SEPA-Checkliste: Umstellung für Vereine (PDF-Datei) - Volksbank ...

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SEPA-Informationen für Vereine zur
Umstellung des Beitragseinzuges
1. ) Info
o Liegt Ihnen bereits eine unterschriebene Einzugsermächtigung vor, braucht diese nicht erneut eingeholt
werden. Mit der schriftlichen Mitteilung über die Umstellung des Lastschrifteinzuges auf SEPA-Formate
wird die bestehende Einzugsermächtigung „umgedeutet“. Unsere Banking-Software PROFI cash und VR-
Networld unterstützen Sie dabei optimal!
o Geben Sie auf Ihren Formularen / Briefbögen zusätzlich IBAN und BIC bei Ihrer Bankverbindung an. (Ihre
IBAN und BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug und in Ihrem Onlinebanking oder auf der Rückseite
Ihrer VR-BankCard).
o Gerne stellen wir Ihnen auch den IBAN-Konverter* kostenlos zur Verfügung. Der IBAN-Konverter ist ein
kleines Programm mit dem Sie die Kontonummer und BLZ Ihrer Mitglieder in IBAN und BIC wandeln
können. Unsere Banking-Software PROFI cash und VR-Networld wandeln automatisch um.
o Künftig können SEPA-Lastschriften nur noch elektronisch per Online-Banking bei der Bank eingereicht
werden. Eine beleghafte Einreichung oder eine Einreichung per Datenträger ist nicht mehr möglich.
Wir bieten Ihnen zur Unterstützung Ihres elektronischen Zahlungsverkehrs unsere Banking-Software
PROFI cash und VR-Networld an.
o Prüfen Sie Ihre Vereinssatzung / Beitragssatzung auf evtl. Angaben zu Zahlungsart und Fälligkeit der
Beiträge. Gegebenenfalls ist eine Satzungsänderung notwendig!
2.) Checkliste für die Nutzung von SEPA-Mandaten / Lastschriften
o Prüfen Sie Ihre Vereins-Software auf SEPA-Fähigkeit!
� Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar?
� Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt von DTA, DTAZV) möglich?
� Besteht die Möglichkeit, die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) zu hinterlegen?
� Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung für Erst- und
Folgelastschriften bei der Bank)?
o Beantragen Sie kostenlos eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen
Bundesbank über http://glaeubiger-id.bundesbank.de und teilen diese Ihren Banken mit.
o Die Ihnen von der Volksbank Gütersloh zugesandte SEPA-Lastschriftvereinbarung reichen Sie uns bitte
unterschrieben zurück. Künftig ist ein Einzug von Lastschriften ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und
Gläubiger-ID nicht mehr möglich.
o Überprüfen Sie, ob Sie für jeden Lastschriftzahler eine unterschriebene Einzugsermächtigung im
Original vorliegen haben. Nur diese Einzugsermächtigung ist für die Umdeutung in eine SEPA-
Basislastschrift zulässig.
o Jedes Lastschriftmandat (bisher Einzugsermächtigung) muss mit einer eindeutigen Mandatsreferenz
gekennzeichnet werden. Diese Mandatsreferenz ist auf dem Mandat selbst anzugeben und wird wie der
Verwendungszweck bei jedem Einzug im Auftrag angegeben und macht so die Zuordnung der
Kontobelastung einfacher. Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenz für jeden Zahlungspflichtigen fest.
Nutzen Sie bereits vorhandene Systeme, zum Beispiel die Mitgliedsnummer zzgl. einer Variablen. Wird eine
neue Mandatsreferenz benötigt, wird so nur die Variable geändert und Sie haben immer noch den Bezug
zur Mitgliedsnummer. Die Mandatsreferenz ist frei wählbar (alphanumerisch, max. 35 Stellen).
o Legen Sie ein Datum fest, zu dem Sie den Einzug umstellen möchten. Spätestens nach dem 01.02.2014
können nur noch SEPA-Lastschriften eingezogen werden.
Sepa Vereins Checkliste VB GT.docx, Stand 22.11.2012 IV

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SEPA-Informationen für Vereine zur
Umstellung des Beitragseinzuges
o Teilen Sie Ihren Mitgliedern schriftlich mit, dass die Umdeutung der Einzugsermächtigung in SEPA-Basis-
Lastschrift zu diesem Datum erfolgt. In diesem Schreiben ist die Gläubiger-ID des Vereins sowie die
Mandatsreferenznummer des Mitglieds anzugeben.
o Integrieren Sie in Ihre Beitrittserklärung das SEPA-Basislastschriftmandat. Achten Sie darauf, genau den
vorgegebenen Wortlaut zu verwenden. Das Mandat ist immer separat zu unterschreiben!
3.) Hinweise zur Durchführung von SEPA-Basis-Lastschriften
� Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (ohne abweichende Regelung mindestens 14
Kalendertage vorher) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen („Vorabankündigung“). Eine Vorabankündigung
kann mehrere Einzüge ankündigen. Eine bestimmte Form (Brief) ist nicht vorgeschrieben, allerdings der
Inhalt (Betrag, Termin, Mandatsreferenz und Gläubiger ID).
� Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Basis-Lastschriften:
o Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.
o Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit.
� Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt,
wird als Erstlastschrift gekennzeichnet.
� Aufbewahrung der Original-Mandate:
o Der „European Payment Council“ (EPC) gibt als Aufbewahrungsfrist 14 Monate ab dem letzten
Einzug vor (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten
Lastschriften).
o Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten
� Gültigkeit der Lastschrift-Mandate:
o Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten ab Unterzeichnung nicht in Anspruch genommen
wird, ist das Mandat nicht mehr gültig.
o Nach jedem Lastschrifteinzug beginnt diese Frist von vorn.
o Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen.
Unter www.volksbank-guetersloh.de/SEPA stehen Ihnen Mustertexte, Vordrucke, weitere Informationen
zu SEPA und unserer Zahlungsverkehrs-Software PROFI cash und VR-Networld zur Verfügung.
Selbstverständlich stehen wir Ihnen für weitere Fragen zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren
zuständigen Kundenbetreuer oder an unsere SEPA-Spezialisten:
Sepa Vereins Checkliste VB GT.docx, Stand 22.11.2012 IV
Oliver Spratte, (05241) 104 - 339
oliver.spratte@volksbank-guetersloh.de
Dieter Kornfeld, (05242) 417 - 185
dieter.kornfeld@volksbank-guetersloh.de
Jens Zimmermann, (05241) 104 - 422
jens.zimmermann@volksbank-guetersloh.de