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productronica 2019 // 10 Schritte zum sicheren Messeerfolg

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UNIVERS 45 LIGHT<br />

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TEIL I<br />

TEIL II<br />

TEIL III<br />

VOR DER MESSE<br />

WÄHREND DER MESSE<br />

NACH DER MESSE<br />

powered by MEPLAN


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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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INHALT<br />

EDITORIAL<br />

VOR DER MESSE<br />

1 Messeziele S. 4<br />

2 Budgetkalkulation S. 6<br />

3 Messestandkonzept S. 8<br />

4 Besuchereinladung S. 14<br />

5 Neue Kontakte gewinnen S. 16<br />

WÄHREND DER MESSE<br />

6 Mitarbeiterbriefing S. 18<br />

7 Messegespräche S. 20<br />

8 Leadmanagement S. 22<br />

NACH DER MESSE<br />

9 Messenacharbeit S. 24<br />

<strong>10</strong> Erfolgskontrolle S. 26<br />

<strong>Messeerfolg</strong>sgutschein<br />

im Wert von 1.200 Euro S. 29<br />

To do am/ab<br />

To do am/ab<br />

To do am/ab<br />

Sehr geehrte Aussteller der <strong>productronica</strong>,<br />

Die Vorbereitungen für die <strong>productronica</strong> <strong>2019</strong> laufen bereits auf Hochtouren, damit wir unser Ziel, Ihnen<br />

die bestmöglichen Voraussetzungen für Ihren geschäftlichen Erfolg zu bieten, zu Ihrer vollsten Zufriedenheit<br />

erreichen.<br />

Doch nicht nur für uns als Veranstalter, auch für Sie als Aussteller ist die strukturierte Planung Ihres<br />

Messeauftritts die Grundvoraussetzung für Ihren Erfolg. Als Ihr verlässlicher Partner wollen wir Ihnen deshalb<br />

über die <strong>productronica</strong> hinaus mehr bieten. Wir möchten Sie von unserer Erfahrung profitieren lassen und<br />

Sie darin unterstützen, eventuelle Hürden zu überwinden und Ihnen die Regeln, Kniffe und Tricks aufzeigen,<br />

die Ihnen <strong>zum</strong> großen Erfolg auf der <strong>productronica</strong> <strong>2019</strong> verhelfen.<br />

Mit der Broschüre <strong>10</strong> STEPS erhalten Sie ein übersichtliches, bewusst kurz gehaltenes Handbuch als<br />

Begleiter für die tägliche Arbeit – mit vielen wertvollen Praxistipps und konkreten Antworten auf die Kernfragen<br />

Ihrer erfolgreichen Beteiligung. Unser Leitfaden zeigt Ihnen in zehn <strong>Schritte</strong>n, wie Sie Ihre Messeziele<br />

sicher und effizient erreichen. Überspringen Sie den ersten Schritt, gefährdet dies Ihren <strong>Messeerfolg</strong>. Tragen<br />

Sie daher gleich konkret Termine ein, an denen Sie mit der Umsetzung der einzelnen <strong>Schritte</strong> beginnen<br />

wollen. Checklisten, Tools, nützliche Quellen und Praxistipps dienen als wichtige Hilfsmittel für eine effiziente<br />

Realisation Ihres Messeprojekts.<br />

Wir finden Antworten auf Ihre Fragen und zeigen Ihnen Wege auf, die sich täglich in der Praxis bewähren.<br />

Natürlich stehen wir Ihnen auch bei der Umsetzung Ihrer zehn <strong>Schritte</strong> <strong>zum</strong><br />

<strong>Messeerfolg</strong> persönlich zur Seite.<br />

Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihre Messevorbereitungen sowie viel Erfolg auf der <strong>productronica</strong><br />

<strong>2019</strong>!<br />

Ihr <strong>productronica</strong>-Team<br />

Herausgeber: MEPLAN GmbH,<br />

Olof-Palme-Straße 1, 81829 München<br />

ISBN 978-3-00-027670-5<br />

Copyright by MEPLAN GmbH<br />

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MESSEZIELE<br />

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ÜBERSICHT<br />

<strong>10</strong> STEPS<br />

%<br />

Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen. Welche Ziele<br />

verfolgen Sie mit Ihrer Messebeteiligung? Wollen Sie vorrangig neue Kunden gewinnen, das<br />

Image Ihres Unternehmens pflegen oder Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition<br />

Ihrer Messeziele hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standflächenwahl<br />

über das Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreuung Ihrer<br />

Gäste am Stand.<br />

KERNFRAGEN<br />

Wie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung?<br />

Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten<br />

Sie online einen detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei li gungen. Außerdem finden<br />

Sie dort die richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können.<br />

Mehr Infos unter www.auma.de<br />

Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an<br />

Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen.<br />

Rechtzeitige Festlegung – je früher, desto besser.<br />

Definieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messebeteiligung<br />

neu festlegen bzw. überprüfen.<br />

Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind.<br />

Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen.<br />

Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in<br />

Form einer schriftlichen Dokumentation.<br />

Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung?<br />

Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe auftritt involviert sind,<br />

in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an<br />

alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil<br />

des Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.<br />

Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele?<br />

Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation<br />

und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele<br />

bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre<br />

Ziele definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.<br />

* Ausstellungs- und Messe-Ausschuss<br />

der Deutschen Wirtschaft e. V.<br />

PRAXISTIPP<br />

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HÄUFIGE MESSEZIELE<br />

Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung<br />

Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking,<br />

Gewinnung neuer Kooperationspartner<br />

Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imageverbesserung,<br />

Einsicht in Kundenverhalten<br />

Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse,<br />

Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte<br />

4<br />

5


BUDGETKALKULATION<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides finanzielles Fundament<br />

für Ihre Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen-Kalkula tio nen oder die viel<br />

bemühte „Hausnummer“ führen immer zu Kompromiss lösungen, die Ihre Messeziele gefährden.<br />

Daher ist es entscheidend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die<br />

anfallenden Messekosten haben. Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!<br />

Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren,<br />

Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption,<br />

Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten,<br />

Catering etc.<br />

KERNFRAGEN<br />

Welche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation<br />

mit einfließen?<br />

Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über<br />

die Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.<br />

Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation?<br />

Der „Messebudgetplaner“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die<br />

wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter<br />

www.automatica-budgetplaner.de.<br />

Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als<br />

Grundlage heranziehen.<br />

Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter,<br />

um Kosten zu reduzieren?<br />

Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder<br />

Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes<br />

zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung<br />

des Budgets.<br />

Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht<br />

auf groben Schätzungen.<br />

Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine<br />

Nachkalkulation im Anschluss an die Messe.<br />

PRAXISTIPP<br />

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MNC MesseNutzenCheck<br />

6<br />

7


MESSESTANDKONZEPT<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand zieht Besucher an<br />

und lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen. Entscheidend sind dabei nicht das<br />

Standbudget und die -größe, sondern ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen<br />

Ihrer Messeziele unterstützt.<br />

KERNFRAGEN<br />

Wodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus?<br />

Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messe zielen. Wollen Sie<br />

beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die<br />

Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt,<br />

so gilt das Hauptaugenmerk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken<br />

Eyecatchern. In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten.<br />

Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in angenehmer<br />

Atmosphäre erlauben.<br />

Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestaltung des Standes.<br />

Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafiken,<br />

Licht, Farbe und Materialien.<br />

Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten?<br />

Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentationsbereichen: mit<br />

Pflanzen, semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem<br />

Bereich eine eigene Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine<br />

individuelle Beleuchtung.<br />

Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und<br />

vor allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören.<br />

Einblicke in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden.<br />

Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken<br />

sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, einzelne Standbereiche durch auffällige Beschriftung<br />

klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie<br />

Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für<br />

Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.<br />

Welche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres<br />

individuellen Standkonzepts?<br />

Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Standkonzept<br />

auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch spielen Informationen<br />

zur Lage, Größe und Art der Stand fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung<br />

zur Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner<br />

auch Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf<br />

anderen Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos<br />

darüber, welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events<br />

etc.). Maßgeblich wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget.<br />

Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen.<br />

Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten.<br />

Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche.<br />

Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pflegen.<br />

Kommunizieren Sie klare Botschaften.<br />

Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfläche auch an den<br />

Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering.<br />

Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Informationstexten<br />

gilt: „Weniger ist mehr“.<br />

8<br />

9


STANDBAUARTEN<br />

SYSTEMBAUWEISE<br />

SYSTEM<br />

Kostengünstig und dennoch ausdrucksstark? Standardlösung und trotzdem<br />

individuell konfigurierbar? Die Systemstände von MEPLAN bieten jede Menge<br />

Freiraum. Ob schlichte, funktionale Basisversion auf <strong>10</strong> m² oder beeindruckende<br />

Glaskonstruktion über zwei Ebenen auf 120 m² Fläche: Unsere<br />

Systemstände sind so flexibel planbar, dass meist auch außergewöhnliche<br />

Ausstellerwünsche in Systembauweise realisiert werden können. Und das<br />

Beste: Die meisten Systemlösungen können Aussteller schnell und einfach<br />

online kalkulieren und bestellen.<br />

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Messedaten<br />

eingeben<br />

Standtyp<br />

wählen<br />

Stand- und Teppichfarben<br />

wählen<br />

Ausstattung<br />

wählen<br />

ÜBERSICHT<br />

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2<br />

3<br />

4<br />

<strong>10</strong> STEPS<br />

%<br />

SOFORTIGE<br />

PREISANGABE<br />

COLUMN<br />

MAXI ONE<br />

FRESH-SIGHT<br />

DIALOGUE<br />

BALANCE<br />

SYSTEM<br />

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STANDBAUARTEN<br />

MISCHBAUWEISE<br />

INDIVIDUAL<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

KONVENTIONELLE BAUWEISE<br />

DESIGN<br />

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Die Mischbauweise zeichnet sich durch hochwertige, individuell konzipierte<br />

Standdesigns in flexibler Modularbauweise, geringen Planungs- und Realisierungszeiten<br />

sowie flexiblen Einsatzmöglichkeiten für unterschiedlich große<br />

Standflächen aus. Die Mischbauweise wird häufig genutzt für Stände zwischen 40<br />

und 120 m².<br />

Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate und exklusive Ausstattungsdetails:<br />

Bei unseren Designständen legen wir größten Wert auf das Besondere, das<br />

Einzigartige und vollendete Qualität. Das optimale Zusammenspiel von Architekten,<br />

Designern und Marketingprofis garantiert ein außergewöhnliches Standdesign. Ein<br />

persönlicher Projektleiter sorgt für eine perfekt abgestimmte Messevorbereitung und<br />

eine verlässliche Umsetzung.<br />

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BESUCHEREINLADUNG<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie diejenigen Kunden<br />

am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist auf einer Messe ineffizienter<br />

als Zufall und Hoffnung.<br />

KERNFRAGEN<br />

Warum sind Besuchereinladungen so wichtig?<br />

Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucheransprache<br />

überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich<br />

frühzeitig vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist:<br />

Auch die verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen<br />

Ihren Messe besuch im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit<br />

gezielten Einladungen für verbindliche Besuchertermine.<br />

Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig?<br />

Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von<br />

Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste<br />

oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen<br />

wollen und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache<br />

wählen. Gut strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu<br />

versenden.<br />

Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr<br />

Vorlaufzeit für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und<br />

Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt<br />

definierter Terminplan genauso wichtig wie die inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren<br />

Marketingmaßnahmen.<br />

Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren:<br />

An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre<br />

Vertriebsmitarbeiter über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren,<br />

wenn sie von interessierten Besuchern angesprochen werden?<br />

Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab?<br />

Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch<br />

unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels weise „Save the Date“-E-Mails für den<br />

ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche<br />

Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch<br />

Ihres Messe stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch<br />

Gutscheine, eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken<br />

das Interesse an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind<br />

die Gutscheine, die beim Messeveran stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen<br />

kostenfreien Zugang zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer<br />

Form zur Verfügung und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.<br />

14<br />

Messeeinladungen tragen maßgeblich <strong>zum</strong><br />

Erfolg der Messebeteiligung bei.<br />

Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der<br />

gesamten Messekommunikation.<br />

Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.<br />

Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen<br />

Besucheransprache erreichen.<br />

Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.<br />

Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.<br />

Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.<br />

PRAXISTIPP:<br />

WAS GEHÖRT IN MEINE MESSEEINLADUNG?<br />

Messebotschaft<br />

Veranstaltung: Ort und Datum<br />

Ansprechpartner mit Kontaktdaten<br />

Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten<br />

Nutzen für die Besucher<br />

Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.)<br />

Logo des Unternehmens und der Messe<br />

Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine)<br />

Rückantwortmöglichkeiten<br />

Halle/Standnummer Wegweiser <strong>zum</strong> Stand<br />

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NEUE KONTAKTE GEWINNEN<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege, sie sind auch das ideale<br />

Instrument, um neue Kontakte zu gewinnen.<br />

KERNFRAGEN<br />

Wie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher?<br />

Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung<br />

informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta tion in Ihre gesamte Kommunikation<br />

mit ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen<br />

Newsletter. Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge<br />

von renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren.<br />

Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt<br />

in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und<br />

nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters<br />

wie z. B. den Katalogeintrag.<br />

Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme<br />

mit Ihrem Unternehmen.<br />

Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für<br />

eine hohe Wiedererkennbarkeit.<br />

Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren<br />

Stand ein.<br />

Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer<br />

eigenen Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-<br />

Abonnenten-Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle<br />

Quellen. Bieten Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme.<br />

Zahlrei che Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikationsplattformen<br />

der Messe. Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Bannerwerbung auf der<br />

Messehomepage. Sorgen Sie im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung<br />

über Ihren Messeauftritt oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben<br />

von Fachpublika tionen zur Messe zu schalten.<br />

Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse?<br />

Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick<br />

erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand<br />

oder Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten<br />

auch die Möglichkeit, Werbeflächen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand<br />

zu nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand<br />

an den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren.<br />

16 17


MITARBEITERBRIEFING<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

%<br />

Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit<br />

Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, müssen sie im Vorfeld umfassend auf die<br />

spezifischen Anforderungen vorbereitet werden.<br />

KERNFRAGEN<br />

Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um<br />

optimal vorbereitet zu sein?<br />

Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele,<br />

-botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre<br />

Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die<br />

Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen<br />

haben und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten<br />

sind. Die FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss.<br />

Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter<br />

auch ihr Umfeld genau kennen. Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern<br />

auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und<br />

Dienstleistungen präsentieren.<br />

Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand?<br />

Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse<br />

zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts<br />

ist, wer sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine<br />

Telefonliste mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie<br />

eine Übersicht mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand.<br />

Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll.<br />

Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-<br />

Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie<br />

Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.<br />

Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor?<br />

Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe beteiligten auf<br />

konkrete Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten<br />

abzustimmen. Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung<br />

knapp formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter.<br />

Nutzen Sie den Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische<br />

Details und offene Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals<br />

die wichtigsten Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen.<br />

Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort<br />

bei auftretende Problemen reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messegesprächen<br />

und allen Prozessen am Stand.<br />

Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer<br />

Informationstheke nur bestens geschultes,<br />

kompe tentes Personal ein.<br />

Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam<br />

das Messeziel zu erreichen.<br />

Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer<br />

Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.<br />

Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt,<br />

welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann<br />

diese zurückkehren.<br />

Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar<br />

verteilt und kommuniziert sind.<br />

*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen<br />

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MESSEGESPRÄCHE<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

%<br />

Die Möglichkeit zur „Live-Kommunikation“ mit Interessenten, Kunden und Partnern ist ein<br />

wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommunikationsforen und entsprechend<br />

steht am Messestand das erfolgreiche Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte<br />

Messevorbereitung und Ihr Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und<br />

qualitativ hochwertige Messegespräche zu generieren.<br />

KERNFRAGEN<br />

Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch?<br />

Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu<br />

verfallen. Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.<br />

Beantworten Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht:<br />

Das Messegespräch dient der Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also<br />

gemeinsam das weitere Vorgehen.<br />

Wie spreche ich Besucher richtig an?<br />

Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren.<br />

Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das<br />

Gespräch ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem<br />

Austausch der Visitenkarte persönlich vorstellen.<br />

Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen<br />

Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln<br />

wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.<br />

Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen<br />

Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.<br />

Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren<br />

Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners.<br />

Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch<br />

ernst nehmen – mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch<br />

im Nachfeld der Messe.<br />

Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand<br />

Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche<br />

Kommunikationsleitlinien.<br />

Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und<br />

Online-Befragungen nach der Messe.<br />

Halten Sie vereinbarte Termine ein.<br />

Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche?<br />

Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery<br />

Visits“ durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und<br />

die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine<br />

Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten<br />

Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.<br />

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LEADMANAGEMENT<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant.<br />

KERNFRAGEN<br />

Wie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung?<br />

Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte<br />

Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu<br />

verfügen. Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung<br />

und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines<br />

Dankesschreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre<br />

Besucher.<br />

Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch?<br />

Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch<br />

erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen<br />

ernst nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie<br />

nicht, Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners<br />

zu versehen. Vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von<br />

Informationsmaterial ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.<br />

Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar und digital<br />

direkt am Stand.<br />

Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich<br />

umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen<br />

Informationen verloren.<br />

Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe<br />

Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte.<br />

Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem einfachen<br />

Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.),<br />

Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen<br />

wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste <strong>Schritte</strong><br />

und Datum, Bemerkungen.<br />

Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung?<br />

Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – und gewährleisten,<br />

dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellem<br />

Leadmanagement werden alle Kontaktdaten Ihrer Besucher digitalisiert. Alle wichtigen Kontakt- und<br />

Gesprächsdaten stehen Ihnen somit innerhalb kürzester Zeit für die Nachbearbeitung zur Verfügung.<br />

PRAXISTIPP<br />

Leadmanagement Service<br />

Mit dem Leadmanagementservice von MEPLAN<br />

beginnt die Messenacharbeit schon während der<br />

Messe. Die Kontakt- und Gesprächsinformationen<br />

Ihrer Besucher werden Ihnen tagesaktuell in digitaler<br />

Form zur Verfügung gestellt.<br />

Ihr Kontakt für Rückfragen:<br />

consult@meplan.de<br />

1| Elektronische<br />

Kontakterfassung<br />

2| Digitalisierung der<br />

Gesprächsbögen<br />

3| Schnelle Reaktion<br />

auf Messebesuch<br />

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MESSENACHARBEIT<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Erntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte.<br />

KERNFRAGEN<br />

Warum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig?<br />

Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch mit Ihren Mitbewerbern.<br />

In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 % der Messebesucher<br />

mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes<br />

Potenzial, sich vom Wettbewerber abzusetzen.<br />

Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus?<br />

Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes Eingehen<br />

auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten – und<br />

beispielsweise die Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten nicht auf die lange Bank<br />

schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben,<br />

das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird.<br />

Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten<br />

zu profitieren?<br />

Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei ligten Mitarbeiter<br />

und Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts<br />

benötigen. Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt<br />

werden, damit Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.<br />

Die schnelle Reaktion auf Messegespräche<br />

sichert Wettbewerbsvorteile.<br />

Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder<br />

Informationsmaterialien) unbedingt ein.<br />

Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse<br />

der Nacharbeit.<br />

Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten:<br />

durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops.<br />

Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist<br />

die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung.<br />

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ERFOLGSKONTROLLE<br />

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ÜBERSICHT <strong>10</strong> STEPS<br />

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Sie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden? Dann überlassen Sie nichts dem<br />

Zufall. Analysieren Sie, welche Messeziele Sie in welchem Umfang erreicht haben. Nur so<br />

können Sie Ihr Messe engagement kontinuierlich optimieren und Ihren <strong>Messeerfolg</strong> stetig<br />

ausbauen.<br />

Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges.<br />

KERNFRAGEN<br />

Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer Kontakte. Differenzieren Sie<br />

nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen sowie nach<br />

dem Potenzial des jeweiligen Besuchers.<br />

Wie weiß ich, ob ich erfolgreich war?<br />

Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre<br />

Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche an<br />

Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe wahrgenommen<br />

hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucher befragungen ermitteln.<br />

Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messe besuchern insgesamt und Ihren aktiven<br />

Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Kontaktanzahl je Zielgruppe.<br />

Woher beziehe ich Vergleichsgrößen?<br />

Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich<br />

verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere<br />

Orientierungsgrößen zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters.<br />

Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den FKM*-<br />

Daten der Messe.<br />

Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren konkreten<br />

Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen langfristig wirken<br />

und neben der Generierung von Kontakten und Umsätzen viele<br />

weitere Vorteile – wie beispielsweise die Vermittlung des Unternehmensimages<br />

oder die Steigerung des Bekanntheitsgrades –<br />

bieten.<br />

*Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen<br />

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Wie ermittle ich meine eigenen Kennzahlen?<br />

Bereits <strong>zum</strong> Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt werden.<br />

Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann, wie und in<br />

welchem Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben lassen. Zudem können Marktforschungsmaßnahmen<br />

während der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über das<br />

Erreichen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-Befragungen<br />

lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit mit dem<br />

geführten Gespräch und die Investitionsbereitschaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur<br />

Analyse der Servicequalität und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im<br />

Vergleich mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente.<br />

AUSGEWÄHLTE KENNZAHLEN<br />

UND MESSMETHODEN<br />

Anzahl der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen<br />

Qualität der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen<br />

Gespräche pro Mitarbeiter – Auswertung der Gesprächsbögen<br />

Anzahl der Standbesucher – Besucherzählung<br />

Gesamtzufriedenheit der Standbesucher – Besucherbefragung<br />

Gesprächsinitiative der Standmitarbeiter – „Mystery Visits“<br />

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NOTIZEN<br />

Wichtig: Messen<br />

sind komplex! Nur<br />

wer alle <strong>Schritte</strong><br />

richtig macht, kann<br />

am Schluss „ernten”!<br />

- MESSETRAINING<br />

- MESSEKONZEPT-BERATUNG<br />

- MESSESTAND-FEEDBACK<br />

- MYSTERY VISITS<br />

* Gesamtwert des Gutscheins: 1.200 €.<br />

Je oben genanntem Projekt maximal 300 € einlösbar.<br />

E-Mail: consult@meplan.de <strong>Messeerfolg</strong>s-Hotline: +49 (0)89 949 28311


SYSTEM INDIVIDUAL DESIGN CONSULT INTERNATIONAL<br />

MEPLAN ist national und international Ihr verlässlicher Partner für Ihren <strong>Messeerfolg</strong>.<br />

HERAUSGEBER:<br />

MEPLAN GmbH<br />

Olof-Palme-Straße 1<br />

81829 München<br />

Tel. + 49 89 540 267 980<br />

Fax + 49 89 540 267 409<br />

info@meplan.com<br />

www.meplan.com<br />

In Zusammenarbeit mit der<br />

Hochschule für angewandte Wissenschaften München<br />

ISBN 978-3-00-027670-5

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