11.05.2022 Aufrufe

Digital Finance

Im Themenschwerpunkt Digital Finance geht es um die Arbeitsmodelle der Zukunft im Finanzbereich: Finanzbuchhaltung in Echtzeit oder digitale Lösungen zur Kostenoptimierung im Fuhrpark werden in Interviews besprochen.

Im Themenschwerpunkt Digital Finance geht es um die Arbeitsmodelle der Zukunft im Finanzbereich: Finanzbuchhaltung in Echtzeit oder digitale Lösungen zur Kostenoptimierung im Fuhrpark werden in Interviews besprochen.

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Digital Finance

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Anzeigenschwerpunkt Digital Finance

Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Stellen Sie sich bitte vor, die Geschäftsführung in einem mittelständischen

Unternehmen braucht „ad hoc“ Zahlen aus

Teilen des Rechnungswesens, um sehr kurzfristig eine Entscheidung

zur Liquidität oder Produktion treffen zu können. Der

„Worst Case“ tritt ein. Die Zahlen stimmten nicht oder waren

nicht sofort verfügbar.

Später wird jeder der Beteiligten das Problem woanders suchen und

aufgrund der nicht ganz trivialen Komplexität passiert in aller Regel

nichts. Bis zum nächsten Mal. Ein normales Szenario, das ich in

den letzten 30 Jahren in Unternehmen immer wieder erlebt habe.

Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Widmen wir uns, nach der kurzen Einstimmung, dem Thema

„Rechnungswesen oder Finanzbuchhaltung in Echtzeit“. Echtzeit

bedeutet für mich, dass der gesamte Buchungs- und Werteprozess

am entsprechenden Tag, im entsprechenden Monat, der Periode

oder im Wirtschaftsjahr bis in jede Tiefe der Buchhaltung bzw.

des Rechnungswesens, das durch das Unternehmen genutzt wird,

sofort aktualisiert wird und als valider Wert überall zur Verfügung

steht. Nicht mehr und nicht weniger.

Zum direkten Rechnungswesen gehören die Buchhaltung mit

allen Verarbeitungs- und Prüfprozessen, Kontoauszugsmanager,

Umsatzsteuerschemata, digitales Belegbuchen mit OCR, Dokumentenmanagement,

Konsolidierung, Kostenstellen-Kostenträgerrechnung,

Zahlungsverkehr, Offene Posten, Anlagenbuchhaltung,

Jahresabschluss mit allen Facetten, E-Bilanz, Bundesanzeiger,

Controlling, Auswertungen und das Berichtswesen.

Nichts geht ohne die direkte Anbindung von ERP- bzw. Warenwirtschaftssystemen.

Die meisten ERP-Systeme sind aber nur

„One Way“ angeschlossen, also geben die Daten aus dem Rechnungskontrollbuch

an die Finanzbuchhaltung nur ab. Für mich

gehört aber der Rückweg in Echtzeit, also die direkte Anzeige

der offenen Posten oder des Saldos vom Debitor zum Standard.

Dies funktioniert natürlich nur, wenn die Finanzbuchhaltung die

ankommenden Datenströme auch in Echtzeit verarbeitet. Die

Aktualisierung der Stammdaten im Rückkanal des ERP-Systems

mit Adressen, Kreditlinien, Sperrvermerken oder Lieferstopps

sollte dort ebenso implementiert sein. Sonst ist es wieder nur Stückwerk.

Ob das ERP-System On-Premise oder in der Cloud sein

Dasein hat, darf keine Rolle spielen.

Vorsysteme wie Workflow für den digitalen Rechnungseingang

und Kassensysteme sind heute sofort und in Echtzeit anschließbar,

um das Rechnungswesen in Echtzeit mit Zahlen aus der digitalen

Welt zu unterstützen.

Vorteile von Echtzeitsystemen

Oft reichen die integrierten Controllingauswertungen im Rechnungswesen

nicht aus. Externe BI-Systeme müssen differenzierte

Datenbestände zusammenführen, damit „ad hoc“ Auswertungen,

Charts und Grafiken auf Wunsch zur Verfügung stehen. Dies

kann bei nicht Echtzeitsystemen im Rechnungswesen sehr aufwändig

werden, da das Zahlenmaterial aus einer Vielzahl von

Informationen erst gebildet bzw. neu errechnet werden muss. Keine

wirkliche Option, mit ggf. unterschiedlichen Werten zu operieren.

Lohn-Systeme spielen zwar eine untergeordnete Rolle, wenn es

um die Echtzeit im Rechnungswesen geht, aber es sollte schon

sichergestellt sein, dass die Buchungsvorschläge inklusive Kostenstellen

und Kostenträger sofort der Finanzbuchhaltung übermittelt

und verbucht werden. Sicher nicht der wichtigste Vorgang,

aber vergessen sollte man ihn trotzdem nicht.

Datensicherheit, Datenschutz und GoBD Sicherheit gegenüber

der Finanzverwaltung muss sein. Spätere Prüfungen kosten Zeit

und diese kann sicher besser genutzt werden. Eine Echtzeit Finanzbuchhaltung

oder Rechnungswesen stellt hier hohe Anforderungen,

denn der gesamte Prozess muss immer vollständig dokumentiert

und nachvollziehbar sein.

Viele warten sicher schon, wo denn der Hinweis auf das Dokumentenmanagement

bleibt. Auch hier steht ganz klar im Vordergrund,

dass alle Belegbilder und Importdateien direkt beim Buchungssatz,

am Konto und Gegenkonto und in jeder Ansicht in

Echtzeit und mit durchsuchbarem Volltext-Index zur Verfügung

stehen. Damit wäre z.B. sichergestellt, dass Papierbelege nicht

mehr aufbewahrt werden müssten. Aber dies ist sicher eine andere

Geschichte.

Die Zukunft ist schon da

Rechnungswesen und Finanzbuchhaltungen mit Vorläufen,

Tages- oder Monatsabschlüssen, Batchverarbeitung, Excelexport

für Auswertungen, Datenexporte zu ERP-Systemen und vieles

mehr, haben in der Vergangenheit sehr gute Dienste geleistet. Keine

Frage. Aber die Zeit schreit nach Neuem. Keine Insellösungen

über holprige Schnittstellen und unsicherem Zahlenmaterial

mehr.

Sie stellen sich als Leserin oder Leser die Frage, welche Pille der

Verfasser geschluckt hat. Da muss ich Sie enttäuschen. Das ist die

Welt im Rechnungswesen in Echtzeit. Inklusive der Satellitenprogramme.

Heute, nicht erst in Jahren.

Hinweis zum Autor:

Christian Heidler

ist Vorstand der hmd-software AG.

Kontaktdaten: Tel.: 08152/988-200,

E-Mail: info@hmd-software.com

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Komplett digitales Geschäftsmodell – Herr Piciocchi,

was bringt es wirklich?

In der Digitalisierung liegt für Salvatore Piciocchi die Zukunft.

Als Geschäftsführer des digitalen Lohn- und Buchhaltungsbüros

dilohver arbeitet er komplett digital. In der Zusammenarbeit

mit seinen Mandanten und mit Steuerkanzleien gibt es kein

Papier, keinen Pendelordner und keine analogen Belege. Stattdessen

ist die Software des Herstellers Agenda Salvatore Piciocchis

zentrales Arbeitswerkzeug. Im Interview spricht der Unternehmer

über die Stärken seines Geschäftsmodells und wie essenziell

Cloudanwendungen dabei sind.

Herr Piciocchi, warum haben Sie sich dazu entschieden,

Ihr Buchhaltungsbüro komplett digital aufzustellen?

In meinen Augen führt an der Digitalisierung kein Weg vorbei.

Das digitale Arbeiten bringt viele Vorteile mit sich. Stichwort

Datenschutz. Hier gibt es klare Regeln, die meiner Meinung nach

digital leichter umsetzbar sind als mit Papier. Außerdem sehe ich

in der Digitalisierung einen enormen Mehrwert für meine Mandanten:

die Zusammenarbeit ist effizienter und kann flexibler

gestaltet werden.

Können Sie das konkretisieren? Welchen Mehrwert

bieten Sie sich und Ihren Mandanten mit Ihrem digitalen

Geschäftsmodell?

Lassen Sie mich das anhand eines Beispiels erklären. Stellen Sie

sich vor, mir würde ein Mandant einen dicken Ordner voller

Belege zukommen lassen. Ich müsste diese sortieren, digitalisieren

und manuell ins System einlesen. Das kostet Zeit. Und damit

auch Geld – allein durch den Versand der Unterlagen per Post.

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Fachangestellte.

Mit der Cloudanwendung „Digitales Belegbuchen“ erledige ich

das mit wenigen Mausklicks. Diese Zeit- und Kostenersparnis

gebe ich in der Preisgestaltung direkt an meinen Mandanten

weiter. Dadurch kann ich ihm meine Fachdienstleistung kostengünstig

anbieten und bleibe selbst konkurrenzfähig.

Schränkt Sie Ihr digitales Geschäftsmodell nicht dahingehend

ein, dass Sie nicht-digitale Mandate gar nicht erst

annehmen können bzw. wollen?

So würde ich das nicht sagen. Klar gibt es Mandanten, die sich

vor der Digitalisierung scheuen. Da gilt es, Überzeugungsarbeit

zu leisten. Gerne nehme ich meine Mandanten beim Weg in die

digitale Zukunft an die Hand. Wir erledigen zum Beispiel die

Registrierung für die Cloudanwendung „Auswertungen Online“

gemeinsam. In diesem Zug erkläre ich das Tool: Dass ich meinem

Mandanten hier seine monatlichen Auswertungen bereitstelle und

er im Archiv jederzeit und von überall aus darauf zugreifen kann.

Dass wir hier vertraulich Nachrichten und Dokumente SSL-verschlüsselt

sowie DSGVO-konform austauschen können und dass

er im sogenannten Cockpit ausgewählte Unternehmenskennzahlen

grafisch aufbereitet findet. Oder wir aktivieren die Cloudanwendung

„Bank Online“ gemeinsam und der Mandant erfährt,

wie er Zahlungen ab sofort per Mausklick freigibt, anstatt sie manuell

einzugeben. Eine Mitarbeiterin eines Klienten mit 70 Angestellten

hatte mir erzählt, dass sie am Monatsende zwischen vier

und fünf Stunden für das händische Überweisen der Gehälter benötigt.

Dank der Cloudanwendung erledigt sie das jetzt in zehn

Sekunden. Das heißt: Sie hat jetzt mehr Zeit für ihre Kernkompetenz.

Mehr Zeit für Vertrieb. Mehr Zeit für Rechnungsstellung.

Mehr Zeit für Dinge, bei denen das Unternehmen Geld verdient.

Beim Gehaltüberweisen verdient das Unternehmen keinen Cent.

Und genau das sind die Argumente, die meine Mandanten

schlussendlich überzeugen.

Entgegen vieler Kollegen Ihrer Branche sehen Sie sich

nicht als Konkurrenz zu Steuerkanzleien. Warum? Und inwieweit

unterstützt Sie Ihre Software dabei?

Als Buchhaltungsbüro sehe ich mich als Dienstleister, als Mensch

sehe ich mich als Partner – für meine Mandanten, aber auch für

Steuerkanzleien, denen ich in Zeiten des Fachkräftemangels Aufgaben

in der Finanzbuchhaltung abnehmen kann. Daher lautet

meine Botschaft an Steuerkanzleien: Ich nehme euch kein Geld

weg, ich nehme euch keine Arbeit weg. Ich nehme euch Arbeit

ab! Für eine reibungslose Zusammenarbeit benötige ich eine Software,

mit der ich Daten leicht exportieren und importieren kann.

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Anzeigenschwerpunkt Digital Finance

Und ich brauche smarte Cloudanwendungen, die eine digitale

Kommunikation unkompliziert ermöglichen und manuelle Tätigkeiten

sinnvoll automatisieren. Und diese Software habe ich mit

Agenda gefunden.

Sehen Sie sich für Ihre Mandanten – ja vielleicht auch

für Steuerkanzleien – als eine Art Begleiter der digitalen

Transformation?

Durchaus. Da fällt mir ein passendes Beispiel ein. Im Zuge von

vermehrten Krankheitsfällen hatte uns eine Steuerkanzlei, mit der

wir bereits zusammenarbeiten, gebeten, Aufträge aus der Finanzbuchhaltung

zu übernehmen. Für uns war allerdings von Anfang

an klar: Die vorherrschende Zettelwirtschaft machen wir nicht

mit. Für uns kam eine Zusammenarbeit nur infrage, wenn unser

digitales Komplettpaket zum Einsatz kommt. Das beinhaltet alle

Cloudanwendungen, die uns über unseren Software-Anbieter zur

Verfügung stehen – wie Digitales Belegbuchen, Kassenbuch

Online, Umsatzsteuern Online, Auswertungen Online und Bank

Online. Die Kanzlei willigte ein und entdeckte selbst schnell den

Mehrwert. Jetzt begleiten wir die Kanzlei beim Umzug sämtlicher

Mandanten in die Cloud.

Ihr Fazit: Warum sind Sie überzeugt davon, dass Buchhaltung

komplett digital laufen sollte?

Buchhaltung ist meiner Meinung nach, ähnlich wie Steuerberatung

und Rechtswesen, ein sehr trockenes Thema. Wenn man

auf entsprechende Websites geht, erwartet man trocken gestaltete

Seiten. Mein Ziel ist es, dieses verstaubte Image aufzubrechen und

moderner zu machen. Das spiegelt sich in der Gestaltung meiner

Website wider. Und natürlich auch in meiner Unternehmensstruktur.

Das alte Buchhalten gibt es nicht mehr. Ich bin davon

überzeugt, dass Modernität mit Digitalisierung verbunden ist.

Modern sein heißt digital sein – zumindest aus der unternehmerischen

Perspektive. Ich bin gespannt, wie das der Leser dieses

Artikels betrachtet.

Hinweis zum Interviewpartner:

Salvatore Piciocchi

ist Geschäftsführer des digitalen

Lohn- und Buchhaltungsbüros dilohver.

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Digitale Lösungen zur Kostenoptimierung im Fuhrpark

von KMU

Der Fuhrpark ist im Unternehmen einer der größten Kostenverursacher.

Dennoch werden die Fahrzeuge häufig nebenbei und auf

Zuruf verwaltet, ohne dass vorausschauende Maßnahmen ergriffen

werden können. Elektronische Lösungen vereinfachen diese zeitraubende

Fahrzeugverwaltung. Eine umfassende Beratung in puncto

Digitalisierung, die über die herkömmliche Buchhaltung hinausgeht,

ist gerade für kleine und mittelständige Unternehmen Gold wert.

Branchenunabhängig werden im Durchschnitt bis zu acht

Stunden wöchentlich für Aufgaben rund um das Thema

Fuhrparkmanagement aufgewendet. Fahrtenbuch, Führerscheinkontrolle

und Tankkarte sind nur einige der Themen, die

behandelt werden müssen. Dazu kommt: Wenn die Fahrzeuge im

Fuhrpark nicht optimal ausgelastet werden, kann dies hohe Kosten

nach sich ziehen – zum Beispiel Wartungsarbeiten oder Rückführungsverträge

beim Leasing. Gerade kleine und mittelständige

Unternehmen (KMU), haben oft keinen ausgebildeten Fuhrparkleiter,

der sich ausschließlich diesen Themen widmen kann und

den Überblick behält. In der Flut der Aufgaben, wird es neben

dem Alltagsgeschäft dann schnell unübersichtlich und teuer.

Effizientes Fuhrparkmanagement händisch

kaum machbar

Aufgrund der zahlreichen und zum Teil versicherungstechnischen

Anforderungen ist ein effizientes Fuhrparkmanagement für KMU

ohne automatisierte Prozesse und professionelle digitale Unterstützung

kaum stemmbar. Gerade KMU stehen im Umgang mit

Dienstwagen und Poolfahrzeugen vor zahlreichen administrativen

Herausforderungen. Schon bei verhältnismäßig kleinen Flotten,

von beispielsweise fünf Fahrzeugen, fallen umfangreiche Prozesse

an: Poolfahrzeuge müssen gebucht und Fahrzeugdokumente verwaltet

werden. Die gesetzlich vorgeschriebene Führerscheinkontrolle

ist nur ein weiteres Beispiel. Intelligente Softwarelösungen

fördern die optimale Fahrzeugauslastung und sparen im Tagesgeschäft

kostbare Zeit. Mandanten mit Firmenfuhrparks kleiner

und mittlerer Größe sind sich ihrer Einsparmöglichkeiten durch

digitale Lösungen oft nicht bewusst. Eine umfassende Beratung

rechtlicher und steuerlicher Themen auch im digitalen Bereich

ist für KMU besonders hilfreich, um das Beste aus dem Fuhrpark

herauszuholen.

Detaillierte Tankkostenabrechnung mit integrierter

Tankkarte

Ein großer Punkt, in dem digitale Lösungen kleine Fuhrparks immens

unterstützen können, ist die übersichtliche und fahrzeugspezifische

Kostendokumentation. Der Kostendruck ist auch

schon bei nur wenigen Fahrzeugen hoch. Die Kostenpunkte, die

anfallen, reichen von Werkstattrechnungen, Leasing bis hin zum

Tanken. Bei der Abrechnung ist es nicht nur wichtig, sämtliche

Belege aufzubewahren, um den Überblick zu behalten. Besonders

lohnenswert ist es, die Kosten fahrzeugspezifisch zuzuordnen,

um teure Ausreißer zu erkennen. So können beispielsweise Fahrzeuge

mit einem besonders hohen Kraftstoffverbrauch identifiziert

und notfalls ausgetauscht werden. Ein wichtiges Hilfsmittel

für solche Fälle ist eine Tankkarte. Mithilfe einer integrierten

Tankkarte in einer Flottenmanagementsoftware werden die Tankkosten

automatisiert abgerechnet, aufgezeichnet und dem Fahrzeug

zugeordnet. So profitiert nicht nur der Fahrer von der einfachen

Benutzung der Tankkarte, sondern letztendlich auch die

Buchhaltung.

Einsparungspotenzial bei der Firmenwagenversteuerung

Ein besonders mühsamer Prozess, der mit der Automatisierung

durch eine Software immens vereinfacht wird, ist die Firmenwagenversteuerung.

Ein Fahrtenbuch ist im Vergleich zur Ein-

Prozent-Methode meist kostengünstiger. Viele Unternehmer

scheuen die handschriftliche Variante jedoch wegen des hohen

Schreibaufwands und der Angst vor Nachzahlungen. Digitale

Fahrtenbücher knüpfen an dieses Problem an und vereinfachen

den fehleranfälligen Prozess: Jede Fahrt, die mit dem Firmenwagen

getätigt wird, zeichnet eine kleine Hardware mit GPS-

Modul im Fahrzeug automatisiert auf. In einer dazugehörigen

App können auf dem Smartphone relevante Daten ergänzt werden.

Der Arbeitsaufwand für Fahrer und Flottenmanager wird so

erheblich minimiert. Statistiken und Reports bieten mit weiterführenden

Informationen Mehrwert für die Effizienzoptimierung

der Flotte.

Bei der Auswahl eines digitalen Fahrtenbuchs ist es wichtig, darauf

zu achten, dass alle Kriterien, die das Finanzamt an ein ordnungsgemäßes

Fahrtenbuch stellt, gewährleistet werden. Dazu

zählt beispielsweise die Manipulationssicherheit. Bei einem digitalen

Fahrtenbuch umfasst dies alle nachträglichen Änderungen

wie etwa die Korrektur eines Rechtschreibfehlers, die klar erkennbar

in einer Änderungshistorie festgehalten werden. Änderungen

dürfen nur innerhalb der 7-Tage-Frist möglich sein und Fahrten

nicht gelöscht werden können.

Hinweis zur Autorin:

Anna Ziegler

ist Content Marketing Managerin

bei Vimcar.

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Der Weg zu Arbeitsweisen der Zukunft

Worauf es bei der Auswahl von digitalen Finanz-Lösungen ankommt

Nach zwei vollen Jahren, die von der Corona-Pandemie

geprägt wurden, zeigt sich nur noch stärker: Arbeitsprozesse

werden immer digitaler und sind bei Weitem

kein Trendthema mehr. Stattdessen zeigt sich, wie Abläufe auf

jeder Ebene angepasst werden müssen, um auch in der Telearbeit

und im Home-Office reibungslos zu funktionieren. Apps und

digitale Software-Lösungen bieten Abhilfe, vereinfachen Zeitfresser

und ermöglichen eine dezentrale Organisationsstruktur

unabhängig vom Ort und der Zeit – besonders im Finanzbereich.

Damit digitale Arbeitsweisen jedoch kein Pandemie-Pflaster

bleiben, sondern langfristig in Prozesse integriert werden, müssen

diese mit Bedacht ausgewählt werden. Kanzleien und Mandanten,

die sich noch nie mit solchen Technologien beschäftigt haben,

stellen sich die Fragen, ob sie überhaupt eine Softwarelösung für

ihre Zwecke benötigen und worauf sie bei der Auswahl eines geeigneten

Anbieters achten sollen.

Sieben Tipps zur Auswahl des richtigen Finanz-Tools

1. Anwendungsbereiche überprüfen

Dieser grundlegende Schritt ist gewissermaßen eine Bestandsaufnahme

Ihrer Arbeitsabläufe. Welche funktionieren

bereits reibungslos, welche sind manuell aufwendig, fressen

Zeit und sind dezentral nicht ausführbar? So erkennen Sie,

welche Finanzbereiche wirklich von einer digitalen Lösung

profitieren könnten.

2. Lokalisierung(en) überprüfen

Ist Ihre Kanzlei bzw. Ihr Mandant nur in Deutschland tätig

und hat dort seinen Geschäftssitz? Oder agieren Sie und

Ihre Mandanten auch international?

3. Physische und digitale Kreditkarten

Firmenkreditkarten sind ein wahrer Katalysator bei der

Geschwindigkeit Ihrer Finanzprozesse. Achten Sie bei der

Anbieterwahl unbedingt darauf, dass eine Systemanbindung

vorherrscht, es sich nicht um eine Debitkarte handelt und

sowohl physische als auch digitale Karten möglich sind.

Im Idealfall erhalten Sie dazu attraktive Cashbacks.

4. GoBD- & DSGVO-Konformität der Software

überprüfen

Klären Sie unbedingt, ob die Software die rechtlichen

Rahmenbedingungen für Ihre Zwecke erfüllt. Digitale

Lösungen, mit denen Sie Dokumente verwalten, sollten

im besten Fall über ein GoBD-Zertifikat verfügen und

darüber hinaus die DSGVO erfüllen. Bei Anbietern mit

Sitz in Deutschland ist dies meist einfacher.

5. Verfügbare Schnittstellen zu Ihren ERP- und

Buchungssystemen überprüfen

Integrationen und direkte Schnittstellen zwischen verschiedenen

Softwarelösungen bieten nicht nur großen

Komfort bei der schnellen Übertragung vorvalidierter

Daten, sie sorgen damit auch für einen großen Hebel bei

der Prozessoptimierung und Zeitersparnis pro Abrechnung.

Daher sollte Ihnen der Anbieter Integrationen zu jenen

Systemen bereitstellen, die Sie in der Kanzlei verwenden.

Tragen Sie am besten alle benötigten Integrationen zusammen

und legen Sie diese Liste Ihrer Marktrecherche zugrunde.

6. Bedienbarkeit persönlich testen

Das Design einer App oder einer anderen Software-Lösung

sollte intuitiv bedienbar und erlernbar sein. Das ist das

erklärte Ziel einer guten Benutzerführung. Stellen Sie sich

vor, Sie haben nach langer Recherche eine Software ausgewählt

und eingeführt, aber ihre Kollegen möchten sie nicht

verwenden, weil die Prozesse kompliziert und unlogisch

sind? Das lässt sich mit kostenlosen Testphasen ganz einfach

vermeiden.

7. Implementierungsprozess und Services des Anbieters

überprüfen

Wirkt der Anbieter kompetent und serviceorientiert?

Wie sehen die ersten Schritte nach dem Vertragsschluss

konkret aus? Gibt es einen Implementierungsplan und

Onboarding-Services? Ein kompetentes Software-as-a-

Service-Unternehmen stellt Ihnen einen auf Ihre Kanzlei

zugeschnittenen Leistungskatalog zusammen.

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Der Aufwand bei der Auswahl des richtigen Finanz-Tools lohnt

sich, wenn Sie nach einer nachhaltigen und wertschöpfenden

Lösung für Ihre Kanzlei suchen. Die Vorteile von Apps gegenüber

konventionellen Methoden sind je nach Anwendungsbereich unterschiedlich,

stechen im Allgemeinen dennoch klar hervor:

– Revisionssichere Archivierung von Dokumenten und

Daten

– Nachweislich schnellere Prozesse

– Echtzeit-Status zu Reportings und Berichten

– Höhere Transparenz und Übersichtlichkeit für die ganze

Kanzlei

– Zugriff auf die Datensätze von überall aus und zu jeder

Zeit

– Fördert dezentrale Organisationsstrukturen in Kanzleien

und asynchrones Arbeiten

– Effizienzsteigerung in der Buchhaltung und im Controlling

durch Automatisierung

– Fördert Nachhaltigkeit und Compliance in der Kanzlei

– Oftmals schnelle Implementierung (abhängig vom Anbieter)

Der Mehrwert für Kanzleien ist übertragbar auf Mandanten und

befruchtet zudem die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der

Kanzlei. Mit der Umstellung auf digitale Abrechnungsprozesse –

beispielsweise für Reisekosten und Spesen – können Kanzleien

erhebliche Ressourcen einsparen und sie für jene Aufgaben verwenden,

die für den Unternehmenserfolg wichtig sind. In diesem

Sinne lohnt sich der Blick über den Tellerrand hinaus: Arbeiten

Ihre Finanzen noch auf Papier oder schon digital?

Hinweis zum Autor:

Nikolai Skatchkov

ist CEO & Mitgründer von Circula

und beschäftigt sich seit Jahren mit der

Digitalisierung der Finanzwelt und von

Geschäftsprozessen, insbesondere mit

mitarbeiterzentrierten Prozessen und systemischen Ökosystemen

in KMUs.

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Welche IT-gestützten Prozesse lassen sich am einfachsten

digitalisieren oder gar automatisieren?

IT-gestützte Prozesse im Rechnungswesen sind an sich bereits

digitale Prozesse. Daher gilt es grundsätzlich, die Aufmerksamkeit

auf den Digitalisierungsgrad und die durch KI, respektive

Machine Learning damit einhergehende Automatisierungstiefe

zu richten.

Spricht man im derzeitigen Umfeld von Digitalisierung, ist fast

immer vollumfänglich von der digitalen und (teil-)automatisierten

Belegverarbeitung die Rede. Also von jenem Bereich, der traditionell

den intensivsten manuellen Be- und Verarbeitungsgrad

und somit das aus reiner Prozesssicht höchste Digitalisierungsund

Automatisierungspotential in sich birgt. Daher ist es folgerichtig,

gerade eben diesen, manuell und zeitintensiv zu bearbeitenden

Teil, so weit wie möglich zu digitalisieren und zu automatisieren.

Papierbeleggestützte Prozesse – reine Brückentechnologie?

Doch bereits an dieser Stelle muss zunächst klar differenziert

werden. Es ist zu unterscheiden zwischen den noch immer überwiegend

papierbeleggestützten Prozessen und den bereits vollständig

digitalisierten Belegverarbeitungsprozessen. Erstere werden

im Zeitablauf durch letztere immer weiter zurückgedrängt und

schließlich vollständig substituiert werden. Insofern scheint es auf

der Hand zu liegen, dass sämtliche zur Verfügung stehende und

zukünftige Digitalisierungs- und Automatisierungsschritte papierbeleggestützter

Prozesse als schiere Brückentechnologie verstanden

werden müssen. Allerdings als eine unumgängliche Brückentechnologie.

Bewährte und seit vielen Jahren verfügbare optoelektronische

Beleglesemethoden arbeiten ohne jegliche KI-gestützte

Verfahren, sei es durch Free Form Reading bzw. durch Templatenutzung,

oder mit einer Kombination aus beiden Verfahren. Eine

wie auch immer geartete Interpretation der Inhalte bleibt außen

vor. Insofern wird auch eine mindestens merkliche Fehlerquote

hinsichtlich der Inhaltserkennung und strukturbasierter Zuordnung

nicht unterschritten werden können. Letztendlich handelt

es sich um eine simple schematagestützte Darstellungsform der

Inhalte.

Vorteile digitaler Belege und weitere Schritte

hin zur Automatisierung

Ab dem Zeitpunkt der Digitalisierung papierhafter Informationen

fallen die oben differenzierten Prozesse wieder zusammen

und der Aufwand der Digitalisierung papierhafter Belege wird

evident. Sämtliche Prozessschritte im Bereich der optoelektronischen

Belegverarbeitung dienen also lediglich dazu, nur in

Papierform vorliegende Daten zu digitalisieren und die gleiche

Ausgangssituation wie bei a priori digitalen Belegen herzustellen.

Die Vorteile ausschließlich digital verfügbarer Belege sind unübersehbar,

aber auch, dass selbst der erhebliche Digitalisierungsaufwand

papierhafter Belege dennoch deutliche Produktivitätsund

Qualitätssteigerungen bewirkt.

Sobald Informationen digital vorliegen, können diese mit einem

optimierten Automatisierungsgrad mittels KI bzw. Machine

Learnig weiterverarbeitet werden. Ab der Nutzung dieser KIgestützten

Verarbeitungsprozesse sind die größten Effizienzsteigerungen

erwartbar, nebst einer Minimierung der inhärenten und

manuellen Fehlerquoten. Es wird also nicht mehr nur der Inhalt

eines einzelnen Beleges dargestellt und in einem zuvor definierten

starren Zuordnungsprozess zur Weiterverarbeitung vorgeschlagen,

sondern mit zurückliegenden Verarbeitungsprozessen

abgeglichen, interpretiert und entsprechend vollautomatisiert

bis hin zur fer tigen Buchung, also als Gesamtprozessschritt abgearbeitet.

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Bitte schicken Sie Ihre Anzeigenaufträge

an anzeigen@beck.de; alternativ per Fax an

(089) 3 81 89-589 oder postalisch an

Verlag C.H.BECK, Anzeigenabteilung,

Postfach 40 03 40, 80703 München.

Grenzen der Automatisierung

Natürlich stellt sich die Frage, ob nicht sämtliche Prozesse

automatisiert werden können. Technologisch werden sich fraglos

weitere Optionen ergeben, Allerdings wird der Kernprozess, nämlich

die mandantenindividuelle Beratung immer als Beratungsleistung

manuell geleistet werden müssen, um ideale Ergebnisse

erreichen zu können. Andererseits sind immer mehr, diesen Kernprozess

umgebenden Hilfsprozesse zukünftig wohl automatisierungsfähig.

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Vorstellbar sind hier beispielsweise KI-unterstützte Planungsund

Prognosemethoden oder auch Teile des Konsolidierungsprozesses,

hier insbesondere die AuE- und Schuldenkonsolidierung.

Digitalisierung der Dokumentenanalyse

Ein besonders spannender Prozess wird im Bereich der Digitalisierung

der Dokumentenanalyse vorzufinden sein. Neben den

bisher ausschließlich betrachteten Belegen sind es die in Organisationen

verfügbaren Schriftstücke aller Art und jeder Form, die

gerade keine Belege sind, die erhebliches Nutzungs- und Automatisierungspotential

in sich tragen. Die Lücke zwischen in Organisationen

verfügbaren und genutzten Daten dürfte immens sein.

Insbesondere das Wissen darüber, über welche digitalen oder zu

digitalisierenden Daten (Informationen) eine Organisation überhaupt

verfügt und wie diese an sich für Zwecke der Organisation

genutzt werden können. Eben diese Fragestellung zeigt den Bedarf

hinsichtlich der Analysefähigkeit unter Nutzung von Standardsoftwareprodukten

auf.

Hierbei sind im Wesentlichen drei Punkte relevant. Erstens

das schnelle und zuverlässige Auffinden relevanter Informationen,

zweitens die konsequente Prozessdigitalisierung und schließlich

die sogenannte Document Intelligence, mit der die Fähigkeit des

schnellen Erfassens von Insights (Kerninformationen) in Dokumentenkörpern

beliebigen Inhalts beschrieben wird. Dies setzt

jedoch die spezielle Nutzung bestimmter Algorithmen und Methoden

voraus. Mögliche Anwendungsszenarien zur effizienten

Nutzung KI-basierter Suchen und Analysen in Dokumenten

könnten beispielsweise die automatisierte Bereinigung von Dokumenten,

automatische Recherchen in Web, Black-List-Abgleiche,

die automatisierte Erkennung von Klauseln und Dokumentenpunkten

in Verträgen, die automatisierte Prüfung von Antragsunterlagen

auf Plausibilität, die automatisierte Zuordnung von

Artikeln in ERP-Systemen und vieles mehr sein.

Hinweis zum Autor:

Michael Brhel

ist alleiniger gesellschaftsführender

Geschäftsführer bei der Simba Computer

Systeme GmbH. Er ist seit Mitte 2006

im Unternehmen.

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Anbieterübersicht | Digital Finance

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Fahrzeugverwaltung zahlreiche Business­Mobility­Aufgaben ab. Über 120.000 Fahrzeuge

hat Vimcar bereits mit seiner Software ausgerüstet – darunter die Fuhrparks

von Deutsche Bahn, Allianz und Zalando.

Vimcar GmbH

Friedrich von Jagow

partner@vimcar.com

030 555 732 980

Anzeigenschwerpunkt

Digital Finance

Ihr Weg zum Erfolg

Erscheintermin IRZ 5/23:

04.05.2023

Seit über 35 Jahren entwickelt die hmd-software AG Lösungen für steuerberatende

Berufe, deren Mandanten und Unternehmen. Zu unseren Kunden gehören Weltmarktführer,

Hidden Champions, sowie Unternehmen aus jeder Branche. Mit den Produkten

hmd.rewe, hmd.orga, hmd.lohn und hmd.steuern profitieren gleichermaßen

Steuerkanzleien und Unternehmen. Unser Motto „Im Mittelpunkt steht der Mensch“.

hmd-software AG |

Software für Steuerberater und Unternehmen

Tobias Heinrich

vertrieb@hmd-software.com

+49 8152/988-200

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Anzeigenschwerpunkt

Erscheintermin BC 5/23:

10.05.2023

Anzeigenschluss:

05.04.2023

Herstellung:

Tel. (089) 3 81 89-609

anzeigen@beck.de

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