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OptiFlow
Vom Prozessdesign zum
lebenden Prozess
SLA-
Überwachung
Qualitätssicherung
Workflow-
Engine
OptiFlow
Workflow-
Optimierung
Leistungs–
transparenz
Prozess-
Monitoring
Tracking-
Tool

Prozesse – Workflowschritte – SLA -
QualityGates – Produkte – Rollen
Die OptiFlow-Workflow-Engine digitalisiert all
jene Unternehmensabläufe, die von bestehenden
IT-Systemen nicht ausreichend unterstützt
werden:
Vom Prozessmodell zum Workflow
Auf Basis frei definierbarer Prozesse werden
Workflowschritte zur Bearbeitung beauftragt.
Die Anforderungen an In– und Output werden
in Form von QualityGates transparent gemacht.
Berechtigungen zur Beauftragung und Bearbeitung
werden über Rollen, denen frei wählbar
Benutzer zugeordnet werden können,
gesteuert.
Produkt- , Leistungs– und Servicelevelzuordnungen
schaffen die Basis für das Tracking
erteilter Aufträge und eine aktive Prozesssteuerung.

Tracking-Tool
Auftraggeber wie Auftragnehmer haben Realtime-
Zugriff auf den aktuellen Status von beauftragten
Workflowschritten und sind damit ihren Kunden,
Lieferanten dem Management oder interessierten
Kollegen jederzeit auskunftsfähig.
Detaillierte Auftragsinformationen für Auftragnehmer und
Auftraggeber
QualityGates
Für relevante Workflowschritte werden Qualitätsanforderungen
definiert, auf die bei Auftragserteilung
hingewiesen wird. Auftraggeber erlangen so frühzeitig
Kenntnis davon, welche Informationen und/
oder Dokumente für eine effiziente und effektive
Bearbeitung ihres Anliegens notwendig sind.
Die Überprüfung der bereitgestellten Inputs erfolgt
vor Auftragsbearbeitung durch den Auftragnehmer.
Nach dem Ampelprinzip wird bei „grün“ mit der
Bearbeitung der Anforderung gestartet. Bei „gelb“
oder „rot“ wird dem Auftraggeber systemunterstützt
mitgeteilt, welche Qualitätsanforderung nicht
erfüllt wurde und dies entsprechend dokumentiert.
Das SLA (definierte max. Erledigungsdauer) kann
bis zur Bereinigung unterbrochen werden.

Prozess-Monitoring
Zu allen Geschäftsobjekten (Auftrag, Workflowschritt,
Leistung, etc.) werden detaillierte, auch
historische Informationen revisionssicher gespeichert.
Für Workflowschritte sind dies neben den
primären Auftragsdaten insbesondere: Zeitstempel,
Benutzer-Identifikation und Status für jeden
Bearbeitungsschritt (wann und durch wen wurde
beauftragt, bewertet, in Bearbeitung übernommen,
erledigt) sowie alle Ergebnisse und Inhalte
der QualityGate-Bewertungen.
Diese Informationen können geschäftsobjektspezifisch
bei anlassbezogenen Recherchen strukturiert
abgerufen werden.
Für Analysen bspw. zur Prozesssteuerung und
–optimierung werden diese Daten aggregiert und
in interaktiven Dashboards übersichtlich dargestellt.
Dashboards zur aktiven Prozesssteuerung
Mithilfe der BI-Dashboards können Erkenntnisse
gewonnen werden, die in Hinsicht auf die Prozess–
und Unternehmensziele bessere operative und
strategische Entscheidungen ermöglichen.

OptiFlow
Aufträge per Klick an die richtigen
Stellen senden
Überblick bewahren
Qualität in den Prozessen sichern
Korrekturschleifen reduzieren und
Prozesskosten senken
Aufträge strukturiert erledigen
Einfach recherchieren
Revisionssicher archivieren
Prozess– und Unternehmens- ziele
überwachen
Prozesse über Dashboards monitoren
Steuerungsimpulse zur
Prozessoptimierung setzen
OptiFlow — Bring your Processes to Life

optiPro solutions GmbH
8010 Graz, Am Eisernen Tor 5
Österreich
Geschäftsführung
Peter Steger, MBA CMC
peter.steger@optipro.at
+43 664 2522659
DI Dr. Markus Löschnigg
markus.loeschnigg@optipro.at
+43 664 88751143
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