UniTrade - SE Padersoft

SE PADERSOFT
Newsletter 2. Ausgabe 2012
PRODUKTENTWICKLUNGEN UND NEUIGKEITEN AUS DEM HAUSE SE PADERSOFT
Weiterentwicklungen
Aktuelle UniTrade
Release-Highlights
Informieren Sie sich über
Weiterentwicklungen aus dem
UniTrade-Release 6.7 (S. 04)
Produkt-Rubriken
Permanente
Inventur mit
UniTrade
Inventurdifferenzen
wirkungsvoll bekämpfen (S. 06)
Halten Sie Ihre Warenwirtschaft auf dem Laufenden
Service-Rubriken
SANGROSS Datenübernahme-Tools
Sichere & schnelle Übernahme
bestehender SANGROSS-Daten
nach UniTrade (S. 09)
Anwender Live
'Durchblick im Zahlen-
Dschungel' mit UniVerse
Das BI-Tool UniVerse wird bei den Gesellschaftern
der Bauen+Leben Gruppe erfolgreich für die Analyse
der täglichen Geschäftszahlen eingesetzt (S. 12)

SE Padersoft GmbH & Co. KG
Vattmannstr. 7
33100 Paderborn
Tel.: 05251-3016100
Fax: 05251-3016199
E-Mail: info@unitrade.com
www.sepadersoft.de

Inhalt 2. Ausgabe 2012
Inhalt
» Inhalt.......................................................................................................................... S. 01
» Vorwort...................................................................................................................... S.02
» Was gibt´s Neues?......................................................................................................S. 03
Produkt- & Service-Rubriken
» UniTrade: Release-Highlights aus der Version 6.7.100-300.......................................S. 04
» UniTrade: Inventurdifferenzen wirkungsvoll bekämpfen………………………………..........S. 06
» UniTrade-Weiterentwicklung: Vollständiger Umstieg auf Oracle 11g…………..…….....S. 08
» UniTrade-Datenübernahme: Sichere Einspielung von SANGROSS-Daten................. S. 09
» UniDMS-Revisionssicherheit: Gesetzeskonforme Archivierung sichergestellt........ S. 10
Praktisches für die Betriebsführung
» Neue EU-Vorgabe: Produktleistungsbeschreibungen werden Pflicht....................... S. 11
» 'Durchblick im Zahlen-Dschungel' mit UniVerse........................................................ S. 12
» UniTrade-Echtstart bei BayWa-Partner Heide Handels GmbH & Co. KG...…………….. S. 14
» Gewusst wie - Kniffe, Tricks & Wissenswertes...........................................................S. 15
Ausblick
» Messen, Workshops & Themen der nächsten Ausgabe................................... S. 16
01

02
Vorwort
Arnold Katerle-Böhm,
Geschäftsführer
SE Padersoft GmbH & Co. KG
„Optimismus ist nur der Mangel an
Information!“
Zitat: Heiner Müller
Glauben heißt nicht wissen!
In zahlreichen Handelsunternehmen
wird mehr spekuliert, als sich von der
Faktenlage leiten zu lassen. Die Entscheidungen
und die damit verbundenen
Ergebnisse fallen entsprechend
„unscharf“ aus. Es geht aber auch
anders! Klar!
Mit der Qualität der richtigen Datenbasis fängt es nun mal an!
Wetten, dass… Nur wenigen Unternehmen gelingt es, einen Einklang zwischen den Wareneinsatzkonten
und den EK-Werten der Ausgangsbelege herzustellen. Nachträgliche EK-Änderungen und abweichende Eingangsrechnungen
sind u.a. die Ursachen. „Andere Kunden kauften auch…“ Diese Meldung kennen wir von
Internet-Shops. Aber kennt der stationäre Handel die Verbundwirkung einzelner Artikel? Wie hoch ist der
Wert von Überbeständen, die unsere Lieferfähigkeit nicht beeinträchtigen würden? Wie viel mehr hätten
wir verkauft, hätten wir die Anfragemenge auf Lager gehabt? Knapp vorbei ist leider auch daneben!
Dafür gibt es doch Tools, Tools und nochmal Tools!
Business Intelligence (BI), Powercubes, Drill-Down, Data-Warehouse, 3D-Grafiken, Analytics… Noch so viele
Supergrafiken haben an den zuvor genannten Umständen bis heute wenig geändert. Einerseits fehlt in den
ERP-Systemen oft die richtige Datenkombination (z. B. Anfragemenge, Lagerbestand zum Anfragezeitpunkt)
- andererseits sind die Tools nicht in der Lage, operative Fehler nachträglich zu korrigieren (Wareneinsatz
versus EK-Werte in Ausgangsbelegen). Ohne die nötigen Grundlagen bleibt es bei Einzelbetrachtungen und
anderen Missverständnissen.
Es geht nichts über einen gesunden Menschenverstand und innovative Interpretationen!
Das BI-Tool UniVerse ist heute schon ein wesentlicher Bestandteil der Informationsbeschaffung vieler Handelsunternehmen.
Mit dem neuen UniVerse wird der UniTrade-Anwender zusätzlich in die Lage versetzt,
alle relevanten Fragen zu stellen. Vordefinierte Abfragen, cheftauglich im Übrigen, lassen sich mit eigenen
Fragestellungen in Antworten umwandeln. Was da rauskommt, ist in der Tat eine neue Dimension an Unternehmenstransparenz!
Fazit: Wir sind schon jetzt sehr neugierig darauf zu erfahren, welche Wirkungen und
welche Ergebnisse sich bei unseren Kunden einstellen werden.
Arnold Katerle-Böhm
Geschäftsführer

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Messen und Veranstaltungen
spoga+gafa 2012 in Köln
Vom 02. auf den 04. September 2012 haben wir
unser ERP-Warenwirtschaftssystem UniTrade auf
der spoga+gafa, Treffpunkt der internationalen
Gartenbranche, in Köln präsentiert.
Neben aktuellen UniTrade-Neuerungen konnten
sich die Standbesucher über die Einsatzmöglichkeiten
unserer Handelssoftware in der Grünen
Branche informieren. Insbesondere die Darstellung
der integrierten Kassenlösung UniCash und
mobile Anbindungsmöglichkeiten über Tablet-
PCs & PDA-Geräte waren gefragte Themen.
Brandaktuelle
Neuigkeiten
Unser Anbau
SE Padersoft baut an
Was gibt´s Neues?
Wie bereits auf dem IT-Forum angekündigt, wird
unser Firmengebäude derzeit erweitert. Die Arbeiten
haben im August begonnen und allmählich
nimmt der neue Anbau Formen an.
Wir freuen uns auf mehr Platz! Für die Mitarbeiter
von SE Padersoft, für zukünftige Projekte und
neue Ideen. Über die weiteren Fortschritte des
Neubaus werden wir auch weiterhin regelmäßig
berichten.
Neue Anwender
Baufach-Centrum Kaiser organisiert Geschäftsprozesse künftig mit UniTrade
Mit dem Baufach-Centrum Kaiser GmbH aus
Niederfischbach wechselt ein weiteres Unternehmen
des WestfalenBaustoff Verbundes auf
das ERP-Warenwirtschaftssystem UniTrade.
Die Handelssoftware wird für die Mitglieder des
WestfalenBaustoff Verbundes über das Paderborner
Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Die
gesamte Wartung der IT wird von dem Software-
Anbieter SE Padersoft übernommen. Die Daten
der Anwender sind durch umfassende Gebäudesicherheitsmaßnahmen,
Klimatisierung in den
Serverräumen sowie diverse Backup- und Firewall-Lösungen
umfassend geschützt.
03

04
UniTrade: Release-Highlights
UniTrade
Release-Highlights
I. Neuberechnung des Gleit-EK bei fehlender
Bewegung
Kurzbeschreibung: Werden Lieferantenkonditionen
geändert, so wird eine Neuberechnung der
Preise im Artikelstamm angestoßen. Bei Artikeln,
die nicht bewegt wurden oder den sogenannten
Beschaffungsartikeln, blieb in der Vergangenheit
der alte Gleit-EK-Preis bestehen und
musste manuell angepasst werden.
Funktionsziel: Mit der neuen UniTrade-Version
wird die Neuberechnung des Gleit-EK auch bei
den oben aufgeführten Artikeln automatisch
durchgeführt. Auf diese Weise ist sichergestellt,
dass bei sämtlichen Artikeln stets mit dem
„richtigen“ Gleit-EK-Preis kalkuliert wird.
(Release 6.7.100: S. 23, Erw. ENV 378) 1
II. Erweiterung der Übersicht „Beleg-Kontrolle“
Kurzbeschreibung: In der Übersicht „Beleg-Kontrolle“
ist nun die Anzahl der Belege pro Beleg-
UniTrade: Release-Highlights
aus den Versionen 6.7.100-300
Mit den aktuellen Funktionserweiterungen des ERP-
Warenwirtschaftssystems UniTrade können Sie Ihre
Prozesse noch effizienter gestalten: Von der Materialzuschlagsverarbeitung
bis hin zur Gefahrengutabwicklung
erleichtern diese Funktionen Ihr Tagesgeschäft.
kontroll-Liste aufgeführt.
Funktionsziel: Auf diese Weise erkennt der Mitarbeiter
in der Verwaltung auf einen Blick, welche
Liste noch zu prüfen oder freizugeben ist.
(Release 6.7.100: S. 22, Erw. ENV 193)
III. Spannenkontrolle über die Rabattgruppe
Kurzbeschreibung: Künftig ist es möglich, die
farbliche Spannensteuerung nicht nur für Artikel
aus bestimmten Bereichen oder Warengruppen
festzulegen, sondern auch ganze Rabattgruppen
für die Definition der Spannensteuerung
heranzuziehen.
Funktionsziel: Die Spannensteuerung in Uni-
Trade dient grundsätzlich dazu, den Verkäufer
bei der Vergabe von Rabatten zu entlasten: Anstatt
dem reinen Bauchgefühl gibt das System
anhand zuvor definierter Wertgrenzen vor, bis
wann ein Rabatt bei einen bestimmten Artikel
noch rentabel, also im 'grünen Bereich', für die
U
Zu III. Positionsauswahl : Die UniTrade Spannensteuerung ist künftig auch über die Rabattgruppe definierbar.
1 Weitere Informationen zu allen Erweiterungen und detaillierte Funktionsbeschreibungen finden Sie im ISS unter dem Forum
Warenwirtschaft Thema UniTrade Version 6.7.100-300. Oder Sie nutzen die Möglichkeit, sich die Weiterentwicklungen persönlich durch
Ihren Berater vorstellen zu lassen. Sprechen Sie uns an! Per E-Mail: info@unitrade.com / Telefonisch: 05251-3016345

Unternehmung ist. Durch die Ausweitung auf
Rabattgruppen kann die Spannensteuerung
noch kundenindividueller definiert werden.
(Release 6.7.200: S. 36, Erw. Menü 2.18)
IV. Neues Prüfkennzeichen 'POK' in der Belegkontrolle
Kurzbeschreibung: Bei der Belegkontrolle besteht
nun die Möglichkeit in der VK-Positionsbearbeitung
das Prüfkennzeichen 'POK' (= Preis ist
o.k.) in einer neuen Spalte einzutragen. Die
Möglichkeit, das Prüfkennzeichen zu setzen,
wird auf eine bestimmte Berechtigungsgruppe
limitiert.
Neben dieser manuellen Check-Box-Prüfung
kann das 'POK'-Kennzeichen auch automatisch
von UniTrade gesetzt werden, falls der Preis aus
einer der folgenden Konstellationen stammt:
■ (K) Kundensonderpreis
■ (R) Rabattleisteneintrag
■ (N) Nettolisteneintrag
■ (V) Vorbelegposition
■ (D) Dauerhafte Kondition
■ (P) Preislistenzuordnung am Kunden
Funktionsziel: Das neue Prüfkennzeichen erleichtert
dem Mitarbeiter in der Verwaltung die
Arbeit, da die zu kontrollierenden Belege übersichtlicher
und schneller abgearbeitet werden
können.
(Release 6.7.300: S. 10)
UniTrade: Release-Highlights
V. Kundenindiviuelle Zwangseingaben bei der
Belegerstellung
Kurzbeschreibung: Im UniTrade-Kundenstamm
ist es nun möglich, kundenindividuelle Bezeichnungen
als Zwangseingaben festzulegen. So
muss der Endanwender bei der Belegerstellung
die Eingabe tätigen, welche ein spezifischer
Kunde bei der Abwicklung der Warenübergabe
oder der Rechnungserstellung benötigt (z. B.
Bestellnummer, Abholer, Kostenstelle, etc.)
Funktionsziel: Behörden oder bestimmte Industriekunden
benötigen oft diese individuellen
Informationen für die Abwicklung ihrer Warenbeschaffung.
Mit dieser neuen UniTrade-Funktion
wird sichergestellt, dass die Einträge von
Anfang an miterfasst werden und nicht im
Nachgang mühselig besorgt werden müssen.
(Release 6.7.300: S. 17, neue ENV 899)
VI. Neues Datenformat für den SEPA-Zahlungsverkehr
Kurzbeschreibung: Die Ausgabe von Zahlungsträger-Dateien
(= Bankdateien) für Debitoren
kann jetzt auch im SEPA-XML-Datenformat erstellt
werden. Zusätzlich können Kundenzugriffsarten
für das SEPA-Lastschriftverfahren
eingegeben werden
Funktionsziel: Diese spezielle Datenausgabe ist
gesetzlich notwendig und dient der Nivellierung
des europäischen Zahlungsverkehrs.
(Release 6.7.300: S. 15, Neue ENV 889)
Zu IV. Mit dem neuen Prüfkennzeichen 'POK' wird der Mitarbeiter bei der Belegkontrolle deutlich entlastet.
05

06
Produkt- & Service-Rubriken
UniTrade
Permanente Inventur
Die Durchführung der Inventur ist immer noch
ein 'weites Feld'
Die Abwicklung der Inventur wird in Betrieben
sehr unterschiedlich gehandhabt. Grundsätzlich
wird zwischen Stichtagsinventur, Stichprobeninventur
und Permanenter Inventur unterschieden.
Zur Unterstützung werden hierzu MDE-Geräte
(Geräte zur Mobilen Datenerfassung) online
oder offline eingesetzt.
So kann bei der Durchführung der Inventur in
UniTrade z. B. die mobile Warenwirtschaft Uni-
PDA eingesetzt werden. Die zu zählenden Artikel
werden einfach am Regal oder Lagerort
eingescannt und dann über WLAN an das Warenwirtschaftssystem
übermittelt. Neben der
Durch die mobile Warenwirtschaft UniPDA werden
die Daten der Inventurerhebung direkt an das
ERP-System UniTrade übermittelt.
UniTrade: Inventurdifferenzen
wirkungsvoll bekämpfen
Leidiges Thema Inventur: Neben Inventurdifferenzen
und mühsamen Erhebungsmethoden kommen oftmals
mürrische Kunden hinzu, die vor geschlossenen
Türen stehen. Mit der Permanenten UniTrade-Inventur
schlagen Sie diese Fliegen mit einer Klappe!
erheblichen Zeitersparnis werden so auch Erfassungsfehler
bei der Inventur vermieden.
Permanente Inventur mit UniTrade
Die ERP-Software UniTrade unterstützt mehrere
Verfahren der Inventur. Die sogenannte Permanente
Inventurvariante befasst sich dabei ausschließlich
mit der Reduktion von Inventurdifferenzen
und ist sehr einfach zu handhaben und
effizient. Mobile Erfassungsgeräte sind bei dieser
Methode nicht unbedingt erforderlich.
Das System generiert jeden Tag eine oder mehrere
Listen, welche zu vorher festgelegten Uhrzeiten
erzeugt werden. Auf diesen werden die
Artikel automatisch aufgeführt, welche nach
denzuvordefiniertenRegelnzuzählensind-individuell
für jeden Standort.
Frei definierbare Regelsysteme
Eine Reihe von Regeln können dabei frei definiert
werden: So listet UniTrade an einem bestimmten
Tag z. B. die Artikel
■ mit dem höchsten oder niedrigsten Bestand,
■ mit Minus- oder Null-Bestand
■ mit sprunghaften oder gar keinen Bestandsveränderungen
im Zeitraum X auf.
Die nun folgende Bestandserfassung in Uni-
Trade erzeugt automatisch Inventurerfassungsund
Differenzenbelege. Diese Differenzen werdendannperE-Mailautomatischaneinenvorgegebenen
Verteiler versendet.

Detaillierte Ursachenforschung
Die Ursachen der Inventurdifferenzen werden
somit zeitnah und transparent aufgezeigt und
können unmittelbar hinterfragt werden:
■ Handelt es sich um Diebstahl durch Kunden,
Personal oder Lieferanten?
■ Ereignen sich Fehler oder Organisationsmängel
bei
□ der Warenbestandserfassung,
□ der Preisauszeichnung
□ oder dem Kassier-Vorgang?
■ Kommt es zum Schwund, Verderb oder Bruch
der Waren?
Wenn man bedenkt, welche erheblichen Verluste
Unternehmen durch Inventurdifferenzen
jedes Jahr hinnehmen, ist schnell ersichtlich,
welches enorme Einsparungspotential diese
permanente Durchführung der Inventur mit sich
bringt. Durch die Regelmäßigkeit mit welcher
die Warenbestände gezählt werden, hält sich
der Zählaufwand verteilt über das gesamte Jahr
zudem in Grenzen.
Die Bestandsqualität wird täglich verbessert
und die Datenqualität erheblich angehoben. Als
weiterer Nutzen ist auch die Jahresinventur damit
hinfällig.
Fazit: Inventurdifferenzen lassen sich mit dieser
Methode am wirkungsvollsten reduzieren.
Weiterentwicklungen der UniTrade-Inventur
Im Bereich der Inventur wurden in UniTrade einige
Erweiterungen umgesetzt:
(1) So ist es nun möglich, einen Auto-Inventurstart
durchzuführen, falls die entsprechende
Position nicht als Inventursatz vorhanden
ist.
(2) Soll-Ist-Vergleiche können nun nach „Abweichungen“
oder nach „Lagerort Soll-/Ist-Vergleich
mit Zählmenge > 0“ sortiert werden.
(3) Chargenkönnenzudempositionsgenauabgewertet
werden – pro Charge des jeweiligen
Artikels kann ein unterschiedlicher Abwertungsgrund
erfasst werden.
Weitere Infos erhalten Sie von Frau Kohl:
Jacqueline.Kohl@unitrade.com
Die UniTrade-Inventurlisten können nach unterschiedlichen Kriterien selektiert werden.
Produkt- und Service-Rubriken
07

08
UniTrade-Architektur
11g
UniTrade
Datenbank-Architektur
Aktuelle Situation
Oracle 11g ist bereits seit 2009 die Basis für
neue UniTrade-Installationen. Alle Neuanwender,
alle Kunden des Rechenzentrums von SE
Padersoft sowie alle Unternehmen, welche in
den letzten Jahren z. B. bei Hardware-Tausch eine
Neuinstallation erhalten haben, arbeiten bereits
mit Oracle 11g. Insgesamt ist Oracle 11g
zur Zeit bei über 70% aller UniTrade-Anwender
installiert und bietet sofort ab Installation diverse
Vorteile im Bereich Administration und Geschwindigkeit
auf den Kundensystemen. Auf die
Nutzung übergreifender Oracle-Programmiervorteile
innerhalb von UniTrade und UniVerse
wurde bislang verzichtet, um die Kompatibilität
zu Oracle 10g erhalten.
Planung für April 2013
Ab April 2013 werden die Oracle-Programmiervorteile
aktiv genutzt und neue UniTrade- und
UniVerse-Versionen laufen dann ausschließlich
auf Systemen mit Oracle 11g. SE Padersoft wird
mit allen Anwendern, welche noch eine alte
Oracle-Version im Einsatz haben, den Umstieg
auf Oracle 11g abstimmen. Für Unternehmen,
die keine Aktualisierung durchführen, wird SE
Padersoft ab April eine UniTrade-Version vor-
Jörg Jost
UniTrade-Support
UniTrade-Weiterentwicklung:
Vollständiger Umstieg auf Oracle 11g
Mit der Oracle Datenbank 11g wurde eine Version geschaffen,
welche durch enorme Leistungsfähigkeit
und Servicequalität überzeugt. Die Weiterentwicklungen
in UniTrade werden künftig auf Basis dieser aktuellen
Datenbank-Version durchgeführt.
halten, für welche noch Fehlerkorrekturen der
Kategorie A und A* durchgeführt werden, aber
keine Erweiterungen mehr. Ein späterer Umstieg
auf Oracle 11g ist jederzeit möglich.
Oracle 11g: Vorteile für die Programmierung
■ Geschwindigkeitsvorteile: Funktionalitäten,
welche sich positiv auf die Anwendungsgeschwindigkeit
auswirken, z. B. Function Inlining/Compiler
ersetzt Funktionsaufrufe; Verwendung
von Array-Variablen in DML
■ Reduktion des Fehlerpotentials: Programmierfunktionen
zur Vereinfachung komplexer
Ausdrücke, z. B. CONTINUE in Pl/SQL statt
geschachtelter LOOP’s und Verwendung von
Sequences in Pl/SQL Expressions
■ Neue Funktionen für schnelle Datenauswertung:
Z. B. für die Nutzung von berechneten
Spalten (Virtual Columns) in UniVerse
■ Oracle 11g wird aktiv vom Hersteller gewartet
(Oracle 10g nicht mehr)
Ausführliche Infos finden Sie unter:
http://www.oracle.com/technetwork/articles/grid/index-
099021.html
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an Herrn Jost:
Joerg.Jost@unitrade.com
Herr Jost zu Oracle 11g:
„Bei Umstellungen von älteren Oracle-Versionen auf die aktuelle Datenbank 11g
konnte ich nur positive Erfahrungen machen: Die Administration ist deutlich einfacher
und unsere Kunden vermelden spürbare Performanceverbesserungen - sowohl
hinsichtlich der Nachtverarbeitung als auch im täglichen Betrieb. Bei Supportfällen
kann ich schneller zum Kern der Ursache finden, da die neue Version
bessere Werkzeuge mit an die Hand gibt. Unsere Monitoring-Tools profitieren von
11g, da durch die umfangreicheren Vorkehrungsmaßnahmen potentielle Probleme
schon im Voraus erkannt und von Vornherein verhindert werden.“

UniTrade
Daten-Übernahme
Wechsel des ERP-Systems: Datenübernahme
oft ein leidiges Thema
Mit dem Wechsel des ERP-Systems, der ohnehin
für die Mitarbeiter zusätzlichen Aufwand
wie Schulungen und Einarbeitungszeit bedeutet,
stellt die Übernahme der bestehenden Daten,
wie z. B. Kunden-, Lieferanten-, Artikeldaten,
Preise und Bewegungsdaten, oft ein kniffliges
Thema dar.
Die Umstellung bietet einerseits die Gelegenheit,
sich von „alten Zöpfen“ zu trennen und die
Möglichkeiten des neuen Systems zu nutzen.
Andererseits will man z. B. die gewohnten Statistiken,
Umsätze oder Kundenhistorien auch
künftig zur Hand haben. Vor dem Wechsel des
ERP-Systems sollte also grundsätzlich überlegt
werden, in welcher Tiefe die Migration der Daten
stattfindet.
Die technischen Schwierigkeiten in der Migration
der Daten liegen grundsätzlich in den unterschiedlichen
und zum Teil inkompatiblen Datenmodellen
der ERP-Systeme. Ebenso sind die
kundenindividuellen Gepflogenheiten bei der
Datenpflege und die jeweiligen Erweiterungen
des Datenmodells zu berücksichtigen.
Optimierte Datenübernahme von SANGROSS
nach UniTrade
Um die manuelle und daher auch fehleranfällige
Datenübernahme zu vermeiden, wurde speziell
für SANGROSS-Daten eine konfigurierbare Tool-
Sammlung entwickelt, welche die Daten automatisiert
nach UniTrade einspielt.
Von SANGROSS können mit dem neuen Über-
Produkt- und Service-Rubriken
SANGROSS-Daten sicher nach
UniTrade übernehmen
Speziell für SANGROSS-Anwender wurde die Datenübernahme
nach UniTrade mithilfe einer konfigurierbaren
Tool-Sammlung optimiert: Sämtliche Bestands-
& Bewegungsdaten sowie der Artikelstamm mit Preisen
werden so automatisiert eingespielt.
nahme-Tool folgende Daten nach UniTrade eingespielt
werden:
■ Kundenstammdaten inkl. Baustellen
■ Lieferantenstammdaten
■ Artikelstammdaten & Preislisten
■ Gruppensysteme
■ Preisfindung
■ Offene und abgeschlossene Belege (EK- &
VK-seitig)
■ Umsatzhistorie
■ Weitere aktuelle und historische Daten
Die erfolgreiche Datenübernahme steht und
fällt mit der Zusammenarbeit der Beteiligten
SANGROSS-Datenmodelle sind in der Regel kundenindividuell
angepasst und erweitert, die Datenhaltung
bietet viele Freiheitsgrade. Auch
wenn das Datenmodell in der Basis gleich ist,
muss vorab immer eine detaillierte Analyse der
Anwenderdaten erfolgen, um entscheiden zu
können, ob und welche Anpassungen am Übernahme-Tool
vorzunehmen sind. Entscheidend
für den Erfolg der Datenübernahme ist daher
letzten Endes immer die Zusammenarbeit und
Kommunikation zwischen dem Kunden und
dem Softwareanbieter vor und während der Datenübernahme.
Dazu gehören u. a.:
■ Vorherige Absprachen
■ Testübernahmen von realen Daten im Vorfeld
■ Umfangreiche Qualitätssicherung
Je qualifizierter diese Zusammenarbeit zwischen
allen Beteiligten ist, desto eher kann der
Anwender beginnen, mit dem neuen System effektiv
zu arbeiten.
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10
Produkt- und Service-Rubriken
Revisionssicherer
Dokumentenaustausch
Bei welchen Prozessen muss die Revisionssichere
Archivierung eingehalten werden?
Im Interview…
Revisionssichere Archivierung:
Fokus auf die Prozesse
Nach §147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung
von Unterlagen) ist jeder Unternehmer dazu
verpflichtet, steuerlich relevante Daten, wie z. B.
Rechnungen, revisionssicher zu archivieren. Klingt beeindruckend!
Und wie funktioniert´s in der Praxis?
„Handelsbriefe, steuerlich
relevante Dokumente
und natürlich Rechnungsbelege,eingangswie
auch ausgangsseitig.
Dabei ist zu beachten,
dass im „originären“ For-
m mat archiviert wird. Beispielsweise
die E-Mail
Detlev Mages
IT-Leiter, Konrad Kleiner
mit der Spesenabrechnung
als Excel-Anhang:
Ausdrucken und abhef-
ten oder wieder einscannen wäre nicht gesetzeskonform.
E-Mail und Excel-Datei müssen unverändert
und lesbar bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen
gespeichert bleiben.“
Gibt es aktuelle gesetzliche Neuerungen?
„Es gibt das Steuervereinfachungsgesetz, mit
dem die Notwendigkeit der digitalen Signatur
bei der elektronischen Rechnung weggefallen
ist. Allerdings trat an die Stelle der digitalen Signatur
die Notwendigkeit, beim Empfänger prozesstechnisch
zu dokumentieren, dass die Rechnung
korrekt ist!“
Was ist beim DM-System und anderen Speichermedien
zu beachten?
„Welches System man einsetzt, ist im Grunde
egal. Wir wollten hier Sicherheit und haben sowohl
eine IT-Systemprüfung als auch eine Prüfung
der eingesetzten UniDMS-Archivierung
durch Wirtschaftsprüfer durchführen lassen. Dabei
wurde bestätigt, dass wir 'compliant' sind!
Die Frage nach einer Zertifizierung der Archivierungssoftware
tauchte gar nicht auf! Entscheidend
vielmehr waren die Prozesse, deren
Kontrolle, Berechtigungsstrukturen, wiederum
deren Kontrolle, Prüfungen auf Vollständigkeit
(Abgleich zwischen Belegen in UniTrade UND im
Archiv) und die unveränderliche Speicherung.
Hier war der Einsatz der LTA-Cubes ein echter
Aktivposten und wurde von den Wirtschaftsprüfern
auch so herausgestellt!
Da ich zur Zeit in einem Projekt (http://www.edocs-standards.de/)
mitarbeite, das sich mit elektronischem
Dokumentenaustausch beschäftigt,
kann ich auch bestätigen, dass der Fokus
auf die Prozesse durchgängig in der Gesetzgebung
und bei Prüfstandards vorhanden ist.“
Wie ist das alles praxisgerecht umsetzbar?
„Sehr hilfreich ist die Zusammenarbeit mit den
Wirtschaftsprüfern. Die internen Prozesse lassen
sich auch in Form eines Qualitätszirkels überprüfen.
Dabei kann die von den GOBs (Grundsätze
der ordnungsgemäßen Buchführung) sowieso
geforderte Dokumentation überarbeitet werden.
Wer dann konsequent die Belegketten in
UniTrade nutzt und den Grundsatz: „Keine Bestellung
ohne Beleg“ durchsetzt, hat schon viel
erreicht. So lässt sich der geforderte Bezug der
Eingangsrechnung zur Bestellung sehr leicht
nachweisen! Zwingend ist zusätzlich die Archivierung
und die konforme Speicherung. Um die
Sache rund zu machen, kann man mit Herrn
Cmok einen Prozess einrichten, der prüft, ob zu
jedem Eingangsrechnungsbeleg in UniTrade
auch ein Beleg in UniDMS vorhanden ist.“

Neue EU-Verordnung
ab 01.07.2013
Mehr Harmonie bei der Vermarktung von Bauprodukten
Zur Festlegung harmonisierter Bedingungen für
die Vermarktung von Bauprodukten hat das Europäische
Parlament die Verordnung 305/2011
ins Leben gerufen: Diese beinhaltet, dass ab
dem 01.07.2013 zu jedem Bauprodukt eine Leistungsbeschreibung
hinzuzufügen ist.
Bei der Erstellung dieser Leistungserklärung ist
u. a. Folgendes zu beachten:
I. Eine Abschrift der Leistungserklärung jedes
Produkts, das auf dem Markt bereitgestellt
wird, wird entweder in gedruckter oder
elektronischer Weise zur Verfügung gestellt.
II. Wird jedoch einem einzigen Abnehmer ein
Los gleicher Produkte geliefert, so braucht
diesem lediglich eine einzige Abschrift der
Leistungserklärung in gedruckter oder elektronischer
Form beigefügt zu werden.
III. Eine Abschrift der Leistungserklärung in gedruckter
Form wird zur Verfügung gestellt,
sofern diese vom Abnehmer gefordert
wird.
Pflichten für den Händler (Auszug)
Der Händler ist verpflichtet, die Verordnung mit
„gebührender Sorgfalt“ zu beachten, wenn er
ein Bauprodukt auf dem Markt bereitstellt. Er
muss sich auch vergewissern, dass das Produkt,
falls erforderlich, mit der CE-Kennzeichnung
versehen ist und dass ihm die erforderlichen
Unterlagen/Anleitungen/Sicherheitsinfos in der
von dem betreffenden Mitgliedsstaat festgelegten
Sprache, die von den Benutzern leicht verstanden
werden kann, beigefügt sind.
Praktisches für die Betriebsführung
Neue EU-Vorgabe:
Produktleistungsbeschreibung
Um die Vermarktung von Bauprodukten in der EU zu
vereinheitlichen, wird mit Verordnung EU 305/2011
festgelegt, dass Händler dazu verpflichtet sind, genaue
Leistungsbeschreibungen des bereitgestellten
Produktes zur Verfügung zu stellen.
Hat der Händler Grund zu der Annahme, dass
das Bauprodukt nicht der Leistungserklärung
entspricht, stellt er das Produkt erst dann auf
dem Markt bereit, wenn die Leistungserklärung
korrigiert wurde. Wenn mit dem Produkt
eine Gefahr verbunden ist, unterrichtet der
Händler außerdem den Hersteller oder den
Importeur sowie die Marktüberwachungsbehörden
darüber.
Solange sich ein Bauprodukt in seiner Verantwortung
befindet, muss der Händler sicherstellen,
dass die Lagerungs-/Transportbedingungen
dessen Konformität mit der Leistungserklärung
nicht beeinträchtigen.
Weiterhin händigen die Händler den zuständigennationalenBehördenaufderenbegründetes
Verlangen alle Informationen und Unterlagen,
die für den Nachweis der Konformität des
Bauprodukts mit der Leistungserklärung erforderlich
sind, in einer Sprache aus, die von dieser
zuständigen nationalen Behörde leicht verstanden
werden kann. Sie kooperieren mit dieser
Behörde auf deren Verlangen bei allen Maßnahmen
zur Abwendung von Gefahren, die mit
Bauprodukten verbunden sind, welche sie auf
dem Markt bereitgestellt haben.
Weitere Informationen zu der neuen EU-Verordnung
und welche Auswirkungen diese auf
die Abwicklung Ihrer Warenwirtschaft hat, erhalten
Sie von Herrn Griese:
Dieter.Griese@unitrade.com
11

12
Praktisches für die Betriebsführung
Branche:
Baufachhandel
Datenflut & Zahlen-Dschungel: Hier ist Transparenz
gefordert
Lothar Knops
IT-Leiter BAUEN+LEBEN
'Durchblick im Zahlen-
Dschungel' mit UniVerse
Das BI-Tool UniVerse unterstützt die Gesellschafter
der BAUEN+LEBEN Gruppe bei der Geschäftszahlenanalyse.
Ob Sortimentsentwicklung, Kundenkaufverhalten
oder Deckungsbeiträge - mit UniVerse ist man
bei BAUEN+LEBEN am 'Puls der Unternehmung'.
Auch im Baustoffhandel
wird die Zeit kommen,
in der ohne die notwendige
Transparenz eine
langfristige Existenz im
wettbewerbsintensiven
Markt nicht möglich ist.
Bei der BAUEN+LEBEN
Gruppe, ein wirtschaftlicher
Zusammenschluss
von 11 Baustoffhändlern
mit insgesamt 30
Standorten in den Regio-
nen NRW und Sachsen, ist der tägliche Blick auf
die Geschäftszahlen mit dem BI-Tool UniVerse
daher schon lange unverzichtbar. Neben der
Entwicklung von Umsätzen, Sortimenten und
Lagerbeständen wird so täglich „der Pulsschlag
des Unternehmens gefühlt“.
„Alle Geschäftsführer und Niederlassungsleiter
erhalten jeden Morgen über das UniVerse-
Dashboard eine Übersicht über den aktuellen
Stand ihrer Unternehmung“, erklärt Lothar
Knops, IT-Leiter bei der BAUEN+LEBEN Service
GmbH. Das Dashboard ist eine Art Kennzahlen-
Cockpit, welches die wichtigsten Informationen
in verdichteter Form zeigt. „Auf einen Blick ist
sofort erkennbar, ob sich Warenbestand, Umsätze,
Forderungen und Verbindlichkeiten geplant
und richtig entwickeln und das sogar taggenauimVergleichzumVorjahr.Nichtkaufende
Bestandskunden und/oder Neu-Kunden werden
sofort erkannt und mittels gezielter Drill-Down-
Technik kann dann tiefer ins Detail gegangen
werden: Welche Produkte hat der Kunde sonst
immer in welcher Menge bezogen? Der Vertriebsmitarbeiter
ist dann in der Lage, im Kundengespräch
die Gründe für den plötzlichen
Nicht-Kauf zu analysieren.“
Durch die intuitive Handhabung des BI-Tools
können die Abfrageergebnisse individuell angepasst
werden. Die direkte Anbindung an das
ERP-Warenwirtschaftssystem UniTrade garantiert
die Aktualität der Daten.
Zahlenbasis bietet fundierte Grundlage für
Entscheidungen im Tagesgeschäft
„UniVerse ist für uns ein sehr mächtiges Tool,
welches abteilungsübergreifend zum Einsatz
kommt“, erläutert IT-Mitarbeiter und IKT-Verantwortlicher
Herr Alexander Troppens. Das BI-
Tool wird daher nicht nur den Geschäftsführern
zur Verfügung gestellt: Auch Vertriebsmitarbei-
Das UniVerse-Dashboard gibt einen schnellen
Überblick über die wichtigsten Geschäftszahlen.

Praktisches für die Betriebsführung
Die Frage: 'Wer kauft was zu welchem Preis in welcher Menge' kann mit UniVerse zu jeder Zeit beantwortet
werden. So kann die Sortimentsaufstellung stets nah am Kunden geplant werden.
ter und Einkaufsleiter nutzen UniVerse bei der
Organisation ihres Arbeitsalltages und dem Fällen
zeitnaher Entscheidungen. Mittels Excel-
Schnittstelle können die gewünschten Daten zur
Weiterverarbeitung exportiert werden.
UniVerse als abteilungsübergreifendes Informationstool
■ Geschäftsführung: Überblick bzgl. der Umsätze,
Deckungsbeiträge, Forderungen & Verbindlichkeiten,
Preisentwicklungen, Top 10
Kunden, Periodenvergleiche sowie Warenbestandsentwicklung
■ Vertrieb: Ermittlung des Kundenkaufverhaltens
und Zusammenstellung der Sortimente
■ Einkauf: Daten als Basis für Bonusprüfungen
und Konditionsverhandlungen
■ Point of Sale: Bon-Auswertungen geben Aufschluss
über Hauptstoßzeiten
UniVerse bietet die Darstellung der Geschäftszahlen
mittels unterschiedlicher Performance-Indikatoren.
Natürlich dürfen neben der Informationsaufbereitung
mit UniVerse die entsprechenden Handlungsmaßnahmen
im darauffolgenden Schritt
nicht ausbleiben. Schließlich soll die kontinuierliche
Datenanalyse im operativen Geschäft
dafür sorgen, das Kind zu retten, bevor es in
den Brunnen fällt.
„Warenwirtschaft ohne BI-Tool ist wie ein
Schiff im Nebel steuern“
„Wir sehen UniVerse als notwendige Ergänzung
zu UniTrade: Denn eine Unternehmung ohne BI-
Tool zu führen, kommt der Navigation eines
Schiffes im Nebel gleich“, erläutert Herr Troppens
abschließend.
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Praktisches für die Betriebsführung
Neuer UniTrade-Anwender
Heide Handel aus Bad Düben
Erfolgreiche Umstellung auf das ERP-Warenwirtschaftssystem
UniTrade
Der Spezialist für Baustoffe Heide Handels
GmbH & Co. KG aus Bad Düben hat seine 13
Niederlassungen in einem 'Big-Bang-Verfahren'
auf das ERP-System UniTrade umgestellt: Dabei
sind alle Filialen gleichzeitig mit dem neuen System
in den Echtstart gegangen. Durch die professionelle
Projektdurchführung und partnerschaftliche
Zusammenarbeit zwischen dem
BayWa-Franchise-Partner und dem SE Padersoft-Team
konnte der Software-Wechsel reibungslos
über die Bühne gebracht werden.
Vor dem Wechsel waren bei dem Fachhändler
aus Bad Düben mehrere Insellösungen im Einsatz,
was insbesondere die Zusammenarbeit
zwischen den Filialen deutlich erschwerte. Mit
UniTrade werden nun sämtliche Geschäftsprozesse
aller Niederlassungen in einem System
abgewickelt.
BayWa-Partner aus Bad Düben
geht mit UniTrade in Echtstart
Die Heide Handels GmbH & Co. KG, Franchise-Partner
der BayWa AG, hat alle 13 Filialen in einem sogenannten
'Big-Bang-Verfahren' erfolgreich auf das ERP-
Warenwirtschaftssystem UniTrade umgestellt. Von
nun an arbeiten rund 70 User mit dem neuen System.
„Wir haben uns für UniTrade entschieden, weil
das Preisleistungsverhältnis entsprechend unseren
Anforderungen am besten gepasst hat“,
kommentiert Herr Bielstein, Geschäftsführer bei
Heide Handel. „Insbesondere der filialübergreifende
Warenverkehr bietet uns entscheidende
Vorteile bei der Bereitstellung unserer Produkte
über alle Niederlassungen hinweg.“
Zusatzprodukte unterstützen in der Praxis
Neben UniTrade kommt auch das Controlling-
Tool UniVerse zum Einsatz: So hat man bei Heide
Handel künftig sämtliche Geschäftszahlen
aller Filialen auf einen Blick.
Die Mitarbeiter im Kassenbereich werden durch
die intuitive Handhabung der integrierten Kassenlösung
UniCash deutlich entlastet. Auch der
Abverkauf von Aktionsware, die Abwicklung von
Anzahlungen oder die kundenspezifische Preisfindung
werden unterstützt.
Mit der Kassenlösung UniCash werden die Mitarbeiter beim BayWa-Franchise-Partner Heide Handel deutlich
unterstützt: Durch die Anbindung an das ERP-System UniTrade werden Verkäufe sofort im System verbucht.

„Sage nicht alles, was du weißt - aber wisse immer, was Du sagst.“
Zitat: Matthias Claudius
Schriftarten-Glättung
in UniTrade
Neues aus der UniTrade-Technik-Kolumne: Ab Windows Server 2008 wird ClearType® unterstützt - eine
Technologie, welche dem Anzeigen von Computerschriftarten dient. Diese werden mit der neuen Funktion
deutlicher und glatter dargestellt (insbesondere bei Verwendung eines LCD-Monitors). Dieses Feature
steht auch für den Remotedesktop zur Verfügung, welcher für den UniTrade-Sitzungsaufbau vom Anwenderrechner
zu den SE Padersoft Produkten verwendet wird.
Voraussetzungen:
■ Server: Windows Server 2008 oder höher
■ Client: Windows XP SP2 mit Remotedesktopverbindung 6.0 oder höher
Nur 4 Schritte: So machen Sie die Schriftartenglättung in einer Remotesitzung verfügbar
Klicken Sie zum Öffnen der Remotedesktopverbindung auf Start/Alle Programme/Zubehör und wählen Sie
dann Remotedesktopverbindung aus (1). Klicken Sie im Dialogfeld Remotedesktopverbindung auf Optionen
(2). Aktivieren Sie auf der Registerkarte Erweitert das Kontrollkästchen Schriftartglättung (3). Konfigurieren
Sie alle übrigen Verbindungseinstellungen und klicken Sie dann auf Verbinden (4).
Quelle: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc742823.aspx
Bei weiteren Fragen sprechen Sie jederzeit Herrn Eiden an: Achim.Eiden@unitrade.com.
Adaptive Cursor
Sharing
Kniffe, Tricks & Wissenswertes
Im Bereich der SQL-Optimierung bezeichnet das „Cursor Sharing“ ein Problem, welches in Zusammenhang
mit verlängerten Antwortzeiten bei gestellten Datenbankabfragen steht. Es tritt oft bei Werten mit ungleich
verteilter Wertausprägung auf, bei denen die Verwendung eines einheitlichen Zugriffsplanes nicht
immer am besten geeignet ist, um den schnellsten Zugriff zu realisieren.
Das „Adaptive Cursor Sharing“ löst dieses Problem, indem der Datenbankserver bei den ausgeführten
Statements eine Weile prüft, welches für die jeweilige Abfrage der schnellste Zugriffspfad ist. Die Antwortzeiten
werden durch dieses in Oracle 11g umgesetzte Feature deutlich verkürzt und der gesamte Datenbankserver
arbeitet durch diese kontinuierliche Optimierung der Abfragemethodik deutlich effizienter und
schneller.
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Ausblick Messen
UniTrade
Inventur Workshop
Am 28. November 2012 bieten wir eine spezielle Schulung an, in welcher die
unterschiedlichen Inventurmaßnahmen mit UniTrade vorgestellt werden. Schulungsinhalte
sind u. a. der Grundeinstieg der Inventur-Durchführung mit UniTrade (stichtagsbezogen
und permanent) sowie die Erstellung unterschiedlicher Inventur-Auswertungen. Die
Unterstützung mithilfe von UniPDA wird ebenfalls präsentiert.
Vom 14. auf den 19. Januar 2013 präsentieren wir unser ERP-Warenwirtschaftssystem
UniTrade auf der BAU – Weltleitmesse für Architektur, Materialien und Systeme. In Halle
C3 Stand 107 bieten wir den Messebesuchern die Möglichkeit, sich bei unseren Mitarbeitern
über die effiziente Abwicklung ihrer Warenwirtschaftsprozesse mit UniTrade zu informieren.
Vom 12. auf den 16. März 2013 werden wir in Frankfurt auf der ISH - Weltleitmesse für
Bad, Gebäude-, Energie-, Klimatechnik und erneuerbare Energien mit unserer Handelssoftware
UniTrade vertreten sein.
Weitere Informationen zu unseren Messepräsenzen finden Sie auf unserer Website unter: www.sepadersoft.de/events
& Workshops 2012/2013

SE Padersoft GmbH & Co. KG
Vattmannstr. 7
33100 Paderborn
Tel.: 05251-3016100
Fax: 05251-3016199
E-Mail: info@unitrade.com
www.sepadersoft.de

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Dann sprechen Sie uns einfach an!
Nächste Ausgabe: Frühjahr 2013
Newsletter-Titelstory
Windows-Server 12
Neues Betriebssystem für die UniTrade-Anwendungsserver
Und weitere Themen rund um das SE Padersoft-Produktportfolio
Marketing & Pressekontakt:
Britta Holtgrewe
Tel.: 05251-3016345
E-Mail: Britta.Holtgrewe@unitrade.com
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