Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
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Johannes Schuhmann
Head of Product Management
Feature-Schmiede:
Wie bei DIG Produkte entstehen
DIG-Urgestein Johannes Schuhmann verantwortet die Transformation erfolgreicher
Einzellösungen zu allgemein verfügbaren Funktionen. Auf diese Weise
steigern die individuellen Anforderungen von Kund*innen die Möglichkeiten
aller. Ermöglicht wird dies durch eine agile Entwicklung in Pilotprojekten.
„Neue Features basieren meistens auf dem Wunsch
nach einer konkreten Funktionalität“, erklärt
Johannes Schuhmann, was den Stein ins Rollen
bringt. „Gar nicht so selten wollten wir genau
so etwas schon länger für den Markt bauen, es
fehlte aber der Pilotkunde.“
Denn Ideen für spannende Funktionen gibt
es in der DIG viele: „Damit wir die Entwicklung
starten können, braucht es aber einen konkreten
Usecase.“ Ein Beispiel ist der Reklamationsprozess,
der im DIG eProcurement auf Knopfdruck gestartet
werden kann. „Diese Erweiterung bildet
den kompletten Reklamationsprozess innerhalb
des Systems ab. Dabei wird ein Formular mit
den Bestelldaten automatisch generiert, die
Reklamationsgründe angegeben und an den
Lieferanten sowie die Einkaufsabteilung versendet.“
Entwickelt wurde die Funktion für die
TU Graz, sie ist bereits allgemein verfügbar.
Agile Entwicklung in multifunktionalen Teams
Die Umsetzung der Konzepte in einsatzbereite
Software übernimmt bei DIG ein Team aus Product
Owner, Entwicklern und Testern.
„Der gerade beschriebene Reklamationsprozess
konnte in wenigen Wochen umgesetzt werden“, erinnert
sich Schuhmann und verweist im gleichen
Atemzug auf Gegenbeispiele. „Ein komplexer
Vertragsgenerator nimmt entsprechend mehr
Ressourcen in Anspruch und dauert in der Umsetzung
um einiges länger.“ Neben der Neuentwicklung
werden auch die einzelnen Lösungen
laufend überarbeitet: „Das betrifft eigentlich alle
Bereiche, im Speziellen das Sourcing und unsere
eProcurement-Plattform, bei der wir laufend mit
moderneren Oberflächen für bessere Usability
sorgen.“ Auch das Portalthema wird kontinuierlich
ausgebaut. „Wir arbeiten laufend an neuen
Nutzungsmöglichkeiten fürs Guided Buying bzw.
den Single Point of Purchase.“
Interne Optimierung für schnellere
Umsetzungen
Angesichts der steigenden Nachfrage nach
Automatisierungslösungen betrifft ein aktuelles
Kernthema die Durchlaufzeit von Projekten.
„Wir arbeiten an Maßnahmen zur Effizienzsteigerung,
um unseren Kunden auch bei hoher
Auslastung eine konstant gute Performance
abzuliefern – ohne dass das zulasten unserer
Individualisierungsmöglichkeiten geht“, ist
Schuhmann von der besseren Planbarkeit für
die Kunden überzeugt.
„Aus diesem Grund analysieren wir unsere
internen Abläufe und laden unsere Best-Practice-Lösungen
mit praxisrelevanten Features auf,
sodass wir damit ein breites Feld an Ansprüchen
abdecken.“
Lieferantenbewertung als Faktor
in lernenden Organisationen
Aktuell für Fujitsu entwickelt, ist diese
Funktion seit 2022 verfügbar.
Über frei kategorisierbare Fragebögen
werden Lieferanten mit einem Scoring
bewertet:
So können etwa in den Kategorien Preis,
Qualität und Liefersicherheit Fragen mit
beliebigen Multiple-Choice-Antworten
gestellt und diese frei gewichtet werden.
Ebenso sind Kommentare möglich, die
z.B. Zusatzinformationen für das Jahresgespräch
mit dem Lieferanten liefern.
Die Lieferantenbewertung kann beliebig
gesteuert werden – im Zuge eines Prozesses
(z.B. nach einer abgeschlossenen Ausschreibung)
oder als Screeningzyklus.
Die Ergebnisse sind vollumfänglichen in
der integrierten Lieferantenverwaltung
einsehbar.
Auf dieser Basis entstehen sehr schnell einsatzbereite
Lösungen, die weiter individualisiert
werden können. „Customizing ist eine unserer
Stärken, die wir natürlich weiterhin im vollen
Umfang anbieten.“
Coming soon: die besten Features 2023
Auch in diesem Jahr werden verschiedenste
neue Funktionen umgesetzt. „Die Lieferantenbewertung
wird für Fujitsu entwickelt und wird
ab Q3/4 2023 allgemein zur Verfügung stehen.“
Eine echte Neuerung gibt es auch in der automatisierten
Erkennung von Belegen, schwärmt
Schuhmann: „Neben herkömmlichem OCR bieten
wir jetzt in Kooperation mit der deutschen natif.
ai GmbH jetzt auch Deep-OCR, wo künstliche
Intelligenz die Anlernphase des Systems erspart.“
Nachstehend werden hier die beiden neuesten
Entwicklungen vorgestellt. „Darüber hinaus
informieren wir aber auch in unserem Newsletter
und auf Veranstaltungen über alle Neuheiten.
Und dann gibt es natürlich auch die Option, als
Pilotkunde eigene Features zu entwickeln – dafür
bin ich gerne Ansprechpartner!“ ■
Automatisierte Belegerkennung
mit Machine Learning
Neben der bewährten OCR-Lösung des
DIG-Partners Canon, bei der das System
regelbasiert mithilfe manueller Korrekturen
lernt, ist voraussichtlich ab Q3/Q4
2023 auch eine KI-basierte Belegerkennung
verfügbar. Die Lösung der deutschen
natif.ai beeindruckt dabei mit einer rein
maschinellen Erkennung unterschiedlichster
Dokumente. Neben Rechnungen und
Lieferscheinen können z.B. auch Versicherungsdokumente
strukturiert verarbeitet
werden. Das alles ohne Anlernphase (also
ohne Initialaufwand), sodass dieses System
vor allem von Vorteil ist, wenn Belege in
geringer Stückzahl mit vielen Lieferanten
ausgetauscht werden. Je nach Komplexität
und Qualität der zu analysierenden Objekte
werden nach der Selbstlernphase bis zu
100 Prozent Erfolgsrate erreicht.
Imagefoto
Adobe Stock
40 DIG-Magazin 2023
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