26.06.2023 Aufrufe

Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

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„Uns wurde schnell klar, dass wir angesichts unserer

unterschiedlichen Warenwirtschaftssysteme

jemanden mit ausgeprägter Schnittstellenkompetenz

benötigen!“ Auf der Suche stieß man recht

bald auf die damals noch junge DIG aus Linz, die

als kleines und wendiges Unternehmen überzeugte:

„Die detaillierten Anpassungsmöglichkeiten

und die unkomplizierte Erfüllung diverser Extras

stand in wohltuendem Gegensatz zu doch recht

starren Lösungen großer, namhafter Anbieter, die

dazu geführt hätten, dass einige Schnittstellen

nicht nutzbar gewesen wären.“

So kam es dann zum Kickoff am Standort Steyr.

„Damals noch mit meinem Kollegen Hannes

Walter, der hier federführend den Einkauf bei

der Umsetzung unterstützte. Der erste Katalog

wurde bereits 2008 verfügbar gemacht.

Sabine Behrens

Senior Manager Purchasing

Treibt eProcurement immer weiter

voran: Sabine Behrens

Der Autozulieferer Magna zählt zu den ältesten Kunden der DIG im Bereich

eProcurement. Das sich durch Zukäufe dynamisch entwickelnde Unternehmen

weist eine extrem heterogene Landschaft an ERP-Systemen auf – ein wichtiger

Grund für die Entscheidung für DIG. Heute treibt Sabine Behrens, Senior

Manager Purchasing, die Digitalisierung des Einkaufs voran.

„Magna zeichnet eine stark diversifizierte Produktpalette

und ebensolche Werke aus – das liegt

nicht zuletzt an unserem hohen anorganischen

Wachstum durch Zukäufe“, erklärt Sabine Behrens.

Auf diese Weise kommen dann immer weitere

ERP-Systeme in den Konzern: „Wir haben so

ziemlich alles im Einsatz, was es in Europa an

Warenwirtschaftssystemen gibt! Unterschiedlichste

SAP Releases, Oracle und viele andere

bis hin zu Eigenprogrammierungen – you name

it, we got it!“

Diese Ausgangssituation stellte den indirekten

Einkauf jedoch vor die Problematik, dass die

Spendings nur schwer auf Knopfdruck zentral

zu analysieren waren.

„Früher sahen wir uns genötigt, diese Daten bei

jedem Werk in der Einkaufsabteilung abzufragen

– ein gewaltiger Aufwand für alle Beteiligten,

weshalb die Anzahl solcher Abfragen auf nötigste

limitiert wurde.“

Paradigmenwechsel in Steyr

2008 erkannte der Einkauf die Notwendigkeit eines

einheitlichen Beschaffungstools für C-Artikel. „Wir

starteten im deutschsprachigen Raum, genauer

bei Magna in Steyr – weil es das Flaggschiff der

Region ist und weil wir dort anfangen wollten,

wo wir die Details am besten kennen.“

So begann man damit, den Anbietermarkt

zu analysieren.

Bewährte Einführungsstrategie

Heute kümmert sich Sabine Behrens um die Einführung

des eProcurement an den verschiedenen

Standorten. „Es fällt auf, dass Beschaffungssystemen

immer aktiver nachgefragt werden, wir

rennen also gar nicht so selten offene Türen ein!“

Aktuell nutzen konzernweit in der EU 4.400

Anwender die Plattform. Jährlich fallen über

41.000 Beschaffungsprozesse im Wert von mehr

als 12 Mio. Euro an – wobei dies Zahlen aus etwas

schaumgebremsten Pandemiezeiten sind.

Beim permanenten Roll-out hat sich eine

Strategie zur Einführung etabliert: „Den Anfang

macht eigentlich immer das Büromaterial. Es ist

am wenigsten sensibel und erfordert anders als

Werkzeug oder Schutzausrüstung keine weiteren

Tests. Außerdem braucht es jeder!“

Nach der erfolgreichen Implementierung

des Office-Angebots wird dann schrittweise um

weitere C-Sortimente erweitert. Grundsätzlich

verfolgt Magna eine konsequente Mehrlieferantenstrategie:

„Der Wert alternativer Partner hat

sich gerade in Pandemiezeiten bestätigt. Aber

auch sonst ist der Preisvergleich bei uns gelebte

Kultur – privat tut man das ja auch und die DIG

Plattform macht Vergleiche denkbar einfach.“

Dies nicht zuletzt dank der selbsterklärenden

Funktionsweise, wodurch so gut wie keine Rückfragen

aufkommen.

Internationaler Roll-out nach eigenen Regeln

Bei der Einführung von eProcurement in verschiedenen

Ländern hat Frau Behrens wertvolle

Erfahrung gesammelt:

„Lokale Lieferanten sind uns aus mehreren

Gründen wichtig. Einmal haben die Einkäufer

vor Ort dann einen Counterpart im eigenen

Land. Und dann spielt ja auch die Sprache, in der

Informationen verfügbar sind, eine Rolle!“ Denn

vor allem in spezifischen Bereichen sind Kataloge

in der jeweiligen Sprache ausschlaggebend für

die User-Akzeptanz:

„Englisch ist ja schön und gut, aber wenn

Produktionsmitarbeiter*innen Werkzeug bestellen,

sollen sie das auch ohne Wörterbuch

tun können! Mit lokalen Anbietern gibt es in der

Regel keine Sprachbarrieren.“ Dieser Ansatz führt

bei Magna jedoch zu kontroversen Diskussionen.

„Es gibt auch Meinungen, die einen globalen

Katalog bevorzugen; ich selbst bin aber vom

Nutzen lokaler Anbieter überzeugt. Denn nur

wenn ein Tool einfach nutzbar ist, wird es auch

angenommen.“

Weiterentwicklungen im eProcurement

Für Sabine Behrens steht neben der laufenden

Anbindung von Standorten auch die funktionelle

Erweiterung hin zu einem Single Point of

Purchase im Fokus: „Da kommen auch Impulse

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