DStR 48/21 Tax goes Digital
In diesem Special geht es darum, wie die Pandemie als Beschleuniger der Digitalisierung wirkt.
In diesem Special geht es darum, wie die Pandemie als Beschleuniger der Digitalisierung wirkt.
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Tax goes Digital
Die Pandemie als Treiber der Digitalisierung
© knssr/stock.adobe.com
DStR-Anzeigenschwerpunkt
Inhaltsverzeichnis
XXXV
Softwarewechsel in der Steuerkanzlei
Mit diesen Tipps und Tricks gelingt der
Umstieg reibungslos
XXXVI
Zwei Jahre Zwangsdigitalisierung
Ein Blick auf die Herausforderungen
und vor allem die Chancen eines „neu
auf gestellten“ Berufsbildes in den
Kanzleien.
XXXVIII
Payroll und HR: Datenaustausch
zwischen Unternehmen und Steuerberater
XL
Unser Schritt zum digitalen
Honorarmanagement
XLII
Kanzleiindividuelle Digitalisierungsschritte
In 5 Schritten zum Erfolg
XLIV
Ineffiziente Prozesse wegdigitalisieren
– Corona sei Dank?
XLVII
Die Zahl der Cyber angriffe steigt –
Confidential Computing ermöglicht
hochsichere Mandantenkommunikation
L
Der Weg zu Arbeitsweisen der Zukunft
Worauf es bei der Auswahl von
digitalen Lösungen ankommt
LII
Die digitale Lohnabrechnung –
hochgradig effizient und zuverlässig
LVI
Ein Master-Studiengang wird hybrid
Ein Erfahrungsbericht aus der
Corona-Krise
LVIII
Aus- und Fortbildungen im Steuerbereich:
Vom Präsenzunterricht zum
Online-Seminar
Editorial
„Beam me up, Scotty“
Die Frage, ob COVID-19 bzw. die Corona-Pandemie die digitale Transformation
der Steuerbrache dynamisiert hat, ist leicht beantwortet. Ja und das
mit Lichtgeschwindigkeit.
In unserem neuen Special Tax goes digital beschäftigen sich unter anderem
Experten für Steuerberater-Software, Anbieter aus dem Bereich Aus- und
Weiterbildung und Steuerberater mit den zahlreichen Facetten dieser Entwicklung.
„Die Pandemie hat die Wirtschaft insgesamt in einigen Bereichen regelrecht
in die digitale Welt gezwungen“, so Christoph Buluschek, Experte für digitale
Prozessoptimierung in Steuerkanzleien bei Agenda Software. Welche
Rolle die Wahl der Software in der Digitalisierung einnimmt, damit die digitale
Steuerkanzlei funktioniert, führt Buluschek in seinem Beitrag „Ineffiziente
Prozesse wegdigitalisieren – Corona sei Dank?“ anschaulich aus.
Wann sollte man in der Steuerkanzlei alte Software austauschen und worauf
muss man dabei achten? Dies erläutert uns Christian Heidler, Vorstand
der hmd-software AG, im Artikel „Softwarewechsel in der Steuerkanzlei“.
Dass gezieltes Outsourcing Mitarbeiter effektiv entlasten kann, illustrieren
Bastian Seitz und Olaf Gremke der SEITZ GREMKE Steuerberatungsgesellschaft
am Beispiel „Digitales Honorarmanagement“.
Besonders den Aus- und Weiterbildungsbereich traf die Krise ins Mark.
Steuerberater und Mitarbeiter in steuerberatenden Berufen sind auf fortwährende
Weiterbildung angewiesen. Die Lockdowns in 2020/21 waren ein
harter Einschnitt für die Branche, die quasi von einem auf den anderen Tag
ihre komplette Infrastruktur von 100 % Präsenz- auf 100 % Online-Seminare
umstellen musste. Dabei waren die technischen Hürden nur eine Herausforderung.
„Insbesondere bei Fortbildungsveranstaltungen im Steuerrecht
sind oftmals komplexe und schwierige Thematiken darzustellen, bei denen
eine Einbeziehung der Teilnehmer essenziell ist. Gerade bei Online-Seminaren
wird diesbezüglich den Teilnehmern eine deutlich größere Selbstdisziplin
abverlangt, da immer wieder Ablenkungen durch andere Programme,
E-Mails von Mandanten o.ä. lauern“, berichtet Anne-Wiebke Bergmeister
in ihrem Beitrag „Aus- und Fortbildungen online im Steuerbereich“.
Tatsächlich muss man konstatieren, dass die Digitalisierung in Kanzleien und
Unternehmen ohne die Krise nicht auf dem jetzigen Stand wäre. Auf den
nächsten Seiten finden Sie einige schöne Best-Practice-Beispiele von Kanzleien,
Unternehmen und Anbietern, die frühzeitig erkannt haben, dass sich
in der Krise auch Chancen bieten. Vielleicht ergeben sich daraus auch Ansätze
für Sie.
Viel Spaß bei der Lektüre!
Herzliche Grüße,
Thomas Hepp, Leiter Media Sales C.H.BECK
Ð Tax goes Digital
DStR 48/2021XXXV
Softwarewechsel in der Steuerkanzlei
Mit diesen Tipps und Tricks gelingt der Umstieg reibungslos
Viele von Ihnen haben über diesen, überaus komplexen
Punkt, sicherlich schon einmal oder sogar mehrfach nachgedacht.
Wie es aber so ist, bleibt es oft beim Nachdenken
und vermeintlich wichtigere Themen beherrschen den Alltag.
Dabei sollte der Ursprungsgedanke, warum Sie einen Softwarewechsel
überhaupt in Erwägung gezogen haben, präsent bleiben!
Eine ad hoc Handlung ist allerdings zu vermeiden, denn selbst die
Phase der Vorbereitung ist schon sehr umfangreich und gerade in
der Anfangsplanung ist Unterstützung wichtig.
Big Player oder Innovationskraft und Flexibilität?
Nun kann man auch auf den Gedanken kommen, dass durch
die Komplexität nur ein sehr starker Marktführer für diese Aktion
infrage kommt. Weitere Marktbegleiter werden oftmals gar nicht
in Betracht gezogen. Sie sollten sorgfältig abwägen, was Sie für
Ihre Steuerkanzlei benötigen. Ist Ihnen die Bekanntheit eines Big
Players am Markt wichtig, bei dem ab einer gewissen Unternehmensgröße
unter Umständen wichtige Anforderungen verloren
gehen, oder setzen Sie auf positive Aspekte wie Innovationskraft
und Flexibilität?
Was ist ausschlaggebend für die geeignete Wahl?
Würden alle Menschen in Deutschland nur auf Big Player setzen,
gäbe es keine erfolgreichen Start-ups und keine Vielfalt, unabhängig
der Unternehmensbereiche. Ausschlaggebend für die geeignete Wahl
sind Sie, Ihre Kanzlei, Ihre MitarbeiterInnen, Ihre MandantInnen,
Ihre Wünsche, Ihre Ziele, Ihre Partner, Ihre IT usw. und schließlich,
wie Sie sich von anderen Steuerkanzleien abheben möchten.
Lassen sich all Ihre Anforderungen mit Ihrer aktuellen Softwarelösung
bzw. dem Service des Anbieters verwirklichen?
Was wollen Sie mit der Software-Umstellung erreichen?
Welche Zukunftsziele verfolgen Sie und sind diese mit einem
Softwarewechsel besser, einfacher, schneller, technischer, digitaler,
innovativer, kosten- und vor allem serviceorientierter erreichbar?
Sind Ihre Dienstleister in der Lage Sie bei der Erreichung Ihrer
Ziele zu unterstützen? Einzelne Punkte sind einzubeziehen, dürfen
aber keine Inseln oder Leuchttürme werden, sondern das digitale
Gesamtkonzept muss zusammenpassen. Das sollte vorab gemeinsam
aufgestellt, bewertet und abgestimmt werden.
Kanzlei zu verbinden, wird ein Wechsel schwierig, da nur Software
gegen Software ausgetauscht wird. Dies ergibt keinen Sinn, denn
die Funktionen sind heute bei allen Softwarelösungen fast identisch.
Die MitarbeiterInnen können so auch nicht mitgenommen werden,
denn hier fehlt einfach die überzeugende Antwort auf die
Frage „Warum müssen wir das machen?“. Und nur wenn die Vorteile,
welche alle davon in Zukunft haben, von Ihnen klar und
unmissverständlich kommuniziert werden, wird trotz des vorübergehenden
Mehraufwandes durch die Umstellung, ein Erfolgserlebnis
daraus. Denn ein Selbstläufer ist es sicher nicht.
Wer ist der perfekte (digitale) Partner für Sie?
Die Anzahl der Anbieter für eine wirkliche Komplettlösung für
eine Steuerberatersoftware ist in den letzten 5 – 10 Jahren überschaubar
geworden. Vertriebsargumente wie „Zeitdruck“, „Kostenersparnis“
und „alles ist überhaupt kein Problem“ sind fehl am
Platz. Wichtige Aspekte sind Serviceorientiertheit, digitale Prozessanalyse
im Vorfeld und die ganz klare Ausrichtung auf gemeinsame
Ziele der Kanzlei und der praxisnahen Umsetzung. Dafür sollte
ein adäquater zeitlicher Rahmen eingeplant werden. Natürlich spielt
auch gegenseitiges Vertrauen eine große Rolle. Es lohnt sich hierauf
im Vorfeld zu achten und dies auch während des gesamten
Prozesses im Blick zu behalten und weiter auszubauen.
Softwareanbieter mit Kompetenz
Wenn bei Ihnen der Gedanke an einen Softwarewechsel nur
ab und an auftritt, weil der eine oder andere Punkt zum Ärgernis
führt, ist das zu wenig „Motivation“. Werden aber Eckpunkte
wie digitale Ziele, Software, Einbindung von Mandanten, Innovationen,
Kosten, Service, IT, usw. immer wieder thematisiert,
dann sollten Sie sich Gedanken zu einem Softwarewechsel machen.
Falls der Softwareanbieter, den Sie möglicherweise ins Auge gefasst
haben, nervt, wissen Sie schon, dass es der Falsche ist. Kompetenz
bei Softwareanbietern zeichnet sich dadurch aus, dass gemeinsam
Lösungen für den Weg aufgezeigt, ausgearbeitet, geprüft und beschritten
werden und nicht Zeitdruck und Rabatte im Vordergrund
stehen. Ein wichtiger Aspekt ist der Mensch, also hier in erster
Linie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Diese mit auf den
Weg zu nehmen, das geht nur mit Überzeugung, Offenheit, Motivation
und Kommunikation.
Lohnt es sich für Sie eine Software-Umstellung
vorzunehmen?
Verbinden Sie mit Ihrer jetzigen Softwarelösung nur ein gewisses
Mittel zum Zweck, ohne das Produkt in den zentralen digitalen
Mittelpunkt zu stellen, bzw. benutzen es als „Abarbeitungshilfe“
bzw. „Erfüllungsgehilfe“, ohne es mit Wünschen und Zielen der
Hinweis zum Autor:
Christian Heidler
ist Vorstand der hmd-software AG.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
XXXVI DStR 48/2021
Zwei Jahre Zwangsdigitalisierung
Ein Blick auf die Herausforderungen und vor allem die Chancen eines
„neu auf gestellten“ Berufsbildes in den Kanzleien.
Die pandemiebedingt galoppierende digitale Transformation
hat den Berufsstand der Steuerberater in kürzester Zeit
radikal verändert. Innerhalb kürzester Zeit mussten in
der Kanzlei und nach außen zum Mandanten hin die notwendigen
Anpassungen vorgenommen werden.
So werden Herausforderungen zu Chancen
Eine der größten Herausforderungen war im ersten Schritt die eigenen
Mitarbeiter technisch und auch mental darauf einzustellen, nicht
mehr nur in der Kanzlei Mandate zu bearbeiten, sondern auch von
zuhause aus. Keine leichte Herausforderung für alle Beteiligten.
Glücklich konnten sich die Kanzleien schätzen, die ihre IT-Infrastruktur
schon in der Vergangenheit bei Ihrem Systemhaus oder
direkt beim Softwareanbieter gehostet haben. Die sogenannten
Cloud-/ASP-Dienste ermöglichen heute ein vollkommen ortsunabhängiges
Arbeiten und im Worst Case reicht auch nur irgendeine
Hardware mit Internetzugang, um sich am Kanzleiserver
anzumelden.
Die zweite große Herausforderung bestand darin, nun auch den
letzten Mandanten dazu zu bewegen, seine Daten und Belege digital
in der Kanzlei einzuliefern. Wer zu diesem Zeitpunkt bereits
eine Mandantenplattform oder besser gesagt, eine Kanzlei-Cloud
etabliert hatte, konnte diesen Prozess zumindest technisch smart
skalieren.
Mit jedem einzelnen Mandanten zu sprechen und den digitalen
Weg in die Kanzlei zu erklären, das kann leider keine IT-Lösung
selbstständig übernehmen. Zu individuell sind da das einzelne
Mandat und der Mensch dahinter.
Dennoch bieten die modernen technischen Möglichkeiten, wie
• ein vollständig digitaler Belegaustausch über die Kanzlei-Cloud
• eine direkte Anbindung des Kanzlei-DMS-Systems
• eine in die Kanzleidatenbank integrierte Vorerfassung
• eine Kommunikationsmöglichkeit über Video-Call /
Live-Chat-System
so entscheidende Vorteile, dass eine nie geahnte Akzeptanz dieser
Techniken erreicht werden konnte.
Die Frage, die sich stellt: Was mache ich als Kanzleiinhaber
nun aus diesen entstandenen Vorteilen?
Durch die enge Verzahnung der Wertschöpfungsketten zwischen
Kanzlei und Mandant ergeben sich zwangsläufig neue Dienstleistungs-
und auch Beratungsangebote an den Mandanten.
Das fängt mit Zusatzdiensten wie dem Zahlungsverkehr oder dem
Mahnwesen des Mandanten über die Kanzlei-Cloud an und geht
weiter über ein schlankes Faktura-Programm, eine TSE-konforme
Registrierkasse oder sogar bis zu einem vollwertigen ERP-System.
Immer je nach Lösungsportfolio des Kanzleisoftware anbieters!
Der Verkauf von Software ist zugegebenermaßen keine klassische
Vorbehaltsaufgabe der Steuerberatung. Wichtiger ist daher die
qualifizierte Beratung des Mandanten im Sinne einer umfassenden
Digitalisierungsberatung.
Dazu gehört grundlegend die strukturierte Prozessaufnahme, -analyse
und -dokumentation beim Mandanten. Damit dieser bedient
werden kann, ist es zwingend erforder lich, das notwendige Knowhow
in die Kanzlei zu bekommen. Eine Weiterbildung z.B. zum
zertifizierten Digitalisierungsberater bildet hier einen guten Anfang.
Mit diesem Schritt können auch viele andere und teils schon länger
bei den Mandanten notleidende Themen aufgegriffen und abgeschlossen
werden.
Ist doch die allseits notwendige Verfahrensdokumentation bei einer
strukturierten Herangehensweise in der Digitalisierungs beratung
ein „Abfallprodukt“ der Prozessaufnahme.
Mit dem richtigen Softwaretool zur Unterstützung der Digitalisierungsberatung,
ist ein Schritt in Richtung Compliance- System
beim Mandanten, ein IKS und weiteres leicht zu reali sieren.
Digitalisierung und das neue Potential für eine
ausgeweitete Mitarbeiterakquise
Eine andere Perspektive und Chance: Die erweiterte und überregionale
Mitarbeitersuche!
Denn mit der heute bestehenden IT-Infrastruktur, sowie den mittlerweile
erprobten Home-Office-Prozessen, steht dem bundesweiten
Recruiting von Mitarbeitern nichts mehr im Wege. Mitarbeiter
können quasi von jedem Ort der Welt für die Kanzlei tätig werden.
Das bietet Mitarbeitern die Chance, sich ohne Arbeitgeberwechsel
z.B. regional zu verändern. Das ist für alle Beteiligten, insbesondere
vor dem Hintergrund des andauernden Fachkräftemangels
im Bereich der steuerberatenden Berufe, ein riesen Gewinn.
So binden Sie nicht nur Ihre Mandanten, sondern auch Ihre
Mitarbeiter an die Kanzlei!
Hinweis zum Autor:
Matthias Glahn
ist Geschäftsführer der BMD GmbH
in Hamburg.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
DAS LEBEN IST
EINFACHER
work
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MIT DEM EFFIZIENTEN HONORARMANAGEMENT FÜR STEUERBERATER
Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen für mandantenorientiertes
Honorarmanagement. Durch die Auslagerung der Routinearbeiten
bleibt Zeit für das Wesentliche: Die Beratung der Mandanten, die
Kanzleientwicklung und die Förderung der Mitarbeiter.
HONORAR-
MANAGEMENT
HONORAR-
AUSFALLSCHUTZ
HONORAR-
VORFINANZIERUNG
ÜBERNAHME VON
ALTFORDERUNGEN
XXXVIII DStR 48/2021
Payroll und HR: Datenaustausch zwischen Unternehmen
und Steuerberater
Gehaltsabrechnung und Personalarbeit waren früher strikt getrennt.
Im Zuge der digitalen Transformation nähern sich beide Welten aneinander
an. Entscheidend dabei ist die Wahl der richtigen Lösung.
Schließlich sind die Aufgabenfelder so anspruchsvoll und
vielfältig, dass diese nicht ohne weiteres von derselben Person
ausgefüllt werden können. Während der Payroll Manager
je nach Größe des Unternehmens die Verantwortung über
die Gehalts- bzw. Entgeltabrechnung, die Einhaltung tarif licher
Bestimmungen und Fristen bei den Steuerzahlungen und Sozialabgaben
sowie allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie etwa die
Pflege der Personalstammdaten oder das Führen der Personalakten
trägt, liegt die Hauptbeschäftigung des HRlers vielmehr
in den traditionellen Disziplinen des Personalwesens: Recruiting
bzw. Bewerbermanagement, Talent Management und Personalmanagement.
Payroll Manager und HRler: verschiedene
Schwerpunkte
Die Kooperation mit Steuerberatern sorgt bei Unternehmern für
eine deutliche Entlastung. Auf der einen Seite reduziert sich der
zeitliche Aufwand für die Lohnabrechnung, auf der anderen Seite
wird kein eigenes fachliches Personal für komplexe Abrechnungsvorgänge
benötigt.
Trotz oder gerade aufgrund der verschiedenen Schwerpunkte
lässt sich der Entgeltabrechner überwiegend von den Zahlen leiten.
Auf der anderen Seite stützen sich Personaler bei der Entwicklung
und Förderung der Belegschaft ebenfalls auf ihre gesammelte Erfahrung,
Empathie und Intuition.
Nichtsdestoweniger können beide nicht nur sinnvoll mit der
gleichen Datenbasis arbeiten, sondern sind in vielen Fällen auch
und vor allem von diesen abhängig. Im HR wären an dieser Stelle
beispielsweise Zielerreichung und Bonuszahlungen zu nennen.
Aber hier hören die Überschneidungen keineswegs auf. Denn beide
Berufsgruppen verfügen über den Zugang zu vertraulichen Informationen,
müssen also jederzeit den Datenschutz beachten und
eng zusammenwirken. Und letztlich geht es sowohl bei Payroll
als auch bei HR um die Arbeit mit Menschen und deren Bedürfnisse.
Besonders gefordert ist die Lohnbuchhaltung bei Unternehmen
mit komplexen Strukturen, bestehend aus Benefits, Spesen oder
Mitarbeiterbeteiligungen, beim internationalen Austausch und
Einsatz von Mitarbeitenden sowie bei flexiblen Beschäftigungsverhältnissen.
Dank spezieller Schnittstellen mit dem Steuerberater
ist ein direkter Datenaustausch möglich.
Partner für Payroll
Eine weitere wichtige Verbindungsstelle in der Zusammenarbeit
zwischen Payroll und HR bietet die vorbereitende Lohnbuchhaltung.
Mit der richtigen Software können alle abrechnungsrelevanten
Personal- und Gehaltsdaten wie Steuerklasse, Monatsgehalt,
Stundenlohn oder Boni einfach an externe Dienstleister übermittelt
werden – via Excel-Export oder per API am Stichtag direkt in
das Lohnabrechnungssystem bzw. ganz einfach vollautomatisch
im Rahmen eines Workflows.
Schwachstellen beim Datentausch
Doch hier gibt es eine Herausforderung: Es kann zu einem
mas siven Datenverlust kommen, sollten Empfänger und Sender
der Daten nicht richtig aufeinander abgestimmt sein. Müssen
die weitergegebenen Daten von Hand den korrekten Datensätzen
zugewiesen werden, droht das Verfahren fehlerhaft zu sein. Falsch
eingestellte (oder einstellbare) Schnittstellen sind typische Probleme
der Datenübermittlung. Sie sorgen für unvollständige Daten,
Duplikate in der Datenbank oder inkonsistente Informationen.
Hinzu kommen drohende Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme.
Nahtlose Datenübertragung ohne Medienbrüche
Durch das Verwenden einer Schnittstelle, welche von Unternehmen
ebenso wie von Steuerberatern einfach eingeführt und
korrekt eingestellt werden kann, lassen sich Datenverluste oder
-inkonsistenzen vermeiden. Im besten Fall werden vom Unter-
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
DStR 48/2021XXXIX
nehmen, die für die Entgeltabrechnung erforderlichen Daten,
an den Steuer berater weitergegeben, sobald diese verfügbar sind.
Jener kann fortlaufend an der Payroll arbeiten und überträgt die
Abrechnungen anschließend wieder über dieselbe, bidirektionale
Schnittstelle zurück zum Arbeitgeber. Mit einer webbasierten
Schnittstelle wird eine Möglichkeit für einen Cloud-Service
geschaffen, die diesen perfekt umsetzen kann.
Vorteile des Cloud-Services: Weniger Fehler und
mehr Effizienz
• Originalbelege müssen nicht mehr an die Steuerberatung
übermittelt werden – sie bleiben stets im Archiv des Unternehmens.
• Doppelte Erfassung von Daten ist ausgeschlossen
• Gesetzliche Vorgaben wie DSGVO und Grundsätze zur ordnungsmäßigen
Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen
und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
werden selbstverständlich erfüllt.
• Keine Medienbrüche, etwa durch Pendelordner oder externe
Speichermedien.
• Abrechnungsdaten können auf Wunsch direkt in die Finanzbuchhaltung
übernommen werden.
• Durch die hohe Prozessqualität werden Fehler auf ein Minimum
reduziert.
• Durch einen kompetenten Kundenservice bekommt das
Unternehmen tatkräftige Unterstützung. Dadurch entsteht
ein lückenloser, automatischer Prozess.
• Durch die Anbindung können Arbeitgeber künftig neben
allen Stammdaten, Gehaltsnachweisen und Lohndaten auch
die Bewegungsdaten übermitteln.
Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung sind die Grenzen
zwischen HR und Payroll vielleicht verschwommener als noch vor
einigen Jahren. Um eine reibungslose Integration einer Payroll-
Software in ein HR-System zu garantieren, kommt es aber auf die
eigenen Bedürfnisse und die richtige Wahl des Software-Anbieters
an. So und nur so können die beiden Bereiche sich weiter annähern.
Hinweis zum Autor:
Florian Walzer
ist Head of Sales & Marketing bei
rexx systems GmbH. Er beschäftigt sich
seit rund zehn Jahren in leitender Position
mit Digitalisierung im HR. Neben Erfahrungen
im Personalmarketing und Active sowie Passive Sourcing
hat er über die Jahre Expertise in allen Facetten von Bewerberund
Personal- bzw. Talentmanagement aufgebaut.
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Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
XL DStR 48/2021
Unser Schritt zum digitalen Honorarmanagement
Outsourcing von IT-Dienstleistungen ist mittlerweile in
den meisten freien Berufen fest etabliert und wird so
auch vermehrt in Steuerberaterkanzleien verstärkt umgesetzt.
Es erspart Zeit, Geld und ermöglicht durch herangezogene
Fachexperten ein maximales Know-how in den einzelnen Tätigkeitsbereichen.
Der Faktor „Zeit“
Gerade in den Krisenzeiten haben wir gemerkt, dass der Faktor
„Zeit“ eine Eigenschaft ist, anhand der uns die meisten unserer
Mandanten messen. Zeit vermittelt Vertrauen. Sie wünschen sich
einen Steuerberater, der Ihnen zuhört und sich die Zeit nimmt
ihnen ausführlich alles zu erklären. Wer sich jedoch die nötige
individuelle Beratungszeit für seine eigenen Mandanten nimmt,
wird schnell merken, dass die Zeit für Verwaltungsaufgaben und
Abrechnungsmanagement oft knapp bemessen ist. Manche Dinge
im Kanzleialltag werden einfach so nebenbei erledigt – hier mal
ein, zwei Rechnungen schreiben, kurz die Zahlungseingänge des
Tages mit den offenen Posten abgleichen, vielleicht noch ein Erinnerungstelefonat
mit einem langjährigen Mandanten. Jeder
Schritt für sich genommen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch,
in der Summe häuft sich aber ein stattlicher Berg Arbeit an. Unsere
Mitarbeiter kamen so in der Vergangenheit häufig an ihre
Belastungsgrenze. Also stellten wir uns die Frage: Was tun, um
unsere Mitarbeiter zu entlasten und den Ansprüchen unserer
Mandanten trotzdem gerecht zu werden?
Unsere Vorurteile
Um unsere Mitarbeiter und uns selbst von den zeitfressenden
administrativen Tätigkeiten zu entlasten, kamen wir zu dem Entschluss
unserer Honorarmanagement an einen externen Dienstleister
outzusourcen. Aufgrund der besonderen Vertrauensbeziehung
zwischen uns, dem Steuerberater, und den Mandanten, fürchteten
wir uns am Anfang jedoch sehr vor der Reaktion unserer Mandanten.
Wir vermuteten eventuelle Illiquiditätsgerüchte oder ähnliche
Vermutungen, die uns unsere Mandanten verschrecken würden.
Doch, wir wurden eines Besseren belehrt.
Vorteile des digitalen Honorarmanagements
Wir als Steuerberater sind grundsätzlich immer dazu verpflichtet in
Vorleistung zu gehen. Das heißt, wir müssen zunächst erst einmal
arbeiten, bevor wir das Geld von unseren Auftraggebern bekommen.
Der größte offensichtliche Vorteil für ein verlagertes digitales
Honorarmanagement ist für uns daher, sofort nach Rechnungserstellung
und -übermittlung, das Geld für die erbrachte Leistung
zu erhalten. Somit verfügt man augenblicklich über eine höhere
Liquidität in der eigenen Kanzlei. Dies hat zum einen positive Aspekte
im Hinblick auf die geplanten Investitionen in die Kanzleientwicklung,
als auch bei der Förderung unserer Mitarbeiter.
Ein weiterer wichtiger Pluspunkt ist es, sich nicht fortlaufend
selbst um das Rechnungswesen und Mahnungen kümmern zu
müssen. Die Erstellung und der Versand der einzelnen Honorarrechnungen
an die Mandanten ist noch ein relativ unkomplizierter
Prozess. Spannend wird es aber danach, wenn Zahlungsüberwachung
und Zahlungszuordnung anstehen. Während sich der
eine Teil unserer Mandanten immer penibel an die genannten
Zahlungsziele hält, den vorgegebenen Verwendungszweck benutzt
und die aufgerufene Summe anstandslos begleicht, bereitet ein
gewisser Prozentsatz immer zusätzliche Mühen. Manche setzen
einen fehlerhaften oder gänzlich anderen Verwendungszweck ein,
andere kürzen eigenmächtig die Rechnungssumme. Das Nacharbeiten
in solchen Fällen kostete uns sehr viel Zeit. Das automatisierte
Mahnverfahren sorgt nun dafür, dass nach ausbleibendem
Zahlungseingang möglichst zeitnah die erste Mahnung erfolgt.
Von da an werden diese turnusgemäß mit großen festgelegten Zeitabständen
ausgesprochen. Wir in der Kanzlei haben damit jedoch
ab sofort nichts mehr zu tun. Wir können zwar jederzeit in den
Prozess der laufenden Forderungen eingreifen, sind aber grundsätzlich
von dieser gesamten Aufgabenlast befreit.
Individuelle Betreuung der Mandanten
Auch jegliche Rückfragen der Mandanten landen nicht mehr bei
uns auf dem Schreibtisch. Das schafft freie Kapazitäten für unsere
Mitarbeiter und spart uns erhebliche Kosten. Aber nicht nur für
uns, als Kanzlei, bringt das digitale Honorarmanagement große
Vorteile, auch für unsere Mandanten. Denn gerade in Krisenzeiten
wird es unseren Mandanten so wesentlich einfacher gemacht
eine Ratenzahlung mit langfristigeren Zahlungsziele zu vereinbaren.
Zudem hat der Mandant jederzeit einen persönlichen Ansprechpartner,
der sich um seine Rückfragen zum Rechnungsprozess
sofort kümmern kann. So vergraulen wir unsere Mandanten,
wie anfangs befürchtet, nicht, sondern schaffen es unsere Mandanten
noch mehr an uns zu binden.
Abschließend können wir also sagen, dass das Outsourcen unseres
Honorarmanagements dafür gesorgt hat, dass unsere Mandanten
weiterhin bestmöglich betreut werden, wir Zeit gewonnen haben
und uns dadurch endlich wieder auf das Wesentliche konzentrieren
können: Die Beratung unserer Mandanten.
Hinweis zu den Autoren:
Bastian Seitz und Olaf Gremke
sind Geschäftsführende Partner und Steuerberater der SEITZ GREMKE Steuerbe ratungs
gesellschaft PartG mbB und Kunden der StbVS – Steuerberater Verrechnungsstelle.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
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XLII DStR 48/2021
Kanzleiindividuelle Digitalisierungsschritte
In 5 Schritten zum Erfolg
Derzeit existieren in verschiedenen Buchhaltungssystemen
Lösungen zum automatischen Belegimport und dessen
Interpretation. Mit der Implementation bestimmter Verfahren
des maschinellen Lernens als Teilgebiet des Themenkomplexes
künstlicher Intelligenz werden nun sachgerechte Zuordnungen
der Daten und somit systemseitig vollständige Buchungssätze
erzeugt. Dabei konzentrieren sich aktuelle KI-Lösungen auf
für den jeweils aktuellen konkreten Bedarfsfall konstruierte technische
Softwaremodelle, die auf mathematischen Verfahren der
Statistik und Wahrscheinlichkeitsrechnung basieren.
Somit ist die Entwicklung hin zur digitalen Kanzlei in der
Branche gesetzt. Offen bleibt meist die Frage, wo man auf diesem
Weg mit der eigenen Kanzlei steht und welchen Wegesabschnitt
man hin zur Digitalisierung noch vor sich hat. Von entscheidender
Bedeutung hierfür ist es, die eigene Position sachgerecht und
objektiv zu ermitteln, um sich für die richtigen nächsten Schritte
entscheiden und diese umsetzen zu können.
Schon an dieser Stelle wird evident, dass es den einen, einzig
richtigen Weg nicht gibt. Vielmehr gibt es vielfältige Möglichkeiten
und vor allem Geschwindigkeiten, die eigene Kanzlei zu
digitalisieren. Jedoch bestehen schnelle und langsamere Optionen,
direkte und beschwerlichere Umsetzungspfade als auch
Hindernisse und Abkürzungen.
SCHRITT 1: BESTANDSAUFNAHME
Initial sollte zunächst die Feststellung des eigenen Digitalisierungsgrades
erfolgen. Hierzu ist es erforderlich, die etablierten Arbeitsabläufe
zu erkennen und an den technologischen Möglichkeiten
zu spiegeln. Im Ergebnis wird sich ein Lagebild abzeichnen, das
aufzeigt, wie digital man wirklich bereits arbeitet und an welchen
Stellen von neuen digitalen Möglichkeiten profitiert werden
kann.
• Die Mehrzahl der Unternehmen und Kanzleien setzen die
digitale Belegverarbeitung mindestens teilweise ein, jedoch
noch nicht vollumfänglich bzw. nicht für die Mehrzahl der
Mandanten!
• Nur eine deutliche Minderheit der bestehenden Kanzleien
nutzt bereits bestehende Möglichkeiten des vollständig
digitalisierten Beleg- und Dokumentenaustausches.
Schauen Sie genau hin: Wie digital sind Sie wirklich?
Wo können Sie von den neuen Möglichkeiten profitieren?
SCHRITT 2: HINDERNISSE IDENTIFIZIEREN
Im nächsten Schritt sollte man sich mit den in der Kanzlei bestehenden
Hindernissen einer weiteren Digitalisierung auseinandersetzen.
Häufig werden Sachverhalte, wie z.B., dass die Mitarbeiter
das nicht können, die erforderliche Technik nicht vorhanden
sei, die Mandanten damit überfordert wären oder auch nicht
digital arbeiten mögen, identifiziert. Hier gilt es sich zu vergegenwärtigen,
was hinter derartigen Argumenten steht und was die
tatsächlichen Gründe des eigenen Nichthandelns sind. Häufig
genannte Gründe sind:
• Unsere Mitarbeiter können das nicht.
• Wir haben nicht die erforderliche Technik.
• Unsere Mandanten können das nicht.
• Unsere Mandanten wollen nicht digital arbeiten.
Fragen Sie sich: Was hält Sie tatsächlich zurück? Was steht
Ihnen wirklich im Weg?
SCHRITT 3: ABHILFE SCHAFFEN
Dann sollte Abhilfe geschaffen werden, indem Mitarbeitern und
Mandanten durch gezielte Sachinformation eine wertvolle Starthilfe
an die Hand gegeben wird. Es sind unzählige Quellen verfügbar,
die die Notwendigkeit zur Digitalisierung und die Vorteile
plausibel und verständlich erläutern.
• Ein guter Softwareanbieter unterstützt Sie nachhaltig in Ihrem
auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Digitalisierungs vorhaben.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
• Nutzen Sie ergänzend leicht zugängliche Onlineressourcen,
um weitere Aspekte kennenzulernen und Sachinformationen
zu erhalten.
Informieren Sie sich: Abhilfe und Unterstützung wird angeboten
und ist verfügbar!
SCHRITT 4: MANDANTEN UND
MITARBEITER MITNEHMEN
Wichtig ist, dabei die Mitarbeiter und Mandanten mitzunehmen.
Der Perspektivwechsel hin zur Mitarbeiter- bzw. Mandantensicht
lässt die Gründe für eine zögerliche oder gar ablehnende Haltung
für den Kanzleiinhaber evident werden und eröffnet Argumentationswege,
die beiden Gruppen helfen, deren eigene Vorteile zu
erkennen.
• Digitalisierung beginnt und endet beim Mandanten.
• Wenn die Mandanten und Mitarbeiter keine eigenen Vorteile
erkennen, werden diese den Digitalisierungsprozess nicht proaktiv
vorantreiben.
Wechseln Sie die Blickrichtung und schauen Sie durch die
Brille des Mandanten oder des Mitarbeiters: Was hat er für
Vorteile und wie können Sie ihm helfen, diese zu erkennen?
SCHRITT 5: KONSEQUENTES UMSETZEN
DER DIGITALISIERUNGSSCHRITTE
Letztlich gilt es, sich unmittelbar auf den Weg zur Digitalisierung
zu machen. Die Digitalisierung bietet Möglichkeiten einer
immensen Zeit- und Ressourcenersparnis. Kontaktfreie und
asynchrone Arbeitsweisen werden damit Realität. Der gesetzliche
Rahmen zum digitalen Rechnungsaustausch ist gesetzt und
somit verpflichtend. Manuelle Tätigkeiten werden konsequent
automatisiert und die eigene Wettbewerbsfähigkeit bleibt erhalten.
• Das digitale Rechnungswesen bietet mittelfristig die Chance
einer immensen Zeit- und Ressourcenersparnis.
• Kontaktfreie und asynchrone Arbeitsweisen werden möglich.
• Der normative Rahmen zum digitalen Rechnungsaustausch
ist längst gesetzt: Bald ist digitale Rechnungslegung nicht nur
Kür, sondern Pflicht!
Wer nicht rechtzeitig digitalisiert, verliert den Anschluss und
ist absehbar nicht mehr wettbewerbsfähig.
Hinweis zum Autor:
Michael Brhel
ist geschäftsführender Gesellschafter
der Simba Computer Systeme GmbH
mit Hauptsitz in Ostfildern. Die Simba
Computer Systeme GmbH entwickelt seit
über 30 Jahren Finanzsoftware für Steuerkanzleien, Unternehmen
sowie kirchliche & soziale Einrichtungen.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
Während andere
noch nachdenken,
gibt es bei uns
schon die Lösung.
Schneller, aktueller, einfach besser:
ADDISON – die Software-Lösung für
Steuerkanzleien von Wolters Kluwer.
www.wolterskluwer.de
XLIV DStR 48/2021
Ineffiziente Prozesse wegdigitalisieren – Corona sei Dank?
Die Corona-Pandemie hat die Wirtschaft in einigen Bereichen in die
digitale Welt hinein gezwungen. Wer in einer Zeit, in der physische
Begegnungen unmöglich waren, überleben wollte, benötigte schnelle
und unbürokratische digitale Lösungen. So auch Steuerkanzleien. Ihr
Fazit heute: Der Sprung ins kalte Wasser hat sich gelohnt. Vor allem
in puncto Zeitersparnis und Hinterfragen altgedienter Gewohnheiten.
Eine Rückkehr zum alten Kanzleialltag kommt für die meisten nicht
mehr in Frage.
Die Pandemie ging für Steuerberater mit einem riesigen
Mehraufwand einher. Plötzlich mussten Kanzleimitarbeiter
Kurzarbeitergeld abrechnen – ohne mit dem
Thema zuvor je in Berührung gekommen zu sein. Die überstürzte
Mehrwertsteuersenkung sorgte für noch mehr Arbeit. Und zu
guter Letzt durften Unternehmen die neuen Überbrückungshilfen
nur über den Steuerberater beantragen – was in vielen Kanzleien
für einen Mandantenzuwachs sorgte. Für den Umsatz war das
positiv. Die Kehrseite der Medaille: Viele Kanzleien waren hoffnungslos
überlastet und das, wo es der Branche ohnehin schwerfällt,
qualifizierte Fachkräfte zu finden. Und die Herausforderung
Homeoffice kam noch obendrauf.
Der Zwang zur Digitalisierung eröffnet neue
Wege der Zusammenarbeit
Auf einmal wurden scheinbar banale Fragen zum echten Problem:
Wie kommt die Mandantenpost zum Bearbeiter, wenn
sowohl Mandant als auch Mitarbeiter im Homeoffice sind? Wie
kommt die Kollegin an wichtige Mandantenunterlagen, wenn
jemand anderes die Akte zur Bearbeitung bei sich zu Hause hat?
Und, noch viel grundlegender: Verfügt die Kanzlei überhaupt
über die nötige IT-Ausstattung, um alle Mitarbeiter ins Homeoffice
zu schicken?
Effizient den Alltag bewältigen, sowohl in der Kommunikation
mit dem Mandanten als auch in der Zusammenarbeit mit anderen
Kanzleien: Beinahe zwei Jahre später stellen Kanzleien fest,
dass sie von dem Digitalisierungsschub profitiert haben.
Digitalisierung – jetzt aber richtig
Drei Faktoren spielen bei der Wahl der Software eine wichtige
Rolle, damit eine digitale Steuerkanzlei funktioniert.:
1. Ein Kanzleisystem, auf das Steuerberater und Mitarbeiter
überall zugreifen können.
2. Sichere digitale Wege zum Austausch von Belegen und
Dokumenten mit dem Mandanten.
3. Eine Software, die intuitiv zu bedienen ist und über verlässlich
erreichbare Ansprechpartner verfügt. Das ist vor allem
bei häufigen Änderungen in der Gesetzgebung wichtig.
Homeoffice – dank eines ortsunabhängigen
Kanzleisystems
Maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit bieten heutzutage
Cloudlösungen. Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing)
holen Berater ihr komplettes Kanzleisystem in die Cloud.
Der Berater und seine Mitarbeiter wählen sich über eine verschlüsselte
Verbindung auf einem externen Server ein und benutzen die
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Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
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Software in der dortigen IT-Umgebung. Homeoffice, Arbeiten
beim Mandanten vor Ort oder wie gewohnt in der Kanzlei – mit
ASP haben sowohl die Mit arbeiter als auch der Steuer berater
selbst die Wahl.
Pendelordner adieu: Belege in der Cloud buchen
Auch in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten dient die
Cloud als wichtige Schnittstelle. Als physische Besuche im Lockdown
schlichtweg nicht erwünscht waren, ersetzte das Digitale
Belegbuchen den Pendelordner. Der Mandant lädt dabei sämtliche
Belege in die Mandanten-Cloud. Die Belege durchlaufen
automatisch eine integrierte Texterkennung, die alle wichtigen
Informationen ausliest (Rechnungsdatum, -betrag, -nummer).
Die Software erzeugt daraufhin Buchungsvorschläge, die der
Steuerberater per Mausklick übernehmen kann. Manuelles Eintippen
ist damit Geschichte. Der Vorteil für den Berater: Die
Buchung ist direkt mit dem Beleg in der Cloud verknüpft. Der
Mehrwert für den Mandanten: Dank Volltextsuche verfügt er
über ein komfortables digitales Belegarchiv.
Kommunizieren, ohne viel zu kommunizieren
Wenn die Kommunikation mit dem Mandanten pandemiebedingt
an ihre Grenzen stößt und der Telefonhörer als Medium
nicht mehr ausreicht, müssen Kanzleien das Thema pragmatischer
denken. Genauer gesagt, benötigen sie ein Tool, mit dem
sie Dokumente elektronisch und ohne viel Aufwand mit ihrem
Mandanten austauschen und diese auch unterschreiben lassen
können. Auch hier ist das Mandanten-Cloud-Portal Gold wert.
Beispielsweise zeichnet der Mandant den Jahresabschluss bequem
im Portal online frei. Die Auswertungen stellt die Kanzlei
als Download bereit und das Tool benachrichtigt sowohl den
Mandanten als auch den Berater automatisch per E-Mail, sobald
es in der Cloud neue Informationen gibt.
Mit der Kanzleisoftware für alle Überraschungen
gewappnet
Die Krise hat gezeigt: Digitale Kanzleien waren klar im Vorteil.
Wer den Mut hatte, Arbeitsprozesse digital zu denken, wurde
belohnt. Mit Handlungsfähigkeit, mehr Effizienz und auch mit
Mandanten, die der Veränderung offen gegenüberstanden – und
für die eine elektronische Zusammenarbeit jetzt zum Alltag gehört.
Und eines ist sicher: Der Digitalisierungs-Trend geht auch
nach Corona weiter. Die öffentliche Hand wird die Transformation
weiter vorantreiben. Aktuelles Beispiel ist die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung.
Kanzleien müssen ihre Prozesse weiter
darauf ausrichten, und sich dabei auf einen Software-Partner verlassen
können, der diese Entwicklungen mit abbildet.
Hinweis zum Autor:
Christoph Buluschek
ist Abteilungsleiter im Account-Management
bei Agenda. Außerdem ist er Experte
für digitale Prozessoptimierung in Steuerkanzleien.
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DStR 3/22
Erscheintermin: 22.01.2022
Anzeigenschluss: 20.12.2021
DStR 20/22
Erscheintermin: 23.05.2022
Anzeigenschluss: 25.04.2022
DStR 43/22
Erscheintermin: 29.10.2022
Anzeigenschluss: 04.10.2022
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Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
DStR 48/2021
XLVII
Die Zahl der Cyberangriffe
steigt – Confidential
Computing ermöglicht
hochsichere Mandantenkommunikation
Gerade im Bereich der Steuerberatung ist der vertrauliche
Umgang mit sensiblen Kundendaten von höchster
Bedeutung. Nicht umsonst gelten für Steuerberater besonders
strenge Zugangsregelungen und Auflagen – kaum eine
andere Branche ist so streng reguliert.
Detaillierte Datenbestände: ein Goldschatz für
Cyberkriminelle
Darüber hinaus spielt auch die Datensicherheit eine zentrale
Rolle. Denn nicht nur die eigenen Firmengeheimnisse, sondern
auch die personenbezogenen und oft sehr detaillierten Datenbestände
der Mandanten sind für Cyberkriminelle ein Gold -
schatz und wecken entsprechende Begehrlichkeiten. Mit immer
größerer krimineller Energie und einem ständig wachsenden
Angebot an „Malware as a Service“-Angeboten aus dem Darknet
wächst die Zahl der Cyberattacken von Jahr zu Jahr immer
weiter an¹.
KANZLEI
MANDANTEN
UNTERNEHMEN
SOFTWARE VOM
DIGITALEXPERTEN
Personenbezogene Daten erzielen auf dem
Schwarzmarkt hohe Preise
Eine der am weitesten verbreiteten Angriffstechniken der
letzten Jahre ist die Erpressung von Firmen mittels Ransomware.
Die Angreifer schleusen dabei einen Schadcode ins Firmennetz
und verschlüsseln damit den gesamten Datenbestand. Ohne
Datenbackups bleiben den betroffenen Unternehmen meist nur
zwei Optionen: Entweder der Lösegeldforderung nachkommen
und auf eine Herausgabe ihrer Daten hoffen, oder die verlorenen
Daten vollständig abschreiben und wieder bei null anfangen.
Eine Cyberattacke mittels Ransomware lässt sich auf Unternehmen
jeder beliebigen Branche anwenden: Der Angreifer benötigt
zur Monetarisierung seines Angriffs keine besondere Sachkunde
und er muss den Wert der verschlüsselten Daten nicht
identifizieren können. Die erhoffte Beute ist das Lösegeld, dessen
Höhe sich in den meisten Fällen am Wert oder Umsatz des attackierten
Unternehmens misst.
Auf der anderen Seite des Spektrums stehen organisierte Experten,
die mit großer Sorgfalt und minutiöser Vorarbeit langfristige
Angriffskampagnen fahren. Sie zielen nicht auf Einmalzahlungen
1 https://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/unternehmen/ey-umfrage-cyberangriffeversetzen-unternehmen-in-angst-17590380.html
Tax goes Digital | Rubrik IT
MIT BMD
Mit BMD in die digitale Zukunft!
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XLVIII DStR 48/2021
ihrer Opfer ab, sondern haben es auf Kundendaten abgesehen.
Diese Art von Angreifern kennt den Marktwert dieser Daten. Sie
wollen möglichst lange und unentdeckt im Firmennetz verweilen,
um ihre Ausbeute zu maximieren. Datensätze einzelner Kunden
erzielen auf dem Schwarzmarkt stolze Preise2.
Verschlüsselung: Die Allzweckwaffe gegen
un berechtigten Zugriff auf sensible Daten?
Es wirkt beinahe ironisch, dass die am weitesten verbreitete Angriffstechnik
auf dem gleichen technischen Prinzip beruht wie
die wirkungsvollste Methode zu ihrer Abwehr: Der Datenverschlüsselung.
Eine moderne Verschlüsselung nach dem sogenannten Advanced
Encryption Standard (AES) mit 128 Bit oder mehr ist ohne den
dazugehörigen Schlüssel quasi unüberwindbar. Die meisten E-Mail-
Dienste und Messenger nutzen eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung,
auch die Datenübertragung und -speicherung bei vielen
Cloud-Anbietern erfolgt in der Regel verschlüsselt. So weit, so
gut, doch es gibt einen Haken: Daten lassen sich im verschlüsselten
Zustand nicht verarbeiten. Will man Dokumente editieren,
müssen sie zunächst entschlüsselt werden. Ein findiger Angreifer
wartet diesen Moment ab und greift dann die ungeschützt vorliegenden
Informationen ab.
sich sowohl auf Prozessorebene realisieren – wie es Google, Intel,
IBM & Co. tun – oder auf Server-Ebene, wie es die TÜV-SÜD-
Tochter uniscon mit der Sealed Cloud macht3. Man spricht dann
auch von „Zero-Trust-Com puting“.
Das heißt, die Datenver arbeitung findet auf speziell abgeschirmten
– „versiegelten“ – Servern mit reduzierten Schnitt stellen
statt, die Ein dringlinge durch einen Satz inei nander verzahnter
tech nischer Maßnahmen konsequent aussperren. Auf diese Weise
lassen sich Manipulation oder Diebstahl zuverlässig verhindern.
Auch ein Datenzugriff durch den Cloud-Betreiber ist damit ausgeschlossen.
Gerade im Bereich der Steuerberatung ergeben sich mit zunehmender
Digitalisierung enorme Chancen. Digitale Prozesse und
Infrastrukturen erleichtern die Zusammenarbeit mit Mandanten.
Neue Softwarelösungen ersetzen die traditionellen Arbeitsweisen
mit Ordnern und schaffen Freiraum für eine aktive Mandatsbetreuung.
Mit Confidential Computing erreichen Kanzleien ein
Sicherheitsniveau, das so hoch ist, dass auch sensible und besonders
schützenswerte Daten – etwa Finanz- und Kundendaten –
rechtssicher ausgetauscht und sogar in der Cloud verarbeitet werden
können4.
3 https://de.wikipedia.org/wiki/Sealed_Cloud
4 https://www.idgard.de/cloud-loesungen/steuerberatung/
Confidential Computing: Mandantenkommunikation
auf höchstem Sicherheitsniveau
Doch auch für diese Achillesferse des Datenschutzes gibt es eine
Lösung: Confidential Computing. Darunter versteht man den
Ansatz, Daten nicht nur bei der Speicherung und Über tragung
zu verschlüsseln, sondern sie auch während der Verarbeitung zu
versiegeln.
Dabei werden Daten inner halb einer sicheren Enklave oder
„Trusted Execution Environment“ (TEE) verarbeitet. Dies lässt
2 https://thenextweb.com/news/how-much-your-stolen-personal-data-is-worth-on-thedark-web-syndication
Hinweis zum Autor:
Wilhelm Würmseer
ist für den Bereich Corporate
Commu nications bei der uniscon GmbH
(Mitgleid bei TÜV SÜD) tätig. uniscon ist
ein Münchner Anbieter von hochsicheren
Cloud-Collaboration-Lösungen für Unternehmen und seit 2017
Teil der Digitalisierungsstrategie von TÜV SÜD.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
agenda-steuerberater.de
Was Steuerberater heute so
im Kopf haben?
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Denn mit Software-Lösungen von Agenda geht die tägliche Arbeit ganz leicht
von der Hand. So haben Sie vor allem eines im Kopf: den Erfolg Ihrer Mandanten. Zum
Beispiel den des IT-Start-ups und wie es am besten von öffentlichen Fördergeldern
profitiert.
L DStR 48/2021
Der Weg zu Arbeitsweisen der Zukunft
Worauf es bei der Auswahl von digitalen Lösungen ankommt
Zum Ende des zweiten Jahres, das nun von der Corona-
Pandemie geprägt war, zeigt sich nur noch stärker: Arbeitsprozesse
werden immer digitaler und sind bei Weitem kein
Trendthema mehr. Stattdessen zeigt sich, wie Abläufe auf jeder
Ebene angepasst werden müssen, um auch in der Telearbeit und
im Home Office reibungslos zu funktionieren. Apps und digitale
Software-Lösungen bieten Abhilfe, vereinfachen Zeitfresser und
ermöglichen eine dezentrale Organisationsstruktur unabhängig
vom Ort und der Zeit.
Damit digitale Arbeitsweisen jedoch kein Pandemie-Pflaster
bleiben, sondern langfristig in Prozesse integriert werden, müssen
diese mit Bedacht ausgewählt werden. Kanzleien und Mandanten,
die sich noch nie mit solchen Technologien beschäftigt haben,
stellen sich die Fragen, ob sie überhaupt eine Softwarelösung für
ihre Zwecke benötigen und worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten
Anbieters achten sollen.
Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Tools
1. Anwendungsbereiche überprüfen
Dieser grundlegende Schritt ist gewissermaßen eine Bestandsaufnahme
Ihrer Arbeitsabläufe. Welche funktionieren bereits
reibungslos, welche sind manuell aufwendig, fressen Zeit und
sind dezentral nicht ausführbar? So erkennen Sie, welche Bereiche
wirklich von einer digitalen Lösung profitieren könnten.
2. Lokalisierung(en) überprüfen
Ist Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig
und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und Ihre
Mandanten auch international?
3. GoBD & DSGVO Konformität der Software überprüfen
Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen Rahmenbedingungen
für Ihre Zwecke erfüllt. Lösungen, mit denen Sie
Dokumente verwalten, sollten im besten Fall über ein GoBD-
Zertifikat verfügen und darüber hinaus die DSGVO erfüllen.
Bei Anbietern mit Sitz in Deutschland ist dies meist einfacher.
4. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und Buchungssystemen
überprüfen
Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen
Softwarelösungen bieten nicht nur großen Komfort bei der
schnellen Übertragung vorvalidierter Daten, sie sorgen damit
auch für einen großen Hebel bei der Prozessoptimierung und
Zeitersparnis pro Abrechnung. Daher sollte Ihnen der Anbieter
Integrationen zu jenen Systemen bereitstellen, die Sie in der
Kanzlei verwenden. Tragen Sie am besten alle benötigten Integrationen
zusammen und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche
zugrunde.
5. Bedienbarkeit persönlich testen
Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung
sollte intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das erklärte
Ziel einer guten Benutzerführung. Stellen Sie sich vor, Sie haben
nach langer Recherche eine Software ausgewählt und eingeführt,
aber ihre Kollegen möchten sie nicht verwenden, weil
die Prozesse kompliziert und unlogisch sind? Das lässt sich mit
kostenlosen Testphasen ganz einfach vermeiden.
6. Implementierungsprozess und Services des Anbieters
überprüfen
Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert? Wie sehen
die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss konkret aus? Gibt
es einen Implementierungsplan und Onboarding-Services? Ein
kompetentes Software-as-a-Service-Unternehmen stellt Ihnen
einen auf Ihre Kanzlei zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen.
7. Eventuell: Kosten-Nutzen-Analyse
Der Kostenfaktor spielt natürlich eine nicht unwesentliche Rolle.
Um hier Klarheit zu schaffen, können Sie die Lizenzgebühren der
Software mit der Ersparnis pro Monat oder Jahr gegenrechnen.
Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Tools lohnt sich,
wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden Lösung
für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Apps gegenüber konventionellen
Methoden sind je nach Anwendungsbereich unterschiedlich,
stellen im Allgemeinen dennoch klar hervor:
• Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Daten
• Nachweislich schnellere Prozesse
• Echtzeit-Status zu Reportings und Berichten
• Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze Kanzlei
• Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder Zeit
• Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien und
asynchrones Arbeiten
• Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling
durch Automatisierung
• Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei
• Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter)
Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und
befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der
Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse –
beispielsweise für Reisekosten und Spesen – können Kanzleien
erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden,
die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem
Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten
Sie noch auf Papier oder schon digital?
Hinweis zum Autor:
Nikolai Skatchkov
ist CEO & Mitgründer von Circula.
Er beschäftigt sich seit Jahren mit der
Digitalisierung der Buchhaltung und von
Geschäftsprozessen, insbesondere mit mitarbeiterzentrierten
Prozessen und systemischen Ökosystemen
in KMUs.
Ð Tax goes Digital | Rubrik IT
– Advertorial –
uniscon macht Steuerberater fit
für das IT-Sicherheitsgesetz 2.0
Mit idgard ® lassen sich sensible und unternehmenskritische Daten dank Confidential Computing
sicher verarbeiten und austauschen – Rechtssicherheit und Compliance von der TÜV SÜD-Tochter
uniscon
Am m 7. Mai 2021 hat der Bundesrat das IT-Sicherheitsgesetz
2.0 gebilligt. Es räumt nicht nur dem Bundesamt für Informationssicherheit
(BSI) neue Kompetenzen ein, sondern
verpflichtet auch Betreiber der kritischen Infrastruktur in Deutschland
zur Einhaltung strenger Auflagen. Zur sogenannten KRITIS
zählen unter anderem Betriebe aus den Bereichen Energieversorgung,
Finanz- und Versicherungswesen sowie aus dem Gesundheitssektor
– und seit Mai 2020 auch Steuerberater.
Doch nicht nur KRITIS-Betreiber werden in die Pflicht genommen.
Alle „Unternehmen im besonderen öffentlichen Interesse“ müssen
ihre informationstechnischen Systeme zusätzlich absichern und
dem BSI regelmäßig Rechenschaft ablegen.
Alle betroffenen Organisationen müssen bis 2022 eine Vielzahl
an Maßnahmen umsetzen, die eine Disruption ihrer IT-Infrastruktur
verhindern sollen. Um die Wirksamkeit der Maßnahmen nachzuweisen,
müssen sich alle Betriebe einem Sicherheitsaudit unterziehen,
welches im Zweijahresrhythmus erfolgt und dem BSI vorzulegen
ist.
idgard ® bietet versiegelten Datenaustausch und virtuelle
Datenräume – nicht nur TÜV-geprüft, sondern von der TÜV
SÜD-Tochter uniscon entwickelt und betrieben
Einer der wichtigsten Schritte, um den strengen Anforderungen des
neuen IT-Sicherheitsgesetzes 2.0 gerecht zu werden, ist zu klären,
welche Cloud-Lösungen für welche Datenkategorien geeignet sind.
Und wenn es um zertifizierte Sicherheit geht, verlässt man sich
am besten auf die Vorreiter – etwa auf die Experten von TÜV SÜD.
Ob Datenaustausch, interne Projekträume, sicherer Versand von
Mail-Anhängen oder Board-Kommunikation: Als TÜV SÜD-Tochter
ist es das oberste Augenmerk von uniscon, seinen Kunden das
Maximum an Datensicherheit zu bieten. Mit idgard ® bekommen
Unternehmen genau das: Eine hochsichere, datenschutzkonforme
Cloud-Lösung für geschützten Datentransfer und virtuelle Datenräume.
Durch das Zertifikat der höchsten Schutzklasse für Cloud-Dienste
(TCDP Schutzklasse III) ist bereits ein signifikanter Teil der vom BSI
geforderten Nachweispflicht erfüllt. Das entlastet Unternehmen
und ihre Ressourcen und sorgt für Rechtssicherheit bei der digitalen
Verarbeitung sensibler Daten. Durch die einfache Bedienung
und das umfangreiche Service-Angebot entfallen außerdem teure
Schulungen und die Nutzer sind schnell produktiv in der neuen
Umgebung: Mit idgard ® richten selbst Laien in wenigen Minuten
einen virtuellen Projekt- oder Datenraum ein – ganz ohne Vorkenntnisse
oder Softwareinstallation.
Die versiegelte Cloud für hochsicheren Datenaustausch &
virtuelle Datenräume
• Erfüllt die strengen Grundsätze der EU-DSGVO an die Verarbeitung
personenbezogener Daten (Art. 5, 25, 32 DSGVO)
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Dienste: Basierend auf ISO/IEC 27018/27017 & 27002
• Made in Germany: Entwickelt in Deutschland und betrieben
ausschließlich in deutschen idgard ® -Rechenzentren
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nach §203 StGB (z.B. Ärzte und Anwälte)
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LII DStR 48/2021
Die digitale Lohnabrechnung – hochgradig effizient
und zuverlässig
Prozesse zu digitalisieren ist heute kein Trend mehr, sondern
ein absolutes must have. Über Abteilungsgrenzen hinweg
und beileibe nicht auf die IT beschränkt. Denn mit
digi talen und im besten Fall auch gleich automatisierten Workflows
starten zukunftsorientierte Unternehmen richtig durch –
und mit ihnen auch deren Mitarbeitende. Aktuelle Umfragen
unter Führungskräften zeigen, dass eine Prozessautomatisierung
die Zufriedenheit in der Belegschaft deutlich erhöht, weil die gewonnene
Zeit für höherwertige Aufgaben genutzt werden kann.
Für die Lohnabrechnung bedeutet das zunächst einmal ganz konkret:
deutlich weniger Stress am monatlichen Stichtag für die
verantwortliche Fachabteilung.
Das Grundproblem: In der Digitalisierung der Lohnabrechnung
hinken deutsche Organisationen hinterher. Bis heute hat der
Löwenanteil der kleinen und mittelständischen Unternehmen die
Lohnabrechnung entweder gar nicht oder nur graduell digitalisiert.
Die relevanten Daten werden oftmals noch manuell in Tabellen
eingegeben und an die Steuerbüros übergeben. Dieses Vorgehen
hat drei massive Nachteile: eine hohe inhaltliche Fehleranfälligkeit,
einen enormen zeitlichen Aufwand und als Folge daraus
wiederum eine geringere Produktivität.
Was kann in dieser Situation helfen? Eine möglichst weitgehende
Digitalisierung und auch Standardisierung des Abrechnungsprozesses
für den Mittelstand über Workflow-Systeme. Damit dies
funktionieren kann, müssen die Software-Komponenten aus Personalverwaltung
und Lohnabrechnung möglichst reibungslos ineinandergreifen
und miteinander kommunizieren. Dafür braucht
es zunächst einmal ausgereifte technische Schnittstellen zwischen
den digitalen Lö sungen. Erst diese ermö glichen im nächsten
Schritt eine echte Automatisierung der Prozesse. Mit positiven
Ergebnissen: der Zeitaufwand fü r rein administrative, manuelle
Arbeiten auf Seiten von Unternehmen und Steuerkanzleien geht
gegen Null. Endlose Kommunikationsschleifen und der postalische
Versand ausgedruckter Dokumente gehö ren endgültig der
Vergangenheit an.
Win-win-Situation fü r HR und Steuerkanzlei
So läuft der Lohnabrechnungsprozess beispielhaft in drei Schritten
ab. Zunächst übertragen die Mandanten und Mandantinnen
am Monatsende per Mausklick die lohnrelevanten Mitarbeitendendaten
aus der digitalen Personalakte ihrer Personalsoftware
direkt in das DATEV Rechenzentrum. Im nächsten Schritt erstellt
die Steuerkanzlei dann die Abrechnungen wie gewohnt im
DATEV Lohnprogramm. Zum Abschluss des Prozesses rufen die
Mandanten und Mandantinnen dann die fertigen Lohnabrechnungen
wieder in der eigenen Personalsoftware ab und übertragen
diese direkt in die digitale Personalakte, wo sie von den Mitarbeitenden
abgeholt werden. Natürlich alles einfach per Mausklick.
In einer hochwertigen All-in-One-Software haben Steuerkanzleien
über ein externes Profil während des Prozesses die Mö glichkeit,
jederzeit lohnrelevante Daten und untermonatige Verä nderungen
einzusehen. Auf diese Art erhalten Steuerkanzleien volle Transparenz,
können bei Bedarf wichtige Unterlagen direkt aus dem
System herunterladen und sparen wertvolle Zeit, die sie in die
strategische Beratung der Mandanten und Mandantinnen investieren
können. Und das heikle Thema Datenschutz? Ist keines
mehr, da durch die automatisierte und verschlü sselte Ü bertragung
der Daten zu DATEV die Fehleranfä lligkeit minimiert, die Datensicherheit
gesteigert und der Datenschutz nach DSGVO sichergestellt
wird.
So werden Steuerkanzleien zu digitalen Vorreitern
Was braucht es für ein gutes Gelingen der beschriebenen Prozesse
in der Lohnabrechnung? Zunächst einmal Offenheit für digitale
Transformation und zukunftsorientieres Denken auf Seiten von
Mittelstand und Steuerkanzleien – sowie als technische Basis geeignete
Software-Lösungen, die die Partner auf Augenhöhe zusammenbringen.
All-in-One-Lösungen sollten auf jeden Fall über
ein individuelles Rechte- und Rollenkonzept verfügen, externe
Zugänge für Steuerberater bieten sowie sichere Schnittstellen zu
Lohnprogrammen wie zum Beispiel von DATEV besitzen. Im
Idealfall werden die Steuerberater vom Anbieter der Personalsoftware
direkt geschult und im nächsten Schritt auch zertifiziert,
um ihre Mandanten und Mandantinnen bestmö glich beraten
zu kö nnen. Qualitativ hochwertige Anbieter begleiten den Implementierungsprozess
darüber hinaus mit individuellen Partner
Managern, die bei Gesprä chen mit interessierten Mandanten
und Mandantinnen unterstützen und bei der Umsetzung gemeinsamer
Kundenprojekte mit an Bord sind, um einen reibungslosen
Abrechnungsprozess sicherzustellen. Digitale Premium-
Lösungen erweitern das Leistungsspektrum von Steuerkanzleien
und posi tionieren diese gleichzeitig als digitale Vorreiter fü r eine
ganzheit liche Sicht auf Lohn- und Personalprozesse. Damit die
Digitali sierung im deutschen Mittelstand ein großes Stück vorankommt.
Hinweis zum Autor:
Louis Wiedenhofer
ist Leiter des Personio Partnerprogramms
für Kanzleien.
Tax goes Digital | Rubrik IT
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Ð Tax goes Digital
LVI DStR 48/2021
Ein Master-Studiengang wird hybrid
Ein Erfahrungsbericht aus der Corona-Krise
Die Herausforderung
Die Corona-Krise und der Shutdown im ersten Halbjahr 2020
hatte den Master-Studiengang zum Internationalen Steuerrecht
der Universität Hamburg „kalt“ erwischt. Wie alle Studiengänge
der Universität war auch unser Master-Studiengang auf Präsenzunterricht
ausgelegt. Der Shutdown hat dabei besondere Probleme
verursacht, da eine Reihe der Vortragenden aus ausländischen
Staaten kommen. Das Reiseverbot durch den Shutdown und später
das Risiko der Quarantäne verhindern bis heute die Einreise
dieser Referenten. Beispiele sind etwa Referenten aus Russland,
Indien, China und Brasilien.
Die Corona-Krise hatte uns gezwungen, den Studiengang für
etwa zwei Monate auszusetzen. Diese Zeit war aber nicht verloren –
sie konnte genutzt werden, den Studiengang an die neuen Verhältnisse
anzupassen.
Diese Anpassung ist in zwei Schritten erfolgt. In einem ersten
Schritt wurde der Studiengang auf digitalen Unterricht umgestellt.
In einem zweiten Schritt wurde entsprechend der Lockerung der
Corona-Maßnahmen der Unterricht hybrid angeboten.
Die Lösung: Digitaler und hybrider Unterricht
Im ersten Halbjahr 2020 wurde sehr schnell klar, dass eine
Rückkehr zu einem Unterricht in Präsenz in weite Ferne gerückt
war. Daher wurde sofort die Umstellung auf ein digitales
Angebot in Angriff genommen. Die technische Ausstattung
warf dabei keine Probleme auf, da die benutzten Tools (insbesondere
Zoom) alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung
stellten.
Eine größere Herausforderung war die Umstellung des Lehrangebots,
da eine digitale Lehre andere Herausforderungen stellt
als der Präsenzunterricht. Sehr schnell wurde klar, dass die bisherigen
Unterrichtseinheiten von 90 Minuten nicht beibehalten
werden konnten, da das Arbeiten am Bildschirm über längere
Zeit ermüdet. Es wurden daher Unterrichtseinheiten von knapp
60 Minuten angeboten, die jeweils durch eine kurze Pause unterbrochen
waren. Auch an die Referenten wurden besondere Anforderungen
gestellt, um auf den digitalen Unterricht umstellen.
Andererseits konnte die bei den Studierenden beliebte Gruppenarbeit
beibehalten werden, da das benutzte Tool „break-outsessions“
diese weiterhin ermöglicht.
Die Lockerung der Corona-Maßnahmen ermöglichte es, eingeschränkt
und mit geringerer Teilnehmerzahl zum Präsenzunterricht
zurückzukehren. Obwohl die Kohorte des Studiengangs
relativ klein ist, da nach der Studienordnung maximal
25 Studierende zugelassen werden können, konnte wegen des
Abstandsgebots und der Größe des vorhandenen Seminarraums
nur ein Teil der Studierenden zum Präsenzunterricht zugelassen
werden. Die Lösung war die Umstellung auf hybriden Unterricht,
bei dem der Präsenzunterricht zeitgleich über Zoom den von der
Wohnung aus teilnehmenden Studierenden übertragen wurde.
Die technische Realisierung erwies sich als schwieriger als die des
rein digitalen Unterrichts. Es war den Mitarbeitern jedoch auch
ohne detaillierte EDV-Kenntnisse möglich, sich die erforderlichen
Kenntnisse anzueignen, die Technik stabil zu installieren und zu
betreiben. Der hybride Unterricht wird auch gegenwärtig angeboten,
ohne dass technische Probleme auftreten.
Die „lessons learnt“
Die wichtigste Erfahrung, die wir mit der Umstellung des
Studienganges erst auf digitalen, dann auch hybriden Unter richt
gemacht haben, war: Es war ein hohes Maß an Flexibilität erforderlich,
und zwar sowohl von der Studiengangsleitung und -verwaltung
als auch von den Studierenden und den Referenten. Das
„learning by doing“ machte häufig auch kurzfristige Änderungen
in dem Unterrichtsablauf erforderlich. Jedoch war das System nach
kurzer Zeit stabil, so dass technische Probleme nicht mehr auftraten.
Auch die Referenten haben sich sehr schnell den neuen
Anforderungen angepasst.
Die durch die Corona-Krise erzwungene Systemumstellung hat
für den Studiengang auch etwas Positives gebracht. Nach dem die
Technik installiert war, konnte der Teilnehmerkreis des Studiengangs
erweitert werden. Da der Studiengang berufsbegleitend stu-
Ð Tax goes Digital | Rubrik Aus- und Weiterbildung
DStR 48/2021LVII
Vergleicht man jedoch die Effektivität des digitalen bzw. hybriden
Unterrichts mit Präsenzunterricht, lässt sich nicht übersehen,
dass Präsenzunterricht vorzuziehen ist. Offensichtlich ist
die Hemmschwelle der nur digital zugeschalteten Kursteilnehmer,
Fragen zu stellen oder Beiträge zu leisten, höher als im Präsenzunterricht.
Ein weiteres Problem, das wohl noch nicht völlig zufriedenstellend
gelöst ist, sind die schriftlichen Leistungsnachweise.
Hierzu gibt es zwar elektronische Tools, doch ist die Kontrolle,
ob unzulässige Hilfsmittel genutzt werden, bei weitem
nicht so effektiv wie bei in Präsenz geschriebenen Klausuren. Im
Studiengang haben wir daher soweit möglich und zumutbar auf
dem Schreiben von Klausuren in Präsenz bestanden.
Und das Fazit: Die Herausforderung, unter Corona-Bedingungen
einen effizienten Lehrbetrieb aufrecht zu erhalten, konnte gemeistert
werden. Es haben sich durch den hybriden Unterricht auch
neue Chancen eröffnet. Digitaler Unterricht ist jedoch einem Präsenzunterricht
nicht völlig gleichwertig und sollte nur eingesetzt
werden, wo Präsenz der Teilnehmer nicht möglich oder nicht zumutbar
ist.
diert werden kann, findet der Unterricht nur am Freitag und
Samstag statt. Das hybride Format schuf für die Teilnehmer die
Möglichkeit, in Einzelfällen oder auch ständig den Studiengang
von ihrem Wohnort aus zu studieren. Für auswärtige Studierende
entfielen daher Reise- und Übernachtungskosten. Außerdem
wurde durch dieses Format ausländischen Studierenden die
Möglichkeit gegeben, an dem Kurs teilzunehmen, ohne ihren
Wohnsitz nach Deutschland zu verlegen.
Hinweis zum Autor:
Prof. Dr. Gerrit Frotscher
lehrt am International Tax Institute an
der Universität Hamburg.
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Ð Tax goes Digital | Rubrik Aus- und Weiterbildung
LVIII DStR 48/2021
Aus- und Fortbildungen im Steuerbereich:
Vom Präsenzunterricht zum Online-Seminar
Die Corona-Krise wirkt sich nicht nur auf die Arbeits welt
im Allgemeinen, sondern insbesondere auch auf die betriebliche
Weiterbildung aus. Das Verbot der Durchführung
von Präsenz-Veranstaltungen sowie das weit verbreitete
Homeoffice haben bewirkt, dass viele Anbieter der Branche ihre
Angebote auf digitale Formate umgestellt haben.
Steuerberater und Mitarbeiter in steuerberatenden Berufen sind
abhängig von einer fortwährenden Fort- und Weiterbildung. Gerade
in diesem Bereich waren die Seminare vor der Corona-Pandemie
zumeist als Präsenz-Seminar zu besuchen. Weiterbildungsanbieter,
Referenten und auch die Teilnehmer der steuerberatenden
Berufe haben den Frontalunterricht und den Austausch
untereinander geschätzt und häufig als Voraussetzung für eine
gelungene Veranstaltung gesehen.
Noch wenige Wochen vor dem Pandemiebeginn haben wir
eine Umfrage unter unseren Teilnehmern durchgeführt. Dabei
gaben zu diesem Zeitpunkt 74 % der Befragten an, dass sie sich
nicht vorstellen können, regelmäßig an Online-Seminaren teilzunehmen.
Abrupte Umstellung notwendig
Mit dem Beginn der Pandemie im März 2020 erfolgte ein harter
Einschnitt für die Weiterbildungsbranche, von dem nicht nur
die Seminarveranstalter an sich, sondern auch die Referenten und
Teilnehmer der gebuchten Seminare betroffen waren. Innerhalb
kürzester Zeit mussten die Präsenz-Seminare auf Online-Seminare
umgestellt werden.
Wie viele andere Weiterbildungsanbieter waren wir hier mit
einigen Herausforderungen konfrontiert:
Wie lange darf ein Online-Seminar sein?
Können wir die gleichen Inhalte vermitteln wie bei einem
Präsenz-Seminar?
Wie nehmen die Teilnehmer dieses Angebot ohne eine lange
Kennenlernphase an?
Wie gut können unsere Teilnehmer mit dieser Veränderung
umgehen?
Und zu guter Letzt: Wie können unsere Referenten genauso
informative Online-Seminare halten wie sie es in Präsenzform
tun?
Neben den technischen Voraussetzungen, die wir uns aneignen
und anwenden mussten, haben wir den Fokus auf die Umsetzung
mit den Referenten und die Akzeptanz der Teilnehmer
gelegt.
Besondere Herausforderungen für Teilnehmer und
Referenten
Insbesondere bei Fortbildungs-Veranstaltungen im Steuerrecht
sind oftmals komplexe und schwierige Thematiken darzustellen,
bei denen eine Einbeziehung der Teilnehmer essenziell ist.
Gerade bei Online-Seminaren wird diesbezüglich den Teilnehmern
eine deutlich größere Selbstdisziplin abverlangt, da immer
wieder Ablenkungen durch andere Programme, E-Mails von
Mandanten o.ä. lauern.
Um für eine konzentrierte Mitarbeit der Teilnehmer zu sorgen,
stehen dem Referenten im virtuellen Klassenzimmer verschiedene
Tools zur Verfügung, wie die direkte Ansprache, die aktive Aufforderung,
den Chat zu bedienen, Umfragen oder die Live-Schaltung
von Teilnehmern zur direkten Kommunikation. Um diese
Mittel einsetzen zu können, wurden die Referenten intensiv geschult.
Zudem bieten Referenten-Teams eine gute Möglichkeit für einen
dynamischen Vortrag.
Fortsetzung auf der übernächsten Seite
Ð Tax goes Digital | Rubrik Aus- und Weiterbildung
Machen Sie
Ihrem Titel
alle Ehre.
In vielen Unternehmen wird die Arbeit der
Steuerabteilung noch viel zu wenig beachtet.
Mit innovativen Steuer-Tools und digitaler
Expertise können Sie das Potenzial so entfalten,
dass Sie als Head of Tax zum unverzichtbaren
Mitgestalter werden, der dem Vorstand
mit Rat und Tat zur Seite steht. Damit wird
der HoT heißbegehrt in jedem Unternehmen.
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Anbieterübersicht | Rubrik Aus- und Weiterbildung
LX DStR 48/2021
Seit 1988 sind wir das führende Institut für Fortbildung im Steuerrecht und angrenzende
Fachgebiete in NRW. Jährlich führen wir über 500 Veranstaltungen an
20 verschiedenen Seminarorten durch – auch online! Unser Anspruch: Das Wissen
der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Fachanwälte für Steuerrecht und deren
Angestellte sowie Mandanten stets auf dem aktuellen Rechtsstand zu halten.
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So kann ein Referent seinen Vortrag halten und der andere die
Fragen der Teilnehmer im Chat beantworten. Außerdem können
die Referenten untereinander interagieren, was die anonyme
Atmosphäre zusätzlich auflockert.
Zusätzlich kann ein Smartboard, an dem der Referent während
seines Vortrags arbeitet, den Teilnehmern am Bildschirm das Gefühl
geben, mit im Seminarraum zu sitzen.
Weiterhin hat es sich bewährt, die Veranstaltungen nicht ganztägig
durchzuführen und während des Seminars immer wieder
kleinere Pausen einzubauen.
Die Akzeptanz der Teilnehmer war eine weitere Herausforderung.
Der Großteil der Seminarbesucher stand der Umstellung
von Präsenz- auf Online-Seminare positiv gegenüber. Es wurde
hierbei zum Teil viel Flexibilität von den Teilnehmern gefordert:
Auf die Umstellung zur Teilnahme an Online-Seminaren waren
die meisten Steuerbüros nicht vorbereitet. Internetleistung, fehlende
Technik, geringe Kenntnis der Nutzung von Online-Seminar-Tools
waren nur einige der alltäglichen Themen, bei denen
Unterstützung erforderlich war.
Der Masterstudiengang Wirtschafts- und Steuerrecht ermöglicht seinen Studierenden
die Erlangung eines qualifizierten überdurchschnittlichen Profils in Form
der Weiterbildung. Er zielt mit seinen Inhalten auf die Tätigkeit in einem wirtschafts-
und steuerrechtlichen Umfeld ab.
Ruhr Universität Bochum, Lehrstuhl für Steuerrecht –
Weiterbildender Masterstudiengang Wirtschafts- und Steuerrecht
Janis Werth, LL.M. (Birmingham)
llm@kompetenzzentrum-steuerrecht.de
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Institut für Steuerrecht
und Steuervollzug
Online-Veranstaltungen mittlerweile akzeptiert
Fast zwei Jahre später haben sich tiefgreifende Veränderungen
ergeben: Mittlerweile haben rund 80 % unserer Teilnehmer
mindestens an einer Online-Veranstaltung teilgenommen. Vor
allem die Vorteile der Online-Seminare haben sie schätzen gelernt:
Keine langen Anfahrtszeiten und -kosten, gesteigerte Flexibilität,
da von überall teilgenommen werden kann und vor allem
auch die Möglichkeit, trotz Präsenz-Seminar-Verbots weiterhin
Infor mationen und Seminare zu den steuerrelevanten Themen
zu erhalten.
Ob es auch ohne die Lockdowns eine so hohe Akzeptanz für
Online-Seminare gegeben hätte, werden wir nicht mit Gewissheit
herausfinden können. Sicher ist jedoch, dass Online-Veranstaltungen
eine sinnvolle Ergänzung des Portfolios darstellen, so
dass lerntyp-individuell die optimale Fortbildungsmöglichkeit
gefunden werden kann.
Hinweis zum Autor:
Die Tax-Academy ist der innovative Anbieter von Online-Lernprogrammen im
Bilanz- und Steuerrecht. Mit einem motivierenden Medienmix vermitteln wir aktuelles
Fachwissen mit direktem Nutzen für die Praxis. Dabei profitieren sowohl Einsteiger*innen
als auch Expert*innen von unserem umfangreichen Angebot und
werden von uns auf allen Stufen der Karriere begleitet und kompetent unterstützt.
Anne-Wiebke Bergmeister
ist Geschäftsführerin der info-Steuerseminar
GmbH, Düsseldorf und Master
of Business Administration.
Tax-Academy Prof. Dr. Wolfgang Kessler GmbH
Team der Tax Academy
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