Gestaltungsfaktor Digitalisierung - so stemmt der Einkauf die Zukunft!
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
eProcurement bzw. digitale Beschaffung und automatisierter Belegfluss bilden das Rückgrat, mit dem der Einkauf erfolgreich die Herausforderungen von Lieferkettenschwierigkeiten und ESG bewältigt. Das Magazin bietet neben den neuesten Trends und interessanten Case Studies erfolgreiche Beispiele der Einkaufsdigitalisierung in unterschiedlichen Branchen.
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erforderten einigen Einsatz des Teams der DIG!“
Einen Spezialprozess stellt die Weitergabe von
Artikelstammdaten an andere Systeme dar.
Wird etwa von einem Lieferanten ein neuer
Katalog übermittelt, werden diese Daten automatisch
an das NEVARIS Kalkulationsmodul Success
X übermittelt: „So sind jetzt automatisch immer
die tagesaktuellen Preise verfügbar – bislang
musste das alles händisch eingetragen werden.“
Markus Rapp
Leiter CU Procurement
Spezielle eProcurement-Lösung für
die Infrastruktur-Errichtung
Die international tätige EQOS Gruppe zählt zu den führenden Dienstleistern
bei komplexen Infrastrukturen wie Energie- und Kommunikationsnetzen. Mit
einer umfassenden eProcurement-Lösung wurden die Beschaffungsprozesse an
über 30 Standorten in Österreich und Deutschland vereinheitlicht und mittels
Guided Buying die Einschulungszeit massiv verkürzt: Neue Mitarbeiter*innen
können bereits nach zehn Minuten sämtliche Beschaffungen vornehmen.
„Wir unterscheiden uns wahrscheinlich in mehrerlei
Hinsicht von anderen Unternehmen“, findet
Markus Rapp, Leiter der Corporate Unit Procurement
bei EQOS. Das Ziel, sämtliche Materialien
und Bauleistungen über einen Marketplace zu
beschaffen, ist dabei nur ein Aspekt von vielen.
Auch der Roll-out wurde ungewöhnlich
dynamisch geplant und das System in Österreich
und Deutschland gleichzeitig in drei von
vier Business Units eingeführt – und zwar von
Beginn an ohne Einschränkung auf einzelne
Warengruppen. „Das brachte von Anfang an eine
gewisse Komplexität mit sich, war für uns aber
die richtige Entscheidung!“
Einsatz als Gesamtbeschaffungssystem
Die verschiedenen Business Units mit unterschiedlichsten
Produkt- und Leistungssegmenten stellten
hohe Anforderungen an die Lösungskompetenz
bei DIG. Der besonderen Herausforderung war
sich Rapp von Beginn an bewusst: „Im Vorfeld
des Projekts haben wir mit verschiedensten Referenzkund*innen
auch anderer Anbieter*innen
gesprochen und haben erkannt, dass das, was
wir wollten, ziemlich einzigartig ist.“ Vor allem
der Einsatz des Systems zur Gesamtbeschaffung
über die üblichen C-Teile hinaus unterscheidet
die Ansprüche bei EQOS von anderen.
„Uns war wichtig, dass jede Bauleistung intern
ebenso wie extern im Sinne eines Gesamtsystems
verfügbar ist. Egal, ob es um Hubschrauberleistungen
für das Verfliegen von Seilen oder
einfaches Verbrauchsmaterial geht.“ Die Vereinheitlichung
der Prozesse stand dabei an erster
Stelle: „Ich war selbst überrascht, wie verschieden
die einzelnen Standorte da agierten. Wir nutzten
das Projekt somit auch, um einheitliche Standards
einzuführen.“
Schnittstelle zu NEVARIS
Um dieses Ziel zu erreichen, kommuniziert der
Marketplace, wie das System bei EQOS getauft wurde,
mit der spezifischen Baulösung NEVARIS als
ERP-System. Aber auch die einzelnen Workflows
und die Beschaffung über die Projektsoftware EasyPro
stellten hohe Anforderungen, betont Rapp:
„Verschiedene Mandanten mit unterschiedlichen
Buchungslogiken oder auch die Übertragung aller
Interne Abläufe perfekt umgesetzt
Im Marketplace sind sämtliche Logiken der
Beschaffung hinsichtlich verschiedener Kostenstellen
und Sachkonten abgebildet. Ebenso
können Einkäufergruppen aus den Business Units
entsprechend zugewiesen werden.
„Extra für uns wurde die Möglichkeit entwickelt,
Freitextbestellungen an mehrere eMail-Adressen
zu versenden“, freut sich Rapp über die weitgehende
Anpassung des Programms an die gewohnte
Bestellabwicklung.
Auch die Freigabeprozesse spiegeln die Unterschriftenrichtlinie
des Unternehmens wider:
„Die Freigaben direkt am Smartphone verkürzen
den Prozess massiv, sodass Bestellungen heute
schneller rausgehen, was auch in Bezug auf die
aktuellen Lieferengpässe nützlich ist!“
Ein weiterer Vorteil ist die Nachvollziehbarkeit:
„Besonders im oftmals hektischen Baustellenbetrieb
schafft die digitale Protokollierung von
Freigaben Transparenz.“
Baustellenspezifische Lieferadressen-Dynamik
„Eine weitere Besonderheit resultiert aus der
Natur unseres Geschäfts“, leitet Rapp ein. „Unsere
Baustellen der Freileitungen zum Stromtransport
sind häufig auf der grünen Wiese, irgendwo
im Nirgendwo. Als Lieferadresse dienen dann
Koordinaten.“ Und die ändern sich laufend:
„Bei einer 25 Kilometer langen Baustelle gibt
es mehrere Lager bzw. Lieferstellen. Und die
werden natürlich mit Fortgang der Baustelle
entsprechend nachgezogen."
Es war daher wichtig, die Koordinaten manuell
ändern zu können, ebenso war ein standortübergreifender
Zugriff auf die Lieferadressen
erwünscht. „Es gibt aber noch viele weitere
Puzzlesteine, die unseren Marketplace fit fürs
Baugewerbe machen“, unterstreicht Rapp die
zahlreichen Spezifika. So lassen sich Preise
tagesaktuell verändern, auch projektspezifische
Sonderrabatte und Lieferbedingungen können
individuell berücksichtigt werden.
Selbsterklärendes Guided Buying
So mächtig die Plattform ist, so wichtig war EQOS
die Usability. „Die Kacheln machen die Nutzung
sehr einfach“, berichtet Rapp über die gelungene
Umsetzung.
„Je nach Division und Profil der Mitarbeiter*innen
klickt man sich durch das System, es
stehen immer nur die zutreffenden Lieferanten
zur Verfügung – die gesamte Verbuchungs- und
Zuordnungskomplexität findet im Hintergrund
statt.“
Den besten Beweis für die überzeugende
Usability sieht er im Schulungsbedarf: „Früher
haben neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
mehrere Tage Einschulung für den Bestellprozess
benötigt. Heute reichen zehn Minuten!“
Weiterer Roll-out nach guten Userzahlen
Mit der Umsetzung des Marketplace wurde im
September 2021 begonnen. „Insgesamt dauerte
es ein paar Wochen länger als geplant.
Das lag aber an der Komplexität, die uns zum Start
noch nicht so bewusst war. Ein Glück: Wer weiß,
ob wir sonst das Projekt wirklich angegangen
wären?“, fasst Rapp den Verlauf zusammen.
Der Go-Live fand im Mai 2022 statt, wobei bis
Juni vermehrt Testbestellungen durchgeführt
wurden. Seit Aufnahme des Vollbetriebs in allen
österreichischen und deutschen Standorten und
ohne Einschränkung auf einzelne Warengruppen
wurden bis Ende März 2023 etwa 6.500 Bestellungen
abgewickelt. „Es hat alles super funktioniert!
Derzeit werden über den Marketplace 75% aller
Bestellungen abgewickelt.“
Dieser Erfolg treibt auch den weiteren Roll-out
voran: „Als nächstes ist die Einführung in den
französischsprachigen Markt geplant.“ ■
Fotos
EQOS-Gruppe
8 DIG-Magazin 2023
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