Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
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Bestellung
Lieferant
Bestellbestätigung
Lieferavis
Waren
Warenempfangsbestätigung
Rechnung
Zahlungsavis
Unternehmen (Kunde)
Von der Bestellung bis zur
Bezahlung: Purchase-to-Pay
Purchase-to-Pay (auch Procure-to-Pay oder P2P genannt) bezeichnet einen der
wichtigsten und aufwändigsten kaufmännischen Vorgänge in Unternehmen.
Viele involvierte Parteien und Dokumente eröffnen gewaltiges Einsparungspotenzial.
Effizientere Prozesse garantieren aber auch mehr Transparenz und
unkomplizierten Zugriff auf sämtliche Informationen. Die Kosten für P2P
spielen sich deshalb in aller Regel schon im ersten Jahr ein.
Nahtlos automatisierte Prozesse von der Beschaffung
über Wareneingang und Rechnungskontrolle
bis hin zur Bezahlung – P2P ist sozusagen die
Königsklasse digitalisierten Einkaufs! Abgebildet
wird die vollständige Prozesskette, sodass alle
zeitraubenden Vorgänge automatisiert werden,
die letztlich viel Geld kosten.
Welche Dokumente im P2P-Prozess
ausgetauscht werden
Der komplette Transaktionsfluss relevanter Daten
umfasst sämtliche Informationen, die mit der
Bestellung und Bezahlung von Produkten oder
auch Dienstleistungen in Zusammenhang stehen.
Der Fokus der Digitalisierung liegt jedenfalls
auf der automatisierten Kommunikation der
beteiligten IT-Systeme, sodass teure menschliche
Interaktionen auf das unbedingt notwendige Maß
reduziert werden.
Das Bild oben rechts zeigt einen beispielhaften
P2P-Prozess samt damit verbundener Dokumente.
Im ersten Schritt der elektronischen Bestellung
wird eine Order an den Lieferanten geschickt.
Dieser kann die Daten direkt ins ERP übernehmen
und die Bestellung prüfen. Daraus resultiert eine
positive oder negative Bestellantwort (ggf. auch
mit Änderungen), sogar eine Bestelländerung
durch den Kunden kann vorgesehen werden.
Das Lieferavis informiert den Kunden über den
Termin, nach kundenseitiger Vereinnahmung
der Ware geht die Warenempfangsbestätigung
an den Lieferanten. Darin können auch Abweichungen
kommuniziert werden (z.B. nicht
akzeptierte Ware). Nach erfolgter Lieferung geht
die Rechnung an den Kunden, nach der Zahlung
das Zahlungsavis an den Lieferanten. Alle diese
Dokumente bringen bei manueller Verarbeitung
hohen Aufwand mit sich!
Mehr Effizienz und Sicherheit
Um die Effizienz im P2P-Prozess zu steigern,
werden die einzelnen Vorgänge automatisiert.
Das kann die Einhaltung definierter Budgetgrenzen
ebenso betreffen wie die Umwandlung
genehmigter Anforderungen in eine Bestellung;
oder eben die Weiterleitung der Bestellung an
den Lieferanten und die Kreditorenbuchhaltung.
Eine wichtige Funktion ist die Übersetzung der
Datei ins Zielformat des jeweiligen ERP-Systems:
So wird eine eingehende Rechnung nach automatischer
Prüfung der essenziellen Rechnungsmerkmale
entsprechend konvertiert und ins
ERP übergeben. Dabei prüft die DIG Software
auch den Bestellbezug (ob die Rechnungsdaten
den Bestelldaten entsprechen), ebenso kann ein
Abgleich mit dem Wareneingang erfolgen.
Erst wenn alle Parameter passen, werden die
Rechnungsdaten mit OK-Flag versehen, sodass
sogar eine Dunkelbuchung (also ohne weitere
manuelle Kontrolle) erfolgen kann. Damit ist
man auch vor unberechtigten Transaktionen (z.B.
durch unbegründete Rechnungen) geschützt.
Schneller ROI in weniger als einem Jahr
Verschiedene Kennzahlen zeigen deutlich das
Einsparungspotenzial durch automatisiertes P2P.
Allein bei der manuellen Bearbeitung von Papier-
Eingangsrechnungen belegen Studien Kosten
von 10 bis 40 Euro, die durch entsprechende
Digitalisierung und Automatisierung um bis zu
90 Prozent gesenkt werden können.
Ein zweiter Faktor ist die Durchlaufzeit vom
Rechnungseingang zur Buchung. Durch die
Automatisierung von Erfassung, Validierung
und Freigabeprozessen lässt sich enorm viel
Bearbeitungszeit ersparen, indem vor allem
die mühsame Suche nach den verknüpften
Dokumenten und deren manuelle Zuordnung
wegfallen. Verkürzte Durchlaufzeiten digitaler
Workflows sichern außerdem die Nutzung von
Skonti und vermeiden Verzugszinsen.
Flexible Umsetzung und optimale
Systemintegration
Die Systeme zur Business-Digitalisierung sind in
den allermeisten Fällen historisch gewachsen.
Umso wichtiger ist DIG die effiziente Integration
vorhandener Software durch eine entsprechend
flexible Architektur. So können z.B. Rechnungseingangsprozesse
für direktes Material auch für
den indirekten Bereich nutzbar gemacht werden.
Außerdem können bestehende Beschränkungen
vorhandener ERP-Systeme ausgeglichen werden,
um eine zukunftsfähige Gesamtlösung zu erstellen.
Und dabei ist es auch noch egal, in welchem
Bereich man mit der Umsetzung beginnt und
in welchem Zeitraum bzw. welcher Abfolge die
P2P-Prozesse digitalisiert werden sollen. ■
Imagefoto
Adobe Stock
56 DIG-Magazin 2023
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