XiGuide 2019 - das Magazin

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Der XiGuide - das Kundenmagazin von XiTrust in der aktuellen Version. Alles rund um das Thema elektronische Signatur und Verschlüsselung, Interviews mit Referenzkunden und Hintergrundinformationen zu XiTrust. Viel Spaß beim Lesen!

Nr. 4 XIGUIDE das magazin Creating Security Developing Quality AVL | Fresenius Kabi Austria | BMW Group Adecco | KTM u. v. m. 1 Special Edition


EDITORIAL Liebe Leser innen, Was sich geändert hat, merkt man im täglichen Austausch mit Kunden. Die elektronische Signatur hat die Nische längst verlassen. „Noch vor wenigen Jahren war es im Kundengespräch essenziell, die gesamte Technologie zu erklären“, sagt CEO Georg Lindsberger. „Heute bringen Kunden fundiertes Vorwissen mit und interessieren sich zuerst dafür, was XiTrust besser kann als andere Anbieter.“ Es geht nicht länger darum, ob die elektronische Signatur überhaupt kommt, sondern mit welchem Produkt. Unternehmen rüsten heute global auf die elektronische Signatur um und ersetzen alte, papierbasierte Prozesse. Immer mehr tun das mit XiTrust MOXIS. Kein Produkt am Markt ist so vielseitig, keines ist so leicht in bestehende Officesysteme zu integrieren. Interviewtermin bei Fresenius Kabi Austria: v. l. Hans-Jürgen Moitzi (Fresenius), Alexandra Marine Nuñez, Christoph Schomberg (XiTrust) Davon handelt die neue Ausgabe des XiGuide. Wie arbeiten Kunden mit den Produkten von XiTrust? Wie hilft MOXIS konkret, Signaturprozesse zu verbessern? Das wollten wir in den Interviews mit ausgewählten XiTrust-Kunden ganz genau wissen. Ob es der Personaldienstleister Adecco ist, der Spezialist für alle Antriebssysteme AVL, der Pharmariese Fresenius oder der Zweiradhersteller KTM: Spannende Gespräche, von denen wir selbst auch immer wieder profitieren: Nur Kunden, deren Geschäft man haargenau kennt, werden am Ende auch zufriedene Kunden sein. Im großen Exklusiv-Interview mit Georg Lindsberger und Andreas Koller (CEO XiTrust Germany) lesen Sie, wie die Unternehmensführung von XiTrust die Marktentwicklung bewertet und wie es in Sachen elektronische Signatur weitergeht. Ergänzend dazu lesen Sie in einem Gastbeitrag die ganz persönliche Sicht von Herwig Springer zur digitalen Transformation. Herwig Springer ist CEO von i5invest, dem Partnerunternehmen, das XiTrust bei der weiteren Internationalisierung seines Marktauftritts tatkräftig begleitet. Und wussten Sie schon, dass die elektronische Signatur ihre Ursprünge eigentlich schon im ausgehenden Mittelalter hat? Unser Essay rundet das Magazin ab und beleuchtet Geschichte und Gegenwart der (elektronischen) Signatur. Wir wünschen Ihnen eine spannende und inspirierende Lektüre mit dem neuen XiGuide! Ihre XiGuide-Redaktion 3


XIGUIDE INHALT COMPANY CUSTOMERS CUSTOMERS INTERVIEW 7 24 28 46 50 52 Georg Lindsberger, CEO XiTrust Andreas Koller, KTM Signieren auf der Überholspur AVL Wachstum mit MOXIS GULP – a Randstad company München, Argentinien und zurück BMW Group Aus Freude am Signieren! HABAU Group Auf IT gebaut CEO XiTrust Germany Sign und Bewusstsein PRODUKTE GASTBEITRAG ESSAY 12 MOXIS und xIDENTITY Die etwas bessere E-Signatur-Lösung 14 XBS und XMS Eine unendliche Geschichte 34 42 56 20 60 16 Ecosystem MOXIS Der Star ist das Team Adecco Group Der Kunde ist König Fresenius Kabi Austria Neue Perspektiven AWO Saarland Lauf, Zettel, lauf! Herwig Springer Netz des Erfolgs Zur Kulturgeschichte der Unterschrift Ausgezeichnet unterzeichnet 4 5


COMPANY INTERVIEW SIGN UND BEWUSSTSEIN In der Geschichte von XiTrust Secure Technologies spiegelt sich die gesamte Entwicklung der digitalen Signatur. Aus der Nische zum globalen Trend: Die Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren und analoge Prozesse in die digitale Zukunft zu überführen, steht heute bei allen Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Ein Gespräch mit DI Georg Lindsberger (CEO XiTrust) und DI Andreas Koller (CEO XiTrust Germany). Herr Lindsberger, Herr Koller, die digitale Signatur ist auf bestem Weg zum Standard. Was hat das Bewusstsein für das Thema gestärkt? Andreas Koller: Die digitale Transformation, die alle Unternehmen derzeit durchlaufen, ist zwar ein viel strapaziertes Modewort, aber die Unternehmen können ja auch rechnen: Konsequente Digitalisierung ist der Grundstein für mehr Effizienz und Umsatzsteigerung. Die digitale Signatur ist da so etwas wie das i-Tüpfelchen auf der Digitalisierungs-Agenda: Denn trotz umfassender Digitalisierung in allen möglichen Unternehmensbereichen sind zentrale Arbeitsprozesse vielerorts immer noch papiergebunden. Genau diese Lücke schließt nun die digitale Signatur. Georg Lindsberger: Ein Treiber ist die rasante technologische Entwicklung in den vergangenen Jahren. Was man nicht zuletzt an der Entwicklung unseres Produkts MOXIS ablesen kann. Wichtige Basis dafür ist der rechtliche Rahmen, der seit 2016 durch die eIDAS-Verordnung der EU geschaffen wurde. Die Fernsignatur ist dadurch im gesamten EU-Raum praktisch nutzbar geworden. Etwaige juristische Bedenken spielen seither keine Rolle mehr. Gleichzeitig ist durch die eIDAS-Verordnung eine ganz vitale Dynamik entstanden. Das hat auch XiTrust genutzt: Die digitale Signatur liegt jetzt im Trend. Koller: Dass es überhaupt einen signifikanten Bewusstseinswandel gibt, erleben wir in Kundengesprächen: Während wir vor einigen Jahren das Kerngeschäft der Xi- Trust noch in Grundzügen erklären mussten, stellen wir heute fest, dass Kunden vorab viel mehr wissen. Sie fragen jetzt eher: Wir brauchen eine Signaturlösung. Was könnt ihr besser als die Konkurrenz? Sie haben die eIDAS-Verordnung genannt. Ist der rechtliche Rahmen ein zentraler Entry Point, um bei Kunden auf offene Ohren zu stoßen? Gerade, wenn es um technologische Innovationen geht? Lindsberger: Das ist definitiv unsere Erfahrung. Wobei die eIDAS-Verordnung „nur“ eine Grundlage darstellt. Fast noch wichtiger sind spezifische Gesetzesänderungen, die ganze Branchen endgültig vor die Aufgabe stellen, technologisch zu reagieren. Das beste Beispiel für diese Art Bewusstseinstreiber ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Das fordert in seiner Novelle ab sofort, dass Personaldienstleister jegliches Vertragswerk vor Arbeitsantritt des Personals abschließen müssen – da fährt die Eisenbahn drüber. Koller: Exakt. Ein derart straightes Vertragsmanagement hat sich auf analogem Wege als viel zu mühsam, fast nicht mehr leistbar erwiesen. Die Konsequenz ist die qualifizierte elektronische Signatur, die orts- und zeitungebunden geleistet werden kann. Die rechtskonforme digitale Signatur sorgt für klare Verhältnisse. Ist Europa bei der digitalen Signatur weiter als andere Länder? Koller: Fest steht, dass wir in der EU das höchste Level erfüllen, das der Gesetzgeber verlangen kann. In den USA sind sie da nicht ganz so strikt, etwa hinsichtlich der Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen. Die strenge Unterscheidung in einfache, fortgeschrittene und qualifizierte Signatur spielt nicht annähernd so eine Rolle wie in Europa. Da wird eine einfache Signatur ohne Problem als fortgeschrittene durchgewunken. DI Georg Lindsberger (CEO XiTrust) und DI Andreas Koller (CEO XiTrust Germany) 6 7


COMPANY INTERVIEW Sind denn ausschließlich rechtliche Bedingungen Treiber für die Veränderungen, die wir aktuell erleben? Lindsberger: Jein. Es hängt immer auch mit der Größe des Unternehmens und der Masse an signaturpflichtigen Dokumenten zusammen. Ein Global Player wie die AVL schickt jährlich Hunderttausende Dokumente um die Welt. Diese mussten bis vor Kurzem handschriftlich signiert werden. Hier hat die Abteilung Human Resources den Stein ins Rollen gebracht. Die wollten proaktiv eine technologische Lösung, um kostspielige personelle Ressourcen zu entlasten! Die Antwort war die qualifizierte elektronische Signatur, wie sie von MOXIS unterstützt wird. Koller: Das ist ein Beispiel mit durchaus repräsentativem Charakter. Es funktioniert nicht selten nach dem Domino-Prinzip: Sobald eine Abteilung eines Unternehmens durch die digitale Signatur einen Effizienzgewinn nachweisen kann, folgen andere, die das Konzept für ihre tägliche Praxis prüfen. So schließen sich die letzten digitalen Lücken eines Unternehmens. Bis zur Größe einer AVL. Dabei schaut à la longue mehr heraus als ein interner Effizienzgewinn durch Kostensenkung, sondern mittel- und langfristig eine messbare Gewinnsteigerung: Durch die Schnelligkeit der Technologie digitale Signatur gewinnen Unternehmen Projekte und neue Aufträge und sichern auf diese Weise Wettbewerbsvorteile. Heißt das wachsende Bewusstsein für digitale Signaturen, dass wir tatsächlich auf dem Weg zum papierlosen Büro sind? Koller: Das ist eine Idealvorstellung, der man sich sicher sehr stark annähern kann. Aber das vollständig papierlose Büro ist auch aus unserer Perspektive wenig realistisch. Papier wird es auch in Zukunft noch in Büros geben. Haptik wird immer eine Rolle spielen. Ein weit verbreitetes Vorurteil besagt ja auch, dass die Branche Handschriftliches generell abschaffen will ... Das schlägt sich in der Weiterentwicklung von MOXIS nieder. Die elektronische Unterschriftenmappe ist in den vergangenen Jahren immer leistungsstärker geworden. Welchen Einfluss hat der Kunde auf die Arbeit am Produkt? Lindsberger: Die entscheidende. Es gibt derzeit sicher niemanden in unserer Branche, der so nahe am Markt ist wie XiTrust. Neue Produktfeatures entstehen zu 95 % im direkten Austausch mit unseren Kunden! Stellt sich bei einem der so auf den Weg gebrachten Features heraus, dass es eine sinnvolle Ergänzung für das gesamte Produkt ist, nehmen wir es als Kern-Feature auf und es wandert ins Basisprodukt. Ist es sehr spezifisch auf eine individuelle Kundenanforderung zugeschnitten, bekommt der Kunde das exklusiv in seiner MOXIS-Version. Welchen Weg das Produkt im Laufe der Jahre hinter sich gebracht hat, zeigt ein Blick in die Historie: Die Ausgangsüberlegung für MOXIS war ein Unterschriftentool, das analog wie ein Doodle zur digitalen Terminvereinbarung funktioniert. Daran gemessen haben wir aus einem Moped ein SUV der Luxusklasse gemacht. Mithilfe unserer Kunden. Zum Kundenstamm von XiTrust gehören Global Player wie Fresenius, BMW, Adecco und AVL. Wird sich am Fokus auf Unternehmen in dieser Liga etwas ändern? Lindsberger: Wir werden den Fokus eher erweitern. Das bedeutet einerseits, die Arbeit mit Großkunden noch zu intensivieren. Hier liegt die Kernkompetenz von XiTrust. Wir registrieren auf der anderen Seite aber auch, dass kleine und mittlere Unternehmen professionelle Signaturlösungen verstärkt nachfragen. Das ist eine neue Qualität. Wir tragen dem Rechnung mit neuen Produkten wie MOXISCloud. Das Konzept dahinter: Auch wer begrenzte Serverkapazitäten hat oder über kein hausinternes Rechenzentrum verfügt, kann alle Funktionalitäten von MOXIS mit unserer Cloudlösung nutzen. Lindsberger: Das ist natürlich Unsinn. Bei unserer Technologie geht es zuallererst darum, signaturpflichtige Unternehmensprozesse zu optimieren und für die Anwender einfach mehr rauszuholen. Da ist es wichtig, klar zu differenzieren. Der Mehrwert unserer Produktpalette tritt ja am deutlichsten bei dezentral aufgestellten Unternehmen zutage – eine Struktur, die sich im Zuge der Globalisierung immer häufiger herausbildet. Unternehmen arbeiten immer mit anderen Unternehmen zusammen. Um diese Zusammenarbeit effizient abzuwickeln, ist die digitale Signatur perfekt geeignet. Denn zwischen allen involvierten Unternehmen werden „tonnenweise“ papiergebundene Dokumente zur Unterschrift hin und her geschickt. Das kostet Zeit, Geld und nicht selten auch Nerven. Wenn wir etwas abschaffen wollen, dann das! Und vice versa? Koller: Kunden profitieren zunächst vom Produkt selbst, aber nicht nur. Es kommt relativ häufig vor, dass einzelne Kunden in den Gesprächen über ihre neue Signaturlösung mit XiTrust MOXIS ihre Prozesse hinterfragen, insbesondere diejenigen, die „immer schon“ so waren, wie sie sind. Im Ergebnis werden die entweder angepasst oder, auch das haben wir schon erlebt, ganz abgedreht: Da waren Dokumente seit Jahrzehnten im Umlauf und es wird zum Erstaunen der Verantwortlichen klar, dass diese eigentlich schon länger nicht mehr gebraucht werden. Aus einem schlecht aufgesetzten analogen Prozess wird ja nicht automatisch ein guter, nur weil man ihn digitalisiert. Deshalb sagen wir bei Kundengesprächen ganz bewusst: Einzelne ineffiziente Prozesse sollten geändert werden, erst dann macht es Sinn, sie mit MOXIS zu digitalisieren. «Niemand in unserer Branche «Konsequente Digitalisierung ist der ist derzeit so nah am Markt wie Grundstein für mehr Effizienz und XiTrust!» Umsatzsteigerung!» DI Georg Lindsberger, CEO XiTrust DI Andreas Koller, CEO XiTrust Germany 8 9


COMPANY INTERVIEW Wie wird sich die digitale Signatur denn auf privater Ebene entwickeln? Ist sie überhaupt in der Masse praktikabel? Lindsberger: Das passiert ja jetzt schon und wird sich in den kommenden Jahren noch weiter verstärken. Die Anwendungsfälle reichen von Bankgeschäften bis zur Beteiligung an politischen Willensbildungsprozessen. Und die Identverfahren, die zur Leistung einer digitalen Signatur berechtigen, können ja ebenfalls ohne großen Aufwand online erledigt werden. Große Versicherungen arbeiten schon jetzt verstärkt mit digitalen Signaturen im Privatkundengeschäft. Koller: Abseits aller Spekulationen kann man die Eingangsfrage nur bestätigen: Digitale Signaturen sind auf dem Weg zum Standard. In Österreich hat man da einen gewissen Vorsprung, in Deutschland und der Schweiz stehen wir erst am Anfang. Bis 2024 werden vor allem digitale Identitäten zur Grundausstattung gehören – auch weil dieses Thema immer mehr in die öffentliche Hand zurückgeführt werden wird. Dokumente wie Reisepass oder Führerschein – all dies wird künftig digitalisiert sein. Herr Lindsberger, Herr Koller, danke für das Gespräch! Ein kleiner Blick in die Zukunft: Wo stehen wir in fünf Jahren, im Jahr 2024, beim Thema digitale Signatur? 10 11


COMPANY MOXIS UND XIDENTITY DIE ETWAS BESSERE E-SIGNATUR-LÖSUNG Durch Digitalisierung werden Arbeitsabläufe effizienter und schneller. Es ist für alle daran Beteiligten leichter, Geschäftspro- zesse nachzuvollziehen und damit jederzeit „im Film“ zu sein. In diesem Spirit ist auch die Signaturlösung XiTrust MOXIS ent- wickelt worden. MOXIS ist die digitale Form der Unterschriften- mappe: eine Plattform, die die rechtsgültige elektronische Signatur von Dokumenten standardmäßig unterstützt. Die Ablösung papiergebundener Unterschriften ist heute Teil der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen der Privatwirtschaft wie auch öffentlicher Institutionen. Sinnlose Medienbrüche durch Ausdrucken, Unterschreiben, Einscannen und wieder Ausdrucken gehören der Vergangenheit an. Mit MOXIS können Dokumente aller Art qualifiziert elektronisch – also rechtsgültig – unterschrieben werden: Verträge, Bestellungen, Angebote, Personal– unterlagen u.v.m.. MOXIS ist bewusst als Unternehmenslösung zur Digitalisierung papierbasierter Unterschriftenprozesse konzipiert worden. Der permanente Dialog mit unseren Anwendern ist einer der Gründe, warum MOXIS kontinuierlich verbessert und an sich verändernde Kundenbedürfnisse angepasst worden ist. Das Ergebnis dieses Austausches ist eine einzigartige Funktionsvielfalt und optimale Usability. Die Integrationsmöglichkeiten von MOXIS in bestehende Prozesse und Systeme sind entsprechend umfangreich. Über Schnittstellen (APIs) können alle gängigen Drittsysteme im Bereich ERP, ECM, CMS, CRM, etc. angesprochen und MOXIS daran angebunden werden. Beispiele dafür sind SAP, OpenText, MS SharePoint oder Salesforce. MOXIS ist gleichzeitig ein offenes System: Dokumente, die bereits über andere Plattformen signiert worden sind, werden nahtlos verarbeitet, weitere Signaturen können ebenfalls angebracht werden. Die Integrität des Dokuments bleibt unberührt – eine in dieser Form einzigartige Interoperabilität am Markt für digitale Signaturen. In MOXIS steckt die ganze Welt der elektronischen Signatur! Fernsignatur – digitale Identität Eines der essenziellen Features von MOXIS ist die Möglichkeit, standardmäßig mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) arbeiten zu können – gemäß der EU-weit gültigen eIDAS-Verordnung die einzige Form der digitalen Unterschrift, die in ihrer Rechtswirkung einer handschriftlichen Signatur entspricht. Eine QES kann entweder mit einer Signaturkarte oder per Fernsignatur via Mobiltelefon geleistet werden – eine Variante, die in der Praxis auch aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit sehr beliebt ist. Voraussetzung für den Einsatz der Fernsignatur ist die persönliche Authentifizierung: Das Resultat ist eine digitale Identität. Mit xIDENTITY zur QES Gemeinsam mit dem langjährigen Partner und Trust Center A-Trust hat XiTrust dafür einen durchgängig digitalen Prozesses geschaffen: der Identitäts-Check erfolgt einmalig via Videoidentifikation, danach stellt das Trust Center ein qualifiziertes Zertifikat aus. Das Verfahren kann weltweit durchlaufen werden und dauert nur wenige Minuten. Die erhaltene digitale Identität xIDENTITY ist fünf Jahre lang gültig und sofort einsatzbereit. Schon können in MOXIS Dokumente mit dem Mobiltelefon rechtsgültig elektronisch signiert werden. XITRUST MOXIS KEY FEATURES • Unterschreiben von mehreren Dokumenten im Stapel • Konfigurierbare Workflows und Entscheidungsebenen • Intelligentes Platzhalterkonzept zur Visualisierung der Unterschrift • Definition von Unterschreibergruppen, Hinterlegung von Rollen und Hierarchien aus dem AD, Vertreterregelung • Vielfältige Integrationsmöglichkeiten und Anbindung an Drittsysteme (SAP, OpenText, SharePoint, Office365 etc.) • Anbindung verschiedener Identitätsprovider • Verschiedene Signaturtypen und -qualitäten (u. a. QES) • Customized Branding • Installation On-Premises oder als Cloud-Variante (SaaS) 12 13


COMPANY XBS UND XMS EINE UNENDLICHE GESCHICHTE Wer Systeme über Jahre perfekt auf seine Bedürfnisse zugeschnitten hat, sieht sich bei neuen Komponenten nicht selten mit einer komplexen Aufgabe konfrontiert. Noch dazu, wenn die Hauptanforderung lautet: je einfacher, desto besser. Hier entscheidet intelligente Anpassungsfähigkeit – Beispiele: XiTrust Business Server (XBS) bzw. XiTrust Mailing System (XMS). gleichzeitig. Er dockt problemlos an alle schon vorhandenen Elemente eines IT-Systems an und beweist damit wahrhaft integrativen Charakter. Und was, wenn danach ein neues Workflow-System in die Unternehmensprozesse integriert wird? Auch Neuankömmlinge versorgt der XBS vom ersten Tag an, denn er ist ein durch und durch nachhaltiges System. BACKGROUND XITRUST MAILING SYSTEM Mit dem XiTrust Mailing System (XMS) bietet XiTrust seinen Kunden eine zentrale Signatur- und Verschlüsselungslösung, die alle Absender eines Unternehmens automatisch mit personenbezogenen S/MIME-Zertifikaten ausstattet. XMS ist einfach und ohne zusätzliche Installation von Software am E-Mail-Client in die bestehende E-Mail-Infrastruktur zu integrieren und wird wie eine Firewall dem E-Mail-System vorgeschaltet. Wenn von „gewachsenen Strukturen“ die Rede ist, geht es meistens um die IT großer Unternehmen. Gemeint ist eine IT-Landschaft, die immer wieder an die aktuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst und erweitert wird. Neue Komponenten kommen im Laufe der Jahre hinzu und werden in die bestehende Landschaft integriert. Ziel dieses Prozesses ist es, Zahlungsverkehr, Workflow-Systeme, E-Mails oder Langzeitarchiv in individuell zugeschnittenen Abläufen darzustellen. Die mehr als anderthalb Jahrzehnte lange Erfahrung mit den Themen Verschlüsselung und Signatur bewahren wir wie einen Schatz in unserem XiTrust Business Server (XBS). Anwender aus allen Branchen können sofort mit ihm arbeiten. Der XBS mag nämlich gewachsene Strukturen, geht individuell auf sie ein und ist ungemein kontaktfreudig. Der XBS versieht seinen Signatur-Dienst für ein einzelnes System genauso zuverlässig wie für alle. Und zwar «XMS hat im Laufe der Jahre einen „Bauchladen“ bekommen, mit dem wir individuell auf die jeweiligen Kundenwünsche reagieren Konkret zeigt sich dies etwa am Beispiel E-Mail-Sicherheit: Eines der Urprodukte von XiTrust hat sich in Form des XiTrust Mailing System (XMS) als flexible Lösung in puncto sichere E-Mail-Kommunikation für Unternehmen etabliert (siehe Infobox rechts). Damit lassen sich auch die bekannten Betrugsfälle, wo plötzlich Millionen Euro aufgrund einer nicht sicheren Mail auf unbefugte Konten überwiesen werden, ganz einfach verhindern! Das XiTrust Mailing System • stellt die Echtheit der Inhalte und die Authentizität des Absenders individuell sicher, • bietet denselben Komfort wie ein zentrales Gateway-Zertifikat mit allen Vorteilen des personenbezogenen Einzelzertifikats, • ermöglicht es, dass der Absender einer E-Mail immer persönlich zuzuordnen ist, • erstellt personenbezogene Zertifikate vollautomatisch und zentral, • übernimmt das unternehmensweite Roll-out von Einzelzertifikaten in Vollautomation. können und dafür nicht mehr in die Entwicklung gehen müssen. Ich nehme mir einen Workflow und klicke mir den einfach zusammen.» XiTrust Business Server (XBS) Wolfgang Bauer, Leiter Produktentwicklung XBS/XMS XiTrust Mailing System (XMS) 14 15


COMPANY ECOSYSTEM MOXIS DER STAR IST DAS TEAM Der Erfolg eines Softwareprodukts korreliert naturgemäß mit dem Kundennutzen. Wie groß dieser in der Praxis ist, hängt nicht nur von Funktionalität und Usability ab. Genauso entscheidend für die bestmögliche Umsetzung eines Projekts ist, dass sich die Lösung wie ein Puzzleteil in bestehende Systeme und Prozesse einfügt – und keinen Fremdkörper darstellt, um den man sich gesondert zu kümmern hat. Das Beispiel des Ecosystems von MOXIS zeigt, wie das gelingen kann. beispielsweise die Anbindung an Europas führendes ECM-System – Doxis4 von SER. Personaldienstleistungsbranche als Best Practice Ein Musterbeispiel in puncto Integration und Zusammenarbeit sind Personaldienstleister. Die Branche weist nicht zuletzt durch geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen einen besonderen Bedarf an rechtsgültigen E-Signatur-Lösungen auf. Durch die Partnerschaften mit branchenführenden Softwareherstellern wie LANDWEHR oder Gedat können Personaldienstleister und Zeitarbeitsunternehmen die E-Signatur mit MOXIS in ihre Workflows integrieren, ohne dabei auf ihre gewohnte Umgebung verzichten zu müssen! Damit nicht genug: So zeigt sich etwa der Branchen-Riese und XiTrust-Kunde Adecco so überzeugt von MOXIS, dass die Lösung auch an den eigenen Kundenstamm selbst weitervertrieben wird. MOXIS QuickSign – einfach und schnell Unsere Produkte werden laufend überprüft, verbessert und weiterentwickelt. MOXIS QuickSign ist eine der neuesten Errungenschaften aus der Entwicklungsschmiede von XiTrust. Hier zeigt sich die Integrationsstärke des Produkts noch einmal deutlicher. Denn mit MOXIS QuickSign kann die grundlegende Signaturfunktionalität als eigenes Feature in einem Drittsystem angeboten werden. So geschehen beispielsweise bei Egnyte, dem führenden Anbieter für sicheres Enterprise-File-Sharing. Egnyte- Anwender können mit MOXIS Quick- Sign PDF-Dokumente direkt in der Benutzeroberfläche von Egnyte Connect einfach und rechtsgültig digital signieren. Mit starken Partnern an der Seite geht es leichter. Das gilt für alle Belange des menschlichen Miteinanders. Bei XiTrust ist dieses Prinzip seit Bestehen des Unternehmens fest verankert – egal ob in der Forschung, im Vertrieb oder bei Produktintegrationen. Mit dem Launch der E-Signatur-Plattform MOXIS wurde das Augenmerk verstärkt auf diesen Aspekt gelegt und ein Ecosystem geschaffen, in dessen Zentrum die digitale Unterschrift steht und in dem alle Beteiligten ihre passende Umlaufbahn finden – das „Universe of Signing“. Eng verbunden mit der Geschichte und auch dem Erfolg von XiTrust ist der Name A-Trust. Die Zertifikate des österreichischen Trust Centers und „qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters“ laut eIDAS-Verordnung, ermöglichen elektronische Signaturen, die in ihrer Rechtswirkung einer händischen Unterschrift entsprechen. Gemeinsam wurde mit xIDENTITY ein Service auf den Weg gebracht, um Dokumente in MOXIS standardmäßig in verlässlicher Qualität digital signieren zu können. Diese Möglichkeit beschränkt sich nicht nur auf den Gültigkeitsbereich der eIDAS-Verordnung, nämlich die EU. Mit der Anbindung des „All-in Signing Service“ von Swisscom wird auch dem Schweizer Signaturgesetz ZertES Genüge getan. Integrationen anderer Identitätsprovider sind schon jetzt auf Wunsch problemlos realisierbar und werden in Zukunft ebenso standardmäßig angeboten werden. Individuell und vielfältig Einer der großen Pluspunkte von MOXIS ist die Integrationsfähigkeit, die sich ebenso individuell darstellt, wie die gewachsenen Systemlandschaften großer Unternehmen. Beginnend bei verschiedenen vorgefertigten Plug-ins für täglich genutzte Applikationen wie Office 365, kann MOXIS über eine entsprechende Schnittstelle an alle gängigen dokumentenerzeugenden oder -verarbeitenden Systeme eines Unternehmens angebunden werden, und zwar unabhängig von Branche oder Abteilung. Dank zahlreicher Partnerschaften sind auf diese Weise vielfältige Integrationen entstanden, die out-ofthe-box verfügbar sind und sich bereits als Standard etabliert haben, 16 17


COMPANY INSIDE Büro-Impressionen ... 18 19


GASTBEITRAG HERWIG SPRINGER NETZ DES ERFOLGS Wie Unternehmen von der digitalen Transformation profitieren «Daten sind als Vermögenswert zu betrachten und auch so zu behandeln.» ZUR PERSON HERWIG SPRINGER Herwig Springer, CEO der Unternehmensberatung i5invest Die weltweiten IT-Ausgaben werden von Gartner für 2019 auf 3,76 Billionen US-Dollar geschätzt. Das ist eine Summe, die sich in ähnlichen Regionen bewegt wie der Staatshaushalt der USA. Ausgegeben wird das IT-Geld größtenteils für Mobiltelefone, PCs und lokale Rechenzentrumsinfrastrukturen bis hin zu Cloud-Services und Internet of Things (IoT)-Geräten. Die IT-Architektur der Zukunft gruppiert sich um die Themenkomplexe Recht, Sicherheit und Enterprise Collaboration. Mit Letzterem meinen wir gewöhnlich Software- und Netzwerktools, die die interne Zusammenarbeit in Unternehmen unterstützen. Gerade wenn das Tagesgeschäft stark projektgetrieben ist, helfen diese Applikationen, die Produktivität jedes einzelnen Projektbeteiligten auf ein neues Level zu heben. In der Enterprise Collaboration lassen sich zwei Gruppen definieren, die in besonderem Maße von digitalen Konzepten profitieren: Dokumentenmanagement (Content Management) und Human Resources. Die Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt, eine optimierte Unternehmenskommunikation ist das Ziel. Inhalt und Kommunikation Die gemeinsame Nutzung von Aktivitäten und Daten in einem weit verzweigten Netzwerk stellt sicher, dass die Unternehmen das Wissen, das sie erzeugen, und die Daten, die sie produzieren, jederzeit in jeder Kombination abrufen können. Eine Forrester-Studie kommt zu dem Ergebnis, dass Enterprise Communication Tools den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern massiv verbessern und etwaige Hindernisse auf dem Weg zu einer stärkeren Kundenbindung abzubauen helfen. Eine ganz wesentliche Antwort auf diese Fragen sind globale Allianzen von Unternehmen, die auf demselben Markt unterschiedliche Segmente abdecken. Eines der prominentesten Beispiele ist sicher die Partnerschaft zwischen Microsoft, Cisco und Slack. Hier bestätigt sich, was wir seit Jahren beobachten: Ein zeitgemäßes Unternehmen kennt keine Grenzen! Das Geschäftstempo beschleunigt sich und der Wettbewerb – also auch der Kampf um die Margen – erfordern intelligente IT-Lösungen. Ein Tempo, das nicht zuletzt auf immer mobilere Mitarbeiter und nahezu lückenlose Vernetzung mit den Kunden zurückzuführen ist. Die sofortige, effektive und effiziente Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung ist unverzichtbare Anforderung an jedes erfolgreiche Unternehmen im digitalen Zeitalter. Das zeigt sich auch an vermeintlich kleinen Beispielen: Unternehmen, die nicht abgehängt werden wollen, sollten schon bei der E-Mail-Kommunikation beginnen. Es ist mittlerweile nicht mehr akzeptabel, dass auf eine Mailantwort zugewartet werden muss, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Noch während Sie der Angelegenheit nachgehen, um die betreffende Person zu kontaktieren, macht die Konkurrenz das Geschäft. Funktionierende EC-Tools bringen vielfältige Vorteile für Unternehmen und ihre Partner. Zu den wichtigsten zählen die Zusammenführung ver- streuter Teams, Schnelligkeit, mehr Flexibilität und Agilität – gerade auch bei kleineren Unternehmenseinheiten – und eine Steigerung der Produktivität des Personals. IT-Security und Legal Compliance Der zweite Themenkomplex kreist um IT-Security und Legal Compliance. Themen, die nicht selten auf komplexe Weise miteinander verwoben sind. Unter der Headline Enterprise Security finden wir Produkte und Cloud-basierte Dienste, die Cyber-Bedrohungen und Angriffe auf Unternehmen erkennen, verhindern, vor ihnen schützen und in wirkungsvoller Weise auf sie reagieren. Bei der Entscheidung, welches Produkt und welcher Dienst am besten passen, müssen zentrale Punkte geklärt sein: Das Verhältnis von Risiko, Resilienz, Benutzerfreundlichkeit und Preis sollte so ausgewogen wie möglich sein. Ziel ist es, immer (!) die größte Transparenz in allen Vorgängen zu gewinnen und diese dauerhaft darzustellen. Schließlich geht es darum, mehr Kontrolle über für das Kerngeschäft wesentliche Prozesse zu gewinnen. Innovationsmotor Datenschutz Dass IT-Sicherheitsthemen im Zuge der digitalen Transformation so präsent sind, liegt auch am Datenschutzrecht. Hier sind Unternehmen gut beraten, im Rechts- und Regulierungsumfeld immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. Schon ein einziger Verstoß gegen eine entsprechende Verordnung – hier mag u. a. die DSGVO als Beispiel genannt sein – kann zu massiven Verlusten und Reputationsschäden führen. Wir beobachten, dass eine sich dynamisch anpassende Rechtslage oft die Initialzündung ist, die Investitionen in Sicherheitsthemen überhaupt erst auf den Weg bringt. Daten sind dabei als Vermögenswert zu betrachten und auch so zu behandeln. Zugleich sind sie auch eine potenzielle Verbindlichkeit. Zwei Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit dokumentieren die Folgen mangelnder IT-Sicherheit auf eindrückliche Weise. Der Finanzdienst- Herwig Springer ist CEO der Unternehmensberatung i5invest. Er ist verantwortlich für Business Development, Corporate Development/M&A. Hier bringt er seine reiche Erfahrung in den Bereichen Deals, Hightech-Unternehmensbewertung, erneuerbare Energien, Unternehmensentwicklung und grenzüberschreitende M&A ein. Herwig Springer ist als Valuation-and-Deals-Experte seit 2005 in den Bereichen Corporate Finance sowie Deals Consulting tätig und berät eine Vielzahl von Mandanten vom österreichischen Mittelstand bis hin zu multinationalen Konzernen. Herwig Springer studierte an der Wirtschaftsuniversität Wien, hat in Zusammenarbeit mit der Copenhagen Business School einen CEMS-Master-Abschluss in Internationalem Management erlangt. Darüber hinaus trägt er die Bezeichnung Chartered Financial Analyst® und ist Autor verschiedener Publikationen in der Wirtschaftsliteratur. 20 21


GASTBEITRAG HERWIG SPRINGER leister Equifax mit einem Jahresumsatz von 2,6 Milliarden US-Dollar wurde 2017 Opfer eines gigantischen Datendiebstahls. Über drei Monate hinweg verschafften sich Hacker Zugriff auf die Daten von 143 Millionen Kunden. Neben Sozialversicherungsnummern und anderen persönlichen Daten waren es fast 300.000 Kreditkartennummern, die dabei den Kriminellen in die Hände fielen. Einfallstor war eine Sicherheitslücke in einer Anwendungssoftware, die in den Internetauftritt des Unternehmens eingebunden war. Sicherheit geht in die Cloud Nicht minder drastisch sind die Folgen eines Sicherheitslecks bei Maersk. Das Unternehmen wurde 2017 Opfer der globalen "Petya"-Cyberangriffe. Maersk-CEO SØren Skou formulierte das Desaster damals so: „In der vergangenen Woche sind wir das Opfer eines Cyberangriffs geworden. Das Geschäftsvolumen wurde negativ beeinflusst. Wir gehen davon aus, dass der Angriff die Ergebnisse um 200 bis 300 Millionen USD negativ beeinflussen wird.“ Die Folgen mangelnder IT-Sicherheit sind weitreichend. Sie bedrohen Arbeitsplätze, kosten Millionen von Dollar. Das Rampenlicht ist eingeschaltet. Supplier Relationship Manager sollten das Momentum nutzen, um sich viel stärker auf das zu konzentrieren, was in der Sicherheitsabteilung vor sich geht. Hier gilt es, die Sicherheitsstrategie intelligent mit Geschäftsinitativen zu verknüpfen. Nicht selten sind Unternehmen bei der Wahl der passenden IT-Sicherheitsstrategie überfordert. Ihre eigene IT wird unter der Wartungslast von Legacy-Sicherheitslösungen regelrecht begraben. Cloud-basierte Sicherheitsprodukte sind vergleichsweise agiler und können neue Erkennungsmethoden- und Dienste wesentlich schneller implementieren als „hausgemachte“ Lösungen vor Ort. Partner programmieren und integrieren Es ist am Ende auch eine Frage der Kultur. Durch APIs und Integration leben wir heute in einer hybriden Umgebung. Einige Anwendungen sind über die Cloud leicht verfügbar, andere sind nur vor Ort. APIs ermöglichen es Benutzern, Anwendungen wie Dropbox, Slack oder Google Drive nahtlos miteinander zu verbinden. Fast jedes Technologieunternehmen betreibt ein Partnerprogramm oder eine Reihe von Initativen, die darauf abzielen, sich mit Branchenpartnern zu vernetzen. Diese Partnerprogramme sind im Allgemeinen darauf ausgerichtet, die Integration mit komplementären Technologieanbietern zu unterstützen, deren Produkte und Dienstleitungen mit der jeweiligen IT-Plattform zu integrieren und harmonisieren. Die Partnerprogramme sind alles andere als Selbstzweck: Sie dienen dazu, die Erwartungen der (Bestands-)Kunden zu erfüllen und gemeinsam neue Kunden zu erschließen. IT-Entscheider suchen bei der Lösung für einzelne Themen nicht nach einem einzigen Tool, das „alles kann“. Gerade hier können Allianzen zwischen Technologieanbietern der Schlüssel zum Erfolg sein. Eine IDG-Studie bestätigt diesen Trend: 90 % der IT-Entscheider arbeiten mittlerweile mit Anbietern zuammen, die Teil einer Partnerschaft sind. Bleibt am Ende wieder einmal festzuhalten: Gelungenes Networking auf Kundenwie auf Anbieterseite ist das Modell der Zukunft! 22 23


CUSTOMERS KTM SIGNIEREN AUF DER ÜBERHOLSPUR Die Welt auf zwei Rädern ist die Welt von KTM. Der österreichische Motorradhersteller hat auch in der digitalen Transformation einen Gang höher geschaltet: Mit XiTrust MOXIS werden Signaturprozesse nun elektronisch in zahlreichen Unternehmensworkflows abgebildet. Entscheidungskriterium war neben der Anwendungsvielfalt von MOXIS auch die Integrationsfähigkeit der elektronischen Unterschriftenmappe in bestehende Officesysteme wie SAP. Ein Interview mit Wolfgang Zwicknagl, Vice President IT & Organization, KTM AG. Die digitale Transformation ist eine der großen Herausforderungen für Unternehmen – gerade wenn es um das Thema elektronische Signaturen geht. Wie geht KTM damit um? Von 2014 bis 2016 haben wir die die Systemlandschaft und IT-Infrastruktur bei KTM einmal umgedreht und auf SAP umgestellt. Prozesse, die wir bis dahin in Papierform abgewickelt hatten, konnten nun digital dargestellt werden. Zu den Dingen, die dann noch übrig geblieben sind, gehörten qualifizierte elektronische Unterschriften. Wir brauchten zudem eine Lösung, die sich leicht in SAP integrieren lässt. Dann sind wir auf XiTrust MOXIS aufmerksam geworden. Wie sah generell der Signaturprozess in der Ära vor dem Einsatz von MOXIS aus? Der Zeitaufwand für das Einsammeln der nötigen Unterschriften in Papierform war doch recht heftig. Die Ausgangsfrage war aber zunächst eine andere: Wie gehen wir grundsätzlich mit dem Thema Unterschriften um? Und das ist alles andere als trivial. Als Unternehmen unserer Größe hat man schließlich eine präzise definierte Unterschriftenregelung. Was besagt die Unterschriftenregelung? Das ist ein klassisches Compliance-Thema. Da geht es allgemein darum, wer überhaupt unterschreiben darf, was konkret zu unterschreiben ist, ferner sind Betragsgrenzen festgelegt, die Art der Dokumente und anderes. Dies alles gilt es in Einklang zu bringen mit einer neuen Möglichkeit, qualifiziert elektronisch zu signieren. Wir wollten in erster Linie die Signaturprozesse nach außen verbessern. Wer unterschreibt? Das sind Vorstände, Prokuristen, Geschäftsführer von Sub-Gesellschaften. Ziel ist es, Beschaffungen und Vertragsthemen signifikant zu beschleunigen. Die Unterschriften «Motorsport ist für uns nicht nur ein Produkt oder ein Marketinginstrument. Es ist unsere Kultur. Deshalb ist alles, was der Beschleunigung dient, bei KTM immer willkommen. So wie MOXIS!» Wolfgang Zwicknagl, Vice President IT & Organization KTM AG nach außen waren ja auch nach der SAP-Umstellung nicht elektronisch unterstützt. Welche Dokumente werden in Ihrem Hause elektronisch unterschrieben? Das geht quer durch vom Non- Disclosure Agreement, also vertraulichen Dokumenten, über Verträge bis zu Bestellabrufen. Im Kontakt mit Zulieferern ist es meistens so, dass wir die entsprechenden Dokumente in Papierform erhalten und diese dann elektronisch signiert zurückschicken. Wie wird die elektronische Signatur intern bei KTM angenommen? Bei den Signaturpflichtigen ist das sofort mit großer Selbstverständlichkeit aufgenommen worden und wird täglich genutzt. Etwas anders sah es zunächst bei der Personengruppe aus, die die Signatare erst mit den entsprechenden Dokumenten versorgt und diese dann zum Signieren in MOXIS einlädt. Inzwischen ist aber ganz deutlich geworden: MOXIS stellt für alle am Workflow Beteiligten eine Erleichterung dar! Wo konnten Sie Verbesserungen durch den Einsatz von MOXIS erzielen? In unseren Workflows gilt gemäß unserer Unterschriftenregelung oftmals das Vier-Augen-Prinzip. Aufgrund der hohen Mobilität gerade der Signaturpflichtigen und der zum Teil großen räumlichen Distanzen in einem Großunternehmen wie KTM ist dann oft mühsam gewesen, die notwendigen Unterschriften peu à peu zusammenzutragen. Wobei „tragen“ hier durchaus wörtlich zu verstehen ist. Klingt recht zeitintensiv … KTM Mecky von 1957 Stimmt, dafür ist viel Zeit drauf gegangen. Die Möglichkeit, mobil zu signieren, und das dann auch noch 24 25


CUSTOMERS KTM BACKGROUND KTM qualifiziert, erlebe ich als erhebliche Verbesserung. Da ist es dann auch möglich zu signieren, wenn man sich gerade bei der MotoGP befindet, die ja bekanntermaßen leider nicht in Mattighofen stattfindet (lacht). Bei KTM stellen wir fest, dass MOXIS ein wertvoller Baustein auf dem Weg zum papierlosen Büro ist. Unser Ziel ist es, mit immer weniger Papier im Büro auszukommen. Haben Sie einen Überblick, wie es im Bereich Digitalisierung bei KTM weitergeht, insbesondere hinsichtlich der elektronischen Signatur? Es gibt nach wie vor einzelne Bereiche, in denen wir derzeit noch papiergebunden arbeiten. Da ist MOXIS à la longue natürlich wesentliches Element der Überlegungen. Ein Beispiel: Wenn ich eine einfache Genehmigung in SAP abbilden kann – ohne Unterschrift –, ist das immer ein interner Vorgang. Sobald aber nach außen kommuniziert wird, kommt MOXIS ins Spiel. Hier wird es mittelfristig deutlich mehr Anwendungsfälle geben. MOXIS ist ein sehr flexibles Produkt, das in unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz kommt. Gibt es dennoch etwas Spezifisches, den Motorsport betreffendes, das MOXIS für Sie leistet? KTM ist ein Maschinenbauunternehmen und gleichzeitig ein Motorsportunternehmen. Motorsport ist dabei für uns nicht nur ein Produkt oder ein Marketinginstrument. Es ist unsere Kultur. Deshalb ist alles, was der Beschleunigung dient, bei KTM immer willkommen! So wie MOXIS. Herr Zwicknagl, vielen Dank für das Gespräch. Der Name KTM ist weltweit Inbegriff für Motorsport. Weniger bekannt ist, dass das Firmenkürzel ursprünglich für „Kraftfahrzeuge Trunkenpolz Mattighofen“ stand. Gegründet von Hans Trunkenpolz, produziert KTM seit 1954 Motorräder in Serie. Bis heute hat sich das Unternehmen zu einem Global Player entwickelt, der dem Qualitätslabel Made in Austria seinen Stempel aufdrückt. Mit rund 4.200 Mitarbeitern und einem Umsatz von knapp 1,5 Milliarden Euro ist KTM heute der größte Motorradhersteller Europas. www.ktm.com 26 27


CUSTOMERS AVL WACHSTUM MIT MOXIS Die AVL ist eines der innovativsten Industrieunternehmen in Österreich und weltweit führend bei der Entwicklung und dem Testen von Antriebssystemen. Das konstante Wachstum von AVL hat auch zu einem immer höheren Aufkommen von signaturpflichtigen Dokumenten geführt. In XiTrust MOXIS ist das Unternehmen fündig geworden bei der Suche nach einer integrationsstarken Signaturlösung, die auch global funktioniert. Ein Interview mit Karin Koch (Head of HR Corporate Services), Andreas Graf (Department Manager IT Governance and Project Office) und Burghard Ziegler (IT-Projektmanager). Die AVL arbeitet mit XiTrust MOXIS. Federführend war Human Resources. Können Sie, Frau Koch, als Abteilungsleiterin etwas zur Motivation sagen, jetzt von analogen auf digitale Signaturen umzustellen? Karin Koch: Bei uns gibt es ein striktes Schriftlichkeitsgebot. Für alle Mitarbeiter am Standort Graz werden sämtliche Vereinbarungen verschriftlicht. Das bedeutet, es sind Zehntausende Schriftstücke pro Jahr auszufertigen. Selbst bei Automatismen wie kollektivvertraglich geregelten Vorrückungen, wird der Vorgang noch einmal zu Papier gebracht. Und die meisten dieser Schriftstücke bedürfen zweier Unterschriften: von der Personalleitung sowie von der Fachabteilung. … eine analoge Lösung dürfte angesichts dieser Umfänge recht mühsam gewesen sein … Koch: Sie sagen es. Es war tatsächlich so, dass jedes Dokument per Hauspost an den Fachbereichsleiter zur handschriftlichen Signatur weitergeleitet worden ist. Begleitend hat die zuständige Sachbearbeiterin eine Kopie einbehalten mit dem Vermerk, wann das Dokument an wen ausgeschickt wurde. Ein mühsames Geschäft, denn mitunter hat man erst nach einigen Wochen auf der Tonspur erfahren, dass das Dokument nie angekommen ist, der Abteilungsleiter gerade urlaubt oder sich die Unterschrift aus anderen Gründen verzögert. Vor diesem Hintergrund stellt die digitale Signatur einen enormen Fortschritt dar. So kam das Projekt ins Rollen. Die AVL ist Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Herr Graf, welche Rolle spielt das Thema digitale Transformation im IT-Gesamtkonzept? Andreas Graf: Eine ganz zentrale. Die elektronische Signatur ist da nur ein Ausschnitt des Gesamtbildes. Bei den technischen Prüfständen ist der- zeit ein großes Thema, digitale Zwillinge der physischen Anlagen zu erschaffen. Mit der digitalen Signatur hat sich die IT der AVL schon etwas länger beschäftigt. Wir haben uns dann aber gefragt, mit genaus welcher Lösung wir die digitale Signatur global implementieren können. Was meinen Sie mit globaler Implementierung? Graf: Unser Ziel war eine Signaturlösung, die global funktioniert. Wir wollten deshalb von Anfang wissen: Was kostet die Lösung, wenn man sie als Enterprise-Lizenz weltweit ausbaut? Es hilft mir nichts, ein Erst-Szenario zu entwickeln, das sich isoliert gesehen rechnet, nur um dann festzustellen, dass die Kosten beim globalen Roll-out mit 10.000 Mitarbeitern explodieren. MOXIS hat unseren Anforderungen standgehalten – auch im Zusammenspiel z. B. mit einer SharePoint-Lösung. Demnach ist die ausgeprägte Integrationsfähigkeit von MOXIS ein starkes Argument für Sie gewesen? Graf: Die Integrationsfähigkeit des Produkts ist essenziell. Ich muss mit einer Signaturlösung in SAP reinkommen und wieder raus. Damit haben wir natürlich auch die Option, Kunden einzubinden, wenn es etwa um Non-Disclosure Agreements geht. Auch bei Human Resources müssen externe Signaturen grundsätzlich möglich sein. Und die Lösung muss überall funktionieren: in China, in Australien, egal wo. Koch: Die Entscheidung, künftig mit digitalen Signaturen zu arbeiten, stellte uns aber noch vor eine ande- «Unser Ziel war eine Signaturlösung, die global funktioniert. Eine, die sich auch noch rechnet, wenn man sie im gesamten Unternehmen ausrollt. MOXIS hat all unseren Anforderungen standgehalten!» Andreas Graf, Department Manager IT Governance AVL 28 29


CUSTOMERS AVL re Herausforderung: Weil es bei der AVL Kultur ist, wichtige Schriftstücke von Hand zu unterschreiben und dann persönlich zu überreichen, war es uns wichtig, dass die Signaturlösung individuelle Unterschriftsbilder unterstützt. Die sind dann zwar auf PDF, haben aber immer noch die persönliche Note. Wir wollten beim Look and Feel nichts verändern. Auch diese Anforderung erfüllt MOXIS perfekt. Sie haben das Thema digitale Signatur aber aus langjähriger leidvoller Erfahrung angeschoben? Koch: Ein Unternehmen, das so stark wächst wie die AVL, muss sich etwas überlegen, wenn das Wachstum immer mehr Schriftstücke mit sich führt und diese dann mit derselben Personalstärke bewältigt werden müssen. Wenn es um Effizienzsteigerung geht, kommt man an einer Lösung wie MOXIS nicht mehr vorbei. Wie hilft Ihnen MOXIS konkret? Koch: Durch die minutiöse Nachvollziehbarkeit des Weges und des Status quo eines Dokuments. Nach unserer Erfahrung ist die Rücklaufquote bei digitalem Signatur-Workflow deutlich höher als bei papiergebundenen Prozessen. Und die Stapelsignatur ist richtig toll! Genau wie die Möglichkeit, mobil zu signieren. Im analogen Szenario stapeln sich in meiner Mappe die Dokumente und ich muss physisch anwesend sein, um diese zu unterzeichnen. Das kostet Zeit. Man braucht kein Mathematik-Genie zu sein, um auszurechnen, was für einen Gewinn dann die mobile Signatur mit Stapelfunktion darstellt! Herr Graf, wie sehen Sie als IT-Verantwortlicher das Thema Effizienzsteigerung durch IT? Graf: Als Säule unserer IT-Strategie der Operational Excellence. Wenn ich an die Reduzierung der Durchlaufzeiten bei analogen Lösungen und die Ersparnis an ungezählten papiergebundenen Kopien denke, verzeichne ich mit MOXIS massive Effizienzsteigerungen! Nicht weniger wichtig ist das, was Frau Koch ausgeführt hat: Das Schriftbild ist bei uns essenziell. Warum eigentlich? Graf: Wenn die Unterschrift so geleistet wird, signalisiert das, dass sich der Auftraggeber mit dem digitalen Dokument ebenso intensiv auseinandergesetzt hat. Solche vermeintlichen Details sind es am Ende, die Vertrauen schaffen. Hinzu kommt: Sämtliche Freigabeprozesse in SAP und SharePoint werden in MOXIS "verheiratet". Der Mitarbeiter kann alles in einem Schritt erledigen, braucht die Oberfläche nicht zu verlassen. Wie schlägt sich das ökonomisch nieder? Graf: Hier entscheidet die Perspektive: Die AVL wächst jährlich im Schnitt um 10 %. Primäres Ziel der Integration von Applikationen wie MOXIS ist daher, das Wachstum mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen und eben nicht in dem Maße aufbauen zu müssen, wie wir wachsen. So können wir dem wachsenden Druck auf die Margen am besten begegnen. Wie geht es weiter mit der digitalen Signatur bei der AVL? Gibt es Pläne eines globalen Roll-outs? Graf: Bei den Verantwortlichen unserer weltweiten Niederlassungen gibt es jetzt schon großes Interesse an einer Signaturlösung und mittelfristig sicher auch einen ersten Piloten. Im ersten Schritt haben wir die 150 Führungskräfte am Standort Graz mit der MOXIS-Lösung vertraut gemacht. Von da sind wir ganz schnell bei Projektaufträgen und Freigaben. Das Projektgeschäft ist weltweit ein Schwerpunkt der AVL. Da steckt jede Menge Digitalisierungsbedarf drin. Inwieweit kann die digitale Signatur das Kerngeschäft der AVL unterstützen, also etwa Prüfstände für Motorenentwicklung? Graf: Das ist ein weites Feld. Jeder unserer Projektleiter weiß sofort, welcher Report, der zum Kunden geht, in welcher Weise signiert werden muss. Da sind überall Anwendungsszenarien. Die Projektleiter sind aus IT-Sicht eine der zentralen Zielgruppen, wenn wir über das globale Roll-out der digitalen Signatur reden. Dabei wird das gesamte Geschäft der AVL abgebildet von der Brennstoffzelle bis zu E-Mobilität. Vom Sales-Prozess über die Angebotsfreigabe sowie Freigaben innerhalb des Projekts - bis das Ergebnis geliefert wird, habe ich immer wieder mit Freigaben zu tun. Herr Ziegler, Sie haben als Projektleiter die Integration von MO- XIS von Beginn an begleitet. Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit der XiTrust erlebt? Burghard Ziegler: Als sehr entspannt. Man spürt in der Zusammenarbeit immer den agilen Gedanken, den Kunden zufriedenzustellen. Es ist von Beginn des Projekts schnell wei- Karin Koch, Burghard Ziegler, Andreas Graf (v. l. n. r.) 30 31


CUSTOMERS AVL tergegangen. Innerhalb weniger Monate konnten wir einen ernsthaften Testbetrieb darstellen. Ich habe es übrigens auch als klaren Vorteil empfunden, dass die Wege zwischen uns und der XiTrust in Graz kurz sind. und Entwicklungsaufgabe. Denn es geht bei der Einführung von MOXIS nicht nur um eine neue Applikation, sondern auch darum, bestehende Papierprozesse in digitales Denken umzumünzen. Graf: Für die AVL kann ich sagen, dass die digitale Transformation in nahezu allen Geschäftsbereichen stattfindet. Das konsequent voranzutreiben ist ein Muss für alle Unternehmen. Wer hier zu lange zögert, katapultiert sich aus dem Markt. Für das Kerngeschäft der AVL werden Smart Services ein marktentscheidendes Thema sein. Hinter allen Überlegungen steht ja immer die Frage: Welchen Mehrwert kann ich meinem Kunden bieten? Darauf müssen wir täglich eine Antwort finden. Frau Koch, Herr Ziegler, Herr Graf, vielen Dank für das Gespräch. Wie wird so ein Projekt bei der AVL erfolgreich auf den Weg gebracht? Ziegler: Wir bringen fortlaufend Innovationen im Bereich IT auf den Weg. Das ist immer wieder neu und das kann sehr mühsam sein – zum Glück haben wir die da zur Unterstützung den bereits digitalisierten Projektprozess mit mobiler App. Es ist entscheidend, Begeisterung für das jeweilige Projekt im Team zu entfachen. Welche Vision verfolgen wir mit dieser Neuerung? So ein Projekt ist ebenso eine große Organisations- Wie sehen Sie die weitere Entwicklung der digitalen Transformation in der Weltwirtschaft? BACKGROUND AVL Die Anstalt für Verbrennungskraftmaschinen List (AVL) gibt es unter diesem Namen seit 1948. Was als Ingenieursbüro von Prof. Dr. Hans List begann, ist heute ein global agierendes Unternehmen mit mehr als 10.000 Mitarbeitern, über 4.000 davon am Headquarter in Graz. Kerngeschäft ist die Entwicklung und der Test von Antriebssystemen sowie die Erforschung alternativer Antriebe wie zum Beispiel die Brennstoffzellen-Technologie. Die AVL erzielt einen Jahresumsatz von 1,75 Milliarden Euro (2018). www.avl.com 32 33


CUSTOMERS ADECCO GROUP DER KUNDE IST KÖNIG BACKGROUND Personaldienstleister stehen derzeit besonders im Fokus beim Thema elektronische Signatur. Eine Innovationswelle rollt durch die gesamte Branche. Für die Adecco ist die qualifizierte elektronische Signatur mit XiTrust MOXIS Schlüssel für die umfassende Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Anstoß sind neue gesetzliche Anforderungen, wie sie das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) formuliert. Ziel ist es darüber hinaus, die Zusammenarbeit mit Kunden bei Signaturprozessen zu optimieren. Ein Interview mit Martin Souczek, Leiter des IT-Anforderungsmanagements bei der Adecco. Herr Souczek, als Leiter des IT-Anforderungsmanagements reagieren Sie auf neue Anforderungen innerhalb Ihrer Branche und auf Innovationsideen von Mitarbeitern. Wie kam es zur Integration der elektronischen Signatur in die Arbeitsprozesse der Adecco? Die Initialzündung war die geänderte rechtliche Situation in Deutschland durch die Novelle des AÜG: Vor Arbeitsantritt des Mitarbeiters hat das Dokument rechtssicher unterzeichnet zu sein. Aus diesem Anforderungsprofil heraus war die elektronische Signatur die logische Konsequenz. Welche Abteilungen haben intern die Veränderungen vorangetrieben? sche Ziel dahinter ist die umfassende Digitalisierung von Geschäftsprozessen. «Der Kunde soll sich frei aussuchen, mit welchen Identitäten er arbeitet. Deshalb ist es für die Adecco ein Riesenvorteil, dass XiTrust MOXIS mehrere Identitätsanbieter unterstützt!» Steckt nur die Gesetzesänderung AÜG dahinter oder haben Sie für Adecco weitere Vorteile definieren können? Die Arbeit mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) kommt auch als Vorteil bei den Kunden an. Das hat einen rechtlichen Hintergrund: Ist das Dreiecksverhältnis zwischen Adecco, Mitarbeiter und Kunden nicht klar geregelt, kann sich der Arbeitnehmer nach deutschem Recht – theoretisch und praktisch – auf Festanstellung einklagen. Passiert das häufig?! Solche Fälle sind zwar selten, aber es ist schon vorgekommen. Die- ses Worst-Case-Szenario ist durch die qualifizierte elektronische Signatur zum vorgeschriebenen Zeitpunkt prinzipiell ausgeschlossen. Mit der qualifizierten elektronischen Signatur sind auch unsere Kunden auf der sicheren Seite. Eine klare Entlastung im Kundenverhältnis für die Adecco! Digitalisierte Prozesse waren für die Adecco ja auch vor der Einführung der QES kein Neuland. Wie kam letztlich der Stein ins Rollen? ADECCO GROUP The Adecco Group mit Sitz in Zürich ist einer der größten Personaldienstleister weltweit und in 60 Ländern präsent. Mit mehr als einer Million Mitarbeitern in rund 5.100 Niederlassungen bietet das Unternehmen ein breites Spektrum an Personaldienstleistungen und bringt täglich über 700.000 Arbeitskräfte mit über 100.000 Unternehmen zusammen. Unter dem Dach der Adecco Group ist die Adecco Personaldienstleistungen GmbH Arbeitgeber für rund 15.000 Mitarbeitern und verfügt über 130 Niederlassungen. Kerndienstleistungen sind Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung, Consulting sowie Arbeitsschutz und Prävention. www.adeccogroup.com Im Personalmanagement hatten wir schon vor der Einführung der QES einen hohen Digitalisierungsgrad: Kandidaten werden dem Kunden elektronisch vorgeschlagen, nachdem diese sich bereits elektronisch beworben haben. Dann gab es einen Bruch in der Prozesskette: Es war noch nicht möglich, das Vertragswerk digital abzuwickeln. Die entsprechenden Dokumente trafen in Papierform beim Kunden ein. Andere Teilprozesse waren bereits digital, wie etwa die elektronische Zeiterfassung. Wenn man so will, ist die QES so etwas wie das Missing Link im Digitalisierungsprojekt der Adecco. Zunächst die Rechtsabteilung, die dafür sorgt, dass alle Geschäftsprozesse der Adecco rechtssicher abgebildet werden. Maßgeblicher Treiber dieser Innovation ist aber die Geschäftsleitung selbst. Das strategi- Martin Souczek, Leiter IT-Anforderungsmanagement Adecco Group 34 35


CUSTOMERS ADECCO GROUP Das hören wir öfter. Haben Sie eine Erklärung dafür, warum die QES immer wieder in dieser Rolle in Erscheinung tritt? In der Vergangenheit waren die Möglichkeiten zur qualifizierten elektronischen Signatur noch nicht so ausgereift, wie wir es jetzt mit Xi- Trust MOXIS erleben. Signaturkarten, Kartenlesegeräte und so fort: okay, das geht theoretisch auch, hat sich aber für ein großes Unternehmen wie die Adecco intern wie extern als limitiertes Signaturkonzept erwiesen. Da bleibt man lieber bei den alten analogen Prozessen. Die Kombination aus MOXIS und xIDENTITY mit der A-Trust im Hintergrund bietet für die Adecco die ideale Plattform, um die qualifizierte elektronische Signatur im Unternehmen auszurollen. Hat das Prinzip „One Face To The Customer” die jetzige Lösung angetrieben? Das war tatsächlich ein Entscheidungsfaktor! Denn Signaturlösungen sind eben nicht trivial – etwa im Vergleich zu Zeiterfassungssystemen. Und durch die hausinternen Schulungen zum Registration Officer sind wir in der charmanten Position, unsere Kunden nach einer Präsentation zum Thema QES sofort mit digitalen Identitäten versorgen zu können. Das ist in der Form mit anderen Anbietern nicht denkbar! Welche Flexibilität erwarten Sie von einer Signaturlösung? Der Kunde soll sich frei aussuchen, mit welchen Identitäten er arbeitet. Deshalb ist es ein Riesenvorteil, dass XiTrust MOXIS unterschiedliche Identitätsanbieter unterstützt! Das potenziert die Flexibilität hinsichtlich der Signaturlösungen um ein Vielfaches. Es ist optimal, dass der Kunde mit anderen Signaturlösungen erstellte Dokumente auch in MOXIS unterschreiben kann! für XiTrust MOXIS entschieden. An diesem prominenten Beispiel zeigt sich unsere Strategie: Weil bei uns Themen wie automatische Dokumentenerstellung oder Archivierung auf MOXIS zugeschnitten werden, haben wir ein Interesse daran, dass möglichst viele Kunden mit XiTrust MOXIS unterzeichnen. Wie ist das bei BMW gelaufen? BMW ist einer der größten Kunden der Adecco-Gruppe in Deutschland. Da entstehen bei der gleichen Signaturlösung natürlich willkommene Synergieeffekte. Der nächste Entwicklungsschritt ist bereits geplant, dass nämlich die beiden Instanzen von MOXIS untereinander kommunizieren: Wir erstellen einen Signaturauftrag, der wird dann automatisch an BMW übermittelt und unterzeichnet und dann wieder an unsere Instanz zurückgespielt. Das ist optimales Arbeiten! Herr Souczek, vielen Dank für das Gespräch. «BMW ist einer der größten Kunden der Adecco-Gruppe in Deutschland. Da entstehen bei der gleichen Signaturlösung natürlich willkommene Synergieeffekte.» Martin Souczek, Leiter IT-Anforderungsmanagement Adecco Group Können Sie als Adecco darauf Einfluss nehmen? Mit solchen Lösungen punktet man, wenn die Lösung flexibel ist und gut funktioniert. Das haben wir bei unserem Kunden BMW so erlebt. Nachdem wir unsere Lösung vorgestellt haben, hat sich BMW ebenfalls 36 37


SPONSORING POLEPOSITION Der neue XiTrust-Porsche! Schon seit sieben Jahren engagiert sich XiTrust erfolgreich als Sponsor im Motorsport. Der Porsche mit dem Kult-Piloten Denis G. Watt am Steuer hat in der Vergangenheit immer wieder für Überraschungen im starken Starterfeld des Porsche Cups gesorgt. Kunden und Freunde des Unternehmens können den Rennwagen live erleben auf der Rennstrecke am Red Bull Ring in Spielberg, wenn das Friends of XiTrust Network Event seine Pforten öffnet. Unser Fotograf Klemens Grassl war schon früher am Start. Er hat den frisch gebrandeten Rennwagen exklusiv beim Geheim-Training auf dem Pannonia-Ring in Ungarn ablichten dürfen. Wir haben hier einige Impressionen für Sie zusammengestellt! 38 39


SPONSORING 40 41


CUSTOMERS FRESENIUS KABI AUSTRIA NEUE PERSPEKTIVEN Hans-Jürgen Moitzi ist vielleicht nicht der typische IT-Leiter in Diensten eines weltweit agierenden Pharmaunternehmens wie Fresenius Kabi. Der IT-Profi denkt über den Tellerrand hinaus: Welchen Einfluss haben moderne Technologien wie XiTrust MOXIS auf Unternehmensprozesse und wie wandelt sich aktuell das Anforderungsprofil von IT-Mitarbeitern in Unternehmen? Und er ist überzeugt: IT muss ein Schulfach werden wie Mathematik und Deutsch. Herr Moitzi, wie würden Sie Ihren Aufgabenbereich als Leiter der IT bei Fresenius Kabi in Graz beschreiben wollen? Ich bin mit meinem Team nicht nur für Graz zuständig, sondern auch für alle anderen Fresenius-Kabi-Standorte in Österreich und zum Teil auch in Italien. Wofür die IT zuständig ist und wofür nicht, unterliegt natürlich den konkreten Anforderungen, aber auch der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung. Unser Selbstverständnis baut auf den drei Säulen Neue Technologien, Unternehmensprozesse und Mitarbeiter auf. Das klingt nach einer ganzheitlichen Herangehensweise. Hat sich die Bedeutung der IT in Unternehmen gewandelt? Auf jeden Fall. Die Wahrnehmung von IT-Dienstleistungen in Unternehmen war lange eher die, dass da jemand kommt, einen Standard-PC installiert, bei Bedarf wartet und das war es auch fast schon. Die IT galt eher als notwendiges Übel. Das hat sich heute massiv gewandelt. Inwiefern? Das Profil von IT-Managern ist anspruchsvoller geworden. IT-Verantwortliche müssen immer näher an die Fachbereiche herankommen. Welche Prozesse gibt es dort überhaupt? Wie lassen sich die verbessern oder überhaupt erst digital darstellen? Dieses Wissen muss dann in die IT-Sprache übersetzt werden. Nur auf dieser Basis können die passenden Lösungen für die individuellen Bedürfnisse entwickelt werden. Ist das Verständnis von Unternehmens-IT auch global im Umbruch? Was wir gerade überall erleben, ist die Aufteilung der IT-Dienstleistungen. Die Standard-IT wird immer stärker outgesourct oder in die Cloud verschoben. Ich brauche heute meine Server nicht mehr selbst zu hosten, da gibt es mittlerweile gute und vor allem weniger kostenintensive Alternativen. Insgesamt rechne ich in Zukunft mit einer Abnahme der Standard-IT, an ihre Stelle werden immer mehr automatisierte Prozesse treten. Auf der anderen Seite brauchen wir «Bei Fresenius Kabi ist die elektronische Signatur auf dem Weg zum Standard in der Kommunikation.» Hans-Jürgen Moitzi, IT-Leiter Fresenius Kabi Austria viel mehr IT-Leute, die sich in den Unternehmen auskennen und wissen, wie man zum Beispiel papiergetriebene Prozesse in digitale überführt. Das betrifft allerdings auch all jene, die nicht klassisch der IT zuzuordnen sind, sondern den Fachabteilungen. Hier ist ein grundsätzliches Bewusstsein für digitale Prozesse gefragt. Bei Fresenius Kabi Austria werden papiergetriebene Prozesse digitalisiert, und zwar mit Unterstützung von MOXIS, der elektronischen Unterschriftenmappe. Wie ist die Entscheidung zustande gekommen, künftig elektronisch zu signieren? Vieles, worüber intern bei Fresenius Kabi und mit externen Partnern kommuniziert wird, unterliegt der Geheimhaltung. Strenger vielleicht als in anderen Branchen, weil wir es hier mit verschreibungspflichtigen Arzneimitteln und Medizinprodukten zu tun haben. Da ist es von großer Bedeutung, dass alles, was an Informationen hereinkommt oder das Unternehmen verlässt, überprüfbare Datenintegrität und damit Rechtssicherheit voraussetzt. Der Wunsch, hierzu eine passende digitale Lösung zu entwickeln, wird immer häufiger auch von externen Partnern an uns herangetragen, die nur noch so Daten austauschen möchten. Warum ist Datenintegrität über die Geheimhaltung hinaus so wichtig für Fresenius Kabi Austria? Da geht es um Nachvollziehbarkeit. Papier ist bekanntlich geduldig. In papiergebundene Prozesse schleichen sich auf längere Sicht leichter Fehler ein. Vermeidbare Fehler! Bei einem elektronisch signierten Dokument können wir immer nachvollziehen, wer es verantwortet, ob es verändert worden ist und natürlich, wo es sich befindet. Ich bin überzeugt, dass immer mehr Systeme kommen werden, die diese Datenintegrität und Authentizität sicherstellen. Welche Rolle spielt für Sie der Aspekt des papierlosen Büros? Das Ziel müssen nicht nur papierlose Prozesse im Büro sein, sondern dies betrifft immer stärker auch die Produktion, die Logistik, Herstellungsprozesse. Das steht auf der Agenda führender Unternehmen mittlerweile ganz oben – einfach weil es schneller ist. Bei uns geht es dann auch noch um Altlasten wie papiergebundene Archive, die sukzessive digitalisiert werden. Zu Beginn war die Nutzung MOXIS auf einen ausgewählten Personenkreis zugeschnitten. Ist geplant, MOXIS bei Fresenius Kabi weiter auszurollen? Wir haben MOXIS zu Beginn stark projektbezogen eingesetzt. Wobei wir übrigens in großem Maße von der Flexibilität und Schnelligkeit unserer Ansprechpartner bei XiTrust profitiert haben. Im Kick-off-Projekt ging es darum, die Verifizierung der übermittelten Daten noch schneller und zuverlässiger durchführen zu können. Geplant ist allerdings, MOXIS in größerem Umfange im Unternehmen auszurollen. Den Anfang macht unsere Marketing-Unit, die MOXIS für interne Freigabeprozesse nutzen möchte. Das sind weniger geheimhaltungspflichtige Vorgänge, aber eben solche, bei denen zwei oder mehr Leute unterschreiben müssen, damit etwas weitergeht. Ist die Pharmabranche in Sachen Digitalisierung weiter als andere? Das ist natürlich so pauschal nicht zu beantworten. Sicher aber ist: Die 42 43


CUSTOMERS FRESENIUS KABI AUSTRIA Pharmaindustrie ist extrem qualitätsgetrieben. Das umfasst dann eben nicht nur die reinen Produktionsprozesse. Bei uns ist die elektronische Signatur definitiv auf dem Weg zum Standard in der Kommunikation. Die Frage, wie authentisch und integer Daten sind, stellt sich auch im Privaten und ebnet den Weg für professionelle Lösungen wie eben die rechtssichere elektronische Signatur. Teilen Sie diese Einschätzung? Definitiv. Bei der privaten Nutzung von PCs muss umgedacht werden. Ist die Anlage wenigstens virengeschützt? Das können viele Nutzer nicht mit Sicherheit sagen. Da ist keine Kontrolle. Wie gehe ich mit meinen Kreditkarteninformationen um, wie signiere ich online? Da sind die meisten privaten Nutzer allein gelassen. Digitale Kompetenz ist ein politisches Thema: Die gehört auf den Stundenplan! Ich bin davon überzeugt, dass jedes Kind in der Schule eine Programmiersprache lernen sollte. So lässt sich digitale Kompetenz bei den nachfolgenden Generationen aufbauen. Kann die gesellschaftliche Entwicklung nicht mit dem Tempo der Digitalisierung mithalten? Klar ist: Diese Entwicklung geht viel schneller voran, als der Gesetzgeber nachziehen kann. Was im Moment passiert, kommt ja nicht an der Oberfläche der gesellschaftlichen Diskussion an. Die Leute, die damit auch beruflich zu tun haben oder sich für IT interessieren – die kriegen das mit. Die überwiegende Mehrheit eher nicht, und sie macht sich auch keine großen Gedanken darüber. Sie haben bei Fresenius Kabi Austria und Italien eine „IT-Resilienz“ etabliert. Was steckt dahinter? Resilienz stellt ja eigentlich nur die Frage: Wieviel hält man aus? Das Thema spaltet sich in zwei Hälften. Die rein technische ist überschaubar: Da gibt es Mitarbeiterschulungen, Updates und verschiedenes anderes. Das alles ist klar definiert und zur Routine geworden. Der Faktor Mensch dagegen wird sowohl am Arbeitsplatz als auch im gesellschaftlichen Kontext bei der Nutzung von IT meistens ausgeklammert. Das muss sich ändern. «Wir haben in großem Maße von der Flexibilität und Schnelligkeit unserer Ansprechpartner bei XiTrust profitiert!» Hans-Jürgen Moitzi, IT-Leiter Fresenius Kabi Austria BACKGROUND FRESENIUS KABI AUSTRIA Fresenius Kabi ist einer von vier eigenständig agierenden Unternehmensbereichen der Konzerngruppe Fresenius. Mit 250.000 Mitarbeitern in mehr als 100 Ländern erzielt der Pharmakonzern einen Jahresumsatz von 25 Milliarden Euro. Das Fresenius‐Kabi-Werk in Graz produziert sterile Arzneimittel und hat sich auf komplexe Prozessanforderungen und innovative Technologien spezialisiert. Das Produktportfolio umfasst Arzneimittel wie Anästhetika, Analgetika, Antiinfektiva und Antibiotika. Zudem werden großvolumige Produkte zur parenteralen Ernährung und Diagnostikprodukte wie Röntgenkontrastmittel hergestellt. Im IT-Management gelten auch aufgrund des sensiblen Produktportfolios höchste Qualitätsansprüche. Fresenius Kabi arbeitet seit 2017 mit XiTrust Secure Technologies zusammen. www.fresenius-kabi.com Herr Moitzi, vielen Dank für das Gespräch. 44 45


CUSTOMERS GULP - A RANDSTAD COMPANY MÜNCHEN, ARGENTINIEN UND ZURÜCK Die Arbeitswelt ist in Bewegung. Immer häufiger arbeiten hochqualifizierte Experten aus den Bereichen IT, Engineering und Finance auf Projektbasis. Der Modus: Absolute Mobilität und spannende neue Projekte. Die Randstad-Tochter GULP Information Services aus Deutschland gehörte 1997 zu den ersten Projektbörsen für Freelancer im damals noch neuen Internet. Seitdem kamen neue Geschäftsbereiche hinzu, unter anderem auch der Bereich Vermittlungsagentur. Diese vermittelt jährlich Tausende Freelancer zu den passenden Auftraggebern. Umgekehrt funktioniert das auch: Selbstständige Experten aus der ganzen Welt nutzen die Projektbörse auf GULP, um spannende Projektaufträge zu akquirieren. können und die gefragte Qualifikation mitbringen. Bestimmtes Knowhow kriegt man durch Freiberufler in der Regel viel schneller ins Haus. Das macht Unternehmen natürlich auch flexibler: Nicht jedes Know-how wird permanent gebraucht. Wie unterstützt GULP diese Abläufe? Das läuft immer nach dem gleichen Muster ab: Der Kunde kommt mit einem konkreten Projektbedarf auf uns zu. Die Freelancer haben ein Profil in unserer Datenbank hinterlegt und wir gleichen dann Skills und Erfahrungen mit den spezifischen Anforderungen der Auftraggeber ab. Vertragsmanagement spielt bei GULP demnach eine zentrale Rolle? scheidung zum digitalen Vertragsmanagement kam aus unserer Geschäftsführung, weil verschiedene GULP-Kunden bereits mit der elektronischen Signatur gearbeitet haben. Und da fragt man sich dann: Warum machen wir das nicht eigentlich auch? Zumal bei der Arbeit mit Freelancern … Genau. Die sind viel unterwegs und haben nicht immer Gelegenheit, ihre Post zeitnah zu bearbeiten. Da kann die Fertigstellung eines Vertragsvorgangs mitunter Wochen dauern. Und die Entscheidung für XiTrust MOXIS kam wie genau zustande? Business as usual: Wir haben verschiedene Anbieter auf dem Feld der elektronischen Signatur kontaktiert und MOXIS ist übrig geblieben, weil es sich als das beste Produkt erwiesen hat, mit allen Funktionen, die wir in der täglichen Arbeit im Vertragsmanagement brauchen. Langfristiges Ziel ist es, alle entsprechenden Transaktionen zu digitalisieren und damit weitgehend papierlos abwickeln zu können. «Für uns ist die Stapelsignatur ein Segen. Verträge werden zunächst inhouse von zwei Unterschrifts- berechtigten signiert und dann geht der Vertrag zum Unterschreiben an den Freelancer. Diese Ihre Projektverträge unterschreiben sie mit MOXIS. Ein Interview mit Thomas Gasteiger, Projektmanager bei GULP in München. Herr Gasteiger, GULP ist ein Personaldienstleister, der sich unter anderem auf Freelancer aus den Bereichen IT, Engineering und Finance spezialisiert hat. Ist das ein Trend am Arbeitsmarkt, dass hochqualifizierte Experten lieber zeitlich begrenzt auf Projektbasis arbeiten als fest angestellt? Die Idee dahinter war schon immer spannend: Gerade in den von Ihnen genannten Einsatzbereichen ist es von enormem Vorteil, technologisch immer am Ball zu bleiben, weil man sehr viel unterschiedliche Unternehmen und Spezialisierungen kennenlernt. So können Freelancer konsequent an ihrem Marktwert schrauben, sie lernen viel und bringen dieses Wissen in den nächsten Projektauftrag wieder ein. Die rasante technologische Entwicklung, gerade in den Bereichen IT und Engineering, stärkt dieses Prinzip sicherlich noch zusätzlich. Daneben schätzen sie die Unabhängigkeit und das größere Verdienstpotenzial. Stichwort Fachkräftemangel: Hat sich die Perspektive der Unternehmen, zumal in Deutschland, da gewandelt? Es wird immer schwerer, qualifiziertes Personal zu finden, das stimmt in vielen Bereichen tatsächlich. Daher gibt es immer öfter die Situation, Spitzen mit richtig guten Leuten abzudecken, die sofort anfangen Richtig, das liegt bei uns in der Natur der Sache: Der Freelancer hat mit uns einen Vertrag, der Kunde ebenfalls. Wir fungieren als Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Das stellt hohe Anforderungen an ein professionelles Vertragsmanagement. Und deshalb kam die Idee ins Spiel, diese Verträge mit MOXIS elektronisch zu signieren? Dass wir überhaupt auf die Idee gekommen sind, Verträge elektronisch zu signieren, hat eher mit leidvoller Erfahrung zu tun. Wenn man dieses Thema auf analoge Weise löst, kostet das enorm viel Zeit – durch den Postweg. Wann ist welcher Vertrag wo? Und ist er überhaupt schon unterschrieben? Das ist natürlich bei Verträgen, die noch in Umschlägen per Post geschickt werden, oft schwer zu sagen. Der Ausschlag für die Ent- Entscheidungsebenen bildet MOXIS perfekt ab.» Thomas Gasteiger, Projektmanager und Recruiter, GULP München 46 47


CUSTOMERS GULP - A RANDSTAD COMPANY Wie ist der Roll-out von MOXIS konkret gelaufen? Wir haben MOXIS zunächst nur für interne Prozesse genutzt. Das hatte einen ganz praktischen Hintergrund: Wir wollten eine Testphase, um unsere Bedürfnisse bei Signaturprozessen genau kennenzulernen. Dabei haben wir MOXIS auch schon in seiner ganzen Bandbreite genutzt und schnell festgestellt, dass einzelne Funktionen perfekt zu unserem Anforderungsprofil passen. Zum Beispiel? träge intern im Stapel signieren. Bevor wir mit MOXIS an die Freelancer rausgegangen sind, hatten wir intern schon Tausende Dokumente damit unterschrieben. Mittlerweile sind wir schon im fünfstelligen Bereich. Das soll dann künftig auch über das reine Vertragsmanagement hinausgehen und unter anderem auch bei standardisierten internen Freigabeprozessen zum Tragen kommen, die MOXIS ja auch abwickeln kann. Welche Rolle spielt die qualifizierte elektronische Signatur im Vertragsmanagement für GULP? Eine entscheidende! Obwohl Projektverträge streng genommen keiner bestimmten Form bedürfen, also eigentlich auch mündlich und per Handschlag geschlossen werden könnten, ist im geschäftlichen Umfeld – schon aus Nachweisgründen – die Schriftform einfach Standard. Der Vorteil bei der qualifizierten elektronischen Signatur mit MOXIS ist Für uns ist die Stapelsignatur ein Segen. Verträge werden zunächst inhouse von zwei Unterschriftsberechtigten signiert und dann geht der Vertrag zum Unterschreiben an den Freelancer. Diese Entscheidungsebenen bildet MOXIS perfekt ab. Und wenn das täglich 30 und mehr Verträge sind, kommt einiges zusammen. Jetzt können wir alle diese Verauch, dass wir damit die Identität des Vertragspartners nachweisen können. GULP arbeitet nicht nur mit Freelancern aus Deutschland, sondern ist international aufgestellt. Gewinnt hier das Thema elektronische Signatur noch einmal mehr Schubkraft? Unser Schwerpunkt liegt im deutschsprachigen Raum (D – A – CH), wir arbeiten aber auch mit Auftragnehmern z. B. aus Großbritannien, Spanien und Osteuropa. Das ist eine Personengruppe mit einer auffällig hohen Akzeptanz gegenüber relativ neuen Technologien wie dieser. Der Grund liegt auf der Hand: Die Möglichkeit, Verträge elektronisch zu signieren, wird als erhebliche Erleichterung wahrgenommen. Hier kostet der Postweg schließlich noch mehr Zeit als bei Freelancern aus Deutschland. Haben Sie einen konkreten Fall für uns? BACKGROUND GULP - A RANDSTAD COMPANY Bestes Beispiel war ein IT-Spezialist aus Argentinien. Auf dem Postwege hätte sein Vertragsprozedere Wochen gedauert. Mit MOXIS und der qualifizierten elektronischen Signatur schmilzt das zusammen auf wenige Stunden – inklusive aller administrativen Vorgänge! Herr Gasteiger, vielen Dank für das Gespräch. GULP ist Personalagentur und Projektportal für zeitlich begrenzte Projektaufträge von hochqualifizierten Freelancern aus den Bereichen IT, Engineering und Finance. Gemeinsam mit GULP Solution Services, das sich auf die Bereiche Arbeitnehmerüberlassung und Personalvermittlung spezialisiert hat, bringt GULP so hochqualifizierte Experten und Unternehmen zusammen: Freelancer in Projekte, Arbeitnehmer in einen temporären Einsatz zu interessanten Unternehmen oder Mitarbeiter in Festanstellung. GULP beschäftigt derzeit über 400 interne Mitarbeiter und ist an 17 Standorten in Deutschland und der Schweiz vertreten. Das Unternehmen ist eingebettet in den Verbund der Randstad Gruppe Deutschland und gehört zur niederländischen Randstad Holding nv, einem der größten Personaldienstleister weltweit. www.gulp.de 48 49


CUSTOMERS BMW GROUP AUS FREUDE AM SIGNIEREN! Die Autos und Motorräder, die BMW baut, gehören zu den besten und begehrtesten weltweit. Der traditionsreiche Fahrzeughersteller, der 2016 sein 100-jähriges Bestehen feiern durfte, tut alles dafür, die „Freude am Fahren“ immer wieder aufs Neue unter Beweis zu stellen. Eine der Voraussetzungen ist höchstmögliche Flexibilität im Produktionsprozess selbst. Dafür garantiert nicht zuletzt BMW Zeitarbeit. Unter dem Dach der BMW Group erarbeitet dieser Unternehmensbereich Lösungen im Personalmanagement, die genau das sicherstellen. Die digitale Signaturlösung für diese Herkules-Aufgabe heißt seit Ende 2018 MOXIS! Die elektronische Unterschriftenmappe von XiTrust bringt dabei die nötigen PS auf die Straße und sorgt für Speed und Grip in allen Signaturprozessen. Das unternehmensinterne Roll-out hat noch ein paar Meilen vor sich. Nach der Zeitarbeit stehen mit dem Einkauf und der medizinischen Abteilung von BMW bereits zwei weitere Unternehmensbereiche an der Startlinie. Ziel: MOXIS. Aus Freude am Signieren! Mit full speed in die elektromobile Zukunft: BMW i8 Roadster 50 51


CUSTOMERS HABAU GROUP AUF IT GEBAUT Das digitale Zeitalter ist auch in der Baubranche angekommen. Immer mehr IT-Anwendungen unterstützen die Unternehmen – in der Verwaltung und vor Ort auf der Baustelle. Die HABAU Group arbeitet mit MOXIStoolkit. Gefragt war eine Lösung, die einfach zu bedienen ist und leicht in das bestehende System integrierbar ist. Wie digitale Prozesse die Baubranche unterstützen können, ist auf den ersten Blick vielleicht nicht sofort ersichtlich. Dabei ist die Zukunftsvision einer „Industrie 4.0“ längst auch hier angekommen, zum Beispiel durch Building Information Modeling (BIM). Dahinter verbirgt sich nicht weniger als die digitale Baustelle, bei der von der Planung über die Ausführung bis zur Kalkulation alle Einzelschritte in einem Modell zusammengefasst werden. Sämtliche Informationen sind für alle Beteiligten jederzeit verfügbar, jede kleine Änderung im Projekt ist mit allen Auswirkungen sofort nachzuvollziehen. Konkret steht BIM für die Planung als 3-D-Modell und die digitale Erfassung aller relevanten Daten, die dann direkt ins Modell einfließen. Was im angelsächsischen Raum bereits gelebte Praxis ist, gehört in der österreichischen Baubranche noch nicht immer zum Tagesgeschäft. Auch bei der HABAU Group befindet man sich hier noch im Anfangsstadium. Ein erster wichtiger Schritt im Digitalisierungsprozess wurde nun mit der Einführung von XiTrust MOXIS und der elektronischen Unterschrift gemacht – in Form von MOXIStoolkit. Einfachheit im Vordergrund Mit MOXIStoolkit wird die Unterschriftenfunktion komplett in die bestehenden betriebsinternen Systeme integriert. Die Anwendung der elektronischen Unterschrift läuft im Prinzip unsichtbar im Hintergrund. „Ein entscheidender Vorteil!“, findet Gerhard Schaupp, IT-Leiter bei HABAU. „Ich kenne meine Anwender, es muss so einfach wie möglich sein. Wenn «Ich bin davon überzeugt, dass die elektronische Unterschrift jetzt und in den kommenden Jahren zum Durchbruch kommen wird. Die Zeit ist reif.» Gerhard Schaupp, IT-Leiter HABAU BACKGROUND HABAU GROUP Die HABAU Group mit Sitz in Perg/Oberösterreich, ist ein jahrzehntelang erfolgreich gewachsenes Familienunternehmen und zählt heute mit über 4.000 Mitarbeitern und einem jährlichen Bauvolumen von mehr als einer Milliarde Euro zu den Top 4 der österreichischen Bauindustrie. Die Bandbreite der HABAU Group als internationaler Komplettanbieter reicht vom Hochbau, Tiefbau, Fertigteilbau und Pipelinebau bis zum Untertage-, Stahl- sowie Anlagenbau. www.habau.at 52 53


CUSTOMERS HABAU GROUP Zahlreiche Anwendungsfälle Mit der Implementierung von Xi- Trust MOXIS wurden zunächst interne Prozesse wie die Anforderung von IT-Assets mittels Online-Formular oder die Übermittlung zum Durchbruch kommen wird. Die Zeit ist reif!" es zu umständlich ist, weil man die Anwendung verlassen muss, wird es nicht genutzt.“ Mit MOXIStoolkit kann der Unterschriftenprozess immer direkt aus der Anwendung heraus erfolgen, mit der aktuell gearbeitet wird. „XiTrust hat uns in der Umsetzung super unterstützt. Aber ich war teilweise selbst überrascht, wie gut das von den Mitarbeitern angenommen wird“, sagt Schaupp. Insgesamt 2.500 IT-Arbeitsplätze gibt es bei der Habau Group, 1.400 davon betreuen Gerhard Schaupp und sein Team im Full-Service. von Stundenmeldungen abgedeckt. Für solche Dinge ist zumeist eine einfache Freigabe mittels fortgeschrittener Signatur ausreichend. Aber auch der Prozess für Leistungsmeldungen im Controlling, wo qualifizierte Signaturen notwendig sind und händisch nach dem Vier-Augen-Prinzip unterschrieben wurde, ist bereits umgesetzt. Was die Zukunft der elektronische Signatur auch und gerade in der Baubranche betrifft, ist IT-Leiter Gerhard Schaupp optimistisch: „Ich bin davon überzeugt, dass die elektronische Unterschrift jetzt und in den kommenden Jahren Das Einsatzgebiet von XiTrust MOXIS soll deshalb auch rasch ausgebaut werden – Anwendungsfälle gibt es bei HABAU genug. Behördliche Dokumente, bei denen mehrere Personen der Geschäftsführung unterschreiben müssen, sind aufgrund der dezentralen Struktur mit verschiedenen Standorten in ganz Österreich noch eine äußerst zeitaufwendige Angelegenheit. Gerhard Schaupp: „Hier kann die digitale Signatur mit ihrer ganzen Bandbreite an Vorteilen optimal genutzt werden. Auch im Einkauf soll schon bald elektronisch unterschrieben werden – auch von den Lieferanten!“ 54 55


CUSTOMERS ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND LAUF, ZETTEL, LAUF! Geschäftsführer Holger Wilhelm macht die Arbeiterwohlfahrt Saarland fit für die Zukunft. Die Integration von XiTrust MOXIS zeigt, wie Prozesse digitalisiert und gleichzeitig firmeninterne Synergieeffekte erzeugt werden. Ein Job wie jeder andere ist dies sicher nicht. Dass Holger Wilhelm überhaupt Manager in einem so traditionsreichen Wohlfahrtsverband wie der Arbeiterwohlfahrt (AWO) Saarland geworden ist, ist kein Zufall. „Die Arbeiterwohlfahrt ist tief in der Gesellschaft verankert, historisch gewachsen. So erklärt sich auch die große Zahl unserer ehrenamtlichen Mitarbeiter“, sagt der 46-Jährige. „In meiner Familie war das über die Generationen hinweg nicht anders. Ich bin mit dem Thema aufgewachsen.“ Das kann man wohl sagen: Die Großmutter war Ortsvereinsvorsitzende in einer kleinen saarländischen Gemeinde. Als sie den Vorsitz abgab, übernahm die Mutter das Amt. Seit 2014 führt Holger Wilhelm die Geschäfte des Landesverbandes Saarland. Als kaufmännischer Geschäftsführer hat Holger Wilhelm heute das gesamte Unternehmen im Blick. Zu seinen Hauptaufgaben gehört es, die AWO zukunftsfähig zu machen und dort, wo dazu Modernisierungen notwendig sind, aktiv zu werden. Das geht von baulichen Maßnahmen und Anschaffungen an den jeweiligen Standorten bis zur Optimierung sämtlicher Verwaltungs- und IT-Prozesse im gesamten Verband. Modernisierung im Personalbereich In seinen Verantwortungsbereich fallen auch IT und Personal. Hier hat der Manager erheblichen Prozessoptimierungsbedarf gesehen. Auf seine Initiative hin ist dann die Zusammenarbeit mit XiTrust entstanden. Gefragt war eine Lösung, die einzelne Verwaltungsprozesse beschleunigt und jederzeit den vollen Überblick über das große Ganze gewährleistet. Eine Herausforderung in einem Unternehmen mit mehreren Hundert, über das gesamte Bundesland verteilten Standorten. „Da gibt es naturgemäß einen hohen Bedarf an gut funktionierender Kommunikation“, weiß Wilhelm. Das war in der Vergangenheit nicht immer einfach. Fast alle Vorgänge waren papierbasiert, vieles ist auf dem Postwege weitergeleitet worden – mit dem dazugehörigen logistischen Aufwand und der gelegentlichen Nachfrage, wann denn mit dem benötigten Dokument zu rechnen sei. „MOXIS gibt uns die Möglichkeit, alle diese Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren.“ Der Einsatz von MOXIS ist dabei durchaus im Rahmen der Unternehmensstrategie zu interpretieren. Deren Ziel ist es, alle Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen, um auf diese Weise so viel Zeit wie möglich für die Kunden der AWO zu gewinnen. Prozessgenauigkeit und Transparenz Den Anstoß zur Zusammenarbeit der AWO Saarland mit XiTrust gaben die zahlreichen Anforderungen im Personalumfeld: Einstellungen, umfangreiche Meldeprozesse der dezentralen Einrichtungen und Urlaubsanträge sind dabei nur einige wenige Themen. Je größer das Unternehmen, desto komplexer auch der Bearbeitungsaufwand in allen Personalfragen. Bei der AWO spiegelt sich das in der Vielzahl der Prozessbeteiligten und den Anforderungen des Gesetzgebers an jeden einzelnen Vorgang. In einem Unternehmen dieser Größe schreibt der Gesetzgeber etwa im Falle einer Einstellung ein präzise definiertes, fristgerechtes Prozedere vor. Die einzelnen Akteure in Personalangelegenheiten kommen aus der Personalabteilung selbst, dem Datenschutz und dem Betriebsrat. Prozessgenauigkeit und Transparenz sind dann natürlich die zentralen Komponenten. „Ziel war es, die durch eine Vielzahl an Einzelschritten gekennzeichneten, papierbasierten Freigabeprozesse mit XiTrust MOXIS zu vereinfachen und zu beschleunigen“, sagt Holger Wilhelm. In Personalfragen kommt bei der AWO der „Laufzettel“ zum Einsatz. Ein Dokument, über das neun verschiedene Personalthemen abgebildet werden. Und es ist ein Dokument, das in der Vergangenheit papierbasiert war, teilmanuell erstellt wurde und für dessen Zustellung Postboten in die Pedale treten mussten. Blitzschnelle Korrekturen Beispiel Einstellung von neuen Mitarbeitern: Der Laufzettel enthält den gesamten Personalvorgang, von den Bewerbungsunterlagen bis zu den Genehmigungen aller Zeichnungsverpflichteten. Von entscheidender Bedeutung ist beim Laufzettel neben den einzuhaltenden Fristen seine Vollständigkeit. Ist diese nicht gegeben, wird der Laufzettel zurückgeschickt und der Prozess von Neuem angestoßen. Dies hat in der Vergangenheit immer wieder zu unnötigen Verzögerungen von bis zu einer Woche geführt. „Mit XiTrust MOXIS haben wir optimale Transparenz gewonnen: Ein unvollständiger Laufzettel wird innerhalb von fünf Minuten neu erstellt“, sagt Wilhelm. Der aktuelle Standort des Laufzettels und der jeweilige Status des Vorgangs ist für alle Beteiligten jederzeit ersichtlich. Die AWO Saarland hat in MOXIS genau die Klammer gefunden, die einen Vorgang, an dem mehrere Abteilungen beteiligt sind, sicher zusammenhält. Mit Unterstützung von XiTrust MO- XIS kann die AWO Saarland jetzt den gesamten Prozessablauf digital abbilden – bis hin zu den Signaturen der Entscheider. Synergieeffekte sind dabei inbegriffen: Das Unternehmen hat die Integration von MOXIS paral- 56 57


CUSTOMERS ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND lel dazu genutzt, die eigenen Prozesse zu durchleuchten und wenn nötig einem Uplift zu unterziehen. Das Fazit von Holger Wilhelm: „MOXIS passt sich optimal an unsere dezentrale Unternehmensstruktur an!“ Baustein für die Digitalisierung Beim Wohlfahrtsverband steht diese Form der Prozessoptimierung für mehr als gelungenes Ressourcenmanagement. Die Integration von XiTrust MOXIS in das firmeninterne IT-System ist für Holger Wilhelm und sein Team ein Baustein für die Digitalisierung insgesamt. „Die Arbeit mit MOXIS sehe ich als Kick-off für eine Vielzahl von Prozessen, die fit für die Unternehmenszukunft gemacht werden“, berichtet Holger Wilhelm. Deshalb hat die AWO Saarland von Beginn an auf eine „große Lösung“ gesetzt, bei der Entscheider aus allen Abteilungen an einen Tisch geholt wurden. Derzeit konzentriert sich der Einsatz von MOXIS noch auf unternehmensinterne Prozesse im Saarland. Die Visionen von der digitalen Zukunft des Unternehmens werden indessen immer konkreter. „Jedes Unternehmen braucht Innovationen, um lebensfähig zu bleiben, da macht die AWO Saarland keine Ausnahme“, weiß Holger Wilhelm. „Für die Zukunft kann ich mir vorstellen, dass wir mit MOXIS auch Prozesse abbilden, die über die Unternehmensgrenzen hinausgehen. Zum Beispiel auch mit externen Lieferanten und Dienstleistern.“ «MOXIS gibt uns die Möglichkeit, unsere Prozesse Schritt für Schritt zu digitalisieren.» Holger Wilhelm, Geschäftsführer Arbeiterwohlfahrt Saarland BACKGROUND ARBEITERWOHLFAHRT SAARLAND Die Arbeiterwohlfahrt (AWO) gehört zu den größten Arbeitgebern in Deutschland. Mit fast 150.000 hauptberuflichen Mitarbeitern ist die AWO nicht nur einer der bedeutendsten Wohlfahrtsverbände Europas, sondern auch einer der traditionsreichsten: Gegründet 1919 von der Schneiderin Marie Juchacz, um die akute Not nach dem Ersten Weltkrieg zu lindern, im Nationalsozialismus unter Verbot gestellt, spiegelt sich in der Geschichte der AWO gleichsam die Geschichte Deutschlands und Europas im 20. Jahrhundert. Die AWO ist ein dezentral organisierter Verband mit Niederlassungen in jedem deutschen Bundesland. Der Landesverband Saarland gehört mit 5.000 Mitarbeitern zu den kleineren und weist einen Jahresumsatz von rund 200 Millionen Euro aus. Kaum zu bewältigen wäre das Leistungsspektrum ohne die Unterstützung von 14.000 Ehrenamtlichen. Die AWO Saarland betreibt über 300 verschiedene Einrichtungen in den Bereichen der Jugend- und Familienhilfe, der Eingliederungshilfe sowie der Altenhilfe. Der Landesverband Saarland ist einer wenigen, der alle Dienstleistungsfelder der Sozialbranche abdeckt. www.awo-saarland.de 58 59


ESSAY AUSGEZEICHNET UNTERZEICHNET ZUR KULTURGESCHICHTE DER UNTERSCHRIFT Mit Handschrift ist im landläufigen Sinne eine Charaktereigenschaft gemeint. Das persönliche und handschriftliche Verbürgen von Echtheit und Original hatte in der analogen Welt seinen festen Platz und erweist sich im digitalen Zeitalter oft als nicht mehr zeitgemäße Kultur- und Arbeitstechnik. Zumal dann, wenn es um das Unterschreiben im professionellen Kontext geht. Um sich die wandelnde Bedeutung von gemalten Unterschriften und die Ablösung durch elektronische Signaturen vor Augen zu führen, lohnt ein Blick in die Geschichte. Von den ersten Zeichen bis zum E-Signatur-Platzhalter in MOXIS. Wer das erste Mal mit elektronischen Signaturen in Berührung kommt, fragt sich meistens, ob die elektronische Signatur denn wirklich so viel gilt wie die handschriftliche. Diese auch im Jahre drei nach der eIDAS-Verordnung manchmal noch etwas bang vorgetragene Frage deutet es an: Die Geschichte der Unterschrift ist zuallererst ein gewichtiges Kapitel der Rechtshistorie. In ihr spiegelt sich nicht weniger als die Entwicklung Europas in wirtschaftlicher und kultureller Hinsicht. Die Erfolgsgeschichte der Unterschrift ab dem 15. Jahrhundert ist untrennbar verknüpft mit dem aufblühenden Kaufmannswesen in Europa. Das akkurate Anbringen eines Siegels mit Stempel und tropfendem Kerzenwachs wird zum Auslaufmodell. Zumal die Beurkundung mit Siegel ursprünglich eher eine Domäne des Adels und der Kirche gewesen war. Kaufleute griffen immer öfter zur Feder – angesichts der wachsenden Zahl von Kauf- und Handelsverträgen eine durchaus zeitsparende, pragmatische Methode. Unter Verträge setzten sie mit spitzer Feder ihr Zeichen oder ihren ausgeschriebenen Namen. Die Schwelle vom Mittelalter zur Neuzeit ist geprägt von rasant wachsendem Welthandel. Neue Märkte entstanden, größere Distanzen konnten in immer weniger Zeit überwunden werden. Mobilität spielt bei der Verbreitung der Signatur damit eine Schlüsselrolle. Das zeigt sich auch in der Kunst. Denn spätestens ab dem „Goldenen Zeitalter“ in der europäischen Malerei entstand im 17. Jahrhundert ein europaweiter Kunstmarkt. Da die Künstler nun die Käufer ihrer Werke nicht mehr zwingend persönlich kennenlernten, setzte sich die Signatur von Werken endgültig als Echtheitsbeweis durch und wurde zum Standard. Ein weiterer zentraler Schlüssel zur Verbreitung der handschriftlichen Signatur ist die Bildung: Immer mehr Menschen lernten schreiben und waren dadurch überhaupt erst in der Lage, mit ihrem Namen Unterschriften zu leisten. Signatur und Globalisierung Damit erzählt die Geschichte der Unterschrift von der Ökonomisierung der Welt, der Bildung und ja, wenn man so will, von den Ursprüngen der Globalisierung. Die Signatur breitete sich in alle Lebensbereiche aus. Nicht nur Künstler begannen ihre Werke grundsätzlich zu signieren, Staaten regelten ihr Miteinander per Unterschrift unter Vertragswerke, Arbeitsverhältnisse wurden festgeschrieben, Handelsverträge abgeschlossen. Die Unterschrift wurde zur weltumspannenden Kulturtechnik und zum Synonym für Echtheit. Sie bildete damit die gesellschaftsrechtliche Grundlage allen Gemeinwesens. Beweis schwarz auf weiß Heute ist die rechtsgültige Unterschrift u. a. im Paragraf 126 des BGB Deutschlands geregelt. Der Fachterminus lautet Schriftform. Es ist im Gesetzestext explizit festgehalten, dass die elektronische Signatur der handschriftlichen Signatur gleichgesetzt ist, also dieselbe Rechtsverbindlichkeit besitzt. Ausnahme ist die notarielle Beurkundung. Sie hat nach Paragraf 126 dieselbe Rechtsgültigkeit wie die Handschrift oder die elektronische Signatur. Beurkundet der Notar die Rechtmäßigkeit, können des Schreibens nicht Mächtige eine Willensbekundung durch einfache Zeichen kundtun. Im Zeitalter der elektronischen Signatur haben wir die Wahl, weiterhin analog zu signieren oder digitale Technik zu nutzen. Für größere Unternehmen, die ihren Schriftverkehr digitalisieren wie viele andere Geschäftsbereiche auch, ist die durch ein persönliches Zertifikat qualifizierte elektronische Signatur alternativ– los. Der übergeordnete Trend ist die abnehmende Bedeutung der Handschrift im Alltag. Was schreiben wir denn noch von Hand? Einkaufszettel, Post-its, Ansichtskarten, Tagebücher. Viel mehr ist es nicht. Durch die Digitalisierung ist kein Mensch mehr darauf angewiesen, sich handschriftlich mitzuteilen. Oder sich ausschließlich da mitzuteilen, wo seine Schreibmaschine steht. Unterschriftenautomat So antiquiert Handschrift und handschriftliche Signatur in Alltag und Beruf mittlerweile auch erscheinen mögen, so konkurrenzlos sind sie an exponierter Stelle: Wenn internationale Verträge und präsidiale Dekrete unter dem Blitzlichtgewitter der Presse gegengezeichnet werden, wird in einer medienwirksamen Inszenierung der goldene Füllfederhalter gezückt und das Ergebnis stolz der Öffentlichkeit präsentiert. Schwarz auf weiß ist der Beweis. Keine Überraschung ist es da auch, dass Autogramme bei ebay besser verkäuflich sind als Selfies mit Prominenten. Einer der Urväter der professionellen Signatur: Der Hanse-Kaufmann Georg Gisze auf einem Gemälde von Hans Holbein dem Jüngeren (1532) Einzelne Dokumente gelten als persönlicher, wenn sie mit einem Montblanc signiert sind. Von wem auch immer: So produziert ein deutsches Unternehmen Unterschriftenautomaten, die von Roboterhand Füllfederhalter führen und so ganz persönliche Unterschriften zu Papier bringen – von Kunden, die eigentlich keine Zeit zum eigenhändigen Signieren haben oder die Mühen der Schönschrift auf kostbarem, handgeschöpften Papier scheuen. Der Automat ist in der Lage, persönliche Signaturen 60 61


ESSAY perfekt zu imitieren – und das sogar mit minimalen Nuancen, da keine persönliche Unterschrift der nächsten aufs Haar gleicht. Unleserliche Rezepte Schwierig wird dieses Verfahren immer dann, wenn das unterschriebene Dokument ins Fadenkreuz rechtlicher Streitfälle gerät. Dann gilt es aufzuklären, wer wirklich auf den Startknopf gedrückt hat und ob der Inhaber der aufgemalten Handschrift tatsächlich wusste, dass mit seiner Signatur unter Steuererklärungen Gelder am Finanzamt vorbeigeschleust wurden. Per se rechtsgültig im Sinne des Paragrafen 126 BGB, also wie qualifizierte elektronische Signaturen oder klassische Handschriften, sind solche Kunstwerke nämlich nicht. Unterschrift von Michelle Obama Rechtsgültig signiert sind dagegen handgeschriebene Arztrezepte. Das kann hinsichtlich des Schriftbildes ganz originell sein, hat aber mitunter drastische Folgen. Nach einer Studie des Institute of Medicine der National Academies of Sciences aus dem Jahr 2006 sterben in den USA jährlich 7.000 Patienten an den Folgen unleserlicher Rezepte. Und Fehlverschreibungen sind teuer: Der Schweizer Krankenkassendachverband santésuisse hat ausgerechnet, dass unleserliche Ärzteverordnungen und Rezepte das Schweizer Gesundheitssystem jährlich mindestens 100 Millionen Schweizer Franken kosten. Handschrift als Kunst Während die elektronische Signatur (leserliche) elektronische Arztrezepte ermöglicht, Unternehmensworkflows vereinfacht oder Bankgeschäfte mobil macht, feiert die Handschrift auf anderen Bühnen eine Renaissance. Als verschnörkelte Kalligrafie oder als kunstvoll geschwungenes Handlettering – Techniken, wie man sie in den Workshops der österreichischen Künstlerin Elke Wunsch aus Graz lernen kann. „In den letzten Jahren vollzieht sich ein deutlicher Wandel zu Handgefertigtem und Handschrift“, sagt Elke Wunsch. „Ich sehe das als Reaktion auf unser nach Perfektion strebendes, digitales Zeitalter. In der Welt der Computer, Tablets und Handys hebt sich Handgeschriebenes durch seinen ganz eigenen Charme ab und weckt bei Menschen ein emotionales Erlebnis. Die eigene Handschrift gewinnt zunehmend an Bedeutung!“ Künstlerin Wunsch findet aber auch, dass heute die elektronische und die handgeschriebene Signatur gleichermaßen ihre Berechtigung besitzen. Immer da, wo es Handlungsabläufe vereinfacht und eine „persönliche Note“ fehl am Platze ist, sieht Signatur-Expertin Wunsch die elektronische Signatur im Vorteil. Aber auch im Geschäftsleben empfiehlt sie, hin und wieder die Handschrift zu bevorzugen: „Dort, wo man Personen emotional erreichen oder besondere Wertschätzung ausdrücken möchte, ist die handgeschriebene Signatur unumgänglich.“ So geben verschiedene Unternehmen für einzelne Gelegenheiten bei ihr Handgeschriebenes in Schönschrift in Auftrag. Ein boomender Markt, der es im digitalen Zeitalter bis auf die Kreidetafeln gehobener Gastronomie geschafft hat. Am spannendsten findet Elke Wunsch aber immer noch die individuelle Handschrift. „Handschrift ist etwas, was uns einzigartig macht. Unsere eigene Schrift ist immer individuell und authentisch, emotional und asymmetrisch. Das macht sie außergewöhnlich, so wie unser ganz persönlicher Fingerabdruck.“ Darauf, nämlich die eigene Handschrift, braucht man aber selbst im digitalen Zeitalter nicht zu verzichten. Wer will, kann zum Beispiel in XiTrust MOXIS sein persönliches Schriftbild in die elektronische Signatur einfügen. Der individuell gestaltete Platzhalter wird per Drag and Drop an die richtige Stelle im Dokument gezogen und ist genauso rechtsgültig wie die Signatur eines flämischen Meisters unter einem Stillleben im 17. Jahrhundert. Individuelles Schriftbild in MOXIS 62 63


KARIKATUR Illustration: Michaela Nutz Mit diesem Werkzeug, volkstümlich „Kugelschreiber“ genannt, wurde noch bis Anfang des 21. Jahrhunderts auf Papier aus kostbarem Holz unterschrieben. IMPRESSUM Redaktion: Lukas Fölzer, Alexandra Marine Nuñez, Christoph Schomberg (Ltg.) Design: Michaela Nutz Fotografie: Klemens Grassl Lektorat: Jörg Eipper-Kaiser Fotonachweis: AVL (S. 32), Adecco (S. 35), Fresenius Kabi (S. 43-44), BMW Group (S. 50), AWO Saarland (S. 56), Foto-Bohn (S. 56), Cramers Kunstanstalt (S. 59) Staatliche Museen Berlin (S. 61) Druck: DMS DATA+MAIL Schinnerl e.U. © XiTrust Secure Technologies GmbH 2019 Die Referenzinterviews geben ausschließlich die Angaben der interviewten Referenzkunden wieder. Der Abdruck derselben ist mit ausdrücklicher Genehmigung der Interviewpartner gestattet. Bei allen personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter. Der XiGuide, einschließlich aller Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne schriftliche Zustimmung des Herausgebers unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Fotokopien oder andere Verfahren, Vervielfältigungen jeglicher Art, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen oder Maschinen, vor allem, wenn diese begleitend oder Teil von kommerziellen Aktivitäten sind. XiTrust kann die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der im Magazin enthaltenen Informationen und Angaben nicht garantieren und dafür auch keine Haftung übernehmen. 64 65


XiTrust Secure Technologies GmbH Österreich / Niederlassung Graz Grazbachgasse 67, 8010 Graz Deutschland / Niederlassung Düsseldorf Daimlerstraße 8a, 41564 Kaarst www.xitrust.com 66

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