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Mail Preparation and Presortation Guide NDG Presort

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TABLE OF CONTENTS<br />

<strong>NDG</strong> <strong>Presort</strong> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1<br />

1 Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1<br />

1.1 Who Should Use This <strong>Guide</strong>? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1<br />

1.2 What is <strong>NDG</strong> <strong>Presort</strong>? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1<br />

1.3 Key Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1<br />

2 Before You Start . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2<br />

2.1 <strong>Presort</strong> Elements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2<br />

2.1.1 Postal Code . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2<br />

2.1.2 National <strong><strong>Presort</strong>ation</strong> Schematic (NPS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3<br />

2.2 Containerization . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4<br />

2.2.1 Acceptable Containers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5<br />

2.2.1.1 Acceptable Canada Post-Supplied Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5<br />

2.2.1.2 Acceptable Cardboard Lettertainers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6<br />

2.2.1.3 Acceptable Customer-Supplied Cardboard Boxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6<br />

2.2.2 Acceptable Shipping Units (Monotainers <strong>and</strong> Pallets) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6<br />

2.3 Creating Orders (Statements of <strong>Mail</strong>ing) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8<br />

3 <strong>Mail</strong> <strong>Preparation</strong> <strong>and</strong> <strong><strong>Presort</strong>ation</strong> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8<br />

3.1 Sequencing <strong>Mail</strong> Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9<br />

3.2 Grouping <strong>Mail</strong> Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />

3.2.1 Levels of Groupings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10<br />

3.2.2 Separating Groupings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12<br />

3.2.3 Identifying DCF, FCP <strong>and</strong> Residue Groupings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15<br />

3.3 Placing Groupings in Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16<br />

3.3.1 Levels of Containers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17<br />

3.3.2 Filling Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />

3.3.3 Preserving Integrity of <strong>Mail</strong> <strong>Preparation</strong> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18<br />

3.3.4 Labelling Containers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19<br />

3.4 Placing Containers into Shipping Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />

3.4.1 Levels of Shipping Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />

3.4.2 Filling Shipping Units . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23<br />

3.4.3 Securing Pallets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />

3.4.4 Labelling Shipping Units. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24<br />

4 Deposit Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25<br />

4.1 Deposit Location Types . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26<br />

4.2 Maximum Volumes Acceptable Per Day, by Deposit Location Type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26<br />

5 Additional Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />

5.1 Do-it-Yourself Checklist For Preparing <strong>NDG</strong> <strong>Presort</strong> <strong>Mail</strong>ings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27<br />

5.2 Using a Spreadsheet Application to Sequence Your <strong>Mail</strong>ing List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28<br />

<strong>Mail</strong> <strong>Preparation</strong> <strong>and</strong> <strong><strong>Presort</strong>ation</strong> <strong>Guide</strong> Version 1.2 Page i January 14, 2013

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