Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

Klaus Merfeld
Leiter Einkaufs systeme &
-controlling
Doppelte Tail-Spend-Optimierung
bei STEAG
Mit der eProcurement-Lösung von DIG hat man zunächst 2012 die C-Teil-Beschaffung
dezentral organisiert und dann 2022 den Unite Marketplace angebunden.
Ein knappes Jahr später kommt mit dem Unternehmenssplitting die nächste
Revolution: „Wir betreiben jetzt parallel zwei eProcurement-Lösungen zur
Tail-Spend-Optimierung“, erzählt der Leiter Einkauf Indirekte Güter, Jörg
Zöhler, der das Projekt gemeinsam mit Klaus Merfeld umgesetzt hat.
STEAG steht seit über 85 Jahren international
für sichere Energieerzeugung. Von Planung und
Entwicklung bis hin zu Betrieb und Vermarktung
hocheffizienter Kraftwerke bietet man ein breites
Spektrum für die Strom- und Wärmeversorgung.
In Deutschland betreibt der STEAG-Konzern
Großkraftwerke an Rhein und Ruhr, im Saarland
und in Sachsen-Anhalt sowie über 400 dezentrale
Anlagen. Unter dem Konzerndach sind die beiden
Geschäftsbereiche Iqony und STEAG Power angesiedelt.
„Dieser Kernbereichsstrategie folgend
wurde nun auch unser bewährtes eProcurement
angepasst“, verrät Zöhler.
Gedoppeltes eProcurement
Nach dem erfolgreichen ersten Roll-out der Unite-
Anbindung Anfang 2022 wurde Ende desselben
Jahres eine signifikante Änderung notwendig,
setzt Merfeld fort: „Durch die Aufteilung in Power
und Iqony musste das eProcurement beider
Bereiche getrennt werden.“ Dazu wurde in einem
kurzen Umsetzungszeitraum von Anfang Oktober
bis 1. Dezember das gesamte System gespiegelt,
die Datenbank kopiert, Mappings geändert,
Lieferanten informiert usw. „Außerdem wurde
je nach Buchungskreis – also ob die Bestellung aus
dem Bereich Power oder Iqony kommt – eine Logik
eingebaut, um diese entsprechend zuzuteilen
und den richtigen Freigabeprozess auszulösen“,
schildert DIG Projektmanager Stefan Cuic. Zöhler
zeigt sich zufrieden: „Insgesamt hat das sehr gut
funktioniert. Und so ganz nebenbei konnten wir
im Zuge dieses Projekts auch die unterschiedlichen
Freigabeprozesse vereinheitlichen.“
Digitale Beschaffung schafft notwendige
Entlastung
Die tragischen geopolitischen Ereignisse des
Jahres 2022 wirkten sich nicht zuletzt auf die
Energiebranche aus. „Gerade in diesem Umfeld
hat unsere Einkaufsdigitalisierung geholfen“,
erklärt Merfeld und Zöhler ergänzt: „Ein Unternehmen
unserer Größenordnung wäre ohne
automatisierte Prozesse für die Beschaffung von
Verbrauchsmaterial undenkbar.“
Damit war Effizienz auch bei der Marktplatzanbindung
das bestimmende Thema, schildert
Merfeld: „Unser Ziel war es, den Anteil an Freitextbestellungen
bzw. Bestellanforderungen über
unser SAP zu reduzieren.“
User-Experience als Erfolgsfaktor
Man habe sich ursprünglich verschiedene Anbieter
angesehen, erinnert sich Merfeld:
„In diesem Prozess wurde uns klar, dass wir einen
OCI-Punchout zum Wohle unserer Mitarbeiter unbedingt
vermeiden wollten, um Bedarfe effizient
ohne umständliche Auswahl des Lieferanten
oder Vergleiche in unterschiedlichen Shops zu
erfassen.“
Auch die Suche selbst sollte vollständig im Power
Order Shop erfolgen, wie die hochgradig individualisierte
DIG eProcurement-Plattform bei STEAG
genannt wird. Die Lösung: die API-Anbindung von
Unite! Das Application Programming Interface
erlaubt einen komfortablen, vollintegrierten Zugriff
auf externe Kataloge und bietet umfassende
Konfigurationsmöglichkeiten sowie performanten
Datenaustausch (z. B. Bestelländerung ohne
Absprung in den Lieferantenshop).
„All das mit überlegener Datengeschwindigkeit,
in der unsere User auf das riesige Sortiment
von Unite zugreifen können“, zeigt sich Zöhler
zufrieden.
Single-Creditor-Prinzip und
Sortimentmanagement
„Überzeugt hat uns Unite als Anbieter mit Expertise
in der Systemintegration, sodass das gesamte
Angebot optimal in unser bestehendes Shop-Sortiment
eingebunden werden konnte“, schildert
Merfeld. Auch das Single-Creditor-Prinzip wissen
die Profis für effiziente Einkaufsprozesse zu
schätzen, betont Zöhler: „So haben wir einen
Ansprechpartner für alle Themen rund um die
Bestellungen bei Unite. Außerdem sparen wir uns
zusätzliche Lieferantenadministration.“
Wichtig war die Möglichkeit der Sortimentseinschränkung:
„Beim Arbeitsschutz oder der IT
unterliegen wir konzernweiten Vorgaben unserer
Fachabteilungen – diese Artikel mussten daher
neben Weiteren ausgeschlossen werden. Das ist
über die DIG Plattform bzw. den Power Order
Shop problemlos machbar.“ Über Unite können
sogar eigene Lieferanten als Business-Shops mit
individuellen Sortimenten und endverhandelten
Preisen eingebunden werden. „Wegen unserer
Umstrukturierung haben wir dieses Thema
allerdings noch aufgeschoben“, wirft Zöhler ein.
Überzeugende Zahlen
„So gut wie keine Beschwerden bei hervorragenden
Anwenderzahlen“, fassen Zöhler und Merfeld
die Erkenntnisse der vergangenen 12 Monate
zusammen. Trotz der rund 40 anderen Kataloge
auf der Plattform habe sich Unite erfolgreich
etabliert, wie die Umsätze erkennen lassen:
„Mehr als 6.700 Beschaffungsvorgänge und ein
Gesamtwert von ca. 1,2 Mio Euro sprechen für eine
erfolgreiche Optimierung unserer Tail-Spends!“ ■
25 Millionen Artikel
(Silvia Kollmann im Interview)
„Der Unite Spotmarket – unser B2B-Sortiment
– umfasst 17,5 Mio. Artikel allein
in Österreich bzw. mehr als 25 Mio. in
Deutschland. Einkäufer können damit
schnell und einfach Ad-hoc-Bedarfe decken.
Über das Unite Netzwerk sind sie in
der Lage, nachhaltige 1:1-Beziehungen mit
Lieferanten aufzubauen und individuelle
Konditionen auszuhandeln.
Die Kataloganpassung erfolgt sehr effizient
durch den Lieferanten, und der Einkauf behält
stets den Überblick über die Updates.“
Silvia Kollmann
Country Manager Austria
Fotos
STEAG, Unite
52 DIG-Magazin 2023
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