E-Mail-Archivierung

Meine
E-Mails sind
gesichert!
Geschäftliche E-Mails
revisionssicher archivieren
Wir machen das

E-Mails archivieren
leicht gemacht
Geschäftliche E-Mails
revisionssicher archivieren
Dass Unternehmer Rechnungen aufbewahren müssen,
ist den meisten bekannt. Seit 2015 ist auch die
Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftlichen
Bezug Pflicht jedes Unternehmens. Die GoBD
stellt für die revisionssichere Archivierung elektronischer
Korrespondenz präzise Anforderungen, die
viele Unternehmer vor eine Herausforderung stellt.
Wozu dient die
E-Mail-Archivierung?
Insbesondere soll die E-Mail-Archivierung Prüfungen
durch das Finanzamt erleichtern, damit der Steuerprüfer
die Möglichkeit hat, Nachrichten einem Geschäftsvorfall
oder Buchungsbeleg eindeutig zuordnen zu können.
Welche Nachrichten müssen
aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt: Jeder Beleg, der in der Buchhaltung
berücksichtig wird, muss GoBD-konform archiviert
werden. Dazu gehören alle Nachrichten mit
geschäftlicher Relevanz: Rechnungen, Verträge,
Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege sowie
Lieferpapiere.
Von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen sind
Nachrichten mit Bewerberdaten, Spam-Mails, Newsletter
und private Nachrichten – vor allen Dingen
private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewahrung
nicht zugestimmt haben dürfen nicht archiviert
werden. Die private Nutzung des E-Mail-Kontos sollte
den Mitarbeitern daher im Idealfall untersagt sein.
2

Was ist bei der revisionssicheren
Archivierung zu beachten?
Revisionssicher bedeutet manipulationssicher. Es
muss gewährleistet werden, dass die archivierten
Nachrichten nachträglich nicht mehr verändert
werden können. Wichtig ist außerdem, dass Dateien
und E-Mails sowie deren Dateianhänge im Originalformat
archiviert werden, sprich in der ursprünglichen
digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden
Datei genügt nicht. Die Daten müssen maschinell
auswertbar sein, das heißt, die Datei ist mithilfe eines
Programms lesbar (z. B. PDFs im Acrobat-Reader). Die
Nachrichten müssen je nach Inhalt zwischen sechs
und zehn Jahre aufbewahrt werden.
E-Mail-Archivierung
auf einen Blick
Was wird
archiviert?
+ + Rechnungen
+ + Verträge
+ + Auftragsbestätigungen
+ + Zahlungsbelege
+ + Lieferpapiere
Worauf
muss
geachtet
werden?
+ + Archivierung im
Originalformat
+ + Vollständigkeit
+ + Unveränderbar
+ + Jederzeit verfügbar
+ + Maschinell auswertbar
Welche Lösung gibt es
für mein Unternehmen?
Durch die langen Aufbewahrungsfristen von bis zu
zehn Jahren entstehen – vor allem in größeren Unternehmen
– schnell große Datenmengen, die nach
einer Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit
bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im
Unternehmen. Eine andere, deutlich komfortablere
Option ist die Nutzung einer cloudbasierten Lösung.
Wir bieten Ihnen eine Rundum-Lösung für Ihre
E-Mail-Archivierung in der Cloud.
Die Vorteile der E-Mail-
Archivierung in der Cloud
+ + Einhaltung rechtlicher Anforderungen
+ + Hohe Datensicherheit dank komplexer
Verschlüsselungsverfahren
+ + Sichere Datenablage auf Servern im Inland
+ + Volle Zugriffskontrolle durch Vergabe
von Administrationsrechten
+ + Entlastung des Mailservers sowie Entlastung
der Mitarbeiter, da keine Wartungsarbeiten
des Servers anfallen
+ + E-Mails können einfach über Jahre hinweg
gesucht und wiedergefunden werden
Wir machen das für Sie!
3

Der moderne
Arbeitsplatz
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Supportende
Windows 7
14. Januar 2020
Support-Ende für Windows 7
Jetzt auf Windows 10 umsteigen!
Nach rund 10 Jahren ist am 14. Januar 2020 Schluss
mit dem Support für Windows 7. Ab diesem Zeitpunkt
stellt Microsoft keinen Kunden-Support und
keine Sicherheitsupdates mehr für das Betriebssystem
zur Verfügung, die Ihre Geräte vor Sicherheitsbedrohungen
schützen.
Kann Windows 7 nach dem
Support-Ende weiterhin verwendet
werden?
Windows 7 kann nach dem Support-Ende weiterhin
neu installiert und verwendet werden. Es wird jedoch
anfällig für Sicherheitsrisiken und Viren, da es keine
Sicherheitsupdates mehr erhält.
Die Risiken auf einen Blick
+ + Datendiebe und Hacker haben ein leichtes Spiel,
an Ihre Unternehmensdaten zu gelangen
+ + Keine Unterstützung durch Microsoft bei Systemproblemen
+ + Steigende Betriebskosten durch Mehraufwand bei
entstehenden Problemen
+ + Mangelnde Datenschutzkonformität
Als Ausnahme stellt Microsoft das kostenpflichtige
Support-Angebot „Extended Security Updates“ für
große Unternehmen, die Windows 7 Professional im
Rahmen einer Volumenlizenvereinbarung nutzen,
zur Verfügung. Sie können bis 2023 weiterhin einen
Sicherheits-Support erhalten. Die Kosten steigen
jedoch jährlich und fallen pro Gerät an.
Was kann ich tun?
Um Ihre sensiblen Daten zu schützen, empfehlen
wir Ihnen, bereits jetzt auf Windows 10 umsteigen.
Windows 10 ist das bisher sicherste Windows und
schützt Ihre Geräte mit integrierten Sicherheitsfeatures
und regelmäßigen Updates ohne Zusatzkosten
vor künftigen Bedrohungen.
Ist für meine Geräte ein Upgrade
auf Windows 10 möglich?
Das ist abhängig von der verwendeten Hardware, in
den meisten Fällen aber möglich.
Gerne beraten wir Sie hinsichtlich eines Updates auf
Windows 10, oder ob es sinnvoll ist, neue Geräte mit
Windows 10 anzuschaffen.
Sprechen Sie uns an!
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Die zusätzliche Garantie schränkt die gesetzliche Gewährleistung von 24 Monaten nicht ein. Garantieerweiterung gegen Aufpreis möglich.
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