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Wirtschaftszeitung_04122017

INNOVATIVE

INNOVATIVE IT-TECHNOLOGIE &BÜROMANAGEMENT 36 Konzentration steigern Was man gegen ständige Ablenkung im Büro machen kann Jeder Mensch ist anders –und deshalb gibt es auch nicht den einen Tipp für mehr Konzentration im Arbeit. Hier deshalb gleich fünf Ratschläge, vom dauerbimmelnden Telefon bis zu den richtigen Arbeitszeiten: Kleine Tipps können große Auswirkungen haben: Mit wenigen einfachen und individuellen Kniffen können Küroarbeiter B effektiver ihre Arbeit schaffen. •Ausgeruht sein: „Wer nicht erholt ist und eine schlechte Nacht hatte, wird auch einen schlechten Tag haben“, sagt Autor und BeraterJochenMai.AußerdemsolltemanwährendderArbeitregelmäßigePauseneinlegen.„Mankannsich ohnehinnurungefähr90Minuten konzentrieren.“ •Mails: Oft sind die Mails wie ein „ständiges Getröpfel“, sagt Karrierecoach Ute Bölke. Jedes Tröpfchen reißt einen wieder aus der Konzentration heraus. Deshalb schaltet man am besten zunächst Hinweise auf neue Mails aus. Dann sollte man sich Zeitfenster schaffen, in denen man die Post bearbeitet. •Telefon: Ähnlichwieständig eingehende E-Mails kann auch das dauernd bimmelnde Telefon die Konzentration bei der Arbeit stören. „Wer nicht gerade in einer Notdienstzentrale arbeitet, kann vielleicht mal einen Anrufbeantworter laufen lassen“, sagt Bölke. •To-Do-Listen: Noch am Freitag oder gleich am Montagmorgen schreibt man die anstehenden Arbeiten auf und ordnet sie nach Priorität.JenachTyp erledigt man dann entweder die unliebsamen Aufgaben zuerst – oder startet mit einer etwas angenehmeren Aufgabe sanft in den Tag. •Arbeitszeit: Wer die Möglichkeit hat, seine Arbeitszeit freier zu gestalten, sollte das ruhig nutzen. Früher zu kommen oder später zu gehen kann eine gute Möglichkeit sein, in Ruhe arbeiten zu können. dpa Konzentration! Es gibt nicht nur einen Tipp, wie man sich bei der Arbeit besser konzentrieren kann. Foto: dpa Fokus auf Digitalisierung Hoff und Partner hat Umbau abgeschlossen Die notwendige Erweiterung der Räumlichkeiten war für das Planungs- und Schlüsselfertigbau- Unternehmen Hoff und Partner aus Gronau der Anlass, nach 20 Jahren frischen Wind in die eigenen Räume zu bringen. Neben der Hoff-LoungeimErdgeschoss sind auch im Obergeschoss des Firmensitzes Flächen hinzugekommen, sodass die Bürofl äche auf 2000 Quadratmeter gewachsen ist. Für das 60-köpfige Team wurden die Bürokonzepte neu gedacht. Neben einem neuen Look sollten auch die internen Prozesse optimiert und ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, das eine aktive, moderne Kommunikation ermöglicht. Herzstück der neuen Räume ist ein verglaster multimedialer Besprechungsraum. Hier können Präsentationen über mehrere Beamer zugleich gezeigt werden sowie parallel digitale Dokumente auf dem überdimensionalen Multi- Touch-Table bearbeitet werden. Neben der Digitali- der sierung Arbeitsprozes- persönliche se wird der Austausch großgeschrieben: Hierfür bieten attraktive Besprechungs- den nischen in Fluren, intern be- be- reits mit „Zugabteil“ zeichnet, den passenden Raum. InderoffenenBürolandschaft des Desk-Sharing-Bereiches bieten sich vielseitige Arbeitsbereiche, unter anderem auch eine „Denkerzelle“ mit Sofas. Die Wahl der Materialien fiel auch hier auf warme Farbtöne und natürliche Werkstoffe, um ein angenehmes Pendant zu den technischen Arbeitsabläufen zu bilden. Die Reaktion auf die neuen Räume fällt durchweg positiv aus. „Dadurch, dass wir Foto:K.Wiedau in diesem Projekt unser eigener Kunde waren, ergabsich ein spannender Rollentausch“, so Ingo Hoff, geschäftsführender Gesellschafter des Familienunternehmens. „Der Umbau erfolgte bei laufendem Betrieb. Die Kollegen bekamen einen unmittelbaren Eindruck, worauf es ankommt, wenn Bauprojekte bei laufendem Betrieb umgesetzt werden –eine wertvolle Erfahrung auch für Kundenprojekte.“ Als pdf speichern Webseiten einfacher drucken IMPRESSUM Das Drucken von Webseiten bereitet oft Probleme, weil die Seiten vielleicht dynamisch sind oder mit aktiven Elementen arbeiten, so dass immer nur ein Teil der Seite gedruckt wird. Eine Lösung ist, die Seite wie bei einem Screenshot zu einem bestimmten Zeitpunkt festzuhalten. Dazu kann etwa der Chrome-Browser Seiten im PDF-Format speichern. Nach dem Öffnen der Seite muss man dazu auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts klicken und den Menüpunkt „Drucken“ auswählen. Anschließend muss noch das Ziel auf „Als PDF speichern“ umgestellt werden. Mit Speichern wirddie Seiteals PDF abgelegt. dpa SONDERVERÖFFENTLICHUNG „INNOVATIVE IT-TECHNOLOGIE &BÜROMANAGE- MENT“ Verlag: Aschendorff Verlag GmbH &Co. KG, Geschäftsbereich: Media &Sales, Soester Str. 13, 48155 Münster, Telefon: 0251 690-0, Fax: 0251 690-804801 Anzeigenleitung: Herbert Eick (Anschrift wie oben) Verantwortliche Redakteurin: Claudia Bakker (Anschrift wie oben) Redaktion: Jenny Hagedorn Gestaltung/Titelseite: Lisa Stetzkamp Druck: Aschendorff Druckzentrum GmbH &Co. KG, An der Hansalinie 1, 48163 Münster, Telefon: 0251.690-0, Fax: 0251.690-215 www.die-wirtschaft-muensterland.de

INNOVATIVE IT-TECHNOLOGIE &BÜROMANAGEMENT 37 Voll auf Sendung Westermann´s Lettershop hält viele Direktmarketing-Produkte für die Region bereit Westermann´s Lettershop ist immer dann ein interessanter Partner, wenn esmit der normalen Postabwicklung schwierig wird. Foto: Roman Mensing, Münster Häufig ist es ein zeitliches Problem, manchmal reicht das Lager aus Kapazitätsgründen nicht oder aber der Auftrag ist sehr komplex. „Die Kunden nehmen unsere Dienstleistung aus unterschiedlichen Gründen in Anspruch“, weiß Karl-Heinz Kemman. ■ „Wir sind immer dann ein interessanter Partner,wenn es mit der normalen Postabwicklung schwierig wird“, fügt der geschäftsführende Gesellschafter vonWestermann´s Lettershop hinzu. Das ureigene Produktportfolio - der Versand vonMailings, Paketenund Weihnachtspost -wurde im Laufe der Jahre kontinuierlich ausgebaut. „Wir versenden von der Postkarte bis zum Paket alles, inklusive Datenbearbeitung und -optimierung. Dabei arbeiten wir gemäß unserer jährlichen Zertifizierung stets nach den Anforderungen des Datenschutzgesetzes“, beschreibt Kemmann die Leistungen des Unternehmens. Postkarten, Selfmailer, kuvertierte oder eingeschweißte Mailings, Pressesendungen, Postwurfsendungen, Werbemittellogistik, Konfektionierung, Digital- und Offsetdruck sowie der Versand vonRechnungen gehören mittlerweile zum Service. Von der Datenanlieferung bis zur Postauflieferung kümmern sich die Experten INFOS Im Jahr 1988 begann Westermann´s Lettershop in einer Garage mit dem Versand der ersten Briefe. Damals waren Begriffe wie Direktmailing, Lettershop und Personalisierung noch ein Buch mit sieben Siegeln. Kontinuierliches Wachstum erforderte einen Umzug -zunächst ging es in den „Kaiserbusch“, schließlich an die jetzige Adresse ander Fuggerstraße 3inMünster-Hiltrup. „Wir sind im Münsterland das führende Unternehmen, wenn es um einen zuverlässigen Mailingpartner geht. Wir verstehen uns als Dienstleister, der in der Region verwurzelt ist“, beschreibt der geschäftsführende Gesellschafter Karl-Heinz Kemman die Leitlinie des Unternehmens, das mittlerweile 28Mitarbeiter beschäftigt. um das gesamte Procedere. Gerade jetzt in der Adventszeit ist Hauptzeit. Die Unternehmen verschicken ihren Kunden und Geschäftspartnern Päckchen mit kleinen Weihnachtspräsenten und Karten -und das in einer großen Anzahl, wasintern sehr viele Kapazitäten binden würde. Deshalb nehmen sie gerne die Leistungen von Westermann´s Lettershop in Anspruch. Die Päckchen müssen zusammengestellt, verpackt und portooptimiert verschickt werden. Westermann´s Lettershop übernimmt auch die gesamte Personalisierung der zu druckenden Inhalte gemäß gewünschter Zielgruppe und die Adressierung. Auch verpackungstechnisch ist einiges zu beachten: Wie kommt beispielsweise eine Glasfl asche unversehrt beim Kunden an? Viele Arbeitsschritte werden durch Handarbeit erledigt,andere wiederum übernehmen die zahlreichen Maschinen, die an der Fuggerstraße 3inMünster-Hiltrup stehen. In den vergangenen Jahren ist noch eine weitere Leistung hinzugekommen: Die Digitalisierung von Akten rundet das Portfolio ab. „Als Generalist in der Direktwerbung stellen wir uns für unsere Kunden möglichstbreit auf“, so der Anspruch des Unternehmens. jeh Der Gewöhnung entgegenwirken Für mehr Ordnung auf dem Schreibtisch öfter mal ein Foto machen Ein unordentlicher Schreibtisch macht am Arbeitsplatz keinen guten Eindruck. Außenstehende denken schnell: Wer so einen chaotischen Platz hat, der arbeitet auch so. Vielen fällt der eigene Zustand aber gar nicht mehr auf, sagt Büro-Coach Jörg Reimann aus Witten. Er empfiehlt deshalb, Fotosvom Schreibtisch zu machen. Beim Ansehen dieser Bilder entsteht ein ganz anderer Eindruck vom eigenen Arbeitsplatz. „Dann sieht man, wie die Ist-Situation wirklich ist, denn man hat sich im Lauf der Jahreschon an die Situation gewöhnt“, erklärt der Experte. Beim Entsorgen sollten Beschäftigte dann nicht zu zimperlich sein. Es gilt: „Jeder Vorgang wirdnur einmal in die Hand genommen, und dann wird entschieden“, sagt Reimann. Hat er sich erledigt, kommt er sofort in den Müll. Auch Texte, die man eigentlich lesen wollte, sollten bei dieser Gelegenheit sofort entsorgtwerden.„Ausmeiner Erfahrung reduzieren sich die meisten Stapel dann schon auf weniger als die Hälfte“, sagt der Büro-Coach JörgReimann in diesem Zusammenhang. dpa IT &SERVICES NETZWERK &SICHERHEIT KOMMUNIKATION &KOLLABORATION BANKENTECHNOLOGIE &SERVICES SCAN- &DOKUMENTEN-SERVICES www.ratiodata.de

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