Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
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Hannes Hemetsberger
Head of Division Order
Fulfillment
Welcome on Board:
Was eProcurement
zum Fliegen bringt
Das Um und Auf jeder eProcurement-Plattform sind die Lieferanten. Damit
deren Leistungen verfügbar werden, braucht es Kataloge. Doch diese können
auf unterschiedliche Weise verfügbar gemacht werden, je nachdem, was das
längerfristige, strategische Ziel ist.
“Technische Lösungen gibt es einige“, leitet DI
(FH) Hannes Hemetsberger, MSc ein. Als Head
of Division Order Fulfillment bei DIG hat er die
Übersicht, was derzeit zum Einsatz kommt.
„Die Art des geforderten Katalogs hängt hauptsächlich
davon ab, was zwischen den Kunden und
deren Lieferanten vereinbart wird.“
Infrage kommen grundsätzlich OCI-Anbindungen
und physisch im eProcurement-System
vorhandene Content-Kataloge. Bei ersteren wird
im Shopsystem des Lieferanten auf die Katalogdaten
zugegriffen. „Zum Einsatz kommt dabei eine
standardisierte Schnittstelle, die ursprünglich
von SAP entwickelt wurde, um Bestellungen
von Produkten aus externen Webkatalogen über
das open catalog interface in die ERP-Einkaufsprozesse
zu integrieren. Dabei wird der User in
den Shop weitergeleitet, diesen Vorgang nennt
man Punchout.“
Im Shop wird dann der Warenkorb zusammengestellt,
der dann ins eigene eProcurement-System
importiert wird, um den Bestellvorgang dort
abzuwickeln.
Weiterentwickelter Suchkomfort: OCI 4.0
„Der große Nachteil der geschilderten Lösung
ist der Aufwand beim Vergleich zwischen unterschiedlichen
Lieferanten“, erklärt Hemetsberger.
Der Grund: Es muss ja in zwei Shops separat
eingestiegen werden. „Das ist einigermaßen
umständlich. Erleichtert wird das mit der Background-Search,
die ab OCI 4.0 unterstützt wird.“
Dieser Standard erlaubt es, externe Webshops im
Hintergrund der Anwendung zu durchsuchen und
die Ergebnisse direkt im eignen eProcurement
anzeigen zu lassen, wodurch der Absprung in
den jeweiligen Webshop entfällt – zumindest,
wenn die einzelnen Shops den geforderten OCI-
Standard unterstützen. „Jetzt kann man direkt
vergleichen und die ausgewählten Waren im
Warenkorb ablegen. Das ist zumindest in der
Theorie ähnlich komfortabel wie beim Einsatz
von Content-Katalogen.“
„Allerdings nur fast“, wendet Sonja Elias, Supplier
Relation Managerin bei DIG, ein. „Gerade
bei der Background-Search kommt es immer
wieder zu Störungen wie z.B. längeres Warten
auf Suchergebnisse. Das liegt daran, dass zwei
Systeme via Internet miteinander kommunizieren,
was die Performance grundsätzlich beeinträchtigt.“
Auch von lieferantenseitigen Umstellungen
und Updates, die zu Fehlfunktionen führen, weiß
sie zu berichten. „Das passiert bei physisch im
System abgelegten Katalogen nicht.“
Komfortabler Betrieb mit Content-Katalogen
Die zuverlässigere Alternative zu OCI sind physisch
in die Plattform übertragene Content-Kataloge,
weil diese unabhängig von externen Systemen
mit hoher Performance verfügbar sind.
Hemetsberger erklärt: „So können alle Artikeldaten
direkt für das eProcurement genutzt werden.
Dabei werden die Daten aus dem ERP-System in
das standardisierte Katalogdatenaustausch-Format
BMEcat exportiert oder in eine Excel-ähnliche
Vorlage, das DIG Excel Template, eingetragen.“
Über das kostenlose DIG.catman Tool, mit dem die
Kataloge auch sehr einfach aktualisiert werden
können, führen dann beide Wege in die Plattform.
„Wie oft das passiert, ist sehr unterschiedlich:
Manche aktualisieren das ständig, weil es z.B.
um Rohstoffpreise geht oder die Lagerstände
berücksichtigt werden müssen“, erzählt Elias.
„Andere haben auf Jahressicht fixierte Preise –
das sind dann oft schon alte Bekannte, die gerne
in der letzten Dezemberwoche oder Anfang Januar
anrufen.“ Allerdings nicht (nur), um die Festtagswünsche
loszuwerden: „Nachvollziehbarerweise
tauchen bei so seltener Nutzung des Tools Fragen
auf, für die ich gerne da bin!“
DIG.catman
Das Tool vereinfacht Upload und Aktualisierung
von Content-Katalogen. Die
Daten werden zuerst lokal geprüft und die
Validität analysiert. Fehler können somit
bequem am eigenen Rechner korrigiert
werden. Anschließend werden die Kataloge
über eine sichere Verbindung zum
eProcurement-System übertragen.
Folgende optionale Felder sind im
DIG.catman möglich:
Mindermengenzuschlag
Rohstoffzuschläge
Varianten
Stücklisten
SAP-Materialnummer
Intrastatdaten
Lagerstände
Dynamischer Preisabgleich
im Katalog
Besonders in der Industrie hängen Produktpreise
oft von schwankenden Rohstoffkosten
ab. Die tagesaktuelle Verfügbarkeit
im eProcurement-System ermöglicht DIG
sowohl bei einer OCI-Anbindung als auch
beim Einsatz von Content-Katalogen.
Im ersten Fall werden die Preise nach
Aktualisierung durch den Lieferanten
aus dessen Webshop abgerufen und
automatisiert eingepflegt (z.B. nach einem
definierten Kostenschlüssel).
Die Zu- und Abschläge können aber auch
dynamisch in den physischen Content-
Katalog einfließen: Dabei können etwa
Rohstoffkosten in definierten Zeiträumen
automatisiert von einem externen Server
übernommen und entsprechend für die
Preiskalkulation verarbeitet werden – ganz
ohne manuellen Aufwand.
Imagefoto
Adobe Stock
60 DIG-Magazin 2023
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