Next Level Enterprise Messaging - WhatsApp für Unternehmen?

tsmms

Aktuelle Technologieevaluierung und Erfolgsgeschichten mit sicheren Messaging Tools Erfahren Sie in unserem Whitepaper wie sich der Markt der Messaging Dienste in den letzten Jahren entwickelt hat. Können die neuen Wettbewerber eine lohnenswerte Alternative zu den etablierten Tools liefern? Dieser Ratgeber erläutert aktuelle Technologien, Einsatzmöglichkeiten und gibt hilfreiche Tipps, damit Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden.

Whitepaper

NEXT LEVEL ENTERPRISE MESSAGING —

WHATSAPP FÜR UNTERNEHMEN?

So gelingt der erfolgreiche Einsatz in der modernen Arbeitswelt:

Aktuelle Technologieevaluierung und Erfolgsgeschichten mit sicheren Messaging Tools


Impressum:

Whitepaper-Publikation 2018

T-Systems Multimedia Solutions GmbH

Riesaer Straße 5, 01129 Dresden

Autoren:

Ulf-Jost Kossol

Head of Social Business Technology

Kevin Hähnlein

Consulting Social Business Technology

Organisation:

Projektleitung: Kristin Winter

Layout: Peter Brücker


INHALT

EINLEITUNG 5

Aktuelle Marktentwicklung 6

Vier Gründe für Enterprise Messaging im Unternehmen 8

Gespräch mit Microsoft-Experte Jörg Petter über die

Zukunft des modernen Arbeitens 10

TECHNOLOGIEÜBERSICHT 16

Abgrenzung von Softwarekategorien 16

Updates bereits evaluierter Tools 20

Neue Wettbewerber 24

Evaluierungsmatrix 32

ANWENDUNGSSZENARIEN 34

Projektmanagement 34

Marketing und Vertrieb 35

Mitarbeiter-Onboarding 37

Produkt- und Softwareentwicklung 38

ERFOLGSGESCHICHTEN 40

Circuit bei Schattdecor 41

Microsoft Teams bei funk 44

Slack bei der Süddeutschen Zeitung 46

Mattermost bei Uber 48

SIMSme Business bei VW Financial Services 50

FAZIT 52


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EINLEITUNG

Unser erstes Whitepaper zum Thema Enterprise Messaging, das im November 2016 erschien,

erfreute sich großer Nachfrage. Es zeigte Lösungsansätze für die Einführung eines mobilen

und kollaborativen Arbeitsplatzes unter dem Einsatz von Enterprise Messaging Tools und

welchen Mehrwert die Nutzung dieser sicheren WhatsApp-Alternativen im Unternehmenskontext

schaffen kann.

Seit der letzten Analyse haben sich aber nicht nur die vorgestellten Tools weiterentwickelt

und neue Konkurrenten herausgefordert, sondern auch das weltweite Nutzungsverhalten.

Auf den ersten Blick ist das Angebot an Consumer Apps, Enterprise Tools und Messaging-

Diensten für die digitalisierte Gesellschaft kaum auseinanderzuhalten.

Ziel dieses Whitepapers ist es daher, einen aktuellen Überblick des agilen und wachsenden

Markts rund um Enterprise Messaging zu geben und zu zeigen, wie damit der nächste

Schritt zum erfolgreich etablierten „Digital Workplace“ in der Praxis gelingen kann.

Einer dafür notwendigen Abgrenzung von Softwarekategorien folgt die Evaluierung aller

Messenger anhand von Kategorien sowohl aus IT- als auch aus User-Sicht. Die bereits

etablierten Tools werden neuen Wettbewerbern gegenübergestellt und potenzielle Einsatzszenarien

genauer beleuchtet. Mit Erfolgsgeschichten aus der Praxis wird zudem greifbar,

welches Anwendungspotenzial der Einsatz von Messengern für kleine Projektteams bis hin

zur gesamten Unternehmenskommunikation mit sich bringen kann.

Nicht zuletzt wird das anstehende Inkrafttreten der europäischen Datenschutz-Grundverordnung

(EU-DSGVO) eine entscheidende Rolle spielen. Die ab Mai 2018 für alle Unternehmen

in der Europäischen Union verplichtende Regulierung birgt mit ihren potenziell hohen

Strafen auch inanzielle Risiken für Unternehmen, die den erhöhten Compliance- und

Datenschutzanforderungen durch die Verwendung von unsicheren Messaging Tools nicht

nachkommen.

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EINLEITUNG

AKTUELLE MARKTENTWICKLUNG

Es versteht sich von selbst, dass Unternehmen heute ihr Business dort etablieren müssen,

wo ihre Kunden sind. Und das ist meistens auf deren Smartphones. Seit 2014 ist die Zahl

der mobilen Visits in Europa um 156 Prozent angewachsen – in Deutschland sogar um

185 Prozent. Die Desktop-Nutzung hat im selben Zeitraum um 25 Prozent abgenommen. 1

Eine Folge dieses Trends ist eine regelrechte Flut an neu entwickelten Apps, die, zumeist

mit erheblichen Entwicklungskosten verbunden, nicht immer einen Mehrwert für Unternehmen

oder Kunden schaffen. Während Schätzungen besagen, dass der weltweite Umsatz

mit Mobile Apps bis 2021 auf 139,1 Milliarden US-Dollar ansteigen wird, nutzen vor allem

die jüngeren Generationen immer weniger Apps auf ihren Smartphones. 2

Neben WhatsApp, Facebook, Instagram und Snapchat schaffen es kaum noch Unternehmen

mit ihren Applikationen auf die mobilen Endgeräte der jungen Zielgruppe. Weltweit ging die

Gesamtzahl der App-Neuinstallationen sogar deutlich zurück. Besonders in den USA und

China: Dort ist die App-Nutzung seit 2014 um mehr als ein Viertel zurückgegangen. 3

15 %

–5 %

seit Dezember

2014

–38 %

seit Dezember

2014

0 %

–15 %

Frankreich,

Deutschland,

Großbritannien

–30 %

–45 %

USA

12/2014 12/2015 12/2016

App-Neuinstallationen nach Ländern

1 Adobe Digital Insights – http://www.cmo.com/adobe-digital-insights/articles/2017/2/20/adi-is-europe-in-themiddle-of-a-smartphone-divide.html#gs.w7fL0WI

2 Statista – https://de.statista.com/statistik/daten/studie/550222/umfrage/umsatz-mit-apps-weltweit/

3 Adobe Digital Insights – http://www.cmo.com/adobe-digital-insights/articles/2017/2/20/adi-is-europe-in-themiddle-of-a-smartphone-divide.html#gs.w7fL0WI

6


EINLEITUNG

Zwar entspricht die Entwicklung in Deutschland bis Dezember 2016 noch nicht dem

weltweiten Trend – hier ist die mobile App-Nutzung nämlich seit 2014 noch um 13 Prozent

gestiegen –, dennoch wird sich auch der deutsche Markt mittelfristig den Bedürfnissen

seiner Digital Natives anpassen. Und die nutzen immer häuiger Messenger Apps. Nicht

nur zur Kommunikation, sondern für einfach alles. Immer mehr Dinge des Alltags lassen

sich in Zukunft mit Anwendungen wie WhatsApp und Facebook Messenger beispielsweise

mithilfe von Bots erledigen. Einkaufen, das Taxi buchen, die heimische Heizung regulieren

oder einen Termin beim Frisör vereinbaren – für all das braucht man bald nichts weiter als

eine einzige Messenger App.

Während sich im privaten Umfeld die Nutzung solch smarter Consumer Tools bereits

etabliert, sind immer mehr Unternehmen auf der Suche nach sicheren Messaging und

Collaboration Tools. Moderne Unternehmen wollen damit nicht nur dem Trend der digitalen

Transformation folgen, sondern gleichzeitig auch ihre Produktivität steigern sowie die

interne und externe Kommunikation verbessern.

Wachsende Potenziale von Business Cases zeigen sich sowohl in zahlreichen Erfolgsbeispielen

als auch in der bloßen Weiterentwicklung der Technologien. Die Anforderungen an

Enterprise Tools sind zudem entsprechend der Komplexität unseres digitalisierten Alltags

gestiegen und setzen eine möglichst nahtlose Integration in die Geschäftsprozesswelt der

Unternehmen durch intelligente Schnittstellen voraus.

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EINLEITUNG

VIER GRÜNDE FÜR ENTERPRISE MESSAGING

IM UNTERNEHMEN

Produktivität

steigern

Compliance

einhalten

Mitarbeiter

motivieren

Prozesse

beschleunigen

Die Gründe, die für Enterprise Messaging im Unternehmen sprechen, sind nach wie vor

sehr relevant. Immer mehr Unternehmen spüren einen Modernisierungsdruck für ihre

interne und externe Kommunikation, wobei der boomende Markt ebenso wie die Erwartungshaltung

der jünger werdenden Mitarbeiter eine wichtige Rolle spielen. Zumal die

sogenannte „Schatten-IT“, beispielsweise in Form von WhatsApp-Chats, die weder ofiziell

noch sicher sind, in vielen Unternehmen weiter auf dem Vormarsch zu sein scheint.

Dass der bloße Wille, eine coole App oder einen WhatsApp-ähnlichen Messenger einzuführen,

in vielen Fällen nicht für einen erfolgreichen Rollout ausreicht – selbst wenn er vom

CEO höchstpersönlich geäußert wird –, ist ein Indiz für einen vorhandenen „Pain Point“ mit

modernen Kommunikationstools. Die hervorragende Usability und das breite Feature-Set

der Enterprise Messenger wissen vor allem in deutschen Unternehmen erst dann vollends

zu überzeugen, wenn gleichzeitig auch sämtliche Compliance- und Datenschutzbestimmungen

eingehalten werden.

Deswegen orientiert sich die Evaluierung der Enterprise Messaging Tools in diesem Whitepaper

sowohl an den Bedürfnissen der Endnutzer als auch an den hohen Anforderungen

der IT-Sicherheit. Denn erst wenn sich der Leiter der Unternehmenskommunikation und

der IT-Sicherheitsbeauftragte eines Unternehmens einig sind sowie Wünsche und Sorgen

beider Stakeholder bedient werden können, sollte über die Einführung neuer Software

nachgedacht werden.

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