26.06.2023 Aufrufe

Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

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Hannes Hemetsberger

Head of Division Order

Fulfillment

Welcome on Board:

Was eProcurement

zum Fliegen bringt

Das Um und Auf jeder eProcurement-Plattform sind die Lieferanten. Damit

deren Leistungen verfügbar werden, braucht es Kataloge. Doch diese können

auf unterschiedliche Weise verfügbar gemacht werden, je nachdem, was das

längerfristige, strategische Ziel ist.

“Technische Lösungen gibt es einige“, leitet DI

(FH) Hannes Hemetsberger, MSc ein. Als Head

of Division Order Fulfillment bei DIG hat er die

Übersicht, was derzeit zum Einsatz kommt.

„Die Art des geforderten Katalogs hängt hauptsächlich

davon ab, was zwischen den Kunden und

deren Lieferanten vereinbart wird.“

Infrage kommen grundsätzlich OCI-Anbindungen

und physisch im eProcurement-System

vorhandene Content-Kataloge. Bei ersteren wird

im Shopsystem des Lieferanten auf die Katalogdaten

zugegriffen. „Zum Einsatz kommt dabei eine

standardisierte Schnittstelle, die ursprünglich

von SAP entwickelt wurde, um Bestellungen

von Produkten aus externen Webkatalogen über

das open catalog interface in die ERP-Einkaufsprozesse

zu integrieren. Dabei wird der User in

den Shop weitergeleitet, diesen Vorgang nennt

man Punchout.“

Im Shop wird dann der Warenkorb zusammengestellt,

der dann ins eigene eProcurement-System

importiert wird, um den Bestellvorgang dort

abzuwickeln.

Weiterentwickelter Suchkomfort: OCI 4.0

„Der große Nachteil der geschilderten Lösung

ist der Aufwand beim Vergleich zwischen unterschiedlichen

Lieferanten“, erklärt Hemetsberger.

Der Grund: Es muss ja in zwei Shops separat

eingestiegen werden. „Das ist einigermaßen

umständlich. Erleichtert wird das mit der Background-Search,

die ab OCI 4.0 unterstützt wird.“

Dieser Standard erlaubt es, externe Webshops im

Hintergrund der Anwendung zu durchsuchen und

die Ergebnisse direkt im eignen eProcurement

anzeigen zu lassen, wodurch der Absprung in

den jeweiligen Webshop entfällt – zumindest,

wenn die einzelnen Shops den geforderten OCI-

Standard unterstützen. „Jetzt kann man direkt

vergleichen und die ausgewählten Waren im

Warenkorb ablegen. Das ist zumindest in der

Theorie ähnlich komfortabel wie beim Einsatz

von Content-Katalogen.“

„Allerdings nur fast“, wendet Sonja Elias, Supplier

Relation Managerin bei DIG, ein. „Gerade

bei der Background-Search kommt es immer

wieder zu Störungen wie z.B. längeres Warten

auf Suchergebnisse. Das liegt daran, dass zwei

Systeme via Internet miteinander kommunizieren,

was die Performance grundsätzlich beeinträchtigt.“

Auch von lieferantenseitigen Umstellungen

und Updates, die zu Fehlfunktionen führen, weiß

sie zu berichten. „Das passiert bei physisch im

System abgelegten Katalogen nicht.“

Komfortabler Betrieb mit Content-Katalogen

Die zuverlässigere Alternative zu OCI sind physisch

in die Plattform übertragene Content-Kataloge,

weil diese unabhängig von externen Systemen

mit hoher Performance verfügbar sind.

Hemetsberger erklärt: „So können alle Artikeldaten

direkt für das eProcurement genutzt werden.

Dabei werden die Daten aus dem ERP-System in

das standardisierte Katalogdatenaustausch-Format

BMEcat exportiert oder in eine Excel-ähnliche

Vorlage, das DIG Excel Template, eingetragen.“

Über das kostenlose DIG.catman Tool, mit dem die

Kataloge auch sehr einfach aktualisiert werden

können, führen dann beide Wege in die Plattform.

„Wie oft das passiert, ist sehr unterschiedlich:

Manche aktualisieren das ständig, weil es z.B.

um Rohstoffpreise geht oder die Lagerstände

berücksichtigt werden müssen“, erzählt Elias.

„Andere haben auf Jahressicht fixierte Preise –

das sind dann oft schon alte Bekannte, die gerne

in der letzten Dezemberwoche oder Anfang Januar

anrufen.“ Allerdings nicht (nur), um die Festtagswünsche

loszuwerden: „Nachvollziehbarerweise

tauchen bei so seltener Nutzung des Tools Fragen

auf, für die ich gerne da bin!“

DIG.catman

Das Tool vereinfacht Upload und Aktualisierung

von Content-Katalogen. Die

Daten werden zuerst lokal geprüft und die

Validität analysiert. Fehler können somit

bequem am eigenen Rechner korrigiert

werden. Anschließend werden die Kataloge

über eine sichere Verbindung zum

eProcurement-System übertragen.

Folgende optionale Felder sind im

DIG.catman möglich:

Mindermengenzuschlag

Rohstoffzuschläge

Varianten

Stücklisten

SAP-Materialnummer

Intrastatdaten

Lagerstände

Dynamischer Preisabgleich

im Katalog

Besonders in der Industrie hängen Produktpreise

oft von schwankenden Rohstoffkosten

ab. Die tagesaktuelle Verfügbarkeit

im eProcurement-System ermöglicht DIG

sowohl bei einer OCI-Anbindung als auch

beim Einsatz von Content-Katalogen.

Im ersten Fall werden die Preise nach

Aktualisierung durch den Lieferanten

aus dessen Webshop abgerufen und

automatisiert eingepflegt (z.B. nach einem

definierten Kostenschlüssel).

Die Zu- und Abschläge können aber auch

dynamisch in den physischen Content-

Katalog einfließen: Dabei können etwa

Rohstoffkosten in definierten Zeiträumen

automatisiert von einem externen Server

übernommen und entsprechend für die

Preiskalkulation verarbeitet werden – ganz

ohne manuellen Aufwand.

Imagefoto

Adobe Stock

60 DIG-Magazin 2023

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