PMO Teil 1 - (1-2)

Merkert Consulting
Program Management Office
Das moderne PMO
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Inhalt
1. Ausgangslage
2. Das moderne PMO
3. Aufgaben eines PMO
4. Positionierung des PMO im Unternehmen
5. Planung
6. Konzeption
7. Implementierung zentraler Prozesse
8. Test des PMO und Nachjustierung
9. Pilotierung - Einführung - Betrieb
10. Praktische Anwendung eines digitalen PMO (Mehrprojektumgebung)
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1. Ausgangslage
Kapitel 01
Dieses Kapitel befasst sich mit der Ausgangslage:
Was war der Grund dass PMOs (Program Management Offices) immer häufiger
und mit immer ausgereifteren Vorgehensweisen eingeführt wurden,
und das dieser Trend bis heute ungebrochen anhält?
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1. Ausgangslage
Zahlreiche Befragungen und Studien zum Erfolg von IT-Projekten und über die
Zufriedenheit der Verantwortlichen und der Auftraggeber zeigen ein eher
gedämpftes Bild.
Nachfolgend verschiedene Erfahrungswerte und Einschätzungen:
• Die Erfolgsquote ist ernüchternd und liegt bei einigen Umfragen
zwischen 20 bis 45 Prozent*
• 62 Prozent der Projekte überschreiten den Terminplan**
• 49 Prozent der Projekte sprengen das Budget**
Quellen: * penta | eder Blue Paper 2008,
** IDG München, www.cio.de - Tata Consultancy Services - Studie 2008
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1. Ausgangslage
• Jedes zweite IT-Projekt endet als Pleite
• 42 Prozent der CIOs in Deutschland geben eine IT-Erfolgsquote von bis zu 50
Prozent an
• 22 Prozent der CIOs schätzen den Anteil rentabler IT-Projekte auf 10 bis 25
Prozent
• Jährlich versiegen in Deutschland ca. 150 Mrd. Euro durch gescheiterte oder
nicht zufriedenstellende Projekte
Quellen:
OFFIS Institut Oldenburg, Mercury Studie
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1. Ausgangslage
Diese Situation erfordert zum einen eine Veränderung der bestehenden
Organisation, um die Verantwortlichkeiten und Berichtswege für Projekte und
Projektprogramme klar zu regeln.
Zum anderen wird ein besonderes Vorgehen bei der Auswahl, Bewertung und
Steuerung von Projekten bis hin zur konsolidierten Betrachtung aller Projekte
erforderlich.
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1. Ausgangslage
Einer der Wege,
diese Anforderung zu erfüllen,
ist die Einführung eines PMO.
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1. Ausgangslage
In den letzten Jahren setzten sich PMOs immer stärker durch.
Insbesondere in komplexen, hoch kritischen und als besonders wichtig
eingestuften Projekten werden zunehmend erfahrene und qualifizierte PMOs
eingesetzt.
Deren Hauptaufgabe ist es, die geplanten Projektziele möglichst innerhalb der
geplanten Termine und Kosten sicher zu stellen.
Link:
PMOs als erfolgskritischer Faktor
(Computerwoche 07.08.2017)
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1. Ausgangslage
Zusammenfassung Kapitel 01
Nachfolgend die Aspekte, die in diesem Kapitel behandelt wurden:
• Zahlreiche Projekte scheitern oder erreichen nicht die angestrebte
Kundenzufriedenheit
• Oft wird der geplante Termin nicht eingehalten
• Die tatsächlichen Kosten übersteigen sehr oft das geplante Budget
• Inzwischen gilt die Einführung eines PMO als erfolgskritischer Faktor
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1. Ausgangslage
Ende Kapitel 01
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Inhalt
1. Ausgangslage
2. Das moderne PMO
3. Aufgaben eines PMO
4. Positionierung des PMO im Unternehmen
5. Planung
6. Konzeption
7. Implementierung zentraler Prozesse
8. Test des PMO und Nachjustierung
9. Pilotierung - Einführung - Betrieb
10. Praktische Anwendung eines digitalen PMO (Mehrprojektumgebung)
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2. Das Moderne PMO
Kapitel 02
Dieses Kapitel befasst sich mit der Bedeutung des Modernen PMO:
• Was sind die Ziele?
• Wie kann es unterstützen?
• Welche Erfolgsfaktoren gibt es?
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2. Das moderne PMO
Das Programm Management Office (PMO) unterstützt Einzelprojekte und
Projektprogramme in verschiedenen Funktionen:
• Projektunterstützung
• Bereitstellung zentraler Prozesse
• Beratungsfunktion
Ein PMO ist immer in der Lage, die gegebenen Standards einer Organisation zur
Vorgehensweise in Projekten aufzunehmen und effektiv zu unterstützen.
Ebenso unterstützt es etablierte PM-Methoden sowie agile Vorgehensweisen,
u. a. Scrum und Kanban.
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2. Das moderne PMO
„Das PMO nimmt eine projektübergreifende Unterstützungsfunktion zur
Einführung und Optimierung von Projektmanagementsystemen sowie der
operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten wahr.“
(DIN-Norm 69901)
In der Praxis:
Das PMO wird zunehmend als eigenständige Instanz innerhalb einer
Unternehmens-Organisation verankert. Es soll mit ausgesuchten Aufgaben und
Funktionen Einfluss auf das gesamte Projektmanagement eines Unternehmens
ausüben.
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2. Das moderne PMO
2.1 Erfolgreiche Projekte wiederholbar machen
Eines der Ziele von PMOs ist es, die erforderlichen Rahmenbedingungen durch
geeignete Prozesse, Methoden und Beratung bereitzustellen, damit in
Unternehmen Projekte erfolgreich durchgeführt und abgeschlossen werden
können.
Erfolgreiche Projekte sollen nicht zufällige Einzelfälle sein, sondern jederzeit
wiederholbar werden.
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2. Das moderne PMO
2.2 Die Erfolgsfaktoren
Hindernisse und Widerstände bewältigen:
• Das Management gewinnen
• Den Zusatznutzen klar herausstellen
• Den Nutzen eines PMO messbar und transparent machen
• Alle Zielgruppen und Stakeholder am PMO-Konzept teilhaben lassen
• Kompromisse entwickeln (z. B. bei der konkreten Ausgestaltung)
• Bedenken abbauen
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2. Das moderne PMO
2.3 Was am Wichtigsten ist
Die Unterstützung durch das Management wird am besten demonstriert, durch
verbindliche und offizielle Grundsätze für die Projektarbeit
(Policy for Project Work, Compliance, Management-Anweisung).
Dadurch erhalten alle Projektbeteiligten klare Definitionen und verbindliche
Aufgaben, Rechte und Kompetenzen.
Und: Die Projektleitung wird „nicht im Regen stehen gelassen“!
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2. Das moderne PMO
Zusammenfassung Kapitel 02
Nachfolgend die Aspekte, die in diesem Kapitel behandelt wurden:
• Ein PMO ist geeignet für Einzelprojekte und Projektprogramme
• Es leistet Projektunterstützung, bietet Schulungs- und Beratungsfunktion
• PMOs unterstützen klassische und agile Projekte
• Management-Unterstützung ist der Erfolgsfaktor, z. B. in Form von
„Grundsätze für Projektarbeit (Policies), Regeln zur Compliance,
Management-Anweisung“
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2. Das moderne PMO
Ende Kapitel 02
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