International Total Occupancy Cost Code - IPD
International Total Occupancy Cost Code - IPD
International Total Occupancy Cost Code - IPD
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<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
<strong>IPD</strong> Occupiers Property Databank<br />
Fourth edition<br />
Deutsch / English version<br />
British Council for Offices<br />
British Institute for Facilities Management<br />
CoreNet Global<br />
IFMA France<br />
PISCES/OSCRE<br />
RICS
Über <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers wurde 1994 gegründet, um<br />
den spezifischen und weit gefächerten<br />
Erfordernissen von Immobiliennutzern gerecht<br />
zu werden. Indem wir ein standardisiertes<br />
Verfahren zum Vergleichen von Schlüsselelementen<br />
der Immobilien-Nutzungsleistung -<br />
Kosten, Raum, Effizienz und Effektivität - zur<br />
Verfügung stellen, helfen wir Immobilien- und<br />
Facilitymanagern, die Flächen-Performance<br />
von Immobilienbeständen besser zu erfassen<br />
und zu handhaben.<br />
In einer unabhängigen Rolle sind wir zudem in<br />
der Lage, als der Branchenpartner im<br />
Besonderen für die Immobilien- und<br />
Facilitybranche zu arbeiten und dabei<br />
hochwertige und solide Informationen zur<br />
Unterstützung von Beratungsdienstleistern der<br />
Branche zur Verfügung zu stellen.<br />
Der <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
(ITOCC) von <strong>IPD</strong> stellt den Eckpfeiler für unsere<br />
ganze Arbeit dar, die Folgendes umfasst:<br />
Jährlicher Benchmarkingdienst<br />
Unsere Dienstleistung für gewerbliche Nutzer,<br />
mit der wir eine jährliche Bewertung der<br />
Flächen-Performance im Vergleich zum<br />
entsprechenden Branchensektor erstellen. Die<br />
Nutzer haben Zugriff auf eine Reihe von<br />
strategischen und betrieblichen Benchmarks<br />
und Kennzahlen.<br />
Benchmarkingdienst für die Immobilien<br />
der Regierung des Vereinigten Königreichs<br />
Hierzu besteht ein langfristiger Vertrag mit<br />
dem UK Office of Government Commerce zur<br />
Förderung des Immobilienbenchmarkings für<br />
den zentralen Immobilienbestand der<br />
Regierung. Wir arbeiten mit den<br />
verschiedenen Abteilungen zusammen, um<br />
umfassende quantitative und qualitative Daten<br />
zu erfassen und das Vorhaben zu<br />
unterstützen, mehr Effizienz und Effektivität in<br />
den Immobilienbestand zu bringen.<br />
UK Higher Education Estate Management<br />
Statistics (EMS)<br />
Die EMS Initiative, die durch die Higher<br />
Education Funding Councils des Vereinigten<br />
Königreichs zentral finanziert wird, stellt für die<br />
Immobilienbestände aller 163 Universitäten<br />
des Vereinigten Königreichs Zahlen zu Kosten<br />
und Effizienz durch ein transparentes und<br />
interaktives Rechnungslegungswerkzeug zur<br />
Verfügung. Dies erlaubt es Managern,<br />
Flächen-Performance offen und individuell zu<br />
vergleichen. Wir leisten auch Dienste auf<br />
Bestellung einzelner Universitäten. Weitere<br />
Informationen finden Sie unter<br />
www.opdems.ac.uk.<br />
UK Further Education: eMandate<br />
Eine Informationsquelle und ein<br />
Managementwerkzeug, das mittels einer<br />
internetgestützten Einrichtung für die<br />
Rechnungslegung 450 Immobilienmanager<br />
der Bildungseinrichtungen der UK Further<br />
Education unterstützt. Für weitere<br />
Informationen siehe www.emandate.co.uk.<br />
Wir betreiben zielgerichtete<br />
Diskussionsgruppen, um professionelle<br />
Erfahrung aus der Privatwirtschaft und dem<br />
Die vierte Auflage des <strong>IPD</strong> <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> wird gesponsort durch:<br />
i<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
öffentlichen Sektor zusammen zu ziehen. Die<br />
Teilnehmer treffen sich zu zielgerichteten<br />
Diskussionen und erhalten jedes Quartal einen<br />
Bericht.<br />
Forschungs- und Beratungsdienste<br />
Maßgeschneiderte Dienstleistungen und<br />
Forschungsprojekte zu gewerblichen<br />
Immobilien und Objekten.<br />
Die <strong>IPD</strong> / CBI Konferenz “Property in<br />
Business”<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers veranstaltet eine jährliche<br />
Konferenz im UK - jetzt in Zusammenarbeit mit<br />
CBI - die spezielle Schwerpunkte auf Themen<br />
und Inhalte zur Immobilien-Nutzungsleistung<br />
setzt.<br />
Für weitere Informationen kontaktieren sie bitte<br />
Christopher Hedley telefonisch unter +44<br />
(0)20 7336 9250 oder per Email:<br />
christopher.hedley@ipd.com<br />
Unser Herangehen an all diese Produkte und<br />
Dienstleistungen wird von Vision,<br />
Unabhängigkeit, Erfahrung im Immobilien- und<br />
Informationsmanagement, Integrität und dem<br />
Liefern von Wert durch leicht verständliche<br />
Analyse geprägt.<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers ist ein Teil von <strong>IPD</strong>, einem<br />
Weltmarktführer für Marktindizes und<br />
Benchmarkingdienste für die Gewerbeimmobilienbranche.<br />
2005 wurde <strong>IPD</strong> für<br />
herausragende Leistungen im Bereich<br />
„<strong>International</strong> Trade“ der prestigeträchtige<br />
„Queen's Award for Enterprise“ verliehen.
<strong>IPD</strong> Occupiers was established in 1994 to<br />
meet the specific and varied needs of property<br />
occupiers. By providing a standardised<br />
approach to comparing key elements of<br />
property performance – cost, space, efficiency<br />
and effectiveness – we help property and<br />
facilities managers to better measure and<br />
manage estate performance.<br />
An independent role also enables us to<br />
operate as the ‘industry partner’ to the<br />
property and facilities industry, in particular,<br />
providing high-quality and robust information<br />
to support the industry’s advice and<br />
consultancy services. See<br />
www.ipd.com/occupiers<br />
<strong>IPD</strong>’s <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> (ITOCC) provides the cornerstone for all<br />
our work, which includes:<br />
Annual Benchmarking Service<br />
Our corporate occupier service providing an<br />
annual assessment of property performance<br />
set against relevant peer or sector groups.<br />
Users have access to a range of strategic and<br />
operational level benchmarks and metrics.<br />
UK Government Property Benchmarking<br />
Service<br />
This is a long-term contract with the UK Office<br />
of Government Commerce to facilitate<br />
property benchmarking across the central<br />
government estate. We work with departments<br />
to collect a comprehensive range of<br />
quantitative and qualitative data to help drive<br />
greater efficiency and effectiveness across the<br />
estate.<br />
UK Higher Education Estate Management<br />
Statistics (EMS)<br />
Funded centrally by the UK’s Higher<br />
Education Funding Councils the EMS initiative<br />
provides all 163 UK university estates with<br />
cost and efficiency metrics through a<br />
transparent, interactive reporting tool –<br />
allowing managers to compare performance<br />
on an open book and individual basis. We<br />
also operate bespoke services for individual<br />
universities. See www.opdems.ac.uk for<br />
further information.<br />
UK Further Education: eMandate<br />
A real estate information resource and<br />
management tool to assist 450 property<br />
managers across all UK Further Education<br />
Colleges through a web-based reporting<br />
facility. See www.emandate.co.uk for further<br />
information.<br />
Facilities and Asset Management Forums<br />
We run focussed discussion groups to draw<br />
together qualitative and process experience<br />
from professionals across the private and<br />
public sectors. Members attend highly<br />
focussed discussion meetings and receive<br />
quarterly reports.<br />
The fourth edition of the <strong>IPD</strong> <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is sponsored by:<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
About <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
Research and Consultancy Services<br />
Bespoke services and research projects on<br />
corporate real estate and facilities.<br />
<strong>IPD</strong> / CBI Property in Business<br />
Conference<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers runs a premier UK annual<br />
conference – now in association with the CBI –<br />
focussed specifically on occupier performance<br />
issues.<br />
For more information please contact<br />
Christopher Hedley on tel:<br />
+44 (0)20 7336 9250 or email:<br />
christopher.hedley@ipd.com<br />
Our approach to all of these products and<br />
services is characterised by vision,<br />
independence, detailed property and<br />
information management experience,<br />
integrity and delivering value through easy-tounderstand<br />
analysis.<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers is part of <strong>IPD</strong>, a world<br />
leader in the provision of market indices<br />
and benchmarking services for the<br />
commercial real estate industry. In 2005<br />
<strong>IPD</strong> was awarded the prestigious Queen’s<br />
Award for Enterprise for its outstanding<br />
achievements in <strong>International</strong> Trade.<br />
i
<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
<strong>IPD</strong> Occupiers<br />
Hinweis zum Urheberrecht und zur Lizenzvergabe<br />
Der <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
(„ITOCC“ oder der „Kostenschlüssel“) ist ein<br />
Datenklassifizierungssystem für Immobilien und Gebäudeanlagen,<br />
das von Investment Property Databank Limited („Urheber“)<br />
entwickelt wurde. Der ITOCC ist Eigentum von Investment Property<br />
Databank Limited und ist durch das Urheberrecht und das<br />
Datenbankrecht geschützt. Alle Rechte, die durch das<br />
Urhebergesetz und durch internationale Copyrightabkommen erteilt<br />
sind, bleiben dem Urheber vorbehalten.<br />
Der ITOCC Kostenschlüssel darf ohne das vorherige schriftliche<br />
Einverständnis des Urhebers weder in Teilen noch als Ganzes<br />
vervielfältigt werden.<br />
Lizenzen zur Nutzung des Kostenschlüssels zum Zwecke der<br />
Erstellung von kostenbezogenen Immobilien- und<br />
Gebäudeinformationsprodukten und -dienstleistungen sind für<br />
Unternehmensberatungen und andere Vermittler beim Urheber<br />
erhältlich.<br />
ii<br />
Lizenzen sind auch für Endnutzer erhältlich, die die gedruckten oder<br />
elektronischen Ausgaben des Kostenschlüssels für interne<br />
Geschäftszwecke nutzen wollen.<br />
Um eine Lizenz zu erhalten, kontaktieren sie bitte die<br />
Marketingabteilung von <strong>IPD</strong> Limited unter www.ipd.com.<br />
Jede Bezugnahme auf den <strong>Code</strong> in Schriften oder anderen Medien<br />
muss vollständig und auffallend ersichtlich in folgender Form<br />
gekennzeichnet sein: „Quelle: <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>, © und Datenbankrecht Investment Property<br />
Databank Limited 2006“.<br />
<strong>IPD</strong> Limited übernimmt keine Haftung für jede Art von Verlust, Schaden<br />
oder Kosten, die einer Person aufgrund der Nutzung des <strong>Code</strong>s<br />
entstehen.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
Copyright notice and licence policy<br />
<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
The <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
(“ITOCC” or the “<strong>Code</strong>”) is a real estate and facilities data<br />
classification system developed and owned by Investment Property<br />
Databank Limited (the “Company”) and protected by copyright and<br />
database right. All rights conferred by the law of copyright and by<br />
virtue of international copyright conventions are reserved by the<br />
Company.<br />
The <strong>Code</strong> may not be reproduced in whole or in part without the<br />
prior written consent of the Company.<br />
Licences are available to consultants, advisers and other<br />
intermediaries from the Company to use the <strong>Code</strong> to design and<br />
create cost-related real estate and facilities information products<br />
and services.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers<br />
Licenses are also available to end users to use the print or<br />
electronic editions of the <strong>Code</strong> for internal business purposes.<br />
For a licence, please contact the marketing department of the<br />
Company at www.ipd.com.<br />
All references to the <strong>Code</strong> in any document or other media must be<br />
fully and prominently acknowledged in the following form: “Source:<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>, © and<br />
database right Investment Property Databank Limited 2006”.<br />
The Company has no liability for any losses, damages, costs or<br />
expenses suffered by any person as a result of any reliance on the<br />
<strong>Code</strong>.<br />
ii
Empfehlungen für den ITOCC<br />
Genaue, stimmige und sorgfältig<br />
abgestimmte Kostenanalysen sind für<br />
effektive Entscheidungsfindungen bei<br />
Immobilien wesentlich. Umfassende<br />
Performancemessung und<br />
Rechnungslegung versetzt das<br />
Management in die Lage,<br />
Unstimmigkeiten zu erkennen und gezielt<br />
Problemfelder so zu bearbeiten, dass die<br />
Gesamtperformance gesteigert werden<br />
kann. Rahmenwerke für das<br />
Benchmarking sollten ganzheitlicher<br />
betrachtet werden, indem sie nicht nur<br />
Gemeinkosten reduzieren sondern auch<br />
„best practice“ in der Qualität und der<br />
Erbringung von Dienstleistungen<br />
erreichen. Mit der Beschleunigung der<br />
Globalisierung wird auch die<br />
Notwendigkeit globalen Benchmarkings<br />
und globaler Analyse immer relevanter.<br />
Der BCO empfiehlt diese fundierte<br />
Ausgabe des <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong><br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> in ganzem<br />
Umfang.<br />
Paul Harrington<br />
Chairman, Occupiers Group,<br />
British Council for Offices<br />
Das British Institute of Facilities<br />
Management freut sich, den<br />
preisgekrönten <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> als nützliche<br />
Erweiterung der Werkzeuge des<br />
Facilitymanagement empfehlen zu<br />
können. Die Glaubwürdigkeit des Facility<br />
Managements vor dem Vorstand wird<br />
immer auf der Fähigkeit fußen, genaue<br />
und relevante Daten zu Kosten und<br />
Performance in einem Format vorzulegen,<br />
dass es dem Vorstand erlaubt,<br />
strategische Entscheidungen zu<br />
Immobilien- und Facilityservice zu treffen.<br />
Ich meine, dass dieser <strong>Code</strong> die Fähigkeit<br />
des Facility Managers, dies zu erreichen,<br />
fördern wird.<br />
iii<br />
Ian Fielder<br />
British Institute of Facilities<br />
Management<br />
Information steht im Zentrum eines jeden<br />
Managementsystems, und das<br />
Immobilienmanagement bildet da keine<br />
Ausnahme. Die Fähigkeit an genaue,<br />
schlüssige und vollständige Informationen<br />
über die Kosten der Nutzung von<br />
Immobilien zu gelangen, ist entscheidend<br />
für effektive Immobilienstrategien und<br />
deren Management. <strong>IPD</strong> Occupiers hat<br />
dies seit langem erkannt, und die vierte<br />
Ausgabe des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s liefert weiterhin<br />
einen soliden und umfassenden<br />
Branchenstandard zur Messung und<br />
Dokumentation der gesamten Kosten der<br />
Immobiliennutzung. Indem er es den<br />
Immobilienmanagern in den Unternehmen<br />
erlaubt, diese Kosten zu kontrollieren und<br />
für ihr Unternehmen mehr beizutragen, ist<br />
der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ein unschätzbares<br />
Hilfsmittel. CoreNet unterstützt mit<br />
Begeisterung dessen Weiterentwicklung.<br />
Richard Paver<br />
President,<br />
CoreNet Global (UK)<br />
Der <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ist ein<br />
international integrierter Kostenschlüssel,<br />
der jetzt innerhalb unseres OSCRE Data<br />
Exchange Standards voll unterstützt wird.<br />
Das ist die letzte Phase eines radikal<br />
verbesserten Ansatzes. Alle<br />
Softwaredienstleister können den <strong>IPD</strong><br />
Occupiers <strong>Code</strong> jetzt leicht unterstützen,<br />
indem sie unseren offenen XML-Standard<br />
benutzen, um große Kostendatenmengen<br />
zum Zwecke der automatischen<br />
Leistungsdokumentation und für<br />
tatsächlich effektives Benchmarking<br />
auszutauschen.<br />
Roger de Boehmler<br />
Director General,<br />
PISCES<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Die zuverlässige Analyse der<br />
Betriebskosten von Immobilien und die<br />
akkurate Erfassung der<br />
Gesamtnutzungskosten sind ein<br />
wesentliches Hilfsmittel für die<br />
Entwicklung von effektiven<br />
Immobilienmanagementstrategien, sowohl<br />
für den Eigentümer wie auch für den<br />
Nutzer. Der <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong><br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ist mit den<br />
Kostenklassifikationen, die im RICS<br />
Service Charge <strong>Code</strong> dargelegt werden,<br />
kompatibel und wird es konzessionierten<br />
Verwaltern weiter ermöglichen, für<br />
effektiveres gewerbliches<br />
Immobilienmanagement zu sorgen, das<br />
echten geschäftlichen Nutzen bringt.<br />
Ian McRae<br />
Chairman,<br />
RICS Commercial Property Faculty
Accurate, consistent and properly coordinated<br />
cost analysis is essential to<br />
effective property decision making.<br />
Comprehensive performance<br />
measurement and reporting enables<br />
management to identify inconsistencies<br />
and drill down to target areas to improve<br />
overall performance. Benchmark<br />
frameworks should be considered more<br />
holistically in not only reducing overhead<br />
cost but in achieving best practice in<br />
service quality and delivery. With the<br />
pace of globalisation accelerating, the<br />
need for global benchmarking and<br />
analysis is becoming more pertinent. The<br />
BCO fully endorses this consolidated<br />
version of the <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong><br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>.<br />
Paul Harrington<br />
Chairman, Occupiers Group,<br />
British Council for Offices<br />
The British Institute of Facilities<br />
Management is pleased to commend the<br />
award-winning <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> as a useful<br />
addition to the facilities manager’s<br />
armoury. The facilities manager’s<br />
credibility in the boardroom will always be<br />
based on the ability to produce accurate<br />
and relevant cost and performance data<br />
in a format that will allow the Board to<br />
make strategic decisions concerning<br />
property and facilities services. I believe<br />
that this <strong>Code</strong> will enhance the facilities<br />
manager’s ability to achieve this.<br />
Ian Fielder<br />
British Institute of Facilities<br />
Management<br />
Endorsements for ITOCC<br />
Information is at the heart of any<br />
management system, and property<br />
management is no exception. The ability<br />
to capture accurate, consistent and<br />
complete information on the cost of<br />
occupying property is central to effective<br />
property strategy and management. <strong>IPD</strong><br />
Occupiers has long recognised this and<br />
the fourth edition <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> continues to<br />
provide a robust and comprehensive<br />
industry standard for recording and<br />
measuring the total cost of property<br />
occupancy. By allowing corporate real<br />
estate managers to take control of these<br />
costs and contribute more effectively to<br />
their organisation, the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is an<br />
invaluable business tool. CoreNet is keen<br />
to support its continued development.<br />
Richard Paver<br />
President,<br />
CoreNet Global (UK)<br />
The <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is an<br />
internationally integrated <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> that<br />
has now been fully supported within our<br />
international OSCRE Data Exchange<br />
Standard. This is the final stage of a<br />
radically improved approach. Now all<br />
software providers can easily support the<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers <strong>Code</strong> by using our open<br />
Standard XML to allow high volumes of<br />
consistent cost data to be shared for<br />
automatic performance reporting and truly<br />
effective benchmarking.<br />
Roger de Boehmler<br />
Director General,<br />
PISCES<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
Reliable property performance cost<br />
analysis and the accurate measuring of<br />
total occupancy costs are an essential<br />
tool for the development of effective<br />
property management strategies for both<br />
owners and occupiers. The <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
is compatible with the cost classifications<br />
set out in the RICS Service Charge <strong>Code</strong><br />
and will further enable chartered<br />
surveyors to provide more effective<br />
corporate property management that<br />
delivers real business benefits.<br />
Ian McRae<br />
Chairman,<br />
RICS Commercial Property Faculty<br />
iii
Danksagung<br />
Wir sind sehr darüber erfreut, Kommentare und Ratschläge von<br />
einer breiten Vielzahl von Nutzern, Beratern, Maklern, Forschern,<br />
Entwicklern und Dienstleistern empfangen zu haben (siehe die<br />
Auflistung unten). Jede Art von Fehler oder Auslassung bleibt<br />
selbstverständlich in der Verantwortung von <strong>IPD</strong> Occupiers.<br />
iv<br />
Die vierte Auflage des ITOCC wurde von Ian Jeffries überarbeitet<br />
und aktualisiert.<br />
abbey ABN Amro Actium Consult<br />
Advanced Workplace Associates Aegon Alcatel<br />
Altys Gestion AMA Alexi Marmot Atisreal<br />
Bank of Ireland Barclays Bank BBC<br />
BCO BIFM BP<br />
Bradford & Bingley Group BT Bull<br />
Canada Life Carillion CB Richard Ellis<br />
Chadwick <strong>International</strong> Chesterton <strong>International</strong> Cisco<br />
City University Coflex Colliers CRE<br />
Computer Sciences Corp Co-operative Financial Services CoreNet Global<br />
Credit Agricole Credit Suisse First Boston Cushman & Wakefield<br />
Deloitte Deutsche Bank Donaldsons<br />
Drivers Jonas Driving Standards Agency EC Harris<br />
Education & Learning Wales Employment Service Erinaceous Group<br />
Eurogem Faber Maunsell France Telecom<br />
Fraser CRE Freeman Business. Information Gensler<br />
Global actifs GPIM (Macif Immo) GVA Grimley<br />
HBOS HOK <strong>International</strong> HSBC Bank<br />
Icade ING Johnson Controls<br />
Jones Lang LaSalle King Sturge KPMG<br />
Landmark Legal & General Lloyds TSB<br />
London Electricity London Underground Loughborough University<br />
MMA MWB Business Exchange Nationwide Building Society<br />
Nelson Bakewell Nestle Netika<br />
Network Rail Office of Government Commerce Oracle<br />
Orange PCA Pearson<br />
Pearson PISCES/OSCRE PricewaterhouseCoopers<br />
Property Solutions Prudential Pythagoras <strong>International</strong><br />
Ramidus Consulting Reading University Regus<br />
Remit Consulting Reuters RICS<br />
Rider Hunt Terotech Royal & SunAlliance Royal Bank of Scotland Grp<br />
Royal Mail Savills Seagram<br />
Sheffield Hallam University Shell <strong>International</strong> Siemens<br />
Slough Estates Societe Generale Standard Chartered Bank<br />
Sulzer Swanke Hayden Connell United Utilities<br />
University of Reading Valeximm Vivendi<br />
Z/Yen Zurich Financial Services<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
We are delighted to have received comments and advice from a<br />
rich variety of occupiers, advisors, agents, academics,<br />
developers, and service suppliers listed below. Any errors or<br />
omissions remain, of course, the responsibility of <strong>IPD</strong><br />
Occupiers.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
Acknowledgements<br />
The fourth edition of ITOCC was updated by Ian Jeffries.<br />
abbey ABN Amro Actium Consult<br />
Advanced Workplace Associates Aegon Alcatel<br />
Altys Gestion AMA Alexi Marmot Atisreal<br />
Bank of Ireland Barclays Bank BBC<br />
BCO BIFM BP<br />
Bradford & Bingley Group BT Bull<br />
Canada Life Carillion CB Richard Ellis<br />
Chadwick <strong>International</strong> Chesterton <strong>International</strong> Cisco<br />
City University Coflex Colliers CRE<br />
Computer Sciences Corp Co-operative Financial Services CoreNet Global<br />
Credit Agricole Credit Suisse First Boston Cushman & Wakefield<br />
Deloitte Deutsche Bank Donaldsons<br />
Drivers Jonas Driving Standards Agency EC Harris<br />
Education & Learning Wales Employment Service Erinaceous Group<br />
Eurogem Faber Maunsell France Telecom<br />
Fraser CRE Freeman Business. Information Gensler<br />
Global actifs GPIM (Macif Immo) GVA Grimley<br />
HBOS HOK <strong>International</strong> HSBC Bank<br />
Icade ING Johnson Controls<br />
Jones Lang LaSalle King Sturge KPMG<br />
Landmark Legal & General Lloyds TSB<br />
London Electricity London Underground Loughborough University<br />
MMA MWB Business Exchange Nationwide Building Society<br />
Nelson Bakewell Nestle Netika<br />
Network Rail Office of Government Commerce Oracle<br />
Orange PCA Pearson<br />
Pearson PISCES/OSCRE PricewaterhouseCoopers<br />
Property Solutions Prudential Pythagoras <strong>International</strong><br />
Ramidus Consulting Reading University Regus<br />
Remit Consulting Reuters RICS<br />
Rider Hunt Terotech Royal & SunAlliance Royal Bank of Scotland Grp<br />
Royal Mail Savills Seagram<br />
Sheffield Hallam University Shell <strong>International</strong> Siemens<br />
Slough Estates Societe Generale Standard Chartered Bank<br />
Sulzer Swanke Hayden Connell United Utilities<br />
University of Reading Valeximm Vivendi<br />
Z/Yen Zurich Financial Services<br />
iv
Vorwort zur vierten Auflage<br />
Der <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
findet als der Branchenstandard zur Erfassung von Kosten und<br />
zur Lieferung von strategischen Informationen für das<br />
Immobilienmanagement weite Anwendung. Wir haben den <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> in Verbindung mit großen, weltweit operierenden Nutzern<br />
und führenden Unternehmensberatungen aus dem Bereich<br />
Immobilien- und des Facility Managements entwickelt. Wir sind<br />
diesen für ihre wertvollen Beiträge äußerst dankbar.<br />
Nachdem wir den ITOCC mit führenden<br />
Kostenkategorisierungen in Europa, den USA und Australien mit<br />
Hilfe eines Abbildungsverfahrens verglichen haben, denken wir,<br />
dass nur im ITOCC unsere Vision von totaler Kostenerfassung<br />
und Definitionsklarheit für Nutzer umgesetzt ist.<br />
Der ITOCC zielt tatsächlich darauf, die gesamten Kosten zu<br />
erfassen, die bei der Nutzung von Immobilien entstehen, seien<br />
es Ertragskosten oder Kapitalkosten, seien es Nutzungs-,<br />
Gebäude- oder Verwaltungskosten. Dies ist wesentlich, um eine<br />
effektive Kommunikation mit Geschäftsleitung und Vorstand zu<br />
erreichen.<br />
Wir haben die Entscheidung getroffen, eine Serie von Standards<br />
zu erstellen, die den übergreifenden Titel „<strong>IPD</strong> Occupiers Global<br />
Measurement <strong>Code</strong>“ erhält, und wir beabsichtigen, 2007 sowohl<br />
einen neuen „Space <strong>Code</strong>“ (Raum- und Flächenschlüssel) und<br />
einen „Environmental <strong>Code</strong>“ (Umweltschlüssel) als Ergänzung<br />
des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s zu veröffentlichen.<br />
v<br />
Ein weiterer großer Schritt nach vorne war die Vereinigung des<br />
ITOCC mit der PISCES/OSCRE Nutzungskosten-Arbeitsgruppe,<br />
was einen sehr viel günstigeren und schnelleren Datentransfer<br />
erlauben wird. Dieser Ausgabe des ITOCC haben wir außerdem<br />
neu hinzugefügt:<br />
• Fallstudien von Standard Chartered Bank und der Bradford &<br />
Bingley Gruppe. Wir sind beiden Organisationen für ihre<br />
freundliche Unterstützung sehr dankbar.<br />
• Ratschläge zur Nutzung des ITOCC für betriebsfertig<br />
ausgestattete Büros als auch zur Immobilienauslagerung.<br />
• Eine Anleitung, wie der ITOCC zur Raumkostenbemessung<br />
genutzt werden kann.<br />
• Ein breit angelegter Abgleich des ITOCC mit drei anderen<br />
Kostenschlüsseln von BOMA, NEN und RICS.<br />
Im Auftrag unserer Klienten erfassen wir die Immobilien- und<br />
Gebäudenutzungskosten für zehntausende Immobilien auf der<br />
Grundlage von Definitionen, die der <strong>Code</strong> enthält. Wir freuen<br />
uns beständig darüber, Organisationen dabei zu helfen, ihre<br />
Daten unter Kontrolle zu bringen, um dadurch<br />
Nutzungsstrategien und -entscheidungen besser informiert<br />
voranzubringen. Wir sind uns sicher, dass der <strong>Code</strong> weiterhin<br />
zunehmend internationale Anerkennung als die<br />
Standardmethode zur Erfassung und Überwachung von<br />
Nutzungskosten finden wird. Wir würden uns jedoch über jede<br />
Art von Kommentar oder Rückmeldung freuen, die uns helfen<br />
könnte, den <strong>Code</strong> zukünftig weiter zu verbessern.<br />
Schließlich möchte ich unseren Sponsoren danken. Wir sind für<br />
deren unschätzbare Unterstützung äußerst dankbar. Ohne diese<br />
wäre die vierte Auflage des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s nicht möglich gewesen.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Christopher Hedley<br />
Geschäftsführender Direktor, <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
Dezember 2006
The <strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is<br />
widely used as the industry standard for measuring costs and<br />
informing property strategy. We have developed the <strong>Code</strong> in<br />
conjunction with major global occupiers and leading advisers in<br />
real estate and facilities. We are most grateful for their valuable<br />
contributions.<br />
Having compared ITOCC with the leading cost categorisations<br />
in Europe, USA and Australia through a mapping exercise we<br />
believe that only in ITOCC is our stated vision of cost totality<br />
and clarity of definitions for occupiers achieved.<br />
Indeed, ITOCC aims to capture the total costs of property<br />
occupation whether revenue or capital costs or whether<br />
occupation, facilities or management costs. This is essential to<br />
achieve effective communication to the management board.<br />
We have taken the decision to create a series of standards,<br />
collectively entitled the <strong>IPD</strong> Occupiers Global Measurement<br />
<strong>Code</strong> and we propose to publish both a new Space <strong>Code</strong> and<br />
an Environmental <strong>Code</strong> in 2007 to complement the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
Preface to Fourth Edition<br />
Another major step forward has been the incorporation of<br />
ITOCC with the PISCES/OSCRE occupancy cost workgroup,<br />
which will allow for data to be transferred much more cheaply<br />
and more rapidly. For this edition of ITOCC we have also<br />
introduced:<br />
• Case studies from both Standard Chartered Bank and the<br />
Bradford & Bingley Group. We are very grateful to both<br />
organisations for their kind support.<br />
• Advice on using the ITOCC for both serviced offices and for<br />
property outsourcing.<br />
• An explanation of how to use ITOCC for space charging.<br />
• A broadly based reconciliation between ITOCC and three<br />
other cost codes from BOMA, NEN and RICS.<br />
On behalf of our clients we measure occupational real estate<br />
and facilities costs for many tens of thousand properties on the<br />
basis of the definitions contained within this <strong>Code</strong>. We are<br />
continually excited by the opportunity of helping organisations<br />
take control over their data to better inform their occupational<br />
property decisions and strategy. We are sure that the <strong>Code</strong> will<br />
continue to gain increasing acceptance as the standard<br />
international method for measuring and monitoring costs of<br />
occupation, we would however welcome any comments or<br />
feedback that may help us to further improve the <strong>Code</strong> in the<br />
future.<br />
Finally, I would like to thank our sponsors. We are extremely<br />
grateful for their invaluable support, without which this fourth<br />
edition <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> would not have been possible.<br />
Christopher Hedley<br />
Managing Director, <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
December 2006<br />
v
Inhaltsverzeichnis<br />
Empfehlungen für den ITOCC ..........................................................................................................................................................................iii<br />
Danksagung .......................................................................................................................................................................................................iv<br />
Vorwort zur vierten Auflage ................................................................................................................................................................................v<br />
1 Einleitung .....................................................................................................................................................................................................1<br />
1.1 Der <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (ITOCC)<br />
1.2 Wozu wird der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> benötigt?<br />
1.3 Ziele des ITOCC<br />
1.4 Vergleich mit existierenden Kostenschlüsseln<br />
1.5 Anwendungsbereich und laufende Rückmeldung: welche Kosten sind enthalten?<br />
2 Methodischer Ansatz .................................................................................................................................................................................3<br />
2.1 Das Konzept: Genauigkeit und Einfachheit<br />
2.2 Kostenkategorien<br />
2.3 Unterscheidung von Ertragskosten und Kapitalkosten<br />
2.4 Abschreibungen und Finanzierungskosten<br />
2.5 Währungs- und Kostenumwandlung<br />
2.6 Rechnungslegungsgrundsätze<br />
2.7 Anlagen und Maschinen<br />
2.8 Pauschalkosten<br />
2.9 Vorübergehend genutzte Räume<br />
2.10 Gesundheitsvorsorge und Arbeitsschutz<br />
2.11 Aufwendungssteuern<br />
2.12 Bauliche Verbesserungen und Instandsetzung<br />
2.13 Dienstleistungskosten<br />
3 Kostendefinitionen .....................................................................................................................................................................................7<br />
3.1 Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten<br />
3.2 Kopfzeile B: Umbau- und Ausstattungskosten<br />
3.3 Kopfzeile C: Gebäudebetriebskosten<br />
3.4 Kopfzeile D: Geschäftsbetriebskosten<br />
3.5 Kopfzeile E: Managementkosten<br />
4 Zusätzliche Informationen.......................................................................................................................................................................15<br />
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s ...........................................................................................................................................................................16<br />
5.1 Spezifische Anwendungsbereiche des ITOCC<br />
5.2 Kostentreiber<br />
5.3 Nennerdefinitionen und Bemessungsverfahren<br />
5.4 Verhältniskennzahlen und Performancekennzahlen<br />
5.5 Programm zur Informationsentwicklung<br />
5.6 Raumkostenerfassung<br />
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in der Praxis.....................................................................................................................................................23<br />
6.1 Standard Chartered Bank<br />
6.2 Bradford & Bingley<br />
6.3 Ausgearbeitetes Praxisbeispiel und Kontrollbericht<br />
6.4 Betriebsfertig anmietbare Büros<br />
6.5 Immobilienauslagerung<br />
7 Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich..............................................................................................................................................28<br />
7.1 BOMA Chart of Accounts<br />
7.2 NEN Standard<br />
7.3 RICS Dienstleistungsschlüssel<br />
7.4 PISCES Standard für den Austausch von Daten zu Nutzungskosten<br />
8 Leitfaden zum Einordnen von Kosten ..................................................................................................................................................31<br />
9 Literaturhinweise .....................................................................................................................................................................................34<br />
vi<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
Contents<br />
Endorsements for ITOCC ..................................................................................................................................................................................ii<br />
Acknowledgements............................................................................................................................................................................................iii<br />
Preface to Fourth Edition...................................................................................................................................................................................iv<br />
1 Introduction .................................................................................................................................................................................................1<br />
1.1 The <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (ITOCC)<br />
1.2 Why is the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> needed?<br />
1.3 ITOCC objectives<br />
1.4 Comparison with existing cost codes<br />
1.5 Scope and ongoing consultation: which costs are included?<br />
2 Approach......................................................................................................................................................................................................3<br />
2.1 The concept: accuracy and simplicity<br />
2.2 Categories of costs<br />
2.3 Distinguishing between revenue and capital costs<br />
2.4 Depreciation and costs of finance<br />
2.5 Currency and cost conversion<br />
2.6 Accounting principles<br />
2.7 Plant and machinery<br />
2.8 Unitary charge<br />
2.9 Occasional space<br />
2.10 Health & Safety<br />
2.11 Expenditure tax<br />
2.12 Improvement and repair<br />
2.13 Service charges<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions...........................................................................................................................................................................................7<br />
3.1 Heading A: Real Estate Occupation <strong>Cost</strong>s<br />
3.2 Heading B: Adaptation and Equipment <strong>Cost</strong>s<br />
3.3 Heading C: Building Operation <strong>Cost</strong>s<br />
3.4 Heading D: Business Support <strong>Cost</strong>s<br />
3.5 Heading E: <strong>Occupancy</strong> Management <strong>Cost</strong>s<br />
4 Additional Information .............................................................................................................................................................................15<br />
5 Applying the <strong>Code</strong>....................................................................................................................................................................................16<br />
5.1 Specific applications of ITOCC<br />
5.2 <strong>Cost</strong> drivers<br />
5.3 Denominator definitions and measuring practice<br />
5.4 Ratios and key performance measures<br />
5.5 Information development program<br />
5.6 Space charging<br />
6 Putting the code to work.........................................................................................................................................................................23<br />
6.1 Standard Chartered Bank<br />
6.2 Bradford & Bingley<br />
6.3 Worked example and monitoring report<br />
6.4 Serviced offices<br />
6.5 Property outsourcing<br />
7 <strong>Cost</strong> code reconciliation guide ..............................................................................................................................................................28<br />
7.1 BOMA Chart of Accounts<br />
7.2 NEN standard<br />
7.3 RICS service charge code<br />
7.4 PISCES data exchange standard for occupancy costs<br />
8 <strong>Cost</strong> Mapping Guide ...............................................................................................................................................................................31<br />
9 Bibliography ..............................................................................................................................................................................................34<br />
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vi
1 Einleitung<br />
Was ist der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>,<br />
und wozu wird er<br />
benötigt?<br />
1<br />
1.1 Der <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (ITOCC)<br />
Ende 1999 brachte <strong>IPD</strong> Occupiers den<br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (TOCC)<br />
heraus. Der TOCC stellte ein umfassend<br />
definiertes Zahlenwerk für die Erfassung<br />
sämtlicher Nutzungskosten unter<br />
Einbeziehung von Miete, Steuern, Umbau,<br />
Möbel, Gebäudebetrieb, Geschäftsbetrieb<br />
und Management zur Verfügung. Der<br />
TOCC wurde dann zunehmend als ein<br />
Branchenstandard für die<br />
Kostenerfassung im Vereinigten<br />
Königreich eingesetzt.<br />
Als Antwort auf die Rückmeldungen von<br />
großen, weltweit operierenden<br />
Organisationen wurde 2001 der<br />
<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
(ITOCC) herausgebracht, der die<br />
Erfahrung von Nutzern des ursprünglichen<br />
<strong>Code</strong>s widerspiegelt und seinen Rahmen<br />
international erweitert.<br />
Die vierte Auflage des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s ist<br />
aktualisiert worden, um Erfahrungen seit<br />
der letzten Auflage wider zu spiegeln. Er<br />
beinhaltet außerdem neues<br />
Fallstudienmaterial, Ratschläge für die<br />
Flächen- und Raumkostenberechnung<br />
sowie eine Erläuterung der Rolle von<br />
Datenaustauschstandards.<br />
Abb. 1.1 Daten in Wissen übersetzen<br />
Wissen<br />
+<br />
Information<br />
+<br />
Datan<br />
Lernen<br />
Kontext<br />
Das Zusammenführen von Informationen, ein Verständnis ihres Sinngehalts,<br />
und das Lernen, diese akkurat zu interpretieren, um Entscheidungen zu<br />
ermöglichen, die auf informierte und fundierte Weise zustande kommen<br />
Die Fähigkeit, Informationen auf fundierte Weise zu<br />
interpretieren<br />
Daten, die der Empfänger verstehen kann<br />
Etwas, das einem verrät, auf was sich die Daten beziehen<br />
Ansammlungen von Zahlen oder Wörtern, den Teilen<br />
eines Puzzles<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
1.2 Wozu wird der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
benötigt?<br />
Heute ist jedes Geschäft ein<br />
Informationsgeschäft und jeder Manager<br />
ein Informationsmanager. Als Verwalter und<br />
Wahrer einer kostspieligen Ressource<br />
benötigen Immobilien- und Facility Manager<br />
und deren Berater die richtigen<br />
Informationen, um:<br />
• Entscheidungen in einer sich schnell<br />
verändernden Welt besser und schneller<br />
treffen zu können.<br />
• Die Flächen-Performance in<br />
Immobilienbeständen und Gebäuden zu<br />
überwachen.<br />
• Dem Rest der Organisation die<br />
Effektivität und den hinzugewonnenen<br />
Wert mitzuteilen.<br />
Nutzungskosten unter Kontrolle zu halten,<br />
ist die oberste Priorität der meisten<br />
Immobilien- und Facility Manager. Der<br />
ITOCC ist ein anerkannter und genutzter<br />
internationaler Standard zur Erfassung von<br />
Gesamtkosten und Flächen-Performance<br />
im Immobilien- und Facility Management.<br />
Die standardisierte Terminologie des ITOCC<br />
ist für ein verbessertes Verständnis von<br />
Flächennutzung und folglich für die Qualität<br />
ihres Managements wesentlich. Die<br />
Standardisierung von Definitionen erlaubt
What is the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
and why is it needed?<br />
1.1 The <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (ITOCC)<br />
In late 1999 <strong>IPD</strong> Occupiers launched the<br />
first <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (TOCC).<br />
TOCC provided a comprehensively<br />
defined metric for capturing all occupancy<br />
costs involving rent, tax, fit out, furniture,<br />
building operation, business support and<br />
management, and came to be used<br />
increasingly in the UK as an industry<br />
standard for measuring costs.<br />
In response to feedback from major<br />
global organisations, the <strong>International</strong><br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> (ITOCC) was<br />
launched in 2001, reflecting the<br />
experience of users of the original <strong>Code</strong>,<br />
and extending its scope internationally.<br />
This fourth edition of the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> has<br />
been updated to reflect experience since<br />
the last edition. It also includes new case<br />
study material, advice on space charging<br />
as well as an explanation of the role of<br />
data exchange standards.<br />
Figure 1.1 Translating data into knowledge<br />
Knowledge<br />
+<br />
Information<br />
+<br />
Data<br />
Learning<br />
Context<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
1 Introduction<br />
1.2 Why is the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> needed?<br />
Today every business is an information<br />
business and every manager an<br />
information manager. As custodians of a<br />
key and costly resource, real estate/facilities<br />
managers and their advisors need the right<br />
information available to:<br />
• Make decisions better and quicker in a<br />
rapidly changing world.<br />
• Monitor performance in estates and<br />
facilities.<br />
• Communicate effectiveness and value<br />
added to the rest of the organisation.<br />
Keeping accommodation costs under<br />
control is the first priority of most real<br />
estate/facilities managers. ITOCC is an<br />
accepted and used international standard<br />
for measuring total costs and performance<br />
in real estate and facilities management.<br />
Its standard terminology is essential to an<br />
improved understanding of occupancy<br />
and, consequently, to the quality of its<br />
management. Standardisation of<br />
definitions not only allows real<br />
estate/facilities experts to talk the same<br />
language, but also promotes effective<br />
communication with chief executives,<br />
heads of finance and other members of<br />
the management board.<br />
The combination of information, an understanding of its<br />
content, and learning – to accurately interpret information<br />
– in order to facilitate informed decision-making<br />
The ability to interpret information in an informed way<br />
Data that the recipient can understand<br />
Something that tells you what the data refers to<br />
Collections of numbers or words, ‘bits’ of a puzzle<br />
1
1 Einleitung<br />
es, Immobilien- und Facility Managern nicht<br />
nur die gleiche Sprache zu sprechen,<br />
sondern fördert auch die effektive<br />
Kommunikation mit Geschäftsführern,<br />
Finanzchefs und anderen Mitgliedern der<br />
Unternehmensleitung.<br />
1.3 Ziele des ITOCC<br />
Die Ziele des ITOCC sind:<br />
• Einen anerkannten, umfassenden Satz<br />
an Definitionen und<br />
Kostenerfassungsmethoden anzulegen.<br />
• Organisationen dabei zu unterstützen,<br />
bessere und schnellere<br />
Entscheidungen in einer sich schnell<br />
verändernden Welt zu treffen.<br />
• Die Performancekontrolle von<br />
Immobilien- und Facility Management<br />
zu verbessern.<br />
• Unterstützung bei der Kommunikation<br />
der Wirksamkeit des<br />
Immobilienmanagements gegenüber<br />
dem Rest der Organisation.<br />
• Die gesamten Nutzungskosten<br />
(einschließlich vorher versteckter<br />
Kosten) für strategische und für<br />
Rechnungsprüfungszwecke transparent<br />
zu machen.<br />
• Kostenplanung auf eine systematische<br />
Grundlage zu stellen sowie Kunden<br />
und Lieferanten ein Werkzeug für die<br />
Festsetzung von Kosten und Preisen<br />
zur Verfügung zu stellen.<br />
• Den notwendigen Datenrahmen für die<br />
Bilanzierung von Nutzungskosten, für<br />
die Erfassung der Performance, für den<br />
Kostenvergleich und für das<br />
Benchmarking bereit zu stellen.<br />
• Ein Rahmenwerk für die Vermittlung<br />
und Bestellung von Immobilien- und<br />
Facility Managern zur Verfügung<br />
stellen.<br />
• Die Ermöglichung einer stets fairen und<br />
offenen Form der Erfassung von<br />
solchen Kosten, die durch Erbringung<br />
von Dienstleistungen durch<br />
Gebäudeeigentümer für Nutzer<br />
entstehen.<br />
2<br />
• Einen einheitlichen Standard für die<br />
Strukturierung und den<br />
Datenaustausch zwischen den<br />
Mietmanagement-<br />
Informationssystemen zu liefern.<br />
1.4 Vergleich mit existierenden<br />
Kostenschlüsseln<br />
Um den ITOCC in einen Zusammenhang<br />
zu bringen, haben wir führende<br />
Kostenklassifikationen analysiert und den<br />
ITOCC, so weit wie möglich, gegen diese<br />
abgebildet. Nach unserem Wissensstand<br />
hat keiner dieser Kostenschlüssel weit<br />
verbreitete Anerkennung unter Nutzern<br />
über nationale Grenzen hinweg gefunden.<br />
Noch denken wir, dass irgendeiner der<br />
vergleichbaren Schlüssel die Struktur oder<br />
die Definitionstiefe besitzt, die für eine<br />
effektive Datenplattform zur Erfassung von<br />
Gesamtnutzungskosten notwendig sind.<br />
Die untersuchten Kostenschlüssel<br />
beinhalten:<br />
• Frankreich - Observatoire des coûts<br />
d'exploitation des bureaux, Apogée,<br />
Institut Francais du Management<br />
Immobilier, 1999<br />
• UK - RICS Service Charge <strong>Code</strong> of<br />
Practice RICS, 2006<br />
• Australien - Property Council of<br />
Australia,<br />
• Asset Performance Scorecard, 2000<br />
• Niederlande - NEN: Norm 2748 des<br />
NNI (Nederlands Normalisatie Instituut),<br />
November 2001<br />
• USA - Building Owners and Managers<br />
Association (BOMA) Chart of Accounts,<br />
2001<br />
• USA - WorkPoint Accounting, Institute<br />
of Management Accounting (IMA),<br />
1997<br />
• USA - IFMA/Global FM Global<br />
Benchmarks Survey, IFMA, 1997<br />
Teil 7 des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s enthält einen<br />
Überblick über den Unterschied zwischen<br />
den ITOOC Standards und den BOMA,<br />
NEN und RICS Standards.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
1.5 Anwendungsbereich und laufende<br />
Rückmeldung: Welche Kosten<br />
sind enthalten?<br />
Der ITOCC zielt auf die Erfassung von<br />
Informationen bezüglich der Nutzung von<br />
Gebäuden ab. Als solche werden<br />
beispielsweise Kosten für PCs und<br />
Datenserver nicht gezählt, während die<br />
Kosten für eine Netzwerkverkabelung<br />
eingeschlossen werden. Der <strong>Code</strong> ist auf<br />
die meisten Gebäudetypen anwendbar,<br />
und wurde mit besonderer Bezugnahme<br />
auf Büros, Läden, Fabriken und<br />
Lagerhallen entwickelt.<br />
Der ITOCC wird ständig weiterentwickelt<br />
und angepasst, um den Erfordernissen<br />
der Nutzer national und weltweit gerecht<br />
zu werden. Wir freuen uns jederzeit über<br />
folgende Arten von Rückmeldung:<br />
• Kommentare zu den in diesem<br />
Dokument enthaltenen Definitionen.<br />
• Kommentare zu lokalen,<br />
landestypischen Variationen.<br />
• Vorschläge zu zukünftigen Prioritäten<br />
für Datenstandards.<br />
• Praktische Ideen, um Akzeptanz und<br />
Verbreitung der Definitionen unter<br />
Immobiliennutzern und anderen<br />
Nutzern des <strong>Code</strong>s voranzubringen.<br />
• Bitte senden sie Kommentare und<br />
Anmerkungen an Ian Jeffries:<br />
ian.jeffries@ipd.com.
1.3 ITOCC objectives<br />
The objectives of ITOCC are to:<br />
• Set out an accepted global set of<br />
definitions and set of cost<br />
measurements.<br />
• Help organisations make better and<br />
quicker decisions in a rapidly changing<br />
world.<br />
• Improve performance monitoring of real<br />
estate and facilities management.<br />
• Support the communication of<br />
management effectiveness to the rest<br />
of the organisation.<br />
• Make total occupancy costs (including<br />
previously hidden costs) transparent for<br />
strategic and audit purposes.<br />
• Permit cost targeting to be established<br />
on a systematic basis and provide a<br />
costing and pricing tool for customers<br />
and suppliers.<br />
• Provide the necessary data framework<br />
for occupancy cost accounting,<br />
performance measurement, cost<br />
comparison and benchmarking.<br />
• Provide a framework for the<br />
procurement of real estate and facilities<br />
management.<br />
• Allow for a consistently fair and open<br />
form of measuring costs of services<br />
provided by building owners to<br />
occupiers.<br />
• Supply a common standard for<br />
structuring and data exchange within<br />
occupiers’ management information<br />
systems.<br />
1.4 Comparison with existing cost<br />
codes<br />
To set ITOCC in context we have analysed<br />
leading cost classifications and mapped<br />
ITOCC, as far as possible, against them.<br />
None of these codes, to our knowledge,<br />
have found widespread acceptance<br />
amongst occupiers across national<br />
borders. Nor do we believe that any of the<br />
comparative codes have the structure or<br />
depth of definition required to provide an<br />
effective data platform for the<br />
measurement of total occupancy costs.<br />
The codes examined include:<br />
• France - Observatoire des coûts<br />
d’exploitation des bureaux, Apogée,<br />
Institut Francais du Management<br />
Immobilier, 1999<br />
• UK - RICS Service Charge <strong>Code</strong> of<br />
Practice RICS, 2006<br />
• Australia - Property Council of Australia,<br />
Asset Performance Scorecard, 2000<br />
• Netherlands - NEN: Norm 2748 from<br />
the NNI (Nederlands Normalisatie<br />
Instituut) November 2001<br />
• US - Building Owners and Managers<br />
Association (BOMA) Chart of Accounts,<br />
2001<br />
• US - WorkPoint Accounting, Institute of<br />
Management Accounting (IMA), 1997<br />
• US - IFMA/Global FM Global<br />
Benchmarks Survey, IFMA, 1997<br />
Section 7 of the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> contains an<br />
overview analysis of the difference<br />
between ITOCC and the BOMA, NEN and<br />
RICS standards.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
1 Introduction<br />
1.5 Scope and ongoing consultation:<br />
which costs are included?<br />
The ITOCC is intended for the collection<br />
of information relating to the occupancy of<br />
buildings. As such, the costs of personal<br />
computers and file servers, for example,<br />
are not counted whereas the costs of<br />
network wiring are included. The <strong>Code</strong> is<br />
applicable to most types of building, and<br />
has been developed with particular<br />
reference to offices, shops, factories, and<br />
warehouses.<br />
ITOCC is being continually improved and<br />
adapted to suit the needs of users both<br />
nationally and globally. We are pleased to<br />
receive:<br />
• Comments on the definitions contained<br />
in this document.<br />
• Comments on local country variations.<br />
• Suggestions of future priorities for data<br />
standards.<br />
• Practical ideas for improving the rate of<br />
acceptance of definitions amongst<br />
occupiers and other users of the <strong>Code</strong>.<br />
Please feedback any comments to Ian<br />
Jeffries at ian.jeffries@ipd.com.<br />
2
2 Methodischer Ansatz<br />
Was sind die Prinzipien,<br />
die dem ITOCC zu<br />
Grunde liegen, und wie<br />
sollte er in der Praxis<br />
angewendet werden?<br />
3<br />
2.1 Das Konzept: Genauigkeit und<br />
Einfachheit<br />
Bei der Vorbereitung des ITOCC haben wir<br />
unsere eigenen Erfahrungen mit der<br />
Kosten- und Performancemessung mit<br />
Rückmeldungen von führenden<br />
mmobilieneigentümern, Versorgern,<br />
Beratern und Wirtschaftsprüfern vereinigt.<br />
Wo immer möglich, haben wir zudem<br />
bestehende Auftrags- und Ausschreibungsverfahren<br />
unterstützt. Der methodische<br />
Ansatz, der daraus übernommen wurde,<br />
soll sich auf Folgendes richten:<br />
• Ein internationales Gesamtkonzept zu<br />
entwickeln, um die gesamte<br />
Kostenüberwachung und<br />
Kommunikation zu unterstützen und den<br />
Mietern zu ermöglichen, durch eine<br />
Vielzahl von Teilkostenkategorien auf<br />
diesem System aufzubauen.<br />
• Dort wo es angemessen ist, Ertrags- und<br />
Kapitalkosten miteinander zu<br />
verknüpfen, indem Kapitalkosten<br />
annualisiert werden.<br />
• Das Schaffen eines akkuraten und breit<br />
angelegten Kostenbildes, ohne dabei<br />
die Datenerfassung zu komplex zu<br />
gestalten. Wir haben an den Stellen, wo<br />
die übergreifende Funktionalität nicht<br />
beeinträchtigt wird, absichtlich nach<br />
einfachen anstatt komplexen Lösungen<br />
gesucht. Dies sollte die Kosten für die<br />
Zusammenstellung von Daten<br />
verringern, während sichergestellt wird,<br />
dass Schlüsselentscheidungen auf<br />
ausreichenden und exakten<br />
Informationen basieren.<br />
• Das Befolgen der gängigen<br />
Bilanzierungspraxis und der<br />
internationalen Finanz- und<br />
Rechnungslegungsstandards, ohne<br />
dabei die fachlich-funktionalen<br />
Erfordernisse des Immobilien- und des<br />
Facility Managements zu unterschlagen.<br />
Deshalb sind, abgesehen von der<br />
Hauptausnahme des Mietzinses, alle<br />
erfassten Kosten tatsächliche und nicht<br />
nur angenommene Kosten. Die<br />
Ausnahme des Mietzinses ist deshalb<br />
nötig, um einen einigermaßen fairen<br />
Vergleich zwischen eigengenutzten<br />
Gebäuden und gemieteten Gebäuden<br />
zu erreichen.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
• Möglichkeit zur Aufschlüsselung der<br />
Kosten. Zum Beispiel von den<br />
Gesamtkosten zu einzelnen<br />
Kostenkategorien; oder von der<br />
Objektebene zur Gebäudeebene; und<br />
von der Organisationsebene zur<br />
Geschäftseinheit.<br />
2.2 Kostenkategorien<br />
Im <strong>Code</strong> werden Nutzungskosten (sowohl<br />
Ertragskosten als auch Kapitalkosten) in<br />
fünf wesentliche und leicht zu<br />
unterscheidende Hauptbereiche<br />
aufgeschlüsselt:<br />
Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten<br />
Kopfzeile B: Umbau- und<br />
Ausstattungskosten<br />
Kopfzeile C: Gebäudebetriebskosten<br />
Kopfzeile D: Geschäftsbetriebskosten<br />
Kopfzeile E: Managementkosten<br />
Gesamtnutzungskosten<br />
A Immobiliennutzungskosten<br />
B Umbau- und Ausstattungskosten<br />
C Gebäudebetriebskosten<br />
D Geschäftsbetriebskosten<br />
E Managementkosten<br />
2.3 Unterscheidung von Ertrags- und<br />
Kapitalkosten<br />
Eine der Hauptschwierigkeiten einer jeden<br />
Kostenkategorisierung ist der Abgleich von<br />
Ertrags- und Kapitalposten. Tabelle 2.1<br />
zeigt eine Strukturierung, wie diese Kosten<br />
verglichen und zusammenaddiert werden<br />
können, um Gesamtnutzungskosten<br />
umfassend abzubilden. Dabei sind die<br />
Beispiele in den Kästchen durch die Zeilenund<br />
Spaltenköpfe definiert. Viele Nutzer<br />
werden sich beim Kostenmanagement oder<br />
bei der Datenerfassung zum Zwecke der<br />
strategischen Information auf bestimmte<br />
Kostentypen (zum Beispiel CX oder BY)<br />
konzentrieren wollen.
What are the principles<br />
that lie behind ITOCC,<br />
and how should it be<br />
used in practice?<br />
2.1 The concept: accuracy and<br />
simplicity<br />
In preparing ITOCC we have combined<br />
our own experience of cost measurement<br />
and performance measurement with<br />
feedback from leading occupiers,<br />
suppliers, consultants and accountants.<br />
We have also, wherever possible,<br />
supported existing contract and tender<br />
processes. The approach adopted has<br />
been to focus on:<br />
• Creating an international concept of<br />
totality to aid overall cost monitoring<br />
and communication and allowing<br />
occupiers to build up to this concept<br />
via broad categories of component<br />
costs over time.<br />
• Linking revenue to capital costs by<br />
annualising capital costs, where<br />
appropriate.<br />
• Creating a broadly accurate picture of<br />
costs without making data collection<br />
too complex. We have deliberately<br />
sought out simple as opposed to<br />
complex solutions where overall<br />
functionality would not be<br />
compromised. This should reduce the<br />
costs of data assembly, whilst ensuring<br />
that key decisions are based on<br />
sufficient, accurate information.<br />
• Following the broad thrust of<br />
accounting practice and international<br />
financial and reporting standards,<br />
without ignoring the functional<br />
requirements of real estate and<br />
facilities. Thus, except for the very<br />
major exception of rent, all costs<br />
recorded are actual rather than<br />
notional. The exception for rent is<br />
necessary to achieve reasonably fair<br />
comparison between owned and<br />
leased buildings.<br />
• Allowing for drilling down. For example,<br />
from total costs to individual cost<br />
categories; from estate level to building<br />
level; and from organisation level to<br />
business unit.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
2 Approach<br />
2.2 Categories of costs<br />
In the <strong>Code</strong>, occupancy costs (whether<br />
revenue or capital) are broken down into<br />
five main easily recognisable areas:<br />
Heading A: Real estate occupation costs<br />
Heading B: Adaptation and equipment<br />
costs<br />
Heading C: Building operation data<br />
Heading D: Business support costs<br />
Heading E: Management costs for real<br />
estate and facilities<br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s<br />
A Property occupation costs<br />
B Adaptation and equipment costs<br />
C Building operation costs<br />
D Business support costs<br />
E Management costs<br />
2.3 Distinguishing between revenue<br />
and capital costs<br />
One of the principal difficulties in any cost<br />
categorisation is the reconciliation of<br />
revenue and capital items. Table 2.1<br />
shows a structure for these costs to be<br />
compared and added together to give a<br />
comprehensive picture of <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s, with examples in<br />
boxes defined by row and column<br />
headings. Many occupiers will wish to<br />
concentrate on particular types of cost<br />
(for example CX or BY) in their efforts to<br />
manage costs or to capture data to inform<br />
strategy.<br />
3
2 Methodischer Ansatz<br />
Tabelle 2.1<br />
2.4 Abschreibungen und<br />
Finanzierungskosten<br />
Die Behandlung von<br />
Kapitalaufwendungen erfordert klare<br />
Richtlinien. Wir geben zu, dass<br />
Abschreibungen ein extrem komplexes<br />
Thema sind, und dass es oft weder ein<br />
richtiges noch ein falsches Vorgehen<br />
dabei gibt. Wir würden für zukünftige<br />
Auflagen insbesondere Anmerkungen zu<br />
Abschreibungen begrüßen. Die Probleme,<br />
auf die man auf diesem Gebiet am<br />
Wahrscheinlichsten stößt, beziehen sich<br />
vor allem auf die aktuell geltenden<br />
Bilanzierungsleitlinien und den gewählten<br />
Abschreibungsperiode.<br />
Zum Zwecke der Vereinfachung und um<br />
der Buchführungspraxis zu folgen,<br />
empfehlen wir eine lineare Abschreibung<br />
aller Kapitalposten. Verschiedene<br />
Abschreibungsperioden sind für relevante<br />
Hauptkostenkategorien gewählt worden.<br />
4<br />
Kategorie Typ Beispiele für Ertragskosten Beispiele für auf das Jahr Gesamtkosten in der<br />
umgerechnete Kapitalkosten Kategorie<br />
A Nutzung Mietzins, örtliche Grundsteuern Erwerbskosten AZ=AX+AY<br />
B Umbau und Ausstattung Leasingkosten Möbeleinrichtung BZ=BX+BY<br />
C Gebäudebetrieb Instandhaltung, Reinigung Größerer Reparaturposten CZ=CX+CY<br />
D Geschäftsbetrieb Empfang, Poststelle Telefonanlage DZ=DX+DY<br />
E Management Gebühren/intern Größere Managementausgaben EZ=EX+EY<br />
T Gesamtnutzungskosten TX=AX+BX+CX+DX+EX TY=AY+BY+CY+DY+EY TZ=TX+TY<br />
Abbildung 2.1 Empfohlene Abschreibungsperiode<br />
Aus ähnlichen Gründen schließen wir<br />
Kosten zur Finanzierung von<br />
Kapitalaufwendungen aus. Nutzer mögen<br />
diese Finanzierungskosten zu den<br />
Gesamten Nutzungskosten dazurechnen,<br />
um widerzuspiegeln, was für den einen<br />
oder anderen ein wichtiger Punkt sein<br />
wird.<br />
Nach unserer Erfahrung ist die effektive<br />
Nutzungsdauer von<br />
Betriebsvermögensgegenständen oft weit<br />
kürzer als sie von vielen Organisationen<br />
angesetzt wird, wenn diese ihre<br />
standardmäßigen Abschreibungsregeln<br />
festlegen. Gründe dafür sind<br />
technologische, funktionale oder<br />
wirtschaftliche Veralterung. Wir haben<br />
Zeiträume von 3, 5, 7 und 10 Jahren als<br />
unterschiedliche<br />
Amortisationszeitspannen für die unten<br />
dargestellten Kostenkategorien<br />
ausgewählt. Kapitalaufwendungen für<br />
Neubauten werden als auf die Miete<br />
umgerechnete Summen unter Kopfzeile A<br />
eingerechnet. Als ein Richtwert würden wir<br />
einfache Aufwendungsposten, die in der<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Summe mehr als 100.000 $ ergeben, als<br />
einen Kapitalposten zusammenfassen<br />
und über 10 Jahre abschreiben.<br />
Die im <strong>Code</strong> zugrunde gelegten Regeln<br />
können von den konkreten<br />
Bilanzierungsregeln innerhalb einer<br />
Organisation abweichen. Wo andere<br />
Abschreibungsperioden bestehen,<br />
können Immobiliennutzer diejenigen von<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers zugrunde legen, um mit<br />
dem ITOCC übereinstimmende Gesamte<br />
Immobiliennutzungskosten zu ermitteln,<br />
damit das Benchmarking erleichtert wird.<br />
Die auf das Jahr umgerechnete<br />
Kapitalsumme sollte das Datum<br />
berücksichtigen, an dem die<br />
ursprüngliche Aufwendung verzeichnet<br />
wurde. Wo die Abschreibungszeitspanne<br />
von <strong>IPD</strong> Occupiers noch anwendbar ist,<br />
sollte die Kapitalaufwendung durch diese<br />
Abschreibungszeitspanne (in Jahren)<br />
geteilt werden. Dies kann eine aufwändige<br />
Übung sein, weshalb Immobiliennutzer es<br />
vorziehen könnten, den<br />
Abschreibungssatz aus ihrer eigenen<br />
Managementbuchhaltung anzusetzen.<br />
Rechnerisch wird das dort korrekt sein,<br />
wo Kapitalaufwendungen Jahr für Jahr<br />
stetig sind. Dies ist auf Gebäudeebene<br />
eher unwahrscheinlich, weil dort<br />
Kapitalaufwendungen<br />
charakteristischerweise sehr variabel sind.<br />
Es stellt aber möglicherweise dennoch<br />
eine vernünftige allgemeine Annahme dar.
Table 2.1<br />
Category Type X Revenue costs examples Y Annualised capital costs Z <strong>Total</strong> category costs<br />
examples<br />
A Occupation AX Rent, local property taxes AY Acquisition costs AZ=AX+AY<br />
B Adaptation BX Leasing costs BY Fit out furniture BZ=BX+BY<br />
C Operation CX Maintenance, cleaning CY Major repair item CZ=CX+CY<br />
D Support DX Reception, post room DY Telephone system DZ=DX+DY<br />
E Management EX Fees/internal EY Major management expenses EZ=EX+EY<br />
T <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s TX=AX+BX+CX+DX+EX TY=AY+BY+CY+DY+EY TZ=TX+TY<br />
2.4 Depreciation and costs of finance<br />
The treatment of capital expenditure<br />
requires clear guidance. We recognise<br />
that depreciation is an extremely complex<br />
subject and often there is no right or<br />
wrong approach. We would particularly<br />
welcome comments on depreciation for<br />
future editions. The problems that are<br />
likely to be encountered in this area relate<br />
primarily to the accounting policy currently<br />
in force and the adopted term for<br />
depreciation.<br />
For the sake of simplicity and to follow the<br />
thrust of management accounting<br />
practice, we recommend straight-line<br />
depreciation for all capital items. Different<br />
periods of depreciation have been<br />
selected for relevant major cost<br />
categories.<br />
For similar reasons, we exclude the costs<br />
of finance needed to fund capital<br />
expenditure. Occupiers may wish to add<br />
these finance costs to the <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s to reflect what for some<br />
will be an important issue.<br />
Figure 2.1 Recommended depreciation periods<br />
Capital amount<br />
Telephones &<br />
reprographics<br />
Adaptation<br />
& fit out<br />
Furniture &<br />
equipment<br />
Years<br />
In our experience, the effective life<br />
expectancy of various assets is often<br />
much shorter than is allowed by many<br />
organisations when setting their standard<br />
depreciation rules due to technological,<br />
functional or economic obsolescence. We<br />
have selected periods of three, five, seven<br />
and ten years as different amortisation<br />
periods for the cost categories shown<br />
below. Capital expenditure on new build is<br />
included as a rentalised amount under<br />
Heading A. As a guideline, we would<br />
expect simple items of expenditure<br />
amounting to more than $100,000 to be<br />
included as a capital item and be<br />
depreciated over ten years.<br />
The conventions set out in the <strong>Code</strong> may<br />
not conform to an organisation’s current<br />
accounting policy. Where different writedown<br />
periods are applied, occupiers may<br />
wish to convert to <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
depreciation periods in order to quote a<br />
<strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> consistent with<br />
ITOCC to facilitate benchmarking.<br />
Major<br />
repairs<br />
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
2 Approach<br />
The annualised capital amount should<br />
take account of the date on which the<br />
original expenditure was incurred. Where<br />
the <strong>IPD</strong> Occupiers write-down period still<br />
applies, the capital expenditure should be<br />
divided by that write-down period (in<br />
years). This can be a time-consuming<br />
exercise and occupiers may prefer to use<br />
the actual depreciation charge applied<br />
within their own management accounts.<br />
Arithmetically, this will be correct where<br />
capital expenditure is steady year-on-year.<br />
This is unlikely to be the case at building<br />
level, where capital expenditure will<br />
characteristically be very variable, but may<br />
still be a sensible overall assumption.<br />
4
2 Methodischer Ansatz<br />
2.5 Währungs- und Kostenumwandlung<br />
Währungsumwandlungen sind für eine<br />
schlüssige Errechnung der<br />
Gesamtnutzungskosten eines globalen<br />
Immobilienbestandes wichtig. Für den<br />
Umgang mit Währungen empfiehlt sich<br />
folgende Methode:<br />
1 Erfassung aller Kosten in<br />
Landeswährung.<br />
2 Am Ende jedes Bilanzierungszeitraumes<br />
einer Organisation werden sämtliche<br />
Landeswährungen in die Grundwährung<br />
umgewandelt, die von der Organisation<br />
für ihren Jahresabschluss verwendet<br />
wird.<br />
3 Zum Zwecke des Benchmarkings werden<br />
alle Beträge, die in der Währung für den<br />
Jahresabschluss erfasst worden sind, in<br />
US Dollar oder Euro umgerechnet (falls<br />
nicht bereits geschehen).<br />
4 Die verwendeten Umrechnungsraten<br />
werden dokumentiert (Währungsraster).<br />
Das Währungsraster sollte die meisten<br />
Arten der Trendanalyse und das lokale<br />
Benchmarking berücksichtigen.<br />
Die angesetzten Umrechnungsraten sollten<br />
der Bilanzierungspraxis der Organisation<br />
folgen.<br />
2.6 Rechnungslegungsgrundsätze<br />
Die folgenden Rechnungslegungsgrundsätze<br />
werden übernommen:<br />
1 Wie in Abschnitt 2.4 gezeigt, werden für<br />
relevante Hauptkostenkategorien<br />
Abschreibungsperioden gewählt. Falls<br />
dies nicht möglich ist, werden die<br />
bestehenden Abschreibungsspannen<br />
der Organisation verwendet.<br />
2 Finanzierungskosten sind<br />
ausgenommen, außer wenn eine<br />
Finanzierungsgebühr als zulässiger<br />
Ersatz für Mietzins in A1(c) genommen<br />
wird (siehe Seite 7 für weitere<br />
Einzelheiten).<br />
3 Sämtliche Kosten spiegeln die jährliche<br />
Nutzungskostenlast wieder und werden<br />
für ein gesamtes Geschäftsjahr erfasst.<br />
Normalerweise würden Kosten für<br />
vergangene Geschäftsjahre erfasst, aber<br />
5<br />
Tabelle 2.2 Abschreibungsperioden nach Kategorien<br />
Kopfzeile / Kategorie Abschreibungsperiode<br />
A3 Erwerb, Verkauf, Umzug 5 Jahre<br />
B1 Umbau und Innenausbau 7 Jahre<br />
B2 Möbel und Ausstattung 5 Jahre<br />
C3 Inneninstandhaltung und Reparatur 5 Jahre<br />
C4 Instandhaltung und Reparatur von Mechanik und Elektrik 10 Jahre<br />
C5 Bauliche Instandhaltung und Reparatur von<br />
Gebäudekern und Gebäudeaußenseite 10 Jahre<br />
C8 Wiederinstandsetzung Bis Ende des Mietvertrags<br />
C9 Betriebsschutz 5 Jahre<br />
C10 Reinigung 3 Jahre<br />
C11 Müllabfuhr / Entsorgung 5 Jahre<br />
C13 Instandhaltung und Pflege von Außenanlagen 3 Jahre<br />
D1 Telefon 3 Jahre<br />
D2 Catering 5 Jahre<br />
D5 Poststelle und interne Botendienste 3 Jahre<br />
D6 Kopieren und Drucken 3 Jahre<br />
D7 Notfallwiederherstellung Verschiedene<br />
D8 Verkehrsleistungen 3 Jahre<br />
D9 Archivierung Verschiedene<br />
E1 Immobilienmanagement 5 Jahre<br />
E2 Facility Managements 5 Jahre<br />
E3 Projektmanagement 10 Jahre<br />
Manager werden auf der gleichen<br />
Grundlage auch Budgets erstellen<br />
wollen.<br />
4 Sämtliche Ertragskosten sollten auf der<br />
Grundlage von RAPs für ein gesamtes<br />
Geschäftsjahr erfasst werden.<br />
5 Alle Aufwendungstitel sollten getrennt<br />
erfasst werden und schließen sich<br />
notwendigerweise gegenseitig aus. Dies<br />
mag dann schwierig sein, wenn<br />
Dienstleistungen des Facility<br />
Managements gebündelt sind (zum<br />
Beispiel Empfang und Sicherheitsdienst).<br />
Siehe den nächsten Punkt.<br />
6 In bestimmten Fällen wird es erforderlich<br />
sein, Aufwendungen umzulegen. Zum<br />
Beispiel bei Verträgen, die mehr als ein<br />
Gebäude abdecken. Die Umlegung<br />
sollte mit einem geeigneten Nenner<br />
vorgenommen werden (zum Beispiel, die<br />
Nettonutzfläche oder das<br />
Vollzeitäquivalent). Die Kosten für<br />
Mitarbeiter, die mehrere Aufgaben haben<br />
(z.B. Poststellenmitarbeiter, die bei<br />
Umzügen oder bei der Vorbereitung von<br />
Konferenzräumen mithelfen, oder<br />
Empfangskräfte, die<br />
Telefonvermittlungsaufgaben haben),<br />
sollten unter der vorrangigen Art der<br />
Aufgabe verbucht werden.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
7 Alle Kosten sollten abzüglich Einnahmen<br />
jeder Art gerechnet werden,<br />
einschließlich Einnahmen aus<br />
Dienstleistungsgebühren, die von einem<br />
Untermieter zu zahlen sind. Wenn<br />
Immobilieneigentümer einen Teil ihrer<br />
Immobilien an andere Organisationen<br />
weitervermietet haben, sollten die<br />
Nettomietkosten angesetzt werden. Dies<br />
kann das Benchmarking solcher Kosten<br />
erschweren.<br />
8 Jede Art von Aufwendung, die von einer<br />
Versicherungspolice abgedeckt wird<br />
(einschließlich einer internen<br />
Risikoeinlage) und jeder<br />
Versicherungsanspruch aus dieser<br />
Police sollte sowohl von den Kosten als<br />
auch von den Einnahmen<br />
ausgenommen werden.<br />
Immobiliennutzer, die sich selbst<br />
versichern, und dadurch die Risiken<br />
selbst tragen, werden entweder keine<br />
Kosten unter diesem Titel angeben oder<br />
gegebenenfalls eine vereinbarte interne<br />
Risikoeinlage.<br />
9 Wenn Rabatte wegen Überbezahlung<br />
erstattet werden, sollten diese über den<br />
betreffenden Zeitraum auf Jahresbasis<br />
umgerechnet werden. Strafzahlungen<br />
sollten in das Jahr eingerechnet werden,<br />
in dem die Aufwendung entstanden ist.
2.5 Currency and cost conversion<br />
Currency conversions are important for<br />
the consistent calculation of <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s across a global estate.<br />
The recommended method for dealing<br />
with currency is as follows:<br />
1 Record all costs in local currency.<br />
2 At the end of each of the organisation’s<br />
accounting periods convert the local<br />
currency into the base currency used<br />
by the organisation in its financial<br />
statements.<br />
3 For the purposes of benchmarking,<br />
convert all amounts recorded in the<br />
currency of the Financial Statement into<br />
US dollars and Euros, where this has<br />
not already been done.<br />
4 Keep a record of the conversion rates<br />
used (a currency grid). The currency<br />
grid should allow for most types of<br />
trend analysis and local country<br />
benchmarking.<br />
Conversion rates used should follow the<br />
accounting practice of the organisation.<br />
2.6 Accounting principles<br />
The following accounting principles are<br />
adopted:<br />
1 Depreciation periods have been<br />
selected for relevant major cost<br />
categories as shown in Section 2.4<br />
above. If this is not possible, use the<br />
existing depreciation periods of the<br />
organisation.<br />
2 The costs of finance are excluded<br />
except where a financing charge is<br />
taken as a valid substitute for rent in<br />
A1(c) (see page 7 for further detail).<br />
3 All costs reflect the annual cost of<br />
occupation and are recorded for a<br />
complete financial year. Normally costs<br />
would be recorded for historic financial<br />
years but managers will also want to be<br />
able to prepare budgets on the same<br />
basis.<br />
4 All revenue costs should be recorded<br />
on the basis of expenditure on an<br />
accruals basis for a complete financial<br />
year.<br />
Table 2.2 Category depreciation periods<br />
5 All expenditure heads should be<br />
recorded separately and are by<br />
necessity mutually exclusive. This may<br />
be difficult where FM services are<br />
bundled (for example reception and<br />
security). See next point.<br />
6 In certain cases expenditure will need<br />
to be apportioned, for example where<br />
contracts cover more than one<br />
building. The apportionment should be<br />
based on an appropriate denominator<br />
(for example, net usable area or full<br />
time equivalent). The costs of multitasking<br />
staff (for instance, post room<br />
staff who help with moves or meeting<br />
room set up, or receptionists who<br />
provide a ‘switchboard’ service) should<br />
be entered under the predominant<br />
nature of the job.<br />
7 All costs are to be calculated net of any<br />
income received, including any income<br />
recoverable under a service charge<br />
payable by a sub-tenant. Where<br />
occupiers have leased out any of their<br />
property to other organisations, the net<br />
costs to the occupier should be<br />
calculated. This may mean that<br />
benchmarking of such costs will be<br />
difficult.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
2 Approach<br />
Heading / Category Write-off period for depreciation<br />
A3 Acquisition, disposal and removal 5 years<br />
B1 Fit out and improvement 7 years<br />
B2 Furniture and equipment 5 years<br />
C3 Internal repair and maintenance 5 years<br />
C4 M&E repair and maintenance 10 years<br />
C5 External and structural repair and maintenance 10 years<br />
C8 Reinstatement Until end of leasing contract<br />
C9 Security 5 years<br />
C10 Cleaning 3 years<br />
C11 Waste disposal 5 years<br />
C13 Grounds maintenance 3 years<br />
D1 Telephones 3 years<br />
D2 Catering 5 years<br />
D5 Post room and internal distribution services 3 years<br />
D6 Reprographics and printing 3 years<br />
D7 Disaster recovery Various<br />
D8 Transport 3 years<br />
D9 Archiving Various<br />
E1 Real estate management 5 years<br />
E2 Facilities management 5 years<br />
E3 Project management 10 years<br />
8 Any expenditure covered by an<br />
insurance policy (including an internal<br />
risk charge) and any such insurance<br />
claim under that policy should be<br />
excluded both as cost and income<br />
respectively. Occupiers who self-insure,<br />
thereby bearing the risks themselves,<br />
will either have a nil cost under this<br />
heading or an agreed internal risk<br />
charge, if applicable.<br />
9 Where rebates are received for<br />
overpayment these should be<br />
annualised over the period that the<br />
rebate relates to. Penalty payments<br />
should be included in the year the<br />
expense is incurred.<br />
5
2 Methodischer Ansatz<br />
2.7 Anlagen und Maschinen<br />
Kosten für Anlagen und Maschinen sollten<br />
ausgenommen werden, wenn diese Teil von<br />
Produktions- und Logistikprozessen sind<br />
(ebenso deren Instandhaltung). Unter<br />
bestimmten Umständen würde das<br />
Einschließen von Produktionsanlagen die<br />
Kostenbasis erheblich überhöhen. Zum<br />
Beispiel sollten Produktionsanlagen wie<br />
Fließbänder ausgenommen werden,<br />
während eine Kesselanlage für die<br />
Gebäudeheizung eingeschlossen werden<br />
sollte.<br />
2.8 Pauschalkosten<br />
Zunehmend werden zusammengefasste<br />
Pauschalbeträge für Immobilien und<br />
Immobiliendienste erhoben. Diese<br />
Beträge umfassen<br />
„Immobiliengesamtpakete“ oder<br />
Gesamtpakete für FM-Dienstleistungen.<br />
Folgende Beispiele:<br />
• Betriebsfertig ausgestatte Büros mit<br />
einem Kerndienstpaket, das im<br />
gezahlten Kernpreis enthalten ist<br />
(normalerweise pro Arbeitsplatz).<br />
• Umfangreiche<br />
Immobilienauslagerungen bei der unter<br />
einem Langzeitvertrag Gebäude der<br />
Nutzerorganisation zur Verfügung<br />
gestellt werden. In der Vertragssumme<br />
können Dienstleistungen (wie z.B.<br />
ausgestattete Büros) gebündelt sein. In<br />
diesem Fall wird es unmöglich, die<br />
Kosten zu zerlegen.<br />
• Gebäude für die eine Bruttomiete<br />
gezahlt wird, die Dienstleistungen wie<br />
die unter Kopfzeile C oder D<br />
aufgeführten einschließt. In Schweden<br />
zum Beispiel sind Wasser, Heizung,<br />
Stromversorgung, bauliche<br />
Instandsetzung und Wartung oft schon<br />
in der zu zahlenden Miete enthalten.<br />
Siehe bitte auch Abschnitt 6.5 für eine<br />
weitere Diskussion der<br />
Immobilienauslagerung.<br />
6<br />
2.9 Vorübergehend genutzte Räume<br />
Die Kosten für die vom Immobilien-<br />
/Facility Management erledigte Anmietung<br />
von vorübergehend genutzten Räumen,<br />
die nicht als Teil des eigentlichen<br />
Immobilienbestandes gelten, sollten unter<br />
Kategorie A7 eingetragen werden. Dies<br />
schließt die Anmietung von<br />
Konferenzräumen ein sowie von Räumen<br />
für Kurzzeitniederlassungen (sogenannter<br />
„Touchdown space“), wo die Mitarbeiter<br />
bezahlen, wenn sie wieder gehen. Kosten<br />
für vorübergehend genutzte Räume<br />
können entweder für ein Grundstück oder<br />
das ganze Land verbucht oder für den<br />
gesamten Immobilienbestand erfasst<br />
werden. Gegebenenfalls können diese<br />
Kosten auf ein bestimmtes Gebäude<br />
gebucht werden, wenn zum Beispiel<br />
wegen Raumknappheit in einem<br />
bestimmten Gebäude regelmäßig<br />
Zusatzraum angemietet werden muss.<br />
Wenn Arbeitsräume nicht zentral sondern<br />
von der zuständigen Abteilung<br />
unabhängig beschafft werden, sollten<br />
diese Kosten ignoriert und als allgemeine<br />
Geschäftsausgaben behandelt werden.<br />
2.10 Gesundheitsvorsorge und<br />
Arbeitssicherheit<br />
Gesundheitsvorsorge und<br />
Arbeitssicherheit sind nicht als eigene<br />
Kategorie aufgeführt, weil sie sich in der<br />
Regel als Teil vieler verschiedener<br />
Kostenkategorien finden. Allgemein<br />
sollten technisch-physikalische<br />
Maßnahmen unter den Kategorien C3 und<br />
C6 geführt werden, während<br />
Mitarbeiterkosten, zum Beispiel ein<br />
Arbeitsschutzbeauftragter, unter der<br />
Kategorie E2, Facility Management<br />
geführt werden.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
2.11 Aufwendungssteuern<br />
Alle nicht wiedererstattungsfähigen<br />
Ausgabensteuern und Umsatzsteuern<br />
(z.B. Mehrwertsteuern in EU-Ländern)<br />
sollten als Kosten eingeschlossen<br />
werden. Alle wiedererstattungsfähigen<br />
Ausgabensteuern sollten ausgenommen<br />
werden.<br />
Zum Zwecke des Benchmarkings ist es<br />
jedoch wünschenswert, die Kostenbasis<br />
unter Ausnahme solcher Steuern zu<br />
betrachten. Es ist deshalb ein bewährtes<br />
Verfahren, die steuerbedingten Beträge<br />
von den direkten Kosten, die vom<br />
Lieferanten oder Dienstleister in Rechnung<br />
gestellt werden, zu unterscheiden.<br />
2.12 Erneuerung und Reparaturen<br />
Es mag einige Unklarheit darüber geben,<br />
was zu Erneuerungsmaßnahmen gehört<br />
und was zu Reparaturen zählt. Der<br />
gesunde Menschenverstand ist bei der<br />
Entscheidung gefragt, ob ein großer<br />
Aufwendungsposten zu Reparaturen<br />
gehört (etwas in guten oder akzeptablen<br />
Zustand zurückversetzen) oder zu einer<br />
Erneuerungsmaßnahme zählt (etwas<br />
Neues zur Verfügung stellen).<br />
2.13 Dienstleistungskosten<br />
Der ITOCC empfiehlt,<br />
Dienstleistungskosten wenn möglich<br />
aufzuschlüsseln, damit die vollen Kosten<br />
eines Gebäudes unter jeder Kopfzeile<br />
eindeutig bestimmt werden können. Siehe<br />
Abschnitt 7.3 zur Abbildung des ITOCC<br />
auf den RICS Service Charge <strong>Code</strong>.
2.7 Plant and machinery<br />
<strong>Cost</strong>s for plant or machinery should be<br />
excluded, where these are part of<br />
production and logistics processes (or<br />
servicing such plant & machinery). To<br />
include production plant, in certain<br />
circumstances, would inflate the cost<br />
base considerably. For example, specialist<br />
production plant such as assembly lines<br />
should be excluded whereas a boiler<br />
plant that provides heating to the building<br />
should be included.<br />
2.8 Unitary charge<br />
Consolidated unitary charges are<br />
increasingly made for accommodation<br />
and accommodation services. These<br />
charges will often be applied to a ‘total’<br />
real estate or facilities services package.<br />
The following are examples:<br />
• Serviced offices where a package of<br />
core services is included within the<br />
core price paid (normally per<br />
workstation).<br />
• Major property outsourcing where,<br />
under a long term contract, buildings<br />
are provided to the occupying<br />
organisation. In addition, services may<br />
be bundled (like serviced offices) into<br />
the contract amount. In this case it<br />
becomes impossible to disaggregate<br />
the costs.<br />
• Buildings where gross rents are<br />
payable including some services such<br />
as any listed under heading C or D. For<br />
instance, in Sweden water, heating,<br />
electricity, structural repairs and<br />
maintenance are often included in the<br />
rent payable.<br />
Please see Section 6.5 for a further<br />
discussion of property outsourcing.<br />
2.9 Occasional space<br />
The costs of hiring occasional space<br />
procured by the real estate/FM function,<br />
which is not considered to be part of the<br />
estate, should be entered under Category<br />
A7. This will include the hiring of meeting<br />
space and rooms and corporate<br />
“touchdown” deals where staff pay as<br />
they go. Occasional space costs may<br />
either be collected for the estate or<br />
country as a whole or be entered against<br />
a particular building where this is more<br />
appropriate, for example where overflow<br />
space is regularly taken.<br />
Where space is not procured centrally but<br />
is independently procured by the relevant<br />
business unit or department, these costs<br />
should be ignored and treated as a<br />
general business expense.<br />
2.10 Health & Safety<br />
Health and safety is not shown as a<br />
separate category because it is<br />
commonly found as part of many different<br />
expenditure heads. Generally, physical<br />
works should be entered under categories<br />
C3 to C6, with staff costs, for example, a<br />
health and safety manager, being entered<br />
under category E2, Facilities<br />
Management.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
2 Approach<br />
2.11 Expenditure tax<br />
All irrecoverable expenditure or sales tax<br />
(for example, VAT in European Union<br />
countries) should be included as a cost.<br />
All recoverable expenditure tax should be<br />
excluded.<br />
However, for benchmarking purposes it is<br />
desirable to review the cost base<br />
excluding such expenditure or sales tax. It<br />
is therefore best practice to be able to<br />
distinguish the amount attributable to tax<br />
from the direct cost invoiced by the<br />
supplier.<br />
2.12 Improvement and repair<br />
There may be some confusion between<br />
improvement on the one hand and repair<br />
on the other. A common sense approach<br />
is required when deciding whether large<br />
items of expenditure should be repair<br />
(putting something back into good or<br />
acceptable condition) or improvement<br />
(the provision of something new).<br />
2.13 Service charges<br />
ITOCC recommends breaking down<br />
service charge costs where possible so<br />
that the full costs of the building under<br />
each heading can be properly identified.<br />
See Section 7.3 for a mapping of ITOCC<br />
to the RICS Service Charge <strong>Code</strong>.<br />
6
3 Kostendefinitionen<br />
Die Kostendefinitionen des ITOCC im Einzelnen<br />
Um mit dem <strong>Code</strong> leichter arbeiten zu können, siehe Abschnitt 8, der einen Kategorienzuordnungsindex enthält.<br />
3.1 Kopfzeile A: Immobiliennutzungskosten<br />
Kopfzeile A Daten Definitionen<br />
A1 Mietzins Der Mietzins ist der größte Einzelposten in den Gesamtnutzungskosten. Aufgrund seiner Wichtigkeit<br />
können Nutzer auf verschiedene Weisen unter diesem Titel eine Zahl erfassen. Die Erfassung des<br />
Mietzinses wird deshalb abhängig vom Zweck, zu dem der <strong>Code</strong> genutzt wird, und von der Art und<br />
Weise wie das Gebäude juristisch und finanziell gehalten oder genutzt wird, variieren.<br />
Unternehmen sollten unter mindestens einer der folgenden Kopfzeilen eine Zahl für den Mietzins erfassen:<br />
• A1a) Die tatsächliche aktuelle, jährlich an den Gebäudeeigentümer gezahlte Miete. Diese sollte für alle<br />
angemieteten Gebäude erfasst werden.<br />
• A1b) Der aktuelle jährliche Mietwert auf dem offenen Markt, ermittelt im Rahmen von lokalen<br />
Vertragsbedingungen, Vertragsrevisionsabschnitten, Mietindexierung, Mietgleitklauseln und anderen<br />
Rahmenbedingungen. Es ist höchst wünschenswert, diese Zahl zu erfassen, besonders wenn ein<br />
bedeutender Unterschied zu A1a) oder A1c) besteht, zum Beispiel, wenn das Gebäude unter einem<br />
langen Mietvertrag läuft und nicht unter überhöhter Wuchermiete steht.<br />
• A1c) Eine jährliche Rechnungsgebühr in der Art einer angenommenen Mietgebühr, der aktuellen<br />
Abschreibungsrate, der aktuellen Finanzierungsgebühr oder der Kapitalrendite. Nutzer sollten immer<br />
die Berechnungsgrundlage für diese Rechnungsgebühr dokumentieren. Außerdem sollten sie den<br />
Ersatzwert von Besitzgütern dokumentieren.<br />
• A1d) Im Falle von Immobilien, für die kein Nachweis eines Mietwertes für den offenen Markt erhältlich<br />
ist, ein jährlicher Ersatzwert in Form von Wiederbeschaffungskosten oder einem Prozentanteil des<br />
bereinigten Gewinns.<br />
Wenn Mietzahlen für das Benchmarking erfasst werden, muss die Art der angesetzten Mietzahl sorgfältig<br />
erwogen werden. Es wird normalerweise wünschenswert sein, entweder die tatsächlich gezahlte Miete<br />
A1a) zu verwenden oder den Mietwert A1b). Dies wird es Nutzern ermöglichen, ihre Opportunitätskosten<br />
nachzuvollziehen, was für die Entwicklung der Immobilien- und Facilitystrategie einen wichtigen<br />
Gesichtspunkt darstellt.<br />
7<br />
A2 A2 Pauschalkosten Die jährliche Grundaufwendung für ein gesamtes Immobilien- oder Facilityservicepaket, betriebsfertig<br />
ausgestatte Büros etc., die nicht in die anderen Kategorien des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> aufgeschlüsselt werden<br />
können. Pauschalkosten gelten allgemein für Räume, die durchgängig für Zeiträume von mehr als einem<br />
Monat gehalten werden. Siehe Abschnitt 2.8 für weitere Einzelheiten.<br />
–<br />
Ausgenommen: sämtliche getrennt in Rechnung gestellten Dienstleistungen wie Verbrauchsmaterialien,<br />
Nutzung von Konferenzräumen, Fotokopien, Telefonkosten, Sekretariatsdienste und Verpflegung. Kosten<br />
für Räume, die mit Unterbrechungen oder für Zeiträume von weniger als einem Monat gehalten werden,<br />
sollten normalerweise unter A7 eingerechnet werden.<br />
A3 Erwerb, Verkauf Jegliche Kosten in Verbindung mit dem Erwerb von Immobilien, besonders nationale oder lokale Steuern<br />
und Umzug und Abgaben (zum Beispiel Steuern, die auf den Mietzins erhoben werden).<br />
+ –<br />
Dies schließt ein: Verkaufs- und Umzugskosten.<br />
Ausgenommen: Vermittlungs- und Maklerprovisionen, die in Verbindung mit dem Immobilienerwerb<br />
erhoben werden. Diese sollten unter Kopfzeile E (Managementkosten) eingetragen werden. Kapitaleinsatz<br />
für Sachvermögen.<br />
A4 Lokale Grundsteuern Die volle jährliche immobilien-, nutzungs- und umweltbezogene Steuerlast, die sich aus den nationalen<br />
und lokalen Gesetzen und Bestimmungen der betreffenden Staaten, Bundesländer und Gemeinden<br />
ergeben. Alle Rückerstattungen sollten über den Zeitraum, auf den sich die Erstattung bezieht,<br />
durchschnittlich ermittelt werden.<br />
+<br />
–<br />
Dies schließt ein: Steuern oder Gebühren, die sich direkt aus der Nutzung von Immobilien ergeben und<br />
für das Gebäude selbst oder auf die Nutzer des Gebäudes erhoben werden. Umweltbezogene Steuern<br />
und Parkplatzgebühren.<br />
Ausgenommen: Sämtliche Gewerbe- und Umsatzsteuern, die auf Geschäftsumsätze und -gewinne<br />
erhoben werden, im Unterschied zu den Steuern auf Nutzung des Gebäudes.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
The detailed definitions within ITOCC<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
To help navigate the <strong>Code</strong>, see section 8 for an index of cost items mapped to the relevant <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category.<br />
3.1 Heading A: Real Estate Occupation <strong>Cost</strong>s<br />
Heading A Data Definition<br />
A1 Rent Rent is the single largest element of <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s. Because of its importance, occupiers may<br />
choose to collect a figure under this heading in a variety of different ways. The recording of rent will<br />
therefore vary depending on the purpose for which the <strong>Code</strong> is being used and the way in which the<br />
building is held or occupied legally and financially.<br />
Organisations should record a figure for rent under at least one of the following headings:<br />
• A1a) The actual current annual rent paid to the building owner. This should be recorded for all leased<br />
buildings.<br />
• A1b) The current annual open market rental value assessed in the context of local contract terms,<br />
review periods, escalation, indexation and other conditions. It is highly desirable to collect this figure<br />
especially where there is a significant difference from A1a) or A1c), for example, where the building is<br />
held under a long lease and is not rack-rented.<br />
• A1c) An annual accounting charge in the nature of a notional rental charge, the current depreciation<br />
charge, the current financing charge or the return on capital employed. Occupiers should always<br />
record the basis of calculation for this accounting charge. In addition, they should record the<br />
replacement value of owned assets.<br />
• A1d) In the case of properties where no evidence of open market rental value is available, an annual<br />
value surrogate in the form of replacement cost or a percentage of adjusted net profit.<br />
When collecting rental figures for benchmarking, the type of rental figure used will need to be carefully<br />
considered. It will normally be desirable to use either the actual rent paid A1a) or the rental value A1b).<br />
This will allow occupiers to understand their opportunity costs of occupation, an important consideration<br />
in creating and assessing the real estates and facilities strategy.<br />
A2 Unitary charge The annual base charge for a total real estate and facilities services package, serviced office etc, which it<br />
is not possible to break down into other <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> categories. Unitary charges generally apply to space<br />
that is held continuously for a period of more than a month. See section 2.8 for more information.<br />
–<br />
Excludes: all separately charged extra services such as consumables, meeting room usage,<br />
photocopying, telephone call charges, secretarial services, and food and beverages. Charges for space<br />
held intermittently or for a period of less than a month should normally be included under A7 - Occasional<br />
Space.<br />
A3 Acquisition, disposal Any costs associated with the acquisition of real estate, particularly national and local acquisition taxes<br />
and removal and duties (for example taxes levied on rent). Write off over five years.<br />
+<br />
–<br />
Includes: disposal and removal costs.<br />
Excludes: professional, agency and brokerage fees associated with acquisitions, which should be<br />
entered under Heading E (Management <strong>Cost</strong>s). Capital paid for assets.<br />
A4 Local property taxes The full annual real estate, occupational and environmental tax liability arising under national and local<br />
laws and regulations within the subject country, state and municipality. All rebates should be averaged<br />
out across the period to which the rebate relates.<br />
+<br />
–<br />
Includes: any taxes or rates arising directly from the occupation of real estate and levied on the building<br />
itself or upon the occupiers of the building. Environmental taxes and charges for parking should be<br />
included.<br />
Excludes: all business and sales taxes that are levied on business profits and sales as distinct from the<br />
occupation of the building.<br />
7
3 Kostendefinitionen<br />
8<br />
Kopfzeile A Daten Definition<br />
A5 Parkplätze Die jährliche Miete oder Lizenzgebühr, die zusammen mit jeder Art von örtlicher Bebauungssteuer auf<br />
Parkplätze außerhalb oder innerhalb des Betriebsgeländes erhoben wird, entweder als Teil des<br />
allgemeinen Mietvertrags oder separat gezahlt.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: A5a) Kundenparkplätze, A5b) Mitarbeiterparkplätze, A5c)<br />
Betriebsparkplätze.<br />
A6 Angeschlossene Die jährliche Miete oder Lizenzgebühr auf angeschlossene Gebäude und Anlagen zusammen mit jeder<br />
Gebäude und Anlagen Art von Immobiliensteuer, die auf Freizeit-, Lager- oder andere Nebengebäude erhoben wird, die direkt<br />
außerhalb oder innerhalb der Geschäftsräume oder des Betriebsgeländes angeschlossen sind, entweder<br />
als Teil des allgemeinen Mietvertrags oder separat gezahlt.<br />
–<br />
Ausgenommen: Archivierung - siehe D9.<br />
A7 Gelegentlich genutzte Alle über ein Jahr aufgelaufene Kosten für gelegentlich genutzte Räume, die nicht als Teil des<br />
Räume Immobilienbestandes des Endnutzers verwaltet werden. Solche Räume werden typischerweise für sehr<br />
kurze Zeiträume oder für weniger als einen Monat oder mit Unterbrechung gehalten (zum Beispiel jeden<br />
Dienstagabend). Diese Kosten sollten als Teil der Gesamtkosten für die Unterbringung der Organisation<br />
betrachtet werden.<br />
Kostenraten für gelegentlich genutzte Räume sollten mit Sorgfalt angesetzt werden, da diese pro Stunde<br />
oder pro Arbeitsplatz berechnet werden können.<br />
A8 Vermarktung und Die Kosten, die für die Vermarktung, Werbung und jede Art von anderen Kosten, die vom Vermieter auf<br />
Werbung den Mieter in Folge der Vermietung eines Gebäudes umgelegt werden, die nicht an anderer Stelle des<br />
<strong>Code</strong>s erfasst werden. Diese Kategorie findet häufig für Einkaufszentren und andere Gebäude<br />
Anwendung, wo vereinbart wird, dass Mieter sich an den Kosten für die Bewerbung des<br />
Einkaufszentrums beteiligen.<br />
+<br />
3.2 Kopfzeile B: Umbau- und<br />
Ausstattungskosten<br />
• Dieser Titel beinhaltet die gesamten<br />
Kosten für Umbau, Innenausbau,<br />
Möbel und Ausstattung beim Erwerb<br />
oder während der Nutzung der<br />
Immobilie.<br />
Kopfzeile B Daten Definition<br />
+<br />
Dies schließt ein: sämtliche Kosten, die von Vermietern für den Anteil des Mieters an den allgemeinen<br />
Vermarktungs- und Werbungskosten für die Immobilie erhoben werden sowie weitere ähnliche Kosten.<br />
• Sämtliche Kapitalkosten werden linear<br />
über den Abschreibungsperiode ohne<br />
Beachtung von Finanzierungskosten<br />
abgeschrieben.<br />
• Es werden Fälle vorkommen, bei denen<br />
bestimmte Umbau- und<br />
Ausstattungskosten unter einem<br />
B1 Umbau und Innenausbau Die jährlichen Gesamtkosten für Umbau und Innenausbau.<br />
–<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
anderen Titel erfasst werden (zum<br />
Beispiel Sicherheitsdienste, Catering<br />
und geringfügige Innenausbauten).<br />
Wenn möglich sollten solche<br />
alternativen Kategorien angewendet<br />
werden.<br />
Dies schließt ein: Die bauliche Aufteilung von Räumen, Innenwände, Facility Managementsysteme,<br />
Verkabelung, Teppichböden, elektrische Installation, Gebäudeklimatisierung, Raumheizung,<br />
Einrichtungseinbauten, Armaturen, Bodenbeläge, Bodenabdeckungen, Fliesenverlegung,<br />
Deckenverkleidung, Vertäfelungen und Tischlerarbeiten, Wandverkleidung, Ladenfronten, Beleuchtung,<br />
Lagerregale, ununterbrochene Stromversorgung, Wasch- und Spülbereiche und Beschilderungen.<br />
Ausgenommen: Telefonanlagen sowie Alarm- und Sicherheitssysteme.<br />
Empfohlener Abschreibungsperiode: 7 Jahre.<br />
Die Kosten für jede Art von baulicher Erweiterung sollten unter der Kategorie A1 durch eine erhöhte<br />
Mietzahlung verbucht werden, jedoch sollte jede Art von Umbaukosten innerhalb dieser<br />
Erweiterungsbauten unter Kategorie B1 verbucht werden.<br />
Es mag zu Verwechslungen zwischen Umbau und Innenausbau auf der einen Seite und Reparaturen auf der<br />
anderen Seite kommen. Man sollte den gesunden Menschenverstand walten lassen, wenn man entscheidet,<br />
ob ein größerer Ausgabenposten eine Reparatur (etwas in einen guten oder akzeptablen Zustand<br />
zurückversetzen) oder einen Um-/Innenausbau (die Bereitstellung von etwas Neuem) darstellt. Unternehmen<br />
werden ihre eigenen Bilanzierungsrichtlinien haben, um festzulegen, ob eine Aufwendung auf das Kapital (in<br />
der Regel Um-/Innenausbau) oder auf den Umsatz (in der Regel Reparaturen) gerechnet wird. Empfohlener<br />
Abschreibungsperiode: 7 Jahre.
Heading A Data Definition<br />
A5 Parking The annual rent or licence fee paid for parking provision together with any local building tax charged on<br />
any on-site or off-site car parking associated with the premises, whether part of the overall lease<br />
agreement or paid separately.<br />
May be subdivided into sub-categories: A5a) Customer parking, A5b) Staff parking, A5c) Operational<br />
parking.<br />
A6 Associated facilities The annual rent or licence fee paid for associated facilities together with any local real estate/facilities tax<br />
charged on any on-site or off-site leisure, storage or any other ancillary facility directly associated with the<br />
premises or with the estate, whether part of the overall lease agreement or paid separately.<br />
–<br />
Excludes: Archiving - see D9.<br />
A7 Occasional space Any charges for occasionally-used space, which is not managed as part of the end-user’s estate,<br />
aggregated over the year. Such space is typically held either for very short periods of less than a month<br />
or intermittently (for example, every Tuesday evening). These costs should be considered as part of the<br />
overall costs of accommodating the organisation.<br />
Care should be taken when producing cost ratios for occasional space, which might be calculated per<br />
hour or per workplace hour.<br />
A8 Marketing and promotion The cost paid for marketing, promotion and any other costs transferred by a landlord to a tenant as a<br />
result of the occupation of the building that are not recorded elsewhere in this <strong>Code</strong>. Common use of<br />
this category is found in shopping centres and similar buildings where tenants agree to pay for part of the<br />
costs of promoting the shopping centre.<br />
+<br />
3.2 Heading B: Adaptation and<br />
Equipment <strong>Cost</strong>s<br />
• This heading includes the total costs of<br />
fit out, improvement, furniture and<br />
equipment at acquisition or during<br />
occupation.<br />
Heading B Data Definition<br />
+<br />
Includes: all costs imposed by landlords for a tenant’s share of a property’s general marketing and<br />
promotion costs as well as any other similar costs.<br />
• All capital costs are depreciated<br />
straight line over the depreciated<br />
period without any allowance for<br />
financing costs (see Section 2.4).<br />
• There will be cases where specific<br />
adaptation and equipment costs are<br />
recorded under another heading (for<br />
B1 Fit out and improvement The total annual cost of fit out and improvement<br />
–<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
example, security, catering and minor<br />
improvements). Such alternative<br />
categories should be used where<br />
possible.<br />
Includes: partitioning, internal walls, building management systems, cabling, carpeting, electrical<br />
installation, air conditioning, space heating, fixtures, fittings, flooring, floor coverings, tiling, false ceilings,<br />
woodwork and joinery, wall linings, shop fronts, lighting, storage racking, uninterrupted power supply,<br />
wash down areas and signage.<br />
Excludes: telephone and security systems.<br />
Recommended write off period: 7 years.<br />
The cost of any physical extension should be accounted for under Category A1 through an increased<br />
rental payment or charge, but any fit out costs within such extensions should be accounted for under<br />
Category B1.<br />
There may be some confusion between fit out and improvement on the one hand and repair on the other.<br />
A common sense approach is required when deciding whether large items of expenditure should be repair<br />
(putting something back into good or acceptable condition) or improvement (the provision of something<br />
new). Organisations will have their own accounting policies to determine whether expenditure should be<br />
capital (normally improvement) or revenue (normally repair). Recommended write off period: 7 years.<br />
8
3 Kostendefinitionen<br />
9<br />
Kopfzeile B Daten Definition<br />
B2 Möbel und Einrichtung Die gesamten Kosten für alle Möbel und Einrichtungen in Bezug auf Büros, Verkauf, Produktion, Lagerung,<br />
Arbeitsplätze, Besprechungsbereiche, Aus- und Weiterbildungsräume, Vorstandsräume und Küchenbereiche.<br />
+<br />
3.3 Kopfzeile C:<br />
Gebäudebetriebskosten<br />
• Gebäudebetriebskosten sollten die<br />
vollen, direkten Arbeitslohnkosten sowie<br />
die Kosten für direkte Linienmanager<br />
(zum Beispiel Leiter der<br />
Reinigungsarbeiten), für Materialien und<br />
externe Aufwendungen enthalten.<br />
• Geplante Wartung wird definiert, als eine<br />
am Anfang des Geschäftsjahrs im<br />
Budget angesetzte.<br />
Kopfzeile C Daten Definition<br />
Dies schließt ein: Schreibtische, Stühle, Tische, gepolsterte Zimmereinrichtung, Beleuchtungseinheiten,<br />
Ständer, Stellwände, Vorhänge, Wandbehang, Fenstersichtschutz, Regale, Aufbewahrungsschränke,<br />
Ausrüstung für Audio- und Videokonferenzen, Kunstgegenstände, Ablagefächer, Feuerlöscher,<br />
mechanische Bedienungseinrichtungen, Abfallpressen und audio-visuelle Ausstattung.<br />
Empfohlener Abschreibungsperiode: 5 Jahre.<br />
• Alle Personalkosten sollten<br />
eingeschlossen werden. Es werden<br />
einbezogen: Lohnsteuern,<br />
Rentenzahlungen, Vergütungen, jährliche<br />
Sonderzahlungen, Überstunden,<br />
vorübergehend eingestellte Aushilfskräfte,<br />
Weiterbildung, Personalanwerbung,<br />
Reisekosten, Catering für Mitarbeiter,<br />
Sozialleistungen, Verwaltung, Ausrüstung<br />
und andere Kosten.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
• Sämtliche Kapitalkosten sollten linear<br />
über den Abschreibungsperiode<br />
abgeschrieben werden, ohne dabei<br />
Finanzierungskosten zu berücksichtigen<br />
(siehe Abschnitt 2.4).<br />
• Gesundheitsvorsorge und Arbeitsschutz<br />
werden nicht als gesonderte Kategorie<br />
aufgeführt. Diese finden sich in der<br />
Regel als Teil von vielen verschiedenen<br />
Aufwendungstiteln. Diese Kosten sollten<br />
entweder in der Kategorie C3, oder C6,<br />
oder E2 verbucht werden.<br />
C1 Zusammengefasste Die jährlich aufgelaufene Gesamtzahlung an den Gebäudebesitzer für die Bereitstellung von<br />
Dienstleistungsgebühren Dienstleistungen unter Kopfzeile C. Voraussetzung ist, dass es nicht möglich ist, diese Posten getrennt zu<br />
(Betriebskosten des Vermieters) erfassen. Siehe auch Abschnitt 2.13 bezüglich Dienstleistungsgebühren.<br />
C2 Versicherung Die jährlichen Kosten für Prämien für den Versicherungsschutz der Geschäftsräume und Betriebsanlagen<br />
+<br />
–<br />
Dies schließt ein: sämtliche Gebäudeversicherungen, Exzesshaftpflicht und jede Art von Prämie für<br />
Versicherungsschutz gegen Terrorismus, Mietausfall, Überschwemmung, Wasserschaden und Rohrbruch,<br />
Bodenabsenkung, Erdbeben, Feuer und Explosion.<br />
Ausgenommen: Versicherungen gegen den Geschäftsverlust, Betriebshaftpflicht, Schaden und<br />
Diebstahl von Computern. Die Notfallwiederherstellung ist als gesonderter Posten aufgeführt (siehe D7).<br />
Immobiliennutzer, die sich selbst versichern und deshalb die Risiken selbst tragen, sollten eine<br />
vereinbarte interne Risikorücklage aufführen, es sei denn die vollen Kosten im Versicherungsfall werden<br />
direkt vom Immobiliennutzer unter anderen Kategorien des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s getragen.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C2a) Gebäudeversicherung, C2b) Hausratsversicherung, C2c)<br />
Versicherung des technischen Betriebes und C2d) Terrorismusversicherung.<br />
C3 Inneninstandhaltung Jährliche Aufwendungen für sämtliche Posten bezüglich Innenreparaturen und Wartung.<br />
und -reparatur<br />
Dies schließt ein: reguläre Schönheitsreparaturen, innerer Wand- und Deckenanstrich, Möbel,<br />
+<br />
Ausrüstung, Aufbewahrungs- und Lagereinheiten sowie Beschilderung. Die vollen Lohnkosten und<br />
Kosten für Spezialwerkzeug, Materialien und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für<br />
Bauplanung und Handwerkerleistungen sollten eingeschlossen werden.<br />
–<br />
Ausgenommen: Mechanik und Elektrik (siehe C4), geringfügiger Innenausbau (siehe C6), interner<br />
Umzug (siehe C7) und Wiederinstandsetzung (siehe C8).
Heading B Data Definition<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
B2 Furniture and equipment The total annual cost of all furniture and equipment relating to office, sales, production, storage,<br />
reception, workstation, meeting, training, boardroom and kitchen areas.<br />
+<br />
3.3 Heading C: Building Operation<br />
<strong>Cost</strong>s<br />
• Building operation costs should include<br />
the full direct cost of labour employed<br />
as well as direct line managers (for<br />
example cleaning supervisors),<br />
materials and external charges.<br />
• Planned maintenance is defined as<br />
maintenance that is budgeted for at the<br />
beginning of the financial year.<br />
Heading C Data Definition<br />
Includes: desks, chairs, tables, soft furnishings, lighting units, pedestals, screens, curtains, drapes,<br />
blinds, shelving, cambers, storage cabinets, video conferencing equipment, works of art, storage bins,<br />
fire extinguishers, audio and video conferencing equipment mechanical handling equipment, waste<br />
compactors and audio-visual equipment.<br />
Recommended write off period: 5 years.<br />
• All staff costs should be included,<br />
incorporating employment and labour<br />
tax, pensions, allowances, annual<br />
bonuses, overtime, temporary staff fillin,<br />
training, recruitment, travel, staff<br />
catering, welfare, administrative,<br />
equipment and other costs.<br />
• All capital costs should be depreciated<br />
straight line over the depreciation<br />
period without any allowance for<br />
financing costs (see Section 2.4).<br />
• Health and safety is not shown as a<br />
separate category because it is<br />
commonly found as part of many<br />
different expenditure heads. These<br />
costs should be posted either to<br />
categories C3 to C6 or to E2 (Facilities<br />
Management).<br />
C1 Consolidated services The annual aggregated payment made to the building owner for the delivery of services under Heading C<br />
charge (landlord operating on the basis that it is not possible to identify these items separately. Refer also to Section 2.13 on<br />
expenses) Service Charges.<br />
C2 Insurance The annual cost of premiums for insuring the premises.<br />
+<br />
–<br />
Includes: all buildings insurance, liability for excess and any premiums for terrorism, loss of rent, flood,<br />
burst pipes, subsidence, earthquake, fire and explosion.<br />
Excludes: insurance for loss of trade, public liability, damage to or theft of computers. Disaster recovery<br />
is shown as a separate item (see D7).<br />
Occupiers who self-insure, thereby bearing the risks themselves, should include an agreed internal risk<br />
charge, unless the full costs of any insurance event are borne directly by the occupier under other <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> categories.<br />
May be subdivided into sub-categories: C2a) Buildings insurance, C2b) Contents insurance C2c)<br />
Engineering insurance, and C2d) Terrorism insurance.<br />
C3 Internal repair and Annual expenditure on all items of internal repair and maintenance.<br />
maintenance<br />
Includes: regular redecoration, internal wall and ceiling finishes, furniture, equipment, storage units and<br />
+<br />
signage. The full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well<br />
as all design and contractor costs should be included.<br />
–<br />
Excludes: M&E (see C4), minor improvements (see C6), internal moves (see C7) and reinstatement (see<br />
C8).<br />
9
3 Kostendefinitionen<br />
Kopfzeile C Daten Definition<br />
C4 Reparaturen und Wartung Jährliche Kosten, die mit der Reparatur, Kundendienst und Wartung von mechanischer und elektrischer<br />
von Mechanik und Elektrik Ausrüstung verbunden sind.<br />
Dies schließt ein: die Wartung und Erneuerung von Bauteilen sowie Feuerschutzeinrichtungen,<br />
+ Wasserinstallationstechnik, und Sprinkleranlagen. Zu mechanischer und elektrischer Installation gehören<br />
typischerweise Gebäudeklimatisierungseinheiten, elektrische Stromversorgung und Beleuchtung,<br />
Aufzüge, Hängegerüste und externe Zugangseinrichtungen. Die vollen Lohnkosten und Kosten für<br />
Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für Bauplanung und<br />
Handwerkerleistungen sind eingeschlossen.<br />
– Ausgenommen: vollständige Erneuerung, Änderung und Ersatz sowie Kosten, die mit Herstellung und<br />
Geschäftsbetrieb verbunden sind, und die Wartung von Sicherheitsausrüstung.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C4a) Dienstleistungen Mechanik und Elektrik, C4b) Aufzüge<br />
und Rolltreppen, C4c) am Gebäude aufgehängte Zugangseinrichtungen und C4d) andere Kosten für<br />
Mechanik und Elektrik.<br />
C5 Reparaturen und Jährliche Kosten für Reparaturen und Wartung des Gebäudekerns und Außenteile des Gebäudes.<br />
Wartung des<br />
Dies schließt ein: Reparaturen an allen integralen, strukturellen Teilen der Gebäudeanlage. Dazu<br />
Gebäudekerns und<br />
gehören Dächer, Mauerwerk, Fenster, äußerer Wasserablauf und Fundamente. Äußere Malerarbeiten und<br />
der Gebäudeaußenseite<br />
die Fassadenerneuerung sollten eingeschlossen werden. Ebenso die vollen Lohnkosten und Kosten für<br />
Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle Kosten für<br />
Entwurfsentwicklung und Handwerkerleistungen.<br />
Kann in die Kategorien C5a) für geplante äußere und strukturelle Baumaßnahmen und C5b) für<br />
ungeplante Baumaßnahmen unterteilt werden:<br />
Ausgenommen: Wartung von Hängegerüsten und äußeren Zugangseinrichtungen (in C4).<br />
C6 Geringfügiger Aus- Jährliche Kosten für geringfügige Aus- und Umbauten (als Richtwert, weniger als 10.000 $) des<br />
und Umbau Gebäudes, die auf das Ertragskonto gerechnet werden.<br />
10<br />
+<br />
–<br />
+<br />
–<br />
+<br />
Dies schließt ein: Die vollen Lohnkosten und Kosten für Spezialwerkzeug, Material und andere damit<br />
verbundene Kosten sowie alle Kosten für Entwurfsentwicklung und Handwerkerleistungen.<br />
Ausgenommen: Aufwendungen, die hauptsächlich durch interne Umzüge verursacht werden.<br />
C7 Interner Umzug/Umlauf Jährliche direkte Umsatzkosten, die in erster Linie mit der Umgestaltung von Arbeitsräumen verbunden sind.<br />
Dies schließt ein: die damit verbundenen Renovierungskosten, Umsetzung von internen<br />
Raumaufteilungen, Neuanschluß von Telefon und PC, Umsetzung von Möbeln und Ablagen. Die vollen<br />
Lohnkosten und Kosten für Spezialwerkzeug, Material und andere damit verbundene Kosten sowie alle<br />
Handwerkerleistungen sollten auch eingeschlossen werden.<br />
Ausgenommen: die Kosten für externe Umzüge, die unter A3 erfasst werden sollten.<br />
–<br />
C8 Wiederinstandsetzung Die auf das Jahr umgerechneten Kosten für die im Voraus angenommenen Verbindlichkeiten für<br />
Reparaturen, Wiederinstandsetzung und Wiedergutmachung nach Ablauf des Mietvertrages.<br />
Dies schließt ein: die Kosten für Wiederinstandsetzung durch einen Tilgungsfonds, Ersatzfonds, eine<br />
+ Kapitalreserve oder einen Abschreibungsfonds, die einem Mieter durch den Vermieter auferlegt werden.<br />
C9 Gebäude- und Die jährlichen Kosten für den Schutz der Geschäftsräume und Gebäudeanlagen. Jede Art von<br />
Anlagenschutz Aufwendung, die durch Verletzung der Sicherheitsmaßnahmen entsteht, zum Beispiel Reparaturkosten,<br />
sollten gegenüber der entsprechenden Kategorie erfasst werden. Dies ist eine Kostengattung, wo Kosten<br />
leicht gegenüber anderen Kategorien, wie D3 oder D5 verbucht werden können (siehe Abschnitt 2.6 zu<br />
den Buchführungsleitlinien).<br />
+<br />
Dies schließt ein: Kosten für externe Sicherheitsdienste und angestellte Mitarbeiter sowie die regulären<br />
Kosten für die Aufrechterhaltung der Systeme (in der Regel in der Form eines Wartungsvertrages).<br />
Einschließlich jährlicher Abschreibung (über 5 Jahre verteilt) und Wartungskosten für Überwachungssysteme,<br />
Alarmanlagen, Detektoren, Leitzentralen und Videoüberwachung. Zugangskontrollsysteme, Ausweise,<br />
Lesegeräte, Zugangsschleusen, Zugangstore, Zufahrtskontrollgebäude, Fahrzeugkontrolleinrichtungen,<br />
Uniformen, Sprecheinrichtungen, Funkausrüstung, Lautsprecher, Beleuchtung, Zäune, Straßensperren.<br />
– Ausgenommen: vollständige Erneuerung von Systemen aufgrund von Baufälligkeit.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C9a) Personalkosten für Sicherheitsdienstmitarbeiter und C9b)<br />
Kosten für Ausrüstung, Wartung und Arbeitsmittel.<br />
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Heading C Data Definition<br />
C4 M&E repair and Annual costs associated with the repair, servicing and maintenance of mechanical and electrical<br />
maintenance equipment.<br />
Includes: maintenance or renewal of subsidiary/component parts of equipment as well as fire services,<br />
+ water and plumbing, and sprinkler systems. Mechanical and electrical equipment will typically include<br />
normal building services such as air conditioning units, electrical power and lighting, lifts and escalators,<br />
cradle and external access equipment. Includes the full costs of employment, special equipment,<br />
materials and other associated costs as well as all design and contractor costs.<br />
– Excludes: total renewal, alteration, replacement and costs related to manufacturing or business<br />
processes and maintenance of security equipment (C9b)<br />
May be subdivided into sub-categories: C4a) M&E services, C4b) Lifts and escalators, and C4c)<br />
suspended access equipment and C4d) other M&E costs<br />
+<br />
C5 External and structural Annual cost of the repair and maintenance of the building fabric and any part of the exterior.<br />
repair and maintenance<br />
Includes: Repairs to all integral structural parts of the premises including, roofs, walls, fenestration,<br />
external drainage and foundations. Redecoration of external finishes and repair of external cladding and<br />
finishes should be included, as should the full costs of employment, special equipment, materials and<br />
other associated costs as well as all design and contractor costs.<br />
May be divided into categories C5a) for planned external/structural maintenance and C5b) for unplanned<br />
external/structural maintenance.<br />
Excludes: maintenance of cradles/external access equipment (in C4)<br />
–<br />
C6 Minor improvements Annual cost of minor improvements (as a guideline less than $10,000 in value) to the building charged to<br />
the revenue account.<br />
Includes: full costs of employment, special equipment materials and other associated costs as well as<br />
+ all design and contractor costs.<br />
Excludes: expenditure principally caused by internal moves.<br />
–<br />
+<br />
–<br />
C7 Internal moves/churn Annual direct revenue costs primarily associated with space reorganisation.<br />
Includes: associated redecoration costs, movement of internal partitions, telephone and PC<br />
reconnections and movement of furniture and filing. The full costs of employment, special equipment,<br />
materials and other associated costs as well as all contractor costs should also be included.<br />
Excludes: the cost of external moves that should be recorded under A3.<br />
C8 Reinstatement Annualised cost of the anticipated liability for dilapidations/reinstatement and making good at the end of<br />
the accommodation contract or lease.<br />
Includes: the costs of reinstatement through a sinking fund, replacement fund, reserve fund or<br />
+ depreciation fund imposed on a tenant by a landlord.<br />
C9 Security Annual cost of securing the premises. Any expenditure incurred as a result of a security breach for<br />
example repair costs should be recorded against the relevant category. This is a cost type where costs<br />
can be easily posted against other categories such as D3 or D5 (see section 2.6 on Accounting<br />
Principles).<br />
Includes: costs of security contractors and employed staff as well as the regular costs associated with<br />
+ the maintenance of systems (usually in the form of a maintenance contract). Includes annual depreciation<br />
(written down over five years) and maintenance costs of intruder detection systems such as alarms,<br />
detectors, central control and CCTV. Access control systems, badges/identity cards, access control<br />
readers, access control passes, access gates/huts, vehicular access control, uniforms, communication<br />
equipment, Tannoys, loudspeakers, lighting, fences and road blocks should be included.<br />
–<br />
Excludes: complete renewal of systems due to disrepair.<br />
May be subdivided into sub-categories: C9a) for security staff costs and C9b) for equipment,<br />
maintenance and supplies costs.<br />
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3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
10
3 Kostendefinitionen<br />
Kopfzeile C Daten Definition<br />
C10 Reinigung Jährliche Kosten für die Reinigung innerer und äußerer Bereiche des Gebäudes.<br />
11<br />
+<br />
–<br />
Dies schließt ein: die vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene<br />
Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten. Die Reinigung aller<br />
Nebenräume, Toiletten, Treppen, Eingangs- und Vorhallen und Flure. Außerdem die regelmäßige<br />
Reinigung folgender Elemente und Gegenstände: Fenster, verglaste Trennwände, Schreibtische, Telefone,<br />
Türen, Trennwände, Böden, Teppiche, Abfallbehälter, Empfangstresen, Stühle, Brüstungen und<br />
Handläufe, WC und Urinale. Die periodische Sonderreinigung von zum Beispiel Schallschutzdecken und<br />
Lampen, IT-Ausstattung, Grundreinigung und Teppichschaumreinigung, Grundreinigung von Toiletten und<br />
die allgemeine Schädlingsbekämpfung sollten ebenfalls eingeschlossen werden.<br />
Ausgenommen: alle Kosten, die in Verbindung mit der Reparatur oder dem Ersatz von defekten<br />
Bauteilen stehen.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C10a) Innenreinigung und C10b) Außenreinigung. (Die<br />
Außenreinigung sollte Fensterreinigung und Schädlingsbekämpfung beinhalten.)<br />
C11 Abfallentsorgung Jährliche Kosten für Müllabfuhr (allgemein und Sondermüll), die Aktenvernichtung und die Entsorgung<br />
von Sanitärabfällen sowie das Recycling.<br />
Dies schließt ein: die vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene<br />
+ Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten.<br />
Ausgenommen: Reparatur- und Ausbaumaßnahmen, die zur Bereitstellung von Entsorgungseinrichtungen<br />
– durchgeführt werden. Diese sollten als Reparatur- oder Ausbaukosten aufgeführt werden.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C11a) allgemeine Abfallentsorgung, C11b) Sondermüllentsorgung,<br />
C11c) Aktenvernichtung, C11d) Entsorgung von Sanitärabfällen und C11e) Recyclingkosten.<br />
+<br />
C12 Pflanzen und Die jährlichen Kosten für die Bereitstellung und Pflege von Pflanzen, Blumen und Dekorationen.<br />
Dekoration (innen)<br />
Dies schließt ein: Kosten für das Abstauben, Reinigen, Schneiden, Düngen und Bewässern zusammen<br />
mit den vollen Lohnkosten, Spezialausstattung, Material und andere damit verbundene Kosten sowie<br />
sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten. Ebenso die Feiertagsdekoration für<br />
Weihnachten etc. und die Ausstellung von Kunstgegenständen oder Ähnlichem.<br />
+<br />
C13 Pflege der Die jährlichen Kosten für die Pflege des Außengeländes und äußerer Anlagenbereiche.<br />
Außenanlagen<br />
Dies schließt ein: Kosten für die Pflege von Parkplätzen, Fahrwegen, Gehwegen, Gebüschen,<br />
Blumenbeeten, Blumenkästen, Grundstücksgrenzen, Rasenflächen, Spielplätzen, Pavillons, die<br />
Schneeräumung und Abfallbeseitigung. Die vollen Kosten für Lohn, Spezialausstattung, Material und<br />
andere damit verbundene Kosten sowie sämtliche von der Lieferfirma in Rechnung gestellte Kosten<br />
sollten ebenfalls eingeschlossen werden.<br />
Ausgenommen: Reparaturen und Ausbaumaßnahmen, die zur Bereitstellung von Außenanlagen<br />
– durchgeführt werden. Diese werden unter Reparatur- und Ausbaukosten geführt.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: C13a) harte Landschaftsbaukosten, C13b) weiche<br />
Landschaftsbaukosten und C13c) für die Schneeräumung.<br />
–<br />
C14 Wasser und Abwasser Jährliche Umsatzkosten auf Wasserversorgung, Aufbereitung und Abwasserbeseitigung.<br />
–<br />
Ausgenommen: Reparaturen und Baumaßnahmen, die zum Zwecke der Wasserversorgung und<br />
Abwasserbeseitigung durchgeführt werden. Diese werden unter Reparatur- und Umbaukosten geführt.<br />
Kann unterteilt werden in die Kategorien C14a) für Wasserversorgungskosten und C14b) für<br />
Abwasserbeseitigungskosten.<br />
C15 Energieversorgung Jährliche Kosten für die Energieversorgung der Geschäftsräume und Betriebsanlagen.<br />
Ausgenommen: Reparatur- und Baumaßnahmen an Energieversorgungsanlagen.<br />
Kann in die Kategorien unterteilt werden: C15a) Elektrizität, C15b) Gas, C15c) Heizöl, C15d) Fernheizung<br />
und C15e) andere Energiequellen.<br />
Es kann ebenfalls wichtig sein, den Energieverbrauch zu erfassen, entweder in<br />
Kilowattstundenäquivalenten gemessen (vorzugsweise) oder in den Einheiten der entsprechenden<br />
Energieträger. Wahlweise kann es zum Beispiel in den USA nützlich sein, die Heiz- und<br />
Klimatisierungskosten für die Zeiten nach Geschäfts-/Betriebschluss zu erfassen.<br />
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Heading C Data Definition<br />
C10 Cleaning Annual cost of cleaning both internal and external areas of the building.<br />
+<br />
–<br />
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3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
Includes: full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well as<br />
all contractor costs. Cleaning of all ancillary spaces, toilets, staircases, landing and lobby areas should<br />
be included, as should the regular cleaning of the following items: windows, glazed partitions, desks,<br />
telephones, doors, partitions, floors, carpets, bins, reception desk, chairs, hand rails, WCs and urinals.<br />
Periodic special cleaning, for example acoustic ceilings and lighting, IT equipment, deep cleaning and<br />
shampooing of carpets, deep cleaning of toilets and general pest control should also be included.<br />
Excludes: any costs associated with the repair or replacement of defective component parts.<br />
May be subdivided into sub-categories: C10a) for interior cleaning and C10b) for exterior cleaning.<br />
(Exterior cleaning should include all window cleaning and pest control).<br />
C11 Waste disposal Annual costs of refuse collection (general and toxic), the disposal of confidential and sanitary waste, and<br />
recycling<br />
+<br />
–<br />
Includes: full costs of employment, special equipment, materials and other associated costs as well as<br />
all contractor costs.<br />
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of waste disposal,<br />
which should be shown as repair or improvement costs.<br />
May be subdivided into sub-categories: C11a) for general waste disposal, C11b) for toxic waste disposal,<br />
C11c) for confidential waste disposal, C11d) for sanitary waste disposal and C11e) for recycling costs.<br />
C12 Internal plants and Annual cost of provision and maintenance of plants, flowers and decorations.<br />
decorations<br />
Includes: costs of dusting, cleaning, pruning, feeding and watering together with the full costs of<br />
+ employment, special equipment, materials and other associated costs as well as all contractor costs.<br />
Also, festival decorations for Christmas, Devali, Eid etc and art displays or similar.<br />
C13 Grounds maintenance Annual cost of maintenance of grounds and external areas.<br />
+<br />
–<br />
–<br />
Includes: costs of maintaining car parking areas, roadways, pavement areas, shrubs, flowers, window<br />
boxes, borders, lawns, playing fields, pavilions and snow/litter clearance. The full costs of employment,<br />
special equipment, materials and other associated costs, as well as all contractor costs, should also be<br />
included.<br />
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of grounds, which<br />
should be shown as a repair or improvement costs.<br />
May be subdivided into sub-categories: C13a) for hard landscaping costs, C13b) of soft landscaping<br />
costs and C13c) for snow clearance.<br />
C14 Water and sewerage Annual revenue expenditure incurred for water supply, treatment and sewerage.<br />
–<br />
Excludes: repair and improvement work conducted in association with the provision of water and<br />
sewerage, which should be shown as repair or improvement costs.<br />
May be subdivided into sub-categories: C14a) for water and C14b) for sewerage costs.<br />
C15 Energy Annual cost of energy supplies to the premises.<br />
Excludes: repair and improvements to energy equipment and facilities.<br />
May be subdivided into sub-categories: C15a) for electricity, C15b) for gas, C15c) for fuel oil, C15d) for<br />
district heating schemes and C15e) other energy.<br />
It may also be relevant to record energy consumption measured either in kilowatt-hours equivalent<br />
(preferable) or in the units of energy concerned. Alternatively, for example, in the USA, it may be valuable<br />
to track “after hours” costs for HVAC.<br />
11
3 Kostendefinitionen<br />
3.4 Kopfzeile D:<br />
Geschäftsbetriebskosten<br />
• Sämtliche Personalkosten sollten<br />
eingeschlossen werden. Es werden<br />
einbezogen: Lohnsteuern,<br />
Rentenzahlungen, Vergütungen,<br />
jährliche Sonderzahlungen,<br />
Überstunden, vorübergehend<br />
eingestellte Aushilfskräfte,<br />
Kopfzeile D Daten Definition<br />
D1 Telefonie Jährliche Kosten für Telefonanlagen.<br />
12<br />
+<br />
–<br />
Weiterbildung, Personalanwerbung,<br />
Reisekosten, Mitarbeiterverpflegung,<br />
Sozialleistungen und weitere Kosten.<br />
• Sämtliche Kapitalkosten sollten linear<br />
über den Zeitraum abgeschrieben<br />
werden, ohne dabei<br />
Finanzierungskosten zu<br />
berücksichtigen (siehe Abschnitt 2.4).<br />
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• Manche Anwender des <strong>Code</strong>s werden<br />
zwischen festen und variablen Kosten<br />
unterscheiden wollen. Dennoch sind<br />
die hier definierten Kategorien zur<br />
Übereinstimmung mit dem <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
notwendig.<br />
Dies schließt ein: automatisierte Nebenstellenanlagen, zentrale Schaltkästen, Systeme für<br />
Telefonzentralen, Systemkarten, Telefonapparate, Durchwahl- und Voicemaileinrichtung. Personalkosten<br />
für die Gesprächsannahme, Telefonzentrale und Kommunikationsdienste. Die Kosten für alle<br />
Telefonanschlussgebühren, Wartung der Telefonanlage und des Netzwerks (einschließlich<br />
Telefonapparate und Verkabelung) sowie die Kosten für Mobil- und Mobextelefone.<br />
Ausgenommen: alle Gesprächskosten. Wenngleich Anwender möglicherweise diese getrennt als<br />
Bedarfskosten erfassen werden wollen.<br />
Empfohlene Abschreibungsperiode: 3 Jahre.<br />
D2 Catering Jährliche Kosten für Bereitstellung von Gastronomie und Verkaufsautomaten, unter Einbeziehung von<br />
Verkaufserlösen sowie von Kosten die durch direkt oder indirekt angestelltes Personal entstehen.<br />
Dies schließt ein: Kosten für Speisen und Getränke einschließlich Zubereitung, Geschirr und Besteck,<br />
+ Lagerung und Bedienung. Abzüglich aller Einnahmen, die sich aus der Fremdvergabe des<br />
Gastronomiebetriebes als Teil eines Gestattungsvertrages ableiten. Einschließlich Kosten für<br />
Essensgutscheine und andere Bezuschussungsverfahren. Ebenso Kosten für Küchen- und<br />
Cateringausrüstung, die gegebenenfalls über fünf Jahre abgeschrieben werden.<br />
– Ausgenommen: Umbau von Küchen- und Kantinenbereichen. Ebenso sind Raumbereitstellung,<br />
Energieversorgung und Reinigungsdienste, die nicht von Mitarbeitern des Gastronomiebetriebes geleistet<br />
werden, ausgenommen.<br />
Kann in Unterkategorien unterteilt werden: D2a) allgemeine Gastronomiekosten, D2b) Kosten für<br />
Verkaufsautomaten und D2c) für die Konferenzbewirtung (hierunter fällt auch „feines“ Dinnieren).<br />
+<br />
D3 Empfangsdienste Jährliche Kosten für Empfangsdienste.<br />
–<br />
+<br />
–<br />
+<br />
Dies schließt ein: direkt und indirekt angestellte Mitarbeiter, mit Anwerbungs-, Einstellungs- und<br />
Ausbildungskosten sowie Kosten für Abwesenheitsaushilfen. Sämtliche Kosten für Verbrauchsmaterialien<br />
Uniformen, genauso wie Kosten für Empfangsdienste für zweckbestimmte Konferenzräume und audiovisuelle<br />
Medieneinrichtungen. Kapitalaufwendungen sollten unter Kopfzeile B erfasst werden.<br />
Ausgenommen: Telefon und Sicherheit, Hausmeisterdienste mit Empfangsfunktion (E2).<br />
D4 Kurierdienste und Jährliche Kosten für externe Kuriere, Boten und Portokosten.<br />
externe Hol- und<br />
Bringdienste<br />
Dies schließt ein: Kosten aus externen Kurierdienstverträgen und für Abrufkuriere<br />
Ausgenommen: Kosten für interne Hol- und Bringdienste, die unter D5 verbucht werden.<br />
D5 Poststelle und interne Jährliche Kosten für Mitarbeiter mit Poststellen- und Botenfunktion sowie die damit verbundene Ausrüstung.<br />
Hol- und Bringdienste<br />
Dies schließt ein: Kosten für das Öffnen, Zuordnen, Verteilen, Sammeln, Verpacken, Frankieren, Scannen,<br />
Dokumentieren und Verschicken von Post sowie die Kosten für die betriebsinterne Verteilung. Kapitalkosten<br />
sollten über drei Jahre abgeschrieben werden. Allgemeine Transportdienste werden ebenfalls hier verbucht.<br />
Ausgenommen: Kosten für Bürobedarf, Kosten für Fahrzeuge, die ausschließlich von Mitarbeitern<br />
–<br />
genutzt werden, und Poststellenkosten, die ansonsten unter anderen Kostenkategorien verbucht würden -<br />
Miete, Betriebsmittel und so weiter.<br />
Kann in Unterkategorien aufgeteilt werden: D5a) für Poststellenkosten und D5b) für interne Hol- und<br />
Bringdienste.
3.4 Heading D: Business Support<br />
<strong>Cost</strong>s<br />
• All staff costs should be included,<br />
incorporating employment tax,<br />
pensions, allowances, annual bonuses,<br />
overtime, temporary staff fill-in, training,<br />
Heading D Data Definition<br />
D1 Telephones Annual cost of telephone systems.<br />
+<br />
–<br />
recruitment, travel, staff catering,<br />
welfare and other costs.<br />
• All capital costs should be depreciated<br />
straight line over the depreciation<br />
period without any allowance for<br />
financing costs (see Section 2.4).<br />
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• Users may wish to distinguish between<br />
fixed and variable costs using the cost<br />
categories outlined. Nevertheless, the<br />
categories defined here are required<br />
for compliance with the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>.<br />
Includes: PABX, central control box, switchboard systems, all system cards, handsets, direct dial and<br />
voicemail. Staff costs for telephone answering, switchboard and communication services, the costs of all<br />
telephone line charges, maintenance to the telephone system and network (including handsets and<br />
cabling) as well as the costs of mobile and mobex phones.<br />
Excludes: all call costs. Although users may wish to record these separately as an on-demand cost.<br />
Recommended write off period: 3 years.<br />
D2 Catering Annual cost of providing all catering and vending services taking into account income generated through<br />
charging and costs incurred through directly or indirectly employed staff and consumables.<br />
+<br />
–<br />
Includes: costs of food and drink including preparation, crockery and cutlery, storage and service, less<br />
any income derived from the licensing of catering space as part of a catering contract. Include the costs<br />
of subsidising meals through voucher and other methods. Also, the costs of kitchen and catering<br />
equipment, where relevant, should be written off over a period of five years<br />
Excludes: fit out of kitchen and canteen areas. Also excludes cost of space provision, utilities and<br />
cleaning not provided by catering staff.<br />
May be subdivided into sub-categories: D2a) for general catering costs, D2b) for vending machine costs<br />
and D2c for meeting room hospitality (include ‘fine’ dining under meeting room hospitality).<br />
D3 Reception services Annual cost of reception services.<br />
+<br />
–<br />
Includes: directly and indirectly employed staff, with recruitment, training and relief costs for absences.<br />
<strong>Cost</strong>s of all consumables and uniforms are also included, as are costs of reception services for<br />
dedicated meeting rooms/conference/audio visual facilities. Capital costs should be recorded under<br />
Heading B.<br />
Excludes: telephone and security items and concierge services (E2)<br />
D4 Courier and external Annual cost of external couriers and messengers and postage.<br />
distribution services<br />
Includes: costs of external courier contracts and “call off” couriers.<br />
+ –<br />
Excludes: costs of inter-site distribution, which should be included under D5.<br />
D5 Post room and internal Annual cost of all post room and messenger staff and any associated equipment.<br />
distribution services<br />
Includes: costs of opening, collating, distributing, collecting, packaging, stamping, scanning, recording<br />
+ and despatching mail as well as costs of inter-site distribution. Capital costs should be written-off over<br />
three years. Also include general porterage services.<br />
–<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
Excludes: costs of stationery, costs of vehicles provided for the exclusive personal use of members of<br />
staff, and post room costs that would otherwise be posted to other cost code categories – rent, utilities<br />
and so on.<br />
May be subdivided into sub-categories: D5a) for post room services costs and D5b) for internal<br />
distribution services costs.<br />
12
3 Kostendefinitionen<br />
Kopfzeile D Daten Definition<br />
D6 Kopieren und Drucken Die jährlichen Kosten für alle Kopier- und Druckgeräte und verwandte Multifunktionsgeräte, entweder als<br />
Leasingkosten oder als auf das Jahr umgerechnete Anschaffungskosten (Abschreibung über drei Jahre).<br />
13<br />
+<br />
–<br />
Dies schließt ein: Gerätewartungs- und Instandsetzungsaufträge, zusammen mit den Kosten für<br />
zuständige, beauftragte Mitarbeiter.<br />
Ausgenommen: Kosten für Verbrauchsmaterialien (auch Papier), wenngleich manche Anwender dies als<br />
getrennte Bedarfskosten erfassen werden.<br />
Kann unterteilt werden in: D6a) Zentrales Kopieren und Drucken und D6b) dezentrales Kopieren und Drucken.<br />
D7 Betriebswiederherstellung Die jährlichen Kosten für die Bereitstellung und Unterhaltung von Ausweichgebäuden und<br />
nach Katastrophenfällen Betriebsanlagen und entsprechende Ausrüstung für die Umsiedelung von Mitarbeitern und des<br />
Geschäftsbetriebs im Katastrophenfall.<br />
–<br />
+<br />
Ausgenommen: Kosten für die Systemwiederherstellung nach Ausfall und andere Kosten, die nicht mit<br />
der Nutzung zusammenhängen. Kapitalkosten sollten über 3, 5, 7, oder 10 Jahren abgeschrieben<br />
werden, abhängig von der Art der Aufwendung.<br />
Vorsichtig vor Dopplungen mit anderen Posten.<br />
D8 Verkehrsleistungen Kosten für Verkehrsleistungen sowohl auf dem als auch außerhalb des Betriebsgeländes.<br />
Dies schließt ein: Kosten für Busbeförderungsprogramme und Belegschaftszuschüsse zu öffentlichen<br />
Verkehrsmitteln. Einschließlich aller Vorstandschauffeurdienste, Personalkosten, Fahrzeugkosten und<br />
Wartung. Kapitalkosten sollten über 3 Jahre abgeschrieben werden.<br />
–<br />
+<br />
Ausgenommen: Kosten für Fahrzeuge, die von Mitarbeitern ausschließlich zum Eigengebrauch genutzt<br />
werden.<br />
D9 Archivierung Die jährlichen Kosten für die Archivierung und Lagerung von Akten auf oder außerhalb des Betriebsgeländes.<br />
Dies schließt ein: sowohl interne wie auch fremdvergebene Archivierungskosten, Kosten für den Betrieb<br />
von Gebäuden für Archivierungszwecke (wo diese entweder betriebsintern oder extern in eigenständigen<br />
Gebäuden untergebracht sind), Archivierungssysteme, zweckbestimmte Arbeitskräfte und das<br />
Wiederabrufen von Akten.<br />
–<br />
Kapitalkosten sollten über 3, 5, 7, oder 10 Jahren abgeschrieben werden, abhängig von der Art der<br />
Aufwendung.<br />
Ausgenommen: Nutzungskosten für Lagerräume, die nicht für die Aktenarchivierung genutzt werden<br />
(z.B. Möbellager). Solche Kosten sollten genauso wie für jede andere Art von Gebäude separat erfasst<br />
werden. Die Einrichtungskosten für Büro- und andere Ablagesysteme sollten unter der Kategorie B2<br />
verbucht werden. Die Arbeitskosten für die Verwaltung solcher Systeme werden nicht als Nutzungskosten<br />
erfasst.<br />
Kann in die Kategorien D9a) betriebsinterne Kosten und D9b) externe Kosten unterteilt werden.<br />
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Heading D Data Definition<br />
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3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
D6 Reprographics Annual costs of all reprographic and printing equipment and related multi-functional devices either as<br />
leased or expressed as annualised purchase costs (written off over three years).<br />
+<br />
–<br />
Includes: equipment maintenance and service call outs, together with the cost of any dedicated staff<br />
and servicing.<br />
Excludes: costs of consumables (including paper), although users may wish to record these separately<br />
as an on-demand cost.<br />
May be subdivided into sub-categories: D6a) central reprographics and D6b) distributed reprographics.<br />
D7 Disaster recovery Annual cost of providing and maintaining alternative premises and related equipment for the relocation of<br />
staff and business operations in the event of a disaster to the main premises.<br />
–<br />
Excludes: cost of IT disaster recovery and other non-occupancy-based costs. Capital costs should be<br />
written off over 3, 5, 7 or 10 years depending on the type of expenditure.<br />
Care should be taken to avoid duplication with other items.<br />
D8 Transport Annual cost of transport arrangements both on and off site.<br />
+<br />
–<br />
Includes: costs of bus schemes and public transport subsidy for staff travel. Includes all executive<br />
chauffeur services, staff costs and vehicle costs and maintenance. Capital costs should be written off<br />
over three years.<br />
Excludes: cost of vehicles provided for the exclusive personal use of members of staff.<br />
D9 Archiving Annual cost of archiving and storage of records both on and off site.<br />
+<br />
–<br />
Includes: both internal and outsourced archiving costs, costs of running buildings for archiving purposes<br />
(where these are either off-site or on-site in self-contained and identifiable buildings), archiving systems,<br />
dedicated labour and retrieval of records.<br />
Capital costs should be written off over 3, 5, 7 or 10 years depending on the type of expenditure.<br />
Excludes: occupancy costs associated with stores not used for archiving (for example, furniture<br />
storage), which should be recorded separately as for any other type of building. The equipment costs of<br />
office and other filing systems should be included under Category B2. The labour costs of managing<br />
such systems are not recorded as occupancy costs.<br />
May be subdivided into sub-categories: D9a) on-site costs and D9b) off-site costs.<br />
13
3 Kostendefinitionen<br />
3.5 Kopfzeile E: Managementkosten<br />
• Alle Kapitalaufwendungen verbunden<br />
mit Kopfzeile E sollten über 5 Jahre<br />
abgeschrieben werden.<br />
• Die übergreifende Kostenzuweisung für<br />
die Tätigkeit des Immobilienmanagements<br />
kann auf Grundlage von<br />
Kopfzeile E Daten Definition<br />
14<br />
+<br />
Arbeitszeitnachweisen oder anteilsmäßig<br />
auf Grundlage eines angemessenen<br />
Umlegungsfaktors, wie beispielsweise<br />
der Quadratmeterfläche, erfolgen.<br />
• Man schließt die vollen Kosten für Fachund<br />
Hilfskräfte ein sowie alle damit<br />
verbundenen Arbeitskosten,<br />
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Bürobetriebkosten und<br />
Ausstattungskosten. Ebenso alle Kosten<br />
für fremdvergebene Aufgaben und<br />
Tätigkeiten. Raumkosten sollten<br />
ausgenommen werden, so lange sie an<br />
anderer Stelle einbezogen werden.<br />
E1 Immobilienmanagement Das Immobilienmanagement umfasst das Management aller Tätigkeiten unter Kopfzeile A.<br />
Dies schließt ein: Kosten der allgemeinen strategischen Planung, der Rechnungslegung, der<br />
Bewertungen, des Erwerbs, des Verkaufs und von Vertragsverhandlungen sowie für Informationssysteme<br />
für das Immobilienmanagement. Einschließlich Grundstückslasten und juristischer Honorare.<br />
Kann in die folgenden Unterkategorien aufgeteilt werden: E1a) internes Immobilienmanagement und E1b)<br />
fremdvergebenes Immobilienmanagement.<br />
E2 Facility Management Des Facility Managements umfasst das Management aller Tätigkeiten unter den Kategorien B, C, und D<br />
mit der Ausnahme von zweckbestimmten Projektmanagementkosten (siehe E3).<br />
+<br />
Dies schließt ein: Conciergedienste, Gesundheits- und Arbeitsschutzmitarbeiter, Kosten für einen<br />
Informationsschalter, CAD, Arbeitsplatzorganisation, Planung und Gestaltung, Umweltmanagement,<br />
Facilitymanagementsysteme, Zustandsgutachten, Besorgungskosten für FM-Verträge.<br />
Kann unterteilt werden in: E2a) Kosten für internes des Facility Managements und E2b) Kosten für<br />
fremdvergebenes des Facility Managements.<br />
E3 Projektmanagement Interne und externe Kosten für die Betreuung und Abwicklung von Projekten, die im Rahmen der<br />
Kategorien B, C, und D anfallen.<br />
+<br />
Dies schließt ein: Alle Kosten für Fachkräfte des Projektmanagements und Bauplanungshonorare für<br />
externe Auftragsnehmer sowie Kosten für Projektmanagementsysteme.<br />
Kann unterteilt werden: E3a) interne Projektmanagementkosten und E3b) fremdvergebene<br />
Projektmanagementkosten.
3.5 Heading E: <strong>Occupancy</strong><br />
Management <strong>Cost</strong>s<br />
• Any capital expenditure associated with<br />
Heading E should be written off over<br />
five years.<br />
Heading E Data Definition<br />
• Overall cost allocation of real estate<br />
management function can be made on<br />
the basis of time sheet hours or pro<br />
rata based on some reasonable<br />
method of apportionment such as<br />
square metre area.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
• Include the full cost of professionals and<br />
support staff and all associated<br />
employment on-costs, office running and<br />
equipment costs as well as any costs for<br />
an outsourced activity or function. Space<br />
costs should be excluded as long as<br />
they are incorporated elsewhere.<br />
E1 Real estate management Real estate management encompasses the management of all activities under Heading A.<br />
+<br />
Includes: costs of general strategic planning, reporting, valuations, acquisitions, disposals, contract<br />
negotiations and real estate management information systems. Includes real estate and legal charges.<br />
May be subdivided into sub-categories: E1a) internal real estate management costs and E1b) outsourced<br />
real estate management costs.<br />
E2 Facilities management Facilities management encompasses the management of all activities under Categories B, C and D with<br />
the exception of dedicated project management costs (see E3).<br />
+<br />
Includes: concierge services, health and safety staffing, costs of help desk, CAD, workplace<br />
management, design and layout, environmental management, facilities management systems, condition<br />
surveys, procurement costs for FM contracts.<br />
May be subdivided into sub-categories: E2a) internal facilities management costs and E2b) out-sourced<br />
facilities management costs.<br />
E3 Project management Internal and external costs of managing all projects generated within the scope of Categories B, C and D.<br />
+<br />
3 <strong>Cost</strong> definitions<br />
Includes: all project management professional fees and building design fees incurred by outside<br />
contractors and costs of project management systems.<br />
May be subdivided into sub-categories: E3a) internal project management costs and E3b) out-sourced<br />
project management costs.<br />
14
4 Zusätzliche Informationen<br />
Welche anderen<br />
Informationen sollte<br />
man sammeln?<br />
Tabelle 4.1 Beschreibende Daten<br />
15<br />
Auch bei Nutzung der ITOCC-Methodik zur<br />
Erfassung von Daten zur Erfassung von<br />
Kostendaten des Immobilien- und<br />
Facilitymanagements ist zu den Kosten des<br />
Immobilien- und des Facility Managements ist<br />
es wichtig, zusätzliche beschreibende Daten<br />
zu erfassen, wie etwa der Gebäudezustand,<br />
Standort oder Alter. Dies ermöglicht<br />
ausgewogene und faire Vergleiche, sowohl<br />
intern wie auch extern.<br />
Dieser Abschnitt legt einige der<br />
beschreibenden Daten dar, die <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
für die Hauptgebäude seiner Klienten erfasst -<br />
in der Regel bedeutsame Gebäude (über<br />
3.000 Quadratmeter) wie Hauptgeschäftssitze<br />
und größere Regionalniederlassungen, wo<br />
sich Kosten, Raum und Mitarbeiter am<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
stärksten konzentrieren.<br />
Einzelkriterium Beschreibung Bemerkungen<br />
Tabelle 4.1 unten listet die Kriterien (neben<br />
Immobilientyp, Adresse und Größe, die <strong>IPD</strong><br />
Occupiers derzeit zum Zwecke des<br />
Benchmarkings einsetzt, auf. Allgemein<br />
erlaubt eine größere Detailtiefe<br />
aussagekräftigere Vergleiche. Deshalb<br />
werden Feedback und Benchmarking umso<br />
besser, je mehr Informationen der Nutzer zur<br />
Verfügung stellt.<br />
Die Zusammenstellung solcher<br />
beschreibenden Daten ist in der Regel<br />
unkompliziert, da die meisten Informationen<br />
vom Immobilien- oder Facility Management<br />
Team leicht erhältlich sein sollten, auch wenn<br />
diese nicht unbedingt in einem formalen<br />
System aufgezeichnet sein müssen.<br />
Anzahl (oder Prozent) der flexibel Schließt Arbeitsplätze im Hotelgewerbe etc. Gibt Anhaltspunkte über die<br />
genutzten Arbeitsplätze ein (entweder als Zahl oder als Prozentsatz) Nutzungsintensität<br />
Anzahl der Belegschaftsverlegungen Jährliche Anzahl der individuellen Diese Kosten können besonders in<br />
Personalverlegungen zwischen Arbeitsplätzen Phasen der Umstrukturierung oder des<br />
Organisationswechsels erheblich sein.<br />
Stundenzahl, in der ein Büro normalerweise Durchschnitt für den überwiegenden Teil Gibt Anhaltspunkte über die Intensität der<br />
jeden Werktag in Betrieb ist des Gebäudes (>50%) Gebäudenutzung<br />
Bürostandort<br />
Hauptgeschäftsbereich Standort im Hauptgeschäftsbereich oder im Hauptbürogebäudegebiet einer Stadt<br />
Anderer Stadtzentrumsbereich Standort im Stadtzentrum, aber nicht im Hauptgeschäftsbereich<br />
Gewerbepark Standort in einem Gewerbepark (wahrscheinlich als eine Einheit erschlossen)<br />
Ländlicher Standort Standort außerhalb eines städtischen Gebietes aber nicht in einem Gewerbepark<br />
Gebäudezustand<br />
A Wie neu<br />
B Geringfügige Mängel<br />
C Größere Mängel<br />
D<br />
Baujahr<br />
Nicht betriebsbereit (in der Regel nicht relevant)<br />
Jahr der letzten größeren Wenn die Renovierung einen<br />
Modernisierung/Renovierung bedeutenden Teil des Gebäudes betraf<br />
(>50% in den meisten Fällen)<br />
Anzahl der Stockwerke Anzahl der eindeutigen Stockwerke im Schließt Untergeschosse oder<br />
Anzahl der Parkplätze<br />
Gebäude Zwischengeschosse (>50% der<br />
Stockwerksfläche) ein<br />
Steht das Gebäude unter Denkmalschutz? Ob das Gebäude aus historischen oder<br />
architektonischen Gründen unter gesonderte<br />
Baunutzungsvorschriften fällt<br />
Klimatisierung<br />
24-Stunden Sicherheitsdienst<br />
Gibt es im Gebäude ein Betriebsrestaurant/<br />
eine Kantine?<br />
Anzahl der Aufzüge im Gebäude<br />
Klimatisierter Teil des Gebäudes in %
What other information<br />
should you collect?<br />
Table 4.1 Descriptive data<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
4 Additional information<br />
Having used the ITOCC methodology to<br />
collect real estate and facilities<br />
management cost data, it is important to<br />
collect additional descriptive data about the<br />
estate, for example building condition,<br />
location or age, in order to make fair and<br />
balanced comparisons, both internally and<br />
externally.<br />
This section briefly sets out some of the<br />
descriptive data that <strong>IPD</strong> Occupiers collects<br />
for its clients “key” buildings – normally<br />
significant buildings (over 3,000 square<br />
metres) such as HQs and major regional<br />
offices, where concentrations of costs,<br />
space and people tend to be highest.<br />
Property detail Description Notes<br />
Table 4.1 below lists the criteria (besides<br />
property type, address and size) that <strong>IPD</strong><br />
Occupiers currently uses for benchmarking<br />
purposes. In general, greater detail will<br />
allow more meaningful comparisons.<br />
Therefore the more information an occupier<br />
provides about its buildings the better the<br />
feedback and benchmarks it can receive.<br />
Compilation of such descriptive detail is<br />
usually straightforward as most of the<br />
information should be readily available from<br />
the real estate or facilities team, though not<br />
necessarily recorded on a formal system.<br />
Number (or percentage) of workstations Include workstations under hotelling etc. Gives an indication of the intensity of use<br />
used for flexible working (Either as a number or as a percentage) of the building<br />
Number of people moves (churn) Annual number of individual moves These costs can be considerable,<br />
between workstations especially during periods of<br />
organisational restructure or change<br />
Number of hours an office is normally in Average for the predominant part of the Gives an indication of the intensity of<br />
operation each working day building (>50%) uses of the building<br />
Office location<br />
Central Business District Located in the Central Business District or the central core office area<br />
Other Town Centre Located in the town centre but not in the Central Business District<br />
Business Park Located on a park/estate (probably developed as a single entity)<br />
Rural Location Located outside the urban area but not on a park/estate<br />
Building condition<br />
A As new<br />
B Minor defects<br />
C Major defects<br />
D Inoperable (Not usually found)<br />
Year of construction<br />
Year of last major refurbishment If the refurbishment affected a significant<br />
proportion of the building (>50% in most<br />
cases)<br />
Number of floors Number of distinct floors in the building Include basement or significant<br />
mezzanine (>50% floor area)<br />
Number of car park spaces<br />
Is the building listed? Whether the building is subject to extra<br />
land use planning regulations on account<br />
of its historic or architectural interest<br />
Air-conditioned % of building air-conditioned<br />
24 hour manned security<br />
Is a staff restaurant/canteen located in<br />
the building?<br />
Number of lifts in the building<br />
15
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Wie können ITOCC<br />
Daten genutzt werden?<br />
Tabelle 5.1 Mögliche Kostentreiber (ausgenommen Raum/Fläche)<br />
16<br />
ITOCC-Kategorie Mögliche Kostentreiber<br />
5.1 Anwendungsgebiete des ITOCC<br />
Damit die Anwendung des ITOCC sinnvoll<br />
und effektiv ist, muss auf seine<br />
Bezugnahme und den übergeordneten<br />
strategischen oder taktischen Zweck, der<br />
mit der Erfassung und Analyse von<br />
Informationen verbunden ist, klar<br />
hingewiesen werden. Wir haben die<br />
allgemeinen Ziele des ITOCC in Abschnitt<br />
1.3 behandelt, man kann aber noch<br />
genauere Einsatzzwecke bestimmen:<br />
• Normgerechte Buchführung und<br />
Rechnungslegung.<br />
• Erwerbung von neuen Gebäuden und<br />
die Auswirkungen auf die Gesamtkosten.<br />
• Geschäftsergebnisprüfung und<br />
abschließende Kostenerfassung.<br />
• Benchmarking, interner Vergleich und<br />
Vergleich mit der Branche.<br />
• Kommunikation von Kostentransparenz<br />
gegenüber anderen Teilen der Organisation.<br />
• Kostenreduzierung und<br />
Beschaffungskontrolle.<br />
• Ausstiegsstrategien und<br />
Portfolioumstrukturierung.<br />
• Ansätze zur Kostenplanung über<br />
Lebenszyklen.<br />
• Informationssysteme und<br />
Datenpopulation.<br />
• Fremdvergabe und Auslagerung und die<br />
potentiellen Auswirkungen auf die Kosten.<br />
• Performancemessung.<br />
• Immobilienstrategie.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
• Abstimmung von<br />
Dienstleistungsgebühren.<br />
• Kostenvergleich für betriebsfertig<br />
ausgestattete Büros.<br />
5.2 Kostentreiber: was sind die<br />
wichtigsten Kosten, mit denen<br />
eine Organisation rechnen muss?<br />
Während mit Hilfe des ITOCC<br />
Kostenunterschiede zwischen dem einen<br />
und dem anderen Gebäude ermittelt werden<br />
können, kann damit aber nicht erklärt<br />
werden, warum es diese Unterschiede gibt.<br />
Mit der weiteren Untersuchung des „warum“<br />
können Organisationen dann entsprechend<br />
geeignete Aktionspläne aufstellen.<br />
Die verschiedene Organisation werden<br />
unterschiedliche Betriebsanforderungen<br />
haben, was die allgemeine räumliche<br />
Unterbringung und auch was bestimmte<br />
Räume oder Gebäude angeht. So kann ein<br />
Bankbetrieb einen hohen Grad an Sicherheit<br />
für alle seine Räume und Gebäude<br />
erfordern, während ein Handelsparkett<br />
innerhalb der Bank auch noch ein hohes<br />
Maß an Ausstattungsbedarf besitzt.<br />
Eine Analyse der Kostentreiber einer<br />
Organisation ist eine wichtige Aufgabe bei<br />
der Anwendung des ITOCC, damit Kosten<br />
im Zusammenhang der gesamten<br />
Betriebsanforderungen gesehen werden<br />
können. Beispiele für mögliche<br />
Kostentreiber sind in Tabelle 5.1 aufgeführt.<br />
Um Dopplungen zu vermeiden, nehmen wir<br />
einen der größten Kostentreiber, den<br />
Umfang des gehaltenen Raumes, aus.<br />
A1 Mietzins Standort, Erreichbarkeit, Gebäudetyp, Nutzung, Bauweise, Qualität, Alter, Zustand, baulichtechnische<br />
Merkmale, Laufzeit des Mietvertrags, Vertragsbedingungen.<br />
A2 Pauschalkosten Wie unter A1, außerdem Dienstleistungsvereinbarungen, Finanzierungsstruktur und -kosten,<br />
Ausführungsgarantien, Vertragslaufzeit, Ausstiegsklauseln etc.<br />
A3 Erwerb, Verkauf, Umzug Lokale/nationale Finanzpolitik.<br />
A4 Nationale und lokale Grundsteuern, Lokale/nationale Finanzpolitik, Miet-/Kapitalwert, Personalbestand.<br />
Gewerbesteuern und<br />
Umweltsteuern<br />
A5 Parkplätze Anzahl der Parkplätze, Sicherheitskontrollen, Nähe, Standort, überdachte/mehrstöckige/offene<br />
Parkplätze.<br />
A6 Angeschlossenen Anlagen Typ, Standort und baulich-technische Merkmale.<br />
A7 Gelegentlich genutzte Räume Nutzungsdauer der Arbeitsplätze, Standort, eingeschlossene Dienstleistungen.<br />
A8 Vermarktung und Werbung Gebäudetyp. Fortsetzung umseitig
How can ITOCC data<br />
be used?<br />
Table 5.1 Possible cost drivers (excluding space)<br />
ITOCC category Possible cost drivers<br />
5.1 Specific applications of ITOCC<br />
To be effective the use and application of<br />
ITOCC needs to be clearly referenced<br />
within the context of the overall strategic or<br />
tactical purpose of collecting and analysing<br />
information. We have dealt with the general<br />
ITOCC objectives in Section 1.3 above but<br />
more specific applications include:<br />
• Conforming with accounting and<br />
financial reporting standards.<br />
• Acquiring new buildings and the impact<br />
on total cost.<br />
• Audit and cost measurement of the<br />
bottom line.<br />
• Benchmarking and internal/peer group<br />
comparison.<br />
• Communication of cost transparency to<br />
other parts of the organisation.<br />
• <strong>Cost</strong> reduction and taking control of<br />
procurement.<br />
• Exit strategies and portfolio restructuring.<br />
• Life cycle costing initiatives.<br />
• Information systems and data<br />
population.<br />
• Outsourcing initiatives and potential<br />
cost impact.<br />
• Performance measurement.<br />
• Real estate strategy.<br />
• Service charge reconciliation.<br />
• Serviced office cost comparison.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
5 Applying the <strong>Code</strong><br />
5.2 <strong>Cost</strong> drivers: which are the most<br />
important costs faced by the<br />
organisation?<br />
Whilst ITOCC will help identify cost<br />
differences between one building and<br />
another it will not explain why these<br />
differences exist. In this way ITOCC will<br />
help identify the “what” and it will be in the<br />
further examination of the “why” that<br />
organisations can formulate appropriate<br />
action plans.<br />
Different organisations will have varying<br />
business needs both in relation to their<br />
overall accommodation and also in<br />
relation to particular buildings. Thus, a<br />
bank may need a high level of security for<br />
all its accommodation whereas a trading<br />
floor within the bank may need also a high<br />
level of equipment support.<br />
An analysis of an organisation’s cost<br />
drivers is an important task in the<br />
application of ITOCC so that cost can be<br />
seen in the context of overall business<br />
needs. An example of possible ITOCC<br />
cost drivers is shown in Table 5.1. To<br />
avoid duplication, we exclude one of the<br />
major cost drivers, the amount of space<br />
held.<br />
A1 Rent Location, accessibility, building type, use, construction, quality, age, condition, specification, length<br />
of accommodation contract and contract terms and conditions.<br />
A2 Unitary charge As A1 plus service level agreements, structure and costs of financing, availability guarantees, term of<br />
contract, exit provisions etc.<br />
A3 Acquisition, disposal and removal Local/national fiscal policy.<br />
A4 National and local property tax, Local/national fiscal policy, rental/capital value, headcount.<br />
occupational and environmental<br />
taxes<br />
A5 Parking Number of spaces, security control, adjacency, location, covered/multi-storey/open lot.<br />
A6 Associated facilities Type, location and specification.<br />
A7 Occasional space Workspace hours, location, service provided<br />
A8 Marketing and promotion Type of building continues<br />
16
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Tabelle 5.1 (Fortsetzung)<br />
ITOCC-Kategorie Mögliche Kostentreiber<br />
B1 Umbau und Innenausbau Baulich-technische Merkmale, Materialien, Anstriche, Qualität und Gebäudestandort.<br />
B2 Möbel und Ausstattung Technische Merkmale, Bauart, äußerliche Beschaffenheit, Qualität, Mengenrabatte, Lieferzeit,<br />
Zugänglichkeit des Gebäudes/der Räume, Montage und Einbau.<br />
C1 Dienstleistungskosten Erbrachte Dienste, Immobilientyp, Standort, Mietwert.<br />
C2 Versicherungen Art der Police, Sondervereinbarungen und Ausnahmen, Anzahl der Gebäude, Standort und<br />
Selbstbeteiligung.<br />
C3 Inneninstandhaltung und Abstände der Schönheitsreparaturen, Vertragsbedingungen, Qualitätsstandards, Nutzung,<br />
Reparatur Belegungsdichte und Art der inneren Oberflächen und Anstriche.<br />
C4 Instandhaltung und Reparatur Garantien und Haftung auf die Installation, technische Merkmale und Verteilung, Art und Intensität<br />
von Mechanik und Elektrik der Gebäudenutzung, Klimatisierungs- und Heizlast, mechanische und elektrische Ausstattung.<br />
C5 Instandhaltung und Reparatur<br />
der Gebäudeaußenseite und des<br />
Gebäudekerns<br />
Bauweise, Vertragsbedingungen, Architektur und Bausubstanz.<br />
C6 Geringfügige Ausbauten Nutzeranforderungen.<br />
C7 Interne Umzüge Umzugsraten, Einschluss von Möbeln, Lagerungsvorgaben.<br />
C8 Wiederherstellung Umfang der Umbaumaßnahmen und Bedingungen des Mietvertrags.<br />
C9 Sicherheit Baulich-technische Merkmale fest installierter Geräte und Einrichtungen, zeitlicher Umfang des<br />
Personaleinsatzes, Anzahl der Zugangspunkte, Anlagengröße, Umfang des Patrouilleneinsatzes,<br />
Mitarbeiter pro Quadratmeter, Gebäudenutzung.<br />
C10 Reinigung Reinigungshäufigkeit und -vorgaben, Oberflächenarten, besondere Reinigungserfordernisse,<br />
Mengenrabatte, lokale Arbeitskosten.<br />
C11 Abfallentsorgung Abfallmengen und Abfallarten, Recyclingvorgaben, nationale und lokale Vorkehrungen oder<br />
rechtliche Erfordernisse.<br />
C12 Pflanzen und Dekorationen (Innen) Bepflanzungsrichtlinien, Vorgaben und Häufigkeit der Pflanzenpflege etc.<br />
C13 Instandhaltung und Pflege von<br />
Außenanlagen<br />
Art und Größe des Geländes.<br />
C14 Wasser und Abwasser Mitarbeiterdichte und Versorgungsmengen.<br />
D1 Telefon Technische Merkmale des Telefonsystems, Anzahl der Apparate, Art des Wartungsvertrags,<br />
Mengenabschlag<br />
D2 Catering Bauliche Vorgaben für den Kantinenbereich, Maßgaben für die Bezuschussung der<br />
Mitarbeiterverpflegung, Mahlzeiten pro Tag, Öffnungszeiten, Anzahl und Art der Verkaufsautomaten<br />
pro Quadratmeter.<br />
D3 Empfangsdienste Anzahl der täglichen Besucher, Öffnungszeiten, lokale Arbeitskosten.<br />
D4 Externe Kurier- und Botendienste Anzahl/Größe/Gewicht/Bestimmungsorte/Frachtzeiten, Zustellzeiten/Nachverfolgungsaufwand von<br />
Briefen und Paketen pro Woche.<br />
D5 Poststelle und interne Anzahl/Größe/Gewicht von angelieferten Briefen und Paketen. Verpackungs-, Bearbeitungs- und<br />
Botendienste Verteilungserfordernisse.<br />
D6 Kopieren Anzahl, Art und Nutzung von Kopiergeräten. Kopienvolumen pro Woche.<br />
D7 Notfallwiederherstellung Anzahl, technische Merkmale und Standorte von erforderlichen Arbeitsplätzen als Prozentsatz der<br />
gesamten Arbeitsplätze.<br />
Der Rahmen, in dem der Dienstleister die Notfallwiederherstellung alleinig oder mit anderen Kunden<br />
anteilig anbietet (zum Beispiel 1 von 6 oder 1 von 12 pro zugeordnetem Arbeitsplatz).<br />
D8 Personenbeförderung Richtlinien für die Mitarbeiterbeförderung, einschließlich Maßgaben für die Bezuschussung. Anzahl<br />
der Vorstandsfahrzeuge und -fahrern.<br />
D9 Archivierung Archivierungs- und Abrufrichtlinien.<br />
E1 Immobilienmanagement Grad der Vergrößerung oder Schrumpfung des Immobilienbestandes.<br />
E2 Facility Management Anzahl, Umfang, Komplexität der verwalteten Dienstleistungsverträge.<br />
E3 Projektmanagement Anzahl, Umfang, Komplexität von kapitalen Projekten.<br />
17<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
Table 5.1 (continued)<br />
ITOCC categorie Possible cost drivers<br />
B1 Fit out and improvement Specification, materials, finishes, quality and building location.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
5 Applying the <strong>Code</strong><br />
B2 Furniture and equipment Specification, types, finishes, quality, quantity discount, delivery time, access and<br />
installation/erection.<br />
C1 Service charge Services provided, type of property, location, rental value.<br />
C2 Insurance Type of policy, special conditions/exceptions, number of buildings, locations and excess.<br />
C3 Internal repair and maintenance Redecoration cycle, lease terms, quality standards, use, density of occupation and types of internal<br />
finishes and surfaces.<br />
C4 M&E repair and maintenance Initial installation guarantees and warranties, specification and distribution, intensity and type of<br />
building use, cooling/heating loads, M&E equipment.<br />
C5 External repair and maintenance Building construction, lease terms, design and external building fabric.<br />
C6 Minor improvements User demand.<br />
C7 Internal moves Rate of churn, inclusion of furniture and storage policy.<br />
C8 Reinstatement Scope of adaptations and terms of accommodation contract.<br />
C9 Security Specification of fixed equipment, hours of manned security cover, number of access points, size of<br />
grounds, remote security policy, patrol policy, staff per square metre, building use.<br />
C10 Cleaning Cleaning specification and frequency, surface types, special cleaning requirements, quantity<br />
discount, local cost of labour.<br />
C11 Waste disposal Quantity of waste and type. Recycling targets, national /local arrangements or legal requirements<br />
C12 Internal plants and decorations Plant policy, specification and frequency of plant maintenance etc.<br />
C13 Grounds maintenance Type and size of grounds.<br />
C14 Water and sewerage Staff occupancy and litres per day supplied.<br />
D1 Telephones Specification of telephone system, number of handsets, type of maintenance agreement, quantity<br />
discount.<br />
D2 Catering Specification of canteen areas, food subsidy policy, meals per day, opening hours, number/type<br />
vending machines per square metre.<br />
D3 Reception services Number of visitors per day, opening hours, local cost of labour.<br />
D4 Courier and external distribution Number/size/weight/destination/delivery time/tracking requirements of letters and parcels per<br />
services week.<br />
D5 Post room and internal Number/size/weight of letters and parcels delivered to the building. Packaging, opening and<br />
distribution services distribution requirements.<br />
D6 Reprographics Number, type and use of photocopiers. Volume per month of copies made.<br />
D7 Disaster recovery Number, specification and location of workstations required as percentage of total workstations.<br />
Dedication and sharing limits with other disaster recovery customers of service provider (for<br />
example 1 of 6 or 1 of 12 per allocated workstation).<br />
D8 Transport Specification of staff transport policy including transport subsidies. Number of executive cars and<br />
chauffeurs.<br />
D9 Archiving Archiving and retrieval policy.<br />
E1 Real estate management Rate of real estate expansion/contraction.<br />
E2 Facilities management Number, size and complexity of service contracts under management.<br />
E3 Project management Number, size and complexity of capital projects.<br />
17
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
5.3 Nennerdefinitionen und<br />
Bemessungsverfahren: Was sind<br />
die aussagekräftigsten<br />
Grundwerte für die Erhebung von<br />
Kostenspiegeln?<br />
Um Geschäftsentscheidungen<br />
nachvollziehen und unterstützen zu<br />
können, wird es für den Immobilien- und<br />
Facility Manager nützlich sein, die<br />
Gesamtnutzungskosten (sowie einzelne<br />
18<br />
Kostenkomponenten daraus) mit einigen<br />
Schlüsselnennern zu verknüpfen. Solche<br />
Nenner variieren je nach Branche,<br />
Gebäudetyp und Nutzungsweise. Viele<br />
der Nennerdefinitionen können kombiniert<br />
werden, um Raumnutzungskennzahlen,<br />
Effizienzwerte und andere Kennzahlen zu<br />
ermitteln. In Tabelle 5.2 wird dafür ein<br />
Rahmen vorgeschlagen, der einen Satz<br />
Definitionen von anwendbaren Nennern<br />
beinhaltet.<br />
Tabelle 5.2 Nennerdefinitionen (einschließlich Bemessungsverfahren) nach Branchentyp<br />
Daten Datendefinition<br />
Bürogebäude und verwandte Immobilien (zum Beispiel Computerzentren, Callcenter, usw.)<br />
Bruttoinnenfläche (engl. GIA) Die Bruttoinnenfläche ist die Nettomietfläche zuzüglich solcher gemeinschaftlicher Flächen wie<br />
Fluchttreppen, Treppenaufgänge, Aufzüge, Eingangshallen, Toiletten, Technikbetriebsräume sowie<br />
tragende Innenwände und Stützpfeiler. Die Bruttoinnenfläche (GIA) wird nach der inneren<br />
Grundfläche (die von den Fassadenmauern umgeben wird) bemessen.<br />
Nettomietfläche (engl. NRA) Die Fläche, auf die der Mietzins berechnet wird. Dies ist die innen gemessene Fläche innerhalb<br />
der Umfassungsmauern auf jedem Stockwerk eines Gebäudes. Nicht eingerechnet werden<br />
gemeinschaftliche Flächen wie Treppen, Aufzüge, Eingangshallen, zentrale Toiletten, zentrale<br />
Technikräume, tragende Innenwände, dauerhafte oder mitbenutzte Flure.<br />
Vollzeitäquivalent (engl. FTE) Die Belegschaftsgröße wird in Vollzeitäquivalenten ermittelt. Nicht angestellte Mitarbeiter, wie etwa<br />
Berater, Auftragnehmer und andere externe oder ausgelagerte Mitarbeiter, werden auf folgende<br />
Weise in Vollzeitäquivalente umgerechnet:<br />
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von >30 Stunden pro Woche - 1,00<br />
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von 20-30 Stunden pro Woche - 0,75<br />
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von 15-20 Stunden pro Woche - 0,50<br />
• Mitarbeiter mit regelmäßigen Arbeitszeiten von
5.3 Denominator definitions and<br />
measuring practice: what are the<br />
most meaningful bases for<br />
assessing cost levels?<br />
To understand and aid decision making,<br />
real estate and facilities managers will<br />
normally find it useful to link <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s (and individual<br />
component categories) to some key<br />
denominators, which will vary according<br />
to sector and real estate use/type as set<br />
out below. Many of the denominator<br />
definitions can be combined together to<br />
create space utilisation, efficiency and<br />
other ratios. Table 5.2 includes a<br />
suggested framework and set of<br />
definitions for useful denominators.<br />
Table 5.2 Denominator definitions (including measuring practice) by sector<br />
Data Statement of definition<br />
Offices and related properties (for example computer centres, call centres etc.)<br />
Gross internal area (GIA) The GIA is the NRA (see below) plus common areas such as escape stairs, stairs and lifts and<br />
lobbies, toilets, plant rooms, as well as internal structural walls and columns. GIA is measured to<br />
the internal surface of the building’s façade.<br />
Net rentable area (NRA) This is the area upon which the rental payment is calculated. This is the area within a building<br />
measured to the internal face of the perimeter walls at each floor level excluding common areas<br />
(stairs, lifts, lobbies, central toilets, central plant rooms, internal structural walls, permanent or<br />
shared corridors).<br />
Full time equivalent (FTE) The number of personnel is calculated in terms of full-time equivalents. Non-payroll staff, such as<br />
staff consultants, contractors, and other outsourced staff, is converted to full-time equivalents on<br />
the following basis:<br />
• Personnel working on a regular basis >30 hours per week – 1.00<br />
• Personnel working on a regular basis 20-30 hours per week – 0.75<br />
• Personnel working on a regular basis 15-20 hours per week – 0.50<br />
• Personnel working on a regular basis
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Tabelle 5.2 (Fortsetzung)<br />
Daten<br />
Ladengeschäfte<br />
Datendefinition<br />
Nettomietfläche (engl. NRA) Wie bei Bürogebäuden oben.<br />
Einzelhandelsverkaufsfläche Die Nettoinnenfläche, die für Ausstellung und Verkauf von Einzelhandelswaren genutzt wird.<br />
Diese Fläche sollte Nebenbereiche und Lagerbereiche nicht beinhalten.<br />
Kunden Gesamtzahl der Kunden, die in einem Jahr Einkäufe tätigen.<br />
Gebäudeöffnungszeit Die Gesamtstundenzahl in einer typischen Geschäftswoche, an denen ein Laden für Besucher<br />
geöffnet ist.<br />
Fabrikgebäude und Lagerhallen<br />
Bruttoinnenfläche Wie bei Bürogebäuden oben.<br />
Raumvolumen Das Produkt aus Bruttoinnenfläche und der freien Raumhöhe (gemessen zwischen tragender<br />
Bodenplatte und der Unterseite des niedrigsten Punktes des Daches oder der tragenden<br />
Deckenplatte)<br />
5.4 Verhältniskennzahlen und<br />
Performancekennzahlen<br />
Einer der wichtigsten Gesichtspunkte des<br />
ITOCC ist die Erfassung der Gesamtheit<br />
aller Nutzungskosten. Wenn diese Daten<br />
einmal zusammengestellt sind, ist es<br />
möglich, Kennzahlen darauf anzuwenden,<br />
die dann den Nutzungsgrad von<br />
Betriebsmitteln und Ressourcen wirklich<br />
widerspiegeln und effektive Kommunikation<br />
mit dem Rest der Organisation<br />
ermöglichen. Schlüsselkennzahlen für<br />
Nutzungskosten (engl. KOCRs, Key<br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> Ratios) können erstellt<br />
werden, indem die Gesamtnutzungskosten<br />
mit Geschäftsdaten wie<br />
Unternehmensertrag,<br />
Gesamtunternehmenskosten, Belegschaft,<br />
Einheiten der Performance etc. verknüpft<br />
werden.<br />
KOCRs können dann zum Aufstellen von<br />
Leistungsvorgaben für einen gegebenen<br />
Zeitraum eingesetzt werden. Die Fähigkeit,<br />
Kosten über Zeitabläufe zu erfassen, ist<br />
deshalb wesentlich.<br />
Der Ausgangspunkt für jede<br />
Performanceanalyse sind jedoch die<br />
wirtschaftlichen Zielsetzungen einer<br />
Organisation. Ausgehend von diesen<br />
Zielsetzungen und dem<br />
Unternehmensleitbild sowie den<br />
Unternehmenswerten können Zielvorgaben<br />
19<br />
aufgestellt werden. Der Fortschritt im<br />
Verhältnis zu diesen Zielvorgaben legt dann<br />
fest, was wir unter „Flächen-Performance“<br />
(engl. „occupier performance“) verstehen.<br />
Abbildung 5.1 verdeutlicht ein Verfahren,<br />
das <strong>IPD</strong> Occupiers einsetzt, um Klienten<br />
beim Aufbau einer Performancekultur zu<br />
unterstützen.<br />
Performance wird auf vielfältige Weise<br />
bewertet werden, entsprechend der Vielzahl<br />
von Zielsetzungen, die der Immobilien- und<br />
Facility Manager hat. Auf einer hohen<br />
Ebene können sich Zielsetzungen somit in<br />
das 1) Erzielen von wirtschaftlichem<br />
Gewinn oder Wert und in das 2) Erbringen<br />
von größtmöglichem Nutzen für die<br />
Gesamtorganisation aufgliedern. Betrachtet<br />
man nur die erste dieser Zielsetzungen, so<br />
können Organisationen durch folgende<br />
Vorgaben größtmöglichen<br />
Unternehmenswert erzielen:<br />
• Minimale Kosten unter gegebenen<br />
geschäftlichen Anforderungen und<br />
Standards.<br />
• Maximale Kapitalrendite.<br />
• Angemessene Risikohöhen.<br />
• Maximaler Ertrag aus den Immobilien.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Abb. 5.1 Leistung erzielen<br />
In Tabelle 5.3 zeigen wir eine mögliche<br />
Zusammenstellung von KOCRs für<br />
Bürogebäude hinsichtlich Kosten-<br />
Leistungsverhältnis und Raumnutzung.<br />
Diese Kennzahlen können sowohl für den<br />
gesamten Immobilienbestand wie auch für<br />
einzelne Gebäude aufgestellt werden, und<br />
hängen von den organisatorischen<br />
Bedürfnissen ab.
Table 5.2 (continued)<br />
Data<br />
Shops<br />
Statement of definition<br />
Net rentable area (NRA) As offices above.<br />
5.4 Ratios and key performance<br />
measures<br />
One of the most important aspects of<br />
ITOCC is to capture the totality of<br />
occupancy costs. Once this data has<br />
been assembled, it is possible to apply<br />
ratios that can then truly reflect the level of<br />
resources used and will allow effective<br />
communication with the rest of the<br />
organisation. Key <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> Ratios<br />
(KOCRs) can be created by linking <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s to business data such<br />
as corporate income, overall costs,<br />
staffing, units of business output etc.<br />
The KOCRs can then be used to create<br />
performance-linked targets over a given<br />
period of time. The ability to track costs<br />
over time is therefore essential.<br />
However, the starting point for any<br />
performance analysis is an organisation’s<br />
set of business objectives. From these<br />
objectives and the corporate mission<br />
statement and values, targets can be set.<br />
It is progress relative to these targets,<br />
which determines what we understand as<br />
“occupier performance”. Figure 5.1<br />
indicates a process that <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
uses to help clients build up a<br />
performance culture.<br />
Performance will be judged in a variety of<br />
different ways according to the multiplicity<br />
of objectives that the real estate and<br />
facilities manager has. Thus, objectives<br />
might be divided at a high level between<br />
1) achieving economic profit or value and<br />
2) delivering the maximum benefit to the<br />
organisation as a whole. Taking just the<br />
first of these sets of objectives,<br />
organisations may want to achieve<br />
maximum stakeholder value through:<br />
• Minimum costs, given corporate needs<br />
and standards.<br />
• Maximum return on assets.<br />
• Appropriate levels of risk.<br />
• Maximum income from the estate.<br />
We set out in Table 5.3 a possible set of<br />
KOCRs linked to offices both in terms of<br />
cost performance and space utilisation.<br />
These ratios can be established for both<br />
the whole estate and for individual<br />
buildings, and will depend on<br />
organisational needs.<br />
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5 Applying the <strong>Code</strong><br />
Retail sales area The net internal area used for display and sale of retail goods. This area should exclude<br />
ancillary and storage areas.<br />
Customers <strong>Total</strong> number of customers making purchases in a year.<br />
Building opening hours The total number of hours in a typical week a shop is open to the public.<br />
Factories and Warehouses<br />
Gross internal area As offices above.<br />
Volume The product of the gross internal area and the clear internal height (the height between the<br />
structural floor surface and the underside of the lowest point of the structural ceiling or roof).<br />
Figure 5.1 Achieving performance<br />
Achieving performance<br />
Current position<br />
Objectives<br />
Targets<br />
Performance measures<br />
Action<br />
19
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Tabelle 5.3 Beispiele für KOCRs für Bürogebäude<br />
Wirtschaftliche Kennzahlen Gesamtnutzungskosten im Verhältnis zu übergeordneten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen<br />
• Gesamtnutzungskosten : EUR Ertrag<br />
• Gesamtnutzungskosten : Gesamtbetriebskosten (Organisation, Geschäftseinheit oder Gebäude)<br />
• Gesamtnutzungskosten pro Einheit (je nach Branche z.B. gefertigte Einheiten, abgewickelte<br />
Versicherungsverträge etc.)<br />
• Gesamtnutzungskosten pro Mitarbeiter<br />
• Veränderung aller dieser Kennzahlen im Zeitverlauf<br />
Kennzahlen für Nutzungskosten Kennzahlen um Nutzungskosten im Verhältnis zu anderen Kennwerten aufzuzeigen<br />
• Gesamtnutzungskosten pro Quadratmeter/pro Arbeitsplatz/pro Gebäudeeinheit<br />
• Einzelne Kategoriekosten pro Quadratmeter/pro Arbeitsplatz/pro Gebäudeeinheit oder als<br />
Prozentsatz vom Gesamten<br />
• Gesamtnutzungskosten von leeren oder untervermieteten Gebäuden geteilt durch die<br />
Gesamtkosten aller Immobilien/Gebäude/Anlagen<br />
• Veränderung aller dieser Kennzahlen im Zeitverlauf<br />
Nutzungskennzahlen Verhältniskennzahlen zur Veranschaulichung der Raumausnutzung<br />
• Gemietete Fläche pro Arbeitskraft/Arbeitsplatz<br />
• Verhältnis von Netto- zu Bruttoinnenfläche<br />
• Verhältnis von besetzten, leeren und untervermieteten Flächen in Prozent der Gesamtfläche<br />
• Durchschnittliche Anwesenheitszeit (Gebäudenutzer geteilt durch Gebäudenutzerstunden)<br />
• Gebäudenutzer pro Jahr<br />
5.5 Programm zur<br />
Informationsentwicklung: Wie<br />
können Organisationen ihre Daten<br />
den Anforderungen entsprechend<br />
ausgestalten?<br />
Informationen erfüllen keinen Selbstzweck<br />
sondern sind für vier grundlegend<br />
wichtige Aufgaben notwendig:<br />
• Sicherstellen von notwendiger<br />
Richtlinienbefolgung und<br />
Unternehmensführung<br />
• Schlüsselentscheidungen schneller und<br />
besser treffen<br />
• Bewerten und Messen von Flächen-<br />
Performance<br />
• Weitervermitteln dieser Performance an<br />
die Interessengruppen der<br />
Organisation<br />
Informationen müssen entwickelt werden,<br />
um diese vier Zwecke erfüllen zu können,<br />
damit Informationen zu<br />
Unternehmenswissen werden. Deshalb<br />
sind beim Abwägen von Neuerwerbungen<br />
Kostenmodelle - und seien sie noch so<br />
einfach - notwendig, damit verschiedene<br />
Optionen verglichen werden können.<br />
20<br />
In anderen Worten, Nutzer müssen<br />
entscheiden, welcher Grad der<br />
Auswertung sinnvoll ist, um danach sicher<br />
zu stellen, dass ausreichend und genaue<br />
Daten zur Verfügung stehen, um die<br />
erforderten Ergebnisse zu bekommen. Wir<br />
gehen davon aus, dass die meisten<br />
Nutzer die verschiedenen<br />
Gesamtnutzungskosten von Gebäuden<br />
gleichen Typs (Bürogebäude, Läden,<br />
Callcenter etc.) miteinander vergleichen<br />
wollen. Je nach unternehmerischer<br />
Priorität wird die Tiefe und Breite der<br />
Aufschlüsselung der Gesamtkosten<br />
variieren.<br />
Es kann für Nutzer unter Umständen<br />
schwierig sein, alle Fakten für die<br />
sofortige Ermittlung von<br />
Gesamtnutzungskosten zu sammeln.<br />
Dann ist es trotzdem erstrebenswert, in<br />
Teilschritten Kosten zu erfassen und damit<br />
auf eine Gesamterfassung hinzuarbeiten.<br />
Solch ein Vorgehen könnte Teil eines<br />
Entwicklungsprogramms sein, das sich<br />
über zwei oder drei Jahre erstreckt.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Abb. 5.2 Auf Gesamtheit hinarbeiten
Table 5.3 Example KOCRs for offices<br />
Business-linked ratios Measures relating <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s to wider key business measures<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s: £ revenue<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s: total operating costs (for an organisation, business unit or building)<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s per unit of business output (according to the business e.g. units manufactured,<br />
insurance policies processed etc)<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s per member of staff<br />
• Change in relation to all these indicators over time<br />
<strong>Occupancy</strong> cost ratios Measures to relate and illustrate occupancy costs<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s per square metre/per workstation/building unit<br />
• Individual category costs per square metre/per workstation/building unit or % share of total<br />
• <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s of vacant or sub-let building divided by the total costs of all real estate/facilities<br />
• Change in relation to all these indicators over time<br />
Utilisation ratios Measures to relate and illustrate space utilisation<br />
• Occupied space per worker/workstation<br />
• Net: gross internal area ratio<br />
• Ratio occupied, vacant and sub-let as % of floor space total<br />
• Average visit time (building users divided by building user hours)<br />
• Building users per year<br />
5.5 Information development<br />
program: how can organisations<br />
get their data up to standard?<br />
Information is needed not for its own<br />
sake, but to carry out four fundamentally<br />
important tasks:<br />
• Ensuring necessary compliance and<br />
governance<br />
• Making key decisions better and<br />
quicker<br />
• Judging and measuring performance<br />
• Communicating that performance to<br />
stakeholders in the organisation<br />
Information needs to be developed to<br />
meet these four purposes so that<br />
information can turn to corporate<br />
knowledge. Thus, when examining how to<br />
decide on new acquisitions, cost models<br />
of even the most straightforward kind are<br />
required to compare different options.<br />
In other words, occupiers need to decide<br />
what level of reporting provides value to<br />
them and then ensure that sufficient and<br />
accurate data is available to support the<br />
outputs required. We expect that most<br />
occupiers would wish to compare the<br />
different <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s of all<br />
buildings of a similar type (offices, shops,<br />
call centres etc). The extent to which<br />
occupiers will want to break down total<br />
costs will depend on organisational<br />
priorities.<br />
Occupiers may find it difficult to collect all<br />
the facts together to identify <strong>Total</strong><br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s immediately. In these<br />
circumstances, it is still highly desirable to<br />
collect component costs working up to<br />
the total. Such progress towards “totality”<br />
might therefore be part of an information<br />
development programme, perhaps over a<br />
two or three year period.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
5 Applying the <strong>Code</strong><br />
Figure 5.2 Building up towards totality<br />
Information development programme<br />
TOCC<br />
categories<br />
<strong>Total</strong><br />
costs<br />
Full<br />
TOCC<br />
Increasing definition and usefulness<br />
20
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Die Fähigkeit, die Informationen<br />
auszuwählen, die für die Organisation<br />
nützlich sind, wird in Abbildung 5.3<br />
deutlich. Hier wird den bekannten SMART<br />
Zielsetzungen das Konzept der SMART<br />
Information gegenüber gestellt. Die Fragen<br />
sind:<br />
• Sind die Informationen für den Zweck<br />
ausreichend genau?<br />
• Sind die Informationen überhaupt<br />
relevant? Falls nicht, werden diese auch<br />
nicht erhoben.<br />
Raumkostenerfassung<br />
21<br />
Schritt 1<br />
Man entscheidet über die benötigten<br />
Performancekennzahlen (engl. KPR) und<br />
weist ihnen Prioritäten zu. Wenn die<br />
Datenqualität schlecht ist, sollte man auf<br />
andere Performancekennzahlen<br />
zurückgreifen, die mit weniger Daten<br />
erfassbar sind und mit denen solange<br />
Performance gemessen wird, bis die<br />
gewünschten Kennzahlen verfügbar sind.<br />
• Sind die Informationen umgehend und<br />
kostengünstig und für diejenigen<br />
verfügbar, die sie benötigen?<br />
• Sind die Informationen zuverlässig<br />
genug, um Entscheidungen treffen und<br />
Leistung bewerten zu können?<br />
• Sind die Informationen aktuell und in<br />
zeitnaher Abfolge verfügbar?<br />
Die Verfahren zur Informationsentwicklung<br />
werden je nach Organisation variieren. Ein<br />
allgemeiner Ansatz ist unten dargestellt:<br />
Schritt 2<br />
Man legt die Datenelemente fest, die zur<br />
Bewertung der Kennzahlen notwendig sind.<br />
Schritt 3<br />
Man führt eine Revision der Datenelemente<br />
auf folgende Qualitäten hin durch.<br />
• Genauigkeit und Aktualität<br />
• Verfügbarkeit und Vollständigkeit<br />
• Zugriffsmöglichkeit: Befinden sich die<br />
Daten auf einem integrierten<br />
5.6 Was ist Raumkostenerfassung?<br />
Das Wesentliche bei der Raumkostenerfassung<br />
ist die gerechte Zuweisung von<br />
Kosten auf Grundlage der Raumnutzung.<br />
Einer der Hauptvorteile ist dabei, dass die<br />
raumnutzende Betriebseinheit ihre<br />
Anforderungen an Raum, Service und<br />
Standort überdenken muss. Diese<br />
Abschätzung der Erschwinglichkeit führt<br />
typischerweise dazu, dass interne<br />
Abwicklungsbereiche von den teuersten<br />
Standorten wegverlegt und Anstöße zu<br />
Effizienzinitiativen gegeben werden.<br />
Bevor wir die Hauptansätze für die<br />
Raumkostenerfassung darstellen, möchten<br />
wir darauf hinweisen, dass es wesentlich<br />
davon abhängt, dass man genaue und<br />
transparente Nutzungskosten und<br />
Raumnutzungsdaten zur Verfügung hat,<br />
wenn man eine stimmige Raumkostenerfassung<br />
betreiben will. Deshalb empfehlen<br />
wir eine jährliche Informationsrevision vor<br />
der Erfassung und Prognose.<br />
Ansätze für die Raumkostenerfassung<br />
können von den einfachsten (auf<br />
Grundlage des für jede Geschäftseinheit<br />
zugewiesenen Raumes) bis hin zu<br />
komplexeren (auf Grundlage der<br />
tatsächlichen Nutzung von verschiedenen<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Abb. 5.3 SMART Information<br />
Computersystem, auf einem<br />
Einzelrechner, in strukturierter oder<br />
unstrukturierter Papierform.<br />
Schritt 4<br />
Man stellt einen Zeitplan zur Verbesserung<br />
der Datenqualität auf und konzentriert sich<br />
besonders auf schnelle Zugewinne, dort<br />
wo eine geringe Verbesserung der<br />
Datenqualität für beträchtliche<br />
Verbesserungen in der<br />
Performancemessung sorgt.<br />
Gebäudebereichen) reichen. Die beiden<br />
Extreme sind unten beschrieben:<br />
• Raumumlage - die Gesamten<br />
Nutzungskosten werden durch die<br />
gesamte gemietete Nutzfläche des<br />
Immobilienbestandes oder des<br />
Gebäudes geteilt. Die Raumkosten für<br />
jede Betriebseinheit errechnen sich<br />
durch Multiplikation dieses<br />
Einheitswertes mit der Raumfläche, die<br />
von der Betriebseinheit besetzt wird.<br />
• Nutzungsumlage - Raum wird, je nach<br />
dem wer diesen bucht oder nutzt,<br />
entsprechend belastet, ähnlich wie bei<br />
betriebsfertig ausgestatten Mietbüros<br />
oder Hotels.<br />
Die Anwendung der<br />
Nutzungsumlagemethode wird<br />
zwangsläufig einen beträchtlichen<br />
Mittelaufwand nach sich ziehen. Sie wird<br />
jedoch in der Regel die effektivste<br />
Raumnutzung ermöglichen. Außerdem lässt<br />
sich besser nachvollziehen, wie und wann<br />
Raum genutzt wird. In der Praxis wird es so<br />
sein, dass dem Ausgleich zwischen<br />
Genauigkeit und Anwendbarkeit dadurch<br />
Rechnung getragen wird, dass man einen<br />
gemischten Ansatz bei der Ermittlung der<br />
Raumkosten für einen Nutzer verwendet.
The ability to be able to select information<br />
that is useful to the organisation can be<br />
summed up by Figure 5.3. Here the wellknown<br />
SMART objectives can be balanced<br />
by the concept of SMART information. The<br />
questions are:<br />
• Is information sufficiently detailed for the<br />
purpose?<br />
• Does the information you collect matter?<br />
If not, don’t collect it.<br />
• Is the information you need available<br />
promptly and cheaply and to those who<br />
need to see it?<br />
Step 1<br />
Decide on the required Key Performance<br />
Ratios and prioritise them. If the data quality<br />
is poor, then it is worth choosing ‘backup’<br />
KPRs, which may be measurable with less<br />
data and can provide performance<br />
measurement while the data for the desired<br />
KPRs is built up.<br />
Step 2<br />
Determine the data items needed to<br />
evaluate the ratios<br />
Space charging<br />
• Is the information reliable enough to<br />
make decisions and to judge<br />
performance?<br />
• Is the information timely, both in terms of<br />
it being up-to-date and in terms of a<br />
time series?<br />
The processes needed to develop<br />
information will vary between<br />
organisations. A generic approach is<br />
shown below:<br />
Step 3<br />
Carry out an audit on the data items to<br />
reflect:<br />
• Accuracy (including how up to date the<br />
information is).<br />
• Availability (i.e. completeness).<br />
• Accessibility of the required data - i.e. is it<br />
on an integrated computer system, a<br />
stand-alone system, a structured manual<br />
system or an unstructured manual<br />
system.<br />
5.6 What is space charging?<br />
The essence of space charging is the fair<br />
allocation of costs based on the utilisation<br />
of space. One of the main benefits is that it<br />
forces the occupying business unit to<br />
consider its requirements for space, service<br />
and location. This appraisal of ‘affordability’<br />
will typically drive back-office functions out<br />
of the most expensive locations and<br />
provide impetus to space efficiency<br />
initiatives.<br />
Before beginning to outline the main<br />
approaches to space charging, we should<br />
point out that it will be essential to have<br />
accurate and transparent occupancy cost,<br />
space and utilisation data to operate a<br />
coherent space charging system. Therefore<br />
we would recommend that an annual audit<br />
of information is carried out each year prior<br />
to charging and forecasting.<br />
Approaches to space charging can range<br />
from the most simple, based on the<br />
amount of space allocated to each<br />
business unit, to the more complex, based<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
5 Applying the <strong>Code</strong><br />
Figure 5.3 SMART information<br />
Step 4<br />
Combining SMART objectives<br />
Specific?<br />
Measurable?<br />
Achievable?<br />
Realistic?<br />
Time-constrained?<br />
with SMART information<br />
Sufficient?<br />
Matter?<br />
Available?<br />
Reliable?<br />
Timely?<br />
Formulate a plan to improve the data<br />
quality over time, concentrating especially<br />
on identifying ‘quick wins’ where a small<br />
improvement in data availability can<br />
provide significant improvements in<br />
performance measurement.<br />
upon actual utilisation of different areas of<br />
each building. The two extremes are<br />
described below:<br />
• Allocation – total occupancy costs for<br />
property are divided by the total amount<br />
of rentable area in the estate or building,<br />
with the charge for each business unit<br />
being calculated on the per unit space<br />
charge multiplied by the space occupied.<br />
• Utilisation – each space is charged<br />
according to who books or uses it,<br />
similar in charging terms to a serviced<br />
office or hotel<br />
The utilisation approach will inevitably need<br />
a substantial amount of resource to support<br />
effective operation. However, it will typically<br />
allow the most effective use of space, as<br />
well as a greater understanding of how and<br />
when space is used. In reality, the balance<br />
between accuracy and practicality will<br />
probably mean that a mixture of these<br />
approaches is employed to formulate the<br />
space charge for an occupier.<br />
21
5 Anwendung des <strong>Code</strong>s<br />
Wir arbeiten in unserer Beispielmethodik<br />
alle Kosten von Daten auf Gebäudeebene<br />
auf Grundlage der Nettonutzfläche von<br />
jedem Gebäude auf. Wir trennen Raum in<br />
drei Hauptkategorien. Alle Raumdefinitionen<br />
beziehen sich auf den <strong>IPD</strong> Occupiers<br />
<strong>International</strong> Space <strong>Code</strong> (wird<br />
voraussichtlich 2007 veröffentlicht werden).<br />
Diese Kategorisierungen sind nicht in Stein<br />
gemeißelt. Es gilt die allgemeine<br />
Faustregel, dass im Falle von<br />
beträchtlichen Abweichungen bei der<br />
Tabelle 5.4 Definieren von Raumzuteilungen<br />
22<br />
Arbeitsraum Nebenraum<br />
Nutzung von Dienstleistungen zwischen<br />
Abteilungen ein Verfügungsansatz<br />
angewendet werden sollte. Anderenfalls<br />
sollten Kosten als gemeinsam betrachtet<br />
und deshalb entsprechend der<br />
Raumzuteilung belastet werden.<br />
Üblicherweise berechnet man für Raum<br />
und Dienste auf Verfügungsbasis am<br />
besten einen festen Einheitenbetrag (zum<br />
Beispiel 100 pro flexiblem Arbeitsplatz<br />
pro Tag (engl. „hot-desk“). Der<br />
Einheitenbetrag sollte die<br />
Zugeteilt Bürozellen Dezentraler Nebenraum<br />
Zugewiesene offene Arbeitsgruppennebenraum (z.B.<br />
Bereiche Besprechungsraum)<br />
Zugewiesener Betriebsraum<br />
Gemeinsam Gemeinsame Cateringeinrichtungen<br />
Schreibtischarbeitsräume Allgemeiner technischer Raum<br />
(z.B. IT / Kommunikation)<br />
Allgemeiner Betriebsraum (z.B. Empfang)<br />
Zur Verfügung Buchbare Besprechungsräume<br />
Schreibtischarbeitsräume<br />
Projekträume Konferenzeinrichtungen<br />
Die Nutzungskosten für ein Gebäude errechnen sich deshalb auf zwei Arten:<br />
Tabelle 5.5 Mögliche Grundlage für die Raumkostenberechnung<br />
Raumkosten Dienstkosten<br />
Gemeinsam A Mietzins D1 Telefon<br />
B Umbau und Ausstattung D2 Catering und Automatenverkauf<br />
C Betrieb D3 Empfang<br />
E Management D5 Internes Holen und Bringen (Poststelle)<br />
Außerordentliches (zum D6 Kopieren / Fernkopierer<br />
Beispiel leer stehender D7 Betriebskontinuität<br />
Raum) D8 Verkehrsleistungen<br />
Verfügung C7 Interne Umzüge D2 Catering/Bewirtung<br />
A5 Parkplätze D4 Externe Botendienste<br />
A6 Gelegenheitsraum D6a) Kopieren/Drucken<br />
A7 Nebeneinrichtungen<br />
C15 Strom/Energie<br />
D9 Archivierung<br />
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Gesamtnutzungskosten des Raumes, und<br />
zudem die direkten Kosten der<br />
Bereitstellung und die<br />
Managementgemeinkosten<br />
berücksichtigen.<br />
Belegter Raum errechnet sich<br />
normalerweise als der belegte Anteil der<br />
zugewiesenen Nettonutzfläche. Dies muss<br />
möglicherweise entsprechend der<br />
Belegungszeit angepasst werden, falls<br />
diese nicht ein ganzes Jahr beträgt.<br />
Zugewiesene Nettonutzfläche<br />
verfügungsabhängige<br />
( x gesamte gemeinsame Mietkosten +<br />
gesamte zugewiesene Nutzfläche ) Kostenzuweisung<br />
5.7 Belegungsveränderungen<br />
während eines Jahres<br />
Wenn es Veränderungen in der<br />
Raumbelegung während eines Jahres<br />
gibt, sollten Kosten nach Monaten anteilig<br />
zugewiesen werden (d.h. einer Belegung<br />
von Januar bis Juni werden 50% der<br />
Jahreskosten des Raumes zugeteilt). Die<br />
verbleibenden Kosten werden entweder<br />
der einziehenden Geschäftseinheit<br />
zugewiesen oder als leer stehender<br />
Raum behandelt (siehe unten).<br />
5.8 Kosten von leer stehendem Raum<br />
Geschäftseinheiten sollten darin bestärkt<br />
werden, freien oder leeren Raum<br />
anzuzeigen, um effizientere Raumnutzung<br />
zu fördern. Das Verfahren und die<br />
Bedingungen der Raumrückführung an<br />
das Immobilienteam werden einzurichten<br />
sein. Wir schlagen eine geeignete Frist<br />
(zum Beispiel 3 Monate) vor, nach der der<br />
Raum an das Immobilienteam<br />
zurückgeht. Die Kosten für freien oder<br />
leeren Raum werden als außerordentliche<br />
Kosten auf alle zugewiesenen<br />
Nutzflächen umgelegt.<br />
5.9 Zentrale Kosten<br />
Zentrale Betriebs- und<br />
Managementkosten sollten auf alle<br />
zugeteilten Nutzflächen umgelegt werden.
In our example methodology we work all<br />
charges up from building level data, based<br />
on the net usable space of each building<br />
and split space into three main categories.<br />
All space definitions relate to the <strong>IPD</strong><br />
Occupiers <strong>International</strong> Space <strong>Code</strong> (to be<br />
published in 2007).<br />
These categorisations are not set in stone.<br />
A general rule of thumb should be that if<br />
Table 5.4 Defining allocation of space<br />
Workspace Support Space<br />
the utilisation of particular services varies<br />
substantially between departments, then a<br />
use-based approach should be applied.<br />
Otherwise, costs should be seen as<br />
common and therefore charged according<br />
to space allocation.<br />
Charging for use-based space and<br />
services is typically best done as a fixed<br />
per unit charge (for example £100 per hot-<br />
Allocated Cellular offices Local support<br />
Allocate open-plan areas Team support space (for example<br />
meeting rooms)<br />
Allocated resource space<br />
Common Shared/common desk Catering facilities<br />
spaces Common technical space(for example<br />
IT/Comms rooms)<br />
Common resource space (for example<br />
reception)<br />
Use-based Bookable desk spaces Meeting rooms<br />
Project rooms/space Conference facilities<br />
The occupancy costs for a building will therefore be calculated in two ways:<br />
Table 5.5 Possible basis of space charging<br />
Space costs Service costs<br />
Shared A Occupation D1 Telephones<br />
B Adaptation & equipment D2 Catering & vending<br />
C Operation D3 Reception<br />
E Management D5 Internal distribution (post room)<br />
Contingency (for example D6 Reprographics (satellite copiers)<br />
vacant space) D7 Business continuity<br />
D8 Transport<br />
Use-based C7 Internal moves D2 Catering (hospitality)<br />
A5 Car parking D4 External distribution<br />
A6 Occasional space D6a) Reprographics (print room)<br />
A7 Associated facilities<br />
C15 Energy<br />
D9 Archiving<br />
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5 Applying the <strong>Code</strong><br />
desk per day). The “per unit” rate should<br />
take into consideration the total occupancy<br />
costs of the space, plus the direct costs of<br />
provision and the management overhead.<br />
Space occupied is normally calculated as<br />
the proportion of allocated net usable<br />
space occupied. This may have to be<br />
adjusted to reflect time in occupation if this<br />
is not a full year.<br />
Allocated net usable area<br />
( x <strong>Total</strong> shared occupancy costs + Use based charges<br />
<strong>Total</strong> allocated net useable area<br />
)<br />
5.7 Changes in occupation during a<br />
year<br />
Where there are changes in occupancy of<br />
space during a year costs should be<br />
allocated pro-rata, based on the number<br />
of months in the year for which that<br />
space has been occupied (i.e. Jan-June<br />
occupation will equate to 50% of the<br />
costs of the space during the year). The<br />
remaining costs will either be allocated to<br />
the business unit moving into the space,<br />
or will have to be treated as vacant space<br />
(see below).<br />
5.8 <strong>Cost</strong>s of vacant space<br />
The identification of vacant space by<br />
business units should be encouraged to<br />
promote the efficient use of space. The<br />
mechanism and terms on which space is<br />
handed back to the property team will<br />
need to be established. We suggest that<br />
a suitable notice period should be<br />
applied (for example 3 months), after<br />
which the space reverts back to the<br />
property team. The costs of vacant space<br />
will then be put into a contingency which<br />
is shared across all allocated usable<br />
space.<br />
5.9 Central costs<br />
The central costs of running and<br />
managing the estate should be shared<br />
across all allocated usable space.<br />
22
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in die Praxis<br />
Eine Reihe von<br />
Praxisbeispielen<br />
6.1 Standard Chartered Bank<br />
Zusammenhang<br />
Standard Chartered PLC wird an der<br />
Londoner und der Hong Konger Börse<br />
geführt und wird beständig in den Top 25<br />
unter den FTSE-100 Unternehmen<br />
eingestuft. Standard Chartered ist in vielen<br />
der weltweit am schnellsten wachsenden<br />
Märkte aktiv und unterhält ein weltweites<br />
Netz von über 1.400 Standorten in über 50<br />
Ländern. Als eine der weltweit am<br />
internationalsten ausgerichteten Banken<br />
beschäftigt Standard Chartered weltweit<br />
60.000 Mitarbeiter.<br />
Die räumlichen Anforderungen des<br />
Wachstums bedeuten, dass<br />
Immobilienfragen in den vergangenen<br />
Jahren auf die unternehmerischen<br />
Tagesordnungen gerückt sind. Der Bedarf<br />
an strategischem und professionellem<br />
Management der Unternehmensimmobilien<br />
ist größer als jemals zuvor.<br />
Als Teil der strategischen Entwicklung des<br />
konzerneigenen Immobilienfunktionsbereiches<br />
wurde 2005 entschieden, den<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> als Kostenerfassungs- und<br />
Rechnungslegungsstandard zu<br />
übernehmen. 18 Monate später waren mit<br />
Hilfe des <strong>IPD</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ein weltweiter<br />
Betriebskostenplan und ein jährliches<br />
Nutzungsbudget von insgesamt 700 Mil.<br />
USD entwickelt.<br />
Bei diesem Aufwendungsniveau ist es<br />
wesentlich, dass das Immobilienmanagement<br />
Kosten fest im Griff hat. Um<br />
diese Herausforderung zu meistern, dehnte<br />
Standard Chartered die Anwendung des<br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> auf den gesamten weltweiten<br />
Immobilienbestand aus.<br />
Warum wurde der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
angewendet?<br />
Standard Chartered entschied sich für die<br />
Anwendung des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> aus vier<br />
Hauptgründen:<br />
23<br />
Nachfolgend stellen wir eine Reihe von<br />
Fallstudien vor, um zu verdeutlichen, wie<br />
der <strong>Code</strong> in die Praxis umgesetzt werden<br />
kann und zu welchen eindrucksvollen<br />
Ergebnissen das führen kann:<br />
• Die leichte Einführung. Der <strong>Code</strong><br />
konnte ohne neue Software schnell und<br />
einfach an den bestehenden<br />
Hauptbuch- und Kreditorenkonten<br />
ausgerichtet werden. Die<br />
Einführungskosten waren deshalb relativ<br />
gering.<br />
• Die leichte Anwendung. Klare und<br />
schlüssige Definitionen erlauben<br />
aussagekräftige und stabile Analysen.<br />
Die Detailtiefe sorgt für Sichtbarkeit von<br />
Kosten und ermöglicht ein<br />
reichhaltigeres Abschöpfen von<br />
Informationen über den weltweiten<br />
Immobilienbestand.<br />
• Der Branchenstandard. Als eine in der<br />
Immobilienbranche bewährte Methodik<br />
für die Erfassung von Nutzungskosten<br />
war der <strong>Code</strong> strategisch betrachtet ein<br />
wichtiger Qualitätssicherungsfaktor.<br />
• Benchmarking. Standard Chartered<br />
möchte in der Lage sein, die relative<br />
Effizienz ihres Immobilienbestandes<br />
dauerhaft zu vergleichen und Leistung<br />
gegen den Maßstab anderer Branchen<br />
und Wettbewerber zu bewerten.<br />
Schlüsselergebnisse<br />
Seit Einführung des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ist<br />
Standard Chartered zum ersten Mal in der<br />
Lage, Informationen zu Bürokosten weltweit<br />
zu vergleichen und kann dadurch<br />
strategische Möglichkeiten hervorheben,<br />
um Leistungen zu optimieren. Zum<br />
Beispiel:<br />
• Kostenmanagement - mit einem<br />
klareren Bild von den kostenintensiven<br />
Bereichen kann man strategische und<br />
taktische Entscheidungen darüber<br />
treffen, wie diese Kosten am besten zu<br />
handhaben sind. Das Gleiche gilt für<br />
Niedrigkostenbereiche wie Wartung, die<br />
bisher nicht ans Licht gekommen sind.<br />
• Risikomanagement - mit Hilfe von<br />
verbesserten<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
• Standard Chartered Bank<br />
• Bradford & Bingley<br />
• Ein Praxisbeispiel zur Nutzung des<br />
ITOCC<br />
• Betriebsfertig ausgestatte Büros<br />
• Immobilienauslagerung<br />
Risikomanagementverfahren können<br />
Betriebsmittel nach Prioritäten eingestuft<br />
und die finanziellen Auswirkungen<br />
erfasst werden.<br />
• Umweltbelange - Auf der<br />
unternehmerischen Tagesordnung steht<br />
zunehmend, sich ein Bild von den<br />
Umweltauswirkungen des<br />
Geschäftsbetriebes zu verschaffen.<br />
Dann können fundierte Entscheidungen<br />
darüber gefällt werden, wie man<br />
Auswirkungen auf die Umwelt<br />
bestmöglich verringert. Eine Reihe<br />
wirtschaftlicher Vorstöße waren zum<br />
Nutzen der Umwelt und hatten<br />
finanzielle Vorteile.<br />
Herausforderungen<br />
Die ausgedehnte Anwendung des <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> war für das Immobilienmanagement<br />
ein großer Erfolg und man arbeitet daran,<br />
das Verfahren weiter in diesen<br />
Funktionsbereich einzubetten.<br />
Weiterbildung wird als Schlüsselfaktor für<br />
den langfristigen Erfolg der Anwendung<br />
des <strong>Code</strong>s angesehen. Es ist deshalb für<br />
das Immobilienmanagement eine ständige<br />
Herausforderung innerhalb des<br />
Funktionsbereichs - von neuen Mitarbeitern<br />
bis hin zu Bereichsleitern - den Zweck des<br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>-Verfahrens zu vermitteln. Es gilt<br />
klar zu machen, dass der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> eine<br />
größere Detailtiefe für die weltweite<br />
Bewirtschaftung des Immobilienbestandes<br />
zur Verfügung stellt und dass er sicherstellt,<br />
dass Entscheidungen mit Auswirkungen<br />
auf das Kostenmanagement, auf die<br />
Portfolioeffizienz und auf neue Investitionen<br />
besser getroffen werden können.<br />
Es war beispielsweise wichtig zu vermitteln,<br />
wie die Ergebnisse der Anwendung des<br />
<strong>Code</strong>s dazu genutzt werden können,<br />
strategische Entscheidungen zu<br />
beeinflussen und Möglichkeiten für<br />
weltweite Kosteneinsparungen<br />
aufzuzeigen.
A series of worked<br />
examples<br />
6.1 Standard Chartered Bank<br />
Context<br />
Standard Chartered PLC is listed on both<br />
the London Stock Exchange and the Hong<br />
Kong Stock Exchange and is consistently<br />
ranked in the top 25 among FTSE-100<br />
companies. Standard Chartered operates<br />
in many of the world’s fastest-growing<br />
markets with an extensive global network of<br />
over 1,400 locations in over 50 countries.<br />
As one of the world’s most international<br />
banks, Standard Chartered employs<br />
60,000 people worldwide.<br />
The need to accommodate the Bank’s<br />
growth means that property issues have<br />
moved up the corporate agenda in recent<br />
years and the need to manage the<br />
company’s estate in a more strategic and<br />
professional manner is greater than ever<br />
before.<br />
In 2005, as part of the strategic<br />
development of the Group’s Real Estate<br />
function, they decided to adopt the <strong>IPD</strong><br />
Occupiers <strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> as their standard for measuring<br />
and reporting expenditure relating to<br />
property. 18 months later, it has developed<br />
a global financial operating plan based on<br />
<strong>IPD</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> and an annual worldwide<br />
global occupancy budget totalling some<br />
US$700m.<br />
With this level of expenditure it is essential<br />
that the property team keeps a firm grasp<br />
on costs and to help meet this challenge<br />
Standard Chartered rolled out the <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> across the entire global estate.<br />
Why the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>?<br />
Standard Chartered chose to use the <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> for four main reasons:<br />
6 Putting the code to work<br />
Below we set out a series of case study<br />
examples to illustrate how the <strong>Code</strong> can<br />
be used in practice and the dramatic<br />
results it can deliver:<br />
• Ease of Implementation. It could be<br />
quickly and simply aligned to the<br />
existing general ledger and accounts<br />
payable systems with no requirement for<br />
new software. <strong>Cost</strong> of implementation<br />
was therefore relatively low.<br />
• Ease of Use. Clear and consistent<br />
definitions allow powerful and robust<br />
analysis, whilst the level of detail<br />
provides visibility of cost spend and<br />
enables the property team to drill down<br />
into a far richer source of information<br />
about the global estate.<br />
• The Industry Standard. Recognised as<br />
the property industry’s ‘best practice’<br />
methodology for measuring occupancy<br />
costs was an important quality control<br />
factor, especially from a strategic point<br />
of view.<br />
• Benchmarking. Ability to compare on a<br />
consistent basis the relative efficiency of<br />
its portfolio and further down the line,<br />
the ability for Standard Chartered to<br />
benchmark performance against other<br />
industries and competitors would be<br />
desirable.<br />
Key findings<br />
Implementing the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> means that<br />
for the first time Standard Chartered has<br />
been able compare office cost information<br />
across the global portfolio, thus<br />
highlighting a range of strategic and<br />
tactical opportunities for managers to<br />
optimise performance. For example:<br />
• <strong>Cost</strong> Management – with a clearer<br />
picture of the high-spend areas<br />
managers are able to make tactical and<br />
strategic decisions about how best to<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
• Standard Chartered Bank<br />
• Bradford & Bingley<br />
• A worked example for using ITOCC<br />
• Serviced offices<br />
• Property outsourcing<br />
manage these costs. The same is true<br />
for under-spends such as maintenance,<br />
which previously may not have come to<br />
light.<br />
• Risk management – with improved risk<br />
management processes resources can<br />
be prioritised and the financial impact<br />
can be measured.<br />
• Environmental issues. Increasingly on<br />
the corporate agenda, the ability to build<br />
a clear picture of the organisation’s<br />
impact on the environment means that<br />
informed decisions can then be taken<br />
on how to best reduce environmental<br />
impacts. A number of commercial<br />
initiatives have resulted in both<br />
environmental and financial benefits.<br />
Challenges<br />
Rolling out the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> has been a<br />
major success for the property team and<br />
they are keen to continue to embed the<br />
approach within the culture of the function.<br />
As such, education is seen as a key factor<br />
in the long-term success of the <strong>Code</strong>. For<br />
the property team an ongoing challenge is<br />
therefore to communicate throughout the<br />
function – from new recruits to senior<br />
managers – the purpose of the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
methodology, how it provides a greater<br />
level of detail to manage the portfolio on a<br />
global basis, and ensure decisions around<br />
cost management, portfolio efficiencies<br />
and new investments are enhanced.<br />
For example, it was important to<br />
communicate how the output of the <strong>Code</strong><br />
could be used to influence strategic and<br />
tactical decision-making and to generate<br />
opportunities for global cost savings.<br />
23
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in die Praxis<br />
Gleichzeitig war es für die Finanzabteilung -<br />
die als Folge der Einführung des <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong>s detaillierte<br />
Hauptbuchkontoinformationen aufstellen<br />
musste - wichtig, Erklärungen und<br />
Hintergrundinformationen zu der<br />
Umstellung zu bekommen.<br />
Weitere Schritte<br />
Der Immobilienbereich bei Standard<br />
Chartered verändert und entwickelt sich<br />
nach wie vor weiter, wobei der weltweite<br />
Einsatz des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> vergleichsweise<br />
neu ist. Er ist nun flächendeckend<br />
eingeführt und es wurde ein Betriebsplan<br />
aufgestellt. Die nächste Stufe ist die<br />
Verwaltung des Budgets auf einer globalen<br />
Basis und der Aufbau weiterer<br />
Hilfsstrukturen, damit der <strong>Code</strong> auch als<br />
Teil des Leistungsmanagements genutzt<br />
werden kann.<br />
Einige interessante Ergebnisse sind bereits<br />
erzeugt worden, aber der wahre Erfolgstest<br />
der neuen Verfahrensweise wird sein, ob<br />
sie längerfristige Veränderungen in der<br />
Firmenkultur hervorruft. Besonders<br />
ausschlaggebend wird sein, ob sich<br />
Einstellung und das<br />
Entscheidungsverhalten verändern werden.<br />
24<br />
6.2 Bradford & Bingley<br />
Der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> wurde vom britischen<br />
Finanzdienstleister Bradford & Bingley zum<br />
ersten Mal 1996/97 nach einer umfassenden,<br />
firmenweiten Kostenrevision eingesetzt. Bei<br />
einem gesteigerten Augenmerk auf Kosten<br />
musste die Immobilienabteilung sich auf<br />
den Stand bringen und ermitteln, ob sie die<br />
richtigen Preise für Produkte und<br />
Dienstleistungen bezahlten.<br />
Vor der Revision wurde Flächen-<br />
Performance mit Hilfe von<br />
Hauptbuchschlüsseln für die verschiedenen<br />
Kostenaspekte untersucht. Obwohl man<br />
dadurch zwar grundlegende<br />
Immobiliendaten sammelte und analysierte,<br />
war es nicht möglich, vollständig zu<br />
untersuchen, wie gut einzelne Immobilien<br />
innerhalb des Unternehmensbestandes<br />
abschnitten, oder wie der Bestand<br />
gegenüber denen von anderen<br />
Wettbewerbern abschnitt.<br />
Indem er Bradford & Bingley erlaubte, auf<br />
dieser Ebene zu analysieren, sorgte der<br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> für eine starke Lösung und<br />
wurde in der ganzen Organisation<br />
eingeführt. Der Funktionsbereich<br />
„Konzernimmobilien“ war ab 2001 mit<br />
eigener Gewinn-Verlust-Rechnung<br />
eingerichtet. Sämtliche Aufwendungen für<br />
Immobilien und Gebäudebetrieb wurden in<br />
Übereinstimmung mit der <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
Methodik erfasst, analysiert und verglichen.<br />
Das Unternehmen hatte nun viel größere<br />
Kontrolle über seine Aufwendungen und<br />
erzielte gute Ergebnisse.<br />
Die Analyseergebnisse variieren tendenziell<br />
von Jahr zu Jahr, und deshalb konzentriert<br />
sich die Abteilung auf die Zahlen, die sich<br />
am deutlichsten von der Branchennorm<br />
abheben. Mit diesen Informationen<br />
bewaffnet sind Manager dann in der Lage,<br />
die Ursachen für die Abweichungen zu<br />
ergründen und zu entscheiden, ob und<br />
welche Konsequenzen daraus gezogen<br />
werden sollen. Konkrete Beispiele sind:<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
• Büroumzüge. Die Kosten dafür wurden<br />
als nicht normgerecht befunden und<br />
betriebliche Veränderungen<br />
vorgenommen; das Unternehmen<br />
hinterfragt außerdem nun verstärkt die<br />
Notwendigkeit von Büroverlegungen.<br />
• Reinigungskosten. Erhöhte Kosten für<br />
einzelne Gebäude sind vormals gerne<br />
einmal durchgegangen. Nun können<br />
solche Probleme vergleichsweise leicht<br />
angegangen werden.<br />
• Wartung und Energiekosten. Niedrige<br />
Wartungskosten führten zu der<br />
Entscheidung, die Aufwendungen dafür<br />
zu erhöhen, um nicht Auswirkungen auf<br />
die Dienstleistungsqualität zu riskieren.<br />
Andererseits befand man die niedrigen<br />
Energiekosten des Unternehmens<br />
schlicht als Beweis eines hohen<br />
Energieeffizienzniveaus im<br />
Unternehmen.<br />
Eine wesentliche Herausforderung bei der<br />
Einführung des <strong>Code</strong>s war die<br />
Notwendigkeit, seine Vorteile der<br />
Unternehmensführung erfolgreich zu<br />
„verkaufen“. Zu zeigen, dass man Kosten<br />
effektiver kontrollieren und<br />
Dienstleistungsqualität besser pflegen<br />
kann, indem man dieses Verfahren einsetzt,<br />
als zum Beispiel bei der Beauftragung einer<br />
externen Managementfirma.<br />
Heute ist die Fachterminologie des <strong>Code</strong>s<br />
fest beim Immobilienmanagement von<br />
Bradford & Bingley eingebettet. Auch das<br />
zuständige Team der Finanzabteilung<br />
spricht bereits die Sprache des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s<br />
und meldet monatlich Leistungsstände an<br />
die Immobilienabteilung zurück. Solche<br />
Informationen zirkulieren frei in der<br />
Organisation und helfen dabei,<br />
Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.<br />
Die mit Hilfe des <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong>s gewonnen<br />
Erkenntnisse werden ganz entscheidend<br />
vom Team des Immobilienmanagements<br />
auch in den Geschäftsplanungsprozess<br />
und den Geschäftsplan des nächsten<br />
Jahres mit eingebaut.
Whilst for the finance team – who were<br />
required to set up the detailed general<br />
ledger account information as a result of<br />
the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> – it was important to<br />
provide some contextual explanation for<br />
the change.<br />
Next steps<br />
The property function at Standard<br />
Chartered is still evolving and the global<br />
use of the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is relatively new. It<br />
has now been rolled out and an<br />
operational plan has been established. The<br />
next stage is to manage the budget on a<br />
global basis and build further supporting<br />
infrastructure to start using the <strong>Code</strong> as<br />
part of the performance management<br />
process.<br />
Some interesting findings have already<br />
been produced, but the real test of<br />
success for Standard Chartered is for the<br />
new approach to generate longer-term<br />
cultural changes – crucially, to behaviours<br />
and approach to decision-making.<br />
6 Putting the code to work<br />
6.2 Bradford & Bingley<br />
The <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> was first used by UK<br />
financial services group Bradford & Bingley<br />
in 1996/97 following a comprehensive,<br />
company-wide cost review. With an<br />
increased focus on costs the property<br />
department needed to up its game and<br />
determine whether they were paying the<br />
right price for products and services.<br />
Before the review property performance<br />
was examined through the organisation’s<br />
general ledger codes for the various<br />
aspects of expenditure. So although basic<br />
property data was being collected and<br />
analysed, it was not possible to fully<br />
examine how well individual properties<br />
performing within the corporate estate, or<br />
how the estate was performing against their<br />
peers.<br />
By allowing Bradford & Bingley to<br />
undertake this level of analysis, the <strong>Cost</strong><br />
<strong>Code</strong> provided a powerful solution and was<br />
rolled out across the organisation. By 2001<br />
a ‘Group Property’ function had been<br />
established with its own profit and loss<br />
account and all property and facilities<br />
expenditure was being captured, analysed<br />
and benchmarked in accordance with the<br />
<strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> methodology. The business<br />
now had much closer control over its<br />
expenditure, and was achieving good<br />
results.<br />
The findings of this analysis tend to vary<br />
from year to year and so the department<br />
focuses attention on the figures that stand<br />
out significantly from sector norms. Armed<br />
with this information managers are then<br />
able assess why the differences had<br />
occurred and what, if any, changes should<br />
be made to address the disparities.<br />
Specific examples have included:<br />
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• Office moves. <strong>Cost</strong>s were found to be<br />
out of line with the norm and operational<br />
changes were made; the business has<br />
also become more challenging in<br />
assessing the need for office moves.<br />
• Cleaning costs. Previously, higher<br />
costs for an individual building may have<br />
slipped through, now such issues can<br />
be addressed with relative ease.<br />
• Maintenance and energy costs. With<br />
maintenance costs found to be low, a<br />
decision was made to boost expenditure<br />
(or risk an impact on service levels). On<br />
the other hand, the company’s low<br />
energy costs were found to simply<br />
reflect their strong performance on<br />
energy efficiency.<br />
A key challenge to implementing the <strong>Code</strong><br />
was the need to effectively ‘sell’ its benefits<br />
to senior management. To show that costs<br />
could be more effectively controlled and<br />
service levels better maintained using this<br />
approach than, for example, employing an<br />
external management company.<br />
Today, <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> terminology is firmly<br />
embedded within Bradford & Bingley’s<br />
property department as well as the relevant<br />
finance team, to the extent that they also<br />
speak the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> ‘language’, feeding<br />
back performance information to the<br />
property department on a monthly basis.<br />
Such information is freely circulated within<br />
the organisation as it helps to explain how<br />
well they are performing and where<br />
improvements can be made.<br />
Crucially, the output of the <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> is<br />
also fed into the business planning<br />
process, with the property team building<br />
the findings into the business plan for the<br />
next year.<br />
24
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in die Praxis<br />
6.3 Ausgearbeitetes Paxisbeispiel<br />
und Kontrollbericht<br />
Dem ausgearbeiteten Praxisbeispiel in<br />
Tabelle 6.3 liegt ein Bürogebäude mit<br />
5.000 qm Mietfläche und 300<br />
Arbeitsplätzen bei einer großzügigen<br />
Dichte von 16,7 qm Mietfläche pro<br />
Arbeitsplatz zu Grunde. Insgesamt sind<br />
350 Mitarbeiter in dem Gebäude<br />
untergebracht. Die angesetzten Kosten<br />
sind gegenwärtige Anhaltswerte auf<br />
Grundlage der Kostenkategorisierung des<br />
<strong>Code</strong>s.<br />
Tabelle 6.1 Hypothetische Kosten, dieses Jahr<br />
25<br />
Tabelle 6.1 zeigt, wie diese Kosten in<br />
einem Kostenkontrollbericht für das<br />
Geschäftsjahr dargestellt werden könnten.<br />
Entscheidend ist dabei, dass die Kosten<br />
mit den drei wesentlichen Teilungsnennern<br />
für Bürogebäude, Personenanzahl,<br />
Arbeitsplätze und Fläche verrechnet sind.<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Tabelle 6.2 verdeutlicht, wie einige<br />
wesentliche Kennzahlen zu<br />
Nutzungskosten (engl. KOCRs) unter<br />
Verwendung von Leistungssternen<br />
dargestellt werden könnten, um eine<br />
subjektive Leistungseinstufung mit<br />
einzufügen. Denkbar wäre eine<br />
Darstellung zusammen mit einer Balanced<br />
Scorecard oder einem ähnlichen<br />
Verfahren.<br />
X Y Z $/Quadrat- $/Person $/pro<br />
Ertragskosten Kapitalkosten Gesamtkosten meter Arbeitspl.<br />
Kat A $1.670.830 $5.647 $1.676.477 $335 $4.790 $5.588<br />
Kat B $0 $478.171 $478.171 $96 $1.366 $1.594<br />
Kat C $857.847 $26.600 $884.447 $177 $2.527 $2.948<br />
Kat D $605.250 $111.580 $716.830 $143 $2.048 $2.389<br />
Kat E $92.822 $12.274 $105.096 $21 $300 $350<br />
Gesamtnutzungskosten<br />
(GNK)<br />
Veränderung zum Vorjahr<br />
$3.226.749 $634.272 $3.861.021 $772 $11.031 $12.870<br />
Cat A 3,1% 0,0% 3,1% 3% -12% -4%<br />
Cat B 0,0% 0,0% 0,0% 0% -14% -7%<br />
Cat C 7,0% 0,0% 7,0% 7% -8% 0%<br />
Cat D -0,9% 11,1% 1,0% 1% -13% -6%<br />
Cat E 0,4% 0,0% 0,4% 0% -14% -6%<br />
Gesamtnutzungskosten (GNK) 2,9% 2,2% 2,7% 3% -12% -4%<br />
Tabelle 6.2 Hypothetische Verhältniskennzahlen (engl. KOCRs)<br />
Dieses Jahr Vorgabe Differenz zur Vorgaben- Vorjahr Einstufung im<br />
Vorgabe einstufung Jahresvergleich<br />
GNK / $ Ertrag 8,90% 9,00% 0,10% ★★★★★ 9,35% ★★★★★<br />
GNK pro Person $11.031 $11.000 -$31,49 ★★★★★ $12.523 ★★★★★<br />
GNK pro Arbeitsplatz $12.870 $12.000 -$870,07 ★★★★★ $13.417 ★★★★★<br />
GNK pro Quadratmeter $772 $760 -$12 ★★★★★ $751 ★★★★★
6.3 Worked example and monitoring<br />
report<br />
The worked example in Table 6.3 is based<br />
on a 5,000 sq m rentable area office<br />
building with 300 workstations at a<br />
generous density of 16.7 sq m of rentable<br />
area/workstation. A total of 350 staff is<br />
accommodated within the building. The<br />
costs quoted are indicative current costs<br />
and are based on the <strong>Code</strong>’s<br />
categorisation of expenditure.<br />
Table 6.1 Hypothetical costs, this year<br />
6 Putting the code to work<br />
Table 6.1 shows how these costs might<br />
be displayed in a cost monitoring report<br />
for the financial year. Critically, the costs<br />
are set against the three key<br />
denominators for offices of people,<br />
workstations and space.<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
Table 6.2 demonstrates how some Key<br />
<strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> Ratios might be<br />
presented to include a subjective rating of<br />
performance based on stars for<br />
performance, perhaps in line with a<br />
balanced scorecard or similar approach.<br />
X Revenue costs Y Capital costs Z Overall costs $/sq metre $/person $/workstn<br />
Cat A $1,670,830 $5,647 $1,676,477 $335 $4,790 $5,588<br />
Cat B $0 $478,171 $478,171 $96 $1,366 $1,594<br />
Cat C $857,847 $26,600 $884,447 $177 $2,527 $2,948<br />
Cat D $605,250 $111,580 $716,830 $143 $2,048 $2,389<br />
Cat E $92,822 $12,274 $105,096 $21 $300 $350<br />
<strong>Total</strong> occupancy costs<br />
Change since last year<br />
$3,226,749 $634,272 $3,861,021 $772 $11,031 $12,870<br />
Cat A 3.1% 0.0% 3.1% 3% -12% -4%<br />
Cat B 0.0% 0.0% 0.0% 0% -14% -7%<br />
Cat C 7.0% 0.0% 7.0% 7% -8% 0%<br />
Cat D -0.9% 11.1% 1.0% 1% -13% -6%<br />
Cat E 0.4% 0.0% 0.4% 0% -14% -6%<br />
<strong>Total</strong> occupancy costs 2.9% 2.2% 2.7% 3% -12% -4%<br />
Table 6.2 Hypothetical key occupancy cost ratios<br />
This year Target Target difference Target rating Last year Year on year rating<br />
TOC/$ revenue 8.90% 9.00% 0.10% ★★★★★ 9.35% ★★★★★<br />
TOC per person $11,031 $11,000 -$31.49 ★★★★★ $12,523 ★★★★★<br />
TOC per workstation $12,870 $12,000 -$870.07 ★★★★★ $13,417 ★★★★★<br />
TOC per square metre $772 $760 -$12 ★★★★★ $751 ★★★★★<br />
25
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in die Praxis<br />
Tabelle 6.3 Hypothetisch ausgearbeitetes Praxisbeispiel<br />
Codie- Kategorienbezeichnung X Ertrags- Y Kapital- Z Gesamt- % Anteil $/m2 $/Person $/Arbeitsrung<br />
kosten kosten summe platz<br />
A Immobiliennutzungskosten $1.670.830 $5.647 $1.674.377 43% $335 $4.784 $5.581<br />
A1 Mietzins $1.054.830 $0 $1.054.830 27.3% $211 $3.014 $3.516<br />
A2 Pauschalkosten $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A3 Erwerbssteuern und -abgaben $0 $3.547 $3.547 0.1% $1 $10 $12<br />
A4 Nationale und lokale Grundsteuern $476.000 $0 $476.000 12.3% $95 $1.360 $1.587<br />
A5 Miete für angeschlossene Einrichtungen $140.000 $0 $140.000 3.6% $28 $400 $467<br />
A6 Angeschlossene Einrichtungen $0 $2.100 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A7 Gelegentlich zugemieteter Raum $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A8 Vermarktung und Werbung $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
B Umbau- und Ausstattungskosten $0 $478.171 $478.171 12,0% $96 $1.366 $1.594<br />
B1 Ausbau $0 $350.000 $350.000 9,1% $70 $1.000 $1.167<br />
B2 Möbel und Ausrüstung $0 $128.171 $128.171 3,3% $26 $366 $427<br />
C Gebäudebetriebskosten $857.847 $26.600 $884.447 23,0% $177 $2.527 $2.948<br />
C1 Pauschaldienstleistungskosten $0 $0 $0 0,0% $0 $0 $0<br />
C2 Versicherungen $13.534 $0 $13.534 0,4% $3 $39 $45<br />
C3 Inneninstandhaltung und Reparatur $109.283 $0 $109.283 2,8% $22 $312 $364<br />
C4 Mechanik und Elektrik:<br />
Instandhaltung und Reparatur<br />
$239.236 $0 $239.236 6,2% $48 $684 $797<br />
C5 Bauliche Instandhaltung & Reparatur<br />
von Gebäudekern und<br />
Gebäudeaußenseite<br />
$72.288 $0 $72.288 1,9% $14 $207 $241<br />
C6 Geringfügiger Ausbau $15.070 $0 $15.070 0,4% $3 $43 $50<br />
C7 Interne Umzüge $24.990 $0 $24.990 0,6% $5 $71 $83<br />
C8 Wiederherstellung $30.653 $0 $30.653 0,8% $6 $88 $102<br />
C9 Sicherheitsdienst $106.400 $26.600 $133.000 3,4% $27 $380 $443<br />
C10 Reinigung $99.239 $0 $99.239 2,6% $20 $284 $331<br />
C11 Abfallbeseitigung $4.900 $0 $4.900 0,1% $1 $14 $16<br />
C12 Pflanzen und Blumen innen $12.600 $0 $12.600 0,3% $3 $36 $42<br />
C13 Instandhaltung und Pflege von<br />
Außenanlagen<br />
$5.600 $0 $5.600 0,1% $1 $16 $19<br />
C14 Wasser und Abwasser $5.264 $0 $5.264 0,1% $1 $15 $18<br />
C15 Energie $118.790 $0 $118.790 3,1% $24 $339 $396<br />
D Geschäftsbetriebskosten $605.249 $111.580 $716.829 19,0% $143 $2.048 $2.389<br />
D1 Telefon $20.017 $89.180 $109.197 2,8% $22 $312 $364<br />
D2 Catering $125.612 $22.400 $148.012 3,8% $30 $423 $493<br />
D3 Empfangsdienste $51.721 $0 $51.721 1,3% $10 $148 $172<br />
D4 Kurier- und externe Botendienste $26.320 $0 $26.320 0,7% $5 $75 $88<br />
D5 Poststelle und interne Botendienste $39.480 $0 $39.480 1,0% $8 $113 $132<br />
D6 Kopieren und Drucken $208.600 $0 $208.600 5,4% $42 $596 $695<br />
D7 Notfallwiederherstellung $70.000 $0 $70.000 1,8% $14 $200 $233<br />
D8 Personenbeförderung $24.500 $0 $24.500 0,6% $5 $70 $82<br />
D9 Archivierung $39.000 0 $39.000 1,0% $8 $111 $130<br />
E Managementkosten $92.822 $12.274 $105.097 3,0% $21 $300 $350<br />
E1 Immobilienmanagement $15.822 $5.274 $21.097 0,5% $4 $60 $70<br />
E2 Facility Management $56.000 $7.000 $63.000 1,6% $13 $180 $210<br />
E3 Projektmanagement $21.000 $0 $21.000 0,5% $4 $60 $70<br />
T Gesamtnutzungskosten $3.226.748 $634.272 $3.858.921 100% $772 $11.025 $12.863<br />
26<br />
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Table 6.3 Hypothetical worked example<br />
6 Putting the code to work<br />
<strong>Code</strong> Category name X Revenue Y Capital costs Z <strong>Total</strong> % Share $/m2 $/person $/<br />
costs costs workstn<br />
A Property occupation $1,670,830 $5,647 $1,674,377 43% $335 $4,784 $5,581<br />
A1 Rent $1,054,830 $0 $1,054,830 27.3% $211 $3,014 $3,516<br />
A2 Unitary charge $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A3 Acquisition tax and duty $0 $3,547 $3,547 0.1% $1 $10 $12<br />
A4 National & Local property taxes $476,000 $0 $476,000 12.3% $95 $1,360 $1,587<br />
A5 Associated facilities rent $140,000 $0 $140,000 3.6% $28 $400 $467<br />
A6 Associated facilities $0 $2,100 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A7 Occasional space $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A8 Marketing and Promotion $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
B Adaptation and equipment $0 $478,171 $478,171 12% $96 $1,366 $1,594<br />
B1 Fit-out $0 $350,000 $350,000 9.1% $70 $1,000 $1,167<br />
B2 Furniture and equipment $0 $128,171 $128,171 3.3% $26 $366 $427<br />
C Property operation $857,847 $26,600 $884,447 23% $177 $2,527 $2,948<br />
C1 Consolidated Service Charge $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
C2 Insurance $13,534 $0 $13,534 0.4% $3 $39 $45<br />
C3 Internal repair & maintenance $109,283 $0 $109,283 2.8% $22 $312 $364<br />
C4 M&E repair & maintenance $239,236 $0 $239,236 6.2% $48 $684 $797<br />
C5 External/structural repair &<br />
maintenance<br />
$72,288 $0 $72,288 1.9% $14 $207 $241<br />
C6 Minor improvements $15,070 $0 $15,070 0.4% $3 $43 $50<br />
C7 Internal moves $24,990 $0 $24,990 0.6% $5 $71 $83<br />
C8 Reinstatement $30,653 $0 $30,653 0.8% $6 $88 $102<br />
C9 Security $106,400 $26,600 $133,000 3.4% $27 $380 $443<br />
C10 Cleaning $99,239 $0 $99,239 2.6% $20 $284 $331<br />
C11 Waste disposal $4,900 $0 $4,900 0.1% $1 $14 $16<br />
C12 Internal plants & flowers $12,600 $0 $12,600 0.3% $3 $36 $42<br />
C13 Grounds maintenance $5,600 $0 $5,600 0.1% $1 $16 $19<br />
C14 Water, sewerage $5,264 $0 $5,264 0.1% $1 $15 $18<br />
C15 Energy $118,790 $0 $118,790 3.1% $24 $339 $396<br />
D Business support costs $605,249 $111,580 $716,829 19% $143 $2,048 $2,389<br />
D1 Telephones $20,017 $89,180 $109,197 2.8% $22 $312 $364<br />
D2 Catering $125,612 $22,400 $148,012 3.8% $30 $423 $493<br />
D3 Reception services $51,721 $0 $51,721 1.3% $10 $148 $172<br />
D4 Courier & external distribution<br />
services<br />
$26,320 $0 $26,320 0.7% $5 $75 $88<br />
D5 Post room & internal distribution<br />
services<br />
$39,480 $0 $39,480 1.0% $8 $113 $132<br />
D6 Reprographics $208,600 $0 $208,600 5.4% $42 $596 $695<br />
D7 Disaster recovery $70,000 $0 $70,000 1.8% $14 $200 $233<br />
D8 Transport $24,500 $0 $24,500 0.6% $5 $70 $82<br />
D9 Archiving $39,000 $0 $39,000 1.0% $8 $111 $130<br />
E Management costs $92,822 $12,274 $105,097 3% $21 $300 $350<br />
E1 Real estate management $15,822 $5,274 $21,097 0.5% $4 $60 $70<br />
E2 Facilities management $56,000 $7,000 $63,000 1.6% $13 $180 $210<br />
E3 Project Management $21,000 $0 $21,000 0.5% $4 $60 $70<br />
T <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s $3,226,748 $634,272 $3,858,921 100% $772 $11,025 $12,863<br />
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26
6 Umsetzung des <strong>Code</strong>s in die Praxis<br />
6.4 Betriebsfertig anmietbare Büros<br />
Betriebsfertig anmietbare Büros erlauben<br />
die flexible Nutzung von Arbeitsraum, wobei<br />
einige Dienstleistungen in einer Grundgebühr<br />
eingeschlossen sind, während andere<br />
Gebühren nur bei Bedarf erhoben werden.<br />
Das können Kopiergebühren sein oder die<br />
Miete eines Besprechungsraumes.<br />
Extragebühren solcher Art sollten immer<br />
unter der entsprechenden Kategorie<br />
eingebucht werden, während die<br />
Hauptbelastung unter A2 - Pauschalkosten<br />
eingegeben werden sollte.<br />
Zum Beispiel kann eine<br />
Dienstleistungsgebühr von Regus die<br />
folgenden Elemente1 einschließen, die den<br />
entsprechenden ITOCC Kategorien<br />
zugeordnet werden sollten.<br />
27<br />
6.5 Immobilienauslagerung<br />
Größer angelegte<br />
Immobilienauslagerungen laufen<br />
tendenziell unter langfristigen Verträgen<br />
von mindestens 15 Jahren, wenn auch<br />
flexible, vorzeitige Ausstiegsmöglichkeiten<br />
gegeben sein können. Außerdem können<br />
Dienstleistungen (wie betriebsfertig<br />
ausgestattete Büros) in der<br />
Vertragssumme gebündelt sein. In diesem<br />
Fall wird es unmöglich, die Gesamtkosten<br />
zu zerlegen.<br />
Wo gebündelte Dienstleistungen in den<br />
Pauschalkosten für das Gebäude<br />
beinhaltet sind, gibt es normalerweise<br />
einen Lebenszeitkostenanteil, der die<br />
allmähliche Abschreibung des<br />
Vermögenswertes über seine erwartete<br />
Tabelle 6.4 Kostenzuordnung für betriebsfertig anmietbare Büros<br />
Grundgebühr Arbeitsplatz<br />
Extragebühren<br />
Kopier- und Druckdienstleistungen<br />
A2<br />
Fotokopieren D6, Verbrauchsmaterialien aber<br />
außerhalb des Rahmens<br />
Scannen, Binden, Laminieren<br />
Verwaltung und Betrieb<br />
D6, Verbrauchsmaterialien aber<br />
außerhalb des Rahmens<br />
Übersetzungsdienste außerhalb des Rahmens<br />
Dateneingabe und Datenspeicherung außerhalb des Rahmens<br />
Konferenzbegleitung/-abwicklung außerhalb des Rahmens<br />
Conciergedienste E2<br />
Präsentationsunterstützung außerhalb des Rahmens<br />
Bürobedarf außerhalb des Rahmens<br />
Miete von Möbeln und Ausstattung B2<br />
Audio- und Videokonferenzen B2<br />
Verwaltung von Sicherheitsausweisen C9b)<br />
Datenbankverwaltung<br />
Erfrischungen<br />
außerhalb des Rahmens<br />
Erfrischungen<br />
Cateringdienste für Besprechungen<br />
D2c)<br />
und Konferenzen<br />
Empfangs- und Conciergedienste<br />
D2c)<br />
Buchung von Taxis, Mietwagen,<br />
Flugtickets und Hotels<br />
außerhalb des Rahmens<br />
Kurierdisposition<br />
Kommunikationsdienste<br />
D4<br />
Gesprächsgebühren außerhalb des Rahmens<br />
Anschlussmietgebühr D1<br />
Eingehende Faxe und Nachrichten D5<br />
Post frankiert und verschickt D5<br />
Sortieren/Verteilen von Post D5<br />
Ausgehende Post und Faxe<br />
Geschäftsbesprechungsdienste<br />
D5<br />
Miete Besprechungsraum A2<br />
Bürobedarf für Besprechungsraum außerhalb des Rahmens<br />
Miete von LCD und anderer AV-Ausrüstung außerhalb des Rahmens<br />
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Lebenszeit berücksichtigt. Solche<br />
Lebenszeitkalkulationen sollten ignoriert<br />
werden, da sie in den<br />
Immobiliengrundkosten inbegriffen sind<br />
und normalerweise nur vom<br />
Leistungserbringer berechnet werden<br />
können. Das gleiche Prinzip findet<br />
Anwendung, falls eine Risikoprämie bei<br />
vorzeitiger Vertragskündigung für ein oder<br />
mehrere Gebäude fällig wird.<br />
Zusätzlich zu der unter A2 verbuchten<br />
Pauschaldienstleistungsgebühr können<br />
die folgenden üblichen Extrakosten unter<br />
der entsprechenden Kategorie erfasst<br />
werden.<br />
Tabelle 6.5 Kostenzuordnung bei<br />
Immobilienauslagerung<br />
A4 Lokale Grundsteuern<br />
B1 Umbau- und Innenausbaukosten<br />
B2 Möbel- und Ausstattungskosten<br />
C2 Versicherungskosten<br />
C7 Interne Umzugskosten<br />
C9 Direkte Sicherheitsdienstkosten<br />
C14 Wasserversorgungs- und<br />
Abwasserkosten<br />
C15 Gesamtkosten des<br />
Energieverbrauchs<br />
D2 Catering- und<br />
Automatenverkaufskosten<br />
D8 Personenbeförderungskosten<br />
D9 Archivierungskosten<br />
E1 - E3 Managementkosten<br />
1 Von der Regus-Webseite übernommen<br />
2 Alle Projekt- und Ausbaukosten, die nicht in<br />
den Pauschalkosten beinhaltet sind, sollten<br />
unter B1 verbucht werden. Diese werden oft<br />
bilanzneutral als Ertragskosten erfasst. Falls<br />
sie kapitalisiert sind, erfasst man die auf das<br />
Jahr umgerechneten Kapitalkosten unter<br />
Verwendung normaler Abschreibungsregeln.<br />
3 Die Managementkosten des Dienstleisters<br />
werden üblicherweise in den Pauschalkosten<br />
enthalten sein. Man verbucht alle eigenen<br />
Immobilienmanagement, Facility<br />
Management- und<br />
Projektmanagementkosten des Nutzers in<br />
der jeweils entsprechenden Kategorie unter E.
6.4 Serviced offices<br />
Serviced offices allow for flexible use of<br />
space with some services incorporated<br />
within a base charge while other charges<br />
are applied for on-demand services,<br />
which might include photocopying<br />
charges or meeting room hire. Extra<br />
charges of this kind should always be<br />
entered under the relevant category,<br />
whereas the core cost should be returned<br />
as A2 – Unitary charge.<br />
For example, a Regus service charge<br />
might include the following elements1 ,<br />
which should be allocated to the assigned<br />
ITOCC categories.<br />
Table 6.4 Serviced office cost allocation<br />
Workstation charge, base cost A2<br />
6 Putting the code to work<br />
6.5 Property outsourcing<br />
Major property outsourcing tends to<br />
operate under long term contracts of at<br />
least 15 years, although there may be<br />
flexibility to quit the premises before the<br />
end of this contract. In addition, services<br />
may be bundled (like serviced offices) into<br />
the contract amount. In this case it<br />
becomes impossible to disaggregate the<br />
total costs.<br />
Extra charges<br />
Copying and printing services<br />
Photocopying D6 but consumables out of scope<br />
Scanning, binding and laminating D6 but consumables out of scope<br />
Administrative support<br />
Translation services Out of scope<br />
Data entry and filing Out of scope<br />
Meeting facilitation Out of scope<br />
Concierge services E2<br />
Presentation support Out of scope<br />
Office supplies Out of scope<br />
Equipment and furniture hire B2<br />
Audio and video conferencing B2<br />
Security card management C9b)<br />
Database management Out of scope<br />
Refreshments<br />
Refreshments D2c)<br />
Business catering D2c)<br />
Reception and concierge services<br />
Taxi, car, airline ticket and hotel bookings Out of scope<br />
Courier arrangements D4<br />
Communication services<br />
Telecom call charges Out of scope<br />
Line rental D1<br />
Incoming faxes and messages D5<br />
Outgoing mail franked and sent D5<br />
Sorting/delivering mail D5<br />
Outgoing mail and faxes D5<br />
Business meeting services<br />
Meeting room hire A2<br />
Meeting room stationery Out of scope<br />
Hire of LCD and other AV equipment Out of scope<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
Where bundled services are included<br />
within the overall charge for the building<br />
there is normally an element of whole life<br />
costing, taking into account the gradual<br />
depreciation of the asset throughout its<br />
expected life. Such whole life costing<br />
should be ignored, as it is an implicit part<br />
of the property charge and can only<br />
normally be calculated by suppliers. The<br />
same principle applies if there is a risk<br />
premium payable for early termination of<br />
the contract agreement for any one or<br />
more buildings.<br />
In addition to the unitary charge stored<br />
under A2, the following costs can typically<br />
be charged as extras and should be<br />
recorded under the appropriate category:<br />
Table 6.5 Property outsourcing cost<br />
allocation<br />
A4 Local property taxes<br />
B1 Fit-out and improvement cost2 B2 Furniture and Equipment <strong>Cost</strong>s<br />
C2 Insurance costs<br />
C7 Internal Moves <strong>Cost</strong>s<br />
C9 Direct Security <strong>Cost</strong>s<br />
C14 Water and Sewerage Usage <strong>Cost</strong>s<br />
C15 <strong>Total</strong> Energy Usage <strong>Cost</strong><br />
D2 Catering and Vending <strong>Cost</strong><br />
D8 Transport <strong>Cost</strong><br />
D9 Archiving <strong>Cost</strong><br />
E1 – E3 Management costs3 1 Adapted from the Regus website<br />
2 All project and improvement costs excluded<br />
from the unitary charge should be stored<br />
under B1. These are often recorded offbalance<br />
sheet as revenue costs. If<br />
capitalised, record the annualised capital<br />
costs using normal depreciation rules.<br />
3 The contractor’s own management charges<br />
will normally be included within the unitary<br />
charge. Include all the occupier’s own<br />
management costs relating to real estate,<br />
facilities management and project<br />
management costs in the appropriate<br />
category under the E heading.<br />
27
7 Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich<br />
Wie vergleicht sich der<br />
ITOCC mit anderen<br />
Datenerfassungsstandards?<br />
28<br />
Im Sinne des Hinarbeitens auf einen<br />
einzigen weltweiten Standard für die<br />
Erfassung von Nutzungskosten zeigen<br />
wir in diesem Abschnitt auf, wie sich der<br />
ITOCC mit drei anderen Standards<br />
vergleicht. Wir bilden dabei die<br />
Hauptkategorien jedes Standards auf<br />
Kategorien des ITOCC ab.<br />
1 Der BOMA Chart of Accounts<br />
2 Der NEN Standard für Gebäudebetriebsklassifikation<br />
und -definition<br />
3 Der RICS Dienstleistungsschlüssel<br />
Tabelle 7.1 Abbildung des BOMA Chart of Accounts auf den ITOCC<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
In Abschnitt 7.4 werden zudem die<br />
Zielsetzungen des PISCES Standards für<br />
den Datenaustausch für Nutzungskosten<br />
beschrieben.<br />
7.1 BOMA Chart of Accounts<br />
Der BOMA Chart of Accounts wurde für<br />
den Einsatz durch Immobilienbesitzer und<br />
manager in den USA entwickelt. Er wird<br />
aber auch von einigen US Firmen<br />
verwendet, um ihre eigenen Kosten zu<br />
erfassen.<br />
Kategorienziffern und -bezeichnungen nach BOMA Codierung und Kommentar nach ITOCC<br />
10000-19000 Aktiva Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
20000-29000 Passiva Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
Einnahmen<br />
30000 Büroflächen A1<br />
31000 Handelsflächen A1<br />
32000 Parkeinnahmen A4<br />
33000 Andere Vermietungen A6<br />
34000 Zusätzliche Dienstleistungseinnahmen<br />
34100 Reinigung C9<br />
34200 Reparaturen/Wartung C3-6<br />
34300 Versorgung Strom etc. (nach Geschäftsschluss) C14-15<br />
34400 Sicherheitsdienst C9<br />
35000 Verschiedene Einnahmen Verschiedene<br />
Kosten<br />
40000 Reinigungskosten C10<br />
40100 Gehälter, Steuern, Personalnebenkosten C10<br />
40200 Innere Routinehandwerksarbeiten (Innen) C10<br />
40300 Spezielle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen C10<br />
40300 Spezielle Handwerksarbeiten und Dienstleistungen C10<br />
40400 Betriebsmittel und Materialien C10<br />
40500 Abfallbeseitigung C11<br />
41000 Reparatur/Wartung<br />
41100 Gehälter, Steuern, Personalnebenkosten C3-6<br />
41150 Umfassender Reparatur-/Wartungsauftrag C3-6<br />
41200 Aufzüge/Rolltreppen Aufträge/Materialien C4<br />
41300 Heizung/Klima/Lüftung Aufträge/Materialien C4<br />
41400 Elektrik Aufträge/Materialien C4<br />
41500 Baumaßnahmen/Dacharbeiten C5<br />
41600 Wasserinstallationsarbeiten C3<br />
41700 Brandschutz C4<br />
41800 Allgemeine Gebäudewartung / Reparatur (Innen) C3<br />
41850 Allgemeine Gebäudewartung / Reparatur (Außen) C5<br />
41900 Andere C3-6<br />
42000 Versorgung (Strom etc.) C14-C15<br />
43000 Pflege Außenanlagen C13<br />
44000 Sicherheitsausgaben C9<br />
45100 Gehälter, Steuern, Personalnebenkosten E2<br />
45200 Zugewiesene Verwaltungsgebühr E2 E2<br />
45300 Managementgebühren E2<br />
45500 Allgemeine Büroausgaben E2<br />
Fortsetzung umseitig
How does the ITOCC<br />
compare with other<br />
data standards?<br />
7 <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> reconciliation guide<br />
In the spirit of moving towards a single<br />
global standard for the measurement of<br />
occupancy costs, we set out in this<br />
section how ITOCC compares with three<br />
key standards, mapping the main<br />
categories of each standard to ITOCC<br />
categories.<br />
1 The BOMA Chart of Accounts<br />
2 The NEN standard on terms of facilities<br />
– classification and definition<br />
3 The RICS service charge code<br />
Table 7.1 BOMA Chart of Accounts: ITOCC mapping<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
This section also describes the objectives<br />
of the PISCES draft data exchange<br />
standards for occupancy costs in Section<br />
7.4.<br />
7.1 BOMA Chart of Accounts<br />
The BOMA Chart of Accounts was<br />
designed for the use of property managers<br />
and owners in the US but is used by some<br />
US corporates to record their own costs.<br />
BOMA category numbers and names ITOCC <strong>Code</strong>/Comment<br />
10000-19000 Assets Not considered an occupancy cost<br />
20000-29000 Liabilities Not considered an occupancy cost<br />
Revenue/Income<br />
30000 Office Rent A1<br />
31000 Retail Rent A1<br />
32000 Parking Income A4<br />
33000 Other Space Rent A6<br />
34000 Additional Tenant Service Income<br />
34100 Cleaning C9<br />
34200 Repairs/Maintenance C3-6<br />
34300 Utility (after-hour charges) C14-15<br />
34400 Security C9<br />
35000 Miscellaneous Income Various<br />
Operating Expenses<br />
40000 Cleaning Expenses C10<br />
40100 Payroll, Taxes, Fringes C10<br />
40200 Routine Contract Services (Interior) C10<br />
40300 Specialised Contract Services C10<br />
40400 Supplies/Materials/Miscellaneous C10<br />
40500 Trash Removal<br />
41000 Repairs/Maintenance<br />
C11<br />
41100 Payroll, Taxes, Fringes C3-6<br />
41150 Comprehensive R/M Contract C3-6<br />
41200 Elevator/Escalator Contracts/Materials C4<br />
41300 HVAC Contracts/Materials C4<br />
41400 Electrical Contracts/Materials C4<br />
41500 Structural/Roofing C5<br />
41600 Plumbing C3<br />
41700 Fire and Life Safety C4<br />
41800 General Building R/M (Interior) C3<br />
41850 General Building R/M (Exterior) C5<br />
41900 Other C3-6<br />
42000 Utilities C14-C15<br />
43000 Grounds Maintenance C13<br />
44000 Security Expenses C9<br />
45100 Payroll, Taxes, Fringes E2<br />
45200 Allocated Administrative Fee E2<br />
45300 Management Fees E2<br />
45500 General Office Expense E2 continues<br />
28
7 Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich<br />
Tabelle 7.1 (Fortsetzung)<br />
Kategorienziffern und -bezeichnungen nach BOMA Codierung und Kommentar nach ITOCC<br />
45600 Mitarbeiterkosten E2<br />
45700 Andere Verwaltungsunkosten E2<br />
46000 Parkplatzbetrieb C13<br />
47100 Immobiliensteuern A4<br />
47200 Vermögenssteuern Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
47300 Andere Steuern A4<br />
47400 Gebäudeversicherung A4<br />
47500 Lizenzen/Gebühren/Genehmigungen A4<br />
50000 Nicht wiedererstattbare Ausgaben Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
60000 Amortisierung und Abschreibung Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
70000 Finanzielle Erträge und Auslagen Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
7.2 NEN standard<br />
Der niederländische Kostenschlüssel NEN<br />
2748 teilt Nutzungskosten in fünf<br />
Hauptklassen ein:<br />
1 Gebäude und Räume (Wartung,<br />
Renovierung etc.)<br />
2 Dienstleistungen und Betriebsmittel<br />
(Reinigung, Gastronomie, Einrichtung<br />
etc.)<br />
Tabelle 7.2 Abbildung des NEN 2748 auf den ITOCC<br />
NEN # Kategorienbezeichnungen des NEN ITOCC Kategorien Kommentar<br />
1 Kosten für Gebäude und Räume<br />
1.1 Gebäudebereitstellung A1, A2, A3, A5, A6<br />
1.2 Steuern und Abgaben A4<br />
1.3 Versicherung C2<br />
1.4 Wartung C3-C6<br />
1.5 Umbauten B1<br />
1.6 Verbrauch C14, C15<br />
1.7 Verwaltung E1, E2, E3<br />
1.8 Zinsen Nicht passend Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
2 Kosten für Dienstleistungen und Betriebsmittel<br />
2.1 Speisen und Getränke D2<br />
2.2 Risikokontrolle Nicht passend Im ITOCC anderen Kategorien zugewiesen<br />
2.3 Reinigung C10<br />
2.4.10 Interne Umzüge C7<br />
2.4.20 Umzüge zwischen Standorten Veschiedene<br />
2.5.10 Dokumentenerstellung Nicht passend Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
2.5.20 Dokumentenverarbeitung D5<br />
2.5.30 Dokumentenvervielfältigung D6<br />
2.5.40 Dokumentenverwaltung D9<br />
2.6 Verbrauchsmaterial C11<br />
2.7 Dienstleistungen für die Raumbereitstellung B1, B2<br />
3 Informations- und Kommunikationstechnik<br />
3.1 Bereitstellung B1, D1 Beinhaltet spezielle Serverkosten und ähnliche Kosten,<br />
die nicht im ITOCC eingeschlossen sind<br />
3.2 Kundendienst Nicht passend Wird nicht zu Nutzungskosten gezählt<br />
Fortsetzung umseitig<br />
29<br />
3 Informations- und<br />
Kommunikationstechnik<br />
4 Externe Einrichtungen (externe<br />
Unterbringung, Heimarbeitsplätze,<br />
Reisekosten etc.)<br />
5 Des Facility Managements (Umwelt,<br />
Arbeitsbedingungen, Qualität etc.)<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
Die Gliederung dieser Kosten steht im<br />
Kontrast zu der im ITOCC. In Tabelle 7.2<br />
wird versucht, diese zwei<br />
Kategorienschlüssel abzugleichen. Die<br />
Variationsbreite der verschiedenen<br />
Kategorien, die sich in der Klassifikation<br />
des NEN wieder finden, ist<br />
bemerkenswert.
Table 7.1 (continued)<br />
7 <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> reconciliation guideTitle<br />
BOMA category numbers and names ITOCC <strong>Code</strong>/Comment<br />
45600 Employee Expenses E2<br />
45700 Other Administrative Expenses E2<br />
46000 Parking Operations C13<br />
47100 Real Estate Taxes A4<br />
47200 Personal Property Taxes Not considered an occupancy cost<br />
47300 Other Taxes A4<br />
47400 Building Insurance A4<br />
47500 Licenses/Fees/Permits A4<br />
50000 Non-Recoverable Expenses Not considered an occupancy cost<br />
60000 Amortization and depreciation Not considered an occupancy cost<br />
70000 Financial Income and Expenses Not considered an occupancy cost<br />
7.2 NEN standard<br />
The Netherlands standard NEN 2748<br />
divides occupancy costs into five main<br />
classes:<br />
1 Accommodation (maintenance,<br />
renovation etc)<br />
2 Services and resources (cleaning,<br />
catering, furnishing etc)<br />
Table 7.2 NEN 2748: ITOCC mapping<br />
3 Information and communication<br />
technology<br />
4 External facilities (external<br />
accommodation, home workplaces,<br />
facility-related travel etc)<br />
5 Facility management (environment,<br />
working conditions, quality etc)<br />
NEN # NEN category names ITOCC categories Comments<br />
1 Accommodation costs<br />
1.1 Provision of buildings A1, A2, A3, A5, A6<br />
1.2 Taxes and levies A4<br />
1.3 Insurance C2<br />
1.4 Maintenance C3-C6<br />
1.5 Alterations B1<br />
1.6 Consumption C14, C15<br />
1.7 Management E1, E2, E3<br />
1.8 Interest Not matched Not considered an occupancy cost in ITOCC<br />
2 Service and resource costs<br />
2.1 Food and drink D2<br />
2.2 Risk control Not matched Allocated to other categories in ITOCC<br />
2.3 Cleaning C10<br />
2.4.10 Intra-site relocation C7<br />
2.4.20 Inter-site relocation Various<br />
2.5.10 Document creation Not matched Not considered an occupancy cost in ITOCC<br />
2.5.20 Document processing D5<br />
2.5.30 Document reproduction D6<br />
2.5.40 Document management D9<br />
2.6 Waste materials C11<br />
2.7 Services for space provision B1, B2<br />
3 ICT<br />
3.1 Provision B1, D1 Includes specific server and related costs not included in ITOCC<br />
3.2 Support Not matched Not considered an occupancy cost in ITOCC<br />
continues<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
The structure of these costs contrasts with<br />
that used in ITOCC. Table 7.2 attempts to<br />
reconcile these two categories. It is<br />
interesting to note the variety of different<br />
ITOCC categories within the NEN<br />
classification.<br />
29
7 Leitfaden zum Kostenschlüsselabgleich<br />
Tabelle 7.2 (Fortsetzung)<br />
NEN # Kategorienbezeichnungen des NEN ITOCC Kategorien Kommentar<br />
4 Externe Einrichtungen<br />
4.1.10 Externe Unterbringung A7<br />
4.1.20 Externe Arbeitsplätze, Besprechungsräume A7<br />
4.1.30 Personenbeförderung D8 Einschließlich aller geschäftsbedingten Reisekosten,<br />
im Gegensatz zum ITOCC, der Geschäftsreisen,<br />
Fuhrpark etc. nicht einschließt.<br />
5 Facility Management<br />
5.1 Facility Management E2<br />
5.2 Umsetzung/Durchführung E2<br />
7.3 RICS Dienstleistungsschlüssel<br />
Der RICS Dienstleistungsschlüssel ist dafür<br />
ausgelegt, Kosten zu klassifizieren, die vor<br />
allem auf dem britischen Immobilienmarkt<br />
vom Vermieter an den Mieter<br />
weitergegeben werden. Als solche sind<br />
diese Kosten ein kleiner Teil der<br />
Gesamtnutzungskosten eines Mieters.<br />
30<br />
Tabelle 7.3 stellt eine ungefähre Abbildung<br />
der RICS Kategorien auf den ITOCC dar.<br />
<strong>IPD</strong> Occupiers empfiehlt die Durchführung<br />
dieses Kostenabgleichs, damit Mieter die<br />
Kostenlast ihrer verschiedenen Gebäude<br />
ordentlich vergleichen können.<br />
Tabelle 7.3 Abbildung des RICS Dienstleistungsschlüssels auf den ITOCC<br />
NEN Nr. Kategorienbezeichnung des RICS Codierung des ITOCC<br />
Management<br />
1 Managementgebühren E1<br />
2 Buchhaltungsgebühren E1<br />
3 Betriebsmittel für das Standortmanagement E2<br />
4 Gesundheit, Sicherheit und Unmweltmanagement E2<br />
(durch Vermieter)<br />
Betriebsmittel<br />
5 Strom C15a<br />
6 Gas C15b<br />
7 Heizöl C15c<br />
8 Wasser C14<br />
Betriebsdienste<br />
9 Sicherheitsdienst C9<br />
10 Reinigung, Abfallentsorgung und Pflege von C10, C11, C13<br />
Außenbereichen<br />
11 Vermarktung und Werbung A8<br />
Technischer Kundendienst<br />
12 Mechanik und Elektrik C4a)<br />
13 Aufzüge und Rolltreppen C4b)<br />
14 Gebäudezugangseinrichtungen C4c)<br />
15 Bauliche Reparaturen und Wartung C5<br />
Einnahmen<br />
16 Zinsen C1<br />
17 Einnahmen aus Verkauf/Vermarktung A5, D2b),andere<br />
Versicherungen<br />
18 Technische Versicherungen C2c)<br />
19 Generalversicherung C2a), C2b)<br />
20 Terrorrismusversicherung C2d)<br />
Außergewöhnliche<br />
21 Größere Baumaßnahmen C8<br />
22 Vorfinanzierung C8<br />
Externe Dienstleistungen<br />
23 Kosten für externe Dienstleistungen C1<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers<br />
7.4 PISCES Standard für den<br />
Austausch von Daten zu<br />
Nutzungskosten<br />
Datenaustauschstandards ermöglichen<br />
Nutzern die Reduzierung von<br />
Datentransferkosten, schnellere<br />
Verarbeitung und verbesserte<br />
Datenqualität und Datengenauigkeit.<br />
Diese sind für eine effiziente<br />
Automatisierung des Datenaustauschs<br />
zwischen dem gewerblichen Nutzer und<br />
seinen Dienstleistern wesentlich.<br />
Der Property Information Systems<br />
Common Exchange Standard (PISCES)<br />
ist ein Datenaustauschstandard, der<br />
weltweit unter dem Banner von Open<br />
Standards Consortium for Real Estate<br />
(OSCRE) für alle Immobilienaktivitäten<br />
eingesetzt wird. Die PISCES <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong>s Workgroup will einen<br />
internationalen Standard entwickeln, der<br />
die Automatisierung und Standardisierung<br />
des Transfers von Nutzungsdaten<br />
ermöglicht, um damit die oben genannten<br />
Zielsetzungen zu erreichen.<br />
Der PISCES Datenaustauschstandard ist<br />
ein technisches Dokument für<br />
Datenfachleute und ist unter<br />
www.pisces.co.uk zu finden.
Table 7.2 (continued)<br />
NEN # NEN category names ITOCC categories Comments<br />
4 External facilities<br />
4.1.10 External accommodation A7<br />
4.1.20 External workplaces,<br />
meeting rooms A7<br />
4.1.30 Conveyance of persons D8 Includes all business travel in contrast to ITOCC that does not include<br />
business travel, car fleet etc<br />
5 Facility management<br />
5.1 Facility management E2<br />
5.2 Implementation E2<br />
7.3 RICS service charge code<br />
The RICS service charge code is designed<br />
to classify service costs incurred by the<br />
landlord back to the tenant, primarily within<br />
the UK property market. As such, the costs<br />
are a small part of the <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong><br />
<strong>Cost</strong>s incurred by the tenant. Table 7.3<br />
Table 7.3 RICS service charge code: ITOCC mapping<br />
7 <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> reconciliation guide<br />
shows an approximate mapping of the<br />
main RICS categories to ITOCC. <strong>IPD</strong><br />
Occupiers recommend that this cost<br />
mapping is carried out so that tenants can<br />
properly compare the costs incurred at their<br />
different buildings.<br />
RICS # RICS category name<br />
Management<br />
ITOCC code<br />
1 Management Fees E1<br />
2 Accounting Fees E1<br />
3 Site Management Resources E2<br />
4 Health, Safety and Environmental Mgt (Landlord’s)<br />
Utilities<br />
E2<br />
5 Electricity C15a<br />
6 Gas C15b<br />
7 Fuel Oil (Heating) C15c<br />
8 Water<br />
Soft services<br />
C14<br />
9 Security C9<br />
10 Cleaning & Environmental C10, C11, C13<br />
11 Marketing & Promotions<br />
Hard services<br />
A8<br />
12 Mechanical/Electrical Services C4a)<br />
13 Lift & Escalators C4b)<br />
14 Suspended Access Equipment C4c)<br />
15 Fabric Repairs & Maintenance<br />
Income<br />
C5<br />
16 Interest C1<br />
17 Income from Commercialisation<br />
Insurance<br />
A5, D2b), others<br />
18 Engineering insurance C2c)<br />
19 All risks insurance cover C2a), C2b)<br />
20 Terrorism insurance<br />
Exceptional expenditure<br />
C2d)<br />
21 Major Works C8<br />
22 Forward Funding<br />
External service charges<br />
C8<br />
23 Estate service charges provided by external provider C1<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
7.4 PISCES data exchange standard<br />
for occupancy costs<br />
Data exchange standards are able to offer<br />
occupiers the prospect of reduced data<br />
transfer costs, increased speed of<br />
process and improved data quality and<br />
accuracy. These are essential in the<br />
efficient automation of data exchange<br />
between the corporate occupier and its<br />
suppliers.<br />
The Property Information Systems<br />
Common Exchange Standard (PISCES) is<br />
a data exchange standard that operates<br />
globally for all property activities and<br />
functions under the banner of Open<br />
Standards Consortium for Real Estate<br />
(OSCRE). The PISCES <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s<br />
Workgroup aims to develop an<br />
international standard that will enable the<br />
automation and standardisation of<br />
occupancy data transfer to achieve the<br />
objectives set out in the previous<br />
paragraph.<br />
The PISCES <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s data<br />
exchange standard is a technical<br />
document for data specialists and can be<br />
found at www.pisces.co.uk.<br />
30
8 Leitfaden zum Einordnen von Kosten<br />
Wie werden Kosten im<br />
ITOCC kategorisiert?<br />
31<br />
Aufwendungsposten Kostenkategorie Seite<br />
Abfallbehälter (Reinigung) C10 11<br />
Abfallbeseitigung C13 11<br />
Abfallpressen B2 9<br />
abgehängte Decken B1 8<br />
Abholung (Post) D5 12<br />
Abschreibung 4<br />
Abstauben (Pflanzen und Blumen) C12 11<br />
Abwasser C14 11<br />
Aktenablage (Verlegungen) C7 10<br />
Aktenvernichtung C11 11<br />
Alarmanlagen (Sicherheitsdienst) C9 10<br />
Angeschlossene Einrichtungen A6 8<br />
Anlagen und Maschinen 5<br />
Anschlussgebühren D1 12<br />
Arbeitsplatzorganisation E2 14<br />
Archivierung D9 13<br />
Audio-visuelle Austattung B2 9<br />
Audio-visuelle Einrichtung (Empfangsdienst) D3 12<br />
Aufbewahrungsbehälter B2 9<br />
Aufbewahrungsschränke B2 9<br />
Aufzüge C4 10<br />
Außenanstrich/Außenverkleidung (Instandhaltung<br />
und Reparatur) 10 10<br />
Ausstattung (Instandhaltung und Reparatur) C3 9<br />
automatisierte Nebenstellenanlage (Telefon) D1 12<br />
Bauliche Instandhaltung und Reparaturen von<br />
Gebäudekern und Gebäudeaußenseite C5 10<br />
Beleuchtung B1 8<br />
Beleuchtung (Sicherheitsdienst) C9 10<br />
Beleuchtungseinheiten B2 9<br />
Bepflanzung (außen) C13 11<br />
Beschilderung (Instandhaltung und Reparaturen) C3 9<br />
Beschilderung (Umbau/Innenausbau) B1 8<br />
Besprechungsräume (Empfangsdienst) D3 12<br />
Betriebsausweis C9 10<br />
Betriebshaftpflichtversicherung C2 9<br />
Bewässerung (Pflanzen und Blumen) C12 11<br />
Blumenkästen C13 11<br />
Bodenbeläge B1 8<br />
Brandschutz (Instandhaltung und Reparatur) C4 10<br />
Busbeförderungsprogramm D8 13<br />
CAD E2 14<br />
Catering D2 12<br />
Dach (Instandhaltung und Reparaturen) C5 10<br />
Deckenüberhöhung B2 9<br />
Detektoren (Sicherheit) C9 10<br />
Dienstleistungsgebühr C1 9<br />
Drucker D6 13<br />
Einbruchsmeldeanlage 10<br />
Elektroinstallation B1 8<br />
Empfangsdienst D3 12<br />
Empfangshallen (Reinigung) C10 11<br />
Empfangsschalter (Reinigung) C10 11<br />
Energie C15 11<br />
Erdbeben (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Besuchen Sie www.ipd.com/occupiers
How do costs get<br />
categorised in ITOCC?<br />
Visit www.ipd.com/occupiers<br />
8 <strong>Cost</strong> mapping guide<br />
<strong>Cost</strong> item <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category Page<br />
Access control passes C9b) 10<br />
Access control readers C9b) 10<br />
Access control systems C9b) 10<br />
Access gates/huts C9b) 10<br />
Acoustic ceilings and lighting<br />
(periodic special cleaning) C10 11<br />
Acquisition tax and duty A3 7<br />
Adaptation and equipment B 8-9<br />
Air conditioning (fit out/improvement) B1 8<br />
Air conditioning (repair/maintenance) C4 10<br />
Alarms (security) C9 10<br />
Archiving D9 13<br />
Associated facilities A6 8<br />
Audio visual facilities (reception service) D3 12<br />
Audio-visual equipment B2 9<br />
Badges C9 10<br />
Bins (cleaning) C10 11<br />
Blinds B2 9<br />
Borders C13 11<br />
Building management systems B1 8<br />
Building operation C 9-11<br />
Buildings insurance C2 9<br />
Burst pipes (premiums) C2 9<br />
Bus schemes D8 13<br />
Business support D 12-13<br />
Cabling (fit out/improvement) B1 8<br />
Cabling (telephones) D1 12<br />
CAD E2 14<br />
Cambers B2 9<br />
Car parking areas (maintenance) C13 11<br />
Carpeting B1 8<br />
Carpets (cleaning) C10 11<br />
Carpets (deep cleaning) C10 11<br />
Carpets (shampooing) C10 11<br />
Catering D2 12<br />
CCTV C9 10<br />
Central control (security) C9 10<br />
Central control box (telephones) D1 12<br />
Chairs B2 9<br />
Chairs (cleaning) C10 11<br />
Cladding - external cladding (repair and maintenance) C5 10<br />
Cleaning C10 11<br />
Cleaning (plants and flowers) C12 11<br />
Collection (mail) D5 12<br />
Conference rooms (reception) D3 12<br />
Confidential waste disposal C11 11<br />
Courier and external distribution services D4 12<br />
Crockery and cutlery D2 12<br />
Currency conversion 5<br />
Curtains B2 9<br />
Depreciation 4<br />
Design and layout E2 14<br />
Desks B2 9<br />
31
8 Leitfaden zum Einordnen von Kosten<br />
32<br />
Aufwendungsposten Kostenkategorie Seite<br />
Erfassen und Registrieren (Post) D5 12<br />
Erwerbssteuern und -abgaben A3 7<br />
Essensmarken D2 12<br />
Explosion (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Exzesshaftpflicht C2 9<br />
Facility Management E2 14<br />
Facility Managementsysteme B1 8<br />
Fassadenverkleidung (Instandhaltung und Reparatur) C5 10<br />
Fenster (Instandhaltung und Reparatur) C5 10<br />
Fenster (Reinigung) C10 11<br />
Feuer (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Feuerlöscher B2 9<br />
fiktiver Mietzins A1 7<br />
Fliesenbeläge B1 8<br />
Fotokopierer D6 13<br />
Frankierung (Post) D5 12<br />
Fundamente (Instandhaltung und Reparatur) C5 10<br />
Fußboden B1 8<br />
Fußboden (Reinigung) C10 11<br />
Gardinen B2 9<br />
Gas C15 11<br />
Gebäudeabsenkung (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Gebäudebetrieb C<br />
Gebäudeversicherung C2 9<br />
Gebüsch C13 11<br />
Gehwege, Fahrbahnen (Instandhaltung) C13 11<br />
Gelegentlich genutzte Räume A7 8<br />
Geringfügiger Ausbau C6 10<br />
Geschäftsbetrieb D 12-13<br />
Geschirr und Besteck D2 12<br />
Gesundheits- und Arbeitsschutz 6<br />
Grundstücksbegrenzung C13 11<br />
Gutscheine (Speisen und Getränke) D2 12<br />
Handläufe (Reinigung) C10 11<br />
Heizöl C15 11<br />
Help Desk E2 14<br />
Immobilienmanagement E1 14<br />
Immobiliennutzung A 7<br />
Innenausbau/Armaturen B1 8<br />
Inneneinbau/Armaturen B1 8<br />
Inneninstandhaltung und Reparaturen C3 9<br />
Innenwand- und Deckenanstrich C3 9<br />
Innenwände B1 8<br />
Instandhaltung und Pflege von Außenanlagen C13 11<br />
Instandhaltungsvertrag (Sicherheitseinrichtung) C9 10<br />
Interne Umzüge/Verlegungen C7 10<br />
IT-Ausrüstung (periodische Sonderreinigung) C10 11<br />
Jalousien B2 9<br />
Klimatisierung (Reparatur/Wartung) C4 10<br />
Klimatisierung (Umbau/Innenausbau) B1 8<br />
Kommunalsteuer A4 7<br />
Kommunalsteuern/Gemeindeabgaben A4 7<br />
Konferenzräume (Empfangsdienst) D3 12<br />
Konsumsteuer 6<br />
Kopieren D6 13<br />
Aufwendungsposten Kostenkategorie Seite<br />
Kunstgegenstände B2 9<br />
Kurier- und externe Hol- und Bringdienste D4 12<br />
Ladenfassaden B1 8<br />
Lagerregale B1 8<br />
Lagerungseinheiten (Instandhaltung und Reparaturen) C3 9<br />
Lautsprecher C9 10<br />
Lautsprecher C9 10<br />
Lokale Grundsteuern A4 7<br />
Mechanik und Elektrik Instandsetzung und -haltung C4 10<br />
Mechanische Betriebseinrichtung B2 9<br />
Mehrwertsteuer 6<br />
Mietausfall (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Mietwert A1 7<br />
Mietzins A1 7<br />
Mietzins, gezahlt A1 7<br />
Möbel (Instandhaltung und Reparatur) C3 9<br />
Möbel (Verlegungen) C7 10<br />
Möbel und Ausstattung B2 9<br />
Mobextelefone D1 12<br />
Mobiltelefone (ohne Gesprächskosten) D1 12<br />
Müllbeseitigung C11 11<br />
Öffnen von Post D5 12<br />
Parkgebühren A5 8<br />
Parkplätze (Instandhaltung) C13 11<br />
Pauschalkosten A2 7<br />
Pavillons C13 11<br />
PC-Wiederanschluss (Verlagerungen) C7 10<br />
Pendlerzuschuss (öffentlicher Verkehr) D8 13<br />
Personenausweise C9 10<br />
Personenbeförderung D8 13<br />
Pflanzen- und Blumen (Innen) C12 11<br />
Pflanzendüngung C12 11<br />
Pflanzenzuschnitt C12 11<br />
Planung und Entwicklung E2 14<br />
Polstereinrichtungen B2 9<br />
Poststelle und interne Botendienste D5 12<br />
Projektmanagement E3 14<br />
Rasenflächen C13 11<br />
Raumheizung B1 8<br />
Raumteiler (Reinigung) C10 11<br />
Raumteiler (Verlegungen) C7 10<br />
Raumteilung B1 8<br />
Recyclingabfall, Beseitigung C11 11<br />
Regale B2 9<br />
Reinigung C10 11<br />
Reinigung (Pflanzen und Blumen) C12 11<br />
Renovierung (bei Personalverlegungen) C7 10<br />
Renovierung (Fassadenanstrich) C5 10<br />
Renovierung (regulär) C3 9<br />
Rolltreppen C4 10<br />
Sanitärabfallbeseitigung C11 11<br />
Schädlingsbekämpfung C10 11<br />
Schallschutzdecken und Beleuchtung (periodische<br />
Sonderreinigung) C10 11<br />
Schaltkasten, zentral (Telefon) D1 12<br />
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<strong>Cost</strong> item <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category Page<br />
Desks (cleaning) C10 11<br />
Despatch (mail) D5 12<br />
Detectors (security) C9 10<br />
Disposal A3 7<br />
Distribution (mail/inter-site) D5 12<br />
Doors (cleaning) C10 11<br />
Drainage - external (repair and maintenance) C5 10<br />
Drapes B2 9<br />
Dusting (plants and flowers) C12 11<br />
Earthquake (premiums) C2 9<br />
Electrical installation B1 8<br />
Electrical power and lighting<br />
(repair and maintenance) C4 10<br />
Electricity C15 11<br />
Energy C15 11<br />
Environmental management E2 14<br />
Environmental tax A4 7<br />
Equipment (repair/maintenance) C3 9<br />
Escalators C4 10<br />
Expenditure tax 6<br />
Explosion (premiums) C2 9<br />
External and structural repair and maintenance C5 10<br />
External finishes (repair and maintenance) C5 10<br />
Facilities management E2 14<br />
False ceilings B1 8<br />
Feeding (plants and flowers) C12 11<br />
Fences C9 10<br />
Fenestration (repair and maintenance) C5 10<br />
Filing (churn) C7 10<br />
Fire (premiums) C2 9<br />
Fire extinguishers B2 9<br />
Fire services (repair and maintenance) C4 10<br />
Fit out and improvement B1 8<br />
Fittings B1 8<br />
Fixtures B1 8<br />
Flood (premiums) C2 9<br />
Floor coverings B1 8<br />
Flooring B1 8<br />
Floors (cleaning) C10 11<br />
Flowers (external) C13 11<br />
Food and drink (preparation) D2 12<br />
Food and drink (service) D2 12<br />
Food and drink (storage) D2 12<br />
Foundations (repair and maintenance) C5 10<br />
Furniture (churn) C7 10<br />
Furniture (repair/maintenance) C3 9<br />
Furniture and equipment B2 9<br />
Gas C15 11<br />
Glazed partitions (cleaning) C10 11<br />
Grounds maintenance C13 11<br />
Hand rails (cleaning) C10 11<br />
Handsets D1 12<br />
Health & safety 6<br />
Help desk E2 14<br />
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8 <strong>Cost</strong> mapping guide<br />
<strong>Cost</strong> item <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category Page<br />
Identity cards C9 10<br />
Insurance C2 9<br />
Internal moves/churn C7 10<br />
Internal plants and flowers C12 11<br />
Internal repair & maintenance C3 9<br />
Internal walls B1 8<br />
Intruder detection systems C9 10<br />
IT equipment (periodic special cleaning) C10 11<br />
Landings (cleaning) C10 11<br />
Lawns C13 11<br />
Liability for excess C2 9<br />
Lifts C4 10<br />
Lighting B1 8<br />
Lighting (security) C9 10<br />
Lighting units B2 9<br />
Line charges D1 12<br />
Litter clearance C13 11<br />
Lobbies (cleaning) C10 11<br />
Local property taxes A4 7<br />
Loss of rent (premiums) C2 9<br />
Loudspeakers C9 10<br />
Luncheon vouchers D2 12<br />
Marketing and Promotion A8 8<br />
M&E repair and maintenance C4 10<br />
Maintenance contract (security) C9 10<br />
Management costs E 14<br />
Mechanical handling equipment B2 9<br />
Meeting rooms (reception) D3 12<br />
Minor improvements C6 10<br />
Mobex phones D1 12<br />
Mobile phones (not call costs) D1 12<br />
Municipal tax A4 7<br />
Notional rent A1 7<br />
Occasional space A7 8<br />
Oil (fuel) C15 11<br />
Opening mail D5 12<br />
PABX D1 12<br />
Packaging (mail) D5 12<br />
Parking charges A5 8<br />
Partitioning B1 8<br />
Partitions - internal (churn) C7 10<br />
Partitions (cleaning) C10 11<br />
Pavement areas (maintenance) C13 11<br />
Pavilions C13 11<br />
PC reconnections (churn) C7 10<br />
Pedestals B2 9<br />
Pest control C10 11<br />
Photocopiers D6 13<br />
Plant and machinery 5<br />
Playing fields C13 11<br />
Post room and internal distribution services D5 12<br />
Printers D6 13<br />
Project management E3 14<br />
32
8 Leitfaden zum Einordnen von Kosten<br />
33<br />
Aufwendungsposten Kostenkategorie Seite<br />
Schirmwände B2 9<br />
Schneeräumung C13 11<br />
Schreibtische B2 9<br />
Schreibtische (Reinigung) C10 11<br />
Sicherheitsdienst C9 10<br />
Sicherheitsdienstfirma C9 10<br />
Sicherheitsdienstmitarbeiter C9 10<br />
Sicherheitsdienstzentrale C9 10<br />
Sondermüllbeseitigung C11 11<br />
Speisen und Getränke (Bewirtung) D2 12<br />
Speisen und Getränke (Lagerung) D2 12<br />
Speisen und Getränke (Zubereitung) D2 12<br />
Spielplätze/Spielwiesen C13 11<br />
Sprinkleranlagen (Instandhaltung und Reparaturen) C4 10<br />
Ständer B2 9<br />
Straßenabsperrung C9 10<br />
Strom C15 11<br />
Strom- und Lichtanschluss (Instandhaltung &<br />
Reparatur) C4 10<br />
Stühle B2 9<br />
Stühle (Reinigung) C10 11<br />
Telefonapparate D1 12<br />
Telefone D1 12<br />
Telefone (Reinigung) C10 11<br />
Telefonvermittlungssysteme D1 12<br />
Telefonwiederanschluss (Verlegungen) C7 10<br />
Teppichböden B1 8<br />
Teppichboden (Grundreinigung) C10 11<br />
Teppichboden (Reinigung) C10 11<br />
Teppichboden (Schaumreinigung) C10 11<br />
Terrorismus (Versicherungsprämien) C2 9<br />
Tische B2 9<br />
Tischlerarbeiten B1 8<br />
Toiletten (Reinigung/Grundreinigung) C10 11<br />
Treppenabsätze (Reinigung) C10 11<br />
Treppenhäuser (Reinigung) C10 11<br />
Türen (Reinigung) C10 11<br />
Übergabe A3 7<br />
Überschwemmung (Versicherungsprämie) C2 9<br />
Umbau und Ausstattung B 8-9<br />
Umbau und Innenausbau B1 8<br />
Umweltschutzmanagement E2 14<br />
Umweltsteuer A4 7<br />
Umzug A3 7<br />
Uniformen (Empfang) D3 12<br />
Uniformen (Sicherheitsdienst) C9 10<br />
Ununterbrochene Stromversorgung B1 8<br />
Urinale (Reinigung) C10 11<br />
Verglaste Raumteiler (Reinigung) C10 11<br />
Verkabelung (Telefon) D1 12<br />
Verkabelung (Umbau/Innenausbau) B1 8<br />
Verkehrswege (Instandhaltung) C13 11<br />
Vermarktung und Werbung A8 8<br />
Verpackung (Post) D5 12<br />
Versand (Post) D5 12<br />
Aufwendungsposten Kostenkategorie Seite<br />
Versicherung C2 9<br />
Verteilung (Post/zwischen Standorten) D5 12<br />
Verwaltungskosten E 14<br />
Videoüberwachung C9 10<br />
Voicemail D1 12<br />
Vorhänge B2 9<br />
Währungsumwandlung 5<br />
Wände (Instandhaltung und Reparaturen) C5 10<br />
Wandverkleidung B1 8<br />
Waschbereiche B1 8<br />
Wasserablauf - Außen (Instandhaltung und Reparatur) C5 10<br />
Wasserinstallation (Instandhaltung und Reparaturen) C4 10<br />
Wasserschadenversicherung (Prämie) C2 9<br />
Wasserversorgung und Abwasser C14 11<br />
WCs (Reinigung) C10 11<br />
Wiederherstellung bei Auszug C8 10<br />
Zäune C9 10<br />
Zufahrtskontrolle C9 10<br />
Zugangsausweise C9b) 10<br />
Zugangskontrollsysteme C9b) 10<br />
Zugangslesegeräte C9b) 10<br />
Zugangstore/Wachgebäude C9b) 10<br />
Zuschuss (Verpflegung) D2 12<br />
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<strong>Cost</strong> item <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category Page<br />
Property occupation A 7<br />
Pruning (plants and flowers) C12 11<br />
Public liability insurance C2 9<br />
Rates A4 7<br />
Real estate management E1 14<br />
Reception desk (cleaning) C10 11<br />
Reception services D3 12<br />
Recording (mail) D5 12<br />
Recycling disposal C11 11<br />
Redecoration (churn) C7 10<br />
Redecoration (external finishes) C5 10<br />
Redecoration (regular) C3 9<br />
Reinstatement C8 10<br />
Removal A3 7<br />
Rent A1 7<br />
Rent paid A1 7<br />
Rental value A1 7<br />
Reprographics D6 13<br />
Road blocks C9 10<br />
Roadways (maintenance) C13 11<br />
Roof (repair and maintenance) C5 10<br />
Sanitary waste disposal C11 11<br />
Screens B2 9<br />
Security C9 10<br />
Security contractors C9 10<br />
Security staff C9 10<br />
Service charge C1 9<br />
Sewerage C14 11<br />
Shelving B2 9<br />
Shop fronts B1 8<br />
Shrubs C13 11<br />
Signage (fit out/improvement) B1 8<br />
Signage (repair/maintenance) C3 9<br />
Snow clearance C13 11<br />
Soft furnishings B2 9<br />
Space heating B1 8<br />
Sprinkler systems (repair and maintenance) C4 10<br />
Staircases (cleaning) C10 11<br />
Stamping (mail) D5 12<br />
Storage bins B2 9<br />
Storage cabinets B2 9<br />
Storage racking B1 8<br />
Storage units (repair/maintenance) C3 9<br />
Subsidence (premiums) C2 9<br />
Subsidy (food and drink) D2 12<br />
Switchboard systems D1 12<br />
Tables B2 9<br />
Tannoys C9 10<br />
Telephone reconnections (churn) C7 10<br />
Telephones D1 12<br />
Telephones (cleaning) C10 11<br />
Terrorism (premiums) C2 9<br />
Tiling B1 8<br />
Toilets (cleaning/deep cleaning) C10 11<br />
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Title<br />
<strong>Cost</strong> item <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong> category Page<br />
Toxic waste disposal C11 11<br />
Transport D8 13<br />
Travel subsidy (public transport) D8 13<br />
Uniforms (reception) D3 12<br />
Uniforms (security) C9 10<br />
Uninterrupted power supply B1 8<br />
Unitary charge A2 7<br />
Urinals (cleaning) C10 11<br />
VAT 6<br />
Vehicular access control C9 10<br />
Voicemail D1 12<br />
Vouchers (food and drink) D2 12<br />
Wall and ceiling finishes (internal) C3 9<br />
Wall linings B1 8<br />
Walls (repair and maintenance) C5 10<br />
Wash down areas B1 8<br />
Waste compactors B2 9<br />
Waste disposal C11 11<br />
Water and plumbing (repair and maintenance) C4 10<br />
Water and sewerage C14 11<br />
Watering (plants and flowers) C12 11<br />
WCs (cleaning) C10 11<br />
Window boxes C13 11<br />
Windows (cleaning) C10 11<br />
Woodwork and joinery B1 8<br />
Workplace management E2 14<br />
Works of art B2 9<br />
33
9 Literaturhinweise<br />
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space’, UK, 2002.<br />
34
Ausgearbeitetes Praxisbeispiel<br />
Codie- Kategorienbezeichnung X Ertrags- Y Kapital- Z Gesamt- % Anteil $/m2 $/Person $/Arbeitsrung<br />
kosten kosten summe platz<br />
A Immobiliennutzungskosten $1.670.830 $5.647 $1.674.377 43% $335 $4.784 $5.581<br />
A1 Mietzins $1.054.830 $0 $1.054.830 27.3% $211 $3.014 $3.516<br />
A2 Pauschalkosten $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A3 Erwerbssteuern und -abgaben $0 $3.547 $3.547 0.1% $1 $10 $12<br />
A4 Nationale und lokale Grundsteuern $476.000 $0 $476.000 12.3% $95 $1.360 $1.587<br />
A5 Miete für angeschlossene Einrichtungen $140.000 $0 $140.000 3.6% $28 $400 $467<br />
A6 Angeschlossene Einrichtungen $0 $2.100 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A7 Gelegentlich zugemieteter Raum $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A8 Vermarktung und Werbung $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
B Umbau- und Ausstattungskosten $0 $478.171 $478.171 12,0% $96 $1.366 $1.594<br />
B1 Ausbau $0 $350.000 $350.000 9,1% $70 $1.000 $1.167<br />
B2 Möbel und Ausrüstung $0 $128.171 $128.171 3,3% $26 $366 $427<br />
C Gebäudebetriebskosten $857.847 $26.600 $884.447 23,0% $177 $2.527 $2.948<br />
C1 Pauschaldienstleistungskosten $0 $0 $0 0,0% $0 $0 $0<br />
C2 Versicherungen $13.534 $0 $13.534 0,4% $3 $39 $45<br />
C3 Inneninstandhaltung und Reparatur $109.283 $0 $109.283 2,8% $22 $312 $364<br />
C4 Mechanik und Elektrik:<br />
Instandhaltung und Reparatur<br />
$239.236 $0 $239.236 6,2% $48 $684 $797<br />
C5 Bauliche Instandhaltung & Reparatur<br />
von Gebäudekern und<br />
Gebäudeaußenseite<br />
$72.288 $0 $72.288 1,9% $14 $207 $241<br />
C6 Geringfügiger Ausbau $15.070 $0 $15.070 0,4% $3 $43 $50<br />
C7 Interne Umzüge $24.990 $0 $24.990 0,6% $5 $71 $83<br />
C8 Wiederherstellung $30.653 $0 $30.653 0,8% $6 $88 $102<br />
C9 Sicherheitsdienst $106.400 $26.600 $133.000 3,4% $27 $380 $443<br />
C10 Reinigung $99.239 $0 $99.239 2,6% $20 $284 $331<br />
C11 Abfallbeseitigung $4.900 $0 $4.900 0,1% $1 $14 $16<br />
C12 Pflanzen und Blumen innen $12.600 $0 $12.600 0,3% $3 $36 $42<br />
C13 Instandhaltung und Pflege von<br />
Außenanlagen<br />
$5.600 $0 $5.600 0,1% $1 $16 $19<br />
C14 Wasser und Abwasser $5.264 $0 $5.264 0,1% $1 $15 $18<br />
C15 Energie $118.790 $0 $118.790 3,1% $24 $339 $396<br />
D Geschäftsbetriebskosten $605.249 $111.580 $716.829 19,0% $143 $2.048 $2.389<br />
D1 Telefon $20.017 $89.180 $109.197 2,8% $22 $312 $364<br />
D2 Catering $125.612 $22.400 $148.012 3,8% $30 $423 $493<br />
D3 Empfangsdienste $51.721 $0 $51.721 1,3% $10 $148 $172<br />
D4 Kurier- und externe Botendienste $26.320 $0 $26.320 0,7% $5 $75 $88<br />
D5 Poststelle und interne Botendienste $39.480 $0 $39.480 1,0% $8 $113 $132<br />
D6 Kopieren und Drucken $208.600 $0 $208.600 5,4% $42 $596 $695<br />
D7 Notfallwiederherstellung $70.000 $0 $70.000 1,8% $14 $200 $233<br />
D8 Personenbeförderung $24.500 $0 $24.500 0,6% $5 $70 $82<br />
D9 Archivierung $39.000 0 $39.000 1,0% $8 $111 $130<br />
E Managementkosten $92.822 $12.274 $105.097 3,0% $21 $300 $350<br />
E1 Immobilienmanagement $15.822 $5.274 $21.097 0,5% $4 $60 $70<br />
E2 Facility Management $56.000 $7.000 $63.000 1,6% $13 $180 $210<br />
E3 Projektmanagement $21.000 $0 $21.000 0,5% $4 $60 $70<br />
T Gesamtnutzungskosten $3.226.748 $634.272 $3.858.921 100% $772 $11.025 $12.863<br />
35<br />
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Worked example<br />
<strong>Code</strong> Category name X Revenue Y Capital costs Z <strong>Total</strong> % Share $/m2 $/person $/<br />
costs costs workstn<br />
A Property occupation $1,670,830 $5,647 $1,674,377 43% $335 $4,784 $5,581<br />
A1 Rent $1,054,830 $0 $1,054,830 27.3% $211 $3,014 $3,516<br />
A2 Unitary charge $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A3 Acquisition tax and duty $0 $3,547 $3,547 0.1% $1 $10 $12<br />
A4 National & Local property taxes $476,000 $0 $476,000 12.3% $95 $1,360 $1,587<br />
A5 Associated facilities rent $140,000 $0 $140,000 3.6% $28 $400 $467<br />
A6 Associated facilities $0 $2,100 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A7 Occasional space $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
A8 Marketing and Promotion $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
B Adaptation and equipment $0 $478,171 $478,171 12% $96 $1,366 $1,594<br />
B1 Fit-out $0 $350,000 $350,000 9.1% $70 $1,000 $1,167<br />
B2 Furniture and equipment $0 $128,171 $128,171 3.3% $26 $366 $427<br />
C Property operation $857,847 $26,600 $884,447 23% $177 $2,527 $2,948<br />
C1 Consolidated Service Charge $0 $0 $0 0.0% $0 $0 $0<br />
C2 Insurance $13,534 $0 $13,534 0.4% $3 $39 $45<br />
C3 Internal repair & maintenance $109,283 $0 $109,283 2.8% $22 $312 $364<br />
C4 M&E repair & maintenance $239,236 $0 $239,236 6.2% $48 $684 $797<br />
C5 External/structural repair &<br />
maintenance<br />
$72,288 $0 $72,288 1.9% $14 $207 $241<br />
C6 Minor improvements $15,070 $0 $15,070 0.4% $3 $43 $50<br />
C7 Internal moves $24,990 $0 $24,990 0.6% $5 $71 $83<br />
C8 Reinstatement $30,653 $0 $30,653 0.8% $6 $88 $102<br />
C9 Security $106,400 $26,600 $133,000 3.4% $27 $380 $443<br />
C10 Cleaning $99,239 $0 $99,239 2.6% $20 $284 $331<br />
C11 Waste disposal $4,900 $0 $4,900 0.1% $1 $14 $16<br />
C12 Internal plants & flowers $12,600 $0 $12,600 0.3% $3 $36 $42<br />
C13 Grounds maintenance $5,600 $0 $5,600 0.1% $1 $16 $19<br />
C14 Water, sewerage $5,264 $0 $5,264 0.1% $1 $15 $18<br />
C15 Energy $118,790 $0 $118,790 3.1% $24 $339 $396<br />
D Business support costs $605,249 $111,580 $716,829 19% $143 $2,048 $2,389<br />
D1 Telephones $20,017 $89,180 $109,197 2.8% $22 $312 $364<br />
D2 Catering $125,612 $22,400 $148,012 3.8% $30 $423 $493<br />
D3 Reception services $51,721 $0 $51,721 1.3% $10 $148 $172<br />
D4 Courier & external distribution<br />
services<br />
$26,320 $0 $26,320 0.7% $5 $75 $88<br />
D5 Post room & internal distribution<br />
services<br />
$39,480 $0 $39,480 1.0% $8 $113 $132<br />
D6 Reprographics $208,600 $0 $208,600 5.4% $42 $596 $695<br />
D7 Disaster recovery $70,000 $0 $70,000 1.8% $14 $200 $233<br />
D8 Transport $24,500 $0 $24,500 0.6% $5 $70 $82<br />
D9 Archiving $39,000 $0 $39,000 1.0% $8 $111 $130<br />
E Management costs $92,822 $12,274 $105,097 3% $21 $300 $350<br />
E1 Real estate management $15,822 $5,274 $21,097 0.5% $4 $60 $70<br />
E2 Facilities management $56,000 $7,000 $63,000 1.6% $13 $180 $210<br />
E3 Project Management $21,000 $0 $21,000 0.5% $4 $60 $70<br />
T <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong>s $3,226,748 $634,272 $3,858,921 100% $772 $11,025 $12,863<br />
35
<strong>International</strong> <strong>Total</strong> <strong>Occupancy</strong> <strong>Cost</strong> <strong>Code</strong><br />
<strong>IPD</strong> Occupiers<br />
Fourth edition<br />
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