analytica 2020 // 10 Schritte zum sicheren Messeerfolg

MITARBEITERBRIEFING
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ÜBERSICHT 10 STEPS
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Der Verlauf eines Kundengesprächs am Messestand ist ein maßgeblicher Erfolgsfaktor. Damit
Ihre Standmitarbeiter optimal agieren und reagieren, müssen sie im Vorfeld umfassend auf die
spezifischen Anforderungen vorbereitet werden.
KERNFRAGEN
Welche Informationen benötigen meine Standmitarbeiter, um optimal
vorbereitet zu sein?
Nur wer sein Ziel kennt, kann es auch erreichen. Die genaue Kenntnis der definierten Messeziele,
-botschaften und -strategien sind für die Gesprächsführung am Stand unerlässlich. Je genauer Ihre
Mitarbeiter wissen, was und wer sie auf der Messe erwartet, desto besser können sie sich auf die
Situation am Stand vorbereiten. Informieren Sie sie darüber, welche Zielgruppen Sie eingeladen haben
und welche potenziellen Interessenten aufgrund der Besucherstruktur der Messe zu erwarten sind. Die
FKM*-Besucherstatistik gibt Ihnen darüber genauen Aufschluss.
Der Messestand ist für die Messedauer Ihre zentrale Firmenpräsenz. Daher sollten Ihre Mitarbeiter
auch ihr Umfeld genau kennen. Nicht nur die exakte Standposition auf dem Messegelände, sondern
auch, welche Mitbewerber sich auf der Messe in welcher Form und mit welchen Produkten und Dienstleistungen
präsentieren.
Wie sichere ich einen reibungslosen organisatorischen Ablauf am Stand?
Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten am Messestand ist unerlässlich, um reibungslose Prozesse
zu gewährleisten. So ist insbesondere zu klären, wer der Ansprechpartner für Key-Accounts ist, wer
sich um Presseanfragen kümmert und wer für organisatorische Fragen zuständig ist. Eine Telefonliste
mit den wichtigsten Kontaktpersonen am Stand sollte jedem verfügbar sein, ebenso wie eine Übersicht
mit Terminen, Veranstaltungen und Aktionen am Stand.
Um möglichst viele Kontakte zu gewinnen, ist die Festlegung der optimalen Gesprächsdauer sinnvoll.
Vereinbaren Sie zudem mit Ihrem Standteam ein unauffälliges Zeichen, um ungewollte „Marathon-
Gespräche“ geschickt zu beenden. Kommunizieren Sie im Vorfeld an alle Standmitarbeiter, wie
Gespräche an Ihrem Stand dokumentiert werden sollen.
Wie bereite ich meine Standmitarbeiter optimal vor?
Messetrainings sind ein wichtiges Instrument, um frühzeitig alle Messe beteiligten auf konkrete
Situationen am Stand vorzubereiten und das richtige Kommunikationsverhalten abzustimmen.
Auch ein schriftliches Briefing, in dem alle relevanten Aspekte Ihrer Messebeteiligung knapp
formuliert sind, ist eine wertvolle Unterstützung für Ihre Standmitarbeiter. Nutzen Sie den
Tag vor der Messe für ein kurzes Kick-off-Meeting, um organisatorische Details und offene
Fragen zu klären, eine Einführung in den Stand zu geben sowie nochmals die wichtigsten
Kommunikationsrichtlinien zu wieder holen.
Auch während der Messetage sind tägliche Meetings notwendig. Nur so können Sie sofort bei
auftretende Problemen reagieren und erhalten Feedback zu den geführten Messegesprächen
und allen Prozessen am Stand.
Der erste Eindruck zählt – setzen Sie an Ihrer
Informationstheke nur bestens geschultes,
kompe tentes Personal ein.
Setzen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter, um gemeinsam
das Messeziel zu erreichen.
Nutzen Sie in täglichen Meetings das Feedback Ihrer
Mitarbeiter, um umgehend reagieren zu können.
Arbeiten Sie mit einem System, das jederzeit sofort erkennen lässt,
welche Mitarbeiter gerade nicht am Stand anwesend sind und wann
diese zurückkehren.
Gehen Sie sicher, dass die Zuständigkeiten am Stand klar
verteilt und kommuniziert sind.
* Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen
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