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Verwaltung © photon_photo – Fotolia.com Erfolgsfaktoren für Property Manager Die schlechte Verwaltung einer Immobilie kann schnell richtig teuer werden. Umso wichtiger ist es, den richtigen Dienstleister auszuwählen. Und so unterschiedlich Immobilien und auch die Anforderungen an ihre Verwaltung sind, gibt es doch einige generelle Erfolgsfaktoren für ein gutes Property Management. Ein gutes Property Management zeichnet sich in der Regel dadurch aus, dass es sich für den Eigentümer nicht bemerkbar macht. Eine schlechte Immobilienverwaltung merkt der Eigentümer dagegen bald auf seinem Konto. Laut einer Umfrage des Dachverbands Deutscher Immobilienverwalter e. V. (DDIV) entstehen jährlich bis zu 25 Mio. Euro Schaden aufgrund unprofessioneller und fehlerhafter Immobilienverwaltung. Worauf sollten Immobilieneigentümer bei der Auswahl des Dienstleisters achten? Was sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren? Alles aus einer Hand vs. externe Experten Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Verwaltung und Management von Immobilien zu organisieren: Eine davon ist die Beauftragung eines Generalunternehmers, der alle Leistungen – also das Asset-, Property- und Facility-Management – aus einer Hand erbringt. Eine Alternative ist, einen Teil der Leistungen – insbesondere die Wartung, Instandhaltung und die Gebäude- und Grünanlagenpflege – extern zu vergeben. Es ist durchaus sinnvoll, alles aus einer Hand zu erbringen, um Schnittstellen und damit Kosten zu reduzieren. Allerdings muss dann die externe Kontrolle der erbrachten Leistungen sichergestellt sein. Die optimale Aufgabenverteilung bei der Immobilienverwaltung sieht daher eine externe Durchführung von Wartung, Instandhaltung und Gebäudepflege vor. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle wichtigen Leistungen mit ausreichender Qualität und Sorgfalt erbracht werden. Entscheidender Faktor dabei ist die effektive Kontrolle und Steuerung. Ungeachtet der Entscheidung, ob Leistungen intern oder extern erbracht werden, sollte die fortlaufende Wertpflege der Gebäude die oberste Maxime sein. Langfristiger Werterhalt statt kurzfristiger Ertragsoptimierung ist die Devise. Der Property Manager leistet hierbei einen wesentlichen Beitrag und sollte daher mit Sorgfalt ausgewählt werden. Es gilt, eine Reihe von typischen Fehlern beim Management der Immobilien zu vermeiden, die in der Summe viel Geld kosten können. Marktkenntnis, Kundennähe und vorausschauende Planung Zunächst sind die Kenntnis des lokalen Marktes und die Vor-Ort-Präsenz entscheidend. Nur so ist es möglich, die Beziehung zu den Mietern zu pflegen und damit die Kundenbindung zu erhöhen. So sind Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen im Bestand erstens leichter durchzusetzen und werden zweitens rechtzeitig erkannt. Bleibt die Mängelbeseitigung aus, kann dies dazu führen, dass der Mieter vom Mietminderungsrecht Gebrauch macht. Ein guter Property Manager pflegt stetig eine gute Mieterbeziehung. Ein zufriedener Mieter bleibt schließlich deutlich länger in der Immobilie. Die Kenntnis des lokalen Marktes wiederum hilft zudem dabei, in der Planung wichtige marktund objektrelevante Informationen zu identifizieren, um darauf basierend belastbare Cashflow-Prognosen erstellen zu können und Budgetpläne und Handlungsempfehlungen abzuleiten. Ein effizientes Daten- und Dokumentenmanagement ist eine notwendige, jedoch nicht hinreichende Voraussetzung, um Wertschöpfungspotenziale zu generieren. Vielmehr ist eine aktive Planung und adäquate Quantifizierung von wertsteigernden und kostenredu- 28 1 / 2018

zierenden Maßnahmen erforderlich, um beispielsweise bei Instandhaltungsund Modernisierungsmaßnahmen das richtige Maß zwischen Werterhalt und Kostenminimierung zu wahren und die termingerechte Umsetzung zu gewährleisten. Die entsprechenden technischen Voraussetzungen wie auch die fachlichen Kompetenzen sollte der Property Manager unbedingt vorweisen können. Kaufmännisches Management wichtig Im Anschluss an die Planungsphase gilt es, den störungsfreien Betrieb sicherzustellen und gleichzeitig die vorgegebenen Ziele auf Objektebene durchzusetzen. Wichtiger Faktor ist dabei ein professionelles kaufmännisches Management. Dazu gehört nicht zuletzt, Mietsteigerungspotenziale konsequent zu nutzen. Bei der Nutzungsart Wohnen sind die Möglichkeiten gesetzlich reguliert. Gerade hier kommt es darauf an, den richtigen Zeitpunkt für eine Mieterhöhung im Auge zu behalten und die Fristen zu wahren. Bei Gewerbemietern gilt es, Indexierungen oder Staffelmieten regelmäßig zu überprüfen, um Mietsteigerungspotenziale umzusetzen. Ein effektives Forderungsmanagement wiederum verhindert die Entstehung von Mietrückständen, die häufig nicht wieder einbringbar sind, und leistet so einen erheblichen Beitrag zum operativen Ergebnis. Korrekte Betriebskostenabrechnungen stellen einen weiteren Hebel zur Wertschöpfung dar. Während das Gewerbemietrecht wesentlich auf Vertragsfreiheit basiert, ist das Wohnungsmietrecht gesetzlich weitgehend geregelt. Die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen birgt typische Fehlerquellen – wie etwa Fristen oder die Berücksichtigung aller umlagefähigen Kosten. So kommt es in diesem Bereich vor allem auf juristische Fachkenntnisse an. Wer die Betriebskosten konsequent im Auge behält, eröffnet auch Spielräume bei der Kaltmiete. Wichtiger Einflussfaktor sind dabei die Energielieferverträge. Ein Verwalter, der mehrere Immobilien managt, kann bei der Lieferung von Öl, Gas und Strom oft günstigere Konditionen aushandeln. Das gilt auch für andere Dienstleistungsverträge zur Bewirtschaftung der Objekte. In Bezug auf das technische Gebäudemanagement gilt es, den Gebäudebetrieb sicherzustellen und zu steuern – möglichst kostengünstig, aber professionell. Die immer komplexer werdenden Strukturen bei der technischen Gebäudeausstattung und der Haustechnik erfordern heute umfangreiche Kompetenzen. Zu kurzfristiges Kostendenken ist unbedingt zu vermeiden, sonst werden Pflege und Wartung des Gebäudes vernachlässigt. Schlecht bewirtschaftete Gebäudekomponenten erreichen aber ihre technische Lebensdauer nicht und führen zu unzufriedenen Mietern. Darüber hinaus hat der Property Manager einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil, der die immer anspruchsvoller werdenden Anforderungen an die Nachhaltigkeit von Gebäuden erfüllen kann. Controlling und Qualitätsprüfung Die immer komplexer werdenden Strukturen bei der technischen Gebäudeausstattung und der Haustechnik erfordern heute umfangreiche Kompetenzen. Zu kurzfristiges Kostendenken ist unbedingt zu vermeiden. Zu guter Letzt ist ein verlässliches Controlling unerlässlich. Insbesondere der Überwachung der beauftragten Dienstleister kommt hierbei ein wesentlicher Anteil zu. Weichen die erbrachten Dienstleistungen vom jeweils vertraglich Vereinbarten ab, wurden der Kostenrahmen gewahrt und Terminvorgaben eingehalten? Nur wer diese Fragen im Blick behält, kann gegebenenfalls Anpassungen vornehmen und am Ende erfolgreich sein. Insgesamt gibt es eine große Bandbreite von Erfolgsfaktoren beim Property Management, mit denen Fehler vermieden und zusätzliche Werte geschaffen werden können. In der Summe macht dies den Unterschied. Ein guter Property Manager wird auch seiner Aufgabe als „Manager“ gerecht und ist in der Lage, die Rendite der verwalteten Immobilien um gut 10% zu steigern. W Von Martin Herkenrath, geschäftsführender Gesellschafter der OMEGA Immobilien Gruppe 1 / 2018 29