The Canadian Bar Association - National (English) - July/August 2012

Tech Talk
Techno Truc
IM talking to you
How to deal with Instant
Messaging in the workplace.
Instant Messaging (IM) is all
the rage these days among
younger employees.
With IM, two parties chat
back and forth on their computers
pretty much instantaneously;
a pop-up window lets
them know a fellow user is
trying to communicate with
them. It’s the next evolution
of e-mail — basically,
it’s two-way radio for your
computer (see “5 sites” on
opposite page).
“IM is a fun and useful
tool,” says Christine Carron, a corporate/
commercial litigator who specializes in
privacy and technology matters. “It’s a
speedy method of communication that
lets the user know if the recipient is actually
around and available to communicate
with them. It’s not like an e-mail
that someone sends and, really, has no
idea when the intended recipient will
read or respond to their question.”
It’s a safe bet that if you have any
Le bon
b s
Misez sur le port USB
Un acronyme intrigant a
la cote depuis un certain
temps. Imprimantes, numériseurs,
souris, claviers, disques
externes et caméras numériques
sont tous tombés sous le joug
de l’USB.
L’Universal Serial Bus ou,
si vous préférez le bus USB, a
été conçu au milieu des années
90 afin de remédier aux graves
problèmes de connectivité des
ordinateurs PC. Utilisant principalement
des ports série ou
parallèles qui n’étaient pas
« intelligents », les PC de
employees in your office
under the age of 35, they’re probably
using IM during the workday. So the
question becomes whether your firm
should validate employees’ access to IM,
and further, how you should advise your
clients about their employees using this
new medium.
There are legitimate concerns, says
Carron, a senior partner at Ogilvy
Renault LLP in Montreal and Chair of the
l’époque ne pouvaient détecter
eux-mêmes les nouveaux appareils
qu’on leur branchait. L’ajout
d’accessoires se transformait
souvent en exercice périlleux.
Il fallait trouver autre chose.
Le nouveau port devrait être
facile à utiliser pour tout type de
matériel, offrir une grande rapidité
de connexion et de communication
et permettre le rattachement
de multiples accessoires.
Il devait par ailleurs supporter le
protocole prêt à tourner (plugand-play)
soit permettre à l’ordinateur
de communiquer avec un
nouveau périphérique lors de sa
connexion, de détecter de quel
type d’appareil il s’agit et d’installer
lui-même les pilotes nécessaires
à son bon fonctionnement.
Ce sont essentiellement
les caractéristiques du
port USB.
Les versions successives de
ce port ont augmenté sensiblement
sa vitesse, tout en assurant
sa facilité d’utilisation. Un
usager peut aujourd’hui brancher
toute une gamme d’appareils à
son PC, sans avoir à le redémarrer
à chaque occasion, et les
regarder s’installer et se configurer
d’eux-mêmes. En fait, les
moniteurs et autres appareils
multimédias requérant un flux de
données trop important sont
essentiellement les seuls à se
brancher autrement que par USB.
Tous les ordinateurs disposent
de plusieurs ports USB,
six ou huit généralement. Il est
possible de décupler ces possibilités
de connexion puisque
selon la spécification USB 2.0,
un ordinateur peut supporter
simultanément jusqu’à 127
appareils. L’ajout d’un concentrateur
(hub) permet de brancher
plusieurs appareils à partir d’un
firm’s Privacy and Access to Information
Team. A host of security, privacy and
legal issues can arise because, unlike email,
where the message resides on a
server, saving an IM conversation requires
a conscious effort on the part of
employees, unless the business invests
in software that provides for
IM archiving.
Otherwise, she says, once the
user clicks off IM, no record of
the conversation exists. “So
how do you prove that your
company did complain about a
product’s quality, or that you
did order a certain number of
shares of a particular stock?” She
suggests assessing the different responsibilities
of individual employees
to determine whether the person’s job
requires a written record of what is said to
customers, suppliers or clients.
Carron doesn’t believe that a standard
e-communications policy is the answer to
getting a handle on IM usage or potential
liability issues surrounding its use. Given
the nature of IM — instant communication
conducted at a fast and furious pace
— the better safeguard is to be cautious
when allowing its use, treat it as e-mail,
and consider keeping a written record of
the conversations at all times. N
— Bev Cline
seul port USB et de multiplier
les branchements.
C’est fou comme une innovation
technique, symbolisée par
trois petites lettres, peut révolutionner
une industrie. En à peine
dix ans, le port USB aura facilité
la vie de tous les propriétaires
d’ordinateurs en leur faisant
oublier les affres de l’installation
d’un périphérique, favorisé la
création d’une multitude d’accessoires,
et même entraîné la
quasi-disparition de la bonne
vieille disquette. Et ce n’est pas
fini puisque les nouvelles moutures
permettent la communication
directe entre les périphériques
USB. Votre caméra
numérique pourra dorénavant
imprimer ses photos toute seule,
sans passer par votre ordinateur.
Voilà pourquoi tout le monde n’en
a que pour l’USB! N
— Bertrand Salvas
12 NATIONAL
JANUARY · FEBRUARY 2006
STEPHEN MACEACHERN