Handling 2013 nr 66 Göteborgs Stads riktlinjer för representation Till ...
Handling 2013 nr 66 Göteborgs Stads riktlinjer för representation Till ...
Handling 2013 nr 66 Göteborgs Stads riktlinjer för representation Till ...
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong><br />
<strong>Till</strong> <strong>Göteborgs</strong> kommunfullmäktige<br />
<strong>Handling</strong> <strong>2013</strong> <strong>nr</strong> <strong>66</strong><br />
Kommunstyrelsens <strong>för</strong>slag<br />
Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets <strong>för</strong>slag i tjänsteutlåtande den 26<br />
mars <strong>2013</strong> och <strong>för</strong>eslår att kommunfullmäktige beslutar:<br />
1. Förslag till ”<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och riktlinje <strong>för</strong> <strong>representation</strong>”<br />
godkänns i enlighet med bilagan till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande.<br />
Därmed upphör dokumentet ”Regler <strong>för</strong> <strong>representation</strong> och intern traktering”<br />
daterat 1985-06-19 att gälla.<br />
2. <strong>Stads</strong>direktören bemyndigas att fastställa tillhörande anvisningar inom rimlig<br />
kostnadsram.<br />
Göteborg den 10 april <strong>2013</strong><br />
<strong>Göteborgs</strong> kommunstyrelse<br />
Anneli Hulthén<br />
Lina Isaksson<br />
1(1)
Tjänsteutlåtande<br />
Utfärdat <strong>2013</strong>-03-26<br />
Diarienummer 1124/12<br />
Repronummer r<strong>nr</strong> 46/<strong>2013</strong><br />
<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong><br />
Förslag till beslut<br />
I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige:<br />
Juridiska avdelningen<br />
Juristenheten<br />
Linda Widenström<br />
Telefon 031-368 04 04<br />
E-post: linda.widenstrom@stadshuset.goteborg.se<br />
1. Förslag till ”<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och riktlinje <strong>för</strong> <strong>representation</strong>” godkänns i<br />
enlighet med bilaga till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. Därmed upphör<br />
dokumentet ”Regler <strong>för</strong> <strong>representation</strong> och intern traktering” daterat 1985-06-19<br />
att gälla.<br />
2. <strong>Stads</strong>direktören bemyndigas att fastställa tillhörande anvisningar inom rimlig<br />
kostnadsram.<br />
Sammanfattning<br />
Kommunstyrelsen godkände genom beslut den 9 februari 2011, § 85, <strong>för</strong>slag till<br />
handlingsplan <strong>för</strong> att <strong>för</strong>stärka den interna kontrollen och öppenheten inom <strong>Göteborgs</strong><br />
<strong>Stads</strong> <strong>för</strong>valtningar och bolag. I handlingsplanen ingick ett uppdrag att revidera,<br />
alternativt upprätta, ett antal <strong>riktlinjer</strong> och policydokument. Uppdraget har bedrivits bl.a.<br />
genom att alla styrande dokument på central nivå setts över av en extern konsult. Detta<br />
uppdrag var indelat i tre faser; en nulägesanalys, en fas där ett principdokument<br />
avseende vilka styrdokument som ska finnas centralt togs fram samt en fas där åtgärder<br />
som behöver vidtas <strong>för</strong> att nå önskat läge definierades. In<strong>för</strong> utformningen av detta<br />
uppdrag genom<strong>för</strong>de stadsledningskontoret en inledande genomgång av vilka dokument<br />
som var särskilt angelägna att se över. Därvid bedömdes att bl.a. reglerna <strong>för</strong><br />
<strong>representation</strong> och intern traktering skulle prioriteras. Istället <strong>för</strong> nu existerande<br />
dokument har stadsledningskontoret i samarbete med en extern konsult formulerat<br />
<strong>för</strong>evarande policy och riktlinje.<br />
Ekonomiska konsekvenser<br />
Det är sannolikt att det mer restriktiva och detaljerade regelverk som <strong>för</strong>eslås kan leda<br />
till vissa ekonomiska besparingar <strong>för</strong> <strong>Göteborgs</strong> Stad.<br />
1(13)
Barnperspektivet<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta<br />
perspektiv.<br />
Jämställdhetsperspektivet<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta<br />
perspektiv.<br />
Mångfaldsperspektivet<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta<br />
perspektiv.<br />
Miljöperspektivet<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta<br />
perspektiv.<br />
2(13)<br />
Omvärldsperspektivet<br />
Ett antagande av den <strong>för</strong>eslagna policyn och <strong>riktlinjer</strong>na innebär att <strong>Göteborgs</strong> Stad intar<br />
en mera återhållsam och restriktiv inställning till <strong>representation</strong> än många andra<br />
kommuner, bl.a. avseende alkohol. Dokumentet har remitterats <strong>för</strong> synpunkter till ett<br />
antal av stadens bolag och <strong>för</strong>valtningar samt till Handelskammaren. Sistnämnda instans<br />
har inte avgett något svar. De synpunkter som framkommit från övriga verksamheter<br />
har vägts in vid den slutliga utformningen av dokumentet.<br />
Samverkan<br />
Information och samverkan har skett i CSG (Central samverkansgrupp).<br />
Bilaga Förslag till <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och riktlinje <strong>för</strong> <strong>representation</strong> samt<br />
anvisning<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(13)
3(13)<br />
Ärendet<br />
Kommunstyrelsen godkände genom beslut den 9 februari 2011, § 85, <strong>för</strong>slag till<br />
handlingsplan <strong>för</strong> att <strong>för</strong>stärka den interna kontrollen och öppenheten inom <strong>Göteborgs</strong><br />
<strong>Stads</strong> <strong>för</strong>valtningar och bolag. I handlingsplanen ingick ett uppdrag att revidera,<br />
alternativt upprätta, ett antal <strong>riktlinjer</strong> och policydokument. Uppdraget har bl.a.<br />
inneburit att alla styrande dokument på central nivå har setts över av en extern konsult.<br />
Detta uppdrag var indelat i tre faser; en nulägesanalys, en fas där ett principdokument<br />
avseende vilka styrdokument som ska finnas centralt togs fram samt en fas där åtgärder<br />
som behöver vidtas <strong>för</strong> att nå önskat läge definierades. In<strong>för</strong> utformningen av detta<br />
uppdrag genom<strong>för</strong>de stadsledningskontoret en inledande genomgång av vilka dokument<br />
som var särskilt angelägna att se över. Därvid bedömdes att bl.a. dokumentet ”Regler<br />
<strong>för</strong> <strong>representation</strong> och intern traktering” skulle prioriteras. Istället <strong>för</strong> nu existerande<br />
dokument har stadsledningskontoret formulerat <strong>för</strong>evarande policy och riktlinje<br />
Bakgrund<br />
Inom <strong>Göteborgs</strong> Stad finns en stor mängd regler, <strong>riktlinjer</strong> och policies. Enligt<br />
handlingsplanen <strong>för</strong> att <strong>för</strong>stärka den interna kontrollen och öppenheten ska dessa ses<br />
över och i vissa fall revideras. Syftet är att samtliga anställda och <strong>för</strong>troendevalda ska ha<br />
kännedom om och efterleva de policies som finns i staden. Dokumenten ska också hela<br />
tiden hållas ajour <strong>för</strong> att äga giltighet. Arbetet med de styrande dokumenten har<br />
bedrivits dels genom en extern konsult, dels internt på <strong>Stads</strong>ledningskontoret.<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har satt samman en grupp med olika specialistkompetenser, HR,<br />
juridik, etik/värdegrund m fl. Gruppen har som utgångspunkt <strong>för</strong> såväl det externa som<br />
det interna arbetet gått igenom de dokument som ingår i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong><br />
<strong>för</strong>fattningssamling <strong>för</strong> att avgöra vilka dokument som får anses vara särskilt angeläget<br />
att se över. Ett av dessa har bedömts vara det dokument som benämns ”Regler <strong>för</strong><br />
<strong>representation</strong> och intern traktering”.<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret<br />
<strong>Stads</strong>ledningskontoret har i samarbete med en extern konsult specialiserad på området<br />
tagit fram ett dokument benämnt ”<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och riktlinje <strong>för</strong><br />
<strong>representation</strong>”. Inom stadsledningskontoret har arbetet med dokumentet främst<br />
genom<strong>för</strong>ts i samarbete mellan Personalstrategiska avdelningen och Juridiska<br />
avdelningen. Dokumentet har genomgått språkgranskning genom<br />
kommunikationsavdelningen samt remitterats <strong>för</strong> synpunkter till ett antal av stadens<br />
bolag och <strong>för</strong>valtningar och Handelskammaren. Sistnämnda instans har inte lämnat<br />
något svar. Vad avser verksamheterna inom <strong>Göteborgs</strong> Stad har en majoritet tillstyrkt<br />
<strong>för</strong>slaget. Emellertid har ett antal av främst stadens bolag påtalat problematiken med en<br />
gemensam policy <strong>för</strong> hela staden samt behovet av en möjlighet till undantag från<br />
regelverket. De synpunkter som lämnats har vägts in vid den slutliga utformningen av<br />
dokumentet.<br />
Det <strong>för</strong>eslagna dokumentet innefattar en policy som redogör <strong>för</strong> stadens <strong>för</strong>hållningssätt<br />
avseende <strong>representation</strong> samt en riktlinje som <strong>för</strong>tydligar denna. Riktlinjen omfattar ett<br />
flertal områden, såsom extern och intern <strong>representation</strong>, trivselfrämjande åtgärder, gåvor<br />
och uppvaktningar m.m. Målsättningen har varit att dokumentet ska vara så klart och<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(13)
tydligt som möjligt och omfatta de vanligast <strong>för</strong>ekommande situationerna på området.<br />
Det är emellertid viktigt att observera att det inte är möjligt att reglera varje enskild<br />
situation i ett styrdokument som ska gälla hela staden. Vid tveksamhet bör därmed den<br />
som berörs kontakta närmaste chef, personalfunktion eller personalstrategiska<br />
avdelningen på stadsledningskontoret. <strong>Stads</strong>ledningskontoret vill särskilt framhålla att<br />
<strong>för</strong>valtning, bolag eller stiftelse som anser att det finns skäl att göra avsteg från denna<br />
riktlinje kan ta beslut om sådant avsteg i respektive nämnd eller styrelse. Sådana<br />
undantag ska dokumenteras.<br />
Linda Widenström Jan Persson<br />
<strong>Stads</strong>jurist Förste stadsjurist<br />
4(13)<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(13)
Dokumentansvarig : Förste stadsjurist, Juridska avdelningen<br />
Upprättad av: Linda Widenström, Juridiska avdelningen<br />
Beslutad av: Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige<br />
Senast uppdaterad (ange beslutsdatum): <strong>2013</strong>-04- Gäller <strong>för</strong>: Stadens samtliga verksamheter, se 2.3, omfattning<br />
Giltighetstid: <strong>Till</strong>s vidare<br />
Policy och <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong><br />
1. Policy <strong>för</strong> <strong>representation</strong><br />
• Allmänhetens <strong>för</strong>troende är av största betydelse <strong>för</strong> alla <strong>för</strong>eträdare <strong>för</strong><br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad. För <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> anställda och <strong>för</strong>troendevalda är det en<br />
självklarhet att följa gällande regelverk och att agera på ett etiskt <strong>för</strong>svarbart sätt.<br />
• Representation kan antingen vara extern eller intern. Extern <strong>representation</strong> riktar<br />
sig utåt och syftar till att inleda eller utveckla <strong>för</strong>bindelser som är viktiga <strong>för</strong><br />
verksamheten eller är ett led i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> marknads<strong>för</strong>ing och<br />
näringslivsfrämjande åtgärder. Intern <strong>representation</strong> riktar sig inåt mot<br />
<strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> personal och har främst karaktär av personalfrämjande åtgärder.<br />
• Representation är ett uttryck <strong>för</strong> sedvanlig gästfrihet. Representation ska vara<br />
måttfull, ske kostnadsmedvetet och med klar måli<strong>nr</strong>iktning. Nyttan med varje<br />
<strong>representation</strong>stillfälle ska vara tydlig.<br />
• All <strong>representation</strong> ska ha ett direkt samband med <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> verksamhet.<br />
Kravet gäller både tidpunkt och plats <strong>för</strong> <strong>representation</strong>en och de personer<br />
<strong>representation</strong>en omfattar.<br />
• Varje nämnd, styrelse, ekonomisk <strong>för</strong>ening, stiftelse och andra associationer där<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad är <strong>för</strong>valtare eller utser majoriteten av styrelsen svarar <strong>för</strong> att<br />
denna policy efterlevs.<br />
2. Inledning<br />
Dessa <strong>riktlinjer</strong> syftar till att konkretisera policyn.<br />
2.1 Bakgrund<br />
Riktlinjerna anger den norm som gäller <strong>för</strong> <strong>representation</strong>, uppvaktningar och gåvor<br />
inom <strong>Göteborgs</strong> Stad. Utgångspunkten är att <strong>representation</strong>en ska kännetecknas av<br />
måttfullhet och gott omdöme. Riktlinjerna <strong>för</strong> <strong>representation</strong> utgår från vad som enligt<br />
skattelagstiftningen utgör en avdragsgill kostnad i näringsverksamhet. Mervärdesskatt<br />
är avdragsgill enligt samma regler som inkomstskatt i de fall verksamheten är<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(13)<br />
5 (2)
mervärdeskattepliktig.<br />
Aktuella belopp gällande <strong>representation</strong>, uppvaktningar och gåvor återfinns i<br />
”Anvisning till <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong>”, som upprättas<br />
av stadsdirektören.<br />
2.2 Allmänt om <strong>representation</strong><br />
Representation kan vara extern eller intern.<br />
Extern <strong>representation</strong> riktar sig utåt och avser att inleda eller utveckla relationer som är<br />
viktiga <strong>för</strong> verksamheten eller är ett led i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> marknads<strong>för</strong>ing och<br />
näringslivsfrämjande åtgärder.<br />
Intern <strong>representation</strong> riktar sig inåt mot <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> personal och har främst<br />
karaktär av personalfrämjande åtgärder, t. ex. personalfester eller informationsmöten.<br />
Riktlinjerna gäller såväl extern som intern <strong>representation</strong>. <strong>Göteborgs</strong> Stad är en<br />
organisation. Representation mellan <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> verksamheter räknas därmed som<br />
intern <strong>representation</strong>. Begreppet innefattar <strong>för</strong>utom det som traditionellt menas med<br />
<strong>representation</strong>, d v s mat och dryck, även gåvor och uppvaktningar.<br />
Representation ska godkännas av närmast behörig chef.<br />
2.3 Omfattning<br />
Riktlinjerna omfattar anställda och <strong>för</strong>troendevalda i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> <strong>för</strong>valtningar,<br />
bolag, ekonomiska <strong>för</strong>eningar, stiftelser och andra associationer där <strong>Göteborgs</strong> Stad är<br />
<strong>för</strong>valtare eller utser majoriteten av styrelsen. I övriga associationer där <strong>Göteborgs</strong> Stad<br />
deltar med styrelseledamot eller motsvarande ska <strong>Göteborgs</strong> Stad representanter verka<br />
<strong>för</strong> att denna policy och riktlinje antas i tillämpliga delar. Riktlinjerna gäller såväl inom<br />
som utom Sveriges gränser.<br />
2.4 Extern <strong>representation</strong><br />
Extern <strong>representation</strong> riktar sig till utomstående organisationer och enskilda personer.<br />
Extern <strong>representation</strong> ska ha ett direkt samband med och vara till nytta <strong>för</strong> verksamheten.<br />
Det ska som huvudregel inte vara fler deltagare från den egna organisationen<br />
än utomstående gäster. Endast i undantagsfall får anhöriga inbjudas. Det kan vara<br />
motiverat vid internationella besök eller <strong>representation</strong> i utlandet, då gästerna själva har<br />
med sig anhöriga. Skriftligt godkännande från närmast behörig chef ska inhämtas i<br />
<strong>för</strong>väg då anhörig ska delta vid <strong>representation</strong>. Dokumentationen ska bifogas<br />
redovisningsunderlaget <strong>för</strong> <strong>representation</strong>en. Försiktighet ska iakttas vid återkommande<br />
<strong>representation</strong> mot en och samma person eller grupp av personer.<br />
Representation i samband med pågående upphandling får inte <strong>för</strong>ekomma.<br />
Representation får inte <strong>för</strong>ekomma i samband med myndighetsutövning.<br />
Alla som representerar <strong>för</strong> <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> räkning har ett särskilt ansvar och <strong>för</strong>väntas<br />
visa gott omdöme vid utövandet. Måttfullhet ska iakttas vid <strong>representation</strong>småltider.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(13)
Särskilt gäller detta bruk av alkohol. Vid extern <strong>representation</strong> är vin och öl tillåtet i den<br />
mån det ryms inom rekommenderade beloppsramar. Starksprit får endast <strong>för</strong>ekomma då<br />
staden är värd <strong>för</strong> internationella gäster. Alkoholfria alternativ ska alltid erbjudas. Det är<br />
under inga <strong>för</strong>hållanden tillåtet att representera med enbart alkohol.<br />
Beloppsramarna <strong>för</strong> extern <strong>representation</strong> framgår av stadsledningskontorets anvisning<br />
(”Anvisning till <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong>”). I beloppet<br />
ingår, utöver mat och dryck, serveringsavgift, entréavgift till restaurang och liknande<br />
kostnader. Dricks ersätts normalt inte av <strong>Göteborgs</strong> Stad, men tillåts upp till 5 % av den<br />
totala notan.<br />
Om beloppsramen överskrids ska godkännande från närmast behörig chef inhämtas i<br />
<strong>för</strong>väg och dokumenteras. Dokumentationen ska bifogas redovisningsunderlaget <strong>för</strong><br />
<strong>representation</strong>en.<br />
Extern <strong>representation</strong> i hemmet, bekostad av staden, får endast <strong>för</strong>ekomma i<br />
undantagsfall och ska skriftligen godkännas i <strong>för</strong>väg av närmast behörig chef.<br />
2.5 Intern <strong>representation</strong><br />
Intern <strong>representation</strong> riktar sig till den egna verksamheten i form av t.ex. personalfester<br />
eller informationsmöten. Intern <strong>representation</strong> ska ha som mål att skapa ett trivsamt<br />
arbetsklimat <strong>för</strong> goda arbetsresultat i den egna verksamheten. Intern <strong>representation</strong><br />
omfattar även <strong>representation</strong> mellan <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> olika verksamheter.<br />
Representationen ska ha ett direkt samband med <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> verksamhet.<br />
Med informationsmöte avses t.ex. ett möte där arbetsgivaren samlar personal,<br />
projektgrupp eller liknande och delger viktig information eller planerar ett nytt projekt.<br />
Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syftet och innehåll framgår,<br />
samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten, där<br />
<strong>representation</strong> ingår, får inte hållas regelbundet med kortare mella<strong>nr</strong>um.<br />
Gäller mötet information om eller planering av det löpande arbetet är det inte att se som<br />
intern <strong>representation</strong>. Vid dessa tillfällen utgör en kostnadsfri måltid istället en<br />
skattepliktig arbetsmåltid. Om en mindre grupp anställda träffas <strong>för</strong> ett arbetsmöte och<br />
därefter går på lunch och arbetsgivaren betalar så är det också en skattepliktig<br />
arbetsmåltid (se 2.7 - 2.9).<br />
Personalfester är som huvudregel en avdragsgill intern <strong>representation</strong>skostnad med<br />
avdragsrätt enligt bestämda beloppsramar. I enlighet med Skatteverkets <strong>riktlinjer</strong> ska<br />
inte personalfester, inklusive julbord, där arbetsgivaren betalar hållas mer än två gånger<br />
per år. Om pensionärer bjuds in vid dessa tillfällen är kostnaderna <strong>för</strong> dessa personer<br />
avdragsgilla under samma <strong>för</strong>utsättningar som <strong>för</strong> de anställda.<br />
Alkohol vid intern <strong>representation</strong> bekostas inte av <strong>Göteborgs</strong> Stad.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad är en drogfri arbetsplats. Vid intern <strong>representation</strong> är där<strong>för</strong> endast<br />
alkoholfria drycker tillåtna som måltidsdryck. Arbetsgivaren kan dock i samband med<br />
middagsmåltid vid personalfest, inklusive julbord, servera alkohol som bekostas av den<br />
anställde själv. Vid gratifikationsceremoni kan <strong>Göteborgs</strong> Stad servera och bekosta<br />
alkohol i samband med måltid.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(13)
Intern <strong>representation</strong> i hemmet får endast <strong>för</strong>ekomma i undantagsfall och ska skriftligen<br />
godkännas i <strong>för</strong>väg av närmast behörig chef.<br />
2.6 Interna arbetsluncher med mera<br />
Interna arbetsluncher som bekostas av arbetsgivaren är en verksamhetsrelaterad<br />
driftskostnad. Detta är inte att betrakta som intern <strong>representation</strong>. Huvudregeln är att<br />
sådana måltider är skattepliktiga och ska <strong>för</strong>månsbeskattas hos den anställde. Personen<br />
som har intagit måltiden ansvarar <strong>för</strong> att redovisa <strong>för</strong>månen. <strong>Göteborgs</strong> Stad ansvarar<br />
<strong>för</strong> redovisning av sociala avgifter.<br />
I samband med internt arbete eller möten inom eller mellan avdelningar osv. får<br />
undantagsvis enklare <strong>för</strong>täring, t. ex. smörgås eller sallad, ingå. Detta <strong>för</strong>utsätter att det<br />
finns särskilda skäl och att tids- eller effektivitetsvinster kan påvisas samt att det som<br />
serveras inte utgör en måltid. Vid sådan enklare <strong>för</strong>täring <strong>för</strong>månsbeskattas inte den<br />
anställde.<br />
2.7 Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang<br />
Interna kurser, planeringskonferenser och liknande arrangemang är att betrakta som<br />
verksamhetsrelaterade driftskostnader. Huvudregeln är att måltider och övriga <strong>för</strong>måner<br />
vid dessa tillfällen är skattepliktiga och ska <strong>för</strong>månsbeskattas hos den anställde. För att<br />
måltidskostnaderna eller övriga kostnader i dessa sammanhang inte ska bli <strong>för</strong>emål <strong>för</strong><br />
<strong>för</strong>månsbeskattning hos den anställde ska samtliga villkor nedan uppfyllas:<br />
• Sammankomsten ska vara intern<br />
• Sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka<br />
• Det ska inte vara fråga om regelbundet återkommande möten med korta<br />
mella<strong>nr</strong>um<br />
• Måltidsarrangemangen ska vara gemensamma<br />
• Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag, jämt<br />
<strong>för</strong>delade på 30 timmar under en vecka. Inslaget av nöje/rekreation får inte vara<br />
<strong>för</strong> omfattande<br />
• Fullständigt program ska upprättas och bifogas redovisningsunderlaget<br />
Om mötet är <strong>för</strong>lagt till en normalt ledig dag gäller tidskravet som om dagen var en<br />
arbetsdag.<br />
Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang ska alltid vara måttfulla, ske<br />
kostnadsmedvetet och med klar måli<strong>nr</strong>iktning där nyttan vid varje tillfälle är tydlig.<br />
2.8 Trivselfrämjande åtgärder<br />
Trivselfrämjande åtgärder är t. ex. när de anställda bjuds på kaffe eller te. Förfriskning<br />
och annan enklare <strong>för</strong>täring i samband med arbete anses inte vara intern <strong>representation</strong>.<br />
Med <strong>för</strong>friskningar och annan enklare <strong>för</strong>täring avses sådant som inte kan vara en<br />
måltid, t. ex. kaffe med bulle, smörgås, sallad och frukt. Kostnaderna <strong>för</strong> <strong>för</strong>friskningar<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 8(13)
och enklare <strong>för</strong>täring är inte <strong>för</strong>emål <strong>för</strong> <strong>för</strong>månsbeskattning hos den anställde.<br />
2.9 Gåvor och uppvaktningar<br />
Gåvor och uppvaktningar till anställda och <strong>för</strong>troendevalda<br />
I skattelagstiftningen jämställs gåvor till anställda med ersättning <strong>för</strong> ut<strong>för</strong>t arbete.<br />
Sådana gåvor utgör alltid skattepliktig inkomst <strong>för</strong> mottagaren.<br />
Det finns vissa typer av gåvor från arbetsgivaren som är särskilt undantagna från<br />
skatteplikt. Skattefriheten gäller i de fall som räknas upp nedan, när gåvans värde inte<br />
överstiger särskilt angivet belopp. Beloppsramarna <strong>för</strong> skattefrihet framgår av<br />
stadsledningskontorets anvisning. Följande typer av gåvor är särskilt undantagna från<br />
skatteplikt:<br />
• Julgåva<br />
• Jubileumsgåva – gåva till anställd när arbetsplatsen firar 25-, 50-, 75- eller 100årsjubileum.<br />
Vid bedömningen av gåvans värde tas inte hänsyn till om den är<br />
<strong>för</strong>sedd med inskription.<br />
• Minnesgåva – gåva av minneskaraktär som lämnas till varaktigt anställda (minst<br />
sex år) i samband med att den anställde fyller 50 år, efter viss anställningstid (25<br />
år eller mer) eller när en anställning upphör. Enligt skattelagstiftningen är en<br />
minnesgåva skattefri under <strong>för</strong>utsättning att gåvans värde inte överstiger ett<br />
särskilt angivet belopp och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver vid<br />
anställningens upphörande.<br />
Skattefriheten gäller inte <strong>för</strong> kontanta medel. Presentkort som går att byta mot kontanter<br />
likställs med kontanta medel. För alla gåvor gäller skattefriheten bara så länge värdet<br />
inte överskrider de särskilt angivna beloppsramarna. Överstiger värdet beloppsramen<br />
<strong>för</strong>månsbeskattas gåvan från <strong>för</strong>sta kronan.<br />
I samband med firande av anställds 50-årsdag eller avtackning kan enklare <strong>för</strong>täring<br />
serveras (se avsnitt 2.9), eventuellt tillsammans med överlämnande av blommor.<br />
Arbetsgivaren kan även överlämna blommor vid sjukdom och liknande. Vid<br />
medarbetares dödsfall kan och bör arbetsgivaren bekosta en dödsannons och krans eller<br />
blommor.<br />
Gåvor mellan de olika verksamheterna i <strong>Göteborgs</strong> Stad ska vara av obetydligt värde.<br />
Ytterligare information återfinns i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och <strong>riktlinjer</strong> mot muta.<br />
Gåvor som betalas med privata medel, t.ex. efter insamling, omfattas inte av dessa<br />
<strong>riktlinjer</strong>.<br />
Skatt<br />
Gåvor till anställda regleras genom Skatteverkets bestämmelser om vissa <strong>för</strong>måner vid<br />
beräkning av skatteavdrag och arbetsgivaravgifter m.m. Reglerna framgår av<br />
skatteverkets informationsskrift SKV M 2010:14 eller senare version.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 9(13)
Gåvor till externa parter<br />
Gåvor till organisationer eller personer utan<strong>för</strong> <strong>Göteborgs</strong> Stad kan ges i form av reklamgåvor<br />
eller <strong>representation</strong>sgåvor. <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och <strong>riktlinjer</strong> mot muta<br />
ska därvid beaktas.<br />
Med reklamgåvor avses artiklar utan personlig karaktär och av <strong>för</strong>hållandevis obetydligt<br />
värde som t. ex. almanackor, pennor eller liknande. Gåvor av detta slag ska vara<br />
<strong>för</strong>sedda med verksamhetens namn och logotyp.<br />
I samband med att avtal tecknas, värdefullt samarbete inleds eller avslutas samt vid<br />
invigningar eller jubiléer kan <strong>representation</strong>sgåva överlämnas till representant <strong>för</strong> en<br />
extern organisation. Exempel på sådana gåvor är blommor, fruktkorg, chokladkartong<br />
eller liknande.<br />
Representationsgåvor till externa kontakter i samband med helger och personliga<br />
högtidsdagar anses inte ha tillräckligt samband med verksamheten. Kostnaden är<br />
därmed inte avdragsgill och avdrag <strong>för</strong> mervärdesskatt medges inte.<br />
2.10 Muta<br />
Frågan om muta kan aktualiseras i samband med <strong>representation</strong> både där <strong>Göteborgs</strong><br />
<strong>Stads</strong> personal är mottagare av <strong>representation</strong>en och där <strong>Göteborgs</strong> Stad uppträder som<br />
givare av extern <strong>representation</strong>. I denna del hänvisas till <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och<br />
<strong>riktlinjer</strong> mot muta som återfinns i stadens <strong>för</strong>fattningssamling.<br />
2.11 Krav på redovisningsunderlag<br />
Redovisningsunderlaget <strong>för</strong> <strong>representation</strong>en ska innehålla uppgifter om:<br />
• Datum <strong>för</strong> <strong>representation</strong>stillfället<br />
• Måltidens benämning (lunch, middag etc.)<br />
• Syftet med <strong>representation</strong>en<br />
• Namn på samtliga deltagare<br />
• Namn på de organisation som gästerna <strong>för</strong>eträder<br />
• I <strong>för</strong>ekommande fall ska program bifogas<br />
• Mervärdesskatt ska vara specificerad på restaurangnotan och andra kvitton<br />
• <strong>Till</strong> faktura eller begäran om ersättning <strong>för</strong> utlägg ska bifogas kvitton i original<br />
• Faktura/restaurangnota ska innehålla specificerade uppgifter om mat och dryck<br />
• Fakturan ska innehålla uppgift om eventuellt arrangemang<br />
• Godkännande i <strong>för</strong>väg från närmast behörig chef ska bifogas om det krävs enligt<br />
<strong>riktlinjer</strong>na<br />
På redovisningsunderlaget <strong>för</strong> interna kurser och konferenser ska anges motsvarande<br />
uppgifter som <strong>för</strong> <strong>representation</strong>.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 10(13)
2.12 Information och uppföljning<br />
Alla chefer samt <strong>för</strong>troendevalda och anställda som berörs inom <strong>Göteborgs</strong> Stad ska ta<br />
del av denna policy och riktlinje. Detta ska lämpligen ske vid anställning, introduktion<br />
och på arbetsplatsträffar. Riktlinjen ska finnas tillgänglig i <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong><br />
<strong>för</strong>fattningssamling.<br />
2.13 Beslut om <strong>representation</strong><br />
Vid <strong>representation</strong> krävs godkännande av närmast behörig chef. Sådant godkännande<br />
ska dokumenteras skriftligen. I vissa fall krävs godkännande <strong>för</strong>e<br />
<strong>representation</strong>stillfället, vilket framgår i denna riktlinje.<br />
Det är inte tillåtet att beslutattestera egna <strong>representation</strong>skostnader.<br />
2.14 Vägledning och avsteg<br />
Inom <strong>Göteborgs</strong> Stad eller i verksamhet i bolag, ekonomisk <strong>för</strong>ening, stiftelse eller<br />
annan association där <strong>Göteborgs</strong> Stad är <strong>för</strong>valtare eller utser majoriteten av styrelsen<br />
<strong>för</strong>ekommer uppdrag och verksamhet som bedrivs på en kommersiell och<br />
konkurrensutsatt marknad, samt ofta även i internationella sammanhang. Därtill kan<br />
<strong>för</strong>ekomma återkommande branschspecifika kulturbetonade situationer och<br />
tillställningar. För dessa verksamheter kan det vara motiverat att medge generella<br />
undantag. Sådant undantag beslutas av respektive nämnd eller styrelse och ska<br />
dokumenteras särskilt.<br />
Avsteg från ovanstående <strong>riktlinjer</strong> kan innebära ett personligt betalningsansvar.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 11(13)
Anvisning till <strong>Göteborgs</strong> <strong>Stads</strong> policy och <strong>riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>representation</strong><br />
Extern <strong>representation</strong><br />
Måltid (lunch, middag<br />
eller supé)<br />
<strong>Göteborgs</strong><br />
<strong>Stads</strong><br />
beloppsram<br />
(exkl<br />
mervärdesskatt)<br />
Syfte, deltagar<strong>för</strong>teckning,<br />
program<br />
Förmånsbeskattning<br />
600 kr/pers Ja Nej<br />
Enklare måltid 100 kr/pers Ja Nej<br />
Kundaktivitet och<br />
liknande arrangemang<br />
350 kr/pers Ja Nej<br />
Representationsgåvor 350 kr/pers Ja Nej<br />
Minnesgåvor i samband<br />
med högtid<br />
350 kr/pers Ja Nej<br />
Blommor i samband<br />
med begravning<br />
Intern <strong>representation</strong><br />
350 kr/pers Ja Nej<br />
Styrelsesammanträde 100 kr/pers Ja (dagordning) Nej<br />
Personalfest (högst 2 450 kr/pers Ja (syfte och Nej<br />
ggr/år) inkl jullunch<br />
varav måltid<br />
grupp)<br />
Personalfest (högst 2<br />
ggr/år) inkl jullunch<br />
varav kringkostnader<br />
Informationsmöte<br />
(lunch eller middag)<br />
Informationsmöte<br />
(enklare måltid)<br />
Avtackning (enklare<br />
<strong>för</strong>täring)<br />
Gåvor till anställda<br />
Julgåva<br />
Jubileumsgåva (gåva till<br />
anställd när<br />
arbetsplatsen firar 25,<br />
50, 75 eller 100 år)<br />
Minnesgåva 3)<br />
(vid<br />
gratifikation)<br />
Minnesgåva 3)<br />
(50-årsdag,<br />
anställningens<br />
upphörande mm)<br />
Gåva/krans/blomma i<br />
samband med<br />
dödsfall/begravning<br />
350 kr/pers Ja (syfte och<br />
grupp)<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 12(13)<br />
Nej<br />
200 kr/pers Ja (syfte och<br />
grupp)<br />
100 kr/pers Ja Ja/Nej 4)<br />
Ja/Nej 4)<br />
350 kr/pers Ja Nej<br />
450 kr/pers Ja Nej, om högst<br />
450 kr inkl<br />
mervärdesskatt<br />
Fastställs av<br />
kommunfullmäktige<br />
Ja<br />
Nej, om högst<br />
1.350 kr<br />
inkl<br />
mervärdesskatt<br />
5000 kr Ja Ja/Nej 3)<br />
1000 kr Ja Ja/Nej 3)<br />
800 kr Ja Nej
Andra<br />
verksamhetskostnader<br />
Planeringsdagar<br />
(exkl resor och logi)<br />
varav måltid<br />
varav kringkostnader<br />
Interna konferenser<br />
(exkl resor och logi)<br />
varav måltid<br />
varav kringkostnader<br />
Interna kurser 1)<br />
(exkl resor och logi)<br />
varav måltid<br />
varav kringkostnader<br />
Reklamgåvor 2)<br />
<strong>Göteborgs</strong><br />
<strong>Stads</strong><br />
beloppsram<br />
(exkl<br />
mervärdesskatt)<br />
(800 kr/pers<br />
och dag)<br />
450 kr/pers och<br />
dag<br />
350 kr/pers och<br />
dag<br />
(800 kr/pers<br />
och dag)<br />
450 kr/pers och<br />
dag<br />
350 kr/pers och<br />
dag<br />
(800 kr/pers<br />
och dag)<br />
450 kr/pers och<br />
dag<br />
350 kr/pers och<br />
dag<br />
150 kr<br />
(med<br />
verksamhetens<br />
logotype)<br />
Syfte,<br />
deltagar<strong>för</strong>teckning,<br />
program<br />
Förmånsbeskattning<br />
<strong>för</strong><br />
den enskilde<br />
Ja Ja/Nej 4)<br />
Ja Ja/Nej 4)<br />
Ja Ja/Nej 5)<br />
Nej Nej<br />
1) Med interna kurser avses kurser anordnade av <strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>för</strong> personalen.<br />
2) Med reklamgåvor avses artiklar av <strong>för</strong>hållandevis obetydligt värde (maximalt 350 kr).<br />
Ska vara <strong>för</strong>sett med verksamhetens emblem eller logotyp<br />
3) Skattefrihet <strong>för</strong> minnesgåva gäller endast om gåva inte ges vid mer än ett tillfälle utöver<br />
anställningens upphörande. I annat fall är gåvan skattepliktig i sin helhet.<br />
4) Ja, om mer frekvent – varje eller varannan vecka.<br />
5) Om villkor <strong>för</strong> interna kurser och konferenser är uppfyllda enligt avsnitt 2.7<br />
Observera att en lathund alltid ska användas med <strong>för</strong>siktighet!<br />
Förutsättningarna vid det enskilda <strong>representation</strong>stillfället kan ge olika<br />
bedömningsgrunder.<br />
<strong>Göteborgs</strong> Stad <strong>Stads</strong>ledningskontoret, tjänsteutlåtande 13(13)
Change language