Von der Holschuld zur Bringschuld. - d.velop AG

Das Unternehmen
Die FIEGE Gruppe mit Stammsitz in Greven,
Westfalen, zählt zu den führenden Logistikanbietern
in Europa. Ihre Kompetenz besteht
insbesondere in der Entwicklung und
Realisierung integrierter, ganzheitlicher Logistiksysteme.
Die Gruppe beschäftigt rund
21.000 Mitarbeiter weltweit. Über 222 Standorte
und Kooperationen in 18 Ländern bilden
ein engmaschiges logistisches Netzwerk. Der
Umsatz der Gruppe betrug 1,75 Milliarden
Euro in 2006. 2,85 Millionen Quadratmeter
Lager­ und Logistikflächen sprechen für die
Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Fiege
Deutschland hat sich in den letzten Jahren
vom Transportunternehmen zu einem der
europäischen Marktführer im Bereich ganzheitlicher
Logistiklösungen für Handel und
Industrie entwickelt.
Die Projektziele
Den aktuellen Sendungsstatus von Aufträgen
via Internet bereitzustellen, gehört im Logistikgewerbe
heute zum Standard. In der Zusammenarbeit
mit Paket­Dienstleistern wird
die reine Statusübermittlung auch künftig
genügen. Unternehmen aus anderen Branchen
aber erwarten auch die Einsicht in die zum
jeweiligen Auftrag gehörenden Dokumente.
Fiege Deutschland wollte ihren Kunden diesen
Service flächendeckend zur Verfügung stellen
und suchte daher nach einer Möglichkeit, die
neu eingerichtete Tracking&Tracing Lösung
F­XL Monitor mit einem webfähigen Archiv­
und Dokumenten­Management­System zu
verbinden.
Effizienz
Fiege bietet seinen Kunden mit der webbasierten
T&T­Plattform „F­XL Monitor“ in
Verbindung mit dem d.3­System eine durchgängige
Lösung. Die Logistik­Kette wird lükkenlos
dokumentiert und somit größtmögliche
Transparenz über die laufenden Aufträge
garantiert. Das Logistikunternehmen stärkt
dadurch seine Wettbewerbsfähigkeit: Wenn
ein Kunde seine Ablieferbelege selbständig im
Web einsieht, muss diese Art der Informationsbereitstellung
nicht mehr aktiv vom Logistiker
geleistet werden und das eigene Personal lässt
sich effizienter einsetzen. Fiege Kunden möch­
Projektbericht – Success Story
Warum gerade d.3?
An d.3 schätzt man bei Fiege dessen einfache
Bedienbarkeit sowie die sehr schnellen Zugriffszeiten
auf Dokumente per Webclient.
„Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von
den Modulen her sehr breit gefächert ist“,
sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS
bei Fiege Deutschland, „und dass man durch
die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme
schnell und unkompliziert integrieren
kann, wie wir im konkreten Fall mit dem
„F-XL Monitor“ gesehen haben.“ Auf Draht
muss auch das d.velop-Team sein, wenn es
an den weiteren Ausbau des Projektes geht.
Von der Holschuld zur Bringschuld.
Die Logistikbranche ist äußerst schnelllebig,
da kann es vorkommen, dass innerhalb von
Tagen ein neuer Standort mit DMS-Technologie
ausgestattet werden soll – dass dies
funktioniert, hat d.velop beim Anschluss der
ersten vier Niederlassungen eindrucksvoll
unter Beweis gestellt.
ten diese Möglichkeit – sich jederzeit und auf
Knopfdruck über laufende Aufträge informieren
zu können – nicht mehr missen. Früher
musste der Customer Service, wenn er etwas
zum Verbleib einer Sendung wissen wollte, bei
seiner Logistikabteilung anrufen. Von dort
Torsten Gronemann (Projektleiter DMS) und Peter
Hardebeck (IT Leiter Zentrale).
d.velop AG • Fon +49 (0) 25 42-93 07 0 • info@d-velop.de • www.d-velop.de

wurde dann bei Fiege der Empfangsspediteur
kontaktiert, der wieder erst seinen Frachtführer
fragen musste… . Viele Anrufe waren nötig,
wo heute im Customer Service ein Klick
im Web genügt. Aus einem aufwändigen Verfahren
hat Fiege eine einfache, servicefreundliche
Dienstleistung mit großem Nutzen für
die Kunden des Unternehmens gemacht; und
damit aus der Holschuld eine Bringschuld.
Projektverlauf und Status
Torsten Gronemann: „Dokumentenmanagement
und Sendungsverfolgung sind für uns
als Logistik­Dienstleister natürlich schon
länger ein Thema. Wir setzen d.3 seit einigen
Jahren im Rechnungswesen für die SAP/FI­
Archivierung von Eingangs­ und Ausgangsrechnungen
ein. Eine Tracking & Tracing Lösung
war bereits im Einsatz.“ Allein mit deren
Funktionalität war man nicht zufrieden und
auch die Möglichkeit der Anbindung eines
DMS­ und Archivsystems gab es nicht. Deshalb
führte das Unternehmen im Jahr 2005
die T&T­Plattform „F­ XL Monitor“ ein.
Der „F­XL Monitor“ bietet allen Kunden seitdem
eine funktionierende Sendungsverfolgung.
Doch die Anforderungen der Kunden
steigen; viele Unternehmen erwarten von ihrem
Spediteur mittlerweile die Bereitstellung
nicht nur der Informationen zum Stand der
Sendung, sondern auch der Ablieferbelege, im
Fachjargon Proof of Deliveries (PoD). So lag
es nahe, das im Rechnungswesen bereits eingesetzte
d.3­System auf einen Einsatz in der
Sendungsverfolgung auszuweiten. Die offene
Programmierschnittstelle des d.3­Systems er­
Fiege – d.velop
Fakten und Zahlen
· Die Fiege Deutschland Stiftung & Co. KG
bietet ihren Kunden durch eine Kombination
von d.3 mit der Technologie F-XL
Monitor ein webbasiertes Tracking &
Tracing (T&T) Verfahren.
· Sendungsbelege werden mit der d.velop
Scan Software d.capture digitalisiert
und den Kunden mittels der d.velop
web services im T&T-Verfahren zur
Ansicht bereitgestellt – bis zu 1.500 Stück
täglich allein in der ersten Niederlassung
Bocholt.
möglichte eine schnelle Zusammenführung
beider IT­Plattformen. Die d.velop Fachleute
errichteten innerhalb von wenigen Tagen eine
Schnittstelle zwischen dem d.web­Modul und
dem „F­XL Monitor“. Diese sorgt dafür, dass
die im d.3­System archivierten Belege im „F­
XL Monitor“ über das d.web­Modul zur Anzeige
gebracht werden. Anschließend konnte
das erste Projekt realisiert werden: In der Niederlassung
Bocholt wurde Ende 2006 der erste
Scanner zur Erfassung der Sendungsbelege
installiert. Seit März 2007 läuft das System
produktiv. Zwischen 1.300 und 1.800 Sendungen
verlassen den Standort täglich. Diese
erhalten einen Ablieferbeleg, auf den zuvor
ein 34stelliger Barcode aufgebracht wurde.
Den Ablieferbeleg unterzeichnet der Empfänger
bei der Sendungsübergabe, der Spediteur
bringt ihn wieder in die Niederlassung, wo er
dann zusammen mit dem Speditionsauftrag
gescannt wird und der Inhalt des Barcodes
in die Attributfelder der Dokumentart PoD
übernommen wird. Anschließend werden die
Dokumente an das zentrale d.3­System im
Fiege­Hauptsitz in Greven übertragen.
„Von manchen Empfängern haben wir keinen
Lieferschein vorliegen, in diesen Fällen
nutzen wir den Speditionsübergabeschein als
Beleg“, erklärt Jörg Klöpper, Leiter Support
F­XL Logware bei Fiege. Es geht darum, dass
wir ein Dokument haben, welches den Speditionsauftrag
belegt und wir dieses Dokument
mittels DMS­ und Webtechnologie unseren
Auftraggebern innerhalb kürzester Zeit zur
Verfügung stellen können.“ Die Kunden können
sich dann mit ihren Zugangsdaten auf
der Web­Plattform „F­XL Monitor“ einloggen
· Sämtliche relevanten Informationen
über jeden Speditionsauftrag sind für die
Kunden in einem zentralen „Monitor“
unabhängig von Zeit und Ort verfügbar.
· Auftraggeber schätzen die Transparenz
und den dadurch erhöhten Service Level
des Logistikunternehmens.
und den Status der verschiedenen Sendungen
ansehen. Ist der Ablieferbeleg eingescannt, erscheint
hinter dem Sendungseintrag ein kleiner
Notizzettel, nach dessen Anklicken das Dokument
aus dem Archiv per d.web zur Ansicht
gebracht wird. „Dieser Service wird sehr gut
angenommen“, freut sich Peter Hardebeck,
IT­Leiter der Fiege Systemzentrale in Greven,
„dies sehen wir an den täglichen Abrufen der
Ablieferbelege.“ Nicht nur der Großkunde Diageo,
sondern auch etliche andere Kunden der
Bocholter Niederlassung, nutzen das System
produktiv. Hinzu gekommen sind innerhalb
kurzer Zeit auch die Fiege­Standorte Dortmund
(Januar 2008) und Lahr/Schwarzwald
(Februar 2008) – letzterer eine brandneue Niederlassung
für die Versorgung des Großkunden
Bridgestone, der die kombinierte T&T/DMS­
Lösung ebenfalls nutzen wird.
Ausblick
Nachdem Anfang 2008 bereits in drei deutschen
Niederlassungen die Ablieferbelege gescannt
werden, sollen in kurzer Abfolge die
Standorte in Hamburg und in Coesfeld folgen.
Außerdem denkt man bei Fiege darüber nach,
künftig eventuell auch Fotos zu digitalisieren
und per Web zur Ansicht bereitzustellen, um
somit etwa Schäden dokumentieren zu können.
Es wird darüber hinaus innerhalb der
Fiege Holding derzeit ein Konzept für den
internationalen Ausbau der bislang nur in
Deutschland eingesetzten T&T­Lösung entwickelt.
Hier käme dann ebenfalls d.3 als zentrale
DMS­Plattform zum Einsatz.