DStR 48/21 Tax goes Digital

XLIV DStR 48/2021
Ineffiziente Prozesse wegdigitalisieren – Corona sei Dank?
Die Corona-Pandemie hat die Wirtschaft in einigen Bereichen in die
digitale Welt hinein gezwungen. Wer in einer Zeit, in der physische
Begegnungen unmöglich waren, überleben wollte, benötigte schnelle
und unbürokratische digitale Lösungen. So auch Steuerkanzleien. Ihr
Fazit heute: Der Sprung ins kalte Wasser hat sich gelohnt. Vor allem
in puncto Zeitersparnis und Hinterfragen altgedienter Gewohnheiten.
Eine Rückkehr zum alten Kanzleialltag kommt für die meisten nicht
mehr in Frage.
Die Pandemie ging für Steuerberater mit einem riesigen
Mehraufwand einher. Plötzlich mussten Kanzleimitarbeiter
Kurzarbeitergeld abrechnen – ohne mit dem
Thema zuvor je in Berührung gekommen zu sein. Die überstürzte
Mehrwertsteuersenkung sorgte für noch mehr Arbeit. Und zu
guter Letzt durften Unternehmen die neuen Überbrückungshilfen
nur über den Steuerberater beantragen – was in vielen Kanzleien
für einen Mandantenzuwachs sorgte. Für den Umsatz war das
positiv. Die Kehrseite der Medaille: Viele Kanzleien waren hoffnungslos
überlastet und das, wo es der Branche ohnehin schwerfällt,
qualifizierte Fachkräfte zu finden. Und die Herausforderung
Homeoffice kam noch obendrauf.
Der Zwang zur Digitalisierung eröffnet neue
Wege der Zusammenarbeit
Auf einmal wurden scheinbar banale Fragen zum echten Problem:
Wie kommt die Mandantenpost zum Bearbeiter, wenn
sowohl Mandant als auch Mitarbeiter im Homeoffice sind? Wie
kommt die Kollegin an wichtige Mandantenunterlagen, wenn
jemand anderes die Akte zur Bearbeitung bei sich zu Hause hat?
Und, noch viel grundlegender: Verfügt die Kanzlei überhaupt
über die nötige IT-Ausstattung, um alle Mitarbeiter ins Homeoffice
zu schicken?
Effizient den Alltag bewältigen, sowohl in der Kommunikation
mit dem Mandanten als auch in der Zusammenarbeit mit anderen
Kanzleien: Beinahe zwei Jahre später stellen Kanzleien fest,
dass sie von dem Digitalisierungsschub profitiert haben.
Digitalisierung – jetzt aber richtig
Drei Faktoren spielen bei der Wahl der Software eine wichtige
Rolle, damit eine digitale Steuerkanzlei funktioniert.:
1. Ein Kanzleisystem, auf das Steuerberater und Mitarbeiter
überall zugreifen können.
2. Sichere digitale Wege zum Austausch von Belegen und
Dokumenten mit dem Mandanten.
3. Eine Software, die intuitiv zu bedienen ist und über verlässlich
erreichbare Ansprechpartner verfügt. Das ist vor allem
bei häufigen Änderungen in der Gesetzgebung wichtig.
Homeoffice – dank eines ortsunabhängigen
Kanzleisystems
Maximale Flexibilität und Ortsunabhängigkeit bieten heutzutage
Cloudlösungen. Mit einer ASP-Lösung (Application Service Providing)
holen Berater ihr komplettes Kanzleisystem in die Cloud.
Der Berater und seine Mitarbeiter wählen sich über eine verschlüsselte
Verbindung auf einem externen Server ein und benutzen die
Fortsetzung auf der übernächsten Seite
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