehmen vom
IT-Dienstleister und IT-Systemhaus auch zum Anbieter
für Telekommunikationsdienste weiterzuentwickeln,
ebenso konsequent wie umgekehrt für Unternehmen
und Behörden, ihrem IT-Anbieter auch das Thema Telekommunikation
anzuvertrauen. Schließlich gehört es
zu den großen Vorzügen der neuen Technik, Service
und Wartung weiter zu konzentrieren, um Managementkapazitäten
und Kosten zu sparen.
Für die Anwender steht jedoch etwas ganz anderes
im Vordergrund: Mit ALL-IP und Unified Communication
ist das Büro genauso mobil wie das Handy:
arbeiten unabhängig von Zeit und Ort – die Arbeitswelt
der Zukunft! Viele stehen dieser Entwicklung
skeptisch gegenüber, sie befürchten, dass Beruf und
Privatsphäre miteinander verschmelzen. Für Holger
Richard, bei der ITEBO-Unternehmensgruppe für
den Bereich Beteiligungen und Projekte verantwortlich,
trifft eher das Gegenteil zu: „Früher musste
ich für jede Kleinigkeit ins Büro fahren, auch nach
Feierabend. Heute kann ich das von zu Hause aus
oder auch von unterwegs. Das bedeutet auch für die
Zeiteinteilung einen zusätzlichen Freiheitsgrad, auf
den ich nicht mehr verzichten möchte.“
• SIP: Session Initiation Protocol. Das SIP-Protokoll
eignet sich ideal für den Aufbau, Betrieb
und Abbau von Sprach- und Videoverbindungen
zwischen zwei und mehr Teilnehmern.
• WebRTC: Web Real-Time Communication.
WebRTC ist ein offener Standard, der eine
Sammlung von Protokollen definiert, die eine
Echtzeitkommunikation zwischen den Teilnehmern
ermöglichen. So lässt sich beispielsweise
die Erreichbarkeit eines Ansprechpartners im
Browser anzeigen und via Mausklick kann
dieser angerufen werden.
• Unified Communications (UC): Videotelefonie,
Instant Messaging, Mobility und Co. Unter UC
versteht man die Bündelung verschiedenster Kommunikationsmittel,
sodass Mitarbeiter und Geschäftspartner
sich ohne Medienbrüche vernetzen
und Geschäftsprozesse optimieren können.
• VoIP (Voice over IP): VoIP ist die Übertragung
und Vermittlung von Sprach-Kommunikation in
einem IP-Netzwerk. Zur Übertragung der Sprache
wird häufig das SIP-Protokoll verwendet.
• ISDN (Integrated Services Digital Network):
Die ISDN-Einführung gilt als Geburtsstunde der
digitalen Telefonie mit der Möglichkeit, zusätzliche
Daten über das Netz zu transportieren.
Mit dem Trend zu UC kehrt sich das Verhältnis
um. Im (Breitband-)Internet ist das Telefonieren
nur noch einer von zahllosen Diensten.
Mehr zum Thema erfahren Interessierte auf dem
All-IP-Forum am 07. November in Braunschweig
und am 08. November in Osnabrück:
Anmeldung unter www.itebo.de/veranstaltungen
13

PORTFOLIO
© istockphoto.com/ :carlotoffolo
UMSTIEG AUF SAP S/4 HANA – WOHIN GEHT DIE REISE?
ITEBO-KUNDEN WERDEN AUF DEM WEG
IN DIE SAP-ZUKUNFT BESTENS UNTERSTÜTZT
Der Walldorfer ERP-Software-Riese SAP setzt
(s)einen neuen Standard. S/4 HANA ist ab spätestens
2025 das Maß aller Dinge in der SAP-Welt.
Über Vorteile und Herausforderungen haben wir
mit Jörg Schwarz, Servicebereichsleiter SAP bei der
ITEBO-Unternehmensgruppe, gesprochen.
ITEBO ganz nah: Herr Schwarz: Was bedeutet es für
die SAP-Kunden, wenn ab 2025 der Wechsel vom
„alten“ ERP-Release in die neue S/4-HANA-Welt
verpflichtend wird?
Schwarz: Dazu sollte man Folgendes wissen: Ähnlich
wie bei den früheren „Releasesprüngen“ (z. B.
von R/2 nach R/3) findet ein
einschneidender Technologiewechsel
statt. Dieser geht einher
mit erhöhter Benutzerfreundlichkeit
und Vereinfachungen von
bisher komplexen, teilweise auch sehr überladenen
SAP-Transaktionen, vor allem im Finanzwesen und
dem Controlling.
EINSCHNEIDENDER
TECHNOLOGIEWECHSEL
Schwarz: Zunächst einmal verlässt SAP die bisherige
und auch sehr erfolgreiche Strategie, verschiedene
Datenbanken zu unterstützen. In Zukunft wird nur
noch die hauseigene SAP-HANA-Datenbank zum
Einsatz kommen. Man unterstellt der SAP, hier ausschließlich
kaufmännisch strategische Interessen zu
bedienen. Dies ist aber nur die halbe Wahrheit. Wer
sich mit „alten“ relationalen Datenbanken auskennt,
erkennt recht schnell, dass SAP den generischen
Datenbankansatz verlassen musste. Mit dem spaltenorientierten
„in memory“-Ansatz stehen künftig
alle Daten optimiert für Analysen im Hauptspeicher
zur Verfügung. Auswertungen und Abfragen werden
damit flexibler und sind in Echtzeit möglich.
ITEBO ganz nah: Und worin bestehen dann die Vorteile
für die Anwender?
Schwarz: Das sind mehrere Aspekte. Das sichtbarste
Zeichen ist die neue Nutzeroberfläche Fiori. Das ist quasi
ein ganzes Bündel HTML5-basierter Applikationen,
die nicht zuletzt das mobile Arbeiten erleichtern. Den
zweiten wesentlichen Vorteil bietet der Systemwechsel
bei der Analyse, sprich die Auswertung von Daten. Statt
sich durch mehrstufige Abfragen
einer Antwort auf komplexe Fragestellungen
zu nähern, stehen durch
das neue Datenmodell alle benötigten
Daten optimiert im Hauptspeicher
zur Verfügung. Auch die Darstellung der Daten
erfolgt in einem moderneren und flexibleren (durch den
Anwender gestaltbarem) Layout.
ITEBO ganz nah: Was bedeutet der Technologiewechsel
für die Kunden der ITEBO?
ITEBO ganz nah: Klingt nahezu revolutionär, aber
Ressourcen verschlingend?
Schwarz: Ja, selbstverständlich benötigt das System
mehr Arbeitsspeicher als bisher, aber nicht im Endgerät,
sondern auf der Plattform.
ITEBO ganz nah: Und die Kosten?
Schwarz: Wir als SAP-Dienstleister wissen seit Jahren,
dass jeder SAP-Releasewechsel mit erhöhtem Ressourcenbedarf
einhergeht. Bisher haben wir es immer
geschafft, entstehende Mehrkosten für die Hardware
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nicht 1:1 an die Kunden weitergeben zu müssen. Dies
liegt natürlich daran, dass ITEBO die eigene Rechenzentrumsinfrastruktur
regelmäßig hinsichtlich Kosten
und Effizienz optimiert. Der Wechsel auf SAP S/4
Hana wird für die ITEBO mit hohen Investitionen verbunden
sein. Dass sich die irgendwann amortisieren
müssen, ist allerdings auch klar. Gerade im Bereich
IT-Infrastruktur ist die Zusammenarbeit mit solide
wirtschaftenden Partnern wichtig. Nur diese können
dauerhaft ein Optimum an Systemstabilität, Kontinuität
und Sicherheit gewährleisten.
ROADMAP FÜR DEN
SYSTEMWECHSEL
ITEBO ganz nah: Wie aufwendig wird die Migration
auf S/4 HANA sein bzw. wie teuer wird das?
Schwarz: Für unsere ITEBO-Kunden gilt zunächst,
dass alle Kunden mit einem Releasestand (ERP 6.0)
arbeiten, der als Startrelease bei einem Wechsel auf
SAP S/4 freigegeben ist. Somit entfallen i. d. R.
aufwendige Zwischenschritte. Das bedeutet, dass sich
die Umstellung ohne größere Anpassungsschwierigkeiten
jederzeit einleiten lässt. Trotzdem raten wir
dazu, bereits jetzt eine Roadmap für den Systemwechsel
zu erarbeiten. In diesem Prozess unterstützen
wir unsere Kunden proaktiv.
Betriebssystem und/oder Datenbank) im SAP-Umfeld
durchgeführt haben, ist das für uns kein Neuland und
folgt einer klaren, strukturierten Roadmap.
ITEBO ganz nah: Gibt es schon konkrete Erfahrungswerte
im Umfeld SAP S/4 HANA?
Schwarz: Ja, die gibt es. Wir arbeiten aktuell zweigleisig.
Zunächst sind wir dabei, technische SAP-Systeme
(SAP Solution Manager) auf die neue Datenbank
SAP HANA umzustellen. Dies ist auch schon für zwei
Systeme erfolgt. Weiterhin hat die ITEBO-Unternehmensgruppe
sich gemeinsam mit einem Partnerunternehmen
an einem Pilotprojekt mit weltweit 300
Teams beteiligt. Ziel war es, binnen fünf Tagen ein
System nach SAP-S/4-HANA-Standard aufzusetzen
und zertifizieren zu lassen. Aus dem Stand heraus
gehörten wir dabei zu den Top 30. Das zeigt uns,
dass wir auf dem richtigen Weg sind und bedeutet für
unsere Kunden, dass sie auch weiterhin einen starken
und verlässlichen SAP-Dienstleister an ihrer Seite haben.
ITEBO ganz nah: Wie kompliziert ist so eine Migration
auf das neue System?
Schwarz: Da wir in der Vergangenheit schon diverse
heterogene Migrationsprojekte (Wechsel von
© TEBO GmbH/Philip Loeper
Jörg Schwarz,
Servicebereichsleiter ERP-Systeme, SAP-Services
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TITELTHEMA
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RECHNUNGSEINGANGSWORKFLOW
EINE PDF-DATEI PER E-MAIL IST KEINE E-RECHNUNG!
Um die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/
EU zu erfüllen, müssen zukünftig Rechnungen in
strukturierten, elektronischen Datenformaten von
der Kommune empfangen und verarbeitet werden
können. Für die öffentlichen Verwaltungen zeichnen
sich hier zwei unterschiedliche Formate ab: das
bereits bestehende ZUGFeRD und das im Aufbau
befindliche XRechnung, das nach derzeitigem Stand
ausschließlich ein XML-Format nutzen wird.
Bis Ende 2019 muss jede öffentliche Verwaltung in
der Lage sein, diese Formate zu empfangen und eine
durchgängig digital unterstützte Rechnungsbearbeitung
inklusive Ablage umzusetzen. „Es geht also nicht
mehr darum, ob sich eine Umstellung lohnt, sondern
darum, sich in der verbleibenden Zeit entsprechend
vorzubereiten.“ Henning Köster, Projektleiter für die
E-Rechnung im Servicebereich ERP-Systeme, newsystem
der ITEBO, weiß, dass die Kommunen und
Gemeinden im Wettlauf mit der Zeit stehen.
Die Samtgemeinde Artland ist ein Verband der Mitgliedsgemeinden
Badbergen, Menslage und Nortrup
sowie der Stadt Quakenbrück. Vor sieben Jahren
führte die Samtgemeinde mit der Umstellung auf die
Doppik ein neues Rechnungssystem ein und bucht
jährlich über 25.000 Vorgänge für die rund 23.000
Artländer. Die meisten Rechnungen kommen auch
hier noch immer auf gutem alten Papier oder als
PDF-Anhang an, werden dezentral verteilt, angeordnet,
in die Buchhaltung gegeben und erst dann digital
erfasst, um weiterbearbeitet und abgelegt werden
zu können. Eine zentrale Poststelle wird zukünftig
eingehende Rechnungen scannen und verteilt diese in
einem standardisierten Bearbeitungsprozess.
„Wir sind eine mittelstandsorientierte Kommune mit
einem hohen Anspruch an Service und eingehaltene,
kurze Fristen für zum Beispiel die Bezahlung
von Rechnungen. Unsere elektronische Bearbeitung
macht den Weg der Rechnung einfacher und schneller“,
so Stefan Fröhlich, Kämmerer der Samtgemeinde.
„Das spart auch den Mitarbeitern eine Menge
Zeit und vor allem Platz, den die sonstigen Strecken
von Archivschränken besetzen.“
E-EINGANGSRECHNUNGSFÄHIGKEIT
Ein erster und vor allem realistischer Schritt zur Modernisierung
oder Verschlankung der verwaltungsinternen
Bearbeitungsprozesse ist in der Samtgemeinde
Artland, wie auch in vielen anderen Gemeinden, die
sogenannte „E-Eingangsrechnungsfähigkeit“. Der
Weg dahin ist in der Samtgemeinde bereits greifbar,
zumal die Mittel bereits im Haushalt eingestellt sind.
Die Vorbereitungen für den Projektstart im Sommer
laufen auf Hochtouren.
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„Unser Ziel ist eine frühe digitale Erfassung unserer
Vorgänge. Dafür sind Entscheidungen zu treffen.
Integrieren wir gleich die gesamte Verwaltung oder
beginnen wir mit einem Bereich? Bleiben wir bei dem
Weg der dezentralen Verteilung und Anordnung oder
stellen wir um auf eine zentrale Buchhaltung?“
Erst nach der Etablierung eines zentralen Rechnungseinganges,
dem weiteren Aufbau einer Scanstrecke und
des zentralen E-Mail-Postfachs soll dann die Integration
eines medienbruchfreien, elektronischen Rechnungsworkflows,
also die Bearbeitung und Verbuchung bis
zur Finanzbuchhaltung wie auch die Schnittstellenanbindung
zum Kassenarchiv, umgesetzt werden.
E-Rechnung wird in der Samtgemeinde Artland als
umfassendes Organisationsprojekt begriffen, das
nicht nur tief greifend in die Arbeitsabläufe
des Rechnungswesens,
sondern der gesamten Verwaltung
eingreift. Stefan Fröhlich blickt dabei
noch weiter über den Tellerrand.
„Wenn im Jahr 2021 die Kommunen in den Wettbewerb
mit privaten Dritten treten müssen, stehen wir
bei unseren digitalen Ausgangsrechnungen vor dem
Thema des Umsatzsteuerausweises. Auch darüber machen
wir uns heute Gedanken, um gerüstet zu sein.“
Bis Ende des Jahres wird einer der größten Landkreise
in Niedersachsen, der Landkreis Rotenburg
(Wümme), den digitalen Rechnungsworkflow mit
Infoma newssystem bei seinen 19 Ämtern vollständig
eingeführt haben.
KOMMUNEN IM
WETTBEWERB
Zum Landkreis gehören die Städte Rotenburg
(Wümme), Bremervörde und Visselhövede, zwei
Einheitsgemeinden sowie acht Samtgemeinden mit
52 Mitgliedsgemeinden.
ABLÄUFE, ZUSTÄNDIGKEITEN UND
VERTRETUNGSREGELUNGEN KLÄREN
Die Rechnungen werden in der Poststelle des Landkreises
gescannt und in die Ordner der jeweiligen
Ämter abgelegt. Aus diesen werden die Eingangsrechnungen
dann automatisiert in den Rechnungsworkflow
der Ämter übernommen. „Die Einführung
eines digitalen Rechnungsworkflows ist vor allem Organisationsentwicklung.
Das heißt, Abläufe, Zuständigkeiten
und Vertretungsregelungen klären, Rollen
und Rechte zuweisen, sich hinterfragen.
Dafür braucht man die Rückendeckung
der Verwaltungsleitung und
den Willen der Mitarbeiter“, sagt
Axel Bolz, Amtsleiter Finanzen des
Landkreises Rotenburg (Wümme).
Mit der ITEBO entwickelte das hochmotivierte
Projektteam, bestehend aus vier Mitarbeitern, für die
Umsetzung des digitalen Rechnungsworkflows zuerst
einen Standard für den Lauf einer Rechnung, dieser
wurde im Folgenden in einigen Ämtern pilotiert,
ausgerollt und für jedes Amt mit den spezifischen Besonderheiten
ergänzt. „Wir integrieren ca. 700 Leute
in den Workflow. Das System ist einfach und schnell
erlernbar.
>> Mehr auf Seite 18
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TITELTHEMA
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Nach unseren Erfahrungen reichen zwei Stunden
Schulung aus, damit Mitarbeiter damit arbeiten
können. Das System spart Zeit, vor allem bei der
Rechnungsablage und der Rechnungsrecherche, und
ermöglicht eine weitergehende Automatisierung der
Buchungen.“
Der Landkreis rechnet zeitnah mit einer steigenden
Zahl von digitalen Rechnungen im ZUGFeRD-Format,
nicht zuletzt durch die Rechnungslegung der
Bundesdruckerei. „Im nächsten Jahr werden wir
noch den E-Rechnungsmanager
integrieren. Dieser übernimmt aus
den XML-Datensätzen der elektronischen
Rechnungen automatisiert
die Rechnungsdaten, zum Beispiel
den Kreditor oder den Rechnungsbetrag“,
so Axel Bolz.
Nach der Buchung werden die Rechnungen direkt ins
Dokumentenmanagementsystem übergeben. Für die
revisionssichere Ablage elektronischer Rechnungen
ist dies grundlegend. Während in der Samtgemeinde
Artland und dem Landkreis Rotenburg (Wümme) ein
Dokumentenmanagementsystem bereits vorhanden
und an den Rechnungsworkflow angebunden ist, beginnen
andere Gemeinden den Weg zur E-Rechnung
mit der Umsetzung digitaler Vorgangsbearbeitung aus
dem Dokumentenmanagementsystem.
EINFACH UND
SCHNELL ERLERNBAR
KUNDEN MÖCHTEN EINE
EINHEITLICHE VERWALTUNG
„Wir haben zahlreiche Kunden, die aus den unterschiedlichsten
Fachverfahren gestartet sind“, sagt
Henning Köster. So begann zum Beispiel die Samtgemeinde
Neuenhaus bei der digitalen Steuerakte und
der digitalen Vergütungsakte. Der Landkreis Osnabrück
startete mit der Umsetzung der digitalen Postverwaltung.
Aus diesem Posteingang werden dann
die eingehenden Rechnungen an den
Rechnungsworkflow weitergeleitet.
„Kunden möchten eine einheitliche
Verwaltung und eine digital durchgängige
Bearbeitung aller Dokumente.
Dabei ist es egal, ob Kunden beim Dokumentenmanagementsystem
oder beim kommunalen
Rechnungs- oder Finanzwesen beginnen.
Wir haben unsere Erfahrung der letzten Jahre
genutzt, um für unsere Kunden eine Lösung und
die Standardisierung der notwendigen Projekte zu
entwickeln, die immer zur Gesamtlösung auch unter
Einbezug schon vorhandener Bausteine führt“, resümiert
Henning Köster.
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KOOPERATIONEN
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OPTIMAL SYSTEMS
„ENAIO ® HARMONIERT GUT MIT DER
ÖFFENTLICHEN VERWALTUNG“
Das Ziel der Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen
birgt in Deutschland nach wie vor hohes Optimierungspotenzial.
In vielen Städten und Gemeinden
kommt die Umrüstung aber eher schleppend voran.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe begleitet Kommunen
seit vielen Jahren auf diesem Weg hin zum funktionierenden
E-Government.
Seit 2008 besteht eine strategische Partnerschaft mit
OPTIMAL SYSTEMS. Im Rahmen
einer Marktanalyse wurde der breit
gefächerte Markt für Enterprise-Content-Management
(ECM)
Systeme eruiert. Die Entscheidung
für OPTIMAL SYSTEMS Hannover
und damit für den Marktführer in diesem Bereich
beruhte vor allem auf dem modularen Aufbau der
ECM-Lösung enaio ® und der Vielfalt der bestehenden
Schnittstellen zu kommunalen Fachverfahren. „Die
Entwicklungsstrategie von enaio ® harmonierte von
Anfang an sehr gut mit den Anforderungen unserer
Kunden“, so Bernd Landgraf, Geschäftsführer der
ITEBO-Unternehmensgruppe.
Die Einführung eines ECM Systems ist für Kommunen,
Kirchen und karitative Einrichtungen eine grundsätzliche,
strategische Entscheidung. Kernziel ist der standardisierte
Umgang mit verschiedenen Dokumenten
und Belegen, Anträgen und Bescheiden, die alle in
einer elektronischen Akte (E-Akte) abgelegt werden.
enaio ® bietet eine intuitive Bedienbarkeit und ist in
seinem Umfang gut skalierbar, um den Anforderungen
von kleinen, mittleren und großen Kommunen zu
entsprechen.
DIGITALE
VERWALTUNG
Aufbauend auf der breiten Grundfunktionalität und
der Schnittstellenkompetenz hat die ITEBO-Unternehmensgruppe
spezielle Lösungsschalen für wichtige
Bereiche öffentlicher Verwaltungen entwickelt. Diese
Module für die Steuerakte, die digitale Vergütungsund
Personalakte oder die allgemeine Schriftgutverwaltung
stellen praxiserprobte Lösungen dar. Mit
ihrer Hilfe wird ein Großteil der Verwaltungsprozesse
bereits mit der Implementierung als Workflow im System
abgebildet und der Aufwand für
die Einführung eines ECM-Systems
signifikant reduziert.
„Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist
einer unserer Keypartner in Niedersachsen.
enaio ® ist ein starkes und sehr weit verbreitetes
Produkt und die ITEBO ein kompetenter Partner,
der mit den Bedürfnissen und Arbeitsabläufen in den
Rathäusern bestens vertraut ist. Von unserer engen
Zusammenarbeit profitiert vor allem die öffentliche
Verwaltung. So kann unter vertrieblichem Aspekt eine
nahezu flächendeckende Präsenz des Kernprodukts
enaio ® sowie unserer Dienstleitungen und Lösungen
für unsere Kunden und Interessenten in Niedersachsen
abgebildet werden“, so Jörg Huesmann, Geschäftsführer
der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft
mbH in Hannover.
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AKTUELLES
© ITEBO GmbH
VERANSTALTUNGEN 2017
EIN RÜCK- UND AUSBLICK
Die Entwicklung der öffentlichen Verwaltung im
Bereich der Digitalisierung steht in diesem Jahr ganz
oben auf der Agenda der ITEBO-Unternehmensgruppe.
Für Kunden und Interessenten bieten wir regelmäßig
auf unseren Infotagen eine Plattform zum
direkten Austausch. Gemeinsam mit Fachverfahrensherstellen
und externen Fachleuten informieren wir
über Neuerungen.
Einen kurzen Rückblick auf ausgewählte Veranstaltungen
des 1. Halbjahres finden Sie hier.
ITEBAU-FORUM
In lockerer Atmosphäre trafen sich Kunden und Interessenten
auf dem 5. ITeBAU-Forum in Dinklage. Neben
handfesten Praxistipps standen Neuerungen des
ITEBO-Produkts auf der Agenda. So erlaubt bspw. die
Nutzung des WACOM-Displays die intuitive Bearbeitung
von Bauplänen und Zeichnungen direkt am
Bildschirm. Die manuelle Bearbeitung auf dem Papier
entfällt und Aktualisierungen können direkt in die digitale
Akte (Projektraum) eingepflegt und für alle am
Verfahren Beteiligten zur Verfügung gestellt werden.
Diese Unterlagen können dann jederzeit von unterwegs
genutzt werden. Bauabnahmen/-kontrollen
vor Ort mit mobilen Endgeräten sind seit Längerem
möglich. Bisher war dazu aber eine Internetverbindung
erforderlich, um online auf die Daten zugreifen
zu können. Mit dem neuen Abnahme-Tool conjectMI
können Bauabnahmen nun auch digital und ohne
vorhandene Internetverbindung durchgeführt werden.
Dabei werden die benötigten Unterlagen vorab
aus dem Projektraum auf das Tablet überspielt. Mit
dem Abnahme-Tool lassen sich Baukontrollen digital
dokumentieren (inkl. Anmerkungen in den Plänen
und mit dem Tablet aufgenommenen Fotos etc.) und
anschließend automatisiert Abnahmeberichte erstellen,
die dann wieder in die digitale Akte synchronisiert
werden. Einen Blick in die Zukunft des Bauens wagten
dann alle Teilnehmer des Forums gemeinsam mit dem
BIM-Experten Ulrich Hartmann von der conject AG
zum Thema Buildung Information Modeling.
Ein weiteres Thema war, die Digitalisierung der Prozesse
nicht nur isoliert im Bauamt zu betrachten, sondern
die digitalisierten (Alt)-Akten kreisweit digital zur
Verfügung zu stellen. Anhand eines Praxisbeispiels
erklärte Benjamin Schock, wie dieser Prozess im Landkreis
Osnabrück von statten ging.
In angenehmer Atmosphäre ließen die Teilnehmer anschließend
bei einem kleinen Imbiss die Veranstaltung
Revue passieren.
INFOTAG UND SCHNUPPERKURS
VOIS|MESO
Verwalten, organisieren, integrieren, systematisieren –
dafür steht die neue Softwaregeneration VOIS. Als
webbasierte Oberfläche bildet VOIS unterschiedliche
Fachverfahren vom Melde- und Passwesen über
Gewerbe- und Erlaubniswesen, Fischereiwesen bis hin
zum Parkausweis ab und bündelt die Anwendungen
in einer einzigartigen Benutzeroberfläche.
Die fachverfahrensübergreifend angepasste Vorgangslogik
erlaubt den Bürgerämtern und Bürgerbüros
künftig einen umfassenden Blick auf den Bürger.
Durch die Verknüpfung der Fachverfahren können
Bürger besser beraten und umfassender informiert
werden.
Die Optik der neuen Software erlebten Kunden auf
dem Infotag VOIS live und testeten die Handhabung
selbst in verschiedenen Schnupperkursen im zweiten
Quartal. Weitere Kurse sind in Planung.
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NSYS-FORUM 2017
Durchweg positiv wurde das nsys-Forum 2017 am
18. und 19. Mai 2017 im Burghotel Dinklage aufgenommen.
Zum 13. Mal hatte die ITEBO-Unternehmensgruppe
eingeladen, sich über rechtliche Fragen
zu informieren, neue Funktionen in Infoma newsystem
kennenzulernen und mit fachkundigen Referenten,
Kollegen sowie Mitarbeitern der Axians Infoma und
ITEBO ins Gespräch zu kommen.
Die Teilnehmer begrüßten die ausgewogene Mischung
aus interessanten Fachvorträgen, aktivem Austausch
mit dem Softwarehersteller und aufschlussreichen
Best-Practice-Ansätzen. So führte Herr Zoberbier von
der Stadt Bückeburg aus, welche Möglichkeiten und
Chancen der flexible Word-Druck in Infoma newsystem
bietet. Dem erstmaligen Druck des Haushaltsplanes
der Stadt mit Word waren einige grundlegende
Überlegungen voranzustellen und insofern mahnte er,
rechtzeitig mit den Arbeiten zu beginnen.
Auch die Einführung einer einheitlichen Informationsund
Steuerungsplattform erfordert eine detaillierte und
strategische Planung. Ihre Erfahrungen mit dem Modul
newsystem Business Intelligence stellten Herr Strakeljahn
und Herr Brockmeyer von der Stadt Melle vor.
Den Blick in die Zukunft wagte Prof. Horstmann mit
seinem Vortrag zur KomHKVO (Kommunale Haushalts-
und Kassenverordnung), den Herr Menke
um praktische Hinweise mit Bezug auf newsystem
ergänzte.
Aktuell und zukunftsweisend war auch der Beitrag von
Henning Köster, der den greifbaren Mehrwert, den
eine elektronische Rechnung sowie die elektronische
Rechnungsverarbeitung mit einem angeschlossenen
digitalen Workflow bietet, verdeutlichte.
Selbstverständlich boten sich beim abendlichen Ausklang
im idyllischen Ambiente des Hotels zahlreiche
Gelegenheiten, das am Tag Erlebte im Kreise Gleichgesinnter
auszutauschen und zu vertiefen.
AUSBLICK
Auch im zweiten Halbjahr informieren wir auf zahlreichen
Infotagen über aktuelle Entwicklungen im
Bereich e-Government. Auf unserer dritten E-Trends-
Veranstaltung präsentieren wir gemeinsam mit
unseren Kunden handfeste Praxisbeispiele: Welche
Herausforderungen waren bei der Einführung des
elektronischen Rechnungseingangsworkflow in der
Praxis zu meistern und welche Chancen ergeben sich
durch den digitalisierten Prozess? Wie nehmen die
Bürgerinnen und Bürger einer Samtgemeinde digitale
Verwaltungsdienstleistungen an? Diese Antworten
erhalten Sie im IV. Quartal auf der E-Trends.
Anmeldungen unter: www.itebo.de/veranstaltungen
VERANSTALTUNGEN IM
2. HALBJAHR 2017
• Infotag OpenR@thaus
31. August 2017, Hannover
• Infotag All-IP
07. November 2017, Braunschweig und
08. November 2017, Osnabrück
• VOIS-Schnupperkurse
November 2017
• E-Trends
IV. Quartal 2017
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IM FOKUS
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DAS INTERNET DER DINGE
BIG DATA UND ANDERE BAUSTELLEN
Als ich vor einigen Wochen liebe Freunde besuchte,
hatte der Mai seinem Namen mal wieder alle Ehre gemacht:
neue Wohnung, neue Küche, neue Einbaugeräte.
So ist er halt, der Mai. Als besonderes Highlight
wurde mir der neue Backofen vorgestellt.
Der war nicht nur bequem in Augenhöhe montiert,
sondern auch mit einem fröhlich bunten Touchscreen
und Internetanschluss ausgestattet. Wow! Empfohlene
Kerntemperaturen oder Rezeptvorschläge gefällig?
Kein Problem!
Damals wurden mir schlagartig zwei Dinge klar:
1. Ich muss dringend zum Optiker. Der Screen war
aber auch wirklich nicht sehr groß.
2. Manche Dinge werden nicht gebaut, weil sie Sinn
machen, sondern weil man es kann.
Ich will hier aber nicht als Spielverderber dastehen,
denn es gibt natürlich auch viele nützliche Helferlein
und der Trend zu immer smarteren Geräten ist sowieso
nicht mehr aufzuhalten. Umso wichtiger aber, dass wir
ein paar kritische Fragen stellen. Wie steht es denn
z. B. um deren Sicherheit? Viele Systeme, die zum
Internet of Things (IoT) gerechnet werden, sind aus
Kostengründen mit stark reduzierten Chipsätzen ausgestattet,
die z. T. nicht mal updatefähig sind.
Hier gilt dann: Hast du einen gehackt, hast du alle gehackt.
Das ist ärgerlich, wenn es um Geräte geht, die
eigentlich noch zehn Jahre gut funktioniert hätten und
sehr gefährlich, wenn es um kritische Infrastrukturen
geht. Tatsächlich ist die Bedrohung der Cybersicherheit
durch das IoT schon sehr real. Die ersten Botnets aus
internetfähigen Überwachungskameras wurden bereits
entdeckt.
VIELE FRAGEN BLEIBEN OFFEN
Als Nächstes sollten wir uns fragen, welche Daten
unsere smarten Assistenten eigentlich erfassen, aufbewahren
und ggf. irgendwo hinschicken. Mein Auto hat
z. B. einen sogenannten Notfallassistenten. Wird ein
Airbag ausgelöst, kann der einen Notruf absetzen und
meine Position via GPS an eine Notrufzentrale melden.
So weit, so nützlich. Aber wenn das in einem Notfall
funktioniert, ginge das theoretisch ja auch permanent,
oder? Gibt es da draußen vielleicht jemanden, der zu
jedem Zeitpunkt weiß, wo und wie schnell (Oh, oh!)
ich unterwegs bin? Erinnern Sie mich bitte daran, dass
ich gelegentlich beim Hersteller nachfrage, ob mein
Bewegungsprofil eventuell schon Bestandteil von Big
Data ist.
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Und schon sind wir – was für eine Überleitung – bei
dem Thema, zu dem ich mehr Fragen als Antworten
habe. Lassen wir mal die Big Data-Technik und sorgfältig
ausgewählte Beispiele beiseite, die
Ausbreitung der nächsten Grippewelle
mithilfe von Big Data vorhersagen,
weil auf Facebook und Twitter am
schnellsten und lautesten geniest wird.
Ich finde es viel spannender zu fragen, wie „big“ die
Daten denn tatsächlich sind, wie unterschiedlich Antworten
ausfallen können, wenn ich zwei Big-Data-Spezialisten
dieselbe Frage stelle und welche Berücksichtigung
ich am Ende des Tages als Individuum finde.
Schnell ein Beispiel, bevor die Verwirrung komplett ist.
Unter der Überschrift „Paradise found“ behauptet ein
US-Unternehmen, Hersteller diverser Big Data Tools,
den „analytisch besten Ort der Welt“ gefunden zu
haben. Dafür wurden mehr als 5 Millionen Datensätze
„PARADISE
FOUND“
aus über 1000 Datenquellen und vier Social Media
Dienste ausgewertet, um 150.000 Orte in knapp 200
Ländern auf 69 Merkmale hin zu untersuchen. Und der
Gewinner ist: West Perth, Australien.
Natürlich ist so eine Analyse beeindruckend
und West Perth ein tolles
Fleckchen Erde.
Aber der beste Ort der Welt? Und
vor allem: Für wen? Den durchschnittlichen Weltbürger,
die Amerikaner oder für mich? Man darf schon
die Frage stellen, wer diese 69 Merkmale aufgestellt
hat und warum es nicht 70 sind. Ich bin sehr sicher,
dass die Entfernung zu meinem Arbeitsplatz nicht
berücksichtigt wurde. Oder soll ich da „nur“ Urlaub
machen? Dann verstehe ich aber nicht, warum der
Cluster Bildung und Karriere untersucht wurde. So viele
Fragen. Nein, liebe Leute, eure Analyse hilft mir nicht
weiter. Behaltet sie einfach und ich nehme dann doch
den Backofen.
© ITEBO GmbH
Dieter Rieken,
Geschäftsbereich Anwendungen und Betrieb, IT-Strategie
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