PMO Teil 4 - (8-10)

Merkert Consulting 

Program Management Office 

Das Moderne PMO 

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Inhalt 

1. Ausgangslage 

2. Das Moderne PMO 

3. Aufgaben eines PMO 

4. Positionierung des PMO im Unternehmen 

5. Planung 

6. Konzeption 

7. Implementierung zentraler Prozesse 

8. Test des PMO und Nachjustierung 

9. Pilotierung - Einführung - Betrieb 

10. Praktische Anwendung eines digitalen PMO (Mehrprojektumgebung) 

Seminar: PMO - Program Management Office © Uwe Merkert 

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Kapitel 08 

Dieses Kapitel befasst sich mit der Qualitätssicherung eines neuen PMO. 


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In dieser Phase werden das bereitgestellte Instrumentarium und ausgewählte 

Prozesse getestet und bewertet. Schrittweise wird anhand der gewonnenen 

Erkenntnisse nachgebessert und wieder getestet. 

Grundsätzlich wird in dieser Phase verfahren, wie in anderen Projekten auch. 


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8.1 Test - Erste Tests 

• Erstellung des Testplans für das Instrumentarium: 

- Aufnahme neuer Projekte und Datenaktualisierung 

- Test des Demand Managements (u. a. Requirementliste, Freigabeverfahren) 

- Test der Projektbewertung und Priorisierung 

- Test Handhabung der zentralen Ablage für PMO-Informationen 

- Test der ersten Berichte 

➔ Erwartete Ergebnisse: 

- Erkenntnisse zur Akzeptanz des Instrumentariums 

- Erster Statusbericht Projektprogramm 

- Neuer Projektstatusbericht 

- Erkenntnisse über die Schnittstellenintegration 


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8.2 Test - Qualitätssicherung 

• Qualitätssicherung der Berichtsergebnisse sicherstellen: 

- Abstimmung der Ergebnisse mit dem Management, 

den Projektleitungen und eingebundenen Fachbereichen 

- Abstimmung mit anderen Systemen 


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Test – Qualitätssicherung 

Abb.: Tests durchführen - Projektdaten erfassen und aktualisieren 


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8.3 Test - Erweiterte Tests 

• Verbesserungen einführen 

• Wiederholung der bisherigen Tests 

• Test erweitertes Reporting: 

- Auswertung zusätzlicher Sichten für Projektfortschritt, Kosten, 

Qualität, Risiken 

- Management-Reports 

• Erwartete Ergebnisse: 

- Zweiter Statusbericht Projektprogramm 

- Verbesserter Projektstatusbericht 

- Weitere Berichte für zusätzliche Sichten auf ein Programm 

und für das Management 


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Weitere Tests durchführen … 


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Zusammenfassung Kapitel 08 

Nachfolgend die Aspekte, die in diesem Kapitel behandelt wurden: 

• Die Testphase vor der Einführung grundsätzlich wie in einem Projekt 

gestalten 

• Test der PMO-Berichte durchführen 

• Validierung der Testergebnisse, Qualitätssicherung durchführen 

• Erweiterte Tests für zusätzliche Anforderungen, z. B. Schnittstellen 


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Ende Kapitel 08 


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Inhalt 





5. Planung 

6. Konzeption 






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Kapitel 09 

Dieses Kapitel zeigt die Schritte auf, die erforderlich sind, ein PMO einzuführen 

und in Betrieb zu nehmen. 


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Sofern es in einem Unternehmen noch keine etablierten PMOs gibt und noch keine 

entsprechenden Strukturen hierfür vorhanden sind, ist die Planung und Einführung 

eines PMO sinnvoller Weise als ein eigenes Projekt zu betrachten und anzugehen. 

Daher sollten auch hier die folgenden Schritte, wie bei anderen Projekten auch, 

getrennt geplant und durchgeführt werden: 

• Pilotierung 

• Einführung 

• Betrieb 


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9.1 Pilotierung - Unterstützung der Anwender 

Abstimmung und Terminplanung mit dem zuvor festgelegten Pilotprogramm: 

• Bereitstellung von Hilfe-Angeboten an die Anwender 

• Einrichtung zentrale Anlaufstelle - Single Point of Contact (SPoC) 

− Bereitstellung Nachschlagewerke, z. B. im Intranet, PDFs 


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9.2 Pilotierung - Sicherstellung des Instrumentariums 

Einbindung aller betroffenen Zielgruppen in die Vorbereitung, Einrichtung und 

Überprüfung des Instrumentariums und der Infrastruktur: 

• Überführung der Planung in die Pilotierung 

• Sicherstellung der zentralen PMO-Ablage 

• Einrichtung der erforderlichen User-Daten mit den Rollen und Zugriffsrechten 


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9.3 Einführung - Review durchführen 

• Review des Instrumentariums und aller PMO-Prozesse hinsichtlich: 

− Handhabung/Usability 

− Durchführbarkeit 

− Terminen 

− Beteiligten 

− Kompatibilität zu bereits bestehenden Prozessen 

− Namenskonventionen 


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9.4 Einführung - Das nächste Projektprogramm 

Überführung des nächsten Projektprogramms: 

• Unterstützung bei der Abbildung programmspezifischer Anforderungen 

• Aufnahme aller Projekte des nächsten Programms in die erforderliche 

Datenerfassung 

• Integration aller Projekte in das Berichtswesen des PMO 

• Unterstützung der Anwender 


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9.5 Einführung - Überprüfung und Maßnahmen 

• Programmspezifische Anforderungen überprüfen 

• Erneute Bewertung des Instrumentariums 

• Effizienzsteigernde Maßnahmen identifizieren 


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9.6 Betrieb - für den praktischen Einsatz vorbereiten 

• Kontinuierlichen Verbesserungsprozess einführen 

• Periodische PMO-Berichte ergänzen und überprüfen: 

(Projekt-Sicht und konsolidierte Sicht) 

− Monatliche Statusberichte (Termine, Kosten, FGR %) 

− Ergebnis-Berichte 

− Ressourcenberichte 

− Berichte über Key-Skills 

− Berichte über Risiken 

− Berichte über Abhängigkeiten 

− Programmstatus-Berichte 

− Neue Managementberichte 


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Zusammenfassung Kapitel 09 


Drei Schritte bis zum Betrieb - 

• Pilotierung 

• Einführung 

• Betrieb (praktischer täglicher Einsatz) 


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Ende Kapitel 09 


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Inhalt 





5. Planung 

6. Konzeption 






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10. Praktische Anwendung eines digitalen PMO 

Kapitel 10 

Dieses Kapitel zeigt die Anforderungen und eine Checkliste für den Einsatz einer 

Softwarelösung für ein PMO. 


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- in Mehrprojektumgebungen 

10. Einführung eines toolgestützten PMO 

Praktische Erfahrung im Umgang mit speziell ausgerichteten Softwarelösungen 

(Tools) für PMOs und für Projektprogramm- und Portfolio-Management ist am 

Markt hoch bewertet. 

Im Verlauf des Seminars wird daher bei ausgewählten Themen und 

Lösungsansätzen gezielt auf die Möglichkeiten eines toolgestützten PMO 

eingegangen. 


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Warum ist dieser Aspekt so wichtig: 

• Für viele Auftraggeber ist der Nachweis von praktischer Tool-Erfahrung auf 

dem Gebiet des P M O, und für Mehrprojektumgebungen, sehr wichtig. 

• Oft leiten potentielle Auftraggeber von dieser praktischen Tool-Erfahrung 

verschiedene Dinge ab. Unter anderem: 

Erfahrung in komplexen und hochwertigen Projekten. 

• Der Nachweis von praktischer Toolerfahrung wertet eine 

Projektunterstützung aus Sicht eines Auftraggebers sehr häufig auf. 


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Grundsätzliche Aspekte zu geeigneten Tools: 

• Programmoberfläche, Hilfe, Startformular, Sichten auf ein Projekt 

• Toolbox, Dashboard (Features) 

• Customizing & CI - Ausrichtung auf die eigene Organisation 

• Erstellung eines neuen Projekts 

• Workflows 

• Reporting 

• Integration mit anderen Office-Programmen 

• Daten-Import, Daten-Export 


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Abb.: Auszug aus der Checkliste Software 


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Zusammenfassung Kapitel 10 


• Grundsätzliche Anforderungen an ein Tool (softwaregestütztes PMO) 

• Checkliste für ein Tool 


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Ende Kapitel 10 


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PMO Teil 4 - (8-10)

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