1 Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz ...

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Leitfaden über Internet- und
E-Mail-Überwachung am
Arbeitsplatz
Für öffentliche Verwaltungen und
Privatwirtschaft
Der eidgenössische
Datenschutzbeauftragte
informiert

Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
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Herausgeber: Der eidgenössische Datenschutzbeauftragte
3003 Bern

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Inhaltsverzeichnis
Einleitung: Das Surfen und die Überwachung 6
1. Die wichtigsten netzbasierten Anwendungen 8
1.1 Anwendungen ohne inhaltliche Speicherung 8
1.2 Anwendungen mit inhaltlicher Speicherung 8
2. Tangierte Interessen des Arbeitgebers 10
3. Technische und organisatorische Schutzmassnahmen 12
4. Beim Surfen hinterlassene Spuren 16
5. Das Nutzungsreglement über privates Surfen und Mailen 20
6. Gesetzliche Grundlagen der Überwachung 23
7. Die wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen für die
Überwachung des Surfens und der E-Mail-Nutzung 26
7.1 Die vorherige Information 26
7.2 Die Feststellung eines Missbrauches 27
8. Die Überwachung des Surfens und der E-Mail-
Benutzung am Arbeitsplatz 28
8.1 Überwachung im Rahmen der Gewährleistung der
Sicherheit und der Funktionstüchtigkeit des betrieblichen
EDV-Systems 28
8.2 Überwachung aufgrund anderer Hinweise 29
8.3 Überwachung aufgrund der Auswertungen der
Protokollierungen 29
8.4 Die Überwachung aufgrund der Auswertungen der
Surfprotokollierungen 30
8.4.1 Erste Phase: Nichtpersonenbezogene Überwachung 30
8.4.2 Zweite Phase: Personenbezogene Überwachung 31
8.5 Die Überwachung des E-Mail-Verkehrs 32
8.5.1 Die Überwachung des privaten e-Mail-Verkehrs 32
8.5.1.1 Vorgehensweise 34
8.5.2 Die Überwachung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs 34
8.5.2.1 Die E-Mail-Verwaltung während Abwesenheiten 35
8.5.2.2 Die E-Mail-Verwaltung beim Austritt eines Angestellten 35
8.5.3 Besondere Fälle der E-Mail-Überwachung 35
8.6 Teleworker 36
9. Die Überwachung im Falle einer Straftat 37
10. Sanktionen bei Missbrauch 38
11. Ansprüche des Arbeitnehmers bei unzulässiger
Überwachung 40

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Anhang A: Situationsschema 41
Anhang B: Voraussetzungen und Ablauf 42
B.1 Die Voraussetzungen der Überwachung 42
B.2 Der Ablauf der Überwachung 43
B.3 Das Auswertungsverfahren 44
Anhang C: Musterreglement über die Surfen- und
E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz 45
C.1 Zweck und Geltungsbereich 45
C.1.1 Zweck 45
C.1.2 Geltungsbereich 45
C.2 Interessen und Risiken des Arbeitgebers und
Arbeitnehmers 45
C.2.1 Interessen und Risiken des Arbeitgebers 45
C.2.2 Interessen und Risiken des Arbeitnehmers 45
C.3 Technische Schutzmassnahmen und
Protokollierungen 46
C.3.1 Technische Schutzmassnahmen 46
C.3.2 Protokollierungen 46
C.4 Nutzungsregelung 46
C.5 Überwachungsregelung 47
C.5.1 Vorrang technischer Schutzmassnahmen 47
C.5.2 Auswertung der Protokollierungen 47
C.5.3 Überwachung im Rahmen der Gewährleistung
der Sicherheit und Funktionstüchtigkeit des
betrieblichen EDV-Systems oder aufgrund anderer
Hinweise 48
C.5.4 Unterscheidung zwischen private und
geschäftliche E-Mails 48
C.5.5 Die Überwachung des geschäftlichen
E-Mail-Verkehrs 49
C.5.6 Die E-Mail-Verwaltung bei Abwesenheiten
eines Mitarbeiters 49
C.5.7 Die E-Mail-Verwaltung beim Austritt
eines Mitarbeiters 49
C.5.8 Sanktionen bei Missbrauch 49
C.5.9 Ansprüche des Mitarbeiters bei unzulässiger
Überwachung durch die Firma 50
C.5.10 Weitere Bestimmungen 50

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
Einleitung: Das Surfen und die Überwachung
Der Einzug der neuen Technologien in die Arbeitswelt hat Produktivität
und Qualität eines Unternehmens gesteigert, brachte aber gleichzeitig
weniger erfreuliche Phänomene mit sich: Unerlaubtes oder übermässiges
Surfen und E-Mailen während der Arbeitszeit schadet den Unternehmen
nicht nur finanziell, sondern kann auch den ganzen Datenverkehr
eines Betriebs lahm legen, die Speicherkapazität überfordern oder
sogar den gesamten elektronischen Arbeitsplatz blockieren. Darüber
hinaus kann das Besuchen illegaler Internetseiten für das Unternehmen
nicht nur rufschädigend sein, sondern auch rechtliche Konsequenzen
haben. Die Schutzmassnahmen, die der Arbeitgeber gegen
Missbräuche des Surfens oder des E-Mails einsetzt, sind oft nicht weniger
zweifelhaft. Spionprogramme und permanente namentliche Auswertungen
der Protokollierungen sind verbotene Beschnüffelungen der
Arbeitnehmer. Ein Umdenken ist gefordert: Der Arbeitgeber hat seine
Bemühungen auf die technische Prävention zu konzentrieren. Statt die
Arbeitnehmer zu überwachen soll er technische Schutzmassnahmen
einsetzen, die unerwünschtes Surfen in Grenzen halten und das Unternehmen
vor technischem Schaden schützen. Nur wenn ein Missbrauch
so nicht verhindert werden kann, darf er nach vorheriger Information im
Überwachungsreglement namentliche Auswertungen der Protokollierungen
vornehmen. Fehlt ein Missbrauch und eine vorherige Information,
dürfen die Internet- und E-Mail-Protokollierungen nur in anonymer
oder pseudonymer Weise ausgewertet werden. Der Arbeitgeber muss
sich aber auch die Frage stellen, ob und in welchem Umfang ein Internetzugang
für jeden Arbeitnehmer notwendig ist. Gegebenenfalls kann
das E-Mail ohne Surfmöglichkeit zur Verfügung gestellt werden. Es darf
auf jeden Fall nicht ausser Acht gelassen werden, dass durch Verbund
der Firma mit dem Internet oder E-Mail Kontakt- und Angriffsmöglichkeiten
von der Aussenwelt geschaffen werden.
Der Gesetzgeber hat sich mit den Rechten und Pflichten von Arbeitgeber
und Arbeitnehmer in dieser Thematik bis heute kaum auseinander
gesetzt. Dieser Leitfaden soll einerseits die betroffenen Personen sensibilisieren,
andererseits den Gesetzgeber zur Schaffung der nötigen gesetzlichen
Grundlagen anspornen.
Der Leitfaden setzt sich zunächst mit den wichtigsten netzbasierten
Anwendungen, deren Spuren sowie den tangierten Interessen des Arbeitgebers
und den entsprechenden technischen Schutzmassnahmen
auseinander. Anschliessend werden die heutigen gesetzlichen Grundlagen,
die Voraussetzungen und der Ablauf der Internet- und E-Mail-Über-

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wachung erörtert. Zum Schluss wird auf die Folgen missbräuchlicher
Internetnutzungen und -überwachungen hingewiesen. Situations- und
Ablaufschemas sowie ein Musterreglement im Anhang stellen die wichtigsten
Punkte übersichtlich dar.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
1. Die wichtigsten netzbasierten Anwendungen
Das Internet bietet eine Vielzahl von Anwendungen, die allgemein Internetdienste
genannt werden, jedoch auch firmeninterne Netzdienste (Intranet)
umfassen. Diese sogenannten netzbasierten Anwendungen
können in zwei grösseren Kategorien unterteilt werden, diejenigen
ohne und diejenigen mit inhaltlicher Speicherung auf einem Datenträger.
1.1 Anwendungen ohne inhaltliche Speicherung
Unter Anwendungen ohne inhaltliche Speicherung auf einem Datenträger
fällt zunächst das klassische Surfen auf dem World Wide Web,
d. h. das Sichten von Webseiten, die auf unterschiedlichen Rechnern
(Web Server) abgelegt sind und über eine eigene Adresse (URL 1 ) direkt
abgerufen werden können. Das Surfen ermöglicht ausserdem die Verwaltung
von E-Mails in Briefkasten (webbased E-Mail), welche bei Internetdienstanbietern
(ISP: Internet Service Providers) beherbergt sind.
Spezielle Suchmaschinen wie Altavista oder Google ermöglichen eine
Art Volltextsuche in einer weltweiten Datenbank nach benutzerdefinierten
Kriterien. Von multimedialem Surfen spricht man dann, wenn
Audio- und Videoquellen sowie die Telephonie (VoIP: Voice over IP) netzbasiert
sind.
Die sogenannten Newsgroups stellen öffentliche Diskussionsforen
dar. Sie beruhen auf dem Prinzip des „Schwarzen Bretts“ und werden
daher als elektronische Pinnwand bezeichnet. Alle Teilnehmenden einer
Newsgroup können Nachrichten abgeben, die dann von allen Internetnutzern
abgerufen, gelesen oder beantwortet werden können.
Beim Internet Relay Chat (IRC) und beim Instant Messaging findet
über die Tastatur des Computers ein gesprächsartiger Meinungsaustausch
in Echtzeit statt. Allen Teilnehmenden des Chat wird ein Name,
meistens ein Pseudonym, zugewiesen, der es ermöglicht zu erkennen,
von wem die Beiträge stammen.
1.2 Anwendungen mit inhaltlicher Speicherung
Bei Anwendungen mit inhaltlicher Speicherung auf einem Datenträger
geht es hauptsächlich um das Herunterladen von Dateien (Download)
mittels Protokollen wie HTTP oder FTP. Klassische Beispiele hierfür sind
Freeware/Shareware-Anwendungsprogramme wie Spiele oder Mediadateien
(Bilder, Audio oder Video).

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In diese Kategorie gehört zudem das Empfangen und Versenden von
Nachrichten mit elektronischer Post, dem sogenannten E-Mail. Auf
diese Weise können Texte, gegebenenfalls mit angehängten Dateien aller
Art, gezielt an andere Netzteilnehmende übermittelt werden.
Ohne Inhaltsverschlüsselung ist die Vertraulichkeit der E-Mails mit derjenigen
einer Postkarte vergleichbar, weshalb die „sensiblen“ Inhalte
durch den Benutzer verschlüsselt werden müssen.
Beteiligt sich der Arbeitnehmer an einer Mailing-List mit seiner geschäftlichen
E-Mail-Adresse, so wird dadurch die Speicherkapazität
und den Netzwerkdurchsatz (throughput) der Firma sowie die Arbeitszeit
des Arbeitnehmers beansprucht.

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2. Tangierte Interessen des Arbeitgebers
Durch Benutzung des vernetzten Computers am Arbeitsplatz können
bestimmte Interessen und technische Einrichtungen des Arbeitgebers
beeinträchtigt werden. Dies betrifft folgende Bereiche:
- Speicherkapazität und Netzwerkdurchsatz, durch übermässige Surfen-
und E-Mail-Nutzung;
- Daten- und Anwendungssicherheit (Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit),
durch Einfuhr von Viren, Würmern, Trojanischen Pferden oder
Installation von fremden Programmen;
- Arbeitszeit und andere finanzielle Interessen (Produktivitätsverluste,
Kostensteigerung für zusätzliche Mittel und/oder Leistungen, Netzkosten,
usw.);
- weitere rechtlich geschützte Interessen des Arbeitgebers, wie Ruf, Fabrikations-
und Geschäftsgeheimnisse oder Datenschutz.
Die Speicherkapazität wird hauptsächlich durch heruntergeladene
Dateien oder E-Mails beansprucht (vgl. Kapitel 1).
In der Regel verbleiben ein- und ausgehende E-Mails in einem elektronischen
Briefkasten eines Firmenservers, wo sie der Arbeitnehmer entweder
speichern oder löschen kann, nachdem er sie gelesen bzw. verschickt
hat. Die Speicherung betrifft einerseits protokollierte Randdaten
wie Absender, Empfänger, Betreffzeile oder Datum, anderseits den Inhalt
des E-Mails. Durch angehängte Dokumente (Anlagen) wird die Speicherkapazität
der Firma zusätzlich belastet. Die (logische) Löschung
von E-Mails erfolgt durch ihre Verschiebung in den Ordner „gelöschte
Objekte“. Die „definitive“ Entfernung aus diesem Ordner erfolgt durch
einen weiteren Löschungsbefehl.
Der Netzwerkdurchsatz wird hingegen sowohl bei den Anwendungen
mit als auch bei denen ohne inhaltliche Speicherung beansprucht.
Durch Installation fremder Programme wie heruntergeladene Bildschirmschoner
oder Spiele können berufliche Anwendungen unzugänglich
gemacht (Verfügbarkeit) oder gefälscht (Integrität/Vertraulichkeit)
werden.
Die Hauptkategorien von Computerinfektionen sind Viren, Würmer und
Trojanische Pferde.
Ein Virus ist ein Programmstück, das sich vervielfacht, in andere Programme
hineinkopiert und zugleich schädliche Funktionen in einem
Rechnersystem ausführen kann 2 . Viren werden von externen Quellen

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wie E-Mails, Disketten, Spiele oder Freeware eingeführt. Bestimmte Virenarten
zerstören beispielsweise die Integrität einer Datei, indem sie
Buchstaben ändern, andere können die gesamte Datei zerstören.
Dadurch kann u. U. die Funktionstüchtigkeit des Computers gefährdet
werden (z. B. durch Zerstörung des Bootsektors).
Ein Wurm ist ein eigenständiges Programm, das sich selbst durch Kopieren
von einem System zum nächsten fortpflanzt, üblicherweise über
ein Netzwerk. Ein Wurm kann, wie ein Virus, Daten direkt zerstören oder
die Systemleistung heruntersetzen. Im weiteren schaden Würmer typischerweise,
indem sie Trojanische Pferde übertragen.
Mit Hilfe dieser Trojanischen Pferde können z.B. Passwörter gestohlen
werden, die es dann ermöglichen, Daten unerlaubterweise anzusehen,
weiterzuleiten, zu verändern oder zu löschen. Ein Trojanisches
Pferd ist ein eigenständiges Programm, das vordergründig eine vorgesehene
Aufgabe verrichtet, zusätzlich jedoch eine oder mehrere verborgene
Funktionen enthält 3 . Wenn ein Benutzer das Programm aufruft,
führt das Trojanische Pferd zusätzlich eine ungewollte sicherheitskritische
Aktion aus. Die meisten Spionprogramme (vgl. Kapitel 4) gehören
auch zu den Trojanischen Pferden.
Die Benutzung des Computernetzes verursacht in unterschiedlicher
Weise Kosten, entweder pauschal oder zeit- und/oder volumenabhängig.
Im Falle der Pauschaltariflösung (Mietleitung) spielt es für die effektiven
Kosten keine Rolle, wie lange jemand surft, wohl aber im Zusammenhang
mit der verwendeten Arbeitszeit. Eine erhöhte Bandbreitenkapazität
kann ausserdem erforderlich sein.
Weitere Kosten für den Arbeitgeber können durch die Nutzung von kostenpflichtigen
Web-Angeboten entstehen, wenn der Zugriff in dessen
Namen bzw. mit dessen Kreditkarte erfolgt. Arbeitnehmer können auch
bewusst oder unbewusst im Namen der Firma im Internet Rechtsgeschäfte
abschliessen und den Arbeitgeber dadurch verantwortlich machen.
Fabrikations- und Geschäftsgeheimnisse sowie der Datenschutz
der Firma können auch gefährdet werden, z. B. wenn vertrauliche Informationen
per E-Mail an Unberechtigte versendet werden. Diese Gefahr
wird erhöht durch den zunehmenden Einsatz von portablen Arbeitsinstrumenten
wie Laptops, Personal Digital Assistants oder Handys. Die
nachstehend erwähnten technischen Schutzmassnahmen finden bei
diesen Geräten nur beschränkte Anwendung. Zusätzlich besteht die
Gefahr, Geschäftsgeheimnisse zu verlieren, da tragbare Geräte leicht
vergessen oder gestohlen werden können.

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3. Technische und organisatorische Schutzmassnahmen
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Es gibt keine absolute technische Sicherheit. Technische Schutzmassnahmen
(vgl. Anhang A) können jedoch die Risiken im Zusammenhang
mit der Internet- und E-Mail-Nutzung reduzieren.
Durch den Einsatz von solchen Schutzmassnahmen soll der Arbeitgeber
frühzeitig mögliche Gefahren für die Sicherheit und Funktionstüchtigkeit
des elektronischen Systems verhindern. Die präventive Wirkung
dieser Massnahmen soll den Einsatz repressiver Mittel wie die Überwachung
(vgl. Kap. 8) weitgehend ersetzen. Zu den wichtigsten technischen
Schutzmassnahmen gehören Passwort- und Zugriffsschutz, Antivirus-
und Diskquotamanagers, Backups und Firewalls. Zusätzlich sollen
die Surf- und Mailprogramme nach dem letzten Stand der Technik 5 installiert
und in einer sicherheitsmässigen Form konfiguriert und regelmässig
aktualisiert werden. 6
Das Passwort dient der Authentifizierung des Benutzers. Als solches
darf es nicht Dritten übertragen werden, muss eine genügende Komplexität
aufweisen und regelmässig geändert werden. Der Passwortschutz
wird nach Ablauf einer bestimmten, beschränkten Dauer (z. B. fünf Minuten)
durch den Bildschirmschoner aktiviert, um eine Reauthentifizierung
zu provozieren. In Anbetracht der Vielzahl Passwörter, welche von
einem einzigen Benutzer memorisiert werden müssen, ist die Benutzung
einer verschlüsselten Passwortdatenbank statt einer Passwortliste
in Papierform zu empfehlen. Solche Softwarelösungen sind heutzutage
geläufig. Das Passwort zum Einstieg in die Passwortdatenbank muss
durch den Benutzer memorisiert werden.
Der Zugriffsschutz besteht in der benutzerspezifischen Vergabe von
Berechtigungen (Lesen, Schreiben/Mutieren, Ausführen, Löschen) zu
schützenswerten Daten oder Objekten. In der Praxis wird eine Matrix
geschaffen, welche für jedes Datenobjekt und jede Benutzerrolle die
entsprechenden Zugriffsberechtigungen definiert. Die Zugriffsrechte
sind arbeitnehmerspezifisch und werden durch die dafür Verantwortlichen
(in der Regel Vorgesetzte oder Teamchefs) vergeben. Die Zugriffsrechte
werden dann durch den Systemadministrator oder einen anderen
mit dieser Aufgabe beauftragten Arbeitnehmer im System implementiert.
Für besonders schützenswerte Daten (Art. 3 lit. c Datenschutzgesetz,
DSG, SR 235.1) ist überdies eine Verschlüsselung empfehlenswert.
Diese dient dazu, die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
Die symmetrische Kryptographie benutzt den gleichen
Schlüssel sowohl für die Verschlüsselung als auch für die Entschlüsse-

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lung. Der Schlüssel setzt einen sicheren Austauschkanal voraus und gilt
bei einer Mindestlänge von 128 bits heutzutage als sicher. Im Gegensatz
dazu benutzt die asymmetrische Kryptographie einen öffentlichen
(frei zugänglichen) Schlüssel für die Verschlüsselung und einen
privaten (passwortgeschützten) Schlüssel für die Entschlüsselung der
Daten. Überdies wird der private Schlüssel für die elektronische Unterschrift
und der öffentliche Schlüssel für die Verifizierung der Integrität
und Herkunft der Daten verwendet. Die asymmetrische Kryptographie
setzt eine Public-Key Infrastruktur (PKI) zur Zertifizierung der öffentlichen
Schlüssel voraus und gilt bei einer Mindestlänge der Schlüsselpaare
von 1024 bits heutzutage als sicher.
Das kryptographische Verfahren kann nur so sicher wie die Schlüssel
selber sein. Werden die Schlüssel unsicher aufbewahrt, gilt das darauf
basierende kryptographische Verfahren auch als unsicher.
Die Verschlüsselung ist nicht nur für die Übertragung (SSL, WEP, usw.),
sondern auch für die Speicherung der ausgetauschten Daten empfehlenswert.
Der Austausch von verschlüsselt gespeicherten Daten setzt
keinen verschlüsselten Übertragungskanal mehr voraus. Bei verschlüsselt
gespeicherten Daten besteht aber das Risiko, dass sie nicht
jederzeit entschlüsselt werden können (z. B. Passwort- und/oder
Schlüsselverlust, Abwesenheit des Schlüsselinhabers).
Deswegen ist das Bedürfnis eines zusätzlichen Entschlüsselungsschlüssels
(Additional Decryption Key [ADK] und Corporate Message
Recovery Key [CMRK]) abzuklären und allenfalls den Interessierten mitzuteilen.
Die Datenverschlüsselung wird immer mehr als Ergänzung der gewöhnlichen
Zugriffsberechtigungen angewendet. Unter diesen Umständen
verfügen die Systemadministratoren nicht mehr unbedingt
über alle Berechtigungen.
Ohne Verschlüsselung entspricht die Vertraulichkeit eines E-Mails derjenigen
einer Postkarte.
Antivirusprogramme ermöglichen, Viren aufzuspüren und in der Regel
auch zu entfernen. Sie müssen den aktuellen Virendatenbanken der
neusten Softwareversion entsprechen und auf jedem Arbeitsplatz aktiv
sein. Bei der Benutzung von internetbasierten E-Mail-Diensten muss
das Antivirusprogramm auf dem Computer des Arbeitnehmers installiert
werden, da eine Überprüfung des E-Mail-Inhaltes erst beim Endbenutzer
technisch möglich ist. Bei der Benutzung von internetbasierten
E-Mail-Diensten wird die Gefahr der Virusinfektion nicht bedeutend
grösser als bei der Benutzung des geschäftlichen E-Mail-Programmes.
Lizenzierte, richtig installierte Antivirusprogramme der letzten Genera-

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tion lassen sich oft via Internet automatisch aktualisieren. Wenn es
technisch nicht möglich ist, einen Virus zu entfernen, gestattet die regelmässige
Datensicherung auf Backups die Wiederherstellung virenfreier
Dateien. Zu bemerken ist, dass Antivirusprogramme per Definition
keine absolute Sicherheit gegenüber Angriffe anbieten. Deshalb sind
auch weitere Schutzmassnahmen wie Spyware Blaster, Detector
empfehlenswert.
Diskquotamanagers sind Programme, welche im Betriebsystem installiert
werden und die Speicherkapazität (Files und Mailboxes) jedes
Benutzers begrenzen. Dies führt zu einer Selbstbeschränkung, da eine
Erweiterung des Speicherraumes begründet werden muss. Durch Diskquotas
werden unnötige Überlastungen der Speicherkapazität vermieden,
womit eine Intervention des Arbeitgebers in diesen persönlichen
Räumen nicht mehr notwendig ist. Im Gegensatz zu Diskquotas
eignet sich die Sperrung von E- Mails mit einer bestimmten Grösse als
technische Schutzmassnahme kaum, da sie durch Aufteilen der betreffenden
E-Mail-Anlagen leicht umgangen werden kann. Die Diskquotas
sind arbeitnehmerspezifisch und werden durch die dafür Verantwortlichen
(in der Regel Vorgesetzte oder Teamchefs) vergeben. Sie werden
dann durch den Systemadministrator implementiert.
Backups dienen der raschen und möglichst vollständigen Wiederherstellung
verloren gegangener Daten. Die entsprechenden Datenträger
müssen (brand-, wasser-, strahlungs-, diebstahls-) sicher und während
einer bestimmten, zum Voraus festgelegten Dauer aufbewahrt werden.
Backups stellen eine Protokollierung dar und sollten somit nur mit Vorsicht
ausgewertet werden.
Backups des E-Mail-Servers sind nicht empfehlenswert, da dadurch
auch private E-Mails tangiert werden können. Deshalb sind private E-
Mails auf einem anderen Datenträger zu speichern, damit Backups problemlos
vorgenommen werden können.
Firewalls schützen die eigenen Daten vor externen Angriffen 7 und verhindern,
dass Netzwerkbandbreite und Arbeitszeit übermässig beansprucht
werden. Sie werden meist auf Netzebene zwischen Internet, Intranet
und gegebenenfalls einer „demilitarisierten“ Zone (DMZ, wo sich
die firmeninternen Internetserver befinden) eingesetzt und filtern den
Datenverkehr in beide Richtungen nach USERID, IP-Adresse oder Applikationsprotokolle
8 . Die Konfiguration des Firewalls ist komplex, setzt
spezifische Kenntnisse voraus und darf nur durch Fachleute durchgeführt
werden. Die Firewall kann mit einer sogenannten Sperrliste erweitert
werden. Diese enthält unerwünschte, vom Hersteller oder vom Arbeitgeber
definierte URLs. Eine andere Möglichkeit besteht in einer Positivliste,
die lediglich diejenigen Internet-Adressen elektronisch freigibt,

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die notwendig sind, um die Aufgaben für die Firma zu erfüllen.
Als Ergänzung zu den genannten Hardware-Firewalls werden heute
auch bei den einzelnen Arbeitsstationen sogenannte Personal Firewalls
in Softwareform installiert. Da diese technischen Schutzmassnahmen
eine absolute Sicherheit nicht gewährleisten können, werden oft
sogenannte Intrusion Detection Systems (IDS) sowohl auf Netz- als
auch auf Server-, gegebenenfalls auf Client-Ebene eingesetzt. Der Einsatz
eines solchen Systems unterstützt die Aufdeckung von Missbräuchen
oder Attacken. Der Einsatz von wissensbasierten IDS ist jedoch
ein Zeichen der erkannten Unwirksamkeit der getroffenen Sicherheitsmassnahmen.
Für das Herunterladen von Dateien durch FTP, HTTP oder E-Mail-Anhänge
kann sich die Sperrung auch auf bestimme Dateiformate (.EXE, .MP3,
.BAT, usw.) beziehen. Die Wirksamkeit solcher Sperrungen muss jedoch
relativiert werden, da gewisse Formate, wie z. B. die komprimierte Archivdatei
.ZIP, in der Regel selber nicht gesperrt sind, aber gesperrte
Dateiformate enthalten können.
Der Einsatz eines Modems bei einer laufenden Arbeitsstation kann die
ganze Firewallsicherheit umgehen, indem sich ein Fremdbenutzer ins
Firmennetz unbefugterweise und unbemerkt einschleust. Ohne genügende
Schutzmassnahmen kann die Firewallsicherheit heutzutage
auch durch Einsatz drahtloser Verteiler (Wireless Access Points) umgangen
werden. Es empfiehlt sich demzufolge, die Datenübermittlung
mittels WEP-Protokoll (Wired Equivalent Privacy) oder WPA-Protokoll
(Wi-Fi Protected Access) zu verschlüsseln.
Durch den Einsatz angemessener technischer Schutzmassnahmen
sollten nur selten konkrete technische Störungen vorkommen.

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4. Beim Surfen hinterlassene Spuren
Die meisten modernen, gemeinsam benutzten Informatikmittel (z. B.
Server, Datenbanken oder Drucker) führen ein Logbuch (Protokollierungen)
über die wichtigsten durchgeführten Aktivitäten durch (vgl. Anhang
A).
Die Spuren, die bei der Benutzung netzbasierter Anwendungen hinterlassen
werden, bestehen in der Regel lediglich aus Randdaten wie
„wann hat wer was getan“ und eher selten aus reinen Inhaltsdaten.
Unter Protokollierung versteht man eine fortlaufende Aufzeichnung
dieser Daten. Ob Protokollierungen eingesetzt werden dürfen, wer und
wie lange darauf Zugriff hat, muss nach den Kriterien der Zweck- und
Verhältnismässigkeit entschieden werden. Ein Hinweis auf jede eingesetzte
Protokollierung, deren Zweck, Inhalt und Aufbewahrungsdauer
sollte aus Transparenzgründen im internen Überwachungsreglement
erwähnt werden. Wenn präventive Massnahmen den Schutz sensibler
Personendaten nicht gewährleisten, können Protokollierungen notwendig
sein (Art. 10 Verordnung zum Datenschutzgesetz, VDSG, SR
235.11).
Weiter ist zu bemerken, dass Protokollierungen bedarfsspezifisch konfiguriert
werden können. Typischerweise werden die Protokollierungen
vom Systemadministrator auf eine niedrige Stufe konfiguriert, um die
Menge der protokollierten Daten einzudämmen. Erst wenn detailliertere
Informationen nötig sind (z. B. im Falle einer Systemstörung), wird die
Konfigurationsstufe für die entsprechende, zeitlich beschränkte Periode
erhöht. Da Protokollierungen beträchtliche Grössen annehmen, können
sie kaum ohne automatisierte Verfahren ausgewertet werden (vgl.
Kapitel 8.3.2).
Da die Protokolle in der Regel schnell sehr gross werden, ist es empfehlenswert,
automatische Auswertungstools mit anonymisiertem Ergebnis
vorzusehen. Darüber hinaus sind personenbezogene Protokollierungen
als Datensammlungen gemäss Art. 11 DSG beim Eidg. Datenschutzbeauftragten
anzumelden. Private Personen oder Firmen müssen
die Protokollierungen nur anmelden, wenn für das Bearbeiten keine
gesetzliche Pflicht besteht und die betroffenen Personen davon keine
Kenntnis haben. Die Aufbewahrungsdauer der Protokollierungen steht
in direktem Zusammenhang mit ihrem Zweck und muss im Nutzungsund
Überwachungsreglement transparent mitgeteilt werden. Dem Arbeitgeber
obliegt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang
mit Protokollierungen. Im Rahmen von Sanktionsverfahren
oder Strafverfolgungen dürfen sie bis zu deren Beendigung aufbewahrt

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werden. Sonst sind Protokollierungen in der Regel nach Ablauf von vier
Wochen zu vernichten.
Die für die Überwachung des Arbeitnehmers relevanten Protokollierungen
können hauptsächlich an vier verschiedenen Stellen stattfinden:
Auf dem Computer des Benutzers, auf Intranet-Servern, auf Netzkopplungselementen
und auf DMZ-Servern (vgl. Anhang A).
Die bei Internet-Dienstanbietern bestehenden Protokollierungen können
im Falle einer Straftat und unter richterlicher Entscheidung untersucht
werden. Überdies kann eine Inhaltsaufnahme angeordnet werden.
Auf dem Computer des Benutzers können durch den unzulässigen Einsatz
von sogenannten Spionprogrammen 9 (vgl. Kapitel 6) sämtliche Aktivitäten
festgehalten werden. Überwachungsprogramme werden in
der Regel ohne Information der betroffenen Personen eingesetzt und
ermöglichen eine permanente und detaillierte Überwachung sämtlicher
Aktivitäten des Arbeitnehmers an seinem elektronischen Arbeitsplatz.
Insbesondere gestatten sie die Einsicht in E-Mails, indem diese
registriert und dann an eine Drittadresse weitergeleitet werden. Auch
das „Fotographieren“ bzw. „Kopieren“ des Bildschirms in regelmässigen
Zeitabständen (recurrent screenshots) mit seinem gesamten Inhalt
(z. B. Internetseiten) gehört zu den Fähigkeiten von Spionprogrammen.
Das Erfassen sämtlicher Tastenschläge (z. B. durch Einsatz eines Hardware
Keylogger), das Erlangen von Passwörtern, die Ansicht sämtlicher
aktiver Anwendungen, der Zugriff auf die Festplatte des PC, das Abhören
von abgespielten Audiodateien am PC, usw. sind weitere Fertigkeiten
solcher Programme. Überwachungsprogramme ermöglichen auch
die Speicherung der erlangten Aufnahmen und Informationen. Eine
weitere Bearbeitung dieser Daten, z. B. in Form einer Datenbekanntgabe
an Dritte, ist möglich.
Die beim Surfen abgerufenen oder heruntergeladenen Informationen
werden meist nur temporär auf der lokalen Festplatte gespeichert. Diese
temporäre Speicherung (Cache) wird aber nicht vom Benutzer, sondern
von der Anwendung aus Leistungsgründen ausgelöst. Sowohl diese
temporäre Dateien als auch permanente Randdaten wie „Cookies“,
Verlauf und Autovervollständigungsdaten können vom Benutzer gesperrt
oder gelöscht werden, um einen persönlichen Beitrag zum
Schutz der Speicherkapazität und teilweise der eigenen Privatsphäre
zu leisten. Ideal ist, wenn die temporären Dateien (Temp File) beim
Schliessen des Browsers oder beim Ausschalten des Computers automatisch
gelöscht werden.

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Auf Intranet-Servern wie Domäne-Servern besteht die Protokollierung
aus Benutzernamen (wer), Datumsangaben (wann), Gegenständen
und Handlungen wie Ein- und Ausloggen, Ausdrucken von Dateien,
dynamische IP-Adressenvergabe, DNS-Adressenauflösung (Domain
Name System) und Applikationsaufruf (was). Die IP-Adressen der Benutzercomputern
können entweder statisch/endgültig von einem Netzwerkadministrator
oder dynamisch/vorläufig von einem Netzwerkdienstserver
vergeben werden. Im letzteren Fall befindet sich eine chronologische
Korrespondenzliste zwischen vergebener IP-Adresse und
eingelogtem Arbeitnehmer nur im Protokoll des DHCP-Servers (Dynamic
Host Configuration Protocol). Missbräuchliche Aktivitäten können
aber unter dem Namen/Account eines unschuldigen Arbeitnehmers
von bösartigen Kollegen ausgeführt worden sein. Für solche Fälle ist in
erster Linie der Arbeitnehmer für den eigenen Account verantwortlich
(rasche Einschaltung des Bildschirmschoners und Reauthentifizierung).
Abgerufene Internet-Seiten und heruntergeladene Dateien können Gegenstand
der von einem Proxy-Server verwalteten Zwischenspeicherung
sein und stellen somit einen beobachtbaren Schnappschuss der
letzterfolgten Surfaktivitäten dar. Jeder weitere Zugriff auf einer dieser
Dateien durch andere Arbeitnehmer erfolgt direkt beim Proxy-Server.
Somit erübrigt sich ein neuer Zugriff auf das Internet und die Netzbandbreite
bleibt gespart. Dadurch könnte man aber die Nachvollziehbarkeit
gewisser Surfaktivitäten verlieren, obschon der Proxy-Server seine eigenen
Aktivitäten (Cache- und Filterfunktion) gänzlich protokollieren kann.
Dabei ist zu beachten, dass eine URL ein Randdatum ist, dessen Inhalt in
der Regel nachträglich wieder abrufbar und darstellbar ist.
Auf Netzkopplungselementen wie Firewall oder Router werden in
Prinzip eine Zeitangabe, die Quell- und Ziel-IP-Adressen, das verwendete
Applikationsprotokoll wenn nicht sogar die abgerufene Seite und den
Benutzernamen protokolliert. Zu den Quelladressen muss man noch
daran denken, dass eine NAT-Funktion (Network Address Translation)
optional einsetzbar ist. Die intern verwendeten IP-Adressen werden dynamisch
in extern bekannte aber unschädliche Adressen umgewandelt,
um sich vor externen Attacken zu schützen. Die Interpretation der
Protokolle kann infolgedessen verkompliziert werden.
Auf Netzwerkebene können sogenannte Sniffer-/Scannergeräte von einem
Administrator eingesetzt werden, um eine detaillierte Abhörung
der übertragenen Datenpakete (Rand- und Inhaltsdaten) zu erstellen.
Eine solche Abhörung ist erst problematisch, wenn sie von einem unbefugten
Benutzer (Hacker) ausgeführt wird. In jedem Fall sollten kritische

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Daten wie Passwörter nur in chiffrierter Form übertragen werden. Ausserdem
können sogenannte (server- oder) netzbasierte Intrusion Detection
Systeme (IDS) installiert werden, um vom Firewall unerkannte
Attacken nachträglich abfangen zu können.
Eine „demilitarizierte“ Zone (DMZ) zwischen Intranet und Internet
wird oft von Firewalls unterstützt, um von beiden Welten zugreifbare
Server beherbergen zu können. Es geht vor allem um die Email-, Fileund
Webserver (bzw. Protokolle SMTP, FTP und HTTP).
Auf den E-Mail-Servern werden u. A. Zeitangabe, Absender- und Empfängeradresse,
Betrefftext, Priorität und Vertraulichkeit der Nachrichten
protokolliert. Es kann aber nicht ausgeschlossen werden, dass weitere
Informationen protokolliert werden (z. B. Anzahl Attachments, Grösse
des E-Mails, digitale Signatur, ev. auch IP-Adresse). E-Mail-Inhalte werden
grundsätzlich nicht protokolliert.
Die Protokollierungseinträge sind in der Regel direkt oder indirekt
(durch Verknüpfung mit der Korrespondenzliste) mit einer bestimmten
Person verkettbar. Im Falle dass eine Protokollierung bekannt gegeben
werden muss, ist sie mit grosser Wahrscheinlichkeit zu pseudonymisieren
oder sogar repseudonymisieren (wenn die Daten nicht genug robust
pseudonymisiert waren).

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
5. Das Nutzungsreglement über privates Surfen
und Mailen
Ob Arbeitnehmer das Recht haben, privat Internet und E-Mail zu nutzen,
hängt in erster Linie vom Willen des Arbeitgebers ab. Ähnlich wie in anderen
Bereichen des Arbeitsverhältnisses, hat er ein Weisungsrecht
(Art. 321d Obligationenrecht, OR, SR 220). Wichtig ist, dass der Arbeitgeber
die effektiven beruflichen Bedürfnisse seiner Arbeitnehmer differenziert
überprüft, bevor er ihnen den Internetzugriff gewährt. Durch
spezifische Schulung sollen die Arbeitnehmer auf die Sicherheitsgefahren
bei der Benutzung netzbasierter Anwendungen sensibilisiert werden.
Für den Arbeitgeber ist es ratsam, eine schriftliche Weisung über die
Nutzung netzbasierter Anwendungen zu erlassen, obschon dies nicht
obligatorisch ist. Ein solches Nutzungsreglement (vgl. Anhang C) schafft
Transparenz und Rechtssicherheit in den Beziehungen zwischen Arbeitgeber
und Arbeitnehmer. Jeder Arbeitnehmer sollte daher am besten
schriftlich über die Regelung informiert werden. Ein nur mündlich kommuniziertes
Nutzungsreglement ist zwar ebenfalls verbindlich, kann
aber im Streitfall zu Nachweisschwierigkeiten führen. Deshalb ist allen
Arbeitnehmern ein schriftliches Exemplar auszuhändigen, dessen Empfang
sie quittieren. Das Nutzungsreglement ist regelmässig zu überprüfen
und wenn nötig anzupassen. Anpassungen sind insbesondere nötig,
wenn Missbräuche festgestellt werden, die Arbeitsbedürfnisse ändern
oder relevante technische Neuerungen entstehen.
Die private Benutzung der netzbasierten Anwendungen wird je nach
Nutzungsreglement entweder zugelassen, eingeschränkt oder ganz
verboten.
Eine Einschränkung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen. Die zeitliche
Begrenzung privater Surftouren, z. B. 15 Minuten pro Tag, ist aus
zwei Gründen nicht wirkungsvoll: Einerseits wird der Zeitpunkt, wann
eine Internet-Seite verlassen wird, in der Regel aus technischen Gründen
10 nicht protokolliert. Anderseits würde eine Protokollierung der Benutzungsdauer
kaum zuverlässige Rückschlüsse auf die effektive zeitliche
Beanspruchung ermöglichen, da die abgerufene Internet-Seite hinter
einer anderen Applikation (z. B. dem Textverarbeitungsprogramm)
offen bleiben kann, ohne dass sie jedoch tatsächlich benutzt wird. Erst
die Protokollierung einer Reihe aufeinanderfolgender Internet-Zugriffe
vom selben Computer aus innerhalb einer bestimmten Zeitspanne
könnte Rückschlüsse auf die tatsächliche Benutzungsdauer ermöglichen,
wenn die einzelnen Zugriffe in kurzen Zeitabständen voneinander

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
erfolgt sind. Eine absolut richtige Aussage über die Dauer der Benutzung
netzbasierter Anwendungen lässt sich aber auch in solchen Fällen
nicht machen, da gewisse Internet-Seiten kontinuierlich und automatisch
aktualisiert werden (z. B. Newstickers bei Zeitungen oder Börsenmeldungen).
Eine Einschränkung kann erfolgen durch Sperrung unerwünschter Internetangebote
(Börse, elektronische Stellenanzeiger, E-Commerce-
Seiten, pornographische oder rassistische Texte oder Bilder, usw.),
durch Festsetzung einer bestimmten, beanspruchbaren Speicherkapazität
des Servers (vgl. Kapitel 3) oder eines Zeitpunktes, ab welchem
eine private Benutzung erlaubt ist (z. B. ab 18 Uhr). Möglich ist auch die
Vergabe von unterschiedlichen Bandbreiten je nach Arbeitsrelevanz
der abgerufenen Internet-Seiten.
Die Einschränkung oder das Verbot der privaten Benutzung netzbasierter
Anwendungen kann auch durch Umschreibung der zugelassenen
Internetangebote erfolgen, mit einer Positivliste, die z. B. nur die Informationsbeschaffung
auf Internet-Seiten offizieller Behörden erlaubt
(vgl. Kapitel 3). Im Allgemeinen ist eine Surftour zulässig, wenn sie beruflichen
Zwecken dient.
Falls die Internetnutzung eingeschränkt ist, könnte es eine Lösung sein,
wenn der Arbeitgeber – ähnlich wie beim Telefon – ein frei zugängliches
Internet-Terminal zur Verfügung stellt. Die entsprechende Protokollierung
darf durch den Arbeitgeber nicht eingesehen werden, wird aber
aus Beweissicherungsgründen (z. B. für ein offizielles Ermittlungsverfahren)
erstellt. Aus Sicherheitsgründen (vgl. Kapitel 2) empfiehlt es
sich, dieses Terminal vom übrigen Firmennetz getrennt zu betreiben.
Die interessierten Arbeitnehmer tragen die vollständige Verantwortung
für die Sicherheit und die gesetzeskonforme Benutzung des Terminals.
Wenn kein Nutzungsreglement erlassen wird, besteht Unklarheit über
die Befugnis zur privaten Internet- und E-Mail-Nutzung. Gewisse Kreise
vertreten die Auffassung, dass das Verbot privaten Telefonierens auf die
private Internetnutzung analog anwendbar sei. Die Interessen und Mittel
des Arbeitgebers müssen jedenfalls gewährleistet bleiben. Letzteres
hängt mit der Sorgfalts- und Treuepflicht (Art. 321a OR) zusammen, die
den Arbeitnehmer verpflichtet, die Interessen des Arbeitgebers zu wahren.
Was dies im Zusammenhang mit der Internetnutzung bedeutet,
hängt von den konkreten Umständen im Einzelfall ab. Die Gefahr besteht,
dass der Arbeitgeber falsch beurteilt, ob eine Surftour zulässig
ist.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, ein schriftliches Nutzungsreglement
zu erlassen. Je konkreter und klarer dieses ist, desto unmissverständlicher
sind die Grenzen der erlaubten privaten Internetnutzung
am Arbeitsplatz.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
6. Gesetzliche Grundlagen der Überwachung
Die Gefahr der dauerhaften Verhaltensüberwachung der Arbeitnehmer
am Arbeitsplatz war 1984 Auslöser einer parlamentarischen Motion 11
über den Persönlichkeitsschutz von Arbeitnehmern. Infolge dieser Motion
erliess der Bundesrat eine Verordnung, welche die gezielte Verhaltensüberwachung
am Arbeitsplatz verbietet (Art. 26 Abs. 1 Verordnung
3 zum Arbeitsgesetz, ArGV 3, SR 822.113). Sind Überwachungs- und
Kontrollsysteme aus anderen Gründen erforderlich, müssen sie so gestaltet
und angeordnet sein, dass sie die Gesundheit und die Bewegungsfreiheit
der Arbeitnehmer nicht beeinträchtigen (Art. 26 Abs. 2
ArGV 3). Geschützt werden soll in erster Linie die Gesundheit und die
Persönlichkeit der Arbeitnehmer vor ständiger, gezielter Verhaltensüberwachung
durch Einsatz eines Überwachungssystems. 12 Die Verhaltensüberwachung
ohne Überwachungssystem fällt nicht in den Anwendungsbereich
von Art. 26 ArGV 3.
Im Zusammenhang mit dem Surfen und der Nutzung von E-Mail am Arbeitsplatz
bedeutet dies, dass Überwachungen der Internet- und E-
Mail-Nutzung durch ständige, personenbezogene Auswertungen der
Protokollierungen nicht zulässig sind. Aus diesem Grund dürfen auch
Spionprogramme (vgl. Kapitel 4) nicht eingesetzt werden. Bei den Spionprogrammen
handelt es sich um ein leistungsstarkes System zur
heimlichen Überwachung des Verhaltens von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz.
Ihr Einsatz stellt sowohl eine Verletzung des Verhaltensüberwachungsverbotes
als auch des Grundsatzes von Treu und Glaube dar.
Das Aufnehmen, Beobachten, Analysieren, Speichern und Weiterbearbeiten
von Informationen und Aktivitäten aller Art am PC ohne Einwilligung
der betroffenen Person ergründet ausserdem u. E. eine Verletzung
des Geheim- oder Privatbereiches durch Aufnahmegeräte im Sinne
des Strafgesetzbuches. Dadurch, dass er mit Überwachungs- und
Aufnahmefunktionen dotiert wird, wird der PC zum Aufnahmegerät. Die
Privatsphäre am Arbeitsplatz wird sowohl arbeitsrechtlich als auch
durch das verfassungsmässige Fernmeldegeheimnis (BGE 126 I 50) geschützt.
Aufgrund der vielfältigen Funktionen und Programmierungsmöglichkeiten
der Überwachungsprogramme kann der Eingriff in die
Persönlichkeit des Arbeitnehmers u. U. noch tiefgreifender sein als
durch den Einsatz einer Videokamera.
Ein Beispiel von Spionprogrammen stellen sogenannte Content Scanners
dar. Ein Content Scanner ist eine Software, welche die gesendeten
und/oder empfangenen E-Mails nach bestimmten vordefinierten Stichwörter
auswertet und entsprechend reagiert (z. B. Sperrung, Löschung,

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Kopie an Systemadministrator oder gar an Vorgesetzten). Beim Content
Scanner ist die Gefahr der Persönlichkeitsverletzung durch systematische
Verhaltensüberwachung offensichtlich. Die Wirksamkeit solcher
stichwortbasierten Filtrierungen ist ausserdem bestreitbar, da sie entweder
zuviel oder zuwenig abwehren. Die absolute Inhaltssicherheit ist
auf jeden Fall illusorisch, da z. B. die vermehrt angepriesenen verschlüsselten
E-Mails nicht analysierbar sind. Hinzu kommt, dass E-Mails, die
als privat gekennzeichnet sind, in keinem Fall inhaltlich ausgewertet
werden dürfen.
Das Bundesgericht hat über elektronische Überwachungssoftware
noch kein Urteil gefällt.
Gestattet sind permanente anonymisierte Auswertungen der Protokollierungen
sowie stichprobenartige pseudonymisierte Auswertungen
der Protokollierungen, um zu überprüfen, ob das Nutzungsreglement
eingehalten wird (vgl. Kapitel 8.4.1.1). Solche Auswertungen dienen
dazu, Beweise zu erheben, um Missbräuche sanktionieren zu können,
die durch die technischen Schutzmassnahmen nicht verhindert werden
konnten (z. B. Zugriffe auf Internetseiten, die nicht auf die Sperrliste der
Firewall figurieren).
Wenn ein Missbrauch festgestellt wird – und die Belegschaft vorher in
einem Überwachungsreglement (vgl. Kapitel 7.1) informiert wurde –
kann dies zu einer namentlichen Auswertung der Protokollierungen
führen.
Das Verbot der Verhaltensüberwachung gemäss Art. 26 ArGV3 gilt also
nicht absolut. Es geht vielmehr darum, den Persönlichkeitsschutz der
Arbeitnehmer und die Interessen des Arbeitgebers (vgl. Kapitel 2)
gegeneinander abzuwägen. In Einzelfällen, wenn Missbräuche festgestellt
werden und die entsprechende vorherige Information (Überwachungsreglement)
besteht, dürfen personenbezogene Verhaltensüberwachungen
vorgenommen werden. Werden keine Missbräuche festgestellt,
müssen sowohl die Gewährleistung der Sicherheit als auch die
Überwachung der Einhaltung des Nutzungsreglements anonym oder
pseudonym bleiben. 13
Neben Art. 26 ArGV 3 schützen auch das Datenschutzgesetz sowie Art.
328 und 328b OR die Persönlichkeit des Arbeitnehmers. Diese Bestimmungen
sehen auch vor, dass der Arbeitgeber Personendaten nur unter
Einhaltung des Zweckbindungs- und Verhältnismässigkeitsprinzips
bearbeiten darf.

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25
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Viele Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern tragbare Arbeitsinstrumente
zur Verfügung. Diese sind auch von der Überwachung betroffen,
was ein besonderes Problem darstellt, da diese Geräte oft auch privat
benutzt werden.
Der Arbeitnehmer darf vom Arbeitgeber jederzeit Auskunft darüber verlangen,
ob Daten über ihn bearbeitet werden (Art. 8 Abs. 1 DSG, vgl.
Kapitel 8.1.2). Dies kann sogar eine überwachungshemmende Wirkung
auf den Arbeitgeber haben.
Personendaten dürfen nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen
oder einen anderen Rechtfertigungsgrund an unberechtigte Dritte
bekannt gegeben werden (Art. 12 und 13 DSG). Die Arbeitskollegen der
betroffenen Person gelten in Bezug auf den Datenschutz als Dritte.
Sowohl die Informatikdienste bzw. die Sicherheitsbeauftragten als auch
die Vorgesetzten und Personaldienste haben die Personendaten
(hauptsächlich die Protokollierungen und deren Auswertungen), die sie
im Zusammenhang mit einer Überwachung bearbeiten, durch angemessene
technische Schutzmassnahmen gegen unbefugte Zugriffe zu
schützen (Art. 7 Abs. 1 DSG). 14 Sie sorgen insbesondere für die Vertraulichkeit,
die Verfügbarkeit und die Integrität der Personendaten (Art. 8
Abs. 1 der Verordnung zum DSG, VDSG, SR 235.11).

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26
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
7. Die wichtigsten rechtlichen Voraussetzungen
für die Überwachung des Surfens und
der E-Mail-Nutzung
Um eine personenbezogene Überwachung einleiten zu dürfen, muss
der Arbeitgeber die Belegschaft vorher informieren und einen Missbrauch
festgestellt haben oder es muss ein Missbrauchsverdacht entstanden
sein. Im Detail gelten folgende Regeln.
7.1 Die vorherige Information
Anders als beim Nutzungsreglement, das nicht obligatorisch ist, hat der
Arbeitgeber die Pflicht, ein Überwachungsreglement zu erlassen, da die
Überwachung einen Eingriff in die Privatsphäre des Arbeitnehmers darstellen
kann (Prinzip von Treu und Glauben, Art. 4 Abs. 2 DSG). Ein solcher
Eingriff ist dann gegeben, wenn Protokollierungen privater Surftouren
personenbezogen ausgewertet werden. Das Überwachungsreglement
wird aus Gründen der Transparenz und Rechtssicherheit schriftlich
und in der Regel zusammen mit dem Nutzungsreglement in einem
einzigen Dokument verfasst (vgl. Musterreglement, Anhang C).
Der Arbeitgeber muss im Überwachungsreglement darüber informieren,
dass die Möglichkeit der personenbezogenen Auswertung der Protokollierungen
besteht (vgl. Kapitel 8.2 und 8.3) und dass die Auswertungsresultate
an den Personaldienst und an den Vorgesetzten weitergegeben
werden, falls ein Missbrauch festgestellt wird. Sieht das Überwachungsreglement
diese Information nicht vor, so muss dies
nachgeholt werden, bevor Protokollierungen personenbezogen ausgewertet
werden. Die Information hat demzufolge vor dem Missbrauch
bzw. Missbrauchsverdacht und nicht lediglich vor der personenbezogenen
Auswertung der Protokollierungen zu erfolgen. Ausnahmsweise,
wenn ein schwerer Missbrauch vorliegt, kann die vorherige Information
erst vor der personenbezogenen Auswertung der Protokollierungen erfolgen,
falls sie früher nicht vorhanden war. In der Abwägung überwiegen
in solchen Fällen die Interessen des Arbeitgebers an die Identifikation
des fehlbaren Arbeitnehmers.
Empfehlenswert ist auch darüber zu informieren, wer für die personenbezogene
Auswertung der Protokollierungen zuständig ist, welche konkreten
arbeitsrechtlichen Sanktionen ergriffen werden können und wie
bei Verdacht auf eine Straftat vorgegangen wird. Ratsam ist ferner die
Information über die eingesetzten Protokollierungen, deren Zweck, Inhalt,
Aufbewahrungsdauer und Auskunftsrecht.

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27
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Im Zusammenhang mit der E-Mail-Benutzung hat der Arbeitgeber auch
die externen E-Mail-Empfänger und -Absender über das Vorliegen von
Überwachungen bzw. von Stellvertretungen zu informieren. Dies könnte
bspw. in den Fusszeilen zusammen mit der Vertraulichkeits- und
Amtlichkeitsklausel jedes ausgehenden E-Mails erfolgen.
Die Kenntnis, dass eine Überwachung möglich ist, kann eine abschreckende
Wirkung auf das Surfverhalten der Arbeitnehmer haben.
7.2 Die Feststellung eines Missbrauches
Ein Missbrauch liegt vor, wenn das Nutzungsreglement verletzt worden
ist. Missbräuchlich ist je nach Nutzungsreglement z. B. das Surfen auf
Web-Seiten, die keine berufliche Relevanz aufweisen, oder das private
Surfen tout court, wenn es ausdrücklich verboten wurde. Der wegen
den ergriffenen technischen Schutzmassnahmen misslungene Versuch,
auf gesperrte Internetseiten zuzugreifen, stellt hingegen keinen
Missbrauch dar.
Fehlt ein Nutzungsreglement, so können die Treuepflicht oder das
Zweck- und Verhältnismässigkeitsprinzip trotzdem verletzt werden. Ist
dies der Fall, dann spricht man auch von einem Missbrauch.
Ein Missbrauch kann durch anonyme oder pseudonyme Überwachungen
der Einhaltung des Nutzungsreglements (vgl. Kap. 8.2 und 8.3), bei
der Gewährleistung der Sicherheit (z. B. beim Herausfinden der Quelle
eines Virus oder eines internen Hackingversuches) oder durch andere
Hinweise (z. B. Vorfinden von gedrucktem privatem Material beim Firmendrucker,
versehentliche Zustellung von privaten E-Mails an Vorgesetzten
oder eine Überlastung der E-Mail-Box eines Arbeitnehmers)
festgestellt werden.

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28
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
8. Die Überwachung des Surfens und der E-
Mail-Benutzung am Arbeitsplatz
Es ist an dieser Stelle nochmals klar festzuhalten, dass sowohl die technische
Prävention als auch die Sensibilisierung und Mitwirkung der Arbeitnehmer
Vorrang gegenüber der Überwachung haben. Nur wenn ein
Missbrauch so nicht verhindert werden kann, darf der Arbeitgeber eine
personenbezogene Überwachung in Betracht ziehen.
Die Überwachung des privaten Surfens wird von derjenigen der privaten
E-Mail-Benutzung separat betrachtet.
Zu bemerken ist, dass in Kleinunternehmen die nachfolgenden Ausführungen
kaum Anwendung finden, da keine richtige Anonymität garantiert
werden kann.
In den folgenden Kapiteln wird insbesondere die Überwachung des
Surf- und E-Mail-Verhaltens aufgrund der Auswertung der Protokollierungen
erörtert. Wegen ihrer präventiven, permanenten und vorsätzlichen
Natur ist sie die geläufigste und gefährlichste Art der Überwachung.
Möglich ist aber auch die zufällige Überwachung im Rahmen der Gewährleistung
der Sicherheit und Funktionstüchtigkeit der technischen
Ressourcen oder aufgrund anderer Hinweise.
8.1 Überwachung im Rahmen der Gewährleistung der Sicherheit
und der Funktionstüchtigkeit des betrieblichen EDV-
Systems
Eine Aufgabe der Informatikdienste oder Sicherheitsbeauftragten eines
Unternehmens besteht in der Gewährleistung der Sicherheit und Funktionstüchtigkeit
der technischen Mittel. In Kleinbetrieben ist der Vorgesetzte
oft dafür selber zuständig. Die Gewährleistung der Sicherheit erfolgt
laufend, meistens durch den Einsatz von technischen Schutzmassnahmen
(z. B. Intrusion Detection System), und anonym. Die Abwehr
von internen oder externen Angriffen wird weitgehend diesen
Massnahmen überlassen. Der Arbeitgeber hat dafür zu sorgen, dass die
technischen Schutzmassnahmen regelmässig dem neusten Stand der
Technik angepasst werden.
Manifestiert sich eine technische Störung trotz Schutzmassnahmen,
können bei der Suche nach deren Ursache die Protokollierungen beigezogen
werden. Die Ursache der Störung kann zugleich einen Missbrauch
darstellen oder einen Missbrauchsverdacht erwecken. Im Falle
eines erwiesenen Missbrauches kann der identifizierte Mitarbeiter gemäss
den Ausführungen in Kapitel 10 sanktioniert werden.

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
8.2 Überwachung aufgrund anderer Hinweise
Der Missbrauchsverdacht oder der Missbrauch kann auch
zufälligerweise, durch andere Hinweise entstehen bzw. festgestellt werden
(vgl. Kapitel 7.2). Zur Identifikation des fehlbaren Mitarbeiters können,
falls nötig, die entsprechenden Protokollierungen (z. B. die Protokollierung
des Druckers) oder auch nur deren Auswertungen beigezogen
werden. Bei erwiesenem Missbrauch kommen die Sanktionen gemäss
Kapitel 10 zur Anwendung.
8.3 Überwachung aufgrund der Auswertungen der Protokollierungen
Bei der Auswertung einer Protokollierung geht es um eine übersichtliche
Analyse von protokollierten Aktivitäten nach bestimmten, vordefinierten
Kriterien. Die Auswertung wird durch ein dafür vorgesehenes
Programm erzeugt. Eine oder mehrere miteinander verknüpfte Auswertungen
(z. B. aus Internet-, E-Mail- und Telefonaktivitäten) können Persönlichkeitsprofile
bilden. Deshalb könnte der Auswertungstool eine
Protokollierung über die erzeugten Auswertungen vornehmen.
Es bestehen hauptsächlich drei verschiedene Auswertungsarten: die
anonyme, die pseudonyme und die namentliche Auswertung.
Bei der anonymen Auswertung geht es um die statistische Analyse
der Protokollierungen (z. B. nach dem Kriterium der meistbesuchten Internet-Seiten
oder nach der Anzahl gesendeter E-Mails). Die Auswertung
kann sowohl die gesamte Arbeitnehmerschaft einer Firma als
auch nur einen Teil davon (z. B. eine bestimmte Firmenabteilung) betreffen.
Um die Anonymität zu gewährleisten, hat die untersuchte Personenmenge
genügend gross zu sein.
Bei der pseudonymen Auswertung geht es um eine Protokollierungsanalyse
nach pseudonymisierter, bestimmbarer Person (z. B. die meist
besuchten Internet-Seiten pro pseudonymisierte Person). Das Pseudonym
muss genügend robust sein, um die Identität der betroffenen Person
in der Phase der nichtpersonenbezogenen Überwachung (vgl. Kapitel
8.4.1.1) zu schützen. Sowohl User-ID als auch statisch vergebene
IP-Adresse gelten nicht als robuste Pseudonyme, da damit die Identität
der betroffenen Personen leicht zu rekonstruieren ist.
Die namentliche Auswertung stellt eine Protokollierungsanalyse nach
einer bestimmten Person dar. Die Relation der Pseudonyme mit den
entsprechenden Personennamen befindet sich in der sogenannten
Korrespondenzliste. Durch Verknüpfung des Pseudonyms mit der Kor-

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
respondenzliste lässt sich die Identität der betroffenen Person ermitteln
(Reidentifikation/namentliche Auswertung). Es ist empfehlenswert, die
Auswertungen der Protokollierungen von der Korrespondenzliste (Benutzernamen
und entsprechende Pseudonyme) physisch und funktionell
(durch zwei verschiedene Personen) getrennt aufzubewahren.
Es ist aber zu bedenken, dass weder getrennte Listen noch Pseudonymisierung
der Benutzernamen eine anonyme Überwachung garantieren,
wenn die Korrespondenzlisten allgemein auffindbar sind 15 .
Speziell gilt, dass die namentliche Auswertung der Protokollierung der
E-Mails, welche gemäss Kapitel 8.5 als privat bezeichnet sind, nur folgende
Elemente zu enthalten hat: Datum, Zeit, Absenderadresse (unterdrückt
bei eingehenden E-Mails), Empfängeradresse (unterdrückt bei
ausgehenden E-Mails), Vermerk . Mit anderen Worten, darf nur
die E-Mail Adresse des Arbeitnehmers in der namentlichen Auswertung
erscheinen.
8.4 Die Überwachung aufgrund der Auswertungen der Surfprotokollierungen
Die Überwachung der Auswertungen der Internetprotokollierungen
dient dem Schutz der Interessen des Arbeitgebers gemäss Kapitel 2 dieses
Leitfadens.
Die Überwachung der Auswertungen der Internetprotokollierungen unterteilt
sich in zwei Phasen:
- Nichtpersonenbezogene Überwachung;
- Personenbezogene Überwachung.
8.4.1 Erste Phase: Nichtpersonenbezogene Überwachung
Die Zwecke der ersten Phase der Überwachung, die sogenannte nichtpersonenbezogene
Überwachung, bestehen hauptsächlich in der Erstellung
von Statistiken und in der Kontrolle der Einhaltung des Nutzungsreglements.
- Erstellung von Statistiken: Statistiken erfolgen aufgrund anonymer
Auswertungen der Protokollierungen und bezwecken die strukturierte,
anonyme Wiedergabe der durchschnittlichen Internetbenutzung.
- Kontrolle der Einhaltung des Nutzungsreglements: Unter der
Voraussetzung, dass die Arbeitnehmer vorgängig im Überwachungsreglement
darüber informiert wurden (vgl. Kapitel 7.1 und Anhang C),

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
darf der Arbeitgeber die Einhaltung des Nutzungsreglements kontrollieren.
Je nach Überwachungsreglement erfolgt diese Kontrolle durch
eine anonyme und/oder durch eine pseudonyme Auswertung der
Protokollierungen. Die anonyme Auswertung ermöglicht keine Identifikation
und darf demzufolge permanent erfolgen. Die pseudonyme
Auswertung ermöglicht die Überwachung des Verhaltens einer bestimmbaren
Person im Vergleich zum durchschnittlichen (anonymen)
Verhalten. Sie darf nur stichprobenartig, nach einem bestimmten
Zeitplan erfolgen (z. B. ein Tag pro Monat, unter Angabe der betroffenen
Woche; Dadurch soll das Gefühl der ständigen, individuellen Verhaltensüberwachung
verhindert werden). Die Überwachung der gesamten
Zeitspanne seit der letzten Stichprobe (z. B. durch Content
Scanner oder Spionprogramme, vgl. Kapitel 8.2.3) käme hingegen einer
ständigen Verhaltensüberwachung der gesamten Arbeitnehmerschaft
gleich, welche gemäss Art. 26 ArGV 3 nicht zulässig ist. Die
nichtpersonenbezogene Überwachung der Einhaltung des Nutzungsreglements
sollte durch den Datenschutzberater der Firma,
durch einen dafür speziell ausgebildeten Mitarbeiter oder durch eine
externe Vertrauensperson durchgeführt werden. Die beauftragte Person
muss über ihre Verantwortung klar informiert werden, besonders
im Zusammenhang mit dem Verbot von personenbezogenen Auswertungen
in dieser Phase.
8.4.2 Zweite Phase: Personenbezogene Überwachung
Bei der zweiten Phase der Überwachung, der sogenannten personenbezogenen
Überwachung, geht es um die Identifikation bzw. Reidentifikation
einer Person im Falle einer Missbrauchsfeststellung oder eines
Missbrauchsverdachts in der ersten Phase.
Beim Missbrauchsverdacht 16 wird die pseudonymisierte Auswertung
der Protokollierung herangezogen und durch Verknüpfung mit der Korrespondenzliste
namentlich ausgewertet. Das Ziel dieser namentlichen
Auswertung besteht darin, das Bestehen eines Missbrauches zu bestätigen
oder den Missbrauchsverdacht zu eliminieren. Wird der Missbrauchsverdacht
nicht bestätigt, hört man mit der namentlichen Auswertung
der Protokollierung sofort auf. Der Arbeitgeber bleibt aber
weiterhin gehalten, die technischen Schutzmassnahmen und/oder das
Nutzungsreglement an den technischen Fortschritt anzupassen, z. B.
durch die Beschaffung eines aktualisierten Antivirusprogramms oder
durch die Erweiterung der Firewall mit einer überarbeiteten Sperrliste.

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Liegt ein Missbrauch gemäss Kapitel 7.2 vor, passt der Arbeitgeber
zuerst die technischen Schutzmassnahmen sowie, wenn nötig, das
Nutzungsreglement an. Die Anpassung des Nutzungsreglements wird
den Arbeitnehmern mitgeteilt.
Die Identifikation bzw. Reidentifikation des fehlbaren Arbeitnehmers erfolgt
gemäss Kapitel 8.3. Danach kann der Arbeitgeber die passenden
arbeitsrechtlichen Massnahmen treffen (vgl. Kapitel 10).
Da eine solche Bearbeitung der Protokollierung weitere, mit dem Missbrauch
nicht zusammenhängende Personendaten enthüllen kann, ist
die mit der Auswertung beauftragte Person an das Berufsgeheimnis
besonders gebunden. Sie darf solche Daten nicht missbrauchen. Im Falle
einer Datenbearbeitung durch Dritte hat der Arbeitgeber Letztere
darauf hinzuweisen (Art. 14 DSG).
8.5 Die Überwachung des E-Mail-Verkehrs
8.5.1 Die Überwachung des privaten e-Mail-Verkehrs
Für die E-Mail-Überwachung gelten die mehr oder weniger gleichen
Grundsätze wie für die klassische Papierpost. In den folgenden Zeilen
wird deshalb zuerst die Überwachung der Papierpost am Arbeitsplatz
behandelt 17 .
Die private Post am Arbeitsplatz geniesst uneingeschränkten Schutz.
Die private Post ist demzufolge ungeöffnet an die adressierte Person
weiterzuleiten. Wird private Post durch Drittpersonen trotzdem geöffnet,
so liegt eine widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung vor. Letztere
kann entweder zivil- (Art. 15 DSG) oder verwaltungsrechtlich (Art. 25
DSG) verfolgt werden. In beiden Fällen bleiben auch strafrechtliche Konsequenzen
vorbehalten (Art. 179 StGB). Als Privatpost gilt eine Sendung,
bei der erkennbar ist, dass sie einem Arbeitnehmer nicht in beruflicher
Eigenschaft, sondern als Privatperson zugestellt worden ist. Anhaltspunkte
für Privatpost sind besondere Vermerke wie „privat“ oder „eigenhändig“.
Massgebend ist auch die Art der Sendung (Todesanzeige,
adressierte Zeitung oder Zeitschrift) oder äussere Merkmale (Kleinformate,
farbiges Papier, Postkarten, an einen Bediensteten adressierte
Militärpost).
Die Anschrift „Herr X, Dienststelle Y“ lässt somit erst dann auf den persönlichen
Inhalt schliessen, wenn dies durch einen Zusatz (privat, usw.)
zum Ausdruck gebracht wird. Das blosse Voranstellen des Namens genügt
nicht, um zu zeigen, dass die Sendung einem Bediensteten als Privatperson
zugestellt worden ist (BGE 114 IV 16).
Ähnlich wie im Post- sowie Telefoniebereich darf der Arbeitgeber aufgrund
des Persönlichkeitsschutzes und des Verhaltensüberwachungs-

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
verbotes keine Einsicht in den Inhalt privater E-Mails des Arbeitnehmers
haben. Aufgrund der Adressierungselemente ist eine automatisierte
Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen E-Mails
kaum möglich. Private E-Mails sind vom Absender demzufolge durch
eine Vermerkoption „privat“ zu kennzeichnen. Wenn kein Unterscheidungsvermerk
zwischen privaten und beruflichen E-Mails besteht und
die private Natur eines E-Mails aufgrund der Adressierungselemente
nicht erkennbar und nicht anzunehmen ist, darf der Arbeitgeber – analog
den klassischen Postsendungen – davon ausgehen, dass das E-Mail
beruflich ist. Bestehen Zweifel über die Natur eines E-Mails, ist sie mit
dem Angestellten zu klären.
Ein Entpacken und weiteres Bearbeiten (z. B. Sichern, Weiterleiten,
Scannen) von E-Mails, welche als „privat“ gekennzeichnet bzw. erkennbar
sind, bleibt dem Arbeitgeber somit verwehrt. Die Respektierung der
Privatsphäre als Teil der Persönlichkeit zeigt sich auch beim verfassungsmässigen
Fernmeldegeheimnis, welches auch für den E-Mail-Verkehr
über Internet gilt (BGE 126 I 50, insb. Erw. 6a). Danach darf die Einsicht
in eine private E-Mail nur mit richterlicher Genehmigung für die
Verfolgung von Verbrechen oder Vergehen erfolgen. Eine Möglichkeit,
den Inhalt von privaten E-Mails zu schützen, besteht darin, einen internetbasierten,
vom geschäftlichen getrennten und wenn möglich verschlüsselten
E-Mail-Dienst zu gebrauchen. 18
Ob internetbasierte, verschlüsselte E-Mail-Dienste überhaupt benutzt
werden dürfen, hängt vom Nutzungsreglement ab. Ist die Internetnutzung
verboten, geht der Arbeitnehmer das Risiko ein, wegen privaten
Surfens am Arbeitsplatz sanktioniert zu werden. Für den privaten E-
Mail-Gebrauch am Arbeitsplatz gilt also folgende Regel: Lässt das Nutzungsreglement
die private E-Mail-Nutzung zu, so besteht zum besseren
eigenen Schutz die Möglichkeit, ein webbasierter, wenn möglich
verschlüsselter E-Mail-Dienst zu benutzen. Ist die private E-Mail-Nutzung
am Arbeitsplatz untersagt, verzichtet man am besten darauf. Eine
vollständige Verhinderung eingehender privater E-Mails ist hingegen
nicht möglich. Der Arbeitgeber muss sich bewusst sein, dass er den
Arbeitnehmer nicht für den Eingang aller privater E-Mails verantwortlich
machen kann.
Organisatorisch erfolgt die Archivierung der E-Mails heutzutage in der
Regel noch im E-Mail-Server. Die entsprechenden Backups können,
wenn dies im Überwachungsreglement vorgesehen ist und die Protokollierungen
keine Identifikation ermöglicht haben, nicht nur bei Datenverlust,
sondern auch zur Identifikation fehlbarer Mitarbeiter oder zur
Erhärtung von Missbrauchsverdacht verwendet werden.
Aus Gründen einer klaren Unterscheidung zwischen privaten und ge-

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34
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
schäftlichen E-Mails, aber auch zur besseren Verwaltung der geschäftlichen
E-Mails wird jedoch empfohlen, die E-Mail-Box nicht als Archiv zu
gebrauchen. Private E-Mails sollen auf einem privaten Datenträger, geschäftliche
E-Mails in ein geschäftliches Dokumentverwaltungssystem
verschoben werden. Dadurch wird ein beträchtlicher Beitrag am Schutz
der eigenen Privatsphäre geleistet, da unter anderem keine privaten E-
Mails in geschäftlichen Backups gespeichert werden.
8.5.1.1 Vorgehensweise
Für die Überwachung der Einhaltung der E-Mail-Nutzungsregelung gelten
die gleichen Ausführungen wie für die Überwachung des Surfens
(vgl. Kapitel 8.1 ff).
8.5.2 Die Überwachung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs
Die Geschäftsverwaltung setzt eine systematische Registrierung und
Nachvollziehbarkeit von allen ein- und ausgehenden geschäftlichen
Dokumenten (inkl. E-Mails) voraus. Die Firma hat das Recht, die geschäftlichen
E-Mails vollständig zu protokollieren und inhaltlich zu sichern
(Backup). Es empfiehlt sich, die Protokollierung auf die Betreffzeile,
Datum, Zeit, Absender- und Empfängeradresse zu beschränken. Im E-
Mail-Bereich, analog wie mit der herkömmlichen postalischen Geschäftskorrespondenz,
bestehen zwei Adressierungsmodi: Die
namentliche (z. B. hans.meier@firma.ch oder hans.meier@verkauf.firma.
ch) und/oder die namenlose, funktionelle (z. B. info@firma.ch,
verkauf@firma.ch, oder verkaufsleiter@firma.ch) Adressierung. Heutzutage
ist die namentliche Adressierung weit verbreitet.
Die namentliche Adressierung alleine bereitet eine Vielzahl von Nachteilen
bei der Geschäftsverwaltung: Die Mailverwaltung während Abwesenheiten
und beim Verlassen der Firma und die damit verbundene
Schwierigkeit der Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen
E-Mails. Wenn kein Unterscheidungsvermerk zwischen privaten
und beruflichen E-Mails besteht und die private Natur eines E-Mails aufgrund
der Adressierungselemente nicht erkennbar und nicht anzunehmen
ist, darf der Arbeitgeber – analog den klassischen Postsendungen
– davon ausgehen, dass das E-Mail beruflich ist.
Die namenlose, funktionelle Adressierung ist für die nicht persönliche
geschäftliche Korrespondenz geeignet, da sie die oben erwähnten
Schwierigkeiten der namentlichen Adressierung nicht aufweist. Die namentliche
Adressierung sollte für den rein persönlichen, geschäftlichen
Informationsaustausch (z. B. bei Personalangelegenheiten oder persönlichen
Mitteilungen) gebraucht werden.

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35
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
8.5.2.1 Die E-Mail-Verwaltung während Abwesenheiten
Was die vorhersehbaren Abwesenheiten (z. B. Ferien, Urlaub, Militärdienst)
betrifft, bestehen hauptsächlich drei Verwaltungsarten:
- Definieren einer automatischen Antwort an den Absender mit Abwesenheitsmeldung
und Notfallkoordinaten.
- Definieren einer Weiterleitung des Eingangs an einen Stellvertreter.
Diese Lösung ist mit dem Risiko verbunden, dass private E-Mails, welche
als solche nicht vermerkt sind, an den gewählten Stellvertreter
gelangen.
- Definieren eines Stellvertreters mit abgestufter Berechtigung zur Einsicht
und eventuellen Weiterbearbeitung der geschäftlichen eingehenden
E-Mails. Die als privat gekennzeichneten E-Mails sind für den
Stellvertreter nicht sichtbar. Dadurch bleibt die Privatsphäre des abwesenden
Arbeitnehmers geschützt. Dem Absender muss bewusst
sein, dass das E-Mail durch den Stellvertreter eingesehen wird, wenn
es nicht als „privat“ erkannt werden kann.
Bei „unvorhersehbaren“ Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Unfall) ist ein
Stellvertreter pro Mitarbeiter (vgl. C.) zum Voraus zu ernennen.
8.5.2.2 Die E-Mail-Verwaltung beim Austritt eines Angestellten
Vor dem Austritt hat ein Arbeitnehmer die noch hängigen Geschäfte
wie E-Mails intern weiterzuleiten. Der Arbeitnehmer hat die Übergabe
sämtlicher Geschäftsdokumente an die Firma zu bestätigen 19 . Er muss
die Möglichkeit haben, seine privaten E-Mails und andere Dokumente
auf private Datenträger zu speichern und aus den Servern der Firma zu
löschen.
Beim Austritt (oder im Todesfall) ist spätestens am letzten Arbeitstag
sein E-Mail-Account (wie übrigens auch alle anderen EDV-Accounts) zu
sperren und sein Briefkasten (wie alle anderen persönlichen Datenträger)
zu löschen. Der Arbeitgeber sollte sich dazu schriftlich verpflichten.
Absender, welche E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse schicken,
werden automatisch informiert, dass die Empfängeradresse hinfällig
ist. In der automatischen Antwort wird eine Ersatz-E-Mail-Adresse der
Firma angegeben.
8.5.3 Besondere Fälle der E-Mail-Überwachung
Darf der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer identifizieren, dem z. B. Persönlichkeitsverletzungen
oder Mobbing durch anonyme E-Mails vorgeworfen
werden?

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36
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Die mögliche Persönlichkeitsverletzung eines Arbeitnehmers durch einen
anderen Arbeitnehmer ist Sache der betroffenen Person und der
Ziviljustiz. Der Arbeitgeber hat jedoch das Recht, selber die Identität der
fehlbaren Person herauszufinden, wenn die Treuepflicht und die Interessen
des Arbeitgebers auch tangiert werden (z. B. Leistungseinbruch
durch Kränkung eines Arbeitnehmers). Die Identifikation ist ebenfalls erlaubt,
wenn private E-Mails im Nutzungsreglement verboten sind. Der
Rechtfertigungsgrund für die Identifikation der fehlbaren Person ist in
einem solchen Fall die Verletzung des Nutzungsreglements resp. der
Treuepflicht, nicht die vermeintliche Persönlichkeitsverletzung eines
Mitarbeiters.
8.6 Teleworker
Unter Teleworker versteht man einen Arbeitnehmer mit Arbeitsplatz
ausserhalb der Firma (z. B. Heimarbeiter via Internet). Dadurch, dass der
Teleworker ausserhalb der Firma arbeitet und nicht unter direkter Beaufsichtigung
des Arbeitgebers steht, ist die private Benutzung der vom
Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsinstrumenten in der Regel
grösser. Obwohl dies nicht ohne Weiteres als Missbrauch von geschäftlichen
Ressourcen zu deuten ist, ist die Gefahr einer Persönlichkeitsverletzung
durch Einsichtnahme in Protokollierungen oder in privaten Dateien
durch den Arbeitnehmer grösser als beim klassischen Arbeitnehmer.
Um diese Gefahr zu vermeiden, empfiehlt es sich, einen separaten
Datenträger (z.B. externe Harddisk, Diskette, CD) für private Angelegenheiten
einzusetzen. Dies erleichtert u. a. die einwandfreie Rückgabe des
Arbeitsinstrumentes beim Verlassen der Firma.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
9. Die Überwachung im Falle einer Straftat
Wenn der Arbeitgeber im Rahmen einer Überwachung oder durch andere
Hinweise den konkreten Verdacht schöpft, dass eine Straftat per
Surfen oder E-Mail begangen wurde, so kann er die entsprechenden
Beweise, bestehend aus den Protokollierungen und eventuellen Backups,
sichern. Da die Beweissicherung technisch komplex ist, sollte sie
durch einen Spezialisten (forensic computing scientist 20 ) durchgeführt
werden.
Aufgrund der Protokollierungen oder einer Beschwerde von betroffenen
Arbeitnehmern oder Dritten kann der Verdacht oder die Gewissheit
über ein Verhalten entstehen, das nicht nur gegen Arbeitsvertrag oder
Nutzungsreglement verstösst, sondern einen Straftatbestand erfüllt,
wie zum Beispiel:
- Rufschädigung (Art. 173ff StGB);
- sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz (Art. 198 StGB);
- Verbreitung von rassistischem oder pornographischen Material (Art.
261 bis und 197 StGB);
- „Sabotage per Internet“ oder „Betriebsspionage“ (vgl. insb. Art. 143,
143 bis , 144 bis , 147 StGB).
Der Entscheid, ob Anzeige erstattet wird oder nicht, liegt bei den Vorgesetzten
und ev. dem Personaldienst, nicht jedoch beim Informatikdienst.
Es besteht keine Anzeigepflicht, es ist jedoch empfehlenswert,
zumindest im Zusammenhang mit Offizialdelikten, Anzeige zu erstatten,
um die Gefahr der Mittäterschaft zu verhindern. Da ein Missbrauch
vorliegt, darf der Arbeitgeber die verdächtigte Person identifizieren und
Anzeige gegen sie erstatten. Das weitere strafrechtliche Vorgehen ist
Sache der zuständigen Behörde. Zum Beispiel kann die Anordnung einer
weiteren personenbezogenen Überwachung des Internetverhaltens
zur Erhärtung des Verdachtes wegen des schweren Eingriffs in die
Persönlichkeit nur durch die zuständige Strafjustizbehörde angeordnet
werden. Vom Arbeitgeber selber durchgeführte weitere personenbezogene
Verhaltensüberwachungen zur Erhärtung des Verdachtes können
als unzulässige Beweismittel im Rahmen eines Strafverfahrens betrachtet
werden. Zudem können sie auch rechtliche Folgen für den Arbeitgeber
nach sich ziehen (vgl. Kapitel 11).
Der Arbeitgeber muss das Resultat der Ermittlungen gegenüber Dritten,
insbesondere gegenüber den anderen Arbeitnehmern, vertraulich
behandeln.
Vorbehalten bleiben auch bei einer Straftat die arbeitsrechtlichen Sanktionen
wegen Verletzung des Nutzungsreglements (vgl. Kapitel 10).

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
38
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
10. Sanktionen bei Missbrauch
Wenn die Voraussetzungen und die Regeln der Überwachung eingehalten
worden sind, kann der Arbeitgeber (im Idealfall der direkte Vorgesetzte
und ev. der Personaldienst) im Falle eines erwiesenen Missbrauchs
arbeitrechtliche Sanktionen gegen den fehlbaren Arbeitnehmer
aussprechen. Der Arbeitnehmer haftet für den Schaden, den er
absichtlich oder fahrlässig dem Arbeitgeber zufügt (Art. 321e OR).
In Frage kommen z. B. Abmahnungen, Sperrungen des Internetzugriffs,
Schadenersatzforderungen, Lohnkürzungen oder Versetzungen. In extremen
Fällen, wie bei wiederholtem Missbrauch mit technischer Störung
trotz Abmahnung oder bei erwiesenen Straftaten kann der Arbeitgeber
sogar die Entlassung aussprechen (Art. 335 OR). Die fristlose Entlassung
eines Arbeitnehmers kann nur ausgesprochen werden, wenn
dem Arbeitgeber nach Treu und Glauben die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses
nicht mehr zugemutet werden kann (Art. 337 OR).
Für das Aussprechen von Sanktionen sind die Vorgesetzten des fehlbaren
Arbeitnehmers zuständig. Wenn es im Überwachungsreglement
vorgesehen und der Missbrauch mit absoluter Sicherheit erwiesen ist,
dürfen die Informatikdienste oder Sicherheitsbeauftragten selber Abmahnungen
aussprechen sowie Zugriffsbeschränkungen oder Löschungen
vornehmen. Vor einer Löschung müssen die betroffenen Arbeitnehmer
informiert werden und soll ihnen die Möglichkeit gegeben
werden, die betreffenden Dateien, z. B. E-Mails, auf privaten Datenträgern
zu speichern.
Die Sanktionen müssen der Schwere des jeweiligen Missbrauches angepasst
und in ihrem Umfang bereits im Überwachungsreglement bestimmt
oder bestimmbar sein.
Ein Missbrauch muss nicht immer auf bösem Willen des Arbeitnehmers
basieren. Oft stecken Neugier und fehlende Information über die damit
verbundenen Sicherheitsgefahren durch den Arbeitgeber dahinter. Dieser
trägt in solchen Fällen ein Teil der Verantwortung.
Einen wesentlichen Teil der Verantwortung für die Infektion eines Rechners
trägt der Arbeitgeber auch dann selber, wenn er kein oder kein
geeignetes Antivirusprogramm installiert hat. Der Arbeitgeber muss
dafür sorgen, dass das Antivirusprogramm regelmässig automatisch
aktualisiert wird (insb. die Definitionsdateien) und vom Arbeitnehmer
nicht deaktiviert werden kann. Auch für sonstige mangelnde Sicherheitsvorkehrungen
trägt der Arbeitgeber einen Teil der Verantwortung.

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39
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Wenn kein Nutzungsreglement mit klar definierten Unterscheidungskriterien
zwischen zulässiger beruflicher Informationsbeschaffung und
unzulässiger privater Surftour vorhanden ist, wird es in der Praxis nicht
leicht sein, eine Internetnutzung für erlaubt oder unerlaubt zu erklären.
In solchen Fällen dürfen Sanktionen gegen einen Arbeitnehmer nur
dann ergriffen werden, wenn ein klarer Missbrauch vorliegt.
Bei Mangel eines Nutzungsreglements sollte der Arbeitnehmer nur für
vorsätzlich oder grobfahrlässig herbeigeführte Schäden haften.
Die IP-Adresse und somit in der Regel auch die Identität des fehlbaren
Arbeitnehmers kann bewusst vertuscht werden. Der Arbeitgeber verpflichtet
sich, arbeitsrechtliche Sanktionen nur bei 100%-iger Sicherheit
über die Identität des fehlbaren Arbeitnehmers zu treffen. Die Gefahr
der Identitätsaneignung kann durch zeitgerechte Aktivierung eines
Bildschirmschoners mit Passwortschutz stark vermindert werden.
Vorbehalten bleibt die strafrechtliche Verfolgung durch die zuständige
Behörde, wenn ein Straftatbestand vorliegt.
Was die Beweislast betrifft, gilt folgende Regelung: Der Arbeitgeber
muss die Verletzung der Pflichten des Arbeitnehmers und den daraus
resultierenden Schaden beweisen. In der Folge kann der Arbeitnehmer
den Beweis seiner Unschuld oder einer nur leichten Schuld erbringen
(Art. 97 OR) 21.

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
40
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
11. Ansprüche des Arbeitnehmers bei unzulässiger
Überwachung
Wenn der Arbeitgeber die einschlägigen Voraussetzungen und Regeln
bei der Überwachungen der Internet- und E-Mail-Aktivitäten der Arbeitnehmer
nicht einhält, so kann dies als widerrechtliche Persönlichkeitsverletzung
gerichtlich angefochten werden (Art. 15 und 25 DSG). Für die
Beweislast gilt Art. 97 OR. Der betroffene Arbeitnehmer kann seine Ansprüche
(Feststellung der Widerrechtlichkeit, Schadenersatz, usw.)
zuerst beim Arbeitgeber geltend machen. Geht dieser nicht auf die Forderungen
des Arbeitnehmers ein, so kann der Arbeitsrichter angerufen
werden. Dieser wendet in der Regel ein rasches und kostenloses Verfahren
an. Auch die arbeitsrechtlichen Sanktionen, die der Arbeitgeber
aufgrund einer missbräuchlichen Überwachung ausgesprochen hat,
können angefochten werden (z. B. missbräuchliche Kündigung, Art. 336
OR).
Dem Arbeitgeber können im Falle einer missbräuchlichen Überwachung
auch strafrechtliche Folgen drohen, z. B. infolge einer Verletzung
des Geheim- oder Privatbereiches durch Aufnahmegeräte (Art. 179 quater
StGB) oder bei unbefugtem Beschaffen von Personendaten (Art. 179 novies
StGB).
Zu den unzulässigen Überwachungen gehören insbesondere die personenbezogene
Auswertung der Protokollierungen ohne vorherige Information
der Arbeitnehmer und/oder ohne Feststellung eines Missbrauchs
sowie der Einsatz von Spionprogrammen.
Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter
3003 Bern
Tel. 031 322 43 95
Fax 031 325 99 96

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41
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Anhang A: Situationsschema
Wardriving
Laptop
Demilitarisierte
Zone
Internet
Intrusion Detection
System (IDS)
Abbildung 1
Wireless LAN
Wireless LAN
VoIP
Laserdrucker
Telefon
Server
Access Point
LAN
HTTP Server
Proxy Server
Internal firewall
External firewall
(NAT)
Intranet Server
Server
Server
Computer:
- Antivirus
- IP DNS
- Sniffer
Internal server:
- Diskquotas
FTP Server
Mail Server
Infrared
Bluetooth
DHCP Server
VPN Router
Hacker
Intranet
DNS Server
Palm-Top
Modem
pool
Modem
VPN Router
Teleworker
Reseller
Log Files
Extranet
ISDN modem
Branch Office

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42
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Anhang B: Voraussetzungen und Ablauf
B.1 Die Voraussetzungen der Überwachung
� IP-Adresse;
� User-Id;
� URL;
� Zeitangaben.
Internet
(vgl. Kapitel 8.4.)
Auswertung der
Protokollierungen
(vgl. Kapitel 8.3.)
Protokollierungen
(vgl. Anhang A und
Kapitel 4)
� Sender- und Empfängeradressen;
� Zeitangaben;
� Betreffzeile;
� usw. (aber kein Inhalt)
Geschäftliche E-
Mail
(vgl. Kapitel
8.5.2.)
Abbildung 2
Email
Protokollierung der
Aktivitäten des
Auswertungstools
(vgl. Kapitel 8.3.)
Technische
Voraussetzungen
� Adresse des Arbeitnehmers;
� Zeitangaben;
� Vermerk "Privat".
Private E-Mail
(vgl. Kapitel
8.5.1.)
Technische und
organisatorische
Schutzmassnahmen
(vgl. Kapitel 3)
� Passwort;
� Zugriffsschutz;
� Verschlüsselung;
� Antivirusprogramme;
� Diskquotasmanagers;
� Firewalls;
� Backups;
� Intrusion detection system;
� Spyware blaster, detector and eraser;
� Zugangskontrolle;
� usw.
Interne Information der kontrollierten und kontrollierenden Arbeitnehmer (vgl.
Kapitel 5 und 7.1):
Voraussetzungen
� Nutzungsreglement;
� Überwachungsreglement;
� Regelmässige Schulung.
Externe Information (E-Mail-Benutzer)
(vgl. Kapitel 7.1)
Verzicht auf Spionprogramme zur Verhaltensüberwachung
(vgl. Kapitel 6)
Rechtliche
Voraussetzungen
Missbrauch oder Missbrauchsverdacht
(vgl. Kapitel 7.2)
Auskunftsrecht
(vgl. Kapitel 6.)
Zweckgebundene Aufbewahrungsdauer der Protokollierungen
(vgl. Kapitel 4.)

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
43
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
B.2 Der Ablauf der Überwachung
Andere Hinweise
(intern und/oder extern)
(vgl. Kapitel 8.2)
Gewährleistung der
Sicherheit und der
Funktionstüchtigkeit der
technischen Einrichtungen
(vgl. Kapitel 8.1)
Namentliche Auswertung der
Protokollierungen
(vgl. Kapitel 8.4.2)
Permanente, anonyme
Überwachung
(vgl Kapitel 8.3)
Missbrauch
Je nach Schwere des Missbrauchs (vgl.
Kapitel 9 und 10):
� Abmahnung;
� Sperrung des Internetzugriffs;
� Schadenersatzforderungen;
� Beweissicherung und strafrechtiliche
Anzeige;
� Entlassung;
� usw.
Zivil- und strafrechtilche Klagemöglichkeiten
bei Verletzung der Voraussetzungen der
Überwachung durch den Arbeitgeber
(vgl. Kapitel 11)
Abbildung 3
Missbrauch oder
Missbrauchsverdacht?
Ja
Ev. Anpassung des
Nutzungsreglements und/
oder der technischen
Schutzmassnahmen
(vgl. Kapitel 8.1 ff)
Missbrauch
Stichprobenartige,
pseudonyme Überwachung
(vgl Kapitel 8.3)
Nein
Missbrauchsverdacht Kein Missbrauch
Verdacht durch eine erste
minimale namentliche
Auswertung abklären
(vgl Kapitel 8.4.2)
Ev. Anpassung des
Nutzungsreglements und/
oder der technischen
Schutzmassnahmen
(vgl. Kapitel 8.1 ff)

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
B.3 Das Auswertungsverfahren
DATE TIME USER-ID SENDER RECEIVER PRIVATE
------------------------------------------------------------------------------
010103 23:59 PETER BEISPIEL PB@FIRMA.COM XY@PRIVAT.COM YES
020103 00:02 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM PB@FIRMA.COM NO
020103 00:02 PETER BEISPIEL PB@FIRMA.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:02 HANS MUSTER ZZ@PRIVAT.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:10 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM ZZ@PRIVAT.COM YES
020103 00:11 HANS MUSTER ZZ@PRIVAT.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:12 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM ZZ@PRIVAT.COM YES
020103 00:13 HANS MUSTER ZZ@PRIVAT.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:14 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM ZZ@PRIVAT.COM YES
020103 00:15 PETER BEISPIEL PB@FIRMA.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:16 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM PB@FIRMA.COM NO
020103 00:17 HANS MUSTER ZZ@PRIVAT.COM HM@FIRMA.COM NO
020103 00:21 HANS MUSTER HM@FIRMA.COM ZZ@PRIVAT.COM YES
020103 00:22 HANS MUSTER ZZ@PRIVAT.COM HM@FIRMA.COM NO
...
DATE TIME USER-ID URL
------------------------------------------------------
010103 23:59 PETER BEISPIEL WWW.FIRMA.COM
020103 00:02 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
020103 00:02 PETER BEISPIEL WWW.TEST.COM
020103 00:02 HANS MUSTER WWW.SEX.COM
020103 00:10 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
020103 00:11 HANS MUSTER WWW.TEST.COM
020103 00:12 HANS MUSTER WWW.SEX.COM
020103 00:13 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
020103 00:14 HANS MUSTER WWW.TRADING.COM
020103 00:15 PETER BEISPIEL WWW.FIRMA.COM
020103 00:16 HANS MUSTER WWW.SEX.COM
020103 00:17 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
020103 00:21 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
020103 00:22 HANS MUSTER WWW.FIRMA.COM
...
Protokollierung des
Auswertungstools
Die mit der Überwachung
der Einhaltung der Nutzungsregelung
beauftragte Person (in der Regel der
Datenschutzberater der Firma) hat keinen
direkten Zugriff auf die Protokollierungen,
sondern nur auf deren Auswertungen.
Anonyme Auswertung, 020203
--------------------------
Internet
--------
1. www.firma.com 65%
2. www.test.com 25%
3. www.sex.com 6%
Email
-----
Sended: 70 (37 private)
Received: 70 (2 private)
Abbildung 1: Vgl. Kapitel 8.3
KORRESPONDENZLISTE
-----------------xy123
=> PETER BEISPIEL
zz321 => HANS MUSTER
Pseudonyme Auswertung, 020203
-----------------------------
Pseudo: zz321
Internet
--------
1. www.sex.com 55%
2. www.firma.com 40%
3. www.trading.com 5%
Email
-----
Sended: 38 (35 private)
Received: 37 (2 private)
Protokollierung internet Protokollierung email
Protokollierung Drucker
Auswertungstool
Die mit der Gewährleistung
der Sicherheit und
Funktionstüchtigkeit
beauftragten Infornatikdienste
können einen direkten
Zugriff auf die
Protokollierungen haben
Namentliche Auswertung, 020203
------------------------------
USER: HANS MUSTER
Internet
--------
1. www.sex.com 55%
2. www.firma.com 40%
3. www.trading.com 5%
Email
-----
Sended: 38 (35 private)
Received: 37 (2 private)

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
45
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
Anhang C: Musterreglement über die Surfenund
E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
In diesem Musterreglement ist der Text in normaler Schrift verfasst, die
Erklärungen und Hinweise zu notwendigen Ergänzungen in kursiver
Schrift.
C.1 Zweck und Geltungsbereich
C.1.1 Zweck
Dieses Reglement bezweckt den Schutz der Interessen von Arbeitgeber
und Arbeitnehmer bei der Überwachung vom Surfen und vom E-Mail
am Arbeitsplatz.
C.1.2 Geltungsbereich
Dieses Reglement gilt für alle internen und externen Arbeitnehmer der
Firma.
C.2 Interessen und Risiken des Arbeitgebers und Arbeitnehmers
C.2.1 Interessen und Risiken des Arbeitgebers
Durch Benutzung des vernetzten Computers am Arbeitsplatz können
folgende Interessen und technische Einrichtungen unserer Firma beeinträchtigt
werden:
- Speicherkapazität und Netzwerkbandbreite durch übermässige Internet-
und E-Mail-Nutzung;
- Daten- und Anwendungssicherheit (Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit)
durch Einfuhr von Viren, Würmern, Trojanischen Pferden oder
Installation von fremden Programmen;
- Arbeitszeit und andere finanzielle Interessen (Produktivitätsverluste,
Kostensteigerung für zusätzliche Mittel und/oder Leistungen, Netzkosten,
usw.);
- weitere rechtlich geschützte Interessen, wie Ruf, Fabrikations- und
Geschäftsgeheimnisse oder Datenschutz.
C.2.2 Interessen und Risiken des Arbeitnehmers
Die Informations- und Kommunikationsinteressen des Arbeitnehmers,
die mit der Benutzung des Internet und E-Mail am Arbeitplatz verbunden
sind, sind u. a. mit arbeits-, datenschutz- und gesundheitsschutzrechtlichen
sowie wirtschaftlichen Risiken verbunden.

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
46
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
C.3 Technische Schutzmassnahmen und Protokollierungen
C.3.1 Technische Schutzmassnahmen
Folgende technische Schutzmassnahmen werden in unserer Firma eingesetzt:
- ...
- ...
- ...
Kapitel 3 unseres Leitfadens listet die wichtigsten technischen Schutzmassnahmen
auf.
C.3.2 Protokollierungen
Unsere Informatikmittel führen Protokollierungen über die wichtigsten
durchgeführten Aktivitäten durch. Eine Protokollierung definiert sich als
fortlaufende Aufzeichnung der Randdaten „wer“, „was“, „wann“ und
findet in unserer Firma an folgenden Stellen statt:
- ...
- ...
- ...
Hier muss das Unternehmen die für ihn nötigen Protokollierungen, deren
Zweck, Inhalt und Aufbewahrungsdauer angeben. Damit kommt die
Firma ihrer Informationspflicht über die Datenbearbeitungen und –
sammlungen gemäss Art. 4 Abs. 2 DSG nach. Fehlt diese Information, so
sind die Protokollierungen beim Eidg. Datenschutzbeauftragten gemäss
Art. 11 Datenschutzgesetz anzumelden. Kapitel 4 sowie Anhang A
unseres Leitfadens informieren über die wichtigsten Protokollierungsarten.
Die Protokollierung von privaten E-Mails enthält nur die E-Mail-Adresse
des Arbeitnehmers, den Vermerk „privat“, das Datum und die Zeitangaben.
C.4 Nutzungsregelung
Ob Arbeitnehmer das Recht haben, am Arbeitsplatz Internet und E-Mail
für private Zwecke zu nutzen, hängt in erster Linie vom Willen des Arbeitgebers
ab. Ähnlich wie in anderen Bereichen des Arbeitsverhältnisses
hat er ein Weisungsrecht. Der Umfang der Nutzungsberechtigung
kann je nach Arbeitnehmerkategorie und ihren beruflichen Bedürfnissen
unterschiedlich sein.
Kapitel 5 unseres Leitfadens gibt Anhaltspunkte, wie ein Unternehmen
das Surfen und E-Mail am Arbeitsplatz regeln kann. In diesem Kapitel

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
47
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
sind konkrete und unmissverständliche Regeln aufzustellen. Die Nutzungsregelung
ist bei Bedarf zu aktualisieren.
C.5 Überwachungsregelung
C.5.1 Vorrang technischer Schutzmassnahmen
Unsere Firma verpflichtet sich, in erster Linie technische Schutzmassnahmen
gegen Missbrauch und technischen Schaden einzusetzen.
Sie passt die technischen Schutzmassnahmen regelmässig dem neusten
Stand der Technik an. Die Anpassung erfolgt auch nach einer technischen
Störung.
Nur wenn ein Missbrauch trotz technischen Schutzmassnahmen nicht
verhindert werden kann, darf sie personenbezogene Auswertungen
der Internet- und E-Mail-Protokollierungen vornehmen.
Unsere Firma verzichtet auf den Einsatz von Spionprogrammen.
C.5.2 Auswertung der Protokollierungen
Zur Kontrolle der Einhaltung der Nutzungsregelung wertet unsere Firma
die Protokollierungen in anonymer oder pseudonymer Form aus.
Bei der anonymen Auswertung geht es um die statistische Analyse der
Protokollierungen nach folgenden Kriterien: (Hier hat das Unternehmen
oder die Verwaltungseinheit die in Frage kommenden Kriterien anzugeben,
vgl. Kapitel 8.3 des Leitfadens).
Die pseudonyme Auswertung erfolgt nur stichprobenartig. Hier hat die
Firma den Zeitplan und die Zeitspanne, in welcher die Stichprobe erfolgt,
anzugeben (vgl. dazu Kapitel 8.4.1 des Leitfadens).
Um die Anonymität und Pseudonymität zu gewährleisten, wird unsere
Firma die untersuchte Personenmenge genügend gross halten und die
Protokollierungen von der Korrespondenzliste physisch und funktionell
getrennt aufbewahren (vgl. Kapitel 8.3 des Leitfadens).
Wird bei der anonymen oder pseudonymen Auswertung ein Missbrauch
festgestellt oder entsteht ein Missbrauchsverdacht, so werden
die Auswertungen der Protokollierungen durch Verknüpfung mit der
Korrespondenzliste namentlich ausgewertet. Als Missbrauch wird eine
Verletzung des Nutzungsreglements verstanden. Die Sanktionen gemäss
§ 5.8 dieses Reglements können ergriffen werden.
Erhärtet sich ein Missbrauchsverdacht nicht, so stellt unsere Firma die
namentliche Auswertung der Protokollierung sofort ein.
Hier hat die Firma anzugeben, wer für die namentliche Auswertung der
Protokollierung zuständig ist. In der Regel übernimmt der Datenschutzberater
der Firma diese Funktion (vgl. Anhang B 3).
Wenn eine Straftat durch Auswertung der Protokollierungen oder

Eidgenössischer Datenschutzbeauftragter (EDSB)
48
Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
durch andere Hinweise festgestellt oder vermutet wird, sichert unsere
Firma die entsprechenden Protokollierungen. Sie behält sich das Recht
vor, Anzeige gegen die betroffene Person zu erstatten. Das weitere Vorgehen
ist Sache der zuständigen Strafjustizbehörde. Unsere Firma verpflichtet
sich, das Resultat der Ermittlungen gegenüber unberechtigten
Dritten, insbesondere gegenüber den anderen Mitarbeitern, vertraulich
zu behandeln.
Der Entscheid, ob Anzeige erstattet wird oder nicht, liegt bei den Vorgesetzten,
nicht bei den Informatikdiensten. Es besteht keine Anzeigepflicht.
Es ist jedoch empfehlenswert, zumindest im Zusammenhang
mit Offizialdelikten, Anzeige zu erstatten, um die Gefahr der Mittäterschaft
zu verhindern.
C.5.3 Überwachung im Rahmen der Gewährleistung der Sicherheit und
Funktionstüchtigkeit des betrieblichen EDV-Systems oder aufgrund
anderer Hinweise
Manifestiert sich eine Störung des EDV-Systems trotz technischen
Schutzmassnahmen, können bei der Suche nach deren Ursache die
Protokollierungen beigezogen werden.
Stellt die Ursache der Störung einen Missbrauch dar, kann der identifizierte
Mitarbeiter gemäss § 5.8 dieses Reglements sanktioniert werden.
Stellt man einen Missbrauch fest oder entsteht ein Missbrauchsverdacht
durch andere Hinweise, können falls nötig die entsprechenden
Protokollierungen oder deren Auswertungen beigezogen werden. Bei
erwiesenem Missbrauch können die Sanktionen gemäss § 5.8 dieses
Reglements ergriffen werden.
C.5.4 Unterscheidung zwischen private und geschäftliche E-Mails
Private E-Mails sind von den internen und externen Absendern durch
die Vermerkoption „privat“ zu kennzeichnen.
Die Einsichtnahme und weitere Bearbeitung von E-Mails, welche als
„privat“ gekennzeichnet sind, bleibt unserer Firma verwehrt.
Wenn kein Unterscheidungsvermerk zwischen privaten und geschäftlichen
E-Mails besteht und die private Natur eines E-Mails aufgrund der
Adressierungselemente nicht erkennbar und nicht anzunehmen ist,
darf unsere Firma davon ausgehen, dass das E-Mail geschäftlich ist.
Bestehen Zweifel über die Natur eines E-Mails, ist sie mit dem Angestellten
zu klären. Interne und externe Absender sind darüber ausdrücklich
zu informieren.
Für einen besseren Schutz privater E-Mails empfiehlt die Firma, einen
webbasierten, verschlüsselten E-Mail-Dienst zu benutzen.
Ob internetbasierte, verschlüsselte E-Mail-Dienste überhaupt benutzt

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
werden dürfen, hängt vom Nutzungsreglement ab. Ist die private Internetnutzung
verboten, so fällt diese Möglichkeit weg.
Die Firma kann auch zur besseren Unterscheidung zwischen privaten
und geschäftlichen E-Mails die namenlose, funktionelle Adressierung
für die Geschäftskorrespondenz einführen (vgl. Kapitel 8.5.2).
C.5.5 Die Überwachung des geschäftlichen E-Mail-Verkehrs
Unsere Firma hat das Recht, die geschäftlichen E-Mails zu protokollieren
und bei Bedarf zu sichern.
Die Protokollierung der geschäftlichen E-Mails betrifft u. a. die Betreffzeile,
Datum, Zeit, Absender- und Empfängeradressen.
C.5.6 Die E-Mail-Verwaltung bei Abwesenheiten eines Mitarbeiters
Bei Abwesenheiten definiert der Mitarbeiter einen Stellvertreter mit
abgestufter Berechtigung zur Einsicht und Weiterbearbeitung der geschäftlichen,
eingehenden e-Mails.
Die als „privat gekennzeichneten E-Mails sind für den Stellvertreter
nicht sichtbar.
Die externen Absender müssen informiert werden, dass private E-Mails
als solche zu kennzeichnen sind, ansonsten sie durch den Stellvertreter
eingesehen werden können.
C.5.7 Die E-Mail-Verwaltung beim Austritt eines Mitarbeiters
Vor dem Austritt hat der Mitarbeiter die noch hängigen Geschäfte wie
E-Mails intern weiterzuleiten.
Der Mitarbeiter hat die Übergabe sämtlicher Geschäftsdokumente an
die Firma zu bestätigen.
Der austretende Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine privaten E-Mails
und andere Dokumente auf private Datenträger zu speichern und aus
den Servern der Firma zu löschen.
Beim Austritt (oder Todesfall) ist spätestens am letzten Arbeitstag sein
E-Mail-Account (wie übrigens auch alle anderen EDV-Accounts) zu
sperren und sein Briefkasten (wie alle anderen persönlichen Datenträger)
zu löschen.
Absender, welche E-Mails an die gesperrte E-Mail-Adresse schicken,
werden automatisch informiert, dass die Empfängeradresse hinfällig
ist. In der automatischen Antwort wird eine geeignete Ersatz-E-Mail-
Adresse der Firma angegeben.
C.5.8 Sanktionen bei Missbrauch
Wenn die Voraussetzungen und die Regeln der Überwachung eingehalten
worden sind, kann die Firma im Falle eines erwiesenen Missbrauchs

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
arbeitsrechtliche Sanktionen gegen den fehlbaren Mitarbeiter aussprechen.
Hier hat das Unternehmen die Sanktionen aufzulisten, die es im Falle
eines Missbrauchs zu treffen gedenkt. In Frage kommen z. B. Abmahnungen,
Sperrungen des Internetzugriffs, Schadenersatzforderungen,
Streichung von Sonderprämien, usw. [vgl. dazu Kapitel 10 unseres Leitfadens].
In extremen Fällen, wie bei wiederholtem Missbrauch mit technischer
Störung trotz Abmahnung oder bei erwiesenen Straftaten kann
der Arbeitgeber sogar die Entlassung aussprechen. Die fristlose Entlassung
eines Arbeitnehmers kann nur ausgesprochen werden, wenn
dem Arbeitgeber nach Treu und Glauben die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses
nicht mehr zugemutet werden kann. Die Sanktionen müssen
der Schwere des jeweiligen Missbrauches angepasst und in ihrem
Umfang bereits in diesem Überwachungsreglement bestimmt sein.
Vor einer Löschung missbräuchlich erworbenen Dateien werden die
betroffenen Arbeitnehmer informiert und es wird ihnen die Möglichkeit
gegeben, die betreffenden Dateien, z. B. E-Mails, auf privaten Datenträgern
zu speichern.
C.5.9 Ansprüche des Mitarbeiters bei unzulässiger Überwachung durch
die Firma
Bei Verletzung der Voraussetzungen und Regeln der Überwachung der
Surf- und E-Mail-Aktivitäten, stehen dem betroffenen Mitarbeiter die zivilrechtlichen
Ansprüche wegen Persönlichkeitsverletzung zu (vgl. Art.
28 ff ZGB).
Der betroffene Arbeitnehmer kann im Falle einer missbräuchlichen
Überwachung durch die Firma auch strafrechtliche Mittel ergreifen. Zu
denken ist insbesondere an die Anzeige wegen Verletzung des Geheimoder
Privatbereiches durch Aufnahmegeräte (Art. 179 quater StGB) oder
wegen unbefugten Beschaffens von Personendaten (Art. 179 novies StGB).
C.5.10 Weitere Bestimmungen
Unsere Firma schult regelmässig die Mitarbeiter über die Risiken im Zusammenhang
mit der Benutzung von Internet und E-Mail.
Sowohl die Informatikdienste als auch die Vorgesetzten unserer Firma
haben die Personendaten, die sie im Zusammenhang mit einer Überwachung
bearbeiten, durch angemessene technische Massnahmen gegen
unbefugte Zugriffe zu schützen.
Sie sorgen insbesondere für die Vertraulichkeit, die Verfügbarkeit und
die Integrität der Personendaten.
Der Arbeitnehmer darf von der Firma jederzeit Auskunft darüber verlan-

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
gen, ob und welche Daten über ihn bearbeitet werden.
Personendaten dürfen nicht ohne Einwilligung der betroffenen Personen
oder einen anderen Rechtfertigungsgrund an unberechtigte Dritte
bekannt gegeben werden. Die Arbeitskollegen der betroffenen Person
gelten als Dritte.
Der Firma obliegt keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Zusammenhang
mit Protokollierungen. Zu Beweissicherungszwecken dürfen
die Protokollierungen für eine beschränkte Zeit, in der Regel nicht länger
als vier Wochen, aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsdauer hängt vom Zweck der Protokollierung ab. Im
Rahmen von Sanktionsverfahren oder Strafverfolgungen dürfen sie bis
zum Ablauf der entsprechenden Rechtsmittelfristen aufbewahrt werden.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
1 URL: Uniform Resource Locator wie z. B. http://www.unerwuenscht.ch.
2 Duden Informatik, 2. Auflage, Mannheim, Leipzig, Zürich, Wien, 1993.
3 Z. B. das Programm Stripes.exe bei MS-DOS.
4 Vgl. dazu auch Leitfaden des Eidg. Datenschutzbeauftragten über die
technischen und organisatorischen Massnahmen.
5 Service Pack, Service Release, Hotfixes, Patches, usw.
6 Z. B. Cookies ablehnen oder Javascript ausschalten, um E-Mail-Wiretaps
(Abhörung) zu verhindern.
7 Die Firewall kann mit der sogenannten Network Address Translation
NAT die persönlichen IP-Adressen durch eine öffetliche Firmen-IP-
Adresse ersetzen, und somit einen Hackerangriff von aussen verhindern.
8 Http, ftp, telnet, nntp, smtp, etc.
9 Ghost Keylogger, WinWhatWhere Investigator, PC Activity Monitor, usw.
10 Beim Schliessen des Internet-Browsers werden die Protokollierungsprogramme
nicht informiert.
11 Motion Fritz Reimann vom 12. Dezember 1984 betreffend Persönlichkeitsschutz
des Arbeitnehmers.
12 Vgl. auch schriftliche Beantwortung der Motion durch den Nationalrat
am 20. Februar 1985 sowie Bemerkungen des Wegleitungsentwurfes zu
Art. 26 ArGV 3.
13 Auch die Entstehungsarbeiten zu Art. 26 ArGV 3 wiesen im Zusammenhang
mit der Telefonüberwachung zu Recht darauf hin, dass erst
bei einem konkreten Missbrauch die vollständigen Randdaten des Telefonverkehrs
personenbezogen ausgewertet werden dürfen.

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Leitfaden über Internet- und E-Mail-Überwachung am Arbeitsplatz
14 Vgl. dazu Leitfaden des Eidg. Datenschutzbeauftragten über die technischen
und organisatorischen Massnahmen.
15 Vgl. 9. Tätigkeitsbericht des Eidg. Datenschutzbeauftragten, 2001/02,
Kapitel 2.2.1, S. 19ff. insb. S. 21.
16 Wird bspw. ein wiederholtes Zugriff auf die Homepage einer Zeitung
durch das gleiche Pseudonym festgestellt, klärt man durch namentliche
Auswertung ab, ob die betreffende Person zugriffsberechtigt war.
Je nach beruflicher Funktion (z. B. Presseverantwortlicher) kann der Zugriff
gerechtfertigt sein.
17 Vgl. 5. Tätigkeitsbericht des Eidg. Datenschutzbeauftragten, 1997/98,
S. 42/178.
18 Die Verschlüsselung kann bspw. durch Benutzung von PGP-Software
(Pretty Good Privacy) oder webbasierter E-Mail-Dienste wie
Hushmail.com gewährleistet werden, wobei ein vollständiger Schutz
nur erreicht wird, wenn sowohl Absender wie auch Empfänger einen
verschlüsselten E-Mail-Dienst benutzen.
19 Beispiel einer Austrittserklärung des Arbeitnehmers: „Ich bestätige
hiermit, dass ich alle Eigentümer der Firma, inkl. geistige Eigentümer,
sowohl physischer als auch elektronischer Art, zurückgegeben habe“.
20 Die Spezialisten beraten Untersuchungsbehörden im Bereich Computerkriminalität
und computergestützter Kriminalität. Vorermittlungen,
und technische Überwachungsmassnahmen werden von Ihnen in
Funktion eines Sachverständigen unter richterlicher Einbindung in das
Amtsgeheimnis begleitet. Dabei sind die Spezialisten für die gerichtsverwertbare
Beweissicherung von digital gespeicherten Daten verantwortlich.
In Form eines Gutachtens erstatten Sie der Untersuchungsbehörde
Bericht über Ihre Analysen und geben Empfehlungen ab. Sie tragen
dabei eine sehr hohe Verantwortung und können Ihre Ergebnisse
auch vor Gericht vertreten.
21 Vgl. Brunner, Waeber in „Commentaire du contrat de travail“, Schweizerischer
Gewerkschaftsbund, Lausanne 1996, S. 42ff
Version 2.0 / Dezember 2003