productronica // 10 Schritte zum sicheren Messeerfolg

meplanconsult

UNIVERS 45 LIGHT

+ BLEISTIFT FEDERLEICHT 0,15 PT

UNIVERS 45 LIGHT

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TEIL I

TEIL II

TEIL III

VOR DER MESSE

WÄHREND DER MESSE

NACH DER MESSE

powered by MEPLAN


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ÜBERSICHT 10 STEPS

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INHALT

EDITORIAL

VOR DER MESSE

1 Messeziele S. 4

2 Budgetkalkulation S. 6

3 Messestandkonzept S. 8

4 Besuchereinladung S. 14

5 Neue Kontakte gewinnen S. 16

WÄHREND DER MESSE

6 Mitarbeiterbriefing S. 18

7 Messegespräche S. 20

8 Lead Management S. 22

NACH DER MESSE

9 Messenacharbeit S. 24

10 Erfolgskontrolle S. 26

Messeerfolgsgutschein

im Wert von 1.200 Euro S. 29

To do am/ab

To do am/ab

To do am/ab

Sehr geehrte Aussteller der productronica,

die Vorbereitungen für die productronica 2019 laufen bereits auf Hochtouren, damit wir unser

Ziel, Ihnen die bestmöglichen Voraussetzungen für Ihren geschäftlichen Erfolg zu bieten, zu Ihrer

vollsten Zufriedenheit erreichen.

Doch nicht nur für uns als Veranstalter, auch für Sie als Aussteller ist die strukturierte Planung Ihres

Messeauftritts die Grundvoraussetzung für Ihren Erfolg. Als Ihr verlässlicher Partner wollen wir

Ihnen deshalb über die productronica hinaus mehr bieten. Wir möchten Sie von unserer Erfahrung

profitieren lassen und Sie darin unterstützen, eventuelle Hürden zu überwinden und Ihnen die

Regeln, Kniffe und Tricks aufzeigen, die Ihnen zum großen Erfolg auf der productronica 2019

verhelfen.

Mit der Broschüre 10 STEPS erhalten Sie ein übersichtliches, bewusst kurz gehaltenes Handbuch als

Begleiter für die tägliche Arbeit – mit vielen wertvollen Praxistipps und konkreten Antworten auf die

Kernfragen Ihrer erfolgreichen Beteiligung. Unser Leitfaden zeigt Ihnen in zehn Schritten, wie Sie

Ihre Messeziele sicher und effizient erreichen. Überspringen Sie den ersten Schritt, gefährdet dies

Ihren Messeerfolg. Tragen Sie daher gleich konkret Termine ein, an denen Sie mit der Umsetzung

der einzelnen Schritte beginnen wollen. Checklisten, Tools, nützliche Quellen und Praxistipps

dienen als wichtige Hilfsmittel für eine effiziente Realisation Ihres Messeprojekts.

Wir finden Antworten auf Ihre Fragen und zeigen Ihnen Wege auf, die sich täglich in der Praxis

bewähren. Natürlich stehen wir Ihnen auch bei der Umsetzung Ihrer zehn Schritte zum Messeerfolg

persönlich zur Seite.

Wir wünschen Ihnen einen guten Start in Ihre Messevorbereitungen sowie viel Erfolg auf der

productronica 2019!

Herausgeber: MEPLAN GmbH,

Olof-Palme-Straße 1, 81829 München

ISBN 978-3-00-027670-5

Copyright by MEPLAN GmbH

Ihr productronica-Team

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MESSEZIELE

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ÜBERSICHT

10 STEPS

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Wer sich keine konkreten Messeziele setzt, kann sie auch nicht erreichen. Welche Ziele verfolgen

Sie mit Ihrer Messebeteiligung: Wollen Sie vorrangig neue Kunden gewinnen, das Image Ihres

Unternehmens pflegen oder Produktneuheiten präsentieren? Von der Definition Ihrer Messeziele

hängt die gesamte Planung Ihres Messeauftritts ab: von der Standflächenwahl über das

Messestanddesign und die Besuchereinladung bis hin zur Betreuung Ihrer Gäste am Stand.

KERNFRAGEN

Wie ermittle ich die Ziele meiner Messebeteiligung?

Mit dem praktischen und kostenfreien MesseNutzenCheck des AUMA* erhalten Sie online einen

detaillierten Einblick in die wichtigsten Ziele von Messebetei li gungen. Außerdem finden Sie dort die

richtigen Instrumente, um das Erreichen Ihrer Messeziele auch messen zu können. Mehr Infos unter

www.auma.de.

Orientieren Sie sich bei der Definition Ihrer Messeziele an

Ihren Unternehmens- und Marketingzielsetzungen.

Rechtzeitige Festlegung – je früher, desto besser.

Definieren Sie realistische Ziele, die Sie für jede Messebeteiligung

neu festlegen bzw. überprüfen.

Konzentrieren Sie sich auf Ziele, die konkret messbar sind.

Legen Sie fest, wie Sie das Erreichen Ihrer Ziele messen wollen.

Kommunizieren Sie die Messeziele an alle Messebeteiligten in

Form einer schriftlichen Dokumentation.

Wie werden meine Messeziele Kernstück der Messeplanung?

Binden Sie frühzeitig alle Bereiche Ihres Unternehmens, die direkt in Ihren Messe auftritt involviert sind,

in die Planung mit ein. Erarbeiten Sie Ihre Messeziele gemeinsam und kommunizieren Sie diese an

alle internen und externen Akteure. Die Vermittlung Ihrer Ziele ist ein ebenso wichtiger Bestandteil des

Briefings externer Dienstleister wie auch Ihres Standpersonals.

Welche Vorteile bieten klar formulierte und dokumentierte Messeziele?

Mit den richtig definierten Messezielen sorgen Sie für eine klare, durchgängige Messekommunikation

und haben jederzeit einen verbindlichen Leitfaden für alle Messeaktivitäten an der Hand. Ihre Messeziele

bilden auch die Basis für die wichtige Erfolgskontrolle nach der Messe. Je klarer Sie dabei Ihre Ziele

definieren, desto größer sind Ihre Erfolgsaussichten.

* Ausstellungs- und Messe-Ausschuss

der Deutschen Wirtschaft e. V.

PRAXISTIPP

MesseNutzenCheck unter www.auma.de

HÄUFIGE MESSEZIELE

Kontaktziele: Stammkundenpflege, Neukundengewinnung

Informationsziele: Wettbewerbsbeobachtung, Benchmarking,

Gewinnung neuer Kooperationspartner

Kommunikationsziele: Steigerung des Bekanntheitsgrads, Imageverbesserung,

Einsicht in Kundenverhalten

Vertriebsziele: Vertragsabschlüsse,

Aufbau neuer Vertriebswege, Erschließung neuer Märkte

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BUDGETKALKULATION

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Mit einer realistischen Budgetkalkulation schaffen Sie ein solides finanzielles Fundament für Ihre

Messebeteiligung. Grobeinschätzungen, Pi-mal-Daumen-Kalkula tio nen oder die viel bemühte

„Hausnummer“ führen immer zu Kompromiss lösungen, die Ihre Messeziele gefährden. Daher

ist es entscheidend, dass Sie von Anfang an eine verlässliche Übersicht über die anfallenden

Messekosten haben. Planen Sie Ihr Budget frühzeitig!

Bedenken Sie alle Positionen: Standfläche, Gebühren,

Versorgung (Strom, Wasser etc.), Messestandkonzeption,

Messebau, Marketingmaßnahmen, Personal, Reisekosten,

Catering etc.

KERNFRAGEN

Welche Kostenpositionen sollten in meine Budgetkalkulation mit

einfließen?

Der MesseNutzenCheck des AUMA (www.auma.de) vermittelt nicht nur einen Überblick über die

Messeziele, sondern auch über die Kosten positionen einer Messe.

Wie erhalte ich eine realistische Kalkulation?

Der „Messebudgetplaner“ ermöglicht Ihnen die Berechnung Ihres Messebudgets für die

wichtigsten messespezifischen Kosten. Dieses kostenlose Online-Tool erreichen Sie unter

www.productronica-budgetplaner.de.

Zudem sollten Sie die Nachkalkulation vergangener Messebeteiligungen prüfen und als Grundlage

heranziehen.

Wie gestalte ich meinen Messeauftritt effizienter, um Kosten zu reduzieren?

Wer früh plant, spart bares Geld. Nichts verursacht mehr Kosten als kurzfristige Änderungen oder

Last-Minute-Bestellungen. Prüfen Sie zu jedem Zeitpunkt, wie und wo Sie auf bereits Bestehendes

zurückgreifen können. Sichern Sie durch regelmäßige Abstimmung mit Ihrem Messeteam die Einhaltung

des Budgets.

Achten Sie darauf, dass Ihr Budget auf Fakten basiert, nicht

auf groben Schätzungen.

Überprüfen Sie die Einhaltung Ihres Budgets durch eine

Nachkalkulation im Anschluss an die Messe.

PRAXISTIPP

www.productronica-budgetplaner.de

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MESSESTANDKONZEPT

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Mit der richtigen Idee überzeugen. Ein beeindruckender Messestand zieht Besucher an und

lenkt interessierte Blicke auf Ihr Unternehmen. Entscheidend sind dabei nicht das Standbudget

und die -größe, sondern ein schlüssiges Standkonzept, das Sie beim Erreichen Ihrer

Messeziele unterstützt.

KERNFRAGEN

Wodurch zeichnet sich ein gutes Standkonzept aus?

Das optimale Standkonzept orientiert sich in erster Linie an den definierten Messe zielen. Wollen Sie

beispielsweise den Bekanntheitsgrad Ihrer Produkte erhöhen, so stellt auch das Standkonzept die

Inszenierung Ihrer Produkte in den Vordergrund. Ist Ihr wichtigstes Ziel dagegen der Neukundenkontakt,

so gilt das Hauptaugenmerk der Fernwirkung Ihres Standes und aufmerksamkeitsstarken Eyecatchern.

In jedem Fall sollte Ihr Standkonzept eine klar formulierte Messe botschaft beinhalten.

Messen leben vom Gespräch: Wichtig ist daher die Planung von Bereichen, die Gespräche in angenehmer

Atmosphäre erlauben.

Ein weiterer bedeutsamer Bestandteil der Gesamtkonzeption ist die Detailgestaltung des Standes.

Achten Sie dabei auf die optimale Auswahl der Exponate sowie auf den gezielten Einsatz von Grafiken,

Licht, Farbe und Materialien.

Worauf ist bei der Standaufteilung zu achten?

Sorgen Sie für eine klare Abgrenzung von Kommunikations- und Präsentationsbereichen: mit Pflanzen,

semitransparenten Raumteilern oder durch getrennte Raumebenen. Schaffen Sie in jedem Bereich

eine eigene Atmosphäre, beispielsweise durch unterschiedliche Bodenbeläge oder eine individuelle

Beleuchtung.

Kalkulieren Sie von Beginn an ausreichend Flächen für den Backofficebereich, Lager, Garderobe und vor

allem für das Catering mit ein. Insbesondere darf die Bewirtung den Standablauf nicht stören. Einblicke

in die Küche oder hinter Theken sind zu vermeiden.

Eine besondere Herausforderung ist die intelligente Besucherführung am Stand: Informationstheken

sollten als erster Anlaufpunkt unmittelbar ins Auge fallen, einzelne Standbereiche durch auffällige

Beschriftung klar gegliedert werden. Denken Sie an den Grundsatz „weniger ist mehr“ – vermeiden Sie

Zutrittsbarrieren und achten Sie darauf, dass Sie Ihren Stand nicht „zustellen“. Auf genügend Platz für

Exponate und Präsentationsmedien sollte geachtet werden.

Welche Informationen benötigt Ihr Standbaupartner zur Entwicklung Ihres

individuellen Standkonzepts?

Je mehr Hintergrundinformationen Sie Ihrem Standbaupartner liefern, desto besser ist das Standkonzept

auf die Erreichung Ihrer Messeziele ausgerichtet. Messespezifisch spielen Informationen

zur Lage, Größe und Art der Stand fläche eine Rolle. Haben Sie schon eine konkrete Vorstellung zur

Bauweise Ihres Stands? Kennen Sie Ihre Standnachbarn? Hilfreich sind für Ihre Standbaupartner auch

Fotodokumentationen älterer Messebeteiligungen oder Beispiele von Ständen, die Sie auf anderen

Messen besonders beeindruckt haben. Zudem benötigt Ihr Standbaupartner genaue Infos darüber,

welche Aktivitäten am Stand geplant sind (z. B. Präsentationen, Vorführungen, Events etc.). Maßgeblich

wird aber ein Punkt das Standkonzept beeinflussen: Ihr verfügbares Budget.

Ihr Messestand repräsentiert Ihr Unternehmen.

Ihr Standkonzept muss sich an Ihren Messezielen ausrichten.

Schaffen Sie angenehme Kommunikationsbereiche.

Schließlich wollen Sie den persönlichen Kontakt pflegen.

Kommunizieren Sie klare Botschaften.

Denken Sie bei der Größe Ihrer Standfläche auch an den

Platzbedarf für Lagerraum, Backoffice oder das Catering.

Insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken- und Informationstexten

gilt: „Weniger ist mehr“.

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STANDBAUARTEN

SYSTEMBAUWEISE

SYSTEM

Kostengünstig und dennoch ausdrucksstark? Standardlösung und trotzdem

individuell konfigurierbar? Die Systemstände von MEPLAN bieten jede Menge

Freiraum. Ob schlichte, funktionale Basisversion auf 10 m² oder beeindruckende

Glaskonstruktion über zwei Ebenen auf 120 m² Fläche: Unsere Systemstände

sind so flexibel planbar, dass meist auch außergewöhnliche Ausstellerwünsche in

Systembauweise realisiert werden können. Und das Beste: Die meisten Systemlösungen

können Aussteller schnell und einfach online kalkulieren und bestellen.

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PRAXISTIPP

Konfigurieren und kalkulieren Sie Ihren

persönlichen Systemstand online im

Messestandkonfigurator

Messedaten

eingeben

Standtyp

wählen

Stand- und Teppichfarben

wählen

Ausstattung

wählen

ÜBERSICHT

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SOFORTIGE

PREISANGABE

COLUMN

MAXI ONE

FRESH-SIGHT

DIALOGUE

BALANCE

SYSTEM

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STANDBAUARTEN

MISCHBAUWEISE

INDIVIDUAL

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KONVENTIONELLE BAUWEISE

DESIGN

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Die Mischbauweise zeichnet sich durch hochwertige, individuell konzipierte Standdesigns

in flexibler Modularbauweise, geringen Planungs- und Realisierungszeiten

sowie flexiblen Einsatzmöglichkeiten für unterschiedlich große Standflächen aus. Die

Mischbauweise wird häufig genutzt für Stände zwischen 40 und 120 m².

Hochwertige Standbauten, individuell gefertigte Unikate und exklusive Ausstattungsdetails:

Bei unseren Designständen legen wir größten Wert auf das Besondere, das

Einzigartige und vollendete Qualität. Das optimale Zusammenspiel von Architekten,

Designern und Marketingprofis garantiert ein außergewöhnliches Standdesign. Ein

persönlicher Projektleiter sorgt für eine perfekt abgestimmte Messevorbereitung und

eine verlässliche Umsetzung.

Machen Sie jetzt den kostenlosen

und unverbindlichen Quick-Check!

Wie gut ist Ihr aktueller Messestand? Senden Sie

einfach eine Standansicht und Ihre Hallenlage an

messestandcheck@meplan.de. Unsere Experten

analysieren Ihr Standkonzept hinsichtlich Funktionalität,

Produktpräsentation, Fernwirkung, Laufwege und CI-

Konformität – kostenfrei und unverbindlich.

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BESUCHEREINLADUNG

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ÜBERSICHT 10 STEPS

Mit einem gezielten Besuchermarketing können Sie sicher sein, dass Sie diejenigen Kunden

am Messestand begrüßen, für die Sie sich interessieren. Nichts ist auf einer Messe ineffizienter

als Zufall und Hoffnung.

Beachten Sie beim Einladungsversand, dass Führungskräfte und Gäste mit langer Anreise mehr Vorlaufzeit

für ihre Terminplanung benötigen. Auch Feiertage und Ferien sind zu berücksichtigen. Nicht nur

bei mehrstufigen Einladungskampagnen ist ein exakt definierter Terminplan genauso wichtig wie die

inhaltliche Abstimmung der Einladungen mit weiteren Marketingmaßnahmen.

KERNFRAGEN

Warum sind Besuchereinladungen so wichtig?

Laut einer aktuellen AUMA-Umfrage ist eine Messeeinladung die wirksamste Form der Besucheransprache

überhaupt. Zudem bieten Messeeinladungen eine hervorragende Möglichkeit, sich frühzeitig

vom Wettbewerb positiv abzusetzen und Interesse zu generieren. Das Wichtigste aber ist: Auch die

verfügbare Zeit der Messebesucher ist begrenzt. Über 80 % aller Fachbesucher planen ihren Messebesuch

im Vorfeld und vereinbaren bereits wichtige Gesprächstermine. Sorgen Sie mit gezielten

Einladungen für verbindliche Besuchertermine.

Wie plane ich meine Einladungskampagne richtig?

Die wichtigste Regel vorweg: Planen Sie frühzeitig. Allein die Aktualisierung und Erweiterung von

Adressdaten ist zeitaufwändig – und unerlässlich. Schließlich hat die richtige Ansprache Ihrer Gäste

oberste Priorität. Kategorisieren Sie Ihre Adressen und legen Sie fest, wen Sie per E-Mail einladen wollen

und für welche Gäste Sie die persönlichere Form des Briefes oder der direkten Ansprache wählen. Gut

strukturierte Adressdaten erlauben Ihnen zudem, zielgruppenspezifische Anschreiben zu versenden.

Insbesondere die internen Organisationsprozesse sind frühzeitig zu definieren:

An wen geht der Rücklauf? Wer koordiniert die Messetermine und wie? Sind Ihre Vertriebsmitarbeiter

über die Messeeinladungen informiert und können diese kompetent reagieren, wenn sie von

interessierten Besuchern angesprochen werden?

Wie hebe ich mich mit meiner Einladung von den anderen Ausstellern ab?

Mehrstufige Einladungsaktionen erzielen deutlich höhere Aufmerksamkeit. Nutzen Sie dabei auch

unterschiedliche Medienformen. Bewährt haben sich beispiels weise „Save the Date“-E-Mails für den

ersten Schritt, im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform und zuletzt der persönliche

Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn. Schaffen Sie dabei besondere Anreize für den Besuch Ihres

Messe stands und wecken Sie Neugierde auf die Innovationen, die Sie präsentieren. Auch Gutscheine,

eine Einladung zur Standparty und zu Vorträgen oder passende Give-aways verstärken das Interesse

an einem Standbesuch. Leicht zu integrieren und bei den Besuchern sehr beliebt sind die Gutscheine,

die beim Messeveran stalter bestellt werden können und Ihren Besuchern einen kostenfreien Zugang

zur Messe ermöglichen. Häufig stehen diese Gutscheine auch in elektronischer Form zur Verfügung

und lassen sich somit problemlos in Ihre E-Mails integrieren.

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Messeeinladungen tragen maßgeblich zum

Erfolg der Messebeteiligung bei.

Messeeinladungen sind ein integrativer Bestandteil der

gesamten Messekommunikation.

Laden Sie außer bestehenden auch neue Kunden ein.

Nachhaltige Wirkung lässt sich mit einer mehrstufigen

Besucheransprache erreichen.

Schaffen Sie Anreize für einen Standbesuch.

Vereinbaren Sie konkrete Gesprächstermine.

Sprechen Sie Ihre unterschiedlichen Zielgruppen individuell an.

PRAXISTIPP:

WAS GEHÖRT IN MEINE MESSEEINLADUNG?

Messebotschaft

Veranstaltung: Ort und Datum

Ansprechpartner mit Kontaktdaten

Themen, Produkte, Dienstleistungen insbesondere: Neuheiten

Nutzen für die Besucher

Events (Produktpräsentationen, Vorträge etc.)

Logo des Unternehmens und der Messe

Anreiz (z. B. (elektronische) Eintrittsgutscheine)

Rückantwortmöglichkeiten

Halle/Standnummer Wegweiser zum Stand

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NEUE KONTAKTE GEWINNEN

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Messen sind nicht nur das ideale Forum zur Kundenpflege, sie sind auch das ideale Instrument,

um neue Kontakte zu gewinnen.

KERNFRAGEN

Wie erreiche ich bereits vor der Messe potenzielle Besucher?

Wer neue Kontakte generieren will, muss potenzielle Besucher über die eigene Messebeteiligung

informieren. Binden Sie die Ankündigung Ihrer Messepräsenta tion in Ihre gesamte Kommunikation mit

ein, beispielsweise in Ihre E-Mail-Signatur, auf Ihrer Website, in Ihre Anzeigen oder in einen Newsletter.

Sorgen Sie für Interesse, indem Sie Highlights ankündigen – beispielsweise Fachvorträge von

renommierten Experten oder exklusive Produktpremieren.

Binden Sie Informationen zu Ihrem Messeauftritt

in Ihre bestehende Kommunikation mit ein und

nutzen Sie die Kommunikationswege des Veranstalters

wie z. B. den Katalogeintrag.

Bieten Sie unkomplizierte Möglichkeiten der Kontaktaufnahme

mit Ihrem Unternehmen.

Sorgen Sie mithilfe einer durchgängigen Kommunikation für

eine hohe Wiedererkennbarkeit.

Laden Sie ehemalige Kunden und Pressevertreter an Ihren

Stand ein.

Besonders wichtig ist die Einladung potenzieller Neukunden. Nutzen Sie dafür Adressen Ihrer eigenen

Datenbank potenzieller und ehemaliger Kunden oder von Adressbrokern. Auch Newsletter-Abonnenten-

Pools, Community-Plattformen und die Ausstellerdatenbank der Messe sind wertvolle Quellen. Bieten

Sie Besuchern mit einem Eintrag im Messekatalog die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Zahlrei che

Chancen, auf sich aufmerksam zu machen, bieten auch die Kommunikations plattformen der Messe.

Dazu zählen Einträge in den Messekatalog und Bannerwerbung auf der Messehomepage. Sorgen Sie

im Vorfeld der Messe mit aktiver Pressearbeit für redaktionelle Berichterstattung über Ihren Messeauftritt

oder nutzen Sie die Möglichkeit, Anzeigen in Sonderausgaben von Fachpublika tionen zur Messe zu

schalten.

Wie gewinne ich während der Messe das Besucherinteresse?

Um das Interesse Ihres potenziellen Neukontakts zu gewinnen, muss dieser auf den ersten Blick

erkennen können, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen bietet. Besondere Eyecatcher am Stand oder

Aktionen können dabei die Aufmerksamkeit der Messebesucher erregen. Viele Messen bieten auch

die Möglichkeit, Werbeflächen auf dem Messegelände für eine gezielte Führung zu Ihrem Stand zu

nutzen. In Kooperation mit anderen Ausstellern lassen sich auch Hinweise auf den eigenen Stand an

den Ständen Ihrer Partner effizient platzieren.

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MITARBEITERBRIEFING

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Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit

Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, müssen sie im Vorfeld umfassend auf die

spezifischen Anforderungen vorbereitet werden.

KERNFRAGEN

Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um optimal

vorbereitet zu sein?

Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele,

-botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre

Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die

Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben

und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die

FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss.

Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter

auch ihr Umfeld genau kennen. Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern

auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen

präsentieren.

Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand?

Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse

zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer

sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste

mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht

mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand.

Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll.

Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-

Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie

Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.

Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor?

Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe beteiligten auf konkrete

Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen.

Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp

formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den

Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene

Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals die wichtigsten

Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen.

Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort bei

auftretende Problemen reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messegesprächen

und allen Prozessen am Stand.

Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer

Informationstheke nur bestens geschultes,

kompe tentes Personal ein.

Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam

das Messeziel zu erreichen.

Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer

Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.

Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt,

welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann

diese zurückkehren.

Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar

verteilt und kommuniziert sind.

* Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

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MESSEGESPRÄCHE

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Die Möglichkeit zur „Live-Kommunikation“ mit Interessenten, Kunden und Partnern ist ein

wesentlicher Vorteil von Messen. Messen sind Kommunikationsforen und entsprechend

steht am Messestand das erfolgreiche Kundengespräch im Mittelpunkt. Ihre gesamte Messevorbereitung

und Ihr Standkonzept sollten darauf ausgerichtet sein, zahlreiche und qualitativ

hochwertige Messegespräche zu generieren.

KERNFRAGEN

Wie führe ich ein erfolgreiches Messegespräch?

Messegespräche sind Dialoge. Vermeiden Sie es, in einen Monolog über Ihre Leistungen zu verfallen.

Erkunden Sie im Gespräch die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners. Beantworten

Sie nicht nur Fragen, sondern fragen Sie selbst gezielt nach. Und vergessen Sie nicht: Das Messegespräch

dient der Kontaktpflege und der Kundenneugewinnung. Vereinbaren Sie also gemeinsam

das weitere Vorgehen.

Wie spreche ich Besucher richtig an?

Geben Sie Ihrem Besucher beim Betreten des Standes erst einmal kurz Zeit, sich zu orientieren.

Nehmen Sie Augenkontakt auf und steigen Sie dann mit einer offenen, situativen Frage in das Gespräch

ein. Und ganz wichtig: Die Gesprächspartner sollten sich im Gesprächsverlauf mit dem Austausch der

Visitenkarte persönlich vorstellen.

Sprechen Sie Ihre Besucher mit einer offenen

Frage an. Vermeiden Sie allgemeine Floskeln

wie die Frage „Kann ich Ihnen helfen?“.

Vermitteln Sie nicht nur Informationen, sondern hinterfragen

Sie aktiv die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners.

Bereiten Sie sich auf Ihre Gesprächstermine vor und informieren

Sie sich über das Unternehmen Ihres Gesprächspartners.

Beweisen Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie Ihr Messegespräch

ernst nehmen – mit einer raschen Reaktion auf seinen Besuch

im Nachfeld der Messe.

Intensive Trainings mit allen Mitarbeitern, die am Messestand

Gespräche führen, geben Sicherheit und schaffen einheitliche

Kommunikationsleitlinien.

Testen Sie, wie gut Sie sind. Mit „Mystery Visits“ während und

Online-Befragungen nach der Messe.

Halten Sie vereinbarte Termine ein.

Wie prüfe ich die Qualität der Messegespräche?

Die Selbsteinschätzung einer Gesprächssituation ist sehr subjektiv. Mit den so genannten „Mystery

Visits“ durch einen objektiven Testbesucher können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden und

die Betreuungsqualität optimieren. Ein fundiertes Feedback erhalten Sie kostengünstig durch eine

Online-Befragung Ihrer Besucher nach der Messe. Als Grundlage für die Optimierung Ihres nächsten

Messe auftritts ist sie ein wertvolles Instrument im Messemarketing.

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LEAD MANAGEMENT

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Die perfekt geplante Kontakterfassung als Erfolgsgarant.

KERNFRAGEN

Wie sichere ich schon vor der Messe die optimale Kontakterfassung?

Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Prozess der Kontakterfassung und legen Sie standardisierte

Gesprächsformulare fest. So gehen Sie sicher, am Ende über alle wichtigen Informationen zu verfügen.

Gesprächsformulare erleichtern und sichern im nächsten Schritt die zügige Nachbearbeitung

und Auswertung Ihrer Messekontakte. Bereiten Sie bereits vor Messebeginn den Versand eines

Dankesschreibens vor und versenden Sie dieses tagesaktuell oder kurz nach Messeende an Ihre

Besucher.

Wie führe ich die Kontakterfassung am Stand durch?

Um die Gesprächsinformationen auswerten zu können, müssen diese direkt nach dem Gespräch

erfasst werden. Notizen während des Gesprächs zeigen Ihrem Besucher, dass Sie sein Anliegen ernst

nehmen – denken Sie allerdings daran, diese offen vor dem Kunden zu machen. Vergessen Sie nicht,

Ihre Gesprächsnotizen mit den Kontaktdaten oder der Visitenkarte Ihres Gesprächspartners zu versehen.

Vereinbaren Sie auf alle Fälle den nächsten Schritt: Ob dies nun die Zusendung von Informationsmaterial

ist, ein weiterer Gesprächstermin oder die Zusendung eines Angebots.

Erfassen Sie Kontaktdaten unmittelbar und

digital direkt am Stand.

Standardisierte Gesprächsprotokolle lassen sich

umgehend digitalisieren. So gehen keine wichtigen

Informationen verloren.

Nutzen Sie Wettbewerbsvorteile durch eine zeitnahe

Nachbearbeitung Ihrer Messekontakte.

Erfassen Sie folgende Daten standardisiert mit einem einfachen

Gesprächsbogen: Kontaktdaten, Besucherkategorie (Kunde etc.),

Gesprächsinhalt (z. B. Interesse an bestimmten Produkten), an wen

wird der Kontakt intern weitergeleitet, vereinbarte nächste Schritte

und Datum, Bemerkungen.

Wie aufwändig ist eine professionelle Kontakterfassung?

Mit den richtigen Tools ersparen Sie Ihren Standmitarbeitern jede Menge Arbeit – und gewährleisten,

dass alle Daten und Gesprächsformulare schon auf der Messe digitalisiert werden. Mit professionellem

Lead Management werden alle Kontaktdaten Ihrer Besucher digitalisiert. Alle wichtigen Kontakt- und

Gesprächsdaten stehen Ihnen somit innerhalb kürzester Zeit für die Nachbearbeitung zur Verfügung.

PRAXISTIPP

Lead Management Service

Mit dem Lead Management Service von MEPLAN

beginnt die Messenacharbeit schon während der

Messe. Die Kontakt- und Gesprächsinformationen

Ihrer Besucher werden Ihnen tagesaktuell in

digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Ihr Kontakt für Rückfragen:

consult@meplan.de

1| Elektronische

Kontakterfassung

2| Digitalisierung der

Gesprächsbögen

3| Schnelle Reaktion

auf Messebesuch

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MESSENACHARBEIT

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Erntezeit – so trägt Ihr Messeengagement Früchte.

KERNFRAGEN

Warum ist die Messenacharbeit eigentlich so wichtig?

Ihre Besucher führen auf einer Messe viele Gespräche – sehr wahrscheinlich auch mit Ihren

Mitbewerbern. In diesem Zusammenhang ergab eine Studie des AUMA, dass über 50 % der Messebesucher

mit der Messenacharbeit der Aussteller unzufrieden sind. Dort liegt also ein besonders hohes

Potenzial, sich vom Wettbewerber abzusetzen.

Wodurch zeichnet sich eine gute vertriebliche Messenacharbeit aus?

Gute vertriebliche Nacharbeit zeichnet sich durch eine schnelle Reaktion sowie ein konkretes

Eingehen auf das Anliegen des Besuchers aus. Ihre Besucher erwarten, dass Sie Zusagen einhalten

– und beispielsweise die Zusendung von Informationsmaterialien und Angeboten nicht auf die lange Bank

schieben. Einen nachhaltig positiven Eindruck des Messe besuchs sichert auch ein Dankesschreiben,

das unmittelbar nach dem Besuch versendet wird.

Wie schaffe ich es, von den Erfahrungen aller Messebeteiligten

zu profitieren?

Neben den Daten Ihrer Messemarktforschung liefert Ihnen das Feedback aller betei ligten Mitarbeiter und

Dienstleister wichtige Anhaltspunkte, die Sie zur Optimierung Ihres nächsten Messeprojekts benötigen.

Feedbackmeetings und -workshops sollten umgehend nach Messeende durchgeführt werden, damit

Eindrücke, Anregungen, Lob und auch Kritik nicht verloren gehen.

Die schnelle Reaktion auf Messegespräche

sichert Wettbewerbsvorteile.

Halten Sie Zusagen (z. B. Versand von Angeboten oder

Informationsmaterialien) unbedingt ein.

Definieren Sie bereits vor der Messe alle Prozesse

der Nacharbeit.

Holen Sie sich Feedback von allen Beteiligten:

durch Online-Befragung, Feedbackmeetings und -workshops.

Eine professionelle Kontakterfassung am Stand ist

die grundlegende Voraussetzung der Messenachbearbeitung.

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ERFOLGSKONTROLLE

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Sie wollen mit jedem Messeauftritt besser werden? Dann überlassen Sie nichts dem Zufall.

Analysieren Sie, welche Messeziele Sie in welchem Umfang erreicht haben. Nur so können

Sie Ihr Messe engagement kontinuierlich optimieren und Ihren Messeerfolg stetig ausbauen.

Messekontakte sind der Maßstab Ihres Erfolges.

KERNFRAGEN

Was zuletzt zählt, ist die Qualität Ihrer Kontakte.

Differenzieren Sie nach Kunden, Interessenten und weiteren Zielgruppen

sowie nach dem Potenzial des jeweiligen Besuchers.

Wie weiß ich, ob ich erfolgreich war?

Eine der wichtigsten Informationsquellen ist sicherlich die Auswertung Ihrer Messekontakte. Ihre

Gesprächsdokumentation gibt Ihnen exakten Aufschluss über Anzahl und Qualität der Gespräche

an Ihrem Stand. Aber auch passive Kontakte sind als Erfolg zu werten. Wer Sie auf der Messe

wahrgenommen hat und wie Sie wahrgenommen wurden, lässt sich über Besucher befragungen

ermitteln. Weitere wichtige Kennzahlen sind die Relation von Messe besuchern insgesamt und Ihren

aktiven Kontakten, die Anzahl der Kontakte pro Standmitarbeiter oder auch die Kontaktanzahl je

Zielgruppe.

Woher beziehe ich Vergleichsgrößen?

Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation von Ergebnissen über Jahre hinweg lassen sich

verlässliche Erkenntnisse über den Erfolg Ihres Marketinginstruments Messe feststellen. Weitere

Orientierungsgrößen zur Qualifizierung liefern aber auch die Daten des Messeveranstalters.

Vergleichen Sie Ihre Besucherstruktur am Stand mit den FKM*-

Daten der Messe.

Orientieren Sie sich bei der Erfolgsmessung an Ihren konkreten

Messezielen. Bedenken Sie dabei, dass Messen langfristig wirken

und neben der Generierung von Kontakten und Umsätzen viele

weitere Vorteile – wie beispielsweise die Vermittlung des Unternehmensimages

oder die Steigerung des Bekanntheitsgrades –

bieten.

* Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen

26

Wie ermittle ich meine eigenen Kennzahlen?

Bereits zum Zeitpunkt der Definition Ihrer Messeziele sollten konkrete Messgrößen festgelegt

werden. Dadurch ist gewährleistet, dass schon in der Planungsphase mitbedacht werden kann,

wie und in welchem Umfang sich die entsprechenden Kennzahlen erheben lassen. Zudem können

Marktforschungsmaßnahmen während der Messe eingesetzt werden, um verlässliche Informationen über

das Erreichen der Messeziele zu erhalten. Mit Besucherbefragungen vor Ort oder Online-Befragungen

lässt sich beispielsweise die Imagewirkung des Auftrittes sowie die Besucherzufriedenheit mit dem

geführten Gespräch und die Investitionsbereitschaft des Besuchers ermittelt. „Mystery Visits“ zur Analyse

der Servicequalität und Benchmarkanalysen zur Überprüfung Ihres Standkonzepts – auch im Vergleich

mit Ihren Wettbewerbern – sind weitere wirksame Instrumente.

AUSGEWÄHLTE KENNZAHLEN

UND MESSMETHODEN

Anzahl der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Qualität der Gespräche – Auswertung der Gesprächsbögen

Gespräche pro Mitarbeiter – Auswertung der Gesprächsbögen

Anzahl der Standbesucher – Besucherzählung

Gesamtzufriedenheit der Standbesucher – Besucherbefragung

Gesprächsinitiative der Standmitarbeiter – „Mystery Visits“

27


NOTIZEN

Wichtig: Messen

sind komplex! Nur

wer alle Schritte

richtig macht, kann

am Schluss „ernten”!

- MESSETRAINING

- MESSESTAND-FEEDBACK

- MYSTERY VISITS

* Gesamtwert des Gutscheins: 1.200 €.

Je oben genanntem Projekt maximal 300 € einlösbar.

E-Mail: consult@meplan.de Messeerfolgs-Hotline: +49 89 540 267 311


SYSTEM INDIVIDUAL DESIGN CONSULT INTERNATIONAL

MEPLAN ist national und international Ihr verlässlicher Partner für Ihren Messeerfolg.

HERAUSGEBER:

MEPLAN GmbH

Olof-Palme-Straße 1

81829 München

Tel. + 49 89 540 267 980

Fax + 49 89 540 267 409

info@meplan.com

www.meplan.com

In Zusammenarbeit mit der

Hochschule für angewandte Wissenschaften München

ISBN 978-3-00-027670-5

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