ELO DocXtractor II Invoice - Durmus IT Consulting & Solutions
ELO DocXtractor II Invoice - Durmus IT Consulting & Solutions
ELO DocXtractor II Invoice - Durmus IT Consulting & Solutions
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© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
Murat <strong>Durmus</strong><br />
DURMUS <strong>IT</strong> <strong>Consulting</strong> & <strong>Solutions</strong><br />
m.durmus@durmus.de<br />
<strong>ELO</strong> <strong>DocXtractor</strong> <strong>II</strong><br />
<strong>Invoice</strong><br />
Automatische Rechnungsverarbeitung<br />
und Geschäftsprozessoptimierung<br />
1
© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
Rechnungsverarbeitung – Die Herausforderung<br />
2
� Der Mensch als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System<br />
Manuelle<br />
Erfassung<br />
Unternehmens-<br />
Wissen<br />
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U - Datenbank<br />
Medienbruch<br />
ERP - System<br />
Geschäftsprozesse<br />
Die Problematik -<br />
� Hohe manuelle Erfassungs- und<br />
Verarbeitungskosten (€ 3-12)<br />
� Hohe Fehleranfälligkeit bei<br />
manueller Erfassung<br />
� Redundante Datenerfassung<br />
� Keine optimale<br />
Prozessdurchgängigkeit<br />
� Hohe Durchlaufzeiten in der<br />
Rechnungsbearbeitung<br />
(Überschreiten von Terminen)<br />
3
� Technische Erfolgsfaktoren für die Rechnungsverarbeitung<br />
+<br />
+<br />
© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
Prozess-Qualität<br />
Prozess-Geschwindigkeit<br />
Prozess-Flexibilität<br />
�� Hohe Datenqualität bei geringer Nachbearbeitung<br />
�� Homogener Datenbestand (Konsistenz mit ERP-/<br />
Bestandsführungs-Systemen)<br />
�� Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung<br />
�� Prozessbeschleunigung und Automatisierung<br />
�� Termintreue (Einhalten von Zahlungsfristen,<br />
Ausnutzen von Skonti, ...)<br />
�� Cash-Flow-Optimierung<br />
�� Verarbeitung von Rechnungsbelegen<br />
verschiedenster Kreditoren<br />
�� Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren<br />
�� Flexibilität bzgl. auszulesender Felder<br />
Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung +<br />
4
� Wirtschaftliche Erfolgsfaktoren für die Rechnungsverarbeitung<br />
+<br />
+<br />
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Erfassungskosten<br />
Investitionskosten<br />
Betrieb/Produktionskosten<br />
�� Initiale Einrichtungskosten<br />
�� Nachbearbeitungsaufwand<br />
�� Datenqualität<br />
� � . . .<br />
�� Softwarekosten<br />
�� Hardwarekosten<br />
�� Projektierungskosten (intern und extern)<br />
� � . . .<br />
�� Kreditorenspezifischer Adaptionsaufwand<br />
�� Wartungskosten<br />
�� Flexibilität bzgl. auszulesender Felder<br />
� � . . .<br />
Kurze Amortisationsdauer der Investition +<br />
5
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<strong>DocXtractor</strong> <strong>II</strong> (DX) INVOICE – Das Produkt<br />
6
� Highlights der Rechnungsverarbeitung mit <strong>DocXtractor</strong> <strong>II</strong> INVOICE<br />
� Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive<br />
Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von CPD Kreditoren<br />
� Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter<br />
Nebenkosten und bis zu drei MwSt. Sätzen<br />
� Vollautomatische Unterscheidung von FI- und MM-Rechnungen über<br />
vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk<br />
� Auslesen von Zahlungsbedingungen und §14 UStG Konformitätsprüfung<br />
(auch individuell konfigurierbar)<br />
� Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher<br />
Belegsprachen in einem System<br />
� Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über<br />
Bestellung und Wareneingangsdaten<br />
� Selbstlernendes und selbstoptimierendes System mit autoadaptiven ,<br />
intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen<br />
� Umfangreiche statistische Auswertungen und Reporting<br />
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7
� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feldinformationen<br />
Feld Tabelle<br />
Feld<br />
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Extraktion<br />
Extraktion<br />
Feldinformationen<br />
Kreditor<br />
Rechnungsempfänger<br />
Rechnungsnummer<br />
Vollständige Rechnungsdatum Tabelleninhalte ... etc.<br />
Netto-Betrag<br />
Brutto-Betrag<br />
Verschiedene MwSt-Sätze<br />
Vollständige Endbetrag ... Tabelleninhalte<br />
etc.<br />
8
� Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Tabelleninformationen<br />
Feld Tabelle<br />
Feld<br />
© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
Extraktion<br />
Tabelleninformationen<br />
Menge<br />
Einzelpreis<br />
Vollständige Positionspreis Tabelleninhalte<br />
Rabatt ... etc.<br />
9
� Herkömmliche positionsabhängige Informationsextraktion<br />
Rechnungsnummer<br />
Ansprechpartner<br />
Position 1<br />
Position 2<br />
Betrag<br />
Entsorgung<br />
Mehrwertsteuer<br />
Gesamtbetrag<br />
� Feldpositionen auf den Images müssen vor der Datenextraktion bekannt sein<br />
© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
7929418<br />
Peetz, Erwin<br />
94,80<br />
190,80<br />
8,16<br />
44,0 8<br />
337,82<br />
� Für jeden Kreditor muss i.A. eine adaptierte Dokumentdefinition angelegt und gepflegt werden<br />
� Schlagwortsuche (Bsp.:Rechnungsnr./Re.-Nr./Nummer/etc.) ist zusätzliche Fehlerquelle<br />
10
� Abgleich des Leseergebnisses mit Datenbank<br />
� Feldpositionen auf den Images müssen vor dem Datenbankabgleich bekannt sein<br />
� Korrekturen bei nicht korrekt positionierten Feldern sind nahezu unmöglich<br />
� Hoher Administrationsaufwand in der Produktion<br />
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OCR-Resultat<br />
Adalf Würth<br />
14650 Künzolsau<br />
Zuordnung von<br />
OCR-Ergebnissen<br />
zu DB-Feldern<br />
Stammdaten<br />
Ergebnis ?<br />
Suche nach dem<br />
ähnlichsten Datensatz<br />
Daten-Abgleich<br />
11
� Beispiel: Top-Down-Suche auf dem gesamten Dokument<br />
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Firmenname Strasse PLZ Ort BLZ Konto<br />
Thomas Cook AG Zimmerstr 61440 Oberursel 20041111 4786543<br />
Adolf Würth GmbH Postfach 74650 Künzelsau62091800 10681000<br />
Voith AG Pöltenerstr 74650 Künzelsau62091800 21389700<br />
BMW AG Pacalstr. 70569 Stuttgart 70540660 518378908<br />
.....<br />
Stammdaten<br />
� Position der Felder muss nicht bekannt sein<br />
� Ideal für Freiform und Rechnungsbelege<br />
� Unscharfe Suche (tolerant gegen OCR-Fehler<br />
und Schreibvarianten)<br />
� Qualitativ hochwertige Ergebnisse ohne<br />
Trainingsaufwand<br />
12
� Beispiel: Mathematische Suche auf dem gesamten Dokument<br />
� Extraktion<br />
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� Netto<br />
� MwSt.<br />
� Brutto<br />
� Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten<br />
� Brutto ist einer der größten Beträge<br />
� Netto kleiner gleich Brutto<br />
� Brutto = Netto + MwSt.<br />
� MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto<br />
� ... ... ..<br />
� Eindeutiges Ergebnis<br />
� Netto 293,76.--<br />
� MwSt 47,00.--<br />
� Brutto 340,76.--<br />
13
� Selbstlernende Systemoptimierung während der Produktion<br />
Systemoptimierung ohne Aufwand im Hintergrund<br />
� Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der<br />
Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen (Bsp.: Rechnungsnummer)<br />
� Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokumenttypen eines Kreditors<br />
� Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig<br />
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Automatische<br />
Analyse<br />
Bereitstellung gelernten<br />
Wissens für zukünftige<br />
zu analysierende<br />
Belege<br />
zu verifizierende Belege<br />
Nachbearbeiter<br />
Sofortige Bereitstellung<br />
gelernten Wissens für<br />
noch zu verifizierende<br />
Belege<br />
14
� Manuelle Nachbearbeitung der Informationen<br />
Rechnungsnummer<br />
Ansprechpartner<br />
Position 1<br />
Position 2<br />
Betrag<br />
Entsorgung<br />
Mehrwertsteuer<br />
Gesamtbetrag<br />
© <strong>ELO</strong> Digital Office GmbH<br />
7929418<br />
Peetz, Erwin<br />
94,80<br />
190,80<br />
8,16<br />
44,06<br />
337,82<br />
Stammdaten-<br />
Abgleich<br />
Automatische Prüfung<br />
Logische<br />
Prüfungen<br />
Eine manuelle Kontrolle erfolgt nur auf unsicher erkannten Feldern und<br />
wird durch die automatische Plausibilitäts-Prüfung effizient unterstützt.<br />
Qualitäts-<br />
gesicherter<br />
Daten-Export<br />
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� Alleinstellungsmerkmale des Produktes <strong>DocXtractor</strong> <strong>II</strong> INVOICE<br />
� Universeller Rechnungsleser:<br />
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� generischer Ansatz der Dokumentdefinition<br />
� Keine kreditorspezifische Definition und Pflege<br />
� „Out-of-the-Box“-Lösung: Einsatz ohne Anpassung an Kundendokumente<br />
� Positionsunabhängige Suche (Top-Down-Suche)<br />
� Individuelle Anpassung möglich (z.B. UstG §14-Prüfung, automatisierte<br />
Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.)<br />
� Kontinuierlich selbstlernendes System<br />
� Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten<br />
� Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen<br />
� Verarbeitung mehrseitiger Belege<br />
� Verarbeitung fremdsprachiger Belege<br />
� Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen<br />
� Erweiterung auf <strong>DocXtractor</strong> <strong>II</strong> SU<strong>IT</strong>E möglich (Verarbeitung des gesamten<br />
Posteingangs)<br />
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Demo und offene Fragen<br />
17
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