277.TIROL - Juli 2022

18 DOSSIER DIGITALE GEMEINDE
DOSSIER DIGITALE GEMEINDE
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Bauamt
Hochbau
Tiefbau
Straßenbau
Raumordnung
Grundstücksänderungen
Widmungsbestätigungen
Erschließungskosten
Kanal/Wasseranschluss
Katastrophenschutz
Lawinenkomission
Kinderspielplätze
Müllentsorgung
Umweltschutz
Feuerpolizei
Muster-Organigramm
(© GemNova)
Die Ablauforganisation kann man als
Flussdiagramm darstellen. Es beginnt
z. B. mit dem ersten Schritt zur Herstellung
eines Produkts bzw. einer Dienstleistung
und es endet mit der Auslieferung
des Produkts bzw. mit der Erbringung der
Dienstleistung. Es wird transparent dargestellt,
in welcher Reihenfolge Aufgaben
erbracht werden und welche Aufgaben
parallel laufen. Die jeweiligen Schritte
werden von Mitarbeiter*innen ausgeführt,
die in den Stellen und Verantwortlichkeiten
der Aufbauorganisation definiert sind.
Schaffung der dazu
geeigneten Struktur
Poststelle
Standesamt
Sozialamt
Friedhof
Schulwesen
Kindergartenwesen
Kinder-/Jugendbetreuung
Fundamt
Meldeamt
Müllsäcke
Wohnungsamt
Veranstaltungsgenehmigung
Wahlen
Förderungen/Zuschüsse
Bürgermeister*in
Amtsleiter*in
Sämtliche genannten Elemente der
Organisationsentwicklung stehen in einer
engen Wechselwirkung zueinander.
In der Organisationsentwicklung wird folgende
Vorgehensweise empfohlen:
Festlegung von Vision
& Mission
Identifikation der benötigten
Prozesse für die
Strategierealisierung
Finanzverwaltung
Amtskasse
Buchhaltung
Gemeindeversicherungen
Grundsteuer
Mahnwesen
Kanal/Wassergebühr
Müllgebühr
Voranschlag
Rechnungsabschluss
Subventionen
Hundesteuern
Kommunalsteuer
Gerne unterstützen wir Sie
hier und helfen Ihnen damit,
flexibler auf Anforderungen
und Gegebenheiten zu reagieren.
Bürger*innenservice
Kinderbetreuungseinrichtungen
Entwicklung der erforderlichen
Strategie (zur Realisierung von
Vision & Mission)
Daten,
Daten,
Daten...
Der Sommer ist da und das Urlaubsziel
steht für die meisten von uns schon
fest. Nach fast 2 Jahren Urlaubsabstinenz
ist die Vorfreude riesig und
was bei vielen von uns jedenfalls zum
Urlaub dazugehört, ist die klassische
Postkarte an die Familie und die Freunde.
Früher war dafür ein Telefonbüchl
mit den Adressdaten im Gepäck mit
dabei und heute sind es die digitalen
Kontakte im Smartphone. Zurück aus
dem Urlaub und wieder mittendrin im
Berufsalltag geht es mit den digitalen
Kontakten und generell digitalen Da ten
weiter.
Daten, Daten, Daten …in unserem
Privatleben wie auch im Berufsleben
In beiden Fällen macht es Sinn, wenn die
Daten schnell und vor allem eindeutig und
korrekt zur Verfügung stehen. Die Postkarte
an die falsche Adresse oder gar
eine Überweisung an den falschen „IBAN“
ist peinlich oder kann im Fall des IBAN
sogar Schaden anrichten.
Wir verlassen uns wie selbstverständlich
auf die Daten, die uns zur Verfügung stehen
und im Falle, dass sie das nicht tun,
wird es oftmals mühsam diese Da ten
korrekt zu recherchieren und diese ak ­
tuell zu halten. Im Laufe der letzten 20
Jahre haben vor allem Bundesministerien
begonnen für Gemeinden di gitale
Register zu schaffen, wo
Daten eindeutig mittels Registerzahl
zentral vorhanden und
vor allem aktuell sind. Hier zu
nennen ist (seit 2004) das
Zentrale Melderegister (ZMR),
welches Zug um Zug mit
dem Gebäude-Wohnungsregister
(GWR) und in
weiterer Folge mit dem
Adress-Gebäude-Wohnungsregister
(AGWR) eingeführt
wurde. Das Finanzministerium hat Finanz­
Online auf Schiene gebracht, die Statistik
Austria führt das Unternehmensregister
(UR), in welchem Firmenbuch, Vereinsregister
etc. vereint sind, und nicht zuletzt zu
nennen ist das Unternehmensserviceportal
(USP), wel ches seit 2020 von Unternehmen
verpflichtend zu nutzen ist.
Man sieht, im Jahr 2022 können die
Gemeinden auf eine Vielzahl an Registern
und die dort vorhandenen eindeutigen und
korrekten digitalen Daten datenschutzkonform
zurückgreifen. Während meiner
fast 20-jährigen Gemeindearbeit habe
ich erfahren, wie mühsam und zeitaufwendig
es ist, ständig manuell Daten zu
pflegen. Nicht nur, dass Gemeinden bzgl.
der Rechtssicherheit Probleme haben –
genannt seien hier beispielsweise falsche
Bescheidadressaten – so macht diese
manuelle Pflege die Gemeindearbeit vor
allem ineffizient und für Fehler anfällig.
Die Gemeindeverwaltung
lebt wie die Privatwirtschaft
von gut strukturierten
und klar definierten
Abläufen und diese Prozesse
setzen korrekte und
eindeutige Daten voraus.
Diese Datenqualität kann selbständig in
der Finanzverwaltung geprüft werden. Wie
oft zum Beispiel kommt ein und dieselbe
Person mehrfach für Buchungsläufe
in Frage? Ist die Datenqualität schlecht,
führt das in weiterer Folge z. B. zu Fehlbuchungen,
falschen Mahnläufen etc. Auch
im Bauamt spielt die Datenqualität eine
große Rolle. Als Beispiel sei hier genannt,
dass es immer wieder vorkommt, dass
verstorbene Personen zu einer Bauverhandlung
geladen werden. Diese Beispiele
zeigen Probleme in der Rechtssicherheit
auf und behindern, wie gesagt, automatische
Abläufe, da man diese Daten ständig
hinterfragen muss.
Nicht zuletzt wird an der Dauer der Verfahren,
ob das erteilte SEPA-Mandat korrekt
verwendet wird oder ob der Bescheid
korrekt ausgestellt wurde, die Qualität der
Gemeindeverwaltung gemessen und von
uns Bürger*innen bewertet – eine automatische
Reaktion, bei welcher wir uns
alle schon selbst ertappt haben.
Das hehre Ziel der Gemeindeverantwortlichen
muss sein, die Abläufe und vor allem
die diesen zugrundeliegenden Daten korrekt,
eindeutig und aktuell zur Verfügung
zu stellen. Die Verwendung der genannten
Register ist damit unabdingbar und kann
jedem nur ans Herz gelegt werden.
ZUM AUTOR
MAG. IUR.
CHRISTIAN LECHNER
Christian Lechner kann auf eine 18-jährige
Berufserfahrung als Amtsleiter,
Bauamtsleiter und Finanzverwalter
zurückblicken. Seit nun mehr als vier
Jahren ist er bei der GemNova tätig. Er
ist Experte für Digitalisierungsthemen,
Rechtssicherheit und Datenschutz.
Kontakt: c.lechner@gemnova.at