26.06.2023 Aufrufe

Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.

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erforderten einigen Einsatz des Teams der DIG!“

Einen Spezialprozess stellt die Weitergabe von

Artikelstammdaten an andere Systeme dar.

Wird etwa von einem Lieferanten ein neuer

Katalog übermittelt, werden diese Daten automatisch

an das NEVARIS Kalkulationsmodul Success

X übermittelt: „So sind jetzt automatisch immer

die tagesaktuellen Preise verfügbar – bislang

musste das alles händisch eingetragen werden.“

Markus Rapp

Leiter CU Procurement

Spezielle eProcurement-Lösung für

die Infrastruktur-Errichtung

Die international tätige EQOS Gruppe zählt zu den führenden Dienstleistern

bei komplexen Infrastrukturen wie Energie- und Kommunikationsnetzen. Mit

einer umfassenden eProcurement-Lösung wurden die Beschaffungsprozesse an

über 30 Standorten in Österreich und Deutschland vereinheitlicht und mittels

Guided Buying die Einschulungszeit massiv verkürzt: Neue Mitarbeiter*innen

können bereits nach zehn Minuten sämtliche Beschaffungen vornehmen.

„Wir unterscheiden uns wahrscheinlich in mehrerlei

Hinsicht von anderen Unternehmen“, findet

Markus Rapp, Leiter der Corporate Unit Procurement

bei EQOS. Das Ziel, sämtliche Materialien

und Bauleistungen über einen Marketplace zu

beschaffen, ist dabei nur ein Aspekt von vielen.

Auch der Roll-out wurde ungewöhnlich

dynamisch geplant und das System in Österreich

und Deutschland gleichzeitig in drei von

vier Business Units eingeführt – und zwar von

Beginn an ohne Einschränkung auf einzelne

Warengruppen. „Das brachte von Anfang an eine

gewisse Komplexität mit sich, war für uns aber

die richtige Entscheidung!“

Einsatz als Gesamtbeschaffungssystem

Die verschiedenen Business Units mit unterschiedlichsten

Produkt- und Leistungssegmenten stellten

hohe Anforderungen an die Lösungskompetenz

bei DIG. Der besonderen Herausforderung war

sich Rapp von Beginn an bewusst: „Im Vorfeld

des Projekts haben wir mit verschiedensten Referenzkund*innen

auch anderer Anbieter*innen

gesprochen und haben erkannt, dass das, was

wir wollten, ziemlich einzigartig ist.“ Vor allem

der Einsatz des Systems zur Gesamtbeschaffung

über die üblichen C-Teile hinaus unterscheidet

die Ansprüche bei EQOS von anderen.

„Uns war wichtig, dass jede Bauleistung intern

ebenso wie extern im Sinne eines Gesamtsystems

verfügbar ist. Egal, ob es um Hubschrauberleistungen

für das Verfliegen von Seilen oder

einfaches Verbrauchsmaterial geht.“ Die Vereinheitlichung

der Prozesse stand dabei an erster

Stelle: „Ich war selbst überrascht, wie verschieden

die einzelnen Standorte da agierten. Wir nutzten

das Projekt somit auch, um einheitliche Standards

einzuführen.“

Schnittstelle zu NEVARIS

Um dieses Ziel zu erreichen, kommuniziert der

Marketplace, wie das System bei EQOS getauft wurde,

mit der spezifischen Baulösung NEVARIS als

ERP-System. Aber auch die einzelnen Workflows

und die Beschaffung über die Projektsoftware EasyPro

stellten hohe Anforderungen, betont Rapp:

„Verschiedene Mandanten mit unterschiedlichen

Buchungslogiken oder auch die Übertragung aller

Interne Abläufe perfekt umgesetzt

Im Marketplace sind sämtliche Logiken der

Beschaffung hinsichtlich verschiedener Kostenstellen

und Sachkonten abgebildet. Ebenso

können Einkäufergruppen aus den Business Units

entsprechend zugewiesen werden.

„Extra für uns wurde die Möglichkeit entwickelt,

Freitextbestellungen an mehrere eMail-Adressen

zu versenden“, freut sich Rapp über die weitgehende

Anpassung des Programms an die gewohnte

Bestellabwicklung.

Auch die Freigabeprozesse spiegeln die Unterschriftenrichtlinie

des Unternehmens wider:

„Die Freigaben direkt am Smartphone verkürzen

den Prozess massiv, sodass Bestellungen heute

schneller rausgehen, was auch in Bezug auf die

aktuellen Lieferengpässe nützlich ist!“

Ein weiterer Vorteil ist die Nachvollziehbarkeit:

„Besonders im oftmals hektischen Baustellenbetrieb

schafft die digitale Protokollierung von

Freigaben Transparenz.“

Baustellenspezifische Lieferadressen-Dynamik

„Eine weitere Besonderheit resultiert aus der

Natur unseres Geschäfts“, leitet Rapp ein. „Unsere

Baustellen der Freileitungen zum Stromtransport

sind häufig auf der grünen Wiese, irgendwo

im Nirgendwo. Als Lieferadresse dienen dann

Koordinaten.“ Und die ändern sich laufend:

„Bei einer 25 Kilometer langen Baustelle gibt

es mehrere Lager bzw. Lieferstellen. Und die

werden natürlich mit Fortgang der Baustelle

entsprechend nachgezogen."

Es war daher wichtig, die Koordinaten manuell

ändern zu können, ebenso war ein standortübergreifender

Zugriff auf die Lieferadressen

erwünscht. „Es gibt aber noch viele weitere

Puzzlesteine, die unseren Marketplace fit fürs

Baugewerbe machen“, unterstreicht Rapp die

zahlreichen Spezifika. So lassen sich Preise

tagesaktuell verändern, auch projektspezifische

Sonderrabatte und Lieferbedingungen können

individuell berücksichtigt werden.

Selbsterklärendes Guided Buying

So mächtig die Plattform ist, so wichtig war EQOS

die Usability. „Die Kacheln machen die Nutzung

sehr einfach“, berichtet Rapp über die gelungene

Umsetzung.

„Je nach Division und Profil der Mitarbeiter*innen

klickt man sich durch das System, es

stehen immer nur die zutreffenden Lieferanten

zur Verfügung – die gesamte Verbuchungs- und

Zuordnungskomplexität findet im Hintergrund

statt.“

Den besten Beweis für die überzeugende

Usability sieht er im Schulungsbedarf: „Früher

haben neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

mehrere Tage Einschulung für den Bestellprozess

benötigt. Heute reichen zehn Minuten!“

Weiterer Roll-out nach guten Userzahlen

Mit der Umsetzung des Marketplace wurde im

September 2021 begonnen. „Insgesamt dauerte

es ein paar Wochen länger als geplant.

Das lag aber an der Komplexität, die uns zum Start

noch nicht so bewusst war. Ein Glück: Wer weiß,

ob wir sonst das Projekt wirklich angegangen

wären?“, fasst Rapp den Verlauf zusammen.

Der Go-Live fand im Mai 2022 statt, wobei bis

Juni vermehrt Testbestellungen durchgeführt

wurden. Seit Aufnahme des Vollbetriebs in allen

österreichischen und deutschen Standorten und

ohne Einschränkung auf einzelne Warengruppen

wurden bis Ende März 2023 etwa 6.500 Bestellungen

abgewickelt. „Es hat alles super funktioniert!

Derzeit werden über den Marketplace 75% aller

Bestellungen abgewickelt.“

Dieser Erfolg treibt auch den weiteren Roll-out

voran: „Als nächstes ist die Einführung in den

französischsprachigen Markt geplant.“ ■

Fotos

EQOS-Gruppe

8 DIG-Magazin 2023

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