Digital Finance IRZ 05/2025

Digital Finance
Ihr Weg zum Erfolg
© peshkova/stock.adobe.com
Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt Digital Finance
Die digitale Pyramide im Finanzbereich: Warum KI ohne
solide IT und Datenqualität nicht funktioniert
Vermeidung von Fehlstarts bei der Digitalisierung
im Finanzbereich
Viele CFOs und kaufmännische Verantwortliche erwarten von
Künstlicher Intelligenz (KI) erhebliche Effizienzgewinne im
Rechnungswesen, Controlling und Finanzmanagement. Dabei
wird oft übersehen, dass KI keine isolierte Lösung ist, sondern
nur in Kombination mit einer starken technologischen Grundlage
und hoher Datenqualität echten Mehrwert bieten kann. Ein
Management und Unternehmen, das ohne angemessene Vorbereitung
KI-Lösungen implementiert, läuft Gefahr, enttäuscht zu
werden – sowohl wirtschaftlich als auch operativ.
Jenseits des Chat-Fensters: KI im Finanzbereich
neu denken
Die allermeisten KI-Projekte im Finanzbereich verfehlten in den
letzten Jahren ihre Ziele. Besonders im regulierten Rechnungswesen-
und Steuerumfeld zeigt sich ein zentrales Missverständnis:
KI wird als isolierte Technologie betrachtet, nicht als Element
einer durchdachten digitalen Architektur. Der eigentliche Mehrwert
entsteht erst durch die Einbettung intelligenter Algorithmen
in bestehende Systeme und Abläufe – nicht durch isolierte Chat-
Fenster für einzelne Fachanwender.
Ein solides IT-Fundament für nachhaltige
Ergebnisse
Das Fundament der digitalen Pyramide im Finanzbereich ist
die technologische Infrastruktur. Eine moderne, integrierte und
anpassbare IT-Landschaft ist notwendig, um Geschäftsprozesse
sinnvoll zu automatisieren zu können. In der Realität dominieren
jedoch Insellösungen und historisch gewachsene Systemstrukturen.
In Buchhaltung, Controlling und Reporting erfordern diese heterogenen
IT-Umgebungen häufig erhebliche manuelle Tätigkeiten.
Die daraus entstandenen Brüche zwischen Systemen führen zu
ineffizienten Abläufen und einem erhöhten Risiko für Fehler und
Compliance-Verstöße. Um hier gegenzusteuern, sollten alle Verantwortlichen
systematisch die Modernisierung ihrer IT-Systeme
priorisieren, ohne dafür zwingend große und kostenintensive
Projekte starten zu müssen. Vielmehr kommt es darauf an, gezielt
Schwachstellen zu beheben und konsequent auf integrierte digitale
Prozesse zu setzen.
Datenmanagement – mehr als Excel-Tabellen
und Reporting
Die nächste entscheidende Ebene in der digitalen Pyramide ist das
Datenmanagement, das über Reporting und Excel hinausgeht.
Essenziell ist, dass Finanzdaten unternehmensweit konsistent,
zuverlässig und zeitnah für alle relevanten Mitarbeiter und Systeme
verfügbar sind. Hochwertige Stammdaten und durchgängige
Governance sorgen für verlässliche Informationen als Grundlage
für Automatisierung. Nur wenn ein Unternehmen eine solide und
fehlerfreie Datenbasis hat, erzielt es mit KI-Technologien tatsächlich
die gewünschten Effekte und tatsächliche Verbesserungen.
Verantwortliche im Controlling und Rechnungswesen müssen
daher frühzeitig klare Standards und Prozesse definieren und diese
konsequent umsetzen.
KI – Mehr als ChatGPT und Prompting
In den letzten zwei Jahren wird KI oft mit Chatbots und dialogbasierten
Tools wie ChatGPT gleichgesetzt, was falsche Erwartun-
Pillar2
CbCR Safe Harbour
inklusive
Daten rein, Meldung raus
U2 Pillar 2 unterstützt bei der Erfüllung
der neuen Meldepflicht.
Weitere Informationen unter
u2tools.de/pillar2
oder telefonisch
030 31 01 41 98
Anzeigenschwerpunkt Digital Finance

Anzeigenschwerpunkt Digital Finance
gen und Missverständnisse über die Möglichkeiten und Grenzen
im Unternehmenskontext erzeugt. Der Fokus für Unternehmen
sollte jedoch nicht auf reiner Text-Interaktion und Dokumentenanalyse
liegen, sondern vielmehr darauf, wie KI zur systematischen
Automatisierung von Geschäftsprozessen beitragen kann. Im
Finanzbereich geht es vor allem darum, wiederkehrende Prozesse
wie Forecasting, Bilanzierung, Fraud Detection oder auch Compliance-Prüfungen
zu automatisieren und dadurch signifikante
Effizienz- und Qualitätsgewinne zu erzielen. Entscheidend ist,
dass die gewonnenen Erkenntnisse direkt und automatisiert in
Handlungen überführt werden, statt lediglich in Berichten oder
Analysen festgehalten zu werden.
Auswertungen
mit Excel?
Von Bruchstellen zu ganzheitlichen digitalen
Prozessen
Die Herausforderung für CFOs und ihre Teams besteht darin,
ihre Prozesse durchgängig digital zu gestalten. Gerade im Finanzbereich
existieren aus der Vergangenheit viele manuelle Brüche,
Workarounds und Insellösungen, die den digitalen Daten- und
Prozessfluss behindern. Diese gilt es schrittweise zu beseitigen –
nicht durch Großprojekte, sondern durch gezielte Maßnahmen,
die konsequent umgesetzt werden. Jede gelöste Bruchstelle bringt
das Unternehmen näher an den Punkt, an dem KI und Automatisierung
sinnvoll eingesetzt werden können.
Praktische Handlungsempfehlungen für
Entscheider
Eine realistische und effektive Strategie beginnt mit einer ehrlichen
Bestandsaufnahme der IT-Landschaft und der vorhandenen Prozesse
und Daten. Erst wenn hier ein entsprechendes Qualitätsniveau
erreicht ist und eine solide Basis vorhanden ist, lohnt es
sich, strategisch in KI-basierte Prozessautomatisierung zu investieren,
um einen echten Wertbeitrag zu liefern.
Der Weg zur (künstlich) intelligenten Finanzfunktion ist ein
Marathon mit Etappenzielen. Wer systematisch das Fundament
– IT, Daten, Prozesse – stärkt und KI dann integriert, wird nachhaltig
effizienter und besser arbeiten als jene, die KI als isoliertes
Projekt angehen und schnelle Erfolge erwarten.
=WENN(C2>B2;E3;WENN
(C2<B2;“kompliziert“;
“besser Agenda!“))
Werten Sie die Zahlen Ihrer Buchhaltung lieber direkt
mit einer professionellen Lösung aus. Mit Agenda Rechnungswesen
verschaffen Sie sich den vollen Überblick
über die Unternehmensentwicklung und durchleuchten
Zusammenhänge bis ins Detail. Wählen Sie den einfachsten
Weg hin zu Planungssicherheit und optimalen
Entscheidungsgrundlagen für Ihr Unternehmen.
Überzeugen Sie sich selbst:
www.agenda-rechnungswesen.de
Infos zum Autor
Christian Ammer
ist Gründer von F.ECTIVES und begleitet
als erfahrener CIO Unternehmen bei der
digitalen Transformation. Sein Fokus liegt
auf der Umsetzung wirkungsvoller IT- und
KI-Strategien im Mittelstand – pragmatisch, vernetzt und mit
klarem Blick für nachhaltige Wertschöpfung.
Anzeigenschwerpunkt Digital Finance

Anzeigenschwerpunkt Digital Finance
Die Cloud – Wolke 7 fürs Rechnungswesen?
Weniger Bürokratie dank Digitalisierung? Gerade kleinere
Betriebe fragen sich, wie sie ihre Finanzprozesse
effizient organisieren und dabei auf Papierstapel
sowie manuelle Tätigkeiten verzichten. Gerne möchten sie sich
auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, statt im Buchhaltungschaos
zu ersticken.
Die Lösung? Cloud-Technologien. Digitale Anwendungen automatisieren
Routineaufgaben, reduzieren Fehlerquellen und schaffen
wertvolle Zeitreserven. Unternehmen optimieren ihre Abläufe
und fokussieren sich endlich auf das Wesentliche. Wie das gelingt?
Ein Überblick.
Buchhaltung – der elendige Zeitfresser
Viele Betriebe hängen in alten Gewohnheiten fest: Sie erhalten
Rechnungen per Post oder E-Mail, drucken Belege aus, heften
diese ab und übertragen Daten mühsam per Hand ins Buchhaltungssystem.
Was sie ausbremst:
• Fehlende Standardisierung: Wenn Rechnungen und Belege
in verschiedenen Formaten eintrudeln – seien es Papierdokumente,
E-Rechnungen, PDFs oder fotografierte Belege –,
dann droht die Buchhaltung schnell im Chaos zu versinken
und Dokumente verloren zu gehen.
• Manuelle Dateneingabe: Beträge, Umsatzsteuer und Zahlungsfristen
übertragen viele mühsam per Hand ins Buchhaltungssystem
– das kostet Zeit und im Zweifel auch Geld.
Wenn sich dabei Zahlendreher oder falsche Beträge einschleichen,
dann ist die Buchhaltung schnell fehlerhaft.
Die Digitalisierung schafft Abhilfe: Automatisierte Prozesse senken
den Verwaltungsaufwand und verringern das Fehlerpotenzial.
Gleichzeitig sparen Unternehmen wertvolle Ressourcen.
Cloud-Lösungen: Die digitalen Helferlein
Moderne Cloud-Lösungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die
das Rechnungswesen vereinfachen und Prozesse optimieren. Aber
nicht nur das: Sie helfen auch dabei, die digitale Transformation,
die der Staat seit Jahren vorantreibt, zu meistern – beispielsweise
in Sachen E-Rechnung.
Seit 1. Januar sind Betriebe verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.
Aber nicht nur das: Auch elektronische Rechnungen
müssen sie analog zur Papierrechnung als Original revisionssicher
aufbewahren und das dazugehörige Verfahren dokumentieren.
Mit Cloud-Lösungen machen sie das einfach und zuverlässig:
• Automatische Archivierung: Das System speichert verarbeitete
Belege automatisch im GoBD-konformen Archiv.
• Sichere Datensicherung: Abgelegte Belege bleiben geschützt
und vor Verlust oder Beschädigung gesichert.
• Einfache Suche und Filterung: Statt mühsam Ordner zu
wälzen, finden Betriebe Dokumente in Sekunden per Stichwortsuche.
Ein Blick in die Praxis: Eine E-Rechnung digital
verarbeiten
• E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die nur ein
darauf zugeschnittenes Programm auslesen und korrekt verarbeiten
kann.
• Mit einer spezialisierten Software leitet der Sachbearbeiter
die elektronische Rechnung per E-Mail an das Programm
weiter. Das System prüft den Datensatz auf Plausibilität und
auf UStG-Konformität.
• Zudem liest solche Software alle wichtigen Daten – Rechnungsnummer,
Betrag, Steuerinformation – automatisch aus
und erzeugt einen Buchungsvorschlag, den der Sacharbeiter
überprüft und verbucht.
• Clever verknüpft mit anderen Systemen, hat der Buchhalter
die Möglichkeit, die Zahlungsdaten freizugeben und direkt
ans Online-Banking zu übermitteln. Der Nutzer muss die
Zahlung nur noch per PIN/TAN-Verfahren bestätigen.
• Das System archiviert den Beleg revisionssicher und GoBDkonform.
Dank der digitalen Belegverwaltung finden Unternehmen
gewünschte Rechnungen in Sekunden per Volltextsuche.
Das Beispiel E-Rechnung ist eines von vielen: Was es deutlich
macht? Mit einer gut durchdachten Lösung lassen sich Prozesse
leicht in die digitale Welt übersetzen. E-Mail weiterleiten, fertig!
Die Buchhaltung profitiert dabei von einem einfachen Prozess,
bei dem ein Zahnrad ins nächste greift. Der Vorteil: Unternehmen
sparen Zeit und reduzieren potenzielle Fehlerquellen, weil viele
Schritte im genannten Prozess automatisch ablaufen.
Unternehmenskennzahlen in Echtzeit abrufen
Eine Cloud kann aber noch mehr. Arbeiten Unternehmen mit
einem Steuerberater zusammen, vereinfacht sie die Kommunikation.
Analysen der betriebswirtschaftlichen Kennzahlen stellt der
Steuerberater schnell und einfach via Cloud zur Verfügung. So
greifen Unternehmen auf Auswertungen nahezu in Echtzeit zu
und müssen dafür nicht extra persönlich in der Kanzlei ihres
Vertrauens aufschlagen. Der Vorteil: Sie haben die Möglichkeit,
schnell mit ihrem Berater in Kontakt zu treten, sollte sich ihre
wirtschaftliche Situation ändern und sie in stürmischen Zeiten
auf die Expertise der Steuerkanzlei angewiesen sein.
Anzeigenschwerpunkt Digital Finance

Anzeigenschwerpunkt Digital Finance
Übrigens: Arbeitet der Steuerberater mit einem anderen System
als der Mandant, lässt sich eine Cloud-Lösung häufig einfach als
Vorerfassungssystem an dessen Kanzlei-Software andocken. Der
Vorteil: Buchhaltungsdaten liest der Steuerberater nahtlos in sein
Programm ein – nicht nur die Kommunikation, sondern die
komplette Zusammenarbeit läuft reibungslos.
Anbieterübersicht Digital Finance
Sicherheit in der Cloud: Sind digitale Lösungen
wirklich zuverlässig?
Viele Unternehmen zögern, ihre Finanzprozesse per Cloud zu
optimieren – oft aus Sorge um Datensicherheit und Compliance.
Doch moderne Cloud-Anbieter setzen auf höchste Sicherheitsstandards:
• Datenverschlüsselung: Die Cloud überträgt und speichert alle
Daten verschlüsselt. So verhindert sie, dass Unbefugte darauf
zugreifen.
• Server in Deutschland: In Deutschland herrschen strenge
Datenschutzgesetze. Damit erfüllen Unternehmen automatisch
die DSGVO-Anforderungen.
• Automatische Backups: Regelmäßige Sicherungen verhindern
Datenverlust und ermöglichen es, verlorene Daten schnell
wiederherzustellen.
• GoBD-testierte Archivierung: Digitale Belege speichert das
System revisionssicher. Unternehmen erfüllen damit mühelos
steuerrechtliche Vorgaben.
Cloud-Lösungen bieten oft mehr Sicherheit als lokale Speichersysteme,
die in der Regel ohnehin kostspieliger sind. Hardware-
Defekte, Diebstahl oder Cyberangriffe gefährden die Daten nicht
mehr. Unternehmen arbeiten damit zuverlässig, datenschutzkonform
und effizient.
Fazit: Digitalisierung als Schlüssel zu mehr Effizienz
Die Cloud kann ein echter Gamechanger in Sachen Digitalisierung
sein. Aber nur, wenn Unternehmen sie als Chance und nicht als
Risiko begreifen. Zusammengefasst: Wer der deutschen Bürokratie
den Kampf ansagt, braucht gut ausgeschilderte Wege, um
sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren zu können, anstatt sich
im Bürokratie-Dschungel zu verlaufen. Die Cloud entwaffnet
ineffiziente und althergebrachte Prozesse und hebt das Rechnungswesen
kleiner Unternehmen auf ein neues Level.
Infos zum Autor
Christoph Buluschek
ist Leiter Accountmanagement und
E-Business bei Agenda
Das Komplettsystem Agenda PLUS deckt alle buchhalterischen und organisatorischen
Aufgaben einer Steuerkanzlei ab. Vernetzte Anwendungen, die bewährte
DATEV­Buchungslogik und das integrierte Cloud­Portal für die Mandantenkommunikation
ermöglichen effizientes Arbeiten. Agenda gibt es auch als ASP-System
komplett in der Cloud. Immer inklusive sind die Experten­Hotline und alle Updates.
Agenda Informationssysteme GmbH & Co. KG
Josef Hofstetter
sales@agenda­software.de
08031 2561­420
Gehen Sie mit uns in
die Zukunft der digitalen
Steuerberatung!
Mandantenanbindung, Jahresabschluss und Steuern,
Kanzleiorganisation und Dokumentenverwaltung,
Effiziente Unterstützung durch künstliche Intelligenz.
Wir unterstützen Sie und Ihre Kanzlei dabei, die Vorteile der Digitalisierung
­effizient zu nutzen. Mit der Simba Software für Steuerberater optimieren Sie
Ihre Arbeitsprozesse und stellen Ihre Kanzlei zukunftssicher auf. Die intelligente
Softwarelösung und die kompetente Beratung des Simba Supports sind Ihre
­zuverlässigen Partner auf dem Weg zur digitalen Kanzlei.
Simba Computer Systeme GmbH
Mirko Jurkovic
vertrieb@simba.de
0711 45 124-380
Flexible Reporting- und Compliance-Tools zur wirtschaftlichen Digitalisierung
Ihrer Prozesse.
Wir stehen für einfache Handhabung der Software, schnelle Implementierungszeiten,
höchste Datensicherheit und Kundenzufriedenheit durch unseren
Support.
Universal Units GmbH
Thomas Hönicke
thomas.hoenicke@universalunits.com
+49 30 92104429
Tools & Consulting
Transfer Pricing • Tax Compliance
CbCR • DAC6 • DAC7 • Tax Accounting
Tax Questionnaires • Risk-Reporting
GloBE/Pillar 2 • VAT-ID Check
Anzeigenschwerpunkt Digital Finance