ITEBO ganz nah Ausgabe 2018 03

Ausgabe 3 | 2018
E-Trends 2019
6.2.2019, Braunschweig
13.2.2019, Osnabrück
TITELTHEMA:
ES WÄCHST ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMENGEHÖRT
AUS KUNDENSICHT:
LANDKREIS OSNABRÜCK REALISIERT INTERKOMMUNALEN
PORTALVERBUND MIT „OPENKREISHAUS“
AUS KUNDENSICHT:
BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN

© fotolia.com/spainter_vfx
Impressum
ITEBO ganz nah
Das Magazin der ITEBO-Unternehmensgruppe
Herausgeber
ITEBO GmbH
Dielingerstraße 39/40
49074 Osnabrück
Tel.: 0541 9631-0
info@itebo.de · www.itebo.de
Verantwortlich für den Inhalt gemäß § 5 Telemediengesetz (TMG): Bernd Landgraf
Redaktion
ITEBO-Unternehmensgruppe
Konzeption, Layout
b2 Werbeagentur, Braunschweig
Texte
Andreas Rauschenberg, Kathrin Sieber, Klaus Steinbrecher
Titelbild
© fotolia.com/SFIO CRACHO/sikov
Druck
Individual.Druck, Osnabrück
Erscheinungsweise/Auflage
dreimal jährlich, 2500 Exemplare

INHALTSVERZEICHNIS
4–5
6–8
9
10–11
12–13
14–16
17
18–19
20
21
22–23
AUF EIN WORT
EINFACH IST NICHT GLEICH EINFACH
TITELTHEMA
IM GESPRÄCH MIT HOLGER RICHARD UND INES HANSEN: ES WÄCHST
DAS GRAS NICHT SCHNELLER, WENN MAN DARAN ZIEHT
PORTFOLIO
PROZESSMANAGEMENT-TOOL: GESTOCHEN SCHARFE BILDER
TITELTHEMA
ES WÄCHST ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMENGEHÖRT
PORTFOLIO
DER AKTENPLAN: ONCE UPON A TIME
AUS KUNDENSICHT
LANDKREIS OSNABRÜCK REALISIERT INTERKOMMUNALEN
PORTALVERBUND MIT „OPENKREISHAUS“
GOVCONNECT
PMHUNDMANAGER IM EINSATZ BEI DER SAMTGEMEINDE NEUENHAUS
UNSER TEAM
NACIR ADOUNI HAT SEINEN START GEMEISTERT
PORTFOLIO
VERFAHRENSBESCHREIBUNG UND DOKUMENTATION:
„WIE MACHEN DAS DENN DIE ANDEREN?“
KOOPERATIONEN
DAS DIGITALE GEWERBE VON MORGEN IM BÜRGER-PORTAL DER ZUKUNFT
AUS KUNDENSICHT
BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN
3

AUF EIN WORT
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
BERND LANDGRAF
EINFACH IST NICHT GLEICH EINFACH
Wenn man den öffentlichen Diskurs, politische
Debatten und die Medienlandschaft zum aktuellen
Zeitgeschehen verfolgt, trifft man immer wieder
auf Feststellungen wie: Globalisierung, technischer
Fortschritt und das Internet machen unser Leben
zwar stetig besser, aber die Welt wird auch immer
komplizierter. Ein Fazit lautet dann häufig: Für die
wesentlichen Themenstellungen der Zukunft kann es
gar keine einfachen Antworten geben. Technologischer
Fortschritt und das rasante Tempo der Veränderung
machen alles noch unübersichtlicher und
viel komplexer – Patentrezepte existieren schon gar
nicht. Und typisch deutsch reden wir zunächst viel
mehr über Risiken als über Chancen von Innovation.
Dies mag auf den ersten Blick einleuchtend sein
und sicher steckt darin auch ein
gewichtiges Stück Realitätssinn.
Aber ist es auf den zweiten Blick
nicht auch manchmal nur eine
pauschale Ausrede, um sich dahinter
verstecken zu können? Um
bestimmten Dingen aus dem Weg zu gehen und sich
bequem zurücklehnen zu können? Um es sich dann
einfach zu machen und lieber wenig oder gar nichts
zu machen…?
DIGITALISIERUNG
DER GESELLSCHAFT
In diesem Kontext muss ich zwangsläufig auch an die
ganze Bandbreite der Herausforderungen denken,
vor denen wir speziell bei der Digitalisierung unserer
Verwaltungen stehen und bei der es gilt, international
endlich den Anschluss zu finden und wieder Boden
gutzumachen.
Sicher, mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) und
zahlreichen daraus resultierenden Folgeaktivitäten
auf Länder- und Bundesebene wurden wichtige
Rahmenbedingungen und zugleich verbindliche
Wegweiser geschaffen, um das digitale Zeitalter in
den Verwaltungen zuallererst für Bürger und Unternehmen
Wirklichkeit werden zu lassen. Sicher ist aber
in gleichem Maße, dass die vollständig digitalisierte
Verwaltung im Jahr 2022 deshalb noch lange kein
Selbstläufer war, ist und sein wird.
Und klar ist auch, dass es sich bei
der Umsetzung um ein Mammutprojekt
handelt, das vor allem die
Kommunen schultern müssen.
Die Haltung der Mitarbeiter des ITEBO-Teams und
die Philosophie unseres Hauses zu den eingangs
erwähnten Feststellungen lässt sich mit wenigen
Worten umschreiben: Einfach anpacken!
4

Und damit meinen wir nicht, unüberlegt und einfach
so darauf los zu agieren, sondern mit dem Kompass
wohldurchdachter Zielvorstellungen zu handeln und
aus Kundensicht(!) gut funktionierende
Lösungen fest im Blick zu haben.
Und das ist die gute Botschaft:
Es gibt diese Lösungen, man muss
sie nur zum Standard machen und
dann gemeinsam umsetzen!
VERFAHRENSTECHNIK MIT SERVICE
Mittels unserer langjährigen Erfahrung im kommunalen
Bereich haben wir beim Verwaltungsportal bereits
eine Qualitätsstufe erreicht, die sich exakt an den
aktuellen und zukünftigen Anforderungen orientiert
und diesen gerecht wird. Auf den Punkt gebracht:
Standen in der Vergangenheit in erster Linie noch
die technischen Probleme im Fokus, so sind es nun
zunehmend all die Problemkreise, die zu einer wirklich
erfolgreichen Umsetzung der Digitalisierungsstrategie
in den Rathäusern zählen. Konkret sind das vor allem
die stärkere Ausprägung der Beratungsleistungen
und die Unterstützung beim Prozessmanagement.
TOM-METHODE ©
FÜR NEUE IMPULSE
Für all das gibt es in unserem Kundenkreis eine stark
wachsende Nachfrage. Mit der von uns entwickelten
TOM-Methode ® haben wir darauf reagiert und damit
auch bereits großen Zuspruch gefunden.
Mehr dazu und zu den neuen
Organisationsherausforderungen in der
vorliegenden Ausgabe unseres Kundenmagazins
„ITEBO ganz nah“.
Ihr Bernd Landgraf
Geschäftsführer der ITEBO-Unternehmensgruppe
5

TITELTHEMA
© fotolia.com/sikov
IM GESPRÄCH MIT HOLGER RICHARD UND INES HANSEN
ES WÄCHST DAS GRAS NICHT SCHNELLER,
WENN MAN DARAN ZIEHT
Die digitale Transformation verändert die Arbeit in
den kommunalen Verwaltungen grundlegend. Das
ist unbestritten. Bis zum Jahresende 2022 sind Bund
und Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen
auch „elektronisch über Verwaltungsportale anzubinden“,
so gibt es das Onlinezugangsgesetz (OZG)
vor. Nach der Onlinestellung folgt die Automatisierung.
Ideen und Projekte gibt es landauf, landab.
Nicht nur das Projekt ELFE (Einfach Leistungen für
Eltern) des Senats der Freien Hansestadt Bremen
zeigt eindrucksvoll: Komplexität ist kein Hinderungsgrund,
und: Für den Bürger wird vieles einfacher.
Auf der anderen Seite müssen sich Verwaltungen auf
mannigfache Veränderungen einstellen. Im August
2016 titelte Spiegel Online: „Die
Jobfresser kommen“ und zitierte
eine Studie der Oxford-Universität,
die 702 Berufsfelder untersuchte
und zu dem Schluss kam,
dass in den USA 47 Prozent der
Jobs zur Disposition stünden. Unbestritten: Fall- und
Sachbearbeitung wird zunehmend automatisiert.
Holger Richard, Geschäftsbereichsleiter Innovation &
strategische Projekte bei der ITEBO-Unternehmensgruppe,
diskutiert mit Ines Hansen, Programmbereichsleiterin
Personalmanagement bei der KGSt, über
VERÄNDERUNGEN IN
DEN VERWALTUNGEN
die Wirkung der digitalen Transformation auf die Organisationskultur
in den kommunalen Verwaltungen.
ITEBO ganz nah: Städte und Gemeinden bauen ihre
Onlineangebote aus und digitalisieren ihre Prozesse.
Ein Kraftakt. Warum sprechen wir jetzt über Organisationskultur?
Holger Richard: In unseren Kundenprojekten sehen
wir, dass es weniger die technischen Fragen sind, die
entscheidend sind, es sind vor allem die organisatorischen.
Nehmen Sie das Beispiel der digitalen Aktenführung:
Wenn am Ende eine Dienstanweisung dazu
verpflichtet, alles aktenrelevante im Dokumentenmanagement-System
abzubilden, dann verändert das die
Arbeitsweise aller Verwaltungsmitarbeiter
und hat erhebliche Auswirkungen
auf die Organisation einer
Verwaltung. Das ist ein radikaler
Eingriff in eine meist über Jahrzehnte
gewachsene Organisationskultur.
Ines Hansen: Zwar dominiert noch eher der Blick auf
die Technologie, doch rückt zunehmend die Frage in
den Fokus, welchen Nutzen Mitarbeitende und Kunden
haben. Das geht über Automatisierungsprozesse
hinaus und stellt den Menschen deutlich in den Mit-
6

telpunkt. Einige Kommunen beschäftigen sich schon
intensiv mit dem Thema Kultur, andere noch eher
weniger. Kulturelle Gegebenheiten aber wirken auf
verschiedene Leistungsfaktoren, wie z. B. Motivation,
Identifikation mit dem Arbeitgeber bis hin zum Krankenstand.
Leider gibt es dabei keine monokausale
„Wenn-Dann-Beziehung“, aber viele Studien haben
gezeigt, dass die Organisationen, die ihre Kultur aktiv
gestalten, sie kommunizieren und leben, erfolgreicher
sind und bessere Ergebnisse haben.
Das zu wissen und in Führungsstrategien zu integrieren,
macht den Unterschied zwischen einer guten
Leistung und einer Spitzenleistung.
Oder anders ausgedrückt: Auf einem
guten Boden kann Gutes wachsen und
jeder hat selbst in der Hand, was er sät
und was er erntet.
ITEBO ganz nah: Wenn sich eine Organisation in
Bezug auf die digitale Transformation neu ausrichtet,
wenn sie „ihre Kultur aktiv gestalten“ will, wo kann
sie konkret ansetzen?
BEREITSCHAFT
FÜR NEUES
aber in allererster Linie durch Haltung. Will heißen:
Folge Deinem Reden! Lebe ich in der Führung etwas
vor, dann setzt sich das durch alle Reihen fort. Damit
wird Führung zur tagtäglichen Arbeit an der Kultur.
VUCA BRINGT DIGITALE HERAUS-
FORDERUNGEN AUF DEN PUNKT
Digitalisierung wird das kulturelle Gefüge der Verwaltungen
grundlegend verändern. Der Begriff VUCA
beschreibt die Herausforderungen, mit denen sich
Unternehmen und Verwaltungen im Zuge digitaler
Transformation beschäftigen müssen,
ganz gut. VUCA steht für Volatility,
Uncertainty, Complexity und Ambiguity.
Wie bewege ich mich als Verwaltung in
einer wechselhaften, unsicheren, komplexen
und mehrdeutigen Welt? Dazu
muss eine Haltung entwickelt werden und da spielt
Kultur eine wesentliche Rolle.
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Ines Hansen: Es gibt drei wesentliche Stellschrauben,
die Kultur verändern kann: Prozesse, Strukturen und
das Regelsystem, also von der Dienstanweisung bis
zur Dienstvereinbarung. Veränderung erreicht man
7

TITELTHEMA
© fotolia.com/sikov
Holger Richard: Wenn wir bei Digitalisierungsprojekten
unterstützen, legen wir deshalb großen Wert
darauf, sensibel mit den Gegebenheiten, die wir bei
unseren Kunden vorfinden, umzugehen. Die Analysephase
ist die Phase, in der wir die Organisation
verstehen lernen. Augenscheinlich ist, dass Prozesse
vielfach standardisiert sind, aber wie sie gelebt
werden, ist höchst unterschiedlich. Unser Credo ist
deshalb: „Schaut nicht auf die Technik, schaut auf
eure Ziele und die Menschen, mit denen sie erreicht
werden sollen“. Mit unserer dafür entwickelten
TOM-Methode © schärfen wir so auch den Blick für
die Fragen der Organisationskultur.
Es hört sich nach einer Binsenweisheit an, aber ich
finde das ganz wichtig: Der Chef geht voran.
ITEBO ganz nah: Wie viel Veränderung verträgt eine
Organisation?
Ines Hansen: Das ist abhängig von den Voraussetzungen.
Da sind wir wieder bei dem guten Boden. Veränderungsprozesse
brauchen die Bereitschaft für Neues
und gemeinsames Lernen. Stimmt die Leistung, geht
es möglicherweise um graduelle Anpassungen, um
zukunftsfähig zu bleiben. Stimmt die Leistung nicht,
braucht es eine grundlegendere Herangehensweise.
Jede kulturbewusste Entwicklung ist dabei ein länger
dauernder Prozess, der Zeit und Sensibilität benötigt.
Das Gras wächst ja auch nicht schneller, wenn man
daran zieht.
Die ITEBO-Unternehmensgruppe
wünscht Ihnen ein besinnliches
Weihnachtsfest und einen
guten Start in das neue Jahr.
© fotolia.com/Evorona
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PORTFOLIO
© fotolia.com/Robert Kneschke
PROZESSMANAGEMENT-TOOL:
GESTOCHEN SCHARFE BILDER
OpenR@thaus bietet öffentlichen Verwaltungen im
Basispaket zehn Prozesse, die eine hohe Fallzahl
haben und in der Praxis erprobt sind. Für weitere
Prozesse richtet sich der digitale Umbau oft nach dem
größten Bedarf der Fachabteilungen. Doch etablierte
analoge Prozesse sind nicht unbedingt zukunftsfähig,
indem sie einfach digitalisiert werden. Gutes
Prozessmanagement hilft auf dem Weg vom Ist- zum
Soll-Prozess, schafft Verständnis für alle beteiligten
Verwaltungsbereiche und nicht zuletzt Transparenz
über organisatorische Schnittstellen und reale Kosten.
Prozesse sind mehr als nur eine
Frage technologischer Aspekte,
sie sollten auch fachlich, wirtschaftlich
und organisatorisch
verstanden werden. „Deshalb
nehmen wir konsequent Ist- und Soll-Prozesse in einer
verwaltungsübergreifenden Analyse auf“, sagt Dörthe
Wilhelms, Beraterin des Geschäftsbereiches Innovation
& strategische Projekte der ITEBO-Unternehmensgruppe.
Wie funktioniert ein Prozess analog, wie digital?
Inwieweit kann der Prozess automatisiert werden
und was bleibt aus rechtlicher oder wirtschaftlicher
Sicht weiterhin händische Aufgabe? Da gilt es, Details
zusammenzutragen, Abläufe und Zusammenhänge
vollständig vom Anfang bis zum Ende und aus jeder
Perspektive zu denken.
PROZESSE ANALYSIEREN UND
INTELLIGENT VERNETZEN
Geld und Kraft werden zwischen den Prozessen
verbrannt, nicht in ihnen. Denn besonders organisatorische
Schnittstellen zwischen den Prozessen sind
regelmäßig unterbewertet. „Wenn in unseren Workshops
alle Bereiche von der Fachabteilung bis zur IT
zusammensitzen, entsteht oft zum ersten Mal ein umfassender
Blick für alle Beteiligten auf die analysierten
Abläufe der Verwaltung. Das zeigt sich besonders bei
unseren OpenR@thaus-Projekten, wenn es um die
Analyse neuer kommunaler Prozesse geht.
Aufgrund unterschiedlicher Fachverfahren, regionaler
Besonderheiten und persönlicher Arbeitsabläufe
PROZESSMANAGEMENT
MIT „PICTURE“
kann hier nicht die Schablone angelegt, sondern
muss individuell „geprüft“ werden. So erzielen wir
bereichsübergreifende Transparenz, gleiches Wissen
und letztendlich Konsens in der Umsetzung“, erklärt
Dörthe Wilhelms.
Methoden für gutes Prozessmanagement gibt es
viele. Die ITEBO-Unternehmensgruppe vertraut auf
PICTURE, das am häufigsten eingesetzte Prozessmanagement-Tool
im öffentlichen Sektor. Mit PICTURE
lassen sich alle Geschäftsprozesse mit nur 24 standardisierten
Bausteinen analysieren
und nach dem „Lego-Prinzip“durch
Zusammensetzen
modellieren. Zu jedem Prozessbaustein
können unterschiedliche
Attribute und flexibel die
jeweils notwendigen Informationen hinterlegt werden.
Aus der Visualisierung heraus lassen sich Handlungen
und Optimierungsansätze konsequent ableiten.
Die erarbeiteten Prozesse dienen im weiteren Projekt
z. B. auch als Basis für Verhandlungen mit den Herstellern,
um Schnittstellen zu konzipieren.
Das Tool stellt zu jeder Aufgabe auch Zeitumfang und
Personalkosten dar. So ist ein analoger Prozess leicht
mit einem digitalen in Bezug auf Ressourcen und
reale Kosten vergleichbar. „Im Ergebnis übergeben
wir eine verlässliche Dokumentation der Prozessbeschreibungen
inklusive umfassender grafischer
Abbildungen an die Verwaltungen. Die Entscheidung,
ob ein Prozess digitalisiert werden soll, kann somit
unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten getroffen und
vor allem stichhaltig begründet werden“, so Dörthe
Wilhelms.
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
Ihr Ansprechpartner: Dörthe Wilhelms,
Geschäftsbereich Innovation und strategische Projekte
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TITELTHEMA
PROZESS- UND ORGANI-
SATIONSBERATUNG
ES WÄCHST ZUSAMMEN,
WAS ZUSAMMENGEHÖRT
Das Onlinezugangsgesetz schreibt vor, dass bis
Ende 2022 Verwaltungsleistungen online anzubieten
sind. Doch die Hälfte aller Städte und Gemeinden in
Deutschland gaben laut einer Umfrage des Deutschen
Städte- und Gemeindebundes Anfang 2018
an, noch keine Digitalisierungsstrategie
zu haben.
„Diesen Transformationsprozess
zu bewältigen, ist viel mehr als nur
eine technische Herausforderung“,
findet Benjamin Schock. „Denn
die Arbeit in den Kommunalverwaltungen wird sich
grundlegend ändern.“ Der Geschäftsbereich Innovation
und strategische Projekte der ITEBO-Unternehmensgruppe
berät und begleitet Kommunen, damit
das zusammenwächst, was zusammengehört.
Mit dem E-Governmentgesetz steht die Forderung,
Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Im Rahmen
der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
müssen die Verwaltungen von Bund, Ländern und
Kommunen ihre Verwaltungsleistungen bis zum
31.12.2022 online anbieten. Teil einer zukunftsweisenden
Strategie ist dabei immer ein Dokumentenmanagement-System.
Als zentrale Infrastrukturkomponente
der digitalen Verwaltung ist es einer
der möglichen Einstiegspunkte in die digitale Transformation.
Es dient als Grundlage für die Nutzung
elektronischer Akten, tangiert die zu integrierenden
Fachverfahren und die Integration von Daten und
Dokumenten anderer Quellen, wie zum Beispiel eines
Ratsinformationssystems. Auch ein Rechnungseingangsworkflow
oder die Einführung von Bürgerportalen
sind nicht mehr ohne Gesamtprozesse zu denken.
„Man kann vom Anfang der Informationskette, der
Bürgereingabe in ein Onlineportal, oder vom Ende,
WICHTIG IST DER
PROZESS, NICHT DIE
TECHNOLOGIE
der Erstellung eines Bescheides, denken. Egal wo unsere
Kunden einsteigen: Wichtig ist der Prozess, nicht
die Technologie. Nur wenn Klarheit über Art, Umfang
und Ort der Informationshaltung sowie der Zugriff
darauf besteht, können verwaltungsspezifische Prozesse
digital funktionieren“, berichtet
Benjamin Schock, Senior Consultant
und stellvertretender Leiter
im Geschäftsbereich Innovation &
strategische Projekte.
Durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen
und die zur Verfügung stehende Technik
besteht jetzt endlich die Möglichkeit, Verwaltungsabläufe,
Fachverfahren und Online-Services durchgängig
medienbruchfrei, bereichsübergreifend und – soweit es
sinnvoll ist – automatisiert auszugestalten. „Das ist eine
wunderschöne, aber auch komplexe Gestaltungsaufgabe“,
sagt Benjamin Schock. Holger Richard, Leiter
des Geschäftsbereiches Innovation & strategische
Projekte, ergänzt „Als kommunales Rechenzentrum
dürfen wir uns nicht darauf reduzieren, technische
Lösungen zu implementieren. Uns leitet der Anspruch,
unseren Kunden bei der Abbildung der vollständigen
Prozessketten zur Seite zu stehen. Dann steht am Ende
nicht ein Zoo von technischen Detaillösungen, sondern
ein ganzheitliches Konzept.“
GANZHEITLICHE STRATEGIEN
STEHEN IM FOKUS
Standen in Digitalisierungsprojekten bisher die technischen
Komponenten im Vordergrund, gewinnen
nun ganzheitliche Digitalstrategien an Bedeutung.
Das zeigt bei der ITEBO-Unternehmensgruppe die
steigende Nachfrage nach den Beratungsdienst-
10

© fotolia.com/SFIO xx
CRACHO/sikov
leistungen, dem Prozessmanagement und auch der
Organisationsberatung. „Wir haben auf diesen Bedarf
reagiert. Aus unserer langjährigen
kommunalen Erfahrung heraus,
verbunden mit unseren methodischen
Kompetenzen zu Changeund
Innovationsmanagement, hat
die ITEBO-Unternehmensgruppe
die TOM-Methode © entwickelt, die auf den konkreten
Bedarf der öffentlichen Verwaltungen fokussiert
ist. TOM steht für Technik – Organisation – Mensch.
Wir übersetzen es mit Herz, Hand und Verstand“, so
Benjamin Schock.
Digitalisierungs-Check-ups, Analyse der Fachverfahren,
standardisierte auf andere Prozesse übertragbare
Soll-Konzepte, bis hin zur Erstellung ganzheitlicher
organisationsbezogener Konzepte, von Richtlinien
und Dienstanweisungen oder von Servicekatalogen
für den Arbeitsplatz der Zukunft – die Aufgaben
des Teams des Geschäftsbereiches Innovation und
strategische Projekte sind vielfältig und das Abbild des
unterschiedlichen digitalen Umsetzungsstandes der
Städte, Gemeinden und Kommunen.
Übergreifende Strategien und Projekte sind nur eine
Seite der digitalen Medaille. Denn komplexe Prozesse
über den Fachbereich, ja die Verwaltung, hinaus
brechen alte Denkweisen auf, erfordern eine andere
Form von Teamarbeit, mehr Selbstverantwortung,
Kooperation und Vernetzung. „Es ist eine Führungskultur
notwendig, die Mitarbeiter und ihre Ideen
einbindet, überzeugt und begleitet und Kompetenzen
erweitert. Prozesse werden bereichs- und verwaltungsübergreifend,
wodurch in ihnen dann vieles
automatisiert werden kann. Arbeitsweisen gestalten
sich zunehmend mobil. Die gravierende Veränderung
BEDARFSERMITTLUNG
TOM-METHODE ©
traditioneller Organisationsabläufe und Arbeitsweisen
bis zum Wandel der Organisationskultur ist die andere
Seite der digitalen Medaille“, ist
Benjamin Schock überzeugt.
„Wir sind überzeugt, dass digitale
Transformation nur unter Berücksichtigung
aller Facetten gelingen
kann. Deshalb begleiten wir unsere Kunden in Bezug
auf Technologie, Mitarbeiter und Organisation. Von
der Beratung über fachliche Schulungen, Kurse,
Training, Coaching und Organisationsberatung, von
der ordnungsgemäßen Aktenführung bis hin zu Sensibilisierungskampagnen
zur digitalen Arbeit“, fasst
Holger Richard zusammen. „Damit zusammenwächst,
was zusammengehört.“
TOM-METHODE
TOM STEHT FÜR TECHNIK –
ORGANISATION – MENSCH
Die ITEBO-Unternehmensgruppe ist überzeugt,
dass nur im Dreiklang dieser Komponenten die
digitale Transformation gelingen kann.
Zur professionellen Begleitung durch unsere
Consultants gehören dabei die Prozess- und Organisationsberatung
ebenso wie Sensibilisierungsworkshops
für Führungskräfte und Mitarbeiter.
11

PORTFOLIO
© fotolia.com/thodonal
DER AKTENPLAN
ONCE UPON A TIME
Nun zugegeben, Aktenplan klingt nach 19. Jahrhundert,
nach Amtsstube, nach Staub. Er scheint
überholt in Zeiten IT-gestützter Vorgangsbearbeitung,
überflüssig in Zeiten von Sharepoint und
intelligenten Suchalgorithmen.
Trotz allerneuster Technologien hat er jedoch Bestand,
er – der gute alte Aktenplan. „Aktenpläne sind nicht
nur zeitgemäß, sondern werden mit der Umsetzung
des OZG und der Einführung elektronischer Akten
sogar noch wichtiger. Eigentlich befindet er sich mitten
in einer Renaissance, in der sich Arbeitsweisen und
Ablagestrukturen zu etwas völlig Neuem entwickeln“,
betont Sebastian Walczuch, IT-Berater im Servicebereich
E-Services und DMS.
Die Dokumentation und die Ablage von Schriftgut
in der kommunalen Verwaltung finden in der Regel
anhand eines Aktenplanes statt. Er ist zentraler Teil
der Schriftgutverwaltung, regelt deren systematische
Ordnung, bestimmt deren Leistungsfähigkeit und
dient als wesentlicher Garant dafür,
diese übersichtlich, nachvollziehbar
und wirtschaftlich zu ordnen. Nichts
weniger als die Einhaltung der Aktenmäßigkeit
des Verwaltungshandelns.
„Nur „alte Verwaltungshasen“ erinnern
sich noch an die gute alte Zeit der Aktenpläne mit
Strukturen und Ordnung“, weiß Sebastian Walczuch.
„Nostalgie, denn in zahlreichen Kommunen gibt es gar
keinen einheitlichen Aktenplan. Realität sind zahlreiche
individuelle Ordnungssysteme in Fachbereichen, bei
einzelnen Mitarbeitern. Die meisten Aktenpläne sind
OZG FÜHRT ZU
EINER RENAISSANCE
so veraltet, dass mit ihnen nicht gearbeitet werden
kann bzw. die Akzeptanz dafür fehlt.“ Auch mit der
parallelen Nutzung von analogen Akten und digitalen
Informationen scheint die Heterogenität, die Anzahl
der Medienbrüche und der Aufwand bei der Auffindbarkeit,
Anlage, Verwaltung und Archivierung von
Akten zu wachsen.
E-AKTE ERFORDERT
ÜBERARBEITUNG DER BESTEHEN-
DEN AKTENPLÄNE
Mit der Verpflichtung zum Umstieg auf die E-Akte
erhält nun jedoch das in den meisten Verwaltungen
bislang eher vernachlässigte Thema Schriftgutverwaltung
zentrale Bedeutung. Nicht erkannte oder bisher
tolerierte Defizite werden zum Hindernis beim Umstieg
auf die E-Akte. „In Kundenprojekten, die vor allem auf
unsere Leistungen für die Umsetzung der E-Akte, zum
Beispiel der Allgemeinen Schriftgutverwaltung im DMS
abzielen, stoßen wir immer wieder
auf das Thema Aktenplan“, berichtet
Sebastian Walczuch. „Es ist DIE große
Chance für die Kommunen, mit
der Einführung der E-Akte Aktenpläne
zu optimieren.
Im Ergebnis erhalten die Kommunen eine sauber strukturierte
Ablagesystematik als Grundlage durchgängig
digitalisierter, medienbruchfreier Verwaltungsprozesse
und einer fachverfahrens-, ja verwaltungsübergreifenden,
Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen.
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Dies wiederum vereinfacht das Nachvollziehen von
Zusammenhängen zwischen verschiedenen Dokumenten,
die Auffindbarkeit von Dokumenten trotz
des Ausscheidens eines Mitarbeiters, die Gerichtsverwertbarkeit,
die Verwaltung von Zugriffsberechtigungen,
die Aufbewahrungsfristen und nicht zuletzt eine
nachvollziehbare Archivierung.“
FLEXIBILITÄT UND OFFENHEIT
Aktenpläne sind ein grundlegender Teil des Dokumentenmanagement-Systems.
Dieses ist wiederum eine
zentrale Infrastrukturkomponente auf dem Weg in
die digitale Transformation. Mit den technologischen
Möglichkeiten guter Dokumentenmanagement-Systeme
kann der auf die digitale Welt strukturierte Aktenplan
mehrdimensional genutzt werden. Problemlos
können Vorgänge sowohl einem
Prozess, mehreren Themen, als
auch mehreren Objekten oder
mehreren Aktenzeichen zugeordnet,
bspw. ein Vorgang in mehreren
verschiedenen Akten abgelegt
werden. Traditionell unmöglich, da
bisher pro Vorgang oder Unterthema eine eigene Akte
angelegt werden musste. Alle Aktenzeichen können
im DMS mit Aufbewahrungsfristen versehen werden,
sodass je nach Vorgang die passende Mindest- oder
Höchstaufbewahrungsfrist schon hinterlegt ist. Ein
DMS kann aus einer nicht funktionierenden Schriftgutverwaltung
keine funktionierende machen, aus einem
schlechten Aktenplan keinen guten.
DIGITALISIERUNG
FORDERT VERÄNDERTE
ABLÄUFE
Die Renaissance und Optimierung kommunaler Aktenpläne
ist das Gebot der digitalen Stunde. Dabei geht es
nicht um die Überführung altehrwürdiger Aktenpläne
traditioneller Papierwelten in moderne, um die Übertragung
von Denkweisen aus der Papierwelt in elektronische
Medien. Digitalisierung verändert Abläufe,
fordert Flexibilität und Offenheit auch für die Strukturierung
von Aktenplänen, die sich an den tatsächlichen
Arbeitsabläufen der Verwaltungen orientiert. „Ein
Aktenplan kann kein starres Konstrukt darstellen. Er
muss jederzeit optimiert werden können, sich bietende
Optimierungspotentiale, die sich aus Alltag und weiterer
technologischer Entwicklung ergeben, nutzen.“
Strukturell können Verwaltungen entweder dem
kommunalen Aktenplan oder dem Produktplan folgen.
Produktpläne stellen Ergebnisse bzw. die Leistungen
des behördlichen Handelns in den Mittelpunkt.
Aktenpläne sind an Aufgaben
bzw. an den internen Verwaltungsvorgängen
orientiert. „Welche
Form für die Verwaltungen
sinnvoll ist, ist abhängig von den
Gegebenheiten der Verwaltung.
Doch keiner muss Aktenpläne neu erfinden. Eine Orientierung
am eigenen Verwaltungsorganigramm, dem
KGSt-Aktenplan oder dem Niedersächsischen Produktrahmen
bietet sich an“, so Sebastian Walczuch. „Auch
in Zeiten der elektronischen Akte hat ein Aktenplan
also seine Berechtigung.“
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PORTFOLIO
AUS KUNDENSICHT
PORTALVERBUND
LANDKREIS OSNABRÜCK
REALISIERT INTER-
KOMMUNALEN
PORTALVERBUND
MIT „OPENKREISHAUS“
„Es galt einen Weg zu finden, mit dem Onlinezugangsgesetz
(OZG) umzugehen. Müssen wir etwas
tun oder warten wir ab, bis Bund und Land Lösungen
vorlegen?“ fragt Stefan Albers, Leiter der Abteilung
Organisation und Digitalisierung des Landkreises
Osnabrück. Die Antwort ist deutlich: Als erster der
niedersächsischen Landkreise realisiert Osnabrück
einen interkommunalen Portalverbund. ITEBO ganz
nah erfragte Hintergründe, Ziele und den Weg.
ITEBO ganz nah: Abwarten auf das Land …
Sie haben sich anders entschieden?
Stefan Albers: Ja! Dabei ging es uns darum, unsere
eigenen Prozesse zu digitalisieren und den Bürgern
umfassende Services online zur Verfügung zu stellen.
Und wir wollten alle unsere Kommunen in eine einzige
Technologie einbinden. Das heißt,
strategisch und gemeinsam für den
Landkreis, aber auch für alle Kommunen
zu denken und sie auf den Weg
zu bringen. Da bleibt nur ein Portalverbund,
unter der Voraussetzung,
dass die Kommunen mitziehen.
ITEBO ganz nah: Herr Albers, die Umsetzung eines
Portalverbundes klingt nach langer und sorgfältiger
Vorbereitung…
Stefan Albers: Der Landkreis hat sich 2017 zum ersten
Mal mit der Frage beschäftigt, wie wir die Umsetzung
des OZG strategisch und strukturiert angehen.
HANDELN STATT
ABWARTEN
Hiermit hat sich die Koordinierungsgruppe Digitalisierung
befasst und ein Vorgehensmodell entwickelt.
Alle relevanten Beteiligten sind in der Koordinierungsgruppe
vertreten, seit einem Jahr gehören auch eine
Bürgermeisterin und drei Bürgermeister dazu. Der
Landrat hat den Vorsitz übernommen, das heißt, wir
erhalten hier die absolute Unterstützung von oben.
Das ist für ein solches Projekt unbedingt notwendig.
ITEBO ganz nah: Der Landkreis Osnabrück besteht
aus 21 Städten, Gemeinden und Samtgemeinden.
Wie schwer war es, alle Beteiligten in das Projekt zu
integrieren?
Stefan Albers: Das Thema stieß bei den Bürgermeistern
auf Interesse. Jeder Bürgermeister steht ja vor der
Aufgabe, die Anforderungen und Erwartungen seiner
Bürger zu bedienen. Diese sind von
Amazon und anderen Anbietern daran
gewöhnt, wie Online-Services funktionieren
und haben eine dementsprechende
Erwartungshaltung auch in Bezug
auf die Angebote der Kommunen.
Das Verständnis, aktiv werden zu müssen, ist also
grundsätzlich in unseren Kommunen vorhanden. Und
am Ende gab es so etwas wie eine Gruppendynamik.
ITEBO ganz nah: Wie sehen die angebotenen Dienstleistungen
aus, die Niedersachsen für die Umsetzung
des OZG anbietet?
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© fotolia.com/alex
Stefan Albers: Die erste Frage war: Was wird vorgegeben,
und wo ist Platz für unsere eigenen Prozesse?
Der BUS Niedersachsen (Bürger- und
Unternehmensservice, Anm. d. Redaktion)
bedient 338 Dienstleistungen
der Kreisverwaltung, davon 152 mit
Formularen, 45 davon nach Stufe 1
und 2 priorisierte Prozesse, 72 in Stufe
3. Aber 36 Prozesse, die wir brauchen, finden wir
dort gar nicht wieder. Zusätzlich haben wir bereits
gute Prozesse digitalisiert, wie das Baulastverfahren,
Bauantrag, Online-Anhörung, Bewerberportal und
viele mehr. Das wollten wir in unserem Portalverbund
verankert sehen.
ITEBO ganz nah: Portalverbund? Was ist
OpenKreishaus?
PROZESSE
DIGITALISIEREN
integriert. Antragsdaten können direkt an das Fachverfahren
übertragen und dort von den Sachbearbeitern
bearbeitet werden. Der Bürger erhält die
Rückmeldung über den Bearbeitungsstand
direkt in sein Servicekonto zugestellt.
Das ergibt ganz schlanke Prozesse,
von denen wir alle profitieren.
ITEBO ganz nah: Wie ist das organisatorisch gelöst?
Stefan Albers: Die Samtgemeinde Bersenbrück ging im
Oktober mit OpenR@thaus in den Echtbetrieb. Weitere
Kommunen folgen in den nächsten Monaten. Wenn
in einer Kommune OpenR@thaus installiert wurde,
verbinden wir sie mit dem OpenKreishaus. Wir hoffen,
dass bis Mitte 2019 weitestgehend alle Kommunen
OpenR@thaus-Prozesse anbieten werden.
Stefan Albers: Der Portalverbund basiert auf
OpenR@thaus und OpenR@thaus-Connect, einer
Drehscheibe. Jede Kommune implementiert
OpenR@thaus und wird über die Drehscheibe im
Portalverbund miteinander verbunden. Das Ergebnis
ist ein einziges Servicekonto für jeden Bürger, keine
Doppelanmeldungen, keine Datenredundanzen.
OpenR@thaus schafft Transparenz, da die Bürger
auch auf ihre Dokumente zugreifen können. Jede
Kommune kann mit OpenR@thaus sofort bis zu zehn
Basisprozesse nutzen, die Basiskomponenten und die
Möglichkeit, ihre Fachverfahren anzubinden.
Die schon vorhandenen Prozesse des Landkreises und
auch die individuellen Prozesse der Kommunen werden
ITEBO ganz nah: So schnell ist es möglich, einen
Portalverbund aufzubauen?
Stefan Albers: Ja, es benötigt ungefähr vier Wochen,
um eine Kommune zu integrieren, wenn die dafür
notwendigen und beschriebenen Ressourcen auch
nach Plan zur Verfügung stehen. In der Arbeitsgruppe
wurden alle Aspekte – organisatorisch, funktional bis
zur technischen Umsetzung – abgestimmt und vorbereitet.
Diese Vorbereitung legt jetzt den Grundstein
dafür, gut und schnell durch die Projekte der einzelnen
Kommunen zu kommen.
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AUS KUNDENSICHT
© fotolia.com/alex
ITEBO ganz nah: Wie ist das für die Kommunen wirtschaftlich
darstellbar?
ITEBO ganz nah: Wie nehmen Sie Ihre Rolle als Vorreiter
eines Portalverbundes auf?
Stefan Albers: Die Hauptinvestition liegt beim Landkreis.
Wir haben die Lizenzen für OpenR@thaus und für die
Drehscheibe erworben. Bei den Kommunen liegt der
Dienstleistungsaufwand und gegebenenfalls der Aufwand,
ihr eigenes optisches Design einzubringen.
ITEBO ganz nah: Apropos Land. Der Umfang Ihrer
Lösung klingt überaus engagiert....
Stefan Albers: Wir werden unsere
Anforderungen umsetzen und sie
Stück für Stück weiter ausbauen.
Uns ist dabei sehr bewusst, dass wir
davon möglicherweise wieder Teile
zurückbauen müssen, weil das Land
oder der Bund andere Lösungen vorgeben.
ITEBO ganz nah: Sie setzen also auf die „normative
Kraft des Faktischen“?
Stefan Albers: Wir sind stolz darauf, dass wir mit diesem
Projekt echte kommunale Gemeinschaft umsetzen.
Unser klares Ziel ist es, einer der ersten digitalen
Landkreise zu sein. Aber andere Landkreise beschäftigen
sich auch mit den Möglichkeiten, viele machen
sich auf den Weg. Unser Pilotprojekt wird sicher ganz
viele Hemmschwellen und Bedenken abbauen.
ITEBO ganz nah: Geben Sie Ihre Erfahrungen und
Ergebnisse weiter?
NORMATIVE KRAFT Stefan Albers: Nun, in der kommunalen
Welt ist es selbstverständlich,
DES FAKTISCHEN
Dinge gemeinschaftlich zu tun,
voranzubringen. Nur so erreichen wir
gutes E-Government, setzen das OZG praxisnah um.
Und auch wir möchten von den anderen und ihren
Ergebnissen profitieren.
Stefan Albers: Nun, OpenR@thaus ist ein etabliertes,
im Land akzeptiertes System. Es ist einfaches E-Government
auf hohem Niveau. Im Rechenzentrum betrieben,
gedacht für zukünftige und jede Erweiterung.
Die ITEBO und ihre Partner in der GovConnect setzen
hier Maßstäbe, auf die das Land aufbauen sollte.
OPENKREISHAUS
Mit OpenKreishaus können die Portale einzelner
Kommunen zu einem kommunalen Portalverbund
zusammengeschlossen werden.
www.open-rathaus.de
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GOVCONNECT
© fotolia.com/Maksim Kabakou
PMHUNDMANAGER IM EINSATZ
BEI DER SAMTGEMEINDE NEUENHAUS
„Um alle Informationen zu Haltern, Hunden, Vorgängen
und Chroniken gebündelt vorzuhalten, ist
der pmHundManager für mich unverzichtbar geworden“,
sagt Herbert Lüken, Leiter des Ordnungsamtes
bei der Samtgemeinde Neuenhaus.
DIE HERAUSFORDERUNG
„Seit der Verabschiedung des NHundG haben die
Kommunen vielfältige zusätzliche Aufgaben auf
dem Gebiet der Gefahrenabwehr zu bewältigen. Die
Ausführung des NHundG dient auch
dem Schutz des Bürgers und ist somit
als wichtige Aufgabe zu betrachten. Um
diesen Anforderungen gerecht zu werden,
war ich auf der Suche nach einer
Software, die dabei optimal unterstützt“, sagt Herbert
Lüken von der Samtgemeinde Neuenhaus.
Neben der Mitteilungspflicht (Registrierung im Hunderegister
Niedersachsen, § 6 NHundG) sind auch
die Sachkunde (§ 3 NHundG), die Kennzeichnung
(§ 4 NHundG) und die Haftpflichtversicherung (§ 5
NHundG) gesetzliche Pflichten der Hundehalterinnen
und Hundehalter, deren Einhaltung die Gemeinde zu
überwachen hat.
Auch Beißvorfälle, Fundhunde und viele weitere
Aufgaben müssen effektiv verwaltet werden. „In
der Samtgemeinde Neuenhaus gibt es etwa 1.250
Hunde. Alle Informationen zu Haltern und Hunden zu
verwalten, kann schnell unübersichtlich werden“, so
Lüken.
DIE LÖSUNG
AUSFÜHRUNG
DES NHUNDG
und komfortabel bearbeitet werden, E-Akten geführt
und diese direkt aus dem pmHundManager versendet
werden. Zudem ist ein Datenabgleich zwischen Steuer-
und Hunderegister Niedersachsen möglich.
In Zusammenarbeit mit niedersächsischen Verwaltungen
wurden standardisierte Anschreiben erstellt,
die im pmHundManager hinterlegt sind und allen
Nutzern zur Verfügung stehen. Diese könnten auch
noch individuell angepasst werden.
Der pmHundManager wird als Dienstleistung zur
Verfügung gestellt. „Für unsere IT gibt
es beim Einsatz des pmHundManagers
nichts zu tun. Updates werden automatisch
bereitgestellt. Auch für die
Sicherung der Daten ist die GovConnect
zuständig. Ich benötige lediglich einen Internetzugang
und einen Webbrowser. Wir können uns also
auf unser eigentliches Tagesgeschäft konzentrieren“,
berichtet der Leiter des Ordnungsamtes.
Die Weiterverarbeitung der Daten aus dem pmHund-
Manager in anderen Verfahren wird ebenfalls unterstützt.
„Es gibt eine Schnittstelle zu pmOWI. Diese
setzen wir zur Bearbeitung der Ordnungswidrigkeiten
im ruhenden Verkehr und allgemeinen Ordnungswidrigkeiten
(insbesondere Hundeangelegenheiten) ein“,
sagt Herbert Lüken.
Beitrag zur Verfügung gestellt durch die GovConnect
GmbH
© GovConnect
Der pmHundManager ist eine Webanwendung, die
sich von der Handhabung am Hunderegister Niedersachsen
orientiert. Vorgänge können umfangreich
Maren Wulf (Produktmanagerin, GovConnect), Herbert
Lüken (Samtgemeinde Neuenhaus) und Jörn Bargfrede
(Vertriebsleiter, GovConnect)
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UNSER TEAM
NACIR ADOUNI
HAT SEINEN START
GEMEISTERT
Geboren in Tunesien lebt Nacir Adouni mit seiner
deutschen Ehefrau und seinen drei Kindern seit Juli
2015 in Helmstedt in Deutschland. Und
seit einem Jahr gehört er zum Team
IT-Service im ITEBO-Rechenzentrum
Braunschweig. Wir wollten mehr über
ihn erfahren und kamen dazu mit ihm ins
Gespräch:
ITEBO ganz nah: Herr Adouni, fühlen Sie sich gut
angekommen?
Nacir Adouni: Auf jeden Fall. Ich bin glücklich, nun
endlich mit meiner Familie zusammen zu sein und
gemeinsam das Leben zu gestalten. Um schnell Fuß
zu fassen, habe ich erst einmal zwei Sprachkurse
besucht, um Sprachbarrieren zu beseitigen und mich
gut einleben zu können. Den Start
erleichtert haben mir vor allem meine
Ehefrau und meine Schwiegermutter,
die mir jegliche Unterstützung gaben
und geben. Das war und ist für mich
sehr wichtig und hilfreich.
ITEBO ganz nah: Wie kam es zur Aufnahme einer
Tätigkeit bei der ITEBO-Unternehmensgruppe?
Nacir Adouni: Um ehrlich zu sein, hatte ich eine
Portion Glück. Nach vielen, vielen Bewerbungen
lud man mich zu einem Vorstellungsgespräch bei
der ITEBO-Unternehmensgruppe ein. Hier lernte
GEBOREN IN
TUNESIEN
EINE NEUE
HERAUSFORDERUNG
ich meinen jetzigen Chef Jörn Niewerth kennen. Er
schenkte mir Vertrauen, glaubte an mich und meine
Fähigkeiten und unterstützt mich bis
heute in jeglicher Form, um gute Arbeit
zu leisten. Als mir Herr Niewerth damals
sagte, dass er aufgrund der sprachlichen
Probleme bei der ausgeschriebenen
Stelle Managed IT zwar ein paar Bedenken hat, mich
aber gern als Mitarbeiter Roll-Out mit einem etwas
geringeren Anforderungsprofil sehen könnte, habe
ich sofort zugegriffen. Ich sagte ihm: Lassen Sie doch
in Ihren Überlegungen alle meine Zertifikate und Abschlüsse
weg. Ich möchte einfach arbeiten, eine neue
Herausforderung annehmen und mich beweisen. Und
das kann ich jetzt. Für dieses entgegengebrachte Vertrauen
kann ich Herrn Niewerth nur danken und mich
mit guten Resultaten dafür revanchieren.
ITEBO ganz nah: Mit welchen
Aufgaben sind Sie bei der
ITEBO-Unternehmensgruppe
betraut?
Nacir Adouni: Gemeinsam mit einem weiteren
Kollegen, mit dem ich gut zusammenarbeite, bin ich
auf dem Gebiet Roll-Out tätig. Konkret kümmern wir
uns gegenwärtig um die Ausstattung aller Schulen
der Stadt Braunschweig und auch der Verwaltung der
Stadt mit EDV-Geräten. Dies umfasst sowohl die Auslieferung
aller Rechner, Monitore und Drucker, das
Einrichten der PCs, bis hin zur tatkräftigen Unterstüt-
18

© fotolia.com/efesenko
zung vor Ort, wenn Probleme auftauchen. Darüber
hinaus kann ich auch meine Programmierkenntnisse
einbringen. So unter anderem bei einer Applikation
für die Lagerverwaltung, darunter zählen Annahme/
Auslieferung von Hardware. Zusätzlich betreue ich
eine Inventarisierungssoftware.
In Tunesien habe ich in Gafsa Allgemeine Informatikwissenschaft
studiert, habe einen Bachelor-Abschluss,
der in Deutschland anerkannt wird, und kann nun,
nachdem ich erste Berufserfahrungen in Tunesien
sammeln konnte, mein fachliches Wissen sehr gut
einbringen.
ITEBO ganz nah: Worauf legen Sie bei Ihrer Arbeit
besonderen Wert?
Nacir Adouni: Na, in jedem Fall auf die
Zufriedenheit der Kunden. Da heutzutage
in unserem Leben fast alles mit IT zu
tun hat, stehen vor der ITEBO vielfältige Herausforderungen.
Und da möchte ich die ganze Bandbreite
meiner Kenntnisse in die Waagschale werfen, damit
das Unternehmen sich weiter so positiv entwickeln
kann wie jetzt.
und Bus nimmt in der Woche täglich zwei bis zweieinhalb
Stunden in Anspruch. Aber meine Familie hier
in Deutschland hat ihre Wurzeln in Helmstedt und
meine Kinder haben hier ihren Freundeskreis bzw.
gehen hier zur Schule. Und so nehme ich die täglich
etwas längere Fahrtzeit gern dafür in Kauf, denn ein
schönes Familienleben ist mir ebenso wichtig wie eine
zufriedenstellende Arbeit.
ITEBO ganz nah: Und was unternimmt die Familie
Adouni dann in ihrer Freizeit?
Nacir Adouni: Oh, eine ganze Menge. So verbringen
wir viel Zeit an der frischen Luft, werkeln in unserem
Garten, gehen spazieren und füttern Enten oder wir
wandern. Unsere Kinder mögen die
Natur ebenso wie erlebnisreiche Ferien.
WURZELN IN
In diesem Jahr waren wir in Heringsdorf
HELMSTEDT
auf Usedom und für das kommende Jahr
planen wir einen Urlaub in Tunesien.
Und das mit dem Auto. Das werden sicher ereignisreiche
Tage für alle, denn ich möchte meinen Kindern
mein Geburtsland zeigen und bestimmt wird auch die
Fährfahrt von Italien nach Tunesien dabei zu einem
nachhaltigen Ferienerlebnis.
ITEBO ganz nah: Ist der lange Anfahrtsweg von
Helmstedt nach Braunschweig für Sie hinderlich?
Nacir Adouni: Sicher, die Hin- und Rückfahrt zwischen
Helmstedt und meinem Arbeitsort mit Bahn
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PORTFOLIO
© fotolia.com/denisismagilov
VERFAHRENSBESCHREIBUNG UND DOKUMENTATION
„WIE MACHEN DAS DENN DIE ANDEREN?“
© ITEBO GmbH/Philip Loeper
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Mehr als 100 Tage nach Erlangung ihrer Gültigkeit
zählt die Umsetzung der neuen Datenschutzgesetzgebungen
EU-DSGVO und KDG immer noch zu den
größten Belastungstests aller Branchen: In Kommunen,
Bistümern, Kirchengemeinden
und karitativen Vereinigungen
ebenso wie in der Wirtschaft. Bis
zu 60 Prozent der Mehrbelastungen
entstehen vor allem durch Bürokratie,
das größte Hemmnis sei die Dokumentationsund
Nachweispflicht, so verlautbart auch Mario
Ohoven, Präsident des Bundesverbandes mittelständische
Wirtschaft (BVMW).
„Bei all unseren Kunden bremsen vorrangig nicht die
fehlenden Ressourcen. Die ganz konkrete Umsetzung
der Vorgaben ist unklar und verunsichert. Müssen
bestehende Prozesse umgestellt und neue Prozesse
eingeführt werden? Wie soll die Beschreibung der
Verfahren und deren Dokumentation aussehen?“,
beschreibt Kim Schoen, Servicebereichsleiter Datenschutz
und IT-Sicherheit sowie interner Datenschutzbeauftragter
der ITEBO-Unternehmensgruppe, die
derzeitigen Unsicherheiten der
ITEBO-Kunden. „Die häufigste
Frage, die wir hören: Wie machen
es denn die anderen?“
Die zentralen Aufgaben der Datenschutzgesetze
liegen in der Erstellung und Pflege eines Verarbeitungsverzeichnisses,
der Informationspflicht und der
Beschreibung notwendiger Schutzmaßnahmen zur
Datensicherheit und dem Datenschutz. Um diese mit
möglichst geringem Aufwand umzusetzen, bietet die
ITEBO-Unternehmensgruppe mit dem Datenschutzregister
pmDSR der GovConnect eine geeignete
Lösung.
Ihr Ansprechpartner: Gerald Leitke,
Geschäftsbereich Vertrieb
BELASTUNGSTEST
ALLER BRANCHEN
EINE BEDARFSORIEN-
TIERTE DATENBANK
Die behörden- und unternehmensübergreifende
Datenbank bietet die Möglichkeit, eigene Verfahrensbeschreibungen
in einer formularbasierten und gut
strukturierten Form per Web-Applikation zu erstellen,
zu pflegen und zu verwalten, und
diese dann anderen datenverarbeitenden
Stellen zur Verfügung zu stellen.
Bereits vorhandene aber anonymisierte
Verfahrensbeschreibungen lassen
sich aus dem öffentlichen Verzeichnis einfach in den
eigenen Bestand importieren. „Wenn die Muster
passen, werden sie übernommen. Stimmen die angebotenen
Beschreibungen in ihren spezifischen, realen
Umsetzungen nicht vollständig überein, lassen sie
sich nachbearbeiten und in dieser neuen Form wieder
veröffentlichen“, erklärt Kim Schoen.
Gibt es neue Vorlagen zu Verfahrensbeschreibungen
oder zur Erfüllung der Informationspflichten, erhalten
Nutzer dazu eine Information. Auch die Erstellung
von Verfahrensbeschreibungen für Betroffene oder
zur Vorlage bei der Prüfung durch eine Aufsichtsbehörde
ist ohne Probleme möglich.
Geben und Nehmen, datenschutzkonform.
So entsteht derzeit eine
gefragte, bedarfsorientierte Datenbank,
in der jeder Nutzer das findet,
was er braucht. Die ITEBO-Unternehmensgruppe
berät über 200 Kunden im Bereich EU-DSGVO und
KDG, stellt externe Datenschutzbeauftragte. Bereits
über 60 Kunden nutzen das Datentool: Von der
kleinen Gemeinde bis zum großen Landkreis, vom
Krankenhaus bis zur kirchlichen Institution.
„Das Ziel ist eine Sammlung mit vollständigem
Bestand“, erläutert Kim Schoen. „So schaffen wir Synergien,
da sich nicht jeder Nutzer mit jedem Prozess
komplett neu beschäftigen muss. Dies spart Zeit und
erleichtert die Arbeit der Datenschutzbeauftragten
erheblich.“

KOOPERATIONEN
© fotolia.com/metamorworks
DAS DIGITALE GEWERBE VON MORGEN
IM BÜRGER-PORTAL DER ZUKUNFT
„Die einzigen drei Gründe, warum man in Estland
überhaupt noch ein Amt von innen sehen muss, sind
eine Heirat, eine Scheidung und der
Kauf eines Hauses.“ Alles andere
passiert, ob privat oder unternehmensbezogen,
im nördlichsten Land
des Baltikums online: Durch die
Verbindung funktionaler Bürgerportale
mit fach- und behördenübergreifend vernetzten
Fachverfahren. Damit so eine durchgängige Kette
von Arbeitsabläufen auch in den niedersächsischen
Verwaltungen entstehen kann, vertiefen die ITEBO
und HSH ihre Zusammenarbeit.
Mit OpenR@thaus bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe
eine aus Anwender- und Bürgersicht konsequent
gedachte Portallösung. Bereits mit der Basisausstattung
können Kommunen jeder Größe zehn
E-Government-Prozesse schnell und ohne großen
Konfigurationsaufwand online anbieten. Der digitale
Wandel findet im Bürgerservice und in den kommunalen
Fachverfahren statt. Die Basisdienste von
OpenR@thaus, vom Bürgerkonto, der Schnittstelle
zum BUS Niedersachsen, über Postkorb bis E-Payment,
vernetzen wir mit den E-Services und Fachprozessen
von VOIS. Fachlich sind wir bereits umfassend
gut gerüstet für die nächsten VOIS-Entwicklungen“,
sagt Ronny Kirchner, Vertriebsleiter der ITEBO-Unternehmensgruppe.
INTEGRATIONSPLATTFORM VOIS
Mit VOIS bietet die HSH-Gruppe eine sowohl softwareseitige
als auch organisatorische Plattform zur
Integration und Entwicklung kommunaler Fachverfahren.
In einer zentralen Architektur werden derzeit
fast 20, bisher autonom arbeitende, Fachverfahren
verbunden. Bis 2025 sollen es über 30 sein. Seit mehr
als zwei Jahren wird die ITEBO-Unternehmensgruppe
von Kommunen als Hosting- und Service-Partner von
VOISIMESO gut angenommen. „Wir haben das
Portfolio des Kernverfahrens VOISIMESO um Fachverfahren
wie Fundbüro und Fischereischein erweitert.
VERBINDUNG
FUNKTIONALER
BÜRGERPORTALE
Im vierten Quartal 2018 werden wir der erste Hosting-
und Servicepartner des neu in die VOIS-Plattform
integrierten Gewerbe- und Erlaubniswesens
VOISIGESO in Niedersachsen
sein. Gewerberegister, Online-Meldung,
Online-Auskunft sowie Gestattungen
nach §12 GastG stehen dann
zur Verfügung“, so Carsten Weise,
Projekt-, und Teamleiter für den Bereich Bürgermanagement/VOIS
bei der ITEBO-Unternehmensgruppe.
Den Komfort eines ausgereiften Gewerbefachverfahrens
nutzen Städte und Gemeinden in Bezug auf An-,
Ab- und Ummeldung, während das Erlaubniswesen
den Landkreisen und kreisfreien Städten obliegt. Die
Vernetzung einer Kreisverwaltung mit seinen Kommunen
zum Austausch von Gewerbe- und Erlaubnisdaten
ist integrativer Bestandteil des Verfahrens.
„Fast alle unsere Kunden haben gewerbebezogene
Vorgänge. Mit der Nutzung von VOIS, ob lokal oder
in unserem Rechenzentrum, ergibt sich ein enormer
Mehrwert“, erklärt Carsten Weise. Wer zum Beispiel
den Umzug eines Gewerbes online meldet, möchte
sich nicht darum kümmern, welche Folgeaufgaben
beachtet oder welche Behörden einbezogen werden
müssen. Vielleicht muss ein Auto umgemeldet
oder ein Handwerkerparkausweis beantragt werden.
Gemessen an der Erlebniswelt gängiger Onlineshops
wird erwartet, dass ein Antrag verschiedene Fachanwendungen
automatisiert anspricht und Verfahren im
Hintergrund ineinandergreifen. Auch Mitarbeiter erwarten
Transparenz zu zusammenhängenden Abläufen,
automatisierte Wiedervorlagen. Die Identifikation
und Umsetzung solcher Folgevorgänge über Fachverfahrensgrenzen
hinweg ist ein zentrales Element der
Prozess- und Vorgangslogik von VOIS.
„Mit VOIS wird OpenR@thaus proaktiv denkend
und bietet nun noch mehr Service. Mit dieser auf
die Umsetzung des OZG fokussierten Lösung setzen
wir in Niedersachsen erneut ein Zeichen“, ist Ronny
Kirchner, Vertriebsleiter der ITEBO-Unternehmensgruppe,
überzeugt.
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AUS KUNDENSICHT
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FÜR GUTE NEUE MITARBEITER GEHT DIE HWK IN
OSNABRÜCK DEN DIGITALEN WEG
BEWERBER EINFACH BESSER MANAGEN
Kompetentes, passendes Personal ist heute ein
hohes Gut. Immer mehr will man deshalb auch in
Verwaltungen und anderen öffentlichen Institutionen
dafür tun, um neue geeignete Mitarbeiter
zu finden und zu gewinnen. Ohne digitale Unterstützung
war dies für die Handwerkskammer
Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim zu einer
unübersichtlichen und aufwändigen Angelegenheit
geworden. Mit BITE wurde dort nun eine Lösung für
das Bewerbermanagement eingeführt, die sämtliche
Prozesse vereinfacht und so auch einen optimalen
Umgang mit den Kandidaten ermöglicht.
Bewerber machen Arbeit: Geeignete
Kandidaten müssen vorselektiert
und intern ausgewählt, Vorstellungsgespräche
müssen vereinbart
und durchgeführt werden.
Absagen sind zu verfassen und auch die Einhaltung
gewisser zeitlicher Fristen spielt eine Rolle. Traditionell
erledigt man all dies auf der Basis von eingescannten,
ausgedruckten oder kopierten Bewerbungen, Excellisten
und Standardserienbriefen. Personaler und ihre
Teams tragen Dokumente über die Flure und pflegen
die Daten in Excellisten. Das ist mühselig und kostet
Zeit, die im Umgang mit Bewerbern durchaus ein kritischer
Faktor sein kann. Bei der HWK in Osnabrück
hat man sich unter anderem auch deshalb auf die
Suche nach einer digitalen Lösung für das Bewerbermanagement
umgeschaut. Die Entscheidung für BITE
fiel aus einer Vielzahl von Gründen.
OPTIMIERUNG VON AUSSCHREI-
BUNG BIS ZUSAGE: BITE
BITE ist eine sehr umfassende Lösung, die Personaler
bereits bei der Erstellung der Stellenanzeige
unterstützt. Über Designfunktionen lässt sich diese
individuell gestalten. Auch die Art und Weise und mit
welchen Angaben und Dokumenten sich Kandidaten
bewerben, lassen sich individuell anpassen.
MODERNES BEWERBER-
MANAGEMENT
Die Verteilung der digitalen Bewerbungen
an die Vorgesetzten erfolgt
einfach durch Berechtigung zum
Zugriff auf die online gespeicherten
Daten. Alle am Auswahlprozess
beteiligten Stellen und Abteilungen können über
die Webanwendung ihre Bewertungen vornehmen,
zentral, zeitgleich und auf Basis derselben Daten.
Markus Appelbaum, der seitens der ITEBO-Unternehmensgruppe
das Einführungsprojekt BITE durchgeführt
hat, erläutert: „Einer der großen Vorteile des digitalen
Bewerbermanagements liegt darin, dass der Kunde mit
viel weniger Aufwand den gesamten Prozess systematischer
gestalten kann. Das wirkt sich auch auf die
Attraktivität für die Bewerber aus.“
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AUSSENWIRKUNG UND BEWERBER-
DIALOG NACHHALTIG VERBESSERN
Wer sich heute als moderner, attraktiver Arbeitgeber
positionieren will, ist mit einem digitalen Bewerbungsmanagement
gut beraten. Kaum ein Kandidat
möchte heute noch umständlich Bewerbungsmappen
erstellen und zur Post bringen. Online-Bewerbungen
erfreuen sich deshalb großer Beliebtheit. Aber auch
Text und Tonlage der Kommunikation sind wichtig –
auch hier bietet BITE Unterstützung. Dazu Udo
Sterthaus, Personalkoordinator bei der HWK Osnabrück-Emsland-Grafschaft
Bentheim: „Bewerber
schauen heute genau hin, wo sie sich bewerben – hier
zählt natürlich der erste Eindruck. Diesen konnten wir
mit BITE deutlich verbessern.
Das neue Verfahren geht schnell und baut keine
unnötigen Hürden auf. Die Textvorlagen für den
schriftlichen Dialog mit den Bewerbern sind von hoher
Qualität und lassen sich individuell anpassen, was
ich persönlich sehr wichtig finde. Denn wir wollen
auch mit denjenigen, denen wir absagen müssen,
angemessen kommunizieren.“
Wir konnten unsere Ziele darüber hinaus auch schnell
erreichen: Zwei Monate nach der Vertragsunterzeichnung
war BITE einsatzbereit. Dies ist auch der optimalen
Zusammenarbeit mit der ITEBO geschuldet.“
HOHE DATENSICHERHEIT
UND DSGVO-KONFORMITÄT
Da BITE eine webbasierte Anwendung ist, werden die
gesamten Daten des Bewerbermanagements nicht
lokal gespeichert, sondern auf externen Servern. Diese
befinden sich in einem hochsicheren Rechenzentrum
in Süddeutschland. Dadurch ist der Import von
Schadsoftware – etwa über infizierte Anhänge an Bewerbungen
– in das eigene IT-System ausgeschlossen.
Neben der Datensicherheit ist auch der Datenschutz
gewährleistet: Durch eine entsprechende Verwaltung
der Zugriffsrechte auf die Bewerberdaten wird auch
die Einhaltung der DSGVO sichergestellt."
HOHER NUTZEN BEI GERINGEM
EINFÜHRUNGSAUFWAND
Bei der HWK in Osnabrück ist die Zufriedenheit mit
BITE sehr hoch. Udo Sterthaus: „Die Lösung ist für
den gesamten Prozess sehr hilfreich und nützlich.
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