VaterNews No25

projekte
Seiten der AS400 eine Druckaufbereitung
für den Laserdruck
vorgenommen werden.
Der Druckaufbereitungsprozess,
der von der Firma mmp400
stammt, konnte in das Konzept
von Vater eingebunden werden
und wurde in 2012 umgesetzt.
Dokumentenprozesse optimieren
Nach der Einführung der neuen
Drucker/Multifunktionsgeräte sah
HBK in der Prozesskette „Erstellung,
Erfassung, Speicherung
sowie Abrufen und Ausdrucken
von Dokumenten“ weitere Optimierungsmöglichkeiten.
Heute
• wird der Dokumentenerfassungsworkflow
über die Scanlösung
Nuance AutoStore
von Ricoh abgebildet. Über
die Ricoh-Multifunktionsgeräte
ist eine flexible Erfassung
der Dokumente möglich.
Anschließend können die
Dokumente an beliebige
Ziele weitergeleitet werden,
so auch an das eingesetzte
Dokumentenmanagement-
System.
• werden mit Streamline NX
von Ricoh zentral kostensenkende
und betriebsoptimierende
Druckregeln zur Effizienzsteigerung
von Prozessen
definiert.
• kann sich jeder Mitarbeiter
mit seiner Karte am Card
Reader des Ricoh Multifunktionssystems
identifizieren, um
seine Aufträge zu drucken
oder seine Dokumente zu
scannen. Letztere können
anschließend mittels einer
direkten Adress-Datenbankabfrage
an die AS400 gleich
an Kunden oder Lieferanten
versendet werden. So entfallen
überflüssige Drucke/Kopien
und Arbeitsschritte.
• werden zahlreich Belege gar
nicht mehr physisch ausgegeben,
sondern direkt der digitalen
Verarbeitung zugeführt.
Bei all den Optimierungsprozessen
wurden die Mitarbeiter von
HBK eingebunden. „Es ist wichtig,
die Anforderungen der Nutzer in
der Konzeption zu berücksichtigen“,
so Stephan Timm. Auch ein
anschließendes Coaching am
Arbeitsplatz hält er für unerlässlich.
„Wir haben viele Neuerungen
auf den Weg gebracht.
Die Anwender sollen für sich
erkennen, welche Arbeitserleichterungen
diese Prozesse mit sich
bringen.“
Fit für die Zukunft
Das stetig wachsende Datenvolumen
veranlasste HBK 2016 zu
einem Redesign der IT-Infrastruktur,
um absehbare Engpässe zu
vermeiden. Die neue Infrastruktur
sollte ein Höchstmaß an Investitions-
und Zukunftssicherheit bieten
und mit den Anforderungen
des Unternehmens wachsen.
Vater entwickelte in enger Abstimmung
mit HBK das entsprechende
Konzept und realisierte
die nachfolgenden Punkte:
• Neustrukturierung und Konsolidierung
der vorhandenen
VMs. Als zusätzliche Absicherung
dient ein Host im „Cold-
Standby-Modus“.
• Migration des Microsoft
Exchange Servers und der
bestehenden E-Mail-Konten
während des laufenden Betriebes,
wobei ein ständiger
Zugriff auf alle Daten gewährleistet
sein musste.
• Einführung des DFS (Distributed
File System), um den
Administrationsaufwand zu
reduzieren. Beim DFS werden
die im Netz verteilten
Verzeichnisse zu ganzheitlichen
Verzeichnisstrukturen
zusammengestellt. Auch
wenn sich diese Verzeichnisse
dem Anwender als einheitliche
Struktur darstellen, so
können sie sich trotzdem auf
unterschiedlichen Speichern
befinden.
• Optimierung des Active
Directories
• Komplette Erneuerung des
Netzwerkdesigns mit dem Ziel,
die Performance zu steigern,
die Sicherheit zu erhöhen und
den Administrationsaufwand
zu senken.
• Aufbau eines Firewall-Cluster-
Betriebes
Flexibel, kompetent, individuell –
der Vater Service
Alle drei Standorte werden von
nur 1,5 IT-Mitarbeitern betreut.
„Wir wollen viel selber machen
und wir können auch viel selber
machen“, erklärt Thomas Muhl.
Aber bei der Komplexität der IT
könne man die Detailtiefe für
alle Themen hausintern gar nicht
vorhalten. Darum konzentriert
sich das HBK-Team auf seine
Kernkompetenz – das AS400-
Umfeld. „Für den Rest haben wir
Partner an unserer Seite.“ Seit
diesem Jahr gibt es einen Service-Vertrag
mit Vater. „Hier gibt
es nicht nur Spezialisten, auf die
wir zugreifen können. Wir können
auch Urlaube oder den krankheitsbedingten
Ausfall abfedern,
da das Vater-Team aufgrund der
langjährigen Zusammenarbeit
die Prozesse kennt.“
Um im Falle eines Falles aber
auch eingreifen zu können,
falls es mal „brennt“, findet ein
ständiger Know-how-Transfer
zwischen Vater und HBK statt.
Erfolgsfaktor Mensch
Seit mehr als 5 Jahren arbeiten
HBK und Vater nun zusammen.
Dabei ist über die Jahre eine
vertrauensvolle Partnerschaft
entstanden. Dass es dabei
fachlich stimmt, ist selbstredend.
„Aber“, betont Marko Lehmann
von HBK, „den Unterschied
macht der Mensch.“ Das ist
dem Traditionsunternehmen an
der Westküste sehr wichtig. Mit
Stephan Timm haben sie den
richtigen Partner gefunden. Ein
Know-how-Träger. Ein Freund der
klaren Worte. Ein Kümmerer, der
bei Problemen auch mal alle Beteiligten
an einen Tisch holt. „Kurz
nachdem wir auf die Laserdrucker
umgestellt haben, tauchten
massive Druckprobleme auf“,
erinnern sich Marko Lehmann
und Thomas Muhl. Dabei habe
man im Vorwege intensiv getestet
und alles lief reibungslos.
Auf Betreiben von Vater kamen
alle an einen Tisch – bis hin zum
Papierlieferanten. Es stellte sich
heraus, dass der Papierlieferant
das Papier gewechselt hatte.
Die gelieferte Charge entsprach
nicht mehr den Anforderungen
und führte somit zu Druckproblemen.
„Im Vordergrund stand für Stephan
Timm die gemeinsame Ursachenforschung“,
betont Marko
Lehmann. Das zeichne auch
heute noch die Zusammenarbeit
mit Vater aus: Es gelte immer,
eine Lösung zu finden.
Aber auch neue Ideen und Optimierungsmöglichkeiten
werden
regelmäßig in gemeinsamen
Strategiemeetings erarbeitet.
„Mitdenken und Vorausdenken“
sind für Stephan Timm selbstverständlich.
So entstand auch
die Idee für die Entwicklung
einer App, die bei der bildlichen
Dokumentation im Lieferprozess
unterstützen soll.
Und App geht’s
Zukünftig wird bei HBK nicht nur
die Warenübergabe bestätigt,
sondern auch der Zustand der
Ware dokumentiert. Am Lieferort
scannt der Mitarbeiter mit der
HBK-App den PDF 417-Code
der Lieferpapiere, so dass die
Kunden-, die Lieferanten- und
die Vorgangsnummer sowie die
Belegart als Basisdaten für den
Vorgang erfasst sind. Die anschließend
erstellten Fotos der
Ware werden dem Vorgang automatisch
zugeordnet. Kommen
die Fahrer von ihren Auslieferungstouren
zurück, erfolgt an
den Standorten per WLAN eine
Synchronisierung und die Bilder
werden zu den entsprechenden
Vorgängen ins Dokumentenmanagement-System
übertragen.
Ein weiterer wichtiger Schritt zur
Qualitätssicherung und eines
optimierten Reklamationsmanagements.
Eins ist aber sicher: Nach 5
Jahren Zusammenarbeit kann
HBK nun mehr, als einfach nur
drucken.
Stephan Timm,
Tel. 040 299935-73