ITEBO ganz nah Ausgabe 2018 03

ITEBO.UG

Kundenmagazin der ITEBO-Unternehmensgruppe Aktuelle News zum Thema E-Government in Niedersachsen und spannende Kundenberichte

Ausgabe 3 | 2018

E-Trends 2019

6.2.2019, Braunschweig

13.2.2019, Osnabrück

TITELTHEMA:

ES WÄCHST ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMENGEHÖRT

AUS KUNDENSICHT:

LANDKREIS OSNABRÜCK REALISIERT INTERKOMMUNALEN

PORTALVERBUND MIT „OPENKREISHAUS“

AUS KUNDENSICHT:

BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN


© fotolia.com/spainter_vfx

Impressum

ITEBO ganz nah

Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe

Herausgeber

ITEBO GmbH

Dielingerstraße 39/40

49074 Osnabrück

Tel.: 0541 9631-0

info@itebo.de · www.itebo.de

Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf

Redaktion

ITEBO-Unternehmensgruppe

Konzeption, Layout

b2 Werbeagentur, Braunschweig

Texte

Andreas Rauschenberg, Kathrin Sieber, Klaus Steinbrecher

Titelbild

© fotolia.com/SFIO CRACHO/sikov

Druck

Individual.Druck, Osnabrück

Erscheinungsweise/Auflage

dreimal jährlich, 2500 Exemplare


INHALTSVERZEICHNIS

4–5

6–8

9

10–11

12–13

14–16

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18–19

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22–23

AUF EIN WORT

EINFACH IST NICHT GLEICH EINFACH

TITELTHEMA

IM GESPRÄCH MIT HOLGER RICHARD UND INES HANSEN: ES WÄCHST

DAS GRAS NICHT SCHNELLER, WENN MAN DARAN ZIEHT

PORTFOLIO

PROZESSMANAGEMENT-TOOL: GESTOCHEN SCHARFE BILDER

TITELTHEMA

ES WÄCHST ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMENGEHÖRT

PORTFOLIO

DER AKTENPLAN: ONCE UPON A TIME

AUS KUNDENSICHT

LANDKREIS OSNABRÜCK REALISIERT INTERKOMMUNALEN

PORTALVERBUND MIT „OPENKREISHAUS“

GOVCONNECT

PMHUNDMANAGER IM EINSATZ BEI DER SAMTGEMEINDE NEUENHAUS

UNSER TEAM

NACIR ADOUNI HAT SEINEN START GEMEISTERT

PORTFOLIO

VERFAHRENSBESCHREIBUNG UND DOKUMENTATION:

„WIE MACHEN DAS DENN DIE ANDEREN?“

KOOPERATIONEN

DAS DIGITALE GEWERBE VON MORGEN IM BÜRGER-PORTAL DER ZUKUNFT

AUS KUNDENSICHT

BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN

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AUF EIN WORT

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

BERND LANDGRAF

EINFACH IST NICHT GLEICH EINFACH

Wenn man den öffentlichen Diskurs, politische

Debatten und die Medienlandschaft zum aktuellen

Zeitgeschehen verfolgt, trifft man immer wieder

auf Feststellungen wie: Globalisierung, technischer

Fortschritt und das Internet machen unser Leben

zwar stetig besser, aber die Welt wird auch immer

komplizierter. Ein Fazit lautet dann häufig: Für die

wesentlichen Themenstellungen der Zukunft kann es

gar keine einfachen Antworten geben. Technologischer

Fortschritt und das rasante Tempo der Veränderung

machen alles noch unübersichtlicher und

viel komplexer – Patentrezepte existieren schon gar

nicht. Und typisch deutsch reden wir zunächst viel

mehr über Risiken als über Chancen von Innovation.

Dies mag auf den ersten Blick einleuchtend sein

und sicher steckt darin auch ein

gewichtiges Stück Realitätssinn.

Aber ist es auf den zweiten Blick

nicht auch manchmal nur eine

pauschale Ausrede, um sich dahinter

verstecken zu können? Um

bestimmten Dingen aus dem Weg zu gehen und sich

bequem zurücklehnen zu können? Um es sich dann

einfach zu machen und lieber wenig oder gar nichts

zu machen…?

DIGITALISIERUNG

DER GESELLSCHAFT

In diesem Kontext muss ich zwangsläufig auch an die

ganze Bandbreite der Herausforderungen denken,

vor denen wir speziell bei der Digitalisierung unserer

Verwaltungen stehen und bei der es gilt, international

endlich den Anschluss zu finden und wieder Boden

gutzumachen.

Sicher, mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und

zahlreichen daraus resultierenden Folgeaktivitäten

auf Länder- und Bundesebene wurden wichtige

Rahmenbedingungen und zugleich verbindliche

Wegweiser geschaffen, um das digitale Zeitalter in

den Verwaltungen zuallererst für Bürger und Unternehmen

Wirklichkeit werden zu lassen. Sicher ist aber

in gleichem Maße, dass die vollständig digitalisierte

Verwaltung im Jahr 2022 deshalb noch lange kein

Selbstläufer war, ist und sein wird.

Und klar ist auch, dass es sich bei

der Umsetzung um ein Mammutprojekt

handelt, das vor allem die

Kommunen schultern müssen.

Die Haltung der Mitarbeiter des ITEBO-Teams und

die Philosophie unseres Hauses zu den eingangs

erwähnten Feststellungen lässt sich mit wenigen

Worten umschreiben: Einfach anpacken!

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Und damit meinen wir nicht, unüberlegt und einfach

so darauf los zu agieren, sondern mit dem Kompass

wohldurchdachter Zielvorstellungen zu handeln und

aus Kundensicht(!) gut funktionierende

Lösungen fest im Blick zu haben.

Und das ist die gute Botschaft:

Es gibt diese Lösungen, man muss

sie nur zum Standard machen und

dann gemeinsam umsetzen!

VERFAHRENSTECHNIK MIT SERVICE

Mittels unserer langjährigen Erfahrung im kommunalen

Bereich haben wir beim Verwaltungsportal bereits

eine Qualitätsstufe erreicht, die sich exakt an den

aktuellen und zukünftigen Anforderungen orientiert

und diesen gerecht wird. Auf den Punkt gebracht:

Standen in der Vergangenheit in erster Linie noch

die technischen Probleme im Fokus, so sind es nun

zunehmend all die Problemkreise, die zu einer wirklich

erfolgreichen Umsetzung der Digitalisierungsstrategie

in den Rathäusern zählen. Konkret sind das vor allem

die stärkere Ausprägung der Beratungsleistungen

und die Unterstützung beim Prozessmanagement.

TOM-METHODE ©

FÜR NEUE IMPULSE

Für all das gibt es in unserem Kundenkreis eine stark

wachsende Nachfrage. Mit der von uns entwickelten

TOM-Methode ® haben wir darauf reagiert und damit

auch bereits großen Zuspruch gefunden.

Mehr dazu und zu den neuen

Organisationsherausforderungen in der

vorliegenden Ausgabe unseres Kundenmagazins

ITEBO ganz nah“.

Ihr Bernd Landgraf

Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmensgruppe

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TITELTHEMA

© fotolia.com/sikov

IM GESPRÄCH MIT HOLGER RICHARD UND INES HANSEN

ES WÄCHST DAS GRAS NICHT SCHNELLER,

WENN MAN DARAN ZIEHT

Die digitale Transformation verändert die Arbeit in

den kommunalen Verwaltungen grundlegend. Das

ist unbestritten. Bis zum Jahresende 2022 sind Bund

und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen

auch „elektronisch über Verwaltungsportale anzubinden“,

so gibt es das Onlinezugangsgesetz (OZG)

vor. Nach der Onlinestellung folgt die Automatisierung.

Ideen und Projekte gibt es landauf, landab.

Nicht nur das Projekt ELFE (Einfach Leistungen für

Eltern) des Senats der Freien Hansestadt Bremen

zeigt eindrucksvoll: Komplexität ist kein Hinderungsgrund,

und: Für den Bürger wird vieles einfacher.

Auf der anderen Seite müssen sich Verwaltungen auf

mannigfache Veränderungen einstellen. Im August

2016 titelte Spiegel Online: „Die

Jobfresser kommen“ und zitierte

eine Studie der Oxford-Universität,

die 702 Berufsfelder untersuchte

und zu dem Schluss kam,

dass in den USA 47 Prozent der

Jobs zur Disposition stünden. Unbestritten: Fall- und

Sachbearbeitung wird zunehmend automatisiert.

Holger Richard, Geschäftsbereichsleiter Innovation &

strategische Projekte bei der ITEBO-Unternehmensgruppe,

diskutiert mit Ines Hansen, Programmbereichsleiterin

Personalmanagement bei der KGSt, über

VERÄNDERUNGEN IN

DEN VERWALTUNGEN

die Wirkung der digitalen Transformation auf die Organisationskultur

in den kommunalen Verwaltungen.

ITEBO ganz nah: Städte und Gemeinden bauen ihre

Onlineangebote aus und digitalisieren ihre Prozesse.

Ein Kraftakt. Warum sprechen wir jetzt über Organisationskultur?

Holger Richard: In unseren Kundenprojekten sehen

wir, dass es weniger die technischen Fragen sind, die

entscheidend sind, es sind vor allem die organisatorischen.

Nehmen Sie das Beispiel der digitalen Aktenführung:

Wenn am Ende eine Dienstanweisung dazu

verpflichtet, alles aktenrelevante im Dokumentenmanagement-System

abzubilden, dann verändert das die

Arbeitsweise aller Verwaltungsmitarbeiter

und hat erhebliche Auswirkungen

auf die Organisation einer

Verwaltung. Das ist ein radikaler

Eingriff in eine meist über Jahrzehnte

gewachsene Organisationskultur.

Ines Hansen: Zwar dominiert noch eher der Blick auf

die Technologie, doch rückt zunehmend die Frage in

den Fokus, welchen Nutzen Mitarbeitende und Kunden

haben. Das geht über Automatisierungsprozesse

hinaus und stellt den Menschen deutlich in den Mit-

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telpunkt. Einige Kommunen beschäftigen sich schon

intensiv mit dem Thema Kultur, andere noch eher

weniger. Kulturelle Gegebenheiten aber wirken auf

verschiedene Leistungsfaktoren, wie z. B. Motivation,

Identifikation mit dem Arbeitgeber bis hin zum Krankenstand.

Leider gibt es dabei keine monokausale

„Wenn-Dann-Beziehung“, aber viele Studien haben

gezeigt, dass die Organisationen, die ihre Kultur aktiv

gestalten, sie kommunizieren und leben, erfolgreicher

sind und bessere Ergebnisse haben.

Das zu wissen und in Führungsstrategien zu integrieren,

macht den Unterschied zwischen einer guten

Leistung und einer Spitzenleistung.

Oder anders ausgedrückt: Auf einem

guten Boden kann Gutes wachsen und

jeder hat selbst in der Hand, was er sät

und was er erntet.

ITEBO ganz nah: Wenn sich eine Organisation in

Bezug auf die digitale Transformation neu ausrichtet,

wenn sie „ihre Kultur aktiv gestalten“ will, wo kann

sie konkret ansetzen?

BEREITSCHAFT

FÜR NEUES

aber in allererster Linie durch Haltung. Will heißen:

Folge Deinem Reden! Lebe ich in der Führung etwas

vor, dann setzt sich das durch alle Reihen fort. Damit

wird Führung zur tagtäglichen Arbeit an der Kultur.

VUCA BRINGT DIGITALE HERAUS-

FORDERUNGEN AUF DEN PUNKT

Digitalisierung wird das kulturelle Gefüge der Verwaltungen

grundlegend verändern. Der Begriff VUCA

beschreibt die Herausforderungen, mit denen sich

Unternehmen und Verwaltungen im Zuge digitaler

Transformation beschäftigen müssen,

ganz gut. VUCA steht für Volatility,

Uncertainty, Complexity und Ambiguity.

Wie bewege ich mich als Verwaltung in

einer wechselhaften, unsicheren, komplexen

und mehrdeutigen Welt? Dazu

muss eine Haltung entwickelt werden und da spielt

Kultur eine wesentliche Rolle.

Weiter auf Seite 8 >>

Ines Hansen: Es gibt drei wesentliche Stellschrauben,

die Kultur verändern kann: Prozesse, Strukturen und

das Regelsystem, also von der Dienstanweisung bis

zur Dienstvereinbarung. Veränderung erreicht man

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TITELTHEMA

© fotolia.com/sikov

Holger Richard: Wenn wir bei Digitalisierungsprojekten

unterstützen, legen wir deshalb großen Wert

darauf, sensibel mit den Gegebenheiten, die wir bei

unseren Kunden vorfinden, umzugehen. Die Analysephase

ist die Phase, in der wir die Organisation

verstehen lernen. Augenscheinlich ist, dass Prozesse

vielfach standardisiert sind, aber wie sie gelebt

werden, ist höchst unterschiedlich. Unser Credo ist

deshalb: „Schaut nicht auf die Technik, schaut auf

eure Ziele und die Menschen, mit denen sie erreicht

werden sollen“. Mit unserer dafür entwickelten

TOM-Methode © schärfen wir so auch den Blick für

die Fragen der Organisationskultur.

Es hört sich nach einer Binsenweisheit an, aber ich

finde das ganz wichtig: Der Chef geht voran.

ITEBO ganz nah: Wie viel Veränderung verträgt eine

Organisation?

Ines Hansen: Das ist abhängig von den Voraussetzungen.

Da sind wir wieder bei dem guten Boden. Veränderungsprozesse

brauchen die Bereitschaft für Neues

und gemeinsames Lernen. Stimmt die Leistung, geht

es möglicherweise um graduelle Anpassungen, um

zukunftsfähig zu bleiben. Stimmt die Leistung nicht,

braucht es eine grundlegendere Herangehensweise.

Jede kulturbewusste Entwicklung ist dabei ein länger

dauernder Prozess, der Zeit und Sensibilität benötigt.

Das Gras wächst ja auch nicht schneller, wenn man

daran zieht.

Die ITEBO-Unternehmensgruppe

wünscht Ihnen ein besinnliches

Weihnachtsfest und einen

guten Start in das neue Jahr.

© fotolia.com/Evorona

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PORTFOLIO

© fotolia.com/Robert Kneschke

PROZESSMANAGEMENT-TOOL:

GESTOCHEN SCHARFE BILDER

OpenR@thaus bietet öffentlichen Verwaltungen im

Basispaket zehn Prozesse, die eine hohe Fallzahl

haben und in der Praxis erprobt sind. Für weitere

Prozesse richtet sich der digitale Umbau oft nach dem

größten Bedarf der Fachabteilungen. Doch etablierte

analoge Prozesse sind nicht unbedingt zukunftsfähig,

indem sie einfach digitalisiert werden. Gutes

Prozessmanagement hilft auf dem Weg vom Ist- zum

Soll-Prozess, schafft Verständnis für alle beteiligten

Verwaltungsbereiche und nicht zuletzt Transparenz

über organisatorische Schnittstellen und reale Kosten.

Prozesse sind mehr als nur eine

Frage technologischer Aspekte,

sie sollten auch fachlich, wirtschaftlich

und organisatorisch

verstanden werden. „Deshalb

nehmen wir konsequent Ist- und Soll-Prozesse in einer

verwaltungsübergreifenden Analyse auf“, sagt Dörthe

Wilhelms, Beraterin des Geschäftsbereiches Innovation

& strategische Projekte der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Wie funktioniert ein Prozess analog, wie digital?

Inwieweit kann der Prozess automatisiert werden

und was bleibt aus rechtlicher oder wirtschaftlicher

Sicht weiterhin händische Aufgabe? Da gilt es, Details

zusammenzutragen, Abläufe und Zusammenhänge

vollständig vom Anfang bis zum Ende und aus jeder

Perspektive zu denken.

PROZESSE ANALYSIEREN UND

INTELLIGENT VERNETZEN

Geld und Kraft werden zwischen den Prozessen

verbrannt, nicht in ihnen. Denn besonders organisatorische

Schnittstellen zwischen den Prozessen sind

regelmäßig unterbewertet. „Wenn in unseren Workshops

alle Bereiche von der Fachabteilung bis zur IT

zusammensitzen, entsteht oft zum ersten Mal ein umfassender

Blick für alle Beteiligten auf die analysierten

Abläufe der Verwaltung. Das zeigt sich besonders bei

unseren OpenR@thaus-Projekten, wenn es um die

Analyse neuer kommunaler Prozesse geht.

Aufgrund unterschiedlicher Fachverfahren, regionaler

Besonderheiten und persönlicher Arbeitsabläufe

PROZESSMANAGEMENT

MIT „PICTURE“

kann hier nicht die Schablone angelegt, sondern

muss individuell „geprüft“ werden. So erzielen wir

bereichsübergreifende Transparenz, gleiches Wissen

und letztendlich Konsens in der Umsetzung“, erklärt

Dörthe Wilhelms.

Methoden für gutes Prozessmanagement gibt es

viele. Die ITEBO-Unternehmensgruppe vertraut auf

PICTURE, das am häufigsten eingesetzte Prozessmanagement-Tool

im öffentlichen Sektor. Mit PICTURE

lassen sich alle Geschäftsprozesse mit nur 24 standardisierten

Bausteinen analysieren

und nach dem „Lego-Prinzip“durch

Zusammensetzen

modellieren. Zu jedem Prozessbaustein

können unterschiedliche

Attribute und flexibel die

jeweils notwendigen Informationen hinterlegt werden.

Aus der Visualisierung heraus lassen sich Handlungen

und Optimierungsansätze konsequent ableiten.

Die erarbeiteten Prozesse dienen im weiteren Projekt

z. B. auch als Basis für Verhandlungen mit den Herstellern,

um Schnittstellen zu konzipieren.

Das Tool stellt zu jeder Aufgabe auch Zeitumfang und

Personalkosten dar. So ist ein analoger Prozess leicht

mit einem digitalen in Bezug auf Ressourcen und

reale Kosten vergleichbar. „Im Ergebnis übergeben

wir eine verlässliche Dokumentation der Prozessbeschreibungen

inklusive umfassender grafischer

Abbildungen an die Verwaltungen. Die Entscheidung,

ob ein Prozess digitalisiert werden soll, kann somit

unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten getroffen und

vor allem stichhaltig begründet werden“, so Dörthe

Wilhelms.

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

Ihr Ansprechpartner: Dörthe Wilhelms,

Geschäftsbereich Innovation und strategische Projekte

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TITELTHEMA

PROZESS- UND ORGANI-

SATIONSBERATUNG

ES WÄCHST ZUSAMMEN,

WAS ZUSAMMENGEHÖRT

Das Onlinezugangsgesetz schreibt vor, dass bis

Ende 2022 Verwaltungsleistungen online anzubieten

sind. Doch die Hälfte aller Städte und Gemeinden in

Deutschland gaben laut einer Umfrage des Deutschen

Städte- und Gemeindebundes Anfang 2018

an, noch keine Digitalisierungsstrategie

zu haben.

„Diesen Transformationsprozess

zu bewältigen, ist viel mehr als nur

eine technische Herausforderung“,

findet Benjamin Schock. „Denn

die Arbeit in den Kommunalverwaltungen wird sich

grundlegend ändern.“ Der Geschäftsbereich Innovation

und strategische Projekte der ITEBO-Unternehmensgruppe

berät und begleitet Kommunen, damit

das zusammenwächst, was zusammengehört.

Mit dem E-Governmentgesetz steht die Forderung,

Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Im Rahmen

der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)

müssen die Verwaltungen von Bund, Ländern und

Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis zum

31.12.2022 online anbieten. Teil einer zukunftsweisenden

Strategie ist dabei immer ein Dokumentenmanagement-System.

Als zentrale Infrastrukturkomponente

der digitalen Verwaltung ist es einer

der möglichen Einstiegspunkte in die digitale Transformation.

Es dient als Grundlage für die Nutzung

elektronischer Akten, tangiert die zu integrierenden

Fachverfahren und die Integration von Daten und

Dokumenten anderer Quellen, wie zum Beispiel eines

Ratsinformationssystems. Auch ein Rechnungseingangsworkflow

oder die Einführung von Bürgerportalen

sind nicht mehr ohne Gesamtprozesse zu denken.

„Man kann vom Anfang der Informationskette, der

Bürgereingabe in ein Onlineportal, oder vom Ende,

WICHTIG IST DER

PROZESS, NICHT DIE

TECHNOLOGIE

der Erstellung eines Bescheides, denken. Egal wo unsere

Kunden einsteigen: Wichtig ist der Prozess, nicht

die Technologie. Nur wenn Klarheit über Art, Umfang

und Ort der Informationshaltung sowie der Zugriff

darauf besteht, können verwaltungsspezifische Prozesse

digital funktionieren“, berichtet

Benjamin Schock, Senior Consultant

und stellvertretender Leiter

im Geschäftsbereich Innovation &

strategische Projekte.

Durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen

und die zur Verfügung stehende Technik

besteht jetzt endlich die Möglichkeit, Verwaltungsabläufe,

Fachverfahren und Online-Services durchgängig

medienbruchfrei, bereichsübergreifend und – soweit es

sinnvoll ist – automatisiert auszugestalten. „Das ist eine

wunderschöne, aber auch komplexe Gestaltungsaufgabe“,

sagt Benjamin Schock. Holger Richard, Leiter

des Geschäftsbereiches Innovation & strategische

Projekte, ergänzt „Als kommunales Rechenzentrum

dürfen wir uns nicht darauf reduzieren, technische

Lösungen zu implementieren. Uns leitet der Anspruch,

unseren Kunden bei der Abbildung der vollständigen

Prozessketten zur Seite zu stehen. Dann steht am Ende

nicht ein Zoo von technischen Detaillösungen, sondern

ein ganzheitliches Konzept.“

GANZHEITLICHE STRATEGIEN

STEHEN IM FOKUS

Standen in Digitalisierungsprojekten bisher die technischen

Komponenten im Vordergrund, gewinnen

nun ganzheitliche Digitalstrategien an Bedeutung.

Das zeigt bei der ITEBO-Unternehmensgruppe die

steigende Nachfrage nach den Beratungsdienst-

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© fotolia.com/SFIO xx

CRACHO/sikov

leistungen, dem Prozessmanagement und auch der

Organisationsberatung. „Wir haben auf diesen Bedarf

reagiert. Aus unserer langjährigen

kommunalen Erfahrung heraus,

verbunden mit unseren methodischen

Kompetenzen zu Changeund

Innovationsmanagement, hat

die ITEBO-Unternehmensgruppe

die TOM-Methode © entwickelt, die auf den konkreten

Bedarf der öffentlichen Verwaltungen fokussiert

ist. TOM steht für Technik – Organisation – Mensch.

Wir übersetzen es mit Herz, Hand und Verstand“, so

Benjamin Schock.

Digitalisierungs-Check-ups, Analyse der Fachverfahren,

standardisierte auf andere Prozesse übertragbare

Soll-Konzepte, bis hin zur Erstellung ganzheitlicher

organisationsbezogener Konzepte, von Richtlinien

und Dienstanweisungen oder von Servicekatalogen

für den Arbeitsplatz der Zukunft – die Aufgaben

des Teams des Geschäftsbereiches Innovation und

strategische Projekte sind vielfältig und das Abbild des

unterschiedlichen digitalen Umsetzungsstandes der

Städte, Gemeinden und Kommunen.

Übergreifende Strategien und Projekte sind nur eine

Seite der digitalen Medaille. Denn komplexe Prozesse

über den Fachbereich, ja die Verwaltung, hinaus

brechen alte Denkweisen auf, erfordern eine andere

Form von Teamarbeit, mehr Selbstverantwortung,

Kooperation und Vernetzung. „Es ist eine Führungskultur

notwendig, die Mitarbeiter und ihre Ideen

einbindet, überzeugt und begleitet und Kompetenzen

erweitert. Prozesse werden bereichs- und verwaltungsübergreifend,

wodurch in ihnen dann vieles

automatisiert werden kann. Arbeitsweisen gestalten

sich zunehmend mobil. Die gravierende Veränderung

BEDARFSERMITTLUNG

TOM-METHODE ©

traditioneller Organisationsabläufe und Arbeitsweisen

bis zum Wandel der Organisationskultur ist die andere

Seite der digitalen Medaille“, ist

Benjamin Schock überzeugt.

„Wir sind überzeugt, dass digitale

Transformation nur unter Berücksichtigung

aller Facetten gelingen

kann. Deshalb begleiten wir unsere Kunden in Bezug

auf Technologie, Mitarbeiter und Organisation. Von

der Beratung über fachliche Schulungen, Kurse,

Training, Coaching und Organisationsberatung, von

der ordnungsgemäßen Aktenführung bis hin zu Sensibilisierungskampagnen

zur digitalen Arbeit“, fasst

Holger Richard zusammen. „Damit zusammenwächst,

was zusammengehört.“

TOM-METHODE

TOM STEHT FÜR TECHNIK –

ORGANISATION – MENSCH

Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist überzeugt,

dass nur im Dreiklang dieser Komponenten die

digitale Transformation gelingen kann.

Zur professionellen Begleitung durch unsere

Consultants gehören dabei die Prozess- und Organisationsberatung

ebenso wie Sensibilisierungsworkshops

für Führungskräfte und Mitarbeiter.

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PORTFOLIO

© fotolia.com/thodonal

DER AKTENPLAN

ONCE UPON A TIME

Nun zugegeben, Aktenplan klingt nach 19. Jahrhundert,

nach Amtsstube, nach Staub. Er scheint

überholt in Zeiten IT-gestützter Vorgangsbearbeitung,

überflüssig in Zeiten von Sharepoint und

intelligenten Suchalgorithmen.

Trotz allerneuster Technologien hat er jedoch Bestand,

er – der gute alte Aktenplan. „Aktenpläne sind nicht

nur zeitgemäß, sondern werden mit der Umsetzung

des OZG und der Einführung elektronischer Akten

sogar noch wichtiger. Eigentlich befindet er sich mitten

in einer Renaissance, in der sich Arbeitsweisen und

Ablagestrukturen zu etwas völlig Neuem entwickeln“,

betont Sebastian Walczuch, IT-Berater im Servicebereich

E-Services und DMS.

Die Dokumentation und die Ablage von Schriftgut

in der kommunalen Verwaltung finden in der Regel

anhand eines Aktenplanes statt. Er ist zentraler Teil

der Schriftgutverwaltung, regelt deren systematische

Ordnung, bestimmt deren Leistungsfähigkeit und

dient als wesentlicher Garant dafür,

diese übersichtlich, nachvollziehbar

und wirtschaftlich zu ordnen. Nichts

weniger als die Einhaltung der Aktenmäßigkeit

des Verwaltungshandelns.

„Nur „alte Verwaltungshasen“ erinnern

sich noch an die gute alte Zeit der Aktenpläne mit

Strukturen und Ordnung“, weiß Sebastian Walczuch.

„Nostalgie, denn in zahlreichen Kommunen gibt es gar

keinen einheitlichen Aktenplan. Realität sind zahlreiche

individuelle Ordnungssysteme in Fachbereichen, bei

einzelnen Mitarbeitern. Die meisten Aktenpläne sind

OZG FÜHRT ZU

EINER RENAISSANCE

so veraltet, dass mit ihnen nicht gearbeitet werden

kann bzw. die Akzeptanz dafür fehlt.“ Auch mit der

parallelen Nutzung von analogen Akten und digitalen

Informationen scheint die Heterogenität, die Anzahl

der Medienbrüche und der Aufwand bei der Auffindbarkeit,

Anlage, Verwaltung und Archivierung von

Akten zu wachsen.

E-AKTE ERFORDERT

ÜBERARBEITUNG DER BESTEHEN-

DEN AKTENPLÄNE

Mit der Verpflichtung zum Umstieg auf die E-Akte

erhält nun jedoch das in den meisten Verwaltungen

bislang eher vernachlässigte Thema Schriftgutverwaltung

zentrale Bedeutung. Nicht erkannte oder bisher

tolerierte Defizite werden zum Hindernis beim Umstieg

auf die E-Akte. „In Kundenprojekten, die vor allem auf

unsere Leistungen für die Umsetzung der E-Akte, zum

Beispiel der Allgemeinen Schriftgutverwaltung im DMS

abzielen, stoßen wir immer wieder

auf das Thema Aktenplan“, berichtet

Sebastian Walczuch. „Es ist DIE große

Chance für die Kommunen, mit

der Einführung der E-Akte Aktenpläne

zu optimieren.

Im Ergebnis erhalten die Kommunen eine sauber strukturierte

Ablagesystematik als Grundlage durchgängig

digitalisierter, medienbruchfreier Verwaltungsprozesse

und einer fachverfahrens-, ja verwaltungsübergreifenden,

Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen.

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Dies wiederum vereinfacht das Nachvollziehen von

Zusammenhängen zwischen verschiedenen Dokumenten,

die Auffindbarkeit von Dokumenten trotz

des Ausscheidens eines Mitarbeiters, die Gerichtsverwertbarkeit,

die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen,

die Aufbewahrungsfristen und nicht zuletzt eine

nachvollziehbare Archivierung.“

FLEXIBILITÄT UND OFFENHEIT

Aktenpläne sind ein grundlegender Teil des Dokumentenmanagement-Systems.

Dieses ist wiederum eine

zentrale Infrastrukturkomponente auf dem Weg in

die digitale Transformation. Mit den technologischen

Möglichkeiten guter Dokumentenmanagement-Systeme

kann der auf die digitale Welt strukturierte Aktenplan

mehrdimensional genutzt werden. Problemlos

können Vorgänge sowohl einem

Prozess, mehreren Themen, als

auch mehreren Objekten oder

mehreren Aktenzeichen zugeordnet,

bspw. ein Vorgang in mehreren

verschiedenen Akten abgelegt

werden. Traditionell unmöglich, da

bisher pro Vorgang oder Unterthema eine eigene Akte

angelegt werden musste. Alle Aktenzeichen können

im DMS mit Aufbewahrungsfristen versehen werden,

sodass je nach Vorgang die passende Mindest- oder

Höchstaufbewahrungsfrist schon hinterlegt ist. Ein

DMS kann aus einer nicht funktionierenden Schriftgutverwaltung

keine funktionierende machen, aus einem

schlechten Aktenplan keinen guten.

DIGITALISIERUNG

FORDERT VERÄNDERTE

ABLÄUFE

Die Renaissance und Optimierung kommunaler Aktenpläne

ist das Gebot der digitalen Stunde. Dabei geht es

nicht um die Überführung altehrwürdiger Aktenpläne

traditioneller Papierwelten in moderne, um die Übertragung

von Denkweisen aus der Papierwelt in elektronische

Medien. Digitalisierung verändert Abläufe,

fordert Flexibilität und Offenheit auch für die Strukturierung

von Aktenplänen, die sich an den tatsächlichen

Arbeitsabläufen der Verwaltungen orientiert. „Ein

Aktenplan kann kein starres Konstrukt darstellen. Er

muss jederzeit optimiert werden können, sich bietende

Optimierungspotentiale, die sich aus Alltag und weiterer

technologischer Entwicklung ergeben, nutzen.“

Strukturell können Verwaltungen entweder dem

kommunalen Aktenplan oder dem Produktplan folgen.

Produktpläne stellen Ergebnisse bzw. die Leistungen

des behördlichen Handelns in den Mittelpunkt.

Aktenpläne sind an Aufgaben

bzw. an den internen Verwaltungsvorgängen

orientiert. „Welche

Form für die Verwaltungen

sinnvoll ist, ist abhängig von den

Gegebenheiten der Verwaltung.

Doch keiner muss Aktenpläne neu erfinden. Eine Orientierung

am eigenen Verwaltungsorganigramm, dem

KGSt-Aktenplan oder dem Niedersächsischen Produktrahmen

bietet sich an“, so Sebastian Walczuch. „Auch

in Zeiten der elektronischen Akte hat ein Aktenplan

also seine Berechtigung.“

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PORTFOLIO

AUS KUNDENSICHT

PORTALVERBUND

LANDKREIS OSNABRÜCK

REALISIERT INTER-

KOMMUNALEN

PORTALVERBUND

MIT „OPENKREISHAUS“

„Es galt einen Weg zu finden, mit dem Onlinezugangsgesetz

(OZG) umzugehen. Müssen wir etwas

tun oder warten wir ab, bis Bund und Land Lösungen

vorlegen?“ fragt Stefan Albers, Leiter der Abteilung

Organisation und Digitalisierung des Landkreises

Osnabrück. Die Antwort ist deutlich: Als erster der

niedersächsischen Landkreise realisiert Osnabrück

einen interkommunalen Portalverbund. ITEBO ganz

nah erfragte Hintergründe, Ziele und den Weg.

ITEBO ganz nah: Abwarten auf das Land …

Sie haben sich anders entschieden?

Stefan Albers: Ja! Dabei ging es uns darum, unsere

eigenen Prozesse zu digitalisieren und den Bürgern

umfassende Services online zur Verfügung zu stellen.

Und wir wollten alle unsere Kommunen in eine einzige

Technologie einbinden. Das heißt,

strategisch und gemeinsam für den

Landkreis, aber auch für alle Kommunen

zu denken und sie auf den Weg

zu bringen. Da bleibt nur ein Portalverbund,

unter der Voraussetzung,

dass die Kommunen mitziehen.

ITEBO ganz nah: Herr Albers, die Umsetzung eines

Portalverbundes klingt nach langer und sorgfältiger

Vorbereitung…

Stefan Albers: Der Landkreis hat sich 2017 zum ersten

Mal mit der Frage beschäftigt, wie wir die Umsetzung

des OZG strategisch und strukturiert angehen.

HANDELN STATT

ABWARTEN

Hiermit hat sich die Koordinierungsgruppe Digitalisierung

befasst und ein Vorgehensmodell entwickelt.

Alle relevanten Beteiligten sind in der Koordinierungsgruppe

vertreten, seit einem Jahr gehören auch eine

Bürgermeisterin und drei Bürgermeister dazu. Der

Landrat hat den Vorsitz übernommen, das heißt, wir

erhalten hier die absolute Unterstützung von oben.

Das ist für ein solches Projekt unbedingt notwendig.

ITEBO ganz nah: Der Landkreis Osnabrück besteht

aus 21 Städten, Gemeinden und Samtgemeinden.

Wie schwer war es, alle Beteiligten in das Projekt zu

integrieren?

Stefan Albers: Das Thema stieß bei den Bürgermeistern

auf Interesse. Jeder Bürgermeister steht ja vor der

Aufgabe, die Anforderungen und Erwartungen seiner

Bürger zu bedienen. Diese sind von

Amazon und anderen Anbietern daran

gewöhnt, wie Online-Services funktionieren

und haben eine dementsprechende

Erwartungshaltung auch in Bezug

auf die Angebote der Kommunen.

Das Verständnis, aktiv werden zu müssen, ist also

grundsätzlich in unseren Kommunen vorhanden. Und

am Ende gab es so etwas wie eine Gruppendynamik.

ITEBO ganz nah: Wie sehen die angebotenen Dienstleistungen

aus, die Niedersachsen für die Umsetzung

des OZG anbietet?

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© fotolia.com/alex

Stefan Albers: Die erste Frage war: Was wird vorgegeben,

und wo ist Platz für unsere eigenen Prozesse?

Der BUS Niedersachsen (Bürger- und

Unternehmensservice, Anm. d. Redaktion)

bedient 338 Dienstleistungen

der Kreisverwaltung, davon 152 mit

Formularen, 45 davon nach Stufe 1

und 2 priorisierte Prozesse, 72 in Stufe

3. Aber 36 Prozesse, die wir brauchen, finden wir

dort gar nicht wieder. Zusätzlich haben wir bereits

gute Prozesse digitalisiert, wie das Baulastverfahren,

Bauantrag, Online-Anhörung, Bewerberportal und

viele mehr. Das wollten wir in unserem Portalverbund

verankert sehen.

ITEBO ganz nah: Portalverbund? Was ist

OpenKreishaus?

PROZESSE

DIGITALISIEREN

integriert. Antragsdaten können direkt an das Fachverfahren

übertragen und dort von den Sachbearbeitern

bearbeitet werden. Der Bürger erhält die

Rückmeldung über den Bearbeitungsstand

direkt in sein Servicekonto zugestellt.

Das ergibt ganz schlanke Prozesse,

von denen wir alle profitieren.

ITEBO ganz nah: Wie ist das organisatorisch gelöst?

Stefan Albers: Die Samtgemeinde Bersenbrück ging im

Oktober mit OpenR@thaus in den Echtbetrieb. Weitere

Kommunen folgen in den nächsten Monaten. Wenn

in einer Kommune OpenR@thaus installiert wurde,

verbinden wir sie mit dem OpenKreishaus. Wir hoffen,

dass bis Mitte 2019 weitestgehend alle Kommunen

OpenR@thaus-Prozesse anbieten werden.

Stefan Albers: Der Portalverbund basiert auf

OpenR@thaus und OpenR@thaus-Connect, einer

Drehscheibe. Jede Kommune implementiert

OpenR@thaus und wird über die Drehscheibe im

Portalverbund miteinander verbunden. Das Ergebnis

ist ein einziges Servicekonto für jeden Bürger, keine

Doppelanmeldungen, keine Datenredundanzen.

OpenR@thaus schafft Transparenz, da die Bürger

auch auf ihre Dokumente zugreifen können. Jede

Kommune kann mit OpenR@thaus sofort bis zu zehn

Basisprozesse nutzen, die Basiskomponenten und die

Möglichkeit, ihre Fachverfahren anzubinden.

Die schon vorhandenen Prozesse des Landkreises und

auch die individuellen Prozesse der Kommunen werden

ITEBO ganz nah: So schnell ist es möglich, einen

Portalverbund aufzubauen?

Stefan Albers: Ja, es benötigt ungefähr vier Wochen,

um eine Kommune zu integrieren, wenn die dafür

notwendigen und beschriebenen Ressourcen auch

nach Plan zur Verfügung stehen. In der Arbeitsgruppe

wurden alle Aspekte – organisatorisch, funktional bis

zur technischen Umsetzung – abgestimmt und vorbereitet.

Diese Vorbereitung legt jetzt den Grundstein

dafür, gut und schnell durch die Projekte der einzelnen

Kommunen zu kommen.

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AUS KUNDENSICHT

© fotolia.com/alex

ITEBO ganz nah: Wie ist das für die Kommunen wirtschaftlich

darstellbar?

ITEBO ganz nah: Wie nehmen Sie Ihre Rolle als Vorreiter

eines Portalverbundes auf?

Stefan Albers: Die Hauptinvestition liegt beim Landkreis.

Wir haben die Lizenzen für OpenR@thaus und für die

Drehscheibe erworben. Bei den Kommunen liegt der

Dienstleistungsaufwand und gegebenenfalls der Aufwand,

ihr eigenes optisches Design einzubringen.

ITEBO ganz nah: Apropos Land. Der Umfang Ihrer

Lösung klingt überaus engagiert....

Stefan Albers: Wir werden unsere

Anforderungen umsetzen und sie

Stück für Stück weiter ausbauen.

Uns ist dabei sehr bewusst, dass wir

davon möglicherweise wieder Teile

zurückbauen müssen, weil das Land

oder der Bund andere Lösungen vorgeben.

ITEBO ganz nah: Sie setzen also auf die „normative

Kraft des Faktischen“?

Stefan Albers: Wir sind stolz darauf, dass wir mit diesem

Projekt echte kommunale Gemeinschaft umsetzen.

Unser klares Ziel ist es, einer der ersten digitalen

Landkreise zu sein. Aber andere Landkreise beschäftigen

sich auch mit den Möglichkeiten, viele machen

sich auf den Weg. Unser Pilotprojekt wird sicher ganz

viele Hemmschwellen und Bedenken abbauen.

ITEBO ganz nah: Geben Sie Ihre Erfahrungen und

Ergebnisse weiter?

NORMATIVE KRAFT Stefan Albers: Nun, in der kommunalen

Welt ist es selbstverständlich,

DES FAKTISCHEN

Dinge gemeinschaftlich zu tun,

voranzubringen. Nur so erreichen wir

gutes E-Government, setzen das OZG praxisnah um.

Und auch wir möchten von den anderen und ihren

Ergebnissen profitieren.

Stefan Albers: Nun, OpenR@thaus ist ein etabliertes,

im Land akzeptiertes System. Es ist einfaches E-Government

auf hohem Niveau. Im Rechenzentrum betrieben,

gedacht für zukünftige und jede Erweiterung.

Die ITEBO und ihre Partner in der GovConnect setzen

hier Maßstäbe, auf die das Land aufbauen sollte.

OPENKREISHAUS

Mit OpenKreishaus können die Portale einzelner

Kommunen zu einem kommunalen Portalverbund

zusammengeschlossen werden.

www.open-rathaus.de

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GOVCONNECT

© fotolia.com/Maksim Kabakou

PMHUNDMANAGER IM EINSATZ

BEI DER SAMTGEMEINDE NEUENHAUS

„Um alle Informationen zu Haltern, Hunden, Vorgängen

und Chroniken gebündelt vorzuhalten, ist

der pmHundManager für mich unverzichtbar geworden“,

sagt Herbert Lüken, Leiter des Ordnungsamtes

bei der Samtgemeinde Neuenhaus.

DIE HERAUSFORDERUNG

„Seit der Verabschiedung des NHundG haben die

Kommunen vielfältige zusätzliche Aufgaben auf

dem Gebiet der Gefahrenabwehr zu bewältigen. Die

Ausführung des NHundG dient auch

dem Schutz des Bürgers und ist somit

als wichtige Aufgabe zu betrachten. Um

diesen Anforderungen gerecht zu werden,

war ich auf der Suche nach einer

Software, die dabei optimal unterstützt“, sagt Herbert

Lüken von der Samtgemeinde Neuenhaus.

Neben der Mitteilungspflicht (Registrierung im Hunderegister

Niedersachsen, § 6 NHundG) sind auch

die Sachkunde (§ 3 NHundG), die Kennzeichnung

(§ 4 NHundG) und die Haftpflichtversicherung (§ 5

NHundG) gesetzliche Pflichten der Hundehalterinnen

und Hundehalter, deren Einhaltung die Gemeinde zu

überwachen hat.

Auch Beißvorfälle, Fundhunde und viele weitere

Aufgaben müssen effektiv verwaltet werden. „In

der Samtgemeinde Neuenhaus gibt es etwa 1.250

Hunde. Alle Informationen zu Haltern und Hunden zu

verwalten, kann schnell unübersichtlich werden“, so

Lüken.

DIE LÖSUNG

AUSFÜHRUNG

DES NHUNDG

und komfortabel bearbeitet werden, E-Akten geführt

und diese direkt aus dem pmHundManager versendet

werden. Zudem ist ein Datenabgleich zwischen Steuer-

und Hunderegister Niedersachsen möglich.

In Zusammenarbeit mit niedersächsischen Verwaltungen

wurden standardisierte Anschreiben erstellt,

die im pmHundManager hinterlegt sind und allen

Nutzern zur Verfügung stehen. Diese könnten auch

noch individuell angepasst werden.

Der pmHundManager wird als Dienstleistung zur

Verfügung gestellt. „Für unsere IT gibt

es beim Einsatz des pmHundManagers

nichts zu tun. Updates werden automatisch

bereitgestellt. Auch für die

Sicherung der Daten ist die GovConnect

zuständig. Ich benötige lediglich einen Internetzugang

und einen Webbrowser. Wir können uns also

auf unser eigentliches Tagesgeschäft konzentrieren“,

berichtet der Leiter des Ordnungsamtes.

Die Weiterverarbeitung der Daten aus dem pmHund-

Manager in anderen Verfahren wird ebenfalls unterstützt.

„Es gibt eine Schnittstelle zu pmOWI. Diese

setzen wir zur Bearbeitung der Ordnungswidrigkeiten

im ruhenden Verkehr und allgemeinen Ordnungswidrigkeiten

(insbesondere Hundeangelegenheiten) ein“,

sagt Herbert Lüken.

Beitrag zur Verfügung gestellt durch die GovConnect

GmbH

© GovConnect

Der pmHundManager ist eine Webanwendung, die

sich von der Handhabung am Hunderegister Niedersachsen

orientiert. Vorgänge können umfangreich

Maren Wulf (Produktmanagerin, GovConnect), Herbert

Lüken (Samtgemeinde Neuenhaus) und Jörn Bargfrede

(Vertriebsleiter, GovConnect)

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UNSER TEAM

NACIR ADOUNI

HAT SEINEN START

GEMEISTERT

Geboren in Tunesien lebt Nacir Adouni mit seiner

deutschen Ehefrau und seinen drei Kindern seit Juli

2015 in Helmstedt in Deutschland. Und

seit einem Jahr gehört er zum Team

IT-Service im ITEBO-Rechenzentrum

Braunschweig. Wir wollten mehr über

ihn erfahren und kamen dazu mit ihm ins

Gespräch:

ITEBO ganz nah: Herr Adouni, fühlen Sie sich gut

angekommen?

Nacir Adouni: Auf jeden Fall. Ich bin glücklich, nun

endlich mit meiner Familie zusammen zu sein und

gemeinsam das Leben zu gestalten. Um schnell Fuß

zu fassen, habe ich erst einmal zwei Sprachkurse

besucht, um Sprachbarrieren zu beseitigen und mich

gut einleben zu können. Den Start

erleichtert haben mir vor allem meine

Ehefrau und meine Schwiegermutter,

die mir jegliche Unterstützung gaben

und geben. Das war und ist für mich

sehr wichtig und hilfreich.

ITEBO ganz nah: Wie kam es zur Aufnahme einer

Tätigkeit bei der ITEBO-Unternehmensgruppe?

Nacir Adouni: Um ehrlich zu sein, hatte ich eine

Portion Glück. Nach vielen, vielen Bewerbungen

lud man mich zu einem Vorstellungsgespräch bei

der ITEBO-Unternehmensgruppe ein. Hier lernte

GEBOREN IN

TUNESIEN

EINE NEUE

HERAUSFORDERUNG

ich meinen jetzigen Chef Jörn Niewerth kennen. Er

schenkte mir Vertrauen, glaubte an mich und meine

Fähigkeiten und unterstützt mich bis

heute in jeglicher Form, um gute Arbeit

zu leisten. Als mir Herr Niewerth damals

sagte, dass er aufgrund der sprachlichen

Probleme bei der ausgeschriebenen

Stelle Managed IT zwar ein paar Bedenken hat, mich

aber gern als Mitarbeiter Roll-Out mit einem etwas

geringeren Anforderungsprofil sehen könnte, habe

ich sofort zugegriffen. Ich sagte ihm: Lassen Sie doch

in Ihren Überlegungen alle meine Zertifikate und Abschlüsse

weg. Ich möchte einfach arbeiten, eine neue

Herausforderung annehmen und mich beweisen. Und

das kann ich jetzt. Für dieses entgegengebrachte Vertrauen

kann ich Herrn Niewerth nur danken und mich

mit guten Resultaten dafür revanchieren.

ITEBO ganz nah: Mit welchen

Aufgaben sind Sie bei der

ITEBO-Unternehmensgruppe

betraut?

Nacir Adouni: Gemeinsam mit einem weiteren

Kollegen, mit dem ich gut zusammenarbeite, bin ich

auf dem Gebiet Roll-Out tätig. Konkret kümmern wir

uns gegenwärtig um die Ausstattung aller Schulen

der Stadt Braunschweig und auch der Verwaltung der

Stadt mit EDV-Geräten. Dies umfasst sowohl die Auslieferung

aller Rechner, Monitore und Drucker, das

Einrichten der PCs, bis hin zur tatkräftigen Unterstüt-

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© fotolia.com/efesenko

zung vor Ort, wenn Probleme auftauchen. Darüber

hinaus kann ich auch meine Programmierkenntnisse

einbringen. So unter anderem bei einer Applikation

für die Lagerverwaltung, darunter zählen Annahme/

Auslieferung von Hardware. Zusätzlich betreue ich

eine Inventarisierungssoftware.

In Tunesien habe ich in Gafsa Allgemeine Informatikwissenschaft

studiert, habe einen Bachelor-Abschluss,

der in Deutschland anerkannt wird, und kann nun,

nachdem ich erste Berufserfahrungen in Tunesien

sammeln konnte, mein fachliches Wissen sehr gut

einbringen.

ITEBO ganz nah: Worauf legen Sie bei Ihrer Arbeit

besonderen Wert?

Nacir Adouni: Na, in jedem Fall auf die

Zufriedenheit der Kunden. Da heutzutage

in unserem Leben fast alles mit IT zu

tun hat, stehen vor der ITEBO vielfältige Herausforderungen.

Und da möchte ich die ganze Bandbreite

meiner Kenntnisse in die Waagschale werfen, damit

das Unternehmen sich weiter so positiv entwickeln

kann wie jetzt.

und Bus nimmt in der Woche täglich zwei bis zweieinhalb

Stunden in Anspruch. Aber meine Familie hier

in Deutschland hat ihre Wurzeln in Helmstedt und

meine Kinder haben hier ihren Freundeskreis bzw.

gehen hier zur Schule. Und so nehme ich die täglich

etwas längere Fahrtzeit gern dafür in Kauf, denn ein

schönes Familienleben ist mir ebenso wichtig wie eine

zufriedenstellende Arbeit.

ITEBO ganz nah: Und was unternimmt die Familie

Adouni dann in ihrer Freizeit?

Nacir Adouni: Oh, eine ganze Menge. So verbringen

wir viel Zeit an der frischen Luft, werkeln in unserem

Garten, gehen spazieren und füttern Enten oder wir

wandern. Unsere Kinder mögen die

Natur ebenso wie erlebnisreiche Ferien.

WURZELN IN

In diesem Jahr waren wir in Heringsdorf

HELMSTEDT

auf Usedom und für das kommende Jahr

planen wir einen Urlaub in Tunesien.

Und das mit dem Auto. Das werden sicher ereignisreiche

Tage für alle, denn ich möchte meinen Kindern

mein Geburtsland zeigen und bestimmt wird auch die

Fährfahrt von Italien nach Tunesien dabei zu einem

nachhaltigen Ferienerlebnis.

ITEBO ganz nah: Ist der lange Anfahrtsweg von

Helmstedt nach Braunschweig für Sie hinderlich?

Nacir Adouni: Sicher, die Hin- und Rückfahrt zwischen

Helmstedt und meinem Arbeitsort mit Bahn

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PORTFOLIO

© fotolia.com/denisismagilov

VERFAHRENSBESCHREIBUNG UND DOKUMENTATION

„WIE MACHEN DAS DENN DIE ANDEREN?“

© ITEBO GmbH/Philip Loeper

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Mehr als 100 Tage nach Erlangung ihrer Gültigkeit

zählt die Umsetzung der neuen Datenschutzgesetzgebungen

EU-DSGVO und KDG immer noch zu den

größten Belastungstests aller Branchen: In Kommunen,

Bistümern, Kirchengemeinden

und karitativen Vereinigungen

ebenso wie in der Wirtschaft. Bis

zu 60 Prozent der Mehrbelastungen

entstehen vor allem durch Bürokratie,

das größte Hemmnis sei die Dokumentationsund

Nachweispflicht, so verlautbart auch Mario

Ohoven, Präsident des Bundesverbandes mittelständische

Wirtschaft (BVMW).

„Bei all unseren Kunden bremsen vorrangig nicht die

fehlenden Ressourcen. Die ganz konkrete Umsetzung

der Vorgaben ist unklar und verunsichert. Müssen

bestehende Prozesse umgestellt und neue Prozesse

eingeführt werden? Wie soll die Beschreibung der

Verfahren und deren Dokumentation aussehen?“,

beschreibt Kim Schoen, Servicebereichsleiter Datenschutz

und IT-Sicherheit sowie interner Datenschutzbeauftragter

der ITEBO-Unternehmensgruppe, die

derzeitigen Unsicherheiten der

ITEBO-Kunden. „Die häufigste

Frage, die wir hören: Wie machen

es denn die anderen?“

Die zentralen Aufgaben der Datenschutzgesetze

liegen in der Erstellung und Pflege eines Verarbeitungsverzeichnisses,

der Informationspflicht und der

Beschreibung notwendiger Schutzmaßnahmen zur

Datensicherheit und dem Datenschutz. Um diese mit

möglichst geringem Aufwand umzusetzen, bietet die

ITEBO-Unternehmensgruppe mit dem Datenschutzregister

pmDSR der GovConnect eine geeignete

Lösung.

Ihr Ansprechpartner: Gerald Leitke,

Geschäftsbereich Vertrieb

BELASTUNGSTEST

ALLER BRANCHEN

EINE BEDARFSORIEN-

TIERTE DATENBANK

Die behörden- und unternehmensübergreifende

Datenbank bietet die Möglichkeit, eigene Verfahrensbeschreibungen

in einer formularbasierten und gut

strukturierten Form per Web-Applikation zu erstellen,

zu pflegen und zu verwalten, und

diese dann anderen datenverarbeitenden

Stellen zur Verfügung zu stellen.

Bereits vorhandene aber anonymisierte

Verfahrensbeschreibungen lassen

sich aus dem öffentlichen Verzeichnis einfach in den

eigenen Bestand importieren. „Wenn die Muster

passen, werden sie übernommen. Stimmen die angebotenen

Beschreibungen in ihren spezifischen, realen

Umsetzungen nicht vollständig überein, lassen sie

sich nachbearbeiten und in dieser neuen Form wieder

veröffentlichen“, erklärt Kim Schoen.

Gibt es neue Vorlagen zu Verfahrensbeschreibungen

oder zur Erfüllung der Informationspflichten, erhalten

Nutzer dazu eine Information. Auch die Erstellung

von Verfahrensbeschreibungen für Betroffene oder

zur Vorlage bei der Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde

ist ohne Probleme möglich.

Geben und Nehmen, datenschutzkonform.

So entsteht derzeit eine

gefragte, bedarfsorientierte Datenbank,

in der jeder Nutzer das findet,

was er braucht. Die ITEBO-Unternehmensgruppe

berät über 200 Kunden im Bereich EU-DSGVO und

KDG, stellt externe Datenschutzbeauftragte. Bereits

über 60 Kunden nutzen das Datentool: Von der

kleinen Gemeinde bis zum großen Landkreis, vom

Krankenhaus bis zur kirchlichen Institution.

„Das Ziel ist eine Sammlung mit vollständigem

Bestand“, erläutert Kim Schoen. „So schaffen wir Synergien,

da sich nicht jeder Nutzer mit jedem Prozess

komplett neu beschäftigen muss. Dies spart Zeit und

erleichtert die Arbeit der Datenschutzbeauftragten

erheblich.“


KOOPERATIONEN

© fotolia.com/metamorworks

DAS DIGITALE GEWERBE VON MORGEN

IM BÜRGER-PORTAL DER ZUKUNFT

„Die einzigen drei Gründe, warum man in Estland

überhaupt noch ein Amt von innen sehen muss, sind

eine Heirat, eine Scheidung und der

Kauf eines Hauses.“ Alles andere

passiert, ob privat oder unternehmensbezogen,

im nördlichsten Land

des Baltikums online: Durch die

Verbindung funktionaler Bürgerportale

mit fach- und behördenübergreifend vernetzten

Fachverfahren. Damit so eine durchgängige Kette

von Arbeitsabläufen auch in den niedersächsischen

Verwaltungen entstehen kann, vertiefen die ITEBO

und HSH ihre Zusammenarbeit.

Mit OpenR@thaus bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe

eine aus Anwender- und Bürgersicht konsequent

gedachte Portallösung. Bereits mit der Basisausstattung

können Kommunen jeder Größe zehn

E-Government-Prozesse schnell und ohne großen

Konfigurationsaufwand online anbieten. Der digitale

Wandel findet im Bürgerservice und in den kommunalen

Fachverfahren statt. Die Basisdienste von

OpenR@thaus, vom Bürgerkonto, der Schnittstelle

zum BUS Niedersachsen, über Postkorb bis E-Payment,

vernetzen wir mit den E-Services und Fachprozessen

von VOIS. Fachlich sind wir bereits umfassend

gut gerüstet für die nächsten VOIS-Entwicklungen“,

sagt Ronny Kirchner, Vertriebsleiter der ITEBO-Unternehmensgruppe.

INTEGRATIONSPLATTFORM VOIS

Mit VOIS bietet die HSH-Gruppe eine sowohl softwareseitige

als auch organisatorische Plattform zur

Integration und Entwicklung kommunaler Fachverfahren.

In einer zentralen Architektur werden derzeit

fast 20, bisher autonom arbeitende, Fachverfahren

verbunden. Bis 2025 sollen es über 30 sein. Seit mehr

als zwei Jahren wird die ITEBO-Unternehmensgruppe

von Kommunen als Hosting- und Service-Partner von

VOISIMESO gut angenommen. „Wir haben das

Portfolio des Kernverfahrens VOISIMESO um Fachverfahren

wie Fundbüro und Fischereischein erweitert.

VERBINDUNG

FUNKTIONALER

BÜRGERPORTALE

Im vierten Quartal 2018 werden wir der erste Hosting-

und Servicepartner des neu in die VOIS-Plattform

integrierten Gewerbe- und Erlaubniswesens

VOISIGESO in Niedersachsen

sein. Gewerberegister, Online-Meldung,

Online-Auskunft sowie Gestattungen

nach §12 GastG stehen dann

zur Verfügung“, so Carsten Weise,

Projekt-, und Teamleiter für den Bereich Bürgermanagement/VOIS

bei der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Den Komfort eines ausgereiften Gewerbefachverfahrens

nutzen Städte und Gemeinden in Bezug auf An-,

Ab- und Ummeldung, während das Erlaubniswesen

den Landkreisen und kreisfreien Städten obliegt. Die

Vernetzung einer Kreisverwaltung mit seinen Kommunen

zum Austausch von Gewerbe- und Erlaubnisdaten

ist integrativer Bestandteil des Verfahrens.

„Fast alle unsere Kunden haben gewerbebezogene

Vorgänge. Mit der Nutzung von VOIS, ob lokal oder

in unserem Rechenzentrum, ergibt sich ein enormer

Mehrwert“, erklärt Carsten Weise. Wer zum Beispiel

den Umzug eines Gewerbes online meldet, möchte

sich nicht darum kümmern, welche Folgeaufgaben

beachtet oder welche Behörden einbezogen werden

müssen. Vielleicht muss ein Auto umgemeldet

oder ein Handwerkerparkausweis beantragt werden.

Gemessen an der Erlebniswelt gängiger Onlineshops

wird erwartet, dass ein Antrag verschiedene Fachanwendungen

automatisiert anspricht und Verfahren im

Hintergrund ineinandergreifen. Auch Mitarbeiter erwarten

Transparenz zu zusammenhängenden Abläufen,

automatisierte Wiedervorlagen. Die Identifikation

und Umsetzung solcher Folgevorgänge über Fachverfahrensgrenzen

hinweg ist ein zentrales Element der

Prozess- und Vorgangslogik von VOIS.

„Mit VOIS wird OpenR@thaus proaktiv denkend

und bietet nun noch mehr Service. Mit dieser auf

die Umsetzung des OZG fokussierten Lösung setzen

wir in Niedersachsen erneut ein Zeichen“, ist Ronny

Kirchner, Vertriebsleiter der ITEBO-Unternehmensgruppe,

überzeugt.

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AUS KUNDENSICHT

© fotolia.com/Aleksey

FÜR GUTE NEUE MITARBEITER GEHT DIE HWK IN

OSNABRÜCK DEN DIGITALEN WEG

BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN

Kompetentes, passendes Personal ist heute ein

hohes Gut. Immer mehr will man deshalb auch in

Verwaltungen und anderen öffentlichen Institutionen

dafür tun, um neue geeignete Mitarbeiter

zu finden und zu gewinnen. Ohne digitale Unterstützung

war dies für die Handwerkskammer

Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim zu einer

unübersichtlichen und aufwändigen Angelegenheit

geworden. Mit BITE wurde dort nun eine Lösung für

das Bewerbermanagement eingeführt, die sämtliche

Prozesse vereinfacht und so auch einen optimalen

Umgang mit den Kandidaten ermöglicht.

Bewerber machen Arbeit: Geeignete

Kandidaten müssen vorselektiert

und intern ausgewählt, Vorstellungsgespräche

müssen vereinbart

und durchgeführt werden.

Absagen sind zu verfassen und auch die Einhaltung

gewisser zeitlicher Fristen spielt eine Rolle. Traditionell

erledigt man all dies auf der Basis von eingescannten,

ausgedruckten oder kopierten Bewerbungen, Excellisten

und Standardserienbriefen. Personaler und ihre

Teams tragen Dokumente über die Flure und pflegen

die Daten in Excellisten. Das ist mühselig und kostet

Zeit, die im Umgang mit Bewerbern durchaus ein kritischer

Faktor sein kann. Bei der HWK in Osnabrück

hat man sich unter anderem auch deshalb auf die

Suche nach einer digitalen Lösung für das Bewerbermanagement

umgeschaut. Die Entscheidung für BITE

fiel aus einer Vielzahl von Gründen.

OPTIMIERUNG VON AUSSCHREI-

BUNG BIS ZUSAGE: BITE

BITE ist eine sehr umfassende Lösung, die Personaler

bereits bei der Erstellung der Stellenanzeige

unterstützt. Über Designfunktionen lässt sich diese

individuell gestalten. Auch die Art und Weise und mit

welchen Angaben und Dokumenten sich Kandidaten

bewerben, lassen sich individuell anpassen.

MODERNES BEWERBER-

MANAGEMENT

Die Verteilung der digitalen Bewerbungen

an die Vorgesetzten erfolgt

einfach durch Berechtigung zum

Zugriff auf die online gespeicherten

Daten. Alle am Auswahlprozess

beteiligten Stellen und Abteilungen können über

die Webanwendung ihre Bewertungen vornehmen,

zentral, zeitgleich und auf Basis derselben Daten.

Markus Appelbaum, der seitens der ITEBO-Unternehmensgruppe

das Einführungsprojekt BITE durchgeführt

hat, erläutert: „Einer der großen Vorteile des digitalen

Bewerbermanagements liegt darin, dass der Kunde mit

viel weniger Aufwand den gesamten Prozess systematischer

gestalten kann. Das wirkt sich auch auf die

Attraktivität für die Bewerber aus.“

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AUSSENWIRKUNG UND BEWERBER-

DIALOG NACHHALTIG VERBESSERN

Wer sich heute als moderner, attraktiver Arbeitgeber

positionieren will, ist mit einem digitalen Bewerbungsmanagement

gut beraten. Kaum ein Kandidat

möchte heute noch umständlich Bewerbungsmappen

erstellen und zur Post bringen. Online-Bewerbungen

erfreuen sich deshalb großer Beliebtheit. Aber auch

Text und Tonlage der Kommunikation sind wichtig –

auch hier bietet BITE Unterstützung. Dazu Udo

Sterthaus, Personalkoordinator bei der HWK Osnabrück-Emsland-Grafschaft

Bentheim: „Bewerber

schauen heute genau hin, wo sie sich bewerben – hier

zählt natürlich der erste Eindruck. Diesen konnten wir

mit BITE deutlich verbessern.

Das neue Verfahren geht schnell und baut keine

unnötigen Hürden auf. Die Textvorlagen für den

schriftlichen Dialog mit den Bewerbern sind von hoher

Qualität und lassen sich individuell anpassen, was

ich persönlich sehr wichtig finde. Denn wir wollen

auch mit denjenigen, denen wir absagen müssen,

angemessen kommunizieren.“

Wir konnten unsere Ziele darüber hinaus auch schnell

erreichen: Zwei Monate nach der Vertragsunterzeichnung

war BITE einsatzbereit. Dies ist auch der optimalen

Zusammenarbeit mit der ITEBO geschuldet.“

HOHE DATENSICHERHEIT

UND DSGVO-KONFORMITÄT

Da BITE eine webbasierte Anwendung ist, werden die

gesamten Daten des Bewerbermanagements nicht

lokal gespeichert, sondern auf externen Servern. Diese

befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum

in Süddeutschland. Dadurch ist der Import von

Schadsoftware – etwa über infizierte Anhänge an Bewerbungen

– in das eigene IT-System ausgeschlossen.

Neben der Datensicherheit ist auch der Datenschutz

gewährleistet: Durch eine entsprechende Verwaltung

der Zugriffsrechte auf die Bewerberdaten wird auch

die Einhaltung der DSGVO sichergestellt."

HOHER NUTZEN BEI GERINGEM

EINFÜHRUNGSAUFWAND

Bei der HWK in Osnabrück ist die Zufriedenheit mit

BITE sehr hoch. Udo Sterthaus: „Die Lösung ist für

den gesamten Prozess sehr hilfreich und nützlich.

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