IT-Special DStR 20/2025

IT-Special – So optimieren
Sie mit der passenden Software
Ihre Prozesse
Kluge Lösungen für SteuerberaterInnen
© Andrey Popov/stock.adobe.com
Anzeigenschwerpunkt

Anzeigenschwerpunkt IT-Special – So optimieren Sie mit der passenden Software Ihre Prozesse
Digitalisierungsturbo noch nicht gezündet?
Dann ist jetzt die Zeit!
Der Fiskus forciert die Digitalisierung. Steuerkanzleien
fühlen sich zunehmend unter Druck gesetzt, hier
nachzuziehen. Zu Recht! Denn wer bei der Transformation
hinterherhinkt, bekommt langfristig ein Problem.
Prozesse funktionieren nicht, Mandanten wandern ab – die
Kanzlei droht zu verstauben, wenn sie nicht bereit ist, den
Digitalisierungsturbo zu zünden.
Die E-Rechnung gibt seit Januar den Takt an. Der Staat dirigiert
Steuerkanzleien und ihre Mandanten in ein digitales Zeitalter.
Wer jetzt nicht in der Lage ist, E-Rechnungen anzunehmen,
zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren, riskiert, gegen
geltendes Recht zu verstoßen. Aber nicht nur das: Basiert die
Buchhaltung nicht auf den Originaldaten – dem Datensatz der
E-Rechnung – schleichen sich Fehler ein. Die Konsequenz: Der
Mandant liefert Chaos, das der Steuerberater wieder in Einklang
bringen muss.
Für viele Kanzleien fühlt sich die Digitalisierung nach wie vor
wie ein Buch mit sieben Siegeln an: Transformation – ja bitte.
Aber wie sieht ein klarer Fahrplan für die Umsetzung aus?
Der richtige Zündstoff ist entscheidend
Steuerkanzleien fragen sich: Wie lässt sich der Digitalisierungsturbo
schnell und einfach für ihr Rechnungswesen zünden? Entscheidend
hierfür sind drei Katalysatoren: Ein Kanzleisystem, auf
das Steuerberater und Mitarbeiter von überall zugreifen können,
sichere sowie einfache digitale Wege zum Austausch von Belegen
und Dokumenten; eine Software, die sie intuitiv bedienen und
die über verlässlich erreichbare Ansprechpartner verfügt. Das ist
vor allem bei häufigen Änderungen in der Gesetzgebung wichtig.
Umsetzung in der Praxis
Mit einer ASP-Lösung wird jeder Ort zum Büro: Steuerberater
und Kanzlei-Mitarbeiter greifen remote auf einen externen Server
im Rechenzentrum zu und arbeiten dort. Die Wartung, inklusive
Updates, Virenschutz und Datensicherung übernehmen die
Anbieter der Lösung. Für die Abgabenordnung ist hierbei wichtig:
Das Rechenzentrum muss in Deutschland stehen.
Der Clou: die Cloud
Booster in Sachen Digitalisierung ist die Cloud. Softwarehersteller
bieten entsprechende Portale an, mit denen Kanzleien sowohl
ihre Prozesse als auch die Kommunikation mit dem Mandanten
optimieren.
Steuerberater stehen vor der Herausforderung, dass sie Belege
in unterschiedlichen Formaten erhalten – klassische Belegbilder
und zunehmend auch elektronische Rechnungen. Sie benötigen
daher einen einheitlichen Rechnungskanal, über den ihre Mandanten
Belege zur Verfügung stellen. Und genau hier setzen
Cloudanwendungen an.
Mandanten laden PDF-Rechnungen direkt ins Cloudsystem.
Papierbelege fotografieren oder scannen sie zuvor. In der Anwendung
durchlaufen die Dokumente automatisch eine Texterkennung
und das Programm generiert Buchungsvorschläge. Der
Berater übernimmt diese in die Finanzbuchführung und verbucht
die Vorgänge.
Sendet der Mandant eine E-Rechnung, fällt die Texterkennung
weg: Die Software verarbeitet die Informationen nahtlos im
System.
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Anzeigenschwerpunkt IT-Special – So optimieren Sie mit der passenden Software Ihre Prozesse

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Hat der Mandant die Belege übermittelt, zahlt er diese direkt
aus der Belegverwaltung. Das Portal extrahiert alle notwendigen
Informationen der Rechnungen und überträgt sie ins Überweisungsformular.
Klienten überprüfen lediglich das Formular und
ergänzen bei Bedarf fehlende Felder. Bei einer E-Rechnung übernimmt
die Software automatisch alle notwendigen Daten. Der
Mandant bezahlt anschließend per PIN/TAN-Verfahren. So spart
er sich den Umweg über das Online-Banking-Portal seines Kreditinstituts.
Verarbeitete Rechnungen speichert das System automatisch
gesetzeskonform im GoBD-testierten Archiv. Mandanten finden
ihre Belege zu jeder Kontobewegung chronologisch sortiert wieder.
Die Volltextsuche erleichtert ihnen die Suche.
Kanzleien profitieren von aufeinander abgestimmten Prozessen,
die ineinandergreifen – und im gleichen Zug steigern sie ihre
Effizienz.
Fremdanbieter anbinden
Arbeitet der Mandant bereits mit einem Vorerfassungssystem,
funktioniert der Belegaustausch wie von selbst. Eine professionelle
Software übernimmt die Belege über eine Schnittstelle nahtlos aus
dem Fremd- ins Kanzleisystem. Der Vorteil für den Berater: Die
Belege kommen sofort im Kanzleisystem an, ohne dass sie der
Mandant zuerst herunterladen und weiterleiten muss. Der Berater
spart Zeit und beginnt direkt mit der Verarbeitung.
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Kassenbuch führen – einfach wie nie
Cloud-Portale dienen nicht nur der sicheren und komfortablen
Übermittlung von Dokumenten. Sie erleichtern auch ganze
Arbeitsprozesse wie zum Beispiel das Führen eines Kassenbuchs.
Schreibt der Mandant das Kassenbuch per Hand, schleichen sich
leicht Fehler ein. Hier gilt es zu beachten, dass Kassenbücher
nicht in einer Excel-Liste geführt werden dürfen.
Im Cloud-Portal arbeitet der Mandant in einer leicht bedienbaren,
webbasierten Anwendung. Schon bei der Eingabe seiner Daten
achtet die Software auf eine chronologische Reihenfolge und stellt
sicher, dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht. Der
Anwender erfasst so alle Kassenbewegungen korrekt und GoBDkonform
– auch ohne Buchführungskenntnisse. Hat der Mandant
die Kassenbuchführung abgeschlossen, liest der Steuerberater die
vorkontierten Kassenbewegungen per Klick in die Buchungserfassung
ein. Dadurch arbeiten Mandant und Berater im Tagesgeschäft
deutlich effizienter zusammen.
Mit dem Mandanten digital kommunizieren
Dass alle Mitarbeiter flexibel und agil arbeiten, ist eine Seite. Die
andere ist, ebenso die Zusammenarbeit mit den Mandanten zu
vereinfachen. Cloud-Portale organisieren alle Unterlagen an einem
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Ort. Relevante Informationen wie Auswertungen stellen Steuerberater
ihren Klienten ebenfalls über das Portal bereit. Diese
loggen sich ein und laden sich die Analysen bequem herunter.
So haben die Mandanten ihre Zahlen immer griffbereit.
Auch den Jahresabschluss oder die Steuererklärung erledigen
Kanzleien leicht und schnell dank Cloud-Portal. Steuerberater
stellen die Unterlagen direkt im Portal zur Verfügung und Mandanten
geben sie per Klick frei – erledigt.
Einfacher als die meisten denken
Die Digitalisierung bietet viel Zündstoff. Richtig umgesetzt,
profitieren Kanzleien jedoch von ihrer Schubkraft. Wichtig ist der
richtige Partner an ihrer Seite: Entscheiden sich Steuerberater für
ein Kanzleisystem, das sowohl ihr eigenes Rechnungswesen als
auch das ihrer Mandanten sinnvoll digitalisiert, folgen sie einem
klaren Fahrplan.
Häufige Fragen zur Digitalisierung in Steuerkanzleien
Ist die Digitalisierung meiner Kanzlei wirklich notwendig?
Ja! Der Gesetzgeber treibt die Digitalisierung voran, insbesondere
mit der Einführung der E-Rechnung.
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DStR 36/2025 erscheint am 06.09.2025
Anzeigenschluss: 07.08.2025
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Muss ich sofort alles digitalisieren?
Nein, eine schrittweise Umstellung ist möglich. Kanzleien sollten
jedoch frühzeitig starten. Viele Kanzleien beginnen mit der digitalen
Belegverwaltung und bauen ihr System nach und nach aus.
Sind Cloud-Lösungen wirklich sicher?
Ja, wenn sie von seriösen Anbietern stammen. Kanzleien sollten
darauf achten, dass das Rechenzentrum in Deutschland steht und
alle GoBD-Anforderungen erfüllt. Moderne Cloud-Systeme bieten
hohe Sicherheitsstandards, automatische Backups und Schutz vor
Cyberangriffen.
Wie überzeuge ich meine Mandanten von der digitalen
Zusammenarbeit?
Vorteile hervorheben: weniger Papierkram, schnellere Prozesse,
sichere Archivierung und einfacher Zugriff auf Dokumente. Viele
Mandanten sind zunächst skeptisch, aber sobald sie die Effizienzsteigerung
spüren, möchten sie meist nicht mehr zurück.
Welche Investitionen sind notwendig?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und gewünschtem Funktionsumfang.
Es gibt sowohl All-in-One-Lösungen als auch
spezialisierte Module. Viele Anbieter bieten flexible Preismodelle,
oft als Abo-Lösung.
Welche ersten Schritte sollte ich gehen?
1. Analysieren Sie Ihre aktuellen Prozesse und identifizieren
Sie notwendige Anpassungen für die E-Rechnung.
2. Wählen Sie eine geeignete Softwarelösung.
3. Schulen Sie Ihr Team und Ihre Mandanten im Umgang
mit den neuen Tools und der neuen Rechnungsform.
4. Starten Sie mit der Integration der E-Rechnung und erweitern
Sie schrittweise.
Kontaktieren Sie Ihren Software-Anbieter und fragen Sie nach
Digitalisierungs-Coachings.
Infos zum Autor
Christoph Buluschek,
Leiter Accountmanagement und
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Digitalisierung für
Kanzlei & Mandanten
Anzeigenschwerpunkt IT-Special – So optimieren Sie mit der passenden Software Ihre Prozesse

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Die digitale Dekade läuft!
Die Digitalziele der EU bis 2030 und ihre Auswirkungen auf Steuerberatende
Die Digitalstrategie der EU und wir Steuerberatende
Mit ihrer Digitalstrategie will die EU einen Wandel für Menschen und
Unternehmen und einen Beitrag zur Klimaneutralität Europas bis 2050
leisten. Die Kommission erklärt das kommende Jahrzehnt gar zur „Digitalen
Dekade Europas“. Europa soll seine digitale Souveränität ausbauen und
eigene Standards setzen, statt anderen zu folgen. Und wir sind mittendrin.
Steuerberatende haben den Vorteil, dass sie schon von Beginn an mit der
EDV – sprich mit digitalen Tools – gearbeitet haben. Diese sind ganz
selbstverständlich Teil der tagtäglichen Arbeit geworden. Know-how ist bei
den Steuerberatenden also vorhanden. Wovon viele Berufsgruppen noch
träumen, wird in der Steuerberatung längst gelebt. 1966 gingen die ersten
Datenverarbeitungsprogramme für steuerberatende Berufe ans Werk, seit
1999 erfolgt die Datenübertragung mit den größeren Rechenzentren ausschließlich
elektronisch. Es wundert also nicht, dass die Steuerberaterkammer
München als ein Best Practice Beispiel der Registermodernisierung
gilt und Behörden zeigt, wie digitale (Eigen-)Verwaltung aussehen kann.
Digitale Transformation in der EU
Die digitale Transformation ist eine der sechs Säulen der EU, neben dem
grünen Wandel. Der Schwerpunkt der EU soll dabei auf Daten, Technologie
und Infrastruktur liegen. Im Fokus steht die öffentliche Verwaltung,
aber auch die Bürger selbst und natürlich die Unternehmen sollen von der
digitalen Transformation profitieren: digitale Identitäten, ein Personal
Digital Wallet, E-Rechnung, ersetzendes Scannen, einheitliches Unternehmenskonto,
Single Digital Gateway/Online Zugang Gesetz (OZG),
i-KfZ (digitale Zulassung) „Einer für Alle“ (EfA) und vieles mehr. Dies
sind Schlagworte, die bereits auf den Weg gebracht oder schon umgesetzt
sind und Erleichterungen mit sich bringen sollen. Nur den Überblick
haben im Moment die wenigsten.
Steuerberatende als Schnittstelle zur digitalen Dekade
Steuerberatende treten hier als vertrauensvolle Schnittstelle in den Fokus
zwischen den ambitionierten Zielen, großen Chancen, pragmatischer
Durchführung und womöglich noch ganz praktischen Unwägbarkeiten.
Sie sind eine Schnittstelle zur digitalen Dekade. Und doch: es gibt noch
viel zu tun, um die ambitionierten Ziele der EU wirklich zu erreichen,
bevor die EU zum Vorbild einer digitalen Gesellschaft werden kann.
dass Unternehmen frühzeitig ihren Aufwand für die Digitalisierung
in ihre Finanzplanung mit einfließen lassen sollten. Hier braucht es
(Steuer-)Beratende, die selbst vorausschauend arbeiten und das grundlegende
Know-how mitbringen. Hier folgt ein Beispiel.
KI-Verordnung verpflichtet Arbeitgeber
Die neue KI-Verordnung (EU-Verordnung 2024/1689), die am 1. August
2024 in Kraft getreten ist, sieht in Artikel 4 eine (Schulungs-)Verpflichtung
für Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Nutzung von künstlicher
Intelligenz (KI) vor. Unabhängig von der Unternehmensgröße sind
Arbeitgeber, die KI-Systeme einsetzen, verpflichtet, Maßnahmen zu ergreifen,
um sicherzustellen, dass ihr Personal […] über ein ausreichendes
Maß an KI-Kompetenz verfügt (Art. 3 Nr. 56 KI-VO). Hierfür braucht
es wiederum Planung und (Kosten-)Aufwand zur Umsetzung. Konkretes
Beispiel aus der Steuerberatung: die Mitarbeitenden nutzen gelegentlich
KI bei der Recherche (z. B. ChatGPT etc.). Die Steuerkanzlei hat nun die
Pflicht sicherzustellen, dass ihr Personal […] über ein ausreichendes Maß
an KI-Kompetenz verfügt. Eine Legaldefinition über ein ausreichendes
Maß an KI-Kompetenz gibt es nicht. Der Arbeitgeber hat also selbst
ein Konzept zu entwickeln, durch das seine Mitarbeitenden fundierte
Entscheidungen im Umgang mit KI‐Systemen treffen können, vielleicht
durch KI-Schulungen oder Arbeitsanweisungen. Die digitale Dekade
läuft also – und die Steuerberatung ist mittendrin.
* Der Text bezieht sich aus Vereinfachungsgründen auf eine genderneutrale
Berufsbezeichnung, ohne Bezugnahme auf ein spezifisches Geschlecht
Infos zu den
Autorinnen und zum Autor
Stephanie Dubbrick
(Steuerfachangestellte)
Alexandra Lindner-Kreileder
(Rechtsanwältin)
Digitale Dekade als gigantisches Konjunkturpaket
Die digitale Dekade ist auch ein gigantisches Konjunkturpaket für die
EU-Zone, das gigantische Synergieeffektive mit sich bringen wird. Allein
die Mitgliedstaaten erhalten von der EU ein 650-Milliarden-Paket an
Zuschüssen und Darlehen im Rahmen des Recovery and Resilience
Facility (RRF), zu Deutsch: Aufbau- und Resilienz-Fazilität (ARF). Dies
ist ein Herzstück der Next Generation EU. Damit Unternehmen und
Bürger digital mit der Verwaltung arbeiten können, wird auch auf sie
eine digitale Transformation zukommen. Das bedeutet wiederherum,
Christian Glöckner
(Steuerberater und Vorstand)
WERTE+TEAM AG München
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