Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

Wie man eProcurement
richtig startet
Zwei von drei Mittelstandsunternehmen in Deutschland schreiben der Digitalisierung
große Bedeutung zu, vor allem in den Bereichen Rechnungswesen,
Vertrieb und Einkauf. Hindernisse für die Digitalisierung werden von den
wenigsten angeführt. Und doch tun sich viele Unternehmen schwer mit der
Einführung von eProcurement. Woran liegt das?
„Schon die Ermittlung des Status quo als Grundlage
für die richtige Katalog-Strategie bildet eine
gewisse Hürde“, erklärt Harald Allerstorfer, CCO
der DIG, die Herausforderung, eine gesicherte
Aussage über das Beschaffungsvolumen von
indirektem Material zu erhalten.
Denn während sich für direktes Material im
ERP-System die entsprechenden Materialstämme
finden, wird indirektes Material eher stiefmütterlich
behandelt.
„Hinzukommen lokale Insellösungen, die gut
funktionieren. Das betrifft etwa den Einkauf
von Büromaterial oder Schrauben. Vor allem
im Konzernbereich stellt dies Hürden für eine
zentrale Steuerung der Beschaffung dar.“
Automatische Einführung ohne Ist-Stand
Der erste Schritt zur Darstellung des Ist-Status
ist also eine Klassifizierung der Güter, um deren
Bestellvolumen annähernd schätzen zu können.
„Eine Alternative bieten unsere Multilieferantenkataloge,
bei denen mit Freitextformularen
anhand von getätigten Bestellungen die Waren
und Lieferanten nach und nach erfasst und
angelegt werden können.“
Der Einkauf übernimmt diese Daten mit
einem Klick – und erhält auf diese Weise ganz
ohne Initialaufwand einen strukturierten
Katalog samt Bedarfsübersicht. Mit den damit
verbundenen Auswertungsmöglichkeiten kann die
wertschöpfende Vereinheitlichung in Form von
Lieferantenbündelung und Preisverhandlungen
erfolgen. „Bei einem derartigen Vorgehen ist
das eProcurement-System theoretisch jederzeit
verfügbar. Eine Freischaltung für die Kolleg*innen
empfehlen wir aber erst, wenn ein gewisses Angebot
vorhanden ist.“ Schließlich wächst mit dem
Sucherfolg auch die Nutzerakzeptanz. Aber auch
dieser Prozess lässt sich beschleunigen: „Zum
Beispiel mit der Anbindung eines Marktplatzes.“
Was ist ein
Multilieferanten-Katalog?
Normalerweise ist ein Katalog nur einem
Lieferanten zugeordnet und listet dessen
Produkte auf.
Beim Multilieferanten-Katalog werden
hingegen mehrere Lieferanten aus Gründen
der Kosteneffizienz in einem Katalog zusammengefasst
(wenn z.B. mehrere Lieferanten
für dieselben Güter vorhanden sind).
Erstellung des konkreten Business Case
„Um das Projekt in der eigenen Organisation voranzubringen,
müssen die Faktoren Prozesskosteneinsparung
und Preisoptimierung entsprechend
dargestellt werden“, erzählt Allerstorfer wie man
im Management Gehör findet. „Dabei geht es
nicht zuletzt um den ROI.“
Gerade dieser kommt den Initiatoren zugute,
schließlich werden die Kosten für das Beschaffungssystem
in aller Regel noch im ersten Jahr
eingespielt.
Consulting vor Ausschreibung erhöht
Erfolgschancen
Wer seinen Business Case genau kennt, kommt
schnell ans Ziel. „So manche Ausschreibung lässt
aber vermuten, dass darüber nicht detailliert
nachgedacht wurde“, spricht Harald Allerstorfer
aus Erfahrung. „Gar nicht so selten wird einfach
ein Best-of aller Features sämtlicher Anbieter
gefordert – ein Ding der Unmöglichkeit, das noch
dazu den finanziellen Rahmen völlig unnötigerweise
sprengt.“
Genau deshalb bietet DIG entsprechendes Consulting
im Vorfeld. „So erschaffen wir auf Basis
unserer praktischen Erfahrungen gemeinsam
mit dem Kunden ein klares Bild, welche Prozesse
digitalisiert werden sollen – und wie das real
umsetzbar ist.“
Dabei werden in einem Workshop mit den
Unternehmensabteilungen IT, Einkauf sowie
Finance & Controlling die interne Infrastruktur
und die bestehenden Prozesse analysiert und
optimale Soll-Abläufe skizziert. „Erst auf dieser
Basis können auch die Kosten exakt kalkuliert
werden“, gibt er zu bedenken.
Bestehende Potenziale sicher nutzen
„Es geht darum, mit realistischen Schritten
schnelle Erfolge zu erzielen, statt von utopischen
Ausbaustufen wie Einkauf 4.0 zu träumen“, bringt
Allerstorfer die Umsetzungsflexibilität von DIG ins
Spiel, die eine auf die jeweiligen Voraussetzungen
abgestimmte Herangehensweise erlaubt.
„Genau dafür ist es notwendig, die Umsetzung
anhand realer Anforderungen zu planen.“ So kann
beispielsweise mit eProcurement in ausgewählten
Bereichen begonnen und Schritt für Schritt das
große Ziel Purchase-to-Pay umgesetzt werden.
„Dabei finanzieren die ersten Einsparungen
die Kosten für die nächste Ausbaustufe – das ist
jedenfalls besser als mit einem All-in-Monsterprojekt
krachend zu scheitern.“
Auch die Umorientierung des Einkaufs auf das
strategische Aufgabengebiet kann somit Schritt
für Schritt erfolgen, um dieses Wertschöpfungspotenzial
bestmöglich zu nutzen.
Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter*innen
„Die offene Kommunikation an die eigenen Leute
ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche
Einführung – wir kennen zahlreiche Fälle, in
denen das vorbildlich geplant wurde“, erzählt
Allerstorfer.
Der Nutzen einer durchdachten Vorgehensweise
macht sich dann auch finanziell bemerkbar,
unterstreicht er. „In diesen Fällen waren die
Nutzungsdaten des eProcurement-Systems ab dem
Go-Live durchwegs überzeugend, was wiederum
zu einem schnelleren ROI führt.“ ■
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22 DIG-Magazin 2023
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