26.06.2023 Aufrufe

Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

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Bestellung

Lieferant

Bestellbestätigung

Lieferavis

Waren

Warenempfangsbestätigung

Rechnung

Zahlungsavis

Unternehmen (Kunde)

Von der Bestellung bis zur

Bezahlung: Purchase-to-Pay

Purchase-to-Pay (auch Procure-to-Pay oder P2P genannt) bezeichnet einen der

wichtigsten und aufwändigsten kaufmännischen Vorgänge in Unternehmen.

Viele involvierte Parteien und Dokumente eröffnen gewaltiges Einsparungspotenzial.

Effizientere Prozesse garantieren aber auch mehr Transparenz und

unkomplizierten Zugriff auf sämtliche Informationen. Die Kosten für P2P

spielen sich deshalb in aller Regel schon im ersten Jahr ein.

Nahtlos automatisierte Prozesse von der Beschaffung

über Wareneingang und Rechnungskontrolle

bis hin zur Bezahlung – P2P ist sozusagen die

Königsklasse digitalisierten Einkaufs! Abgebildet

wird die vollständige Prozesskette, sodass alle

zeitraubenden Vorgänge automatisiert werden,

die letztlich viel Geld kosten.

Welche Dokumente im P2P-Prozess

ausgetauscht werden

Der komplette Transaktionsfluss relevanter Daten

umfasst sämtliche Informationen, die mit der

Bestellung und Bezahlung von Produkten oder

auch Dienstleistungen in Zusammenhang stehen.

Der Fokus der Digitalisierung liegt jedenfalls

auf der automatisierten Kommunikation der

beteiligten IT-Systeme, sodass teure menschliche

Interaktionen auf das unbedingt notwendige Maß

reduziert werden.

Das Bild oben rechts zeigt einen beispielhaften

P2P-Prozess samt damit verbundener Dokumente.

Im ersten Schritt der elektronischen Bestellung

wird eine Order an den Lieferanten geschickt.

Dieser kann die Daten direkt ins ERP übernehmen

und die Bestellung prüfen. Daraus resultiert eine

positive oder negative Bestellantwort (ggf. auch

mit Änderungen), sogar eine Bestelländerung

durch den Kunden kann vorgesehen werden.

Das Lieferavis informiert den Kunden über den

Termin, nach kundenseitiger Vereinnahmung

der Ware geht die Warenempfangsbestätigung

an den Lieferanten. Darin können auch Abweichungen

kommuniziert werden (z.B. nicht

akzeptierte Ware). Nach erfolgter Lieferung geht

die Rechnung an den Kunden, nach der Zahlung

das Zahlungsavis an den Lieferanten. Alle diese

Dokumente bringen bei manueller Verarbeitung

hohen Aufwand mit sich!

Mehr Effizienz und Sicherheit

Um die Effizienz im P2P-Prozess zu steigern,

werden die einzelnen Vorgänge automatisiert.

Das kann die Einhaltung definierter Budgetgrenzen

ebenso betreffen wie die Umwandlung

genehmigter Anforderungen in eine Bestellung;

oder eben die Weiterleitung der Bestellung an

den Lieferanten und die Kreditorenbuchhaltung.

Eine wichtige Funktion ist die Übersetzung der

Datei ins Zielformat des jeweiligen ERP-Systems:

So wird eine eingehende Rechnung nach automatischer

Prüfung der essenziellen Rechnungsmerkmale

entsprechend konvertiert und ins

ERP übergeben. Dabei prüft die DIG Software

auch den Bestellbezug (ob die Rechnungsdaten

den Bestelldaten entsprechen), ebenso kann ein

Abgleich mit dem Wareneingang erfolgen.

Erst wenn alle Parameter passen, werden die

Rechnungsdaten mit OK-Flag versehen, sodass

sogar eine Dunkelbuchung (also ohne weitere

manuelle Kontrolle) erfolgen kann. Damit ist

man auch vor unberechtigten Transaktionen (z.B.

durch unbegründete Rechnungen) geschützt.

Schneller ROI in weniger als einem Jahr

Verschiedene Kennzahlen zeigen deutlich das

Einsparungspotenzial durch automatisiertes P2P.

Allein bei der manuellen Bearbeitung von Papier-

Eingangsrechnungen belegen Studien Kosten

von 10 bis 40 Euro, die durch entsprechende

Digitalisierung und Automatisierung um bis zu

90 Prozent gesenkt werden können.

Ein zweiter Faktor ist die Durchlaufzeit vom

Rechnungseingang zur Buchung. Durch die

Automatisierung von Erfassung, Validierung

und Freigabeprozessen lässt sich enorm viel

Bearbeitungszeit ersparen, indem vor allem

die mühsame Suche nach den verknüpften

Dokumenten und deren manuelle Zuordnung

wegfallen. Verkürzte Durchlaufzeiten digitaler

Workflows sichern außerdem die Nutzung von

Skonti und vermeiden Verzugszinsen.

Flexible Umsetzung und optimale

Systemintegration

Die Systeme zur Business-Digitalisierung sind in

den allermeisten Fällen historisch gewachsen.

Umso wichtiger ist DIG die effiziente Integration

vorhandener Software durch eine entsprechend

flexible Architektur. So können z.B. Rechnungseingangsprozesse

für direktes Material auch für

den indirekten Bereich nutzbar gemacht werden.

Außerdem können bestehende Beschränkungen

vorhandener ERP-Systeme ausgeglichen werden,

um eine zukunftsfähige Gesamtlösung zu erstellen.

Und dabei ist es auch noch egal, in welchem

Bereich man mit der Umsetzung beginnt und

in welchem Zeitraum bzw. welcher Abfolge die

P2P-Prozesse digitalisiert werden sollen. ■

Imagefoto

Adobe Stock

56 DIG-Magazin 2023

57

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